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Organización de
Archivos de GestiónAngie Loreni Villa Loaiza
¿Qué es Archivo?
¿Qué es Archivo?
Conjunto de documentos, sea cualfuere su fecha, forma y soportematerial, acumulados en un procesonatural por una persona o entidadpública o privada, en el transcursode su gestión, conservadosrespetando aquel orden para servircomo testimonio e información a lapersona o institución que losproduce y a los ciudadanos, o comofuentes de la historia.
Fuente: Acuerdo 027 de 2006
Archivo
Central
Archivo
Histórico
Archivo de
Gestión
Transferencias
primarias
Transferencias
secundarias
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVAVALORACIÓN
PRIMARIAVALORACIÓN
SECUNDARIA
Valores Primarios
Administrativos
Legales
Fiscales
Contables
Técnicos
Valores Secundarios
Cultural
Científico
Histórico
Investigación
Tipos de Archivos
Fuente: Acuerdo 027 de 2006
Tipos de Archivos
Archivo de Gestión
Archivo de la oficina
productora que reúne su
documentación en
trámite, sometida a
continua utilización y
consulta administrativa.
Fuente: Acuerdo 027 de 2006
Tipos de Archivos
Archivo de Gestión
Archivo de la oficinaproductora que reúne sudocumentación entrámite, sometida acontinua utilización yconsulta administrativa.
Archivo Central
Unidad administrativaque coordina ycontrola elfuncionamiento de losarchivos de gestión yreúne los documentostransferidos por losmismos una vezfinalizado su trámite ycuya consulta no esconstante.
Fuente: Acuerdo 027 de 2006
Tipos de Archivos
Archivo de Gestión
Archivo de la oficinaproductora que reúne sudocumentación entrámite, sometida acontinua utilización yconsulta administrativa.
Archivo Central
Unidad administrativaque coordina ycontrola elfuncionamiento de losarchivos de gestión yreúne los documentostransferidos por losmismos una vezfinalizado su trámite ycuya consulta no esconstante.
Archivo Histórico
Archivo al cual se transfiere
del archivo central o del
archivo de gestión, la
documentación que, por
decisión del
correspondiente Comité de
Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el
valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la
cultura.
Fuente: Acuerdo 027 de 2006
ORGANIZACIÓN
DE
ARCHIVOS
Clasificación
Ordenación
Descripción
Foliación
Depuración
Clasificación
Permite la identificación y el agrupamiento
sistémico de documentos semejantes con
características comunes, teniendo como base
la estructura orgánico-funcional de la
institución.
La clasificación debe reflejar la estructura de
cada entidad de tal manera que las
agrupaciones documentales resultantes
correspondan a las subdivisiones que
conforman la institución.
OrdenaciónLa ordenación es el proceso mediante elcual se da disposición física a losdocumentos. Dicho de otra manera, laordenación determina qué documento vaprimero y cuáles van después, es decir, esel proceso mediante el cual se unen yrelacionan las unidades documentales deuna serie, así como los tipos documentalesal interior de los expedientes según uncriterio predeterminado.
Sin embargo, la ordenación no solo es unadisposición física coherente dedocumentos, también es el testimonio de lagestión, de los trámites que dieron origen atales documentos, pues refleja la dinámicaadministrativa
Foliación
Foliación
La foliación en documentos de archivo es
imprescindible en los procesos de organización
archivística. Tiene dos finalidades principales:
controlar la cantidad de folios de una unidad de
conservación dada (Carpeta, legajo) y controlar la
calidad, entendida esta última como respeto al
principio de orden original y la conservación de la
integridad de la unidad documental o unidad
archivística.
De otra parte, la foliación es requisito ineludible
para las transferencias tanto primarias (archivo de
gestión al archivo central) como secundarias
(archivo central al archivo histórico).
Descripción Archivística
Elaboración de una representación exacta de la
unidad de descripción y en su caso, de las partes
de la componen mediante la recopilación,
análisis, organización y registro de la información
que sirve para identificar, gestionar, localizar y
explicar los documentos de archivo, así como su
contexto y el sistema que los ha producido.
Fuente: Norma Internacional General de Descripción Archivística
ISAD(G)
Instrumentos Archivísticos
Tablas de Retención Documental - TRD
Programa de Gestión Documental - PGD
Plan Institucional de Archivos - PINAR
Formato Único De Inventario Documental - FUID
Tablas de Retención Documental - TRD
Constituyen uninstrumento archivísticoque permite laclasificación documentalde la entidad, acorde a suestructura orgánico-funcional e indica loscriterios de retención ydisposición final resultantede la valoracióndocumental por cada unade las agrupacionesdocumentales.
Programa de Gestión Documental - PGD
El Programa de Gestión
Documental – PGD, es el plan
elaborado por cada sujeto
obligado para facilitar la
identificación, gestión,
clasificación, organización,
conservación y disposición de la
información pública, desde su
creación hasta su disposición
final, con fines de conservación
permanente o eliminación.
Plan Institucional de Archivos - PINAR
Es un instrumento para la
planeación de la función
archivística, el cual se
articula con los demás
planes y proyectos
estratégicos previstos por la
entidad.
Formato Único De Inventario Documental -FUID
Instrumento de recuperación
de información que describe
de manera exacta y precisa
las series o asuntos de un
fondo documental.
Transferencia Documental
Transferencia Documental
Remisión de los documentos del
Archivo de Gestión al Central, y de
éste al Histórico, de conformidad con
las Tablas de Retención Documental /
Tablas de Valoración Documental
vigentes.
La transferencia de archivos, consiste
en el traslado ordenado, clasificado e
inventariado de documentos de
archivos según las diferentes fases y
según cronograma de transferencias
debidamente aprobado
Preparación Física de la
Documentación
Limpieza de la Documentación
Eliminación de Material Metálico
Identificación de material afectadopor biodeterioro
Revisión y foliación
Unidades de conservación yrealmacenamiento
Amarre
Embalaje
Historias Laborales
La historia laboral es una seriedocumental de manejo y accesoreservado por parte de los funcionariosde la Unidad de Talento Humano, endonde se conservan cronológicamentetodos los documentos de carácteradministrativo relacionados con elvínculo laboral que se establece entreel funcionario y la entidad; éstacontiene información personal oreservada que forma parte del sistemaúnico de información de personal alservicio del Estado. El manejo de estainformación debe ser conforme a la leyy los derechos fundamentales.
Fuente: Circular 004 de 2003
Cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la formade vinculación laboral en cada entidad:
• Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
• Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
• Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
• Documentos de identificación
• Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
• Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
• Acta de posesión
• Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
• Certificado de Antecedentes Fiscales
• Certificado de Antecedentes Disciplinarios
• Declaración de Bienes y Rentas
• Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)•Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja decompensación, etc.
• Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones,ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensionesde contrato, pago de prestaciones, entre otros.
• Evaluación del Desempeño
• Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo:Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otraentidad, etc.
Fuente: Circular 004 de 2003
