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Oportunidades em Gestão
Predial
SECRETARIA DE ESTADODA CASA CIVIL
Outubro 2010
2
Gestão de Facilities no Estado do Rio
ESTRUTURA DA APRESENTAÇÃO
Infra-estrutura: histórico precário X esforço de modernização
Projetos para período 2011/2014
Facilities no Governo do Rio: Desafios
Facilities no Governo do Rio: Oportunidades
3
PILARES DE ATUAÇÃO
CASA CIVIL
MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO
INTEGRAÇÃO/ ARTICULAÇÃO INSTITUCIONAL
EMPRESAS SUBORDINADAS
4
MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO
Processos/ Estrutura
Reestruturação Organizacional
EGP-Rio
Sistema de Atos Oficiais
E-DOFS
RPM Digital
GED
Gestão Documental
Novo APERJ
Novo PROCON
Terceirização da frota
RH
Capacitação de servidores
Treinamento de Secretarias e
Órgãos
Controles
Projetos Estruturantes
Urbanização de Favelas
Riosolidário
Convênios – Gestão
Convênios – Adimplência
Planejamento de Convênios –
FIA
PECAM
PRONASCI
EGP-Rio na Internet
Infraestrutura e TI
Rede Governo de Telefonia
Edifício Anexo
APERJ
Depósito Público
Rio Solidário
Brocoió
Palácio Guanabara
Palácio Laranjeiras
Heliponto
Informática
Telecomunicações
5
Estrutura Organizacional
SITUAÇÃO ANTERIOR
Estrutura racional com clareza das atribuições de cada área
Redução de 125 cargos em comissão
Revisão das competências individuais e das funções exercidas
Revisão da estrutura da Casa Civil com o apoio da consultoria
PriceWaterhouseCoopers
Excesso de servidores, servidores sem função definida e servidores
com baixo índice de produtividade
AÇÃO
PRINCIPAIS GANHOS
6
Sistema de Atos Oficiais do Executivo - SAOE
SITUAÇÃO ANTERIOR
Rápido acesso às informações (via web) tanto por servidores quanto
pela população
Redução do manuseio de papéis
Maior integridade dos documentos devido à sua digitalização
Liberação de espaço físico
Digitalização dos Decretos e implantação do SAOE
Alto tempo gasto para recuperação do conteúdo dos Decretos/ Atos
Consulta manual e altamente ineficiente
Gestão de altos volumes de papel
AÇÃO
PRINCIPAIS GANHOS
7
e-DOFS
SITUAÇÃO ANTERIOR
Implementado na rede governo o sistema de envio de documentos oficiais, via web, com a publicação eletrônica do D.O. /poder executivo disponível na internet
Redução na Casa Civil, de 23 para 5 servidores atuando na preparação das publicações
Melhoria da eficiência na Casa Civil e nos órgãos emissores Redução do tempo de preparo e envio para publicação
Implantação do e-DOFS
Processo de envio de matérias para publicação no D.O. altamente ineficiente
Servidores trabalhando durante a madrugada
Trabalho executado de forma manual/ artesanal
Emprego de recursos desnecessários (veículos, motoristas)
AÇÃO
PRINCIPAIS GANHOS
8
RPM Digital – RH
SITUAÇÃO ANTERIOR
Agilidade na consulta e resposta aos órgão e servidores interessados
Maior eficiência operacional (maior produtividade)
Redução do manuseio e guarda de papéis
Liberação de espaço físico
Implantação de consulta via web (RPM Digital)
Emissão mensal de relatório de pagamento impresso em papel
Tempo excessivo para prover informações aos interessados
Acúmulo de altos volumes de papel
AÇÃO
PRINCIPAIS GANHOS
9
Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED
SITUAÇÃO ANTERIOR
Acelerar o processo de tomada de decisões: acesso instantâneo e simultâneo às
informações, via web, com segurança e confiabilidade, por meio do uso de certificação
digital, controle de acesso, assinatura eletrônica e criptografia;
Controlar o fluxo de documentos com o acompanhamento automático (on-line) das ações a
serem executadas em cada documento e permitir auditoria interna e externa;
Melhorar Serviço/Reduzir prazo de atendimento de solicitações de servidores e cidadãos
Evitar prejuízos legais, fiscais ou de retrabalho originados pela imprecisão, desatualização
ou perda da informação, aprimorando a segurança das informações vitais
Abertura de Licitação (01/03/2010) para implantação do “Processo
Digital”
Dados relativos a processos administrativos fragmentados, replicados
e espalhados por diversos órgãos
Alto custo devido a tramitação física dos processos administrativos
AÇÃO
PRINCIPAIS GANHOS
10
Gestão Documental
SITUAÇÃO ANTERIOR
Permitir o acesso aos processos administrativos do Estado de forma
organizada, rápida e protegida
Redução do volume de processos administrativos cuja guarda é desnecessária
Fortalecimento de mecanismos de transparência administrativa e de
comunicação
Criação e treinamento de comissões de gestão de documentos de 115 órgãos e
entidades (Decreto 42.002)
Publicação da Lei Estadual 5.562 que institui a Política Estadual de Arquivos.
Ausência de gestão e controle sobre os processos administrativos
Alto tempo de resposta para recuperação e tramitação de informações e
documentos
Perda da memória organizacional (demissões ou reestruturações)
AÇÃO
PRINCIPAIS GANHOS
11
Novo APERJ
SITUAÇÃO ANTERIOR
Oferecer à população novas e modernas instalações com adequadas condições de atendimento e consulta à documentação pública
Recuperar e destacar, por meio do memorial do RJ, a memória do Estado atuando em 7 temas: Introdução / Nossa Identidade / Nossa Terra / Nossa Cultura / Nossa Sociedade / Nossa Memória e Nossa História
Oferecer aos órgãos do Estado suporte técnico adequado
Projeto de modernização e construção do novo APERJ
Instalações degradadas e sem condições para atendimento adequado
às necessidades dos órgãos e da população
AÇÃO
PRINCIPAIS GANHOS
12
Frota de Veículos
SITUAÇÃO ANTERIOR
Disponibilização de veículos novos para serviço e representação em
substituição aos veículos antigos
Terceirização da Manutenção
Economia da ordem de R$ 1,4 milhão/ ano (INDG)
Terceirização da frota e da oficina
Veículos antigos ocasionando elevadas despesas com manutenção
Desvio de função dos servidores empregados na manutenção
Necessidade de manter estoque de peças
AÇÃO
PRINCIPAIS GANHOS
13
Rede Governo de Telefonia Integrada
SITUAÇÃO ANTERIOR
Redução de R$ 88 milhões/ ano para R$ 9 milhões/ ano (- 90%) na
conta de telefonia do Estado
Conhecimento pleno da planta de telefonia do Estado
Integração fixo/móvel (fale a 5 dígitos) sem custo
Gestão das contas com controle da despesa por ramal
Licitação das redes de telefonia móvel e fixa do Estado
Inexistência de controle da planta de telefonia do Estado
Prestação do serviço sem licitação
Ausência de gestão das contas de telefonia
AÇÃO
PRINCIPAIS GANHOS
14
Reforma do Prédio Anexo
SITUAÇÃO ANTERIOR
Instalações modernas, com condições de trabalho adequadas
(espaço, recursos, ergonomia)
Motivação e valorização do servidor público
Aumento da sinergia e interação entre os servidores
Retrofit do prédio anexo do complexo do Palácio Guanabara, com
disponibilização de moderna infraestrutura
Instalações em péssimo estado de conservação com áreas
degradadas oferecendo risco de sinistro aos servidores
AÇÃO
PRINCIPAIS GANHOS
15
Palácio Guanabara
SITUAÇÃO ANTERIOR
Preservação de patrimônio cultural
Possibilidade de visitação pública
Recuperação das áreas degradas, oferecendo aos servidores
melhores condições de trabalho
Projeto de restauração do Palácio Guanabara
Instalações degradadas, necessitando de conservação em áreas
críticas como telhados , encosta e infra estrutura elétrica
AÇÃO
PRINCIPAIS GANHOS
16
Palácio Laranjeiras
SITUAÇÃO ANTERIOR
Conservação do patrimônio
Melhores condições de trabalho
Correção de problemas da instalação existente
Instalação de novos equipamentos para climatização
Climatização insuficiente, causando desconforto aos usuários e
visitantes
AÇÃO
PRINCIPAIS GANHOS
17
Reformas
SITUAÇÃO ANTERIOR
Órgãos que sofreram reforma:
Arquivo Público – APERJ;
Depósito Público – DDPERJ;
Residência de verão da ilha de Brocoió;
Rio Solidário.
Reformas
Órgãos com instalações degradas, necessitando de conservação em
áreas críticas como telhados e infraestrutura
AÇÃO
PRINCIPAIS GANHOS
18
Heliponto Guanabara
SITUAÇÃO ANTERIOR
Segurança à decolagem e pouso das aeronaves
Atendimento às normas da ANAC
Conforto e segurança aos usuários
Reforma
Instalações degradas, necessitando de conservação em áreas críticas
como pista de pouso e encosta
AÇÃO
PRINCIPAIS GANHOS
19
Informática – Casa Civil
SITUAÇÃO ANTERIOR
Modernização de todos os computadores e instalação de máquinas
para todos os servidores
Atualização dos softwares (sistema operacional e aplicativos)
Uso de tecnologias mais modernas (central de fax via PC, pool de
impressão à laser, rede sem fio)
Reestruturação da Assessoria de Informática
Equipamentos obsoletos e em quantidade insuficiente
Softwares desatualizados e sem suporte técnico
Uso de tecnologias ultrapassadas ou de soluções domésticas
AÇÃO
PRINCIPAIS GANHOS
20
PROJETOS 2010/2014
2010
20112012
20132014
21
Projetos 2010/2014
Novo APERJ Conclusão da construção do prédio do arquivo e do memorial do RJ
Novo PROCON-RJ Implantação do novo órgão
Gestão Documental
Implantação do Programa de Gestão de Documentos do Governo do
Estado do RJ
GED Consolidação dos 4 processos piloto
Casa Civil – Nomeação e Exoneração SEPLAG – Cadastro de veículos / Solicitação de combustíveis SEFAZ – Processo Administrativo de Tributação
Ampliação do uso da ferramenta por meio da integração das demais
entidades da administração pública direta e indireta
22
Projetos 2010/2014
Sala de Situação Implantação de sala de decisão para secretariado e portal com
indicadores e informações estratégicas
Palácio Laranjeiras Conclusão das obras de restauração
Jogos Olímpicos de 2016 Coordenação dos projetos dos Jogos Olímpicos na Casa Civil
Copa do Mundo de 2014 Coordenação dos projetos da Copa do Mundo na Casa Civil
Projetos 2010/2014
Projeto Transparência
Ferramenta de avaliação dos recursos repassados através de
convênios firmados com o Governo Estadual
e-trainning Desenvolvimento de projeto de treinamento via internet
Programa Ações Integradas
SENAD
Coordenação da Implementação do Programa Federal de combate ao
uso de drogas, no Estado
23
Infovia.RJ 2.0 Nova Rede Governo com facilidade para videoconferência, ensino à
distância e telemedicina
Desafios na Gestão Predial
GovernançaAusência de um líder com a autoridade para forçar mudanças nos ÓrgãosAusência de liderança engajada na execuçãoPerda de poder daqueles que irão deixar de controlar recursos
Visão estanque
Foco no atingimento de objetivos individuais/departamentaisOs benefícios são distribuídos de forma irregular ou centralizados; portanto, não há incentivos para que os Órgãos participemPouco Incentivo para que haja comprometimento com as necessidades do Órgão
Recursos humanos
Política trabalhista (ninguém perde o emprego)Redução de quadro de pessoal baseado na antiguidadeDificuldade de alinhar indivíduos às melhores práticas
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Orçamento Poucos recursos para investir em modernização da gestão
Setor Público: Por que a maioria dos esforços para inovar são mal sucedidos
Desafios na Gestão Predial
Projeto Piloto Casa Civil
Desenvolvimento de Modelo de Gestão predial para a Casa Civil (6
diferentes locais; 8 imóveis de porte e complexidade consideráveis)
Modelo Estadual de Gestão
Predial
Desenvolvimento de projeto de Gestão Predial para mais de 1600
escolas, inúmeros hospitais, delegacias, prédios públicos, etc.
Modelo de Gestão
imobiliária
Desenvolvimento de modelo de gestão dos milhares de imóveis
Estaduais (de uso, para renda, para alienação)
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Oportunidades na Gestão Predial
Carteira de imóveis
Estimada em mais de 6 mil imóveis, com cadastro, gestão e manutenção deficiente
Modelo Estadual de Gestão
Predial
Implementação de melhores práticasGestão baseada em indicadores e metasDisseminação de novo modelo para demais esferas de governo
Modelo de Gestão
imobiliáriaInventário atualizadoOtimização do portfólio: venda, locação, uso próprio
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Abordagem MBCMão na massaMelhoria da gestão de recursos no setor públicoDesenvolvimento de novo e promissor mercado para facilities
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Dúvidas
Marco Antonio Horta PereiraSubsecretário de Estado – Casa Civil21 2334-3133 [email protected]