OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Halaman: 1/14 No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/2012102410275411.UPM.OPR.BEN.AK... · 2012. 10. 24. · Halaman: OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT BENDAHARI

Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK011/AKN

Halaman: 1/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02

ARAHAN KERJA PENGELUARAN INBOIS Tarikh: 03/01/2011

Tujuan : Arahan kerja ini adalah untuk menerangkan tatacara pengeluaran inbois. 1. Terima Borang Arahan Pengeluaran Inbois/Pelarasan Antara PTJ (SOK/KEW/BR045/AKN) daripada pusat

tanggungjawab dan cop tarikh terima. 2. Semak maklumat-maklumat di borang dan dokumen sokongan yang berkaitan. Pastikan semua maklumat

adalah lengkap. Hubungi pusat tanggungjawab yang berkenaan untuk mendapatkan maklumat tambahan. 3. Semak kod pelanggan di dalam sistem SAGA . Sekiranya telah wujud kod pelanggan gunakan kod

pelanggan yang telah dikenalpasti dan terus ke langkah 5. Jika belum ada, rujuk Arahan Kerja Pengwujudan Fail Induk Penghutang (UPM/OPR/BEN/AK016/AKN).

4. Keluarkan inbois melalui proses Billing seperti berikut:-

a) Masuk ke sistem Century Financials 6.4. Skrin 1 akan dipamerkan.

Skrin 1

b) Klik pada Financial. Skrin 2 akan dipamerkan.

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 2/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Skrin 2

c) Klik pada Billing. Skrin 3 akan dipamerkan.

Skrin 3

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 3/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


d) Klik pada Process. Skrin 4 akan dipamerkan.

Skrin 4

e) Klik pada Billing Invoice. Skrin 5 akan dipamerkan.

Skrin 5

f) Tekan butang Add . Skrin 6 akan dipamerkan.

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 4/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Skrin 6

g) Masukkan nombor inbois pada ruang Invoices cth:P005555. Nombor ini ialah nombor dokumen inbois

selepas yang terakhir digunakan . Tekan F1 dan skrin 7 akan terpamer.

Skrin 7

h) Masukkan nombor kod pelanggan pada ruang Customer ID; cth:MT000009. Tekan Enter sehingga ke

ruang PO Number dan tekan F1. Skrin 8 akan dipamerkan.

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 5/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Skrin 8

i) Isikan maklumat-maklumat yang diberikan di dalam ruangan LINE ITEMS dan tekan Enter untuk

masukkan jumlah tuntutan .Rujuk seperti di skrin 9.

Skrin 9

j) Tekan F1. Skrin 10 akan dipamerkan.

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 6/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Skrin 10

k) Masukkan kod akaun penerima bayaran di ruangan Project Code. Tekan Enter untuk memilih kod

akaun yang ingin digunakan seperti di skrin 11.

Skrin 11

l) Tekan F1. Skrin 12 akan terpamer.

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 7/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Skrin 12

m) Tekan Enter dan taip tanda = di ruangan Description dan tekan Enter semula. Skrin 13 akan

dipamerkan.

Skrin 13

n) Tekan Enter dan masukkan jumlah di ruangan Amount dan tekan Enter. Skrin 14 akan dipamerkan.

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 8/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Skrin 14

o) Tekan F1. Skrin 15 akan dipamerkan.

Skrin 15

p) Tekan F1 sehingga status READY di ruangan Status. Skrin 16 akan dipamerkan.

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 9/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Skrin 16

q) Cetak laporan transaksi untuk semakan seperti langkah-langkah berikut :- (Sebelum status POSTED

dibuat) Klik Report . Skrin 17 akan dipamerkan.

Skrin 17

r) Klik Current. Skrin 18 akan dipamerkan.

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 10/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Skrin 18

s) Klik Printer. Skrin 19 akan dipamerkan.

Skrin 19

t) Tekan butang F1. Pilih Printer dan klik OK. Skrin 20 akan terpamer.

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 11/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Skrin 20

5. Semak laporan Billing Invoice dengan dokumen sokongan iaitu borang Arahan Pengeluaran

Inbois/Pelarasan Antara PTJ (SOK/KEW/BR045/AKN) yang diterima daripada pusat tanggungjawab.

a) Jika terdapat kesilapan, ikuti langkah dibawah

i. Tekan butang search dan klik pada selected. ii. Masukkan nombor inbois yang hendak dibetulkan dan tekan F1.

iii. Klik pada Update dan betulkan kesilapan. Tekan F1. iv. Terus ke langkah 7.

b) Jika betul, tandatangan ringkas pada laporan Billing Invoice.

6. Kemaskini laporan Billing Invoice. Rujuk langkah 7.a) hingga 7.d).

a) Klik Other. Skrin 21 akan dipamerkan.

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 12/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


Skrin 21

b) Pilih All Ready. Skrin 22 akan dipamerkan.

Skrin 22

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 13/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


c) Klik Printer. Skrin 23 akan dipamerkan.

Skrin 23

d) Klik F1 dan klik OK. Kemudian cetakan inbois bermula. Skrin 24 akan dipamerkan.

Skrin 24

7. Tandatangan pada inbois dan cop oleh pegawai yang diberi kuasa.

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL


PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 14/14

No. Semakan: 00

No. Isu: 02


8. Poskan salinan pelanggan (salinan putih) dan salinan akaun kepada penghutang (salinan kuning) manakala

serahkan salinan PTJ/Zon (salinan biru) kepada pusat tanggungjawab yang berkenaan, dan failkan salinan kekal (salinan merah).

DOKU

MEN

TIDAK

TERK

AWAL

Documents

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Halaman: 1/14 No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/2012102410275411.UPM.OPR.BEN.AK... · 2012. 10. 24. · Halaman: OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT