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Formation au leadership – Optimist International

Formation des

Présidents-élus de club

4e partie

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Tenir des réunions

Présider des réunions

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Présider des réunions

• Réunion du conseil d’administration

• Réunion générale des membres

• Réunion des comités

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Présider aux réunions du conseil d’administration et aux réunions

générales des membres

Les Optimistes ont adopté le ROBERTS RULES OF ORDER (ou

Code Morin au Québec)comme guide officiel de leurs

procédures d’assemblées délibérantes

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Présider des réunions

ROBERTS RULES OF ORDER (ou Code Morin)

Permet que soit prises en considération diverses opinions mais veut que la « majorité » d’un groupe décide.

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Présider des réunions

ROBERTS RULES OF ORDER ou Code Morin

1. Motion – Déposer pour discussion et

considération2. Motion – Discutée et considérée3. Motion – Votée pour ou contre

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Réunions de comité

Les réunions de comité sont habituellement informelles et ne requièrent pas de règles de

procédures strictes.

De la créativité et des aptitudes organisationnelles sont importantes chez le président du comité

pour lui permettre d’élaborer le projet, effectuer la planification pour atteindre les résultats requis, et suivre le travail jusqu’à ce que le

succès ait couronné le projet.

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Diriger des réunions

Réunions du conseil d’administration

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Réunions du conseil d’administration

Administrer les affaires du club

• Surveiller les projets• Surveiller l’usage des ressources

financières• Approuver les nouveaux membres et en

radier s’il y a lieu• Préparer les règlements et voir à ce qu’ils

soient suivis

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Réunions du conseil d'administration

Qui sont les membres du conseil d’administration?

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Réunions du conseil d'administration

Qui sont les membres du conseil d’administration?

• Le président

• Le secrétaire-trésorier

• Les vice-présidents

• Les directeurs (qui peuvent être présidents de comité ou non)

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Réunions du conseil d'administration

Des rapports de comité mensuels au conseil d’administration contribuent à accorder un sentiment de responsabilité aux comités.

Le travail du club est fait par les comités.

Se souvenir qu’il s’agit de bénévoles.

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Réunions du conseil d'administration

Le secrétaire-trésorier du club tient les procès-verbaux des réunions du conseil

d'administration.

Habituellement, ce qui est écrit ne comprend que les motions, qui les a proposées et appuyées, si elles ont été acceptées ou

défaites. Ces procès-verbaux deviennent le dossier permanent du club.

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TABLES RONDES1. Un président de comité qui a un important projet qui est dû la semaine

prochaine, ne se présente pas pour son rapport au conseil d’administration. Que pourriez-vous faire en tant que président de club?

2. Le président d’un comité devait s’entendre avec les autorités scolaires

locales afin de faire le Concours d’essai littéraire. La date de remise de l’essai est passé. Que pourriez-vous faire en tant que président de club?

3. Le rédacteur en chef du bulletin de club est très motivé mais aurait

besoin d’être guidé sur la façon d’écrire le bulletin. Que pourriez-vous faire en tant que président de club?

4. Un membre propose un projet au conseil d’administration qui le refuse pour la raison qu’il n’est pas consistant avec les buts d’Optimist International et ceux du club. Que pourriez-vous faire en tant que président de club?

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Diriger des réunions

Réunions de club

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Une bonne réunion de club est la résultante d’une planification

prudente et d’un leadership enthousiaste.

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Vous est-il déjà arrivé d’assister à une mauvaise

réunion de club?

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YES

Vous est-il déjà arrivé d’assister à une mauvaise réunion de club?OUI

•A commencé en retard•Aucun conférencier

•A oublié l’invocation•Pauvrement planifié

•Aucun invité•Rien ne s’est fait

•Peu d’intérêt•Service du repas de piètre qualité

•N’a eu aucun plaisir•Faible participation des membres

•A oublié le credo•A fini tard

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Qui est responsable de la qualité de la rencontre?

• C’EST VOUS!

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Comment avoir des rencontres plaisantes et stimulantes :

o Planifier la rencontre d’avance (Ordre du jour minuté)o 12 h Appel à l’ordre. Commencer la rencontre à l’heure.o 12 h 01 Invocation.o 12 h 02 Repas. o 12 h 20 Présentation des invités.o 12 h 21 Intronisation et/ou présentation des nouveaux membres.o 12 h 23 Anniversaires des nouveaux membres.o 12 h 25 Lecture des propositions des nouveaux membres.o 12 h 28 Annonces des comités.o 12 h 30 Présentation du conférencier.o 12 h 31 Discours du conférencier.o 12 h 55 Réponse au conférencier.o 12 h 56 Annonce de la programmation de la semaine suivante.o 12 h 57 Tirage du prix de présence.o 12 h 58 Lecture du credo Optimiste.o 13 h Ajournement à l’heure.

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Camaraderie

• Hôtes• Macarons d’identification• Activités des membres• Participation• Reconnaissances• Activités

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Façons d’avoir des rencontres plaisantes et stimulantes :

o Inviter le gouverneur du district.o Inviter les présidents de comité du district à faire de la

formation.o Inviter les célébrités locales (télé, radio, historiens, etc.)o Inviter les personnages publiques (policier, sapeur pompier,

bibliothécaire, etc.)o Demander aux membres qui ont des talents spéciaux de

performer.

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Ajouter du plaisir et de la stimulation

• Trophées comiques• Sergent d’armes• Photographies• Sourire• Bienvenue• Anniversaires de

naissance et autres• Proclamer une

journée spéciale de la « Reconnaissance »

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Améliorer la présence

• Faites la promotion d’une programmation intéressante

• Téléphonez aux comités• Annoncez votre programmation

chaque semaine dans le bulletin du club

• Parlez-en dans les journaux locaux

• Envoyer chercher par la police les membres qui ne sont pas

venus depuis quelques semaines déjà.

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Remue-méninges• Prendre conseil auprès du comité de la

camaraderie.• Encourager avec insistance votre comité de la

programmation à aller chercher les meilleurs conférenciers possibles et de préparer la programmation la plus stimulante qui soit.

• Féliciter publiquement les membres pour leurs efforts, leurs réalisations et la valeur additionnelle qu’ils ajoutent ainsi au club.

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Le succès par la croissance

À suivre

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