Outlook 2016เทคนคและเคลดลบ

ทางลดและตวชวยประหยดเวลาสาหรบแอปอเมลและปฏทนท�คณช�นชอบ

นาไปใชกบ Outlook 2016 สาหรบ Windows

กดป มเหลาน�1

1. ไปท�กลองจดหมายเขาของคณอยางรวดเรว

เพยงตองการเร �มคอมพวเตอรของคณและดกลองจดหมายเขาของคณทนทใชหรอไม ลองทาดงน�

พมพ Outlook แลวกดป ม Enter

เม�อ Outlook เร �มตน ใหกดป มเหลาน�เพ�อสรางขอความอเมลใหม:

เพ�มผรบของคณ บรรทดช�อเร �อง แลวเขยนขอความของคณ

2

3

4

+ R

+ NCtrl

งานนาเสนอมบทบาทอยางไร

สวสด ฉนแคตองการถามดวาคณตองการความชวยเหลอกอนเขาประชมหรอไม...

Troy Segal

2. หยดการคนหาส�งท�แนบมา

มงานท�ทาลาสดหรอไม ไมตองคนหา ส�งท�คณตองการอาจอยในเมนแนบไฟลอยแลว

บนทกไฟลในแอปตางๆ สรางขอความใหม1 2 บน Ribbon ใหคลกขอความ

3

คลกแนบไฟล 4 เลอกไฟลท�บนทกไวลาสดจากรายการ5

+ NCtrl

Packing list.docx

3. เขตขอมลสาเนาลบถงอยท�ไหน

สงอเมลไปยงกลมบคคลหรอไม เปดใชงานเขตขอมลสาเนาลบถงเพ�อใหพวกเขาไมเหนผรบ หรอไมสามารถตอบกลบท�งหมดได น�คอวธการแสดงเขตขอมลสาเนาลบถง

สรางขอความใหม บน Ribbon ใหคลกตวเลอก

คณทาเสรจแลว!

1 2

เขตขอมลสาเนาลบถงจะแสดงข �น4

คลกป มสาเนาลบถง3

สาเนาลบถงจะยดตด ส�งน�นหมายถงอะไร ซ �งหมายความวาหลงจากท�คณแสดงเปนคร �งแรก จะแสดงอยเสมอต�งแตคร �งน�น ถาคณปด จะเปนการยดตดเชนกน ซ�งจะปดอยในกรณน�น

+ NCtrl

4. กาจดท�อยท�กรอกขอมลโดยอตโนมตท�ลาสมยแลว

เร �มพมพช�อ แลวคณจะเหนรายการท�ทาใหสมบรณอตโนมต

ท�อยท�กรอกขอมลโดยอตโนมตเปนเร �องสะดวก แตบางคร �งกกลายเปนเร �องยงยาก น�คอวธการลบออก

ตองการลบคาแนะนาท�ทาใหสมบรณอตโนมตท �งหมดหรอไม คณสามารถ ไปยงไฟล > ตวเลอก > จดหมาย เล�อนลงไปยงสวนสงขอความ แลวคลกปมลางรายการท�ทาใหสมบรณโดยอตโนมต หรอยกเลกการเลอกการทาใหสมบรณโดยอตโนมตเพ�อปด

Marlon Turman (marlon@contoso.com)

Mariana Landry (mariana@contoso.com)

Maggie Kahn (maggiek@contoso.com)

Matilda Donovan (matilda@contoso.com)

Maura Zimmerman (maura@contoso.com)

Millie Davidson (millie@contoso.com)

M|

Margaret Lawson (maggie@contoso.com)

ทางดานขวา ใหคลก X เพ�อนาท�อยออก

Marlon Turman (marlon@contoso.com)

Mariana Landry (mariana@contoso.com)

Maggie Kahn (maggie@contoso.com)

Matilda Donovan (matilda@contoso.com)

Maura Zimmerman (maura@contoso.com)

Millie Davidson (millie@contoso.com)

M|

Margaret Lawson (maggie@contoso.com)

5. รเม�อควรลบและเม�อควรเกบถาวร

ป มลบและเกบถาวรจะอยถดจากกน น�คอเวลาท�จะใชป มหน�งกบอกป มหน�ง

กบลบ เกบถาวร

วธการทางาน

จะลดขนาดของกลองจดหมายหรอไม

การใชป มลบจะลดขนาดของกลองจดหมายโดยรวมของคณ ซ�ง ถาโฟลเดอรรายการท�ถกลบวางเปลา

ซ�งจะยายขอความไปยง...

โฟลเดอรรายการท�ถกลบซ�งคณอาจลางเปนระยะ ในบางกรณ แผนก IT ของคณอาจลางโฟลเดอรใหคณ

เหตใดจงพเศษ

น�คอป มลบแบบเกาท�ด! ดาเนนการอยางชดเจน จะเปนการกาจดขอความของคณและในท�สดขอความจะถกลบ(เวนแตวาคณจะเลกทาหรอกคนรายการน�น)

การคลกป มลบจะเปนการลบขอความ

วธการทางาน

เหตใดจงพเศษ

เปนการคลกคร �งเดยวเพ�อเกบขอความ ไมจาเปนตองจดไฟลลงในโฟลเดอรหรอโฟลเดอร ยอยอยางระมดระวง คลกหน�งคร �ง หรอแตะ จดไฟลเพ�อเกบรกษาอยางปลอดภย

ซ�งจะยายขอความไปยง...

โฟลเดอรเกบถาวรน�คออกโฟลเดอรสาหรบเกบขอความ

จะลดขนาดของกลองจดหมายหรอไม

ไมใช การดาเนนการน�เปนการเกบส�งตางๆ ไมใชการนาออกหรอยอกลองจดหมายของคณ

การคลกป มเกบถาวรจะเปนการเกบขอความ

กดป มเหลาน�1

6. ทางลดการคนหาท�รวดเรว

ตองการคนหาขอความของคนอ�นอยางรวดเรวหรอไม ลองทาตามทางลดเหลาน�

พมพ Amy เพ�อคนหาขอความท�งหมดท�มคาวา "Amy"3

+ ECtrl

พมพส�งน�เพ�อคนหาอเมลจาก Amy4

Amy

เคอรเซอรของคณจะไปยงกลองคนหาโดยอตโนมต2

จาก: Amy

พมพส�งน�เพ�อคนหาอเมลจาก Amy ท�ไดรบในสปดาหน�5

จาก: Amy ไดรบแลว: สปดาหน�

พมพส�งน�เพ�อคนหาอเมลจาก Amy ท�มส�งท�แนบมา6

จาก: Amy มส�งท�แนบมา: ใช

โปรดทราบวาบญชอเมลบางบญชไมอนญาตใหคณต�งคาการตอบกลบอตโนมต ด https://aka.ms/alternativeAutoReply สาหรบการแกไขปญหาช �วคราวถาฟเจอรน�ไมพรอมใชงาน

7. ต�งคาการตอบกลบอตโนมตสาหรบวนหยดพกผอนของคณ

ไปยงจดหมาย คลกไฟล

คณทาเสรจแลว!

1 2

เลอกตวเลอกน�4 พมพขอความของคณ แลวคลกตกลง

5

คลกตอบกลบอตโนมต3

บอกส�งท�คณตองการ: ขอความ “ตอบกลบในวนหยดพกผอน” “ไมอยท�สานกงาน” หรอ “ตอบกลบอตโนมต” น�คอวธการต�งคาเพ�อใหผคนทราบวาคณไมอยท�สานกงาน

สวสดขอบคณสาหรบอเมลของคณ! ฉนจะไมอยท�สานกงานจนถงวนท� 2 มกราคม

8. เปดขอความในการประชม

ไดรบเธรดอเมลท�ขอใหจดการประชมหรอไม น�คอวธการดาเนนการ

เปดขอความท�จาเปนตองเปล�ยนเปนการประชม

1 กดป มเหลาน�2

ขอความจะเปล�ยนเปนคาเชญเขารวมการประชมท�มผเขารวมประชม ต�งคาตาแหนงของคณ เวลาเร �มตน และเวลาส �นสด คลกสงและการประชมของคณจะพรอม

3

ฉนกาลงพยายามคดวาเราควรทาอยางไร Anne เธอคดวาอยางไร ตวเลอกท� 2 ละ Jeffery? คดวาอยางไร ฉนกาลงลงเล Julian? ขอความเหนหนอย ฉนคดวาแตละอยางกมขอดและขอเสยตางกนไป...

ถง Anne Gaines; Jeffery Groce; Julian Hargrave

ตอบกลบ: ตดสนใจแลวหรอยง + + RAltCtrl

robinpruitt@contoso.com

เราจาเปนตองทาการตดสนใจ

หองประชม 1000

Anne Gaines; Jeffery Groce; Julian Hargrave

9. ยายไปรอบๆ Outlook อยางงายดาย

ในบางคร �ง คณจาเปนตองทางานในปฏทนของคณ แลวสลบกลบไปยงจดหมายอยางรวดเรว น�คอแปนพมพลดบางสวนท�สามารถชวยใหคณดาเนนการได

+ 1Ctrl + 2Ctrl

...นาคณไปยงจดหมาย ...นาคณไปยงปฏทน

+ 3Ctrl + 4Ctrl

...นาคณไปยงบคคล ...นาคณไปยงงาน

10. เพ�มลายเซนสวนตวลงในขอความ

ทางดานขวา ใหเลอกบญชอเมล4

คลกลายเซน...3

ลายเซนสามารถซบซอนหรอธรรมดามาก โดยไมคานงถงสไตลของคณ น�คอวธการสรางสไตล:

ทางดานซาย ใหคลกใหม

5

ภายใตขอความใหม ใหเลอกลายเซนของคณ

8พมพช �อสาหรบลายเซน

6 สรางลายเซน7

สรางขอความใหม1

+ NCtrl

คลกลายเซน2

robin@contoso.com

ลายเซนท�ทางาน|

robin@adatum.comrobin@contoso.com

บญชอเมล

Robin Pruittผจดการท�วไปContoso, Ltd.

11. เปล�ยนสของ Outlook

คลกตวเลอก

คณทาเสรจแลว!

2

เลอกธมอ�น4 คลก ตกลง5

ทางดานขวา ใหคนหาธมของ Office

3

เม�อคณตดต�ง Outlook เปนคร �งแรก อาจปรากฏสวางเกนไปสาหรบคณ ถาคณตองการใหสวนของสวนตดตอ Outlook แตกตางไปเพ�อใหโดดเดน น�คอวธการเลอกธมของสตางๆ

ซ�งจะทางานระหวางแอป Office ของคณท�งหมด โปรดทราบวาถาคณเปล�ยนธมของ Office ของคณ จะเปล�ยนสของแอป Office ของคณท�งหมด จาก Outlook ไปยง Word ไปยง Excel และอ�นๆ

คลกไฟล 1

12. คนหา Outlook ของคณบนท�อยเวบ

คลกขอมล และถาบรษทของคณม Outlook บนเวบ กจะปรากฏข �น

คณทาเสรจแลว!

2

คลกลงกเพ�อตรวจสอบ3 ลงช�อเขาใชเพ�อดลกษณะ4

บรษทของคณอาจใหคณม Outlook บนเวบ ซ �งเปนวธในการตรวจสอบอเมลท�ทางานของคณเม�อคณไมอยท�โตะทางาน น�คอวธการคนหาท�อยเวบ

คลกไฟล 1

การต�งคาบญชผใช เปล�ยนการต�งคาสาหรบบญชน�หรอต�งคาการเช�อมตอเพ�มเตม

เขาถงบญชน�บนเวบhttps://outlook.office365.com/owa/...

ขอบคณสาหรบการอาน!

eBook น�ชวยคณไดหรอไม เราตองการทราบส�งท�คณคด

สงคาตชมถงเรา:

ท� http://aka.ms/outlooktips-ebook

© 2016 Microsoft Corporation สงวนลขสทธ �

เอกสารน�มไว "ตามท�อย" ขอมลและมมมองท�แสดงในเอกสารน� รวมถง URL และการอางองเวบไซตบนอนเทอรเนตอ�นๆ อาจเปล�ยนแปลงโดยไมแจงใหทราบลวงหนา

ตวอยางท�แสดงไวในท�น �มไวสาหรบรปประกอบเทาน�นและถกแตงข �นมา ไมมความสมพนธหรอการเช�อมตอจรงท�มจดประสงคหรอใชสรป

เอกสารน�ไมไดมไวเพ�อมอบสทธ �ทางกฎหมายใหคณไดรบทรพยสนทางปญญาของผลตภณฑ Microsoft ใดๆ คณอาจคดลอกและใชเอกสารน�สาหรบวตถประสงคการอางองภายในของคณ

eBook น�อาจพรอมใชงานในภาษาองกฤษเทาน�น การคลกลงกท�ฝงอาจเปล�ยนเสนทางคณไปยงเวบไซตท�มเน�อหาเปนภาษาองกฤษ

Microsoft, Outlook และ Windows เปนเคร �องหมายการคาของ Microsoft Corporation เคร �องหมายการคาอ�นๆ ท�งหมดเปนทรพยสนของเจาของ