OPTIMASI PENDISTRIBUSIAN PRODUK DENGANMENGGUNAKAN DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNINGBERDASARKAN NILAI SCRAP FACTOR DAN BULLWHIPEFFECT

I. PENDAHULUANA. Latar Belakang

Persediaan merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam kegiatanpemasaran dan pengaruhnya sangat besar bagi perusahaan karena dengan adanyaperencanaan dan pengaruh persedian yang baik maka perusahaan tidak perlu merasakhawatir mengenai persediaan untuk memenuhi kebutuhan permintaan konsumen.Sehingga besar kecilnya keuntungan perusahaan juga dipengaruhi oleh jumlahpersediaan produk yang digunakan untuk memenuhi permintaan konsumen. Olehkarena itu perusahaan harus merencanakan dengan baik kebutuhan akan permintaankonsumen melalui pendistribusiaan produk yang baik dengan penyediaan produkyang sesuai dan juga terkadang perusahaan sering mengalami permintaan yangfluktuatif juga dari beberapa jenis barang, sedangkan permintaan dari konsumenkeoutlet masih stabil ini dinamakan dengan Bullwhip Effect. Jika perusahaan tidakmampu memenuhi kebutuhan konsumen dan masih terjadi Bullwhip Effect makaperusahaan akan mengalami kehilangan kepercayaan dari konsumen, permintaan. jikaterjadi kelebihan stock persediaan maka perusahaan akan mengalami penambahanbiaya untuk pengolahan inventori. Untuk itu perencanaan persediaan harus dikeloladengan baik dan optimal dan dalam hal ini kita dapat menggunakan metodeDistribution Requirement Planning dan pengurangan terjadinya Bullwhip Effect.

Distribution Requirement Planning membahas mengenai bagaimanamerencanakan kebutuhan persediaan yang sesuai agar pendistribusian produk dari

pabrik kekonsumen dapat berjalan dengan lancer. Distribusi berkaitan denganstruktur distribusi fisik dan struktur pemasaran. Dimana dalam pengolahanpendistribusian produk untuk menentukan jadwal waktu pendistribusiaan, jumlah,dan lokasinya, maka akan digunakan DRP (Distribution Requirement Planning).Permasalahan DRP ini berkaitan dengan distribusi fisik produk ini melalui berbagaititik distribusi yang ditempatkan secara geografis. Dimana titik distribusi bisameliputi fasilitas manufaktur, pusat distribusi, dan distributor. Karena keinginankonsumen pada tiap lokasi berbedabeda maka perlu juga dipertimbangkanberdasarkan kriteria seperti biaya, tingkat kepuasan pelanggan yang diinginkan, danefisiensi operasi distribusi, sedangkan pengurangan Bullwhip Effect berguna untukmengetahui permintaan yang fluktuatif dari berbagai produk.

Dengan adanya perubahaan manajemen persediaan produk diharapmengurangi adanya kelebihan atau kekurangan persediaan. Hal tersebut akanmengurangi profit lebih bagi perusahaan karena dapat mengurangi biayabiaya padapersediaan. Dan persediaan produk untuk pendistribusian dapat memenuhi setiaplokasi distribusi sesuai dengan keinginan atau pesanan dan tepat waktu.

Dengan landasan inilah penulis mencoba mengambil dan menjadikan objekdalam penulisan Tugas Akhir dengan judul " OPTIMASI PENDISTRIBUSIANPRODUK DENGAN MENGGUNAKAN DISTRIBUTION REQUIREMENTPLANNING BERDASARKAN NILAI SCRAP FACTOR DAN BULLWHIPEFFECT DI OUTLET AMANDA TAMALANREA MAKASSAR.

B. Perumusan MasalahBerdasarkan uraian latar belakang masalah, maka dapat dirumuskan permasalahan

dari penelitian yang dilakukan yaitu:1. Berapa jumlah produk yang perlu disediakan pada periode yang akan datang2. Kapan produk tersebut harus sudah tersedia3. Metode pemasaran apa yang dapat mengurangi biaya persediaan4. Berapa besarnya amplifikasi permintaan (bullwhip effect)5. Berapa banyak retur (scrap factor) yang keluar selama distribusi

C. Batasan MasalahPembatasan masalah bertujuan untuk memfokuskan dan memeperjelas tujuan

penelitian yang akan dilaksanakan. Batasan masalah dalam penelitiaan ini sebagaibeikut:

1. Penelitian dikhususkan pada produk yang dihasilkan oleh Outlet AmandaTamalanrea, Makassar

2. Peramalan penjualan dilakukan untuk 3 periode (dalam bulan) yaitu bulanOktober - Desember 2013

3. Penelitian tertuju pada satu jenis produk.4. Penelitian hanya dibatasi untuk satu distributor/outlet5. Perhitungan rencana penjualan produk akan menggunakan software winQSB,

perhitungan rencana pemesanan akan menggunakan metode EOQ dan POQ

sedangkan rencana pemenuhan produk di gudang cabang danpendistribusiannya kesetiap outlet menggunakan DRP.

D. Tujuan PenelitianTujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:1. Menentukan persediaan produk pada periode yang akan datang untuk lokasi

distribusi2. Menentukan waktu yang tepat untuk menyediakan produk3. Menetukan metode pemasaran yang terbaik untuk megurangi biaya persediaan4. Menetukan metode Lot Sizing apa yang dapat meminimalkan biaya5. Menghitung Bullwhip Effect yang terjadi pada perusahaan6. Mengetahui berapa banyak produk yang diretur untuk periode yang akan

dating dengan menggunakan scrap factor.E. Manfaat Penelitaan

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:1. Memberikan alternatif pemecahan masalah yang berkaitan dengan penetuan

kebutuhan produk pada lokasi distribusi.2. Dapat memberikan masukan pemikiran terhadap permasalahan yang dihadapi

perusahaan terutama teknik perencanaan bdistribusi produk.3. Mendapat kuantitas produk yang sesuai yang dibutuhkan sesuai dengan

permintaan konsumen sehingga tidak terjadi kekosongan produk di took.4. Dapat memperoleh waktu yang tepat untuk menyediakan produk pada saat

dibutuhkan oleh lokasi pendistribusian.

5. Mengetahui berapa Bullwhip Effect yang keluar6. Mengetahui berapa banyak produk yang akan diretur.

II. LANDASAN TEORIA. Persediaan

Defenisi persediaan menurut Arman Hakim Nst (2003) adalah sumber dayamenggangur yang menunggu proses lebih lanjut berapa kegiatan produksi padasystem manufaktur, kegiatan pemasaran pada sistem distribusi ataupun kegiatankonsumsi pada setiap rumah tangga. Persediaan terdiri dari beberapa tipe

1. Persediaan bahan baku adalah item yang dibeli dari para supplier untukdigunakan sebagai input dalam proses produksi. Bahan baku ini akanditransformasikan menjadi produk akhir.

2. Persediaan barang dalam proses atau barang setengah jadi adalah persediaanyang telah mengalami proses produksi akan tetapi masih diperlukan proses lagiuntuk mencapai produk jadi. Contohnya roti yang siap dipanggang padaperusahaan roti.

3. Persediaan barang jadi adalah persediaan produk akhir yang siap untuk dijual,didistribusiakan ataupun disimpan. Contohnya roti yang telah dikemas.

Adapun tujuan diadakannya persediaan adalah (Zulian Yamit, 2003) :a. Untuk memberikan layanan yang terbaik pada pelanggan.b. Untuk memperlancar proses produksi.c. Untuk megatisipasi kemungkinan terjadi kekurangan persediaan (stockout).d. Untuk menghadapi fluktuasi harga.

Terdapat lima kategori biaya yang dikaitkan dengan keputusan persediaan yaitu1. Biaya pemesanan (order cost) adalah biaya yang dikaitkan dengan usaha untuk

mendapatkan bahan dari luar. Sifat biaya pemesanan ini adalah semakin besarfrekuensi pembelian semakin besar biaya pemesanan.

2. Biaya penyimpanan (carrying cost) beberapa studi menunjukan bahwa biayapenyimpanan berkisar 35% dari nilai persediaan. Sifat biaya penyimpananadalah semakin besar biaya pembeliaan bahan semakin kecil biayapenyimpanan.Komponen utama biaya simpan adalah :a. Biaya Modal.

Meliputi : opportunity cost, atau biaya modal yang diinvestasikan dalampersediaan, gedung, dan peralatan yang diperlukan untuk mengandalkandan memelihara persediaan.

b. Biaya Simpan.Meliputi : biaya sewa gedung, peralatan dan perbaikan bangunan, listrik,gaji personel keamanan, pajak dan asumsi peralatan, biaya penyusutan danperbaikan peralatan.

c. Biaya Resiko.Meliputi : biaya keuangan, asuransi persediaan, biaya susut secara fisik danresiko kehilangan.

3. Biaya kekurangan persediaan, terjadi apabila persediaan tidak tersediadigudang ketika dibutuhkan untuk produksi atau ketika langganan

memintanya. Meliputi biaya penjualan atau permintaan yang hilang, biayayang dikaitkan dengan proses pemesanan kembali.

4. Biaya yang dikaitkan dengan kapasitas, terjadi karena perubahan dalamkapasitas produksi dalam rangka memenuhi fluktuasi dalam permintaan.Biaya ini dapat berupa biaya kerja lembur, latihan tenaga kerja baru dan biayaperputaran tenaga kerja.

5. Biaya bahan atau barang adalah harga yang harus dibayar atas item yangharus dibeli. Biaya ini akan dipengaruhi oleh besarnya diskon yang diberikanoleh supplier.

Penggolangan persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menurutbeberapa cara. Berdasarkan faktorfaktor fungsinya, macam persediaan terdiri dari:

a. Persediaan pengaman (safety stock/buffer stock) merupakan persediaan yangdilakukan untuk mengantisipasi umur ketidakpastiaan permintaan danpenyediaan. Apabila persediaan pengaman tidak mampu mengantisipasitersebut akan kekurangan persediaan (stockout).

b. Persediaan antisipasi (anticipacion stock) adalah persediaan yang dilakukanuntuk menghadapi fluktuasi permintaan yang sudah dapat diperkirakan.

c. Persediaan dalam pengiriman ( transit stock / work in process stock) adalahpersediaan yang masih dalam pengiriman atau transit.Untuk memasarkan barang dan jasanya, sehingga produk tersebut dapat

sampai ditangan konsumen sasaran dalam jumlah dan jenis yang dibutuhkan, padawaktu diperlukan dan ditempat yang tepat.

Masalahmasalah yang sering muncul dalam sistem distribusi adalah:1. Inventori terlalu banyak.2. Inventori pada lokasi yang salah.3. Pelayanan costumer yang tidak memuaskan.4. Kehilangan penjualan dikarenakan kekurangan persediaan produk.

Fungsi persediaan secara garis besarnya dibagi kedalam :a. smothing out irregularities in supply yakni cara yang ditempuh untukmemenuhi kebutuhan bahan secara terus menurus dimana supplainya bersifatrnusiman. Jadi untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan makadiperlukan persediaan yang besar jumlahnya pada saat supply barang itu ada.Contohnya adalah tembakau yang hanya dihasilkan pada musim tertentu,padahat produksi rokok tidak pernah berhenti.

b. Buying or producing in lets or batcher, yakni pengadaan persediaan secarabesar-besaran dengan jalan memproduksi atau membeli dari luar perusahaan.

c. Allowing organization to cope with perishable materials, yakni bila bagiantertentu dari bahan yang dihasilkan supplainya bersifat musiman dan untukmenjaga agar persediaan berguna bagi kelancaran operasi perusahaan, makapada saat terjadinya supplay bahan tersebut di lakukanlah pengadaan secarabesar-besaran.

d. Storing labour, yaitu pengadaan persediaan dalam bentuk barang jadi, secarabesar-besaran karena permintaannya datang secara tiba-tiba dan dalam jumlahyang besar pula. Dalam pengadaan persediaan yang besar itu, juga tersimpan

sejumlah tenaga kerja sehingga kalau permintaan barang tersebut datang, dapatdipenuhi tanpa menunggu proses pengerjaan lain.

Sedangkan kegunaan dengan adanya persediaan menurut Sofyan Assauri (1999,hal. 170) sebagai berikut :

1. Menghilangkan risiko keterlambatan datangnya barang atau bahanbahanyang dibutuhkan perusahaan.

2. Menghilangkan resiko dari material yang dipesan tidak baik sehingga dapatdikembalikan.

3. Untuk menumpuk bahan-bahan yang dihasilkan secara musiman sehinggadapat digunakan bila bahan tersebut tidak ada dalam pasaran.

4. Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan atau menjamin kelancaranproses produksi.

5. Mencapai penggunaan mesin yang optimal.6. Memberikan pelayanan (service) kepada langganan dengan sebaik-baiknyadimana keinginan langganan pada suatu waktu dapat dipenuhi ataumemberikan jaminan tetap tersedianya barang tersebut.

B. Sistem Tarik dan Sistem DorongSistem manajemen distribusi inventori dapat diklasifikasikan sebagai sistem tarik

(pull sytem) dan sistem dorong (push system). Adalah bahwa setiap pusat distribusimengelola inventori yang dimiliknya dengan menggunakan metode pengendalianinventori konversional. Setiap pusat distribusi pada tingkat lebih rendah menghitungkebutuhannya dan kemudian memesan dari pusat distribusi pada tingkat lebih tinggi.

Dengan demikiaan, produk ditarik dari pabrik melalui struktur jaringan distrbusi,dipesan melalui pesanan pengiriman kembali dari lokasi stok yang secara langsungmemasok kebutuhan pelanggan. Sedanghkan dalam sistem dorong, control (pushsystem). Central warehouse memutuskan apa yang harus dikirim (push) keregionalwarehouses.Keputusankeputusan yang berkaitan dengan : apa, berapa, banyak, kapan dandimana mengirim produkproduk itu dibuat dari lokasi pusat. Sistem dorongmempertimbangkan kebutuhan total yang di proyeksikan dari semua warehouses,inventori yang tersedia pada regional dan central warehouses, inventori dalampengangkutan, schedule receipt dari sumber (pabrik atau pemasok), dan menentukankuantitas yang tersedia untuk tiap warehouses. Alokasi ini dikendalikan secaraterpusat dengan memperhatikan kriteria seperti : jadwal pengiriman, dan factor-faktorkompetisi lainnya. (Vincent Gaspers, 1998).

DRP dapat disebut push system, walaupun ada juga yang menyebut sebagaiadvance pull system. DRP menggunakan teknik titik pesanan kembali berbasis waktuuntuk mencerminkan permintaan dan rencana pesan yang akan datang disemuatingkatan sistem distribusi.Beberapa hal yang dipertimbangkan oleh perusahaan dalam mendistribusikanproduknya antara lain: (Fogarty dkk, 1991).

a. Fasilitas.b. Transpotasi.c. Frekuensi kehilangan persediaan.

d. Modal yang ditanam dalam perusahaan.e. Komunikasi dan pemosresan data.

C. Distribusi Requirement Planning (DRP)DRP merupakan suatu rencana kebutuhan distribusi produk yang dilakukan dari

pihak produsen kepada konsumen atau juga dari pihak distributor kepada pengecer.Persediaan produk oleh banyak perusahaan dianggap sangat perlu, karena adanyafluktuasi permintaan sehingga menyebabkan kehilangan penjualan. Salah satu caradapat menyelesaikan masalah pengendalian persediaan adalah perencanaankebutuhan distribusi atau dikenal dengan Distribusi Requirement Planning (DRP).DRP menyediakan informasi yang dibutuhkan distribusi dan manajemen manufakturuntuk mengefektifkan alokasi persediaan dan kapasitas produksi sehingga pelayananterhadap konsumen dapat ditingkatkan dan biaya penyimpanan persediaan dapatdikurangi. (Ricard J Tersine, 1994).

DRP dalam saluran distribusi fisik menawarkan sebuah alternatif denganbeberapa keuntungan dibanding dengan metode tradisional pull systemkeuntungankeuntungan tersebut adalah :

1. Adanya semacam information base yang dibuat untuk seluruh saluranproduksi/logistik, hal ini memungkinkan perencanaan pada setiap saluran.

2. Konsep DRP kompatibel dengan penggunaan MRP di pabrik. Sejak DRPmenunjukan perencanaan pengiriman yang akan datang, pengambilankeputusan dibantu dengan perencanaan kapasitas, transpotasi, penjadwalan

kendaraan dan pemenuhan pesanan gudang. Peningkatan fleksibelitas danperbaikan kemampuan bereaksi pada perubahan juga dijadikan pertimbangan.

3. Pada saat mengembangkan sebuah penjadwalan semua sumber permintaandapat dipersatukan, tidak hanya diramalkan.

4. Apabila sistem EOQ/POQ secara umum mengatur individual items dariberbagai macam gudang yang tidak saling berhubungan (independent). DRPdapat mengaturnya semacam terpadu.

Konsep DRP merupakan turunan dari sistem MRP yang diterapkan untukpermasalahan distribusi. Bill of material (BOM) yang digunakan MRP yangditerapkan untuk permasalah distribusi. Bill of material (BOM) pada jaringandistribusi . DRP menggunakan logika Time Phased Order Point (TPOP) untukmenentukan kebutuhan pengisian jaringan, dimana MRP menggunakan logika TimePhased pada subassembly dan komponen produk pada jaringan BOM prosesmanufaktur. DRP adalah proses implosion dari tingkat terbawah jaringan menujupusat distribusi utama. Sedangkan MRP adalah proses eksplosion dari MPS menujupenjadwalan terperinci pada penyedian komponen. Penggunaan DRP ini dapatdilakukan tanpa harus menghitung akan sampai pada tahap manufakturnya.

Namun demikian konsep DRP ini dapat digabungkan dengan konsep MRP untuktahap manufakturnya. Dimana keluaran atau hasil akhir kebutuhan dari sistemdistribusi secara keseluruhan, yang tercermin dari pada kebutuhan produk dari pusatdistribusi akan menjadi masukan berupa MPS ( Master Production Scheduling) yangselanjutnya akan digunakan dalam MRP.

Kunci keberhasilan sistem DRP ini terletak pada kemampuan perusahaan untukmelakukan peramalan yang akurat terhadap kebutuhan produknya, penentuan leadtime yang tepat dari pusat distribusi dan penetuan jumlah produk yang dipesan darirencana kebutuhan dimasa yang akan datang. Pada akhirnya akan menekanpersediaan produk secara total dan menjaga service level dari jaringan distribusisecara menyeluruh.

Proses distribusi dapat diilustrasikan dimana pengecer memesan dari subdistributor, dan sub distributor mengirim pesanan ke distributor. Didalam sistemdistribusi terdapat alur keterkaitan antar distributor, sub distributor dan pengecersehingga masingmasing diberikan kebebasan untuk melakukan peramalan tentangkebutuhan produk yang dijual. (Rihard J Tersine, 1994).

Dalam perekonomian sekarang ini sebagian besar produsen tidak langsungmenjual produknya kepada pemakai akhir melainkan melalui perantara pemasaran.Jaringan pemasaran sangat penting dalam penyebaran produk karena dengan adanyajaringan pemasaran maka barang dapat tersedia secara luas dan mudah diperolehkonsumen.

Untuk merencanakan kebutuhan distribusi melalui tahapantahapan sebagaiberikut: (Richard J Tersine, 1994).

a. Tahap peramalan penjualan pada tahap ini perusahaan mencoba untukmeramalkan penjualan disetiap pengecer untuk beberapa periode mendatangdengan menggunakan metode peramalan.

b. Tahap penentuan rencana induk penjualan pada tahap ini perusahaan membuatrencana induk penjualan untuk periode tertentu, dimana setiap periode telahdiketahui produk yang akan dijual.

c. Tahap rencana pemenuhan kebutuhan pada tahap ini perusahaan menentukankapan produk yang akan dibutuhkan harus disiapkan dan beberapa jumlahnya.

d. Tahap rencana pemesanan pada tahap ini distributor akan memesan kebutuhansesuai dengan kebutuhannya kepada produsen.

1. Masukan Perencanaan Kebutuhan DistribusiMasukan untuk kebutuhan distribusi antara lain (Richard J Tersine, 1994)

a. Catatan persediaan mencakup informasi persediaan yang dimiliki,lead time, rencana kedatangan barang, ukuran pemesanan dan lainnya.

b. Struktur jaringan pemasaran merupakan gambaran tentang kondisi darijaringan usaha dari usaha eceran.

c. Rencana induk penjualan mengenani jumlah barang yang akan dijualdalam suatu periode sesuai peramalan yang telah dilakukan.

2. Prosedur Perhitungan DRPLangkahlangkah dalam menyelesaikan perhitungan DRP adalah sebagaiberikut: (Pujiati, 2005)1. Menentukan kebutuhan bersih (netting)

Data yang dibutuhkan :a. Kebutuhan kotor untuk setiap periode (gross requitment).b. Persediaan yang dimiliki pada awal periode (POH).

c. Rencana penerimaan untuk setiap periode perencanaan (ScheduleReceipt) Net requiretment = (gross requiretment (GR) + safetystock) (Schedule Receipt + ProjectedOnHand (POH) periode sebelumnya).

2. Penetuan ukuran pesanan yang optimal pada setiap jaringan distribusi(Lotting), didasarkan pada kebutuhan bersih dan ditentukan denganmenggunakan metode Economi Order Quantity dan Period OrderQuantity.

3. Menentukan tanggal dan kualitas pemesanan (Offseting) denganmenggunakan informasi lead time.

4. Mengintergrasiakan rencana pemesanan (Eksplosion). Planned OrderRelease akan menjadi kebutuhan kotor pada periode yang sama untuklevel distribusi diatas. Dalam proses eksplosion, data struktur distribusimemegang peranan penting untuk menetukan arah distribusi.

D. Scrap FactorSebagaimana diketahui bahwa sering terjadi kehilangan material atau part karena

proses produksi atau penukaran barang atau retur, sehingga harus diperhitungkandalam proses DRP. Perhitungan DRP dengan memasukan factor scrap diterapkanpada planned order release, bukan pada gross requirement, sebab scrapmemperkirakan kehilangan produk selama distribusi dan bukan kehilangan materialselama stock room.

Scrap factor merupakan faktor persentase dalam struktur produk yang digunakan

dalam perhitungan DRP untuk mengantisipasi kehilangan produk dalam prosesdistribusi (Gasperz, 2004). Perhitungan planned order release quantity yangmemasukan scrap factor dihitung sebagai berikut :

Planned order release quantity = Planned order receipt quantity / (1 - % scrap)Terdapat dua metode yang digunakan untuk menangani scrap dalam proses DRP.

1. Memasukan faktor penyesuaian (scrap factor) sebagai bagian dari data BODdan menerapkannya terhadap perhitungan kuantitas penggunaan selamaexplosion process, yang berakibat menyesuaikan gross requirement ke atasguna mengantisipasi kehilangan produk dalam proses distribusi. Keuntungandari penggunaan metode ini adalah faktor penyesuaian (scrap factor) yangberada disetiap part dapat diterapakan pada part yang sesuai.

2. Memasukan factor scrap ke dalam data status inventori. Dalam kasus inipersentase scrap akan diterapkan ketika melakukan balancing.

E. Kebijakan Pemesanan Dalam Sistem InventoriUntuk pemenuhan persediaan selama proses produksi, diperlukan adanya

pemesanan. Dalam sistem inventori, dikenal beberapa kebijakan yang berkaitandengan cara pemesanan dan jumlah yang dipesan. Berikut adalah beberapa kebijakancara pemesanan (order system) dan jumlah pemesanannya yang relatif efektif dalampengawasan persediaan, yaitu:

1. Economi Order QuantityVariasi dari model ini adalah model jumlah pemesanan kembali yang tetap.Pada model ini ditentukan jumlah tetap tertentu, umumnya menggunakan

rumus jumlah pesanan ekonomis (economic order quantity/ EOQ) yang dapatmeminimumkan total biaya persediaan. Jumlah pesanan tetap terjadi setiapkali persediaan mencapai titik pemesanan tertentu. Titik pemesanan iniditetapkan pada tingkat dimana masih ada cukup persediaan untuk memenuhipermintaan selama material dipesan dari pemasok hingga material mencapaigudang .

2. Periode Order QuantitiyMetode ini melakukan order sekaligus untuk beberapa kebutuhan padaperiode yang akan datang. Dimana:a. Hitung Economi Order Quantity (EOQ)b. Gunakan EOQ untuk menghitung frekuensi pemesanan per tahun (N)

N = dimana R = jumlah kebutuhan

c. Hitung Period Order Quantity (POQ) =

d. Bulatkan hasil POQ (forgaty, 1991)F. Peramalan

1. Konsep Dasar PeramalanAktivitas peramalan merupakan suatu fungsi bisnis yang berusaha

memperkirakan permintaan atau penjualan dan penggunaan produk sehinggaprodukproduk ini dapat dibuat dalam kualitas yang tepat sesuai denganpermintaan pasar. Kebutuhan peramalan meningkat seiring dengan usaha pihakmanajemen untuk mengurangi ketidakpastiaan atau resiko bisnis dalam

lingkungan yang semakin komplek atau dinamis. Sehubungan dengan akitivitasperamalan, dalam industri manufaktur dikenal ada dua jenis permintaan yaituIndependent demand dan dependent demand

a. Pendekatan KuantitatifPendekatan Kuantitatif meliputi1. Metode Deret Berkala (Time Series)

Metode deret berkala melakukan prediksi masa yang akan datingberdasarkan data masa lalu tanpa melihat faktor- faktor yangmempengaruhi data tersebut. Tujuaannya adalah untuk menetukanpola data masa lalu dan mengekstrapolasiakannya untuk masa yangakan datang.

2. Metode KlausalMetode Klausal mengasumsikan faktor yang diramalkan memilikihubungan sebab akibat terhadap beberapa variable independent.Tujuannya adalah untuk menentukan hubungan antar faktor (input danoutput dari suatu sistem) dan menggunakan hubungan tersebut untukmeramalkan nilainilai variable independent.

Pendekatan kuantatif dapat diterapkan dengan syarat tersedianya informasi masalalu, informasi masa lalu tersebut dapat dikuantifikasikan dalam bentuk data numericdan diasumsikan pola data masa lalu akan berlaku sama untuk masa yang akandatang.

2. Pola DataPola data yang umum terbentuk yaitua. Trend

Pola trend menunjukan pola data lambat/ bertahap yang cenderungmeningkat atau menurun dalam jangka waktu yang panjang.

b. Seasonality (musiman)Pola data musiman terbentuk jika sekumpulan data dipengaruhi faktormusiman, seperti cuaca dan liburan. Pola yang sama akan terbentuk padajangka waktu tertentu (hariaan, mingguan, bulanan, ataukuartalan/perempat tahunan).

c. Cycles (siklus)Pola data siklus terjadi jika variasi data bergelombang pada durasi lebihdari satu tahun. Data cenderung berulang setiap dua tahun, tiga tahun ataulebih. Fluktuasi siklus biasanya dipengaruhi factor politik dan perubahanekonomi.

d. Horizontal/ stationary / random variationPola ini terjadi jika data berfluktuasi disekitar rata rata secara acak tanpamembentuk pola yang jelas seperti pola musiman, trend ataupun siklus.Pergerakan dari keacakan data terjadi dalam jangka yang pendek misalnyamingguan atau bulanan.

3. Teknik Teknik Peramalana. Simple Average

Metode ini menggunakan sejumlah data aktual dan periode periodesebelumnya yang kemudian dihitung rata- ratanya untuk meramalkanperiode waktu berikutnya.

Persamaannya : F1 = A atau F1 = b. Weight Moving Average

Metode ini memerlukan pembobotan yang berbeda untuk setiap data padaset data terbaru, dimana data terbaru memiliki bobot yang lebih tinggi daripada data sebelumnya pada set data yang tersedia. Jumlah bobot yanglebih tinggi dari data sebelumnya pada set data yang tersedia. Jumlahbobot harus sama dengan 1.00

Persamaanya : F1 = dimana i = t, t-1, t-2,t m + 1Metode ini sesuai untuk pola data stasioner yang dimana data tidakmengandung unsur tread ataupun musiman.

c. Single Exponential SmoothingPeramalan dengan metode SES dihitung berdasarkan hasil peramalanperiode terdahulu ditambah suatu peyesuaian untuk kesalahan yang terjadipada ramalan terakhir. Sehingga kesalahan peramalan sebelumnyadigunakan untuk mengoreksi peramalan berikutnya.

Persamaannya : == + (1 )Karakteristik smooting dikendalikan dengan menggunakan faktorsmoothing yang antara 0 sampai dengan 1 (0 1),Jika mendekati 1, maka ramalan yang baru akan mencakup penyesuaiankesalahan yang besar pada ramalan sebelumnya. Jika mendekati 0 makaramalan yang baru akan mencakup penyesuaian kesalahan yang kecil padaramalan sebelumnya. Sehingga jika diinginkan ramalan stabil dan variasirandom dimuluskan maka yang cepat terhadap perubahanperubahan polaovservasi (data historis) makadiperlukan yang lebih besar, mendekati 1.Metode ini cocok digunakan pada data stasioner, tidak mengandung trendatau faktor musiman.

d. Doubel Exponensial SmoothingMetode ini dapat digunakan pada data historis yang mengandung unsurtrendMeggunakan metode double exponential

4. Akurasi dan Kontrol Peramalana. Akurasi peramalan

Tingkat akurasi peramalan menjadi parameter pemilihan teknik /metode peramalan. Pengukuran akurasi peramalan dapat dilakukan dengancara:

1. MAD (Mean Absolute Deviation

MAD = =2. MSE (Mean Square Error)

MSE = ( )b. Kontrol Peramalan

Peramalan dapat dimonitor dengan menggunakan tracking signal ataucontrol chat. Tracking signal adalah suatu ukuran yang menunjukkanbagaimana baiknya suatu ramalan memperkirakan nilai nilai aktual.

Tracking signal = Tracking signal yang positif menunjukkan bahwa nilai aktual

permintaan lebih besar dari pada ramalan, sedangkan tracking signal yangnegatif berarti nilai actual permintaan lebih kecil dari permintaan ramalan.Suatu tracking signal disebut baik bila memiliki e atau RSFE ( RunningSurn of The Forecast Error ) yang rendah dan mempunyai positif erroryang sama banyaknya atau seimbang dengan negatif error, sehingga pusatdari traking signal mendekati nol. (Modul Pratikum Optimasi, 2005).

5. Bullwhip EffectDistorsi informasi pada supply chain adalah salah satu sumber kendala dalam

menciptakan supply chain yang efisien. Sering kali, informasi tentang permainankonsumen tentang suatu produk terhadap suatu produk relatif stabil dari waktu kewaktu, namun order dari toko kepenyalur dan dari penyalur ke pabrik jauh lebih

fluktuatif dibanding dengan pola permintaan dari konsumen tersebut. Beberapatahun yang lalu beberapa penelitian dari Stanford University mempublikasikanfenomena ini pada sebuah produk yang diproduksi oleh P & G, yaitu pampers.Penjualan produk ini dibeberapa ritel relatif stabil. Walaupun berfluktuasi, tingkatfluktuasinya dari hari kehari relatif rendah. Ketika para eksekutif P & Gmengevaluasi pola pesanan dari para distributor mereka, fluktuasi yang terjadirelatif besar dibanding dari fluktuasi penjualan ritel ke pelanggan akhir. Bahkan,pola pesanan material dari P & G kepemasok mereka ternyata lebih besar lagifluktuasinya. Dengan kata lain permintaan yang sebenarnya relatif stabil ditingkatpelanggan akhir berubah menjadi fluktuatif dibagian hulu supply chain dansemakin kehulu peningkatan tersebut semakin besar.fenomena ini dinamakandengan bullwhip effect.( I Nyoman Punjawan, 2005).

a. Penyebab Bullwhip EffectAda banyak hal yang bisa menyebabkan terjadinya bullwhip effect. Lee et

al(1997) mengidentifikasikan 4 penyebab utama dari bullship effect yaitupembaruaan ramalan permintaan (demand forcest updating), order batching,fluktuasi harga, dan rationing & shortage gaming. Bagian ini akanmenjelaskan lebih detail ke empat penyebab tersebut.

1. Demand forcest updatingPeramalan permintaan dilakukan oleh hampir setiap perusahaan

karena tidak ada perusahaan yang bisa mengetahui dengan pasti berapaproduk yang akan diminta oleh pelanggan pada suatu periode

tertentu.untuk mengakomodasikan informasi dan pengetahuan terbaruke dalam ramalan, setiap saat perusahaan harus melakukanpembaharuan (updating), terhadap ramalan tersebut.

2. Order BatchingOrder batching diperlukan karena proses produksi dan pengiriman

produk tidak akan ekonomis biasa dilakukan dalam ukuran kecil,semakin besar ongkosongkos tetap pemasaran, semakin besar pulaukuran pesanan yang ekonomis. Demikian pula hal nya dengankegiatan produksi dan pengiriman. Produksi menggunakan sistembatch karena ongkos setup biasanya mahal. Pengiriman juga tidakakan ekonomis bila dilakukan dalam ukuran kecil terutama jika jarakpengirimannya jauh.

3. Fluktuasi hargaTingkat kenaikan atau penurunan suatu harga produk itu dangat

mempengaruhi jumlah pembeli sebagai respon terhadap penurunanharga yang sifatnya temporer. Sering kali reaksi dari toko- toko danritel ini mengakibatkan volume penjualan meningkat bahkan tidakjarang melebihi prediksi pusat distribusi. Akibatnya pusat distribusiakan memesan dengan jumlah yang besar ke pabrik. Pabrik meresponkebutuhan ini dengan meningkatkan aktivitas produksi, bisa denganlembur atau dengan memesan ke subkontarktor. Pabrik bisa saja tidak

memiliki cukup bahan baku untuk mengantisipasi kenaikan tiba- tibaini dan mereka memesan tambahan.

4. Rationing & Shortage GamingPada situasi dimana permintaan lebih tinggi dari persediaan,

penjual sering melakukan apa yang dinamakan rationing, yakni hanyamemenuhi seratus persen pesanan pelanggan, namun hanya sekianpersen dari volume yang dipesan. Jadi, kalau persediaan yang adahanya 800 unit dan pesanan seluruhnya besarnya 1000 unit makasemua pelanggan hanya dialokasikan sebesar 80% dari permintaannya..( I Nyoman Punjawan, 2005).

b. Cara Mengurangi Bullwhip EffectPengurangan bullwhip effect biasa dilakukan apabila penyebabnya

dimengerti dengan baik pada pihakpihak supplay chain. Teknik ataupendekatan yang biasa digunakan untuk mengurangi bullwhip effect tentunyaharus berkorespondensi dengan penyebabnya. Beberapa pendekatan yangdiyakini biasa mengurangi bullwhip effect adalah:

1. Information sharingInformasi yang tidak transparan mengakibatkan banyak pihak pada

supply chain melakukan kegiatan atas dasar ramalan atau tebakan yangtidak akurat, kesalahan ramalan diseluruh supply chain biasa dikurangidengan pertukaran informasi yang lebih baik, apabila data penjualan

oleh toko atau ritel diketahui oleh semua pihak pada supply chainmaka ramalan permintaan biasa dibuat lebih seragam.

2. Memperpendek atau mengubah struktur supply chainSemakin panjang dan kompleks struktur suatu supply chain,

semakin besar kemungkinannya terjadi distorsi informasi. Oleh karenaitu cara yang baik untuk mengurangi bullwhip effect adalah denganmengubah struktur supply chain sehingga menjadi lebih pendek ataumemungkinkan terjadinya pertukaran informasi dengan lebih lancar.

3. Pengurangan ongkos-ongkos tetapAda banyak hal yang bisa dilakukan untuk memungkinkan

kegiatan produksi maupun kegiatan pengiriman dilakukan denganukuran batch yang lebih kecil. Pertama adalah dengan mengurangiwaktu setup produksi.Untuk kegiatan pengadaan, ukuran lotpemesanan bisa dikurangi dengan mengeliminasi kegiatan-kegiatanadministrasi yang berlebihan dan memakan waktu. Inovasi padamanajemen transportasi dan distribusi banyak membantu penguranganbullwhip effect.

4. Menciptakan stabilitas hargaPemberian potongan harga oleh penyalur ke toko- toko atau ritel

bias mengakibatkan reaksi forward buying yang sebetulnya tidakberpengaruh pada permintaan dari pelanggan akhir. Untukmenghindari reaksi forward buying, frekuensi dan intensitas kegiatan

promosi parsial seperti ini harus dikurangi dan lebh diarahkan kepengurangan harga secara kontinyu sehingga bisa menciptakanprogram seperti every day low price (EDLP).

5. Pemendekan lead timeBerbagi analisis tentang bullwhip effect menunjukan bahwa lead

time punya peranan yang besar dalam menciptakan amplifikasipermintaan. Artinya, bullwhip effect bisa diperkecil denganpemendekan lead time. . ( I Nyoman Punjawan, 2005). .( I NyomanPunjawan, 2005).

III. METODOLOGI PENELITIANA. Lokasi dan Objek Penelitian

Penelitian dilakukan di OUTLET AMANDA Cabang Tamalanrea, Makassar yangbertempat di Jl. Tamalanrea No. 76, Makassar, Sulawesi Selatan dan yang menjadiobjek penelitian yaitu Brownis Kukus.B. Data dan Metode Pengumpulannya

1. Data-data yang dibutuhkanDalam penelitian ini diperlukan data-data sebagai berikut:a. Struktur jaringan distribusi kue Brownisb. Data penjualan dan permintaan brownis Data lead time.c. Data persediaan produk terakhir.d. Biaya-biaya yang terkait, yaitu biaya pesan dan biaya simpan.e. Data retur barang.

2. Metode Pengumpulan DataDalam penelitian ini terdapat beberapa metode pengumpulan data yangdigunakan, antara lain :a. Penelitian Kepustakaan

Metode ini berupa pengumpulan data dari beberapa literatur-literaturpenunjang yang dapat mendukung dalam pengumpulan data danmembahas objek yang diteliti.

b. Penelitian LapanganMetode yang digunakan untuk pengumpulan data adalah sebagai berikut :

1. Pengamatan Langsung ( Observasi)Observasi dilakukan dengan pencatatan dan pengamatan dengan objekpenelitian untuk mendapatkan data yang dibutuhkan.

2. Wawancara (Interview)Dilakukan dengan wawancara secara langsung kepada pihak-pihakyang berkompeten dalam perusahaan tersebut.

C. Pengolahan DataUntuk merencanakan kebutuhan distribusi di suatu distributor, dilakukan tahap-

tahap sebagai berikut :1. Peramalan Permintaan

Pada tahap ini dilakukan prediksi terhadap penjualan di setiap minggu selamasatu bulan berdasarkan data histories penjualan pada horizon perencenaanyang telah ditentukan dengan menggunakan software WinQSB

2. Melakukan perhitungan barang retur dengan menggunakan Scrap Factor.3. Melakukan perhitungan permintaan tiap minggu agar tidak terjadi fluktuatif

permintaan produk dengan menggunakan Bullwhip Effect.4. Melakukan perhitungan kebutuhan distribusi dengan metode DRP tahapan

perhitungan melalui proses-proses sebagai berikut:a. Netting

Menentukan kebutuhan bersih masing-masing jaringan pemasaran.

b. LottingMenentukan ukuran pemesanan. Metode yang akan digunakan dalampenentuan pemesanan adalah metode Economi Order Quantity dan PeriodOrder Quantity.

c. OffsettingMenentukan waktu dan kuantitas pemesanan.

d. ExplosionMengintregasikan rencana pemesanan

D. Analisis DataBerdasarkan data penelitian yang telah dikemukakan, melakukan perhitungan

Bullwhip Effect terlebih dahulu, agar menngetahui apakah perusahaan mengalamipenggelembungan Bullwhip Effect atau tidak setelah itu melakukan perhitunganrencana penjualan disetiap cabang distribusi akan menggunakan metode peramalan.Metode peramalan terbaik dilihat berdasarkan hasil MSE terkecil. Perhitungan ScrapFactor mengetahui berapa banyak barang yang akan diretur pada periode yang akandatang menggunkan metode Scrap Factor. Perhitungan rencana pemesanan akandilakukan dengan metode Economi Order Quantity dan Period Order Quantity.Proses intregasi rencana pemenuhan kebutuhan akan dilakukan berdasarkan sistemDistribution Requirement Planning (DRP). Selanjutnya akan diperoleh suatu jadwalperencanaan pemenuhan yang paling efisien serta alokasi biaya yang dibutuhkandalam sistem distribusi tersebut.

E. Diagram Alir

Kesimpulan

Perhitungan EOQ dan POQ

Pembahasan

Perhitungan manual DistributionRequireitment Planning

Selesai

Perhitungan Bullwhip Effect dan Srap Factor

Mulai

Study

Pendahuluan

Penentuan

Pemilihan Kriteria MSE Terkecil

Pengumpulan

Metode Peramalan sesuai dengan PlotSA, WMA, SES, DES

Pemilihan Peramalan dan Penjualan

Hasil Peramalan