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Divulgación Dinámica, S.L.

Programa de Formación – Divulgación Dinámica, S.L.

2 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

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1. EVENTOS Clasificación de eventos.

2. PRODUCCIÓN, ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

3. HERRAMIENTAS ESENCIALES PARA UN PRODUCTOR DE EVENTOS CULTURALES

4. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROPIEDAD INTELECTUAL

5. ACCESIBILIDAD DE LOS EVENTOS CULTURALES

6. SOSTENIBILIDAD DE LOS EVENTOS

7. PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES EN EL ENTORNO DE

LOS EVENTOS CULTURALES

8. BIBLIOGRAFÍA



EVENTOS

Eventos: “Fenómenos que surgen de

ocasiones no rutinarias y que tienen

objetivos de ocio, culturales,

personales u organizativos

establecidos de forma separada a la

actividad normal diaria, cuya finalidad

es ilustrar, celebrar, entretener o retar

la experiencia de un grupo de

personas”. (Shone, 2001)

Un evento puede pertenecer a varias tipologías de actividades humanas: ocio,

personal, cultural, deportiva, organizativa,… pero, de una manera general, los

eventos se pueden caracterizar por los siguientes aspectos:

Unicidad. Que los eventos se caracterizan por la “unicidad” significa que no

son actividades rutinarias y que cada evento es diferente a otros, aunque

pueda tratarse de un mismo tipo de evento. Por ejemplo, aunque los

festivales anuales de cine siguen unas mismas pautas de organización, una

edición difiere de la otra por el lugar de celebración, el número de

participantes, las fechas de celebración, etc.

No repetitibilidad. Además de ser “únicos”, los eventos son “irrepetibles”,

no pueden repetirse de la misma forma en posteriores ediciones. Un recital

de poesía, aunque sea organizado por la misma entidad, utilice la misma

imagen corporativa, debe ser considerado por sí mismo distinto a la edición

anterior.

Intangibilidad. Los eventos incluyen elementos intangibles y elementos

tangibles. Los primeros corresponden al producto principal del evento, por

ejemplo la emoción de una competición.

Los elementos tangibles son productos complementarios de los primeros,

como por ejemplo, los productos de merchandising. Los elementos

1.

1. Clasificación de eventos



tangibles son necesarios ya que son elementos que generan opinión

pública y que contribuyen a la creación de la memoria del evento.

Interacción. Otra de las características de los eventos son los altos niveles

de contacto personal e interacción que conllevan ya que el público es uno

de los factores con más importancia en los eventos.

Se puede distinguir dos tipos de contacto que se establece con el público:

por una parte, se establece un contacto directo con el público que participa

en el evento, y por otra parte, un contacto indirecto con la opinión pública en

general. Ello implica la necesidad de planificar cuidadosamente los servicios

e informaciones que han de ofrecerse al público. Un ejemplo son los

servicios de información a los medios de comunicación, tanto acreditados

como no acreditados, para la cobertura del evento.

Escala temporal limitada. Los eventos tienen una escala temporal fija, con

unas fechas de inicio y finalización delimitada y, a priori, no modificables.

Esta limitación temporal afecta tanto al ámbito organizativo, es decir durante

las fases de planificación y organización del evento, como a la celebración

propiamente dicha del mismo.

La escala temporal fija, unida a variables del tipo unicidad del evento,

audiencia a la que se dirige,… otorga otra característica definitoria de los

eventos: la intensidad del trabajo que conllevan tanto en aspectos

organizativos como operativos. Igualmente, aunque los eventos culturales

se caracterizan por la corta duración del evento propiamente dicho, el

impacto de su celebración puede ser de una mayor duración temporal y de

vital importancia para la entidad organizadora o la ciudad sede.

Complejidad e incertidumbre. Los eventos se caracterizan por el nivel

relativo de complejidad e incertidumbre asociadas a ellos. Con el concepto

incertidumbre nos referimos a la situación de duda inicial en la planificación

de los eventos respecto al volumen de participación, al coste total, al

volumen de información a generar,…

La complejidad de un evento hace referencia a la estructura organizativa.

En la organización de eventos se conjugan tantas especialidades que se

puede decir que un evento es un hecho multidisciplinario que abarca

actividades tan diferentes como son las que definen la escenografía, la

iluminación, la animación, el marketing o el protocolo entre tantas otras.



Los eventos pueden clasificarse atendiendo a varios criterios, así,

Desde eventos internacionales, a eventos dirigidos a una comunidad local.

Dentro de esta clasificación se incluye el concepto de gran acontecimiento o mega

event, que se define como:

“eventos culturales de gran escala, que tienen un atractivo a la masa popular

y de una significación internacional. Normalmente están organizados por

combinaciones variables de organizaciones gubernamentales y no

gubernamentales nacionales e internacionales”.

Con respecto a la clasificación de un evento como internacional es conveniente

una precisión al respecto, ya que según distintos criterios serán considerados así

los que cumplan determinados requisitos:

Que asistan por lo menos 50 participantes extranjeros; que sean

organizados con una frecuencia regular y que su sede rote por al menos

tres países diferentes, según la Asociación Internacional de Congresos y

Convenciones (ICCA) y el criterio más aceptado,

Mínimo de 300 participantes, 40% de ellos extranjeros en relación al país

sede y pertenecientes a cinco nacionalidades distintas y además duración

mínima de 3 días, según la Unión Asociaciones Internacionales (UIA).

En base al mercado o la audiencia a la que se dirigen:

1.1. CLASIFICACIÓN DE EVENTOS



Donde las clasificaciones más generalizadas son:

Evento pequeño (entre 50 y 250 participantes),

Evento mediano (entre 250 y 500),

Gran evento (entre los 500 y hasta 2.000 participantes) y

Mega eventos (más de 2.000 participantes).

Los mini eventos serian aquellos entre 35 y 45 participantes.

Donde una posible clasificación atendiendo a dicho criterio sería:

Eventos promocionales. Presentación de nuevos productos, proyecto

o servicios, inauguraciones de nuevas instalaciones, aniversarios para

conmemoraciones, exposiciones históricas, o de productos en ferias y

salones de corte profesional e industrial,…

Eventos informativos, como las ruedas de prensa, conferencias de

prensa, visitas y viajes de prensa,…

Eventos de intercambio de experiencias: congresos, jornadas,

encuentros o simposio

Eventos formativos-didácticos: seminarios, conferencias, mesas

redondas, foros/coloquios y charlas.

Eventos de refuerzo de relaciones sociales: cocteles y recepciones.

Eventos de relaciones internas, como por ejemplo los

reconocimientos, las reuniones internas generales o especificas,…

Eventos de relaciones externas, como por ejemplo las reuniones para

negociación, las jornadas de puertas abiertas, visitas organizadas,…

Según el objetivo concreto al que respondan:

Según el tamaño o número de participantes:



Los eventos pueden ser organizados por una tipología variada de organizaciones

tales como organismos públicos o privados, empresas, asociaciones,…

De una manera genérica según la perspectiva organizativa los eventos pueden ser

eventos propios (eventos organizados por la entidad u organización) y eventos de

terceros (eventos organizados por otras entidades que invitan a representantes de

la entidad). Así:

Eventos propios:

Dentro de la entidad y sin asistencia de terceros: Serian aquellos actos

propios de la comunicación interna de una empresa o entidad.

Dentro de la entidad y con asistencia de terceros: Son aquellos actos

que se llevan a cabo como parte de las actividades de la entidad pero en

los que participan terceros, por ejemplo las conferencias de prensa.

Eventos propios organizados fuera de la empresa: se trata de eventos

que pueden contar solamente con el personal de la entidad o contar con

la participación de terceros, por ejemplo inauguraciones de nuevas

sedes, aniversarios, presentaciones,…

Eventos de terceros:

Son los eventos organizados por otras entidades públicas o privadas que

invitan a representantes de la entidad. En estos casos puede haber una

participación directa, por ejemplo si se patrocina el evento o una

participación indirecta si la asistencia al evento es solamente como invitado.

En lo que respecta a los eventos deportivos, culturales o artísticos se

diferencian claramente los de tipo festival o no concurso y aquellos de tipo

competencial o valorativos.

Por su parte, los eventos culturales pueden hacer referencia a las distintas artes

(artes escénicas, musicales, fotografía, literatura,…) y así, cada tipo de evento

requerirá de un espacio físico adecuado a sus características, una determinada

implementación técnica, una estrategia de difusión determinada,…

Según la perspectiva organizativa:



De acuerdo a los principales retos que para el gestor cultural tiene la organización

de eventos culturales, una clasificación atendiendo a diversos criterios:

Criterio Tipología Descripción. Retos de gestión

Ubicación

En centros o equipamientos

culturales

Se trata de eventos que tienen lugar dentro de

equipamientos culturales de carácter permanente.

La gestión de eventos de este tipo suelen depender

de la gestión de la propia entidad cultural y por tanto,

los objetivos y finalidades de la entidad pueden

trasladarse al evento. Resultan más fáciles las tareas

de coordinación y los estudios/ análisis previos y

durante el evento.

Al aire libre o en

infraestructuras polivalentes

Este tipo de eventos provoca que se multipliquen los

esfuerzos por parte de la organización tanto en

funciones de coordinación, como en relación a

cumplimiento de criterios de seguridad o

ambientales, desinstalación/restauración de las

zonas ocupadas,… medidas de seguridad en los

equipamientos,

Desarrollo

Una sola localización

Son eventos que tienen lugar en una zona

específica. El hecho de que se desarrollen

únicamente en un lugar específico facilita la labor de

gestión.

Varias localizaciones

Son eventos que tienen varias localizaciones. Este

tipo de eventos aumentan la complejidad de la

gestión en parte porque la multiplicación de

ubicaciones provoca que se deban estudiar cada una

de ellas de forma individualizada.

Periodicidad

Frecuencia determinada

Se repiten con una frecuencia determinada

(semestral, bianual,…) Pueden que sean en el

mismo lugar o en lugares diferentes. La frecuencia

de repetición de los eventos provoca una mejora

continua en los procesos de gestión.

Frecuencia indeterminada

Son eventos que se realizan de modo esporádico,

sin atender a criterios de repetición específicos y



puede ser que se realicen una única vez. Estos

eventos poseen la dificultad añadida de no poder

beneficiarse de experiencias pasadas.

Naturaleza

del evento

Limitado

Se trataría de aquellos eventos que implican

espectáculo o puesta en escenas en vivo y

corresponden a eventos como recitales, obras de

teatro, conciertos, … Implican la presencia (a veces

masiva) de espectadores durante un tiempo limitado.

Conllevan mayores niveles de imprevisibilidad.

Sostenido

Eventos que sin ser espectáculos requieren de una

gran producción y generan productos culturales:

exposiciones de muesos, ferias de libros, ferias

artesanales, congresos,… Se plantean de manera

distinta en relación a la asistencia de espectadores

pues generalmente las visitas se desarrollan en el

tiempo. Permiten niveles mayores de ajuste ante los

imprevistos.



PRODUCCIÓN, ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Existe una gran variabilidad de

eventos culturales que debido a

su distinta naturaleza provoca

que la organización de dichos

acontecimientos sea totalmente

diferente entre unos y otros. De

manera genérica un evento

cultural, al ser una actividad que

por su trascendencia social,

público asistente, complejidad

de medios e infraestructuras,

dificultad organizativa,…

requiere para su desarrollo exigencias concretas: una estructura especifica de

recursos humanos, unos determinados trámites administrativos, un apoyo

económico, planes de alojamiento y transporte, infraestructuras especiales, actos

de protocolo, plan de difusión y promoción, sistemas de acreditaciones, control de

accesos, seguridad,… que hacen difícil explicitar una metodología genérica.

Con el objetivo de presentar una visión general de la gestión de eventos culturales

(asumiéndose las adaptaciones y particularidades concretas de acuerdo a las

particularidades de cada evento), las tres etapas básicas en cualquier evento

son:

1. Etapa pre-producción: planificación y organización

2. Etapa producción: ejecución.

3. Etapa post-producción: evaluación y monitoreo

Se entiende por producción a la etapa cuyo objetivo consiste en llevar a ejecución

o a la realidad un proyecto, el que hasta antes de ella sólo consistía en

planteamientos teóricos. Dicha etapa se aplica tanto en la realización de simples

eventos, espectáculos o fiestas, como también en proyecto culturales de mayor

2.



complejidad y envergadura, tales como obras de teatro, cine, gestión de museos,

casas de la cultura, galerías privadas, administración pública, municipal, etc.

La producción de los eventos culturales, como etapa que permite ejecutar o

desarrollar un determinado proyecto cultural requiere una etapa inicial de

diagnóstico, y la aplicación de estrategias de diseño y planificación:

La labor de producción de eventos culturales es la de poner al servicio del

proyecto cultural todos los elementos y recursos (materiales e intangibles) que

hagan posible la ejecución de dicho proyecto.

El productor cultural será el encargado de controlar el tiempo, el presupuesto y

la coordinación con los equipos de trabajo interno o externos al proyecto, es decir,

el productor encarna la cara operativa de todo el proyecto.

Aunque las acciones que se realizan en la etapa de producción son variadas y

difíciles de explicitar todas, en gran medida tienen que ver con la eficiencia en

gestionar y conseguir aquellos recursos y elementos materiales que el proyecto

requiere. Por ejemplo, corresponde a este ámbito, actividades tales como compra,

alquiler o cesión de equipamientos audiovisuales, de iluminación,… así como su

instalación de acuerdo a las necesidades del proyecto, contratación del personal,

compra de insumos diversos, control de tiempo de ejecución de tareas, búsqueda

de financiamiento,… junto a las permanentes funciones de coordinación en terreno

respecto del funcionamiento de todas las unidades que interactúan en el desarrollo

del evento.

DIAGNÓSTICO PLANIFICACIÓN PRODUCCIÓN RESULTADOS



La producción de cualquier evento cultural requiere, en un primer momento,

contestar a las siguientes preguntas:

¿Qué tipo de evento se va a organizar?

¿Para qué o con qué intención se va a organizar?

¿Cuándo es?

¿Cuánto nos va a costar?

Y una vez que se ha tomado la decisión de producir el evento en la etapa de

preproducción se debe confeccionar una memoria descriptiva del evento.

Dependiendo de la tipología del evento, la memoria descriptiva tendrá apartados

específicos, aunque de manera genérica responderá a los siguientes apartados:

1) Breve introducción que refleje las características generales del evento.

2) Los organismos que de alguna manera se van a ver implicados:

instituciones públicas, asociaciones, federaciones,…

3) Determinar la existencia de condicionantes que puedan afectar a la

organización del evento: normativa.

4) Características técnicas del evento.

5) Necesidades en cuanto a infraestructuras.

6) Dato sobre patrocinio y colaboradores para confeccionar el presupuesto.

7) Necesidades en cuanto personal

Posterior a la memoria descriptiva una de las primeras decisiones en cuanto a la

producción de eventos es el de la conformación del equipo de trabajo y los

mecanismos de coordinación entre ellos.



Generalmente se recomienda trabajar con dos ayudantes de producción,

denominados productor técnico y productor logístico.

El productor técnico.

Tiene como función la de conseguir la infraestructura

técnica del evento: los equipos para iluminación, los

equipos para amplificación, equipos de proyección,

escenarios, stands,… así como coordinar y supervisar al

personal técnico responsable de la infraestructura del

evento.

El productor logístico.

Tiene como función la de conseguir y

controlar los servicios de atención y bienestar

de todo el personal que asiste a un evento,

ya sea los de los participantes del proyecto

hasta el público asistente a éste. Ejemplo de

estos servicios son los traslados y

alojamientos de artistas, camerinos para

artistas, alimentación, transportes,

alojamientos, personal para acomodación, seguridad e información entre

otros.

Asimismo, el productor logístico tiene por función la de establecer las relaciones

necesarias con las entidades comprometidas para la consecución de permisos y

se encargará específicamente de obtener la resolución de permisos según el

marco jurídico existente.

Cabe destacar que esta estructura de producción es la más usual, aunque puede

variar por factores de recursos o si se trata de un mega evento, donde se

diversifican en comités (organizador y ejecutivo) y en áreas de producción (área

técnica, área administrativa, área de información, comunicación e imagen, área de

protocolo, área de alojamiento, restauración y transporte y área de infraestructura).

En relación a los diseños organizativos sobre la estructura de producción

comentar que existen algunos modelos básicos (aunque no deben aplicarse de

forma automática sino siempre de forma justificada). Las opciones básicas de

diseño organizativo son: estructura simple, funcional, divisional y matricial,

(también puede optarse por una mezcla de ellos).



Las características de las diferentes estructuras básicas son:

Formada por uno o pocos productores/gestores y un grupo de técnicos/operarios

que realizan las tareas básicas. No hay definición de agrupaciones básicas, sólo

hay un conjunto de participantes en el nivel inferior a la dirección. Solo una

pequeña parte de los comportamientos están estandarizados o formalizados y la

planificación es mínima. El control es altamente centralizado. Es adecuado para la

producción de eventos pequeños.

Como ventajas presenta flexibilidad y capacidad de adaptación y como

inconvenientes falta de especialización y dependencia respecto al

productor/gestor.

Ejemplo para una producción teatral:

Se basa en la agrupación de tareas y supone la existencia de todos los

componentes básicos de una organización: dirección, mandos intermedios, nivel

operativo y staff de asesoramiento.

Presentan una clara distribución de responsabilidades y toma de decisiones sin

embargo adolecen de la suficiente flexibilidad para adecuarse a entornos o

situaciones dinámicas.

Estructura funcional

Estructura simple

Dirección general

Elenco Teatral




Parte en separar en divisiones el conjunto de la estructura. Las divisiones son

partes autónomas que reúne lo esencial de los medios necesarios en personas e

infraestructura. La variable más importante es la descentralización.


Estructura divisional

Dirección general

Staff Asesor

Dirección artística

Dirección de producción

Elenco Técnicos Comunicación Producción Ejecutiva

Marketing Administración omunicación

Dirección general

Staff Asesor

Teatro Infantil Teatro Adultos

Dirección Artística

Producción Dirección Artística

Producción



Incorpora criterios simultáneos de departamentalización al momento de agrupar

tareas. Presenta un alto grado de especialización, un mínimo nivel de

formalización y la posibilidad de un control total por parte de la dirección. Se trata

de una estructura aplicable para situaciones donde prima el valor de la creatividad

y la innovación.


Siendo la estructura matricial una de las más utilizadas por las empresas de

creación de eventos, la configuración organizativa de cualquier evento debe tener

en cuenta la identificación y delimitación de responsabilidades.

Así, en cualquier evento cultural es necesario partir de la delimitación entre

responsabilidad artística y responsabilidad organizativa. Además de estas dos

responsabilidades básicas aparecen responsabilidades del tipo económico-

administrativo, tecnológico, de protocolo, de comunicación,…

La delimitación de responsabilidades es importante tanto para la organización

interna del evento como para terceros que se relacionan con el equipo siendo

importante definir claramente cuáles son las principales áreas de trabajo, quienes

Estructura matricial

Administración

Director Proyecto 1

Director Proyecto 2

Dirección General

Producción

Comunicación

Marketing



son los responsables de ellas y los mecanismos de relación/coordinación entre

ellos.

Otros elementos básicos a considerar para la producción del evento son:

Son las que fundamentan la planificación operativa:

Número de participantes, es decir, ponentes, actores, músicos, artistas…

Se trata de un dato fundamental para la planificación de alojamientos,

transportes, etc. Se debe conocer la procedencia: si son de distintos países,

comunidades autónomas, provincias,… y siempre se debe tener en cuenta

además de a los artistas al personal técnico, intérpretes, conductores,… es

decir, personal que participa en el evento aunque no sea de forma directa.

Duración del evento, dato importante para la reserva de alojamientos,

transportes,…

Modalidad y especialidad del evento, ya que los espacios culturales o

infraestructuras serán diferentes para cada tipo. Por ejemplo, no son iguales

las características para un concierto de música clásica que para un

concierto de rock.

Público del evento. Es necesario conocer las características del público, por

ejemplo si es convocatoria abierta, solo para socios, si se trata de un

espectáculo para niños,…

Hay que establecer los mecanismos de comunicación y coordinación entre los

miembros de la estructura organizativa, entre estos y los participantes y entre

aquellos y el entorno. Para ello, en la organización de eventos se suelen

establecer los siguientes subcomités relacionados directamente con la comisión de

trabajo de las funciones comunicativas y de coordinación:

El Subcomité de relaciones públicas. Tiene como misión crear y

mantener la imagen positiva de la organización en las actividades de

Comunicación y coordinación

Las características y dimensiones de la actividad



promoción, divulgación y atención directa de los participantes al evento. Se

suele conformar por subcomités, por ejemplo el de divulgación y publicidad,

el de inscripciones, recepción y alojamiento, el de protocolo y actos

sociales,…

Referente a las acciones de divulgación, promoción y publicidad es

conveniente que exista una planeada campaña publicitaria que, de acuerdo

a las características del evento y el público al que vaya dirigido puede incluir

afiches, circulares, campaña en prensa, radio y televisión, nuevas

tecnologías de comunicación,…

De manera general la promoción de los eventos culturales debe realizarse

de forma escalonada y sostenida y con un periodo de anterioridad que se

estima en unos cinco meses (depende de las características y envergadura

del evento) con el objetivo de crear expectativa en el publico.

El Subcomité de protocolo. Suele encargarse tanto en la fase de

planificación como en la operativa de aquellos aspectos relacionados con el

protocolo ceremonial y las relaciones institucionales.

Otro comité que puede conformarse en los eventos culturales es el Comité de

Honor, aquel que se forma una vez que todos los aspectos operativos del evento

están definidos y está formado, generalmente, por personas del ámbito social y

político así como personalidades del ámbito cultural o artístico. La aportación de

estos miembros notables de la comunidad es desinteresada, el comité no tiene

tareas determinadas para el evento y su papel se ciñe a apoyar el evento con su

presencia y pertenencia al comité de honor lo que otorga un

reconocimiento/distinción social al evento.

Con respecto al Nombre con que se denomine a un determinado evento cultural o

artístico recordar que este, aunque se recomienda sea corto y llamativo debe ser

adecuado al propósito que se persigue con la realización del evento. En algunos

casos es conveniente ubicarlo en el contexto local, regional, nacional o

internacional así como si se trata de eventos periódicos ubicarlo secuencialmente.

Igualmente es conveniente valorar a nivel estratégico la idoneidad de unir el

nombre de la organización al evento en sí ya que en ocasiones el nombre de la

organización funciona como un atractivo para el público potencial,



Para seleccionar las fechas del evento se debe tener en cuenta:

Si hay tiempo suficiente para llevar a cabo las tareas

organizativas que se precisan (se suele recomendar al

menos 3 meses de anticipación por cada 100

asistentes)

Evitar que coincida con la fecha de una actividad

similar o dirigida al mismo tipo de público. Asegurarse de que no existan

conflictos con las fechas de celebraciones religiosas, fiestas nacionales,

regionales o locales.

Si se trata de sucesivas ediciones seleccionar la fecha tomando como

referencias las ediciones anteriores

Para la selección del lugar del evento priman los

requerimientos de las actividades lo que implica que el

lugar elegido debe contar con los requerimientos

necesarios para todas las actividades o con la

posibilidad de instalarlas. Es habitual que exista

coherencia entre la identidad del evento y el lugar de

realización aunque, y en parte por las posibilidades

técnicas, este es un criterio que cada vez se flexibiliza

más, apareciendo como una nota distintiva de muchos de los eventos culturales la

utilización creativa de los espacios.

En la contratación/cesión del espacio se debe tener en cuenta que la organización

del evento requiere disponer del lugar un tiempo antes y un tiempo posterior al

evento en sí.

En relación al Presupuesto:

El presupuesto es una herramienta de

planificación, coordinación y control de funciones

que presenta en términos cuantitativos las

actividades a ser realizadas. En los eventos

culturales el presupuesto, no es solamente una

simple hoja de cálculo sino un documento que

combina actividades de planificación y de

gestión, incluyendo una lista de gastos previstos,



fuentes de ingresos y el beneficio previsto. La definición del presupuesto se

encuentra estrechamente ligada con la identificación de las diferentes actividades

que realizará cada comisión y lo más adecuado es contar con un presupuesto

general del evento y con un presupuesto por comisión de trabajo.

Para las tareas de producción es importante conocer si se trabajara con un

presupuesto fijo o variable o si es posible que el evento genere beneficios o se

logre un punto de equilibrio. Así, por ejemplo si se trabaja con un presupuesto fijo

resulta ventajoso tener fechas alternativas para la celebración del evento ya que

permite adecuar el presupuesto a las diferentes tarifas ya que la flexibilidad resulta

una excelente herramienta de negociación.

La financiación del evento esta debe ser gestionada desde un año antes de la

realización del evento ya que, si el tiempo es menor, conseguir el recurso

financiero será más difícil.

En la fase de producción o ejecución del evento y, teniendo en cuenta la gran

variabilidad existente, uno de los primeros acontecimientos que se repiten en la

mayoría de eventos culturales es la Inauguración.

La inauguración es considerada en todos los

eventos como un gran acontecimiento y para

ello se planifica junto a actividades especiales

ya que tienen como objetivo causar impacto

en la opinión pública. Asisten las entidades

patrocinadoras, las autoridades, el sector

cultural,… y por tanto se considera como una

actividad comunicacional con un margen de

error mínimo y por ello es muy importante el

cuidado de los detalles.

En las inauguraciones hay que diferenciar los eventos que son públicos y aquellos

en que los asistentes son invitados por parte de la organización. A este respecto

comentar que existe una regla que, aunque no exacta, si permite reconocer la

cantidad de asistentes: básicamente se debe calcular que asistirá la cuarta parte

del total de invitados. Es decir, se entiende que de del total de invitados

aproximadamente la mitad confirmará la asistencia y de esa cantidad la mitad

asistirá.



Sin embargo, esta relación cambia por la interrelación de los siguientes factores:

Percepción del evento por parte del público: atractivo real del evento y

promoción del mismo

La convocatoria: tiempo entre la convocatoria y el evento y coincidencia o

cercanía de eventos de interés para el mismo público

Imagen/prestigio del convocante/organizador

Especificidad del público convocado

Carácter gratuito o de pago del evento.

Habitualmente, para prever la asistencia (además de la relación en base a los

invitados a la misma), se usan parámetros comparativos con eventos similares.

En las inauguraciones y en especial durante todo el tiempo del evento es

importante identificar a los asistentes especiales e invitarlos de manera diferencial.

Para ello, hay que considerar la realización de una carta formal de invitación para

todas las autoridades involucradas y un brief (información, memoria, informe) para

los medios invitados, que se debe adjuntar a la invitación.

Durante el evento en sí, el Comité organizador debe estar presente para confirmar

en base a listas de control que las actividades planificadas se están llevando a

cabo. Las listas de control deben incluir todas las actividades divididas según las

distintas comisiones de trabajo.

Igualmente es necesario desarrollar una estrategia que permita controlar el ingreso

del público para cuantificar la asistencia al mismo así como recoger la opinión de

los visitantes con respecto al acto cultural-artístico en sí, los servicios de atención

al cliente, otros servicios del evento,… datos que resultan necesarios para evaluar

el evento y si se obtuvieron los resultados esperados. En el caso de un evento e

varios días los resultados deberían ser evaluados por días para en el caso de

existir incidencias aplicar los protocolos previamente establecidos o instaurar

medidas compensatorias.

La clausura, considerada igualmente un evento en sí misma suele contar también

con personal relevante, los patrocinadores, las autoridades,… Habitualmente las

clausuras, al igual que las inauguraciones suelen contar con dos partes



claramente diferenciadas: el acto en sí que cierra o inaugura el evento y una cena

o copa de gala. Al igual que la inauguración, se consideran actos solemnes y por

lo general exigen aplicar medidas protocolarias específicas al tipo de evento y

personalidades asistentes.

Etapa post evento, que se basa fundamentalmente en las actividades de

seguimiento, en la aplicación de las encuestas de satisfacción y en los resultados

objetivos, además de las actividades propias de logística inversa para la recogida

y reacondicionamiento.

Esta fase evalúa todas las actividades desarrolladas para concluir con la redacción

de una memoria del evento que ha de ser considerada como parte del capital

intelectual de la organización responsable de la puesta en escena del evento. La

evaluación del evento, por parte del comité organizador, debe basarse en los

siguientes documentos:

Tabulación de las encuestas de evaluación. Control de calidad.

Informe final de cada comité, indicando resultados, objetivos alcanzados,

metas logradas y opinión general.

Informe administrativo: relación de ingresos y gastos

En lo que respecta a los aspectos más operativos, la fase de postproducción

permitirá cumplir con los compromisos adquiridos durante las fases anteriores de

producción:

Con los proveedores: cancelación en tiempo y forma de las facturas

Con los participantes: si se estima necesario por la tipología de evento

envío de material informativo, ponencia, memorias,…

Con los patrocinadores: memoria, informe final

Con los medios de comunicación: conclusiones, material fotográfico,

memoria,…

Con organizadores/colaboradores: cartas de agradecimiento, devolución

de equipos,…



HERRAMIENTAS ESENCIALES PARA UN PRODUCTOR DE EVENTOS CULTURALES

De las diferentes herramientas de planificación y control de actividades que son

esenciales para la producción de eventos culturales destacamos los Gráficos de

Gantt y la Malla PERT.

Los gráficos de Gantt constituyen una de las técnicas más elementales para

planificar la ejecución temporal de un conjunto de actividades. En síntesis la

técnica consiste en representar en un eje de coordenadas el conjunto de

actividades a realizar, de modo que en el eje horizontal se mide el tiempo, esto es

la fecha de realización del evento, y en el eje vertical se recogen las actividades

que lo componen. Mediante barras horizontales se indica el tiempo de ejecución

de cada actividad, siendo su extensión proporcional a su duración (comenzando

en el momento de iniciación y terminando en el de finalización).

La principal utilidad de los gráficos de Gantt consiste en permitir un control visual

del grado de ejecución de las actividades.

Una vez representadas en el gráfico, mediante un sistema de sombreado que

indique el grado de ejecución de las distintas actividades, para el momento actual

se puede observar el grado de adelanto o retraso que tiene cada actividad en su

ejecución, para lo cual basta con trazar en el gráfico una línea vertical en el punto

correspondiente a la fecha actual.

Los gráficos de Gantt constituyen una herramienta muy elemental, por ello, su

utilidad es escasa para la planificación total del evento en los que las actividades

están muy interrelacionada, mostrando su utilidad para ser aplicados de forma

individualizada para cada una de las comisiones de trabajo. Para la planificación

total son más útiles otros instrumentos de planificación basados en la teoría de

grafos como el método PERT.

Gráficos de Gantt

3.



El método PERT (es una herramienta que

permite la planificación y el control de proyectos

que (como es el caso de los eventos), su

ejecución implica la realización de un conjunto de

actividades entre las que existen relaciones de

precedencia, en un tiempo limitado y con unos

recursos también limitados.

La utilización de la Malla PERT permitirá identificar el tiempo mínimo para la

producción del evento (lo cual implica que se han realizado la totalidad de las

actividades que lo componen), las actividades cuya demora en la ejecución

suponen demorar los tiempos de ejecución productiva en su conjunto (llamadas

actividades criticas) y las holguras (margen de tiempo sobrante) de que disponen

el resto de las actividades para ser ejecutadas sin que ello suponga retrasar la

duración del evento.

En el desarrollo del método PERT se puede partir de una fijación de los tiempos

de las tareas que no pueden ser modificadas, denominándose este tipo como

PERT-TIEMPOS y nos determina la duración mínima de realización del proyecto

con estas condiciones temporales. Sin embargo (como ocurre en la mayoría de las

ocasiones), los tiempos de realización de las diferentes tareas pueden ser

controlados.

El método que, además del tiempo, tiene en cuenta los costes de cada una de las

tareas, se denomina PERT-COSTES. Así, es posible realizar la gestión de un

proyecto que tenga como variables el tiempo de ejecución y el coste: como regla

general, acortar los tiempos implica aumentar los costes y viceversa.

Malla PERT



La terminología más usual en la planificación utilizando el método PERT es:

Tarea: acción que hace que el proyecto evolucione hasta su estado final.

Toda tarea consume recursos: personales, materiales, económicos,

tiempo,… se representan por figuras geométricas (en nuestro caso por

cuadrados).

Sub-tareas: son las tareas resultantes de dividir una tarea en otras más

fáciles de controlar.

Tareas consecutivas: tareas que son continuación con respecto a otras.

Dos tareas consecutivas se unen mediante una flecha que parte de la

antecedente y termina en la consecutiva.

Tareas anteriores: tareas que deben realizarse antes que las que las

siguen.

Tareas antecedentes: tareas inmediatas anteriores.

El nombre de la tarea lo situamos en la parte superior del cuadrado que representa

a la misma. El tiempo de duración de una tarea, D, lo situaremos dentro de una

circunferencia y ésta dentro del cuadrado que representa la tarea.

Margen libre, ML, de una tarea: es el margen de tiempo del que dispone

una tarea para completarse sin que ello suponga un retraso en las

siguientes.

Margen total, MT, de una tarea: es el margen de tiempo del que dispone

una tarea para completarse sin que ello suponga un retraso del proyecto. El

MT puede coincidir, o no, con el ML.



Tareas críticas: tareas cuyo MT es cero. El retraso en una de estas tareas

implica el retraso de todo el proyecto.

Camino crítico: es el trayecto que une las tareas críticas.

Duración del proyecto: es la suma de los tiempos de las tareas del camino

crítico.

Fecha más pronto de inicio, FPi: fecha más temprana en la que una tarea

puede ser iniciada.

Fecha más tarde de inicio, FTi: fecha más tardía en la que una tarea

puede ser iniciada sin que ello suponga un retraso del proyecto. En una

tarea crítica la FPi coincide con la FTi.

Fecha más pronto de finalizar, FPf: fecha más temprana en la que una

tarea puede ser finalizada.

Fecha más tarde de finalizar, FTf: fecha más tardía en la que una tarea

puede ser finalizada sin que ello suponga un retraso del proyecto. En una

tarea crítica la FPf coincide con la FTf.

Red PERT: es la representación gráfica del proyecto que permite ver rápida

e intuitivamente las tareas que lo componen, las relaciones entre las

mismas y todos los datos y conceptos descritos anteriormente, facilitando la

toma de decisiones.



Ejemplo: Utilización método PERT: Publicación de una novela

Supongamos que un escritor novel desea escribir y publicar una novela corta. No

tiene claro el tema sobre el que escribirá y, además, no cuenta con recursos

económicos para su publicación. Para este escritor su proyecto de publicar la

novela con estas condiciones podría dividirse en las siguientes tareas:

A. Encontrar un tema. El escritor piensa que no debería tardar más de 4 días

en encontrarlo.

B. Buscar patrocinadores. Para lo que empleará 17 días.

C. Formalizar los acuerdos legales necesarios con los patrocinadores. 20 días.

D. Escribir la novela en 25 días.

E. Editar y distribuir la novela en 8 días.

F. Realizar una campaña publicitaria durante 7 días.

G. Realizar un estudio de las ventas y los resultados de la campaña publicitaria

durante 3 días.

En este ejemplo ficticio el proyecto se divide en 7 tareas con duración establecida

y relacionadas entre sí, de la siguiente forma:

La duración mínima del proyecto está por determinar.



Paso 1. Con los datos anteriores representamos gráficamente y en niveles las 7

tareas, teniendo en cuenta las relaciones entre ellas:

1) En el nivel 0 se sitúan las tareas que no tienen otras anteriores: la A y la B.

2) En el nivel 1 se sitúan las tareas que tienen como anteriores algunas del

nivel 0: la C y la D.

3) En el nivel 2 se sitúan las tareas que tienen como anteriores algunas de los

niveles 0 y 1: la E y la F.

4) En el nivel 3 se sitúan las tareas que tienen como anteriores algunas de los

niveles 0, 1 y 2: la G.

5) Unimos con flechas las tareas respetando las dependencias.

6) En la circunferencia de cada tarea situamos su duración.

7) Introducimos las fechas más pronto de inicio, FPi, y las fechas más pronto

de finalizar, FPf, en sus lugares correspondientes.

Con estos datos obtenemos el siguiente gráfico, donde se determina que la

duración mínima del proyecto, teniendo en cuenta las relaciones entre tareas, será

de 48 días.



Paso 2. Comenzando por la última tarea, la G, y retrocediendo, se determinan:

1) Fecha más tarde de finalizar, FTf. Para la tarea G, FTf=48.

2) Fecha más tarde de inicio, FTi: que será igual a FTf-duración de la tarea+1.

Para la tarea G, FTi=46. Esto implica que la FTf de las tareas E y F es un

día menos, es decir, FTf=45. Quedando determinadas las FTi: 38 y 39,

respectivamente. Y así hasta llegar al principio.

Cuando de una tarea sale más de una flecha, entonces, su FTf es una unidad

menor que la menor de las FTi a las que llegan sus flechas. En nuestro

ejemplo, la tarea C es antecedente de las E y F. Como la menor FTi de estas

últimas es la de la E (38 frente a 39 de la tarea F), entonces la FTf de la tarea

C es 37 (en vez de 38).

3) Margen total de una tarea, MT=FTi-FPi.

4) Margen libre de una tarea, ML=menor FPi de las tareas consecutivas - FPi

de la tarea considerada - duración de la tarea considerada. El margen libre

puede coincidir, o no, con el margen total.

5) Camino crítico: trayecto que une las tareas cuyo MT es cero. En rojo en

nuestro ejemplo. Puede haber más de un camino crítico.

Introduciendo todos estos nuevos datos en el gráfico anterior, se obtiene la red

PERT del proyecto.



Y así, de manera rápida e intuitiva, la Malla PERT proporciona información sobre:

El tiempo de duración del proyecto. En este caso, si se cumplen las

condiciones anteriores, el proyecto tendrá una duración de 48 días.

Las tareas críticas y los márgenes de tiempo. Las tareas B, C, E y G son

críticas: un retraso en las mismas implica un retraso del proyecto. Sus

márgenes total y libre, MT y ML, son cero. Las tareas A, D y F cuentan con

un cierto margen de maniobra. La tarea A, por ejemplo, puede comenzarse

entre los días 1 y 9 sin que el proyecto se retrase. De no comenzar el día 1,

sí se retrasará el inicio de la tarea D que no podría comenzar el día 5. Esto

sucede porque su margen libre, ML, es cero. La tarea F tiene, además, un

margen libre de 1 día. Lo que significa que puede comenzar el día 38 ó el

39 sin que se retrase la tarea que depende de ella, la G.

Para la realización de redes PERT en el caso de eventos complejos en los que es

difícil determinar las tareas y las relaciones existentes entre ellas ya que existe un

número elevado de tareas y sub-tareas, la representación del proyecto en un

gráfico PERT se simplifica con la utilización de algoritmos que ordenan las tareas

en niveles, según las relaciones de dependencia.

Uno de los algoritmos más utilizados es la Matriz de Dependencias. Con la Matriz

de dependencias el resultado obtenido es una tabla de los respectivos niveles de

las diferentes tareas que, si el evento es simple pueden ser obtenidos de manera

intuitiva.



Los pasos a seguir utilizando la Matriz de Dependencia son:

En una tabla se introducen tanto vertical como horizontalmente todas las

tareas del proyecto así como los niveles que consideramos.

Para rellenar la matriz:

1) Por filas, cada tarea es señalada con un círculo, O, en las celdas de las

tareas de las que dependen. Siguiendo con el ejemplo anterior, en las filas

de las tareas A y B no se ponen círculos ya que no dependen de ninguna

anterior. En la fila de la tarea C se pone un círculo en la celda

correspondiente a la columna de la tarea B, pues la tarea C depende de la

B. En la fila de la tarea E se pone un círculo en las celdas correspondientes

a las columnas de las tareas C y D, pues la tarea E depende de ellas. Y así

con todas las tareas. (Se ha sombreado, aunque no es necesario hacerlo,

las celdas de las tareas que no tienen otras anteriores)

2) En la columna del nivel cero se suman los círculos de cada fila. Por

ejemplo, las tareas cuya suma es cero, la A y la B, pertenecen a este nivel y

las inscribimos en la celda inferior del nivel 0.



3) Se borran o tachan las filas y las columnas de las tareas del nivel 0 (A y B

en nuestro caso) y volvemos a sumar los círculos situando el resultado en la

columna del siguiente nivel, el nivel 1.

Igual que antes, las tareas cuya suma es cero, la C y la D, pertenecen a

este nivel y las inscribimos en la celda inferior del nivel 1.



4) Se continua de la misma manera con las diferentes filas y columnas hasta

que ya no quedan más tareas, con lo que el algoritmo termina. En el

ejemplo, se obtiene el mismo resultado de los diferentes niveles de tareas al

que se llego de manera intuitiva. Tachando las diferentes filas y columnas

(en vez de borrándolas como en las anteriores) la matriz de dependencia

final sería:



ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROPIEDAD INTELECTUAL

En la organización de eventos culturales es importante tener en cuenta las

implicaciones que se derivan del derecho de propiedad intelectual y que afectan a

la totalidad de la producción cultural.

Se debe tener presente que las creaciones y

producciones intelectuales realizadas por

terceros deben ser respetadas y no pueden

ser utilizadas sin la correspondiente

autorización de los titulares.

En relación a organización de eventos y

propiedad intelectual es conveniente

diferenciar entre el productor y el organizador

y, aunque en ocasiones la organización de

eventos se encuentra con propuestas ya

producidas en otros casos, ambos papeles:

gestión y producción, coincidirá. En cualquier caso es necesario partir de un

análisis sobre las implicaciones referentes a la propiedad intelectual.

Gran parte de los eventos culturales se basan en contenidos protegidos por el

sistema legal de propiedad intelectual y, a su vez, la creación/organización de un

evento original convierte a la entidad organizadora en creadora y titular de

derechos de propiedad intelectual.

En la fase de pre-producción del evento y, siempre y cuando los contenidos

intelectuales que vayan a formar parte del evento no sean originales, ya sea

música, texto, fotografía, decorado, vestuario, diseño gráfico, material audiovisual,

software... debe ser solicitada, antes de ser incluidos en el proyecto, la

correspondiente autorización o licencia por parte del titular de los derechos lo que

evita posibles demandas por infracción de derechos de propiedad intelectual.

4.



Dicha autorización, que puede ir o no acompañada de una contraprestación

económica, debe siempre constar por escrito.

Para la utilización de material cuyos derechos de propiedad intelectual no nos

corresponden los pasos a seguir son:

Uno de los problemas a la hora de conseguir la

autorización de los derechos de las obras

intelectuales es la localización de los autores o

titulares de las obras que van a ser incluidas en

el proyecto para negociar la cesión de derechos

o autorización para su uso.

No resulta una tarea fácil ya que habitualmente

los contenidos a utilizar pertenecen a géneros

distintos: de tipo literario, audiovisual, científico,

musical... y no existe, por el momento, una

entidad, ventanilla única o clearing house a la que poder acudir para obtener las

autorizaciones de uso de todos los contenidos.

Igualmente, los derechos de propiedad intelectual, que corresponden a los

autores, los artistas intérpretes o ejecutantes, los productores fonográficos o

audiovisuales y otros titulares, se caracterizan por su independencia y

compatibilidad.

La compatibilidad permite que sobre un soporte que contiene, por ejemplo, una

grabación exclusivamente sonora (fonograma), coexistan los derechos de

explotación reconocidos por ley a distintos titulares, así por ejemplo, encontramos

los derechos del autor de la letra y la música, del intérprete vocalista o ejecutante

de los instrumentos musicales y los del productor de la grabación que es aquel

bajo cuya iniciativa y responsabilidad se lleva a cabo la grabación.

Esta variedad de titulares de derechos presentes en determinadas explotaciones

de obras y prestaciones protegidas, se traduce en la intervención de las

respectivas entidades de gestión que tienen encomendadas la gestión de los

derechos de explotación. Así, si en un determinado evento se hace uso de la

grabación musical contenida en un soporte por ejemplo para ambientar o amenizar

1. Localización de los titulares



la espera, se estará comunicando al público el contenido de la grabación y por

tanto utilizando los derechos que la ley ha reconocido a los distintos titulares.

Y, en este caso, como los titulares encomiendan su gestión, bien voluntariamente

o por disposición legal a las entidades de gestión, necesariamente se debe acudir

a cada una de ellas para solicitar la autorización para usar los derechos que ellas

gestionan y pagar el precio que ellas fijen mediante sus tarifas.

Un requisito previo a la planificación del evento es por tanto localizar en los

distintos repertorios que gestionan cada entidad la obra que interesa al evento y

conocer las tarifas y posibles usos de las obras para su inclusión o no dentro del

evento.

Las entidades de gestión son entidades sin ánimo de lucro que tienen por objeto,

"la gestión de derechos de explotación u otros de carácter patrimonial, por cuenta

y en interés de varios autores u otros titulares de derechos de propiedad

intelectual". Entidades de gestión autorizadas por el Ministerio de Cultura son:

De autores:

SGAE (Sociedad General de Autores y Editores): obras musicales,

dramáticas y audiovisuales.

CEDRO (Centro español de derechos reprográficos): obras escritas en

libros o publicaciones periódicas así como ediciones de libros,

publicaciones y partituras musicales.

VEGAP (Visual entidad de gestión de artistas plásticos): obras plásticas,

fotografías y en general todas las obras expresadas mediante imágenes.

DAMA (Derechos de autor de medios audiovisuales), coincide con la

SGAE en las obras cinematográficas.

De Artistas intérpretes o ejecutantes:

AIE (Artistas intérpretes o ejecutantes).

AISGE (Artistas intérpretes, sociedad de gestión).



De Productores:

AGEDI (Asociación de gestión de derechos intelectuales): producciones

fonográficas y videográficas.

EGEDA (Entidad de Gestión de Derechos de los productores

audiovisuales): producciones audiovisuales.

En el caso de que la organización del evento pueda relacionarse directamente con

el autor de derecho intelectual, por ejemplo al artista, comisario, conferenciante,…

es posible negociar directamente con ellos.

Es conveniente tener en cuenta la necesidad de especificar en el contrato de

cesión o derecho de explotación el alcance del acuerdo. Por ejemplo: si se trata de

una conferencia que posteriormente la entidad organizadora pretende incluir en un

libro o catalogo, debe ser especificado en el contrato, aclarando que los honorarios

satisfechos por la conferencia incluyen el derecho de publicación, en cuanto

concepto de adelanto sobre derechos.

Una vez identificado el titular o la entidad que

gestiona los derechos es necesario obtener

por escrito una autorización para el uso de la

obra. La autorización consiste en un

documento en el que se refleja el permiso del

autor o de la persona que lo representa para

el uso concreto que interesa para el evento,

por ejemplo la inclusión de un arreglo musical

en un espectáculo o la inclusión de una

determinada fotografía en un catálogo.

En el documento de autorización es conveniente que aparezcan detalladas las

condiciones a las cuales se sujetará el uso de las creaciones: identificación de la

obra y el autor, identificación de la persona autorizada, modalidad de uso, tiempo y

lugar en los que se autoriza e importe a pagar.

2. Autorización y cesión



Cuando es una entidad de gestión colectiva la que tiene encomendada la

administración de los derechos, es la entidad la que negociará las condiciones

para la explotación de la obra, facilitará la autorización y recaudará el importe de la

recaudación acordada, haciéndosela llegar al titular.

En el caso de que sea necesario firmar un contrato de cesión de derechos de

propiedad intelectual con los titulares y no solo autorización para el uso de la obra

(por ejemplo para la edición de un libro o una producción audiovisual) y teniendo

en cuenta que en estos casos existen múltiples aspectos a tener en cuenta es

adecuado el asesoramiento con profesionales especializados en propiedad

intelectual.

A modo de ejemplo y, teniendo en cuenta que cada contrato tiene sus

peculiaridades específicas, y estará gobernado por el principio de autonomía de la

voluntad de las partes, los elementos que deberían de tenerse en cuenta a la hora

de la negociación de una cesión de derechos de propiedad intelectual y su reflejo

en el contrato son:

la identificación de las partes

la identificación del contenido a utilizar

los derechos cedidos y las modalidades de explotación previstos

el ámbito espacial (si no se especifica la cesión se limita al país en el que

tiene lugar la cesión)

el ámbito temporal (si no se especifica, la cesión queda limitada a cinco

años)

la contraprestación económica

el compromiso de entrega del autor o titular de los contenidos objeto de la

cesión

el compromiso de difundir la obra por parte del cesionario

el respeto a los derechos morales

la legislación aplicable

la jurisdicción competente

la firma del documento por las partes

la fecha del documento



Reducción de las tarifas generales para instituciones culturales

Las entidades de gestión de derechos de propiedad intelectual disponen de unas

tarifas generales que establecen el precio según el tipo de uso y la categoría de

obra o prestación. Si el usuario es una entidad cultural sin ánimo de lucro, la ley

obliga a las entidades de gestión a una reducción de sus tarifas.

Sin embargo, es habitual encontrar que las entidades de gestión no tienen

incluidas las reducciones de tarifas en sus estatutos y que la ley tampoco aclara la

cuantía o el alcance de la misma, por lo que la reducción de las tarifas para las

entidades culturales no lucrativas dependerá del poder negociador de las partes.

La mejor manera de encarar una negociación de este estilo, por parte de las

entidades culturales no lucrativas, es manifestar la voluntad de renunciar a ese

artista/obra en el caso de que la entidad en gestión no quiera cooperar en el

sentido de moderar sus tarifas.

En este sentido, es conveniente relacionar los objetivos sociales de los centros

culturales sin ánimo de lucro (promocionar la cultura y a los artistas) con el

mandato estatutario de promoción por parte de las entidades de gestión.

Material de dominio público

Los derechos económicos de las obras y prestaciones protegidas por la propiedad

intelectual, una vez que ha trascurrido el plazo de protección señalado en la ley, se

extinguen y pasan al dominio público pudiendo ser utilizados por cualquier persona

de forma libre y gratuita. Así, en las utilizaciones de material de dominio público

no es, por tanto, necesario solicitar la correspondiente autorización del titular, ni

pagar una remuneración por el uso.

La ley española (R.D. Legislativo 1/1996, de 12 de Abril) establece distintos

plazos de protección según la categoría de obra o prestación artística de que se

trate:

En el caso de las obras de creación la ley señala un plazo general (que

coincide con el establecido en todo el territorio de la Unión Europea): los

derechos económicos durarán toda la vida del autor y setenta años después

de la muerte o declaración de fallecimiento. Si se trata de autores fallecidos



antes del 7 de diciembre de 1987 los derechos de explotación de las obras

tendrán una duración de 80 años después de la muerte del autor.

Si se trata de obras anónimas o seudónimas el plazo debe contarse a partir

de la divulgación lícita.

En el caso de obras en colaboración (cinematográficas, audiovisuales), los

derechos económicos durarán toda la vida de los coautores y setenta años

después a contar desde el fallecimiento del último coautor superviviente.

Si se trata de obras colectivas, el plazo es de 70 años desde la divulgación

lícita de la obra. Los plazos establecidos en la ley se computan desde el 1

de enero del año siguiente al de la muerte o declaración de fallecimiento del

autor o al de la divulgación lícita de la obra.

Para las prestaciones y producciones que no son obras (interpretaciones y

ejecuciones de artistas, ediciones, producciones fonográficas y

audiovisuales) existen unos plazos de protección menor: 50 años. En el

caso de los artistas, el plazo se empieza a contar desde la divulgación o

desde la realización de la interpretación. Para las producciones

fonográficas, el plazo empieza a correr desde la grabación, primera

publicación lícita o primera comunicación lícita al público y en las

producciones audiovisuales desde su realización o divulgación.

Diferenciación entre el soporte de una obra de arte y el objeto de

propiedad intelectual

El sistema legal de propiedad intelectual distingue entre el soporte (los objetos

concretos que contienen las obras o la información, por ejemplo un CD-ROM, un

disco duro, un ejemplar de un libro o un cuadro), y las obras intelectuales que

contienen esos soportes (por ejemplo el programa informático, la obra literaria, la

composición musical, la obra pictórica). Teniendo en cuenta esta diferenciación, la

adquisición de propiedad del soporte de la obra no otorga ningún derecho de

explotación sobre esta última.

De acuerdo con la independencia y compatibilidad de los derechos de autor con

los derechos que tengan por objeto la cosa material a la que se incorpora la obra,

coexisten dos sistemas de adquisición y transmisión de derechos: el del derecho



común para el soporte de la obra (objeto físico) y el de la propiedad intelectual

para los derechos de explotación sobre el bien inmaterial y espiritual que

constituye la obra de creación.

A modo de ejemplo:

El Sr. X compra una obra de artes plásticas al Sr. Y. Por el acto de

compraventa de la obra (si no se especifica otra cosa en el documento de

compraventa), el señor X se convierte únicamente en propietario del cuadro

en el cual se contiene la obra intelectual y sus facultades de disposición de la

obra se limitan al derecho a exhibir la obra en su casa o cederla con el mismo

propósito a un museo ya que el autor sigue siendo el titular de los derechos

de propiedad intelectual.

Si el propietario quiere reproducir la obra para realizar un catálogo o prestar

la obra para que ésta se incluya como decorado en una producción

audiovisual se deberá solicitar autorización del autor o de sus

derechohabientes y hacer cesión de los derechos de propiedad intelectual.

¿Es necesario registrar las creaciones o prestaciones propias?

Las creaciones se protegen por el mero hecho de su creación sin necesidad de

cumplir con ninguna formalidad. Sin embargo, acudir al Registro para la inscripción

de las obras o prestaciones protegidas por la propiedad intelectual es un trámite

poco costoso y que ofrece como ventaja el proporcionar una prueba cualificada

sobre la existencia y pertenencia de los derechos de propiedad intelectual en caso

de conflicto o pleito.

Los derechos patrimoniales y morales

Dentro de las jurisdicciones que integran la propiedad intelectual se encuentran:

Los derechos de naturaleza patrimonial, con un contenido económico y

susceptibles de transmisión. Básicamente son los derechos de

reproducción, distribución, comunicación al público (incluida la puesta a

disposición en redes de telecomunicación tipo Internet) y el derecho de

transformación de la obra.



Los derechos personales o morales, vinculados a la personalidad del autor.

Son intrasmisibles, irrenunciables y perpetuos, destacando por su

importancia el llamado derecho de paternidad (facultad del autor de exigir el

reconocimiento de su condición de autor de la obra) y el derecho a la

integridad de la obra.

Así, y de acuerdo a los derechos morales, en la organización de eventos aunque

exista una autorización o cesión de derechos se debe tener en cuenta que el

nombre del autor debe figurar en la obra utilizada y que no es posible realizar

alteraciones en la misma sin el consentimiento del autor.



ACCESIBILIDAD DE LOS EVENTOS CULTURALES

Por accesibilidad se entiende la condición que

permite, en cualquier espacio abierto o cerrado, el

fácil desplazamiento de la población en general y

el uso de forma segura y eficiente de los servicios

e instalaciones públicas.

Algunos parámetros generales (que deberán

concretarse para cada caso específico) para que

los eventos sean más accesibles son:

En los andenes y senderos peatonales (elementos destinados a la

circulación de peatones), la dimensión debe responder a la frecuencia de

circulación prevista y al espacio disponible para la construcción o

adecuación de éstos, aunque siempre es recomendable garantizar un

ancho mínimo de 1,20 m libres de obstáculos, con el fin de que todas las

personas, incluyendo aquéllas con problemas de movilidad, puedan

acceder a cualquier espacio de la instalación o donde se celebre el evento.

Para resolver los cambios de nivel y facilitar el acceso, se debe procurar

construir rampas y escaleras conjuntamente.

Las rampas son ideales para personas en sillas de ruedas, aunque resultan

un recorrido muy prolongado para personas mayores y usuarias de bastón

o muletas, siendo preferible para ellos el uso de escaleras. Se deberían de

instalar siempre pasamanos a ambos lados con el fin de permitir asir y

deslizar la mano fácilmente.

Las rampas son más utilizadas en accesos a edificios que al interior de

éstos. En este último caso, se usan para superar desniveles de menos de

medio piso, ya que existen alternativas más prácticas como ascensores.

(Inclinación máxima de las rampas 6%, ancho mínimo: 100 cm. Las

barandillas deben cubrir todo el espacio de la rampa y extenderse 40 cm.

Más en cada extremo. Altura de protectores de ruedas: 10 cm.)

5.



En lo que respecta a los ascensores, el mecanismo de llamada debe estar

a una altura máxima de 1,20 m y la precisión de la parada debe tener una

tolerancia máxima de 2 cm para permitir una salida cómoda a las personas

en silla de ruedas.

Es conveniente que los botones de control estén contrastados en color con

el fondo, para las personas con visibilidad reducida y/o braille para las

personas invidentes. (Altura de los botones de control 85-130 cm.)

Para personas sordas o con dificultades de audición deben existir paneles

luminosos y señales visuales claramente visibles en todas las zonas. A

personas ciegas se les debe proporcionar documentos en braille donde

constarán todas las informaciones importantes y siempre que sea posible,

se dispondrá de un sistema de audio emitiendo comentarios sobre el

desarrollo del evento.

En la medida de lo posible, a la entrada del evento se propondrá una ayuda

personalizada (esta medida sería imprescindible en las instalaciones que no

tengan ni accesos adaptados para personas discapacitadas ni sistemas de

comunicación alternativos)

Deberían reservarse puestos de aparcamiento para personas con

movilidad reducida en las cercanías de la entrada al evento. Estos puestos

estarán señalizados con el símbolo internacional de accesibilidad. (Ancho

mínimo: 350 cm).

En las zonas ajardinadas y zonas verdes hay que garantizar que los

andenes están libres de obstáculos para ello se deben hacer podas

periódicas de los árboles que eliminen las ramas más bajas dejando libre

una altura de unos 2,10 m. Se deben direccionar el crecimiento del

tronco de los árboles, ya que los árboles inclinados son un obstáculo difícil

de detectar, especialmente para invidentes o personas con baja visión.

Los vestuarios y baños se deben ubicar en lugares visibles y debidamente

señalizados y en el exterior de todos los baños accesibles debe estar

presente el símbolo de accesibilidad.

Los controles de apertura deben de estar colocados a una altura máxima de

90 cm y ser de fácil accionamiento. El ancho de la puerta debe ser igual o

mayor a 90 cm, con una altura libre de unos 2 metros. Para el caso de



minusválidos se deben proyectar bancos o asientos más amplios que los

normales, de 40 a 60 cm, preferiblemente no deben tener patas y estar fijos

al suelo para una mayor estabilidad.

En lo que respecta a la proporción de espacios reservados para

minusválidos, dependerá de la capacidad del recinto. Es necesario, para las

personas con movilidad reducida, ubicar asientos en los caminos a

distancias regulares (Distancia estándar: 100 m.)

En relación a la accesibilidad en los catering o cóctel que se organizan en

determinados eventos culturales es conveniente tener en cuenta que es

necesario contar con sillas de apoyo para personas con movilidad reducida

y tener en cuenta la altura de las mesas para aquellas personas que asistan

con sillas de rueda.

Cuando se ofrece un “vino” es adecuado que este sea pasado, es decir,

que haya camareros que vayan sirviendo. Un bufé no es el servicio más

adecuado para las personas con discapacidad o movilidad reducida. (Altura

para superficies planas: 85 cm. Altura máxima: 105 cm.)

Los intérpretes de signos en un acto o evento cultural

En relación a los requerimientos que hay que tener en cuenta con respecto a los

intérpretes de signos:

La participación de los intérpretes de

signos no debe responder a motivos

escenográficos o de corrección política.

La función de los intérpretes de signos:

transmitir a personas con discapacidad

auditiva lo que se dice durante el acto

para que puedan seguir el desarrollo del

mismo, hace que su ubicación no pueda

quedar relegada a una parte distante del escenario ni tampoco mantener

alejado del mismo a las personas que requieran de su servicio.

De la colocación del intérprete depende, lógicamente, la ubicación de los

asistentes. Salvo que la interpretación se transmita por una gran pantalla, lo

lógico es que quienes requieran de interpretación en lengua de signos se



coloquen enfrente de su intérprete (de otra manera no sería factible que se

visualizaran bien los gestos), y a una distancia corta, como máximo en la

segunda o tercera fila. También es necesario que el intérprete se ubique a

diferente nivel con respecto a su público, es decir, sobre una tarima o en el

escenario.

Entender la lengua de signos no sólo requiere de visualizar las manos,

también hay que observar la gesticulación facial del intérprete, ya que

existen signos que son similares y la matización facial es lo que hace que

su significado cambie. Por eso, no es apropiado que se ubique muy cerca,

pero tampoco es factible que se encuentre lejos.

Siempre que el tiempo de la interpretación supere las dos horas de

duración, es obligatorio contar con dos intérpretes. Si el evento va a ser

grabado para cualquier propósito, el intérprete debe autorizar por escrito el

uso de su imagen y tener en cuenta que la posterior edición de dicho

material puede conllevar un aumento de presupuesto, ya que al igual que

los intérpretes de lenguas orales, los intérpretes de lengua de signos tienen

los derechos de autor de su producto.

La interpretación de productos culturales-artísticos (diferenciación entre

conferencias o discursos y, por ejemplo canciones, poemas, obras

teatrales,…) requiere preparación previa y es por tanto necesario que

dispongan de todos los textos con antelación y de que los intérpretes al

menos, puedan ver el ensayo general de la representación ya que la

interpretación de productos artísticos “ex tempoe” muy pocas veces tiene

éxito.



SOSTENIBILIDAD DE LOS EVENTOS

Reuniones, conferencias, festivales, conciertos,… generan impactos ambientales y sociales e influyen de forma significativa en la percepción de la organización que los promueve y organiza. Así, la sostenibilidad económica, social y ambiental debe marcar los eventos, desde su planificación, pasando por su organización (una etapa en la que se tratan aspectos como el lugar de celebración y se escogen los proveedores y materiales), su celebración (un momento que ofrece la posibilidad de hacer partícipes a los asistentes y obtener su colaboración) hasta la etapa final del desmontaje y evaluación de los resultados.

Para que un evento sea realmente responsable desde todos los puntos de

vista es necesario tener en cuenta numerosos factores:

La cuestión principal en relación con la gestión de residuos es por un lado,

evitar/reducir la cantidad de residuos del

propio evento, y por otro, posibilitar la recogida

selectiva de residuos.

Así por ejemplo, cuando no se pueda optar por

medios digitales para difundir la información todo

el material entregado, folletos, documentación,

merchandising, así como los carteles del evento, serán de materiales reciclables o

reutilizables. Igualmente las latas de aluminio son el envase menos aceptable

desde el punto de vista ecológico y por tanto, se puede incluir en los contratos con

las sedes del evento o con los servicios de restauración la renuncia a las bebidas

enlatadas.

1. Gestión de residuos

6.



Hace referencia a la adquisición de materiales de la forma más sostenible

posible.

Es fundamental que los criterios de sostenibilidad se incluyan en la redacción de

los procedimientos para el aprovisionamiento y en los pliegos de contratación de

los concursos y que se tengan en cuenta las normas de certificación ecológica.

La protección del clima y el ahorro de energía

implican un suministro y un uso inteligente de la

energía en la sede del evento. El mejor momento para

implementar medidas tendentes al ahorro de energía es

durante la planificación.

Una medida prioritaria: no climatizar instalaciones donde

se lleven a cabo eventos por encima o por debajo de los

23ºC. Utilizar luces de bajo consumo.

Aspectos claves serian elegir lugares para

la realización del evento a los que pueda

accederse por medio de transporte público,

y utilizar vehículos de baja emisión.

En la información o promoción del evento

informar sobre los traslados por medio de

transporte público.

4. Transporte

3. Clima y energía

2. Aprovisionamiento



Además de la necesidad de cumplir con las

normas legales sobre alimentos (higiene,

personal, almacenamiento, conservación,…) la

comida que se asocia a un determinado

evento ofrece un mensaje respecto de la

sostenibilidad.

Entre las medidas a adoptar se encuentran seleccionar servicios de restauración

que cumplan con los criterios establecidos, por ejemplo utilización de productos de

comercio justo o productos con certificación de fabricación regional. Los criterios

que se establezcan deberán figurar por escrito en los pliegos de prescripciones de

los concursos.

Además del uso responsable del agua como recurso,

es necesario transmitir el mensaje de que la calidad y

el suministro del agua del grifo son de buena calidad.

Se preverán medidas para el ahorro de agua y se utilizará

preferentemente agua del grifo (en caso de utilizar agua

embotellada, preferiblemente en envases no individuales).

La selección de las sedes de los eventos se deberá de hacer en base al

cumplimiento de los estándares ecológicos de los diferentes

establecimientos o instalaciones optando por aquellos que cuenten con la

certificación de un Sistema de Gestión Medioambiental (EMAS, ISO14.000) y/o

con certificación ecológica. Para la decoración de las sedes de los eventos se

utilizaran preferentemente flores regionales y de estación o flores certificadas por

el FLP (Flower Label Programme)

7. Sedes de eventos

6. Agua

5. Alimentos



Si se prevé la realización de algún regalo se procurará

que estos garanticen la sostenibilidad medioambiental,

económica y social. Para ello se optará por regalar

elementos duraderos y productos elaborados en la

zona y de ser posible, se ofrecerá información sobre

certificación ecológica e innovación de producto.

8. Regalos / Material Promocional



PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES EN EL ENTORNO DE LOS EVENTOS CULTURALES

La normativa sobre Prevención de Riesgos Laborales (PRL) (Ley 31/1995 de 8 de Noviembre, sus modificaciones y normas de desarrollo) es de aplicación y por tanto requisito que debe cumplirse al organizar un evento ya que en dicha ley se parte de la premisa de que la prevención de riesgos laborales es un asunto que concierne a todos (trabajadores y empresarios) y, por tanto, es indudable que a los responsables de organización de eventos culturales les afecta de forma directa la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. La gestión de eventos culturales requiere, en la mayoría de los casos, de la concurrencia de diferentes empresas que se encargan de dotar de recursos técnicos e infraestructuras los actos o espectáculos programados, suponiendo su instalación un riesgo que no está exento de posibles accidentes, por lo que se requiere la máxima previsión y control de las tareas a realizar. Sin embargo, si la producción de eventos por parte de empresas o entidades privadas cuenta con Planes de Prevención de Riesgos y personal con competencias en estas materias, desde la gestión cultural municipal esta labor no se encuentra debidamente clarificada en cuanto a competencias y responsabilidades. Por su parte, las relaciones existentes entre el gestor cultural y la Prevención de Riesgos Laborales en relación con las empresas que, como terceros, trabajan en su entorno se encuentra en una situación que requiere atención previa: aún no siendo el responsable directo de la implantación de Planes de PRL en dichas empresas, sí está sometido a las posibles responsabilidades, tanto civiles como penales, que pudieran sobrevenir en caso de un accidente cuando aquéllas trabajan en instalaciones controladas por éste. La implantación de los Planes de PRL, además de suponer cambios en los modos de trabajo, en los tiempos o presupuestos de las actividades que se programan, suponen tener en cuenta el concepto de prevención desde las primeras etapas de la organización, es decir, la planificación de eventos culturales requiere tener en cuenta la PRL.

7.



La primera fase de la aplicación de la PRL consiste en la Identificación de Riesgos a partir de la cual los responsables de establecer el Plan de Medidas Preventivas tengan una información detallada y precisa que facilite su posterior implantación en las instalaciones y/o equipamientos responsabilidad de la organización del evento (por ejemplo un centro cívico municipal cuyo responsable sería el gestor cultural municipal).

Artículo 24.2 LPRL: “El empresario titular del centro de trabajo adoptará las medidas necesarias para que aquellos otros empresarios que desarrollen actividades en su centro de trabajo reciban la información y las instrucciones adecuadas en relación con los riesgos, protección y prevención correspondientes, así como las medidas de emergencia a aplicar, para su traslado a sus respectivos trabajadores”, siendo aquél responsable solidario con éstos de sus incumplimientos.

Siendo conscientes de la diversidad de tareas que, de forma generalizada se requieren para poner en marcha un evento cultural, se constata como la heterogeneidad de trabajos que requieren los eventos culturales difícilmente pueden ser evaluados por personal técnico que no conozca en profundidad el sector o la planificación del evento. Así, la externalización total de la elaboración de Planes de Prevención de Riesgos Laborales en el ámbito de los eventos culturales no es el método más adecuado siendo necesario que, a la hora de acometer el proceso de identificación de riesgos, se cuente con la participación de los organizadores/productores del evento. Además de la necesidad de que los Planes de Prevención de Riesgos Laborales sean elaborados por técnicos de prevención de riesgos junto a los propios organizadores del evento es básico contar en las fases de producción y montaje del evento con la figura profesional del Coordinador de Seguridad, ya que de acuerdo a la normativa actual es obligación del promotor nombrar un coordinador de seguridad y salud. La normativa sobre ejecución de obras y disposiciones mínimas de seguridad y salud en montaje y desmontaje de elementos prefabricados (como puede ser el caso de los escenarios u otras estructuras comunes en la producción de espectáculos) vienen desarrollados en el R.D. 1627/1997, de 24 de octubre. Entre las primeras medidas preventivas que se pueden tomar aparece la necesidad de incorporar desde el inicio, tanto en los pliegos de condiciones administrativas como en los contratos privados, aquellas clausulas que garanticen el cumplimiento de la Ley de prevención de Riesgos Laborales por parte de los contratistas.



Jijena Sanchez, R. A, B, C, D, Eventos. (2004) Buenos Aires.

Musemecci, G., Bonina, A. Cómo organizar eventos. (2004) Buenos Aires.

Siskind, B. Marketing de eventos: estrategias clave para ferias comerciales,

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BIBLIOGRAFÍA

Documents

ORRGGAANNIIZZAACCIIÓÓNN DDEE EEVVEENNTTOOSS · que se llevan a cabo como parte de las actividades de la entidad pero en los que participan terceros, por ejemplo las conferencias