ORGANIZACIJA NABAVE - ...Načelo transparentnosti (jednostavna i jasna organizacija) Načelo analize i sinteze - Iz načela analize i sinteze kao podlogu za rad na organiziranju nabave

19.4.2013.

1

ORGANIZACIJA NABAVE

Doc.dr.sc. Ivan Kovač

Zagreb,3.travanj 2013.

POJAM ORGANIZACIJE

nadređeni pojam za institucije u kojima ljudi surađuju s određenom svrhom (npr. da bi građanima osigurali usluge, proizvodili automobile ili zastupali interese članova) (Schmidt, 1975)

zadatak provođenja ili uspostavljanja jednokratne aktivnosti ili suradnje (npr. razgledavanje izložbe)

unutarnja struktura neke organizacije ili sustava

uspostavljanje strukture i odnosa u sustavu da može uz određene uvjete ostvariti postavljene ciljeve

2

Sa aspekta organizatora razlikujemo:

ORGANIZACIJE SA SOCIOLOŠKIM I DISPOZITIVNOM SMISLOM (jednokratno važeća struktura)

TRAJNO STRUKTURIRANE ORGANIZACIJE

FORMALNA ORGANIZACIJA: Trajno strukturiranje organizacije podrazumijeva da su struktura elementa organizacije kao i odnosi među njima uspostavljeni tako da mogu dugoročno ostvariti postavljene ciljeve organizacije u određenim uvjetima

3

Formalna i neformalna organizacija

Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2.

4

http://www.google.hr/url?sa=i&rct=j&q=purchase+organisation&source=images&cd=&cad=rja&docid=iP-sZe9ap6ltaM&tbnid=jLyFHhG7Bq8ftM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.colourbox.com/vector/illustration-of-organisation-chart-on-white-background-vector-2359516&ei=krRNUbKTCY_TsgaWmYDoDA&bvm=bv.44158598,d.Yms&psig=AFQjCNHRSRCvJ7JcWT9bnRuSSoRHr7PJ1w&ust=1364132406753033

19.4.2013.

2

ORGANIZIRANJE I IMPROVIZIRANJE

ORGANIZIRANJE – proces s precizno utvrđenim tijekom putem kojega se odvija rad na stvaranju novog sustava organizacije (Ferišak, 2002.)

IMPROVIZIRANJE – subjektivna rješenja kod neočekivanih i neuobičajenih promjena koji utječu na organizaciju.

o cilj - prilagodba organizacije brzim promjenama

5

DETERMINANTE SUSTAVA NABAVE

▪ CILJEVI SUSTAVA (opskrba privrednog subjekta na najracionalniji način)

▪ ELEMENTI SUSTAVA (odjeli, pododjeli, radna mjesta, zaposlenici, radni nalozi, podaci)

▪ VEZE SUSTAVA (između radnih mjesta, zadataka, interne, eksterne)

▪ PONAŠANJE SUSTAVA (ocjena na temelju ispunjenja kvalitativnih i kvantitativnih ciljeva)

6

CILJ PROCESA ORGANIZIRANJA NABAVE:

Uspostava strukture i veza između elemenata sustava kako bi se racionalno i uspješno riješio zadatak nabave, uskladile aktivnosti ljudi u okviru fleksibilne organizacije sposobne prilagoditi se brzim promjenama

Uloga nabave je krucijalna kada je riječ o ekonomičnosti i uspješnosti privrednog subjekta budući da je ona glavna spona između poslovnog subjekta i dobavljača

Nabava mora biti tako organizirana da može dugoročno na najracionalniji način osigurati opskrbu privrednog subjeka

7

Raščlamba organizacije sustava nabave


8

19.4.2013.

3

ORGANIZACIJSKA STRUKTURA

• njome se trajno reguliraju poslovi nabave bilo da se oni odvijaju istodobno ili jedni za drugima sa namjerom uskladbe svih međuovisnosti tih poslova, uzimajući u obzir ciljeve nabave

• bavi se ljudskim i drugim resursima

• ona određuje:

podjelu zadataka i funkcija nabave

sustava rukovodnih i izvršnih radnih mjesta i njihovih odnosa

sustava obaveza, ovlaštenja i odgovornosti radnih mjesta

sustav komunikacije između radnih mjesta

9


▪ Njome su definirani zadaci nabave svake pojedine organizacijske jedinice odnosno radnog mjesta (nositelja zadatka nabave) kao i njegove ovlasti i odgovornosti

▪ Matrična organizacija za razliku od taylorističke (tradicionalne) organizacije i timski rad sve su više aktualni u suvremenim uvjetima poslovanja, gdje linijske funkcije podržavaju rad timova u izvršenju projekata

▪ npr. timovi za nabavu isključivo su orijentirani korisnicima predmeta nabave i dobavljačima, ostvaruju procese nabave uz visoku kakvoću ukupnog poslovanja i primjerene troškove, nastojeći kontinuirano poboljšati procese

10


Za uspješnu koordinaciju rada nabave, upravljanje nabavom, donošenje

odluka vezano uz nabavu, kontrolu nabave i reguliranje poslovanja

nabavom, neophono je u linijskoj organizacijskoj strukturi precizno

definirati sljedeće (Priručnik za organizaciju nabave):

Organizacijske sheme

Opise radnih mjesta

Ovlaštenja prema radnim mjestima

Matrice zadataka

Organizacijske propise

Upute za rad...

11

ORGANIZACIJA POSLOVANJA

▪ bavi se strukturiranjem procesa nabave, kako bi se njegovo odvijanje, odnosno ispunjenje zadataka djelovanjem ljudi i sredstava bilo u skladu s ciljevima nabave

▪ usmjeravanje pozornosti na:

zadatke koje treba izvršiti

vremensko i prostorno odvijanje poslovnih zadataka

angažman ljudi i sredstava u izvršavanja zadataka

regulaciju izvršenja zadataka u skladu s ciljevima nabave i provedenom organizacijskom strukturom

12

19.4.2013.

4

OPĆA ORGANIZACIJA POSLOVANJA – obuhvaća zadatke procesa rada koji se rješavaju bez primjene računala.

ORGANIZACIJA OBRADE PODATAKA – bavi se onim zadacima nabave za koje se u njihovu izvršavanju koriste, u svim fazama ili djelomično, uređaji za elektroničku obradu podataka i druga organizacijska sredstva za obuhvat, memoriranje, prikazivanje, obradu, prijenos i izdavanje podataka na čovjeku ili uređajima čitljive nosioce podataka.

UREDSKA ORGANIZACIJA – bavi se problemima opremanja radnih mjesta, primjene sredstava i njihova razmještanja u poslovnom prostoru.

ORGANIZACIJA POSLOVANJA

13

PROCES ORGANIZACIJE POSLOVANJA (4 faze ciklusa uspostavljanja organizacije poslovanja)


14

Faze procesa organiziranja poslovanja


15

PROJEKTIRANJE ORGANIZACIJE (projektna organizacija)

Postupak koji se primjenjuje za kompleksne organizacijske zadatke čije je planiranje i provođenje vremenski, predmetno i organizacijski ograničeno

U njemu sudjeluju suradnici različitih profila i iz različitih hijerarhijskih instanca

▪ Određeni rok početka i završetka radova

▪ Jasno određeni i specificirani ciljevi

▪ Utvrđena raspoloživa financijska sredstva za njegovo izvođenje

▪ Utvrđeni eventualni ograničavajući čimbenici

▪ Utvrđeni tim suradnika koji će izvesti projekt (projektni tim, radna grupa)

▪ Provodi se izvan permanentnih zahvata u organizaciji

▪ Utvrđeni način kontrole napredovanja radova i rezultata u organizaciji

▪ Utvrđeni način kontrole napredovanja radova i rezultata pojedinih aktivnosti i projekta u cjelini

▪ Utvrđeni način izvještavanja o radu na projektu

OBILJEŽJA PROJEKTA

16

19.4.2013.

5

Organizacijska sredstva

1) ORGANIZACIJSKI POSTUPCI

a) Organizacijske metode (npr. metode projektiranja organizacije; metode analize organizacije; metode prikazivanja organizacijske strukture...)

b) Organizacijske tehnike (npr. tehnika analize organizacije pomoću lista kontrolnih pitanja; tehnike odlučivanja pomoću organizacijskih propisa, shema i dr.)

2) ORGANIZACIJSKI PREDMETI

a) Projektna sredstva (npr. šablone za izradu dijagrma, pribor za crtanje...)

b) Sredstva sustava (npr. kompjutor za upravljanje skladišnim poslovanjem, kopirni uređaji, uredski stolovi...)

17

OTPORI ORGANIZACIJSKIM PROMJENAMA Razlozi pružanja otpora organizacijskim promjenama:

Nesposobnost djelatnika u svladavanju promjena koje su vezane za zahtjeve nove organizacije

Nemotiviranost za prihvaćanje promjena

Djelatnici se brane od načina kako su tretirani u procesu promjena i uloga koje su im dodjeljene

GUBITAK KONTROLE

Otpor organizacijskim promjenama = pokušaj povrata izgubljene kontrole i postizanja psihičke ravnoteže

Ciljevi:

Upoznati djelatnike sa svim detaljima poslovana i uspostaviti s njima otvorene odnose

Uključiti ih u sve faze procesa projektiranja organizacije, razgovarati o očekivanim učincima te o konfliktnim ciljevima

Motivirati ih za promjene

18

Oblici otpora

I. Aktivno i pasivno pružanje otpora

II. Otvoreno i prikriveno pružanje otpora

III. Svjesno i nesvjesno pružanje otpora

Svladavanje otpora

Aktivno uključivanje djelatnika službe nabave u sve faze procesa organizairanja

Upoznavanje djelatnika sa sličnim rješenjima u drugim poduzećima gdje takva rješenja dobro funkcioniraju

OTPORI ORGANIZACIJSKIM PROMJENAMA

19

OBLIKOVANJE ORGANIZACIJSKE STRUKTURE NABAVE

▪ Organizacijska struktura nabave mora biti tako oblikovana da znanje, sposobnost i kreativnost ljudi nisu ugrožene pretjeranom centralizacijom i hijerarhijskim razinama

▪ Da bi se to postiglo na važnosti sve više dobiva mrežna struktura i timski rad

▪ A. Sloan: „Give a man a job and let do it him!”

▪ Organizacijska struktura nabave mora omogućiti da nabava maksimalno doprinosi uspješnosti poslovanja privrednog subjekta

▪ Kako nabava može pridonijeti uspješnosti poslovanja?

o korištenjem ekonomije količina i odlučivanjem o izdacima na jednome mjestu

o izborom pravih dobavljača na regionalnom i globalnom tržištu

o ako normizacijom predmeta i količina nabave poveća produktivnost i ekonomičnost poslovanja

o ako uključi dobavljače u razvoj, proizvodnju i logistiku vlastitog poduzeća i na taj način snizi troškove i poboljša djelotvornost tih funkcija

o povećanjem djelotovornosti procesa nabavljanja automatizacijom i delegiranjem oprativnog naručivanja korisnicima predmeta rada ili prepuštanjem pojedinih poslova opskrbe dobavljačima.

20

19.4.2013.

6

▪ ORGANIZACIJSKE METODE – postupci raščlanjivanja zadataka nabave i materijalnog poslovanja na organizacijske elemente kao i njihovog svrsishodnog povezivanja u skupove zadataka koji onda predstavljaju podlogu za formiranje određenih organizacijskih jedinica (sektori, službe, odjeli)

METODE I NAČELA OBLIKOVANJA ORGANIZACIJSKE STRUKTURE

21

ORGANIZACIJSKA NAČELA

▪ Načelo ekonomičnosti (učinci nadmašuju utrošak rada, sredstava i vremena)

▪ Načelo prilagodljivosti (promjene, fleksibilnost)

▪ Načelo kontinuiteta (zadržavanje dobrih starih rješenja u novoj organizaciji)

▪ Načelo transparentnosti (jednostavna i jasna organizacija)

▪ Načelo analize i sinteze

- Iz načela analize i sinteze kao podlogu za rad na organiziranju nabave izvedena su posebna načela analize i sinteze zadataka.

22

ANALIZA I SINTEZA ZADATAKA NABAVE

Analiza zadataka nabave služi za formiranje mjesta u nabavi za izvršenje određenih zadataka koji u ukupnosti ispunjavaju cjelovit zadatak funkcije nabave

▪ Ona polazi od ciljeva i cjelovitog zadatka funkcije nabave a završava analizirajući najelementarnije zadatke i funkcije nabave

Sinteza zadataka nabave objedinjuje skupove zadataka u pojedine organizacijske jedinice nabave (mjesta) sa ciljem što boljeg iskorištenja raspoloživosti resursa (ljudi, organizacijska sredstva)

▪ Prema kojim načelima će se izvršiti sinteza zadataka i uspostaviti organizacijska struktura nabave ovisi o: opsegu i načinu odvijanja posla, troškovima kvalifikacije kadrova, dobavljačima, skladištu itd.

▪ Za uspostavljanje sinteze zadataka i nabave rijetko se koristi samo načelo centralizacije ili decentralizacije

▪ Najčešće se koristi funkcionalno ili objektno načelo, a rjeđe se koristi načelo prema dobavljačima, teritoriju, osobama ili prema sredstvima rada

23

ANALIZA ZADATAKA

▪ Analiza zadataka je neophodna za formiranje mjesta koja će izvršavati određene zadatke kao i za cjelovit zadatak funkcije nabave

▪ polazište analize zadataka su ciljevi nabave koji definiraju cjeloviti zadatak, a on se dalje raščlanjuje od ciljeva funkcije nabave preko pojedinih razina hijerarhijskih nadređenih zadataka pa do elementarnih zadataka

24

19.4.2013.

7

Analiza zadataka


25

NAČELA ANALIZE ZADATAKA

Funkcionalna analiza (prema vrstama poslova nabave, npr. nabava materijala)

Objektivna analiza (predmeti nabave; sirovine, pomoćni materijal, pogonski materijal, trgovačka roba i sl.)

Analiza prema rangu zadatka (odlučivanje, izvršenje)

Analiza faza zadataka (planiranje, realizacija, kontrola)

Analiza prema obilježjima zadataka (primarni zadaci: prikupljanje ponuda, naručivanje praćenje isporuke, istraživanje tržišta, šifriranje, evidentiranje, inventura)

26

Funkcionalna raščlamba zadatka nabave materijala


27

Funkcionalno načelo (objedinjavanje prema vrstama poslova i operacija)

Objektno načelo (objedinjavanje prema vrstama predmeta nabave, materijali za pojedine finalne proizvode, prema porijeklu materijala i sl.)

Načelo sinteze podataka prema dobavljačima

Teritorijalno načelo (objedinjavanje zadataka prema tržištima u zemlji i inozemstvu)

Načelo sinteze prema sredstvima za rad

Načelo objedinjavanja zadataka prema osobama

NAČELA SINTEZE ZADATAKA

28

19.4.2013.

8

Jednostavna funkcionalna matrica


29

OBLIKOVANJE ORGANIZACIJSKIH MJESTA NABAVE

▪ Mjesta u nabavi moraju biti tako oblikovana da se zadaci mogu dobro

koordinirati da se brzo i fleksibilno može riješiti svaki zahtjev koji se stavlja

pred funkciju nabave

▪ Svako mjesto sadrži:

Nematerijalne elemente (zadaci, ovlaštenja,

odgovornosti)

Materijalne elemente (djelatnici, sredstva, energija)

30

Ispravan i pogrešan način kombiniranja nematerijalnih elemenata


31

Vrste organizacijskih mjesta i tijela


32

19.4.2013.

9

Razine managementa


33

OBLICI ORGANIZACIJE STRUKTURE NABAVE

34

Funkcionalna raščlamba zadatka nabave materijala


35

• Za poslove opskrbe nadležna je isključivo jedna organizacijska jedinica

• Organizira se u malim i srednjim poduzećima

CENTRALIZACIJA NABAVE

PREDNOSTI

NEDOSTACI

▪ Objedinjavanje potreba i naručivanje većih količina predmeta rada uz povoljnije uvjete i niže troškove nabave

▪ Korištenje količinskih i drugih popusta

▪ Jedinstveno provođenje politike nabave

▪ Normizacija predmeta i količina nabave

▪ Sniženje normativna zaliha jer su potrebne manje sigurnosne zalihe i koriste se povoljniji sustavi nabavljanja

▪ Bolja logistička suradnja s dobavljačima

▪ Bolje praćenje tržišta nabave i veći utjecaj na tržišna zbivanja

▪ Bolja kontrola poslovanja nabave

▪ Plaćanje računa dobavljača s jednog mjesta

▪ Manjak kreativne slobode za pojedine korisnike predmeta rada

▪ Otežano komuniciranje nabave s korisnicima predmeta nabave = vremenski pomaci u donošenju odluka i lošiji rezultati

▪ Djelatnici nabave nemaju osjećaj za tehničke probleme u svezi s izmjenama potreba i primjenom pojedinih materijala = birokratizacija poslovanja, povećanje troškova nabavljanja

36

19.4.2013.

10

CENTRALIZACIJA NABAVE

PROSTORNA – koristi se u malim i srednjim poduzećima – organizacijska jedinica nabave smještena je na jednoj lokaciji i ona obavlja sve zadatke nabave

CENTRALIZACIJA

LOGIČKA – postojanje više dislociranih organizacijskih jedinica za nabavu (npr. službe ili odjeli nabave u pojedinim pogonima ili divizijama ili u pojedinim regijama) koje preuzimaju zadatke nabave prema objektnom načelu za potrebe cijelog poduzeća

37

Linijska organizacija prostorno centralizirane nabave


38

Logička centralizacija nabave u poduzeću srednje veličine


39

▪ Zadatke nabave obavljaju različite organizacijske jedinice

▪ Uspostavlja se u poduzećima koja imaju više prostorno udaljenih pogona, čiji se asortiman potrebnih materijala značajno razlikuje

▪ Prostorna i predmetna decentralizacija nabave koristi se:

a) U organizacijskim jedinicama poduzeća za koje ima prednosti pojedinačna opskrba

b) Ako nabavu mogu uspješno obaviti samo specijalisti koji dobro poznaju materijale i zahtjeve tehnologije proizvodnje

c) Ako zbog svojih svojstava materijali nisu pogodni za opskrbu s vlastitih zaliha

d) Ako bi zbog nepovoljnog prostornog položaja pogona nastali veliki troškovi nabavljanja

DECENTRALIZACIJA NABAVE

40

19.4.2013.

11

▪ Kombinirana (centralizirano – decentralizirana) organizacija – uspostavlja se u velikim i složenim poduzećima

▪ Rukovođenje kritičnim faktorima uspjeha u poslovanju te javljanje različitih rješenja u podjeli zadataka između centralne službe i decentraliziranih jedinica nabave...

▪ Odluka o centralizaciji ili decentralizaciji nabave ovisi o:

Veličini poduzeća

Djelatnostima poduzeća

Broju i djelatnosti pogona

Stupnju preklapanja djelatnosti pogona

Potrebnim vrstama i količinama predmeta rada.

DECENTRALIZACIJA NABAVE

41

MJESTO NABAVE U ORGANIZACIJSKOJ STRUKTURI PODUZEĆA

• Mjesto nabave ovisi o uvjetima koji su individualni za pojedino poduzeće

• Nabava mora imati mogućnosti djelotvorne i ekonomične realizacije zadataka opskrbe

• Rješenja mjesta

42

1. NABAVA U SASTAVU KOMERCIJALNE SLUŽBE

▪ Karakteristike nabave:

Nabavno poslovanje nije tehnički zahtjevno i više se naglašava njegovo komercijalno značenje

Opseg posla je malen pa je za poslove nabave potreban jedan ili nekoliko djelatnika

Jedna osoba (rukovoditelj) može uspješno koordinirati i rukovoditi poslovanjem nabave, prodaje, skladišta i transporta

Nedostatak: najveća pozornost pridaje se prodaji pa su ostali poslovi komercijalne službe, a među njima i nabave, zapostavljeni i ne razvijaju se u skladu s njihovim značenjem i mogućnostima

Pritisak na dobavljače vezano uz ostvarivanje što povoljnije nabavne cijene (Kupi jeftino, prodaj skupo – Buy low, sell high)

43

Nabava u sastavu komercijalne službe


44

http://www.google.hr/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=s39gAXkCL6GE3M&tbnid=makktRC4yS5liM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.bangkokpost.com/news/investigation/336315/property-in-thailand-part-24-stamp-duty-in-a-property-sale&ei=I2NXUe_AOYvitQbxooGgCw&bvm=bv.44442042,d.bGE&psig=AFQjCNEsjZRlqbNeIp48nAFvxbjpovxcmQ&ust=1364767865456199

19.4.2013.

12

2. NABAVA U SASTAVU TEHNIČKE SLUŽBE ILI U SASTAVU PROIZVODNJE

▪ Nabava – pomoćna funkcija proizvodnje (prva faza proizvodnog procesa) pa mora biti uključena u sastav tehničke službe ili proizvodnje, odnosno u službu koja neposredno organizira proizvodnju

▪ Ovo organizacijsko rješene bilo je adekvatno uvjetima i načinu rada do pojave serijske i masovne proizvodnje, kada je tržište rada bilo nerazvijeno, asortiman predmeta nabave malen, a tehnički problemi u svezi s nabavom značajni

▪ Nedostatak: tehnička služba nastoji ostvariti što veću sigurnost kontinuiranog odvijanja procesa proizvodnje pa gomila zalihe materijala, dijelova i sklopova te zahtjeva da se nabavljaju materijali što bolje kakvoće

▪ U suvremenom poslovanju takva politika dovodi do problema ekonomičnosti i likvidnosti

45

Nabava u sastavu tehničke službe


46

3. NABAVA U SASTAVU FINANCIJSKO – RAČUNOVODSTVENE SLUŽBE

▪ Primjenjuje se u manjim organizacijama (npr. u stacionarima, lječilištima, na većim gradilištima) kod kojih se posebna pozornost pridaje troškovima nabave

▪ Koristi se ciljno orijentirani management troškova (engl. Target costing) na temelju raspoloživih sredstava koja se mogu potrošiti za određenu namjenu, kako bi se ostvarila ciljna cijena i dobit u poslovanju

▪ Nedostaci:

Rukovoditelj financijsko – računovodstvene službe nije stručan za poslove nabave niti može obratiti dovoljnu pozornost na probleme nabave

Financijsko – računovodstvena služba nastoji nabaviti sredstva za proizvodnju po što nižim cijenama, ne vodeći dovoljno računa o kakvoći

Zbog nedostatka materija može doći do zastoja u proizvodnji

Osoblje nabave nije dovoljno samostalno u rješavanju zaliha materijala

Osoblje financijsko – računovodstvene službe odvaja se od svoga temeljnog zadatka

47

4. NABAVA KAO TEMELJNA POSLOVNA FUNKCIJA

▪ Nabava se organizira kao temeljna poslovna funkcija ravnopravna prodaji, proizvodnji i drugim poslovnim funkcijama poduzeća


48

19.4.2013.

13

5. NABAVA U SASTAVU SLUŽBE MATERIJALNOG POSLOVANJA

▪ Materijalno poslovanje (engl. Materials Management) – rukovodni organizacijski koncept koji omogućuje pregled nad svim materijalnim tokovima u nabavi, skladištenju i fizičkoj distribuciji

a) OPERATIVNA NABAVA – obavlja poslove istraživanja i pokrivanja potreba korisnika (dispozicije i naručivanje robe, praćenje rokova isporuke...)

• Može se decentralizirati za sve materijale koje koristi samo jedan pogon, tako da svoje zadatke obavlja u sastavu toga pogona

b) STRATEGIJSKA NABAVA – istražuje tržište, brine se o odnosima s dobavljačima, koordinira i analizira rad operativne nabave, surađuje s tehničkom službom i marketingom...

49

Nabava u sastavu službe materijalnog poslovanja


50

6. MJESTO NABAVE U MATRIČNOJ ORGANIZACIJI

▪ Matrična organizacija – produkt više – linijskog načela rukovođena

▪ glavne i opće funkcije poslovanja (oblik matrice)


51

▪ PREDNOSTI MATRIČNE ORGANIZACIJE:

Poslovanje je fleksibilnije, promjene se brže akceptiraju i bolje integriraju

Razvija se stručni umjesto formalnog autoriteta

Zajedničko donošenje odluka (onemogućava se samovolja pojedinaca)

Postižu se bolji međuljudski odnosi i veća motiviranost djelatnika

Moguća je specijalizacija djelatnika

Potiče se proces učenja i kreativnog traženja rješenja.

NEDOSTACI MATRIČNE ORGANIZACIJE:

Mogućnost nastajanja konfliktnih situacija zbog različitih pristupa te nereguliranih nadležnosti i prioriteta linijskih rukovoditelja

Složeniji komunikacijski odnosi

Potrebni su stručni kadrovi

Opasnost da doše do loših kompromisa.

52

19.4.2013.

14

▪ S matričnom strukturom fomiraju se:

Timovi za poslovanje s određenim proizvodima (Productmanagement)

Projektni timovi (Projectmanagement)

Timovi koji se brinu o procesu naručivanja (Proces – Management)

Timovi za provođenje programa organizacije dana dobavljača (Program – Management)


53

7. MJESTO NABAVE U DIVIZIONALNOJ ORGANIZACIJI

▪ Divizionalna organizacija (organizacija prema poslovnim područjima) uspostavlja se u velikim poduzećima s raznovrsnim programima proizvoda, odnosno djelatnosti

Pretpostavke za formiranje divizionalne organizacije:

▪ Raznovrsni proizvodni programi ili djelatnosti što se odvijaju najčešće na prostorno razdvojenim područjima

▪ Potreba za različitim materijalima

▪ Različiti zahtjevi u pogledu politike opskrbe i zaliha te politike prodaje

54

Divizionalna organizacija


55

KARAKTERISTIKE DIVIZIONALNE ORGANIZACIJE:

Stvaraju se manje, relativno autonomne, organizacijske cjeline u kojima je cjelokupno poslovanje, pa tako i materijalno poslovanje, transparetntno i zbog toga su djelatnici više motivirani za uspjeh

Jasno su razgraničena ovlaštenja i odgovornosti, što proizlazi iz linijske strukture divizija

To je marketinški orjentirana organizacija

Postoji opasnost od prevelikog osamostaljivanja pojedinih područja poslovanja (divizija) na štetu ciljeva i učinkovitosti cijelog poduzeća

56

http://www.google.hr/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=uU7TAxhAJWtWZM&tbnid=vGPCxGr9ash_kM:&ved=0CAUQjRw&url=http://direcsource.com/china-sourcing-quality-assurance/?utm_campaign=Episode-3-MEDIA&ei=7xRYUejUNY-MswaEoYCIBQ&psig=AFQjCNFEeDvbBImcV4N8k2DMGoGcltnDDA&ust=1364813304126332

19.4.2013.

15

8. NABAVA U TIMSKOJ ORGANIZACIJI

▪ Timska organizacija – temelji se na linijskoj organizaciji

▪ Odluke se donose konsenzusom, sporazumno

▪ Svi poslovi rješavaju se u timovima, participacijom i suradnjom članova koji sami organiziraju svoj rad

▪ Rad timova koordinira centralni (rukovodni) tim

▪ Unutar tima nema hijerarhije

▪ Suradnici su ravnopravni = kreativan rad i otvorena razmjena informacija

57

Timska organizacija – primjer tima za managment opskrbe


58

9. NABAVA U PROCESNOJ ORGANIZACIJI

▪ Procesna organizacija – podloga strukturiranja je organizacija procesa poslovanja

▪ Organizacijske jedinice (timovi) formiraju se za pojedine procese, odnosno za cjelovite dijelove procesa

▪ Horizontalno povezivanje dijelova procesa koji se redaju u određenom slijedu, a obavljaju ih timovi


59

10. NABAVA U FRAKTALNOJ ORGANIZACIJI

▪ FRAKTAL (lat. frango, fregi, fractum – lomiti, smrviti, razbiti, umanjiti) – najmanji elementi organizacijske strukture koje u određenim okolnostima nema smisla raščlanjivati, a čije „konačno stanje” nije fiksno, nego je polazište novog razvoja

▪ Djelomični sustav poduzeća, poduzeće u poduzeću, najmanja cjelovita funkcija poduzeća, modul koji omogućuje svojim članovima utjecaj na događaje i način izvršavanja zadataka

▪ Fraktali su organizacijske jedinice ili djelatnosti koje imaju svoje izvršitelje

▪ Samostalno rješavaju svoje zadatke koje sami organiziraju i opimiziraju u skladu s ciljevima suradnika/izvršitelja te u skladu s cijevima hijerarhijski viših fraktala

▪ Samostalno planiraju i reguliraju odvijanje procesa te su koncipirani prema načelu timskog rada

▪ Načelo rada fraktala - malo istih elemenata kao cjelina brzo reagira na promjene u okolini, tako da početne uvjete sama mijenja na temelju povratnih veza, odnosno samoorganiziranjem

60

19.4.2013.

16

▪ Fraktali imaju razne hijerarhijske razine (fraktali niže razine stvaraju fraktale više razine međusobnim spajanjem odnosno povezivanjem)


61

UNUTARNJA ORGANIZACIJA SLUŽBE NABAVE

▪ Unutarnjom organizacijom rješava se pitanje podjele posla na djelomično istovrsne zadatke, koji se objedinjuju i izvršavaju na pojedinim radnim mjestima, u referadama i odjelima

▪ Najčešće je štabno – linijska i hijerarhijski strukturirana prema kombiniranim načelima sinteze zadataka

▪ Najviša razina – funkcionalno načelo sinteze zadataka i sinteza prema karakteru zadataka

▪ Niža razina – objektno ili druga načela sinteze zadataka

▪ Unutarnja organizacija nabave ovisi o:

Opsegu i učestalosti poslova koje valja obaviti u određenom vremenu

Načinu rada

Kvalifikacijama i kapacitetu

62

OBJEKTI PREMA KOJIMA SE FORMIRAJU MJESTA SLUŽBE NABAVE MOGU SE GRUPIRATI PREMA SLJEDEĆIM OSNOVAMA:

I. Tehnički srodni materijali (predmetno načelo – npr. elektromaterijali, željezo, tekstil)

II. Materijali za određeni finalni proizvod (načelo podjele posla prema gotovim proizvodima)

III. Materijali za potrebe pojedinog pogona (proizvodno načelo podjele posla – npr. materijali za potrebe ljevaonice)

IV. Materijali prema srodnosti potreba (npr. za potrebe uređenja interijera)

V. Materijali prema porijeklu (prirodni materijali, umjetni materijali)

VI. Materijali prema asortimanu na strani ponude (npr. za instalacije)

VII. Prema dobavljačima, odnosno isporučiteljima (Key Account Management)

VIII.Materijali s određenog geografskog područja (teritorijalno načelo podjele posla – npr. referent nabave s područja Slavonije)

63

TEHNIKE PRIKAZIVANJA ORGANIZACIJSKE STRUKTURE

Najčešće korišteni grafički prikazi:

Organizacijske sheme

Organigrami u obliku segmentiranog kruga

Organigrami u obliku satelitskih krugova

Bločni organigrami

64

http://www.google.hr/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=e9ozfCsg4nSA8M&tbnid=ir4wT8uDV00nPM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.iml.fraunhofer.de/en/fields_of_activity/quality_management_and_organization_systems/management_systems.html&ei=5R5YUbbfEIbktQbe5ICYDw&psig=AFQjCNFQWcTuVCUCk3DjzWZWjBAIuRIFGA&ust=1364815864550813

19.4.2013.

17

Okomiti prikaz organizacijske strukture nabave


ORGANIZACIJSKA SHEMA

65

Vodoravni prikaz organizacije strukture nabave



66

Kombinirani prikaz organizacijske strukture nabave



67

BLOČNI ORGANIGRAM NABAVE


68

19.4.2013.

18

OBLICI ORGANIZACIJE POSLOVANJA

69

Regulacija procesa povratnim vezama (proces učenja)


70

Opći oblik cikličkog odvijanja radnih zadataka


71

Pojednostavljeni prikaz odvijanja procesa nabave


72

19.4.2013.

19

Odvijanje rutinskog procesa nabave


73

Dijagram tijeka podataka u upravljanju zalihama


74

Hodogram nabave materijala


75

Documents

ORGANIZACIJA NABAVE - ...Načelo transparentnosti (jednostavna i jasna organizacija) Načelo analize i sinteze - Iz načela analize i sinteze kao podlogu za rad na organiziranju nabave