OPPM - Presentation_Phong

CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN THE ONE-PAGE PROJECT MANAGER

Trình bày: Đặng Thế Phong

Date: 09/01/2009

CÔNG TY TNHH THIÊN VIỆT

NHỮNG THÁCH THỨC KHI QUẢN LÝ DỰ ÁN

Lập kế hoạch: không đủ chi tiết, không sát với thực tế

Viết báo cáo: không đúng trọng tâm, không mang tính tổng quát, người xem báo cáo khó nắm bắt thông tin

Mất phương hướng...

Không biết trạng thái của dự án...

TÌNH HUỐNG:”......”

Vậy bạn phải làm gì???

Bạn sẽ gạt tất cả các công việc khác lại và dành toàn bộ thời gian của bạn

cũng như của những người khác trong nhóm để tập trung vào làm báo cáo.

Bạn sẽ tự làm nó với tất cả khả năng của mình và cầu nguyện yêu cầu của

LĐ sẽ thay đổi bởi 1 nguyên nhân khách quan ngay trước thời điểm bạn

phải nộp báo cáo.

KHÔNG, BẠN SẼ KHÔNG LÀM NHƯ VẬY, ĐÓ KHÔNG PHẢI LÀ CÁCH LÀM CỦA BẠN !

Có một giải pháp tuyệt vời cho bạn !

Đó chính là OPPM

OPPM giúp bạn hoàn thành báo cáo một cách nhanh chóng, dễ dàng và

mang lại hiệu quả một cách tổng quát cao nhất. Tất cả các thông tin mà LĐ

bạn cần đều được tổng hợp chỉ trong một trang giấy bằng cách sử dụng

trực quan, biểu đồ đơn giản nhất để ngay cả từ những người trong ban lãnh

đạo bận đến mấy và cả những thành viên trong nhóm khi xem qua đều có

thể nắm bắt và hiểu được các thông tin cơ bản nhất của dự án. Biết được

tình trạng chung của dự án.

Với chỉ 1 trang bạn có thể mang đến các thông tin tổng quát nhất của dự án

Một điều kỳ diệu - không: ĐÓ LÀ SỰ THẬT, LÀ HIỆN THỰC

Vậy OPPM là gì?

OPPM - One Page Project Manager

OPPM là một công cụ hoặc một bản báo cáo của người Quản lý dự án.

Công cụ giúp cho người quản lý biết được trạng thái của dự án .

Công cụ này giúp cho người quản lý biết lúc nào cần phải thúc đẩy và kiểm

soát nhiệm vụ của từng người trong các công việc được giao.

OPPM sử dụng biểu đồ và mầu sắc để làm nổi bật, tạo ra các liên kết các

hạng mục, các phần việc trong dự án giúp cho người quản lý dễ dang biết

được trạng thái (ca về thời gian và chi phí).

5 THÀNH PHẦN CHÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN:

TASKS (Nhiệm vụ): HOW?

OBJECTIVES (Mục tiêu): What? Why

TIMELINE (Thời gian): When?

COST(Chi phí): How much?

OWNER (Người thực hiện): Who?

12 Bước để tạo nên một OPPM

Project Leader: Clark Campbell Project: Automated Distribution Center (ADC) Date: 12/01/94

Major Tasks1 Award Contracts A2 Site Demolition A B3 System Software Design B A B4 Computer Hardware Specifications A5 Workstation Design B C A6 Parking and Landscape A B7 Footings and Foundations A8 Columns and Beams A9 Roof Cap A10 Main Floor Finish A C B11 Exterior and Glass A B12 Computer Hardware Installed B A C13 Rack Installed B A B14 Automated Cranes Installed B A B B15 Conveyors Installed B A B B16 Software Designed and Installed B A B17 User Training A C B18 Mezzanine Floor Finish A B B19 Work Station and Furniture B B A

Project Objective: Reengineer Distribution - 30% ROIProject Completed By: Dec. 31, 1995 Owner / PriorityObjectives

STEP 1

20 Worker Transition B A21 Inventory Transfer A B B22 Staffing B A

A Internal Software Operational; A BB External Software Operational; B AC Integration Software Operational; B A BD Full Consolidation Operational B A BE Go Live On Time A A A A

May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

Peop

le D

eplo

yed

Target Dates Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

Major Tasks

Objectives Building $6.0 MillionCosts

System $3.0 Million

Summary & Forecast People $0.5 Million

May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

Peop

le D

eplo

yed

Target Dates

The ADC Project is scheduled to start January 1, 1995 and be completed by December 31, 1995.It will cost $10 Million dollars and will deliver an initial ROI of 30%.

Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

S

12steps Step 1 09-01-09 10:29 AM Copyright OC Tanner 2007

BƯỚC 1: XÂY DỰNG TIÊU ĐỀ

Tên dự án

Tên người quản lý dự án

Mục tiêu dự án

Ngày hoàn thành dự án.






May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

Peop

le D

eplo

yed

Target Dates Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

Major Tasks


System $3.0 Million


May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

Peop

le D

eplo

yed

Target Dates


Dav

e

Den

nis

Jul-9

5


BƯỚC 2: CÁC THÀNH VIÊN THAM GIA DỰ ÁN

Tên các thành viên tham gia dự án

Tên các thành viên khác liên quan




STEP 320 Worker Transition B A21 Inventory Transfer A B B22 Staffing B A


May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

Peop

le D

eplo

yed

Target Dates Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

Major Tasks


System $3.0 Million


May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

Peop

le D

eplo

yed

Target Dates


Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

ST


BƯỚC 3: KHỐI MA TRẬN

Khối nên móng của OPPM

Trung tâm kết nối của tất cả các thành phần của dự án

Là trọng tâm để hướng dẫn bạn từ điểm đầu đến điểm cuối của dự án




EP 420 Worker Transition B A21 Inventory Transfer A B B22 Staffing B A


May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

Peop

le D

eplo

yed

Target Dates Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

Major Tasks


System $3.0 Million


May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

Peop

le D

eplo

yed

Target Dates


Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

STEP


BƯỚC 4: MỤC TIÊU DỰ ÁN

Là những gì đặc trưng, không phải là những điều chung chung

Không quá phức tạp rắc rối

Hữu hình, có thể đo được và có thể kiểm tra xác minh được

Mức độ vừa phải, có thách thức

Có tính hiện thực và có khả năng đạt được

Được đề ra trong phạm vi nguồn lực giới hạn

Phù hợp với nguồn lực có sắn hoặc đã được lường trước

Phù hợp với kế hoạc tổ chức, xã hội và pháp luật.




STEP 5



May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

Peop

le D

eplo

yed

Target Dates Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

Major Tasks


System $3.0 Million


May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

Peop

le D

eplo

yed

Target Dates


Dav

e

Den

nis

Jul-9

5


BƯỚC 5: CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH CỦA DỰ ÁN

Phân tích, mổ xẻ các nhiệm vụ chính của dự án

Sắp xếp các nhiệm vụ tuần tự theo công việc dự án

Trong một nhiệm vụ chính có thể có nhiều hạng mục nhỏ

Các nhiệm vụ phải có tính cụ thể, có thể đo được

Chỉ cần nêu đủ, không nên nêu quá nhiều nhiệm vụ chính.



Project Objective: Reengineer Distribution - 30% ROIObjectives Project Completed By: Dec. 31, 1995 Owner / Priority

STEP 6



Peop

le D

eplo

yed

Target Dates Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

Major Tasks


System $3.0 Million


Peop

le D

eplo

yed

Target Dates


Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s


BƯỚC 6: LIÊN KẾT NHIỆM VỤ VÀ MỤC TIÊU

Kiểm tra lại một lần nữa các nhiệm vụ và mục tiêu của dự án

Tìm ra từng nhiệm vụ phục vụ cho mục tiêu nào

Một mục tiêu có thể gồm nhiều nhiệm vụ cấu thành




STEP 720 Worker Transition B A21 Inventory Transfer A B B22 Staffing B A


Peop

le D

eplo

yed

Target Dates Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

Major Tasks


System $3.0 Million


Peop

le D

eplo

yed

Target Dates


Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

ST


BƯỚC 7: MỐC THỜI GIAN

Ước lượng tổng thời gian cho toàn bộ dự án

Phân tích thời gian cho từng nhiệm vụ

Thời gian cho từng nhiệm vụ phải phù hợp (không quá ngắn hoặc quá dài)

Cần thảo luận chung với cả nhóm để có điều chỉnh hợp lý

Mốc thời gian có thể ngắn hoặc dài tùy vào tính chất dự án (ngày, tuần, tháng)






Peop

le D

eplo

yed

Target Dates Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

Major Tasks


System $3.0 Million


Peop

le D

eplo

yed

Target Dates


Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

STEP 8


BƯỚC 8: LIÊN KẾT NHIỆM VỤ VÀ MỐC THỜI GIAN

Kiểm tra lại mốc thời gian một cách cẩn thận

Quyết định thời gian cho mỗi nhiệm vụ

Khi nhiệm vụ kết thúc sẽ được đánh dầu bằng một hình tròn màu đen.




P 920 Worker Transition B A21 Inventory Transfer A B B22 Staffing B A


May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

Peop

le D

eplo

yed

Target Dates Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

Major Tasks


System $3.0 Million


May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

Peop

le D

eplo

yed

Target Dates


Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

STEP 9


BƯỚC 9: LIÊN KẾT NHIỆM VỤ VÀ NGƯỜI THỰC HIỆN

Một nhiệm vụ có thể gồm nhiều người thực hiện

Một người có thể đảm trách nhiều nhiệm vụ

Mỗi một nhiệm vụ, người phụ trách được đánh dấu A, những người cùng tham gia được đánh dầu B

Cần phân công nhiệm vụ phù hợp cho từng người thực hiện

Cùng thảo luận để có sự điều chỉnh hợp lý nhất






Peop

le D

eplo

yed

Target Dates Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

Major Tasks


System $3.0 Million


Peop

le D

eplo

yed

Target Dates


Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

STEP 10


BƯỚC 10: CÁC NHIỆM VỤ MỤC TIÊU

Gồm các nhiệm vụ mục tiêu và nhiệm vụ chất lượng

Thông thương là các hạng mục chính của dự án cần đạt được

Liên kết với người chịu trách nhiệm cho mỗi mục tiêu






Peop

le D

eplo

yed

Target Dates Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

Major Tasks


System $3.0 Million


Peop

le D

eplo

yed

Target Dates


Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

STEP 11


BƯỚC 11: CHI PHÍ

Kiểm soát chi phí dự án

So sánh với ngân sách dự án để có điều chỉnh hợp lý






Peop

le D

eplo

yed

Target Dates Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

Major Tasks


System $3.0 Million


Peop

le D

eplo

yed

Target Dates


Dav

e

Den

nis

Jul-9

5

Build

ing

Com

plet

e

Syst

ems

Ope

ratio

nal

Way

ne

Feb-

95

Mar

-95

Oct

-95

Apr-9

5

Jan-

95

May

-95

Sep-

95

Jun-

95

Nov

-95

Aug-

95

Dec

-95

Klau

s

STEP 12


BƯỚC 12: TỔNG HỢP VÀ DỰ ĐOÁN

Đánh giá về tình trạng dự án

Ghi lại những tồn tại và hướng giai quyết

Nhận định phương hướng hoạt động dự án trong thời gian tiếp theo

THANK YOU!

Documents

OPPM - Presentation_Phong