Upload
others
View
9
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Osaavimmat ratkaisut IT-infran
hallintaan
Dokumenttien hallinta SharePoint -ympäristössä
14.5.2008
Hanasaaren kulttuurikeskus
Agenda
8:30 Ilmoittautuminen ja aamiainen
9:00 Kommunikaation uudet haasteet
Antti Kirmanen, tuotepäällikkö, Microsoft Oy
Wikit vai Blokit: oikea viestintäkanava oikeaan tarkoitukseen
Dokumentinhallinnan merkitys organisaatioiden toiminnassa
Viranomaiskäytäntöjen merkitys viestintään
9:30 ECM - Enterprise Content Management
Hannu, Kauremaa, teknologiakonsultti, IT Education Center
Office SharePoint Server -pohjainen Enterprise Content Management
Työnkulkujen ja versioinnin hyödyntäminen
Olemassa olevien dokumenttivarastojen käyttäminen hakuratkaisuiden avulla
10:15 Tauko
10:30 LapIT Oy:n SharePoint-projekti Arto Ågren
IT asiantuntija, LapIT Oy
Käytännön kokomuksia projektin läpiviennistä
Nykytilanne ja kehityksen haasteet
11:00 SharePoint - projektien suunnittelu ja läpivienti
Hannu Kauremaa, teknologiakonsultti, IT Education Center
Vaatimusmäärittelyn merkitys onnistuneelle projektille
Projektin vaiheistaminen ja rajaaminen: kerralla vai vaiheittain valmiiksi
Käyttäjien ja sisällöntuottajien osuus ja sitouttaminen
11:45 Kysymyksiä ja vastauksia
12:00 Tilaisuus päättyy
Esitelmöitsijä
Hannu Kauremaa
ICT Trainer, Lead Consultant
IT Education Center
SharePoint ”big picture”
Enterprise Content Management
Mitä Content Management oikein on?
Keskitetysti hallitut, tallennetut ja suojatut sisällöt
Kirjasto-ominaisuudet(check-in/out, versiointi)
Tiedonjakaminen, Tarkastuskäytännöt
Sisällön elinkaaren
hallinta
Policy pohjaiset säännöt
Auditointi
Reitityskäytännöt
Web käyttöliittymä tarkastuskäytäntöihin
Monikielisten web sivujen hallinta
Web sisällön välittäminen käyttäjille
Automatisoi manuaaliset prosessit
Nopeasti rakennetut and keskitetysti hallitut lomakkeet
Tavoita useampia henkilöitä paremmilla lomakkeilla
Lomakkeiden
HallintaWeb sisällön
Hallinta
Dokumenttien
Hallinta
Tietueiden
Hallinta
CM Arkkitehtuuri
Tietueiden hallinta Web sisällön hallinta Lomakkeiden hallinta
Yhteinen tallennus arkkitehtuuri
Yhteiset palvelut
CM Komponentit
Käyttöliittymät
Microsoft Office Selaimet 3. osapuolen sovellukset
Workflow Metadata Policies
Search Security IRM Collab
Library Services
Doumenttien hallinta
Dokumenttikirjastot
• Versiointi (Minor ja Major)
• Policyt (Auditointi, Retention, jne.)
• Kohdistaminen (audience)
• Information Rights Management (client)
• Yhden tai useamman dokumentit tallennus (Explorer
näkymässä jopa Drag-and-drop)
• WebDAV (Web Distributed Authoring and Versioning)
protokolla tuki
Esim. Dokumenttikirjaston avaaminen tiedostonäkymänä
Windows Exploreriin
Sarake
• Määrittää yksittäisen meta-attribuutin
• Useita erilaisia tyypejä / kenttiä
• Kentät joko valinnaisia tai pakollisia
• Voidaan määrittää sivusto- tai listatasolla
• Voidaan sisällyttää sisältötyypeihin
• Voidaan sisällyttää suoraan listaan
• Käyttö selaimen tai Office tuotteiden kautta
Check-out ja Check-in
• Check-out
Explicit
Näkee kenellä dokumentti on käsiteltävänä
Muutokset näkyvät vasta kun on tehnyt Check-in dokumentille
Offiline editointi. My Documents/Sharepoint Drafts
Implicit
Tapahtuu jos ottaa dokumentin editoitavaksi suoraan dokumentin
valikosta
• ”Require Check-out” optio kirjaston versio asetuksissa
Explicit Check-out
Oletus mallipohjan vaihtaminen
• Vaihtoehto 1:
Dokumenttikirjaston oletus mallipohjan vaihto
Oletus mallipohjan vaihtaminen
• Vaihtoehto 2:
Sisältötyypin mallipohjan vaihtaminen
Sisältötyypit (Content types)
• Paljon enemmän kuin tiedostotyyppi tai
mallipohja
• Mahdollistaa dokumenttien keskitetyn
määrityksen
• Sisältää nimen, kuvauksen, dokumenttityypin,
mallipohjan, metadatan, prosessienohjauksen
ja policyt
• Useita per dokumenttikirjasto
• Määritellään site collection tai site tasolla
• Käytetään tietuiden reititykseen tietueiden
hallinnassa
Document Information Panel
• Metadatan esittäminen Office Sovelluksessa
Vaikeampaa olla välittämättä
Word 2007, Excel 2007, Powerpoint 2007
• DIP Luodaan automaattisesti sisältötyypin pohjalta
Kerää kaikki sarakkeet sisältötyypistä
• InfoPathin avulla voidaan tehdä kustomointia
Linkittyy tiettyyn sisältötyyppiin
Document Information Panel
• Valvontamenettely
• Mahdollisuudet
Tunnisteet (Label)
Audiointi
Vanhenemiskäytännöt
Viivakoodit
Kustomoidut
Sisältötyyppien Policyt
Sisältötyypit
Työnkulut ja versioinnit
Workflow
• Voidaan käyttää kaikessa sisällössä
• Hyödyntää Windows Workflow Foundation palvelua
.Net FrameWork 3.0
• Tuettu WSS v3:sta alkaen
• MOSS palvelimella sisäänrakennettuja prosessinohjauksia
Prosessienohjaus
• Vakioprosessit
Approval
Linkitetään tehtävälistaan
Kiertää prosessissa määriteltyjen henkilöiden
kautta
Jos yksi hylkää prosessi päättyy
Collect feedback
Rinnakkaisia prosesseja
Sähköposti-ilmoitus ja linkitys tehtävälistaan
Collect signatures
Hyväksynnät kerätään allekirjoitusten avulla
Disposition
Vanhenemiskäyntännöt ja poistot
Prosessin linkitys
• Ylläpitäjä linkittää prosessin sisältöön
Dokumenttikirjasto
Lista
Sisältötyyppi
• Oletus määrittelylomakkeet
Prosessin nimi, triggeri, rooli jne.
• Prosssilla voi olla myös kustomoitu määrittelylomake
Prosessien käynnistys
• Tarkempi toiminta määritellään käynnistyksen yhteydessä
Automaattikäynnistys, esim. dokumentin julkaisun jälkeen
Manuaalinen käynnistys, esim. Dokumentin hyväksyntä
Prosessiin voidaan liittää kustomoituja lomakkeita
Prosessien tilat
• Jokaisen objektin osalta, voidaan nähdä
Prosessit jotka ovat parhaillaan käynnissä
Prosessit jotka on suoritettu
Prosessit jotka on mahdollista suorittaa
• Prosesseista voidaan myös ajaa yksityiskohtaisia raportteja
Prosessit ja tehtävät
• Prosessin jokainen vaihe on tehtävä
Linkitetään sivustolla olevaan tehtävälistaan
Kohdennetaan käyttäjälle tai roolille
• Kun tehtävä on suoritettu prosessi voi vastata siihen
Siirtyy esim. seuraavaan vaiheeseen
Prosessit ja Office tuotteet
SharePoint: Prosessinkäynnistys jaosallistuminen jaseuranta
Outlook: Vastaanottaailmoitukset ja kirjaatehtävät
SharePoint Designer: Kustomoitujenprosessien luonti
Word, PowerPoint, Excel, InfoPath: Prosessin käynnistysja osallistuminen
Workflow Design
• SharePoint Designer 2007
Sääntö- ja velhopohjainen
• VS2005 Extensions for WF
Visuaalinen suunnittelu ja koodaamisen mahdollisuus
Ketkä käyttävät prosesseja
• Käyttäjät
Triggeröivät ja suorittavat tehtäviä
• Tietotyöläiset
Mahdollisesti prosessien omistajia
Määrittävät prosessien toiminnan, roolit ja menettelyt
Voi toimia SPD prosessin tarkastajana
• Kehittäjät
Luovat uudelleen käytettäviä prosesseja Visual Studio ympäristössä
Luovat uudelleen käytettäviä aktiviteetteja prosesseja varten
Luovat SharePoint ominaisuuksia (Feature) tai ratkaisuja (Solution)
• Ylläpitäjät
SharePoint tilojen omistajia (Sivustot, sivustokokoelmat, web
sovellukset ja/tai farmit)
Laittavat prosessit käyttön (asentavat luodut ominaisuudet
SharePointiin)
Prosessin luominen
SPD vai VS
Luokitus SharePoint Designer Visual Studio
Tuetut WF ympäristöt WSS/MOSS WSS/MOSS/Muut
Kehitysmalli Velho Graafinen
Tuetut WF tyypit Vaiheittaiset Vaiheittaiset ja
Koodia Ei Kyllä
Aktiviteetit Sisäänrakennetut ja kustomoidut
aktiviteetit
Sisäänrakennetut ja koodatut
aktiviteetit
Lomake teknologia Automaattisesti luotuja, kustomoitavia
ASP.NET lomakkeita
Mikä tahansa teknologia,
mukaanlukien ASP.NET tai InfoPath
(vain MOSS)
Linkitys Linkitetään automaattisesti valittuun
listaan. Muut linkitykset eivät ole
mahdollisia.
Voidaan linkittää useisiin
sisältötyypeihin, listoihin ja
dokumenttikirjastoihin.
Triggeröinti Triggeröintilomakkeet tuettuja Triggeröintilomakkeet tuettuja
Muokkaus Muokattavissa (rajoituksin) muokattavissa
Tehtävät Tukee muokattuja tehtävä lomakkeita Tukee muokattuja tehtävä lomakkeita
Levittämismenettely Automaattisesti linkitettyyn listaan.
Live muutokset mahdollisia
Rakennetaan paketti ja levitetään se
käyttäen SharePointin Feature
ominaisuutta
Virheekorjaus (debugging) Ei debuggausta Visual Studio Debuggaus
Visual Studio 2008
• Vain .NET Framework 3.5 on tuettu
• Tarjoaa mallipohjat seuraaviin:
Vaiheittaisen prosessin luominen
Creating a SharePoint state machine workflow.
• Molemmat pohjat tarjoavat seuraavaa:
Velhopohjainen määritys
Prosessin nimi, SharePoint sivuston URL, automaattinen linkitys
kirjastoon tai listaan
Triggeröinnin määrittäminen: manuaalinen, automaattinen esim.
lisäyksen tai muutoksen avulla
Vahvan avaintiedoston lisääminen koodiin
Sekä Feature.xml ja Workflow.xml tiedostot. (=valmis ajettavaksi)
SharePoint Designer ja WF
Yhteenveto
• Metakenttiä voidaan hyödyntää monissa tilanteissa
– Haut
– Prosessit (WorkFlow)
– Office tuotteet
• Muokattavissa oleva Program Information Panel (PID)
• Word > Quick Parts > Document Property
• Tiedostonimen muodostaminen (makron avulla)
• WorkFlow’t mahdollistavat asioiden käsittelyn nopeuttamisen
ja seurannan
• SharePoint Designer on ilmainen
Hakupalvelu ja dokumenttivarastot
Arkkitehtuuri
• Looginen rakenne
Keräily ja indeksointi
Tiedon hakeminen
Arkkitehtuuri
• Fyysinen rakenne
Topologia
Palvelinten lkm ja roolit
Hakupalvelut ja Business data Catalog
• Etsitään tietoa, ei pelkästään dokumentteja
• Tietoon, joka on LOB järjestelmissä on usein hankala
päästäkäsiksi
• MOSS 2007 tuo datan käyttäjille
MOSSin palvelu Business Data Catalog mahdollistaa tämän
Laajennettavissa usein keinoin SharePoint ympäristössä
• Hakupalvelu voi indeksoida BDC datan
Ei koodia
Yhdistettävissä “scope” ja “search center” ominaisuuksien
kanssa
Hakujen hallinta
• Uuden version suunnittelun lähtökohdat
SPS 2003 käyttöliittymän ongelmakohtien poistaminen
WSS ja MOSS hakujen yhdenmukaistaminen
Parempi hakujen hallinta, nopeampi ja skaalautuvampi
Sisältölähteet
SharePoint sitet
Web sitet
Tiedostojaot
Exchangen julkiset kansiot
Muut tietolähteet
Mm. Lotus Notes
Business data (catalog)
Indeksoinnin komponentit
Tietolähteet
Protokolla käsittelijät
Http, Ftp, File
Metadata
Oikeudet
Sanojen erottelija
Sanojen täsmentäjä
“hälysanojen” poisto
Ifilterit
Sisältö
Database
Full text index
Indeksit
• Yksi indeksi per jaettu palvelu (shared service) > hallinnan
helpottuminen
• Useita lähtötasoja yksittäisiin tietolähteisiin
• MOSS indeksit voivat hyödyntää WSS haku “kokemuksia”
Mahdollistaa päivityksen WSS:stä MOSS:iin
Hakujen tietoturva
• Keräilyjä (crawler) vaatii ainoastaan Full Read oikeudet
Security trimming –ominaisuus on silti säilynyt
• Administratorilla mahdollisuus poistaa yksittäisiä kohteita
indeksistä
• Security Descriptor tiedot (mm.SID ja DACL)
indeksoitavasta datasta otetaan talteen keräilyprosessin
yhteydessä.
• Haun yhteydessä tarkistetaan kirjautuneen käyttäjän tiedot
ja Query Engine poistaa tulosjoukosta ne joihin ei ole
oikeutta
Hakujen kustomointi
• Hakujen vaatimukset ja kohteen vaihtelevat yrityksittäin
Erilaiset metadata tiedot
Dokumentit: Otsikko, Kirjoittaja, Sijainti, Tiedoston koko
Tietueet: Sopimukset, Vakuutusdokumentit, Potilastiedot,
Lääkäritiedot…
Hakujen kohteet voivat vaihdella myös käyttäjittäin
“Kaikki taloushallinnon dokumentit”
“Kaikki potilastietueet”
“Kaikki julkaistut dokumentit”
• Hakutuloksiakin voidaan halutessa kustomoida
• Kustomointiin monta mahdollisuutta ja menetelmää
Yhteenveto
• Tuo SharePointiin vain ne jotka hyötyvät SharePointin
ominaisuuksista:
– Muuttuvat/päivittyvät tiedot
– Versiointi
– Metatiedot
• Hakuominaisuuksia voi laajentaa
– Hälysanat
– Omat metatiedot
• Hakusivu on .aspx ja sisältää WebParteja
• Samoin hakutulos sivu
SharePoint – Projektien suunnittelu ja
läpivienti
SharePoint ja projektit
1) SharePoint projektin läpivienti
2) SharePoint ja projektien hallinta
MS Enterprise Project Management
Projektien työskentelytila – On-line tiedonjakamispaikkaprojektiin liittyvälle dokumentaatiolle ja muulle informaatiolle
Mikä on projektien työskentelytila?
• Hyödyntää SharePoint Services sivustoa
• Sisältää tiedonjakamisominaisuuksia
• Jokaiselle projektille voidaan luoda oma uniikki
“etusivu”
SharePoint ja projektit
1) SharePoint projektin läpivienti
2) SharePoint ja projektien hallinta
MOSS-projektin läpivienti
Määrittely Suunnittelu Toteutus Käyttöönotto
• Visioi (toiminnallisuudet, tavoitetilat 3kk, 6kk, 1v)
• Kartoita nykyinen Infrastruktuuri ja sen palvelut sekä
toiminnallisuudet
• Määrittele Moss/WSS ympäristön fyysinen rakenne
• Selvitä nykyiset toimintatavat
• Projektiorganisaation kokoonpano
• Kumppani?
Määrittely Suunnittelu Toteutus Käyttöönotto
• Miten toteuttaa halutut toiminnallisuudet?
• Miten toiminnallisuudet voisi vaiheistaa?
• Suunnitelmat Tekninen
Koulutus
Testaus
Käyttöönotto
Laadunvarmistus
Layout ja visuaalinen ulkoasu
Päivitys/migraatio/datansiirto?
• Hallinnointihierarkian luominen
Määrittely Suunnittelu Toteutus Käyttöönotto
• Testiympäristön rakentaminen Virtuaalinen?
Jää ”hiekkalaatikoksi”
• Ensimmäisen vaiheen toiminnallisuuksien toteuttaminen
• Testaaminen testaussuunnitelman mukaisesti Toiminnallisuudet
Käyttöliittymät
Laadunvarmistus
• Proof of concept (POC)
• Palvelun asentaminen tuotantopalvelimille
Määrittely Suunnittelu Toteutus Käyttöönotto
• Palvelun lanseeraaminen
• Viimeistely
• Koulutukset
• Palvelun auditointi
• Sisällön tuottaminen
• Seuraavien vaiheiden suunnittelu alkaa...
Määrittely Suunnittelu Toteutus Käyttöönotto
Yhteenveto
• Vaiheista järkevästi ja priorisoi
– Ei kaikkea kerralla > Liian iso projekti > Kestää kauan > Kallis
• Loppukäyttäjät mukaan mahdollisimman aikaisin
– Helpompi implementointi
– Vastaa paremmin prosesseihin ja työmenetelmiin
• Olevassa olevien tuotteiden korvaaminen
– Ei vain uusia sovelluksia olemassa olevien rinnalle
Viestinnän koulutusohjelmat
Koulutuksiamme
• Microsoft Office Communications Server 2007
27.-29.5.2009 | 16.-18.9.2009 | 24.-26.11.2009 (Oulu) |
8.-10.12.2009
• Microsoft Office Sharepoint Server 2007 ja Windows
Sharepoint Services 3.0. Käyttöönotto, hallinta ja ylläpito
25.-27.5.2009 (Oulu) | 25.-27.8.2009 |
13.-15.10. 2009 (Oulu) | 11.-13.11.2009
Kysymyksiä
Kiitos osallistumisesta!