Welcome to  Pre‐Registration Module 5 of the Office of Developmental Programs’ Provider Applicant Orientation.

This  module is the fifth in a series of modules to ensure  that Applicants seeking to provide services to people with an Intellectual Disability (ID) and/or Autism Spectrum Disorder (ASD) obtain a basic understanding of how the Office of Developmental Programs (ODP) system works. This module includes information on financial management, quality management, and provider training. It does not substitute for additional research using the  resource materials available  in this course. 

This material is presented so that you may learn as much about how the system works as possible to prepare for attending an in‐person Provider Applicant Orientation session. 

112-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

This module is part of Step 1 shown on the slide. This is the third of six modules that must be completed before an Applicant can register for an in‐person session. 

212-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

Remember that only the CEO/Executive Director should take the test that follows each module. 

312-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

We suggest you keep written notes and questions as you review the information so that you can get the most out of the presentation and be prepared for the in‐person session. 

412-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

In the financial management section of this module, we will review ODP’s rate‐setting system and the process for making claims for services through PROMISe™, the Provider Reimbursement and Operations Management Information System.

Again, we urge you to pay particular attention to the need for providers to document services that support claims. Providers are responsible for documenting the progress an individual is making towards reaching their outcomes. In addition, providers are responsible to have the documentation necessary to substantiate their claims. Finally, the provider must implement internal controls to assure their ability to comply.

512-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

There are Department‐established fee services including non‐residential services and residential ineligible which cannot be paid for using waiver funds. Residential services became established fee services on 1/1/18. Department Established Fees are established at a level to ensure access, encourage provider participation and promote choice, while at the same time ensuring cost‐effectiveness and fiscal accountability. 

Fee schedule rates are based on a market‐based approach and updated in the PA Bulletin. Determinations are made about cost components (such as salary, employee‐related expenses, productivity, etc.) that are necessary and related to the delivery of the service. 

Information regarding the rate‐setting methodology used by ODP can be found in Appendix I in the approved waivers and ODP Bulletin # 00‐15‐02 Rate‐Setting Methodology for Consolidated and Person/Family Directed Support Waiver and Base‐ Funded Services for Individuals Participating in the Office of Developmental Programs Service System

When a provider offers a vendor service (as per 55 PA Code Chapter 6100 Regulations) to both the general public and waiver consumers, ODP will pay the rate the provider charges the general public for the same service. 

Continued on next page

612-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

It is important to note that individuals and families cannot be charged for services or to supplement the rates.

712-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

Services need to be added in HCSIS in the SSD by the provider specific to the location, procedure code, and AE where the provider proposes to offer services. Once the service is entered into HCSIS (the Home and Community Information System), the procedure code is automatically populated. Procedure codes can also be found in the Individual Support Plan (ISP) Manual. 

Rates are automatically attached to an ISP after the Applicant has completed their provider enrollment and have been selected to provide a service and services have been authorized. 

812-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

Once you have successfully enrolled in PROMISe™, the system will recognize your assigned 13‐digit Master Provider Index number (MPI) and service location code (SLC). 

The next step is to ensure that you are assigned a rate. Rates are loaded through PROMISe™ and automatically loaded to HCSIS. 

Once enrolled, work with the AE and SCO’s to respond to referrals and Waiver participants and their families choose their service provider. 

The next step is to ensure that you have a service authorization for the service. You may then provide the service and then proceed to billing. For directions on how to access and read Service Authorization Notices, please view the HCSIS Job Aid for Providers on the Learning Management System (LMS.) 

Payment is dependent on the provider’s ability to submit a claim successfully, as determined by PROMISe™ in order to ensure payment occurs in a timely manner. Payments are subject to Prudent Pay where once claims have passed, the payment is held for an approximate 3 week period. 

There are other factors that may cause a delay in your ability to submit claims or be paid. For example,ISPs may take up to 30 days for approval.

In order for a provider to bill successfully, it is important to understand the ODP billing process and rules. 

Documentation to support claims must be maintained for 5 years.

912-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

Providers must have effective internal controls to assure documentation is verified prior to billing. Documentation must be written and kept to substantiate each service as it is delivered. 

1012-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

Claims documentation requirements ensure that necessary measures are in place to verify that the services that are billed to the Department are delivered to the individuals approved to receive the services. Providers must maintain the documentation used to generate a claim. If the provider does not have the documentation, the claim is not eligible for Federal Financial Participation [FFP]

The State Medicaid Manual in §2497.2 relating to the availability of documentation requires accounting records to be supported by  appropriate source documentation and be readily available for audit. 

See ODP Bulletin 00‐18‐84, Claim and Service Documentation Requirements for Providers of Consolidated and P/FDS Waiver Services and Targeted Services Management. Make sure you are using the Technical Guidance attached to the Bulletin to ensure you are documenting claims appropriately. 

Interim Technical Guidance for Claim and Service Documentationhttp://www.dhs.pa.gov/cs/groups/webcontent/documents/bulletin_admin/c_277425.pdf

00‐18‐04 Attachment 1‐ Claim Technical Guidelineshttp://www.dhs.pa.gov/cs/groups/webcontent/documents/bulletin_admin/c_277426.pdf

1112-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

Progress notes must be written for all service delivery. They should be completed at least every 3 months. 

Progress notes should be a summary of progress made towards an individual’s outcomes and should be based on the documentation that was written to substantiate each claim, as well as observation and conversations. 

1212-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

There cannot be enough emphasis on the need to have clear and concise documentation to support PROMISe™  claims. At every level of oversight by Administrative Entities, the Office of Developmental Programs and the federal Centers for Medicaid and Medicare Service (CMS), claims are reviewed. Failure to have documentation that supports claims may result in retroactive claims adjustments; suspending and/or freezing payments, and/or targeted audits into all claims. It is good practice to develop internal claim reviews.

While there is guidance for what should be documented, a Provider is responsible to train its staff for the need for complete and accurate documentation of services provided.

Jot down a few of the points you have heard in this section and then continue to the next page. 

1312-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

Review the list on this slide. Did you make notes of some or all of these items?

• Providers must submit claims to PROMISe™ for reimbursement• Providers must document claims for services rendered with detailed specific information and progress 

notes• Initial rates are assigned using the geographical average of provider’s rates for the same service. • Prudent Pay will delay actual payment up to 21 days.• Need to ensure they have sufficient capital for operation in order to cover delays in payment.

1412-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

In the ODP service system, there are multiple ‘targets’ to achieve high‐quality services. 

The ultimate measure is consumer satisfaction. When providers are good at their jobs, services are likely to satisfy individuals and their families. 

To do a good job, providers need to learn and use best practices in the development of services, assure individual's health and safety, follow regulations,  implement individual’s plans, train staff, maintain proper documentation,  facilitate individual’s learning and experience in gaining more independence, etc.

As was mentioned in the first Module, this is a very complex system with very high expectations from its consumers.

1512-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

Each provider is required to complete a quality management plan in accordance with the approved applicable waiver and 55 PA Code Chapter 6100 regulations.

Quality Management includes quality assurance (making sure that standards for quality have been met) and quality improvement (a continuous process of evaluation and measurement to enhance the quality of services.) 

The Office of Developmental Programs’  Quality Management Strategy was developed and implemented to:

• Offer the highest quality services that promote choice and control in individuals’ everyday lives. 

• Safeguard the health and safety of individuals receiving services. 

• Implement promising practices. 

• Ensure program compliance with regulations. 

The applicant’s organizational structure and job descriptions need to ensure that the function of Quality Management is identified. This function is applicable to ALL providers. See more information in the Resources document.

1612-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

ODP uses the Plan‐Do‐Check‐Act (PDCA) Model for Improvement. Providers plan and implement strategies to improve, check how they are performing, and embed practices that are successful into everyday operations.

1712-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

Per 6100.45, the provider shall include the following criteria when developing a QM plan:1. Performance measures2. Performance improvement targets.3. Methods to obtain feedback relating to personal experience from individuals, staff 

persons, or other affected parties.4. Data sources used to measure performance.5. Roles and responsibilities of the staff persons related to the practice of quality 

management.

A provider shall update its QM plan at least every 3 years. QM plans will be validated during the QA&I process. The provider shall submit a copy of its QM plan and verification that the provider reviewed performance data to the Department or the Department’s designee upon request. 

1812-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

ODP leadership sets priorities for the QM Plan by considering its Mission, Vision, and Values, input from stakeholders, available performance data, regulatory requirements, and areas that are high‐risk, problem‐prone or high volume.

After considering ODP’s priorities, reviewing internal data and performance, and identifying possible areas for improvement, Providers should document which areas were prioritized and why in their plan. Not all priorities need to be addressed in providers’ quality management plans. Each provider needs to consider their own organizational priorities.

1912-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

In this section, mandated training and training resources will be discussed.

2012-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

55 PA Code Chapter 6100.142 requires Orientation Training and Annual Training for staff. Providers must keep records of all staff training for at least 5 years. This is a list of staff positions that are included in the training requirement. 

2112-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

Chapter 6100.143(a) Regulations outline the requirements for training hours. 

2212-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

These are the requirements for staff Orientation and Annual Training subject areas:1.) person‐centered practices, community integration, individual choice and assisting individuals to develop and maintain relationships2.) the prevention, detection and reporting of abuse, suspected abuse and alleged abuse in accordance with various Chapters of regulation3.) Individual rights4.) Recognizing and reporting incidents5.) Job‐related knowledge and skills.

2312-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

Each specific chapter of licensed services has training requirements. Providers are advised to read those sections carefully when offering these services. Note that these Chapters are currently undergoing review and the specific section numbers will be available when the Chapter 6100 Regulations are promulgated. 

2412-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

ODP offers many training opportunities available to providers. It is important to take advantage of all learning opportunities to stay informed, meet expectations, and implement best practices.

College of Direct Supports [CDS]   

• The College of Direct Support (CDS) is an online curriculum designed for those who support people with intellectual and developmental disabilities. The courses are presented by DirectCourse, and the CDS is administered in Pennsylvania by the Institute on Disabilities at Temple University.

• Since 2003, the Pennsylvania Department of Public Welfare, Office of Developmental Programs has supported the use of the CDS as a way to offer effective, consistent training to Direct Support Professionals, Supports Coordinators, supervisory and managerial staff, self‐advocates, families and other interested parties across the Commonwealth.

• The CDS connects the direct support workforce with a recognized, standardized set of skills to help improve job satisfaction, increase performance and reduce turnover.

• The evidence‐based curriculum was created more than 10 years ago by the University of Minnesota's Research and Training Center on Community Living.

• The online education model has proven effective for users, in part because of the 24 hour/7 days per week accessibility. Along with the accessibility and the curriculum, the testing and tracking tools delivered make the College of Direct Support today's leading platform for direct support education.

• For more information about the College of Direct Support:866‐865‐6170CDSPA@temple.eduhttps://login.elsevierperformancemanager.com/systemlogin.aspx?virtualname=PA

2512-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

ASERT

• The ASERT (Autism Services, Education, Resources and Training) Collaborative is a key component of the Bureau of Autism’s strategy for supporting individuals with autism and their families throughout the Commonwealth. 

• The ASERT Collaborative is a partnership of medical centers, centers of autism research and services, universities and other providers of services involved in the treatment and care of individuals of all ages with autism and their families. 

• The ASERT Collaborative has been designed to bring together resources locally, regionally, and statewide.

• The ASERT Mission is to enhance the lives of Pennsylvanians with autism of all ages and abilities by Improving regional access to quality services and interventions; providing information and support to families;  training professionals in best practices;  facilitating connections between individuals, families, professionals, and providers throughout the Commonwealth

• For more information about ASERT:877‐231‐4244PAautism.org

HCQUs

The Health Care Quality Units (HCQUs) work to support and improve the health information and knowledge for the intellectual disabilities community service system by building capacity and competency within the physical and behavioral health care systems as well as the stakeholders of the ODP system. There are 8 HCQUs  throughout the state. They offer training and online courses that are easily accessible to everyone across the state.

See http://www.dhs.pa.gov/provider/intellectualdisabilities/healthcarequalityunits/ for the contact information for the HCQU’s.

2612-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

THE INSTITUTE ON DISABILITIES AT TEMPLE UNIVERSITY

The Institute on Disabilities at Temple University is one of the sixty‐seven University Centers for Excellence in Developmental Disabilities Education, Research and Service funded by the U.S. Department of Health and Human Services. The Institute provides training and technical assistance in support of people with disabilities and their families in several areas including Independent Monitoring for Quality; Assistive Technology, and Leadership Development for People with Disabilities and their Families.Visit the Institute’s website at:  http://www.temple.edu/instituteondisabilities/

The Columbus OrganizationThe Columbus Organization  develops customized training on topics to meet an agency’s short and long‐term needs. Training is provided at a time and place that accommodates varying staff schedules. Training is provided on‐site, via audio‐video conference or webinar, and through online classroom or webcast. Training topics have included: Employment, Person‐Centered Thinking and Planning, Prevention of Abuse and Neglect, Risk Management, and Supervision.http://www.columbusorg.com/

Tuscarora Intermediate Unit 11 [TIU] The TIU provides instructional and operational services to school districts, charter schools, vocational‐technical schools, and state organizations. TIU11 operates programs and services under eight general categories including state and federal agency liaison services; management services; curriculum development and instructional improvement services; educational planning services; instructional materials and technology services; continuing professional education services; pupil personnel services and statewide program and policy development. For the Office of Developmental Programs, TIU11 develops and provides training and technical assistance for people with disabilities and families. Training topics provided by TIU11 include Person‐Centered Thinking and the Supporting Families LifeCourseTM Framework.https://www.tiu11.org/

2712-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

Now, think about all the Modules you’ve reviewed. What are the main points you have thought about? Look at the notes you’ve made and the questions you have. 

2812-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

Perhaps your list has items similar to the ones on this slide. Take a moment to review the list. 

2912-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5

Thank you for reviewing Module 5. 

Return to the Provider Applicant Orientation Course:• Complete the training confirmation.• If you affirmed that you have reviewed the information and are ready to take the test, you will see a link 

for Module 1: Test. • Click the link to open the test. Answer all questions, then click the “submit” button and then “submit all 

and finish”.

After you submit your test responses, you will receive a score and feedback on next steps. If you passed the test, you will be able to proceed to the next Module. 

3012-21-18

PA Dept. of Human Services, Office of Developmental Programs Provider Applicant Orientation Pre-Registration Module 5