Upload
vnedic2
View
236
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
1/129
Prilog I
Prilog I:
Opis funkcionalnosti
autorskog softverskog reenja
QDoc
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
2/129
I
2
1.Pregled funkcija
U teoriji, ne postoji razlika izmeuteorije i prakse. Ali u praksi postoji.Rosenberg & Stephens (2007).1
1.1. O programu i dokumentaciji uopte
Jedna od osnova serije standarda ISO 9000 jeste dokumentovanost sistema
kvaliteta. Od sloenosti poslovnog sistema zavisi arhitektura dokumenata sistemakvaliteta. Za praktinu realizaciju sistema kvaliteta neophodno je da svi njegovielementi (organizacija, procesi, postupci i resursi) budu:
propisani (uvedeni),
dosledno sprovedeni i potvreni(dokazani u praksi).
Znaajdokumenata u sistemu kvaliteta iskazan je kroz dve takestandarda ISO9001 posveeneiskljuivodokumentima sistema kvaliteta (take4.5 i 4.16).
Uspostavljanje efikasnog upravljanja dokumentima sistema kvaliteta je od
izuzetnog znaaja za poslovni sistem, kako u fazi uvoenjasistema kvaliteta tako ikasnije u fazi njegovog daljeg unapreivanja.
1.1.1
Cilj i namena aplikacije
Cilj aplikacije za upravljanje dokumentacionim centrom - QDoc je da omoguiefikasno praenje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta i standardizovanutehnikuobradu dokumenata.
Aplikacija za upravljanje dokumentacionim centrom QDoc je namenjena onoj
funkciji u preduzeu koja je zaduenaza upravljanje dokumentima. Ukoliko takva
1Rosenberg, D., & Stephens, M. (2007).Use case driven object modeling with UML. APress,
Berkeley, USA.
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
3/129
I
3
funkcija pre uvoenja sistema kvaliteta nije postojala, onda funkcija obezbeenjakvaliteta treba da obavlja te poslove.
Aplikacija je projektovana za rad umrenom
okruenju
(postoji i
jednokorisnikaverzija aplikacije), toomoguavauspostavljanje internih standardaza izradu dokumenata sistema kvaliteta.
1.1.2
Ulazni podaci
Podaci koji su neophodni za rad aplikacije QDoc su:
podaci o dokumentima sistema kvaliteta (nivo dokumenta, izdanje
dokumenta, status dokumenta),
podaci o osoblju (odgovornost, strunasprema, radna mesta, ...)
podaci o organizacijskim jedinicama,
takestandarda ISO 9001,
podaci o odgovornostima u sistemu kvaliteta,
podaci o korisnikim aplikacijama za tehniku obradu dokumenata (Word,WordViewer, ...) i
podaci koji zavise od konkretnih zahteva korisnika aplikacije QDoc.
Na osnovu ovih ulaznih podataka aplikacija za upravljanje dokumentacionim
centrom QDoc generieodgovarajueizlazne informacije.
1.1.3
Izlazne informacije
Aplikacija generieizlazne informacije u obliku Pregleda i Izvetaja.
Pregled predstavlja izlazne informacije prikazane na ekranu (monitoru,
displeju). Iz pregleda je mogue izvritiodgovarajueakcije u aplikaciji (na primer,izabrati dokument iz liste date u pregledu i ui u njegov sadraj). Pregledi se netampaju.
Izvetajpredstavlja izlaznu informaciju iz koje nije moguevritidalje akcije u
aplikaciji osim tampanja(u Dodatku Adati su primeri izvetaja).Lista izlaznih informacija
Registar dokumenata sistema kvaliteta
Lista dokumenata distribuiranih po organizacionim jedinicama:
za sve organizacione jedinice
za izabranu organizacionu jedinicu
Lista korisnika dokumenata:
svih korisnika za sve dokumente
svih korisnika za izabrani dokument
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
4/129
I
4
Lista izmene dokumenata:
za sve dokumente
za izabrani dokument Lista dokumenata po:
statusu dokumenta
takistandarda
nivou dokumenta
Lista odgovornih lica za dokumente po organizacionim jedinicama
Matrica odgovornosti
po organizacionim jedinicama
po takamastandarda
Telefonski imenik odgovornih lica
Prema konkretnim zahtevima korisnika mogu se:
menjati svi postojeiizvetaji,
dodavati novi (specifiniizvetaji)
1.1.4
Logikapostavka aplikacije
Aplikacija QDoc je projektovana tako da predstavlja sliku realnog sistema usegmentu praenjai upravljanja dokumentima sistema kvaliteta. Aplikacija QDoc jepodeljena u dve logikeceline:
Adm - administrator dokumentacionog centra,
Kor - korisnici (autori) dokumenata sistema kvaliteta.
Kao i u realnom sistemu, praenjei upravljanje dokumentima sistema kvalitetaje centralizovano. Pisanje i korienjedokumenata, odnosno primena je distibuirana.
Administrator podataka o dokumentima sistema kvaliteta jedini moeunositi,
brisati i auriratipodatke u bazi.Korisnikaaplikacija sadrisamo preglede i izvetajeiz baze.
Logikaarhitektura (Slika 1) je bazirana na centralizovanim podacima (baza idokumenti), ime se postiekonzistentnost podataka u distribuiranim aplikacijamatoodraavakorienjedokumenata u realnom sistemu.
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
5/129
I
5
Slika 1 ematskiprikaz mrene varijante
1.1.4.1
Mrenavarijanta
U mrenojvarijanti aplikacija QDoc u osnovi ima dve vrste korisnika:
1. Administratora podataka o dokumentima - Adm
Administrator podataka vri unos i auriranje podataka o dokumentima usistemu. Ovime se obezbeuje jedinstveno voenjepodataka o dokumentima.Administrator je taj koji prati ivotni ciklus dokumenata kroz podatke onjima.
Administrator odreuje lokaciju na raunaru i pohranjuje vaee dokumentesistema kvaliteta tako da ih ostali korisnici mogu proitatisa raunaraali ne ipromeniti.
Administratoru je preko aplikacije omogueno da:
upravlja podacima o dokumentu
koristi abloneza izradu dokumenata sistema kvaliteta
ima uvid u standarde ISO 9000
vriunos i auriranjeodgovornog osoblja
vriunos i auriranjeorganizacionih jedinica
vriunos i auriranjematrice odgovornosti
2. Autore/korisnike dokumenata - Kor
Autori/korisnici imaju mogunost da sami rade nacrt dokumenata sistemakvaliteta pomoujedinstvenih ablonakoji su ugraeniu aplikaciju. Od velikepomoisu i funkcije koje daju informacije o standardima ISO 9000 kao i skiceza izradu procedura i uputstava sistema kvaliteta.
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
6/129
I
6
Kako je aplikacija projektovana za mrenirad, svi korisnici vide iste podatkeo dokumentima i u svakom trenutku mogu direktno iz aplikacije da izaberu
dokument sistema kvaliteta i da proitajunjegovu sadrinu.
Autoru/korisniku je omoguenoda:
piei menja dokumenta za koja je zaduenod strane Adm - inistratora.
ima uvid u standarde ISO 9000
vripregled vaeihdokumenata sistema kvaliteta
vripregled podataka o dokumentu
Algoritam korienjaaplikacije:
Administrator vriinicijalizaciju aplikacije definisanjem ifarnika.
Na osnovu plana kvaliteta u kome su definisana dokumenta sistema kvaliteta,Adm vriunos podataka o dokumentu.
Adm uz pomo ablona formira "kostur" za evidentirani dokument namrenom disku, na lokaciji i pod imenom dokumenta koji je unet u bazupodataka.
Korisnik koji je dobio zadatak da izradi dokument, sada moe preko aplikacijeKor, da ueu "kostur" dokumenta i da napravi inicijalni predlog - nacrt.
Korisnik obavetavaadministratora, da je zavrioformiranje nacrta.
Administrator postupa sa tim dokumentom u skladu sa procedurom zakontrolu dokumenata (vri promene statusa, evidentira proces distribucijedokumenata, ...)
Primena ovog algoritma kroz faze ivotnogciklusa dokumenta prikazujeSlika2
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
7/129
I
7
Slika 2 Korienjeaplikacije QDoc u fazama ivotnogciklusa dokumenta
1.1.4.2
Jednokorisnika varijanta
Kodjednokorisnikeaplikacije, instalira se samo segment za rad administratorapodataka (opisan u mrenojvarijanti).
Aplikacija QDoc koristi se za efikasnu evidenciju podataka o dokumentima
sistema kvaliteta i tehnikuobradu dokumenata pomouugraenihablona.
1.1.5
Prava i zadaci sistem administratora
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
8/129
I
8
Administrator podataka je nosilac svih kljunih aktivnosti u aplikaciji QDoc.Odgovoran je za sve podatke u aplikaciji kao i za aurnost dokumenata sistemakvaliteta na centralnom disku. Njegove obaveze i dunostisu:
inicijalizacija aplikacije,
evidencija podataka,
definisanje lokacije dokumenata sistema kvaliteta na disku za mrenookruenje,
promena statusa i sadrajadokumenta sistema kvaliteta,
distribucija dokumenata sistema kvaliteta,
arhiviranje dokumenata i podataka o njima.
izrada i uvanje rezervnih kopija baze (DBNova.mdb) i vaeih i povuenihdokumenata (direktorijumi Vazeci i Povuceni)
1.1.6
Konvencije u tekstu
U ovom uputstvu je korienjedan stil pisanja, koji ima prevashodnu namenuda tojasnije istakne bitne pojmove i akcije koje korisnik moeda preduzme.
Usvojene konvencije su prikazane u tabeli 1
Primer Opis
Windows, Word Nazivi aplikacija
Tasteri na tastaturi
ifra Nazivi polja u masci
OK, Cancel, Evidencija osoblja Naziv komandnog dugmeta
"Upravljanje dokumentacijom" Nazv maski
a:/setup Tekst koji se ukucava
Tabela 1 Konvencije u tekstu
Struktura dokumentacije sistema kvaliteta
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
9/129
I
9
Slika 3 Struktura dokumentacije
1.1.7
Korisnikaaplikacija
Autori/korisnici imaju mogunost da sami rade nacrt dokumenata sistemakvaliteta pomou jedinstvenih ablona koji su ugraeni u aplikaciju. Od velikepomoi su i funkcije koje daju informacije o standardima ISO 9000 kao i skice za
izradu procedura i uputstava sistema kvaliteta.Kako je aplikacija projektovana za mrenirad, svi korisnici vide iste podatke o
dokumentima i u svakom trenutku mogu direktno iz aplikacije da izaberu dokument
sistema kvaliteta i da proitajunjegovu sadrinu.
Autoru/korisniku je omoguenoda:
piei menja dokumenta za koja je zaduenod strane Administratora.
kontrolie i odobrava dokumenta za koja je zaduen od straneAdministratora.
prihvata njemu distribuirana dokumenta vripregled
dokumenata u izradi,
vaeihdokumenata
i arhiviranih dokumenata sistema kvaliteta
vripregled podataka o dokumentu
tampaizvetajeo dokumentaciji
pregleda i popunjava vaeeobrasce-formulari (pregleda i kreira zapise)
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
10/129
I
10
1.2. Priprema aplikacije za rad
1.2.1
Detaljni algoritam korienjaaplikacije: Administrator vriinicijalizaciju aplikacije definisanjem ifarnika.
Na osnovu plana kvaliteta u kome su definisana dokumenta sistema kvaliteta,
Adm vriunos podataka o dokumentu.
Adm uz pomo ablona formira "kostur" za evidentirani dokument namrenom disku, na lokaciji i pod imenom dokumenta koji je unet u bazupodataka.
Korisnik koji je dobio zadatak da izradi dokument, sada moepreko aplikacije
Kor, da ueu "kostur" dokumenta i da napravi inicijalni predlog - nacrt. Korisnik obavetavaadministratora, da je zavrioformiranje nacrta.
Administrator postupa sa tim dokumentom u skladu sa procedurom za
kontrolu dokumenata (vri promene statusa, evidentira proces distribucijedokumenata, ...)
Primena ovog algoritma kroz faze ivotnogciklusa dokumenta prikazujeSlika4
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
11/129
I
11
Slika 4 Korienjeaplikacije QDoc u fazama ivotnogciklusa dokumenta
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
12/129
I
12
DOKUMENTACIONI CENTAR
Autori
Odobrivai
Izrada
Nacrta
Odobravanje Nacrta
Evidenciju
Lansiranje
Bazaablona
NacrtPostaje
DokumentQS
Slika 5 Tok izrade nacrta dokumentacije
Slika 6 Tok izrade dokumentacije
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
13/129
I
13
Slika 7 Tok distribucije dokumentacije
1.2.2
ifriranjedokumentacije sistema kvaliteta
Automatsko ifriranje
Pri evidentiranju dokumenta u aplikaciji QDoc mogue je ifru dokumentadodeliti runo ili automatski, to je definisano ovim indikatorom. Za automatskoifriranjeusvojen je sledeimodel:
Automatsko imenovanje fajla
Ovaj indikator omoguava automatsko dodeljivanje imena fajlu na koji jesmetendokument. Usvojen je sledeimodel:
X.X. YY. ZZZ
(1)
(2) ( )
(3) (1)
(2)
XXYYZZZS.doc (=I , =II , ...) (docu Word-)
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
14/129
I
14
Automatsko imenovanje se preporuujeuz automatsko ifriranje.
1.2.3
Pomonialati i tehnike pri korienjuaplikacije
1.2.3.1
Komandna dugmad
Komandna dugmad koja se najeesreuu aplikaciji QDoc su:
1. Brisanje trenutno aktivnog sloga iz baze.
2. Automatsko pozivanje unetog telefonskog broja.
3. Ponitavanjeposlednje operacije.
4. Povratak na prvi slog u bazi.
5. Povratak na prethodni slog u bazi.
6. Skok na sledeislog u bazi.
7. Skok na poslednji slog u bazi.
8. Unos novog sloga u bazu.
9. 5. Ponitavanjeakcije upisa ili auriranja
10. Sortiranje po opadajuemi rastuemredosledu
11. 6. Filtriranje po selektovanom kljuu
12. 7. Filtriranje po zadatom upitu
13. 8. Ukljuivanjefiltera
14. 9. Ukljuivanjefiltera i sortiranje
15. 10. Iskljuivanjefiltera i sortiranja
16. Izlaz iz trenutno aktivne maske.
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
15/129
I
15
17. Pregled izvetajaili dokumenta (u odabranojaplikaciji za otvaranje dokumenta - dugme 19)
18. Detaljan pregled podataka o izabranom dokumentu.
19. Izbor aplikacije za otvaranje dokumenta.
20. Sortiranje dokumenata prema takamastandarda.
21. Sortiranje dokumenata prema statusu
dokumenta.
22. Sortiranje dokumenata prema nivou.
23. Spisak svih dokumenata prema redosledu unosa.
24. Spisak povuenihdokumenta
25. Telefonski imenik osoblja.
26. Ime fajla (baze podataka) koju koristimo.
27. Slanje na tampuizvetajaili dokumenta.
28. Spisak nadreenihdokumenata
29. Spisak podreenihdokumenata
30. Pomeranje ekrana
31. tampanjeliste za evidentiranje i praenjedistribucije tekuegdokumenta
32. Upisivanje podataka u tabelu distribucije tekuegdokumenta
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
16/129
I
16
33. Brisanje dokumenata iz arhive ijije datumpovlaenjastariji od datuma obaveznog roka zauvanjepodataka u arhivi
34. Biranje direktorijuma ili fajla
35. Filter po nivou dokumenta, statusu ili po ISO
1.2.3.2
Alati i tehnike
U sledeih 7 taaka opisani su neki standardni alati i tehnike Windows
okruenja, koje se koriste i u aplikaciji QDoc:1. Kombinacija tastera omoguava zumiranje text box-ova. Primer
box - a pre zumiranja prikazujeSlika 8,a posle zumiranjaSlika 9.
Slika 8 Box pre zumiranja
Slika 9 Box posle zumiranja
2. Taster koristi se za kretanje kroz masku (prelazak sa jednog polja za
upis/pregled na sledeepolje).
3. Kombinacija tastera aktivira odgovarajuedugme.Na primer u glavnom meniju (Slika 49.) kombinacijom tastera
aktivira se dugme Upravljanje Dokumentacijom kojim se otvara maska
"Upravljanje dokumentacijom".
Kod veine maski prisutan je pokaziva broja sloga u bazi (Slika 10) kojipokazuje redni broj aktivnog sloga (Record:) i ukupan broj slogova u bazi (of:). Ako
su slogovi u bazi sortirani po nekom kriterijumu (na primer po takistandarda) ondaje to redni broj aktivnog sloga (Record:) i ukupan broj slogova u bazi (of:) koji
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
17/129
I
17
zadovoljavaju postavljeni kriterijum za sortiranje. Levo i desno od pokazivaa sudugmiiza prelazak na Prvi/Prethodni odnosno Sledei/Zadnji slog.
Slika 10 Pokazivabroja sloga u bazi
4. U aplikaciji se estojavljaju tzv. "combo box"-ovi (Slika 11).
Slika 11 Zatvoren "combo box"
5. Oni omoguavajuizbor eljeneopcije iz liste koja se otvara klikom na strelicusa desne strane.
Slika 12 Otvoreni "combo box"
6. Postoji mogunostda kod pojedinih maski ne mogu svi podaci stati na ekran.Pregled tih podataka omoguen je strelicama na tzv. "scroll bar"-u (Slika 13).
Slika 13 "Scroll bar"
Na slici 2.7 prikazana je tabela za evidenciju distribuiranih kopija dokumenta,
kako se pojavljuje na ekranu.
Slika 14 Tabela pre korienjascroll bar-a
Pritiskom na desnu strelicu scroll bar-a ispod tabele, postae vidljiva i ostalapolja: Dat.Pov, Vratio, Arhivirao, ... (Slika 15).
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
18/129
I
18
Slika 15 Tabela posle korienjascroll bar-a
7. "Option group"alat (Slika 16)omoguavaizbor SAMO JEDNE od vieponuenihopcija.
Slika 16 "Option group" alat
Izbor eljeneopcije se vriklikom miana naziv ili na kruipored naziva opcije.
1.2.4
Zahtevi
1.2.4.1
Hardverski zahtevi
Aplikacija QDoc je predvienada radi na IBM PC kompatibilnom raunaru. Za
ozbiljan rad je potrebna optimalna konfiguracija, koju i preporuujemo. Za korektanrad aplikacije je neophodno zadovoljiti minimalnu konfiguraciju, da bi se izbegaonekorektan rad.
Konfiguracija Minimalna Optimalna
Procesor Celeron/Atlon Core Duo
Takt 1 Ghz 2 Ghz
RAM 2 Gb 4 Gb
Video prikaz kolor SuperVGA kolor SuperVGA
Mi da da
Mrea 100 Mb 1 GbNapomena: 1. Bar 1 Gb slobodnog prostora za aplikaciju
3. Za server u mreise preporuujejai raunar
(program radi u file server okruenjutako da za server nema nikakvih dodatnih zahteva)
Tabela 2 Hardverski zahtevi aplikacije
Procedura najee zauzima oko 0.5-2 Mb, a obicno se uvaju 3 prethodnaizdanja. To znaida za 100 procedura treba odvojiti 200-300 Mb na disku.
Apilikacija je predvienada radi u rezoluciji 1024x768/1280x800.
1.2.4.2
Softverski zahtevi
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
19/129
I
19
Aplikacija QDoc je predviena da radi u saradnji sa komponentama softveradrugih proizvoaa i neophodno je da potreban softver bude instaliran, ali QDocrazvojni tim ne preuzima odgovornost u vezi sa softverom drugih proizvoaa, niti
je obavezan ili odgovoran za bilo kakvu podrku koja se nudi ili ne. Takoe, ovajsoftver moeda sadrirazne programe koji se distribuiraju kao freeware programi.
Instalacija programskog reenja podrazumeva Run Time verziju aplikacijeQDoc (koja u sebi sadrii RUN TIME verzija MS Access-a), a korisnik treba da imana raunaruinstaliran softver drugih proizvoaa.
Za instalaciju i korektan rad ADM-inistratorske i KOR-isnike aplikacijeneophodno je imati instaliran softver kao je to dato u tabelama 3 i 4.
Run time platforma
Microsoft Access
2000 XP 2003 2007/2010/2013
Adm -
Kor -
Preporueno- PredvienoNijepredvieno
Tabela 3 Zahtevi - Run time platforma
Operativni sistemMicrosoft Windows
XP/Vista Win 7 Win 8
Adm - -
Kor - -
Preporueno- PredvienoNijepredvieno
Tabela 4 Zahtevi - Operativni sistem
Opcionio se u aplikaciji QDoc moeinstalirati i program za brz pregled Word-ovih dokumenata Word Viever.
Meutimmoguaje pojava problema kod nepotpunih ili piratskih kopija ovihprograma. Softver moeu celini ili deliminoda bude zatien od kopiranja ili daima ifruimese dodatno titineovlaenaupotreba dokumentacije..
1.2.5
Postupak instalacije i pokretanja aplikacije
1.2.5.1
Instalacija
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
20/129
I
20
1. Startovati Windows
2. Kliknuti na Start/Settings/Control Panel
3. Dva puta kliknuti na Add/Remove Programs
4. U CD-itastaviti instalacioni CD.
4. Kliknuti na Install, a odmah zatim i na Next
5. Potoje selektovan fajl Setup.exe kliknuti na Finish
6. Continue. Zatvaranje pozdravne poruke
7. OK. Korisnik NE SME da menja naziv ponuenogdirektorijuma za instalacijuaplikacije
1. Kliknuti na dugme Control Panel
8. (Aplikacija QDoc ebiti instalirana sa maksimumom ponuenihopcija)
9. Nakon pojavljivanja poruke da je QDoc uspenoinstaliran kliknuti na OK iizvaditi instalacioni CD iz CD-itaa.
10. Zatvoriti prozor Control Panel.
12.Ukoliko ne odgovaraju automatski formirani direktorijumi za smetanjefajlova sadokumentima potrebno je napraviti strukturu direktorijuma za smetanjefajlovasa dokumentima. Pri tome POTOVATI ZAHTEVE APLIKACIJE opisane unapomeni (4) poglavlja 6.1 Podeavanjeoptihparametara programa (strana 24).
13.Instalirati WordViewer-program za brz pregled Word-ovih dokumenata
(opciono).
1.2.5.2
Pokretanje aplikacije
Program QDoc radi u Windows okruenju.
Odmah nakon startovanja raunaraekran ebiti kao toprikazujeSlika 17.
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
21/129
I
21
Slika 17 Poetniekran
Startovanje aplikacije QDoc vrise kroz sledeekorake:
1. Kliknuti miemna Start2. Izabrati opciju Programs
3. Izabrati programsku grupu QDoc
3. Izabrati aplikaciju Adm1 za ADMINISTRATORA ili Kor1 za KORISNIKA. Na
ekranu se dobija poruka koju prikazuje Slika 18. Klikom na OK pojavljuje se
Osnovna maska aplikacije(Slika 19).
Slika 18 Prozor sa poetnomporukom
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
22/129
I
22
Slika 19 Osnovna maska aplikacije
5. U masku Login (Slika 20)ukucati korisnikoime, lozinku i izabrati reimrada(radni ili primerni podaci).
Slika 20 Maska za logovanje
6. Pritiskom na dugme OK, otvara se "Glavni meni" aplikacije QDoc (Slika 21).
Za aplikaciju Kor1 dobija se "Glavni meni" korisnika koji prikazujeSlika 21.
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
23/129
I
23
Slika 21 Glavni meni
Izborom opcije Primerni podaci u masci Login dobija se maska "Vezivanje
tabela" (Slika 22)sa informacijom da baza podataka nije na oekivanojlokaciji:
Slika 22 Maska Vezivanje tabela
Ukoliko program nije u mogunostida locira fajl sa bazom (npr. DBNova.mdb)otvara se maska Izbor baze gde vrimo izbor baze, npr. DBNova.mdb koja sadriradne podatke ili DBSamp.mdb bazu, koja sadriprimerne podatke (Slika 23).
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
24/129
I
24
Slika 23 Maska za izbor baze
Nakon izbora baze i klikom na OPEN otvara se Glavni meni aplikacije (slika5.5) i moese poetisa radom.
1.2.5.3
O programu
Program za upravljanje dokumentacionim centrom - QDoc napravila je grupa
strunjaka. Pritiskom na dugme O PROGRAMUu Glavnom meniju dobija se prozorkoji prikazujeSlika 24.
Slika 24 Maska "Opis aplikacije"
Pritiskom na dugme Sysinfo aktivira se prozor u kome se vide trenutne
informacije o vaemsistemu (Slika 25).
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
25/129
I
25
Slika 25 Informacije o sistemu
Pritiskom na dugme OK zatvara se prozor u kome se vide trenutne informacije
o vaemsistemu (Slika 25).
1.2.6
Podeavanja
Odmah po instalaciji aplikacije QDoc neophodno je izvriti podeavanjeprograma. Potrebno je posebno obratiti panju na ovo poglavlje da bi programkorektno radio.
1.2.6.1
Podeavanjeoptihparametara programa
Pritiskom na dugme Podeavanja na glavnom meniju (slika 5.5) otvara semaska za unos optihparametara neophodnih za rad aplikacije (slika 6.1).
Polje Automatsko zadavanje lozinke dokumenta je jedna od novina u odnosu
na prethodnu verziju ovog programa koja titi dokument uraen u Word-u odpromena van kontrole programa QDoc.
Osim toga, novine u ovoj verziji programa su: mogunost pregleda trenutno
ulogovanih korisnika, mogunost uvoza i izvoza dokumenta u QDoc kao imogunostpravljenja back up-a dokumenta.
Opis polja u masci "Podeavanja" dat je u tabeli 5. Ovakvim tabelama bieobjanjenapolja u svim maskama u daljem tekstu. U koloni Ime polja upisan je nazivpolja u masci. U koloni Opis polja opisan je sadraj polja (prikazan, ili koji trebauneti). Kolona Unos obavezan (Da/Ne) govori da li se zahteva obavezan unos
podataka u dato polje. Crtica u ovom polju ukazuje da se podatak samo prikazuje (ne
postoji mogunostunosa u dato polje).
Mod polja definisan je kolonom Izbor/Pregled/Upis. Izbor je oznaka za unos
podataka preko combo-box-a. Pregled je oznaka polja kome je zabranjen unos, a Upis
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
26/129
I
26
oznaavaunoenjepodataka preko tastature u dato polje. Polje Napomena sluizaunos rednog broja napomene koja edetaljnije objasniti polje.
Slika 26 Maska "Podeavanja"
Ime polja Opis polja Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/
Pregled
/Upis
Napomena
Automatsko ifriranje Indikator automatskog ifriranja Ne Izbor (1)
Automatskoimenovanje fajla
Indikator automatskog dodeljivanjaimena fajlu za dokument
Ne Izbor (2)
Automatskozadavanje lozinkedokumentima
Indikator automatskog zadavanjalozinke dokumentu Ne Izbor
Adm Disk Oznaka diska na kome se nalazedokumenti gledano iz Adm aplikacije
Da Upis (3)
Kor Disk Oznaka diska na kome se nalazedokumenti gledano iz Kor aplik.
Da Upis (3)
Staza za vaee Put do direktorijuma sa vaeimdokumentima
Da Upis (4)
Staza za arhivirane Put do direktorijuma sa arhiviranimdokumentima Da Upis (4)
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
27/129
I
27
Staza za ablone Put do direktorijuma sa ablonimazadokumenta
Da Upis (5)
Adresa firme Adresa firme Da Upis (6)
Komandno dugme (7)
Komandno dugme (8)
Komandno dugme (9)
Tabela 5 Polja u masci "Podeavanja"
Napomene:
Automatsko ifriranje
Pri evidentiranju dokumenta u aplikaciji QDoc mogue je ifru dokumentadodeliti runo ili automatski, to je definisano ovim indikatorom. Za automatskoifriranje usvojen je sledei standardni model (standardni model se moemodifikovati prema zahtevima korisnika):
Automatsko imenovanje fajla
Ovaj indikator omoguava automatsko dodeljivanje imena fajlu na koji jesmetendokument. Usvojen je sledeimodel:
Automatsko imenovanje se preporuujeuz automatsko ifriranje.
U jednokorisnikoj varijanti i AdmDisk i KorDisk imaju istu oznaku. Uviekorisnikoj varijanti kada je aplikacija na disku kod administratora on taj diskvidi pod oznakom AdmDisk. Korisnici u tom sluaju vezuju (mapiraju) diskadministratora pod oznakom KorDisk.
Struktura direktorijuma sa fajlovima na kojima su dokumenti sistema kvaliteta
automatski se formira kao toprikazujeSlika 27.
vvv 1
Vazeci\23
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
28/129
I
28
4
C:QDoc\
1
Povuceni\2
3
4
Slika 27 Struktura direktorijuma sa dokumentima sistema kvaliteta
U sluajukada ne odgovaraju automatski formirani direktorijumi treba izabratidruge za to odreenedirektorijume kao na primer:
Staza za vaee= \QS_dokum\vazeci\
Staza za arhivirane=\QS_dokum\povuceni\
Aplikacija QDoc zahteva da podstrukture direktorijuma za vaea i povuenadokumenta budu identine.
Pri upisu ovih polja staza MORA da poinjei da se zavravakosom crtom (\)
Vrednost polja Staza za vaee e se pojaviti u polju Lokacija na Disku umasci "Evidentiranje dokumenta" (Slika 28).
Ovo polje mora da sadri punu putanju do direktorijuma sa ablonimadokumenata (C:\QDoc\). Zadnji karakter u polju mora biti (\).
Ovde se unosi adresa firme koja e se pojaviti u odgovarajuem polju prievidenciji organizacionih jedinica. U firmama sa dislociranim organizacionim
jedinicama treba modifikovati sadrajovog polja pri evidenciji.
Klikom na otvori se maska "abloni za formiranje dokumenata"(slika 6.3) gde definiemonivo, naziv i lokaciju ablona.
Slika 28 Maska "abloniza formiranje dokumenata"
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
29/129
I
29
Klikom na dugme vide se koji korisnici su trenutno
ulogovani na sistem (koji korisnici u mrei trenutno rade u aplikaciji QDoc, (Slika
29).
Slika 29 Maska "Ko je trenutno ulogovan?"
Klikom na dugme Uvoz/Izvoz/Backup u masci "Podeavanja" (Slika 30)otvarase maska "T-Uvoz/Izvoz/Backup" (Slika 30) pomou koje vrimo uvoz i izvozdokumenata u QDoc i pravimo back up podataka.
Slika 30 Maska "Uvoz/Izvoz/Back Up"
U daljem tekstu je dat primer podeavanja:
1. Otvoriti "Glavni meni "(opisano prethodno)2. Kliknuti dugme Podeavanja
3. Kliknuti na Automatsko ifriranje (Slika 26). Ovime je iskljuenoautomatskoifriranje. Za ukljuenjetreba ponovo kliknuti na Automatsko ifriranje.
4. Kliknuti na Automatsko imenovanje za aktiviranje ovog indikatora.
5. Kliknuti na Automatsko zadavanje lozinke dokumenta (nije neophodno da
budu ukljueni indikatori Automatsko ifriranje i Automatsko imenovanje
fajla).
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
30/129
I
30
6. Pozicionirati kursor u polje Adm Disk:(miemili ).
7. Upisati: C:
8. Pozicionirati kursor u polje Kor Disk:.
9. Upisati npr. M:
10.Pozicionirati kursor na polje Staza za vaeei kliknuti na , nakon egaseotvara maska (Slika 31) (u ovoj masci biramo direktorijum gde su smetenivaeidokumenti).
Slika 31 Maska "Izbor direktorijuma"
11.Isto ponovimo i za izbor Staze za arhiviranei za izbor Staze za ablone
12.Definisati jedinstvenu ifru, nivo, naziv i lokaciju ablona (vidi napomenu(7)).
13.Vratiti se na "Glavni meni" klikom na .
1.2.6.2
Postupak podeavanjai popunjavanja ifarnika
Pri prvom pokretanju aplikacije neophodno je podesiti/popuniti ifarnike.Postupak popunjavanja je objanjenna primeru "ifarnikaradnih mesta" i obavlja sena sledeinain:
1. Otvoriti "Glavni meni"
2. Klikom na dugme ifarniciotvara se maska koju prikazujeSlika 32.
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
31/129
I
31
Slika 32 Maska"ifarnici"
3. Klikom na naziv sekcije preina drugu stranu (Slika 33).
Slika 33 Maska "ifarnici" - druga strana
4. Kursor postaviti u polje IDu koloni 1 u ifarnikuradnih mesta (Slika 34). iukucati pripadajuibroj.
5. Kursor postaviti u polje Nazivu koloni 2 u ifarnikuradnih mestaSlika 34.iukucati naziv funkcije koja treba da bude u ifarniku(ako se u polju ne vidipun naziv funkcije pritisnuti
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
32/129
I
32
Slika 34 ifarnik radnih mesta
5. Pritisnuti dugme za prelazak na sledeislog, na pokazivauslogova.
Brisanje sloga u datoj tabeli se obavlja na sledeinain:
1. Kliknuti na polje pored sloga u koloni oznaenojstrelicom koju prikazujeSlika
35.Ovime je markiran slog.
Slika 35 Markiran slog u ifarnikuradnih mesta
2. Pritisnuti taster za brisanje sloga. Otvara se sledeiprozor:
Slika 36 Prozor za potvrivanjebrisanja
3. Kliknuti dugme OK ili Cancel (Slika 36) za potvrivanje ili odustajanje odbrisanja.
U fazi incijalizacije je neophodno prilagoditi i ostale ifarnike na ovoj stranimenija. Vratiti se na prethodnu stranu menija za popunjavanje ostalih ifarnika.
Kada su svi ifarniciprilagoenivratiti se na "Glavni meni" pritiskom na dugme .
Pored definisanja optihparametara i popunjavanja ifarnika, u fazi inicijalizacijetrebajo:
podesiti parametre za pozivanje telefonskog broja iz imenika aplikacije
OBAVEZNO upisati podatke o organizacionim jedinicama
OBAVEZNO upisati podatke o zaposlenima.
1.2.6.3
ifarniktakistandarda
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
33/129
I
33
Izgled "ifarnikatakistandarda" koju prikazujeSlika 37
Slika 37 "ifarniktakistandarda"
Opis podataka koji se unose u ovaj ifarnikdat je u tabeli 6.
Ime polja Opis polja Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Pregled/
/Upis
ISO Takastandarda Da Upis
Naziv Naziv takestandarda Da Upis
Pomo
Tabela 6 Polja u "ifarnikutakistandarda"
ifarnikstatusa dokumenta
"ifarnikstatusa dokumenta"prikazujeSlika 38.
Slika 38 "ifarnikstatusa dokumenta"
Ovaj ifarnikmora biti usklaensa interno definisanim statusima dokumenata -najverovatnije sa "Procedurom za kontrolu dokumenata".
Opis podataka koji se unose u ovaj ifarnikdat je u tabeli 7.
Ime polja Opis polja Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Pregled/
/Upis
Napomena
Status ifrastatusa dokumenta Da Upis (1)
Naziv Naziv statusa dokumenta Da Upis
Tabela 7 Polja u "ifarniku statusa dokumenta"Napomena:
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
34/129
I
34
(1)Za korektan rad aplikacije QDoc NIJE DOZVOLJENO menjati sledeestatuse: 4 - Odobren
5 - Novo izdanje u radu
7 - Izmena u toku
9 - PovuenNjima se mogu promeniti nazivi ali da znaenjeostane isto.
1.2.6.4
ifarniknivoa dokumenata
"ifarniknivoa dokumenata" prikazujeSlika 39.
Slika 39 ifarniknivoa dokumenata
Opis podataka koji se unose u ovaj ifarnikdat je u tabeli 8 (preporuujese vepostojeiifarnik).
Ime polja Opis polja Unos obavezan
Da/Ne
Izbor/Pregled/
/U is
Nivo ifranivoa dokumenta Da Upis
Naziv Naziv nivoa dokumenta Da Upis
Tabela 8 Polja u "ifarnikunivoa dokumenata"
1.2.6.5
ifarnikizdanja dokumenta
"ifarnikizdanja dokumenata" prikazujeSlika 40.
Slika 40 "ifarnikizdanja dokumenata"
Ovaj ifarnikmora biti usklaensa "Uputstvom za oznaavanjedokumenata".
Opis podataka koji se unose u ovaj ifarnikdat je u tabeli 9.
Ime polja Opis polja Unos obavezan
Da/Ne
Izbor/Pregled//Upis
ID ifra izdanja Da Upis
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
35/129
I
35
Izdanje Naziv izdanja Da Upis
Tabela 9 Polja u "ifarnikuizdanja dokumenta"
1.2.6.6
ifarnikradnih mesta
"ifarnik radnih mesta" prikazuje Slika 41. Da bi se video ceo sadraj poljaNazivu ifarniku, pozicionirati se u napr. u drugo polje (od vrha) u ovoj koloni ipritisnuti .
Slika 41 "ifarnikradnih mesta"
Ovaj ifarniktreba preuzeti od kadrovske slube.
Opis podataka koji se unose u ovaj ifarnikdat je u tabeli 10.
Ime polja Opis polja Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Pregled/Upis
ID ifraradnog mesta Da Upis
Naziv Naziv radnog mesta Da Upis
Napomena Ne Upis
Tabela 10 Polja u "ifarnikuradnih mesta"
1.2.6.7
ifarnik strunespreme
"ifarnik strune spreme" (Slika 42.) sadri spisak mogue strune spreme uorganizaciji.
Slika 42 "ifarnikstrunespreme"
Ovaj ifarnikse preuzima od kadrovske slube.
Opis podataka koji se unose u ovaj ifarnikdat je u tabeli 11.
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
36/129
I
36
Ime polja Opis polja Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Pregled/
/Upis
ID ifrastrunespreme Da Upis
Naziv Naziv strunespreme Da Upis
SkrNaz Skraeninaziv strunespreme Ne Upis
Tabela 11 Polja u "ifarnikustrunespeme"
1.2.6.8
ifarnikaplikacija
Inicijalizacija ovog ifarnikapodrazumeva unos lokacija na disku za aplikacijekojima e se pristupati dokumentima (pregled i modifikovanje). Izgled "ifarnika
aplikacija" prikazujeSlika 43.
Slika 43 "ifarnikaplikacija"
Potrebno je kliknuti na da bi se otvorio prozor Izbor aplikacija (Slika 44.)
gde se mora pozicionirati na direktorijum u kome se nalazi potrebna aplikacija.
Slika 44 "Izbor aplikacija"
Opis podataka koji se unose u ovaj ifarnikdat je u tabeli 12.
Ime polja Opis poljaUnos obavezan
Da Ne
Izbor/Pregled
/Napomena
ID ifraaplikacije Da Upis /
Naziv Naziv aplikacije Da Upis /
Lokacija Mesto aplikacije na disku Da Upis /
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
37/129
I
37
On/OffIndikator zatvaranja
programa QDoc po pozivu
dokumenta datom
aplikacijom
Ne Izbor (1)
Tabela 12 Polja u "ifarniku aplikacija"
Napomena:
(1) Kod raunarasa manje od 1 Gb radne memorije, dolazi do naglog usporenjakada se iz aplikacije otvara dokument. Ovim poljem se vriizbor aplikacija zaotvaranje dokumenata po ijemse otvaranju aplikacija QDoc zatvara. Ponovnoaktiviranje se vripostupkom POKRETANJE APLIKACIJE (poglavlje 1.2.5.2).
1.2.6.9
Podeavanjeparametara za pozivanje tel. broja iz imenika aplikacije
Za automatsko pozivanje telefonskog broja, potrebno je prethodno izvritipoetnapodeavanja, kroz sledeekorake:
Na glavnom meniju (Slika 45) pritisnuti dugme za automatsko pozivanje tel.
broja nakon egase na ekranu pojavljuje prozor kao na slici 6.20.
Slika 45 "Automatsko pozivanje telefonskog broja"
Na dugme Setup se otvara prozor Modems Properties gde vrimo dodatnapodeavanjamodema (Slika 46), a na dugme Dialing Properties podeavamovrstuizlaza (tonski ili pulsno), pozivni broj i slineparametre (Slika 47).
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
38/129
I
38
Slika 46 Podeavanjeautomatsko pozivanje telefonskog broja"
Slika 47 Poetnapodeavanja
Ukoliko je unet telefonski broj i izvreno podeavanje parametara, pritisnutiOK.
1.3. Vodikroz program za Administratora dokumentacije
U ovom poglavlju dat je detaljan opis maski preko kojih administrator/korisnik
komunicira sa aplikacijom. Za svaku masku data je tabela koja precizno definie
svako polje za upis/pregled podataka.
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
39/129
I
39
Na sledeoj slici prikazan je dijagram toka aplikacije QDoc. Svaka fazadijagrama toka grana se na aktivnosti koje se izvravajupreko odgovarajuihmaski.U kruiuvezanom za aktivnost upisan je broj slike na kojoj je maska prikazana.
Slika 48 Dijagram toka aplikacije QDoc
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
40/129
I
40
1.3.1
Glavni meni
Nakon pokretanja Adm aplikacije, pojavljuje se "Glavni meni Adm aplikacije"
(Slika 49), koji omoguava:
Upravljanje dokumentacijom,
Unos i pregled organizacionih jedinica,
Evidenciju osoblja,
Pregled i popunjavanje matrice odgovornosti,
Pregled i tampanje izvetaja.
Pored ovih osnovnih funkcija, na masci za "Glavni meni" su dugmad, koji
omoguavaju:
Pregled uputstva o dokumentaciji sistema kvaliteta,
Podeavanjeoptihparmetara aplikacije,
Pregled i popunjavanje ifarnika,
Dobijanje informacija o programu
Pregled telefonskog imenika zaposlenih,
Automatsko pozivanje telefonskog broja i
Izlazak iz aplikacije
Slika 49 "Glavni meni Adm aplikacije"
Kod startovanja Kor aplikacije pojavljuje se "Glavni meni Kor aplikacije" (Slika50), koji omoguava:
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
41/129
I
41
1. Obradu dokumentacije i
2. Pregled dokumentacije
Slika 50 Glavni meni Kor aplikacije
Pritiskom na dugme otvara se meni koji
omoguava:
Pregled dokumenata za izradu
Pregled dokumenata za kontrolisanje
Pregled dokumenata za kontrolisanje
Pritiskom na dugme otvara se meni kojiomoguava:
Pregled dokumenata u radu
Pregled vaeihdokumenata
Pregled arhiviranih dokumenata
Autoru/korisniku je ovim funkcijama praktino omogueno samo pregledanjepodataka koje je uneo administrator kao i pisanje i pregled dokumenata u Word-u.
Zato je teiteuputstva na aktivnostima administratora.
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
42/129
I
42
1.3.2
Upravljanje dokumentacijom
Dugme Upravljanje dokumentacijom sa glavnog menija (Slika 51) otvara podmeni
(Slika 51)koji omoguava: Pregled svih dokumenata sistema kvaliteta
Unos podataka o novom dokumentu,
Promenu statusa dokumenata,
Unos podataka o izmenama dokumenta,
Evidentiranje podataka o distribuciji dokumenata,
Pregled i tampanjepodataka o dokumentima po raznim kriterijumima,
Povlaenjedokumenta i
Pregled povuenihdokumenata.
Slika 51 Meni "Upravljanje dokumentacijom"
Meu pomonim dugmiima, koji su ranije opisani, na ovoj masci je i jedno
novo , koje omoguavapovratak na glavni meni.
1.3.3
Evidentiranje dokumenata
Izborom dugmeta "Evidencija dokumenata" iz menija "Upravljanje
dokumentacijom" (Slika 51) otvara se maska (Slika 52) za unos novih i pregled
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
43/129
I
43
postojeih dokumenata sistema kvaliteta koja su u fazama pre kontrolisanja iodobravanja.
Unos u ovu masku obavlja administrator. Ako je u masci zapodeavanje
aplikacije ukljuenoatomatsko imanovanje fajla i automatsko ifriranje, aplikacija enavedene operacije automatski zadavati.
Maska Evidentiranje dokumenata ima dva nivoa. Pritiskom na dugme
prelazi se na drugi nivo. Radi dobre evidencije neophodno je uneti sve traenepodatke
Slika 52 Maska "Evidentiranje dokumenata "Opis podataka koji se koriste kod ove maske, dat je u tabeli 13.
Ime polja Opis polja Unos obavezan
Da/Ne
Izbor/Pregled/
/U is
Napomena
ifra ifradokumenta Da Upis (1)
Verzija Izdanje - Pregled
Tekuaizmena - Pregled
Naziv Naziv evidentiranog dokumenta Da UpisAutor Autor dokumenta Da Izbor
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
44/129
I
44
Kontrolie Osoba zaduenaza kontroludokumenta
Da Izbor
Odobrava Osoba zaduenaza odobravanjedokumenta
Da Izbor
Nivo dok. Nivo dokumenta po ifarniku Da Izbor
ablondokumenta
Vrsta ablonakoja ese koristiti Ne Izbor
Status dok. Status dokumenta po ifarniku Da Izbor
Datumizdavanja
Datum izdavanja dokumenta Da Unos
Lokacija Disk - Pregled
na disku Direktorijum Ne Upis (2)
Ime fajla sa dokumentom Da Upis
Taka Redni broj prema ISO 9000 - Pregled
standarda Takastand. za koju je vezandokument
Da Izbor (3)
Izbor lista Unos poddokumenata datogdokumenta
Da Izbor
Tabela 13 Polja u masci "Evidencija dokumenata"Napomena:
Polje ifraje zakljuanoza upis kada je aktivno automatsko ifriranje.
Polje Lokacija na diskuse sastoji iz tri celine:
a) Oznaka diska (C:) definisana u meniju "Podeavanja".b) Putanja do direktorijuma koju po potrebi treba dopuniti ako postoji
drugaija podstruktura na direktorijumu definisanom u meniju"Podeavanja", od one koju aplikacija sama formira. Ovaj upis MORA da
poinjei da se zavravakosom crtom( ).c) Ime fajla sa dokumentom. Ovo polje je zakljuano za upis pri
automatskom imenovanju. Pri runom imenovanju MORA se uneti iekstenzija fajla (.doc za Word-ov dokument)
Takustandarda je moguedefinisati tek nakon definisanja statusa dokumenta.
Kostur evidentiranog dokumenta se automatski formira pri prelasku na drugi
deo maske "Evidentiranje dokumenata" (slika 7.5) ili pri izlasku iz ove maske.
1.3.4
Promena statusa dokumenata
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
45/129
I
45
Pritiskom na dugme Promena statusa dokumenata u meniju "Upravljanje
dokumentacijom" (Slika 53)otvara se maska prikazana na slici 7.6.
Slika 53 Maska " "Promena statusa dokumenata"
Iz ove maske, osim promene statusa dokumenta evidentiraju se lica koja su
odobrila i kontrolisala dokument i datum povlaenja dokumenta. Takoe, sa ovemaske je mogue direktno izabrati sledee opcije menija "Upravljanjedokumentacijom": Unos, Izmene i Distribucija.
Opisi polja u ovoj masci dati su u tabeli 14.
Ime polja Opis polja Unos obavezan
Da/Ne
Izbor/Pregled/Upis
U is
Napomena
ifra ifradokumenta - Pregled
Verzija Verzija dokumenta - Pregled
Naziv Naziv dokumenta - Pregled
Nivo Nivo dokumenta - Pregled
Takastan. Takastandarda - Pregled
Status Status dokumenta Da Izbor (1)
Kontrolisao Osoba koja je kontrolisaladokument
Da Izbor (2)
Odobrio Osoba koja je odob. dok. Da Izbor/Pregled (3)
Datum kontrole Datum kontrole dokum. Da Upis
Datum odobrenja Datum odobrenja dok. Da Upis
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
46/129
I
46
Datum primene Datum primene dok. Da Upis
Datum pov. Datum povlaenjadok. Da Upis (4)
Lokacija dok. Lokacija u memoriji - Pregled
Tabela 14 Polja u masci "Promena statusa dokumenta"
Napomene:
(1) Izbor je obavezan u sluajupromene statusa dokumenta. Ako samo pregledamopodatke, nema potrebe za unosom. Promenu statusa dokumenta iz 1 (U rukopisu) u
status 2 (Nacrt u raunaru) mogue je izvriti samo iz maske za evidencijudokumenata.
(2)Izbor je mogu i obavezan samo kada dokument dobije status
KONTROLISAO.(3)Izbor je mogui obavezan samo kada dokument dobija status ODOBREN.(4)Ovo polje se pojavljuje tek kada dokument dobije status 9 (Arhiviran ili
Povuen) Poetnavrednost za sva datumska polja je tekuidatum.Polja u tabeli koja su osenenase pojavljuju u zavisnosti od statusa dokumenta.
1.3.5
Izmene dokumenata
Klikom na dugme Izmena dokumenata u meniju "Upravljanje dokumentacijom"
(Slika 51)otvara se sledeamaska (Slika 54.), koja omoguavaevidentiranje i pregledizmena kod dokumenta.
Slika 54 Maska "Evidencija izmena dokumenata"
Opisi polja u ovoj masci dati su u tabeli 15
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
47/129
I
47
Ime polja Opis polja Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Pregled/
/Upis
Napomena
ifradok. ifradokumenta - Pregled
Verzija Verzija dokumenta - Pregled
Status Status dokumenta - Pregled
Naziv Naziv dokumenta Da Izbor
Novo izdanje Komandno dugme - - (1)
R.br. Redni broj izmene - Pregled (2)
Opis Opis izmene Da Upis
Izradio Lice koje je izvriloizm. Da Izbor
Dat. Izr.: Datum izmene Da Upis
Kontrolisao Lice koje je kontrolisalo Da Izbor
Dat. kon.: Datum kontrolisanja Da Upis
Odobrio Lice koje je izvriloizm. Da Izbor
Dat. Odob: Datum odobranja Da Upis
Dat. Prim.: Datum primene Da Upis
Strane Izmenjene strane Da Upis (3)
Tabela 15 Polja u masci "Izmene dokumenata"
Napomena:
(1)Dugme Novo Izdanje vriautomatsko evidentiranje sledeegizdanja dokumenta.Za dokument za koji je pokrenuto novo izdanje, ne moe se vieaktivirati ovodugme (dokument moeda ima najviejednu "Novu verziju u radu").
(2)Redni broj izmene se automatski unosi pri pozicioniranju u tabelu za upis nove
izmene.
(3)Posle unosa izmenjenih strana program automatski unosi podatke o izmeni udokument (Liste izmena).
1.3.6
Distribucija dokumenata
Dugmetom Distribucija dokumenata na meniju "Upravljanje dokumentacijom"
omoguenaje evidencija distribucije dokumenata (Slika 55)
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
48/129
I
48
Slika 55 Maska "Distribucija dokumenata"
Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 16
Naziv polja Opis polja Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Upis
/Pregled
Napomena
ifradokumenta ifradokumenta - PregledVerzija Verzija dokumenta - Pregled
Status Status dokumenta - Pregled
Naziv Naziv dokumenta Da Izbor
Zaduenjepo org.jed.
Komandno dugme - - (1)
Komandno dugme (2)
Komandno dugme (3)
Komandno dugme (4)
Komandno dugme (6)
B.K Broj kopije - Pregled
Datum Datum distribucije Da Upis
Org.jed. Org. jedin. kojoj je dok. distrib. Da Izbor
Primio Lice koje je primilo dok. Da Izbor
Predao Lice koje je predalo dok. Da Izbor
R.M. Primaoca: Radno mesto primaoca Da Izbor
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
49/129
I
49
Dat. odob: Datum odobravanja Da Upis
Dat.Pov. Datum povlaenjakopije Ne Upis (5)
Vratio Lice koje je vratilo dok. Ne Upis (5)
Arhivirao Lice koje je arhiviralo dok. Ne Upis (5)
Tabela 16 Polja u masci "Distribucija dokumenata"
Napomena:
(1)Pomou dugmeta Zaduenej po org. jedinicama otvara se nova maska (slika7.10), koja omoguava pregled svih dokumenata, koje je zaduila izabranaorganizaciona jedinica. Izbor organizacione jedinice se vripreko combo-box-a oznaenogstrelicom (Slika 57)
(2)Klikom na pokree se prenos podataka o distribuciji u dokument (Listakorisnika kopija pod kontrolom).
(3)Klikom na pokree se tampanje kopija dokumenta potrebnih zadistribuciju.
(4)Klikom na otvara se maska za podeavanjetampanja (Slika 56) Sve kopije za distribuciju - tampasve potrebne kopije kompletno
Samo stranice sa zadnjom izmenom - tampastrane dokumenta sazadnjom izmenom
Broj kopije - tampasamo zadatu kopiju
Slika 56 "tampanjedokumenata za distribuciju"
(5)Zadnja tri polja u tabeli se popunjavaju pri povlaenjudokumenta. Ona nisuvidljiva inicijalno, vese otkrivaju pomouscroll bar-a ispod tabele na masci.
(6)Klikom na tamase lista za praenjedistribucije dokumenta.
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
50/129
I
50
Slika 57 Pregled zaduenihdokumenata
1.3.7
Izvetajio dokumentima
Pritiskom na dugme Izvetaji o dokumentima u meniju "Upravljanjedokumentacijom" (Slika 51) otvara se maska koja omoguava dobijanje tabelarnog
prikaza podataka o dokumentima na ekranu i na papiru (Slika 58).
Slika 58 Maska "Izvetajo dokumentima"
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
51/129
I
51
I za pregled i za tampanje izvetaja neophodno je da budeinstaliran tampa na stranicu A4 formata i aplikacija se automatski prilagoava
onom tampaukoji je postavljen kao DEFAULT (podrazumevani) tampa.Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 17
Naziv polja Opis polja Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Upis
/Pregled
Napomena
Tip izvetaja Da Izbor (1)
Osoba Ime osobe Ne Izbor (4)
Dokument Naziv dokumenta Ne Izbor (2)
Org. jedinica Naziv organizacione jedinice Ne Izbor (3)
Nivo FilterON/OFF
Filter po nivu dokumenta Ne Izbor
Tabela 17 Polja u masci "Izvetajio dokumentima"
Napomena:
(1)Ovo polje je tipa "option group" (prethodno opisano) i sastoji se od sledeihopcija:
a) Lista dokumenata po osobi
b) Registar dokumenata (Spisak svih dokumenata)
c) Lista korisnika (spisak svih korisnika dokumenata)
d) Lista izmena (spisak izmena svih dokumenata)
e) Lista dokumenata po organizacionim jedinicama (spisak svih dokumenata
po organizacionim jedinicama)
f) Lista korisnika (spisak korisnika dokumenata po izboru)
g) Lista izmena (spisak izmena po izboru)
h) Lista dokumenata po organizacionim jedinicama (po izboru)
i) Lista naddokumenta
j) Lista poddokumenta
k) Registar arhiviranih dokumenata
Primeri ovih izvetajadati su u Prilogu.
(2)Za sluajizbora opcije 5) i 6) preko ovog polja MORA se definisati dokumentza koji se traiizvetaj.
(3)Za sluajizbora opcije 7) preko ovog polja MORA se definisati organizacionajedinica za koju se traiizvetaj.
(4)Za sluajizbora opcije 0) preko ovog polja MORA se definisati osoba za kojuse trailista dokumenata
1.3.8
Arhiviranje dokumenata
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
52/129
I
52
Izborom opcije Arhiviranje u meniju "Upravljanje dokumentacijom" (slika 7.3)
otvara se prozor koju prikazujeSlika 59
Slika 59 Arhiviranje
Pritiskom na komandno dugme Pregled povuenih dokumenata i prenos uarhivu otvara se maska koju prikazujeSlika 60.
Slika 60 Maska "Pregled dokumenata za arhivu"
Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 18.
Naziv polja Opis polja Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Upis
/Pregled
Napomena
Pregled dok zaarhivu
Naziv dokumenta Ne Izbor (1)
Prenos u arhivu Komandno dugme - - (2)
Tabela 18 Polja u masci "Pregled dokumenata za arhivu"
Napomena:
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
53/129
I
53
(1)Pomouovog polja mogueje izabrati dokument radi pregleda u Word-u.
(2)Ovo komandno dugme pokree akciju prenoenja podataka o povuenim
dokumentima u arhivsku bazu i premetanja fajlova sa direktorijuma zavaee na direktorijum za povuenedokumente. Zbog brisanja podataka izradne baze od korisnika se zahteva potvrda ove akcije. PANJA! Ne postojinain na koji bi korisnik izvrio reverznu akciju i vratio ve arhiviranadokumenta u bazu sa vaeimdokumentima.
1.3.9
Pregled arhive
Izborom opcije Pregled arhive, u masci "Upravljanje dokumentacijom" (Slika
51)otvara se maska koju prikazujeSlika 61.
Slika 61 Maska "Pregled arhive dokumenata"
Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 19Naziv polja Opis polja Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Upis
/Pregled
Napomena
Pregled arhivedokumenata
Naziv dokumenta Ne Izbor (1)
Distribucija Komandno dugme (2)
Izmene Komandno dugme (3)
Komandno dugme (4)
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
54/129
I
54
Tabela 19 Polja u masci "Pregled arhive dokumenata"
Napomene:
(1)Pomouovog polja mogueje izabrati dokument radi pregleda u Word-u.
(2)Ovo dugme omoguavapregled organizacionih jedinica kojima je distribuiranizabrani dokument.
(3)Ovo dugme omoguavapregled izmena za izabrani dokument.
(4)Klikom na ovo dugme pokreese brisanje dokumenata iz arhive koji su stariji(poev od datuma povlaenja) od perioda obaveznog uvanja dokumentazadatog u masci Evidentiranje dokumenta(Slika 52).
1.3.10
Registar dokumenata
Izborom opcije Registar dokumenata u masci "Upravljanje dokumentacijom"
(Slika 51) otvara se maska (Slika 62) sa pregledom podataka o svim vaeimdokumentima.
Slika 62 Maska "Registar dokumenata"
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
55/129
I
55
Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 20
Naziv polja Opis polja Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Upis
/Pregled
Napomena
Registardokumenata
Naziv dokumenta Ne Izbor (1)
Komandno dugme (2)
Komandno dugme (3)
Komandno dugme (4)
Komandno dugme (4)
Tabela 20 Polja u masci "Pregled arhive dokumenata"
Napomene:
(1) Pomouovog polja mogueje izabrati dokument radi pregleda u Word-u.(2) Ovo dugme omoguava pregled organizacionih jedinica kojima je
distribuiran izabrani dokument i pojavljuje se samo onda kada je status
dokumenta 4 (Odobren i vii).(3) Ovo dugme omoguava pregled izmena za izabrani dokument i pojavljuje
se samo onda kada je status dokumenta 4 (Odobren i vii).(4) Ovo dugme omoguava pregled podreenih i nadreenih dokumenata
datog dokumenta.
1.3.11
Evidencija organizacionih jedinica
Podaci o organizacionim jedinicama se unose preko maske koju prikazujeSlika
63, do koje se dolazi pritiskom na dugme Evidencija organizacionih jedinica u
glavnom meniju (Slika 49).
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
56/129
I
56
Slika 63 Maska "Evidencija organizacionih jedinica"
Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 21.
Naziv polja Opis polja Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Upis/
/Pregled
Napomena
ifraorg. jedinice ifraorganizacione jedinice Da Upis
Naziv Naziv organizacione jedinice Da Izbor
Adresa Adresa organizacione jedinice Da Upis (1)
Tel/fax Telefon i fax organizacionejedinice
Ne Upis
Odgovorno lice Odgovorno lice za organizacionujedinicu
Da Izbor
Tabela 21 Polja u masci "Organizacione jedinice"
Napomena:
(1)U ovom polju se za sve organizacione jedinice pojavljuje adresa uneta u masci
za podeavanje. Za dislocirane organizacione jedinice treba modifikovati ovajpodatak.
1.3.12
Evidencija osoblja
Klikom na komandno dugme Evidencija osoblja na Glavnom meniju (Slika 49)
dobija se maska koju prikazujeSlika 64.
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
57/129
I
57
Slika 64 Maska "Evidencija osoblja"
Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 22.
Ime polja Opis polja Unos obavezan(Da/Ne)
Izbor/Upis/
/PregledID_Osobe ifraosobe Da Upis
Prezime Prezime osobe Da Upis
Ime Ime osobe Da Upis
Strunasprema Stepen strunespreme osobe Da Izbor
Radno mesto Naziv radnog mesta Da Izbor
Org. jedinica Naziv organizacione jedinice Da Izbor
Nivo pristupa korisnika Nivo pristupa korisnika Da Izbor
Sistemsko ime Sistemsko ime korisnika Da Upis
Korisnikoime Korisnikoime Da Upis
Lozinka Kljukorisnika za ulazak (lozinka) Da Upis
Tel. na poslu Broj telefona na poslu Ne Upis
Tel. kod kue Broj kunogtelefona Ne Upis
Tabela 22 Polja u masci "Evidencija osoblja"
Sistemsko ime, korisnikoime i lozinka moraju biti jedinstveni za svaku osobu.
1.3.13
Evidencija odgovornosti
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
58/129
I
58
Dugme Evidencija odgovornosti na Glavnom meniju (Slika 49) omoguavapopunjavanje i pregled matrice odgovornosti koju prikazujeSlika 65.
Slika 65 Maska "Evidencija odgovornosti"
Ova maska omoguava da se za svaku organizacionu jedinicu dobije spisakodgovornih lica za svaku takustandarda i za svaki nivo odgovornosti.
Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 23Ime polja Opis polja Unos obavezan
( Da/Ne)
Izbor/Pregled/
/Upis
Napomena
Org. jedinica Naziv org. jedinice Da Izbor (1)
ISO Takastandarda Da Izbor
Naziv Naziv takestandarda - Pregled
Osoba Ime odgovornog lica Da Izbor
Funkcija Naziv funkcije - Pregled
Nivo ifranivoa odgovornosti Da Upis (2)
Tabela 23 Polja u masci "Evidencija odgovornosti"
Napomena:
(1)Polje Org. jedinica je oznaenostrelicom (Slika 65).
(2)Nivo odgovornosti uskladiti prema organizacionoj emi(npr. 1, 2, 3; A, B, C; I,II, III).
1.3.14
Pregled i tampanjeizvetaja
1
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
59/129
I
59
Izborom opcije Pregled i tampanje izvetaja sa glavnog menija (Slika 49)mogueje dobiti sledeeizvetaje(primeri su dati u Dodatku A):
a) Lista osoblja
b) Lista organizacionih jedinica
c) Matrica odgovornosti
d) Lista odgovornih lica za ISO - spisak odgovornih lica.
e) Telefonski imenik osoblja.
Izbor tipa izvetaja, pregled i tampanje se vri preko maske koju prikazujeSlika 66.
Slika 66 Maska "Pregled i tampanjeizvetaja"
I za pregled i za tampanje izvetajaneophodno je da budeinstaliran tampa na stranicu A4 formata, a program se automatski podeava zatampakoji je podeenkao DEFAULT (podrazumevani).
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
60/129
I
60
1.4. Osnovne funkcije korisnikeaplikacije
1.4.1
Komandna tabla Korisnika i opis osnovnih funkcija
Slika 67 Komandna tabla korisnikeaplikcije
1. Brojadokumenata za logovanog korisnika: ekaizradu obavetavakorisnika koliko dokumenata u sistemu eka
njegovo autorstvo
ekapotvrdu distribucije - obavetavakorisnika koliko je dokumenatanjemu distribuirano, a da nije potvrenprijem distribucije
2. Drvo distribucije hijerarhijski prikaz lokacije distribuiranih dokumenatau sistemu
1 2
4
5
6
7
3
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
61/129
I
61
3. Lista zaduenihdokumenata sa prikazom za koja dokumenta smopotvrdili distribuciju, a za koja nismo.
4. Obrada dokumenata- korisnik ima tri opcije za obradu dokumenata: Izrada dokumenata za koje je korisnik delegiran kao autor
Kontrola dokumenata za koje je korisnik delegiran kao kontrolor
Odobravanje dokumenata za koje je korisnik delegiran kao odobriva
5. Pregled dokumentacije - korisnik ima tri opcije za obradu dokumenata:
Pregled dokumeta u izradi
Pregled vaeihdokumenata
Pregled arhiviranih (nevaeih) dokumenata sistema kvaliteta.
6. Pregled i tamapanjeizvetajao dokumentaciji
7. Popunjavanje zapisa sistema kvaliteta
1.4.2
Drvo distribucije
Slika 68 Stablo distribucije dokumenata
Hijerarhijski prikaz Organizaciona celina > Osoba > Dokumenta iz koga se vidi
lokacija pojedinih kopija distribuiranih korisnicima. Simbol tampaapored nazivadokumenta oznaava autorstvo nad dokumentom, a simbol ljudi oznaavadistribuciju dokumenta. Ova forma prikazuje i sve relevantne podatke koji opisuju
dokument koji smo izabrali i omoguavaotvaranje samog dokumenta.
1.4.3
Lista zaduenih(korisniku distribuiranih) dokumenata
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
62/129
I
62
Prikaz zaduenih i planiranih distribucija dokumenata logovanom korisniku.Dokumenta u ovoj listi mogu imati tri statusa:
Planiran da se distribuiraju korisniku
naziv dokumenta je ispisan crnim
slovima, i ekpolje je nedostupno i neekirano
Distribuiran, ali distribucija nije prihvaena - naziv dokumenta je ispisancrvenim slovima, i ekpolje je dostupno i neekirano
Distribuiran, i distribucija je prihvaena- naziv dokumenta je ispisan zelenimslovima, i ekpolje je dostupno i ekirano
Slika 69 Lista zaduenihdokumenata korisnika
ekiranju/deekiranjepolja se izvravana dvoklik miem, kada se dokument
automatski otvara da bi ga korisnik proitao. Takoe pri definiciji distribucije odstrane administratora program ima mogunost slanja automatskog e-maila svimkorisnicima distribuiranog dokumenta.
1.4.4
Obrada dokumenata (autorstvo, kontrola i odobravanje)
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
63/129
I
63
Slika 70 Obrada dokumenata od strane korisnika
Omoguava priustup i izradu dokumentaciji za koju je autorstvo delegiranologovanom korisniku. Odavde je mogu i pregled relevantnik podataka odokumentu i izlistavanje nadreenih i podreenih dokumenata (veza sa drugimdokumentima). Po zavretkuizrade korisnik prevodi dokument iz statusa U izradi ustatus Spreman za pregled i time doputa dalji tok dokumenta: kontrola,
odobravanje, distribucija.Takoe pri definiciji autorstva nad dokumentom od strane administratora
program ima mogunost slanja automatskog e-maila autoru novonastalogdokumenta.
1.4.5
Pregled dokumentacije (u izradi, u upotrebi, arhivirane-nevaee)
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
64/129
I
64
Slika 71 Funkcije za pregled dokumenata
Omoguenje detaljan pregled dokumentacije sistema kvaliteta:
Pregled standarda i takistandarda vezanih za izabrani dokument
Alati za pretragu i filtriranje dokumentacije po viezadatih kriterijuma
Poziv forme sa detaljnim podaci o izabranom dokumentu
Detaljni podaci o izabranom dokumentu
Tasteri za brzo filtriranje dokumenata po jednom kriterijumu (nivo ili status)
Otvaranje izabranog dokumenta tampanjetrenutno prikazane liste dokumenata (prati stanje na ekranu)
tampanjedetaljnih podataka o dokumentu
1.4.6
Pregled i tamapanjeizvetajao dokumentaciji
5
6
3 7
12
4
8
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
65/129
I
65
Slika 72 Pregled i tampanjeizvetaja
Omoguavaizbor izvetajai njihov:
pregled pre tampenaoare
tamputampa
Izvetajisu podeljeni u dve grupe:
Izvetajiza sva dokumenta
Izvetajiza izabrani dokument
Osim toga za odreeneizvetajese mora dodatno izabrati podatak tipa: Osoba,Dokument, Standard/Takastandarda itd.
Dugme NivoFilter definie segment piramide dokumentacije za koji vaeizvetaji. Kada je ovo dugme neaktivno izvetaji se odnose na sve segmentepiramide.
1.4.7
Popunjavanje zapisa sistema kvaliteta
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
66/129
I
66
Slika 73 Upotreba zapisa od strane korisnika
Omoguavapopunjavanje zapisa na odobrenim obrascima.
Korisnik ima mogunost:
Otvaranje i popunjavanje novog zapisa
Brisanje i izmenu zapisa koji je on kreirao
Pregled zapisa koje su drugi otvorili
Izrada novog zapisa na osnovu vepostojeeg
Slanje e-maila sa programski definisanom porukom o zapisu sa liste
(program otvara e-mail poruku sa definisanim tekstom koji se moe
promeniti, a korisnik definieprimaoce poruke. Izvetaj/registar zapisa po izabranom obrascu
Lista referentnih dokumenata (procedura/uputstava koje propisuju uoptrebu
izabranog obrasca)
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
67/129
I
67
1.5. Vodiza izradu dokumenata pomouablona
1.5.1
abloniza dokumenteabloni predstavljaju pripremljene standardizovane forme za pisanje
dokumenata sistema kvaliteta procedura, uputstava, ... U okviru ovih ablonanalaze se sve take standardnog sadraja, za odgovarajui dokument, pa je samopotrebno uneti podatke o dokumentu, tekst po takamai nacrtati dijagram toka.
Napomena: Vizuelni izgled ablona se radi prema konkretnim zahtevimakorisnika. U daljem tekstu dat je opis ablona standardnog izgleda i ovo se moemenjati u skladu sa konkretnim zahtevima korisnika.
1.5.2
Unos podataka o dokumentu
Na prvoj strani dokumenta (Slika 74)nalaze se sledeipodaci:
naziv firme (logo firme)
naziv fajla
ifra(oznaka) dokumenta
verzija/izdanje dokumenta
naziv dokumenta
Slika 74 Izgled prve strane dokumenta
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
68/129
I
68
Na dnu prve strane (Slika 75)nalaze se dve tabele: Lista korisnika kopija pod
kontrolom i tabela u kojoj se nalaze polja sa sledeimpodacima podacima:
lica koje je izradilo dokument
lica koje je kontrolisalo dokument
lica koje je odobrilo dokument, kao i
datum izrade dokumenta
datum kontrole dokumenta
datum odobrenja dokumenta
datum od kada se primenjuje dokument
broj kopije dokumenta
Slika 75 Tabela o autorskom timu dokumenta
Svi gore navedeni podaci izuzev naziva firme (koji je sastavni deo ablona) seunose automatski pri formiranju evidentiranog dokumenta (Slika 52.)
Slika 76 prikazuje drugu stranu dokumenta (Lista izmena dokumentata tj. Lista
revizije) koja se takoe popunjava automatski pri evidentiranju ovih podataka ubazu.
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
69/129
I
69
Slika 76 Izgled tabele za listu izmena/revizija dokumenta
U zaglavlju svake strane (Slika 77) nalaze se podaci, koji se automatski
auriraju.
Slika 77 Izgled zaglavlja
1.5.3
Unos teksta dokumenta
ablonipredstavljaju pripremljene forme za pisanje teksta dokumenta.Unos teksta se vripomouunapred definisanih stilova koji su ponueniu Toolbar-uStilovi (Slika 78).
Slika 78 Toolbar za izbor tekstualnih stilova
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
70/129
I
70
Stilovi iz prikazanog Toolbar-a imaju sledeiizgled:
-za naslov prvog nivoa:
1. Cilj primene
- za naslov drugog nivoa:
3.1 Veza sa standardom ISO 9000
- za definicije, aktivnosti:
6.2.1. Inenjerza dokumentaciju sistema kvaliteta . . .
- za unos obinogteksta:
Osiguranje kontrole dokumenata sistema kvalitata . . .
- navoenje:
Procedura kontrole procesa proiz. samolepljivih materijala, Br PR.
44.2.0
Procedura interventnog odravanja, Br. PR.41.2.0
- nabrajanje:
1. Evidencija preventivnih pregleda
2. Godinjiplan odravanja
U ablonuza izradu dokumenta zadat je redosled stilova. Pritiskom na u paragrafu sa stilom 1, zapoinjenovi paragraf sa stilom Tekst. Kod paragrafa sastilom 1.1 ili 1.1.1 pritiskom na zapoinjenovi paragraf sa istim stilom samose menja zadnji broj. Za promenu stila treba najpre markirati eljeni paragraf(dvostruki klik unutar paragrafa), a zatim kliknuti na eljenistil.
1.5.4
Izrada dijagrama toka aktivnosti
Pomouablonaza izradu dokumenata mogueje crtati tabelarni dijagram tokai "klasini" dijagram toka.
Toolbar "Dijagram" (Slika 79.) sastoji se od alata za crtanje tabelarnog dijagrama
toka aktivnosti. Korienjemovih alata izgled dijagrama toka u dokumentima biestandardizovan.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
71/129
I
71
1. Ubaci Tabelu Aktivnosti 8. Nastavak dijagrama 1
2. Nastavak Tabele Aktivnosti 9. Povratna veza
3. Ubaci Novu Vrstu 10. Premoavanjeelije
4. Poetak 11. Kraj
5. Odluka 12. Dijagram Stil 1
6. Aktivnost 13 .Dijagram1 Stil 2
7. Nastavak dijagrama
Slika 79 SadrajToolbar-a "Dijagram"
Dugmad 1 i 2 koriste se samo pri izradi tabelarnog dijagrama toka koji kojuprikazujeSlika 80.Oni omoguavajukreiranje (dugme 1) i nastavak (dugme 2) tabeleza izradu dijagrama toka.
Slika 80 Izgled tabelarnog dijagrama toka aktivnosti
Opis polja u tabelarnom dijagramu toka dat je u tabeli 13.1.
Naziv polja Opis polja Napomena
Redni broj Labela aktivnosti (1)
Dijagram toka Simboli aktivnosti (2)
Aktivnost Opis aktivnosti (3)
Odgovornost Broj u legendi za odgovornu funkciju (4)
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
72/129
I
72
Dokument Naziv dokumenta vezanog za aktivnost (3)
u/i Indikator Ulazno/Izlaznog dokumenta (5)
Tabela 24 Polja u "Tabelarnom dijagramu toka"
Napomena
(1)Labela aktivnosti je broj na koji se referencira pri skokovima u dijagramu
toka. Simbol za poetak i kraj nemaju labelu, kao ni simbol za nastavakdijagrama toka.
(2)Koriste se komandna dugmad 3-11 (Slika 79). Za dugakedijagrame toka kojiprelaze veliinujedne strane dokumenta koristi se simbol na dugmetu 8 kaozadnji na strani gde se prekida dijagram toka, a kao prvi na sledeojstrani se
koristi simbol na dugmetu 7.(3)Tekst koji se unosi moese formatirati pomoudugmeta 13 za kratak tekst i
dugmeta 12 u sluajudugakogteksta. Pre aktiviranja eljenog dugmeta trebamarkirati tekst.
U sluajukada tekst prelazi granicu polja za upis koristi se dugme 10 da se"premosti" jedna vrsta. Najpre se pozicionirati u polje Dijagram toka u
sledeoj vrsti, a zatim kliknuti na dugme 10. Ovime se samo produavastrelica koja izlazi iz prethodne aktivnosti.
(4)Kolona Odgovornost je podeljena na 3 polja:
P - upisuje se broj kojim je u legendi (Slika 81)ispod dijagrama toka
oznaenafunkcija sa primarnom odgovornouza aktivnost.
U - upisuje se broj kojim je u legendi oznaenafunkcija uesnikauizvoenjuaktivnosti.
I - upisuje se broj kojim je u legendi oznaenafunkcija koja se informieo aktivnosti
Slika 81 Legenda tabelarnog dijagrama toka
(5)Dokumenti koji ulaze u odreenuaktivnost su oznaenisa U, a oni koji izlazesu oznaenisa I.
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
73/129
I
73
Za crtanje "klasinog" dijagrama toka koriste se sledeiToolbar-ovi:
Toolbar "Izbor" - izbor kolone u kojoj se crta element dijagrama toka (0-pasivna
kolona, 1-aktivna kolona).Toolbar "Prva kolona" - crtanje dijagrama toka u prvoj koloni.
Toolbar "Druga kolona" - ubacivanje mreeza crtanje dijagrama toka idijagrama toka u drugoj koloni.
Toolbar "Treakolona" - crtanje dijagrama toka u treojkoloni.
Slika 82 Izgled "klasinog" dijagrama toka
1.5.5
Zapisi
U ablonima aplikacije QDoc predvieno je da se zapisi prikazuju u oblikutabele. Broj vrsta u tabeli zapisa poveavase tako tose pozicionira u zadnju vrstu(pre njenog popunjavanja) a zatim se klikne na dugme 3 Toolbar-a "Dijagram".
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
74/129
I
74
Slika 83 Izgled Tabele zapisa
Za sluajkada se zapisi ne prikazuju tabelarno, tabelu treba obrisati.
1.5.6
tampanjedokumenta
tampanje dokumenta mogue je izvriti izborom opcije Print sa padajueg
menija File, ili aktiviranjem komandnog dugmeta .
U prvoj od dve navedena nainatampanjaFile/Print mogueje pre tampanjapodesiti parametre kao tosu: broj kopija, tampanjetanoodreenihstrana itd.
Napomena:
Gore navedeni naintampanjavaisamo za probne kopije dokumenta. Vaeekopije dokumenta (kopije pod kontrolom) za distribuciju u okviru sistemakvaliteta tampajuse iz programa QDoc.
1.5.7
KorienjeHelp-a
Pri korienjuaplikacije QDoc pritiskom na taster otvara se prozor sa Help
fajlom (Slika 84). Istu akciju mogue je izvritipomoukomandnog dugmeta uToolbar-u. Help fajl je "kontekst senzitivan" i otvara se na mestu koje objanjavatekuumasku (masku u kojoj se trenutno program nalazi).
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
75/129
I
75
Slika 84 Help fajl za "Glavni meni"
Osim Help-a koji opisuje rad programa, tu je i Help o zahtevima standarda ISO
9000 za dokumentaciju sistema kvaliteta (Slika 49 dugme ).
Slika 85 HELP o dokumentaciji
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
76/129
I
76
1.5.8
Grekepri izvravanjuprograma i primedbe korisnika
Aplikacija QDoc je paljivo testirana i otklonjene su sve uoene greke u
programu. Meutim, postoji mogunost pojave prozora sa upozorenjem da sepojavila greka u kodu. Ovakve greke mogu dovesti do prekida zapoete akcije iizlaska iz aplikacije, ali veuneti podaci neebiti oteeni.
Neadekvatne akcije korisnika takoe mogu dovesti do greaka. Neke od tihgreaka su simulirane i evidentirane prilikom testiranja, tako da korisnik dobijaodgovarajuu informaciju o daljem postupku. Meutim, neke od akcija korisnikanisu predviene i program enajpre javiti da se pojavila neobraena greka (Slika86).
Slika 86 Poruka za pojavu neobraenegreke
Nakon toga se otvara maska za opis akcije (Slika 87)koja je izazvala greku ipreko nje prozor iz Access-a na engleskom jeziku. Odgovorom na poruku
(OK/Cancel/Help) zatvara se prozor sa porukom i ostaje maska za opis akcije koja je
prethodila pojavi grekei u koju korisnik treba da unese podatke o greci.
Slika 87 Maska za opis akcije koja je prethodila pojavi greke
Korisniku je takoeostavljena mogunostotvaranja maske "Primedbe" (i kadase nije pojavila greka) za sluajda ima primedbe ili sugestije vezane za korienje
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
77/129
I
77
aplikacije QDoc. Maska "Primedbe" se otvara iz "Glavnog menija" dvostrukim
klikom na naslov maske "Upravljanje dokumentacijom QS"
Opisineobraenih
greaka
, kao i primedbe korisnikabie
smetene
u bazu
podataka. Na osnovu ovih podataka QDoc razvojni tim e dalje usavravatiaplikaciju QDoc obezbeujuikorisniku konforniji i pouzdaniji rad.
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
78/129
I
78
2.KorienjeQDoc kroz ivotniput dokumenta
Primer iz prakse
Slika 88 daje ematski prikaz ivotnog puta dokumenta. Aplikacijom QDoc
pokrivene su sve faze izuzev prve - IZRADA PREDLOGA. U ovom poglavlju je zasvaku fazu prikazan postupak korienjaQDoc po koracima.
Slika 88 ivotniput dokumenta
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
79/129
I
79
2.1. Izrada nacrta dokumenata sistema kvaliteta
2.1.1
Tok dokumentacije sistema kvaliteta sa i bez nacrta
DOKUMENTACIONICENTAR
Autori
KontrolaOdobravanje
Izrada
Kontrola
Odobravanje
Distribucija
Lansiranje
Slika 89 Logika zatvorenog nainaizrade dokumentacije QMSDOKUMENTACIONI CENTAR
Autori
Odobrivai
Izrada
Nacrta
Odobravanje Nacrta
Evidenciju
Lansiranje
Bazaablona
NacrtPostaje
DokumentQS
Slika 90 Logika otvorenog nainaizrade dokumentacije QMS
2.1.2
Tok izrade i odobravanja nacrta dokumenta sistema kvaliteta
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
80/129
I
80
Korisnik pristupa bazi ablona od kojih formura nacrte klikom na dugmeModeli dokumenata
Otvara se forma na kojoj se bira ablon po kome se formira eljeni nacrt(Poslovnik, procedura, uputstvo, obrazac i sl.). Novi nacrt se po izboru ablonaformira klikom na dugme Napravi nacrt dokument po ovom ablonu
Slika 91 Forma za kreiranje, editovanje i slanje maila o nacrtu logovanog korisnika
Korisnik daje naziv nacrtu.
Slika 92 Unos naziva nacrta
Program kreira nacrt i otvara ga za pisanje.
Korisnik unosi tekst i po potrebi dijagram toka u nacrt dokumenta koristeizato definisane stilove i alate. Svaki nacrt ima predefinisanu strukturu koja se mora
yadovoljiti pri pisanju.
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
81/129
I
81
Slika 93 Izgled jednog od nacrta u Word-u
Na dugme Postojeinacrti dokumenatakorisnik moeotvoriti neki od svojihpostojeihnacrta radi pregleda i editovanja.
Slika 94 Izbor postojeegnacrta logovane osobe
Po izradi dokumenta korisnik klikom na e-mail dugme dobija predefinisanu
poruku koju moenaknadno doraditi. Korisnik mora izabrati ili uneti e-mail adresuosobe koja mu odobrava nacrti i poslati mail.
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
82/129
I
82
Slika 95 Poruka autora nacrta osobi koja odobrava nacrt dokumenta
Po prijemu elektronske pote od strane autora osoba koja odobrava nacrtpristupa formi sa stablom distribucije dokumenata i bira autora ijincrt odobrava.
Potom klikom na dugme Nacrti otvara bazu nacrta autora i selektuje i otvara
traeninacrt.
Slika 96 Stablo distribucije dokumenata i nacrta
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
83/129
I
83
Slika 97 Izbor nacrta za pregled i njegov prenos u folder Odobreni
Po izboru i pregledu nacrta osoba koja odobrava prenosi odobreni nacrt u
folder odobreno i alje elektronskom potom administratoru da je dokumentspreman za evidenciju u dokumentaciju sistema kvaliteta. Poeljnoje da odobrivautelo poruke unese i listu planiranih korisnika dokumenta (lista distribucije).
Slika 98 Poruka osobe koja odobrava nacrt dokumenta administratoru dokumentacije
Po odobrenju administrator dokumentacije otvara formu za evidentiranje
dokumenta i bira autora ijinacrt evidentira.
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
84/129
I
84
Slika 99 Evidencija odobrenog nacrta od strane administratora QDoc
Administrator bira nacrt iz foldera odobrenih nacrta za izabranog autora i
pregleda ga pre evidencije u QDoc.
Slika 100 Izbor i otvaranje za pregled odobrenog nacrta od strane administratora QDoc
Posle pregleda forme i teksta nacrta administrator unosi detaljne podatke o
dokumentu i ifriraga prema proceduri za upravljanje dokumentacijom. Takodje uovom koraku se dokument prevodi u spreman za pregled.
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
85/129
I
85
Slika 101 Prevoenjaodobrenog nacrta u zvaninidokument sistema kvaliteta od straneadministratora
Po evidenciji nacrta potrebno je i zvaninokontrolisati i odobriti dokument uformi Promena statusa dokumenta. Dokument se po odobravanju distribuira i dalji
tok je identi;an kao i kod dokumenata koja nisu nastala od nacrta veih je lansiraoadministrator QDoc-a.
2.2. Evidentiranje podataka o dokumentima
Rukovodilac organizacione jedinice koja daje predlog za novi dokument/izmenu
dokumenta dostavlja nacrt novog dokumenta Rukovodiocu kvaliteta, zajedno sa
Zahtevom za izdavanje novog-izmenu postojeegdokumenta.
Rukovodilac kvaliteta daje stav o nacrtu i izdaje nalog da se evidentira nacrtdokumenta.
Referent dokumentacije (administrator) evidentira dokument u skladu sa podacima
u Zahtevu.
Postupak evidentiranja dokumenta pomouQDoc je sledei:1. Kliknuti na dugme Evidencija dokumenta na meniju Upravljanje
dokumentacijom (Slika 51). Otvara se maska za evidenciju dokumenata (Slika
102)
2. Upisati naziv dokumenta npr.
Preventivno odravanjesredstava rada
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
86/129
I
86
3. Po potrebi uneti perod uvanjadokumenta (u godinama) - podrazumevanavrednost je 1 godina
4. Na padajuemmeniju izabrati ime autora dokumenta npr.
PlaniJovan 5. Na padajuemmeniju izabrati osobu koja kontroliedokument npr.
RadunoviZdravko 6. Na padajuemmeniju izabrati osobu koja odobrava dokument npr.
PejiGordana 7. Na padajuemmeniju izabrati nivo dokumenta:
Procedure
8. Izabrati ablonpo kome se kreira dokument (ako ima vieverzija ablonaza datidokument).
9. Potose dokument tek evidentira automatski mu je dodeljen status:U izradi
10.Lokacija se takoeautomatski podeavaza dati nivo dokumenta, a u naemsluajuje to: \QDoc\Vazei\2\ (jer su procedure drugi nivo dokumenatau sistemu kvaliteta, a da je u pitanju npr. uputstvo lokacija bi bila
\QDoc\Vazei\3\).11.Na padajuemmeniju izabrati naziv takestandarda npr.
Korektivne i preventivne mere
12.Ako je prilikom podeavanjaaplikacije ukljuenaopcija Automatsko imenovanje
fajla (to autori aplikacije preporuuju), raunar e automatski, na osnovupoznatih parametara, upisati ime fajla npr. PR1403A.doc. Ako u masci za
podeavanjanismo ukljuiliAutomatsko imenovanje fajla u polje za imenovanjefajla je neophodno upisati ime fajla pod kojim e biti sauvan dokument kojiupravo radimo, npr. PR1403A.doc.
13.Ako je prilikom podeavanja aplikacije ukljuena opcija Automatsko ifriranje(to takoe preporuuju autori aplikacije), raunar e automatski, na osnovupoznatih parametara, upisati ifrudokumenta u polje ifranpr. PR.4.03. Ako umasci za podeavanja nismo ukljuili Automatsko ifriranje u polje ifra je
neophodno upisati ifru, npr. PR.4.03.doc.
14.Kliknuti na (Slika 102) i u Izbor lista i izabrati poddokumenta datog
dokumenta. To je neophodno uraditi za sva dokumenta.
15.Vratiti se na "Glavni meni".
Napomena: Kostur dokumenta se automatski formira pri prelasku na podatke o
drugom dokumentu, pri prelasku na donji deo maske ili pri izlasku iz maske, topokazuje meraizrade/promene dokumenta u zadnjoj liniji ekrana..
Dokument dobija status U izradi. Tek po zavrenoj tehnikojobradi od straneautora dokumentu se dodeljuje status Spreman za pregled.
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
87/129
I
87
Slika 102 Evidencija dokumenta
Slika 103 Evidencija dokumenta
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
88/129
I
88
2.3. Tehnikaobrada dokumenta
Neophodno je osposobiti sve zaposlene za osnove korienja raunara itehnikeobrade teksta.
U narednom tekstu dat je primer izrade procedure korienjemablona.
Da bi se pristupilo automatski formiranom kosturu dokumenta potrebno je
pozicionirati se, odnosno izabrati eljenidokument:
U sluaju Administratora kliknuti na dugme u masci za Evidencijudokumenata (Slika 52).
U sluajuKorisnika aktivirati Registar dokumenata (Slika 104)i takoekliknuti
na dugme .
Slika 104 "Registar dokumenata"
U masci Registar dokumenata kada dva puta kliknemo u koloni Naziv
dokumenta na neko od polja, ili kada kliknemo na otvara se maska Podaci o
dokumentu (Slika 105).
Kada kliknemo na (ili ) u masci Registar dokumenata otvara
nam se maska Pregled podreenih dokumenata Slika 106. (ili Pregled nadreenihdokumenataSlika 107.).
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
89/129
I
89
Slika 105 Podaci o dokumentu
Slika 106 Poddokumenta za: ...
7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc
90/129
I
90
Slika 107 Naddokumenta za: ...
2.3.1
Unos teksa
Kada je administrator evidentirao dokument, autor dokumenta moepoetisaunosom teksta. Na prve dve strane dokumenta (procedura i uputstava) autor
dokumenta ne unosi nita, jer sve te podatke popunjava administrator u aplikaciji.Na treoj strani procedure unosi se tekst, redom popunjavajui svaku takuprocedure (Slika 108).
1. Kursor pozicionirati na kraj naslova: 1. Cilj primene
2. Pritisnuti taster
3. Upisati cilj primene npr.
Osiguranje kontinualne sposobnosti proizvodne opreme.....
4. Kursor pozicionirati na kraj naslova:2. Oblast primene
5. Pritisnuti taster
6. Upisati oblast primene npr.
Sva oprema koja ima direktnog uticaja na sposobnost...
7. Pozicionirati kursor na kraj naslova 3.1 Veza sa standardom ISO 9000
(Slika 108)
8. Markirati deo teksta kome treba da se dodeli drugi stil
9. Kliknuti