PAC Gebruikershandleiding

© 2002-2010 Verkaart Automatisering

PACPAC voor Uitgeverijen

door N.M.W. Verkaart

PAC Gebruikershandleiding is geschreven door NielsVerkaart van Verkaart Automatisering in opdracht van deuitgeverijbranche.

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand ofopenbaar gemaakt worden in enigevorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch of door foto-kopieën,opname, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Verkaart Automatisering.

Hoewel deze handleiding met veel zorg is samengesteld, aanvaarden auteur(s) noch uitgever enige aansprakelijkheidvoor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in deze handleiding.

Er kan geen beroep worden gedaan, om welke reden dan ook, op de in deze uitgave voorkomende gegevens,informatie of meningen. Verkaart Automatisering is dan ook niet aansprakelijk voor eventuele schade, verliezen ofandere gevolgen die zouden kunnen voortvloeien uit het gebruik van de in deze uitgave voorkomende gegevens,informatie of meningen.

Uitgegeven: april 2010 in Castricum

Versie: 780/883 (1.762.195 / 6-1-2009) gewijzigd 3-2-09/28-4-10

PAC Gebruikershandleiding


UitgeverSpeciale dank gaat naar:

Alle mensen die hebben bijgedragen aan dit document, met nameLudger van Zwetselaar van Het Spectrum, Arran McLean, LeónCarpay en Drs. Jantien Stuifbergen.

Omslagontwerp

Redactie

Verkaart Automatisering

N.M.W. Verkaart

N.M.W. Verkaart

A. Zweegers

E. Dijkstra

PAC GebruikershandleidingI


Inhoud

Voorwoord 1

Deel I Deze handleiding 3

................................................................................................................................... 31 Doel van de handleiding

................................................................................................................................... 32 Voor wie is deze handleiding

................................................................................................................................... 33 Opzet van de handleiding

................................................................................................................................... 44 Conventies in deze handleiding

Deel II Inleiding van PAC 8

................................................................................................................................... 81 Korte beschrijving van PAC

Deel III Werken met PAC 10

................................................................................................................................... 101 PAC starten

................................................................................................................................... 122 Navigeren in PAC

.......................................................................................................................................................... 12Venster openen

.......................................................................................................................................................... 12Navigeren binnen vensters

.......................................................................................................................................................... 13Zoekvensterknop

.......................................................................................................................................................... 13Zoeken

.......................................................................................................................................................... 14Toevoegen

.......................................................................................................................................................... 15Venster sluiten

.......................................................................................................................................................... 15PAC afsluiten

.......................................................................................................................................................... 16Knoppen en toetsen

.......................................................................................................................................................... 17Invulvelden

.......................................................................................................................................................... 17Overige vensters

Deel IV Cockpit 19

................................................................................................................................... 201 Mijn projecten

................................................................................................................................... 212 Potentiële herdrukken

................................................................................................................................... 223 Geblokkeerde orders

................................................................................................................................... 234 Voorraad overboeken

................................................................................................................................... 245 Te controleren relaties FA

Deel V Relatiebeheer 26

................................................................................................................................... 261 Inleiding

................................................................................................................................... 262 Relatie zoeken

.......................................................................................................................................................... 27Relatie zoeken op categorie

.......................................................................................................................................................... 29Relatie zoeken op categoriegroep

................................................................................................................................... 313 Relatie toevoegen

.......................................................................................................................................................... 32Persoon toevoegen

.......................................................................................................................................................... 33Organisatie toevoegen

................................................................................................................................... 334 Relatie wijzigen

.......................................................................................................................................................... 35Relatienaam wijzigen

......................................................................................................................................................... 35Persoonsnaam wijzigen

......................................................................................................................................................... 36Organisatienaam wijzigen

.......................................................................................................................................................... 36Zoekcode en alias wijzigen

.......................................................................................................................................................... 37Adres wijzigen

IIInhoud

II© 2002-2010 Verkaart Automatisering

.......................................................................................................................................................... 41Telefoonnr, web en email wijzigen

.......................................................................................................................................................... 42Relatie indelingen wijzigen

.......................................................................................................................................................... 45Afdelingen

.......................................................................................................................................................... 45Media

.......................................................................................................................................................... 46Relatieverbanden

......................................................................................................................................................... 47Relatieverband toevoegen

......................................................................................................................................................... 49Relatieverband wijzigen

......................................................................................................................................................... 51Relatieverband verwijderen

......................................................................................................................................................... 51Contactpersoon toevoegen

......................................................................................................................................................... 51Contactpersoon koppelen

......................................................................................................................................................... 51Relatie openen

......................................................................................................................................................... 51Vrije velden

......................................................................................................................................................... 51Voorbeelden

.......................................................................................................................................................... 54Financiën

.......................................................................................................................................................... 55Inkoop

.......................................................................................................................................................... 56Verkoop

.......................................................................................................................................................... 57Documenten

.......................................................................................................................................................... 59Tekst(bestand)en

.......................................................................................................................................................... 60Mediabestanden

.......................................................................................................................................................... 61Opmerkingen

......................................................................................................................................................... 61Opmerking zoeken

......................................................................................................................................... 62Opmerking zoeken via het zoekvenster

......................................................................................................................................... 62Opmerking zoeken via het filter

......................................................................................................................................... 63Opmerking zoeken via Ctrl + F

......................................................................................................................................................... 63Opmerking toevoegen

......................................................................................................................................................... 65Opmerking wijzigen

......................................................................................................................................................... 65Opmerking verwijderen

.......................................................................................................................................................... 65Royalty

......................................................................................................................................................... 65Inleiding

......................................................................................................................................................... 66Algemeen

......................................................................................................................................................... 66Contracten

......................................................................................................................................................... 67Voorschotten

......................................................................................................................................................... 68Afrekeningen

.......................................................................................................................................................... 68Pers

.......................................................................................................................................................... 69Vrije velden

.......................................................................................................................................................... 0Wijzigingshistorie

.......................................................................................................................................................... 69Gebruiker

................................................................................................................................... 705 Relatie verwijderen

................................................................................................................................... 716 Relaties selecteren

.......................................................................................................................................................... 75Mogelijkheden

.......................................................................................................................................................... 80Relatieselectie mbv categorieën

.......................................................................................................................................................... 83Actie na doorgaan

................................................................................................................................... 847 Werkinstructie relatie

.......................................................................................................................................................... 84Het invoeren van een nieuwe relatie: schematisch

.......................................................................................................................................................... 84Een relatie of een relatieverband?

.......................................................................................................................................................... 85Een op zichzelf staande relatie

......................................................................................................................................................... 85Relatie toevoegen

......................................................................................................................................................... 87Relatie wijzigen

......................................................................................................................................... 87Indelingen

.......................................................................................................................................................... 88Een relatie met relatieverband

......................................................................................................................................................... 88Bestaat de Hoofdrelatie al?

......................................................................................................................................................... 88Relatieverband toevoegen

......................................................................................................................................................... 91Relatieverband wijzigen

......................................................................................................................................... 91Indelingen

................................................................................................................................... 928 Gemaakte keuzes in ontwerp PAC Relatiebeheer

Deel VI Projectbeheer 95

PAC GebruikershandleidingIII


................................................................................................................................... 951 Inleiding

................................................................................................................................... 962 Project zoeken

................................................................................................................................... 963 Project toevoegen

................................................................................................................................... 994 Project wijzigen

.......................................................................................................................................................... 101Project auteurs wijzigen

.......................................................................................................................................................... 104Project hiërarchie

.......................................................................................................................................................... 105Relatierollen

.......................................................................................................................................................... 107Extra titels

.......................................................................................................................................................... 107Project notities en memovelden

.......................................................................................................................................................... 107Project documenten

.......................................................................................................................................................... 108Project verwijderen of deactiveren

.......................................................................................................................................................... 109Fondslijsten publiceren op internet

......................................................................................................................................................... 109Inleiding webfondslijst

......................................................................................................................................................... 109De module webfondslijst gebruiken

......................................................................................................................................... 109Ingang kiezen

......................................................................................................................................... 109Aanbiedingslijst

......................................................................................................................................... 110Fondslijst

......................................................................................................................................................... 112Het wijzigen van de stijl van een pagina

......................................................................................................................................... 112index.php.htm

......................................................................................................................................... 113fonds.php.htm

......................................................................................................................................................... 0Demo website

................................................................................................................................... 1145 Projecten selecteren

................................................................................................................................... 1186 Werkinstructie project

.......................................................................................................................................................... 118Het invoeren van een nieuw project: schematisch

.......................................................................................................................................................... 118Project toevoegen

.......................................................................................................................................................... 120Project wijzigen

.......................................................................................................................................................... 122Uitgave toevoegen

.......................................................................................................................................................... 123Uitgave wijzigen

.......................................................................................................................................................... 124Druk toevoegen

.......................................................................................................................................................... 125Druk wijzigen

.......................................................................................................................................................... 126OPTIONEEL: Projectwizard

Deel VII Uitgavebeheer 130

................................................................................................................................... 1301 Inleiding

................................................................................................................................... 1302 Uitgave zoeken

................................................................................................................................... 1313 Uitgave toevoegen

................................................................................................................................... 1344 Uitgave wijzigen

.......................................................................................................................................................... 137Relatierollen

.......................................................................................................................................................... 138Extra titels

.......................................................................................................................................................... 138Teksten

.......................................................................................................................................................... 138Verkoop

......................................................................................................................................................... 139Voorraad

......................................................................................................................................................... 139Verkoopprijs

.......................................................................................................................................................... 140Aanbieding en referenties

.......................................................................................................................................................... 141In Nota

.......................................................................................................................................................... 143CB

.......................................................................................................................................................... 143Pers

.......................................................................................................................................................... 143Administratie

.......................................................................................................................................................... 144Leveranciersopdracht

.......................................................................................................................................................... 144Royalty

......................................................................................................................................................... 145Algemeen

......................................................................................................................................................... 145Contracten

......................................................................................................................................................... 146Voorschotten

......................................................................................................................................................... 146Voorraadcorrecties

IVInhoud

IV© 2002-2010 Verkaart Automatisering

.......................................................................................................................................................... 147Tekst(bestand)en

.......................................................................................................................................................... 148Mediabestanden

.......................................................................................................................................................... 148Documenten

.......................................................................................................................................................... 148Trefwoorden

.......................................................................................................................................................... 149Uitgave calculatie royaltycontract

................................................................................................................................... 1505 Uitgave verwijderen

................................................................................................................................... 1516 Uitgave deactiveren

Deel VIII Drukbeheer 153

................................................................................................................................... 1531 Inleiding

................................................................................................................................... 1532 Druk zoeken

................................................................................................................................... 1543 Druk toevoegen

................................................................................................................................... 1594 Druk wijzigen

.......................................................................................................................................................... 160Relatierollen

.......................................................................................................................................................... 161Druk kenmerken

.......................................................................................................................................................... 164Druk afleveradressen

.......................................................................................................................................................... 165Onderhanden werk

.......................................................................................................................................................... 166Druk fiatteringen

.......................................................................................................................................................... 167Druk scenario's

.......................................................................................................................................................... 167Druk aanbiedingstelling

................................................................................................................................... 1695 Druk verwijderen

................................................................................................................................... 1696 Druk deactiveren

Deel IX Onderhanden Werk 171

................................................................................................................................... 1721 Onderhanden werk totaallijst

................................................................................................................................... 1732 Onderhanden werk detaillijst

Deel X Calculaties 175

................................................................................................................................... 1751 Inleiding

................................................................................................................................... 1752 Calculatie invoeren

.......................................................................................................................................................... 176Calculatie algemene stuurwaarden

.......................................................................................................................................................... 178Calculatie kosten

.......................................................................................................................................................... 180Calculatie kenmerken

.......................................................................................................................................................... 180Calculatie recapitulatie

.......................................................................................................................................................... 180Calculatie omzet en rendement

.......................................................................................................................................................... 183Calculatie afzetperiodeverdeling

.......................................................................................................................................................... 183Calculatie belangrijke acties

................................................................................................................................... 1843 Calculatie historie

................................................................................................................................... 1844 Calculatiemodelbeheer

................................................................................................................................... 1875 Drukstaffels

.......................................................................................................................................................... 187Drukstaffels importeren

......................................................................................................................................................... 187Drukstaffel toevoegen

......................................................................................................................................................... 188Drukstaffel wijzigen

......................................................................................................................................................... 190Drukstaffels koppelen

.......................................................................................................................................................... 191Drukstaffels opvragen

................................................................................................................................... 1926 Financiële Export

.......................................................................................................................................................... 193Bestmate koppeling

.......................................................................................................................................................... 193Connector

Deel XI Fiatteringen 195

................................................................................................................................... 1951 Inleiding

PAC GebruikershandleidingV


................................................................................................................................... 1962 Fiatoverzicht

................................................................................................................................... 1983 Fiatteren tijdens het gebruik

Deel XII Planningen 201

................................................................................................................................... 2011 Inleiding

................................................................................................................................... 2012 Planning opvoeren

.......................................................................................................................................................... 202Planning algemeen

.......................................................................................................................................................... 203Planning trajecten

.......................................................................................................................................................... 204Planning activiteiten

................................................................................................................................... 2063 Publiceren op internet

.......................................................................................................................................................... 206Inleiding module webplanning

.......................................................................................................................................................... 206De online webplanning gebruiken

......................................................................................................................................................... 206Webplanning inlogscherm

......................................................................................................................................................... 206Webplanning planningpagina

.......................................................................................................................................................... 208Wijzigen van een bestaande pagina

......................................................................................................................................................... 208Database

......................................................................................................................................................... 208Sjabloon

.......................................................................................................................................................... 209Maken van nieuwe pagina

................................................................................................................................... 04 Demo website

................................................................................................................................... 2105 Leveranciersopdracht

.......................................................................................................................................................... 210Een leveranciersopdracht geven

.......................................................................................................................................................... 211Een leveranciersopdracht tonen

Deel XIII Begroting 213

................................................................................................................................... 2131 Inleiding Begroting

................................................................................................................................... 2132 Begroting titelbeheer

.......................................................................................................................................................... 214Begrotingstitels koppelen en importeren

.......................................................................................................................................................... 215Begrotingstitels aanmaken en bewerken

.......................................................................................................................................................... 216Begrotingstitels verwijderen

................................................................................................................................... 2163 Begrotingbeheer

.......................................................................................................................................................... 216Begroting zoeken

.......................................................................................................................................................... 217Begroting toevoegen

.......................................................................................................................................................... 218Begroting wijzigen

......................................................................................................................................................... 220Algemene informatie

......................................................................................................................................................... 221Titels

......................................................................................................................................... 222Titels opnemen

......................................................................................................................................... 223Een titel opnemen

......................................................................................................................................... 224Begrotingsregels

................................................................................................................................... 224Regel toevoegen

................................................................................................................................... 226Regel wijzigen

................................................................................................................................... 226Regel verwijderen

................................................................................................................................... 227Regels tonen

......................................................................................................................................... 227Begroting overnemen

......................................................................................................................................... 227Realisatie Importeren

......................................................................................................................................... 228Begroting exporteren

.......................................................................................................................................................... 228Begroting verwijderen

.......................................................................................................................................................... 228Begroting deactiveren / historisch maken

Deel XIV Royalty 230

................................................................................................................................... 2301 Inleiding Royalty

................................................................................................................................... 2302 Proces

.......................................................................................................................................................... 231Afrekenperiode

.......................................................................................................................................................... 232Voorraad en Omzet

VIInhoud

VI© 2002-2010 Verkaart Automatisering

.......................................................................................................................................................... 234Afrekeningen genereren

................................................................................................................................... 2353 Royalty contract

.......................................................................................................................................................... 235Royalty contract zoeken

.......................................................................................................................................................... 236Royalty contract toevoegen

.......................................................................................................................................................... 238Royalty contract wijzigen

......................................................................................................................................................... 240Algemeen

......................................................................................................................................................... 240Exploitatiegroepen

......................................................................................................................................................... 241Verkoopsoorten en staffels

......................................................................................................................................................... 242Uitgaven per exploitatiegroep

......................................................................................................................................................... 242Rechthebbenden

......................................................................................................................................................... 243Verkoopstand bij uitgave

......................................................................................................................................................... 243Contractstatus

.......................................................................................................................................................... 243Royalty contract verwijderen

................................................................................................................................... 2444 Modelcontractsjabloon

................................................................................................................................... 2455 Voorraadcorrectiebeheer

.......................................................................................................................................................... 247Overige rechten

................................................................................................................................... 2476 Voorschottenbeheer

.......................................................................................................................................................... 248Royalty voorschot zoeken

.......................................................................................................................................................... 248Royalty voorschot toevoegen

.......................................................................................................................................................... 250Royalty voorschot wijzigen

.......................................................................................................................................................... 253Royalty voorschot verwijderen

................................................................................................................................... 2537 Ramsjbrieven versturen

................................................................................................................................... 2548 Werkinstructies

.......................................................................................................................................................... 254Nieuw jaar openen

.......................................................................................................................................................... 255Activeren nieuwe periode

.......................................................................................................................................................... 256Contracten en voorschotten door het jaar heen invoeren

.......................................................................................................................................................... 256Mutaties importeren

......................................................................................................................................................... 257Mutaties van Centraal Boekhuis

......................................................................................................................................................... 257Mutaties vanuit PAC Logistiek

......................................................................................................................................................... 257Mutaties vanuit Boekhouding/overig

.......................................................................................................................................................... 257Verwerken en controles uitvoeren

.......................................................................................................................................................... 258Voorlopige afrekeningen maken

.......................................................................................................................................................... 259Handmatige mutaties toevoegen

.......................................................................................................................................................... 259Rapportages afdrukken

.......................................................................................................................................................... 260Definitief maken afrekeningen

.......................................................................................................................................................... 260Journaalposten maken

.......................................................................................................................................................... 262Belangrijke informatie

................................................................................................................................... 2629 Veel gestelde vragen Royalty

Deel XV Titellijst en aanbiedingsbeheer 266

................................................................................................................................... 2661 Inleiding

................................................................................................................................... 2662 Titellijst zoeken

................................................................................................................................... 2673 Titellijst toevoegen

................................................................................................................................... 2684 Titellijst wijzigen

................................................................................................................................... 2715 Titellijst verwijderen

Deel XVI Verkoopprijzenbeheer 273

................................................................................................................................... 2731 Inleiding

................................................................................................................................... 2732 Verkoopprijzen per uitgave

................................................................................................................................... 2733 Verkoopprijzen per datum

................................................................................................................................... 2744 Verkoopprijzen importeren

PAC GebruikershandleidingVII


................................................................................................................................... 2765 Verkoopprijzen exporteren

Deel XVII Voorraad 280

................................................................................................................................... 2801 Inleiding Voorraadbeheer

................................................................................................................................... 2802 Voorraad zoeken

................................................................................................................................... 2813 Voorraad beheren

.......................................................................................................................................................... 281Kop

.......................................................................................................................................................... 282Voorraadmutaties

......................................................................................................................................................... 283Toevoegen

......................................................................................................................................................... 284Wijzigen

......................................................................................................................................................... 285Afboeken

.......................................................................................................................................................... 285Backorders

................................................................................................................................... 2864 Voorraadherwaardering

................................................................................................................................... 2865 Opdracht verwerken

.......................................................................................................................................................... 287Kop

.......................................................................................................................................................... 288Openstaande opdrachten

.......................................................................................................................................................... 288Verwerkingsruns

Deel XVIII Orderbeheer 290

................................................................................................................................... 2901 Opdrachten invoeren

.......................................................................................................................................................... 290Inleiding

.......................................................................................................................................................... 290Order zoeken

.......................................................................................................................................................... 291Order toevoegen

.......................................................................................................................................................... 291Order wijzigen

......................................................................................................................................................... 292Order kop

......................................................................................................................................................... 294Order regels

......................................................................................................................................................... 296Order overig

......................................................................................................................................................... 297Order invoergedrag

.......................................................................................................................................................... 298Orders exporteren

.......................................................................................................................................................... 299Order vervallen

.......................................................................................................................................................... 299Order verwijderen

................................................................................................................................... 3002 Opdrachten op titel invoeren

.......................................................................................................................................................... 300Order op titel zoeken

.......................................................................................................................................................... 301Order op titel toevoegen

.......................................................................................................................................................... 301Order op titel wijzigen

.......................................................................................................................................................... 303Orders op titel verwerken

.......................................................................................................................................................... 303Orders op titel verwijderen

................................................................................................................................... 3033 Import van bulk orders (BGN)

................................................................................................................................... 3044 Order Portable

................................................................................................................................... 3045 Ordertelling

.......................................................................................................................................................... 304Het invullen van targets

.......................................................................................................................................................... 305Importeren en tellen

......................................................................................................................................................... 305Importeren van In Nota bestanden

......................................................................................................................................................... 305Tellen van orders

.......................................................................................................................................................... 307Het bekijken en genereren van rapportages

......................................................................................................................................................... 307Ordertelling in PAC

......................................................................................................................................................... 307Ordertelling middels onze overzichten

................................................................................................................................... 3076 CB Communicatie

.......................................................................................................................................................... 307Orders exporteren naar CB

.......................................................................................................................................................... 308Ontvangstbevestiging Orders van CB

Deel XIX Faktuur 310

................................................................................................................................... 3101 Inleiding

VIIIInhoud

VIII© 2002-2010 Verkaart Automatisering

................................................................................................................................... 3102 Fakturen invoeren

.......................................................................................................................................................... 310Faktuur zoeken

.......................................................................................................................................................... 311Faktuur toevoegen

.......................................................................................................................................................... 312Faktuur wijzigen

......................................................................................................................................................... 312Faktuur Kop

......................................................................................................................................................... 313Faktuur Regels

......................................................................................................................................................... 314Totalen en Functietoetsen

......................................................................................................................................................... 314Statusinformatie

.......................................................................................................................................................... 316Enkele faktuur verwerken

................................................................................................................................... 3163 Fakturen en BTW

................................................................................................................................... 3164 Fakturen verwerken

................................................................................................................................... 3175 Combinatie van PAC Order en PAC Factuur

................................................................................................................................... 3186 Faktuurhistorie

Deel XX Publiciteit 322

................................................................................................................................... 3221 Recensierondebeheer

.......................................................................................................................................................... 322Inleiding

.......................................................................................................................................................... 322Recensieronde zoeken

.......................................................................................................................................................... 323Recensieronde toevoegen

.......................................................................................................................................................... 324Recensieronde wijzigen

......................................................................................................................................................... 326Titels wijzigen

......................................................................................................................................................... 326Recensenten wijzigen

......................................................................................................................................................... 327Aanvragen op recensent invoeren

......................................................................................................................................................... 328Aanvragen verwerken

......................................................................................................................................................... 330Instellingen

.......................................................................................................................................................... 331Recensieronde verwijderen

.......................................................................................................................................................... 332Rapportages

.......................................................................................................................................................... 333Webrecensiebeheer

......................................................................................................................................................... 333Inleiding webrecensiebeheer

......................................................................................................................................................... 333De module webrecensiebeheer starten

......................................................................................................................................... 334Inloggen

......................................................................................................................................... 334Registreren

......................................................................................................................................................... 336Als u bent ingelogd...

......................................................................................................................................... 336Een perslijst selecteren

......................................................................................................................................... 337Een perslijst sorteren

......................................................................................................................................... 337Boeken aanvragen

......................................................................................................................................... 338Boekenlijst exporteren

......................................................................................................................................... 339Stijl wijzigen

......................................................................................................................................................... 339Wijzigen van de stijl van een pagina

......................................................................................................................................... 339Inleiding

......................................................................................................................................... 339Templates

................................................................................................................................... 340index.php.htm

................................................................................................................................... 341login.php.htm

................................................................................................................................... 342melding.htm

................................................................................................................................... 342register.php.htm

................................................................................................................................... 343register_e-mail.htm

......................................................................................................................................................... 0Demo website

................................................................................................................................... 3432 ONE Orders

.......................................................................................................................................................... 344Overweging zelf verzenden of uitbesteden

................................................................................................................................... 3443 Recensies Invoeren

.......................................................................................................................................................... 344Inleiding

.......................................................................................................................................................... 344Recensie zoeken

.......................................................................................................................................................... 345Recensie toevoegen

.......................................................................................................................................................... 346Recensie wijzigen

.......................................................................................................................................................... 347Recensie verwijderen

PAC GebruikershandleidingIX


Deel XXI Documenten en mailingen 350

................................................................................................................................... 3501 Inleiding

................................................................................................................................... 3502 Mailing zoeken

................................................................................................................................... 3513 Mailing toevoegen

................................................................................................................................... 3514 Mailing wijzigen

.......................................................................................................................................................... 352Mailing algemeen

.......................................................................................................................................................... 353Mailing ontvangers

.......................................................................................................................................................... 354Mailing deelnemers

.......................................................................................................................................................... 355Mailing uitvoeren

.......................................................................................................................................................... 355Mailing openen

................................................................................................................................... 3555 Mailing verwijderen

Deel XXII DocShare 358

................................................................................................................................... 3581 DocShare Inleiding

................................................................................................................................... 3582 Document tonen

................................................................................................................................... 3593 Document maken

................................................................................................................................... 3594 Document koppelen

................................................................................................................................... 3595 Document verwijderen

Deel XXIII Context Informatie Manager 361

................................................................................................................................... 3611 Inleiding

................................................................................................................................... 3612 Weergave

................................................................................................................................... 3643 Problemen

Deel XXIV Overzichten 366

................................................................................................................................... 3661 Standaard overzichten

.......................................................................................................................................................... 367Algemeen

......................................................................................................................................................... 367Verschijningslijst

......................................................................................................................................................... 368Verschijningslijst met kostprijs

......................................................................................................................................................... 368Fiatscherm

......................................................................................................................................................... 369Alle projecten, uitgaven en drukken

.......................................................................................................................................................... 369Administratie

......................................................................................................................................................... 369Onderhandenwerk

......................................................................................................................................................... 370Dagboektransactiehistorie

.......................................................................................................................................................... 371Planning

......................................................................................................................................................... 371Planning

......................................................................................................................................................... 371Afleverlijst

......................................................................................................................................................... 372Afleverlijst Excel

......................................................................................................................................................... 372Planning Drukker

......................................................................................................................................................... 373POD Scanlaser

......................................................................................................................................................... 373Niet gestarte/gerealiseerde activiteiten

......................................................................................................................................................... 374Faseoverschrijdingen

......................................................................................................................................................... 374Capaciteit drukker

.......................................................................................................................................................... 375Verkoop

......................................................................................................................................................... 375Aanbiedingstelling Excel

......................................................................................................................................................... 375Aanbiedingstelling Excel Target en Stand

......................................................................................................................................................... 376Aanbiedingslijst

......................................................................................................................................................... 377Aanbiedingslijst uitgebreid

......................................................................................................................................................... 377Controle afwijkende prijzen PAC met CB

......................................................................................................................................................... 378Controle afwijkende prijsdatums PAC met CB

......................................................................................................................................................... 378Voorraadlijst

XInhoud

X© 2002-2010 Verkaart Automatisering

......................................................................................................................................................... 379Voorraadlijst Compleet

......................................................................................................................................................... 380Planning CB

......................................................................................................................................................... 380Planning Libridis

......................................................................................................................................................... 381Aanleverplanning totaal

......................................................................................................................................................... 382Planning Totaal

......................................................................................................................................................... 382Herdruksignalering

......................................................................................................................................................... 382Agenda verkoop-marketing-publiciteit

......................................................................................................................................................... 383Klantorders per titel

.......................................................................................................................................................... 384Pers en Publiciteit

......................................................................................................................................................... 384Pers Intekenlijst

......................................................................................................................................................... 385Recensielijst

.......................................................................................................................................................... 385Secretariaat

......................................................................................................................................................... 385Relatielijst

......................................................................................................................................................... 386Verjaardagen

................................................................................................................................... 3862 Onze overzichten

................................................................................................................................... 3873 Extra logistieke overzichten

.......................................................................................................................................................... 38812 maandenlijst (CB + PM)

.......................................................................................................................................................... 389Controle uitgaven zonder actuele druk

.......................................................................................................................................................... 389Niet gejournaliseerde omzet

.......................................................................................................................................................... 390Niet gejournaliseerde voorraadmutaties

.......................................................................................................................................................... 391Verwerkte opdrachten zonder factuur

.......................................................................................................................................................... 391Voorraad herwaarderingslijst

.......................................................................................................................................................... 391Voorraad op peildatum

................................................................................................................................... 3914 Royalty overzichten

.......................................................................................................................................................... 392Voorschottenlijst

Deel XXV Omzetrapportage 394

................................................................................................................................... 3941 Inleiding

................................................................................................................................... 3942 Rapportages maken en bewerken

.......................................................................................................................................................... 395Omzetgegevens

.......................................................................................................................................................... 396Rijen en Filters

......................................................................................................................................................... 396Rijen

......................................................................................................................................................... 398Een filter selecteren

......................................................................................................................................... 398Selecteren vanuit de resultaten

......................................................................................................................................... 400Selecteren bij de filters

.......................................................................................................................................................... 401Kolommen

......................................................................................................................................................... 401Omzettype kiezen

......................................................................................................................................................... 402Kolommen per omzettype kiezen

......................................................................................................................................................... 402Kolomgroepering

.......................................................................................................................................................... 403Filters extra

.......................................................................................................................................................... 403Meerdere rapportages tegelijk

................................................................................................................................... 4043 Standaard rapportages

.......................................................................................................................................................... 404Standaard Systeemrapportages

.......................................................................................................................................................... 404Standaard Gebruikersrapportages

......................................................................................................................................................... 404Gebruikersrapportage aanmaken

......................................................................................................................................................... 405Gebruikersrapportages selecteren

.......................................................................................................................................................... 405Rapportages beschikbaar stellen

................................................................................................................................... 4054 Afdrukken en Exporteren

.......................................................................................................................................................... 405Afdrukken

.......................................................................................................................................................... 406Exporteren naar Excel

.......................................................................................................................................................... 406Exporteren naar XML

.......................................................................................................................................................... 406Exporteren Standaard rapportage

.......................................................................................................................................................... 407Importeren Standaard rapportage

................................................................................................................................... 4075 Omzetrapportage portable

PAC GebruikershandleidingXI


Deel XXVI Communicatie 410

................................................................................................................................... 4101 Importeren

.......................................................................................................................................................... 411Mutaties van CB

.......................................................................................................................................................... 412Onderhanden werk

................................................................................................................................... 4122 Exporteren

.......................................................................................................................................................... 412Journaalposten

................................................................................................................................... 4143 Batchscriptbeheer

................................................................................................................................... 4144 ONIX

................................................................................................................................... 4145 Centraal Boekhuis

.......................................................................................................................................................... 414CB Klantgroepmapping

.......................................................................................................................................................... 414CB Omzetmutatietypes

.......................................................................................................................................................... 416CB-Voorraadmutatiecodes

.......................................................................................................................................................... 417Royalty

......................................................................................................................................................... 417CB-Voorraadstandstypes

................................................................................................................................... 4176 Drukkerij Staffels

.......................................................................................................................................................... 417Staffeldrukkerijen

.......................................................................................................................................................... 418Staffelverschijningsvormen

.......................................................................................................................................................... 418Staffelformaten

.......................................................................................................................................................... 419Staffelpapiersoorten

................................................................................................................................... 4197 Werkinstructies communicatie

.......................................................................................................................................................... 419CB Omzet koppelvelden instellen

......................................................................................................................................................... 419ISBN onbekend in PAC

......................................................................................................................................................... 420Relatie als CB-relatie onbekend in PAC

......................................................................................................................................................... 420CBRelatie heeft geen klantgroepindeling in PAC

......................................................................................................................................................... 421Omzetmutatie typecombinatie niet eerder verwerkt

Deel XXVII Financiële koppeling 424

................................................................................................................................... 4241 Exporteren van Projecten

................................................................................................................................... 4242 Exporteren van Calculaties

................................................................................................................................... 4253 Importeren van realisatiegegevens ten behoeve van OHW

................................................................................................................................... 4254 Export van banken, uitgaves en van crediteuren en debiteuren relaties

................................................................................................................................... 4265 Import van stamgegevens ten behoeve van registratie van relatiegegevens

................................................................................................................................... 4276 Journaalposten exporteren

.......................................................................................................................................................... 428Batchrun

.......................................................................................................................................................... 428Journaalverslagen inleiding

.......................................................................................................................................................... 429Journaalverslag omzet

.......................................................................................................................................................... 429Journaalverslag voorraadmutaties

.......................................................................................................................................................... 430Journaalverslag Onderhanden werk afsluitsaldo

.......................................................................................................................................................... 430Journaalverslag royalty verrekening berekende royalty

.......................................................................................................................................................... 431Journaalverslag royalty verrekening Contractvoorschotmutatie

.......................................................................................................................................................... 431Journaalverslag royalty verrekening Algemene voorschotten

.......................................................................................................................................................... 432Journaalverslag royalty verrekening Kosten derden

.......................................................................................................................................................... 432Journaalverslag royalty verrekening Verplichting

Deel XXVIII ONIX en XML koppeling 434

................................................................................................................................... 4341 Inleiding ONIX en XML

................................................................................................................................... 4342 ONIX CB

.......................................................................................................................................................... 434Inleiding ONIX CB

.......................................................................................................................................................... 435Inrichting van PAC ONIX CB

.......................................................................................................................................................... 436Ontvangstbevestiging ONIX CB

XIIInhoud

XII© 2002-2010 Verkaart Automatisering

................................................................................................................................... 4373 ONIX en XML ScanLaser

................................................................................................................................... 4374 ONIX Commisariaat voor de Media

.......................................................................................................................................................... 438Werkinstructie ONIX CvdM

................................................................................................................................... 4435 ONIX Bercker

................................................................................................................................... 4436 XML Koppeling website

................................................................................................................................... 4437 Werken met ONIX en XML

................................................................................................................................... 4448 Alle ONIX en XML inrichtingselementen op een rijtje

Deel XXIX Outlook koppeling 450

................................................................................................................................... 4501 Inleiding

................................................................................................................................... 4502 Relatiebeheer

Deel XXX Batchrun 454

................................................................................................................................... 4541 Batchrun in PAC

.......................................................................................................................................................... 455Script toevoegen

.......................................................................................................................................................... 457Script wijzigen

.......................................................................................................................................................... 457Script verwijderen

................................................................................................................................... 4572 Batchrun Taakoverzicht

.......................................................................................................................................................... 459Taak toevoegen

.......................................................................................................................................................... 460Taak wijzigen

.......................................................................................................................................................... 461Taak verwijderen

................................................................................................................................... 4613 Werking van batchrun

Deel XXXI Applicatiebeheer 464

................................................................................................................................... 4651 Systeemniveau

.......................................................................................................................................................... 465Systeemfuncties

......................................................................................................................................................... 466Wijzigen van de locatie en blokkeren van de administratie

......................................................................................................................................................... 468Comprimeren (en herstellen)

......................................................................................................................................................... 468Reservekopie opslaan

......................................................................................................................................................... 469Reservekopie herstellen

......................................................................................................................................................... 472Ingelogde gebruikers

......................................................................................................................................................... 472Superrechten herstellen

......................................................................................................................................................... 473Administratie en Orders naar PAC.net verzenden/van PAC.net ophalen

......................................................................................................................................................... 473Versturen naar Verkaart Automatisering

......................................................................................................................................................... 473Verzenden met PAC Filesender

......................................................................................................................................................... 474Updaten van PAC

................................................................................................................................... 4752 Administratieniveau

.......................................................................................................................................................... 475Rechtenbeheer

......................................................................................................................................................... 475Inleiding

......................................................................................................................................................... 476Rollenbeheer

......................................................................................................................................... 476Rol zoeken

......................................................................................................................................... 477Rol toevoegen

......................................................................................................................................... 478Rol wijzigen

......................................................................................................................................... 480Rol verwijderen

......................................................................................................................................................... 480Gebruikersbeheer

......................................................................................................................................... 480Gebruiker zoeken

......................................................................................................................................... 481Gebruiker toevoegen

......................................................................................................................................... 483Gebruiker wijzigen

......................................................................................................................................... 485Gebruiker verwijderen

......................................................................................................................................................... 485Wat zijn mijn rechten?

......................................................................................................................................................... 486Werkinstructie rechten toekennen

......................................................................................................................................... 486Het aanmaken van een Rol

......................................................................................................................................... 487Het aanmaken van een gebruiker

PAC GebruikershandleidingXIII


......................................................................................................................................... 487Het bijwerken van rechten

.......................................................................................................................................................... 487Administratie instellingen

......................................................................................................................................................... 487Algemene instellingen

......................................................................................................................................... 489Project

......................................................................................................................................... 490Relatie

......................................................................................................................................... 491Calculatie

......................................................................................................................................... 493Planning

......................................................................................................................................... 494Verkoop Algemeen

......................................................................................................................................... 495Verkoop Order

......................................................................................................................................... 496CB ONE orders

......................................................................................................................................... 497Verkoop Fakturatie

......................................................................................................................................... 497Logistiek

......................................................................................................................................... 498Onderhanden werk

......................................................................................................................................... 499Royalty

......................................................................................................................................... 503Documenten en overzichten

......................................................................................................................................... 503Bestandsmappen

......................................................................................................................................... 504Import

......................................................................................................................................... 505Export

......................................................................................................................................... 506ONIX

......................................................................................................................................... 507PAC.Net

......................................................................................................................................... 508Centraal Boekhuis

......................................................................................................................................... 509AccountView

......................................................................................................................................... 510Financieel

......................................................................................................................................... 511Context Informatie Manager

......................................................................................................................................... 511Wizard keuzelijsten

......................................................................................................................................... 512Systeem

......................................................................................................................................... 514Prototypes

......................................................................................................................................................... 514ISBN Herkenningstekens

......................................................................................................................................................... 515Vrije relatievelden

......................................................................................................................................................... 516Relatierollen

......................................................................................................................................................... 516Titeltypes

.......................................................................................................................................................... 517Gebruikersinstellingen

......................................................................................................................................................... 518Algemeen

......................................................................................................................................................... 520Relatie

......................................................................................................................................................... 521Project

......................................................................................................................................................... 522Uitgave

......................................................................................................................................................... 522Druk

......................................................................................................................................................... 523Planning

......................................................................................................................................................... 524Autorisatie

......................................................................................................................................................... 525Calculatie

......................................................................................................................................................... 525Verkooporder

......................................................................................................................................................... 526Royalty

......................................................................................................................................................... 527Pers

......................................................................................................................................................... 528Context Informatie Manager

......................................................................................................................................................... 528Documenten en overzichten

.......................................................................................................................................................... 529Management Functies

......................................................................................................................................................... 530Rechten bijwerken

......................................................................................................................................................... 530Ingelogde gebruikers tonen

......................................................................................................................................................... 531Wijzigingslog tonen

......................................................................................................................................................... 531Totaal-Audit bestand maken

......................................................................................................................................................... 532Verwerkingslogboek tonen

......................................................................................................................................................... 532Beveiligde functies

.......................................................................................................................................................... 536Rapportage

......................................................................................................................................................... 536Documentveldenbeheer

......................................................................................................................................................... 537Documentsoorten

......................................................................................................................................... 541Relatie algemeen

......................................................................................................................................... 541Leveranciersopdracht

......................................................................................................................................... 542Faktuur

XIVInhoud

XIV© 2002-2010 Verkaart Automatisering

......................................................................................................................................... 542Royaltycontract

......................................................................................................................................................... 542Onze overzichtsgroepen

......................................................................................................................................................... 542Onze overzichtenbeheer

.......................................................................................................................................................... 544Scenario's

......................................................................................................................................................... 544Hoofdscenariobeheer

......................................................................................................................................................... 545Calculatiescenariobeheer

......................................................................................................................................................... 546Fiatscenariobeheer

......................................................................................................................................................... 549Planningscenariobeheer

......................................................................................................................................................... 550Calc.royaltyscenariobeheer

......................................................................................................................................................... 551Kenmerkscenariobeheer

................................................................................................................................... 5523 Applicatiekennis

.......................................................................................................................................................... 552Installatie en systeemeisen

......................................................................................................................................................... 552Access

......................................................................................................................................... 552Installatievoorschriften

......................................................................................................................................... 554Systeemeisen

......................................................................................................................................................... 554SQL


......................................................................................................................................... 555Systeemeisen

......................................................................................................................................................... 555Omzetrapportage


......................................................................................................................................... 556Systeemeisen

.......................................................................................................................................................... 556Test omgeving opzetten

......................................................................................................................................................... 556Tweede versie van PAC installeren

......................................................................................................................................................... 558Administratie kopiëren

......................................................................................................................................................... 558PAC koppelen aan de testadministratie

.......................................................................................................................................................... 560Sjablonen

......................................................................................................................................................... 560Word Sjablonen in PAC

......................................................................................................................................... 560Word sjabloon koppelen aan PAC

................................................................................................................................... 561Een nieuw sjabloon

................................................................................................................................... 561Velden exporteren uit PAC

................................................................................................................................... 561Sjabloon koppelen aan PAC

......................................................................................................................................... 562Het sjabloon opmaken

......................................................................................................................................................... 562Excel Sjablonen in PAC

......................................................................................................................................... 562Excel sjabloon koppelen aan PAC

................................................................................................................................... 562Een nieuw sjabloon

................................................................................................................................... 563Velden exporteren uit PAC

......................................................................................................................................... 563Het Excel Sjabloon opmaken

................................................................................................................................... 563De opbouw van het excelsjabloon

......................................................................................................................................................... 564Tips en Trucs

......................................................................................................................................... 564Word

................................................................................................................................... 564Kenmerk naam alleen zichtbaar als kenmerk gevuld

................................................................................................................................... 565Kopjes alleen zichtbaar bij inhoud

................................................................................................................................... 565Word decimalen weergeven

......................................................................................................................................... 565Excel

................................................................................................................................... 565Alleen tonen als...

................................................................................................................................... 566Voorwaardelijke opmaak

................................................................................................................................... 566Lange inhoud veld

.......................................................................................................................................................... 566Technische details

......................................................................................................................................................... 566FTP verzenden/PUT

......................................................................................................................................................... 567FTP ontvangen/GET

.......................................................................................................................................................... 567SQL Server en PAC

.......................................................................................................................................................... 568Inleiding XML Export

.......................................................................................................................................................... 569Release notes

.......................................................................................................................................................... 569Mapverwijzingen

.......................................................................................................................................................... 570PAC.ini

.......................................................................................................................................................... 570Feiten en weetjes

.......................................................................................................................................................... 571Problemen

......................................................................................................................................................... 571Technische database problemen

PAC GebruikershandleidingXV


.......................................................................................................................................................... 573Problemen verhelpen

......................................................................................................................................................... 573Administratie of databasebestand in gebruik

......................................................................................................................................................... 574Technische ondersteuning in gebruik zijnde bestanden

......................................................................................................................................................... 574Reservekopie herstellen van tape e.d.

......................................................................................................................................................... 575Veel gestelde vragen applicatieproblemen

Deel XXXII Administratie inrichten 577

................................................................................................................................... 5781 Project

.......................................................................................................................................................... 578Titellijstsoorten

.......................................................................................................................................................... 578Fondsgroepbeheer

.......................................................................................................................................................... 581Fondsbeheer

.......................................................................................................................................................... 584Fondsklantgroepbeheer

.......................................................................................................................................................... 585Merken

.......................................................................................................................................................... 586Genres

.......................................................................................................................................................... 586Trefwoorden

.......................................................................................................................................................... 587ISBN ranges

.......................................................................................................................................................... 587NUR

................................................................................................................................... 5882 Productie

.......................................................................................................................................................... 588Verschijningsvormen

.......................................................................................................................................................... 590Druksoorten

.......................................................................................................................................................... 590Papier

......................................................................................................................................................... 590Formaten

......................................................................................................................................................... 591Families

......................................................................................................................................................... 592Kwaliteitsaanduidingen

......................................................................................................................................................... 592Papiersoorten

.......................................................................................................................................................... 593Kenmerken

......................................................................................................................................................... 593Kenmerkgroepen

......................................................................................................................................................... 593Kenmerken

......................................................................................................................................................... 595Kenmerkbeheer

................................................................................................................................... 5993 Planning

.......................................................................................................................................................... 599Trajecten

.......................................................................................................................................................... 600Fasen

.......................................................................................................................................................... 600Activiteiten

.......................................................................................................................................................... 601Feestdagen

................................................................................................................................... 6024 Calculatie

.......................................................................................................................................................... 602Tabbladen

.......................................................................................................................................................... 603Groepen

.......................................................................................................................................................... 604Componenten

.......................................................................................................................................................... 604Kostensoorten

.......................................................................................................................................................... 605Rendementcomponenten

.......................................................................................................................................................... 606Verkoopsoorten

.......................................................................................................................................................... 607Royaltyverkoopsoorten

.......................................................................................................................................................... 608Royaltycontracttypes

................................................................................................................................... 6085 CRM

.......................................................................................................................................................... 608Categorieweergavegroep

.......................................................................................................................................................... 609Categoriebeheer

.......................................................................................................................................................... 610Relatieverbandtypes

.......................................................................................................................................................... 610Functies

.......................................................................................................................................................... 611Predicaten

.......................................................................................................................................................... 611Landen

.......................................................................................................................................................... 613Landcategorieën

.......................................................................................................................................................... 613Talen

................................................................................................................................... 6146 Verkoop

.......................................................................................................................................................... 614Opdrachttypes

.......................................................................................................................................................... 615Verkoopsoorten

.......................................................................................................................................................... 617Verkoopsoortcategorieën

XVIInhoud

XVI© 2002-2010 Verkaart Automatisering

.......................................................................................................................................................... 617Klantgroepen

.......................................................................................................................................................... 618Leveringsvoorwaardebeheer

.......................................................................................................................................................... 618Betalingscondities

.......................................................................................................................................................... 619Faktuurcodes

.......................................................................................................................................................... 620Faktuurnummers

.......................................................................................................................................................... 621Faktuursneltoetsen

.......................................................................................................................................................... 622Opdrachttekstsjablonen

................................................................................................................................... 6237 Publiciteit

.......................................................................................................................................................... 623Doelgroepen

.......................................................................................................................................................... 624Recensiekwaliteiten

................................................................................................................................... 6248 Royalty

.......................................................................................................................................................... 624Royalty inrichting

.......................................................................................................................................................... 627Contracttypes

.......................................................................................................................................................... 627Exploitatiegroepen

.......................................................................................................................................................... 628Afrekeningsoorten

.......................................................................................................................................................... 629Royaltyverkoopsoort mapping

.......................................................................................................................................................... 629Componenten

.......................................................................................................................................................... 630Omzet-componentmapping

.......................................................................................................................................................... 631Voorraad-componentmapping

.......................................................................................................................................................... 632Mutatietype-componentmapping

.......................................................................................................................................................... 633Royaltycontractscenario

.......................................................................................................................................................... 634Betalingsmomentenscenariobeheer

................................................................................................................................... 6359 Logistiek

.......................................................................................................................................................... 635Magazijnen

.......................................................................................................................................................... 636Pakbontypes

.......................................................................................................................................................... 637VoorraadMutatietypes

................................................................................................................................... 63710 Administratie

.......................................................................................................................................................... 638Boekjaren

.......................................................................................................................................................... 638Journaalposttypen

......................................................................................................................................................... 640Omzetjournaalposten

......................................................................................................................................................... 641Voorraadjournaalposten

......................................................................................................................................................... 643Onderhanden werk afsluitsaldo journaalposten

......................................................................................................................................................... 645Royalty verrekening Algemeenvoorschotmutatie

......................................................................................................................................................... 645Royalty verrekening Berekende royalty

......................................................................................................................................................... 646Royalty verrekening Contractvoorschotmutatie

......................................................................................................................................................... 647Royalty verrekening Verplichting

......................................................................................................................................................... 648Royalty verrekening Kosten derden

......................................................................................................................................................... 648Royalty voorschot afboeking

......................................................................................................................................................... 648Royalty voorschot opboeking

.......................................................................................................................................................... 648Dagboeknummers

.......................................................................................................................................................... 649Begrotingssoorten

.......................................................................................................................................................... 649Begrotingsverkoopsoorten

.......................................................................................................................................................... 650Begrotingsverkoopverdelingen

.......................................................................................................................................................... 650BTWcodes

.......................................................................................................................................................... 651BTWmappings

.......................................................................................................................................................... 652Valutas

.......................................................................................................................................................... 653Banken

................................................................................................................................... 65411 Nieuw jaar inrichten

Deel XXXIII Tips en trucs 656

................................................................................................................................... 6561 Gebruikersinstellingen

................................................................................................................................... 6562 Venster

................................................................................................................................... 6563 Zoeken met *

Deel XXXIV Website 0

PAC GebruikershandleidingXVII


Index 657

Voorwoord

Deze handleiding is bedoeld voor iedereen die metPAC wil gaan werken en die tegelijk wil zien hoe hij of

zij het best zijn administratie kan (her) inrichten.

Na het doorlezen van deze handleiding weet u debelangrijkste onderdelen van PAC goed te gebruiken.

1Voorwoord


Deel

I

Deze handleiding

© 2002-2010 Verkaart AutomatiseringVersie 780/883 (1.762.195 / 6-1-2009) gewijzigd 3-2-09/28-4-10

3

1 Deze handleiding

1.1 Doel van de handleiding

In deze handleiding wordt beschreven:

welke taken in PAC kunnen worden uitgevoerd,hoe deze taken kunnen worden uitgevoerd,en eventueel door wie die taken kunnen worden uitgevoerd.

1.2 Voor wie is deze handleiding

Deze handleiding is bestemd voor iedereen die als gebruiker te maken krijgt met PAC.

Wie eenmaal met PAC aan het werk is zal de Gebruikershandleiding niet vaak nodig hebben, want hetprogramma is logisch van opbouw en daardoor intuïtief te gebruiken. De handleiding kan uondersteunen bij het uitvoeren van taken die niet regelmatig door u worden uitgevoerd. Deregelmatige gebruiker kan de Gebruikershandleiding als naslagwerk gebruiken.

1.3 Opzet van de handleiding

Deze handleiding bestaat uit een inleiding en meerdere hoofdstukken.

In de Inleiding wordt uitgelegd wat PAC is en welke handelingen kunnen worden uitgevoerd. Ookworden de conventies beschreven die bij de opmaak van de handleiding zijn gehanteerd.

In het hoofdstuk Werken met PAC , wordt beschreven op welke manier PAC kan worden gestartzodat de gebruikers ermee kunnen werken. Ook wordt hier een beschrijving gegeven van algemenekenmerken van PAC zoals navigatie methoden, sneltoetsen en dergelijke.

Het hoofdstuk Cockpit beschrijft de manier waarop de cockpit functie in PAC kan worden gebruiktom makkelijk overzicht te houden in de lopende projecten waarbij u betrokken bent.

Vervolgens wordt in Relatiebeheer beschreven hoe u relaties, zoals auteurs, medewerkers enleveranciers aanmaakt en beheert.

Dan wordt de projecthiërarchie beschreven in de hoofdstukken Projectbeheer , Uitgavebeheeren Drukbeheer .

De uitgeefprocessen komen aan bod in de hoofdstukken Calculaties , Fiatteringen enPlanningen .

In het hoofdstuk Begroting wordt ingegaan op de mogelijkheden die de module Begroting biedtvoor het werken met begrotingen binnen PAC.

Het opstellen van royaltycontracten en voorschotten wordt behandeld in het hoofdstuk Royalty .

U leest over het éénmalig definiëren van titellijsten welke u vaak opnieuw gebruikt voor diversedoelen in de uitgeverij in het hoofdstuk Titellijst en aanbiedingsbeheer .

In het hoofdstuk Verkoopprijzenbeheer wordt beschreven hoe u de wisselende prijzen van uwproducten eenvoudig kunt bijhouden.

Vervolgens komen de logistieke zaken aan de orde: Voorraadbeheer , Orderbeheer enFakturatie .

8

10

19

26

95 130

153

175 195

201

637

624

266

273

281 290

310

PAC Gebruikershandleiding4


Versie 780/883 (1.762.195 / 6-1-2009) gewijzigd 3-2-09/28-4-10

Voordat een product verschijnt kunt u het onder de aandacht brengen bij de pers door hen (recensie)exemplaren te versturen. U leest dit in het hoofdstuk Recensierondebeheer .

Alle volgende hoofdstukken betreffen het communiceren met andere applicaties, relaties, zowelintern als extern.

Tot volgen enkele hoofdstukken mbt de inrichting van de applicatie en de beheersaspecten rondomapplicaties als PAC.

1.4 Conventies in deze handleiding

In deze handleiding worden de volgende conventies gehanteerd.

Instructies

Aanwijzingen die de gebruiker letterlijk moet opvolgen, worden voorafgegaan door een blauwdriehoekje. Ook een opvolgende gewijzigde status wordt hiermee weergegeven, bijvoorbeeld:

Zet de computer aan.

De computer staat aan.

Schermonderdelen

Onderdelen op het scherm waarmee een actie kan worden uitgevoerd, zoals knoppen eninvulvelden, worden vet genoteerd, bijvoorbeeld:

Klik op Projectbeheer.De namen van vensters en tabbladen worden vet en blauw genoteerd, bijvoorbeeld:

Het venster Zoeken Project wordt geopend.

Toetsnamen

Namen van toetsen worden in hoofdletters genoteerd. De toetsen Alt, Shift en Ctrl beginnenalleen met een hoofdletter. Een gelijktijdige combinatie van toetsen wordt gescheiden door hetplus (+) symbool, bijvoorbeeld:

Druk op ENTER.of:

U kunt het venster ook sluiten met Alt + S.

Getypte invoer

Door de gebruiker in te voeren of reeds ingevulde tekst is scheef gedrukt, bijvoorbeeld:

Typ de naam van de organisatie, bijvoorbeeld Vertaalbureau Losman.of:

Voer bij Code de eerste tekens in, bijvoorbeeld 20.

Verwijzingen naar andere vensters of menu opties

In de handleiding wordt regelmatig verwezen naar andere schermen binnen PAC. De instructieom op zo'n locatie te komen wordt weergegeven door middel van de venster-, veld-, tab- ofknopnamen gescheiden door het teken '|'

Stel het initiële tabblad van uitgavebeheer in onder Hoofdmenu | Gebruikersinstellingen |

Profiel openen | Uitgavebeheer | Initieel TAB voorkeur

Voorbeelden, waarschuwingen, tips & trucs, achtergrondinformatie, koppeling met andere module,beleidsscenario's, batchrun en power-functies

o Voorbeelden worden voorafgegaan door de afbeelding en worden als volgt ingesprongen:

322

Deze handleiding


5

Als u op Projectbeheer klikt, wordt het venster Zoeken Project geopend.

o Op vergelijkbare wijze worden waarschuwingen aangegeven. Deze worden voorafgegaan door

de afbeelding en worden ingesprongen:

U kunt een maximale verschijningsdatum invoeren. Dit is echter geen harde deadline, maaru wordt visueel geattendeerd op een gevaar.

o Tips en trucs voor extra mogelijkheden of om bepaalde handelingen op een efficiënte wijze uit

te voeren worden vooraf gegaan door de afbeelding en worden ingesprongen:

U kunt een standaard categorie instellen voor het zoeken naar relaties.

o Soms wordt achtergrondinformatie over bepaalde functionaliteit genoemd. Dit wordt vooraf

gegaan door de afbeelding en wordt ingesprongen:

In de documentsoorten kunt u het sjabloon voor de brief maken en in Word gebruik makenvan de volgende extra velden (...).

o PAC Modules kunnen koppelingen met andere modules hebben. Als daarover informatie

beschikbaar is dan wordt dat met de afbeelding weergegeven:

Indien u gebruik maakt van de module PAC Omzetrapportage dan heeft u nog veel meerdetail en groepeer rapportages tot uw beschikking. Veelal zijn deze zeer vrij zelf te bouwen.

o De processen binnen uw uitgeverij kunt u binnen PAC waar mogelijk zoveel mogelijk hierop

laten aansluiten door de juiste inrichting hiervoor te kiezen. Het is soms echter lastig om ditgoed te kiezen zonder andere mogelijkheden te hebben aanschouwd. Daarom worden insommige gevallen enkele (beleids)scenario's geschetst. Deze scenario's worden vooraf gegaan

door de afbeelding :

Bij het gebruik van de logistieke modules en het journaliseren van de mutaties kunnen tweescenario's worden onderscheiden:

(...)

o Enkele functionaliteiten kunnen volledig automatisch worden gestart met behulp van een

scheduler: PAC Batchrun. Deze functies worden vooraf gegaan door de afbeelding enworden ingesprongen:

Met batchrun kunnen de geleverde aantallen kunnen vanuit de logistieke modulesautomatisch worden bijgewerkt.




o In sommige delen van PAC zitten Power-functies om beveiligde handelingen door een gewone

gebruiker uit te kunnen voeren. Deze functies worden vooraf gegaan door de afbeelding enworden ingesprongen:

Met de power-user functie Wijzigen van het CBRelatieID in relatiebeheer kunt u de vasteCBRelatieID bij een relatie wijzigen om een relatie te koppelen aan de overeenkomstigeCBRelatie.

Deel

II




2 Inleiding van PAC

2.1 Korte beschrijving van PAC

PAC vindt zijn oorsprong in het BPS (Budget en Prognose Systeem) van J.M. Meulenhoff en ideeënvan diverse personen betrokken bij de ontwerpfase van PAC. De benaming PAC is ontstaan door deeerste letters van de eerste modules waaruit het is opgebouwd: Planning, Autorisatie en Calculatie.Inmiddels zijn vele modules toegevoegd, maar hebben we besloten om de naam te houden zoals hetis.

In PAC worden projecten (titels, uitgaven, drukken), planningen, calculaties en fysieke kenmerkenvastgelegd. Veel personen en organisaties kunnen te maken krijgen met een project. Deze kunnenallen worden beheerd middels het centrale relatiesysteem en worden toegewezen aan diversewerkzaamheden en hoedanigheden binnen het project. Pers- en presentexemplaren kunnen wordenbeheerd middels het perssysteem. U kunt (aanbieding)lijsten éénmalig vastleggen en vele malengenereren ten behoeve van diverse lijsten en online publicatie op internet. Ook bent u in staat eigenoverzichten in PAC te zetten gebaseerd op samenvoegingen met Word en Excel, zoals druk- ofbindopdrachten, planningsoverzichten en mailingen. Boekhandelsorders kunnen eenvoudig wordeningevoerd op beurzen of door de binnendienst en centraal worden verzameld voordat het elektronischnaar o.m. Centraal Boekhuis of Libridis wordt verzonden. Automatische tellingen per klantgroepkunnen worden gegenereerd op basis van behaalde orders (in nota) en deze kunt u vergelijken metgestelde targets en u kunt daarmee ook het risico verlagen van de oplagebepaling.

Met behulp van de logistieke modules kunnen fakturen van orders worden gemaakt, voorraad internof PM bijgehouden (inclusief CB integratie), kostprijzen van de voorraad en omzet vastgelegd,omzetrapportages per magazijn en integraal en alle andere mogelijke invalshoeken worden gemaakt.De financiële afwikkeling verloopt via integratie met een (extern) boekhoudsysteem.

Integratie met de website(s), CB, CvdM, drukkerijen gebeurt middels (semi) geautomatiseerdeprocessen waarbij (in overleg) kan worden aangegeven welke gegevens moeten wordendoorgestuurd, tot en met versturen van (delen van) hoofdstukken van pagina's, recensieteksten,auteursfoto's en omslagen. Een koppeling met Outlook zorgt ervoor dat documenten, omslagen,foto's eenvoudig kunnen worden gemaild. Tevens kunnen taken en afspraken worden gemaakt.

De geboden functionaliteit binnen PAC kan door een applicatiebeheerder middels rollen wordentoegewezen aan medewerkers van de uitgeverij. Tevens kunnen gebruikers de look and feel van PACaanpassen aan hun eigen wensen en eisen middels vele instelbare gebruikersinstellingen.

PAC maakt het mogelijk om de gehele levenscyclus van concept, manuscript, voorbereiding,productie, verkoop en vernietiging te beheersen.

Deel

III




3 Werken met PAC

3.1 PAC starten

PAC wordt gestart door middel van een pictogram op het bureaublad.

Klik op het pictogram

Vervolgens verschijnt er een dialoogvenster waar u zich aanmeldt met uw gebruikersnaam enwachtwoord.

Voer naam en wachtwoord in en klik op OK.

Het venster Administratie openen van PAC wordt dan weergegeven:

Werken met PAC


11

U heeft nu de mogelijkheid om de administratie te openen die u wenst. Standaard is dit de laatsteadministratie die u heeft gebruikt.

Klik op de knop Openen om de administratie te openen

Het hoofdmenu wordt nu geopend:




3.2 Navigeren in PAC

Voordat de verschillende opties van het hoofdmenu aan de orde komen, maakt u kennis met eenaantal algemene navigatieprincipes.

3.2.1 Venster openen

Vanuit het hoofdmenu opent u de verschillende onderdelen van PAC door op de knoppen te klikken.Vervolgens wordt dan een venster geopend waarin u verder kunt gaan.

Als u op Projectbeheer klikt, wordt het venster Zoeken Project geopend.

U kunt ook naar een venster gaan dat al geopend is, via de menubalk boven aan het scherm:

Klik op Venster in de menubalk en kies het gewenste venster uit het menu.

3.2.2 Navigeren binnen vensters

In alle vensters van PAC kunt u van veld naar veld gaan:

Door op het veld van uw keuze te klikkenof:

Door op TAB te drukken tot u bij het gewenste veld bent.

Wilt u terug naar het vorige veld, dan kunt u op Shift + TAB drukken.

In alle vensters met tabbladen kunt u van tab naar tab gaan:

Door op de tab van uw keuze te klikken

Werken met PAC


13

of:

Door op Ctrl + TAB te drukken tot u bij de gewenste tab bent.

Wilt u terug naar het vorige tabblad, dan kunt u op Shift + Ctrl + TAB drukken.

Een voorbeeld van een venster met tabbladen:

3.2.3 Zoekvensterknop

Naast veel velden ziet u een pictogram in de vorm van een vergrootglas:

Dit vergrootglas is de zogenoemde zoekvensterknop. Door op deze knop te klikken opent u eenzoekvenster waaruit een waarde voor het veld kan worden geselecteerd.

3.2.4 Zoeken

In de zoekvensters kunt u de onderdelen in de lijst op verschillende manieren selecteren:

Door met de muis of de pijltoetsen de juiste regel te markeren en vervolgens op de knopOpen te klikken

Door met de muis of de pijltoetsen de juiste regel te markeren en vervolgens op ENTER tedrukken

Door op de bovenste regel een kenmerk in te voeren van het gezochte onderdeel. Hierbijkunnen ook jokertekens (* en ?) worden gebruikt, bijvoorbeeld *05007 in het veld ISBN.

In dit geval worden alle regels gesorteerd op het veld waarin u tekens typt.

Wanneer een zoekvenster meer regels bevat dan op het scherm kunnen worden afgebeeld,




kunt u een volgende of vorige reeks regels weergeven door op Page Down respectievelijkPage Up te drukken.

Hieronder ziet u een voorbeeld van een zoekvenster waarin het kenmerk ISBN van een project wordtingevoerd.

Als u niet een bestaand onderdeel wilt openen maar een nieuw onderdeel wilt aanmaken, kiest u nietde knop Open maar de knop Nieuw.

Als u gebruik maakt van de instelling Zoekcondities bewaren en laden dan kan het handig zijnom in 1x alle voorgaande condities te wissen ipv deze met de hand te moeten verwijderen. Drukhiervoor op de functietoets F6. Dit is tevens handig in sommige situaties dat het zoekvenstergeen resultaat meer geeft.

3.2.5 Toevoegen

Wanneer u in een zoekvenster niet de knop Open maar de knop Nieuw kiest, wordt eentoevoegvenster geopend, bijvoorbeeld Toevoegen project. Hierin worden over het algemeen deminimale, maar verplichte gegevens ingevoerd. Vervolgens heeft u na het kiezen van de knop Toevoegen over het algemeen de mogelijkheid om de gegevens verder in te vullen in hetovereenkomstige beheervenster. Soms komt het voor dat een nieuw gegeven tussentijds nodig is,bijvoorbeeld het toevoegen van een nieuwe auteur tijdens het toewijzen van auteurs aan een project.Dan wordt het beheervenster niet geopend. U heeft dan altijd naderhand de mogelijkheid om dezeauteur verder aan te vullen.

Hieronder ziet u een voorbeeld van een toevoegvenster:

Werken met PAC


15

Op de meeste velden wordt een filter gelegd naar de database zodat u op het laatstemoment kunt voorkomen dat u dubbele gegevens in PAC gaat invoeren. Eventueleresultaten van overeenkomstige gegevens, in dit geval projecten, worden getoond. U kuntnu het project selecteren en op de knop Selecteren klikken om het toevoegen af te brekenen direct naar dit project te gaan.

Bij veel toevoegvensters zal worden gevraagd naar verplichte velden. Indien u deze vergeetin te vullen zal een venster met informatie verschijnen zoals hieronder:

3.2.6 Venster sluiten

In elk venster van PAC ziet u rechtsonder een knop Sluiten. Door op deze knop te klikken, gaat uterug naar het vorig geopende venster in PAC.

3.2.7 PAC afsluiten

Als u in het Hoofdmenu op Afsluiten klikt, wordt PAC afgesloten.




3.2.8 Knoppen en toetsen

Zoals gebruikelijk in Windows-programma's, is voor de meeste muisknoppen een alternatiefbeschikbaar in de vorm van een sneltoets: een combinatie van Alt en het teken dat in de knopnaamonderstreept is. Zo kan in plaats van de knop Sluiten altijd de sneltoetscombinatie Alt + S wordengebruikt.

De meest voorkomende standaard PAC knoppen zijn:

F1 Geïntegreerde helpF5 Opent direct het zoekscherm (op het moment dat u in een veld staat vanwaaruit u een zoekscherm kunt openen). F6 In zoekscherm wist dit alle huidige ingevulde conditiesF11 Instellingen openen (deze toets kan worden gewijzigd ingebruikersinstellingen)F12 Menu openen (deze toets kan worden gewijzigd in gebruikersinstellingen)

Alt + S Sluiten actief vensterAlt + O OpenenAlt + N Nieuw / Toevoegen (in zoekvenster)Alt + T Nieuw / Toevoegen (in wijzigvensters)Alt + Z ZoekenAlt + V Venstermenu openen (OF heel soms Verwijderen)Alt + A Afdrukken

Shift + F2 Weergave (memo)veld uitbreiden mbv een zoomvenster

Ctrl + F1 Technische database informatie van de huidige PAC sessieCtrl + F10 PAC keihard afsluiten bij technische problemen

Hieronder volgt een beperkt overzicht van standaard Windows knoppen:

Ctrl + F4 Sluiten actief vensterAlt + F6 Wisselen tussen geopende vensters

Ctrl + X Knippen (naar klembord en origineel wissen)Ctrl + C Kopiëren (naar klembord)Ctrl + V Plakken (vanuit klembord)

Ctrl + P Afdrukken actief vensterCtrl + F Hiermee opent u het tabblad Zoeken in het dialoogvenster Zoeken en

vervangen

Ctrl + H Hiermee opent u het tabblad Vervangen in het dialoogvenster Zoeken en

vervangen

Ctrl + Z Typen ongedaan makenAlt + BACKSPACE Typen ongedaan maken ESC Wijzigingen in het actieve veld of de actieve record ongedaan maken. Als u

zowel het veld als de record hebt gewijzigd, drukt u twee maal op ESC. Metde eerste toetsaanslag worden de wijzigingen in het actieve veld ongedaangemaakt en met de tweede toetsaanslag de wijzigingen in de actieve record.

PrintScreen Een afbeelding maken van het gehele beelscherm en plaatsen in hetklembord (met Ctrl + V is dit bv in een email te plaatsen)Alt + PrintScreen Een afbeelding maken van alleen het actieve venster op het beeldscherm en plaatsen

Werken met PAC


17

in het klembord

3.2.9 Invulvelden

Velden waarin u gegevens moet invoeren, hebben een witte of een gele achtergrond.

In de witte velden kunt u gegevens typen, bijvoorbeeld wanneer u de omschrijving van een nieuweopdracht invoert.In de gele velden kunt u niet rechtstreeks gegevens typen. Deze velden zijn uitgeschakeld, maarveelal heeft u wel de mogelijkheid om de inhoud te wijzigen middels een zoekvensterknop. In datgeval kan via deze knop een zoekvenster worden geopend met waarden die in het veld kunnenworden ingevuld.

Een voorbeeld van een venster met witte en gele velden:

De zoekvensterknop naast de gele velden (en soms witte velden) geeft aan dat u bijvoorbeeld deauteurs uit een zoekvenster moet selecteren. Indien van toepassing wordt in een leeg geel veld ookwel de aanduiding <F5> is zoeken weergegeven. In dat geval kunt u ook de toets F5 gebruiken,indien het veld de focus heeft, om het zoekvenster te openen.

3.2.10 Overige vensters

Tijdens het gebruik van PAC zult u ook met voortgangsmeters te maken krijgen:

Hiermee wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang van langer lopende processen. Alsprocessen langer duren dan 20 seconden dan wordt ongeveer elke 10 seconden (voor zovermogelijk) een geschatte eindtijd weergegeven.

Deel

IV

Cockpit


19

4 Cockpit

Vanuit het hoofdmenu in PAC kunt u navigeren door alle bestaande projecten binnen de uitgeverij. Uzult echter meestal alleen de projecten willen inzien waarmee u zelf op de een of andere wijzebetrokken bent. Dit is mogelijk met de cockpit functie via PAC. U vindt deze door, als u PAC heeftopgestart, te klikken op de knop Cockpit.

U ziet nu het volgende scherm:




4.1 Mijn projecten

In dit scherm ziet u de projecten/uitgaven/drukken waarbij u in een bepaalde rol actief betrokkenbent. U kunt uit deze projecten weer een selectie maken door het gebruik van de veldenprojectstatus, uitgavestatus en drukstatus. En u kunt de gegevens anders sorteren door desorteervolgorde aan te passen.

U ziet nu voor ieder ISBN dat staat weergegeven in uw cockpit een aantal gegevens staan: de titel,auteur, het ISBN, de druk, eventuele toevoegingen, de verschijningsdatum, de fondsgroep, deomschrijving van de fondsgroep, het fonds en de omschrijving van het fonds. u kunt dezebasisgegevens dus snel inzien via de cockpit. Als u meer gegevens van een project, uitgave of drukwilt bekijken klikt u op de betreffende regel en klikt u op Project openen, Uitgave openen of Druk openen.U komt nu in het standaard projectscherm, uitgavescherm of drukscherm, waar u de overigegegevens kunt inzien.

105

Cockpit


21

4.2 Potentiële herdrukken

In dit scherm ziet u de titels die in aanmerking komen voor een herdruk, met de bijbehorendeinformatie (auteur, ISBN, Voorraad, Minimum (de door u ingestelde minimum voorraad bij Uitgavebeheer - Verkoop ), Verschil (het verschil tussen de voorraad en de door u ingesteldeminimum voorraad),In order, In backorder. In Nota, Datum vrd, Datum min, Fondsgroep enomschrijving van de fondsgroep).

Door een titel te selecteren kunt u direct de overige gegevens van het project of de uitgave zien,door te klikken op de knop project openen of uitgave openen. Ook kunt u deze lijst via de export wizard

exporteren naar Word. Excel of Internet Explorer.

U kunt filteren op Projectstatus, Uitgavestatus en Magazijn. Dit geldt expliciet niet voor de exportwizard,daar deze een betrouwbaar totaalbeeld moet vormen.

138




4.3 Geblokkeerde orders

In dit scherm ziet u de orderregels die op dit moment nog worden geblokkeerd voor export met debijbehorende informatie (CBRelatieID, Naam, O.exp (Exporteren op Orderniveau), Opdracht Type,Opdrachtnr, Datum, Referentie, Klantreferentie per order, R.exp (Exporteren op orderregelniveau),Aantal, Korting, Referentie, Klantreferentie per regel, ISBN, VKS (Verkoopsoort), U.exp (Exporterenop Uitgaveniveau), Titel en Auteur).

Er zijn drie blokkadeniveau's mogelijk:1. Op uitgaveniveau kunt u ervoor zorgen dat alle orderregels waarin dat ISBN voorkomt worden

geblokkeerd voor export. Kolom U.exp. Zie ook Uitgavebeheer (tabblad verkoop).2. Op orderniveau kunt u ervoor zorgen dat de gehele order (alle orderregels) wordt geblokkeerdvoor export. Kolom O.exp. Zie ook Orderbeheer (kop).3. Op orderregelniveau kunt u ervoor zorgen dat alleen die regel wordt geblokkeerd voor export.Kolom R.exp. Zie ook Orderbeheer (regel).

Hier kunt u dus direct zien welke orderregels nog worden geblokkeerd en waarom. In bovenstaandvoorbeeld is te zien dat de orderregels wel op uitgave en orderniveau op exporteren staan, maar nogniet op Orderregelniveau.

U kunt direct vanuit de cockpit de orderregels op exporteren zetten door de aanvinkvakjes in dejuiste kolom aan te vinken. De orderregels verdwijnen dan direct uit het overzicht in de cockpit. Metde knop Vrijgeven zet u in een keer alle geblokkeerde orders op exporteren.

Verder kunt u vanuit de cockpit direct het bijbehorende project of de bijbehorende uitgave openenmet de knoppen project openen en uitgave openen.

138

291

291

Cockpit


23

4.4 Voorraad overboeken

Bij een nieuwe (grote) inslag die wordt doorgegeven van het CB, betreft het over het algemeen deinslag op een nieuwe druk. PAC kan er daarom niet zomaar van uitgaan dat de mutatie moet wordenuitgevoerd op de bestaande druk, maar in geval van inslag (andere mutatietypes zijn ook mogelijk)moet de gebruiker beslissen. In dit geval zal PAC deze mutatie dus niet direct verwerken, maar in decockpit plaatsen. U kunt deze mutaties vervolgens in de cockpit beoordelen en vervolgens op dejuiste manier instellen. Als al deze overboekingsvragen zijn beantwoord dan dient men de knop Verder verwerken in te drukken om de onderliggende voorraad- en omzetmutaties door te voeren inPAC.

Welke mutaties in de cockpitfunctie Voorraad overboeken terecht komen zijn gedefinieerd in destamgegevens onder voorraadmutatietypes .

Als tijdens de import ook andere meldingen zijn voorgekomen (vaak ontbrekende of ongeldigekoppelgegevens) dan dienen deze opgelost te worden door de gebruiker in de relevantestamgegevens. Nadat dit is uitgevoerd kan de knop Instel. verwerken worden gebruikt. Dezegeblokkeerde mutaties worden dan opnieuw geevalueerd en verwerkt.

637




4.5 Te controleren relaties FA

Wanneer door de verkoopafdeling nieuwe klanten worden aangemaakt kan het zijn dat er financiëlegegevens/afspraken ontbreken of nog onbekend zijn. Dan kunnen deze nieuwe relaties door hettoepassen van een speciale relatiecategorie op een later tijdstip vanuit de cockpit alsnog wordenaangevuld met de ontbrekende financiële gegevens. Het is daarbij belangrijk te weten dat de relatiesin de cockpit staan omdat de relatiecategorie is aangevinkt. Om de relatie dus uit de cockpit te latenverdwijnen (als deze compleet is aangevuld) moet de relatiecategorie bij deze relatie dus weerworden uitgezet.

In onderstaand voorbeeld is de categorie-indeling bij de relatie van toepassing waarbij Te controleren

FA resulteert in weergave in de cockpit:

Deel

V




5 Relatiebeheer

5.1 Inleiding

De hedendaagse uitgeverij heeft te maken met een heel scala aan werkzaamheden. Veel van dezewerkzaamheden worden uitbesteed aan diverse leveranciers en dienstverleners. Het coördinerenhiervan is daarom ook een zeer belangrijke bezigheid binnen de uitgeverij. Deze coördinatie kanalleen goed verlopen als de naam- en adresgegevens van de betrokkenen correct wordenbijgehouden. Maar nog belangrijker is dat de relatiegegevens slechts op één plek worden gewijzigden bewaard. De module Relatiebeheer kan hiervoor uitstekend worden gebruikt.

In het relatiebeheer kunnen de diverse soorten relaties worden bijgehouden. Deze relaties kunnenworden ingedeeld in verschillende categorieën. Het kan voorkomen dat een relatie zowel een auteuris als een vertaler of een interne medewerker en auteur. Dit kan in het relatiebeheer van PAC wordenvastgelegd door de relatie in de juiste categorie in te delen.

De relatie kan worden bezocht, documenten en fakturen kunnen worden gestuurd en leveringenkunnen geschieden. Dit kan allemaal op verschillende adressen gebeuren. Om deze reden worden bijelke relatie standaard vier adressen bijgehouden die aanvankelijk alle gelijk zijn aan het bezoekadres,maar dit kan uiteraard worden aangepast.

Het is mogelijk om losse relaties in te voeren, maar ook kunnen de verbanden tussen meerdererelaties worden vastgelegd. Sinds december 2005 is het PAC relatiebeheer vernieuwd, zodat nietalleen het verband bedrijf - contactpersoon kan worden opgegeven, maar ook verbanden tussenbedrijven en verbanden tussen personen kunnen worden opgenomen. Dit stelt u in staat omingewikkelde relatie hiërarchieën uit te werken in PAC.

Daarnaast is het mogelijk om op het verband zelf (dus niet alleen op de relaties) gegevens vast teleggen. Voorheen zaten er standaard regels in PAC over welke adressen werden overgenomen op hetmoment dat een persoon contactpersoon was bij een bedrijf. Op het moment dat bijvoorbeeld postnaar deze persoon werd toegestuurd ging dit naar het bedrijf, ter attentie van de naam van decontactpersoon. Dit is sinds december 2005 flexibeler ingericht: u kunt nu zelf bepalen welk adres bijeen bepaald verband wordt aangesproken.

5.2 Relatie zoeken

U kunt relaties zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu.

Klik op Relatiebeheer

Relatiebeheer


27

Het zoekvenster Zoeken Relatie wordt geopend.

U zoekt de auteur Dick Cornwall. Zie het onderstaande venster.

U start met typen van corn in het veld Naam.

U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de relatie selecteren die u wilt tonen en kiest voor Open.Indien u een nieuwe relatie wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.

5.2.1 Relatie zoeken op categorie

Naast het direct zoeken van relaties op nr, naam, etc. heeft u ook de mogelijkheid om eerst decategorie waarin u wilt zoeken te selecteren. Zo kunt u de lijst verkleinen tot alleen het'auteursbestand' of 'alle gedrukte media organisaties'.

U kunt relaties zoeken op categorie vanuit het hoofdmenu.

Klik op Relatiebeheer op categorie

Het zoekvenster Zoeken Relatiecategorie wordt geopend.




U kunt nu het gewenste relatiecategorie selecteren en openen om de relaties hiervan te zien endaarmee verder te zoeken.

U zoekt naar een auteur. Selecteer de categorie Auteur en klik op Open. De relaties in derelatiecategorie auteur wordt getoond in het volgende venster:

Relatiebeheer


29


Indien u veel gebruik maakt van dezelfde categorie, dan kunt u deze categorie alsstandaard instellen in Systeem | Gebruikersinstellingen | Profiel openen | Relatie | Relatie zoeken

in veld:

5.2.2 Relatie zoeken op categoriegroep

Naast het direct zoeken van relaties op nr, naam, etc. en het zoeken op categorie heeft u ook demogelijkheid om eerst de categoriegroep waarin u wilt zoeken te selecteren. Zo kunt u de lijstverkleinen tot bijvoorbeeld alleen de leveranciers (drukkerijen, binders, etc) of de persrelaties (allemedia).

U kunt relaties zoeken op categoriegroep vanuit het hoofdmenu.

Klik op Relatiebeheer op cat.groep

Het zoekvenster Zoeken Relatiecategoriegroep wordt geopend.




U kunt nu de gewenste catagoriegroep selecteren en openen om de relaties hiervan te zien endaarmee verder te zoeken.

U zoekt naar een leverancier. Selecteer de categoriegroep Leverancier en klik op Open. Deleverancierslijst wordt getoond in het volgende venster:

Relatiebeheer


31


Indien u veel gebruik maakt van dezelfde categoriegroep, dan kunt u deze categoriegroepals standaard instellen in Systeem | Gebruikersinstellingen | Profiel openen | Relatie | Relatie

zoeken in veld:

5.3 Relatie toevoegen

Indien u heeft gekozen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken relatie (of specifieke categorie(groep)en)dan wordt eerst gevraagd of het om een persoon of een organisatie gaat:

Dit is van groot belang omdat bij personen en organisaties andere kenmerken verplicht zijn. U heeftnu twee mogelijkheden om een relatie toe te voegen, als persoon of als organisatie. Deze laatste kan




weer contactpersonen hebben.

5.3.1 Persoon toevoegen

U kunt een persoon toevoegen middels het volgende venster:

Kies voor de knop Persoon om een persoon toe te voegen. Het volgende venster wordt dangetoond:

Type de naam van de persoon die u wilt toevoegen. Dit is een verplicht veld.

Vul daarna eventueel de overige velden in.

Relatiebeheer


33

Klik daarna op de knop Toevoegen.

5.3.2 Organisatie toevoegen

U kunt een organisatie toevoegen middels het volgende venster:

Kies voor de knop Organisatie om een bedrijf/organisatie toe te voegen. Het volgendevenster wordt dan getoond:

Type de naam van de organisatie die u wilt toevoegen. Dit is een verplicht veld.

Vul daarna eventueel de overige velden in.

Druk daarna op de knop Toevoegen.

5.4 Relatie wijzigen

Na het toevoegen van een nieuwe of het selecteren van een bestaande relatie wordt hetonderhoudvenster van de relatie geopend. U bent hiermee in staat de relatiekaart te voorzien van




diverse relevante gegevens, zoals naam en titels, adressen en contactgegevens. De relatie kan in éénof meerdere categorieën worden ingedeeld om eenvoudig selecties te kunnen uitvoeren. Ook kunnenacties worden uitgevoerd zoals het maken van een standaard document waaronder een brief ofetiket.

Het onderhoudsvenster om relaties te wijzigen (in dit geval een persoon) wordt hieronderweergegeven:

U kunt achtereenvolgens de volgende zaken invullen:De volledige naamZoekcode en aliasDe adressenTelefoon-, web- en emailadressenNotities

En per tabblad komen vervolgens onderstaande zaken aan bod:Indelingen van de relatieRelatieverbandenFinanciënInkoopdetailsVerkoopdetailsDocumentenTekst(bestanden)MediabestandenOpmerkingenRoyaltyPersVrije VeldenWijzigingshistorie: Wie heeft op welk moment ´iets´ gewijzigd. Gebruiker

35

36

37

41

42

46

54

55

56

57

59

60

61

65

68

69

69

Relatiebeheer


35

Conversie, hierin wordt een memoveld gevuld met conversiegegevens die niet in standaardPAC velden kunnen worden gezet

Het verwijderen van de relatie kan alleen plaatsvinden als deze verder nergens is gekoppeldaan projecten e.d.

U kunt meerdere relatievensters tegelijk open hebben staan door opnieuw een relatie op tezoeken of toe te voegen. Dit wordt overzichtelijk gehouden door de naam van de relatie inde titelbalk weer te geven. Zo kunt u de vensters eenvoudig onderscheiden.

5.4.1 Relatienaam wijzigen

Klik op de knop Volledige naam... of op het gele vak met de naam om de naam van de relatie tewijzigen:

Zie persoonsnaam wijzigen

of

Zie organisatienaam wijzigen

5.4.1.1 Persoonsnaam wijzigen

Klik op de knop Volledige naam... of op het gele vak met de naam om de naam van de persoon tewijzigen:

Het volgende venster wordt getoond:

U heeft de mogelijkheid om het geslacht van de persoon aan te geven. Dit wordt verder

35

36




nergens binnen PAC gebruikt.

Vervolgens kunt u de titel (predicaat) van de persoon selecteren. Tijdens het samenvoegenmet brieven wordt dit gebruikt voor de adressering en de aanhef. Deze lijst isonderhoudbaar in stamgegevensbeheer .

Vul vervolgens de voornaam van de persoon in. Dit is slechts ter aanvulling. Het kaneventueel worden gebruikt in een documentsjabloon voor een persoonlijke aanhef.

Vul de voorletters in. Deze worden getoond bij de volledige naam.

Vul de eventuele voorvoegsels in, zoals van, de, van 't, etc. Deze worden getoond bij devolledige naam.

Vul bij naam de achternaam van de persoon in.

Eventuele achtervoegsels kunt u ook invullen. Dit wordt verder niet gebruikt.

5.4.1.2 Organisatienaam wijzigen

Klik op de knop Volledige naam... of op het gele vak met de naam om de naam van de organisatie tewijzigen:


Vul de eventuele voorvoegsels in, zoals Drukkerij, Boekhandel, etc. Deze worden getoondbij de volledige naam.

Vul bij naam de organisatienaam in.

Eventuele achtervoegsels kunt u ook invullen. Dit wordt verder niet gebruikt.

5.4.2 Zoekcode en alias wijzigen

U kunt het zoeken van relaties eenvoudiger maken indien u veel dezelfde namen gebruikt. Bij veeldezelfde namen zal het zoeken een stuk complexer worden ondanks het gebruik van jokertekens (*en ?). Op dat moment kunt u ervoor kiezen om de zoekcode te gebruiken met een specifieke tekstvoor de relatie. Ook wordt de zoekcode vaak gebruikt om een oud nummer (relatienr) in te zetten,zodat gebruikers ook hierop kunnen blijven zoeken.

Het alias van een auteur kan worden ingevuld in het veld Alias. Het veld Alias is alleen beschikbaar bijpersonen.

Zie onderstaande venster voor de velden:

611

Relatiebeheer


37

Vul in het veld Zoekcode een duidelijk en vindbare code in.

5.4.3 Adres wijzigen

Bij de relatie kunt u vier adressen invoeren voor verschillende doeleinden. U kunt een adres invullenvoor bezoeken, correspondentie (post), fakturen en leveringen. Alle hebben een speciale functiebinnen PAC. Zo wordt het bezoekadres standaard gebruikt voor het vullen van alle andere adressen,zodat u deze niet apart hoeft in te vullen indien deze hetzelfde zijn als het bezoekadres zelf. Hetcorrespondentieadres wordt gebruikt tijdens het samenvoegen met standaard documenten. Defaktuur- en afleveradressen worden op dit moment getoond bij het invoeren van orders, zie Orderinvoer . Fakturen worden altijd naar het faktuuradres gestuurd. Het afleveradres wordt ookgebruikt tijdens het maken van een druk- of bindopdracht met behulp van de module Document-opdracht, zie maken leveranciersopdracht .

Het onderstaande deel van het relatievenster geeft de adresgegevens weer:

We willen het bezoekadres invoeren

Selecteer het tabblad bezoek (indien dit nog niet geselecteerd is).

Klik op de knop Adres of in het witte vak waarin het adres staat om het huidige adres tewijzigen. Het adres kan worden gewijzigd in het volgende venster:

290

205




Vul nu de aparte velden voor straat, (huis)nr en toevoeging in. Adresregel 1 wordtautomatisch gevuld door het invullen van deze drie velden.

U kunt vervolgens Adresregels 2 en 3 invullen met extra adresgegevens indien nodig.

Daarna vult u de postcode en de plaats in.

Niet verplicht, maar desondanks handig is het gebruik van het land. U kunt per land eenandere adres volgorde opvoeren, zie stamgegevens .

Vervolgens kunt u extra informatie opgeven over Locatie, Afdeling en/of kamernummer.

Klik vervolgens op Sluiten om het bezoekadres op te slaan. De adresgegevens worden danin het relatievenster weergegeven.

U kunt een ander adres selecteren door op één van de andere tabbladen te klikken.

De tekens - ? ,+? en +? worden gebruikt. Deze tekens geven aan dat het adres is

overgenomen van een ander adres.

- ? : Het adres is overgenomen van het bijbehorende bezoekadres (zie afbeelding hierboven).

611

Relatiebeheer


39

De overige twee tekens komen alleen voor als er een adres wordt ingevuld in een relatieverband.

+? : Het adres is overgenomen van de relatie hoger in de hiërarchie (de hoofdrelatie).

+? : Het adres is overgenomen van de relatie lager in de hiërarchie (de subrelatie).

We hebben een organisatie Vertaalbureau Losman en een contactpersoon P. Losman.

+? : Het adres is overgenomen van Vertaalbureau Losman.

+? : Het adres is overgenomen van P. Losman.

We willen het correspondentieadres wijzigen in postbus 100, 1000 AC, Amsterdam

Klik op Postadres om het correspondentieadres te tonen. Het huidige adres wordt getoond.Dit is nu nog gelijk aan het bezoekadres.

Klik vervolgens op de knop Adres of in het witte vak waarin het adres staat om hetcorrespondentieadres te tonen. Het volgende venster wordt getoond:

Bovenaan, naast bezoekadres, ziet u een keuzelijst. Deze staat nu ingesteld op gelijk aan

bezoekadres. Dit betekent dat een wijziging in het bezoekadres direct wordt weergegeven in hetpostadres.

Kies in de keuzelijst voor Handmatig ingevuld.

De gele vakjes worden nu wit en u kunt de diverse adresvelden invullen:

46




Als u adresgegevens instelt voor een relatieverband , heeft u nog meer mogelijkheden danalleen handmatig ingesteld en gelijk aan bezoekadres. Bij een relatieverband legt u een verband tussentwee relaties. Van deze twee relaties kunt u ook gegevens overnemen via de mogelijkheden: gelijk

aan hoofdrelatie en gelijk aan subrelatie. De meest voor de hand liggende optie bij een verband tussenorganisatie en contactpersoon is gelijk aan hoofdrelatie, tenzij het een thuiswerker ofbuitendienstmedewerker betreft.

Als u nu wilt weten hoe een adresetiket er zou uitzien, dan klikt u op het briefknopje: U ziet dan onderstaande scherm met de bijbehorende instellingen:

46

Relatiebeheer


41

5.4.4 Telefoonnr, web en email wijzigen

De contactgegevens als telefoonummer, mobiel telefoonnummer, faxnummer, emailadres enwebsiteadres kunt u invullen bij het volgende onderdeel binnen het relatievenster:

Klik op Telefoon om het telefoonnummer in te voeren. U kunt ook twee telefoonnummers,doorkiesnummers of een extra hulp tekst zoals na 20.00 uur invullen.

Druk op TAB om naar het veld Mobiel te gaan en vervolgens naar Fax

In het veld EMail kunt u het emailadres invoeren. Door vervolgens te dubbelklikken op deingevulde tekst kunt u een email sturen naar de relatie met behulp van MS-Outlook.

In het veld Website kunt u de domeinnaam van de relatie invullen. Als u de website wilttonen, kunt u dubbelklikken op de ingevulde tekst. Internet Explorer zal vervolgens met deingevuld website worden geopend.

Als u contactgegevens wilt opgeven bij een relatieverband heeft u nog extra mogelijkheden:




U kunt hier kiezen om uw gegevens over te nemen uit de subrelatie (sub) of de hoofdrelatie

(kop). Hierdoor kunt u met een druk op de knop de juiste gegevens overnemen, zonder dat ueen relatie hoeft te openen en deze gegevens handmatig hoeft te kopiëren.

5.4.5 Relatie indelingen wijzigen

U kunt de relatie in diverse categorieën indelen zodat deze in diverse lijsten zichtbaar wordt. Ookkunt u rechten op diverse categorieën verlenen aan gebruikers zodat de relaties doorverantwoordelijke gebruikers kunnen worden gewijzigd en door anderen slechts kunnen wordenopgevraagd en geselecteerd zonder de mogelijkheid tot wijzigen, zie rechtenbeheer .

Eén van de meest krachtige mechanismen is de relatieselectiefunctie (module PAC Document enPAC Pers ) waarmee door slim gebruik van categorieën de juiste relaties snel en accuraat kunnenworden geselecteerd ten behoeve van diverse doeleinden, zie selecties maken .

Daarnaast kan een persoon een specifieke functie hebben, zoals directeur, accountmanager, e.d. Ookkunt u eventueel een taal en valutacode invullen.

Zie onderstaande venster voor een overzicht van de velden:

De betreffende relatie is ook een Auteur.

Klik op Auteur. De categorie is nu geselecteerd. Het veld is nu blauw gekleurd en er is eenkruisje verschenen in de tweede kolom.

475

350

322

71

Relatiebeheer


43

Op dezelfde wijze kunt u ook categorieën verwijderen uit de indeling. U klikt dan opnieuwop de naam van de betreffende categorie. Het veld wordt nu weer wit en het kruisje isverdwenen.

Het is belangrijk goed na te denken over de categorieën die u gebruikt en waar u dezeplaatst. U kunt zowel categorieën plaatsen op de relatie zelf als op een relatieverband . Decategorieën worden gebruikt om 'lijsten' te vormen in PAC. Bijvoorbeeld als u een auteurkoppelt aan een project, dan zult u alleen een lijst krijgen met de relaties/relatieverbanden diede categorie auteur hebben. Ook kunt u bij het maken van mailingen selecteren op eencategorie: bijvoorbeeld, u kunt een mailing sturen naar alle auteurs. Houdt met deze zakenrekening als u bepaald welke categorieëen u aan een relatie of relatieverband wilt toekennen.

In bovenstaand voorbeeld ziet u dat de groep Medewerkers is ingeklapt. U kunt voor uzelfdus groepen weergeven of verbergen en dit blijft PAC voor u onthouden. Indien er bij eenrelatie toch een categorie is aangevinkt bij een ingeklapte groep dan wordt deze welweergegeven voor de duidelijkheid.

Via de stamgegevens van de categorie kunt u aanvullende informatie kwijt bij een categoriein het veld notities. Deze informatie wordt in bovenstaand scherm ook weergegeven als ueen paar seconden met uw muis boven de categorie blijft hangen. Het veld notities bestaatuit twee delen: eerste deel wordt op het scherm weergegeven zoals beschreven, en hettweede deel is tbv interne notities zoals van wie de categorie is (afdeling), de doelstellingen bv een wijzigingshistorie voor uzelf; u scheidt de twee delen dmv drie sterretjes (***).

Zoals al gezegd kan via het rechtenbeheer worden bepaald of u als gebruiker recht heeft op hettoewijzen van een bepaalde categorie aan een relatie of niet. Als u dit recht niet heeft, zult u zien datde naam van de categorie italic (scheef) staat afgedrukt. Als u klikt op deze categorie zal er niksgebeuren. Als u deze categorie toch wilt toewijzen aan de relatie moet u nagaan wie wel het rechtheeft op het toekennen van deze categorie binnen uw uitgeverij, of kunt u de applicatiebeheerdervragen dit recht ook aan u toe te kennen.

Er zijn ook overige indelingen mogelijk:

49

475




Naast het indelen in categorieën kunnen relaties, vooral personen, ook een bepaalde functieverrichten. Denk aan een directeur, accountmanager e.d. U kunt slechts één functie invullen perrelatie.

Klik op de zoekvensterknop om een functie te zoeken:

De relatie kan ook een eigenaar hebben. Dat is een interne medewerker die benoemd is als eigenaarvan de relatie. Dat kan zorgen voor een stukje benoemd rechtenbeheer.

Relatiebeheer


45

Vervolgens kunt u de (standaard) taal en valuta van de persoon of organisatie invullen:

Een persoon kan nog enkele personalia hebben als:GeboortedatumOverlijdensdatum

BurgerServiceNr.: Dit is de nieuwe benaming van het vroegere sofinummer. HetBurgerservicenummer moet voldoen aan de elfproef. Zie www.burgerservicenummer.nl

5.4.6 Afdelingen

Het tabblad Afdelingen is alleen aanwezig bij Relaties die een Organisatie zijn. In het tabbladAfdelingen kunt u de afdelingen opgeven die bij deze organisatie horen.

Afdelingen worden bijvoorbeeld gebruikt bij boekhandels. De boekhandels hebben verschillendeafdelingen met een verschillend stroomnummer. Zo is het mogelijk om aan een magazijn als CB deopdracht te geven bestelde titels direct aan de juiste afdeling te adresseren. Het stroomnummer kuntu invullen bij externe code.

U kunt van deze afdelingen gebruik maken bij het orderbeheer indien dit is aangevinkt bijAlgemene instellingen | Verkoop Order | Afdeling gebruiken ipv stroomnr.

5.4.7 Media

Het tabblad Media is alleen aanwezig bij Relaties die een Organisatie zijn. In het tabblad Media kuntu de media opgeven die bij deze organisatie horen. U kunt dus bijvoorbeeld alle tijdschriften endagbladen die onder een overkoepelend concern vallen hier opgeven.

290

495

http://www.burgerservicenummer.nl




In dit tabblad kunt u een willekeurige code opgeven. En verder kunt u de volgende velden invullen:omschrijving van het mediumeen doelgroep van dit mediumeen verschijningsfrequentiede oplageDeadline voor het inleveren van advertentiesIndicatie van de advertentiekosten, bijvoorbeeld per grootte of aantallenOpmerkingenEventueel de volgorde waarin ze in dit tabblad moeten worden getoond.

Het tabblad Media moet goed zijn ingevuld om het invoeren van Recensies onder Publiciteit goedte laten verlopen.

5.4.8 Relatieverbanden

U bent in staat om in PAC relatieverbanden aan te leggen. Een relatieverband is, zoals de naam aleen beetje aangeeft, een verband tussen twee relaties. Dus bijvoorbeeld: Piet Pietersen iscontactpersoon van Drukkerij X. Er zijn twee relaties: een hoofdrelatie, Drukkerij X, en een subrelatie,Piet Pietersen. En hiertussen bestaat een relatieverband: is contactpersoon van.

Op alle drie deze niveaus (hoofdrelatie, subrelatie en relatieverband) kunt u in PAC adresgegevens engegevens over de indeling (categorieën) kwijt. Hierdoor bent u in staat om heel ingewikkelderelatieverbanden goed weer te geven.

Het makkelijkste om het idee achter relatieverbanden goed te begrijpen is om 'te denken inetiketten'. Als u een relatie selecteert zonder relatieverband dan krijgt u een etiket in de vorm:

Piet PietersenPlantagelaan 321000 AA Amsterdam

Maar selecteert u een relatieverband, dan krijgt u een etiket in de vorm:

Drukkerij XT.a.v. Piet PietersenSingel 2011012 BB Amsterdam

In het tabblad relatieverbanden ziet u een overzicht van de verbanden tussen de relatie die u heeftgeselecteerd en andere relaties. Als u een relatieverband aanmaakt met een andere relatie, dan zaldit verband zowel bij de ene als bij de andere relatie worden getoond in het tabbladrelatieverbanden.

346

Relatiebeheer


47

U heeft de relatie Volkskrant geselecteerd.

Het vertaalbureau heeft één verband: 1. Volkskrant heeft als contactpersoon Manders.

Als u een relatieverband aanmaakt met een andere relatie, dan zal dit verband zowel bij de ene alsbij de andere relatie worden getoond in het tabblad relatieverbanden.

U kunt vanuit het tabblad relatieverbanden: Relatieverband toevoegenRelatieverband openenRelatieverband verwijderenContactpersoon toevoegenContactpersoon koppelenRelatie openen

5.4.8.1 Relatieverband toevoegen

U kunt een nieuw relatieverband met een andere relatie aanmaken door op de knop verband

toevoegen te klikken.

U krijgt nu een scherm te zien waarin u aan kunt geven met wie u een verband wil creëren en watvoor type verband dit is. Bij het verbandtype kunt u kiezen uit een lijst met verbandtypes die u heeftopgegeven in de stamgegevens .

47

49

51

51

51

51

610




Als u vervolgens op volgende klikt ziet u het volgende scherm:

Hierin kunt u aangeven van welke relatie u de adressen over wilt nemen.

Gelijk aan hoofdrelatie: de adressen worden overgenomen van de hoofdrelatie. Bijvoorbeeld inhet geval van het verband Organisatie - Persoon is Organisatie de hoofdrelatie. Gelijk aan subrelatie: de adressen worden overgenomen van de subrelatie. Bijvoorbeeld in hetgeval van het verband Organisatie - Persoon is Persoon de subrelatie. Handmatig invullen: er worden geen adressen overgenomen. U kunt het bezoekadres handmatiginvullen. De overige adressen (post, aflever en faktuuradres) zullen worden overgenomen vanhet bezoekadres.

Relatiebeheer


49

Klik nu op voltooien. Het relatieverband scherm wordt geopend.

Hierin kunt u alle gegevens van uw relatieverband opvoeren. U kunt hier:

Het bezoek, post, aflever en faktuuradres opgeven, op eenzelfde wijze als staat beschreven onder relatie adres wijzigen . Standaard worden de gegevens van de hoofdrelatie overgenomen. Het telefoonnummer, mobielnummer, fax en emailadres invullen voor het relatieverband, zoals ookstaat beschreven onder Telefoonnr, web en email wijzigen . U kunt dit zelf opvoeren, of met eendruk op de knop overnemen van de subrelatie of de hoofdrelatie. Het verband in categorieën indelen, op eenzelfde wijze als staat beschreven onder relatieindelingen wijzigen .

Het is erg belangrijk uw categorieën zorgvuldig te kiezen. Bij een relatieverband tussen RelatieX en Y kunt u een categorie op 3 plaatsen toekennen: 1. bij Relatie X, 2. bij Relatie Y en 3. op hetverband tussen de twee relaties. Zorg voor uzelf voor een duidelijke scheiding tussen deze driepartijen. Bijvoorbeeld: Persoon X is medewerker van Uitgeverij Y. Dan vult u bij Persoon X de privégegevens van X in, bij Uitgeverij Y vult u de bedrijfsgegevens van Y in en in het verband tussen Xen Y vult u de gegevens van X in als hij werkt bij Y (oftewel het doorschakelnummer van X, zijnkamernummer, etc.)

Vrij velden invullen.

5.4.8.2 Relatieverband wijzigen

U kunt uw relatieverband inzien door het relatieverband te selecteren en op verband openen teklikken.

U ziet vervolgens het relatieverband scherm weergegeven, met hierin de gegevens die over ditverband bekend zijn

37

41

42




Hierin kunt u alle gegevens van uw relatieverband wijzigen. U kunt hier:

Het bezoek, post, aflever en faktuuradres wijzigen, op eenzelfde wijze als staat beschreven onderrelatie adres wijzigen . Afhankelijk van de algemene instellingen worden de gegevens van dehoofdrelatie of subrelatie overgenomen.

De tekens - ? ,+? en +? worden gebruikt. Deze tekens geven aan dat het adres is

overgenomen van een ander adres.

- ? : Het adres is overgenomen van het bijbehorende bezoekadres (geldt alleen voor andere

adressen dan bezoekadres).

De overige twee tekens kunnen alleen hier bij een relatieverband voorkomen:

+? : Het adres is overgenomen van de relatie hoger in de hiërarchie (de hoofdrelatie).

+? : Het adres is overgenomen van de relatie lager in de hiërarchie (de subrelatie).

We hebben een organisatie Vertaalbureau Losman en een contactpersoon P. Losman.

+? : Het adres is overgenomen van Vertaalbureau Losman.

+? : Het adres is overgenomen van P. Losman.

Het telefoonnummer, mobielnummer, fax en emailadres wijzigen voor het relatieverband, zoals ookstaat beschreven onder Telefoonnr, web en email wijzigen . U kunt dit zelf opvoeren, of met eendruk op de knop overnemen van de subrelatie of de hoofdrelatie. Het verband in categorieën wijzigen, op eenzelfde wijze als staat beschreven onder relatieindelingen wijzigen . Vrij velden wijzigen/invullen . Tevens kunt u documenten maken, verwijderen of koppelen aan het specifieke verband. Zie verder

37

41

42

51

Relatiebeheer


51

Relatie documenten .Tot slot kunt u een relatieverband deactiveren middels het knopje naast het veld Status. Dit kunt udoen zodat het onmogelijk wordt om dit verband te kiezen als mogelijkheid bij selecties e.d. terwijlde historie blijft bestaan omdat u het niet hoeft te verwijderen.

5.4.8.3 Relatieverband verwijderen

Als u een relatieverband wilt verwijderen selecteert u het betreffende verband en klikt u op de knop verband verwijderen.Er wordt u vervolgens gevraagd of u zeker weet dat u dit wilt doen.

Als u dit zeker weet, klikt u op Ja. Als u het verband toch niet wilt verwijderen klikt u op Nee ofAnnuleren.

5.4.8.4 Contactpersoon toevoegen

De knoppen contactpersoon toevoegen is een variant op de knop Relatieverband toevoegen . Waar jebij het toevoegen van een relatieverband moet aangeven wat de hoofdrelatie is en wat de subrelatie,en van welke van de twee relaties de adresgegevens worden overgenomen, is dit bij het toevoegenvan een contactpersoon dit allemaal al voorgedefinieerd. Het aanmaken van een relatieverband vooreen contactpersoon gaat zo dus veel sneller met deze knop.

5.4.8.5 Contactpersoon koppelen

Met contactpersoon koppelen kunt u een al bestaande relatie met een druk op de knop koppelen aan derelatie die u heeft geopend. Het aanmaken van een relatieverband voor een contactpersoon gaat zodus veel sneller met deze knop.

5.4.8.6 Relatie openen

U kunt de relatie waaraan u uw relatie heeft gekoppeld direct openen door het relatieverband teselecteren en op de knop relatie openen te klikken.

5.4.8.7 Vrije velden

Bij uw relatie of relatieverband kunt u nu zelf vrije velden toevoegen. Zo kunt u dus velden die niet inPAC voorkomen of voor uw uitgeverij uniek zijn weergeven en door uw medewerkers laten invullen.Deze vrije velden kunt u zelf opstellen in de stamgegevens .

U kunt uw vrije velden vullen met tekst / cijfers, of door een selectie te maken uit een keuzemenu,als deze is weergegeven.

Vrije velden zijn niet beschikbaar in overzichten of in andere onderdelen binnen PAC. Hetheeft zuiver een registratieve en raadpleeg functie.

5.4.8.8 Voorbeelden

Het is erg belangrijk de plaats van uw categorieën en adresgegevens zorgvuldig te kiezen. Bij eenrelatieverband tussen Relatie X en Y kunt u een categorie en adresgegevens op 3 plaatsentoekennen: 1. bij Relatie X, 2. bij Relatie Y en 3. op het verband tussen de twee relaties. Maarwanneer moet u nu waar gegevens neerzetten?

Om u hierbij te helpen geven we hieronder een aantal voorbeelden van een aantal type relaties en

57

47

515




hoe u deze in PAC in moet voeren.

VOORBEELD 1: Auteur Karin HanssenKarin Hanssen is een auteur en heeft verder geen verbanden met andere relaties. Het volstaatdaarom om enkel een relatie toe te voegen en bij deze relatie de adresgegevens en benodigdecategorieën (Auteur) toe te voegen. U hoeft dus geen relatieverbanden aan te maken.

Als u nu in het relatieselectie beheer alle relaties selecteert met de categorie Auteur, dan krijgt uvervolgens het volgende etiket te zien voor Karin Hanssen.Karin HanssenStraatnaam Karin 11000AA Amsterdam

VOORBEELD 2: Design OntwerpbureauHet kan misschien voorkomen dat u een organisatie invoert in PAC die geen contactpersonen heeft.Denk bijvoorbeeld aan een eenmanszaak. In dit geval heeft de organisatie dus geen verbanden metandere relaties. Het volstaat daarom om enkel een relatie toe te voegen en bij deze relatie deadresgegevens en benodigde categorieën (Ontwerpbureau) toe te voegen. U hoeft dus geenrelatieverbanden aan te maken.

Als u nu in het relatieselectiebeheer alle relaties selecteert met de categorie Ontwerpbureau, dankrijgt u vervolgens het volgende etiket te zien voor Design Ontwerpbureau.Design OntwerpbureauStraatnaam Design 21000AA Amsterdam

VOORBEELD 3: Vertaalbureau FRENDU met vertaler Odo PaasIn dit geval is er sprake van een relatieverband tussen twee relaties. U dient nu het volgende tedoen:

1. Maak een relatie FRENDU aan (als deze nog niet bestaat). Vul hier het adres van het bedrijf in. 2a. Als de relatie Odo Paas al bestaat, klik dan op Contactpersoon koppelen2a. Als de relatie Odo Paas nog niet bestaat, klik dan op Contactpersoon toevoegen3. Nu opent het relatieverband. Vink nu op het relatieverband de categorie vertaler aan. Odo Paasis namelijk contactpersoon van FRENDU in de rol van vertaler.

Als u nu in het relatieselectiebeheer alle relaties selecteert met de categorie vertaler, dan krijgt uvervolgens het volgende etiket te zien voor Odo Paas.FRENDUt.a.v. De Hr. O. PaasOranjelaan 24A2918AZ Haarlem

31

31

Relatiebeheer


53

VOORBEELD 4: Vertaalbureau FRENDU met (thuiswerkende) freelance vertaler PaulWaandersIn dit geval is er sprake van een relatieverband tussen twee relaties. U dient nu het volgende tedoen:

1. Maak een relatie FRENDU aan (als deze nog niet bestaat). Vul hier het adres van het bedrijf in. 2a. Als de relatie Paul Waanders al bestaat, klik dan op Contactpersoon koppelen2a. Als de relatie Paul Waanders nog niet bestaat, klik dan op Contactpersoon toevoegen3. Nu opent het relatieverband. Vink nu op het relatieverband de categorie vertaler aan. PaulWaanders is namelijk contactpersoon van FRENDU in de rol van vertaler. 4. Bij een contactpersoon wordt standaard het bezoekadres overgenomen van de hoofdrelatie(het vertaalbureau). Paul Waanders werkt echter als freelancer vanuit huis. Het adres moetdaarom worden overgenomen van de subrelatie. Klik op de knop Adres in het tabblad bezoek enwijzig gelijk aan hoofdrelatie in gelijk aan subrelatie. Dit herhaalt u voor de overige adressen(Post, Aflever en Faktuur). Als het adres veld nu leeg is, dan dient u bij de relatie Paul Waandershet adres nog in te vullen.

Als u nu in het relatieselectiebeheer alle relaties selecteert met de categorie vertaler, dan krijgt uvervolgens het volgende etiket te zien voor Paul Waanders.FRENDUt.a.v. De Hr. P. WaandersWilhelmuslaan 152635AA Dieren




VOORBEELD 5: Professor Chiel Geerten werkt in zijn functie als professor bij deUniversiteit als auteur voor het fonds educatief, maar is ook zelf auteur vanfictieboeken. In dit geval is er sprake van een relatieverband tussen twee relaties. U dient nu het volgende tedoen:

1. Maak een relatie Universiteit aan (als deze nog niet bestaat). Vul hier het adres in. 2a. Als de relatie Chiel Geerten al bestaat, klik dan op Contactpersoon koppelen2a. Als de relatie Chiel Geerten nog niet bestaat, klik dan op Contactpersoon toevoegen3. Nu opent het relatieverband. Vink nu op het relatieverband de categorie auteur en de categorieeducatief aan. Chiel Geerten is namelijk als auteur & educatief verbonden aan de universiteit.4. Sluit vervolgens het relatieverband en open de relatie Chiel Geerten. Vink hier de categorieauteur en fictie aan. In zijn vrije tijd is Chiel Geerten dus auteur van fictie. Zijn fictie titels hebbenniets te maken met zijn werk voor de Universiteit. Daarom worden deze categorieën op de relatiezelf geplaatst, en niet op het relatieverband.

Als u nu in het relatieselectiebeheer alle relaties selecteert met de categorie auteur én decategorie educatief, dan krijgt u vervolgens de volgende etiket te zien voor Chiel Geerten: Universiteitt.a.v. Chiel GeertenStraatnaam Uni 31000AA Amsterdam

Als u nu in het relatieselectiebeheer alle relaties selecteert met de categorie auteur én decategorie fictie, dan krijgt u vervolgens de volgende etiket te zien voor Chiel Geerten: Chiel GeertenStraatnaam Chiel 31901AA Castricum

5.4.9 Financiën

Omdat PAC koppelingen ondersteund met financiële pakketten als Bestmate en AccountView, kunnenook in PAC enkele financiële gegevens worden geregistreerd. Dit gebeurd dan in het tabblad

Relatiebeheer


55

Financien.

In dit tabblad kan worden ingevuld:

Het BTW nummer

Twee bankrekeningen (bankrekening 1 en bankrekening 2) met bijbehorende banken (Bank 1 enBank 2)De subgrootboekrekening voor crediteurenEen crediteurennummer (leveranciersnummer 1). Wanneer dit nummer is ingevoerd kan dezestandaard niet meer worden gewijzigd. U kunt ook automatisch een eerstvolgend nummerlaten toekennen door op de knop Nummer toekennen te klikken. Een leveranciersnr 2 (kan bijvoorbeeld worden gebruikt als een nummer zoals de uitgeverij bijde leverancier bekend staat, maar dan als hun klantnr)De bijbehorende betalingsconditie (binnen hoeveel dagen dient de crediteur te wordenbetaald). De subgrootboekrekening voor debiteurenEen debiteurennummer (klantnr 1). Dmv de knop Nummer toekennen wordt automatisch eendebiteurennr gegenereerd.Een klantnr 2 (kan bijvoorbeeld worden gebruikt als oud nr oid)De bijbehorende betalingsconditie (binnen hoeveel dagen dient de debiteur te hebben betaald).

Door het geven van recht op de rechtenfuncties Debiteurengegevens en Crediteurengegevens kunnendeze gegevens via een rol wijzigbaar worden gemaakt.

Indien een relatie een debiteurnr of crediteurnr heeft dan kan de relatie in z'n geheel niet wordenverwijderd ivm koppelingen en afhankelijkheden met de financiële administratie.

5.4.10 Inkoop

U kunt enkele vaste administratieve gegevens invullen over uw leverancier in het tabblad Inkoop. Ookkunt hier voor de calculatie aangeven met welke drukstaffels wordt gerekend indien deze leverancier,vaak de drukkerij, wordt geselecteerd in de calculatie. Hieronder ziet u het tabblad:




U kunt de staffeldrukkerij koppelen aan de drukkerij die u hier heeft geselecteerd. Dit is vooral vanbelang bij concerns waarbij het staffelbeheer op een centrale locatie wordt uitgevoerd. Dewerkmaatschappijen kunnen dan automatisch met deze staffels rekenen en hoeven dan alleen zelf dedrukkerij(en) op te voeren en te koppelen aan de staffeldrukkerijen. Deze kunt u hier selecteren.

5.4.11 Verkoop

U kunt enkele klantgegevens invoeren in het tabblad Verkoop. Denk hierbij aan aansluitgegevens bijhet Centraal Boekhuis (CB), klantgroep en bankdetails. Zie onderstaande venster voor hetdetailvenster:

Op basis van de gegevens van het CB en de klantgroepmapping in PAC (Communicatie - CBKlantgroepmapping) wordt een klant ingedeeld in een bepaalde klantgroep, ten benhoeve van dejuiste in nota telling en van de module PAC Omzetrapportage. De klantgroep waarin de relatie isingedeeld staat in het veld Klantgroep en wordt automatisch bijgewerkt op basis van de import van CBgegevens, als dit is aangegeven bij Bijwerken bij import. U kunt er ook voor kiezen deze klantgroephandmatig in te stellen. Kies dan bij Bijwerken bij import voor alleen NAW. Het klantgroep veld wordtnu toegankelijk en kan handmatig worden aangepast.

U kunt een accountmanager koppelen aan deze klant. Hiermee wordt bereikt dat andere medewerkersvan de uitgeverij kunnen zien wie het accountmanagement voor deze klant/relatie doet. Verder biedthet geen waarde, deze functie is enkel ten behoeve van registratie en informatie.

Tevens ziet u hoe de relatie/klant geregistreerd is bij het Centraal Boekhuis. Zo ziet u het CB RelatieID en het oude aansluitingsnummer (indien dit bekend is). U kunt in bij het veld Voorkeur

stroomnr. het standaard stroomnr (oude subnr) invoeren waarop orders worden ingevoerd inopdrachtbeheer.In incidentele gevallen komt het voor dat een CBRelatie niet door het CB is aangeleverd, maar waartoch omzet op wordt geregistreerd (dit is een bekend probleem bij het CB). Om dat in PAC tochhanteerbaar te maken is er een voorziening getroffen via de powerfunctie. Als de gebruiker eenCBRelatieID aan een bestaande of nieuwe relatie wil toekennen dan kan hij het wachtwoordopvragen aan de interne applicatiebeheerder binnen de utiegeverij, deze via de gebruikersinstellingeninvoeren en vervolgens via relatiebeheer de juiste acties uitvoeren.

Het wijzigen van CB-klantgegevens gebeurt automatisch indien het veld Bijwerken bij import isaangevinkt. De naam, adres- en klantgroepgegevens zullen dan worden bijgewerkt uit deimportgegevens die het CB levert. U kunt er echter ook voor kiezen om alleen de NAW gegevens telaten bijwerken. U kunt dan de klantgroep handmatig instellen. U kunt er ook voor kiezen om alleen

de Klantgroep bij te werken. Dan zult u wijzigingen in de NAW gegevens zelf moeten doorvoeren.

Relatiebeheer


57

Tot slot heeft u de mogelijkheid om diverse verkoopnotities in te voeren. Denk hierbij aanbezoekgegevens van uw vertegenwoordigers, etc.

5.4.12 Documenten

In PAC is het mogelijk om diverse standaard document, sjablonen, in Microsoft Word aan te makenen te koppelen aan documentsoorten. Daarmee bent u in staat om heel eenvoudig en snel standaardbrieven, etiketten en meer naar een relatie te sturen. Dit bespaart u veel werk. Hieronder ziet u hettabblad Documenten:

Automatisch wordt een historie opgebouwd van alle verstuurde documenten zodat u snel kuntterugzien en inzien welke documenten u heeft verstuurd. Indien dat ook zo is ingesteld in dedocumentsoort (historie Aan).

Om een nieuw document te maken klikt u op de knop Document maken. De mogelijkheid bestaat omvoor de knop Etiket maken (naast Document maken) een eigen voorkeursdocument als snelknop tekiezen. U kunt ook de knop Uitgebreid document gebruiken om meer details in te vullen, dit werktechter iets vertragend door de hoeveelheid velden.

Klik op de knop Document maken. Het volgende venster verschijnt:

487




Selecteer de Actie en Soort en vul de gegevens Betreft, Tekendatum en Inhoud eventueelverder in.

Klik vervolgens op de knop Uitvoeren. Het volgende venster verschijnt indien uwgebruikersinstelling Hoofddocument bewerken aangevinkt is:

Klik op Ja om het document op basis van het sjabloon te bewerken voordat u hetsamenvoegt. U heeft nu de mogelijkheid om het document te wijzigen voordat het metgegevens wordt samengevoegd.

Wijzig het document naar uw wensen en klik vervolgens in de taakbalk op degeselecteerde relatie binnen PAC. Het volgende venster is dan actief:

Klik dan op OK om de samenvoeging definitief te maken

Klik op Nee om het document direct samen te voegen met het sjabloon.

Indien de gebruikersinstelling Samenvoegdocument tonen/bew. is aangevinkt, dan zal het

487

487

Relatiebeheer


59

samengevoegde document worden weergegeven. Zo kunt u ervoor kiezen om het:te wijzigenaf te drukkente mailen

Anders wordt het direct afgedrukt.

U kunt uiteraard ook bestaande documenten openen.

Klik op de knop Openen

Bestaande documenten zijn ook weer te verwijderen.

Klik op de knop Verwijderen

Indien u tevens beschikt over de module PAC Outlook koppeling dan kunt u bestaande documentenook e-mailen.

Klik op de knop Document emailen

Selecteer vervolgens de relatie naar wie het toe moet (deze lijst bevat alleen relaties mét e-mailadressen)

Kies Sluiten als u zelf het e-mailadres wilt invoeren in Outlook

U kunt ook reeds bestaande documenten (niet aangemaakt vanuit PAC, bijvoorbeeld externeroyaltycontracten, afspraken, todo's, contacthistorie in excelsheets) koppelen aan relaties binnenPAC. Zodoende kunt u externe dossiers opbouwen/gebruiken met afwijkende gegevens dan in PACmogelijk, maar toch centraal beheren. Gebruik daarvoor de knop Document koppelen. U krijgt nu demogelijkheid om aan te geven om wat voor soort document het gaat (optioneel), onderwerp(verplicht), en de bestandsnaam van het document (uiteraard verplicht).

5.4.13 Tekst(bestand)en

In dit tabblad kunnen teksten worden ingevoegd bij de relatie.




Er kunnen in z'n algemeenheid drie typen teksten worden toegevoegd:1. Handmatig ingetikte teksten of geplakt uit een andere applicatie (type link = -interne tekst

zonder koppeling)2. Automatisch geconverteerde teksten uit een bestand (type link = -interne tekst MET koppeling)

Bij deze optie dient de conversiemethode te worden aangegeven:A. Wordconversie aanbiedingstekst C (dit is maatwerk)B. Wordconversie flaptekst/biografie D (dit is maatwerk)C. Wordconversie letterlijk (alle tekst wordt letterlijk overgenomen, maar vet, schuin,

onderlijnd, underscore en line breaks worden geconverteerd naar specifieke tags)3. Gekoppelde bestanden zonder dat de tekst daarvan in PAC wordt ingelezen (type link =

Bestandsnaam, andere types zijn ook mogelijk, maar vrijwel niet gebruikt)

Doelen van het opslaan van deze teksten kunnen zijn:1. Dossiervorming van centraal beheerde teksten2. Geautomatiseerd versturen naar Centraal Boekhuis, ScanLaser, CvdM en andere partijen3. Bron voor content op de website

U kunt de standaard mapinstellingen onder algemene instellingen uitvoeren.

5.4.14 Mediabestanden

In dit tabblad kunnen diverse mediabestanden als foto's worden ingevoegd bij de relatie.

Dit kunnen diverse soorten/typen bestanden zijn, w.o. Persoonfoto, Audio-opname, Video-opname.Meestal zal het om een interne bestandsverwijzing gaan (Bestandsnaam) op de lokale server, maarhet is ook mogelijk om te verwijzen naar een FTP adres of een URL.

503

Relatiebeheer


61

Doelen van het opslaan van deze mediabestanden kunnen zijn:1. Dossiervorming van centraal beheerde teksten2. Geautomatiseerd versturen naar Centraal Boekhuis, ScanLaser, CvdM en andere partijen3. Bron voor mediacontent op de website


Indien u gebruik wilt maken van een Copyright dan dient u de persoon te kiezen inrelatiebeheer in het veld Copyright (relatie) OF de naam in te vullen in het veld Copyright naam. Ukunt niet beiden gebruiken!

Met behulp van module Outlook koppeling kunt u het bestand opnemen in een automatischaangemaakt emailbericht dmv de knop Bestand emailen.

5.4.15 Opmerkingen

Soms hebt u niet genoeg aan één notitieveld. Of u wil onderscheid maken tussen verschillendesoorten notities. Op dat moment zal de module PAC relatie opmerkingen uitkomst bieden. Met dezemodule kunt u onbeperkt opmerkingen toevoegen aan een relatie. U kunt deze opmerkingencategoriseren en er een prioriteit aan toekennen. Tevens is het mogelijk om aan een opmerking eenmedewerker toe te kennen.

Toepassingsgebieden voor de module PAC relatie opmerkingen zijn onder meer:Het vastleggen van de kortingsafspraken voor relaties Het vastleggen van bezoeken/of telefoonnotitiesHet maken van een ToDo-lijst voor een personen en/of afdelingen

Hieronder ziet u een schermafdruk van het tabblad Opmerkingen van de relatiekaart.

In deze schermafdruk ziet u dat er twee opmerkingen zijn ingevoerd die aandacht behoeven.Twee opmerkingen ten behoeven van de afdeling magazijn. Een van de opmerkingen voorhet magazijn heeft een hoge prioriteit.

5.4.15.1 Opmerking zoeken

Indien u bij een relatie wilt zoeken naar een specifieke opmerking zijn er drie mogelijkheden. Devolgende mogelijkheden zijn beschikbaar:

Opmerking zoeken via het zoekvensterOpmerking zoeken via het filter

503

62

62




Opmerking zoeken via Ctrl + F

5.4.15.1.1 Opmerking zoeken via het zoekvenster

U kunt relatie opmerkingen zoeken vanuit de relatiekaart, tabblad opmerkingen

Klik op Zoeken

Het zoekvenster Zoeken Opmerking wordt geopend.

U zoekt de opmerking met de actuele kortingspercentages voor de huidige relatie

U start met typen van *kor in het veld Opmerking

U kunt nu met de pijltjestoetsen de juiste opmerkingen selecteren of dubbelklikken op, in ditgeval, de tweede opmerking

Op de eerste 255 karakters van het veld opmerking kan worden gezocht. Wilt u zoeken inopmerkingen die meer dan 255 karakters bevatten, zoek dan via Opmerking zoeken via Ctrl+ F .

5.4.15.1.2 Opmerking zoeken via het filter

U kunt via het filter snel en eenvoudige een selectie maken binnen de opmerkingen van de relatie. Ukunt filteren op de velden:

Soort opmerkingPrioriteitMedewerker

Via deze filter optie kunt u bijvoorbeeld alle opmerkingen die notities zijn op de volgende manierselecteren:

Klik op het filter drop-down menu (te vinden boven het veld Soort opmerking) en selecteer dewaarde notities.

63

63

Relatiebeheer


63

De filter wordt nu toegepast zodat alleen die opmerkingen worden getoond die als Soort opmerking dewaarde notitie bevatten.

5.4.15.1.3 Opmerking zoeken via Ctrl + F

Deze manier van zoeken kan handig zijn in het geval dat er relatie opmerkingen zijn met meer dan255 karakters per opmerking.

U zoekt een opmerking bij de relatie waarin het trefwoord quark in voorkomt

Positioneer de cursor in het veld Opmerking

Druk op Ctrl + F

Vul het venster Zoeken en vervangen in als bovenstaand (let op dat het veld Waar insteld staatop Gedeelte van veld)

5.4.15.2 Opmerking toevoegen

U kunt een nieuwe opmerking toevoegen door op het tabblad Opmerkingen van de relatiekaart teklikken op:

Klik op de knop Toevoegen

Het venster Relatieopmerking wijzigen zal worden geopend:




De velden Prioriteit en Groep zijn ingevuld met een standaardwaarde. Deze standaardwaarde is pergebruiker aan te passen bij Gebruikersinstelling Relatie opmerking .

Indien van toepassing wijzig het veld Prioriteit door op de zoekvensterknop te klikken

Indien van toepassing wijzig het veld Groep door op de zoekvensterknop te klikken

Indien van toepassing wijzig het veld Medewerker door op de zoekvensterknop te klikken

Indien u in het notitie veld klikt wordt het onderstaande venster Notities geopend

Klik op de knop Datum en naam invoegen om de systeemdatum en de gebruikersnaam snel inte vullen.

U kunt nu de tekst intypen die u vast wil leggen.

487

Relatiebeheer


65

Om de tekst op te slaan klik op de knop Bewaren en sluiten.

Om dit notitievenster af te sluiten zonder op te slaan klikt u op de knop Annuleren.

U bent nu terug in het venster Relatieopmerking wijzigen

klik op de knop Sluiten om terug te keren naar de relatiekaart.

5.4.15.3 Opmerking wijzigen

U kunt een nieuwe opmerking wijzigen door op het tabblad Opmerkingen van de relatiekaart te klikkenop:

De knop Wijzigen

Het venster Relatieopmerking wijzigen zal worden geopend.

U kunt nu verdergaan zoals beschreven onder Opmerking wijzigen

5.4.15.4 Opmerking verwijderen

U kunt een opmerking verwijderen door op het tabblad Opmerkingen van de relatiekaart te klikken op:

De knop Verwijderen

Druk op de knop Ja in het onderstaande dialoogvenster Verwijderen opmerking om deopmerking daadwerkelijk te verwijderen

5.4.16 Royalty

5.4.16.1 Inleiding

Als u de royaltymodule gebruikt is er ook in relatiebeheer een extra tabblad toegevoegd genaamd'royalty'. Zo kunt u de royalty gegevens die aan een bepaalde relatie zijn gekoppeld direct overzien.

Het tabblad Royalty is weer onderverdeeld in vier tabbladen

AlgemeenContracten

65

66

66




VoorschottenAfrekeningen

In de volgende paragrafen zullen deze verschillende tabbladen worden besproken.

5.4.16.2 Algemeen

In het tabblad algemeen worden algemene gegevens weergegeven. Dit zijn:

De administratiecode, indien deze wordt gebruiktIn het relatiebeheer kan in het tabblad royalty nu een afrekening contactpersoon wordeningevuld. Deze wordt alleen gebruikt voor de aanhef en ter attentie van in de adressering.De formaliteit (beste/geachte) wordt automatisch bepaald adhv het aanwezig zijn vanvoornaam, voorletters, e.d.Afrekeningsoort: hiermee kunt u het type afrekening koppelen aan een bepaalde relatie,zodat de afrekeningen van deze relatie altijd hetzelfde formaat hebben. Standaard zijn 4afrekeningsoorten meegeleverd: Nederlands met en zonder recapitulatie en Engels met enzonder recapitulatie. Tenslotte kan hier ook het bankrekeningnummer van de relatie worden opgegeven. Ook kunt u in het veld notities nog eventuele notities toevoegen.

5.4.16.3 Contracten

Het tweede tabblad is het tabblad Contracten. Hierop zijn alle contracten die er met deze relatie zijnweergegeven, met hierbij informatie als de geldigheid, het contracttype en en de status.

Tevens is dit tabblad te gebruiken als een snelkoppeling om direct in contractbeheer gegevens tewijzigen. Zo wordt met een druk op de knop Contract wijzigen het geselecteerde contract geopend enkunnen hier wijzigingen worden gemaakt. Ook kunt u op eenzelfde wijze een nieuw contract toevoegen

of een contract verwijderen. Tot slot kunt u met een druk op de knop Correctiebeheer ook direct naarhet Voorraadcorrectiebeheer.

De mogelijkheden om royaltycontracten en voorschotten over te boeken zijn geactiveerd.

67

68

Relatiebeheer


67

5.4.16.4 Voorschotten

Het tabblad voorschotten geeft net als het tabblad contracten een overzicht van deVoorschotgegevens die aan deze relatie zijn gekoppeld. Ook kan door het klikken op de knoppen aande rechterzijde snel naar het voorschottenbeheer worden gegaan. Zo kunnen voorschotten snelworden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. Verder kan een voorschot van hieruit direct wordengeactiveerd of afgeboekt.

De verwerkingstatus van de diverse voorschotten wordt nu visueel weergegeven: Rood isinactief, geel is verrekend zonder restsaldo, groen is actief met een restsaldo (hiervan kan eendeel verrekend zijn, maar hoeft niet).




5.4.16.5 Afrekeningen

Het tabblad afrekeningen geeft een overzicht van de afrekeningen die zijn gegenereerd. Ook kan hiereen afrekening worden toegevoegd (door een klik op de knop Afrekening toevoegen).

Van hieruit kunt u ook een afrekening bekijken. U doet dit door te klikken op de knop Afrekeningtonen. Nu wordt de afrekening geopend op basis van de in het tabblad algemeen aangegevenafrekeningsoort. Hierbij is nu ook de naam van het gegenereerde bestand zichtbaar, alsook de datumwaarop de afrekening werd gegenereerd. De afrekening wordt standaard geopend in Word of Excel.In welk van beide programma's de afrekening wordt weergegeven kan worden aangegeven in destamgegevens (Royalty - Afrekeningsoorten). Bovendien kan nu in de stamgegevens wordenaangegeven of de afrekening inclusief voorbrief en/of racaputilatie is.Een afrekening wordt bij gebruik van Afrekening tonen niet opnieuw aangemaakt, tenzij deze nooiteerder is gegenereerd (standaard na toevoegen) of het onderliggende afrekeningsbestand isverwijderd.

Er vindt op de afrekekening een afrekening plaats op twee decimalen van het berekenderoyaltyresultaat per afrekenregel (zichtbaar op de afrekening) van de verkoop, teneindeafrondingsverschillen te voorkomen.

De volgorde van de verkoopsoorten in de afrekening wordt nu al bij de export geregeld door devolgorde: Afrekensoort (A-Z), ondertrede, nog op trede (aflopend). Dit komt neer op de volgorde dietijdens het berekenen zelf is gevolgd.

U kunt de gemaakte afrekening ook weer verwijderen met de knop afrekening verwijderen.

U kunt losse afrekeningen de status definitief en voorlopig geven. Door een afrekening de statusdefinitief te geven wordt hiervan (indien u beschikt over de Financiële Koppeling) een journaalpostgemaakt.

5.4.17 Pers

In het tabblad Pers kunt u de persaanvragen raadplegen die door de betreffende relatie over deafgelopen jaren zijn gedaan.

Relatiebeheer


69

U kunt hier tevens direct aanvragen invoeren, zowel op een bestaande recensieronde als 'losseaanvragen'.

5.4.18 Vrije velden

Bij uw relatie of relatieverband kunt u nu zelf vrije velden toevoegen. Zo kunt u dus velden die niet inPAC voorkomen of voor uw uitgeverij uniek zijn weergeven en door uw medewerkers laten invullen.Deze vrije velden kunt u zelf opstellen in de stamgegevens .

U kunt uw vrije velden vullen met tekst / cijfers, of door een selectie te maken uit een keuzemenu,als deze is weergegeven.

5.4.20 Gebruiker

Een gebruiker van PAC is tevens een relatie binnen PAC. Dit is om het gebruik van relaties binnenPAC te vereenvoudigen. Zo kan een gebruiker als relatie makkelijker worden gekoppeld aan eenproject of planning. Een gebruiker moet daarom aan een relatie worden gekoppeld.

Aangeven dat een relatie een gebruiker is van PAC gebeurd middels het tabblad Gebruiker:

In dit tabblad is ook te zien dat een gebruiker een rol is toebedeeld. Zo kan een gebruikerbijvoorbeeld de rol super, administrator of uitgever worden toebedeeld. De rechten die de gebruikerheeft binnen PAC zijn van deze rol afhankelijk.

In bovenstaande afbeelding van het relatievenster ziet u dat de gebruiker super aan de relatie superis gekoppeld.

322

515




5.5 Relatie verwijderen

U kunt een relatie uit PAC verwijderen. Het komt echter vaak voor dat een relatie is gekoppeld aandiverse onderdelen binnen PAC, zoals project als auteur, etc. U kunt daarom ook bekijken aan welkeonderdelen de relatie is gekoppeld.

Klik op de knop Verwijderen om de relatie uit PAC te verwijderen. Het onderstaandebevestigingsvenster wordt getoond:

Klik op Ja om de relatie te verwijderen.

Indien een relatie niet kan worden verwijderd, ziet u het volgende venster:

Klik dan op de knop Koppelingen tonen. U ziet dan onderstaand venster:

Relatiebeheer


71

Daaruit kunt u opmaken dat u eerst bij bovenstaande projecten de auteurs dient tewijzigen. Pas daarna kunt u de relatie echt verwijderen. Hoe u de auteurs van een projectwijzigd kunt u lezen in Project auteurs wijzigen .

Het verwijderen heeft ook tot resultaat dat de koppeling met planningen, kenmerken, etc wordengewist. Dit betreft alleen de koppeling niet de activiteit of het kenmerk zelf.

Relaties met een debiteurnr of crediteurnr kunnen niet worden verwijderd omdat deze zijngekoppeld aan de boekhoudsoftware. Verwijderen zou inconsistenties in de boekhouding totgevolg kunnen hebben.

5.6 Relaties selecteren

Middels een uitgebreid selectiesysteem kunt u op diverse manieren relaties selecteren voor ondermeer het versturen van mailingen.

Klik in het Hoofdmenu via CRM op Relaties selecteren

Het algemene relatieselectievenster wordt geopend. Deze staat hieronder weergegeven:

101




In het midden ziet u een lijst met relaties die al dan niet geselecteerd kunnen zijn. Dit noemen we deselectiebuffer. In de kolom Sel. ziet u vinkjes staan. Alle aangevinkte relaties zijn geselecteerd enzullen worden meegenomen in een bewerkingsactie of mailing. Alle andere relaties zijn nietgeselecteerd en worden dus genegeerd bij deze acties of mailingen.De weergegeven kolommen zijn de veelvoorkomende en gevraagde kolommen uit relatiebeheer.Waaronder naam van de organisatie en/of persoon, contactgegevens van de organisatie/persoon ofverband indien van toepassing, uniek relatienr, het adrestype als keuze naar het document (eigenlijkaltijd postadres), notities van de relatie of het verband indien van toepassing, datum1 dat inspecifieke gevallen wordt gevuld, en belangrijkste categorie 1 en 2 die worden gevuld door hettoepassen van een speciaal selectiefilter waardoor een groepering kan worden ingesteld (meestalvoor publiciteitszaken).U kunt de sortering vervolgens ook instellen dmv de keuze Sortering. Hierin staan opties die u naarbelieven kunt gebruiken.

Verder ziet u bovenaan het scherm een aantal knoppen:

Opnieuw starten: Een knop om een nieuwe selectie te maken en dus de huidige buffer te wissen.Alle verbanden van een type toevoegen: Voegt in één keer alle relatieverbanden van een bepaaldtype toe. Zo kunt u in één keer bijvoorbeeld snel een selectie maken van al uwcontactpersonen Eenvoudig / uitgebreid: Met deze knop kunt u schakelen tussen een eenvoudige en uitgebreideweergave. Bij de eenvoudige weergave worden veel knoppen verborgen, om een beginnendegebruiker zo niet onnodig te verwarren.

Een gedetailleerde uitleg van de diverse mogelijkheden voor relatieselectie volgt hieronder.

Onder de lijst staan knoppen waarmee de relaties in de buffer kunnen worden geselecteerd ofgedeselecteerd.

Vervolgens kan de buffer als lijst worden geëxporteerd ten behoeve van diverse doeleinden.

Relatielijst uit buffer: Lijst van de weergegeven relatieverbanden voor diverse doeleinden.

Relatiebeheer


73

Relatielijst uit buffer op land, naam: Lijst van de weergegeven relatieverbanden gesorteerd op land envervolgens naam voor diverse doeleinden.

Relatielijst uit buffer met aparte velden: Lijst van de weergegeven relatieverbanden met extra veldenvoor diverse doeleinden

Relatielijst met Categorieën uit buffer: In deze lijst wordt voor iedere categorie die in de selectieminstens eenmaal is aangevinkt een kolom toegevoegd. Deze lijst kan bijv. worden gebruikt om tecontroleren of categorieën volledig en juist zijn ingevuld.




Relatiecontrolelijst: Een lijst kunnen draaien van alle hoofdrelaties met de bijbehorendecontactpersonen en verbanden ter controle van de gegevens. Zo moeten fouten en ontbrekendegegevens kunnen worden geïdentificeerd. De opzet van de lijst is als volgt:

1. Er wordt een selectie gemaakt op één of meer categorieën. 2. Alle hoofdrelaties in deze selectie worden bepaald3. Van al deze hoofdrelaties worden alle contactpersonen en relatieverbanden weergegeven.4. Tevens worden alle zelfstandige relaties (zonder relatieverband) getoond

In bovenstaande lijst wordt in de kolom Relatienummer weergegeven hoe de relaties in de zichmet elkaar verhouden:

Beginnend met H is de hoofdrelatie (de gegevens van deze organisatie of persoon sec)Beginnend met C is de contactpersoon (de gegevens van deze persoon sec)Beginnend met R is het verband tussen hoofdrelatie en contactpersoon (de gegevens die ophet relatieverband zijn vermeld)

Relatielijst uit buffer (detail/project): Een lijst kunnen maken van relaties met de meegeselecteerdeprojecten/uitgaven/drukken. Nodig is dat de selectie vooraf is gemaakt met details van projecten(bijv vanuit relatierollen of vanuit ramsjbrieven). De opzet van de lijst is in de basis ongeveer gelijkaan de lijst Relatielijst uit buffer met aparte velden. Het wordt echter aangevuld met de titelgegevensdie worden meegestuurd vanuit de voorgaande selectie. Bij ramsjbrieven wordt o.m. Num1 gevuldmet de actuele voorraad en Num2 met de actuele verkoopprijs.Het tweede deel van de lijst met de projectdetails ziet er als volgt uit:

Relatiebeheer


75

Perslijst Bellen/persrondje

Perslijst Titels naar Medium

Tot slot kunnen de geselecteerde relaties in de buffer worden opgenomen in bijvoorbeeld de mailingof andere toepassing die het selectievenster heeft aangeroepen door middel van de knop Uitvoeren ofde knop Doorgaan (dit is afhankelijk van welke functie de buffer heeft aangeroepen).

Naast deze algemene beschrijving kunt u voor details de detailbeschrijving inzien.

5.6.1 Mogelijkheden

Gebruik de knop Opnieuw starten om alle relaties in de buffer te wissen.

Gebruik de knop Alle verbanden van een type toevoegen om alle relaties van een verbandtypetoe te voegen aan de selectie. Dit kan meermalen worden gebruikt.

Met de knop Geavanceerd worden meer knoppen zichtbaar voor gevorderde gebruikers diedaarmee geavanceerde functies kunnen uitvoeren. De knop Eenvoudig verbergt dezeknoppen weer.

Rubriek Huidige selectie

De knop Selectie opslaan in archief gebruikt u om de huidige geselecteerde relaties in debuffer in een archiefbestand op te slaan. Zo bent u in staat om deze selectie later opnieuwop te vragen.

Met de knop Selectie verwijderen kunt u alle huidig geselecteerde relaties uit de bufferwissen. Het resultaat is dat alleen de niet geselecteerde relaties in de buffer blijvenbestaan.

Met de knop Niet-selectie verwijderen worden juist alle niet geselecteerde relaties uit debuffer gewist.

Rubriek Enkele relatie

De knop Aan selectie toevoegen gebruikt u om een enkele relatie op te zoeken en aan debuffer toe te voegen.Als er verbanden zijn tussen de door u geselecteerde relaties en andere relaties krijgt u eenkeuzelijst te zien.

332

332

75




In deze keuzelijst kunt u kiezen of u de relatie zelf wilt selecteren, of het verband (met bv eencontactpersoon/organisatie) dat de relatie heeft wilt selecteren.

Stel dat er enkel contact is met een auteur via een agent. Dan zult u het verband van deauteur met zijn agent willen koppelen aan het project. Op deze wijze worden niet de privégegevens van de auteur geselecteerd, maar de gegevens die zijn opgegeven op hetrelatieverband tussen de agent en de auteur.

De knop Uit selectie verwijderen gebruikt u om de huidig aangewezen relatie uit de buffer teverwijderen. De huidig aangewezen relatie is de relatie met het zwarte driehoekje.

Rubriek Op basis van categorieën

Met behulp van de relatie-indeling in categorieën kunt u zeer diverse combinaties vancategorieën maken. Het resultaat van deze selectie wordt gebruikt bij de genoemdeactieknoppen.

De knop Aan selectie toevoegen gebruikt u om het resultaat (ontdubbeld) toe te voegen aande buffer.

De knop Met selectie combineren gebruikt u om alleen de relaties in de buffer te behoudendie zowel in de buffer staan als in de categorieselectie. Ofwel, alle relaties in de buffer dieniet in de categorieselectie zitten, worden verwijderd uit de buffer.

De knop Uit selectie verwijderen gebruikt u om alle relaties in de buffer te verwijderen die inde categorieselectie zitten. Ofwel, alle relaties in de buffer die niet in de categorieselectiezitten, blijven in de buffer staan.

Bij het selecteren van de relaties op basis van een categorie wordt gekeken naar zowel decategorieën van de relaties als de categorieën van de relatieverbanden. Hieruit blijkt nogmaalshet belang van het correct opvoeren van uw categorieën: Als uw relatie alleen auteur is inverband met een bepaalde organisatie (agent of bedrijf) dan dient u alleen op het verband decategorie auteur toe te kennen. Als u zowel op de relatie zelf als op het verband de categorieauteur toevoegt, komt uw auteur ook tweemaal terug in uw selectie. Dat is meestal nietwenselijk.

Rubriek Op basis van archief

U kunt geselecteerde relaties in een benoemd archief opslaan (zie rubriek Huidige selectie) endaarmee uw huidige selectiebuffer beïnvloeden.

80

Relatiebeheer


77

De knop Aan selectie toevoegen gebruikt u om relaties uit het archief aan de huidige buffer(ontdubbeld) toe te voegen.

De knop Met selectie combineren gebruikt u om alleen de relaties in de buffer te behoudendie zowel in de buffer staan als in het archief. Ofwel, alle relaties in de buffer die niet in hetarchief zitten, worden verwijderd uit de buffer.

De knop Uit selectie verwijderen gebruikt u om alle relaties in de buffer te verwijderen die inhet archief zitten. Ofwel, alle relaties in de buffer die niet in het archief zitten, blijven in debuffer staan.

Rubriek Op basis van eerdere mailing

In de historische mailings worden de daarin gebruikte relaties opgeslagen. U kunt daarmee dusook de huidige selectiebuffer beïnvloeden.

De knop Aan selectie toevoegen gebruikt u om relaties uit een communicatie aan de huidigebuffer (ontdubbeld) toe te voegen.

Zo kunt u ervoor zorgen dat alle relaties van een vorige mailing opnieuw een briefkrijgen. Daarmee sluit u uit dat wijzigingen in categorieën invloed hebben op hetresultaat.

De knop Met selectie combineren gebruikt u om alleen de relaties in de buffer te behoudendie zowel in de buffer staan als in de communicatie. Ofwel, alle relaties in de buffer die nietin de communicatie zitten, worden verwijderd uit de buffer.

Zo kunt u een verfijning aanbrengen in een reeds verstuurde mailing door bijvoorbeeldalleen de persrelaties van het medium televisie nogmaals aan te schrijven en nietalle persrelaties zoals in de oorspronkelijke mailing het geval was.

De knop Uit selectie verwijderen gebruikt u om alle relaties in de buffer te verwijderen die inde communicatie zitten. Ofwel, alle relaties in de buffer die niet in de communicatie zitten,blijven in de buffer staan.

U geeft een groot evenement en wilt relaties in twee etappes uitnodigen. De eerstegroep (premium relaties) ontvangt in een vroeg stadium een mooie persoonlijkeuitnodiging waarin u de happening aankondigt. Op een later tijdstip wilt u overigerelaties uitnodiging (eventueel wacht u even de reacties af en de animo). Bij detweede uitnodiging, die u bijvoorbeeld wat soberder wilt uitvoeren, wilt unatuurlijk voorkomen dat u de premium relaties (van de eerste uitnodiging) nietper ongeluk opnieuw uitnodigt. Bij de tweede uitnodiging selecteert u dus gewoonalle overige relaties middels diverse categorieën en filtert daarna de reeds eerdergemailde premium relaties uit met behulp van de eerdere mailing.

Selectieknoppen onder het hoofdvenster Relaties in buffer

Indien het vakje Auto select aanstaat hoeft u niet nog eens alle relaties te selecteren die u aan debuffer toevoegt. Deze worden dan allen automatisch aangevinkt. Maar het komt natuurlijk voor,als u het resultaat ziet, dat u relaties alsnog wilt uitsluiten. Ook kan het zijn dat het resultaat tegroot is om in één keer te verwerken. U heeft dan enkele mogelijkheden.

Ten eerste heeft u de mogelijkheid om alles te selecteren in de buffer.

Klik op de knop 1 Alles om alle weergegeven relaties te selecteren. De kolom Sel. wordt




dan aangevinkt.

U kunt ook besluiten om aan te vinken welke u relaties u niet wilt hebben en daarna dezeselectie om te keren. U bekijkt de selectie dan van een andere kant.

Klik op de knop 2 Omkeren om de geselecteerde relaties te deselecteren en de nietgeselecteerde relaties te selecteren.

Ook kunt u dit gebruiken om snel de niet geselecteerde relaties te wissen uit de buffer,klik achtereenvolgens: Omkeren, Selectie verwijderen, Omkeren.

Tevens kunt u een deel van de relaties selecteren om een grote mailing behapbaar tehouden. Het dient de aanbeveling om eerst alle relaties te deselecteren.

Vul het veld Van in met de startpositie van de relaties die u wilt selecteren.

Vul het veld T/m in met de eindpositie van de relaties die u wilt selecteren.

Klik op de knop 3 van - t/m om de relaties binnen het voorgaande traject te selecteren.

Tot slot kunt u een deel van de relaties selecteren door alleen uit te gaan van destartpositie.

Vul het veld Van in met de startpositie van de relaties die u wilt selecteren.

Klik op de knop 4 vanaf huidig om de relaties vanaf de startpositie in veld Van teselecteren.

Lijsten exporteren van relaties in de buffer

U heeft de mogelijkheid om direct vanuit het venster relatieselectiebuffer lijsten te exporterennaar Excel om zo een overzicht te krijgen van de relaties die zullen worden aangeschreven. Uziet hiervoor links onderin een drop down menu met enkele lijsten. Daarnaast staat een knop Lijst Exporteren waarmee u de gewenste lijst exporteert naar excel.

Belangrijkste categorie...

Als u de relaties in de selectiebuffer wilt ordenen (zonder dat ze per categorie meermalenworden weergegeven) dan kan dat middels de zogenoemde belangrijkste categorie 1 en 2. Ukunt uw categorieën namelijk een prioriteit meegeven in de stamgegevens. De hoogste is demeest belangrijke. Als u dus de geselecteerde relaties wilt koppelen aan één belangrijkstecategorie dan kunt u klikken op de knop Belangrijkste categorie... Vervolgens wordt u gevraagd omwelke categorieën het gaat (deze selectie moet al vooraf opgeslagen zijn, bijvoorbeeld alleperscategorieën). De relaties zullen vervolgens worden beoordeeld aan de hand van dezecategorieën. De belangrijkste categorie waarin de relatie is ingedeeld wordt dan getoond in dekolom Belangrijkste cat. Dat kan er dus maximaal 1 per relatie zijn. Als de relatie in geen enkelecategorie is ingedeeld die is opgevraagd (de perscategorieën) dan blijft de kolom leeg.Indelingen in andere categorieën dan die van de perscategorieën (in dit voorbeeld) hebben geenenkele invloed op de belangrijkste categorie! Dus een relatie die Drukkerij is (en die wellichtwordt bestempeld als zeer belangrijk, hoge prioriteit = laag nummer in de stamgegevens) maaktin het geval van perscategorieën niets uit (ervan uitgaande dat de afdeling pers niets metdrukkerijen doet in PAC).

Bewerkingsactie(s) uitvoeren op selectie

U heeft de mogelijkheid om bewerkingsacties uit te voeren op uw relatiebestand. U kunt zo eenselectie maken van relaties en vervolgens aan al deze relaties bijvoorbeeld een categorietoekennen of hier juist een categorie uit verwijderen. U kunt ook makkelijk gegevens verplaatsen

Relatiebeheer


79

van de hoofd of subrelatie naar het relatieverband. Let op! Hiermee wijzigt u dus uwrelatiebestand. Doe dit dus alleen als u bewust bent van de gevolgen van uw acties, of voer dituit in overleg met Verkaart Automatisering.

In de relatieselectiebuffer wordt de sortering als gebruikersinstelling opgeslagen voor devolgende keer.

Alleen met e-mailadressen

Indien u van plan bent om uw relaties een e-mail te sturen dan kunt u de relaties filteren zodat ualleen de relaties met een e-mailadres over houdt.

Filter uitvoeren?

Als u uw selectie nog specifieker wilt uitvoeren dan kan dat middels het filtersysteem:

U kunt dan een keuze maken uit de beschikbare velden middels de zoekvensterknop.

In het veld Conditie zoekt u het veld waarop u wilt filteren.

Kies vervolgens wat voor vergelijking u wilt maken. U kunt de volgende vergelijkingenmaken:

Gelijk aanOngelijk aanGroter danGroter of gelijk aanKleiner danKleiner of gelijk aanTussenNiet tussen

Maak vervolgens een keuze uit de lijst of lijsten (bij tussen, niet tussen) of vul zelfhandmatig een waarde in. Een lege of soms NULL waarde kunt u bereiken door deknop NULL (geen toegekende waarde) te gebruiken.

Als u klaar bent klikt u op Verder. Eventueel voert u nogmaals de zoekvensterknop uitwaardoor later bij het filteren een EN (AND) vergelijking wordt gemaakt op de buffer.

Hieronder volgen enkele voorbeelden van filters:

SubRelatie. -> Hiermee worden alleen de relaties zonder Sofinummer in de selectie gehouden.




BurgerServiceNummerIS NULL

Ofwel de relaties mét Sofinummer worden UIT de selectie verwijderd.

SubRelatie.BurgerServiceNummerNOT ISNULL

-> Hiermee worden alleen relaties mét Sofinummer in de selectie gehouden. Ofwelde relaties zonder Sofinummer worden UIT de selectie verwijderd.

Plaats='Amsterdam'

-> Hiermee worden alleen de relaties met een postadres in Amsterdam geselecteerdgehouden.

SubRelatie.Persoon=TRUE

-> Hiermee worden alleen subrelaties die een persoon zijn in de selectie behouden.(FALSE is de andere mogelijkheid)

SubRelatie.Geboortedatum<DateSerial(1960,1,1)

-> Hiermee worden alleen de mensen in de selectie behouden die vóór 1 januari1960 zijn geboren (jjjj,mm,dd). Er is ook >, = en < mogelijk.

KopRelatie.TaalID=25

-> Hiermee blijven alleen de relaties in de selectie behouden waarbij de engelse taalis vastgelegd (kijk voor mogelijke TaalID's in de stamgegevens bij Talen). Er isook >, = en < mogelijk.

Uw selectie kan uit een combinatie van filters bestaan die tegelijk moeten voldoen. Als umeerdere velden na elkaar selecteert komt daarvoor het woord AND er tussen te staan. Dezezorgt ervoor dat aan alle condities tegelijk voldaan moet worden. U kunt dit ook forceren doorgewoon de filters na elkaar uit te voeren.Wilt u dat aan één van meerdere condities moet worden voldaan (één is dus voldoende), dankunt u het woord AND vervangen door OR.

Om het uiteindelijke filter uit te voeren klikt u op de knop met het rode uitroepteken.Het resultaat wordt zichtbaar dmv de overblijvende aangevinkte selectie.

Let er bij het filteren op dat u begint met een selectie en dat die gaandeweg minder wordtbij het filteren. U selecteert dus nooit méér relaties erbij door het filteren!

5.6.2 Relatieselectie mbv categorieën

Met behulp van de zorgvuldig ingedeelde relaties naar categorieën kunt u uitgebreide combinatiesvan selecties uitvoeren. Dit gebeurt middels het volgende venster:

Relatiebeheer


81

Zoals u ziet bestaat het venster uit vijf tabbladen waarin selecties kunnen worden gemaakt, welkeautomatisch worden gecombineerd tot een totaal resultaatset. Binnen elk tabblad kunt ugebruikmaken van de actieknoppen rechts in het venster. Daaronder ziet u het totaal per tabblad enhet totaal aantal relaties/verbanden gesommeerd, maar ontdubbeld, van alle tabbladen. Tenslottekunt u de geselecteerde relaties als resultaat opnemen in de aanroepende functie, zoals derelatieselectiebuffer. In de praktijk zult u vaak voldoende hebben aan één tabblad.

Automatisch is het eerste tabblad geopend en is deze leeg bij het starten. Het start met een veld Omschrijving. Hiermee wordt de naam weergegeven die u aan de huidige selectie wilt geven. Bijaanvang staat deze op Leeg, maar als u begint met categorieën of groepen toevoegen dan wordtGevuld weergegeven. Zelf een omschrijving invullen is alleen zinvol als u de selectie van categoriewilt opslaan.

U wilt alle persrelaties, alle medewerkers, en tevens alle drukkerijen die een kerstkaartmoeten ontvangen, selecteren om uit te nodigen voor het jaarfeest.

Klik op de knop Categorie toevoegen om de categorie Drukkerij toe te voegen aan de selectie(voor vervolg, zie verderop)

Klik op de knop Weergavegroep toev om de Weergavegroep Pers toe te voegen. Allecategorieën van deze groep, zoals Radio, Televisie, etc zullen dan automatisch wordentoegevoegd aan de selectie

Klik op de knop Groep toevoegen om de standaard categoriegroep Medewerkers toe tevoegen. Alle categorieën van deze groep, zoals Redacteur, Productie, etc zullen dan wordentoegevoegd aan de selectie

Tussentijds wilt u alle persrelaties als selectie opslaan voor eenvoudig later gebruik.

Vul een geschikte naam in bij Omschrijving, zoals Persrelaties.

Klik vervolgens op de knop Selectie opslaan. De selectie van het huidige tabblad wordtopgeslagen voor later gebruik.

In plaats van de knoppen Categorie toevoegen, Weergavegroep toev of Groep toevoegen

kunt u in het vervolg gebruik maken van de knop Selectie laden om alle persrelaties te




selecteren:

Klik op de knop Selectie laden. Het volgende venster wordt zichtbaar:

Klik op keuzerondje Algemeen of Van mijzelf om een keuze uit de selecties temaken. Vaak zult u gebruik maken van de selecties van uzelf.

Kies Persrelaties en klik vervolgens op Selecteren

Klik op het volgende, lege tabblad.

In de regel minimaal 1 van vult u door middel van de knop Categorie toevoegen de categorieDrukkerij in.

Vervolgens selecteert u de regel maar ook min. 1 van.

Daarin zet u de categorie Kerstkaart door te klikken op de knop Categorie toevoegen:

U leest nu (met wat inbeeldingsvermogen) in het venster: Regel moet voldoen aan minimaal 1van geselecteerde categorieën Drukkerij maar ook min. 1 van geselecteerde categorieënKerstkaart. Hiermee bereikt u dat alleen drukkerijen die ook een kerstkaart moeten krijgenworden geselecteerd.

Relatiebeheer


83

U heeft nu een deelverzameling gemaakt van relaties die in beide categorieën zijn ingedeeld.Een zogenoemde Doorsnede:

De doorsnede van A (drukkerijen) en B (kerstkaarten) levert dus relaties op die in beidecategorieën zijn ingedeeld (middelste, donker blauwe gebied, A B).

Klik op de knop Uitvoeren om de totale selectie van persrelaties, medewerkers endrukkerijen met een kerstkaart uit te voeren.

Als u een nieuwe selectie binnen een tabblad wilt beginnen, gebruikt u de knop Selectie

wissen. Het huidige tabblad wordt gewist.

Als een selectie is mislukt, kunt u opnieuw beginnen door te klikken op de knop Nieuwe

hoofdselectie. Alle tabbladen worden dan gewist.

Een regel kan niet worden gewist. U dient dan de gehele selectie van het tabblad te wissen.

5.6.3 Actie na doorgaan

Als u het relatieselectievenster heeft gestart vanuit het hoofdmenu dan krijgt u na het klikken op deknop Doorgaan de volgende mogelijkheden (mede afhankelijk van de modulesamenstelling):

Nu volgt een uitleg van de diverse mogelijkheden:Mailing sturen - Er wordt nu een mailing aangemaakt op basis van een te selecteren documentsoort.Daarna kunt u verder de mailing uitvoeren.Etiketten maken - Er wordt direct een samenvoeging gemaakt met het standaard bij u ingesteldepersoonlijke etiketsjabloon .Aan bestaande mailing toevoegen - Als u bezig bent met het samenstellen van een mailing die u al

520




heeft aangemaakt, dan kunt u extra relatie daaraan toevoegen met behulp van deze optie.Recensieronde beginnen - Met de geselecteerde relaties (we gaan uit van recensenten) kan direct eennieuwe recensieronde worden gemaakt waarbij de geselecteerde relaties dienst doen alsontvangers van de intekenlijstEMailadressen in klembord plaatsen - Van de relaties met een emailadres wordt het emailadres achterelkaar gezet met een puntkomma er tussen en deze wordt in het klembord van Windows gezet. Alsu vervolgens naar Outlook (of andere emailclient) gaat dan kunt u in BCC de inhoud van hetklembord terugplaatsen met Ctrl-V.EMailadressen naar BCC in Outlook - Bovenstaande actie kan ook direct in Outlook met behulp van demodule Outlook koppelingSpeciaal mailing sturen met details - Als relaties geselecteerd zijn met extra informatie (op dit momentramsjbrieven) dan zijn er extra velden beschikbaar om de brieven samen te voegen

5.7 Werkinstructie relatie

In de volgende paragrafen vindt u een mogelijke werkinstructie om een relatie in te voeren.

5.7.1 Het invoeren van een nieuwe relatie: schematisch

5.7.2 Een relatie of een relatieverband?

In PAC wordt een onderscheid gemaakt tussen een op zichzelf staande relatie en een relatie die eenverband heeft met een andere relatie. Het is belangrijk om goed te beseffen met wat voor relatie uvan doen heeft, want dit vereist verschillende manieren van invullen in PAC.

Voorbeeld van een op zichzelf staande relatie: Auteur A. Janssen is een op zichzelf staande relatie.De auteur wordt direct benadert en heeft maximaal één bezoek-, één post-, één factuur- en éénafleveradres.

Voorbeeld van een relatie met relatieverband: een Recencent P. Pietersen is contactpersoon voor DeVolkskrant. Eigenlijk hebben we het hier dus over 2 relaties (P. Pietersen en De Volkskrant) en eenverband tussen die twee. Op alle drie deze niveaus (hoofdrelatie, subrelatie en relatieverband) kunt uin PAC adresgegevens en gegevens over de indeling (categorieën) kwijt. Hierdoor bent u in staat omheel ingewikkelde relatieverbanden goed weer te geven.

Een makkelijke manier om te achterhalen of de relatie die u wilt invoeren een op zichzelfstaanderelatie is of een relatie met een relatieverband is om 'te denken in etiketten'. Als een op zichzelfstaande relatie aanschrijft, dan wilt u een etiket zien in de vorm:

Relatiebeheer


85

A. JanssenPlantagelaan 321000 AA Amsterdam

Maar selecteert u een relatie met een relatieverband, dan krijgt u een etiket in de vorm:

De VolkskrantT.a.v. Piet PietersenWibautstraat 1461018 AK Amsterdam

5.7.3 Een op zichzelf staande relatie

Indien u van doen heeft met een op zichzelf staande relatie, dan is het invoeren in PAC zeergemakkelijk.

5.7.3.1 Relatie toevoegen

U kunt een nieuwe relatie als volgt toevoegen:

Klik op de knop Relatiebeheer in het hoofdmenu. U ziet nu een lijst met de al aanwezigerelaties in PAC. Onderaan staan een drietal knoppen.

Controleer eerst of de relatie die u wilt invoeren niet al bestaat. Tik de naam van de relatie inhet witte filterveld in de kolom Naam. Als de relatie al in PAC zit verschijnt deze nu in hetzoekscherm. U kunt door te dubbelklikken op deze relatie (of door deze te selecteren en opopenen te klikken) De gegevens van deze relatie inzien. Als de relatie nog niet in PAC zit, klikdan op de knop Nieuw.

Er verschijnt nu een scherm waarin wordt gevraagd of het om een persoon of eenorganisatie gaat. Dit is van belang omdat bij personen en organisaties andere kenmerkenverplicht zijn.

Als u een persoon selecteert krijgt u het volgende scherm te zien (voor organisatie krijgt u eenvergelijkbaar scherm te zien, met enkele andere invulvelden). Vul hier uw gegevens in. Alleenhet invullen van naam is verplicht voor PAC.




Druk vervolgens op Toevoegen.

Een nieuw scherm verschijnt. Dit is het relatiebeheer scherm van PAC.

Relatiebeheer


87

Hier kunt u nog aanvullende gegevens invullen, zowel in de velden bovenaan het scherm (adres,telefoon etc.) als in de verschillende tabbladen. Hieronder worden alleen de belangrijksteonderdelen besproken. Details over het invullen van overige gegevens vindt u in de handleidingvan PAC.

5.7.3.2 Relatie wijzigen

Het relatiebeheer opent u door op relatiebeheer te klikken in het hoofdmenu. Er opent zich dan eenzoekscherm. Als u nu een relatie selecteert door hierop te dubbelklikken (of de relatie te selecterenen op Open te klikken) dan ziet u het volgende scherm:

Het bovenste deel weerspiegelt de basisgegevens van de relatie (naam, adres, telefoonnummer,etc.). U kunt deze gegevens hier wijzigen.

Hieronder ziet u verschillende tabbladen, met verdere informatie over de relatie. De algemene,belangrijke tabbladen zijn:

IndelingenRelatieverbanden (alleen van belang als u met een relatie met een relatieverband vandoen heeft)

5.7.3.2.1 Indelingen

Op het tabblad indelingen ziet u een overzicht van categorieën. Door een relatie in categorieën in tedelen, geeft u weer welke eigenschap deze relatie heeft. Zo zal Auteur A. Janssen de categorieAuteur toegewezen krijgen, zodat PAC de relatie herkent als Auteur.

Voor de werking van PAC is de indeling van een relatie in de correcte categorie erg belangrijk. Hetgebruik van categorieen komt bijvoorbeeld terug op momenten dat lijsten met relaties wordengegenereerd. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van een auteur bij een project. Als je een auteurwil toevoegen aan een project krijg je hierbij alleen de lijst van relaties met de categorie auteur.

87

46 84




Daarnaast worden indelingen ook gebruikt voor het maken van mailingen. Zo kunt u met hetmailingsysteem van PAC makkelijk een mailing maken aan bijvoorbeeld alle relaties die zijn ingedeeldin de categorie auteur.

Het toevoegen van een categorie werkt als volgt:

Klik op de categorie die u wilt toevoegen. U ziet nu een kruisje verschijnen in de rechterkolom. Dit geeft aan dat u deze categorie nu heeft geselecteerd voor deze relatie.

Als u nogmaals op de categorie klikt verdwijnt het kruisje. De categorie is nu niet langergeselecteerd.

Het kan zijn dat u geen rechten heeft op het toekennen van categorieen aan relaties. U ziet dan datde namen van de categorieën scheef weergegeven staan. Als u op een categorie klikt die scheefgedrukt staat, zult u zien dat deze categorie nu niet wordt toegekend. Als u wel rechten op dezecategorie zou moeten hebben, neem dan contact op met uw applicatiebeheerder voor het wijzigenvan uw rechten.

5.7.4 Een relatie met relatieverband

Het invoeren van een relatie met een relatieverband is iets complexer, omdat hiervoor meerhandelingen moeten worden uitgevoerd. In dit hoofdstuk gebruiken we de termen Hoofdrelatie enSubrelatie. De Hoofdrelatie is meestal een bedrijf of een organisatie. Een subrelatie is meerstal eencontactpersoon. In het voorbeeld van De Volkskrant met contactpersoon Piet Pietersen is DeVolkskrant de hoofdrelatie en Piet Pietersen de Subrelatie.

5.7.4.1 Bestaat de Hoofdrelatie al?

Laten we het voorbeeld aanhouden van De Volkskrant met contactpersoon Piet Pietersen. Ons doel isnu om Piet Pietersen als relatie correct toe te voegen in PAC. Piet heeft een verband met DeVolkskrant. Het is daarom belangrijk om eerst te kijken of De Volkskrant al in PAC staat. Dit doen wedoor in het hoofdmenu te klikken op het relatiebeheer en in het zoekscherm De Volkskrant op tezoeken.

Als blijkt dat De Volkskrant nog niet in PAC staat als relatie, dan dient eerst De Volkskranttoegevoegd te worden. Dit gebeurt op dezelfde wijze van het toevoegen van een op zichzelf staanderelatie .

Als De Volkskrant wel in PAC aanwezig is als relatie, dan kunnen de volgende stappen wordenuitgevoerd.

5.7.4.2 Relatieverband toevoegen

In de meeste gevallen zult u een relatieverband willen aanmaken vanuit een hoofdrelatie. U wiltbijvoorbeeld Piet Petersen toevoegen als contactpersoon aan De Volkskrant. U begint dus door dehoofdrelatie op te zoeken in het systeem. Dit doen we door in het hoofdmenu te klikken op hetrelatiebeheer en in het zoekscherm de hoofdrelatie op te zoeken.

Vervolgens gaat u naar het tabblad relatieverbanden. Indien er al andere relatieverbanden zijn tussendeze hoofdrelatie en andere relaties, dan zult u die hier zien weergegeven.

85

Relatiebeheer


89

Onderaan dit tabblad ziet u verschillende knoppen: Verband toevoegen, Verband openen, verband

verwijderen, Contactpersoon toevoegen en contactpersoon koppelen.

De knoppen verband toevoegen, Verband openen en verband verwijderen gebruikt u alleen als u eenongebruikelijk relatieverband aanmaakt, dat niet een verband 'is contactpersoon van' betreft. Denkbijvoorbeeld aan het verband 'is dochterbedrijf van'. Meer informatie hierover vindt u in deuitgebreide gebruikershandleiding van PAC.

In de meeste gevallen zult u gebruik maken van de knoppen Contactpersoon toevoegen enContactpersoon koppelen. Contactpersoon koppelen gebruikt u alleen als u weet dat de contactpersoonals op zichzelf staande relatie al in PAC staat. Anders gebruikt u Contactpersoon toevoegen.

Als u klikt op de knop Contactpersoon toevoegen dan krijgt u het volgende scherm te zien:




Hierin kunt u de basisgegevens van de contactpersoon (in ons voorbeeld dus Piet Pietersen) invullen.Als u vervolgens op Toevoegen klikt ziet u het volgende scherm:

Relatiebeheer


91

Eigenlijk heeft u nu in één keer twee dingen toegevoegd: u heeft de relatie Piet Pietersenaangemaakt. Én u heeft een verband aangelegd tussen Piet Pietersen en De Volkskrant.

5.7.4.3 Relatieverband wijzigen

U kunt uw relatieverband inzien door het relatieverband te selecteren en op verband openen te klikken.U ziet vervolgens het relatieverband scherm weergegeven, met hierin de gegevens die over ditverband bekend zijn

U ziet in dit scherm dat het bezoek-, post-, afleveren factuuradres al zijn ingevuld. Dit komt omdatdeze gegevens standaard worden overgenomen van de adresgegevens van de hoofdrelatie. U ziet ditook aan het pijltje, dat van bovenaf komt. Dit betekent dat als het adres van de hoofdrelatie wijzigt,dat dit dan ook direct op het verband wordt aangepast. U hoeft dus maar 1x een wijziging door tevoren.

In bepaalde uitzonderingssituaties kan het zijn dat u niet wilt dat het adres wordt overgenomenvan de hoofdrelatie. Bijvoorbeeld, de recensent werkt vanuit huis en wil zijn boeken daar ontvangen.In dit geval moet u de instelling aanpassen. Raadpleeg de Gebruikershandleiding van PAC voor meerinformatie.

U kunt hier vervolgens ene telefoonnummer (doorschakelnummer), mobiel, fax en emailadresinvullen. U kunt deze gegevens met een klik op de knop kopieren van sub of hoofdrelatie.

Nu moet u enkel nog categorieën toekennen in het onderdeel Indelingen.

5.7.4.3.1 Indelingen

Onder indelingen ziet u een overzicht van categorieën. Door een relatie in categorieën in te delen,geeft u weer welke eigenschap deze relatie heeft. Zo zal Auteur A. Janssen de categorie Auteurtoegewezen krijgen, zodat PAC de relatie herkent als Auteur.

Voor de werking van PAC is de indeling van een relatie in de correcte categorie erg belangrijk. Hetgebruik van categorieen komt bijvoorbeeld terug op momenten dat lijsten met relaties worden




gegenereerd. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen van een auteur bij een project. Als je een auteurwil toevoegen aan een project krijg je hierbij alleen de lijst van relaties met de categorie auteur.Daarnaast worden indelingen ook gebruikt voor het maken van mailingen. Zo kunt u met hetmailingsysteem van PAC makkelijk een mailing maken aan bijvoorbeeld alle relaties die zijn ingedeeldin de categorie auteur.

In het geval van een relatie met een relatieverband hebben we echter te maken met drie plaatsenwaar we een categorie kunnen toekennen. Dit kan op 1. de hoofdrelatie (De Volkskrant), 2. desubrelatie (P. Pietersen) of 3. het verband 'is contactpersoon van'. Op welke plaats moeten we nueen categorie toekennen?

Opnieuw is dit het makkelijkst te bepalen door te 'denken in etiketten'. PAC kan namelijk mailingengenereren op basis van een categorie. U kunt in PAC bijvoorbeeld aangeven 'geef mij etiketten vooralle recensenten'. PAC gaat dan vervolgens kijken bij welke relaties / relatieverbanden deze categorieterug te vinden is. Als PAC de categorie recensent terugvind bij P. Pietersen, dan genereert PAC hetetiket:

P. PietersenPriveadres 11000 AA Amsterdam

De regel hierbij is dat de categorie Recensent is toegekend aan de op zichzelf staande relatie P.Pietersen. Alleen Piet Pietersen is hier dus van belang, de Volkskrant wordt niet genoemd.

Maar als PAC de categorie recensent terugvindt op het relatieverband, dan genereert PAC het etiket:

De VolkskrantT.a.v. Piet PietersenWibautstraat 1461018 AK Amsterdam

Piet Pietersen is nu namelijk recensent in zijn functie bij de Volkskrant.

In de meeste gevallen waarin u een contactpersoon aanmaakt, zult u de categorieën waarin dezepersoon moet worden ingedeeld daarom willen definieren op het relatieverband. Kijk voor nog meeruitleg over dit onderwerp naar nog enkele voorbeelden .

Het toevoegen van een categorie werkt als volgt:

Klik op de categorie die u wilt toevoegen. U ziet nu een kruisje verschijnen in de rechterkolom. Dit geeft aan dat u deze categorie nu heeft geselecteerd voor deze relatie.

Als u nogmaals op de categorie klikt verdwijnt het kruisje. De categorie is nu niet langergeselecteerd.

Het kan zijn dat u geen rechten heeft op het toekennen van categorieen aan relaties. U ziet dan datde namen van de categorieën scheef weergegeven staan. Als u op een categorie klikt die scheefgedrukt staat, zult u zien dat deze categorie nu niet wordt toegekend. Als u wel rechten op dezecategorie zou moeten hebben, neem dan contact op met uw applicatiebeheerder voor het wijzigenvan uw rechten.

5.8 Gemaakte keuzes in ontwerp PAC Relatiebeheer

In het ontwerp van PAC relatiebeheer zijn de volgende keuzes gemaakt:

WizardEr is gekozen voor een korte wizard bij het invoeren van de relatieverbanden, omdat hierbij

51

Relatiebeheer


93

complexe situaties op kunnen treden. Er is grote flexibiliteit in de koppeling tussen de verschillendeadressen (bezoekadres, postadres, afleveradres en faktuuradres) van de twee relaties aan hetverband. Met de wizard willen wij de gebruiker ondersteunen in het invullen en begrijpen van deingevulde adresgegevens en verwijzingen hiernaar.

Post- / Aflever- / Faktuuradres standaard overnemen uit....In de meeste gevallen zal een gebruiker de adresgegevens willen overnemen van een al bestaandadres. Het is daarom niet logisch om een gebruiker al deze adressen los te laten invullen. De vraagis echter wel: waar wil de gebruiker standaard de adressen uit overnemen? Uit de adressen van éénvan de relaties in het relatieverband? Of van het bezoek adres dat eerder is ingevuld? Er is voorgekozen om de gebruiker zelf te laten bepalen welke adressen hij standaard over wil nemen in dealgemene instellingen. In de wizard kunnen deze adressen dan nog handmatig worden gewijzigd.

Adressen niet in WizardIn de meeste gevallen zal een gebruiker de adresgegevens willen kopieren van of de hoofd of desubrelatie. Alhoewel het plaatsen van de adressen de gebruiker helpt in het aanmaken van eenverband, zorgt het voor een ervaren gebruiker voor vertraging. De hele wizard met bezoek-, post-,afleveren faktuuradres moet worden doorlopen, terwijl enige wijzigingen in de standaardgekopieërde gegevens ook snel in het relatieverband scherm kan worden gewijzigd. Om gebruikersdus zo min mogelijk te hinderen is ervoor gekozen om de adressen niet in de wizard op te nemen.

Email, telefoon, fax mobiel en vrije velden niet in de wizardEr is voor gekozen om de velden email, telefoon, fax en mobiel en de eventuele vrije velden die doorde gebruiker zelf zijn ingesteld niet op te nemen in de wizard. Deze velden kunnen dan achteraf, nahet afronden van de wizard worden toegevoegd. Het doel van de wizard is het complexe gedrag vanhet koppelen van adressen aan een verband te versimpelen voor de gebruiker. Het kiezen tussenverschillende e-mailadressen, telefoonnummer etc. is aanzienlijk simpeler. Het toevoegen van dezevelden in een wizard zou dan ook weinig bijdragen. E-mailadressen etc. kunnen wel automatischworden overgenomen van een van de twee relaties die aan elkaar zijn gekoppeld, zodat het invullenvan deze gegevens snel kan verlopen, zonder dat hoeft te worden 'gebladerd' tussen verschillenderelaties om de gegevens te verzamelen.

Categorieën niet in de wizard / Niet automatisch overgenomenOok de actie van het selecteren van de categorieën is niet toegevoegd aan de wizard, om dezelfdereden als voor email, telefoon, etc. Categorieën kunnen niet automatisch worden overgenomen vanéén van beide relaties. Het is namelijk belangrijk dat een gebruiker goed nadenkt in welkecategorieën hij een verband in wil delen. Om een voorbeeld te noemen: stel een persoon X werktvoor een ziekenhuis Y. Hij is auteur, maar alleen maar in zijn functie voor ziekenhuis Y. In zo'n gevalzal de categorie Auteur worden toegekend aan het verband tussen persoon X en ziekenhuis Y, maarwordt de categorie Auteur niet toegekend aan persoon X zelf. Het toekennen van categorieën heefteffect op selecties die je later binnen PAC kan maken en ook voor het maken van mailingen endocumenten. Het is daarom erg belangrijk dat, zeker bij dit soort complexe relaties, goed wordtnagedacht over de categorieën die je aan een relatie of een relatieverband wilt toekennen.

Opmaak van de naam en adresseringDe techniek achter de adressering van de relaties is complex, maar we proberen dit voor degebruikers zoveel mogelijk te verbergen. Daarvoor zijn standaard reeds ingestelde optiesbeschikbaar en gebruikersinstellingen.

De naam in relatiebeheer (persoon/organisatie) kan de gebruiker zelf bepalen in de gebruikersinstellingen .De naam op het etiket of in de brief (formeel of informeel) is voor iedere gebruiker gelijk gesteld viade algemene instellingen.De term 'T.a.v.' is optioneel en kan in de landentabel worden ingevuld, per land eentaalspecifieke t.a.v.

520

611

Deel

VI

Projectbeheer


95

6 Projectbeheer

6.1 Inleiding

In PAC is een hiërarchisch model vastgelegd om met projecten, uitgaven en drukken om te kunnengaan. Op het hoogste niveau staat het project met titel en auteursgegevens. Daaronder kunnenmeerdere uitgaven met verschijningsvorm en ISBN-details worden vastgelegd. Per uitgave kunnenmeerdere drukken worden ingevoerd waarmee gegevens over het fysieke product wordenvastgelegd. Hieronder ziet u een schematische weergave van deze hiërarchie:

In dit model ziet u dat Project 1 uit drie uitgaven bestaat met elk een eigen ISBN. Denk aan eengebonden boek, paperback, pocket (mass market), CD-Rom, website, e.d. Zo heeft ISBN 1 slechtséén druk. De eerste druk van het project. Vaak zal men het nummer of het project door laten lopen,maar dit is geen verplichting. Het tweede ISBN heeft zoals u kunt zien drie drukken.

Activiteiten om het boek/uitgave te realiseren vinden vooral plaats op het drukniveau, denk aanredactionele en productie werkzaamheden. De meeste van deze activiteiten zijn veelal wel éénmaligvoor de uitgave, maar worden toegerekend aan de eerste druk. Activiteiten mbt de marketing, pers,verkoop en royalties zijn vaak doorlopend van aard en daarom niet afhankelijk van één druk, maargelden dan voor de hele uitgave. Tevens zijn de deelproducten als omslag en binnenwerk voorgehele uitgave gelijk.

Op het projectniveau kunnen we de volgende zaken vastleggen:Betrokkenen (intern en extern) aan het project via rollen (auteurs, vertalers, agenten, uitgever,redacteur, etc)Indien aangekocht de gegevens over het oorspronkelijke werk

Voor de uitgave onderscheiden we de volgende zaken:Indelingen tbv rapporagesVerkoopaansturing en samenvattingRecensie exemplarenIn Nota/backorders per boekhandelTekstbestanden (flapteksten, beschrijvingen voor boekhandels, recensie citaten, etc)Mediabestanden (omslagen, binnenwerk in pdf, audio, video, etc)Trefwoorden

Zoals gezegd vinden de meeste realisatie activiteiten plaats op drukniveau en dit zijn onder meer:PlannenCalculeren




FiatterenVastleggen fysieke kenmerken en illustratiesAfleveren gedrukte voorraad op locatiesTellen aanbiedingsorders per klantgroepGeven van leveranciersopdrachten (drukopdrachten, zetopdrachten, etc)Afsluiten van onderhanden werk

6.2 Project zoeken

U kunt projecten zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu.

Klik op Projectbeheer

Het zoekvenster Zoeken Project wordt geopend.

U zoekt het project met de titel De lachende big. Zie het onderstaande venster.

U start met typen van lach in het veld Titel.

U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis het project selecteren die u wilt tonen en kiest voor Open. Indien u een nieuw project wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.

U heeft meerdere mogelijkheden om te zoeken dan hierboven is beschreven. Zie deGebruikersinstelling Project zoeken voor meer informatie.

6.3 Project toevoegen

U kunt nieuwe projecten toevoegen door te kiezen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken project ofvoor Toevoegen in het venster Projectbeheer. Het onderstaande venster zal worden weergegeven:

487

Projectbeheer


97

Type de zoekcode in het veld Zoekcode in van het project dat u wilt toevoegen. Dit is eenoptioneel veld.

Vul daarna het verplichte veld Titel in.


U kunt nu een eventuele zoekcode invoeren en de titel van het project.

U kunt de titel met een lidwoord ervoor invullen. PAC zal dit ontdekken en het lidwoord ineen apart voorvoegselveld plaatsen zodat het zoeken wordt vereenvoudigd.

Vervolgens krijgt u een scherm waar u rollen kunt koppelen aan het project.




Als u in de stamgegevens hebt aangeven dat bepaalde rollen verplicht zijn, dan zijn dezeweergegeven in dit scherm (in bovenstaand scherm zijn bijvoorbeeld redacteur en productieverplicht). Als u klikt in de kolom Relatie verschijnt een zoekpictogram. U kunt nu snel een relatietoevoegen als rol binnen het project.

Ook kunt u rollen toevoegen die niet verplicht zijn. Dit doet u als volgt:

Klik op de knop Toevoegen. Er verschijnt nu een nieuw scherm:

Projectbeheer


99

Selecteer nu een rol uit de lijst door hierop te klikken. Nu verschijnt een zoekscherm metrelaties.

Selecteer de juiste relatie. Er verschijnt nu een nieuw scherm, waarin deze relatie wordtgetoond ter bevestiging.

Klik op voltooien.

U komt nu terug in Rollen toevoegen scherm. Hierin staat uw relatie ingevuld naast debijbehorende rol.

Als u hierna op voltooien klikt wordt het projectscherm getoond van uw nieuwe project.

6.4 Project wijzigen

Het projectmodel wordt op eenvoudige wijze weergegeven in één venster, zoals u kunt zien inonderstaand venster. Het bovenste deel weerspiegelt de projectdetails. In tabblad Projecthiërarchie

betreft het grote linkervenster de diverse gedefinieerde uitgaven en het grote rechtervenster deingevoerde druk(ken) van de geselecteerde uitgave. Om de drukken te zien van een andere uitgave,dient u deze uitgave eerst te selecteren. Naast deze vlakken staan diverse knoppen. Deze knoppenhebben betrekking op de uitgave of de druk om diverse acties uit te kunnen voeren.




Zoals u kunt zien, bestaat de Titel uit twee delen, te weten het voorvoegsel en de titel. Ditvoorvoegsel kan worden gebruikt voor o.m. het lidwoord. Zo kunt u een 'schone' titelhouden die in lijsten op een prettige wijze kan worden gesorteerd. Let er wel op dat in hetgeval van een voorvoegsel de titel niet opnieuw (!) met een hoofdletter begint (tenzij hetnatuurlijk een naam oid is).

Klik op Subtitel om een eventuele subtitel bij het project in te vullen

Klik op Auteur(s) om de diverse auteurs aan het project te koppelen

Klik op Voorkeursfonds om het standaard fonds bij het toevoegen van uitgaven bij dit projectautomatisch te laten invullen

Indien het om een vertaling gaat dan kunt u ook de titel en uitgever of agent van hetoriginele product invoeren

Voor de koppeling met een administratief systeem kunt u een verkorte Administratieve titel

invullen. Dit veld wordt automatisch gevuld (en afgebroken) uit de titel.

Eerste verschijning: hier kunt u het jaartal van de eerste verschijning van de door uuitgegeven titel opgeven.

Als het een aangekochte, vertaalde titel betreft kunt u de huidige en oorspronkelijke taal aangevenrechts boven in het scherm. Als u dit doet verschijnen extra velden, hierin kunt u invullen:

Taal van de tekst: dit is de huidige taal van het boek dat door u wordt uitgegeven.

Vertaald uit het: dit is de oorspronkelijke taal van het boek.

Titel: dit is de oorspronkelijke titel

Uitgever/agent: hier vult u de oorspronkelijke uitgever/agent in.

Voor het goed functioneren van het toekennen van de oorspronkelijke uitgever/agent, moeteerst wat worden ingesteld onder de algemene instellingen en rollenbeheer. Hoe dit moetstaat beschreven onder algemene instellingen | relatie .

Referentie: Hier geeft u het oorspronkelijke ISBN of EAN op.

490

Projectbeheer


101

Eerste verschijning: hier kunt u de oorspronkelijke verschijningsdatum invullen als datum.Enkel het jaartal zal worden getoond, u kunt de volledige verschijningsdatum inzien door inhet veld te klikken.

Per tabblad komen vervolgens onderstaande zaken aan bod:De projecthiërarchieRelatierollenExtra titelsProjectnotities en memoveldenProjectdocumentenWijzigingshistorie (hierin wordt een logboek getoond wie op welk moment een wijzigingheeft uitgevoerd, niet welke)

Verder ziet u links onderaan de pagina nog een knop Project Dupliceren. Hiermee kunt u een kopieinclusief uitgaven/drukken van uw project maken.

Tot slot kunt u rechtstreeks de auteur(s) openen mbv de knop Auteur openen. Bij meerdere auteursdient u een keus te maken uit de gekoppelde auteurs.

6.4.1 Project auteurs wijzigen

U kunt één of meerdere auteurs aan een project koppelen, maar u kunt het ook leeg laten.

Klik op de zoekvensterknop bij het veld Auteur(s)

Het venster Projectauteurs zal worden geopend:

104

105

107

107

107




U bent nu in staat om bij het project nog een auteur toe te voegen.

Klik op de knop Toevoegen om een auteur te kiezen uit de auteurlijst:

Projectbeheer


103

U kunt nu een auteur selecteren of direct een nieuwe relatie toevoegen (auteur).

Als er verbanden zijn tussen de door u geselecteerde relaties en andere relaties krijgt u eenkeuzelijst te zien.

In deze keuzelijst kunt u kiezen of u de relatie zelf wil koppelen, of het verband dat de relatieheeft wilt koppelen. Bijvoorbeeld, stel dat er enkel contact is met een auteur via een agent. Danzult u het verband van de auteur met zijn agent willen koppelen aan het project. Op deze wijzeworden niet de privé gegevens van de auteur overgenomen, maar de gegevens die zijnopgegeven op het relatieverband.

Wij selecteren nu auteur 'Cornwall, D.' en klikken op Open

Het resultaat ziet er zo uit:

32




Indien u nu Dick Cornwall als hoofdauteur wilt aanwijzen, deze wordt dan als eerste vermeld,dan selecteert u Cornwall, D. en klikt u op de knop Omhoog.

Een auteur verwijderen, eigenlijk de koppeling verwijderen want de auteur blijft in relatiebeheerbestaan, doet u door de auteur te selecteren en op de knop Verwijderen te klikken.

Na het kiezen van de knop Sluiten is de auteursnaam in het projectbeheer gewijzigd in:

6.4.2 Project hiërarchie

Met behulp van het venster Projecthiërarchie wordt het snel inzichtelijk welke uitgaven en drukkenbinnen het project bestaan. U kunt hierop ook snel acties uitvoeren met behulp van de actieknoppennaast de uitgavelijst en druklijst, zie hieronder:

Uitgave

U kunt een nieuwe uitgave toevoegen door te klikken op de knop 1 Toevoegen, zie verderUitgave toevoegen

Indien u de details van een uitgave wilt invullen of wijzigen, selecteert u dan eerst de juisteuitgave door hierop te klikken en klikt u dan op de knop 2 Wijzigen, zie verder Uitgavewijzigen

Om een uitgave te verwijderen, selecteert u dan eerst de juiste uitgave door hierop teklikken en klikt u dan op de knop 3 Verwijderen, zie verder Uitgave verwijderen

Indien een uitgave onder een verkeerd project staat (door conversie of vervuiling vanprojecten) kunt u met de functie Verplaatsen (onder de uitgave) de gehele uitgave met alle

131

134

150

Projectbeheer


105

onderliggende details verplaatsen naar een ander project.

Indien u gebruik maakt van de mogelijkheid om uitgaven te deactiveren, dan kunt u bij dekeuzelijst Tonen kiezen voor Alles, Actief of Inactief. Zo bent u in staat om alleen actieveuitgaven waar u mee werkt weer te geven of alleen de historische. Bij degebruikersinstellingen kunt u aangeven wat uw persoonlijke voorkeur is, zie verder Gebruikersinstelling Projectbeheer .

Druk

Een nieuwe druk kan worden toegevoegd bij een geselecteerde uitgave door te klikken opde knop 5 Toevoegen, zie verder Druk toevoegen .

U kunt de drukdetails wijzigen door de druk te selecteren en te klikken op de knop 6Wijzigen, zie verder Druk wijzigen .

Een druk met alle plandetails, calculatie(s), kenmerken, afleverdetails, etc kunt uverwijderen met de knop 7 Verwijderen, zie verder Druk verwijderen .

Indien een druk onder een verkeerde uitgave staat (door conversie of vervuiling vanprojecten/uitgaven) kunt u met de functie Verplaatsen (onder de druk) de gehele druk metalle onderliggende details verplaatsen naar een andere uitgave.

U kunt een druk (calculatie) fiatteren met de knop 8 Fiatteren of afwijzen met de knopAfkeuren, zie verder Fiatteringen .

De planning kunt u openen door op de knop Planning te klikken, zie verder Planning .

De calculatiehistorie kunt u inzien met behulp van de knop Calc. historie, zie verder Calculatiehistorie .

De actuele calculatie kan worden geopend door te klikken op de knop Calculatie, zie verderCalculatie invoeren .

Klik op Afdrukken om het overzicht getoond in de keuzelijst te tonen. U kunt ook een anderoverzicht selecteren in deze keuzelijst.

Indien u gebruik maakt van de mogelijkheid om drukken te deactiveren, dan kunt u bij dekeuzelijst Tonen kiezen voor Alles, Actief of Inactief. Zo bent u in staat om alleen actievedrukken waar u mee werkt weer te geven of alleen de historische. Dit kan vooral handigzijn bij tijdschriften die reeds zijn verschenen. Deze kunt u dan deactiveren. Bij degebruikersinstellingen kunt u aangeven wat uw persoonlijke voorkeur is, zie verder Gebruikersinstelling Projectbeheer .

Het gebruik van de ALT toetsen kan het gebruik van de diverse onderdelen versnellen. Zokunt u snel met ALT + 2 naar een uitgave gaan of met ALT + 9 naar de actuele calculatie.

6.4.3 Relatierollen

U kunt aan een project relatierollen toekennen in het tabblad rollen.

487

154

159

169

195

201

184

175

487




Hier ziet u de rollen die op dit moment gekoppeld zijn. Met de knop toevoegen kunt u nog meerrollen toevoegen aan het project, of u kunt deze rollen verwijderen. U kunt hierbij kiezen uit derelatierollen die zijn opgegeven in de stamgegevens. In de stamgegevens zijn deze rollen gekoppeldaan een bepaalde relatiecategorie en op basis hiervan wordt een lijst met mogelijke relatiesweergegeven.

Als er verbanden zijn tussen de door u geselecteerde relaties en andere relaties krijgt u een keuzelijstte zien.

In deze keuzelijst kunt u kiezen of u de relatie zelf wil koppelen, of het verband dat de relatie heeftwilt koppelen. Bijvoorbeeld, stel dat er enkel contact is met een auteur via een agent. Dan zult u hetverband van de auteur met zijn agent willen koppelen aan het project. Op deze wijze worden niet deprivé gegevens van de auteur overgenomen, maar de gegevens die zijn opgegeven op hetrelatieverband.

Op het moment dat u via een rol gekoppeld bent aan een bepaald project/uitgave/druk wordt dezeproject/uitgave/druk weergegeven in uw cockpit . Ook heeft dit effecten voor uwplanningsoverzichten .

Met de knop Relatie tonen kunt u een Relatie die is gekoppeld aan een rol direct openen. U kunt derelatie mailen die aan een rol is gekoppeld door deze rol te selecteren en vervolgens op de knop Relaties van Rol mailen te klikken.

19

204

Projectbeheer


107

6.4.4 Extra titels

Indien u extra titeltypes heeft opgegeven op projectniveau, dan verschijnt dit tabblad.

Selecteer het type titel dat u wilt invoeren.

Voer de titel in (eventueel met voorvoegsel)

Geef indien gewenst een bijbehorende subtitel op.

Het wijzigen van deze titel heeft verder geen invloed op of afhankelijkheden met anderedelen in de projecthiërarchie. Ook niet vanuit andere delen van PAC. Het kan wel wordengebruikt in exportdefinities als ONIX.

6.4.5 Project notities en memovelden

U heeft diverse mogelijkheden om vrije tekst in te vullen bij het project. Daarvoor zijn enkeletabbladen met memovelden gedefinieerd:

Zo kunt u algemene notities over het project kwijt in het tabblad Notities.

Tevens kunt u een redactionele analyse uitvoeren en de resultaten invullen in Rechtvaardiging,Concurrentie analyse en Resultaten buitenland.

Tot slot kunnen gegevens uit een eventuele conversie automatisch zijn ingevuld in het tabblad Conversie.

6.4.6 Project documenten

Door het gebruik van de module PAC DocShare Projecten kunnen externe documenten wordengekoppeld aan een bepaalde titel/project. Denk hierbij aan het maken van externe projectdossiers alsmarketingbegroting, auteursafspraken mbt royalties, e.d.:

516




Hiermee wordt het heel eenvoudig om documenten/afspraken/administratieve zaken vanuit PACmeermalen op te zoeken, in te zien en eventueel te wijzigen zonder daarvoor met de verkenner ofvanuit Excel/Word te zoeken naar deze archieven. Door de vrije opzet van de inhoud van Excel/Worddocumenten is het redelijk eenvoudig om complexere gegevens vast te leggen bij de projecten.

6.4.7 Project verwijderen of deactiveren

U kunt projecten uit het systeem verwijderen indien deze foutief zijn. Het geniet de voorkeur omverouderde projecten niet te verwijderen maar te deactiveren met behulp van de status.

Indien u het project wilt verwijderen:

Klik op de knop Verwijderen om het project te verwijderen. Het volgendebevestigingsvenster wordt dan getoond:

Klik op Ja om het project te verwijderen

U dient eerst alle uitgaven van het project te verwijderen voordat u deze actie kuntuitvoeren.

Indien u het project wilt deactiveren:

Druk op de zoekvensterknop van het veld Status

Kies uit de lijst voor Inactief en klik op Open

U hoeft geen uitgaven te verwijderen om een project te kunnen deactiveren.

Projectbeheer


109

6.4.8 Fondslijsten publiceren op internet

6.4.8.1 Inleiding webfondslijst

Net als de persintekenlijst kunt u ook uw fondslijsten online publiceren. Zo kunnen (door ugeautoriseerde) geïnteresseerden zelf fondlijsten bekijken en downloaden, zonder dat u hier zelf ietsvoor hoeft te ondernemen.

In dit deel van de handleiding zal worden beschreven hoe fondslijsten kunnen worden geselecteerden gedownload. Verder zal worden ingegaan op de manier waarop de templates van fondsbeheerkunnen worden gewijzigd en welke velden te kiezen zijn in de template. Deze uitleg over het wijzigenvan templates is bedoeld voor degene die het beheer van het pers aanvragen systeem doet.

6.4.8.2 De module webfondslijst gebruiken

6.4.8.2.1 Ingang kiezen

Als u naar de website gaat waarop de webfondslijst geplaatst is ziet u als eerste Ingang kiezen staan,waarbij u kunst kiezen tussen twee verschillende links:

U kunt kiezen uit:

AanbiedingslijstFondslijst

6.4.8.2.2 Aanbiedingslijst

Als u op aanbiedingslijst heeft geklikt wordt u naar het volgende venster geleid met hierin eenopsomming van de verschillende aanbiedngslijsten:

333

109

110




Uit deze lijst kunt u vervolgens de juiste aanbiedingslijst selecteren. Onderaan de pagina vindt u delink terug, waarmee u een stap terug kan gaan. Als u klikt op de naam van deze lijst verschijnt eenvolgend scherm, waarin een tabel staat afgebeeld met de gegevens uit die aanbiedingslijst:

Op deze pagina kunt u drie dingen doenVanaf template exporteren: door op de knop exporteren onder vanaf template exporteren te klikkenkunt u een excel bestand downloaden, met hierin de gegevens die ook op de webpagina te zienzijn (titel, isbn en auteur op de bovenstaande afbeelding). Hele query exporteren: door op de knop exporteren onder hele query exporteren te klikken kunt ueen excel bestand downloaden waarin ook niet op de website getoonde gegevens staan. Onderaan de beide pagina vindt u, net als in het voorafgaande scherm, de link terug, waarmee ueen stap terug kan gaan.

6.4.8.2.3 Fondslijst

Als u op fondslijst hebt geklikt wordt u naar het volgende scherm geleid waarop de verschillendefondsgroepen zijn getoond:

Projectbeheer


111

U kunt hier een fondsgroep selecteren. Als u bijvoorbeeld op de fondsgroep Kinderboeken klikt dankomt u in het volgende scherm:

In dit scherm heeft u drie opties:

Onder Fonds kiezen kunt u een fonds binnen de gekozen fondsgroep selecteren. Als u een fondsselecteert (bijv. Series) opent zich een nieuw scherm waarin de gegevens uit dit fonds staanweergegeven:

U kunt deze gegevens op twee wijzen exporteren:

Vanaf template exporteren: door op de knop exporteren onder vanaf template exporteren teklikken kunt u een excel bestand downloaden, met hierin de gegevens die ook op dewebpagina te zien zijn (titel, isbn en auteur op de bovenstaande afbeelding). Hele query exporteren: door op de knop exporteren onder hele query exporteren te klikkenkunt u een excel bestand downloaden waarin ook niet op de website getoonde gegevensstaan.

Ook kunt u ervoor kiezen om de boekenlijst direct weer te geven, door op de link boekenlijst

direct weergeven te klikken. Alle boeken uit een bepaalde fondsgroep worden dan weergegeven. Onderaan de beide pagina's (aanbiedingslijst en gegevens uit de aanbiedingslijst) vindt u de link terug, waarmee u een stap terug kan gaan.




6.4.8.3 Het wijzigen van de stijl van een pagina

het is mogelijk om de stijl van de pagina's aan te passen. Wijzigingen kunnen aangebracht worden inde html-templates van het systeem.

Deze templates zijn niets meer dan statische html-pagina's. De stukken die tussen de {} haakjesstaan zijn varabelen. Deze variabelen worden automatisch gevuld door het php-script wanneer dezewordt uitgevoerd. De eindgebruiker ziet dus een pagina voor zich die er uit ziet zoals het sjabloon,alleen dan met echte gegevens in plaats van de variabelen tussen {} haakjes.

De variabelen komen in een "loop" te staan die herhaald wordt. Dit is nodig omdat er meerdereboeken in de database staan, deze moeten immers allemaal getoond worden. De variabelen wordendus neergezet tot er geen boeken meer getoond hoeven te worden.

De sjablonen zijn te vinden onder de map Templates. Hier staan een aantal mappen, deze mappenkomen overeen met een stijl. Om de templates van een stijl te wijzigen, klikt u op een map om dezete openen. Vervolgens zie u een aantal html bestanden:

Elke directory komt overeen met een stijl. Wanneer een directory wordt toegevoegd, zal de stijl ookdirect beschikbaar komen in het systeem. In elke directory staan een aantal html bestanden:

index.php.htm - hoofdpagina waarop de fondsgroepen getoond wordenfonds.php.htm - pagina waarop boeken getoond worden binnen de gekozen

fondsgroep

Voor het aanmaken van een nieuwe stijl kunt u een oude stijl(directory) kopieren en dan vervolgensde gewenste wijzigingen maken. De stijl is dan direct beschikbaar in het script.

6.4.8.3.1 index.php.htm

Dit is de hoofdpagina, hierop kiest de gebruiker de fondsgroep. Een lijst van fondsgroepen moet hierdus getoond worden.

De variabelen die op dit sjabloon voor kunnen komen zijn:

{FondsOms} - De naam van de fondsgroep{FondsID} - Het ID van de fondsgroep, nodig voor het maken van een URL naar de volgendepagina

Deze variabelen zullen in principe altijd gelijk zijn, omdat de enige optie de lijst van fondslijsten is dievia het ID naar de volgende pagina verwijst.

Een voorbeeld van het sjabloon (in html-code):

Projectbeheer


113

Zoals in het voorbeeld hierboven te zien moeten de gebruikte variabelen (dus {FondsID} en{FondsOms}) tussen de <LOOP NAME="fondsen"></LOOP NAME="fondsen"> tags gezet worden.De <TR></TR> is de regel die steeds herhaald wordt.

De link die naar het volgende bestand wijst is <a href="fonds.php?FondsID={FondsID}">{FondsOms}</a>. Deze moet er altijd zo uitzien om de juisteboekenlijst op te kunnen roepen in het volgende scherm.

6.4.8.3.2 fonds.php.htm

Dit is de 2e pagina, hier ziet de gebruiker de lijst van boeken binnen een fondsgroep. Een lijst vanboeken moet hier dus getoond worden. De variabelen die op dit sjabloon voor kunnen komen zijn:

{Jaar} - Jaar van verschijnen{Verschijningsdatum} - Datum van verschijnen{Oplage} - Oplage{Isbn} - ISBN{Ean} - EAN{VerschijningsvormOms} - Verschijningsvorm (paperback/gebonden/enz..){Titel} - Titel{TitelVoorvoegsel} - Voorvoegsel v/d titel (bijv. De of Een){SubTitel} - Subtitel{Auteur} - Auteur{OrgTitel} - Orginele titel{OrgAuteur} - Orginele auteur

Een voorbeeld van het sjabloon (in html-code):




Zoals in het voorbeeld hierboven te zien moeten de gebruikte variabelen tussen de <LOOPNAME="fondsen"></LOOP NAME="fondsen"> tags gezet worden. De <TR></TR> is de regel diesteeds herhaald wordt.

6.5 Projecten selecteren

Middels een uitgebreid selectiesysteem kunt u op diverse manieren projecten, uitgaven of drukkenselecteren ten behoeve van het uitvoeren van lijsten of specifieke wijzigingsfuncties.

Klik in het Hoofdmenu via Projecten op Projecten selecteren

Het algemene projectselectievenster wordt geopend. Deze staat hieronder weergegeven:

Projectbeheer


115

In het midden ziet u een lijst met projecten, uitgaven of drukken (we zullen verder voor het gemakover het algemeen de term projecten gebruiken om te verwijzen naar projecten, uitgaven ofdrukken) die al dan niet geselecteerd kunnen zijn. Dit noemen we de projectselectiebuffer. In dekolom Sel. ziet u vinkjes staan. Alle aangevinkte projecten zijn geselecteerd en zullen wordenmeegenomen in een bewerkingsactie of overzicht. Alle andere projecten zijn niet geselecteerd enworden dus genegeerd bij deze acties of overzichten.

Verder ziet u bovenaan het scherm een aantal knoppen:

Opnieuw starten: Een knop om een nieuwe selectie te maken en dus de huidige buffer te wissen.Niveau: U kunt uw selectie op drie niveau's uitvoeren: project, uitgave en druk. Elk van deniveau's van de projecthierarchie heeft specifieke mogelijkheden voor overzichten enbewerkingsacties. Bepaal dus vooraf goed adhv de actie die u wilt uitvoeren op welk niveau uuw selectie wilt gaan starten.Alles toevoegen: Voegt in één keer alle projecten, uitgaven of drukken toe.

Een gedetailleerde uitleg van de diverse mogelijkheden voor projectselectie volgt hieronder.

Onder de projectenlijst staan knoppen waarmee de projecten in de buffer kunnen wordengeselecteerd of gedeselecteerd.

Per niveau zijn er lijsten gedefinieerd. Op dit moment zijn er de volgende lijsten aangevraagd engemaakt voor het drukniveau:

Onderhanden werk totaallijst (uit buffer)Onderhanden werk detaillijst (uit buffer)Drukplanning

U kunt de zichtbare velden van de projectselectiebuffer direct exporteren naar Excel met de knop Buffer exporteren:




Aan de rechtkant van het scherm kunt u acties uitvoeren op de huidige selectie:Huidige selectie - Selectie verwijderen : Verwijderen alle projecten die op geselecteerd staanHuidige selectie - Niet-selectie verwijderen : Verwijderen alle projecten die niet zijn geselecteerdOp basis van excelbestand - Aan selectie toevoegen : Als u kolommen met ISBN en/of Druknrheeft in een excelsheet dan kunt u snel projecten selecterenOp basis van excelbestand - Uit selectie verwijderen : Als u kolommen met ISBN en/of Druknrheeft in een excelsheet dan kunt u snel geselecteerde projecten deselecteren.

U kunt op de bestaande selectie nog extra filters leggen zodat er een verfijning kan plaatsvinden opde huidige selectie mbv het veld en de knoppen bij:

Filter uitvoeren?

Als u uw selectie nog specifieker wilt uitvoeren dan kan dat middels het filtersysteem:

U kunt dan een keuze maken uit de beschikbare velden middels de zoekvensterknop.

In het veld Conditie zoekt u het veld waarop u wilt filteren.

Kies vervolgens wat voor vergelijking u wilt maken. U kunt de volgende vergelijkingenmaken:

Gelijk aanOngelijk aanGroter danGroter of gelijk aanKleiner danKleiner of gelijk aanTussenNiet tussen

Maak vervolgens een keuze uit de lijst of lijsten (bij tussen, niet tussen) of vul zelfhandmatig een waarde in. Een lege of soms NULL waarde kunt u bereiken door deknop NULL (geen toegekende waarde) te gebruiken.

Als u klaar bent klikt u op Verder. Eventueel voert u nogmaals de zoekvensterknop uitwaardoor later bij het filteren een EN (AND) vergelijking wordt gemaakt op de buffer.

Projectbeheer


117

Uw selectie kan uit een combinatie van filters bestaan die tegelijk moeten voldoen. Als umeerdere velden na elkaar selecteert komt daarvoor het woord AND er tussen te staan. Dezezorgt ervoor dat aan alle condities tegelijk voldaan moet worden. U kunt dit ook forceren doorgewoon de filters na elkaar uit te voeren.Wilt u dat aan één van meerdere condities moet worden voldaan (één is dus voldoende), dankunt u het woord AND vervangen door OR.

Om het uiteindelijke filter uit te voeren klikt u op de knop met het rode uitroepteken. Hetresultaat wordt zichtbaar dmv de overblijvende aangevinkte selectie.

Let er bij het filteren op dat u begint met een selectie en dat die gaandeweg minder wordtbij het filteren. U selecteert dus nooit méér projecten erbij door het filteren!

U kunt diverse bewerkingsacties uitvoeren op selectie. U dient echter wel van te voren te weten op welkniveau u uw selectie uitvoert, omdat de bewerkingsacties ook op deze niveau's zijn ingesteld.

U kunt de volgende bewerkingsacties uitvoeren:

Uitgave - In te selecteren genre indelenHiermee wordt bij uitvoeren om een genre gevraagd waarna alle geselecteerde uitgaven in

dit genre worden ingedeeld.Uitgave - In aangeleverd fonds indelen

Hiermee worden de uit Excel geimporteerde uitgaven die in dat bestand tevens zijn voorzienvan een nieuwe fondscode automatisch aan deze fondscode toegewezen. Fouten wordengemeld in een foutverslag.Uitgave - In te selecteren fonds indelen

Hiermee wordt bij uitvoeren om een fonds gevraagd waarna alle geselecteerde uitgaven indit fonds worden ingedeeld.




Tot slot is de knop Uitvoeren op dit moment nog niet van toepassing, omdat hier (nog) geenfunctionaliteit voor is gevraagd.

Let op dat u Auto select aangevinkt hebt staan als u wilt dat bij het toevoegen van projectendeze automatisch geselecteerd moeten staan om bepaalde acties direct uit te kunnen voeren.

6.6 Werkinstructie project

In de volgende paragrafen vindt u een mogelijke werkinstructie om een project tot aan de druk in tevoeren.

6.6.1 Het invoeren van een nieuw project: schematisch

6.6.2 Project toevoegen

Om uw titel in PAC in te voeren dient u eerst een nieuw project aan te maken. Dit doet u als volgt:

Klik op de knop projectbeheer. U ziet nu een lijst met de al aanwezige projecten in PAC.Onderaan staan een drietal knoppen.

Klik op Nieuw. Een venster verschijnt waarin u een zoekcode en een titel dient in te vullen.

Klik op de knop Toevoegen.

Indien is ingesteld dat u bij ieder project bepaalde rollen moet invullen, dan verschijnt nu eenscherm waarin u medewerkers aan bepaalde rollen kan toekennen. Dit scherm ziet er alsvolgt uit:

Projectbeheer


119

Als u klikt in de kolom Relatie verschijnt een zoekpictogram. U kunt nu snel een relatie toevoegenals rol binnen het project.








Klik op voltooien.


Als u hierna op voltooien klikt wordt het projectscherm getoond van uw nieuwe project. Alsu alleen de gegevens van een relatie wilt bekijken zult u ook dit scherm zien. U kunt nuoverige informatie over uw project invullen.

6.6.3 Project wijzigen

Het projectscherm opent u door op projectbeheer te klikken in het hoofdmenu.

Projectbeheer


121

Het bovenste deel weerspiegelt de projectdetails. Hieronder ziet u de Projecthiërarchie. Hierin staanlinks de uitgaven opgesomd. Het rechter venster geeft de ingevoerde druk(ken) van de geselecteerdeuitgave weer. Om de drukken te zien van een andere uitgave, dient u deze uitgave eerst teselecteren. Naast deze vlakken staan diverse knoppen. Deze knoppen hebben betrekking op deuitgave of de druk om diverse acties uit te kunnen voeren.

U kunt in het projectscherm de volgende zaken wijzigen:

Klik op Titel om de titel te wijzigen.

Klik op Subtitel om een eventuele subtitel bij het project in te vullen

Klik op Voorkeursfonds om het standaard fonds bij het toevoegen van uitgaven bij dit projectautomatisch te laten invullen

Indien het om een vertaling gaat dan kunt u ook de titel en uitgever of agent van hetoriginele product invoeren

Voor de koppeling met een administratief systeem kunt u een verkorte Administratieve titel

invullen. Dit veld wordt automatisch gevuld (en afgebroken) uit de titel.

Klik op Auteur(s) om de diverse auteurs aan het project te koppelen. Als u hierop klikt ziet uhet volgende scherm:




Met de knop toevoegen komt u nu in een zoekscherm met relaties. Hierin kunt u debijbehorende auteur opzoeken. Als de auteur nog niet bestaat kunt u deze in dit zoekschermvia de knop Nieuw direct toevoegen. Dit toevoegen kunt u herhalen, als er sprake is vanmeerdere auteurs. Deze auteurs komen dan onder elkaar in het witte vlak in hetbovenstaande scherm te staan. U kunt hieruit weer auteurs verwijderen door de auteur teselecteren en te klikken op de knop Verwijderen. En u kunt de volgorde van de auteurswijzigen door een auteur te selecteren en deze met de knoppen Omhoog / Omlaag teverplaatsen.

Als u tevreden bent met de auteur(s) die u heeft geselecteerd dan klikt u op Sluiten. DeAuteurs zijn nu aan het project toegevoegd.

Verder ziet u een aantal tabbladen. Voor het projectbeheer is met name het tabblad rollen nog vanbelang. In het tabblad Rollen kan worden aangegeven welke medewerkers meewerken aan hetproject. Mogelijk staan hier al enkele rollen ingevuld, als u deze heeft opgegeven bij het toevoegenvan het project. Allerlei rollen zoals Uitgever, Projectleider, Marketeer, Redacteur enProductiebegeleider kunnen hieralsnog worden toegevoegd. Welke relaties in de lijst worden getoondhangt af van de relatiecategorieën waarin zij zijn ingedeeld. Als een relatie die u wilt toekennenontbreekt, doe dan navraag bij uw functioneel of applicatiebeheerder.

6.6.4 Uitgave toevoegen

Als u tevreden bent met de projectgegevens, dan kunt u verder gaan door een uitgave toe te voegenaan het project. Een uitgave staat gelijk aan één ISBN.

Projectbeheer


123

U kunt een nieuwe uitgave toevoegen bij een project door:

De knop 1 Toevoegen in Projectbeheer aan te klikken (U kunt ook Toevoegen in Uitgavebeheer ofde knop Nieuw in Zoeken uitgave gebruiken).

Er wordt nu een venster geopend. Hier kunt u een aantal gegevens opgeven.

Selecteer een verschijningsvorm

Vervolgens een Fonds.

En daarna het NUR.

Optioneel zoekt u het Royaltycontractscenario t.b.v. de calculatie. Dit hoeft u alleen te doen alsvanuit de Productie afdeling is aangegeven dat dit gewenst is.

Klik daarna op de knop Toevoegen. Uw uitgave is nu toegevoegd.

6.6.5 Uitgave wijzigen

U kunt ook informatie over de uitgave wijzigen. U kunt deze inzien door a. in het projectbeheer

scherm, naast de uitgaven op 2. wijzigen te drukken of b. door op uitgavebeheer te klikken in hethoofdmenu. U krijgt dan het volgende scherm te zien:

In uitgavebeheer ziet u verschillende velden. De velden zult u allemaal hebben ingevuld door hetinvullen van de wizard. U kunt de gegevens wijzigen door de teksten aan te passen of op hetzoekpictogram te klikken naast elk van de velden en een andere selectie te maken.

Erg belangrijk bij de uitgave is het toekennen van het ISBN. Wie het ISBN toekent verschilt peruitgeverij. Controleer eerst of dit een taak is die u uit mag voeren.

U kunt het ISBN toekennen of invullen. U kunt een ISBN toewijzen door een geldig ISBN in te vullenof door de knop die hierachter staat te gebruiken. Op deze laatste manier wordt automatisch eenISBN toegewezen, indien hiervoor ISBN Ranges zijn aangemaakt.




Klik op de knop naast het veld ISBN

Indien nu slechts één traject is gedefinieerd dan wordt direct een vrij ISBN ingevuld, anderswordt u gevraagd uit welk traject u een ISBN wilt kiezen:

Klik op de range die u wilt gebruiken en klik op Selecteren

Verder ziet u zeven tabbladen met hierin diverse gegevens. Welke gegevens u moet invullen isafhankelijk van de afspraken binnen u uitgeverij. U kunt informatie over al deze tabbladen vinden inde Gebruikershandleiding van PAC.

6.6.6 Druk toevoegen

Nadat u een uitgave heeft toegevoegd kunt u hieraan een druk toevoegen. Het toevoegen van eendruk is meer dan het toevoegen van de drukgegevens (kenmerken etc.) alleen. Aan een druk zijn(afhankelijk van de modules waarover uw uitgeverij beschikt) een Calculatie en een Planninggekoppeld. Deze calculatie en Planning worden tegelijkertijd met de druk aangemaakt.

Als u bij iedere uitgave steeds opnieuw de gegevens over de Druk, Calculatie en Planning opnieuwmoest invullen, dan kostte dat erg veel werk. Daarom maakt PAC gebruik van zogenaamdescenario's. Een scenario vult alvast een aantal gegevens in, voor zover dit automatisch kan. Zo kanbij een calculatiescenario worden opgegeven welke calculatiecomponenten (vertaalkosten per woord,aantal pagina's etc.) van toepassing zijn. In sommige gevallen kunnen al default waarden wordenopgegeven (bij vertaalkosten per woord bijvoorbeeld). U hoeft alleen nog maar de gegevens in tevullen die uniek zijn voor deze druk. Dit scheelt u dus veel werk.

U kunt in PAC gebruik maken van verschillende van deze scenario's. De calculatiecomponenten die ugebruikt voor een paperback kunnen verschillen van die voor een Pocket. Of die van een vertaaldboek kunnen verschillen van die van een Nederlandse titel. Nadat u bent terug gekeerd naar hetProjectbeheer en de knop 5 Toevoegen aan heeft geklikt (of de knop Toevoegen in Drukbeheer of deknop Nieuw in Zoeken druk) ziet u het volgende scherm:

Projectbeheer


125

Hier kunt u kiezen wat voor type scenario u wilt gebruiken. Als niet direct duidelijk is welk scenario unu moet gebruiken, vraag dit dan na bij u functioneel beheerder. Als u het scenario hebtgeselecteerd, klik dan op toevoegen.

Er wordt nu een venster geopend. Hier kunt u een aantal gegevens opgeven.

Vul het veld Druk in. Dit is standaard ingevuld met het hoogste druknummer binnen deuitgave verhoogd met één.

U kunt vervolgens een toevoeging invullen in het veld Extra. Dit kan zijn voor een bijdruk methetzelfde druknummer. Let op dat dit wellicht problemen kan opleveren met diverseadministratie systemen. Deze zullen misschien slechts kunnen registreren tot het drukniveau.

Selecteer daarna het verplichte veld Druksoort. Dit staat standaard ingevuld op 'Eerste druk'bij druk 1, en 'Ongewijzigde herdruk' bij drukken hoger dan 1.

Klik daarna op de knop Toevoegen. Uw druk is nu toegevoegd.

6.6.7 Druk wijzigen

U kunt ook informatie over de druk wijzigen. U kunt deze inzien door a. in het projectbeheer scherm,naast de drukken op 6. wijzigen te drukken of b. door op drukbeheer te klikken in het hoofdmenu.




In drukbeheer ziet u verschillende velden. De velden zullen deels al zijn ingevuld door het invullenvan de wizard. U kunt gegevens toevoegen of wijzigen door de teksten aan te passen of op hetzoekpictogram te klikken naast elk van de velden en een andere selectie te maken. Welke gegevensu moet invullen is afhankelijk van de afspraken binnen u uitgeverij. U kunt informatie over al dezetabbladen vinden in de Gebruikershandleiding van PAC.

6.6.8 OPTIONEEL: Projectwizard

Bij een bepaalde uitgeverij verloopt het aanmaken van een nieuw project via een wizard. Om dan uwproject aan te maken doet u het volgende:

Klik op de knop Projectbeheer. U krijgt nu een overzicht van alle bestaande projecten. Als ueen project wilt inzien kunt u deze selecteren en openen.

Als u een nieuw project wilt aanmaken klikt u op nieuw.

Nu wordt de projectwizard opgestart.

De projectwizard bestaat in dit geval uit twee tabbladen: Titel en basisscenario’s. U kuntwisselen tussen deze tabbladen door op de tab te klikken of op de knop volgende/vorigeonderaan de wizard.

In deze projectwizard zijn velden opgenomen die belangrijk zijn voor het aanmaken van eenproject. Alle velden waarvan de naam in blauwe tekst is gemarkeerd zijn verplicht. Deoverige velden kunt u leeg laten. PAC zal een waarschuwing geven op het moment dat eenveld niet (correct) is ingevuld. De velden die u in kunt vullen zijn de volgende:In het tabblad Titel:

o Auteur: Hier kunt u de auteur van het project aangeven. Dit doet u door een relatie

te selecteren uit het drop down menu. In dit drop down menu worden alleen derelaties aangegeven met relatiecategorie Auteur (zie uitleg over Relatiebeheer in hetvorige hoofdstuk). U kunt ook in PAC een nieuwe relatie aanmaken door op hetknopje naast Auteur te klikken. U kunt meerdere auteurs definiëren (in de wizard tot3 auteurs). Als u een eerste auteur hebt geselecteerd verschijnt automatisch eennieuwe regel waarop u een tweede auteur kunt opgeven.

Projectbeheer


127

o Titel: Hier kunt u de titel van uw project opgeven.

o Subtitel: Hier kunt u (optioneel) de subtitel van uw project opgeven.

o Fonds: Geef hier aan in welk fonds uw titel moet worden ingedeeld. Aan sommige

fondsen is een leeftijdsgroep gekoppeld (Lees hierover meer in het hoofdstukalgemene instellingen).

o Fondsgroep: Het veld fondsgroep wordt automatisch ingesteld op basis van de keuze

bij het veld fonds.

o ISBN: op basis van het gekozen fonds wordt hier automatisch een ISBN gegeven uit

de ISBN range die geldt voor dit Fonds. U kunt dit ISBN wijzigen

o NUR: Hier kunt u het NUR aangeven.

o Oplage: U kunt hier de oplage opgeven.

o Formaat: U kunt het formaat hier selecteren uit een lijst met formaten. Als het

formaat dat u zoekt niet in de lijst voorkomt kunt u kiezen voor Afwijkend formaat.Als u hiervoor kiest krijgt u een extra veld ‘notities formaat’ waarin u uw afwijkendeformaat kunt opgeven.

o Aanbieding: Hier selecteert u de aanbieding waarin uw titel moet worden

opgenomen. Een aantal aanbiedingen is aangegeven als herdruk aanbieding (leeshierover meer in het hoofdstuk algemene instellingen). Als u een titel aan dezeaanbieding toevoegt zal de druk niet worden gezien als eerste druk (wat standaardgebeurd) maar als herdruk. Deze functie is aanwezig voor de overgangsperiode,waarin oude gegevens in PAC dienen te worden ingevoerd, maar niet direct viaaanbieding hoeven te worden verstuurd naar een boekenhuis.

o Fondsredacteur/uitgever: Hier kunt u uw fondsredacteur/uitgever selecteren uit een

lijst. In deze lijst worden alleen de relaties getoond aan wie de relatiecategorieuitgever of fondsredacteur is toegewezen.

o Co-editie: Hier kunt u aangeven of een om een co-editie gaat of niet.

o Verschijningsjaar en verschijningsdatum: U kunt het verschijningsjaar en de maand

hier opgeven. Op basis hiervan wordt automatisch de verschijningsdatumgegenereerd.

o Depotnr.: Dit veld wordt automatisch gegenereerd.

o Aantal blz.: Hier kunt u het aantal bladzijden opgeven.

o Vorm: U kunt de verschijningsvorm selecteren uit een lijst.

o Verkoopprijs: Hier geeft u de verkoopprijs op.

In het tabblad Basisscenario’s

o Fiatscenario: Dit veld is standaard gevuld en kunt u niet aanpassen.

o Calculatiescenario: Hier kunt u het calculatiescenario selecteren dat voor dit

project moet worden gebruikt (lees hierover meer in het hoofdstuk scenario’s -calculatiescenario).

o Kenmerkscenario: Hier kunt u het kenmerkscenario selecteren dat voor dit

project moet worden gebruikt (lees hierover meer in het hoofdstuk scenario’s –kenmerkscenario).

o Planningscenario: Hier kunt u het planningscenario selecteren dat voor dit project

moet worden gebruikt (lees hierover meer in het hoofdstuk scenario’s –planningscenario).

o PMC: Dit veld is standaard gevuld en kunt u niet aanpassen.

Als u alle velden hebt ingevoerd drukt u op de knop uitvoeren. Uw nieuwe project is nuaangemaakt. U wordt meteen naar het projectscherm geopend waarin uw nieuwe projectstaat, met hierin de gegevens die u heeft ingevuld.

U kunt er nu voor kiezen om gegevens toe te voegen of te wijzigen. U kunt dit ook op eenlater tijdstip doen door in het hoofdmenu op de knop projectbeheer te klikken en dan in hetzoekscherm uw project te selecteren en te openen.

Elke uitgeverij kan een eigen versie van een projectwizard laten bouwen waarmee het




geheel op uw situatie op maat wordt gerealiseerd.

Deel

VII




7 Uitgavebeheer

7.1 Inleiding

Met de uitgave wordt bedoeld de verschijningsvorm of uitvoering waarin het project (product) gaatverschijnen. Dit is het niveau waarop het ISBN wordt vastgelegd, als ook het fonds waarin het dientte verschijnen en de NUR waarin het wordt ingedeeld. Tevens wordt op dit niveau de voorraadgeregistreerd en worden de in nota's (backorders) getoond. Het is de kapstop van de drukken, maardan wel de ongewijzigde herdrukken of bijdrukken. Op het moment dat een grote redactionelewijziging plaatsvindt of dat een omslag wordt gewijzigd dan wordt vaak een nieuwe uitgave gemaaktmet een apart ISBN.

Het toekennen van het ISBN (EAN-13) wordt sterk vereenvoudigd door het gebruik van ISBN-trajecten. Dit kunnen er meerdere per fonds zijn waarvan één het voorkeursfonds is. Het eersteongebruikte ISBN uit de range wordt geselecteerd en toegekend aan de uitgave.

Tijdens het invoeren van orders wordt ook gebruik gemaakt van de uitgave. De meeste leveranciers,zoals het Centraal Boekhuis en Libridis, werken met het ISBN als unieke code voor klantbestellingen.Ook leveren zij voorraadinformatie en in nota standen op ISBN niveau. (In de praktijk wordt de drukdaarvoor weinig gebruikt ivm praktische bezwaren mbt toerekening retourenstroom, e.d. In de PACVoorraadmodule kan dit echter heel goed worden toegerekend met de juiste kostprijzen!)

7.2 Uitgave zoeken

U kunt uitgaven zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu

Klik op Uitgavebeheer

maar ook vanuit het Projectbeheer in het tabblad Projecthiërarchie

Klik op 2 Wijzigen

Het zoekvenster Zoeken Uitgave wordt geopend.

U zoekt de uitgave met de titel De lachende big. Zie het onderstaande venster.

Uitgavebeheer


131

U start met typen van lach in het veld Titel. U ziet twee regels met verschillende ISBN's.

U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de uitgave selecteren die u wilt tonen en kiest voor Open. Indien u een nieuwe uitgave wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.

7.3 Uitgave toevoegen

U kunt een nieuwe uitgave toevoegen bij een project door te kiezen voor:

de knop Toevoegen in Uitgavebeheer of

de knop Nieuw in Zoeken uitgave of

de knop 1 Toevoegen in Projectbeheer

Daarna zal het volgende venster worden weergegeven:




Voor het toevoegen vanuit het projectbeheer geldt: Als u in uw gebruikersinstellingen hebtaangegeven dat u een kopie van de geselecteerde uitgave wilt maken, dan krijgt u bovenstaandscherm niet te zien. ga dan gelijk door naar uitgave wijzigen .

Zoek de titel (het project) waar u de uitgave wilt onderbrengen. Dit is reeds gevuld indien utoevoegen heeft gekozen vanuit het projectbeheer.

U kunt hier ook direct de uitgavetitel invullen, als u hiervan gebruik maakt.

Zoek daarna het verplichte veld Verschijningsvorm.

Vervolgens het verplichte veld Fonds.

Zoek daarna het verplichte veld Genre.

En daarna het verplichte veld NUR.

Optioneel zoekt u het Royaltycontractscenario tbv de calculatie


Als u geen rollen op uitgaveniveau hebt geplaatst, wordt nu uw uitgave toegevoegd. Als u wel rollenop uitgaveniveau hebt geplaatst krijgt u vervolgens een scherm waar u rollen kunt koppelen aan deuitgave.

522

134

Uitgavebeheer


133

Als u in de stamgegevens hebt aangeven dat bepaalde rollen verplicht zijn, dan zijn dezeweergegeven in dit scherm (in bovenstaand scherm zijn bijvoorbeeld redacteur en productieverplicht). Als u klikt in de kolom Relatie verschijnt een zoekpictogram. U kunt nu snel een relatietoevoegen als rol binnen de uitgave.








Klik op voltooien.


Als u hierna op voltooien klikt wordt het uitgavescherm getoond van uw nieuwe uitgave.

7.4 Uitgave wijzigen

Indien u heeft gekozen voor openen of wijzigen van de uitgave dan komt u in het onderhoudsvenstervan de uitgave. Hiermee bent u in staat de uitgave in te zien of aan te vullen met nieuwe gegevens,zoals diverse notitievelden en het ISBN en de indelingen te wijzigen (zoals eerder genoemd kunt u ditbereiken vanuit het projectvenster met de knop 2 Wijzigen of door dubbelklikken van de uitgave ofvanuit het hoofdmenu). Hieronder volgt het uitgavevenster:

Uitgavebeheer


135

Na het toevoegen van de uitgave zijn de verplichte velden (fonds, NUR, verschijningsvorm) reedsingevuld. Deze kunt u uiteraard wijzigen met behulp van de diverse knoppen. U kunt hier ook een uitgavetitel opgeven.

U kunt het ISBN toekennen of invullen. U kunt een ISBN toewijzen door een geldig ISBN in te vullenof door de knop die hierachter staat te gebruiken. Op deze laatste manier wordt automatisch eenISBN toegewezen, indien hiervoor ISBN Ranges zijn aangemaakt bij de stamgegevens.

Klik op de knop naast het veld ISBN

Indien nu slechts één traject is gedefinieerd dan wordt direct een vrij ISBN ingevuld, anderswordt u gevraagd uit welk traject u een ISBN wilt kiezen:

587




Klik op de range die u wilt gebruiken en klik op Selecteren

Indien de range vol is (hiervan krijgt u een melding) kunt u deze het beste verwijderen uit de stamgegevens .

In PAC wordt onderscheid gemaakt tussen het ISBN en het ISSN. De keuze is afhankelijkvan de verschijningsvorm (zie stamgegevens ). Indien u een verschijningsvorm hebtgekozen met een ISSN, zal het label dit ook aangeven. Dit geldt echter alleen voor het labelin het uitgavebeheer. In rapportages blijft dit veld met met het normale ISBN kopjeaangeduid worden.

ISBN Toevoeging: Voor onder meer tijdschriften en losbladigen die periodiek worden vaakonder hetzelfde nummer (ISBN of ISSN) meerdere uitgaven gemaakt. Voorheen moest mendaarvoor het ISBN veld misbruiken door ook een jaartal of andere codering toe te voegenwaardoor ook de ISBN controle niet meer kon plaatsvinden of tenminste altijd eenfoutmelding opleverde. Dit is opgelost door bij de bewuste verschijningsvormen aan tegeven of er een extra veld (Toevoeging, zoals ook in drukbeheer) kan worden ingevuld (zie stamgegevens ). Deze wordt dan in uitgavebeheer zichtbaar in die gevallen.

Hieronder kunt u de volgende tabbladen tegenkomen (op basis van uw rechten). RollenTekstenVerkoopAanbieding en referentietitelsIn NotaCBPersAdministratieLeveranciersopdrachtRoyaltyTekst(bestand)enMediabestandenDocumentenTrefwoordenConversie (Het tabblad conversie wordt gebruikt als u eerder met oudere systemen werkte

587

588

588

137

138

138

140

141

143

143

143

144

144

147

148

148

148

Uitgavebeheer


137

wij voor u een conversie hebben uitgevoerd naar PAC. Sommige gegevens die u mee wildenemen uit uw oude systeem kunt u mogelijk niet direct kwijt in PAC. Deze kunnen danworden opgenomen in het tabblad conversie.)Indelingen (op dit moment kan daar een tweede NUR worden ingevoerd)

Tevens kunt u een royaltycontract voor calculaties invoeren.

7.4.1 Relatierollen

U kunt aan een uitgave relatierollen toekennen in het tabblad rollen. Dit tabblad is alleen zichtbaar ophet moment dat er onder het rollenbeheer in de stamgegevens is aangegeven dat er rollen zijn opuitgaveniveau.

Hier ziet u de rollen die op dit moment gekoppeld zijn. Met de knop toevoegen kunt u nog meerrollen toevoegen aan de uitgave, of u kunt deze rollen verwijderen. U kunt hierbij kiezen uit derelatierollen die zijn opgegeven in de stamgegevens. In de stamgegevens zijn deze rollen gekoppeldaan een bepaalde relatiecategorie en op basis hiervan wordt een lijst met mogelijke relatiesweergegeven.


In deze keuzelijst kunt u kiezen of u de relatie zelf wil koppelen, of het verband dat de relatie heeftwilt koppelen. Bijvoorbeeld, stel dat er enkel contact is met een auteur via een agent. Dan zult u het

149

516




verband van de auteur met zijn agent willen koppelen aan het project. Op deze wijze worden niet deprivé gegevens van de auteur overgenomen, maar de gegevens die zijn opgegeven op hetrelatieverband.

Op het moment dat u via een rol gekoppeld bent aan een bepaald project/uitgave/druk wordt dezeproject/uitgave/druk weergegeven in uw cockpit .

7.4.2 Extra titels

Indien u extra titeltypes heeft opgegeven op uitgaveniveau, dan verschijnt het tabblad Extra titels.

Selecteer het type titel dat u wilt invoeren.

Voer de titel in (eventueel met voorvoegsel)

Geef indien ge wenst een bijbehorende subtitel op.

7.4.3 Teksten

In het tabblad Teksten kunt u uw aanbiedingstekst, flaptekst en eventuele overige notities kwijt.

7.4.4 Verkoop

In het tabblad verkoop zijn vele verkoopgegevens verzameld.

Aan de linkerkant van het scherm ziet u de volgende velden:

Voorraad artikel: dit is een nieuwe functie ten behoeve van de nieuwe module voorraadbeheer.Deze functie wordt later actief.Verkoop artikel: dit is een nieuwe functie ten behoeve van de nieuwe module voorraadbeheer.Deze functie wordt later actief.Samenstelling: dit is een nieuwe functie ten behoeve van de nieuwe module voorraadbeheer.Deze functie wordt later actief.Vervangt uitgave: Hier kan worden aangegeven dat deze uitgave en oudere uitgave vervangt.Orders bij het CB voor deze oudere uitgave worden, als de oude uitgave uitverkocht is,vervangen door orders voor deze nieuwe uitgave. Publicatiestatus: Hier kunt u aangeven wat de publicatiestatus is van deze uitgave. Demogelijke keuzes zijn dezelfde als de publicatiestatussen in PPM. Op het moment dat depublicatiestatus hier actief, aanstaand of ongespecificeerd is, dan kan de uitgave worden gebruikt

19

516

Uitgavebeheer


139

in het orderbeheer. Bij een andere status kan de uitgave niet worden gebruikt om te orderen. Aankondigingsdatum: Hier kan de datum worden ingevoerd waarop de uitgave wordtaangekondigd. Handelsaankondiging: Hier kan de datum worden ingevoerd waarop de uitgave wordtaangekondigd aan klanten.

Onder het kopje opdrachten ziet u verder: Exporteren : De onverwerkte opdrachten uit orderinvoer van een uitgave waarbij exporteren isaangevinkt worden bij het verzenden van orders verzonden naar het CB of Libridis. Als hetvinkje uitstaat worden deze orders geblokkeerd voor export.Tellen : De onverwerkte opdrachten en de in nota's van het CB die in PAC staan worden geteld,ten behoeve van de ordertelling. Als dit vinkje niet staat aangevinkt worden de gegevens in deordertelling behorend bij deze uitgave dus niet bijgewerkt (ook als gegevens hiervoor wel zijngeimporteerd). Druk : Bovenstaande telling geschiedt voor het druknr dat hier is opgegeven. In de loop vande tijd zal het druknr van een nieuwere druk worden ingevoerd als de uitgave opnieuw wordtaangeboden. Zo kan de historische telling op de oude druk intact blijven.

Toelichtingen of aanwijzingen over de uitgave voor de verkoop kunt u in het notitieveld Verkoopnotities kwijt.

7.4.4.1 Voorraad

Onder het kopje voorraad kunt u zien wat de huidige voorraadstand is van een titel bij verschillendemagazijnen.

Zo kan bij tekorten in het ene magazijn een voorraadverplaatsing worden uitgevoerd of eenmogelijke herdruk worden gesignaleerd. Indien de uitgave nog niet is verschenen wordt een totaalvan de in nota stand getoond. De twee datums gewijzigd geven aan wanneer een import dit gegevenhet laatst heeft bijgewerkt. Zo kunt u, als u Libridisgegevens bijvoorbeeld wekelijks importeerd, aanhet eind van de week weten dat dit gegeven niet meer actueel is.

Als u beschikt over de module herdruksignalering zijn ook de kolommen Minimum en Status actief. Bijminimum kunt u de minimum voorraad aangeven die u graag wilt zien bij een magazijn. Alsstandaard wordt hier de waarde ingevuld die u heeft opgegeven bij stamgegevens - MagazijnenAls de voorraad daalt onder dit minimum, dan kan PAC dit aan u melden (als u bij status MELD hebtgeselecteerd). De uitgave wordt dan weergegeven bij Cockpit - Potentiele Herdrukken .

7.4.4.2 Verkoopprijs

Het verloop van de verkoopprijs vindt u in het onderste deel van het venster. U kunt hierin de prijzen

wijzigen of prijswijzigingen verwijderen. U heeft hiervoor de module PAC Verkoopprijs nodig.

Stel u wilt de verkoopprijs per 1 april 2007 verlagen naar € 6,00

412

635

21




Druk op de knop Prijs wijzigen om een prijs toe te voegen of te wijzigen. Het volgendevenster verschijnt:

Vul de ingangsdatum van de nieuwe verkoopprijs in

Klik op de knop Toevoegen

U ziet hierboven nu de nieuwe prijs per 1 april 2007 verschijnen. Tevens ziet u in het gele vakjeerboven de actuele prijs. De actuele verkoopprijs wordt gebruikt voor onder meer de orderinvoer.

U kunt een prijs verwijderen door de regel te markeren met de muis en te klikken op de knop Verwijderen.

7.4.5 Aanbieding en referenties

Referentie titels zijn titels waarvan verwacht wordt dat deze ongeveer dezelfde winst op zullenleveren en even goed zullen verkopen als de gekozen titel. Referentie titels kunnen bijvoorbeeldworden gebruikt door vertegenwoordigers, om aan klanten te tonen hoe goed vergelijkbare titelshebben gepresteerd. Dit is in te zien onder het orderbeheer . Onder uitgavebeheer - Aanbieding en

referentietitels kunt u de referentietitels inzien die gekoppeld zijn aan het gekozen ISBN.

291

Uitgavebeheer


141

U kunt hier referenties koppelen aan het gekozen ISBN. Dit doet u als volgt:

Klik onder het blauwe kopje Referentietitels naast ISBN op de zoekknop. U krijgt nu eenoverzicht van alle mogelijke uitgaven en kunt nu kiezen welke u aan dit ISBN wilt koppelen.

Selecteer de gewensde uitgave.

De uitgave wordt nu als referentietitel weergegeven. Bij orderbeheer kunt u vervolgens met de knopreferentietitels de omzetgegevens van de bij de gekozen titel behorende referentietitels inzien.

Omzet op referentietitels kan uit een extern gedefinieerd bestand komen, maar ook uit de interneomzetrapportage.

Let op: referentietitels worden alleen weergegeven bij orderbeheer als omzetgegevens van dezetitel beschikbaar zijn en in combinatie met de module Referentietitels.

Daarnaast kunt u in de linkerhelft van het scherm zien in welke aanbiedingen de uitgave zit. U kuntook direct de uitgave aan een aanbieding toevoegen. Als u klikt op de knop Aan aanbieding toevoegen

dan krijgt u een zoekscherm te zien met alle aanbiedingen. U selecteert nu de aanbieding. Vervolgenswordt deze aanbieding geopend met hierin nu de uitgave die u net heeft toegevoegd. U kunt nu vanuw uitgave nog aangeven op welke plaats in deze lijst de uitgave moet voorkomen. Als u vervolgensop sluiten klikt keert u weer terug naar het scherm uitgavebeheer.

Met batchrun kan het importeren van referentieomzet vanuit de omzetmodule wordengeautomatiseerd (bijvoorbeeld na de importverwerking van CB).

7.4.6 In Nota

De verkoopbinnendienst kan inzicht krijgen in de details van de aanbiedingsorders in het tabblad In

Nota:




Per klant ziet u de aantallen bestelde stuks, de opdrachten regelreferenties, het (CB) RelatieID eneventueel het volledige adres. Dit laatste kan vooral van belang zijn voor het versturen vaninformatie aan de klant. Druk daartoe eerst op de knop Adres tonen.

Met het drop down menu bij tonen kunt u kiezen om alle in nota gegevens te tonen die zijngeimporteerd bij vanuit het CB In Nota bestand. Of u kunt alle onverwerkte opdrachten tonen: dit zijndus de opdrachten die ingevoerd zijn in PAC maar nog niet zijn verzonden naar CB.

U kunt alle regels selecteren door op het blokje te klikken helemaal links bovenin naast determ Klant of door in een willekeurig veld te gaan staan en te drukken op CTRL + A

Druk dan op CTRL + C

Open Excel en een nieuw werkblad en druk op CTRL + V

U kunt nu een samenvoeging met Word maken middels dit Excel werkblad. Hier wordtechter geen standaard ondersteuning op gegeven.

Onderaan ziet u een geel veld. Hierin wordt het totaal aantal aangegeven van de in nota ofonverwerkte opdrachten (afhankelijk van wat u hierboven heeft geselecteerd).

Onderaan dit tabblad vindt u een knop relaties selecteren. Hiermee kunt u van de lijst met klanten diedaarboven staat getoond opnemen in een mailing. Als u klikt op deze knop wordt het volgendescherm getoond:

Hierin kunt u de lijst van relaties nog filteren op Transactie code, Verkoopsoort enopdrachtdatum. Vervolgens klikt u op de knop selecteren.

Nu verschijnt de selectiebuffer, zoals u die ook ziet bij het selecteren van relaties. U kunt nu

Uitgavebeheer


143

nog relaties verwijderen of toevoegen. Dit gebeurd op de standaard wijze zoals beschrevenbij relaties selecteren . Als u klaar bent klikt u op de knop doorgaan.

Nu verschijnt het scherm documentsoort. Kies hier het document dat u wilt aanmaken. Ditkunnen bijvoorbeeld etiketten zijn of begeleidende brieven

Als u een document heeft selecteert dan zal PAC direct de mailing voor u maken.

7.4.7 CB

U kunt de registratiegegevens van het Centraal Boekhuis ook tonen door het tabblad CB te openen:

Alle titel- en uitgavegegevens geregistreerd bij het Centraal Boekhuis kunnen daarmee wordengetoond en gecontroleerd.

7.4.8 Pers

In het tabblad pers vindt u een notitieveld. Hier kunt u de tekst van een persbericht invoeren.

7.4.9 Administratie

Ten behoeve van de koppeling met een administratief systeem zoals Bestmate, Exact of AccountViewis het soms van belang dat er een unieke code bestaat die de gegevens met elkaar koppelt. Dit kanuiteraard het ISBN zijn, maar het komt voor dat dit niet voldoende is of dat de gebruikte code in hetadministratieve systeem korter is dan 13 karakters. De exportcode kan dan in het veld in het tabblad Administratie worden ingevuld:

71




Tevens wordt bijgehouden over alle drukken heen wat de eerste druk was binnen de uitgave. Ditwordt automatisch uitgevoerd obv de eerst ingevulde druk en de verschijningsdatum daarvan. Dezekan bijvoorbeeld worden geëxporteerd naar externe partijen of naar de website.

7.4.10 Leveranciersopdracht

U kunt in PAC automatisch leveranciersopdrachten genereren, als u beschikt over de module PACLeveranciersopdracht.

U kunt in deze leveranciersopdrachten in het sjabloon een notitie meeleveren die genoteerd staat inhet tabblad Leveranciersopdracht.

7.4.11 Royalty

Als u de royaltymodule gebruikt is er naast in het relatiebeheer ook in uitgavebeheer een extratabblad toegevoegd genaamd royalty. Zij kunt u de royalty gegevens die aan een bepaalde relatie zijngekoppeld direct overzien.

Uitgavebeheer


145

In het tabblad royalty zijn vervolgens weer vier tabbladen te vinden:

AlgemeenContractenVoorschottenVoorraadcorrecties

In de volgende paragrafen zullen deze verschillende tabbladen worden besproken.

7.4.11.1 Algemeen

In het controle overzicht Voorraad zonder contracten worden altijd alle titels getoond waar geencontract voor is. Dit zal tot in lengte van dagen blijven gebeuren als er geen contract van komt.Daarom is er op uitgaveniveau in het tabblad Royalty / Algemeen een mogelijkheid om de uitgavehiervan uit te sluiten door het te "negeren" dmv het aanvinken van dit vakje.

7.4.11.2 Contracten

op het tabblad Contracten zijn alle contracten die gekoppeld zijn aan deze uitgave weergegeven, methierbij informatie als de geldigheid, het contracttype en de status.

145

145

146

146




Tevens is dit tabblad te gebruiken als een snelkoppeling om direct in contractbeheer gegevens tewijzigen. Zo wordt met een druk op de knop Contract wijzigen het geselecteerde contract geopend enkunnen hier wijzigingen worden gemaakt. Ook kunt u op eenzelfde wijze een nieuw contract toevoegen

of een contract verwijderen.

7.4.11.3 Voorschotten

Het tabblad voorschotten geeft een overzicht van alle titelvoorschotten die gekoppeld zijn aan dezeuitgave.

7.4.11.4 Voorraadcorrecties

In het tabblad voorraadcorrecties zijn aangegeven van welke perioden er voorraadcorrectiegegevenszijn. Dit tabblad biedt een soort snelkoppeling naar het voorraadcorrectiebeheer. Als u een van devoorraadcorrectiegegevens selecteert en u klikt op de knop Voorraad wijzigen, dan wordt hetvoorraadcorrectiebeheer geopend.

Uitgavebeheer


147

7.4.12 Tekst(bestand)en

In het tabblad Tekst(bestand)en kunt u allerlei type teksten invoeren die betrekking hebben op uwuitgave.

U kunt ervoor kiezen om de tekst direct in te vullen in het veld tekst, of u kunt verwijzen naar eenbestand waar de betreffende tekst in staat door type link en Link in te vullen.

Verder kunt u hier invullen: Een omschrijving van de tekstHet formaat van de tekstde auteur van de tekstHet medium waarvoor de tekst bedoeld isDe publicatie datum van de tekstDe geldigheidsduur van de tekst (als het bijv. een aanbiedingstekst betreft).

Als u veel tekst kwijt wilt in een veld (bijv het tekst veld) dan kunt u in dit veld gaan staan en op F5

klikken. Er wordt nu een groter notitiescherm geopend, waar u rustig lange teksten in kunt tikken.

U kunt de standaard mapinstellingen onder algemene instellingen uitvoeren.503




7.4.13 Mediabestanden

Naast tekstbestanden kunt u ook verwijzingen naar mediabestanden opnemen in PAC. Dit doet u inhet tabblad mediabestanden.

Hier kunt u per mediabestand invullen: Een omschrijving

Het type mediabestand (video, audio etc.)Het formaat van het mediabestandDe resulutie in dpiHet soort link

De link zelf


7.4.14 Documenten

Het tabblad documenten verschijnt als u beschikt over de module docshare voor uitgaven. Leeshierover meer bij Docshare .

7.4.15 Trefwoorden

U kunt bij uw uitgave een aantal trefwoorden opgeven. Deze trefwoorden kunt u halen ut een lijstvan trefwoorden die staat ingevuld bij stamgegeven - trefwoorden .

503

358

586

Uitgavebeheer


149

7.4.16 Uitgave calculatie royaltycontract

Voor het berekenen van de royalties over de verkopen van een product worden contractenvastgelegd. Deze staan op het niveau van de uitgave, omdat dit geldig is voor alle drukken die bij deuitgave worden gemaakt. U gebruikt hiervoor de knop Royaltycontract calc. linksonder in hetuitgavevenster. Hieronder volgt een venster met een calculatie royaltycontract.

In het venster kunt u de staffels invoeren per type contract en verkoopsoort/kanaal. Vaak zal hetvoorkomen dat alleen voor de verkoopsoort boekhandel (+ evt export/België) een staffel wordtgebruikt, maar met dit model kunt u voor alle verkoopsoorten in principe een staffel vastleggen.Naast staffels kunt u ook gewone regels maken met percentages of waarden over alle omzet.

Op dit moment kunt u kiezen uit twee contracttypen in veld Type, te weten auteurscontract envertalerscontract, maar dit is uitbreidbaar. Deze kunnen door elkaar lopen qua treden enpercentages. U hoeft dus niet ingewikkeld tredes en percentages te combineren tot ééngecompliceerde staffel.

U heeft de mogelijkheid om meermalen een Verkoopsoort te kiezen. Dit zijn echter verkoopsoorten dieu in het contract wilt vastleggen en hoeven niet overeen te komen met de werkelijke verkoopsoortenin de calculatie. Op deze manier heeft u de mogelijkheid om alle verkoopsoorten van de calculatie tecombineren tot één verkoopsoort voor de royalty, te weten Alle. Of tot bijvoorbeeld Boekhandel enExport, die eigenlijk bestaat uit de calculatieverkoopsoorten Aanbieding, Naverkoop en Export. Dit isvooral handig voor staffels en het bepalen van de huidige trede.

De Boventrede van een regel bepaalt dat tot en met die afzet een bepaald percentage geldt (vanafeen eventueel vorige trede). Dus in bovenstaande venster wordt bij de eerste vier regel het volgendebedoeld:

de eerste 4000 4%4001 t/m 6000 5%6001 t/m 8000 6%8001 en daarna 7%

Door een onmogelijke afzet als boventrede in te vullen (999.999.999) wordt de laatste regelbeschouwd als 8001 en daarna (hoger).

Op deze wijze (boventrede 999.999.999) kunnen ook de verkoopsoorten worden ingevuld die




geen staffel nodig hebben. Dat betekent bij de vijfde regel:

Voor alle verkopen 3,5%

Voor vertalerscontracten waarover voor de eerste paar duizend vaak geen royalty wordtberekend, kan dit dus met deze systematiek eenvoudig worden opgelost, zie de achtste ennegende regel:

Voor de eerste 10000 0%, geen royaltiesDaarna 2%

Vervolgens heeft u de mogelijkheid om de Berekenwijze te kiezen. Op basis van de gekozenberekenwijze worden de achterliggende velden vrijgegeven. U heeft de mogelijkheid tussen:

Bruto%Excl: Bruto exclusief. De velden royaltypercentage en % vrij van kosten zijn invulbaar. Bruto%Incl: Bruto inclusief. De velden royaltypercentage en % vrij van kosten zijn invulbaar. Netto%Excl: Netto Exclusief. De velden royaltypercentage en % vrij van kosten zijn invulbaar. Netto%Incl: Netto Inclusief. De velden royaltypercentage en % vrij van kosten zijn invulbaar. Prijs/ex: Prijs per exemplaar. Het veld Grsl. prijs is invulbaar.%vPrijs/ex: Een percentage van de prijs per exemplaar. De velden royaltypercentage, % vrijvan kosten en grsl. prijs zijn invulbaar. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt in het geval vaneen speciale clubprijs waarover een vast percentage moet worden afgerekend. %vBE-Kort: Een percentage over bruto excl minus korting. Dit houdt in dat ongeacht de reelekorting aan de boekhandel, uit wordt gegaan van een vaste korting en dat over deze 'fictievenetto excl' wordt afgerekend met een ingesteld royaltypercentage. Dit kan tevens wordenovergenomen uit de Royaltymodule.De velden royaltypercentage, % vrij van kosten en korting% zijn invulbaar. Deze berekenwijze wordt bijvoorbeeld gebruikt in het geval van een vastkortingspercentage dat wordt gehanteerd voor verkopen met de verkoopsoort export.

U kunt vervolgens, al naar gelang de keuze bij Berekenwijze, nog enkele velden invullen:

Er kan een grondslag prijs worden opgegeven. Dit is de prijs die geld als de prijs / ex. Er kan een kortings% worden ingevoerd. Deze wordt gebruikt bij de berekenwijze %vBE-Kort. Het bijbehorende royaltypercentage kan worden opgegeven.

7.5 Uitgave verwijderen

U kunt uitgaven om diverse redenen uit het systeem verwijderen, bijvoorbeeld indien deze foutiefzijn. Het geniet de voorkeur om verouderde uitgaven niet te verwijderen maar te deactiveren metbehulp van de status.

Indien u de uitgave wilt verwijderen:

Klik op de knop Verwijderen om de uitgave te verwijderen. Het volgende bevestigingsvensterwordt dan getoond:

Klik op Ja om de uitgave te verwijderen

Uitgavebeheer


151

U dient bij de uitgave eerst alle drukken te verwijderen voordat u deze actie kuntuitvoeren.

7.6 Uitgave deactiveren

U kunt uitgaven om diverse redenen uit het systeem verwijderen, bijvoorbeeld indien deze foutiefzijn. Het geniet de voorkeur om verouderde uitgaven niet te verwijderen maar te deactiveren metbehulp van de status.

Indien u de uitgave wilt deactiveren:



U hoeft geen drukken te verwijderen om een uitgave te kunnen deactiveren.

169

Deel

VIII

Drukbeheer


153

8 Drukbeheer

8.1 Inleiding

De druk (ook wel artikel, product of incarnatie) representeert de aspecten van het te realiseren (ofgerealiseerde) fysieke eindproduct. De uitgeverij maakt het daadwerkelijke product met een bepaaldeoplage en (kost)prijs. Deze realisatie activiteiten worden veelal uitbesteed aan externe partijen. Deredactie en productieprocessen binnen de uitgeverij spitsen zich vooral toe op de druk. Hetuitgeefproces van idee/manuscript tot aan verkoop, vindt op dit niveau plaats. (Eerder hebben we alvermeld dat het marketing-,pers-, verkoop- en royaltyproces zich op uitgaveniveau afspeelt, omdatde diverse drukken hier minder relevant zijn)

U kunt nu met behulp van een calculatiescenario een conceptcalculatie maken door enkele standaardeigenschappen in te vullen. Hiermee kan het management een uitgeefbeslissing nemen.

Vervolgens kan een detailplanning worden ingevuld vanuit een planningsscenario.

Tevens worden de productkenmerken ingevuld vanuit een kenmerkscenario en aangevuld.

Een eerder gekozen fiatscenario stuurt de juiste workflow van verantwoordingen en go/no gomomenten aan.

De aanbiedingsorders worden geteld op de actieve druk. Deze tellingen worden verricht perklantgroep, zodat u snel een inzicht heeft in de stand ten opzichte van de gestelde targets. Dezefunctie kunt u gebruiken met de module PAC Order .

De geproduceerde artikelen kunt u door de binder laten afleveren op diverse adressen. U kuntmeermalen de afleveraantallen, de relatie, een datum en een toelichting invullen. Werkelijkafgeleverde aantallen kunt u ook handmatig invullen of automatisch laten invullen door devoorraadmodule. De drukker mag vaak 10% onder of boven leveren. Hier kunt u dit controleren.

8.2 Druk zoeken

U kunt drukken zoeken in het venster projectbeheer

Selecteer de uitgave van de gewenste druk in de uitgavelijst.

Vervolgens verschijnen in de druklijst hier rechts van alle drukken die bij deze uitgaven horen.

Selecteer de gezochte druk.

290




Als u zich al in drukbeheer bevindt kunt u ook naar een nieuwe druk zoeken.

Klik op de knop zoeken, links bovenaan de pagina.

Het zoekvenster Zoeken Druk wordt geopend.

U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de druk selecteren die u wilt tonen en kiest voor Open.Indien u een nieuwe druk wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.

8.3 Druk toevoegen

U kunt een nieuwe druk toevoegen bij een uitgave door te kiezen voor:

de knop 5 Toevoegen in Projectbeheer

Dan zal PAC vragen om een optioneel hoofdscenario zodat de scenario's direct kunnen wordeningevuld:

Drukbeheer


155

Na uw keuze van een hoofdscenario en de knop Open of Sluiten zal het venster Toevoegen Druk wordengetoond:




De titel en de uitgave waaraan de druk wordt toegevoegd staan reeds ingevuld.

Vul het veld Druk in. Dit is standaard ingevuld met het hoogste druknummer binnen deuitgave verhoogd met één.

U kunt vervolgens een toevoeging invullen in het veld Extra. Dit kan zijn voor een bijdrukmet hetzelfde druknummer. Let op dat dit wellicht problemen kan opleveren met diverseadministratie systemen. Deze zullen misschien slechts kunnen registreren tot hetdrukniveau.

Selecteer daarna het verplichte veld Druksoort. Dit staat standaard ingevuld op 'Eerste druk'bij druk 1, en 'Ongewijzigde herdruk' bij drukken hoger dan 1.

Zoek daarna het verplichte veld Planningscenario. Dit kan reeds ingevuld zijn als eenhoofdscenario is gekozen.

Daarna het verplichte veld Fiatscenario. Dit kan reeds ingevuld zijn als een hoofdscenario isgekozen.

En vervolgens het verplichte veld Calculatiescenario. Dit kan reeds ingevuld zijn als eenhoofdscenario is gekozen.

Tenslotte het optionele veld Kenmerkscenario. Dit kan reeds ingevuld zijn als eenhoofdscenario is gekozen. Let op: Alleen geldig voor een eerste druk!


Tijdens het toevoegen worden ook de diverse scenario's ingevuld in de planning, deworkflow (fiatrouting), calculatie en de kenmerken. De koppeling met de originele scenario'sblijft alleen bestaan door het opslaan van de links ernaar toe. PAC maakt een volledigekopie van de scenario's. Wijzigingen naderhand in de calculaties, planningen, etc of in dediverse scenario's beïnvloeden elkaar dus niet.

Het kenmerkscenario wordt alleen gebruikt bij het toevoegen van een eerste druk. Bij

Drukbeheer


157

herdrukken worden de kenmerken uit de vorige druk bij de uitgave gekopieerd.

Als u geen rollen op drukniveau hebt geplaatst, wordt nu uw uitgave toegevoegd. Als u wel rollen opdrukniveau hebt geplaatst krijgt u een scherm waar u rollen kunt koppelen aan de druk.

Als u in de stamgegevens hebt aangeven dat bepaalde rollen verplicht zijn, dan zijn dezeweergegeven in dit scherm (in bovenstaand scherm zijn bijvoorbeeld redacteur en productieverplicht). Als u klikt in de kolom Relatie verschijnt een zoekpictogram. U kunt nu snel een relatietoevoegen als rol binnen de druk.








Klik op voltooien.


Drukbeheer


159

Als u hierna op voltooien klikt wordt het projectscherm getoond van uw nieuwe druk.

8.4 Druk wijzigen

U kunt de druk wijzigen door te kiezen voor 6 Wijzigen in Projectbeheer:

Het ingevulde druknummer is nog te wijzigen naar een ander nummer. Dit geldt ook voor detoevoeging. Ook de druksoort kunt u wijzigen indien deze niet juist is.

De verschijningsdatum wordt opgehaald uit de planning of de calculatie ter informatie. In de praktijkzal het gebruik van de planningsdatum het meest praktisch zijn omdat het kan mee schuiven met deactiviteiten binnen de planning.

De oplage komt uit de calculatie en wordt hier ook ter informatie vermeld. Naast de oplage wordt nuook het totaal van de gerealiseerde afgeleverde aantallen (af binder/drukker) opgeteld en getoond.Bij een afwijking groter dan 10% (+ of -) wordt het veld rood gemarkeerd. Het invullen van degerealiseerde aantallen is nu ook mogelijk door een Algemene instelling | Project | Reële oplage-aflevering wijzigbaar aan te vinken. Daarvan worden onder het drukbeheer dus ook de totalenweergegeven en de aflevermarge berekend.

Per tabblad komen vervolgens onderstaande zaken aan bod:Memovelden in het tabblad Notities geven de notities weer van de druk en van notities in decalculatie. Het laatste notitieblok is alleen wijzigbaar in de calculatie en is vermeld terinformatie.Fysieke kenmerkenAfleveradressenFiatteringenInformatie over de oorspronkelijk gekozen scenario'sAanbiedingstelling




Onderaan het tabblad ziet u een knop Verversen. HIermee kunt u de informatie op drukniveauverversen, zodat wijzigingen van andere gebruikers direct kunnen worden weergegeven. Dit is vooralhandig in een fiatproces.

8.4.1 Relatierollen

U kunt aan een druk relatierollen toekennen in het tabblad rollen. Dit tabblad is alleen zichtbaar ophet moment dat er onder het rollenbeheer in de stamgegevens is aangegeven dat er rollen zijn opdrukniveau.

Hier ziet u de rollen die op dit moment gekoppeld zijn. Met de knop toevoegen kunt u nog meerrollen toevoegen aan de druk, of u kunt deze rollen verwijderen. U kunt hierbij kiezen uit derelatierollen die zijn ingericht in de stamgegevens. In de stamgegevens zijn deze rollen bij hetdrukniveau gekoppeld aan een bepaalde relatiecategorie en op basis hiervan wordt een lijst metmogelijke relaties weergegeven.


In deze keuzelijst kunt u kiezen of u de relatie zelf wil koppelen, of het verband dat de relatie heeftwilt koppelen. Bijvoorbeeld, stel dat er enkel contact is met een auteur via een agent. Dan zult u hetverband van de auteur met zijn agent willen koppelen aan het project. Op deze wijze worden niet deprivé gegevens van de auteur overgenomen, maar de gegevens die zijn opgegeven op hetrelatieverband.

516

Drukbeheer


161

Op het moment dat u via een rol gekoppeld bent aan een bepaald project/uitgave/druk wordt dezeproject/uitgave/druk weergegeven in uw cockpit .

8.4.2 Druk kenmerken

De fysieke kenmerken van de product kunnen ontzettend uiteen lopen. Het is vrijwel onmogelijk omhiervoor een algemene deler te vinden voor de uitgeverijbranche. Daarom is binnen PAC een zeerflexibel systeem ontworpen om toch te kunnen voldoen aan de vraag van het vastleggen van dezegegevens. U kunt binnen PAC een onbeperkte hoeveelheid kenmerken vastleggen en per kenmerkeen ongelimiteerde lijst van keuze elementen. Binnen de calculatiemodule kunt u hiermee ook weerdiverse berekeningen uitvoeren, maar het gaat op dit moment te ver om daarover uit te wijden. Zie kenmerkbeheer voor meer details.

Het tabblad Kenmerken ziet er als volgt uit:

Zoals u ziet kunt u diverse reeds vastgelegde kenmerken invullen bij de druk. Daarachter kiest u perkenmerk een element uit een lijst of u vult een vrije waarde in de kolom Ingevulde waarde in.

We willen Genaaid gebrocheerd kiezen bij het nog te selecteren kenmerk Afwerking.

Klik in de onderste regel (daar staat een sterretje) op de zoekvensterknop van Kenmerk. Hetvolgende zoekvenster verschijnt:

19

595




Kies voor Afwerking (intern) en klik daarna op de knop Open

Klik vervolgens in het tabblad Kenmerken op de zoekvensterknop van Ingevulde waarde. Hetvolgende venster verschijnt:

Drukbeheer


163

Kies voor Genaaid gebrocheerd en klik op de knop Open. Zie het volgende resultaat:

Het is mogelijk om een kenmerk met een relatie van een activiteit in de planning te koppelen ten

behoeve van het berekenen van leveranciersstaffels. Dit doet u middels de knop . Dit kan echteralleen indien het kenmerk reeds vooraf is gekoppeld met een activiteit in Kenmerkbeheer .

U kunt de koppeling per druk activeren en deactiveren. Tevens kunt u zien of bij de activiteit van eenactieve koppeling een leverancier is ingevuld.

Hoe wordt in de calculatie gerekend met een kenmerk:

Een niet aanwezige koppeling rekent met de algemene staffel of waarde:

Een gedeactiveerde koppeling rekent met de algemene staffel of waarde:

Een geactiveerde koppeling zonder leverancier rekent ook met de algemene staffel ofwaarde

595




Een geactiveerde koppeling met een leverancier rekent met de staffel of waarde van dieleverancier

Bij gebruik van een kenmerktype Ja/Nee is dmv F5 of door te klikken op dezoekvensterknop eenvoudig de instelling om te zetten van Ja naar Nee en omgekeerd:

8.4.3 Druk afleveradressen

De voorraad gereed product die bij de binder staat kan worden aangestuurd en gevolgd middels hettabblad Afleveradressen. U vult hier de hoeveelheid stuks die naar elk magazijn/locatie/relatie moetgaan per datum met een eventuele toelichting. Deze gegevens kunnen worden gebruikt bij de druk-/bindopdracht zodat de binder weet waarheen de producten moeten worden gestuurd als ze klaar zijn:

Vul het aantal stuks in het veld Aantal in.

Selecteer de relatie met de zoekvensterknop van het veld Relatie. Het volledige afleveradresverschijnt vervolgens automatisch in het veld ernaast.


In deze keuzelijst kunt u kiezen of u de relatie zelf wil koppelen, of het verband dat de relatieheeft wilt koppelen. Bijvoorbeeld, stel dat er enkel contact is met een auteur via een agent. Danzult u het verband van de auteur met zijn agent willen koppelen aan het project. Op deze wijzeworden niet de privé gegevens van de auteur overgenomen, maar de gegevens die zijnopgegeven op het relatieverband.

Drukbeheer


165

Vul de afleverdatum in het veld Datum in.

Geef een eventuele beschrijving of aanwijzing op in het veld Beschrijving/aanwijzing

Indien u gebruik maakt van de module PAC Onderhandenwerk worden bij de periodiekeimport van gegevens uit de financiële administratie de werkelijke geleverde aantallen en deleverdatum ingevuld in Geleverd aantal en Datum.

Met batchrun kunnen de geleverde aantallen kunnen vanuit de logistieke modulesautomatisch worden bijgewerkt.

8.4.4 Onderhanden werk

De stand van het onderhanden werk kan worden benaderd en worden afgesloten via het tabblad Onderhanden werk. Daar kunt u notities invullen (en deze worden ook automatisch aangevuld bijbelangrijke financiele wijzigingen na afsluiten) en de druk afsluiten als alle inkoopfacturen binnenzijn. U ziet het volgende venster:

Dus als alle inkoopfacturen binnen zijn kunt u de druk afsluiten. Er wordt daarna een logboekbijgehouden met wijzigingen:

De module PAC Onderhanden werk werkt samen met de module PAC Accountview om eenjournaalpost te kunnen aanmaken van het afsluitsaldo. Deze journaalpost kan slechts één keerworden gemaakt. Eventuele latere saldi ongelijk aan 0 (die naar verwachting niet voor moetenkomen bij goed gebruik) dienen handmatig te worden verwerkt in de boekhouding. Als hetafsluitsaldo is geboekt dan wordt deze later weer geimporteerd waardoor het zichtbareafsluitsaldo nul wordt. Er gelden diverse voorwaarden mbt de inrichting om deze situatie tekunnen toepassen. De afsluitpost wordt standaard geboekt met als boekdatum de afsluitdatum,maar dit kan met selecties in de journaalpost export wat meer worden aangestuurd.




Een druk kan alleen worden afgesloten als alle fiatteringen zijn uitgevoerd.

8.4.5 Druk fiatteringen

Het status van de fiatteringen van een calculatie kan in het tabblad Fiatteringen worden opgevraagd:

Rechtsonder ziet u het Fiatlogboek waarin alle fiatteringen die zijn gedaan (en die nog moeten komen)worden getoond. U kunt zien op welk moment wie (is een functie van een rol) mag fiatteren. Dan zietu vervolgens of het fiat reeds is uitgevoerd en door wie op welk tijdstip. Indien de calculatie isafgekeurd, dan kunt u ook zien wanneer dat is gebeurd.

Met de knoppen Fiatteren en Afkeuren kunt u direct de gewenste acties uitvoeren.

Indien de huidige workflow niet toereikend is, kunt u het fiatscenario wijzigen middels de knop Scenario wijzigen. Dit is echter alleen mogelijk bij een volledig ongefiatteerde druk ofwel de drukbevindt zich aan het begin van de workflow.

Links daarvan, in de Status van de fiattering, ziet u welke stap actief is. Dit is altijd de eersteongefiatteerde stap in het fiatlogboek. U kunt ook zien op welk moment u op een leeg ISBN wordtgeattendeerd en op welk moment dit verplicht gevuld moet zijn. De Oplage-afzet controle geeft aandat het directievoorstel gelijk moet zijn de oplage en verkoopprijs in de calculatie. Zo weet hetmanagement zeker dat ze akkoord geven op de juiste cijfers. Ten behoeve van de koppeling metBestmate of een ander financieel systeem is er een mogelijkheid om aan te geven op welk momentde voorcalculatie mag worden geëxporteerd hier naar toe.

Tot slot staat bovenin de managementinformatie voor het accorderen van oplage en prijzen.Afhankelijk van het overgenomen fiatscenario, de huidige stap en de gebruiker wordt het Commercieel

voorstel dan wel het Directievoorstel wijzigbaar. U bent dan in staat om op basis van de informatie inde aanbiedingstelling en de calculatie een gedegen oplage en prijsvoorstel te doen. U kunt de knopCalculatie overnemen dan wel comvoorstel overnemen gebruiken om de voorgaande gegevensautomatisch te laten invullen of een eigen waarde invullen. Hoe dan ook zal de fiat gerechtigde in defase vermeld bij Oplage-afzet controle bij stap deze gegevens in de calculatie dienen in te vullen anderszal deze gebruiker niet kunnen fiatteren.

Met behulp van de power functie Doorfiatteren druk ondanks dat het niet voldoet aan een verplicht

ISBN of een com/dir voorstel kunt u probleem fiatroutings doorzetten.

Drukbeheer


167

Meer informatie over de statussen vindt u bij het fiatscenario .

8.4.6 Druk scenario's

In het tabblad Scenario's ziet u de eerder gekoppelde scenario's en het interne drukvolgnummer:

In dit tabblad kunt u niets wijzigen. Het weerspiegelt de scenario's die aanvankelijk zijn gekozentijdens het aanmaken van de druk of die later zijn gewijzigd in de diverse onderdelen van PAC.

U niet rechtstreeks een ander planningscenario koppelen aan een bestaande druk, maarindirect kunt u in de planning een traject toevoegen uit een bestaand scenario. U kunt hetstandaard planningscenario wijzigen onder stamgegevens .

In de calculatie zelf is het calculatiescenario van een bestaande calculatie te wijzigen. Hetstandaard calculatiescenario is te wijzigen onder stamgegevens .

U kunt een ander fiatscenario toekennen aan de druk in het tabblad Fiatteringen . Let erop dat dit alleen kan als de druk nog geen fiat heeft.Het standaard fiatscenario kan wordengewijzigd bij stamgegevens .

Tot slot kunt u een ander kenmerkscenario toekennen aan de druk in het tabblad Kenmerken. In uw gebruikersprofiel kunt u tevens aangeven hoe er moeten worden omgegaan

met reeds aanwezige kenmerken. Het standaard kenmerkscenario kan worden gewijzigd bijKenmerkbeheer .

Het interne volgnummer is een uniek nummer ter identificatie van de druk binnen PAC.

8.4.7 Druk aanbiedingstelling

Een belangrijke manier om de oplage goed te kunnen bepalen is door middel van het tellen van dereeds behaalde aanbiedingsorders. Met PAC kunnen de klantbestellingen worden ingevoerd, maarook de in nota's worden geïmporteerd van het Centraal Boekhuis. Deze backorders, nog nietuitgeleverde orders, kunnen worden geteld en per klantgroep worden vermeld, zie onderstaandevenster:

546

549

545

166

546

161 522

595




Bovenin staat een recapitulatie van de details die eronder zijn vermeld. Dit zijn de totalen en deprocentuele verschillen ten opzichte van de targets. Op deze manier is snel te zien wat de stand is.

Op detailniveau kunt u per klantgroep de targets voor de vertegenwoordigers invullen. Na deverwerking van de orders of de import van de in nota's worden de tellingen opnieuw uitgevoerd.

De realisatie is in feite de telling van de werkelijke omzet. Deze kolom is op dit moment nietgeimplementeerd. Gerealiseerde omzet kunt u raadplegen in de module PAC Omzet .

De kolom In Nota CB weerspiegelt de tellingen van de in notastanden van deze titel bij het CentraalBoekhuis.De kolom Uitgeverij geeft de tellingen weer van reeds ingevoerde, maar nog niet verwerkte ordersnaar het Centraal Boekhuis.Met de kolom Opschat. kunt u een nog te verwachten aantal aankomende orders invoeren, eenzogenoemde opschatting. In feite kunt u hiermee de stand optrekken naar het targetniveau, maar ukunt uiteraard ook door voortschrijdend inzicht besluiten om de targets als te hoog te beschouwen eneen meer reële (fictieve) stand opbouwen.De Stand geeft de optelling van de kolommen In Nota CB, Uitgeverij en Opschat. aan.De vorige stand, de stand bij de voorlaatste import (Vorig st.), kunt u gebruiken om te zien wat deverschillen zijn ten opzichte van de huidige tellingstand.U kunt in de kolom Afspraken met korte codes aangeven wat voor afspraken met de klanten(groepen)zijn gemaakt, zoals een centrale regeling e.d.De kolom Afnemers geeft het aantal afnemers weer dat reeds een order heeft geplaatst waarvan detelling dus voorkomt in de kolommen In nota CB of Uitgeverij. Zo kunt u bepalen of de orders van alleafnemers van de groep reeds binnen zijn en of u dus nog orders te verwachten heeft.

Soms komt het voor dat u een vaste verkoopprijs met uw afnemers heeft afgesproken. In dat gevalkunt u de Afgesproken verkoopprijs invullen. Het management dient dan zorgvuldig om te gaan met hetvooraf wijzigen van de verkoopprijs alleen om het resultaat te verbeteren. Dit kan dan uiteraard nietzonder meer gebeuren.

In het veld Laatste import ziet u de datum en tijd van waarop de laatste import en dus de laatstetelling heeft plaatsgevonden.

Tot slot kunt u algemene notities die betrekking hebben op de aanbiedingstelling invoeren in hetmemoveld Aanbiedingsnotities.

Bij elke klant dient een klantgroep te zijn ingevuld om de In Nota's toe te kunnen wijzen

395

Drukbeheer


169

aan de klantgroep. Als een klant geen klantgroep heeft voor aanwezige in nota's dan wordt ditop een lijst weergegeven tijdens het bijwerken van de aanbiedingstelling.

8.5 Druk verwijderen

U kunt drukken uit het systeem verwijderen om diverse redenen. Het geniet de voorkeur omverouderde drukken niet te verwijderen maar te deactiveren .

Indien u de druk wilt verwijderen:

Klik op de knop Verwijderen om de druk te verwijderen. Het volgende bevestigingsvensterwordt dan getoond:

Klik op Ja om de druk te verwijderen

De calculatie bij de druk mag niet reeds (deels) gefiatteerd zijn. In dat geval kunt u de drukniet verwijderen. U dient dan eerst af te keuren tot aan het begin van de workflow:

8.6 Druk deactiveren

U kunt drukken uit het systeem verwijderen om diverse redenen. Het geniet de voorkeur omverouderde drukken niet te verwijderen maar te deactiveren met behulp van de status.

Indien u de druk wilt deactiveren:



U hoeft de calculatie bij de druk niet af te keuren om te kunnen deactiveren.

169

Deel

IX

Onderhanden Werk


171

9 Onderhanden Werk

Met de module Onderhanden Werk bent u in staat om controles uit te voeren op ingekomeninkoopfakturen, zoals bedragen en dubbele fakturen. Tevens kunt u dan zien hoeveel inkoopfakturenu nog kunt verwachten.

De inkoopfakturen (inclusief inslagen per magazijn en een status om te zien of een project isafgesloten) kunnen uit Bestmate worden geëxporteerd en geïmporteerd in PAC. Als u gebruik maaktvan een ander financieel programma dan kunnen wij (na afstemming) een koppeling maken tussendit programma en PAC, voor het creëren van de Onderhanden Werk rapportages.

In de PAC Onderhanden Werk module krijgt u een perfecte rapportage op detailniveau met tevens devoorcalculatorische en nacalculatorische kostprijs. De rapportage kan op meerdere ingangen wordengetoond, zoals fonds, fondsmanager, ISBN, met diverse sorteringsmogelijkheden. Ook worden deverwachte en gerealiseerde inslagen vermeld. In het onderhanden werk rapport wordt onderin hetcalculatiemoment getoond en de fiatinformatie van laatst gefiatteerde stap met persoon en datum/tijd.

Het doel van de Onderhanden werk rapportage is controle op dubbele fakturen, controle dat allefakturen zijn ontvangen en controle voor het afsluiten van het project en accorderen van eventueleverschillen.

Hieronder ziet u een voorbeeld van een Onderhanden werk rapportage (te vinden onder Standaard

overzichten | Administratie; of direct uit projectbeheer: keuzelijst onder het drukoverzicht met optieOnderhandenwerk en vervolgens de knop Afdrukken):




In het onderhandenwerk rapport wordt in de kolom Naam de naam van de crediteur ingevuld en alsdeze leeg is, dan de omschrijving van de originele inkoopfaktuurboeking.

De verschillen kunnen middels een afsluitsaldo automatisch worden geboekt in de financieleadministratie indien u de beschikking heeft over deze koppeling.

9.1 Onderhanden werk totaallijst

Vanuit het projectselectievenster in Hoofdmenu | Projecten | Projecten selecteren kunt u op het instelbareniveau Druk ook een totaallijst genereren van de titels die onderhanden zijn. U kunt uw selectiebijvoorbeeld uit een Excelbestand importeren. De lijst selecteert u onderin en heet Onderhandenwerk totaallijst (uit buffer) en ziet er als volgt uit:

430

Onderhanden Werk


173

9.2 Onderhanden werk detaillijst

Vanuit het projectselectievenster in Hoofdmenu | Projecten | Projecten selecteren kunt u op het instelbareniveau Druk ook een detaillijst genereren van de titels met voor- en nacalculatiedetails dieonderhanden zijn. U kunt uw selectie bijvoorbeeld uit een Excelbestand importeren. De lijst selecteertu onderin en heet Onderhanden werk detaillijst (uit buffer) en ziet er als volgt uit:

Per kostensoort ziet u hier in de kolommen KostenVoorCalc en KostenNaCalc de details per kostensoorten ziet u welke inkoopfacturen u nog kunt verwachten (match tussen verwacht en behaald). Ook kuntu op deze manier dubbele facturen ontdekken. De overige kolommen zijn totaalkolommen zodat uoverzicht houdt op de afsluiting van het project/druk. Deze totalen sluiten aan met het totaal van delijst Onderhanden werk totaallijst (uit buffer).

Deel

X

Calculaties


175

10 Calculaties

10.1 Inleiding

Om een goede afweging te maken voor het uitgeven van een boek, tijdschrift, website e.d., dient eengoede begroting te kunnen worden gemaakt met een minimum aan inspanning zodat snel diversevarianten kunnen worden doorgerekend. PAC biedt hiervoor uitgebreide mogelijkheden en geeft deuitgeverij een grote verscheidenheid aan gereedschappen om zeer flexibel hiermee om te gaan.

Zo kan een ongelimiteerde hoeveelheid rekenregels worden aangemaakt met diverse standaardrekenfuncties gelijkwaardig aan Excel. Het biedt de mogelijkheid om diverse leveranciersstaffels in tevoeren en te gebruiken op basis van staffeltreden. Zelfs twee-dimensionale staffels wordenondersteund. Het beheer hiervan gebeurt in een Excel-achtige omgeving met rijen, kolommen encellen. Het betreft de interne en externe kosten, veelal directe kosten.

Het basismodel rekenregels biedt uiteraard teveel mogelijkheden bij het opvoeren van één enkelproduct. Daarom kunt u bovenop dit model scenario's inrichten voor elk type product dat u voert.Daarin kan dan alleen de benodigde set aan rekenregels worden gekozen en eventueel alvast metstandaard waarden worden gevuld.

Tevens kunnen deze scenario's diverse oplagen, rendementcomponenten (indirecte kosten) enverkoopsoorten (kanalen) bevatten met voor elk een soort norm waarde in overeenstemming metgelijkwaardige producten.

Tijdens het toevoegen van de druk wordt een scenario gekozen en worden de ingevulde waardengecopieerd naar de calculatie en kan het calculeren beginnen. Het calculeren bestaat uit het wijzigenvan belangrijke kenmerken en componenten waardoor de rekenregels tot een gedegen kostprijs enrendement komen.

Een calculatie kan op een zeker moment worden gefiatteerd. Dit wordt beheerd door de workflowofwel de fiatrouting. Dan wordt afhankelijk van de fase een kopie gemaakt van de calculatie zodateen historie ontstaat. Zo kan een indeling als conceptfase, voorcalculatie, definitieve calculatie eneindcalculatie ontstaan, maar dit is slechts een voorbeeld. De uitgeverij is vrij om eigen workflows,via diverse fiatscenario's, te maken.

10.2 Calculatie invoeren

In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u een calculatie zou kunnen invoeren. Dit is echter geenwetmatigheid. Het gebruik hangt af van het type product, de fase waarin het zich bevindt ennatuurlijk de gebruiker die het systeem gebruikt.

U kunt de calculatie openen door te klikken op de knop 9 Calculatie in het Projectbeheer.

Een voorbeeld van het calculatievenster zou er als volgt kunnen uitzien:




Het calculatievenster bestaat uit de onderdelen:Het linker deel bestaat uit enkele algemene stuurwaarden die van grote invloed zijn opondermeer druk- en bindkosten. Daaronder worden de kosten berekend bij diverse oplagen.Verschillende, niet lineaire kosten kunnen daar worden vastgelegd, waaronder dus ookdruk- en bindkosten. Vervolgens wordt een kort overzicht getoond van totale kosten enprijs.Het rechter deel bestaat uit diverse tabbladen met kosten (maximaal vier tabbladen),kenmerken (zoals in de druk), Recapitulatie van subtotalen van kosten, Omzetprognose enAfzetverdeling naar jaren, maanden of weken.Actieknoppen in het onderste deel

10.2.1 Calculatie algemene stuurwaarden

U kunt middels enkele algemene stuurwaarden snel het grootste deel van de kosten berekenen, teweten de druk- en bindkosten. Deze kosten worden vaak met staffels van drukkerijen berekend aande hand van Verschijningsvorm, formaat, papiersoort, oplage en omvang. Zie het onderstaandevenster voor enkele details:

176

Calculaties


177

U kunt bovenin de verschijningsdatum invullen. Later kunt u gebruik maken van de planning om dezeautomatisch te laten opschuiven.

Vervolgens wordt het eerder gekozen en ingevulde scenario getoond. U kunt dit uiteraard nogwijzigen, maar dan verliest u alle gegevens die op dat moment in de calculatie staan.

De verschijningsvorm, het formaat en de papiersoort kunt u wijzigen met de zoekvensterknoppen. Ukunt nog enkele korte notities invullen bij deze zaken indien dat nodig is.

Vervolgens kunt u gebruik maken van diverse variaties in de oplage om de impact op de kosten snelte kunnen zien. U kunt de hoofdoplage, de oplage waarover de kostprijs per stuk wordt gerekend,instellen met de knop Instellen. U kunt de druk- en bindkosten opvragen voor de diverse leveranciersdoor te klikken op de knop Opvragen. Het onderstaande venster zal verschijnen:




U kunt dan uw keuze maken door een regel te selecteren en op de knop Selecteren te klikken. Dekosten worden dan opnieuw berekend. Tevens wordt de huidige staffel als standaard in de calculatieingevuld en worden wijzigingen in de oplage en omvang over deze staffel berekend en ingevuld. Ukunt ervoor zorgen dat dit laatste automatisch gebeurt door het aankruisvakje Auto aan te vinken. Alsdit uit staat zult u handmatig de knop Berekenen moeten aanklikken om de nieuwe druk- enbindkosten te berekenen.

Belangrijke kostenkengetallen ten behoeve van het observeren van de impact van eenkostenwijziging in de naastliggende kostentabbladen kunt u vinden in het volgende deel van hetvenster:

Dit is tevens de plek om de PW ofwel Verkoopprijs inclusief BTW in te vullen.

Daaronder heeft u de mogelijkheid om Notities in te vullen over de calculatie algemeen of overkostencomponenten in het bijzonder. Denk dan aan het verbijzonderen van weinig voorkomendekosten in een veld Overige kosten.

10.2.2 Calculatie kosten

De kosten van het product kunnen over maximaal vier tabbladen worden verdeeld:

In het bovengenoemde voorbeeld zijn de tabbladen 1 Kosten, 2 Interne kosten, 3 Externe kosten en4 Tussenresultaten in gebruik. Per tabblad kunt u vervolgens acht groepen met componentendefiniëren.

602

603

Calculaties


179

Hieronder ziet u een voorbeeld van de inhoud van zo'n tabblad:

Uitleg van de diverse velden

Zoals u kunt zien zijn er invulvelden en aankruisvakjes. In de invulvelden kunt u waardenzoals aantallen, percentages en bedragen kwijt. Met het aankruisvakje, vastgezet, zet uwaarden vast op het ingevulde bedrag. De automatische calculatie kan dan deze waardeniet meer wijzigen.Tevens ziet u kostenvelden in diverse kleuren. Deze hebben de volgende betekenis:

Wit : wijzigbaarGeel : niet wijzigbaar: subtotalen, tussenresultaten en bij niet voldoende rechten*Roze : een berekend veld: dit is alleen wijzigbaar bij voldoende rechten*

Ook ziet u de omschrijvingen van de kostensoorten met soms een afwijkendeachtergrondkleur. Deze hebben de volgende betekenis:

Geel : subtotalenRoze : (sub)kopje. Dit wordt gebruikt om een extra (sub)groepering binnen decomponentgroep aan te brengen.

De overige componenten hebben geen afwijkende achtergrondkleur.

* Deze rechten hebben betrekking op de fiatrouting, de huidige stap daarbinnen en degebruikers (rollen) die daarbij zijn gedefinieerd.




Navigeren naar of tussen de velden

Klik op een veld dat u wilt wijzigen.

Druk op TAB om naar het volgende veld te gaan.

Druk op SHIFT + TAB om naar een vorig veld te gaan.

Wijzigen van velden

Vul een aantal of bedrag in het veld in dat u wilt wijzigen.

Klik op het vinkje bij vastgezet om een waarde vast te zetten of los te maken. Een berekendveld dat is vastgezet rekent niet meer door. De ingevulde waarde (eventueel door degebruiker) blijft dan staan.

10.2.3 Calculatie kenmerken

Het wijzigen van de kenmerken geschiedt op dezelfde wijze als in Druk Kenmerken .

Het is in de calculatie als apart tabblad opgenomen zodat de kenmerken die de kosten beïnvloedendirect kunnen worden gewijzigd.

Het wijzigen van een kenmerk heeft niet direct tot gevolg dat de kosten wordendoorgerekend. U dient hiervoor eerst op de knop Herrekenen in de calculatie te klikken.

10.2.4 Calculatie recapitulatie

Het tabblad recapitulatie geeft alle subtotalen en totalen weer die in de calculatie zijn gedefinieerd.Zo kunt u snel een inzicht krijgen in de kosten per groep zonder dat u alle groepen hoeft langs telopen. Hieronder ziet u een voorbeeldvenster:

U kunt geen wijzigingen aanbrengen in deze subtotalen.

10.2.5 Calculatie omzet en rendement

Om een juiste rendementsverhouding tussen kosten en opbrengsten te bewerkstelligen kunt u what-ifverkopen invoeren.

Wat gebeurt er met het rendement als we 2200 stuks per aanbieding verkopen met eenprijs van € 7,50? Het resultaat ziet u hieronder:

161

Calculaties


181

Het venster is opgedeeld uit:

Btw- en royaltypercentages

Hier wordt het lage en het hoge btw percentage vermeld en kunt u zelf aangeven watde verdelingen is tussen deze twee. Over het algemeen zal dit 100% laag zijn, maarhet kan natuurlijk voorkomen dat u een CD uitgeeft (19%) of een boek met CD (vaak10-12%).

Het Royaltypercentage kan een vast percentage zijn, maar ook een staffel, een prijs perstuk of diverse percentages per verkoopsoort. Ook kunnen twee of meer contractenaanwezig zijn: een auteurscontract en een vertalerscontract. Deze contracten lopen danover de totale uitgave wat vooral bij een staffel van belang is. Zijn namelijk in devoorgaande druk al 3000 exemplaren verkocht, dan kan dat gevolgen hebben voor deinstap in de trede voor deze calculatie. Zie voor meer informatie het royaltycontract bijuitgavebeheer .

Afzet per verkoopsoort met bruto tot bijdrage berekening

U kunt een lijst met verkoopsoorten (kanalen) invoeren voor de afzet. Dit is standaardovergenomen uit het scenario dat u heeft gekozen bij het maken van een druk. U vultvervolgens het aantal stuks in bij Afzet, past eventueel het Korting %

(boekhandelskorting) aan en PAC rekent de bruto bijdrage uit. U kunt dan ook gebruikmaken van Afzet vp (afzet vorige perioden) om de trede in de royaltystaffel te bepalen.Het vermelde aantal wordt overgenomen uit de Afzet + Afzet vp van de calculatie uit devorige druk.

Sommige verkoopsoorten kunnen zijn ingesteld met Invoer bruto aangevinkt bijverkoopsoorten . Bij deze verkoopsoorten vult u het (bruto) bedrag in en niet de

149

606




afzet. Zo zal de kostprijs dus niet worden doorbelast, maar kan eventueel het royaltywel worden toegewezen indien u gebruik maakt van een vast percentage. Bij gebruikvan een royaltycontract wordt dit niet toegewezen.

Indien de algemene instelling Verkopen direct wijzigbaar uitstaat dan kunt u de afzeten bedragen alleen invullen in het tabblad Afzet-periode verdeling en niet in dit venster.Afhankelijk van deze instelling wordt dan het relevante tabblad wel of nietweergegeven!

De algemene instelling Verkopen sommeren tot oplage zorgt ervoor dat de ingevoerdeafzet plus presenten worden opgeteld en ingevuld in de hoofdoplage. Zo hoeft u nietiedere keer de oplage te wijzigen indien u een andere verkoopprognose invoert.

Afzet en oplage vergelijking

In het linker venster kunt u de Hoofdoplage invoeren. Dit vindt u hier terug en ziet u hetverschil tussen de ingevoerde Afzet en de Oplage. Dit dient uiteraard nul te zijn voor eengoede vergelijking. Desnoods voert u een verkoopsoort met 100% korting in, zoalsramsj. U bent vrij om een Onverdeelde voorraad te houden, maar u kunt dit ookautomatisch toewijzen aan een door u te definiëren verkoopsoort .

Kengetallen voor het management

PAC geeft op dit moment twee kengetallen weer voor beoordeling door hetmanagement: Break-even afzet en Mark-up.

De break-even afzet wordt bepaald door de totale kosten gedeeld door de stuksprijs vande Netto omzet minus de Royalties. In formulevorm:

KostenTotaal/((NettoExcl-Royalties)/Afzet)

De Mark-up kan alleen worden berekend indien gebruik wordt gemaakt van een vastroyaltypercentage. Het wordt bepaald door verkoopprijs ex btw gedeeld door kostprijsper stuk plus royalty per stuk over de verkoopprijs ex btw. In formulevorm:

PWExcl/(Kostprijs+(PWExcl*RoyaltyPercentage))

Bruto omzet en directe kosten met percentuele verdeling

Dit is de Bruto naar Netto naar Bruto bijdrage berekening. Van Bruto naar Netto staan depercentages ten opzichte van Bruto. De Kostprijs omzet , Royalty en Bruto bijdrage zijnrelatief vermeld ten opzichte van Netto. Deze percentages zijn resultaten van debedragen uit de afzet van verkoopsoorten.

Bruto bijdrage en indirecte kosten met percentuele verdeling

Vervolgens wordt geheel rechts bruto bijdrage verminderd met de indirecte kosten.Deze rendementcomponenten kunnen vrij worden beheerd in stamgegevensbeheer .Uit het scenario worden de standaard percentages overgenomen, maar deze kunt uvoor deze calculatie wijzigen indien nodig. Alle genoemde percentages zijn ten opzichtevan Netto.

Bijdrage rendement

De bijdrage aan het rendement van het fonds wordt weergegeven in het bedrag alsookin een percentage ten opzichte van Netto. Dit percentage is ook een kengetal en opbasis hiervan worden vaak beslissingen genomen door het management.

487

487

487

605

Calculaties


183

Indien u verkoopsoorten wilt toevoegen dan klikt u op de knop Verkoop toevoegen. Mocht u eenbepaalde verkoopsoort willen verwijderen dan kunt u klikken op Verkoop verwijderen.

10.2.6 Calculatie afzetperiodeverdeling

De ingevoerde afzet en omzet per verkoopsoort in het tabblad Omzet kan worden verdeeld naarperioden. Vaak zult u gebruik maken van jaren, maar ook maanden of weken is mogelijk. Dezeverdeling werkt ook de andere kant op: als de aantallen voor een verkoopsoort opgeteld anders zijndan het totaal, dan wordt het totaal hierop aangepast. Zie hieronder het venster:

In het bovenste venster Periodeverdeling afzet kunt u de verkoopsoorten wijzigen waarvan deaantallen ingevoerd dienen te worden. Deze kunt u per aangegeven periode invoeren in gehelegetallen.

In het onderste venster Periodeverdeling omzet voert u eventuele opbrengsten in (bruto) bedragen inmet twee cijfers achter de komma. Ook deze kunt u per aangegeven periode invoeren.

Met behulp van de algemene instelling Verkopen sommeren tot oplage kunt u de ingevoerdeaantallen direct laten optellen tot de gewenste oplage.

10.2.7 Calculatie belangrijke acties

In de knoppenbalk onderin de calculatie heeft u diverse mogelijkheden om acties uit te voeren:

Zo kunt u met de knop Afdrukken direct een overzicht afdrukken. Het type overzicht kunt u in dekeuzelijst wijzigen.

Met de knop Verwijderen verwijdert u de calculatie uit PAC. Dit kan echter alleen, net als bij de druk,

180

487




als de calculatie zich aan het begin van de workflow bevindt, dus geen fiatteringen heeft.

Het royaltycontract van de uitgave kunt u oproepen met de knop Royaltycontract.

U kunt de calculatie ook direct Fiatteren of Teruggeven (afkeuren) met de betreffende knoppen. Vaakzal hierdoor de calculatie op slot zijn, want het zal niet vaak voorkomen dat dezelfde persoon ookverantwoordelijk is in de volgende fase.

De knop Herrekenen zult u vaak gebruiken, omdat sommige wijzigingen niet direct in de calculatiezullen worden doorgevoerd. Het geeft ook meer het gevoel dat alles tot op het laatste moment isbijgewerkt als deze knop wordt gebruikt.

Het kan heel goed voorkomen dat blijkt dat het gekozen scenario één of meer componenten nietstandaard heeft opgenomen die u op dit moment wel wilt gebruiken. Dan kunt u het componenttoevoegen uit het basismodel met de knop Comp. toevoegen. Als u zeker weet dat u een componentniet gaat gebruiken voor een calculatie dan bent u in staat om het te verwijderen uit het venster metde knop Comp. verwijderen. Teveel informatie is desinformatie.

10.3 Calculatie historie

Soms zult u geïnteresseerd zijn in calculaties van vorige fasen, zoals de cijfers van de conceptfase,voorcalculatiefase of productiefase. Het kan zijn dat u zich afvraagt waarom een component zodrastisch is gewijzigd ten opzichte van een voorgaande fase of overleg, dus, wat is er gebeurd?

U kunt dan de historie van calculaties opvragen in het projectbeheer met de knop Calc. historie:

Het volgende keuzevenster zal dan verschijnen:

Selecteer de juiste fase en klik op de knop Selecteren

De calculatie van die fase zal dan in alleen-lezen modus worden geopend. Als de verantwoordelijkende juiste notities hebben ingevuld, kunt u erachter komen waarom een component zo dramatisch inprijs of aantal is gewijzigd. Het hoe en waarom zal in dit geval dus altijd een mensenkwestie blijven.

10.4 Calculatiemodelbeheer

Met deze module kunt u de rekenregels van het calculatiemodel vastleggen, dus hiermee deinteractie van kostencomponenten op elkaar.

149

Calculaties


185

U kunt calculatiemodelbeheer vinden via Hoofdmenu | Stamgegevens | Basismodelbeheer (onder hetkopje calculatie)

In het calculatiemodelbeheerscherm kunnen erg veel veranderingen worden doorgevoerd. Let wel opdat dit een belangrijke systeemfunctie is. Het wordt aangeraden om alleen wjzigingen door te voerenin het calculatiemodelbeheer als er geen andere gebruikers met PAC aan het werken zijn.

Omdat dit een zeer complexe module is kunt u deze het beste door een consultant van Verkaart lateninrichten. Om een idee te krijgen van de mogelijkheden van deze module wordt hier een overzichtvan de belangrijkste velden gegeven.

Vul een duidelijke (statische) Omschrijving in voor het component.

Vul een Label in voor het component zoals dat in de vensters zal worden getoond.

Vul een duidelijke Interne naam in om naar te refereren in de berekeningen.

Kies een Type veld zoals Valuta, Percentage of Getal zonder decimaal

Kies de componentgroep waarin het component dient te komen in de calculatie. Hetgroepnummer wordt daarachter getoond als Gr.nr. Tevens wordt de volgorde van de groepgetoond in Gr.vlg.

Vervolgens kunt u de Volgorde invullen zoals dit component wordt gesorteerd binnen degroep.

Met het veld Rechten geeft u aan wie gerechtigd is om dit veld te wijzigen. Bit 0 (0/1) geeftaan dat het om een redactieveld gaat. Bit 1 (0/2) geeft aan dat het om een productieveldgaat. Als het dus om alleen een redactieveld gaat staat er 1. Als het alleen om eenproductieveld gaat staat er 2. Als het een veld is dat zowel een redactieveld alsproductieveld is dan staat er 3. Zie fiatteringscenario voor het instellen van de rechtenhierop.

Het veld Status wordt niet gebruikt.

Met het veld Invulbaar geeft u aan dat een gebruiker het calculatiecomponent kan wijzigen/invullen bij voldoende rechten.

Door een vinkje te zetten in Kop kunt u een (sub)groep maken binnen de componentgroep.Deze kop wordt dan in een andere, opvallende kleur weergegeven in de calculatie. Op dezemanier kan de gebruiker zien dat een groepje met gelijksoortige componenten begint.

Met een vinkje in Subtotaal geeft u aan dat het een berekening betreft die andere kosten

603

546




optelt en zodoende ook in een andere kleur wordt weergegeven. Tevens wordt dit veld danvermeld in het tabblad Recapitulatie in de calculatie.

Met het veld Berekening geeft u aan dat er een berekening volgt in het veld Berekeningswijze.Een berekend veld wordt in roze weergegeven (bij voldoende rechten). Een niet berekendveld, dat toch invulbaar is, wordt met een witte achtergrond weergegeven.

Het veld Systeem wordt niet gebruikt.

In het veld Berekeningswijze kunt u de complexe berekeningen invullen. Optellen, aftrekken,delen, vermenigvuldigen, machtsverheffen en alle ondersteunde functies. Gebruik de rondehaakjes ( en ) zoveel mogelijk in de gevallen waarin het niet duidelijk is of de regel MeneerVan Dalen Wacht Op Antwoord gaat worden gevolgd. Ook kan het soms voor deleesbaarheid beter zijn om wat meer ronde haakjes te gebruiken. Het maakt voor desnelheid van de berekeningen vrijwel niets uit.

Met het veld naar Calc en Veldnaam kunt u bereiken dat een berekende waarde automatischin een veld van de tabel Calculatie wordt gezet.

Dit mag u alleen gebruiken indien u precies weet waar u mee bezig bent. U kunthiermee namelijk de database volledig corrupt maken!

Het veld Berekeningswijze intern is de gecompileerde versie van Berekeningswijze. Dit wordt gebruiktom de werkelijke berekeningen uit te voeren. Dit kunt u niet zelf invoeren.

Vlak onder dit venster staat een statusvenster die de compileerstatus aangeeft tijdens en na hetcompileren.

Daaronder is een actievenster met achtereenvolgens:Beschikbare functies en invoegenUitgebreid toevoegen van nieuwe componentenSorterenCompileren

U kunt een functie invoegen door de naam gewoon in te vullen in de berekeningswijze ofdoor de functie te selecteren uit de Beschikbare functies en te klikken op de knop Functie

invoegen. Daarbij wordt automatisch een hekje (#) voor de functie ingevoegd voor deherkenbaarheid. U kunt met het vinkje bij Functies in kapitalen ervoor zorgen dat de in tevoegen functie volledig in kapitalen komt te staan, ook weer voor het vergroten van deleesbaarheid indien u dat prettig vindt.

U kunt tijdens het toevoegen van componenten ook kiezen om een automatisch eenvolgorde te genereren per componentgroep. Vink daartoe het vakje Automatische volgorde

per componentgroep aan.

Een drie-eenheid van componenten, zoals aantal, prijs en bedrag, kan in één keer wordentoegevoegd. Dit kunt u bereiken door het vullen van de volgende velden:

Aantal, eenheidsprijs en bedrag veld

aantal oms

eenheid oms

volgorde

en tevens de daaronder liggende velden voor de componentgroep(en) waarin deze moetenkomen.

Klik vervolgens op de knop Genereren. Dan zullen deze velden met tevens eenberekening in het bedrag worden aangemaakt.

De knop Totaal maken wordt op dit moment niet gebruikt.

U kunt de componenten sorteren op andere ingangen dan de standaard volgorde door eenkeuze te maken in het veld Sortering.

Als u alle wijzigingen in de componenten heeft doorgevoerd, kunt u de componenten

Calculaties


187

compileren met behulp van de knop Compileren. Als er compileerfouten plaatsvinden danworden deze in het statusvenster weergegeven onder de componenten. Alles in orde iswordt alleen de tekst Compilatie gereed weergegeven.

Nog enkele regels waaraan het model is gebonden:U dient de functies altijd af te sluiten met een ronde haak sluiten: )Deze functies dient u altijd vooraf te laten gaan van een hekje: #Indien u verwijst naar componenten in het calculatiemodel dan gebruikt u daarvoor rechtehaken: [ en ] Daartussen zet u de interne naam van de component.Indien u verwijst naar kenmerken van het product (drukkenmerken) dan gebruikt u de letterK en accolades: K, { en } Daartussen zet u de code van het kenmerk.

10.5 Drukstaffels

U hebt uitgebreide mogelijkheden om tijdens het calculeren de drukkerij te kiezen door gebruik temaken van drukstaffels. U krijgt van de drukkerij standaard documenten met de staffels in Excel.Hiermee kunt u tijdens invoer van de calculatie bijvoorbeeld de goedkoopste drukkerij kiezen bij degekozen combinatie van verschijningsvorm, formaat, papiersoort, oplage en omvang.

In de volgende pagina's vindt u meer informatie over:Het importeren van drukstaffelgegevens in PACHet opvragen van de drukstaffels in de calculatieDrukstaffels koppelen

10.5.1 Drukstaffels importeren

Om de gegevens van de drukstaffels van de verschillende drukkers te kunnen gebruiken dient u dezeeerst te importeren. Dit doet u bij Communicatie | Drukkerijstaffels | Drukstaffelbeheer. Als u hieropklikt krijgt u het zoekscherm Zoeken DrukStaffel te zien.

Selecteer een bestaande staffel en klik op Open om de staffel te bekijken

Klik op Nieuw om een nieuwe staffel toe te voegen

10.5.1.1 Drukstaffel toevoegen

U kunt een nieuwe drukstaffel toevoegen door

Op nieuw te klikken in het zoekscherm Zoeken Drukstaffel.

In een al geopened drukstaffelscherm op Toevoegen te klikken

Als u dit doet verschijnt het volgende scherm:




Vul een omschrijving in voor de drukstaffel

Selecteer de drukkerij door op het zoekpictogram te klikken

Selecteer de papiersoort door op het zoekpictogram te klikken

Selecteer de verschijningsvorm door op het zoekpictogram te klikken

Selecteer het formaat door op het zoekpictogram te klikken

Klik vervolgens op toevoegen

Een overzichtscherm van de drukstaffels wordt nu geopend, zodat u nadere details kan invullen

10.5.1.2 Drukstaffel wijzigen

Als u in het zoekscherm een drukstaffel selecteert of nadat u een nieuwe drukstaffel hebtaangemaakt komt u in het scherm waar u de gegevens van de drukstaffel kunt wijzigen. Dit schermziet er als volgt uit:

Calculaties


189

In dit scherm kunt u de verplichte gegevens die u bij het aanmaken van de staffel heeftingevuld (Omschrijving, Drukkerij, Papiersoort, Verschijningsvorm en Formaat) wijzigen.In het veld bestandsmap kunt u de map aangeven waarin de drukstaffel die u van deuitgeverij heeft gekregen heeft geplaatst. U kunt dit direct intikken in het veld of op hetzoekpictogram klikken en dit via een verkenner selecteren.In het veld bestandsnaam kunt u de naam aangeven van de drukstaffel. Ook deze kunt udirect invullen of selecteren dmv het zoekpictogram. Het drukstaffel bestand kan bestaan uit meerdere tabbladen. Daarom kan bij het veldwerkbladnaam het juiste tabblad worden geselecteerd. Ook deze kunt u direct invullen ofselecteren dmv het zoekpictogram.

In een drukstaffel staat veelal nog andere informatie naast de tabel met oplage en omvang. Om tezorgen dat PAC alleen de juiste gegevens inleest moet in het drukstaffel bestand een start- enstopkenmerk worden aangegeven. het startkenmerk dient te worden geplaatst in de linkerbovenhoekvan de tabel, het stopkenmerk moet zowel aan het einde van de rij oplage als de kolom omvangworden toegevoegd. Dit ziet er dus als volgt uit




Vul de tekens die u als starten stopkenmerk hebt gebruikt in in de velden Startkenmerk enStopkenmerk.Als er meeroplage of meeromvang in het staffelbestand zijn opgenomen dient u hiervoor ookeen teken toe te voegen. Voeg dit teken in op de plaats waar een meer omvang/oplagestaat en zorg ervoor dat in dit veld verder alleen een getal wordt weergegeven. Voeg rechts in het veld autorisatie van uitgeverijen de uitgeverijen toe welke toegang nodighebben tot deze staffels. Door het uitvinken van een uitgeverij kunt u het recht tot destaffels alsnog ontzeggen.

In situaties kan het voorkomen dat een uitgeverij voor een andere uitgeverij het beheer vande drukstaffels voor z'n rekening neemt. Met behulp van rechten kunnen dan sommigestaffels wel en andere niet zichtbaar worden gemaakt voor de andere uitgeverij. Dit kan nuook voor uitgeverijen die niet vallen binnen hetzelfde concern. U doet dit middels de knoptoevoegen uitgeverij.

Importdatum geeft de datum weer waarop de staffel is geimporteerd. Het importeren van de staffel gebeurd door het klikken op de knop Importeren Staffel. Paczal nu de staffel importeren. Als er een fout is opgestreden zal PAC dit weergeven in hetscherm Import Logboek. Met de knop Importeren Drukkerij importeert u alle staffels van deze drukkerij. Met de knop Importeren Alles importeert u alle staffels. Met de knop Overnemen van bestaande kunt u data overnemen van een al in PAC bestaandestaffel. Dit kan tijd schelen als u veel vergelijkbare staffels moet invoeren.

10.5.1.3 Drukstaffels koppelen

De gegevens van die u invoert ten behoeve van het opgeven van een staffel staan los van de overigegegevens in PAC. Zij zijn opgenomen in een aparte database, drukdata.mdb.

De reden hiervoor is dat dit het centraal beheren van staffels mogelijk maakt. Als uw bedrijf uitmeerdere uitgeverijen is opgebouwd, kan één van de uitgeverijen zorg dragen voor de import vanstaffels en hoeft dit niet voor iedere uitgeverij te worden herhaald.

Door het los plaatsen van de staffelgegevens moeten in de administratie van een uitgeverij destaffelgegevens over formaat, papiersoort etc. aan de al in PAC bestaande gegevens wordengekoppeld. Hieronder een schematische weergave hiervan.

Calculaties


191

Er moet op vier plaatsen koppelingen worden geplaatst:

1. Formaat (in de stamgegevens, koppelen aan Staffelformaat)2. Papiersoort (in de stamgegevens, koppelen aan Staffelpapiersoort)3. Verschijningsvorm (in de stamgegevens, koppelen aan StaffevVerschijningsvorm)4. De relatie Drukkerij (in het relatiebeheer (tabblad inkoop), koppelen aan een Staffeldrukkerij)

Als deze koppelingen correct zijn ingevoerd, zullen vanuit de calculatie de juiste drukstaffels wordenopgevraagd .

10.5.2 Drukstaffels opvragen

In het calculatiescherm kunt u met de module drukstaffels de relevante gegevens uit de drukstaffelsvan verschillende uitgeverijen opvragen. Dit doet u door in de het calculatiescherm op de knop opvragen te drukken (links, onder het oplage overzicht):

191




Als u dit heeft gedaan verschijnt het volgende scherm:

In dit scherm ziet u een overzicht van de drukkerijen die een boek met de betreffende eigenschappenkan drukken. Vervolgens ziet u rechts in beeld een overzicht van de kosten bij verschillende oplages.De gegevens van de goedkoopste drukkerij zijn gemarkeerd in het groen, die van de duurste in hetrood.

Op basis van dit overzicht kunt u snel en simpel de meest geschikte drukkerij selecteren om uwopdracht naar te zenden.

10.6 Financiële Export

PAC richt zich vooral op de bedrijfsspecifieke processen van de uitgeverij. Daarnaast kent u uiteraardde ondersteunende diensten zoals de financiële administratie. Onze strategie richt zich op hetintegreren van PAC met de bestaande financiële software. Wij hebben besloten geen financiëlesoftware te bouwen daar er voldoende goede producten op de markt aanwezig zijn. Op dit momentbieden wij reeds een gebouwde koppeling met Bestmate.

Deze Bestmatekoppeling geeft de in PAC geregistreerde projecten calculatiegegevens door aanBestmate. De koppeling werkt met het zogenoemde 'Store and foreward' principe. Dit betekent datPAC een bestand aanmaakt met de relevante gegevens. Bestmate zal dit bestand (handmatig of

Calculaties


193

automatisch) oppakken en verwerken binnen de administratie.

Hiernaast is door Verkaart Automatisering een connector ontwikkeld, die ons in staat stelt makkelijkandere (financiële) programma's aan PAC te koppelen. Verkaart Automatisering heeft goedeervaringen met koppelen aan Bestmate, Exact software, AccountView en meer standaard producten.

10.6.1 Bestmate koppeling

U kunt de projectgegevens te allen tijde na het toevoegen of wijzigen van een project doorvoeren inPAC.

Als u over een koppeling naar Bestmate beschikt is er in Communicatie, onder het kopje Exporteren eenactie Calculaties naar administratie beschikbaar. Door hierop te klikken exporteert uvoorcalculatiegegevens van PAC naar Bestmate. De calculatiegegevens worden na een ingesteldefiattering in een wachtrij gezet, waarna de wachtrij met alle opgenomen calculaties kunnen wordengeëxporteerd naar Bestmate.

10.6.2 Connector

Door middel van een zelf ontworpen Connector is het mogelijk om binnen korte tijd connecties teontwikkeling om PAC aan andere programma's te koppelen. Connector kan voor het koppelen vanveel verschillende programma's worden ingezet. Zo is het makkelijk om PAC te koppelen aan andereprogramma's die u binnen uw uitgeverij gebruikt, maar ook met programma's van drukkers ofzetters. Als binnen uw bedrijf meerdere uitgeverijen samenwerken kunnen met de PAC Connector ookde programma's van deze uitgeverijen aan PAC worden gekoppeld.

Deel

XI

Fiatteringen


195

11 Fiatteringen

11.1 Inleiding

Eén van de meest belangrijke onderdelen van het beheersen van het uitgeefproces vindt plaats dooraccoorderen of fiatteren van calculaties door de betrokken verantwoordelijken. Binnen PAC is eenflexibel vast te leggen workflow, eigenlijk meerdere, mogelijk met behulp van fiatteringscenario's.

Het begint vaak met een idee, een concept. Dit is de eerste stap in de workflow. Indien wordtbesloten om een product uit te geven, de uitgeefbeslissing, dan wordt dit concept geaccoordeerd/gefiatteerd. De calculatie gaat nu naar een volgende persoon (of groep personen) aangegeven doorde workflow.

Een gebruiker kan ervoor kiezen om bij het opstarten van PAC een todo overzicht te krijgen van tefiatteren of te bewerken calculaties. In dit venster kunnen direct acties worden uitgevoerd, zoalsfiatteren, afwijzen of tonen van de calculatie.

Uitleg van fiatteren en afkeuren:

Fiatteren

Wat is fiatteren?

Fiatteren is het accoorderen van de calculatie van een druk bij een project.

Waarom fiatteren?

Een fiat wordt gegeven om aan de organisatie duidelijk te maken dat eenverantwoordelijke medewerker (uitgever, redacteur, productiebegeleider, directeur, etc)accoord gaat met het doorgaan in die fase van de productie van een artikel. Zo hoefteen volgende verantwoordelijke zich geen zorgen te maken over reeds geaccepteerdegegevens en hoeft hij/zij slechts de voor hem/haar van belang zijnde gegevens aan tevullen. Ook kan goed gevolgd worden wanneer, waarom en wie een accoord heeftgegeven zodat de organisatie kan leren om in de toekomst nog betere beslissingen tenemen.

Afkeuren

Wat is afkeuren?

Afkeuren is het afwijzen van aangeboden calculatiecijfers op basis van niet toereikenderendementcijfers, kengetallen of detailkosten/opbrengsten.

Waarom afkeuren?

Een calculatie wordt afgekeurd als het uitgeven op basis van het aangebodencijfermateriaal economisch niet verantwoord is.

De mogelijkheid bestaat om procedureel via de planning extra fiatteringen in te voeren of teverwijzen naar uit te voeren fiatteringen in de calculatie. Meer informatie hieromtrentkunnen we in een cursus toelichten.

Fiatteren en afkeuren gebeurt binnen PAC vrijwel altijd op basis van economische




grondslagen, niet op inhoud. Hiervoor zijn andere hulpmiddelen van toepassing zoalsdiverse vergaderingen.

11.2 Fiatoverzicht

Bij het starten van PAC kan het fiatoverzicht automatisch worden weergegeven.

Vink het vakje aan Fiatteringsoverzicht bij opstarten aan onder Hoofdmenu | Systeem |Gebruikersinstellingen | Profiel openen | Autorisatie/fiat. Start PAC vervolgens opnieuw op.

Nu verschijnt het fiatoverzichtscherm:

Het venster bestaat uit een overzicht van te fiatteren projecten/drukken, managementinformatie vande druk, fiatoverzicht tonen bij opstarten en een knoppenbalk. Het is mogelijk om de titels in de lijstte kunnen beperken door het opgeven van een planningsactiviteit en een datumtraject die controleertop de prognosestartdatum van de activiteit. Alle titels waarvan de prognosestartdatum van deactiviteit ligt tussen de starten einddatum zullen worden geevalueerd. Vervolgens wordt van dieselectie bepaalt welke titels in aanmerking komen voor fiat. (voorheen werd van alle titels bepaaltwelke in aanmerking kwamen voor fiat ipv een voorselectie.

Overzicht van te fiatteren projecten/drukken

Deze lijst bestaat uit projecten die aan de ingelogde gebruiker worden aangeboden ofwaarmee hij/zij bezig is. Indien de gebruiker is ingedeeld in meerdere rollen kan hetzijn dat de lijst erg lang wordt. U kunt dan kiezen voor een andere sortering, bv Verschijningsdatum of Stap. De sortering kunt u uitvoeren door met de rechtermuisknopte klikken in de kolom Verschijnt of Stap. U ziet dan een menu verschijnen en kiest voorOplopend sorteren of Aflopend sorteren.

U ziet de algemene gegevens van het project, de uitgave en druk in de kolom Projectstaan. Daarachter staat de verschijningsdatum, dan volgt de hoofdoplage, de fiatfaseofwel moment, de stap binnen de workflow en welke persoon of groep dient te

Fiatteringen


197

fiatteren.

U kunt een regel selecteren om de managementinformatie hiervan te tonen.

Managementinformatie van de druk

In dit vak staat de managementinformatie voor het accorderen van oplage en prijzen.Afhankelijk van het overgenomen fiatscenario, de huidige stap en de gebruiker wordthet Commercieel voorstel dan wel het Directievoorstel wijzigbaar. U bent dan in staat omop basis van de informatie in de aanbiedingstelling en de calculatie een gedegen oplageen prijsvoorstel te doen. U kunt de knop Calculatie overnemen dan wel comvoorstel

overnemen gebruiken om de voorgaande gegevens automatisch te laten invullen of eeneigen waarde invullen. Hoe dan ook zal de fiat gerechtigde van de huidige fase dezegegevens in de calculatie dienen in te vullen anders zal deze gebruiker niet kunnenfiatteren.

Dit deelvenster komt ook voor bij Drukbeheer tabblad Fiatteringen .

Fiatoverzicht tonen bij opstarten

Als u het fiatoverzocht niet meer automatisch wil tonen bij het opstarten van PACscherm, kunt u dit direct in het fiatoverzicht weergeven.

Verwijder het vakje Tonen bij opstarten door hierop te klikken.

Als u de volgende keer PAC opstart zal het fiatoverzicht niet automatisch verschijnen. Ukunt natuurlijk ook het automatisch tonen van het fiatoverzicht een halt toeroepen doordit in de gebruikerstellingen aan te geven, zoals bovenaan de pagina beschreven staat.

Knoppenbalk

Via de knoppenbalk kunt u direct diverse acties uitvoeren:U kunt direct Fiatteren en Afkeuren.Als u het venster op de achtergrond open laat staan en u vraagt het opnieuw op viade menubalk bovenin Venster | Fiatoverzicht, dan zijn de getoonde gegevens wellichtniet actueel. U kunt dan klikken op knop Verversen om de meest actuele gegevensweer te geven.Daarnaast kunt u van de geselecteerde regel het Project tonen, de Druk tonen of deCalculatie tonen.

U kunt het fiatoverzicht ook opvragen via Hoofdmenu | Standaard overzichten | Algemeen |Fiatscherm:

166




11.3 Fiatteren tijdens het gebruik

Op diverse plekken in PAC heeft u de mogelijkheid om de acties Fiatteren en Afkeuren te gebruiken. Zohoeft u niet meerdere vensters open te hebben staan of opnieuw te openen tijdens het proces. Ukunt fiatteren in de volgende vensters:

Projectbeheer

U vindt de knoppen Fiatteren en Afkeuren rechts, naast het drukvenster, de vijfde en zesdeknop van boven.

Drukbeheer

Daar vindt u de knoppen Fiatteren en Afkeuren in het tabblad Fiatteringen vlak onder hetFiatlogboek.

Calculatie

104

166

175

Fiatteringen


199

Onder het tabblad met de kosten, omzet, etc vindt u een knoppenbalk met als vierde envijfde knop van rechts de knoppen Fiatteren en Teruggeven (=Afkeuren).

Fiatoverzicht

De knoppen Fiatteren en Afkeuren vindt u onderaan, als eerste en tweede knop van links.

Indien er verouderde calculaties zijn die moeten worden doorgefiatteerd zonder dat degegevens akkoord zijn (ISBN onjuist, commercieel of directievoorstel onjuist) dan kan depower-user dit nu uitvoeren. Dit kan dus gebeuren indien een titel niet doorgaat, maar tocheen historie bewaard moet blijven zonder dat dit gevolgen mag hebben voor het 'open'blijven staan van te fiatteren titels en de todo-overzichten.

196

Deel

XII

Planningen


201

12 Planningen

12.1 Inleiding

Met het maken van een boek, tijdschrift, CD, website of andere producten zijn vaak heel veelactiviteiten gemoeid. Deze worden zowel in de uitgeverij zelf uitgevoerd als extern aanbesteed. Deelszullen de activiteiten elkaar opvolgen, maar ook kunnen meerdere activiteiten gelijktijdigplaatsvinden. Het is van belang dat dit goed wordt gecoördineerd zodat de deadline (het verschijnenvan het product) gehaald kan worden. Het bijhouden van een actuele planning is daarbijonontbeerlijk. U benadert de planning dan vanuit het product en beziet de activiteiten.

Tevens is het noodzakelijk om het werk optimaal te verdelen over de betrokken personen. Zo wordtvoorkomen dat interne (en externe!) personen niet teveel werk krijgen in een bepaalde periode, maarook dat ze aan het werk gehouden kunnen worden. Op dat moment benadert u de planning dusgezien vanuit de activiteit en ziet een overzicht van onderhanden producten.

We zullen de term datums aanhouden voor het meervoud van datum en niet de term data.Zo kan dit niet tot verwarring leiden. Overigens zullen we de term data nooit toepassen,maar zullen we gebruik maken van de term gegevens.

12.2 Planning opvoeren

In PAC kan het opvoeren van een planning snel worden gedaan, maar toch met een hoge mate vanflexibiliteit. Een planning bestaat uit een aantal plantrajecten (teksttraject, omslagtraject, etc.). Dezeplantrajecten bestaan uit fasen. Binnen deze fasen zijn verschillende activiteiten te onderscheiden.

Een planning is gekoppeld aan de druk. Op het moment dat u de druk heeft aangemaakt heeft ugekozen voor een aantal scenario's , waaronder het planningscenario . Op basis van hetgekozen planningscenario wordt bepaald welke trajecten, fasen en activiteiten worden weergegeven.

U kunt het gekozen scenario niet wijzigen. Het is daarom erg belangrijk dat u goednadenk over het scenario dat u kiest. Als u toch het verkeerde scenario heeft gekozen, kunt uhandmatig (met de knoppen invoegen voor en invoegen na) de juiste activiteiten aan deplanning toekennen.

Hieronder staat een voorbeeld weergegeven van een planning:

544 549




Boven in de planning staan een aantal algemene gegevens over het project, de verschijningsdatum,etc. Vervolgens ziet u gegevens over de trajecten en hieronder over de activiteiten.

Bovenin ziet u het project waarop de planning betrekking heeft en daaronder volgt direct hetoverzicht van gedefinieerde trajecten. Onder deze trajecten is een knoppenbalkje aanwezig vooracties op de trajecten.

Daarnaast is planningsinformatie te vinden die geldig is voor deze gehele planning. Tevens kunt uhier de manier waarop u plant instellen.

Vervolgens staan daaronder alle activiteiten die betrekking hebben op de planning of het traject.Daarnaast vindt u een verticale knoppenbalk om acties hierop uit te kunnen voeren.

Tot slot staat onderaan een overzichtkeuzelijst en een afdrukknop.

12.2.1 Planning algemeen

Bovenaan het planning scherm ziet u wat informatie. Verder bent u in staat om de planning te latenreageren zoals u wilt dat het moet.

U ziet:De naam van het project.De verschijningsdatum. Op het moment dat het veld Autom. bijwerken staat aangevinkt, wordt dezedatum automatisch gevuld met de waarde die staat weergegeven in de kolom einddatum van hettraject dat het kritieke pad is (KP). Maximale verschijning is een veld dat u optioneel kunt gebruiken. Wat u hierin kunt invullen is deuiterlijke datum waarop het boek mag verschijnen (om zo rekening te houden met uitloop van deplanning. Op het moment dat de verschijningsdatum de maximale verschijning overschrijdt zal hetveld maximale verschijning als waarschuwing rood kleuren. Realisatie verschijningsdatum (Real. Verschijning) wordt gevuld met de realisatie einddatum als deze

Planningen


203

bekend is. Deze datum kan vervolgens ook weer worden gebruikt om op te filteren bij onzeoverzichten .

Deze functie is niet direct actief voor uw bestaande projecten. Om dit te activeren moet eersteen handeling uitgevoerd worden in samenwerking met Verkaart Automatisering. Neemhiervoor contact op Met Verkaart Automatisering.

Verder ziet u rechts onderaan het scherm de optie opschuiven. U kunt kiezen voor Ja of Nee, nietvragen of Nee, maar vragen. Daarmee bepaalt u wat er moet gebeuren indien u datums in deplanning wijzigt. U kunt vervolgens aangeven hoe moet worden opgeschoven door het veld ernaastin te vullen met Vooruit of Terug. Dan kunt u ook aangeven in welke kolommen dit geldt en datkan in de Prognose en Realisatie, de Prognose alleen of de Realisatie alleen. Door een wijziging inde Start- of einddatum van een activiteit zullen altijd alle opvolgende of vorige activiteiten wordendoorgerekend/ingevuld op basis van de overeenkomstige doorlooptijden. Bij het terugplannenzullen alleen de ongerealiseerde activiteiten worden gewijzigd. De keuze van Vooruit of Achteruit isgeen gebruikersinstelling, maar wordt bijgehouden bij de druk ofwel deze planning. De anderetwee gedragsvelden zijn wel gebruikersinstellingen.

12.2.2 Planning trajecten

De uitgeverij heeft vaak te maken met meerdere parallelle activiteitenblokken ofwel trajecten om eendruk te produceren. Het is goed om dit in PAC ook te vertalen naar diverse trajecten om een goedescheiding tussen de (parallelle) activiteiten te behouden. Vaak zult u een vaak de trajecten alskritieke pad aan kunnen duiden, of tenminste het traject met de laatst uit te voeren activiteit, zodatdeze de verschijningsdatum kan bepalen.

Bij trajecten ziet u:De trajecten bij deze planning, met hierbij de prognose en realisatie starten einddatum en dedoorlooptijd. Aan ieder traject is een trajectcode (TC) gekoppeld. Deze staat ook bij de activiteitenweergegeven, zodat duidelijk is welke activiteit bij welk traject hoort. U ziet vervolgens dedoorlooptijd in dagen. Verder ziet u een kolom Automatisch Bijwerken (AB). Als dit is aangevinktworden de gegevens over het traject (startdatum, einddatum, doorlooptijd) automatisch bijgewerktnaar aanleiding van wijzigingen in de activiteiten. KP staat voor Kritiek pad. De verschijningsdatumis de datum uit de kolom P. Eind van de laatste activiteit van het kritieke pad. Met tonen kunt u kiezen of u alleen het geselecteerde traject wilt tonen (u kunt u traject selecterendoor hierop te klikken) of de hele planning (alles). Met de knop toevoegen of verwijderen kunt u een traject toevoegen/verwijderen aan de planning.

U bent nu in staat om een ontbrekend traject toe te voegen.

Bij dit product hoort ook een CD. U dient daarom ook een CD traject aan te maken.

Klik op de knop Toevoegen. Het volgende venster verschijnt:

386




Selecteer CD/Video productie traject

Klik op OK om het traject toe te voegen aan de planning

12.2.3 Planning activiteiten

Bij elke planning horen activiteiten.

Hier kunt u zien:In welke traject een activiteit zich bevindt door de trajectcode (TC).In welke fase een activiteit zich bevindt door de fasecode (FC). Ook kunt u dit zien door de kleurvan de velden.Om wat voor soort activiteit het gaat. Een activiteit kan een bewerking, een mijlpaal of een fiatstapzijn. Op basis hiervan wordt een icoontje weergegeven. Het in bewerking nemen / realiseren vaneen activiteit als bewerking of mijlpaal heeft geen gevolgen voor andere onderdelen van PAC. Derealiseren van een activiteit als fiatstap heeft als effect dat de calculatie tot de in de stamgegevensaangegeven stap wordt gefiatteerd.

Als u vanuit de planning opgegeven heeft dat u wilt fiatteren naar een volgende stap, maar uheeft de rechten hier niet toe, dan zult u een foutmelding krijgen. In uw planning zal de fiatstapechter wel op gerealiseerd blijven staan, zodat u wel door kunt met uw planning. U kunt dit soortsituaties voorkomen door vooraf goed na te denken over de indeling van uw systeem. Zorg ervoordat de fiatstappen in de calculatie en de planning goed op elkaar aansluiten en dat de persoon diede planning beheert ook degene is die rechten heeft tot het nemen van de fiatstappen.

De naam van de activiteit. Door wie of door welke relatiecategorie de activiteit wordt uitgevoerd. In de stamgegevens van deactiviteit kunt u opgeven welke relatiecategorie de activiteit kan uitvoeren. Als dit is opgegevenziet u de naam van de categorie in uw planning staan. Als u nu klikt op deze naam verschijnt ereen zoekicoontje. Klikt u hierop dan ziet u de lijst met relaties die in deze categorie zijn opgedeeld.

600

Planningen


205

U kunt nu een relatie selecteren. In het planningscenario kunt u eventueel al opgeven om welkerelatie het moet gaan. U ziet dan gelijk de relatie weergegeven in de kolom uitvoeren door.


In deze keuzelijst kunt u kiezen of u de relatie zelf wil koppelen, of het verband dat de relatie heeftwilt koppelen. Bijvoorbeeld, stel dat er enkel contact is met een auteur via een agent. Dan zult uhet verband van de auteur met zijn agent willen koppelen aan het project. Op deze wijze wordenniet de privé gegevens van de auteur overgenomen, maar de gegevens die zijn opgegeven op hetrelatieverband.

In de kolom notities kunt u notities toevoegen aan een activiteit. Vervolgens kunt u de start en einddatums en de doorlooptijd in dagen opgeven, zowel voor deprognose als de realisatie. U kunt zelf een datum intikken, maar u kunt deze ook selecteren in eenkalender door het zoekicoon aan te klikken of op het betreffende veld te dubbelklikken. Ten slotte kunt u de status van een activiteit snel inzien door de kolom status (St.) en dekolommen P, I en G (Prognose, In behandeling en Gerealiseerd).

Op het moment dat u een activiteit selecteert door hierop te klikken wordt er over deze activiteit nogmeer informatie verschaft. Als u een activiteit selecteert waaraan een leveranciersopdracht isgekoppeld in de stamgegevens , dan worden de knoppen opdracht geven en opdracht tonen actief.U kunt nu met een druk op de knop een opdracht genereren of inzien. U ziet ook wie de coördinator isvan deze activiteit, in welke fase de activiteit valt en wie de faseleiding is.

Hier staat bijvoorbeeld dat de redacteur de coordinator is. Dit betekent dat de persoon die isopgegeven bij de relatierol redacteur de verantwoordelijke is voor deze activiteit.

De coördinator kan worden opgegeven in de stamgegevens van de activiteiten . De faseleiding kanworden opgegeven in de stamgegevens van de fase . De gegevens over de verantwoordelijkenvoor een bepaalde activiteit kunnen worden gebruikt bij het genereren van rapportages. Eenverantwoordelijke kan nu vanuit PAC rapportages genereren over nog niet gestarte en nog nietgerealiseerde activiteiten waarvoor hij verantwoordelijk is.

Gevolgen voor de calculatie: Veel leveranciers hanteren andere tarieven voor dezelfdeactiviteit of hetzelfde materiaal. In het calculatiemodel bestaat de mogelijkheid om metstaffels of waarden van individuele leveranciers te werken ten behoeve van de berekening

549

600

105

600

600




van een calculatiecomponent. Daarom is het van belang dat bij activiteiten die van invloedzijn op de calculatie en waarbij de relatie wordt gewijzigd ook de calculatie opnieuw wordtdoorgerekend. Dit gebeurt niet automatisch in verband met de diverse autorisatieniveaus.

12.3 Publiceren op internet

12.3.1 Inleiding module webplanning

Met de module webplanning kunnen medewerkers en andere betrokken partijen de planning van eenbepaald project bijhouden. De gebruiker van webplanning wordt gevraagd om een inlognaam en opbasis van deze inlognaam worden de voor deze gebruiker relevante planningonderdelenweergegeven. Een partij die boeken afwerkt en inbindt zal dus alleen die taken zien die op zijnwerkzaamheden van betrekking zijn.

In dit deel van de handleiding zal worden beschreven hoe een gebruiker toegang krijgt totwebplanning en welke mogelijkheden webplanning biedt. Verder zal worden ingegaan op de manierwaarop de templates van webbeheer kunnen worden gewijzigd en hoe nieuwe templates kunnenworden toegevoegd. Deze uitleg over het wijzigen en toevoegen van templates is bedoeld voordegene die het beheer van het pers aanvragen systeem doet.

12.3.2 De online webplanning gebruiken

12.3.2.1 Webplanning inlogscherm

Als u naar het website adres gaat waarop de module webplanning is geplaatst krijgt u eeninlogscherm te zien:

Vul uw inlognaam en wachtwoord in

Als u uw wachtwoord en inlognaam correct hebt ingevuld wordt u doorgestuurd naar de voor ubestemde planningpagina .

12.3.2.2 Webplanning planningpagina

Nadat u bent ingelogd in het inlogscherm komt u op uw planningenpagina.

206

206

Planningen


207

Op deze pagina ziet u de verschillende taken die nog moeten worden uitgevoerd met bijbehorendedetails (Omschrijving, Titel, Startdatum, Einddatum, ISBN, Druknummer, Gerealiseerd).

Verder kunt op op deze pagina nog verschillende dingen doen:

U kunt de sortering van de tabel veranderen door op de kopjes van de verschillende kolommente klikken (Omschrijving, Titel, Startdatum, Einddatum, ISBN, Druknummer, Gerealiseerd). U kunt over de verschillende projecten en drukken meer te weten komen door

Op de titel van de druk te klikken waarin u bent geinteresserdOp de link inzoomen te klikken onder de kolomnaam details.

Door op de knop exporteren onderaan de tabel te drukken wordt een nieuw scherm geopend datde mogelijkheid biedt de gegevens in een excel bestand op uw pc op te slaan. Onder de knop exporteren staat een drop down menu. Als u hierop klikt worden u aangebodenverschillende gegevens te tonen. U kunt kiezen om

Alleen de nog uit te voeren planningen te tonenAlleen de al uitgevoerde planningen te tonenAlle planningen te tonen

Ook ziet u onderaan twee velden waarin opmerkingen komen te staan. In het linkerveld kunt uzelf opmerkingen plaatsen. U doet dit door in het veld de boodschap te tikken die u over wiltbrengen en vervolgens op bewaren te drukken. De boodschap wordt nu in de databasegeplaatst. Een gebruiker van PAC zal deze opmerking pas zien als deze de gegevens vanwebplanning in PAC importeerd. In het rechterveld kunt u opmerkingen aan u lezen. U kunt de stijl van de pagina veranderen. Bovenaan de pagina ziet u een optie stijl kiezen methieronder een drop-down menu. Door hier een andere stijl te selecteren evranderd de lay-outvan uw pagina.




12.3.3 Wijzigen van een bestaande pagina

Om een pagina te wijzigen dient u wijzigen door te voeren in:

Database : Het wijzigen van de velden die opgehaald moeten wordenSjabloon : Het wijzigen van de lay-out waarin de gegevens getoond moeten worden

12.3.3.1 Database

In de database die op de website is geplaatst wordt geregeld welke velden in een sjabloonweergegeven kunnen worden, dit werkt als volgt:

In de tabel WebSjabloon staan alle gebruikte sjablonen. Het veld URL correspondeerd met het sjabloondat bij de record hoort.In de tabel WebVeld staan de velden waarvoor gekozen kan worden bij het weergeven van degegevens in het sjabloon. De koppeling tussen de sjablonen en velden vind plaats in de tabel WebSjabloon. De ID's van de tabel WebSjabloon komen ook voor in de tabel WebVeldSjabloon, waar zegekoppeld staan met de ID's van de tabel WebVeld.

12.3.3.2 Sjabloon

De sjablonen zijn te vinden onder de map Templates. Hier staat een aantal directories, bijvoorbeeld:

Elke directory komt overeen met een stijl. In deze stijl-directories staan dan weer een aantal htmlbestanden:

In de sjablonen kunnen de geselecteerde velden in de database als variabelen gebruikt worden, dezemoeten tussen {} staan. Hieronder staat een voorbeeld van een sjabloon:

208

208

Planningen


209

Hierbij wordt de regel met variabelen constant herhaald door het volgende stukje html-code:

Als de velden Einddatum of Startdatum opgehaald worden, dan kunnen de variabelen {Startdag} -{Startmaand} - {Startjaar} en {Einddag} - {Eindmaand} - {Eindjaar} automatisch ook gebruiktworden.

12.3.4 Maken van nieuwe pagina

Zie hier de procedure voor het aanmaken van een nieuwe pagina:

kopieer code uit auteur.php naar {nieuw}.php




maak een sjabloon die {nieuw}.php.htm heet en plaats die in de template-map (/templates)

maak in de tabel WebSjabloon een nieuw record aan met de volgende velden: url: {nieuw}.php variabele: de evt. sleutel die nodig is om gegevens op te halen WebVeldID: het webveldID dat overeen moet komen met de variabele

wijzig in de php code:

geef de variabele $strWebSjabloonURL de waarde {nieuw}.php

geef in de tabel WebSjabloonVeld aan welke velden beschikbaar moeten zijn, dmv hetopgeven van webveldid's, maak zo nodig nieuwe records aan in de tabel webveld:

TabelNaam: de tabelnaam die gekozen moet wordenVeldnaam: de veldnaam die gekozen moet worden binnen de tabelhyperlink: als bij het tonen van dit veld een hyperlink naar een andere pagina moetstaan, dit veld op 1 zettenwebsjabloonID: als hyperlink op 1 staat, dan hier de websjabloonid van de paginawaarnaar verwezen moet worden

12.5 Leveranciersopdracht

Met de module leveranciersopdracht kunt u druk- of zetopdrachten naar leveranciers sturen. Dit isgebaseerd op zelfgemaakte sjablonen, bijvoorbeeld in verschillende talen. Op deze opdracht wordtalle relevante technische informatie automatisch ingevoegd.

12.5.1 Een leveranciersopdracht geven

U kunt een leveranciersopdracht geven vanuit de planning.

Ga naar planning

U ziet nu hetvolgende:

Planningen


211

U ziet aan de rechterkant van uw scherm twee knoppen: Opdracht geven en Opdracht tonen. Alsselecteert nu de activiteit waarvoor u een leveranciersopdracht wilt geven. Als u nu klikt op de knop Opdracht geven wordt een opdracht aangemaakt aan de hand van het sjabloon dat u heeftgeselecteerd in stamgegevens en deze opdracht wordt direct geprint.

12.5.2 Een leveranciersopdracht tonen

Als u Opdracht tonen aanklikt kunt u de opdracht bekijken op uw beeldscherm. Als u eenmaal eenOpdracht heeft gegenereerd kunt u dit niet nogmaals doen. U kunt de opdracht dan alleen bekijkenen printen via Opdracht tonen.

600

Deel

XIII

Begroting


213

13 Begroting

13.1 Inleiding Begroting

Met de module begroting kunt u een begroting maken voor het komende kalenderjaar. Zo krijgt ueen beeld over de verkoop, uw kosten en inkomsten in de nabije toekomst. U kunt titels uit uwlopend fonds en het het nieuw fonds dat al in PAC is ingevoerd importeren als zogenaamdebegrotingstitels. Daarnaast kunt u verdere titels die u nog verwacht toevoegen als begrotingtitel.hiermee komen deze titels (waarvan op het moment van invoeren nog erg weinig bekend zal zijn)dus niet in het PAC Projectbeheer en zo blijft uw systeem schoon.

Na het begin van een kalenderjaar komen realisatie cijfers binnen. Deze kunnen in PAC wordengeimporteerd. De realisatie cijfers komen te staan in een apart tabblad, zodat u uw prognose en derealisatie makkellijk met elkaar kunt vergelijken. Ook worden zowel realisatie als prognose bij hetexporteren van de gegevens naar een excel bestand naast elkaar weergegeven.

13.2 Begroting titelbeheer

Het begroting titelbeheer omvat alle begrotingstitels. Begrotingstitels is een collectie aan titels die ukunt gebruiken ten behoeve van uw begroting. Deze titels zullen deels worden geimporteerd vanuithet PAC Projectbeheer en deels handmatig worden toegevoegd (en in een later stadium aan titels inPAC Projectbeheer worden gekoppeld).

In dit scherm kunt u de volgende handelingen uitvoeren:

1. Begrotingstitels koppelen aan projectbeheer en van projectbeheer importeren2. Begrotingstitels aanmaken en bewerken3. Begrotingstitels verwijderen.

214

215

216




13.2.1 Begrotingstitels koppelen en importeren

Het onderdeel begrotingstitels vormt een lijst met titels die los staat van PAC Projectbeheer. Dereden hiervoor is dat ten tijde van de begroting van heel veel titels de details nog onbekend zullenzijn. Hiermee wil je natuurlijk niet het PAC Projectbeheer vervuilen.

Het is echter wel zo dat veel van de titels die in het PAC Projectbeheer staan, wel gebruikt kunnenworden in de begroting. De lopend fonds titels staan sowieso al in PAC, en mogelijk staan ook al eenaantal aanbiedingstitels voor het begrotingsjaar al ingevoerd.

Daarom is er in PAC Begroting titelbeheer de mogelijkheid om titels die in PAC Begroting staan deimporteren. Of (en dit zal zeker in RF1, 2 en 3 nodig zijn) om titels in PAC Projectbeheer te koppelenaan begrotingstitels en zo de gegevens van een begrotingstitel bij te werken.

Als je in Begroting titelbeheer klikt op de knop Begrotingstitels koppelen aan projectbeheer danopent zich het volgende scherm:

In dit scherm zie je 2 zijdes. Aan de linkerzijde staan al de begrotingstitels die nog niet gekoppeldzijn aan een titel in het PAC projectbeheer. Aan de rechterzijde staan alle titels in het PACProjectbeheer die nog niet gekoppeld zijn aan een begrotingstitel én die voldoen aan debovengenoemde filterwaarden (verschijnt van...t/m... en met voorraad vanaf).

Voor de eerste begroting van een bepaald begrotingsjaar zal je nu nieuwe titels ingevoerd in PACProjectbeheer willen importeren in PAC Begrotingsbeheer. Dit Doe je door gebruik te maken van de

knop . je selecteert een titel en drukt vervolgens op deze knop. De titel wordt nu opgenomenin het begroting titelbeheer. De titel verdwijnt nu uit de rechterhelft van het scherm. je vindt de titelterug als je dit venster sluit, in het titelbegrotingbeheer.

Vervolgens zal je in PAC zelf begrotingstitels hebben toegevoegd, voor titels die gaan verschijnen bijeen bepaalde uitgever of van een bepaalde auteur, maar waarvan nu nog niet zoveel bekend is. In

Begroting


215

een later stadium zal er meer over deze titel bekend worden en wordt deze titel ingevoerd in PACProjectebeheer. Vervolgens Als je vervolgens een RF1 gaat maken, dan wil je deze ingevoerde titel inPAC en de begrotingstitel die je eerst handmatig had aangemaakt aan elkaar koppelen. Dit doe je

met de knop . je selecteert nu aan de linkerzijde de betreffende begrotingstitel en aan derechterzijde de bijbehorende titel uit PAC. Vervolgens druk je op de knop. De titels worden nugekoppeld en de begrotingstitel wordt bijgewerkt met de gegevens uit de titel uit het projectbeheer.Beide titels verdwijnen nu uit het bovenstaande overzicht.

Er bestaat nog een derde knop: . Deze knop kan echter slechts eenmalig worden gebruikten dient ervoor om bij de initiale in gebruik name van PAC begroting de grote lijst met titels uit hetlopend fonds in één keer te importeren. nadat deze knop eenmaal is gebruikt verdwijnt deze.

13.2.2 Begrotingstitels aanmaken en bewerken

In het scherm begroting titelbeheer kun je begrotingstitels bijwerken en nieuwe begrotingstitelstoevoegen.

De volgende gegevens kun je bijwerken:

Fonds: deze wijzig je door te klikken op het zoekpictogram rechts van de fondscode en in hetzoekscherm een ander fonds te selecteren. Het ISBNDe titelAuteurverschijningsdatum




VerkoopprijsKostprijsBTW

De laatste kolom toont of de titel is gekoppeld aan een titel in PAC Projectbeheer of dat dit enkel eenbegrotingstitel is.

Het heeft alleen zin om gegevens te wijzigen van begrotingstitels die niet gekoppeld zijn aan eentitel in PAC Projectbeheer. Door het bewerken van een titel in het begrotingsbeheer wordt deze inPAC Projectbeheer NIET gewijzigd.

13.2.3 Begrotingstitels verwijderen

Daarnaast kan je een begrotingstitel verwijderen. Dit doe je door de begrotingstitel te selecteren envervolgens op de knop titel verwijderen onderaan het scherm te klikken. Hiermee verwijder je alleende begrotingstitel en niet de titel in PAC Projectbeheer waaraan deze begrotingstitel eventueelgekoppeld is.

13.3 Begrotingbeheer

Als de lijst met begrotingstitels in Begroting titelbeheer op orde is, dan kunt u aan de slag met hetmaken van uw begroting. U opent een nieuwe begroting en kunt nu titels uit uw begroting titelbeheerimporteren in deze begroting. U kunt meerdere titels in een keer importeren (op basis van filters),enkele titels importeren of zelfs enkele titelregels aanmaken.

13.3.1 Begroting zoeken

U kunt begrotingen zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu

Klik op Begrotingbeheer

Het zoekvenster Zoeken Begroting wordt geopend.

U zoekt de begroting met de omschrijving Begroting 2008. Zie het onderstaande venster.

Begroting


217

U filtert de gegevens in het zoekscherm indien nodig op Nr, omschrijving, soort of jaar. U kunt metde pijltjestoetsen of met de muis de begroting selecteren die u wilt tonen en kiest voor Open. Indienu een nieuwe begroting wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.

13.3.2 Begroting toevoegen

U kunt een nieuwe begroting toevoegen bij een project door te kiezen voor:

de knop Toevoegen in Begroting of

de knop Nieuw in het scherm Zoeken Begroting of





Voeg een geschikte omschrijving toe van de begroting.

Zoek daarna het verplichte veld Soort.

Vul het jaar in waarvoor de begroting wordt gemaakt.

Vervolgens klikt u op de knop Toevoegen. U heeft nu uw begroting aangemaakt en wordt naar eenvolgend scherm geleid om details over deze begroting in te vullen.

Begrotingen die qua naam en jaartal lijken op de begroting die u wilt aanmaken, verschijnen in hetvak overeenkomstige begrotingen. Als u nu alsnog een van de overeenkomstige begrotingen wiltopenen dan klikt u op de begroting naar keuze en vervolgens op de knop selecteren.

13.3.3 Begroting wijzigen

Indien u heeft gekozen voor openen of wijzigen van de begroting dan komt u in hetonderhoudsvenster van de begroting. Hiermee bent u in staat de begroting in te zien of aan te vullenmet nieuwe gegevens. Hieronder volgt het begroting onderhoudsvenster:

Begroting


219

Na het toevoegen van de begroting zijn de verplichte velden reeds ingevuld. Deze kunt u uiteraardwijzigen met behulp van de diverse knoppen en velden.

Het scherm bestaat uit twee tabbladen.

Een tabblad met algemene informatie over de begrotingEen tabblad met informatie over de verschillende titels

220

221




13.3.3.1 Algemene informatie

In dit tabblad kunt u de verplichte gevens (Omschrijving, begrotingssoort en Jaar) wijzigen.

Verder kunt u een aantal andere gegevens aanpassen. Dit zijn:

De periode: U kunt de periode wijzigen waarin de begroting wordt weergegeven. Dit kan perdag, week, maand, kwartaal of jaar. Klik op het drop down menu periode en selecteer degewenste periode. (U kunt op dit moment alleen nog van de optie maand gebruik maken. Deoverige perioden kunnen naar wens worden toegevoegd. Realisatie bijwerken: u kunt aangeven of u wilt dat de realisatie automatisch wordt bijgewerktdoor het vakje realisatie bijwerken aan te vinken. Klik op het het vakje realisatie bijwerken envink deze zo aan of af.BTW: U kunt de btw wijzigen die over de verschillende titels wordt verhaald. (Dit is op ditmoment nog niet mogelijk).Status: U kunt de status wijzigen van actief naar inactef naar historisch en andersom. Klik ophet dropdown menu status en selecteer de gewenste status.Lopend fonds rollen: U kunt hier aangeven welke rollen iemand moet hebben om recht te hebbenom de lopend fonds titels in deze begroting te wijzigen. U kunt zien welke rollen een gebruikerheeft in het gebruikersbeheer . U selecteert een rol door in het gele veld te klikken en op F5te toetsen op uw keyboard. Er verschijnt nu een scherm met de mogelijke rollen. Selecteer eenrol en druk op OK. Nieuw fonds rollen: U kunt hier aangeven welke rollen iemand moet hebben om recht te hebbenom de nieuw fonds titels in deze begroting te wijzigen. U kunt zien welke rollen een gebruikerheeft in het gebruikersbeheer . Daarnaast kunt u in het rollenbeheer zien welke fondsenbij deze rol staan geselecteerd. Een gebruiker zal alleen de fondsen zien die hier staanaangegeven. U selecteert een rol door in het gele veld te klikken en op F5 te toetsen op uwkeyboard. Er verschijnt nu een scherm met de mogelijke rollen. Selecteer een rol en druk opOK. Titelsortering: de volgorde van de titels in het tabblad titels wordt bepaald door detitelsortering.

480

480 476

Begroting


221

Std. verkoopverdeling: bij het importeren van een nieuw fonds titel kan de aanwezige oplage opeen standaard wijze worden verdeeld. Bijvoorbeeld: 60% van de oplage in de maand vanverkoop, 40% in de hierop volgende maand en in de twee maanden hierop allebei 10% (60-20-10-10). Dit staat aangegeven per verkoopsoort in de stamgegevens . Staat dit echter nietingevuld, dan wordt de standaard verkoopverdeling gebruikt die in dit tabblad wordtgeselecteerd.

13.3.3.2 Titels

Het tabblad titels ziet er als volgt uit:

In dit tabblad ziet u verschillende begrotingsregels. Een begrotingregel bevat een ISBN en eenverkoopsoort. Van één ISBN kunnen er dus meerdere begrotingsregels zijn.

In het tabblad titels kunt u:

Titels opnemen in uw begroting uit het begroting titelbeheer (meerdere titels tegelijkmet meerdere begrotingsregels)Eén titel opnemen in uw begroting uit het begroting titelbeheer (enkele titel, meerderebegrotingsregels)Begrotingsregels toevoegen aan uw begroting. Begrotingsregels wijzigen aan uw begroting. Begrotingsregels verwijderen aan uw begroting. Een selectie van deze regels tonen .Een andere begroting overnemen (ten behoeve van het opstellen van RF1, RF2 of RF3). De realisatie importerenBegroting exporteren

615

222

223

224

226

226

227

227

228




13.3.3.2.1 Titels opnemen

Als u uw begroting opstelt wilt u deze niet per titel per verkoopsoort hoeven invullen. PAC maakt hetdaarom mogelijk om meerdere ttiels tegelijk te vullen met de knop titels opnemen. Als u op deze knopklikt krijgt u het volgende scherm te zien:

In dit scherm ziet u onderaan in de gele velden hoeveel titels er nu in de begroting zitten en hoeveellopend fonds en nieuw fonds titels er met de huidige filterinstellingen worden toegevoegd.

De te importeren lopend fonds titels kunt u filteren op basis van verschijningsdatum en de minimalevoorraadstand. Er wordt hierbij gekeken naar de verschijningsdatum en voorraadstand die isaangegeven in het begroting titelbeheer. Voor Nieuw fonds titels wordt gekeken naar allebegrotingstitels die gaan verschijnen in het begrotingsjaar of begrotingstitels zonderverschijningsdatum. Door een vinkje te plaatsen in het vakje voor lopend fonds / nieuw fonds geeft uaan dat u de hierbijbehorende titels wil selecteren om op te nemen in uw begroting.

Op het moment dat u nu op toevoegen klikt wordt het volgende gedaan:

Voor iedere lopend fonds titel wordt voor alle begrotingsverkoopsoorten waarbij in de stamgegevensis aangegeven dat deze automatisch moeten worden opgenomen een begrotingsregel aangemaakt. De voorraad (die geregistreerd staat bij het CB en andere interne magazijnen) wordt vervolgens opbasis van de in de stamgegevens aangegeven percentages (in de kolom deel percentage) verdeeldover deze regels. Vervolgens wordt het toegekende percentage van de voorraad per regel weerevenredig verdeeld over de 12 maanden.

Lopend fonds titel A heeft een voorraad van 3000 stuks. In de stamgegevens is aangegeven datde verkoopsoorten aanbieding, naverkoop en ramsj automatisch moeten worden opgenomen, en datde verdeling van de voorraad is 40% in aanbieding, 40% in naverkoop en 20% in ramsj. Resultaat isdan dat er 3 begrotingsregels aangemaakt.

Titel Verkoopsoort Totaal Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

Begroting


223

Titel A aanb 1200 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100

Titel A navk 1200 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100

Titel A ramsj 600 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50

Voor iedere nieuw fonds titel wordt voor alle begrotingsverkoopsoorten waarbij in de stamgegevensis aangegeven dat deze automatisch moeten worden opgenomen een begrotingsregel aangemaakt. De geplande oplage van de geplande druk(ken) (die opgegeven is in de calculatie van debijbehorende drukken) wordt vervolgens op basis van de in de stamgegevens aangegevenpercentages (in de kolom deel percentage) verdeeld over deze regels. Vervolgens wordt hettoegekende percentage van de oplage over de regel verdeeld op basis van de standaard

verkoopverdeling die is aangegeven bij de begrotingsverkoopsoort. Indien bij debegrotingsverkoopsoort geen standaard verkoopverdeling is opgegeven dan wordt gekeken naar destandaard verkoopverdeling die in dit scherm is aangegeven. De standaard verkoopverdeling verdeeltde aan de regel toegekende oplage in de verhoudingen die zijn aangegeven, beginnend bij de maandvan verschijnen.

Nieuw fonds titel B heeft een oplage van 3000. In de stamgegevens is aangegeven dat deverkoopsoorten aanbieding, naverkoop en ramsj automatisch moeten worden opgenomen, en dat deverdeling van de oplage is 40% in aanbieding, 40% in naverkoop en 20% in ramsj. De aangegevenstandaard verkoopverdeling die is aangegeven bij de begrotingsverkoopsoorten is 60-20-10-10 vooraanbieding en naverkoop en 30-30-20-20 voor ramsj. De verschijningsdatum van deze titel is 2maart. Resultaat is dan dat er 3 begrotingsregels aangemaakt.

Titel Verkoopsoort Totaal Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

Titel A aanb 1200 720 240 120 120

Titel A navk 1200 720 240 120 120

Titel A ramsj 600 360 120 60 60

13.3.3.2.2 Een titel opnemen

Als u uw begroting opstelt wilt u deze niet per titel per verkoopsoort hoeven invullen. PAC maakt hetdaarom mogelijk om voor één titel direct meerdere begrotingsregels te vullen met de knop Een titel

opnemen. Als u op deze knop klikt krijgt u een zoekscherm te zien met alle begrotingstitels. Zoek nude titel op die u wilt toevoegen. Als u de titel hebt geselecteerd, dan krijgt u het volgende scherm tezien:




In dit scherm ziet u de informatie over de titel die u net hebt gekozen in de velden bovenaan. In deonderste helft van het scherm ziet u de begrotingsregels die zullen worden aangemaakt in debegroting nadat u op uitvoeren heeft geklikt. U ziet hierin de begrotingsverkoopsoorten die u bij destamgegevens op automatisch opnemen hebt gezet. U ziet ook dat de oplage + beginvoorraad isverdeeld over de regels op basis van het deel percentage dat u bij de begrotingsverkoopsoorten in destamgegevens heeft aangegeven.

Indien dit een lopend fonds titel betreft, dan wordt de deelvoorraad evenredig verdeeld over 12maanden. Indien dit een nieuw fonds titel betreft, dan ziet u dat de voorraad is verdeeld op basis vande aangegeven verdeelsleutel, startend bij de maand van verschijnen.

In de bovenste helft van het scherm kunt u wijzigen:

De geplande oplage

De beginvoorraad

De kostprijs

In de begrotingsregels kunt u wijzigen:

De verkoopsoort

De verdeelsleutel

De totaal afzet (als u deze aanpast zal het veld oplage gepland ook worden gewijzigd). De afzet per maand (als u deze aanpast zal het veld totaal en het veld oplage gepland ook wordengewijzigd).

Daarnaast kunt u ook nieuwe begrotingsregels toevoegen

Als u op uitvoeren klikt, dan worden de weergegeven begrotingsregels in de begroting opgenomen.

13.3.3.2.3 Begrotingsregels

13.3.3.2.3.1 Regel toevoegen

U kunt een nieuwe regel toevoegen door te kiezen voor Regel toevoegen:


Begroting


225

Klik op het zoekpictogram naast het veld titel/auteur of op de knop F5.

Vervolgens verschijnt een scherm begrotingstitel. In dit scherm kunt u een begrotingstitel selecterenom deze toe te voegen aan uw begroting

Selecteer de gewenste titel en klik op Open.

U kunt ook een nieuwe titel aanmaken door te klikken op de knop Nieuw. Dan verschijnt hetvolgendescherm:

Hierin kunt u alle gegevens over de titel invullen.

Tik in het veld Titel een titel in.

Geef een ISBN op in het veld ISBN (dit kan in eerste instantie een fake ISBN zijn. Deze kuntu dan later aanpassen. Let wel op: De realisatiegegevens zijn gekoppeld aan uwbegrotingstitel via het ISBN. Als u nog geen ISBN heeft opgegeven kunnen derealisatiegegevens niet correct aan uw titels worden gekoppeld).

Geef een auteur op in het veld Auteur.

Geef een Verkoopprijs en Kostprijs op.




Klik op het zoekpictogram naast het veld Fonds en selecteer het gewenste fonds.

Klik vervolgens op de knop Toevoegen.

De nu aangemaakte titel verschijnt nu als een nieuwe regel in het tabblad titels.

13.3.3.2.3.2 Regel wijzigen

Als u een regel in het tabblad titels wilt wijzigen selecteert u de betreffende titel en klikt u op deknop Regel wijzigen. hetvolgende scherm verschijnt nu:

Wijzig de Verkoopsoort door te klikken op het dropdown menu en vervolgens de gewensteverkoopsoort te selecteren.

Wijzig de verkoopprijs door te klikken in het veld Verkoopprijs en de juiste verkoopprijs in tevullen.

Wijzig de kostprijs door te klikken in het veld Kostpprijs en de juiste verkoopprijs in te vullen.

Wijzig het kortingspercentage, royaltypercentage en gewogen royalty % door te klikken in hetnaastgelegen veld en het juiste percentage in te vullen.

13.3.3.2.3.3 Regel verwijderen

Als u een regel wilt verwijderen:

Selecteer de regel die u wilt verwijderen.

Klik op de knop Regel verwijderen.

De regel die u had geselecteerd is nu verwijderd.

Begroting


227

13.3.3.2.3.4 Regels tonen

U kunt de regels die u aan de begroting heeft toegevoegd filteren en zo maar een zeker aantal vande regels tonen die aan bepaalde eigenschappen voldoen. U doet dit met de drop down menu's fonds

tonen, verkoopsoort tonen en het listmenu stadium tonen.

Klik op het drop down menu fonds tonen.

Selecteer een fonds.

U zult zien dat nu alleen de regels worden getoond die tot het fonds dat u heeft geselecteerdbehoren. Hetzelfde geld voor de drop down menu's verkoopsoort tonen en het listmenu stadium tonen.Door meerdere drop down menu's tegelijk te gebruiken filtert u op beide eigenschappen samen.

in het drop down menu fonds ziet u alleen de fondsen waarop als gebruiker recht heeft. Dit isingesteld in het rollenbeheer .

13.3.3.2.4 Begroting overnemen

Als u na u initiele begroting verder wilt gaan met een RF1, RF2 of RF 3 dan dient u hiervoor in PACeen nieuwe begroting toe te voegen die u dan RF1 noemt. Deze begroting is nieuw en daarmeenog leeg. Om nu de initiële begrotings over te nemen klikt u op de knop begroting overnemen. U zietnu een zoekscherm. Selecteer de initiele begroting die u heeft gemaakt uit de lijst. De begrotingwordt nu direct overgenomen. Afhankelijk van de grote van de begroting die wordt overgenomen kandit even duren.

U dient voor een nieuwe RF nog wel het tabblad algemeen in te vullen. Deze wordt met hetovrnemen van de begroting niet overgenomen.

13.3.3.2.5 Realisatie Importeren

Om een rapportage te kunnen maken van uw begroting en de bijbehorende realisatie cijfers moet ueerst de realisatiecijfers in PAC importeren vanuit uw financiële administratie software. Dezerealisatiecijfers kunnen op dit moment enkel worden geimporteerd uit Bestmate.

De gegevens uit uw financiële administratie dient u te plaatsen in de map aangegeven in de algemene instellingen .

U importeert de realisatie cijfers als volgt:

Druk op de knop realisatie importeren.

Met een balkje wordt nu de status van het importeren van de realisatiecijfers getoond. Als de importsuccesvol is verlopen zal het scherm verdwijnen zonder verdere meldingen. Als u nu in hetbegrotingsscherm aangeeft dat u naast de prognose cijfers ook de realisatiecijfers wilt zien, danworden de geimporteerd realisatiecijfers getoond. De bij elkaar horende regels (met hetzelfde ISBNen verkoopsoort) worden dan onder elkaar weergegeven).

476

217

494




13.3.3.2.6 Begroting exporteren

U kunt uw begroting exporteren naar excel met een enkele druk op de knop.

Druk op de knop Begroting exporteren.

Excel wordt nu geopend met een overzicht van de gegevens van de betreffende begroting.

13.3.4 Begroting verwijderen

U kunt een begroting verwijderen door op de knop Verwijderen te klikken in het overzichtscherm vande begroting. vervolgens verschijnt een bevestigingsscherm met de vraag of u de begroting echt wiltverwijderen. Als u zeker weet dat u dit wilt doen klikt u op de knop Ja. Wilt u dit toch niet, klik danop Nee of Annuleren.

In plaats van uw begroting permanent te verwijderen kunt u deze ook deactiveren .

13.3.5 Begroting deactiveren / historisch maken

U kunt u begroting deactiveren / historisch maken door de statius van deze begroting van actief naarinactief / historisch te zetten, in het tabblad algemeen. Hoe u dit doet staat beschreven bij Algemeneinformatie . Het reactiveren van een begroting verloopt op eenzelfde wijze.

228

220

Deel

XIV




14 Royalty

14.1 Inleiding Royalty

Voor auteurs en vertalers houdt een uitgeverij verschillende royaltycontacten bij. Het houden vanoverzicht op de momenten waarop uitbetaald moet worden en de bedragen die moeten wordenuitgekeerd is vaak moeilijk. Daarom is voor PAC de royaltymodule ontwikkeld.

PAC Royalty bestaat uit vier verschillende functionaliteiten:

Proces : In dit scherm kunt u de afrekenperiodes definiëren, voorraad en omzetverwerken en afrekeningen genereren. Contractbeheer : Hier kunt u royaltycontracten aanmaken en definiërenVoorraadcorrectiebeheer : Hier worden de voorraadgegevens van bijv. het CB getoonden kunnen wijzigingen worden gemaakt in de voorraadgegevens.Voorschottenbeheer : In voorschottenbeheer kunt u aangeven welke voorschotten aanwelke rechthebbenden zijn verstrekt.

14.2 Proces

Als u klikt op de knop proces komt u in het royalty proces scherm.

230

235

245

67

Royalty


231

In dit scherm kunt u:

De afrekenperiodes definierenVoorraad en omzet verwerkenAfrekeningen genereren

14.2.1 Afrekenperiode

U kunt de afrekenperiodes definiëren bovenaan in het scherm royaltyproces.

231

232

68




De frequentie van de periode (jaar, halfjaar, kwartaal of maand).Of de periode actief is of niet. In de bovenstaande screenshot is het jaar 2004 ingesteld alsactieve periode. U kunt alleen royaltyperioden actief maken die vallen in het actieve royaltyjaar. Bij Jaar vult u het betreffende jaar waarin de periode valt in. Het Periodevolgnr. In het geval van een jaar is er maar 1 periode, in het geval van een halfjaar 2,een kwartaal 4 enz. Bij Startmaand vult u het maandnummer in van de maand waarin de periode start.Bij Eindmaand vult u het maandnummer in van de maand waarin de periode eindigt.Bij Datum van vult u de datum in waarop de periode start.Bij Volgende periode selecteert u uit het dropdown menu de periode die volgt op de huidigeperiode. Bij t/m vult u de datum in waarop de periode eindigt. Bij volgende periode kan de periode worden aangegeven die volgt op deze periode. Deze volgendeperiode moet eerst zijn gecreëerd voordat deze hier kan worden geselecteerd uit het drop downmenu.

Een afrekenperiode kan actief zijn of niet actief. Zoals vermeld kunnen alleen perioden die binnen hetactieve royaltyjaar vallen als actief worden aangevinkt. Er kunnen wel meerdere actieve periodenworden aangevinkt, bijvoorbeeld het jaar 2004, het 1e halfjaar 2004 en het 1e kwartaal 2004 kunnenallen tegelijk actief zijn.

Bij het genereren van de gegevens worden alleen de contracten en voorschotten bekeken die inde actieve afrekenperiode vallen.

14.2.2 Voorraad en Omzet

Door te klikken op de knop verwerken onder voorraad en omzet worden uw voorraad en omzetgegevens verwerkt in PAC. Afhankelijk van de modules die u heeft worden deze omzetgegevensgebaseerd op het CB of de voorraad / faktuur modules. Daarbij kan worden aangegeven over welkeperiode (maand van-t/m) dit moet gebeuren en dit kan worden ingesteld bij Importstatus onder

234

Royalty


233

Import maanden (x-y). Indien deze modules niet worden gebruikt worden er twee import knoppenzichtbaar zodat in één scherm ook de import van bestanden kan plaatsvinden. De laatsteimportdatum/tijd wordt per heden ook weergegeven. Na het klikken op deze knop worden uwgegevens ingelezen in o.a. voorraadcorrectiebeheer en bij de verkoopstand in contractbeheer.

Als u op verwerken heeft geklikt kunt u verschillende rapporten creëren met de knoppen onder hetkopje ' rapportage'. Met deze rapportages kunt u gemakkelijk de gegevens die u van bijv. CB heeftontvangen controleren.

Controle uitgaven: Als u op deze knop klikt wordt een rapport gecreëerd waarin u kunt zienof er voorraad en/of omzet gegevens voorkomen zonder uitgavenControle contracten: Als u op deze knop klikt wordt een rapport gecreëerd waarin u kunt zienof er voorraad en/of omzet gegevens voorkomen zonder contractenControle Voorraad ev-bv: Met deze functie controleert u per magazijn of de eindvoorraad vanhet voorgaande jaar gelijk is aan de beginvoorraad van het huidige jaar. Controle totaal vrd ev-bv: Met deze functie controleert u of de totaaleindvoorraad van hetvoorgaande jaar gelijk is aan de totaalbeginvoorraad van het huidige jaar. Controle checks <>0: In het voorraadcorrectiebeheer zijn checks ingevoerd die op 0 dienen testaan. Deze rapportage toont u de uitgaven waarvan de checks in hetvoorraadcorrectiebeheer niet op 0 staan. Verkopen zonder afspraken: In deze controlerapportage worden verkopen weergegeven dieniet in het contract als afspraak worden weergegeven. Hiermee kan worden gecontroleerddat alle afspraken zijn gedekt (ook 0%-afspraken). Door het invullen van alle afspraken inclde 0-afspraken kan met dit overzicht worden getoond welke afspraken ontbreken omdat ertoch omzet/verkopen zijn geregistreerd. Over deze verkopen worden dan dus geen royalty'sberekend in het specifieke contract en dit zou dus moeten worden aangepast. Het kanuiteraard wel voorkomen dat in het auteurscontract de afspraken voorkomen, maar in hetvertalerscontract niet. Om de volledigheid te garanderen zou het dus zo moeten zijn datook het vertalerscontract alle afspraken krijgt, ook al is het 0%. Dit wordt dan tevens als0% op de afrekening vermeld.Rondrekening: Deze rapportage geeft u een rondrekening: een overzicht van de gegevens inhet voorraadcorrectiebeheer. Corrrecties: Er kan een overzicht worden gedraaid van alleen de uitgevoerde correctie inroyaltycorrectiebeheer zonder basis of resultaat gegevens. Zowel de positieve als denegatieve correcties worden nu weergegeven

Hieronder zijn enkele voorbeelden weergegeven van de rapportages die kunnen wordengegenereerd.




14.2.3 Afrekeningen genereren

Met de knoppen onder afrekening kunt u:

Genereren: Met een druk op de knop generen worden de gegevens van de huidigeafrekenperiode verzameld, zodat deze kunnen worden gebruikt om bijvoorbeeldrapportages mee te creëren.

Afdrukken afrekening: U kunt met één druk op de knop al uw afrekeningen afdrukken. Als

sommige afrekeningen niet konden worden gegenereerd wordt er nu een foutmeldinggegeven, zodat de problemen kunnen worden verholpen. Naast direct afdrukken vanuit het venster tonen afrekeningen kan nu ook worden gekozenom de afrekeningen te tonen in Microsoft Word. Hier dient wel gelet te worden op hetaantal te openen afrekeningen. omdat dit anders zeer vertragend kan werken. Er zijnbovendien drie extra sorteringen toegevoegd aan de volgorde van afdrukken vanroyaltyafrekeningen.Definitief Maken: Als u tevreden bent met de afrekeningen kunt u deze definitief makendoor op deze knop te drukken. Voorlopig maken: Het definitief maken kunt u weer ongedaan maken door op de knopvoorlopig maken te drukken. Verwijderen: Als u toch nog wijzigingen wilt aanbrengen, zult u de verzamelde gegevenseerst moeten verwijderen. Let op: u verwijdert dus niet uw contracten en voorschotten, uverwijdert alleen het 'overzicht' dat van deze gegevens is gemaakt toen u op de knopgenereren drukte. Na het verwijderen van de verzamelde gegevens kunt u weer wijzigingenaanbrengen in uw contracten en voorschotten.

Royalty


235

Door middel van een administratieve instelling onder Systeem - Algemene instellingen -Royalty kunnen definitieve afrekeningen nu op verschillende manieren voorlopig wordengemaakt. Het kan normaal, zonder bevestiging. Helemaal niet door het te blokkeren. Of met eenuitgebreide melding vooraf. Deze melding hangt af van de koppeling met de boekhouding. Alseen koppeling is dan wordt uitgelegd dat de journaalposten opnieuw zullen worden aangemaakt(dubbel) na opnieuw definitief maken en dat de gebruiker zelf dient zorg te dragen voor de juisteafhandeling van de journaalposten in de boekhouding. Indien geen boekhoudkoppeling bestaatdan zal een eenvoudige bevestiging worden gevraagd.

De naam van het royaltyafrekeningbestand kan maximaal 100 tekens bevatten (incl map).Dit werd niet afgevangen waardoor een foutmelding kon ontstaan. Nu wordt de rest ruimte dieoverblijft ingevuld door een deel van de naam, ipv de gehele naam. Dus de royaltyrelatiecodeblijft wel gewoon zichtbaar. Mocht er geen enkele letter van de naam passen dan wordt ditgemeld in het excel foutverslag. Dan dient de map te worden verkort. Hou er rekening mee datwij aanraden dat de map beveiligd is tegen onbevoegden en dat deze map dus nietnoodzakelijkerwijs in de PAC-map hoeft te staan.

Verder kunt u een aantal rapportages genereren van de verzamelde gegevensAfgerekende titels: Dit rapport geeft een overzicht van alle titels waarvoor de betalingenzijn verricht. Dit overzicht bevat nu ook de exploitatiegroep voorschotten encontractvoorschotten.Verkoopsoorten: Dit rapport geeft een overzicht van alle titels, met hierbij hunverkoopsoort, de verkoopprijs, oplage etc. Rechthebbenden: Een overzicht van alle rechthebbende in uw contracten. U kunt de rechthebbenden die de afrekening gaan krijgen vooraf informeren overbelangrijke zaken met behulp van de knop relaties mailen. Met deze functie kunnen derelaties worden opgenomen in de relatie-selectiebuffer en vervolgens worden gemaild.

14.3 Royalty contract

Met royalty contract kunt u uw contractafspraken vastleggen in PAC. PAC kan deze ingevoerderoyaltycontracten vervolgens gebruiken om de berekening van de royaltyafdracht voor u uit tevoeren. Indien u beschikt over de module royaltycontract kunt u ook op basis van het in PACingevoerde contractafspraken het uiteindelijke contract genereren.

Het royaltycontract biedt een uitgebreid invoerscherm, waarin u veel gegevens over uwroyaltycontact kunt vastleggen. Zo kunt u o.a. meerdere ISBN's koppelen aan een contract, meerdererechthebbenden koppelen aan een contract, kunt u per verkoopsoort afrekentredes definieren en eenbepaald percentage van de royaltyafdracht opgeven als vrij van kosten (zodat de afdracht aan deauteur pas na deze drempel wordt ingezet).

Meerdere ISBN's kunnen worden gekoppeld aan 1 royaltycontract, zodat royaltypercentages overmeerdere Er kunnen meerdere contracten worden aangemaakt, waaronder het auteurscontract, hetvertalerscontract, het agent/uitgeverijcontract en eventueel meer. Door middel van knoppen kunt uhet contract goedkeuren, en indien nodig ook openbreken, waarna een nieuw contract ontstaat vanafeen nieuwe datum.

14.3.1 Royalty contract zoeken

Als u klikt op de knop royaltycontract verschijnt het zoekscherm Zoeken royaltycontract:




U kunt in dit scherm makkelijk uw titel vinden door de eerste letters van de titel of het cijfer vanbijvoorbeeld het ISBN in te vullen. Het zoekscherm toont dan slechts die titels die aan de opgegeveneigenschappen voldoen. Bovendien is het nu mogelijk om een traject van contractcodes als selectie inte vullen, zodat een gewenste hoeveelheid contracten kunnen worden afgedrukt.

U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis het royaltycontract selecteren die u wilt tonen en kiestvoor Open. Indien u een nieuw royaltycontract wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.

14.3.2 Royalty contract toevoegen

U kunt een nieuw royaltycontract toevoegen bij een project door te kiezen voor:

de knop Toevoegen in Royalty contract of

de knop Nieuw in Zoeken royaltycontract


Royalty


237

In dit scherm kunt u kiezen uit een royaltycontractscenario. Hiermee worden de standaard waardenuit dit scenario overgenomen in het nieuwe contract dat u wilt aanmaken. U hoeft dan alleen nog dewijzigingen op dit nieuwe contract in te voeren. U kunt royaltycontractscenario's aanmaken in de stamgegevens .

Selecteer nu een royaltycontractscenario en klik op OK. Als u geen gebruik wilt maken van dezefunctie, kies dan op Annuleren. U ziet nu het volgende scherm:

633




Vul een Contractcode in

Geef een Omschrijving op

Zoek daarna het verplichte veld Contracttype.

En zoek tenslotte het verplichte veld Frequentie


Royalty contracten die qua naam en jaartal lijken op het contract dat u wilt aanmaken, verschijnen inhet vak overeenkomstige Royaltycontract.

14.3.3 Royalty contract wijzigen

Indien u heeft gekozen voor openen of wijzigen van de royaltycontract dan komt u in hetonderhoudsvenster van het contract. Hiermee bent u in staat het contract in te zien of aan te vullenmet nieuwe gegevens.

Zoals u weet kan een royalty contract vele vormen aannemen. In het royaltycontract scherm krijgt uvele mogelijkheden aangeboden in een scherm.

Royalty


239

Een voorbeeld van de opbouw van een royaltycontract is schematisch als volgt weer te geven:

Hierin ziet u dat aan een contract een of meerdere explotatiegroepen zijn gekoppeld. Eenexploitatiegroep omvat een of meerdere verschijningsvormen en een of meerdere uitgaven. Aan eenexploitatiegroep zijn vervolgens weer verkoopsoorten gekoppeld. Die verkoopsoorten kunnen weerzijn ondervedeeld in verschillende staffels.

Het eerste tabblad, afspraken, bestaat uit 7 onderdelen:




AlgemeenExploitatiegroepenVerkoopsoorten en staffelsUitgaven per exploitatiegroepRechthebbendenVerkoopstand bij uitgaveContractstatus

14.3.3.1 Algemeen

Het bovenste deel van het scherm toont enkele algemene gegevens over het royaltycontract.

U kunt de gegevens die u bij het aanmaken van het contract heeft ingevuld (Contractcode,Omschrijving,Contracttype en Frequentie) wijzigen. Bij de contractcode kunt u gebruik makenvan de knop naast het veld contractcode, om automatisch de eerstvolgende contractcode tegenereren. Deze contractcode wordt gecreeerd op basis van de code van het laatstecontract dat is aangemaakt. Zo kunt u zelf definiëren welke vorm u contractcode dient tehebben.Met het veld sub kunt u aangeven dat een contract onderdeel uitmaakt van een groep aanelkaar gerelateerde contracten. U kunt zo twee contracten met dezelfde contractcodeopgeven, maar deze een andere subcode geven. Zo krijgt u bijvoorbeeld contract 1A, 1B en1C. Dit kunt u bijvoorbeeld gebruiken om een link te leggen tussen Auteurcontract enVertalerscontract. U kunt de geldigheid van het contract instellen of aanpassen in de velden geldigheid van ent/m. De geldigheid van is verplicht omdat deze wordt gebruikt voor controleoverzichten eneventueel voor het al dan niet aansturen van afrekeningen.U kunt aangeven bij welk project dit royaltycontract hoort. Dit is niet verplicht. Als u ervoorkiest om dit veld in te vullen, dan kunt u in het onderdeel Uitgaven per exploitatiegroepalleen uitgaven kiezen die binnen het geselecteerde project vallen. U kunt notities opgeven in het veld notities

Rechts boven in het scherm ziet u de status van het contract .

14.3.3.2 Exploitatiegroepen

Vaak worden afspraken in een royaltycontract vastgelegd per verschijningsvorm of combinatie vanverschijningsvormen. Zo is er bijvoorbeeld een aparte afspraak voor een paperback of gebondenboek, en een aparte afspraak pocket.

Een exploitatiegroep omvat een of meerdere verschijningsvormen. Exploitatiegroepen kunt uopgeven in de stamgegevens.

Aan iedere exploitatiegroep zitten in het contract een aantal ISBN's gekoppeld. Deze koppelt u onder Uitgaven per exploitatiegroep .

Bij iedere exploitatiegroep worden de gemaakte afspraken over verkoopsoorten en staffelsopgegeven. Deze koppelt u onder Verkoopsoorten en staffels .

In het royaltycontract kan per exploitatiegroep een veld Code/omschrijving op (afrekening) wordengevuld. Dit wordt mee geexporteerd naar het XML bestand voor de afrekeningen. Echter vooraf moetworden vastgesteld of dit veld ook moet worden gebruikt omdat het niet standaard in deafrekeningsjablonen staat. In de procedure van de uitgeverij moet dat worden opgenomen.

Er kan dmv een keuzelijst alles worden getoond of alleen gegevens over de geselecteerdeexploitatiegroep . Dit is tevens een gebruikersinstelling.

240

240

241

242

242

243

243

242

243

242

241

Royalty


241

14.3.3.3 Verkoopsoorten en staffels

Bij iedere exploitatiegroep worden de gemaakte afspraken over verkoopsoorten en staffelsopgegeven. Hierin kunt u de volgende zaken invullen:

U kunt verschillende verkoopsoorten opgeven door deze in de kolom verkoopsoorten teselecteren. Welke verkoopsoorten er zijn staat gedefinieerd onder stamgegevens, onderroyaltyverkoopsoortmapping . Bij deze verkoopsoorten kunt u een boventrede aangeven. Een trede loopt van eeneventueel voorafgaande trede van dezelfde verkoopsoort tot de boventrede. Als er geenvoorafgaande verkoopsoort is loopt de trede van 0 tot de boventrede. De bijbehorende berekenwijze kan worden geselecteert. U kunt hier o.a. kiezen uit:

Bruto%Excl: Bruto exclusief. De velden royaltypercentage en % vrij van kosten zijninvulbaar. Bruto%Incl: Bruto inclusief. De velden royaltypercentage en % vrij van kosten zijninvulbaar. Netto%Excl: Netto Exclusief. De velden royaltypercentage en % vrij van kosten zijninvulbaar. Netto%Incl: Netto Inclusief. De velden royaltypercentage en % vrij van kosten zijninvulbaar. Prijs/ex: Prijs per exemplaar. Het veld Grsl. prijs is invulbaar.%vPrijs/ex: Een percentage van de prijs per exemplaar. De velden royaltypercentage,% vrij van kosten en grsl. prijs zijn invulbaar. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt inhet geval van een speciale clubprijs waarover een vast percentage moet wordenafgerekend. %vBE-Kort: Een percentage over bruto excl minus korting. Dit houdt in dat ongeachtde reele korting aan de boekhandel, uit wordt gegaan van een vaste korting en datover deze 'fictieve netto excl' wordt afgerekend met een ingesteld royaltypercentage.Dit kan tevens worden overgenomen uit de Royaltymodule.De veldenroyaltypercentage, % vrij van kosten en korting% zijn invulbaar. Deze berekenwijzewordt bijvoorbeeld gebruikt in het geval van een vast kortingspercentage dat wordtgehanteerd voor verkopen met de verkoopsoort export.

Het bijbehorende royaltypercentage kan worden opgegeven. Er kan een percentage worden opgegeven dat vrij is van kosten. Stel u heeft eenroyaltyafspraak waarin voor ieder boek dat wordt verkocht 10% van de bruto prijs royaltyaan de rechthebbende wordt uitgekeerd. Echter, er is ook een voorschot uitgekeerd aan derechthebbende. Voordat de rechthebbende royalty ontvangt, zal normaalgesproken ditvoorschot eerst moeten zijn verrekend. Er kan echter ook met de rechthebbende wordenafgesproken dat een bepaald percentage van het royaltypercentage vrij is van kosten. Ditpercentage wordt dan sowieso als royaltyafdracht uitgekeerd. De rest van het percentagewordt, zolang er sprake is van een voorschot, gebruikt om dit voorschot te verrekenen.

Dit werkt voor alle voorschotten behalve de afrekendrempel (aantal boeken).

U kunt met de functie vrij van kosten er ook voor zorgen dat een bepaald voorschotover een enkele exploitatievorm wordt verrekend. Stel u heeft twee exploitatievormen:paperback en pocket. Het royaltybedrag voor paperback is 5% en voor pocket is 6%. Uwilt dat het voorschot alleen wordt verrekend door verkopen van uitgaven die vallen inde exploitatievorm paperback. U vult dan bij de exploitatievorm paperback in dat de %vrij van kosten 5% is (= gelijk aan het royaltypercentage). Bij de exploitatievormpaperback geeft u bij % vrij van kosten 0% op.

Er kan een grondslag prijs worden opgegeven. Dit is de prijs die geld als de prijs / ex.

Indien de prijs / ex wijzigt door een prijsverhoging aan het eind van het jaar, dient ditin het contract ook te worden gecorrigeerd. Hiervan wordt dus geen prijshistorie

629




bijgehouden: de oude grondslag prijs in het contract wordt overschreven.

Er kan een kortings% worden ingevoerd. Deze wordt gebruikt bij de berekenwijze %vBE-Kort.

Daarnaast kunt u een minimum afrekenwaarde vaststellen. U kunt zo bijvoorbeeld aangeven dat mettitels die zijn verkocht voor minder dan 3 euro apart moet worden omgegaan. U kunt er voor kiezenom titels die voor minder dan de minimum afrekenwaarde zijn verkocht apart weer te geven op uwsjabloon of te verwerken in een andere verkoopsoort, bijvoorbeeld ramsj of hoge korting.

14.3.3.4 Uitgaven per exploitatiegroep

U kunt uitgaven aan uw contract koppelen in het blok uitgaven per exploitatiegroep. In het blokuitgaven per exploitatiegroep ziet u het overzicht van al gekoppelde ISBN's. U kunt een nieuw ISBNkoppelen aan dit contract door de knop Uitgave toevoegen te gebruiken. Nu opent zich het schermzoeken uitgave. Indien u bovenaan het contract een project hebt geselecteerd, dan ziet u hier nualleen de uitgaven binnen dit project.

Indien er meerdere exploitatiegroepen zijn volgt een scherm met de beschikbare exploitatiegroepen.Uitgaven zitten gekoppeld aan een bepaalde exploitatiegroep. Dit bepaald met welke afspraken enstaffels de royaltyafdracht voor dit ISBN moet worden bepaald. Met het volgorde veld (A -> Z) kunt ude afrekenvolgorde van de verschillende uitgaven opgeven.

In het royaltycontract kan per uitgave een veld Code/omschrijving op (afrekening) worden gevuld. Ditwordt mee geexporteerd naar het XML bestand voor de afrekeningen. Echter vooraf moet wordenvastgesteld of dit veld ook moet worden gebruikt omdat het niet standaard in de afrekeningsjablonenstaat. In de procedure van de uitgeverij moet dat worden opgenomen.

14.3.3.5 Rechthebbenden

U kunt aangeven wie de rechthebbenden zijn en welk aandeel zij hebben in de totale royalties. Bijrechthebbende kunnen alleen die personen worden geselecteerd die aan de categorie rechthebbendezijn toegewezen. Deze categorie kunt u toekennen door in relatiebeheer naar de betreffende relatiete gaan en in het tabblad algemeen de categorie rechthebbende toe te voegen.

Om een relatie toe te voegen klinkt u in het blok rechthebbenden op het zoekpictogram. Er verschijntnu een zoekscherm. Zoek hierin op de rechthebbende die u wilt toevoegen en selecteer deze. Ingeval van meerdere rechthebbenden dient u bij elke rechthebbende het juiste aandeel op te geven.Het totaalaandeel moet altijd 100% zijn.

Als er verbanden zijn tussen de door u geselecteerde relaties en andere relaties krijgt ueen keuzelijst te zien.

Royalty


243

In deze keuzelijst kunt u kiezen of u de relatie zelf wil koppelen, of het verband dat derelatie heeft wilt koppelen. Bijvoorbeeld, stel dat er enkel contact is met een auteur via eenagent. Dan zult u het verband van de auteur met zijn agent willen koppelen aan het project.Op deze wijze worden niet de privé gegevens van de auteur overgenomen, maar degegevens die zijn opgegeven op het relatieverband.

Onderaan dit deel van het scherm vind u ook drie toetsen. Met de knop Relatie openen kan direct degeselecteerde relatie worden geopend in het relatiebeheer. Met de knop Voorschotten tonen kandirect het bijbehorende voorschot worden getoond. Met de knop Rechthebbende Wijzigen kunt u hetcontract overboeken.

14.3.3.6 Verkoopstand bij uitgave

U kunt de verkoopstand inkijken. Deze gegevens worden in principe geimporteerd (bij proces, voorraad en omzet ), maar u kunt als dit nodig is ook een stand toevoegen met de knop stand

toevoegen of een stand wijzigen met de knop stand wijzigen.

Als de frequentie van het contract wijzigt dan moet ook de startstand worden gewijzigd van de oudefrequentie naar de nieuwe frequentie omdat PAC op basis van de frequentie de gegevens verwerkt.

14.3.3.7 Contractstatus

Een belangrijk onderdeel bij het aanmaken van het contract is de contractstatus. Een contract kanverschillende statussen hebben:

Niet Actief (de standaard status na het invullen van het contract)VoorlopigDefinitiefVervallen

Een contract moet op definitief staan om te worden verwerkt bij de royaltyafrekening. Doordat hetcontract meerdere statussen heeft, kan het contract worden goedgekeurd door verschillende partijenin uw uitgeverij. Zo kunnen bijvoorbeeld de volgende stappen worden doorlopen:

1. Persoon A maakt contract aan (Status Niet Actief)2. Hoofd Rechten/Royalty B controleert contract (Status naar Voorlopig)3. Uitgever C controleert het contract (Status naar Definitief)

Natuurlijk is een andere combinatie van stappen en verantwoordelijken ook mogelijk. Een contracthoeft niet eerst de status Voorlopig te hebben, maar kan ook direct de status Definitief krijgen. Ukunt dus zelf bepalen hoeveel personen hun goedkeuring moeten verlenen, voordat het contract definitief is en wordt verwerkt bij de royalty afrekening

Als u het contract wilt openbreken klikt u op contract openbreken. Het huidige contract krijgt nu destatus vervallen, en een pop up scherm verschijnt waarin u de geldigheid van het nieuwe contractkunt vast stellen.

14.3.4 Royalty contract verwijderen

U kunt een royaltycontract verwijderen door op de knop Verwijderen te klikken in het overzichtschermvan het contract. Vervolgens verschijnt een bevestigingsscherm met de vraag of u het contract echtwilt verwijderen. Als u zeker weet dat u dit wilt doen klikt u op de knop Ja. Wilt u dit toch niet, klikdan op Nee of Annuleren.

232




14.4 Modelcontractsjabloon

De module Royalty Modelcontractsjabloon is een toevoeging op de royaltymodule, waarmee op basisvan de in PAC ingevoerde royaltyafspraken een fysiek (model)contract kan worden gegenereerd opbasis van een sjabloon. Dit contract kan vervolgens worden afgedrukt en door de rechthebbendenworden ondertekend. Dit document wordt ook gekoppeld aan PAC.

Indien u beschikt over de module royaltycontract en u gaat naar Royalty - contractbeheer dan ziet uhier twee extra tabbladen: Documenten en Overige rechten/afspraken.

In het tabblad documenten ziet u de gekoppelde royaltycontract-documenten. Hieronder staan deknoppen documenten tonen (die het gekoppelde document openen), de knop document koppelen

(waarmee je een bestaand document kan koppelen aan PAC) en de knop document verwijderen,waarmee je de koppeling tussen het document en PAC verbreekt. De werking van deze functies isidentiek aan die van de module DocShare .

Hieronder ziet u nog een knop Contract genereren. Met deze knop worden de afspraken die zijnvastgelegd in het tabblad Afspraken overgenomen in een document middels een standaardcontractsjabloon. Het resulterende document zal direct worden gekoppeld aan PAC.

Het tabblad Overige rechten/afspraken bevat nog additionele velden, die ook kunnen wordenopgenomen in het contract:

358

Royalty


245

In dit tabblad kunnen alle naburige rechten (nevenrechten) worden ingevuld zodat deze kunnenworden gegenereerd naar het fysieke contract. Deze gegevens staan standaard in hetroyaltycontractscenario zodat in de meeste gevallen geen wijzigingen nodig zijn, alleen in specifiekegevallen.

14.5 Voorraadcorrectiebeheer

Met voorraadcorrectiebeheer kunt u uw voorraadgegevens wijzigen of hier nieuwe gegevens aantoevoegen. Als u klikt op de knop voorraadcorrectiebeheer ziet u het volgende scherm:




U kunt de voorraadrondrekening om de volgende redenen wijzigen:Er zat een inconsistentie in de aangeleverde gegevens Omdat u gegevens heeft aangeleverd gekregen op papier en deze in PAC wilt invoerenOmdat u een correctie wilt maken ten behoeve van een auteur (en een kleine eindvoorraadniet wilt laten staan tot in lengten van jaren en deze bv als -fictieve- boekhandel wiltafrekenen en dus nooit meer een afrekening hoeft te sturen)

Wijzigingen kunt u maken door op een veld te klikken dat u wilt wijzigen en hier de juiste data in tevoeren. Ook kunt u omzetregels toevoegen door op de knop Omzet toevoegen te klikken.

Bij omzetregels kunnen ook prijsgegevens worden ingevoerd. U kunt hier zowel een bruto als eennetto prijs opgegeven.

U kunt omzetregels ook verwijderen., met de knop component verwijderen. Niet alle componentenkunnen zomaar worden verwijderd. Welke kunnen worden verwijderd kunt u aangeven bij Stamgegevens - Componenten . Als u een omzetregel probeert te verwijderen maar dit is niettoegestaan, dan zal PAC dit aan u melden.

In het royaltycorrectiebeheer kan visueel onderscheid worden gemaakt tussen correcties. Standaardcorrecties die worden uitgevoerd zijn 'normaal' en worden in wit getoond, maar dit kan wordengemarkeerd als reservering met de knop Regel reserveren zodat het een opvallende kleur krijgt. Metdezelfde knop kan het ook weer 'normaal' worden gemaakt. Er zitten op dit moment verder geenfunctionaliteiten aan de reservering.

Met de knop -/- Correcties VP overnemen kunt u met een druk op de knop in één keer alle correctiesvan het vorige jaar omgekeerd worden overgenomen.

Met de knop Correcties leegmaken kunt u alle gegevens in de kolom correcties verwijderen.

Bovenaan in het scherm ziet u de knoppen Periode terug en Periode vooruit. Hiermee kunt u zonder

629

Royalty


247

steeds terug te hoeven naar het zoekscherm makkelijk het voorraadcorrectiebeheer van vorige envolgende perioden bekijken. Indien wordt voorzien in retouren in royaltycorrectiebeheer dan kan ditalvast voor de volgende periode worden ingevuld ondanks dat deze periode nog niet bestaat/isgerealiseerd. Dus voorzien op 250 retouren in 2007 kan als negatieve afzet/omzet in 2007 wordeningevuld in de correctiekolom (= vermindering omzet in 2007) en in de aan te maken periode 2008als 250 positief worden ingevuld. Als in 2008 blijkt dat de omzet inderdaad zover achterblijft, dan iseen goede keus gemaakt en kan eventueel een deel van 250 zelfs worden verminderd waardoor eendeel nog steeds voorzien blijft. Als de omzet in 2008 echter goed/normaal is, dan worden de 250stuks gewoon bij de omzet opgeteld omdat die er in 2007 van af zijn getrokken.

Het is nu mogelijk om de Oplage te gebruiken (afleverbeheer onder drukbeheer) alsgrondslag voor de rondrekening van royalties. Als standaard wordt de volledig (gecontroleerde)voorraad van CB of intern magazijn gebruikt, maar daarin kan het voorkomen dat het optellen vande werkelijke inslag niet juist is en daardoor een onjuiste oplage wordt gerapporteerd aan derechthebbende. Daarom is het mogelijk om in de administratieve instellingen van de Royalty eeninstelling 'Oplagecomponent (ipv inslag)' in te vullen. Hierdoor wordt de gerealiseerdeafleveringen van de drukker/binder opgehaald uit drukbeheer om in te vullen alscorrectiecomponent. Het kan zijn dat niet hetzelfde getal is als de inslag(en) uit de magazijnen. Indat geval ontstaat er een rondrekening verschil dat moet worden weggeboekt, er is danwaarschijnlijk ergens een voorraadcorrectie/verplaatsing met een hoog getal blijven staan. Dezefunctionaliteit hangt echter af van de inrichting. In de standaard uitvoering wordt met CB inslaggewerkt als basis en moet deze inrichting dus in opdracht worden gewijzigd om de functionaliteitte kunnen toepassen, inclusief de aangepaste checksystematiek!

U kunt een tekst op de afrekening toevoegen door deze in het veld Tekst op afrekening in te voeren

14.5.1 Overige rechten

Als u gebruik maakt van het afrekenen van nevenrechten/naburige rechten dan kunt u de resultatenvan import uit PAC Faktuur in het tabblad Overige rechten terugvinden. U kunt hier ook rechtstreeks denevenrechtenverkopen invullen of wijzigen indien gebruik wordt gemaakt van (netto) kosten (ziefysieke contractafspraken).

Voor automatische import van rechten is de koppeling met PAC Factuur nodig. Deze dientvolledig ingericht te worden op het toe kunnen passen van nevenrechten.

14.6 Voorschottenbeheer

Naast royalties ontvangen auteurs, vertalers en agenten vaak een voorschot voor hun werk. Om dezevoorschotten bij te houden is er voorschottenbeheer.

In voorschottenbeheer kunt u bijhouden aan wie welk bedrag wanneer is betaald en of dit voorschotal verrekend is met de royalties of niet. Er wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende soortenvoorschotten. Zo kunt u een algemeen voorschot opgeven, gekoppeld aan een bepaalde relatie, ofeen uitgavevoorschot, gekoppeld aan een bepaalde uitgave.

U kunt kiezen om voorschotten op uitgave-, exploitatiegroep- of contractniveau in tevoeren. Echter, dit is afhankelijk van uw inrichtingskeuze en de toegepasteberekeningssystematiek. Daarom is het ook mogelijk om de niet te gebruiken voorschotsoortenuit te schakelen (filter) in de algemene instellingen onder royalty.




14.6.1 Royalty voorschot zoeken

U kunt voorschotten zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu

Klik op Royaltyvoorschotten onder het kopje Royalty.

Het zoekvenster Zoeken Royalty Voorschot wordt geopend.

U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis het voorschot selecteren die u wilt tonen en kiest voor Open. Indien u een nieuw voorschot wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.

14.6.2 Royalty voorschot toevoegen

U kunt een nieuw royalty voorschot toevoegen bij een project door te kiezen voor:

de knop Toevoegen in Royalty voorschot of

de knop Nieuw in Zoeken royalty voorschot


Royalty


249

Selecteer een Relatie door te klikken op het zoekpictogram naast het veld relatie.


In deze keuzelijst kunt u kiezen of u de relatie zelf wil koppelen, of het verband dat de relatieheeft wilt koppelen. Bijvoorbeeld, stel dat er enkel contact is met een auteur via een agent. Danzult u het verband van de auteur met zijn agent willen koppelen aan het project. Op deze wijzeworden niet de privé gegevens van de auteur overgenomen, maar de gegevens die zijn




opgegeven op het relatieverband.

Selecteer een Soort door te klikken op het zoekpictogram naast het veld Soort.

Er zijn diverse soorten voorschotten:

Algemeen voorschot: een voorschot gekoppeld aan een relatie.Nog niet verschenen titel voorschot: een voorschot gekoppeld aan een relatie, contract,exploitatiegroep en uitgave. Dit voorschot kan worden genoemd op de afrekening, maarwordt nog niet verrekend, omdat dit een nog niet verschenen titel betreft.Uitgavevoorschot: een voorschot gekoppeld aan een relatie, contract, exploitatiegroepen uitgave.Contractvoorschot: een voorschot gekoppeld aan een relatie en contract.Exploitatiegroepvoorschot: een voorschot gekoppeld aan een relatie, contract enexploitatiegroep.Afrekendrempel: indien in het contract is afgesproken dat royalties pas wordenuitgekeerd aan een rechthebbende nadat een bepaald aantal boeken is verkocht, danwordt dit onder het voorschottenbeheer opgegeven als afrekendrempel. Deafrekendrempel is gekoppeld aan een relatie en een contract. Kosten Derden: indien in het contract is afgesproken dat royalties pas worden uitgekeerdaan een rechthebbende nadat een bepaald bedrag aan boeken is verkocht, dan wordt ditonder het voorschottenbeheer opgegeven als afrekendrempel. De afrekendrempel isgekoppeld aan een relatie en een contract.

Geef een voorschotcode op

En geef vervolgens een omschrijving op.

Geef de boekdatum. Deze is standaard ingesteld op de 01-01-<huidig jaar>.

De Boekdatum is leidend voor het gekozen afrekenjaar. Dus als de boekdatum volgend jaarbetreft, zal dit voorschot niet worden meegenomen in de afrekeningen van het huidigejaar.

Als u nu op toevoegen klikt verschijnt in een aantal gevallen (afhankelijk van de gekozencontractsoort) een volgend scherm, waarin u kunt kiezen uit een betalingsscenario. Eenbetalingsscenario bestaat uit een of meerdere betaalmomenten, waarop de uitbetaling van hetvoorschot geschied. Aan die betaalmomenten is een bepaald percentage van het voorschotgekoppeld.

Royalty voorschotten die qua naam en jaartal lijken op het voorschot dat u wilt aanmaken,verschijnen in het vak overeenkomstige Royaltyvoorschot.

14.6.3 Royalty voorschot wijzigen

Indien u heeft gekozen voor openen of wijzigen van de royaltyvoorschot dan komt u in hetonderhoudsvenster van het voorschot. Hiermee bent u in staat het voorschot in te zien of aan tevullen met nieuwe gegevens.

Welke velden u in dit scherm ziet hangt sterk af van de gekozen voorschotsoort. Bij een algemeenvoorschot kunt u alleen een relatie koppelen. Bij een uitgavevoorschot kunt u Relatie, contract,Exploitatievorm en uitgavekoppelen. Er is in beide gevallen sprake van betaalmomenten, maar bijeen afrekendrempel is dit weer niet van toepassing.

Als u een uitgavevoorschot heeft aangemaakt ziet u dit scherm:

Royalty


251

In dit scherm heeft u een aantal mogelijkheden. U kunt:

De verplichte gegevens die u bij het aanmaken van het voorschot heeft ingevuld (Relatie,Soort, Voorschotcode, Omschrijving, en Boekdatum) wijzigen.

De Boekdatum is leidend voor het gekozen afrekenjaar. Dus als de boekdatum volgend jaarbetreft, zal dit voorschot niet worden meegenomen in de afrekeningen van het huidigejaar.

In het veld Status kunt u zien wat de status is van dit voorschot. U kunt aangeven bij welk contract dit voorschot hoort. U kunt aangeven bij welke exploitatievorm dit voorschot hoort.U kunt aangeven bij welke uitgave dit royaltycontract hoort. In het keuzemenu valuta kunt u aangeven met welke valuta de rechthebbende moet wordenbetaald. Hierachter kunt u het bedrag opgeven dat hem in deze valuta moet wordenbetaald.U kunt het Bedrag invullen dat aan de rechthebbende moet worden uitgekeerd in euro.

Let op: PAC rekent niet zelf de valuta om, want PAC bevat geen informatie over de laatsteomrekenkoersen.

In het veld Restant kunt u zien of het voorschot bedrag (in euro) al is verrekent met deroyalties of niet.

Hieronder vindt u het tabblad betaalmomenten. Hierin zijn (als u een betaalmomentscenario heeftgebruikt) de gewenst betaalmoment ingevoerd. U kunt ook zelf betaalmomenten toevoegen doordeze op te geven in de lege regel onderaan. Bij ieder betaalmoment staat aangegeven:

Het moment waarop het bedrag dient te worden uitbetaald (activiteit).De omschrijving van dit moment (optioneel)




Het deel van het totaalbedrag dat op dit moment moet worden uitbetaald.Valuta waarin het bedrag is uitbetaaldHet bedrag in de valuta waarin het moet worden uitbetaald. Dit wordt automatisch berekend opbasis van het totale valuta bedrag en het deel. Het bedrag in euro dat dient te worden uitbetaald. Als de valuta euro is zal dit automatischworden ingevuld. Zo niet dient u dit zelf invullen (dit is in verband met het dagelijksekoersverschil). De betaaldatum kan worden gebruikt om de datum aan te geven waarop het bedrag naarverwachting dient te worden betaald. Als u hierna het vinkje in de kolom Betaald plaatst wordtdeze datum automatisch aangepast naar de datum waarop dit vinkje geplaatst is. Of er een betaalopdracht is verzonden of niet kunt u aangeven in de kolom betaalopdracht.

Deze functie wordt verder in PAC nog niet gebruikt.De Betaalopdracht datum (BO-datum). Deze wordt automatisch ingevuld op het moment dat ueen vinkje plaatst in de kolom betaalopdracht. Deze functie wordt verder in PAC nog nietgebruikt. De betalingsopdracht van een royaltyvoorschot kan worden gejournaliseerd.Daarvoor dient in het betalingsmoment de betalingsopdracht aangevinkt te worden. Debijbehorende betalingsopdrachtdatum is bepalend voor de boekperiode van de journaalpost.Als de journaalpost is gelukt, dan wordt er een vinkje in de kolom 'J' (Gejournaliseerd) gezet.

In het royaltyvoorschotbeheer is nu ook een tabblad met alle mutaties die zijn gebeurd op hetvoorschot. Tevens wordt de kolom 'J' (Gejournaliseerd) gevuld als de mutatie is gejournaliseerd.

U kunt een voorschot activeren door op de knop Voorschot activeren te klikken. Ook kunt u eenvoorschot afboeken door op de knop voorschot afboeken te klikken. U voorschot wordt nu op 0geplaatst en de status wordt op inactief gezet. Het is nu mogelijk om hierbij zelf een datum in tevullen. de gebruiker moet echter goed opletten wanneer dit wordt gedaan, want dit mag alleen vóórafrekenen gebeuren of ná definitief afrekenen (afhankelijk dus van voorgaande mutaties in de tijd). Met de knop voorschot overboeken wordt het voorschot overgeboekt.

Als u een bedrag in euro's toevoegt bij Valuta, zal dit bedrag standaard worden overgenomennaar het Bedrag en naar het bedrag en valutabedrag bij betaalkenmerken. Als u een bedrag invult ineen andere valuta, wordt dit alleen overgenomen naar valutabedrag bij de betaalmomenten. Hetbedrag kunt u handmatig invullen, maar wordt alleen overgenomen van de kolom bedrag bij debetaalmomenten naar het veld bedrag, maar niet andersom.

Nadat u afrekeningen hebt gemaakt kan het u opvallen dat u een voorschot verkeerd hebtingevoerd. U wilt dit voorschot dan aanpassen. Als u een voorschot wilt wijzigen gaat u naarvoorschotbeheer en zoekt dit voorschot op. Als u het voorschot dan selecteert ziet u het volgendescherm:

Als u nu op ja klikt wordt de afrekening die u al hebt gemaakt ongedaan gemaakt. U kunt nu uwvoorschot wijzigen. Als u klaar bent met uw wijzigingen en uw klikt op sluiten, dan krijgt u devolgende melding:

Royalty


253

Als u nu op ja klikt wordt de afrekening opnieuw weer aangemaakt, nu met het gewijzigdevoorschot.

14.6.4 Royalty voorschot verwijderen

U kunt een royaltyvoorschot verwijderen door op de knop Verwijderen te klikken in hetoverzichtscherm van het contract. Vervolgens verschijnt een bevestigingsscherm met de vraag of uhet voorschot echt wilt verwijderen. Als u zeker weet dat u dit wilt doen klikt u op de knop Ja. Wilt udit toch niet, klik dan op Nee of Annuleren.

14.7 Ramsjbrieven versturen

Indien u tevens gebruik maakt van de module Voorraad en Documenten dan kunt u derechthebbenden op de hoogte brengen van op handen zijnde verramsjen van titels. U kunt ditopstarten vanuit Hoofdmenu | Voorraad | Ramsjbrieven sturen:

Kies het genre waarin de uitgaven zijn ingedeeld die voor verramsjen in aanmerking komen.(leeg laten betekent geen filter op genre)

Kies het magazijn waarop u de voorraadstand wilt filteren tbv de aantallen daaronder. (leeglaten betekent dat alle magazijnen worden geevalueerd)

Kies het de actuele voorraad dmv het aantaltraject van-t/m. (leeg laten betekent geen filterop voorraad)

Klik vervolgens op de knop Verder

Vervolgens wordt het relatieselectiebuffervenster getoond. U kunt dan enkele lijstendraaien alvorens verder te gaan.

Klik vervolgens op de knop Doorgaan

Kies vervolgens voor Speciaal mailing sturen met details

En vervolgens het door u aangemaakte documentsoort dat deze details bevat.

De selectie werkt op de volgende manier. Eerst worden alle uitgaven bepaald die aan debovengenoemde condities voldoen. Vervolgens worden alle gekoppelde royaltycontracten

71

541




nagelopen en daarvan worden de alle genoemde rechthebbenden in de mailing opgenomen. Perrechthebbende wordt een mailingregel aangemaakt in de buffer, maar onderliggend wordttevens de uitgave (of uitgaven) van de rechthebbende opgenomen met de titelinformatie, totalevoorraad en de actuele verkoopprijs. Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt in deramsjbrief. Een rechthebbende krijgt zodoende per titel een aparte brief met de genoemdedetailinformatie (indien zo ingesteld in het sjabloon).

In de documentsoorten kunt u het sjabloon voor de brief maken en in Word gebruik makenvan de volgende extra velden:

TitelAuteurIsbnDruknr

ExtraNum1 = De actuele totaal voorraadExtraNum2 = De actuele verkoopprijs

In deze systematiek gaan we ervan uit dat het Genre wordt gebruikt om de ramsjstatus vande titel weer te geven. Mocht in uw uitgeverij een andere systematiek worden gebruikt, dankunnen we dit in overleg met u uitbreiden.

14.8 Werkinstructies

Om uw jaarlijkse, half-jaarlijkse of kwartaal afrekeningen te kunnen draaien kunt u in de volgendeparagrafen werkinstructies vinden die u volledig of deels kunt volgen.

14.8.1 Nieuw jaar openen

De royalty's worden elk jaar (of halfjaar/kwartaal) berekend. Dit betekent dat PAC per periode (jaar,halfjaar en/of kwartaal) een aparte financiële subadministratie bijhoudt om de basiscijfers (uit deimport en handmatig) en de standen van voorschotten en verkopen per verkoopsoort tot dan toe opte slaan.

Elk jaar moeten daartoe enkele basishandelingen worden verricht:

1. Aanmaken afrekenperioden in te toekomst (één jaar verder dan het te activeren jaar)2. Verwijzen volgende periode(n) in te activeren jaar naar toegevoegde afrekenperioden (onder punt

1)3. Controleren en afsluiten vorige afrekenronde4. Activeren periode (meermalen per jaar indien ook halfjaar of kwartaal afrekeningen worden

gemaakt)

Werkinstructie[1x per jaar]

Onder Royalty | Proces kunt u de afrekenperiodes instellen. Om te beginnen met de royalty's van2009 dient 2010 te worden aangemaakt (Zie ook: Betekenis van de kolommen) :

255

231

Royalty


255

Vervolgens dient u in de regel 2009 te verwijzen naar de volgende periode: 2010. Klik op Volgende

periode in 2009 en druk op F9 (verversen, zo wordt de nieuwe 2010 ook in deze lijst opgenomen).Kies vervolgens: Jaar 2010 (1)...:

Controleer of de vorige periode geheel is verwerkt: alle afrekeningen zijn gedraaid en definitiefgemaakt. Dit is optioneel, maar raden we wel aan omdat u anders zelf moet bijhouden welkerelaties, titels, afrekeningen nog definitief moeten worden gemaakt. Om goede afrekeningen temaken in het nieuwe jaar moet een goede stand van voorschotten en verkopen voorgaandeperioden aanwezig zijn. U kunt dit controleren door de velden Aantal afrekeningen te vergelijkenmet waarvan voorlopig. Het veld waarvan voorlopig moet 0 zijn. We gaan er wel vanuit dat alleafrekeningen zijn gegenereerd. Indien u tussentijds individuele afrekeningen verwijdert dan dient uzelf zorg te dragen dat deze opnieuw worden aangemaakt!Verplaats eventuele importbestanden handmatig met de verkenner uit de mappac\importexport\vanCB naar de Voltooid map (indien gebruik wordt gemaakt van Digicom en direct importeren in PAC ipv via PAC Logistiek). Aanbevolen wordt om hiervoor jaarmappen temaken: vanCB/voltooid/2008 etc

14.8.2 Activeren nieuwe periode

Jaarlijks (of per half jaar of kwartaal) activeert u een nieuwe periode waarvoor de royalty's moetenworden berekend. Hierin vindt dan automatisch de voorraad/omzet import en verwerking plaats. Alleafrekening-handelingen en rapportages vinden daar tevens in plaats.

Werkinstructie[1x per jaar, 2x per halfjaar en/of 4x per kwartaal]

Instellen actief royaltyjaar (bij jaar overgang, niet bij halfjaar of kwartaal overgang). Vul in Actief

royaltyjaar. (automatisch worden alle bestaande vinkjes bij Actief verwijderd)Instellen actieve afrekenperiode. Vink het vakje Actief aan bij de regel.




14.8.3 Contracten en voorschotten door het jaar heen invoeren

Om gevoel te houden met de royaltymodule maar ook zeker om periodiek de royaltyverplichting teberekenen kunt u wekelijks of maandelijks uw contracten invoeren. Indien u ook contractenautomatisch laat genereren dan is dit zeker een absolute vereiste en u zult dit dan nog veel eerderdoen dan nodig is voor de berekening zelf.

Het invoeren van nieuwe voorschotten kan worden geïnitieerd door gebruik te maken van:1. een map met nieuwe nog in te voeren contracten2. een controlelijst in PAC: Controle contracten

Werkinstructie[periodiek: jaarlijks, maandelijks, wekelijks]

Voeg een nieuw contract toeVoeg een nieuw voorschot toe , eventueel met betaalmomenten

Veel gestelde vragen

Hoe kan ik ervoor zorgen dat titels niet op de controlelijsten komen omdat ze toch geen contracthebben?

Antwoord: U kunt bij de betreffende uitgave in Uitgavebeheer in het tabblad Royalty een vinkjezetten bij Op controle overzicht negeren (Ontbrekende contracten)

14.8.4 Mutaties importeren

Er zijn 3 manieren om automatisch omzet en voorraadmutaties te importeren:

1. Mutatiebestanden vanuit Centraal Boekhuis met Digicom2. Mutaties uit PAC Logistiek (zijn gebaseerd op eerder verwerkte mutaties van CB, het PAC

Ordersysteem, het PAC Factuursysteem, handmatige mutaties (inslagen) en eventueel uit andereeerder verwerkte bronnen)

3. Mutaties uit een ander (boekhoud)systeem

De imports zorgen ervoor dat voorraad en omzet in aparte royaltytabellen worden opgeslagen enzodoende voor loskoppeling zorgt van de bronsystemen.

236

248

257

257

257

Royalty


257

14.8.4.1 Mutaties van Centraal Boekhuis

Het CB levert elke dag, week, maand of jaar bestanden aan met gegevens over voorraad, omzet engoederenbeweging via Digicom (abonnement). Deze kunnen periodiek worden opgehaald en verwerktdoor PAC.

Werkinstructie[periodiek: minimaal 1x per maand stap 1 Ophalen CB bestanden; rest maandelijks, kwartaal,halfjaar, jaar]

Ophalen CB bestanden mbv Communicatie | Ophalen CB bestanden

Importeren omzet en voorraad mbv knoppen Royalty | Proces | Importeren omzet en Importeren

voorraad

Verwerken geimporteerde mutaties dmv de knop Royalty | Proces | Verwerken

Tip: indien u ook gebruik maakt van mutaties vanuit boekhouding/overig (een apart excelbestand)dan kunt u de verwerkingstap ook uitstellen totdat u het excelbestand heeft geimporteerd!

14.8.4.2 Mutaties vanuit PAC Logistiek

In de module PAC Logistiek worden elke dag de mutaties van CB verwerkt en tevens alle handmatigemutaties vanuit het ordersysteem en factuursysteem ingevuld. Eventueel is er zelfs een aansluitingmet een ander extern pakket voor mutatie-import.

Deze mutaties kunnen worden verwerkt in de royaltymodule.

Werkinstructie[periodiek: maandelijks, kwartaal, halfjaar, jaar]

Verwerken mutaties dmv de knop Royalty | Proces | Verwerken

14.8.4.3 Mutaties vanuit Boekhouding/overig

Het is mogelijk dat u zelf een Excelbestand bijhoudt met rechtstreekse leveringen en omzetten(buiten het CB om) en ontvangsten (inslagen). Tevens kan het zijn dat u gebruik maakt van externepartijen voor levering en fakturatie waarvan u ook de gegevens in het Excelbestand bijhoudt. Indiendit excelsheet voldoet aan een aantal gestelde PAC eisen dan kan het als basis dienen voor deroyalty.

Werkinstructie[periodiek: maandelijks, kwartaal, halfjaar, jaar]

Zorg dat het Excelbestand compleet en juist isImporteren omzet en voorraad uit dit bestand mbv de knop Communicatie | Importeren | Royalty

handm.mutaties

Verwerken geimporteerde mutaties dmv de knop Royalty | Proces | Verwerken

14.8.5 Verwerken en controles uitvoeren

De verwerking van omzet en voorraad uit andere onderdelen is al eerder genoemd bij dewerkinstructies voor importeren. Echter het kan te allen tijde handmatig worden gestart bijonzekerheid over de interne gegevens. De verwerking zorgt ervoor dat de importtabellen metvoorraad en omzetgegevens worden omgezet naar jaar, halfjaar en kwartaal dossiers afhankelijk vande actieve periode en de voor die periode geldende contracten (dit wordt bepaald door de frequentie:jaar, halfjaar of kwartaal). De gegevens worden per uitgave (ISBN) opgemaakt en kunnen zodoendeook voor die periode worden gecorrigeerd indien nodig (correctiebeheer).




Het komt regelmatig voor dat gegevens ontbreken in PAC omdat deze nog niet zijn verwerkt of zijnvergeten. Tevens kunnen de cijfers rekenkundig onjuist zijn. Daarom is het noodzakelijk om controleoverzichten te genereren waarop duidelijk wordt wat ontbreekt en onjuist is zodat daarvoor denodige activiteiten kunnen worden ondernomen.

Werkinstructie[periodiek: maandelijks, kwartaal, half jaar, jaar]

In het venster Royaltyproces (Hoofdmenu | Royalty | Proces):[Als nog uitgevoerd] VerwerkenUitvoeren Rapportage Controle uitgaven. De ISBN's die hierop zijn vermeld dienen te wordeningevoerd als project en/of uitgave.Uitvoeren Rapportage Controle contracten. De uitgaven die hierop zijn vermeld dienen een contractte krijgen.Uitvoeren Rapportage Controle voorraad ev-bv. De voorraadstanden van de magazijnen kanverschillen, maar moeten gelijk worden gesteld in correctiebeheer of door de knop EV -> BV actieve

per. Het verschil moet ook worden geboekt om de check op 0 te krijgen. Uitvoeren Rapportage Controle totaal vrd ev-bv. Zoals hierboven maar dan op totaalniveau.Verschillen moeten wel via de individuele magazijnen worden rechtgezet.Uitvoeren Rapportage Controle checks<>0. Hierop komen alle rondrekeningen waarvan het saldoniet gelijk is aan 0. Deze moet worden hersteld via correctiebeheer zodat de afrekening de juistecijfers weergeeft.Uitvoeren Rapportage Verkopen zonder afspraken. Omzet op een bepaalde verkoopsoort waarvan inhet contract geen afspraken zijn gedefinieerd worden hier vermeld. Daarop al dan niet actieworden ondernomen. Om de lijst kort te houden raden wij aan om alle contractafspraken in tevullen ook al zijn deze 0% zodat de lijst echt de probleemgevallen weergeeft.Uitvoeren Rapportage Rondrekening. De gehele rondrekening van alle titels in de actieve periodewordt hiermee aangemaakt. Op deze manier kunnen controles op grote aantallen zelf handmatigworden bekeken door in Excel de juiste sorteringen te gebruiken.Uitvoeren Rapportage Correcties. Hiermee de handmatig gemaakte correcties (sec) getoond tbvinvoercontrole en om te zien op welke titels sterk is ingegrepen zodat eventueel kan wordengeanalyseerd of hiermee iets structureels aan de hand is.Corrigeren rondrekeningOpnieuw deze procedure

14.8.6 Voorlopige afrekeningen maken

Nadat de importverwerking heeft plaatsgevonden kunnen voorlopige afrekening worden berekend eneventueel afgedrukt. Dit kan met het doel op het werkelijk gaan afrekenen (na de afrekenperiode) ofom tussentijdse resultaten te berekenen tbv royaltyvoorziening of het tussentijds informeren vanauteurs/rechthebbenden.

Werkinstructie[meermalen na afrekenperiode; periodiek tbv tussentijdse resultaten]

In het venster Royaltyproces (Hoofdmenu | Royalty | Proces):Eventueel Verwijderen voorlopige afrekeningen mbv de knop Verwijderen

Berekenen van de royalty's dmv de knop Genereren

Optioneel Direct afdrukken alle afrekeningen dmv de knop Afdrukken afrekening

Optioneel Selectief afdrukken van afrekeningen dmv de knop Tonen afrekeningen. U kunt danaangeven hoeveel afrekeningen u wilt afdrukken en met welke sortering. U kunt dit ook als snelschakelbord gebruiken om de relatie/rechthebbende weer te geven en heel gericht handelingen teverrichten op de relatie en z'n afrekeningen.U kunt nu rapportages genereren op basis van de berekende royalty's.Tevens kunt u selectief relaties en/of uitgaven openen om handelingen mbt de royalty's uit tevoeren.

259

259

Royalty


259

14.8.7 Handmatige mutaties toevoegen

De geimporteerde goederen rondrekening en omzet kunt u aanvullen zodat deze juist en compleetwordt. De geimporteerde gegevens zijn niet altijd per definitie juist. Er kunnen kleine en grote (veelalverklaarbare) verschillen optreden die naar 0 moeten worden gebracht zodat de auteur/rechthebbende geen onjuistheden ontvangen en/of onnodige vragen hoeft te stellen. Tevens kunnenaantallen en omzet mbt externe magazijnen, webshops e.d. worden ingevoerd (soms is hiervoor eenop maat gemaakte importdefinitie voor geschreven).

Werkinstructie[periodiek: jaarlijks, maandelijks, wekelijks]

Ga naar Hoofdmenu | Royalty | Voorraadcorrectiebeheer en kies jaar, frequentie en het ISBN die moetworden aangepast/bekeken.Zorg ervoor dat de Saldoposities Check NL, Check BE, Check UG, Check (indien aanwezig) in de kolomResultaat op 0 staan. Eventueel zorgt u ervoor dat alleen Check (op totaalniveau) op 0 staat en laatu checks binnen magazijnen bestaan. Dat is afhankelijk van de striktheid van uw werkwijze.Wijzig onderdelen (componenten) zodat deze juist zijn door in de resultaatkolom de resultaatwaardein te vullen of door in de correctiekolom een mutatie in te vullen waardoor automatisch het resultaatwordt berekend.Ontbrekende omzetonderdelen kunt u met de knop Omzet toevoegen invoegen en invullen. (Alle nietomzet-onderdelen zijn standaard ingevuld en kunnen niet worden verwijderd)Nevenrechten kunt u invullen in tabblad overige rechten indien dit onderdeel is geactiveerd eningericht is.Correcties waarvan u wilt dat u hierop wordt geattendeerd in het volgende jaar dient u vancommentaar te voorzien middels het vak Notities. (volgende periode staat dit in het vak Notities

vorige periode)U kunt in het eerste jaar retouren reserveren (als u inmiddels weet dat het saldo verkopen aan hetbegin van het volgende jaar negatief is) door een x-aantal negatief in te vullen in de kolomCorrectie (maak daarvan een notitie én gebruik de knop Regel reserveren zodat u ziet dat het omeen retourreservering gaat - dit is slechts een visuele markering!). Indien u in het vak Notities vorige periode aanwijzingen ziet staan, dan dient u hierop actie teondernemen.Staat in het vak Notities vorige periode dat er vorig jaar/periode retouren zijn gereserveerd dan kuntu met de knop -/- correcties VP overnemen alle correcties van de vorige periode overnemen. Allecorrecties worden overgenomen, niet alleen de retourreserveringen. Maar dit ziet u doordat alleende retourreserveringen oranje gemarkeerd zijn. Maak de andere leeg door ze op 0 te zetten in de correctiekolom. Tip: Klik op de knop <Periode terug of Periode vooruit > om snel te schakelen tussendeze periodes.

14.8.8 Rapportages afdrukken

Na het berekenen van de royalty's zijn de onderliggende resultaten beschikbaar gekomen om weer tegeven in diverse rapportages.

Werkinstructie[meermalen na afrekenperiode; periodiek tbv tussentijdse resultaten]

In het venster Royaltyproces (Hoofdmenu | Royalty | Proces):Uitvoeren Rapportage Afgerekende titels. Per titel een overzicht van royalty's en verrekening metvoorschotten.Uitvoeren Rapportage Rechthebbenden. Per rechthebbende een totaaloverzicht van berekende en tebetalen royalty's en verrekening met voorschotten.Uitvoeren Rapportage Rechthebbenden met titels. Per rechthebbende en titel een overzicht van




royalty's en verrekening met voorschotten.Uitvoeren Rapportage Verkoopsoorten. Per titel en verkoopsoort een beknopt overzicht van afzet,verkoopprijs, grondslag en berekende royalty.Uitvoeren Selectie Relaties mailen. Alle rechthebbenden die worden afgerekend worden in deselectiebuffer geplaatst waarna een standaard brief of etiket kan worden gemaakt of het BCC veldkan worden gevuld (via klembord of middels de PAC Outlook module rechtstreeks).

14.8.9 Definitief maken afrekeningen

Als alle voorlopige afrekening juist worden geacht kunnen ze definitief worden gemaakt. Hiermeewordt bedoeld dat ze niet per ongeluk kunnen worden verwijderd/gewijzigd. Het kan echter altijdweer ongedaan worden gemaakt (met de juiste machtigingen). Dit is een bulk actie (die ook weer alsbulk ongedaan kan worden gemaakt) en waarmee dus snel alles op slot kan worden gezet. Het dientook om met een gerust hart de volgende periode in te gaan.

Werkinstructie[1x per periode]

In het venster Royaltyproces (Hoofdmenu | Royalty | Proces):Uitvoeren knop Definitief maken

14.8.10 Journaalposten maken

Als alle afrekeningen definitief zijn gemaakt, maar ook als nieuwe voorschotten zijn ingevoerd, dankunnen journaalposten hiervan worden gemaakt naar AccountView.

Werkinstructie voorschotten[periodiek: per maand, kwartaal of jaar]

Allereerst moeten de crediteuren en artikelen (ISBN's) in Accountview worden bekend gemaakt via Communicatie | Exporteren | AccountView stamgegevens

Dan kunnen de journaalposten worden geselecteerd in Communicatie | Exporteren |JournaalpostenOnthou waar de vinkjes nu staan van de kolom Uitvoeren (printscreen en plakken in Word) en vinkalles uitVink de Bron Royalty voorschot opboeking uitvoeren aanZet de juiste mutatiedatum erin: het jaar waarop het betrekking heeft (voorschotten van 2008 metboekdatum in 2008, vul dan in mutatiedatum van 1-1-2008 t/m 31-12-2008). Dat moet ook inboekjaar 2008. U kunt de boekdatum van het voorschot gebruiken als u netjes alles in de juisteperiode zet (dus het voorschot boekt u in 1-3-2008 en u wilt dat de journaalpost in 1-3-2008 wordtgeboekt), vink dan Boekperiode obv mutatiedatum aan. Als u alles van 2008 (of halfjaar/kwartaal) opeen vaste datum en periode wilt boeken vink dan boekperiode obv mutatiedatum uit en vul de vaste

boekperiode en vaste boekdatum in.Maak eerst een overzicht dmv de knop Te journaliseren afdrukken. Het overzicht toont de tejournaliseren voorschotopboekingen.Als alles in orde is, klikt u op de knop Uitvoeren. De journaalposten worden aangemaakt.. Eventuelefouten staan in het foutverslag.Zet het vinkje voor uitvoeren uit en pak de printscreen in Word erbij om de vinkjes weer terug tezetten zoals het stond

Werkinstructie afrekeningen met journaalposten in 1 boekjaar[1x per periode]

Allereerst moeten de crediteuren en artikelen (ISBN's) in Accountview worden bekend gemaakt via Communicatie | Exporteren | AccountView stamgegevens

Royalty


261

Dan kunnen de journaalposten worden geselecteerd in Communicatie | Exporteren | Journaalposten

Onthou waar de vinkjes nu staan van de kolom Uitvoeren (printscreen en plakken in Word) en vinkalles uitVink de Bron Royalty verrekening Berekende royalty, Royalty verrekening Contractvoorschotmutatie,Royalty verrekening Algemeenvoorschotmutatie (indien van toepassing), Royalty verrekening Verplichting,Royalty verrekening Kosten derden mutatie (indien van toepassing) uitvoeren aanZet de juiste mutatiedatum erin: het jaar waarop de afrekening betrekking heeft (bv afrekeningenover 2008, vul dan in mutatiedatum van 1-1-2008 t/m 31-12-2008).Alle journaalposten worden in hetzelfde boekjaar als het afrekenjaar gezet. U kunt dan een vasteboekperiode/datum hebben of een variabele (start- of einddatum van de afrekenperiode). Bij devaste boekperiode moet u rekening houden met de actieve jaar, halfjaar of kwartaal afrekeningen(derde kwartaal zet u waarschijnlijk op juli, augustus of september). Zie hieronder:

Maak eerst een overzicht dmv de knop Te journaliseren afdrukken. Het overzicht toont de tejournaliseren boekingen.Als alles in orde is, klikt u op de knop Uitvoeren. De journaalposten worden aangemaakt.. Eventuelefouten staan in het foutverslag.Zet de vinkjes voor uitvoeren uit en pak de printscreen in Word erbij om de vinkjes weer terug tezetten zoals het stond

Werkinstructie afrekeningen met journaalposten in 2 boekjaren[1x per periode]

Allereerst moeten de crediteuren en artikelen (ISBN's) in Accountview in twee boekjaren wordenbekend gemaakt via Communicatie | Exporteren | AccountView stamgegevens

Wijzig vervolgens het standaard boekjaar naar het andere boekjaar in Stamgegevens | Administratie

| Boekjaren (zet het vinkje in kolom Standaard aan op ene regel en uit op andere regel) en voer deCommunicatie | Exporteren | AccountView stamgegevens actie nogmaals uit.Zet vervolgens het standaard boekjaar terug op het oorspronkelijke boekjaar indien dat nodig is.Dan kunnen de journaalposten worden geselecteerd in Communicatie | Exporteren | Journaalposten

Onthou waar de vinkjes nu staan van de kolom Uitvoeren (printscreen en plakken in Word) en vinkalles uitVink de Bron Royalty verrekening Berekende royalty, Royalty verrekening Contractvoorschotmutatie,Royalty verrekening Algemeenvoorschotmutatie (indien van toepassing), Royalty verrekening Verplichting,Royalty verrekening Kosten derden mutatie (indien van toepassing) uitvoeren aanZet de juiste mutatiedatum erin: het jaar waarop de afrekening betrekking heeft (bv afrekeningenover 2008, vul dan in mutatiedatum van 1-1-2008 t/m 31-12-2008).Sommige journaalposten worden in hetzelfde boekjaar gezet als het afrekenjaar en sommige in hetjaar/periode waarin de afrekening definitief wordt verstuurd. De laatste situatie wordt voornamelijkgebruikt voor de Royalty verrekening Verplichting, ofwel de Crediteurenpost die betaald moetworden. Zie hieronder:




Maak eerst een overzicht dmv de knop Te journaliseren afdrukken. Het overzicht toont de tejournaliseren boekingen.Als alles in orde is, klikt u op de knop Uitvoeren. De journaalposten worden aangemaakt.. Eventuelefouten staan in het foutverslag.Zet de vinkjes voor uitvoeren uit en pak de printscreen in Word erbij om de vinkjes weer terug tezetten zoals het stond

14.8.11 Belangrijke informatie

Hieronder vindt u belangrijke informatie om uw royalty's op de juiste manier te verwerken.

1. Indien u gebruik maakt van Digicom van Centraal Boekhuis dan dient u te zorgen voor het ophalenvan de voor u klaargezette bestanden met een minimale frequentie van 1x per maand. Anderszorgt een automatisch proces bij CB voor het verwijderen van uw (weliswaar ten onrechte)verouderde bestanden (3 maanden of meer oud). [Deze informatie is per december 2008 doorHerman Koetsier van Centraal Boekhuis bekend gemaakt aan VA en enkele (!) uitgeverijen]

2. Probeer er zoveel mogelijk voor te zorgen dat een voorgaande periode/jaar volledig is afgesloten(alle afrekeningen definitief) zodat u met zekerheid uw afrekening voor de volgende periode kuntberekenen. In de contracten en voorschotten wordt namelijk altijd verder gewerkt met de standaan het begin van de periode en als deze niet is bijgewerkt, worden ook de berekeningengebaseerd op verkeerde informatie.

3. Als gebruik wordt gemaakt van journaalposten dan worden alleen journaalposten gemaakt van nieteerder gejournaliseerde afrekeningen en voorschotmutaties. Echter, als definitieve afrekeningenweer voorlopig worden gemaakt, verwijderd en opnieuw gemaakt, dan is deze informatie niet meervoorhanden en wordt de journaalpost wél volledig opnieuw gemaakt. Let hier op, want u dient danzelf zorg te dragen voor de juiste boeking in AccountView! Het eenvoudigst is om deoorspronkelijke boeking van de rechthebbende op 0 te zetten indien dat mogelijk is. Eenadministratieve instelling in PAC zorgt ervoor dat u deze waarschuwing ook in PAC krijgt (Algemene

instelling | Royalty | Afrekenen | Wijze van def. afrekeningen voorlopig maken).

14.9 Veel gestelde vragen Royalty

Wat is de betekenis van netto excl. en nettoprijs in het voorraadcorrectiebeheer metbetrekking tot de afrekening?

netto excl. is het totaalbedrag dat gefactureerd is, dus minus de korting. Excl staat voorexclusief btw. nettoprijs is vervolgens de prijs per boek. Deze bedragen dienen ingevuld te zijnom een juiste afrekening te krijgen.

De verkoopprijs rechtsboven (X) op de afrekekening verschilt van de verkoopprijs in de regels/specificaties (Y).

Dit kan gebeuren na een conversie. X wordt uit het oude systeem gehaald. Deze is exclusief btw. Y is import van het CB, deze is inclusief btw. Bepaal eerst, los van PAC, de werkelijke prijs.Vervolgens kan er sprake zijn van:

1. X is fout: mogelijk is de verkoopprijs inmiddels veranderd sinds die uit het oude systeemwas gehaald. Dit kan worden veranderd op het uitgaveniveau, klik op wijzigen envervolgens op het tabblad verkoop.

Royalty


263

2. Y is fout: Het CB levert foute gegevens of er is handmatig foutief gewijzigd in hetvoorraadcorrectiebeheer. Dit kan worden veranderd in het voorraadcorrectiebeheer.

Als ik een handfactuur invoer verschijnt de verkoopprijs niet. PAC zal niet uit zichzelf een verkoopprijs invullen bij handfacturen. Er kan immers sprake zijn vaneen nieuwe prijs of een andere korting. Alle velden achter het component moeten ingevuldworden.

Op mijn afrekeningen verschijnen de prijzen de ene keer inclusief en de andere keerexclusief btw.

PAC haalt deze gegevens uit het royaltycontract, waar deze afspraken worden vastgelegd. Ganaar het royaltycontract en controleer de berekenwijze. Hier wordt vastgelegd waar de royaltyover wordt berekend.

Op de afrekening verschijnt een aantel exemplaren waar onbedoeld geen royalty wordtverrekend (er staat 0%).

Als er een aantal exemplaren zonder royaltypercentage verschijnt betekent dit waarschijnlijk datde betreffende verkoopsoort nog niet goed in het contract is opgenomen. Ga naar hetbetreffende contract en controleer onder verkoopsoorten en staffels of de verkoopsoort isaangemaakt en zo ja of er een percentage is ingesteld.

Op de afrekening verschijnen wel de aantallen en de percentages, maar geen prijswaarover berekend wordt.

De verkoopprijs is voor deze verkoopsoort nog niet bekend. Ga naar het voorraadcorrectiebeheeren voer alsnog de velden achter het betreffende verkoopcomponent in.

De aanhef en/of adressering op de afrekening kloppen niet.Ga naar de betreffende relatie in het relatiebeheer en klik op Volledige naam links boven. Hierworden de verdere aanhefgegevens ingevoerd, zoals “de heer” en de initialen.Voor de adressering, klik op de knop Adres om het adres handmatig te corrigeren en/of aan tevullen.

CB-geïmporteerde club-verkopen verschijnen zonder prijs.De clubverkoopprijs is niet bekend bij het CB en wordt daarom ook niet meegezonden. Deafspraken die in het royaltycontract zijn vastgelegd bepalen hoe en waarover er verrekend wordt.Twee mogelijke manieren hiervoor zijn:

1. In het contract als berekenwijze %Prijs/ex kiezen, waarbij een grondslagprijs moet worden

ingevuld (7de kolom)2. In het contract als berekenwijze netto inc kiezen, waarbij de clubverkoopprijs in het

voorraadcorrectiebeheer onder nettoprijs incl. wordt ingevuld.

Waar en hoe moet ik handfacturen invoeren?Dit gebeurt in het voorraadcorrectiebeheer. Hier staan de meest voorkomende verkoopsoorten alvermeld, waarbij de aantallen en prijsgegevens ingevuld kunnen worden. Een handfactuur betreftvoor een uitgeverij doorgaans Boekhandel UG. Let er op dat alle gegevens handmatig ingevoerdzijn of worden. Als de bedoelde verkoopsoort of mutatie niet in het rijtje staat kunt u dezetoevoegen middels de knop omzet toevoegen links onderin.

Wat is de check in het voorraadcorrectiebeheer?Bij handmatige invoer zal het ingevulde aantal opgeteld worden bij de check van dat magazijn/land en de eindcheck. Er worden immers extra exemplaren als omzet ingevoerd en deze moetenmet een andere post in het correctiebeheer worden verantwoord.

Hoe verwerk ik vernietigingen in het voorraadcorrectiebeheer?Dit is te verwerken onder opruiming. Op de afrekening komt dit aantal dan onder devoorraadmutaties te staan. Bij een dergelijke invoer is het misschien raadzaam om gebruik te




maken van de notitiefunctie in het correctiescherm voor een verklaring of toelichting.

Waar voer ik export naar een ander land dan België in?Het gaat te ver om elk mogelijk exportland in de lijst te zetten. Alle export kan onder exportBelgië ingevoerd worden, op de afrekening verschijnen deze aantallen altijd enkel als “Export”

Hoe vul ik de contactgegevens en functie van en relatie in?Dit hangt af van of de relatie op zichzelf staat of gerelateerd is aan een andere relatie, bv alscontactpersoon. In het eerste geval vul je de relevante gegevens in het scherm van debetreffende relatie is. Hier kun je ook de functie van de relatie selecteren, bv directeur.In het tweede geval vul je de relevante gegevens in het Relatieverband-scherm.

Deel

XV




15 Titellijst en aanbiedingsbeheer

15.1 Inleiding

Binnen de uitgeverij zal vaak gebruik worden gemaakt van diverse lijsten van titels voor verschillendedoeleinden. PAC maakt het mogelijk om dit met weinig handelingen uit te voeren, zonder datopnieuw alle gegevens hoeven te worden ingevoerd en dat altijd van de meest actuele gegevenswordt uitgegaan.

Deze lijsten kunnen (telkens) direct naar Excel worden geëxporteerd waar ze verder kunnen bewerktvoor diverse doeleinden. Ook worden deze lijsten binnen PAC gebruikt als intekenlijst bij pers enpubliciteit en als invoersjabloon tijdens het Orderinvoer ten behoeve van beursorders enklantbezoeken.

Ook bestaat de mogelijkheid om deze lijsten te gebruiken op het internet in enkele webapplicatieswaaronder Weborderinvoer, Webpers intekenlijst en Webfondslijst, zie onder meer de demowinkel.Andere flexibel in te richten voorbeelden willen we u graag laten zien aan de hand van een demo enhet gebruik van sjablonen (templates).

15.2 Titellijst zoeken

U kunt titellijsten zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu.

Klik op Titellijst-/Aanbiedingbeheer

Het zoekvenster Zoeken Aanbieding wordt geopend.

U zoekt de voorjaarsaanbieding van 2004. Zie het onderstaande venster.

http://demowinkel.uitgeverijen.net/

Titellijst en aanbiedingsbeheer


267

U start met typen van 2004 in het veld Jaar.

U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de titellijst selecteren die u wilt tonen en kiest voor Open. Indien u een nieuwe titellijst wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.

15.3 Titellijst toevoegen

U kunt nieuwe titellijsten toevoegen door te kiezen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken Aanbieding

of voor Toevoegen in het venster Titellijst-/Aanbiedingbeheer. Het onderstaande venster zal wordenweergegeven:




Type de verplichte omschrijving in het veld Omschrijving in van de lijst die u wilt toevoegen.U kunt deze zo omschrijven dat u het doel aangeeft (bijvoorbeeld pers intekenlijst), deperiode (bijvoorbeeld voorjaar 2004) en het fonds (bijvoorbeeld vertaald). Zo valt direct opte maken waar de lijst voor wordt gebruikt.

Vul daarna het verplichte veld Jaar in.

Maak daarna een keuze uit de lijst voor het verplichte veld Soort. De aanbiedingsoorten oftitellijstsoorten kunt u onderhouden in stamgegevensbeheer .


15.4 Titellijst wijzigen

De titel-/aanbiedingslijsten zijn eenvoudig aan te leggen middels het venster Titellijst-/

Aanbiedingsbeheer:

578



269

U kunt bovenin de details van de titellijst wijzigen. Deze zijn deels tijdens het toevoegen reedstoegekend aan deze velden. Als u wilt kunt u uiteraard de velden Jaar, soort en Omschrijving wijzigenin andere waarden. Verder kunt u hier een code opgeven.

In de meeste gevallen zal een aanbiedingslijst een lijst van titels zijn die voor het eerst wordenuitgegeven. Als deze lijst wordt gebruikt in het orderbeheer zal daarom standaard aan iedere regel deverkoopsoort aanbieding worden gekoppeld. Het kan echter zijn dat een een actielijst opstelt,bijvoorbeeld naar aanleiding van een bepaalde periode ((kinder)boekenweek met bepaald thema,kerst etc.). Het betreft dan geen aanbiedingstitels maar naverkoop. In dit soort gevallen kunt ugebruik maken van de functie standaard verkoopsoort orders en hiermee ten behoeve van uworderinvoer een andere standaard verkoopsoort selecteren.

Fondsgroep is in de aanbiedingslijst opgenomen zodat hierop gefilterd kan worden in het zoekschermvan het aanbiedingsbeheer en het orderbeheer. Deze functie werkt alleen als de de rechten op fondsaanstaan (Systeem - Algemene instellingen - Fondrechten gebruiken). Indien een gebruiker dusalleen recht heeft op Fondsgroep A en de aanbiedingslijst behoort tot Fondsgroep B, dan is deaanbieding voor deze gebruiker niet zichtbaar. In het opdrachtbeheer wordt de aanbiedingslijst ookgetoond obv rechten van fondsgroep (indien van toepassing), zodat alleen die aanbiedingslijsten tekiezen zijn waar de gebruiker recht op heeft.

Daaronder staan de diverse titels die op de lijst moeten komen te staan. In dit venster staanachtereenvolgens ISBN, Druknr, Projectinfo, Verschijningsdatum, Verkoopprijs, Exporteren orders (J/N), Orders tellen (J/N) en Orders tellen op druknr.

U kunt een titel toevoegen door te klikken op ISBN of op Druk. In het eerste geval kunt u deuitgave zoeken op onder meer titel, auteur en ISBN. Automatisch zal daarna de meestactuele druk worden ingevuld bij Druk. Als u direct kiest voor Druk dan heeft u minderzoekmogelijkheden, maar kunt u wel zoeken de combinatie ISBN en Druk. Beide veldenworden daarna ingevuld. Vervolgens wordt ook de projectinfo weergegeven.

De actuele Verkoopprijs wordt ingevuld vanuit het verkoopprijsbeheer van de module PAC138




Verkoopprijs. Dit betreft de verkoopprijs van de actuele datum (vandaag). Mocht u eenandere prijs wensen omdat het een toekomstige en afwijkende prijs betreft, dan kunt u ditwijzigen.

Klik op Exp (Exporteren orders) om de vastgehouden (aanbiedings)orders alsnog teexporteren naar het Centraal Boekhuis of Libridis. Het is handig om dit op aanbiedingslijstniveau te doen, maar eigenlijk is dit een instelling op Uitgavebeheer niveau in het tabbladaanbieding.

Klik op Tel (Orders tellen) om de in nota's van de uitgeverij en bij het Centraal Boekhuis tetellen in de aanbiedingstellingen . Ook deze instelling vindt u in het tabblad aanbieding

van het Uitgavebeheer.

De te tellen aanbiedingsorders worden geteld op een van te voren afgesproken druk. Opdeze manier blijft de historie van tellingen op oudere drukken intact. U vult de druk in bijhet veld Op Druk. Deze instelling vindt u ook terug in het tabblad aanbieding van hetUitgavebeheer.

Foldercode en pagina: Het is nu mogelijk om bij de titel in een aanbiedingslijst de code vaneen aanbiedingsfolder en de pagina vast te leggen. Dit naast de normale volgorde waarinde titels doorgenomen kunnen worden.

U kunt een willekeurige sortering aanleggen door gebruik te maken van onderstaande knoppen:

Klik op Omhoog of Omlaag om de geselecteerde titel omhoog of omlaag te verschuiven in delijst.

Klik op Inv. voor of inv. na om een te selecteren titel tussen te voegen voor of na degeselecteerde titel/regel in de lijst.

Onderin het venster vindt u tevens de volgende actieknoppen:

Hiermee kunt u de volgende taken uitvoeren.

Overnemen titels uit bestaande titellijst

Klik op de zoekvensterknop van het veld Titels overnemen uit om titels uit een bestaandetitellijst ineens over te nemen.

Klik vervolgens op de knop Uitvoeren direct naast dit veld. De volgende vraag zal danworden gesteld:

140

167

140

140



271

Klik op Ja om de huidige titels te bewaren en de over te nemen titels daaraan toe te voegenen direct te ontdubbelen.

Klik op Nee om alleen de titels uit de lijst over te nemen. De huidige titels worden daarbijgewist.

Sorteren van de titellijst op een ander veld

Nadat u de titels van een bestaande lijst heeft overgenomen, zult u vaak een andere sorteringwillen aanbrengen. Dit kan op de volgende wijze:

Selecteer in de keuzelijst bij het veld Sorteer op uit de volgende waarden:Verschijningsdatum, Verschijningsmaand-hoofdauteur, ISBN-Druk, Folder-Volgorde

Klik vervolgens op de knop Uitvoeren direct naast dit veld. De sortering wordt nu hieropuitgevoerd en getoond.

Genereren titellijst, zoals Pers intekenlijst, Aanbiedingstelling en Aanbiedingslijst

Selecteer de lijst in de keuzelijst

Klik op de knop Genereren om de lijst te genereren en in Excel te openen

Direct het project, de uitgave of de druk openen van geselecteerde titel

Selecteer de regel van de te openen titel

Klik op de knop Project tonen, Uitgave tonen of Druk tonen om het te openen

15.5 Titellijst verwijderen

U kunt een bestaande titellijst uit het systeem verwijderen met behulp van de knop Verwijderen inknoppenbalk.

Indien u de titellijst wilt verwijderen:

Klik op de knop Verwijderen om de titellijst te verwijderen. Het volgende bevestigingsvensterwordt dan getoond:

Klik op Ja om de titellijst te verwijderen

Deel

XVI

Verkoopprijzenbeheer


273

16 Verkoopprijzenbeheer

16.1 Inleiding

De verkoopprijzen van de boeken, CD's, tijdschriften, etc kunnen in de tijd fluctueren. Denk aanacties die u doet, prijsverhogingen of -verlagingen bij aanvang van een nieuw kalenderjaar oftussentijds en bij een nieuwe druk of nieuwe uitgave. Deze laatste worden automatisch verwerkt bijde calculatie van deze druk, maar de overige prijsmutaties kunnen daarmee niet worden afgevangen.

Om die reden is binnen PAC de module Verkoopprijzenbeheer gebouwd. Deze zorgt ervoor dat alleprijsmutaties kunnen worden vastgelegd en eventueel elektronisch aan het Centraal Boekhuis kunnenworden gemeld.

We menen dat de bruto verkoopprijs in principe voor alle verkoopsoorten hetzelfde is, maar datafhankelijk van de verkoopsoort/kanaal een andere korting kan gelden. Hiermee kunnen we hetverkoopprijsbeleid beheersbaar houden. U hoeft zich dan alleen te concentreren op de periodewaarvoor de prijs geldt.

16.2 Verkoopprijzen per uitgave

Het verloop van de verkoopprijzen van een uitgave (over meerdere drukken, maar vooral in de loopvan de tijd) is te vinden in het tabblad verkoop van het uitgavebeheer.

Daar bent u in staat om prijzen toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen. Hoe dit in zijn werk gaatis daar te lezen.

16.3 Verkoopprijzen per datum

De verkoopprijzen per uitgave worden zoals eerder genoemd bijgehouden in het tabblad verkoopvan het uitgavebeheer. Het is tevens mogelijk om de prijswijzigingen op datum te kunnen zien omeen goed overzicht te houden van prijswijzigingen op en na een bepaalde peildatum en om dezeprijswijzigingen elektronisch naar ondermeer het Centraal Boekhuis en Commissariaat voor de Mediate kunnen melden (via ONIX). U bent dan ook in staat om op een bepaalde datum (bv 1 januari)prijswijzigingen voor meerdere titels direct in te voeren.

In het onderstaande venster Verkoopprijzenbeheer kunt u de titels zien die op of na een bepaaldedatum van prijs (gaan) wijzigen:

Vul de datum in vanaf wanneer u de prijswijzigingen wilt invoeren (en weergeven) in hetveld Prijzen tonen met een begindatum gelijk aan of hoger dan. Vervolgens worden de titels metprijswijzigingen die hieraan voldoen getoond.

U krijgt een overzicht van ISBN (of EAN al naar gelang het keuzerondje), begindatum, Verkoopprijs,Actuele prijs, de btw details en de uitgaveinfo.

Indien uw uitgeverij gebruik maakt van een document met prijswijzigingen (bijvoorbeeld

138

138




vastgesteld in een vergadering) dan kunt u hier de prijzen controleren en eventueelaanpassen door:

Aanpassing van de Begindatum

Wijziging van de Verkoopprijs

Toevoegen van een nieuwe verkoopprijs in de onderste (lege) regel.

Om een nieuwe verkoopprijs toe te voegen, voert u de volgende handelingen uit:

Klik op de zoekvensterknop van ISBN/EAN

Selecteer een uitgave uit de lijst

Vul de Begindatum in waarop de nieuwe prijs moet gelden (of TAB indien deze in orde is)

Voer de nieuwe Verkoopprijs en btw details in

U kunt nu de nieuwe verkoopprijzen van een datum doorgeven aan het Centraal Boekhuis enCommissariaat voor de Media middels een ONIX uitwisseling (indien u beschikt over de ONIX moduleinclusief de bijbehorende plug-in voor de ontvangende partij).

16.4 Verkoopprijzen importeren

Jaarlijks worden de verkoopprijzen van uw boeken gewijzigd. Dit kunt u bijvoorbeeld doen in Excelen dit bestand door de uitgeverij laten gaan ter controle. U kunt dit ook importeren in PAC zodat dezeniet nogmaals handmatig hoeven te worden ingevoerd. Ga naar Hoofdmenu | Verkoopprijzenbeheer:



275

Klik vervolgens op de knop Importeren prijzen.

U dient het bestand te selecteren met de prijswijzigingen. Wij raden u aan ten behoeve vanhistorie om deze in de map .\PAC\ImportExport\vanIntern te zetten en deze bijvoorbeeldVerkoopprijzen2009.xls te noemen.

Bij fouten worden deze gemeld in een excelsheet. Alle prijzen die in orde zijn worden directverwerkt.

Het bestand dient aan volgende eisen voldoen:1. In de eerste regel moeten de letterlijke kolomnamen staan: ISBN, Verkoopprijs, Datum. Dit is

niet hoofdlettergevoelig, maar moet verder exact hetzelfde zijn, ook spaties mogen niet! Ermogen wel meerdere kolommen zijn, bijvoorbeeld titel, auteur, etc. De kolommen hoeven dus




ook niet de eerste drie kolommen te zijn of in deze volgorde. Als ze er maar letterlijk zijn.2. De kolom ISBN moet een tekstkolom zijn, niet numeriek.3. De verkoopprijskolom moet numeriek zijn4. De datum kolom moet een tekstkolom zijn en mag geen datum veld zijn! Daarin is de opmaak

ddmmjjjj. dd=dag, mm=maand, jjjj=jaar. Dit is de ingangsdatum van de prijs en moetworden meegegeven. bijvoorbeeld 01012009 is 1 januari 2009. Het heeft geen zin om tewerken met een opmaakmasker, dit wordt genegeerd! Het moet letterlijke tekst zijn!

Een voorbeeld van dit bestand volgt hieronder:

U kunt de geimporteerde prijzen vervolgens ook gebruiken voor een export naar hetCentraal Boekhuis (via het exportbestand) of dmv ONIX aan CB of CvdM, maar voor ONIX is daneen speciaal ingerichte aanbiedingslijst met alle leverbare titels nodig (deze dient na de import,maar vóór de ONIX export te zijn gekoppeld, anders wordt de loginformatie genegeerd!).

Meer informatie kunnen we u tijdens een consultsessie bieden.

16.5 Verkoopprijzen exporteren

Jaarlijks worden de verkoopprijzen van uw boeken gewijzigd. Prijzen die u heeft ingevoerd of doorimport in PAC terecht zijn gekomen kunt u heel eenvoudig naar het Centraal Boekhuis sturen. Ganaar Hoofdmenu | Verkoopprijzenbeheer.



277

Kies de juiste begindatum, bijvoorbeeld 01-01-2010

Klik vervolgens op de knop Exporteren CB bestand




Vervolgens wordt een regel met begindatum 01-01-2010 gemeld en het aantal prijzen watin PAC is vermeld op die datum. Deze prijzen zullen worden doorgestuurd aan CB.

Klik vervolgens op Opslaan.

Vervolgens kunt de bestandsnaam opgeven. Deze is standaard prijsw.txt en u kunt de mapkiezen waarin u deze wilt opslaan.

U dient dit bestand vervolgens zelf te emailen naar degene met wie u bij het CB deafspraak heeft gemaakt voor de prijswijzigingen die u op deze manier doet!

Het bestand heeft de volgende opbouw:ISBN13 met daar direct de prijs in centen achter met 6 posities en voorloopnullen. Dit wordtgevolg door een (onzichtbare) CrLf (Carriage Return en Line Feed)97890xxxxxxxx00199597890xxxxxxx100159597890xxxxxxx2001990

Deel

XVII




17 Voorraad

17.1 Inleiding Voorraadbeheer

Als u voorraad van uw titels op verschillende locaties heeft ondergebracht, dan kan het moeilijk zijnom het overzicht te houden van de status van die voorraad. Heeft u nog wel genoeg voorraad staanbij het Centraal Boekhuis om uw klanten van boeken te voorzien? Moet een voorraadverplaatsingworden uitgevoerd? En waar moet deze voorraad dan vandaan worden gehaald?

De module Voorraad is ontwikkeld om u te helpen bij het vinden van de antwoorden op dit soortvragen en meer. U kunt zoveel magazijnen aanmaken als u wilt en in deze magazijnen handmatigemutaties uitvoeren, of mutaties verkregen van een magazijn automatisch inlezen. Op dit momentkunt u alleen mutaties van het Centraal Boekhuis inlezen, maar andere koppelingen kunnen wordengerealiseerd indien nodig.

Als u ook gebruik maakt van de module PAC Order kunt u in PAC order kiezen uit welk magazijn u debestelde titels wilt halen. Als u voorraad laat leveren uit een intern magazijn, dan zal PAC de orderautomatisch afboeken van de voorraad in dit magazijn en een pakbon voor u creëren.

17.2 Voorraad zoeken

U kunt de voorraad van een uitgave zoeken vanuit het hoofdmenu.

Klik op Voorraadbeheer.

Het zoekvenster Zoeken uitgave wordt geopend. Dit scherm ziet u hieronder.

Door te tikken in een van de filtervelden kunt u op zoek naar de uitgave waarvan u devoorraadgegevens in wilt zien.

U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de uitgave selecteren die u wilt tonen en kiest voor Open. Als u de uitgave waarvan u de voorraad wilt inzien niet kan vinden, dan bestaat deze uitgaveniet in PAC. Laat de persoon die hiervoor verantwoordelijk is de uitgave eerst aanmaken.

Voorraad


281

17.3 Voorraad beheren

Als u een uitgave heeft opgezocht en geopend, krijgt u het volgende scherm te zien:

Dit scherm bestaat uit:

Een kop , met hierin de informatie over de uitgave en de magazijnen waarin deze titel opvoorraad is of is geweest. Een tabblad voorraadmutatiesEen tabblad backorders

17.3.1 Kop

De kop van het scherm bevat diverse informatie over de geselecteerde uitgave en de voorraad vandeze uitgave bij verschillende magazijnen.

Bovenaan ziet u het ISBN dat u heeft geselecteerd en de bijbehorende laatste druk. Daarbij ziet u ookde titel en de auteur behorende bij dit ISBN. Deze informatie kan niet worden gewijzigd. Wel kunt umet het zoekpictogram naast ISBN en Druknr zoeken naar een ander ISBN een of een andere druk,om hiervan de voorraad gegevens in te zien. Zoeken naar een ander ISBN kan ook middels de knop zoeken links bovenaan het scherm.

Daaronder ziet u een veld met hierin de diverse magazijnen.

Er kunnen meer magazijnen beschikbaar zijn in PAC dan hier worden getoond. PAC toontnamelijk enkel die magazijnen waarop een voorraadmutatie is uitgevoerd.

281

282

285




U ziet hier de magazijnen waarin voorraad van de uitgave aanwezig is (of was) met hierbij:

De huidige voorraadstand.

Wanneer deze voorraadstand voor het laatste gewijzigd is.Of er bestellingen in Nota staan (geldt alleen voor het CB).Wanneer de In Nota stand voor het laatste gewijzigd is.Of er bestellingen in order staan in PAC, maar die nog niet zijn verwerkt. (geldt alleen voorinterne magazijnen)Of er bestellingen in backorder staan, omdat de voorraad bij het maken van de order te laag wasom de order uit te leveren (geldt alleen voor interne magazijnen). .Indien u beschikt over de module Herdruksiganlering vindt u hier ook informatie over de door uingevuld minimum voorraad, of het dalen van de voorraad onder het u aangegeven minimummoet worden gemeld (status), wanneer deze instellingen voor herdruksignalering voor het laatstgewijzigd zijn en eventuele herdruknotities die u bij herdruksignalering heeft ingevoerd. De actuele VVP die geldt voor deze uitgave staat hier ook ingevuld.Tot slot wordt de Vrije vrd (vrije voorraad) weergegeven op deze locatie. De vrije voorraad is deplankvoorraad waarvan de lopende en backorders reeds zijn afgetrokken.

Daarnaast ziet u staan Tonen met hiernaast een keuzelijstmenu. U heeft hierbij de keuze uit alles enalleen geselecteerd. Als u kiest voor alles worden alle mutaties van alle magazijnen in het tabbladmutaties getoond. Als u kiest voor alleen geselecteerd worden enkel de mutaties getoond van hetmagazijn dat u geselecteerd hebt (te herkennen aan de zwarte pijl voor aan de regel).

17.3.2 Voorraadmutaties

In het tabblad voorraadmutaties kunt u de voorraadmutaties inzien die in uw magazijnen hebbenplaatsgevonden en leiden tot de huidige voorraadstand. Per regel is weergegeven:

Het ISBN / EAN

De titel

De auteur

het bijbehorende (toen actuele) druknr

het magazijn waarin deze mutatie is uitgevoerdDe typecode van de mutatie die is uitgevoerd Het type mutatie dat is uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan Inslag, levering, retour, etc.De datum waarop deze mutatie is uitgevoerdHet aantal dat aan de voorraad is toegevoegd / van de voorraad is afgehaald.De (optionele) omschrijving van de mutatie. De omschrijving is altijd wijzigbaar zodat specifiekegevallen kunnen worden toegelicht.Het FATransactienummer (indien de mutatie is verwerkt naar de financiële administratie (FA) danwordt een uniek transactienummer toegekend)De invoerdatum van de mutatie helpt om te achterhalen wanneer een mutatie is aangemaakt,mede met het oog op het kunnen aanmaken van historische mutaties. Deze hebben dan eenandere datum en kunnen een beeld op een bepaald moment in de war schoppen als nietduidelijk is dat iemand (of een automatisch proces) deze later heeft toegevoegd met een oudedatum.De VVP van de mutatie is tevens ingevuld zodat een goede traceerbaarheid mogelijk wordt.Het veld Herwaardering geeft aan of de verwerkte mutatie door een kostprijs wijziging heeftgeleid tot een herwaarderingsmutatie. Deze herwaarderingsmutatie wordt apart weergegevenen kan ook apart worden gejournaliseerd.

Meer informatie over wijzigingen in de VVP, herwaarderen en journaliseren vindt u bij hetfiatscenario .

Onderaan het tabblad ziet u twee knoppen: toevoegen en wijzigen.

546

Voorraad


283

17.3.2.1 Toevoegen

Met toevoegen kunt u een nieuwe mutatie aanmaken. Als u op een de knop toevoegen klikt krijgt uhet volgende scherm te zien:

In dit scherm kunt u voor de voorraadmutatie die u wilt maken:

Het magazijn selecteren waarop de mutatie moet worden uitgevoerd.Eventueel kunt u hier ook nog de uitgave / EAN wijzigen. Hierdoor zullen ook de titel, auteur enhet druknr in onderliggende velden worden aangepast op de nieuwe selectie. Het mutatietype selecteren. U selecteert hier uit een lijst met mutatietypen zoals die zijnopgegeven in de stamgegevens. De datum van de mutatie opgeven. Deze staat standaard op de datum van vandaag. Het aantal invoeren dat bij de voorraad van het gekozen magazijn moet worden afgeteld /afgetrokken. Of de voorraad moet worden bijgeteld of moet worden afgetrokken is afhankelijkvan het mutatietype dat u heeft geselecteerd. Rechts van het geselecteerde mutatietype ziet ueen + of een -. In bovenstaand voorbeeld is als mutatietype inslag geselecteerd. Hierachterstaat een +. Het bij aantal ingevulde getal zal bij de voorraad worden bijgeteld. Tevens is het mogelijk om een extra toelichting in te vullen bij de Omschrijving. Deze wordt inhet voorraadbeheer weergegeven om extra informatie te verschaffen.

Als u de mutatie hebt ingevuld klikt u op bewaren. De nieuwe mutatie verschijnt nu in het tabbladvoorraadmutaties.

U heeft ook de mogelijkheid om de voorraad over te boeken van de ene druk naar de nieuwste druk.Hiermee wordt de actuele druk gewijzigd naar de nieuwste druk, deze is uiteraard zelf handmatig inte stellen. U dient daarvoor een mutatietype te kiezen die is ingesteld als ´overboekbaar´. U krijgtdan het kiezen van deze mutatie direct het volgende venster in beeld:




Indien u Ja kiest dan kunt u tevens de nieuwe actuele druk invullen. Dit is verplicht:

Hierna wordt de gehele aanwezige voorraad (vóór deze mutatie) overgeboekt van druk 1 naar druk 2dmv 2 automatische mutaties per magazijn: Drukafboeking (negatief saldo * oude VVP) en eenDrukopboeking (positief saldo * nieuwe VVP). Per saldo maakt PAC zo een soortherwaarderingsmutatie aan van de VVP wijziging. Deze kan apart worden gejournaliseerd. Na dezeactie wordt de echte mutatie uitgevoerd op de nieuwe actuele druk met actuele VVP:

De power-user kan voorraadmutaties met aantal 0 aanmaken.

De power-user kan voorraad overboeken op voorgaande drukken of zelfde druk tbv herstelvan inconsistenties.

17.3.2.2 Wijzigen

De voorraadmutatie is nu alleen nog wijzigbaar als:1. het nog niet is verwerkt/gejournaliseerd;2. het magazijn een zelf te administreren magazijn betreft;3. het mutatietype een handmatige mutatie is.In alle andere gevallen gaat het op slot. De omschrijving is dan nog wel wijzigbaar. Als power-userzijn nog wel de volgende acties uitvoerbaar:

Met wijzigen kunt u een bestaande voorraadmutatie aanpassen.

Selecteer de voorraadmutatie die u wilt wijzigen door hierop te klikken en vervolgens op deknop Wijzigen te klikken.

U ziet nu een vergelijkbaar schermpje als wanneer u op de knop toevoegen klikt. Alleen u kunt nu hetmagazijn en EAN niet meer wijzigen. U kunt nog wel het mutatietype aanpassen, de datum en het

Voorraad


285

veld aantal.

Als u hierna klikt op bewaren wordt de mutatie gewijzigd opgeslagen.

17.3.2.3 Afboeken

U kunt de voorraad van een magazijn eenvoudig afboeken door het magazijn te selecteren envervolgens de knop Afboeken te gebruiken. Dan wordt er automatisch een mutatie met het negatievesaldo van de aanwezige voorraad in een voorraadmutatie geplaatst die u nog kunt wijzigen voordat udeze bewaart. U dient bijvoorbeeld minimaal nog het mutatietype invullen wat heeft geleid tot deafboeking.

17.3.3 Backorders

In het tabblad backorders komen orders te staan die niet konden worden uitgeleverd. Devoorraadstand op het moment waarop de order ingevoerd werd was te laag was om de order uit tekunnen leveren. Deze order wordt dan door PAC in backorder geplaatst.

Op het moment dat er nieuwe inslag plaatsvindt kunt u de orders die in backorder zijn geplaatstverwerken. U kunt dit op twee manieren doen:

1. Alles in Order nemen: hiermee verwerkt u alle backorders die in het tabblad backorder staan.Dit gebeurt op volgorde waarin de orders in het tabblad staan. Dus eerst wordt de bovensteorder verwerkt, dan de tweede, dan de derde, etc.

2. Regel in order nemen: Stel nu dat u een nieuwe inslag heeft van 100 titels, maar het totaal aanbackorders is groter. Dit betekent dus dat niet alle backorders kunnen worden verwerkt. Debackorders die onderaan de lijst staan zullen hierdoor niet kunnen worden verwerkt. U kunter nu voor kiezen om bepaalde backorders voorrang te geven en deze eerst te verwerken. Udoet dit door de order die u wilt verwerken te selecteren en te klikken op Regel in ordernemen. Nu wordt als eerst deze order verwerkt. Als de belangrijkste orders zijn verwerkt kuntu op Alles in order nemen klikken en de overige orders in volgorde verwerken.




Als titels in backorder staan wordt dit ook gemeld in de kolom In backorder bij magazijn, in de kopvan het scherm.

17.4 Voorraadherwaardering

Er is een uitgebreid systeem voor voorraad herwaardering toegevoegd. Het houdt in dat de Actuelekostprijs van de actuele druk naar de VVP wordt overgezet en wordt gecontroleerd met aanwezigemutaties. Indien deze mutaties een andere VVP hebben, dan worden ze geherwaardeerd. Mutatiesdie nog niet gejournaliseerd zijn worden gewoon bijgewerkt (VVP overschreven) en mutaties die welgejournaliseerd zijn naar de boekhouding krijgen 2 herwaarderingsmutaties (af en op) (de originelemutatie blijft intact omdat deze tenslotte al is verwerkt). De afboeking is -[aantal] * vorige VVP en deopboeking is +[aantal] * nieuwe VVP. De af- en opboekingsmutaties zijn gesaldeerde mutaties obvmutaties met dezelfde doelmutatie*, hetzelfde magazijn, dezelfde 'vorige VVP' en uit dezelfde maand.Een éénmaal geherwaardeerde mutatie kan niet opnieuw worden geherwaardeerd (tevens deafwaarderingsmutatie niet), omdat anders inconsistenties ontstaan. *Doelmutatie: pervoorraadmutatietype kan worden ingesteld wat het doelmutatietype is bij herwaardering. Zo kanINSLAG op INSLAG worden geherwaardeerd en de rest op OVERIG (oid), maar het kan ook allemaalworden uitgesplitst (is default/standaard), maar dit genereert veel (wellicht overbodige) individueleherwaarderingsmutaties. Voordeel is dat de herwaardering netjes op de goede grootboekrekeningenterecht komen.

Meer details zijn te vinden in het fiatscenario en de voorraadmutatietypes .

17.5 Opdracht verwerken

Als er orders zijn aangemaakt voor een intern magazijn, dan kunt u deze orders gaan verwerken.Het verwerken van de order bestaat uit twee stappen:

1. Het genereren van een pakbon, om hiermee de boeken te verzamelen2. Het afmelden van de pakbon, zodat de voorraad in PAC Voorraadbeheer wordt bijgewerkt.

Als u klikt op Opdrachten verwerken in het hoofdmenu ziet u het volgende scherm:

546 637

Voorraad


287

Hier ziet u:

Een kop , waar u selecties kunt makenEen tabblad Openstaande opdrachtenEen tabblad Verwerkingsruns

17.5.1 Kop

In de kop van het opdrachten verwerken scherm kunt u enkele selecties maken, op basis waarvanPAC u de bijbehorende orders toont. U kunt selecteren op:

MagazijnFondsgroepOpdrachtnummer

Opdrachtdatum.

Daarnaast kunt u ook bij Pakbontype het sjabloon selecteren dat u wilt gebruiken voor het afdrukkenvan de pakbon.

Standaard wordt voor de pakbon de datum van vandaag gebruikt als pakbondatum (dat is dan ook demutatiedatum voor de voorraadmutaties). Maar in gevallen waarin de acties in het magazijn eigenlijkal zijn gebeurd (voor in aanloopfasen) kan de pakbondatum worden gewijzigd naar een anderedatum. De hulpknop geeft de volgende informatie weer:

287

288

288




17.5.2 Openstaande opdrachten

In het tabblad openstaande opdrachten staan opdrachten die voldoen aan de selectie die u in de kopheeft gemaakt. U kunt deze opdrachten selecteren en vervolgens op opdrachten selecteren klikken. Deopdrachten worden nu verplaatst naar het verwerkingsrun tabblad, zodat deze kunnen wordenverwerkt.

17.5.3 Verwerkingsruns

In het tabblad verwerkingsruns drukt u als eerste op de knop pakbonnen afdrukken. Van de door ugeselecteerde orders in dit tabblad worden nu een pakbon afgedrukt. U kunt de boeken nuverzamelen uit uw magazijn op basis van deze pakbon.

Als u alle boeken bij de pakbon hebt verwerkt en deze klaar hebt voor verzending, dan klikt u op pakbon afmelden. De order verdwijnt nu uit uw systeem. De boeken uit de verwerkte order worden inPAC Voorraadbeheer van de voorraad afgehaald. Indien bij stamgegevens - opdrachttypes isaangegeven dat op basis van een opdracht ook een faktuur dient te worden gemaakt, dan word nuook ene faktuur aangemaakt en geplaatst in de faktuurmodule. Als opdrachten fakturen worden danwordt de betalingsconditie van de relatie opgepakt. Tevens wordt de tekstregel met ISBN - Titel -Auteur opgebouwd.

Indien u fouten heeft geconstateerd in de pakbonnen, dan wilt u de selectie ongedaan maken zodat uwijzigingen kunt doorvoeren in de orders. Dit doet u met de knop Selectie ongedaan maken. De regelwordt nu teruggeplaatst naar het tabblad openstaande opdrachten. De regel wordt ook toegevoegdaan de lijst met verwerkte runs met hierbij de notie 'selectie ongedaan gemaakt' zodat u als u uwhistorie bekijkt uw acties nog kan volgen.

614

Deel

XVIII




18 Orderbeheer

18.1 Opdrachten invoeren

Met de functie opdrachten invoeren kunt u opdrachten invoeren per klant. Dit is de meestgebruikelijke manier van het invoeren van orders. Deze functionaliteit biedt uitgebreidemogelijkheden, zoals het invoeren op basis van aanbiedingslijsten, gebruik maken van vooropvastgestelde leveringsvoorwaarden en snelle en makkelijke invoer middels een zelf in te stellentabstructuur.

18.1.1 Inleiding

De verkoopafdeling en de buitendienst dienen te zorgen voor een goede orderafhandeling vanklanten. Deze orders, ook wel opdrachten, kunnen met behulp van de ordermodule worden ingevoerden verwerkt naar de diverse leveranciers. Ook worden vanuit deze ingevoerde orders tellingengemaakt ten behoeve van een goede oplagebepaling.

De uitgeverij heeft te maken met telefonische, gefaxte of gemailde orders, maar veelal met ordersdie ter plekke bij de klant of op een beurs zijn behaald. Om het mogelijk te maken om ook orders inte voeren bij klanten en op beurzen is PAC ook uitgerust met een ordermodule op de laptop voorvertegenwoordigers. De orders worden dan verzameld in een centrale database en kunnen wordenopgehaald door de uitgeverij op elk willekeurig moment.

De orders kunnen elektronisch worden doorgestuurd naar het Centraal Boekhuis.

In PAC kunnen orders op 3 wijzen worden ingevoerd:

1. Opdrachten invoeren (per klant)2. Opdrachten op titel invoeren3. Automatische import van bulk orders (BGN)

18.1.2 Order zoeken

U kunt opdrachten zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu.

Klik op Opdrachten invoeren

Het zoekvenster Zoeken Opdracht wordt geopend.

U zoekt een aanbiedingsopdracht van de boekhandel Baarsjes. Zie het onderstaandevenster.

290

300

303

Orderbeheer


291

U start met typen van baar in het veld Naam gecombineerd met aanb in het veld Ref.Klant.

U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de opdracht selecteren die u wilt tonen en kiest voor Open. Indien u een nieuwe opdracht wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.

18.1.3 Order toevoegen

U kunt nieuwe opdrachten toevoegen door te kiezen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken Opdracht ofvoor Toevoegen in het venster Opdrachtbeheer. Direct zal dan een leeg venster Opdrachtbeheer wordengetoond. U kunt vervolgens de opdracht verder wijzigen .

18.1.4 Order wijzigen

Met het opdracht- of ordersysteem kunt u vele soorten opdrachten invoeren voor diverse klanten enten behoeve van diverse leveranciers. Dit is met diverse opdrachttypes en verkoopsoorten te regelen.

Het wijzigen van een (nieuwe) opdracht kan volledig aan de wensen van de gebruiker wordenaangepast. De standaard tabvolgorde van velden is van boven naar beneden en van links naar rechts.Dit staat vast, maar u kunt zelf aangeven welke velden u wilt invullen.

Hieronder volgt een venster van het Opdrachtbeheer:

291




In het bovenste deel kunt u de kopregel van de opdracht invoeren met opdrachttype,afnemerdetails en diverse datums.

Vervolgens ziet u in het onderste deel de volgende tabbladen:OpdrachtregelsOverigInvoergedrag

Het is mogelijk om een order direct door te verwerken 'aan de balie' als order/pakbon/faktuur endeze af te drukken. Uiteraard kan op de normale manier het genereren van de pakbon wordenonderdrukt of het maken danwel afdrukken van een faktuur.

18.1.4.1 Order kop

In de kop van de opdracht worden het magazijn, de klantgegevens en het opdrachttype aangegeven:

Indien u werkt met de module PAC Magazijn dan heeft u de mogelijkheid om orders op tegeven voor meerdere magazijnen. U selecteert dan links boven in beeld het magazijnwaarvoor de order bestemd is.

De keuze van het magazijn heeft effecten op de afhandeling van uw order en op deberichtgeving hierover. Hierin maken we onderscheid tussen twee type magazijnen:

292

294

296

297

Orderbeheer


293

1. Het Centraal Boekhuis (CB)2. Andere (interne, PM, etc) magazijnen

Voor orders die door het CB worden verwerkt geldt dat deze moeten worden verzonden. Erkunnen alleen orders worden ingevoerd voor klanten van het CB (oftewel klanten met eenCB relatieID). Gecontroleerd zal worden of de order (op basis van de exporteer instellingen)mag worden verzonden naar het CB. Als dit het geval is zal de order in een bestand wordenopgenomen dat naar het CB wordt verzonden. Het CB verwerkt de order verder. Informatieover deze order wordt alleen teruggekoppeld in een daling van de voorraad en middels dein nota bestanden. De voorraadstand en in nota stand wordt normaalsgesproken één keerper dag ingelezen in PAC (omdat tijdens dit inlezen er geen gebruikers in PAC mogenwerken). Deze gegevens zijn dus recent, maar de precieze voorraadstand kunt u alleeninzien bij het CB zelf.

Voor orders die worden verwerkt in een ander intern magazijn verloopt de verwerkingbinnen PAC zelf. Orders kunnen worden gemaakt voor alle relaties in PAC die als klant staangeregistreerd. Als u een order hebt gemaakt voor een intern magazijn, dan wordt dezeorder geplaatst in een verwerkingsrij. Een magazijnmedewerker zal vervolgens van deorders die wachten op verwerking pakbonnen uitprinten. De order wordt dan samengestelden verzonden. Al deze activiteiten worden door PAC ondersteunt. Als een order op eenintern magazijn is uitgevoerd wordt voorraad in dit magazijn gereserveerd. Als de orderwordt verzonden wordt dit van de voorraad afgeboekt. Omdat dit allemaal binnen PACgebeurt, kan PAC ook up to date informatie verschaffen over de voorraadstand van internemagazijnen.

Omdat de afhandeling per magazijn zo sterk verschilt, is het na het aanmaken van de eersteorderregel niet meer mogelijk om het magazijn te wijzigen.

Selecteer (als u dit wilt) een Aanbieding, bovenaan het orderscherm. Als u een aanbiedingselecteert en u klikt vervolgens op de eerste regel in het tabblad orderregels, dan zullen inhet tabblad automatisch alle titels uit de aanbieding worden opgenomen, mits opdrachttypeen afnemer zijn ingevuld. Indien de functie fondsrechten is aangezet (Systeem | Algemeneinstellingen | Project | Fondsrechten gebruiken) dan wordt de aanbiedingslijst getoondobv rechten van fondsgroep (indien van toepassing), zodat alleen die aanbiedingslijsten tekiezen zijn waar de gebruiker recht op heeft.

Kies het Opdrachttype uit de lijst. Het type bepaalt direct ook de standaard verkoopsoort.

Klik op de zoekvensterknop of op F5 in het veld Afnemer / sub om de klant te selecteren. Ofdruk op de zoekknop hiernaast. U ziet daarna het bezoekadres verschijnen in hetondergelegen veld. Met de knop Tonen kan de relatie worden geopend om gegevens bij tewerken.

Het ontvangst- of afleveradres ziet u rechts daarvan staan. Indien het gelijk is aan het bezoekadreswordt (Ontvanger gelijk) weergegeven. Anders wordt het afwijkende afleveradres weergegeven.

Indien het afleveradres niet juist is of u weet dat het aan een andere klant moet wordengeleverd, vink dan het vakje Afwijkende ontvanger aan.

Dan wordt het veld Ontvanger wijzigbaar en kunt u hier een ontvangstrelatie kiezen. Hetafleveradres van deze relatie wordt vervolgens daaronder getoond.

Het veld Onze referentie en Leveren omstreeks worden standaard ingevuld en deze kunnen niet wordengewijzigd. Vervolgens kunt u de overige kopvelden invoeren

Vul de referentie van de klant in het veld Referentie afnemer in. Dit maakt het eenvoudigervoor de klant om onder meer fakturen te controleren.

Wijzig daarna eventueel het veld Besteld in een andere besteldatum.

489




Bij een order kunnen bepaalde standaard leveringsvoorwaarden gelden. Deze voorwaardengelden bijvoorbeeld voor een bepaalde aanbieding, opdrachttype, klantgroep of uitgave. ofeen combinatie van deze zaken. De mogelijke leveranciersvoorwaarden kunt u definiërenonder stamgegevens - leveringsvoorwaardenbeheer . Op het moment dat u een orderaanmaakt die aan een leveranciersvoorwaarde voldoet, dan zal deze automatisch wordengeselecteerd. U kunt er vervolgens zelf voor kiezen om deze voorwaarde niet te selecterenof een andere (bij deze order passende) voorwaarde te selecteren

Bij Std. regelkorting kunt u een standaard regelkorting opgeven. Als er eenleveranciersvoorwaarde is geselecteerd wordt hier automatisch het bijpassende percentageingevoerd. U kunt dit dan zelf wijzigen. Dit percentage wordt dan bij iedere orderregelstandaard ingevuld.

Als u een standaard regelkorting opgeeft dan wordt deze ingevoerd:

In alle regels van een aanbieding die u selecteert, tenzij u van deze regels deverkoopsoort wijzigtAls standaard waarde voor de lege orderregel die u invoert, totdat u een verkoopsoortinvoert met een afwijkend standaard percentage. In alle regels waarbij u een verkoopsoort selecteert, waarvan het standaard percentagein de stamgegevens op 0% staat.

U kunt ervoor kiezen om een individuele order (en zelfs orderregel) wel of niet teexporteren naar het Centraal Boekhuis. Als u dit niet wilt doen vinkt u het veld naast Exporteren af, anders vinkt u deze aan. U kunt ervoor kiezen om Exporteren standaard aan tevinken in Stamgegevens - verkoopsoorten (Verkoop) .

Vervolgens gaat u naar de opdrachtregels .

18.1.4.2 Order regels

In de opdrachtregels worden de diverse titels ingevoerd die de klant geleverd wil krijgen. U kuntindividuele titels invoeren, maar u kunt ook gebruikmaken van titellijsten, zoals de aanbiedingsvolgorde in de prospecties. Als u in de ordertop een aanbieding hebt geselecteerdworden de titles uit de aanbieding al automatisch voor u ingevuld.

Hieronder ziet u het tabblad Opdrachtregels:

U kunt bovenin kiezen om ISBN's of EAN's weer te geven en in te vullen. Dit is alleen een invoerhulp.Het maakt voor de export niet uit.

Kies een verkoopsoort in het veld Verkoopsrt. om de omzet op te registreren. Aan dezeverkoopsoort is een standaard kortingspercentage en standaard transactieverwerkingscategorie gekoppeld zodat u dit niet hoeft in te vullen.

Druk op F5 in het ISBN/EAN veld, klik op de zoekvensterknop of vul het ISBN of EAN inindien u dit weet om het project in te voeren.

Vul vervolgens het aantal producten in dat de klant bestelt.

In de kolom Tot. ziet u het totaal dat nu al van deze titel is verkocht. Hierbij is getal in dekolom aantal al opgeteld.

618

615

294

297

292

615

Orderbeheer


295

De verkoopprijs wordt standaard overgenomen van de informatie die aanwezig is bij het CB.Het veld verkoopprijs kan op 3 manieren zijn ingevuld:

<CB>: dit betekent dat er geen verkoopprijs bekend is in PAC en dat de verkoopprijsvan het CB wordt overgenomen

(19,90): hier is er een verkoopprijs bekend in PAC maar de prijs die wordtovergenomen is de prijs die bij het CB geregistreerd is. Als de prijs bij het CBwordt gewijzigd, wijzigt de prijs voor deze order ook.

19,90: dit ziet u als u zelf een prijs invoert. Dit betekent dat deze prijs naar het CBwordt gezonden. Let op: De prijs voor deze order kan hierna NIET meer wordengewijzigd! Als de prijs voor de uitgave alsnog lager of hoger uitvalt en dit wordtdoorgegeven aan het CB, blijft deze order staan om de aangegeven waarde. Dezewordt niet aangepast aan de prijswijziging.

In de kolom Lev.vw kunt u de een specifieke leveranciersvoorwaarde selecteren voor dezeregel. u doet dit door, als u in het veld staat, de knop F5 in te drukken. U krijgt nu eenoverzicht van relevante voorwaarden. U kunt nu de voorwaarde die u wilt selecteren.

Het standaard kortingspercentage is in de meeste gevallen reeds ingevuld, maar u kunt hetuiteraard wijzigen in het veld Kort%. Als hier <CB> staat betekent dit dat de waarde die bijhet CB bekend is wordt overgenomen. Indien u op aanbieding/titellijst invoert, dan kunt uervoor zorgen dat het percentage wordt gekopieerd naar de regels waarvan het percentagenog niet is ingevuld. Dit kunt u in het tabblad Invoergedrag met het veld Vraag om kopiëren

instellen. Als u een leveranciersvoorwaarde hebt ingesteld dan zal dit veld automatischworden gevuld met het relevante percentage. U kunt ook gebruiken maken van desneltoetsen die staan ingevuld onder algemene voorwaarden .

De nettoprijs wordt berekend aan de hand van de verkoopprijs en het kortingspercentage.U kunt dit uiteraard ook invullen voor bepaalde netto leveringen in het veld Nettoprijs. Indat geval wordt het kortingspercentage teruggerekend.

Het veld Referentie wordt automatisch ingevuld met een uniek volgnr zodat hierop altijd kanworden teruggezocht, ook in de omzetverslaglegging.

In het veld Ref. afn. kunt u de referentie van de klant invoeren zodat de klant de orderregelin hun rapportage kan terugvinden en tevens weer voor het controleren van de fakturen.

Het veld In Nota wordt standaard aangezet, zodat alle producten als backorder wordeningesteld als er geen voorraad is of als het nog niet wordt geleverd. Dit is alleen vantoepassing op CB orders.

In de kolom B (van Backorder) staat een rood sterretje als de regel in backorder isgeplaatst. Dit vindt alleen plaats in magazijnen die onder eigen beheer vallen (internemagazijnen).

In de kolom Afspr. worden afspraken getoond die zijn ingevuld bij Drukbeheer - tabbladaanbiedingstelling, waarbij vanuit gekeken naar de druk die staat aangegeven bijuitgavebeheer - verkoop in het keuzeveld 'in druk'.

Het veld Titel en Auteur geven de beschrijvingen weer van de producten. De Transv.c. geeft detransactie verwerkingscategorie voor onder meer het Centraal Boekhuis weer.

U kunt ervoor kiezen om een individuele orderregel wel of niet te exporteren naar het CentraalBoekhuis. Als u dit niet wilt doen vinkt u het veld onder de kolom Exporteren (te herkennen aan het'save' pictogram) niet aan, anders vinkt u deze aan. U kunt ervoor kiezen om Exporteren standaardaan te vinken in Stamgegevens - verkoopsoorten (Verkoop) . Meer uitleg over het exporteren vanorders vindt u bij de paragraaf Orders exporteren .

Tot slot geeft de kolom V aan vinkje weer als de opdrachtregel reeds is verwerkt naar het centralesysteem of naar het Centraal Boekhuis of Libridis. In dat geval is de regel ook niet meer wijzigbaar.

Opdrachtregels zijn alleen wijzigbaar als het nog niet is verwerkt naar een ander systeem. Ukunt dit controleren in de kolom V waarin een vinkje staat indien het reeds is verwerkt.

494

615

298




Onderin ziet u de voorraad en de datum van drie magazijnen bij de geselecteerde uitgave/ISBN.Gegevens van het CB zult u normaal gesproken één maal per dag inlezen en zijn dus recent, maarworden niet direct bijgewerkt. Als u gebruik maakt van de module PAC Magazijn zal de voorraadstandvan interne magazijnen wel altijd up to date zijn. In dit veld wordt dan de vrije voorraad getoond(dus nadat u een orderregel heeft ingevoerd en verlaten, zal deze ingevoerde orderregel direct vande voorraad worden afgehaald).

De vrije voorraad in een magazijn wordt alleen correct getoond als de inrichting correct is.Indien de vrije voorraad niet goed wordt weergegeven, controleer dan het volgende:

1. In stamgegevens - magazijnen heeft het magazijn waarop u de vrije voorraad wiltzien een vinkje in de kolom vrd reserveren.

2. In stamgegevens - verkoopsoorten (onder Verkoop) hebben de benodigdeverkoopsoorten een vinkje in de kolom Leveren. Alleen voor orderregels waarin eenverkoopsoort wordt gebruikt waarbij Leveren aangevinkt staat wordt de vrijevoorraad afgeboekt.

3. Het ISBN moet een voorraadartikel zijn. Dit ziet in in uitgavebeheer - tabbladverkoop. Achter voorraadartikel (bovenaan de pagina) moet een vinkje staan.Alleen voor orderregels met een ISBN die een voorraadartikel is wordt de vrijevoorraad afgeboekt

Tot slot ziet u nog de knop referentietitels. Als u een regel selecteert en u klkt op deze knop, danverschijnt een lijstje met hierin de referentietitels (opgegeven onder Uitgave - tabblad Aanbiedingenen referenties ). Hierin staan de titelgegevens en de gegeven korting, naverkoop gegevens en deretouren.

In magazijnen waar voorraad kan worden gereserveerd kunnen nu ook retouren wordeningevoerd. Deze worden op de normale manier via pakbonnen en evt (credit)fakturenafgehandeld. De reservering op voorraad loopt ook gewoon, maar daarbij moet wordenaangetekend dat deze 'economische voorraad' positief kan worden terwijl deze nog nietterug op de plank zijn (Gereserveerd in order wordt negatief), maar dit is afhankelijk van detoegepaste methode: als de order pas wordt ingevoerd als de retouren binnen zijn en reedsin het magazijn liggen is er niets aan de hand.

Bij order kan een levering nu ook een negatieve voorraad genereren indien dit zo is ingesteld bijhet magazijn (voorraad negatief toestaan = aangevinkt).

18.1.4.3 Order overig

U kunt nog enkele niet veel gebruikte ordergegevens invoeren of inzien in het tabblad Overig:

U kunt de velden Verzendkosten en Aparte faktuur op dit moment nog niet gebruiken, omdat het doorhet Centraal Boekhuis niet (goed) worden ondersteund.

Vul een aanwijzing of extra omschrijving voor de faktuur in het veld Toelichting in.

In het veld Aanbieding ziet u staan of deze order ooit gebaseerd is geweest op een aanbieding- oftitellijst.

140

Orderbeheer


297

Aan de rechterkant van het venster ziet u nog enkele statusgegevens waar we verder niet op inzullen gaan. Deze spreken voor zich.

18.1.4.4 Order invoergedrag

U kunt het invoergedrag van de opdracht volledig naar uw hand zetten door gebruik te maken vanenkele zeer krachtige gebruikersinstellingen in het tabblad Invoergedrag:

In het linkerdeel van het venster kunt u enkele standaard gegevens instellen:

Met het veld Invoer op relatietype kunt u bepalen of het oude klantnr van het CentraalBoekhuis of op het nieuwe CB RelatieID kan worden ingevoerd. Onderliggend wordtuiteraard gewoon het interne relatienr opgeslagen zodat bij de export altijd het goede CBRelatieID wordt gebruikt.

U kunt orders invoeren op volgorde van een vaste lijst, zoals de aanbiedingslijst, deprospectuslijst of andere lijsten. Deze kunt u aanmaken in aanbiedingsbeheer en kiezenin het veld Invoer op aanbieding.

Indien u het vakje Tonen voorraad heeft aangevinkt wordt onderin het tabblad Opdrachtregels

de voorraad van de diverse magazijnen getoond van de geselecteerde titel.

Vervolgens zijn er aan de rechterkant drie kolommen. De eerste betreft het gedrag in deopdrachtkop, de volgende twee hebben te maken met de opdrachtregels.

Opdrachtkop

Indien een vinkje is ingevuld betekent dit dat de cursor stopt bij dit veld tijdens het invoerenen gebruik wordt gemaakt van de TAB toets.Opdrachttype en Afnemer zijn verplicht en kunnen aldus niet worden ingesteld. Leverdatum wordtstandaard gevuld en kan niet worden gewijzigd.

Vervolgens kunt u de volgende gegevens opnemen in de tabvolgorde:Subnr.Afw. ontvangerOntvangerRef. afnemerBesteldatumStandaard leveringsvoorwaarden (Std. lev.voorw.)Standaard regelkorting (Std.regelkort% )

Opdrachtregels

266




In de eerste kolom van de opdrachtregel wordt net als bij de opdrachtkop een vinkje gezet alsde cursor op die velden dient te stoppen. Hierbij wordt het veld Aantal gebruikt.

U kunt de volgende velden in de tabvolgorde opnemen:VerkoopsoortEAN/ISBNVerkoopprijsKortingperc.NettoprijsRef. afnemerIn Nota indicatieLeveringsvoorwaarde

Tevens kunt u van de onderstaande velden aangeven of ze toch overgeslagen dienen teworden, ondanks het vinkje in de eerste kolom, als er reeds een waarde in het veld isingevuld:

VerkoopsoortEAN/ISBNKortingperc.Ref. afnemer

U heeft bij het kortingpercentage de mogelijkheid om aan te geven dat dit gekopieerd dient teworden (bij invoer op aanbieding) naar de regels waar het percentage nog niet is ingevuld. Ditvult u in het veld Vraag om kopiëren in. hetzelfde geld voor de verkoopsoort.

18.1.5 Orders exporteren

Op een zeker moment zult u orders willen exporteren naar het CB. Dit doet u als volgt

Ga naar Systeem

Klik op de knop Opdrachten naar CB in de kolom Uitwisseling.

PAC zal nu de orders die nog niet eerder naar het CB zijn gestuurd verzenden. Hierbij wordtgecontroleerd of deze orders gemarkeerd staan als 'te exporteren'.

U kunt zowel ISBN, Order en orderregelniveau aangeven of u een order wilt exporteren of niet. Hetblokkeren / de blokkeren van een ISBN doet u in het uitgavebeheer - tabblad verkoop of in deaanbiedingslijst . Orders en orderregels kunt u blokkeren / deblokkeren in het orderbeheer .

Of een order uiteindelijk wordt verzonden wordt als volgt vastgesteld:

138

268 291

Orderbeheer


299

Om bij te houden welke orders niet worden geexporteerd gaat u naar de cockpit .

18.1.6 Order vervallen

U kunt de knop Vervallen gebruiken om opdrachten die nog niet volledig zijn ingevuld te verwijderen.Dit betreft dan opdrachten die dus eigenlijk nog niet volledig zijn aangemaakt. Dan kunnen zevervallen, maar niet verwijderd worden.

Het volgende venster verschijnt indien u de opdracht niet kan laten vervallen:

Eén of meerdere redenen worden dan getoond.

18.1.7 Order verwijderen

U kunt uiteraard ook volledige opdrachten verwijderen, maar dan alleen als nog geen enkele regel isverwerkt/geëxporteerd naar een ander systeem, zie het vinkje in de kolom V van het tabblad

19




Opdrachtregels.

Klik op de knop Verwijderen om de opdracht met alle opdrachtregels te verwijderen. Hetvolgende bevestigingsvenster wordt getoond:

Klik op Ja om de opdracht te verwijderen.

Indien de opdracht niet kan worden verwijderd doordat één of meer regels reeds zijn verwerkt naareen ander systeem (Centraal Boekhuis, Libridis of het centrale systeem), dan volgt de volgendemelding:

18.2 Opdrachten op titel invoeren

Met de functie opdrachten invoeren op titel kunt u opdrachten invoeren per titel. Deze functie kanbijvoorbeeld worden gebruikt als u een aanbieding heeft van een bepaalde titel, waarop meerdereklanten zich hebben ingeschreven.

18.2.1 Order op titel zoeken

U kunt opdrachten zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu.

Klik op Opdrachten op titel invoeren

Het zoekvenster Zoeken Opdracht op artikel wordt geopend.

Orderbeheer


301

U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de opdracht selecteren die u wilt tonen en kiest voor Open. Indien u een nieuwe opdracht wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.

Het zoeken opdracht op artikel scherm zal meestal leeg zijn. Orders die zijn ingevoerd op titelmoeten namelijk worden omgezet naar 'gewone' orders op klant. Nadat dit is gedaan verdwijnen deorders ingevoerd op titel uit dit scherm.

18.2.2 Order op titel toevoegen

U kunt nieuwe opdrachten per titel toevoegen door te kiezen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken

Opdracht op artikel of voor Toevoegen in het venster Opdracht op titel invoeren. Direct zal dan een leegvenster Opdracht op titel invoeren worden getoond. U kunt vervolgens de opdracht verder wijzigen .

18.2.3 Order op titel wijzigen

Hieronder ziet u het scherm voor opdrachten invoeren op titel:

291




Voor het invoeren van orders per titel dient het volgende te worden ingevoerd:

ISBN: het ISBN vult vervolgens de velden titel en auteur. Opdrachttype: Kies het Opdrachttype uit de lijst. Het type bepaalt direct ook de standaardverkoopsoort.Standaard korting: Bij Std. korting kunt u een standaard korting opgeven. Dit percentage wordtdan bij iedere orderregel standaard ingevuld. Als u hier <CB> laat staan wordt de kortinggekozen die bij het CB bekend is. Referentie afnemer: Vul de referentie van de klant in het veld Referentie afnemer in. Dit maakt heteenvoudiger voor de klant om onder meer fakturen te controleren.Exporteren: U kunt ervoor kiezen om een order wel of niet te exporteren naar het CentraalBoekhuis. Als u dit niet wilt doen vinkt u het veld naast Exporteren af, anders vinkt u deze aan.U kunt ervoor kiezen om Exporteren standaard aan te vinken in Stamgegevens - verkoopsoorten(Verkoop) .

PAC kent zelf een volgnummer en de opdrachtdatum toe.

Vervolgens vult u hieronder de afnemers in die de geselecteerde titel aanschaffen. U vult in:

Verkoopsoort: Kies een verkoopsoort in het veld Verkoopsrt. om de omzet op te registreren. Aandeze verkoopsoort is een standaard kortingspercentage en standaard transactieverwerkingscategorie gekoppeld zodat u dit niet hoeft in te vullen.CBRelatieID: u kunt nu rechtstreeks het CBRelatienr invullen zodat u niet het relatie-zoekvenster hoeft te openen.Afnemer: U selecteert de afnemer met het zoekicoon rechts van de kolom afnemer.Afdeling: U selecteert eventueel een afdeling. Klik op de zoekvensterknop of op F5 naast dekolom Afd.Aantal: Hier vult u het bestelde aantal titels in.Korting: Per regel kunt u een kortingspercentage opgeven. Als u hier <CB> laat staan wordt de

615

615

Orderbeheer


303

korting gekozen die bij het CB bekend is. Ref. afn.: Vul de referentie van de klant in het veld Referentie afnemer in. Dit maakt heteenvoudiger voor de klant om onder meer fakturen te controleren.

18.2.4 Orders op titel verwerken

Orders die zijn ingevoerd op titel moeten worden omgezet naar 'gewone' orders op klant. Dit omdoublures te voorkomen en zodat u niet de hele tijd hoeft te schakelen van het ene systeem naar hetandere.

U heeft twee mogelijkheden om de orders op titel te verwerken:

1. Als u klaar bent met het invoeren van uw order op titel dan klikt u op de knop verwerken, linksonderaan in beeld. Uw orders worden nu omgezet naar orders op klant. PAC geeft u een meldingdat dit is gelukt en u keer terug in het zoekscherm van orders op titel invoeren waar u verder kuntgaan met de volgende order op titel.

2. De order wordt automatisch verwerkt bij het verlaten van het scherm of bij het toevoegen van eennieuwe order. Dit is instelbaar in de algemene instellingen.

18.2.5 Orders op titel verwijderen

U kunt uiteraard ook orders op titel verwijderen.

Klik op de knop Verwijderen om de opdracht met alle regels te verwijderen. Het volgendebevestigingsvenster wordt getoond:

Klik op Ja om de opdracht te verwijderen.

18.3 Import van bulk orders (BGN)

PAC maakt het mogelijk om bulk orders te importeren. Op dit moment is het mogelijk om orders vanBGN in Excelformaat te importeren.

Verkaart Automatisering is hierin afhankelijk van het geleverde excelbestand door BGN. Als BGNde vorm van het exceldocument aanpast, dan kan de import in PAC niet meer plaatsvinden. VerkaartAutomatisering is in onderhandeling met BGN om de import te laten plaatsvinden in XML: eenstandaard, meer betrouwbare manier van import.

Om een bulk order te importeren dient u twee dingen te doen:

Aangeven van het pad waar het document zich bevind en welk werkblad het betreft in algemeneinstellingen - Import onder externe opdrachten van klanten. De order importeren. Dit doet u door te klikken op de knop Externe Orders onder Systeem - Externe

Orders (onder het kopje uitwisseling)

504




18.4 Order Portable

Met de module order portable kunt u uw vertegenwoordigers met een portable naar klanten enbeurzen sturen alwaar zij de boekhandelsorders kunnen invoeren. Ze hoeven dan geen on-lineverbinding te hebben met internet, CB of het bedrijfsnetwerk. Ook kunnen ze gebruik maken van deaanbieding om zo bijvoorbeeld de volgorde van het prospectus te volgen. Een mogelijkheid tot invoermet een leespen is ook aanwezig. De ingevoerde orders worden electronisch verzonden naar enopgenomen in het centrale ordersysteem alwaar ze eventueel kunnen worden beoordeeld. Vervolgensworden ze ook doorgezonden naar het Centraal Boekhuis.

18.5 Ordertelling

Met PAC kunt u niet alleen uw orders invoeren in orderbeheer, maar met de module ordertelling kuntu ook de overzichten die vanuit het CB worden toegestuurd over de gedane bestellingen inlezen.Hiermee worden alle boekhandelorders uitgesplitst naar klantgroep, om zo een goede vergelijk tekunnen maken met de gestelde targets en voor de definitieve oplageen prijsbepaling.

Het opstellen van een ordertelling bestaat uit enkele stappen:

1. Het invullen van de targets2. Het importeren van de In Nota gegevens3. Tellen van de orders4. Het bekijken en genereren van rapportages

18.5.1 Het invullen van targets

Bij iedere titel kunt u per klantgroep aangeven wat u van deze titel denkt te gaan verkopen. Als uover de module Ordertelling beschikt verschijnt er in het scherm druk wijzigen van het drukbeheer eentabblad Aanbiedingstelling. Dit tabblad ziet er als volgt uit:

Dit scherm bestaat uit de volgende kolommen: Klantgroepen: hierin staan de klantgroepen die in de stamgegevens zijn opgegeven. Target: Hierin kunt u zelf per klantgroep een target aangeven dat u had willen behalen. Realisatie: In deze kolom kunnen gerealiseerde omzetgegevens worden geplaatst. Dezefunctionaliteit zat in een vroegere versie van PAC, maar omdat hier weinig mee gewerkt werd door

617

Orderbeheer


305

klanten valt deze nu niet meer standaard onder de ordermodule. Als u toch geinteresseerd zou zijnin deze functionaliteit kunnen worden toegevoegd.In Nota: In deze kolom staan de In nota gegevens, zoals deze zijn geimporteerd van het CBUitgeverij: hier staan de orders die zijn ingevoerd in PAC, maar nog niet zijn verzonden naar hetCB. Opschat.: Dit staat voor opschatting. Deze kolom kan worden gebruikt om in latere instantie edtarget naar boven of benden bij te stellen. Stand: Dit is de totale stand van orders (In nota + Uitgeverij)Vorige stand: Dit geeft de order stand aan voor de vorige ordertelling. Afspraken: Hier kunt u een korte code invoeren, behorend bij een afspraak die is gemaakt metdeze klantgroep over deze titel. Afnemers: Hier kan met een getal worden aangegeven hoeveel afnemers in de klantgroep de titelal hebben besteld. Deze kolom is op dit moment niet actief.

Dit scherm is verder opgedeeld in 2 delen: het bovenste deel, waarin totalen worden weergegeven enworden vergeleken met elkaar. Het onderste deel geeft de gegevens weergegeven per klantgroep.

In dit scherm kunt u dus uw targets invullen. Hoe de kolommen In Nota en Uitgeverij worden gevuld,wordt in de volgende paragrafen besproken.

18.5.2 Importeren en tellen

Het doorvoeren van in nota cijfers in PAC gebeurd in twee stappen: importeren en tellen.

PAC biedt u namelijk de mogelijkheid om In Nota cijfers van bepaalde ISBN's niet door te voeren. Inde stap importeren worden alle gegevens uit het CB In Nota bestand geimporteerd. In de stap tellenworden enkel die orders waarbij de functie tellen staat aangevinkt geteld. Hierdoor kunt u in Notagegevens bewaren, ook als bij het CB titels niet langer in Nota staan.

18.5.2.1 Importeren van In Nota bestanden

Van het CB kunt u een In Nota bestand ontvangen. Dit in Nota bestand plaatst u in de map die uheeft aangegeven bij Algemene Instellingen - Import .

Als u dit heeft gedaan kunt u het In Nota bestand importeren in PAC. In nota gegevens worden inPAC geimporteerd middels de functie mutaties van CB en libridis importeren te vinden onder systeem,

kopje uitwisseling.

Als u deze import heeft uitgevoerd worden de In Nota gegevens geplaatst in Uitgavebeheer - tabbladIn Nota .

18.5.2.2 Tellen van orders

Orders die u bij het CB In Nota heeft geplaatst worden op een gegeven moment geleverd aan uwklanten. Deze orders staan dan niet meer In Nota en gegevens hierover gaan dus verloren.

Om deze gegevens toch te kunnen behouden maakt PAC Order het mogelijk om de laatste In Notagegevens voordat de titel wordt uitgeleverd te behouden. Dit gebeurd met de functionaliteit 'tellen'en werkt als volgt:

Onder uitgavebeheer - tabblad verkoop en bij de aanbiedingslijsten vindt u de functionaliteit 'tellen'. Alsu deze aan heb gevinkt zullen, direct na het importeren van het in nota bestand, de gegevens voordit ISBN worden verwerkt in de ordertelling. Als u deze functionaliteit niet heeft aangevinkt, dan

504

411

141




zullen de huidige gegevens blijven staan: de nieuwe gegevens uit het In NOta bestand zullen nietworden verwerkt.

De functionaliteit 'tellen' telt niet alleen de In Nota gegevens van het CB, maar ook de onverwerkteorders in PAC. De onverwerkte orders in PAC zijn de orders die in PAC staan, maar nog niet zijnverzonden naar het CB. Als de optie tellen niet is aangevinkt zullen ook deze orders niet langerworden geteld.

In onderstaande afbeelding is dit proces schematisch weergegeven.

Orderbeheer


307

PAC helpt u bij het vasthouden van de laatste in nota gegevens in PAC. Bij het opstartencontroleert PAC de verschijningsdatum van de orders die op dit moment op tellen staan. Als dezeverschijningsdatum de huidige datum is of de volgende dag, dan wordt tellen niet langer aangevinkt.

Het tellen van orders vindt automatisch plaats na het importeren van een In Nota bestand. Als uechter tussentijds nogmaals de telling wilt uitvoeren (u hebt bijvoorbeeld veel orders ingevoerd inPAC en wilt deze meenemen in uw telling) dan kan dit ook. U doet dit onder systeem - beveiligde

functies - alle aanbiedingstellingen bijwerken. Voor deze functie heetf u geen wachtwoord nodig.

18.5.3 Het bekijken en genereren van rapportages

Als u uw targets in heet gevuld, uw in nota gegevens zijn geimporteerd en de tellingen zijnuitgevoerd, dan kunt u rapportages maken van uw order tellingen met PAC. U kunt:

de ordertelling per druk bekijken in PACde ordertelling bekijken middels onze overzichten.

18.5.3.1 Ordertelling in PAC

U kunt een ordertelling bekijken per druk. In hetzelfde tabblad als waar u uw targets heeft ingevoerdkunt u de verwerkte In Nota gegevens en getelde onverwerkte orders in PAC bekijken. Kijk hiervooronder drukbeheer - tabblad ordertelling. Meer informatie hierover vindt u onder bij de paragraaf overhet invullen van targets .

18.5.3.2 Ordertelling middels onze overzichten

U kunt verschillende rapportages maken via de rapportage module van PAC: Onze Overzichten. U vindtdeze rapportages onder Onze Overzichten - Verkoop.

U kunt hier bijvoorbeeld rapportages maken van een ordertelling per fondsgroep of fonds. Bekijk voorde uitgebreide mogelijkheden de rapportages voor het onderdeel verkoop in deze handleiding.

De rapportage ordertelling is ook beschikbaar vanuit de aanbiedingslijst . Zo kunt u direct eenordertelling inzien van de gekozen aanbieding.

18.6 CB Communicatie

Met CB Communicatie kunt u titels, klanten, voorraden, omzet en voorraadmutaties van het CentraalBoekhuis inlezen. Deze module is eveneens voor het exporteren van boekhandelorders naar hetCentraal Boekhuis.

Als u de module CB Communicatie heeft geïnstalleerd ziet u in Systeem onder het kopje Uitwisselingde functies Mutaties van CB en Libridis (Importeren) en Opdrachten naar CB (Exporteren). Door te klikkenop deze knoppen worden gegevens geïmporteerd of geëxporteerd.

18.6.1 Orders exporteren naar CB

Ingevoerde orders kunnen worden doorgestuurd naar het Centraal Boekhuis. Dit voert u uit vanuithet menu Communicatie | Exporteren | Opdrachten naar CB.

Automatisch zullen direct alle onverwerkte orders die zijn ingevoerd voor het magazijn CB wordengeselecteerd en geexporteerd naar een zogenoemd OPDNAW bestand (zie handleiding van het CBvoor technische en procedurele details: DIGICOMUITGEVER.PDF).

304

375

268




De export bestaat uit drie delen. Eerst wordt een bestand voor ONE orders aangemaakt en dangewone orders. Vervolgens worden deze bestanden (Alle *.OPD bestanden inPAC\ImportExport\NaarCB) naar CB verzonden via FTP. Bij een succesvolle verzending worden debestanden verplaatst naar de map voltooid.

Als de verzending via FTP niet lukt dan worden de bestanden wel aangemaakt en klaargezet inPAC\ImportExport\NaarCB, maar dan dient u deze zelf handmatig te verzenden naar CB, bijvoorbeeldvia email. Denkt u er dan wel aan om deze bestanden zelf handmatig te verplaatsen naar de mapVoltooid.

18.6.2 Ontvangstbevestiging Orders van CB

Als orders electronisch naar CB worden verstuurd via PAC dan wordt dit in eenontvangstbevestigingbestand (NUITOP) door CB teruggemeld. Uitzonderingsfouten die in het bestand(met als extensie .NUI) als foutregels zijn gemeld worden in foutverslagen in Html/Excel gemeld.

Een voorbeeld van foutmeldingen:

Deel

XIX




19 Faktuur

19.1 Inleiding

Een belangrijk onderdeel van het uitgeefproces is fakturatie. Er kunnen verschillende soorten fakturenworden aangemaakt. Denk hierbij aan fakturen die volgen op een levering uit eigen magazijn viaorderbeheer of handmatig ingevuld. Ook kunt u denken aan fakturen voor verkoop van (neven)rechten/licenties, maar overige fakturen zoals huur doorbelasting vallen onder de mogelijkheden.

PAC Faktuur biedt de mogelijkheid om al deze soorten fakturen in PAC in te voeren en naar de juistepartij te verzenden. Ook is het met PAC faktuur mogelijk om de openstaande posten van de fakturendoor te boeken naar uw financiële administratie. PAC biedt hiervoor op dit moment koppelingen metAccountView. PAC faktuur biedt ook koppelingen met andere modules. Als u beschikt over PAC Ordersluit het faktuur proces aan op het orderproces. Als u beschikt over de royaltymodule dan zal deomzet uit de fakturatie worden gebruikt als basis voor de royaltyafdracht. Subspecificatie pernevenrechttype is daarmee ook mogelijk.

Daarnaast kunnen fakturen natuurlijk worden afgedrukt en verzonden aan de klant. PAC biedthiervoor ondersteuning aan verschillende faktuur types. Zo kunt u bijvoorbeeld per fondsgroep(imprints kunnen een verschillend beeld naar buiten hebben) verschillende faktuur layouts maken.

In sommige situaties komt het voor dat de uitgeverij heeft besloten om alle fakturen door een derdepartij (vaak Centraal Boekhuis via FRL=Fakturering Rechtstreekse Levering) te laten afhandelen.Denk eraan dat u dan voor uw overige fakturen én verkoop van (neven)rechten/licenties toch eenfakturatie onderdeel nodig heeft, omdat vaak alleen de fakturatie van leveringen wordt uitbesteed.

19.2 Fakturen invoeren

In het hoofdmenu ziet u onder het kopje verkoop een knop fakturen invoeren. Hier kunt u fakturenaanmaken, genereren en verwerken. Als u meerdere fakturen tegelijk wilt verwerken, kunt u gebruikmaken van de knop fakturen verwerken .

19.2.1 Faktuur zoeken

U kunt fakturen zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu.

Klik op Fakturen invoeren

Het zoekvenster Zoeken Faktuur wordt geopend.

316

Faktuur


311

U kunt vervolgens de starten met het intikken van waardes in de filtervelden, zoals de naam van deklant of de omschrijving. U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis het project selecteren die uwilt tonen en kiest voor Open. Indien u een nieuw project wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw .

19.2.2 Faktuur toevoegen

U kunt nieuwe fakturen toevoegen door te kiezen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken faktuur ofvoor Toevoegen in het venster fakturen invoeren. Het onderstaande venster zal worden weergegeven:

311




Zolang de faktuur nog niet is verwerkt, kunt u altijd naar dit venster terugkeren om de faktuur tewijzigen . Informatie over de afzonderlijke velden die moeten worden gevuld vindt u onder faktuurwijzigen.

19.2.3 Faktuur wijzigen

Als u een bestaande faktuur hebt geopend of een nieuwe hebt aangemaakt, kunt u deze faktuurinvoeren / wijzigen in het onderstaande scherm:

Dit scherm is opgedeeld in drie delen: een faktuur Kop , faktuur Regels en Totalen enFunctietoetsen . In het tweede tabblad treft u statusinformatie aan.

19.2.3.1 Faktuur Kop

De Faktuur Kop vindt u in de bovenste helft van het scherm. Hier kunt u de volgende velden vullen:

Faktuurcode: Hier kunt u kiezen voor een lijst met faktuurcodes, zoals u die heeftvastgesteld in de stamgegevens. Aan een faktuurcode kan een fondsgroep of fonds wordengekoppeld. PAC filtert dan de titels, zodat u alleen de titels uit het desbetreffende fonds /fondsgroep kunt selecteren. U kunt aan een faktuurcode verder een sjabloon koppelen. Zokunt u voor iedere faktuurcode uw fakturen op een andere manier weergeven. U kunt ookaan een faktuurcode een standaard verkoopsoort toekennen, zodat u deze niet telkensopnieuw in hoeft te vullen. Tot slot bepaalt de faktuurcode of er enkel een faktuur kanworden gemaakt, of dat op basis van deze faktuur ook een opdracht wordt gegenereerd(denk hierbij bijvoorbeeld aan een FRL). Debiteurennr.: Hier ziet u het debiteurennr. van de relatie voor wie de faktuur bestemd is. Uzoekt de relatie op door gebruik te maken van het zoekpictogram rechts van dit veld. Met

312

312

312 313

314 314

Faktuur


313

de knop tonen kunt u direct de relatie openen om hierin bijvoorbeeld additioneledebiteurengegevens in te vullen.Omschrijving: U kunt een omschrijving opgeven van de faktuur. Met een goede omschrijvingis de faktuur vaak makkelijker terug te vinden. Referentie Klant: U kunt een korte referentie voor de klant opvoeren. Dit maakt de faktuurmakkelijker terug te vinden en kan ook worden weergegeven op de faktuur, tbvcommunicatie met uw klant. Betalingswijze: U kunt opgeven van welke betalingswijze gebruik kan worden gemaakt. Dit isbijvoorbeeld Incasso of Op krediet. Betalingsconditie: U kunt een betalingsconditie opvoeren. Hiermee geeft u aan binnen welketermijn de faktuur moet worden betaald. Besteld: Hier heeft u de datum op waarop de bestelling is geplaatst is aangemaakt. Valultacode: Er kunnen fakturen in vreemde valuta worden gemaakt. De ingevuldevalutabedragen worden echter wel direct omgerekend naar Euro. Dit gebeurt op basis vande koers die is ingevuld in de Valuta tabel bij stamgegevens . Het originele valutabedragblijft echter als totaal zichtbaar. Deze kan ook op de faktuur worden afgedrukt. Naar dejournaalpost zal echter het omgerekende eurobedrag (zoals normaal) worden doorgegevenaan AccountView. De openstaande post is dus in euro. Rekenverschillen enbetalingsverschillen dienen dus bij betaling te worden vereffend.

Helemaal boven in de kop van de Faktuur ziet u nog een aantal standaard knoppen:

Toevoegen: Om een nieuwe faktuur toe te voegenVerwijderen: Om deze faktuur te verwijderen. Dit kan alleen als uw faktuur nog niet verwerktis. Bewaren: Om de ingevulde waarde in een veld te bewaren. PAC bewaart automatischingevulde gegevens nadat u een veld verlaat. U heeft deze knop dus zelden nodig. Lopende fakturen zoeken: Geeft u een zoekscherm met hierin alle fakturen die nog niet zijnverwerkt. Alle fakturen zoeken: Geeft u een zoekscherm met hierin alle fakturen. Zowel de verwerkte alsonverwerkte fakturen.

19.2.3.2 Faktuur Regels

De Faktuur Regels vindt in de onderste helft van het scherm.

Hier kunt u de volgende velden:

Nr: Dit veld wordt automatisch gevuld door PAC en geeft het nummer aan van de regel.

Verkoopsrt: U kunt een verkoopsoort kiezen. Als u geen verkoopsoort wilt kiezen, kunt u eenstandaard verkoopsoort aangeven per Faktuurcode.

ISBN: Door te klikken op het zoekpictogram kunt u een keuze maken uit verschillendeISBN's. Als u een fondsgroep / fondsfilter heeft gekoppeld aan uw gekozen Faktuurcode,dan krijgt u hier enkel de ISBN's te zien die tot dit fonds / fondsgroep behoren. Als u hetISBN hebt gekozen wordt automatisch een omschrijving gegenereerd in de kolom rechtsvanhet ISBN. Deze omschrijving kunt u aanpassen. Ook wordt automatisch de kolom titel enauteur gevuld met de juiste gegevens.

Aantal: Hier vult u het aantal in dat van het gekozen ISBN is afgenomen.

Verkoopprijs Incl.: De verkoopprijs Incl. is automatisch gevuld op basis van de verkoopprijsdie bij de gekozen uitgave is aangegeven. U kunt deze verkoopprijs wijzigen.

Tijdens het faktureren kan met behulp van zoeken (F5) in het veld verkoopprijs een keuzeworden gemaakt tussen de actuele verkoopprijs en de kostprijs. Deze laatste optie isingebouwd om tegen kostprijs te faktureren. Tegen kostprijs factureren wordt in hetnettoprijsveld gezet zodat de juiste korting wordt berekend.

652




Kort%: U kunt een kortingspercentage opgeven.

BTW%: Het BTW percentage wordt automatisch ingevuld, op basis van het BTW percentagedat bij het gekozen ISBN is aangegeven.

Nettoprijs ex. BTW:Deze prijs wordt automatisch berekend op basis van de gekozenverkoopprijs incl, en de korting. Als u deze waarde wijzigt, dan wordt hetkortingspercentage bijgesteld.

Nettobedrag: Het nettobedrag wordt automatisch berekend, op basis van de Nettoprijs ex.btw en het verkochte aantal van het ISBN.

Onderaan ziet u een knop regel verwijderen. Hiermee verwijdert u de regel die u geselecteerd heeft. Daarnaast ziet u het veld Consumentenprijs incl (behorende bij de actieve regel). Deze kan afwijkenvan de Verkoopprijs in het geval van een buitenlandse levering met btw 0% waardoor het veldVerkoopprijs excl btw wordt voor weergave op de faktuur. Op die manier blijft de rondrekeningkloppen: VP (zonder btw) -/- korting = Netto incl (in dit geval zonder btw) = Netto excl !

Een faktuurregel die is aangemaakt vanuit een order is alleen wijzigbaar indien debijbehorende instelling bij de fakturatie inrichting zo is ingesteld.

19.2.3.3 Totalen en Functietoetsen

Onderaan het faktuurscherm ziet u rechts in het scherm een aantal totalen. Hier vindt u de BTW %die zijn ingevuld, de grondslag waarover dit BTW wordt berekend en hiernaast het totaal aan BTWvoor dit BTW percentage. Ook zie je hier het Totaal exclusief BTW, hieronder het totaal aan BTW enonderaan het totale faktuurbedrag,

Links in het scherm vindt u een aantal knoppen. De knoppen met het paarse label zijn faktuursneltoetsen, die u heeft aangemaakt in de stamgegevens .

Met de knop direct verwerken kunt u deze ene faktuur direct verwerken. De faktuur wordt danafgedrukt en als de afdruk door u als goed wordt beschouwd, dan wordt de faktuur een historischefaktuur. De opmaak van de faktuur wordt bepaalt door faktuursjablonen, die u kunt definieren in de stamgegevens .

Met de knop creditfaktuur maken kunt u automatisch een creditfaktuur genereren. Bij eencreditfaktuur wordt de huidige faktuur gekopieerd, maar alle aantallen worden negatief. U kuntvervolgens onderaan deze creditfaktuur nieuwe regels toevoegen van artikelen die wel correct zijnontvangen.

Als u uw faktuur verwerkt, dan wordt er een print gemaakt tbv controle en verzending. Het kanechter voorkomen dat u later nogmaals een afdruk wilt maken van uw faktuur, bijvoorbeeld voor uweigen administratie of omdat de faktuur nogmaals moet worden gezonden. Dit kunt u realiseren doorde knop kopie afdrukken aan te klikken. Nu wordt een kopie van het oorspronkelijke faktuurbestandafgedrukt. Deze functie werkt dus alleen voor al verwerkte fakturen.

19.2.3.4 Statusinformatie

In het tabblad statusinformatie vindt u een aantal velden die automatisch worden gevuld.

621

542

Faktuur


315

Volgnr.: geeft een uniek nummer in PAC weer.

Verwerkingsnr.: Kent na het verwerken van de faktuur een uniek nummer toe aan defaktuur.

Status: In dit veld staat de status van de faktuur: Initieel, proef, definitief, verwerkt,historisch

Faktuurnr: Als de faktuur een keer definitief is afgedrukt (verwerkt), dan krijgt deze eenfaktuurnr (vanuit de mogelijke combinatie jaar/periode/faktuurcategorie). Als het afdrukkenniet is gelukt, blijft het eenmaal gegenereerde faktuurnr staan (tbv controle door defiscus!).

Faktuurdatum: Bij het afdrukken (verwerken) van de fakturen wordt ook een faktuurdatumgevraagd. Deze wordt vervolgens in dit veld ingevuld.

Boekjaar: Geeft het boekjaar aan waarin de faktuur is verwerkt.

Boekperiode: Geeft de boekperiode aan waarin de faktuur is verwerkt.Het is nu mogelijk om een (per ongeluk) in een foutievieve periode verwerkte (maar

ongedaan gemaakte) faktuur in een andere periode te faktureren door het boekjaar/periode te wissen met behulp van het wisknopje naast boekperiode. Dit kan echteralleen door de power/user worden uitgevoerd ivm de fiscale gevolgen van defaktuurnummering.

BTW nummer: Het toegepaste BTW nummer van de klant/debiteur bij aanmaken van defaktuur

BTW aangiftetype: Voor welke aangifte de faktuur van toepassing is op basis van delandcode van de debiteur: Binnenland, ICL (binnen EU) of Export (buiten EU).

BTW doorbelasten: Op basis van het land wordt het aangifte type bepaald en icm of zondereen BTW nummer wordt bepaald of BTW moet worden doorbelast. Dit heeft gevolgen voorde ingevoerde faktuurregels.

Ingevoerd op: Hier wordt automatisch de invoerdatum en tijd ingevuld.

Ingevoerd door: Hier wordt automatisch ingevuld wie de faktuur heeft aangemaakt.

Opdrachtnr.: Indien de faktuur resulteert in een order (zie hiervoor faktuurcodes ) danwordt hier het opdrachtnummer weergegeven. Zo kunt u de bijbehorende order makkelijkterugvinden.

Pakbonnr.: Indien de faktuur ontstaan is uit een order dan wordt hier het pakbonnrweergegeven.

Leverdatum: Indien de faktuur ontstaan is uit een order dan wordt hier de datumweergegeven waarop de pakbon is afgemeld. Het is mogelijk om deze datum op uw faktuur

619




te laten vermelden. Deze datum is niet handmatig wijzigbaar.

19.2.4 Enkele faktuur verwerken

Als u een enkele faktuur wilt verwerken dan kunt u dit doen met de knoppen onderaan de gekozenfaktuur. U ziet hier twee knoppen:

Direct verwerken: met deze knop kunt u een faktuur afdrukken. Als deze faktuur correct isafgedrukt geeft u dit aan in PAC en wordt de faktuur verwerkt. Er worden dan uniekenummers toegekend aan de faktuur en de status van de faktuur wordt op 'historisch' gezet.De faktuur kan nu niet meer worden aangepast.

Creditfaktuur maken: Met de knop creditfaktuur maken maakt u een kopie van de bestaandefaktuur, alleen dan negatief. U kunt deze faktuur gebruiken als u in uw oorspronkelijkefaktuur ene fout hebt gemaakt en deze recht moet zetten.

19.3 Fakturen en BTW

Er wordt in de fakturatiemodule nu onderscheid gemaakt tussen fakturen met en zonder BTWverplichting.

Binnenlandse debiteuren moeten altijd BTW betalen afhankelijk van de BTW code van het product ofdienst. Dat kan dus 0%, 6%, 19% of een deelpercentage zijn. Tevens is het mogelijk dat een dienstis vrijgesteld van BTW, bijvoorbeeld subsidies of andere btw vrije diensten.

Buitenlandse debiteuren mét een BTW-nummer hoeven geen BTW te betalen. Het BTW-nummermoet dan wel op de faktuur komen en er moet duidelijk vermeld zijn op de ICL-aangifte wat hetfaktuurbedrag is en het BTW-nummer van de debiteur.

Buitenlandse debiteuren zonder een BTW-nummer moet ook altijd BTW betalen; deze wordenbehandeld als binnenlandse debiteuren.

Bij wijzigen van een relatie in de faktuur vindt een extra controle plaats op de doorbelasting van deBTW. Deze mag niet anders worden bij wijzigen van debiteur. Dus indien een buitenlandse debiteurmét btw-nummer tot gevolg heeft dat in de faktuur geen btw wordt berekend, zal PAC het niettoestaan om de debiteur te wijzigen in een debiteur die wel btw plichtig is (en andersom). Dit heeftte maken met de juiste afhandeling van btwcodes tijdens invoer in de faktuurregels.

19.4 Fakturen verwerken

U kunt fakturen afzonderlijk verwerken, maar het zal op momenten ook handig zijn om vele fakturenin een keer te verwerken. Dit doet u via de functie Fakturen verwerken die u vindt in het hoofdmenu.Als u op deze kop klikt ziet u het volgende scherm:

Faktuur


317

In dit scherm kunt u het volgende doen:

U kunt kiezen voor een proef of definitieve faktuur. Indien fakturen zijn verwerkt totdefinitieve fakturen dan zullen deze fakturen hierna als historisch worden beschouwd enniet meer kunnen worden gewijzigd. Met proeffakturen kunt u de faktuur controleren endeze vervolgens nog wel wijzigen.

Faktuurcode: U kunt al de te verwerken fakturen filteren zodat u alleen de fakturen verwerktdie voldoen aan een bepaalde faktuurcode.

Besteldatum: u kunt uw fakturen filteren op de besteldatum die u bij de faktuur heeftopgegeven.

In het veld Resultaat ziet u alle fakturen die aan uw opgestelde selectie voldoen. U kunt nu defakturen selecteren die u wilt afdrukken. U kunt deze afzonderlijk selecteren, maar ook alle fakturentegelijk selecteren door een vinkje te plaatsen naast Alles selecteren.

Door nu te klikken op de knop Voorbeeld kunt u van deze fakturen een voorbeeld afdrukken. Als uklikt op de knop Verwerken (en u heeft bovenaan het scherm Definitief geselecteerd) dan zullen defakturen echt worden verwerkt. Deze worden dan historisch en zullen niet langer voorkomen in hetresultaten scherm.

De vervaldatum van de faktuur wordt bij definitief verwerken uitgerekend adhv defaktuurdatum en het aantal dagen van de betalingsconditie. De vervaldatum kan wordengebruikt op de faktuursjablonen.

19.5 Combinatie van PAC Order en PAC Factuur

Indien u beschikt over zowel de module PAC Order als PAC Faktuur, dan kunt u gebruik maken vande koppeling tussen deze twee systemen. Er zijn verschillende processen mogelijk die u zou kunnendoorlopen:




Mogelijkheid 1: Een order aanmaken en deze verwerken. Een faktuur aanmaken en dezeverwerken. Tussen de order en de faktuur bestaat geen koppeling. Mogelijkheid 2: Een order aanmaken en op basis hiervan PAC de bijbehorende faktuur latengenereren.Mogelijkheid 3: Een faktuur aanmaken en op basis hiervan PAC de bijbehorende order latengenereren.

Deze mogelijke processen zijn hieronder schematisch weergegeven.

U kunt per opdrachttype aangeven of u hiervan een Faktuur wilt laten genereren (mogelijkheid 2). Ditgeeft u aan in de stamgegevens . U kunt per faktuurcode aangeven of u hiervan een order wiltlaten genereren (mogelijkheid 3). Ook dit kunt u aangeven in de stamgegevens .

19.6 Faktuurhistorie

PAC maakt het mogelijk om snel en gemakkelijk overzichten te maken van uw faktuurhistorie. U doetdit door in het Hoofdmenu op Faktuurhistorie te klikken. U ziet dan het volgende scherm:

614

619

Faktuur


319

In het bovenste deel van het scherm kunt u filters instellen. U kunt hier filteren op de faktuurcode, opde faktuurdatum en de besteldatum. Wanneer u naar een nieuw veld gaat zal PAC automatisch dezefilters activeren. Anders kunt u ook gebruik maken van de knop Nu zoeken om de filters te activeren.

Onder de filters ziet u het resultatenveld. Hierin ziet u de faktuurhistorie die voldoet aan de hierboveningestelde filters. Door een vinkje te plaatsen bij Alles selecteren worden alle resultaten directgeselecteerd.

Onderaan kunt u vervolgens met een druk op de knop verschillende overzichten genereren. Uselecteert het gewenste overzicht uit het keuzemenu. Vervolgens klikt u op afdrukken. Nu wordt eenoverzicht voor u gegenereerd in excel. De volgende overzichten zijn beschikbaar:

Aantal per fondsAantal per fondsgroep

Bedragen per faktuur

Faktuurregeldetails (hieronder zijn de kolommen tot P ongeveer gelijk aan overzicht Bedragen per

faktuur)

Kopiefakturen

met behulp van deze functie kunt u kopieen maken van uw fakturen om klanten behulpzaamte zijn of bijvoorbeeld voor kopieen naar een externe boekhouding.




Indien u gebruik maakt van de module PAC Omzetrapportage dan heeft u nog veel meerdetail en groepeer rapportages tot uw beschikking. Veelal zijn deze zeer vrij zelf te bouwen.

Deel

XX




20 Publiciteit

20.1 Recensierondebeheer

20.1.1 Inleiding

Om een titel onder de aandacht te krijgen bij de doelgroep of het grote publiek worden regelmatigzogenoemde pers- of recensie-exemplaren gestuurd naar diverse media. Op deze manier hoopt mendat een mogelijke recensie (goed of slecht) de aandacht vestigt op het boek (of ander soort product).

Uitgangspunt is normaal gesproken de aanbieding. Deze wordt als intekenlijst gestuurd naar derelevante recensenten. Na verloop van tijd worden deze lijsten ingevuld teruggestuurd door derecensenten. Dit zijn de zogenoemde recensie-aanvragen.

Vlak voor verschijnen worden de aanvragen voor de relevante titel beoordeeld, zodat deze titel ookaan de ontbrekende, maar gewenste recensenten wordt aangeboden. Vervolgens worden de boekenvia het CB, een externe partij of het interne magazijn verstuurd.

Met behulp van deze module kunt u bovenstaande handeling probleemloos en effectief uitvoeren.Omdat deze handelingen periodiek worden uitgevoerd, vaak afhankelijk van een aanbieding, wordtdit door ons recensieronde (beheer) genoemd.

20.1.2 Recensieronde zoeken

Een aantal keer in het jaar zullen de recensie-aanvragen worden afgehandeld. De verzamelnaam vandeze periodieke actie noemen we een recensieronde. U kunt recensierondes zoeken en toevoegenvanuit het hoofdmenu.

Klik op Recensierondebeheer (onder het kopje publiciteit)

Het zoekvenster Zoeken Recensieronde wordt geopend.

U wilt een recensieronde zoeken van 2007. Zie het onderstaande venster.

Publiciteit


323

U start met typen van *2007 in het veld Omschrijving.

U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de recensieronde selecteren die u wilt tonen en kiestvoor Open. Indien u een nieuwe recensieronde wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.

20.1.3 Recensieronde toevoegen

U kunt een nieuwe recensieronde toevoegen door te kiezen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken

Recensieronde of voor Toevoegen in het venster Recensierondebeheer. Het onderstaande venster zalworden weergegeven:




Type een duidelijke omschrijving in het veld Omschrijving in van de recensieronde die u wilttoevoegen. Vul bij voorkeur pers in, tevens de periode, bijvoorbeeld zomer en het jaartal eneventueel een extra deelomschrijving. Dit is een verplicht veld.


20.1.4 Recensieronde wijzigen

Tijdens een recensieronde maakt u gebruik van een titellijst (de intekenlijst voor de recensenten),een recensentenlijst (de lijst van journalisten en andere mediapersonen) , het invoeren vanpersaanvragen per recensent en het afhandelen (stickeren, brieven sturen) van de aanvragen perproduct. Dit gebeurt allemaal middels één actievenster, het venster Recensierondebeheer:

Publiciteit


325

In het bovenste deel staat algemene informatie over de recensieronde. U kunt daar ook enkele zakenwijzigen.

Vul een andere Omschrijving in indien nodig.

U kunt daar ook een andere Datum aan hangen.

De titellijst die de basis is voor de recensieronde kunt u toevoegen door op de

toevoegknop te klikken naast het veld Titellijst. U ziet dan eerst eenbevestigingsvenster:

Klik op Ja om een nieuwe titellijst toe te voegen en vul de nodige gegevens in. Ukomt daarna terug in het venster Recensierondebeheer.

Klik dan op de knop Tonen naast het veld Titellijst. Dan kunt u de titellijst wijzigendoor titels in te vullen of over te nemen die van toepassingen zijn voor dezerecensieronde.

Deze titellijst kunt u ook gebruiken om een gepersonificeerde intekenlijst van te maken.U exporteert dan de lijst en neemt het over in een Wordsjabloon waarna u hethieronder bij de recensentenlijst verder gebruikt.

267

268




De journalisten en andere mediapersonen die u wilt betrekken in deze recensieronde kunt u

selecteren via het documenten en mailingsysteem. Klik op de toevoegknop naast hetveld Recensentenlijst om een document/mailing aan te maken . U kunt daarin de diverserelaties selecteren waarmee u wilt werken.

Klik op de knop Tonen naast het veld Recensentenlijst om later opnieuw relaties teselecteren.

In het onderste deel ziet u vier tabbladen:

TitelsRecensentenAanvragen

InvoerenVerwerken

Instellingen

20.1.4.1 Titels wijzigen

Naast dat u de titels kunt wijzigen door een (nieuwe) titellijst te kiezen , kunt u ook de individueletitels in de lijst bijwerken. Dit kan in het tabblad Titels:

U ziet hierin alle titels die in de lijst zijn opgenomen. U kunt de volgorde met de knoppen Omhoog enOmlaag veranderen.

U kunt titels toevoegen aan de lijst en verwijderen uit de lijst door te klikken op de knop Tonen naasthet veld Titellijst (zie titellijst wijzigen ) of door direct acties uit te voeren in het venster. U kuntdan titels verwijderen uit de lijst door te klikken op het blokje voor de titel zodat de regel wordtgeselecteerd en vervolgens op de toets Delete. U kunt titels toevoegen aan de lijst door in eennieuwe regel onderin gegevens in te gaan voeren van deze titel.

20.1.4.2 Recensenten wijzigen

U kunt de recensenten alleen wijzigen met behulp van de knop Tonen naast het veld Recensentenlijst,zie Mailing ontvangers . Als de relaties al zijn geselecteerd dan kunt u deze inzien in het tabbladRecensenten:

U ziet hierin alle geselecteerde relaties die aanvankelijk een intekenlijst hebben ontvangen. U kunt indeze lijst niet direct wijzigingen uitvoeren.

U ziet hierin de personen in het veld Naam en Zoekcode en eventueel de Organisatie waar hij/zij bijhoort. Daarnaast wordt de Deelnemer getoond die de selectie heeft uitgevoerd.

U kunt recensenten aan de lijst toevoegen en uit de lijst verwijderen door te klikken op de knop Tonen naast het veld Recensentenlijst. Vervolgens heeft u de mogelijkheid om opnieuw selecties temaken, zie Mailing ontvangers.

351

71

326

326

327

328

330

325

268

353

Publiciteit


327

20.1.4.3 Aanvragen op recensent invoeren

Titelaanvragen door de recensenten kunnen middels het tabblad Aanvragen per recensent wordeningevoerd:

1. U kunt hier de ingevulde intekenlijst invoeren, enkelvoudige aanvragen invullen en ontbrekendeaanvragen invullen (onaangevraagd aanbieden).

Intekenlijsten kunnen snel worden ingevuld door de recensent op te zoeken met behulp van dezoekknop naast Recensent. Vervolgens wordt een lijst met titels getoond op basis van deaanbiedingslijst/intekenlijst. De aanvragen op de intekenlijst kunnen vervolgens wordenaangevinkt en zal automatisch 1 Eindproduct worden aangevraagd.

Gebruik voor bovenstaande werkwijze de volgende instellingen:

2. Enkele aanvragen of aangeboden exemplaren kunnen in de onderste regel worden toegevoegd.

Kies eerst de Recensent.Vervolgens kunt u direct bij ISBN de titel kiezen die wordt aangevraagd/aangeboden. De anderegegevens worden dan automatisch ingevuld.

Indien u slechts enkele losse aanvragen hoeft in te vullen, dan kunt u de Invoerwijze op Opaanbiedings/titellijst laten staan, maar mochten er meer losse aanvragen moeten wordeningevoerd, dan is het overzichtelijker om dit de instelling op Los/afwijkend te zetten.




In het tabblad aanvragen per recensent worden álle aanvragen getoond indien de invoer isingesteld op Los/afwijkend, ook van alle andere recensierondes (aanbiedingsrondes). Hiermeewordt bereikt dat titels die op een andere plek binnen PAC zijn ingevoerd ook wordenmeegenomen in rapportages, de mailingen en verzending van de exemplaren. Als u in dattabblad alleen de aanvragen van de aanbieding wilt zien dan stelt u de invoerwijze op Aanbiedingslijst in.

Hieronder vindt u een beschrijving van de velden in het aanvragenvenster.

Recensent : Hier kiest u de recensent die de aanvraag doet. Indien u een vinkjeheeft staan bij Recensent bovenin dan wordt dit veld standaard gevuld.Aanvraagdatum van : U kunt de weergave van aanvragen beperken door eenaanvraagdatum van-t/m in te vullen. Dan worden alleen deze aanvragen getoond.Verzenddatum van : U kunt de weergave ook beperken middels een datumtraject vanverzenddata, wanneer deze dus zijn uitgeleverd.Aanvragen : Met dit veld vraagt u een product aan met een aantal van één in destandaard vorm. De datum wordt automatisch ingevuld.ISBN : Dit veld geeft het ISBN weer van het product dat wordtaangevraagd.Project : Dit veld geeft de productgegevens van het ISBN weer.Vorm : In dit veld wordt de vorm van het product vermeld zoals het zalworden opgestuurd.Soort : Er wordt onderscheid gemaakt tussen aangevraagde enonaangevraagde (aangeboden) exemplaren. Het verschil is wie het initiatief heeft genomen.Aangevraagd Aantal : Het aantal aangevraagde exemplaren wordt in dit veld getoond ofingevoerd/gewijzigd.Aangevraagd Datum : De datum waarop de aanvraag van dit exemplaar is geregistreerd,wordt hierin automatisch ingevuld.Verzonden Aantal : Indien de aanvragen zijn verwerkt wordt het aantal daarvaningevuld in dit veld.Verzonden Datum : Ook de datum waarop de aanvraag is verwerkt wordt in dit veldingevuld.

20.1.4.4 Aanvragen verwerken

Enkele weken voor verschijnen van het boek zullen de recensie-exemplaren worden verstuurd. Danzullen de meeste aanvragen van een product zijn ingevoerd en is het tijd om de aanvragen teverwerken en de verzending te verzorgen. Dan zullen er nog enkele ontbrekende recensenten kunnenworden toegevoegd aan de aanvragen.

Via het tabblad Aanvragen per titel wordt de beoordeling en verwerking uitgevoerd:

Publiciteit


329

Zoek het product in het veld ISBN/Druk op met behulp van de zoekvensterknop.Automatisch wordt het vinkje ervoor aangezet. U hoeft de Invoerwijze niet op Afwijkend tezetten, want dit is bij invoer op ISBN/Druk toch niet van toepassing.

Alle actuele aanvragen worden nu getoond.

U kunt nu eenvoudig ontbrekende recensenten toevoegen. Onderaan de pagina ziet u eenknop Extra recensenten selecteren op titel. Dit leidt u naar het relatieselectievenster. Daarmeewordt het mogelijk om op categorie alle relevante persrelaties toe te voegen. Deze wordenuiteraard ontdubbeld, zodat niet dubbel wordt aangevraagd (dit is onafhankelijk van hettype vorm). Het resultaat hiervan (na het klikken op Uitvoeren in het venster Relatieselectie

(buffer) ) ziet u in onderstaande venster:

U kunt nu beoordelen of dit in orde is en de titel aan de extra recensenten aan te bieden door deknop Toevoegen te gebruiken.

Vervolgens kunt u de titels gaan verzenden. U heeft nu de beschikking uit een actiebalk waarmee ude verzending kunt uitvoeren:




Hieronder volgt de actievolgorde om de aanvragen te verwerken en te verzenden.

Kies de vorm in het veld Vorm.

Klik vervolgens op de knop Tellen om het aantal aangevraagde exemplaren (die niet eerderzijn verzonden) te tonen in het veld Te verzenden. Tevens ziet u in het veld Verzonden

hoeveel exemplaren reeds eerder zijn verzonden en in het veld Totaal worden deze tweegesommeerd.

Geef vervolgens aan wat u met deze aanvragen wilt doen. Dit is sterk afhankelijk van de organisatievan het versturen van de exemplaren. Dit kunt u zelf uitvoeren vanuit het interne magazijn (gebruiketiketten), via het CB (gebruik de knop -> Opdracht) of via een andere externe partij (gebruik eenstandaard lijst vanuit Documentbeheer dmv het veld Soort en dan de knop Uitvoeren).

U kunt een lijst afdrukken, etiketten maken een standaard brief afdrukken of opdrachten exporteren.

Kies een soort brief die u wilt versturen in het veld Soort.

Klik vervolgens op de knop Uitvoeren om de brief of lijst te maken.

Maakt u gebruik van automatische verzending door CB kies dan de knop -> Opdracht. Dit onderdeelmaakt vervolgens orders aan in de ordermodule van het type CB ONE orders. (dit is een specifiekonderdeel waarbij duidelijke afspraken en inrichtingen nodig zijn).

Indien u wel gebruik maakt van verzending door CB, maar niet automatisch, dan kunt u een lijstgenereren door middel van de knop CB Lijst. Deze lijst wordt in Excel gezet en bevat voldoendegegevens om het CB aan te sturen (info 2009):

Voer bovenstaande handelingen uit voor elke soort brief, etiket en lijst die u wilt maken van de teverzenden aanvragen. Indien alles gereed is, kunt u de verzending verwerken, zodat de aanvragenworden verwerkt, op nul worden gezet en de velden Verzonden Aantal en Verzonden Datum in hetaanvragenvenster en de velden Te verzenden, Verzonden en Totaal worden bijgewerkt.

Klik op de knop Verwerken om de aanvragen definitief te verwerken.

U kunt nu nieuwe aanvragen bij dit product invoeren en deze handelingen nogmaals uitvoeren. Dereeds verwerkte aanvragen zullen dan uiteraard niet nogmaals worden afgedrukt.

20.1.4.5 Instellingen

In het laatste tabblad instellingen kunt u enkele instellingen wijzigen, om het werken met de modulerecensieronde aan te passen op uw manier van werken.

Publiciteit


331

U kunt hier instellen:

Invoerwijze: Als u kiest voor op aanbieding/titellijst verschijnen in het tabblad Aanvragen per

recensent na het selecteren van een recensent alle aanbiedingstitels (zoals deze ook in hettabblad titels staan ingevuld). U hoeft dan de titels die de recensent heeft aangevraagd alleenmaar aan te vinken. Als u kiest voor los/afwijkend kunt u zelf de titels selecteren uit hetoverzicht met alle titels.Recensenten zoeken: Als u kiest voor Alle recensenten krijgt u de volledige lijst met relaties. Ukunt hier dan de recensent uitkiezen. Als u kiest voor de optie Alleen wie op de lijst staat kunt ualleen kiezen uit de recensenten die in het tabblad recensenten staan genoemd (die dusaanvankelijk de intekenlijst hebben ontvangen).Titels zoeken: Als u kiest voor Alle titels wordt bij het los selecteren van een titel alle titelsgetoond. Als u kiest voor Alleen die in de aanbieding/titellijst staan worden alleen de titels in hetzoekvenster getoond die in het tabblad Titels staan. Standaard vorm: met deze instelling wordt de hier ingevulde vorm van het product standaardgekozen bij een aanvraag. Over het algemeen is 95% van de gevallen het eindproduct.Afwijkende vorm: Deze vorm wordt geselecteerd als u klikt op de knop afwijkend aanvragen inhet tabblad aanvragen. Hier kan men bv PDF, drukproef of iets dergelijks kiezen.

20.1.5 Recensieronde verwijderen

U kunt een volledige recensieronde met alle onderliggende detailgegevens verwijderen uit PAC. Degekoppelde titellijst en recensentenlijst blijven wel bestaan. Dit betreft namelijk slechts koppelingen.

Klik op de knop Verwijderen in het venster Recensierondebeheer. Het volgendebevestigingsvenster wordt getoond:




Klik vervolgens op Ja om de recensieronde definitief te verwijderen.

20.1.6 Rapportages

Tijdens het publiciteitsproces zal het regelmatig nodig zijn om media / recensenten na te bellen(persrondje) en om te zien wie welke titels eerder heeft aangevraagd.

U kunt de volgende lijsten op de onderstaande wijze opvragen:

Perslijst bellen/persrondjeDit is een persoverzicht van recensenten om (na) te bellen voor versturen persberichten enboeken sturen (of gestuurde boeken).

Klik in Recensierondebeheer naar tabblad Aanvragen per titel.

Kies de juiste uitgave bij ISBN/Druk (of klik in het tabblad Titels op de juiste titel, danwordt deze in dit tabblad ook direct geselecteerd)

Klik op de knop Exporteren naar buffer

De relaties zijn nu direct zichtbaar in de relatieselectie. U kunt hier eventueel relatiestoevoegen/verwijderen dmv de selectieknoppen rechts in het venster

Kies in de keuzelijst Lijst voor Perslijst bellen / persrondje en klik vervolgens op Lijst

exporteren.

De lijst wordt in Excel gezet waarna u deze bijvoorbeeld kunt afdrukken

Kies daarna voor Doorgaan of Annuleren (zelfde resultaat) om terug te keren inRecensierondebeheer.

Voorbeeld:

Perslijst titels bij mediumDit is een persoverzicht van inmiddels verzonden titels aan een medium.

Klik in Recensierondebeheer naar tabblad Aanvragen per recensent.

Kies de juiste recensent (of klik in het tabblad Recensenten op de juiste relatie, dan wordtdeze in dit tabblad ook direct geselecteerd)

Klik op de knop Exporteren naar buffer

De relatie is nu direct zichtbaar in de relatieselectie. Dit is altijd slechts 1 relatie, want debijbehorende titels zijn (onzichtbaar) daaronder opgeslagen.

Publiciteit


333

Kies in de keuzelijst Lijst voor Perslijst Titels naar Medium en klik vervolgens op Lijst

exporteren.

De lijst wordt in Excel gezet waarna u deze bijvoorbeeld kunt afdrukken

Kies daarna voor Doorgaan of Annuleren (zelfde resultaat) om terug te keren inRecensierondebeheer.

Voorbeeld:

20.1.7 Webrecensiebeheer

20.1.7.1 Inleiding webrecensiebeheer

De module webrecensie maakt het mogelijk om recensenten via het internet de persintekenlijst in telaten vullen. In plaats van het versturen van de lijsten per post en het vervolgens handmatig invullenvan de gegevens uit de ingevulde lijsten in PAC, kunnen gegevens nu direct digitaal wordenverwerkt.

De module webrecensie is gemakkelijk te gebruiken, zolang de aanwijzingen op het scherm gevolgdworden zal het grootste deel duidelijk zijn. Deze handleiding zal helpen op de punten waar toch nogonduidelijkheden ontstaan. Beschreven zal worden welke taken in de module webrecensie kunnenworden uitgevoerd, hoe deze taken kunnen worden uitgevoerd en door wie die taken kunnen wordenuitgevoerd.

20.1.7.2 De module webrecensiebeheer starten

U kunt de module webrecensiebeheer starten door de link te gebruiken die door de uitgever geleverdwordt.

U komt op een inlog-pagina waarop de gebruikersnaam en wachtwoord ingevoerd moeten worden.




Wanneer u nog geen gebruikersnaam en wachtwoord heeft, moet u zich registreren .

Als u al wel een gebruikersnaam en wachtwoord heeft, kunt u gelijk inloggen .

20.1.7.2.1 Inloggen

Wanneer u reeds beschikt over een gebruikersnaam en wachtwoord kunt u deze invullen envervolgens op Inloggen klikken.

U kunt in dit scherm de stijl van de pagina wijzigen .

20.1.7.2.2 Registreren

Als u nog niet over een gebruikersnaam en wachtwoord beschikt, kunt u zich registreren door in deinlogpagina op de link Nieuw? Dan kunt u hier registreren... te klikken.

U komt nu op een pagina waarop u uw gegevens in kunt vullen.

334

334

339

Publiciteit


335

Vul alle gegevens in, let hierbij goed op dat u het juiste e-mail adres invult. Naar dit adres zalnamelijk een e-mail worden verstuurd waarmee de gebruikersnaam geactiveerd kan worden. Deze e-mail zult u binnen een aantal minuten na het klikken op de knop Registreer ontvangen.

U kunt altijd terugkeren naar de inlog pagina, door te klikken op Terug naar de login pagina.

U komt nu in het volgende scherm:

Wanneer u nu uw e-mail ophaald, zult u een mail ontvangen met een link er in. Door op deze link teklikken wordt het account geactiveerd. U zult in een volgend scherm komen:

Door nu op hier te klikken zult u op de inlog pagina komen, waar u de zojuist aangemaaktegebruikersnaam en wachtwoord kunt gebruiken.

Uitleg over het inloggen vindt u op de pagina webrecensiebeheer starten . 333




20.1.7.3 Als u bent ingelogd...

U komt na het inloggen in het volgende scherm:

U kunt hier de volgende dingen doen:

Een perslijst selecterenEen perslijst sorterenBoeken aanvragenBoekenlijst exporteren

U kunt ook in dit scherm uw stijl wijzigen .

20.1.7.3.1 Een perslijst selecteren

Links boven, onder uw naam staat Aanbiedingsgroep kiezen, met hieronder een drop-down menu.Standaard staat de meest recente groep geselecteerd.

klik op het drop-down menu.

Er verschijnt nu een lijst van aanbiedingsgroepen, waaruit u kunt kiezen.

Wanneer u op een groep klikt zal het systeem direct de gekozen groep ophalen.

333

336

337

337

338

339

Publiciteit


337

20.1.7.3.2 Een perslijst sorteren

De lijst van boeken is op twee verschillende manieren te sorteren:

Via het drop-down menu

Bovenaan de pagina ziet u sortering staan met hieronder een drop-down menu.

klik op het drop-down menu.

Er verschijnt nu een lijst met hierin de velden Auteur, Titel en Verschijningsdatum. Het drop-down menu van sortering staat standaard ingesteld op standaard volgorde. Wanneer voor eenveld gekozen wordt, zal de sortering direct worden doorgevoerd.

Direct in de weergegeven tabelIn het midden van de pagina ziet u een tabel staan. Bovenaan de velden staan de

aanklikbare namen van de velden Auteur, Titel en Verschijningsdatum:

klik op Auteur.

U zult nu zien dat de tabel direct wordt gesorteerd op auteur.

20.1.7.3.3 Boeken aanvragen

Om een boek aan te vragen moet u de volgende handelingen verrichten:

Selecteer een perslijst

Selecteer de gewenste boeken door het vakje aanvraag aan te vinken:

336




Wanneer u de gewenste boeken heeft aangevinkt klikt u op Doorvoeren. De pagina zal even knipperenen de wijzigingen zullen in beeld blijven staan.

U kunt een bestelling van een boek ongedaan maken door nog eens op het vakje Aanvraag te klikken.Het vinkje zal verdwijnen. Vervolgens dient u nogmaals op Doorvoeren te klikken. Het ongedaanmaken van een bestelling kan echter alleen als de aanvraag nog niet is doorgevoerd. Wanneer dit welal is gebeurd zal het vakje Aanvraag grijs en niet meer te wijzigen zijn.

Wanneer u zonder eerst op Doorvoeren klikt de sortering wijzigt of de perslijstwijzigt, zullen de aangevraagde boeken niet doorgevoerd worden. Het is dus van belang datu eerst op Doorvoeren klikt.

20.1.7.3.4 Boekenlijst exporteren

U kunt weergegeven lijsten exporteren naar het zgn. CSV (Comma Seperated Value) formaat. Ditformaat is te lezen door bijv. Excel.

klik op de knop Exporteren

Er opent zich nu een venster, dat het bestand ter download aanbied:

U kunt het bestand opslaan op uw harde schijf om hiermee verder te werken.

337 336

Publiciteit


339

20.1.7.3.5 Stijl wijzigen

U kunt de stijl waarin het persaanvraagbeheer wordt weergegeven wijzigen. Hierdoor krijgt deweergegeven pagina bijvoorbeeld een andere kleur of een ander lettertype. U kunt de pagina zo opuw eigen wensen aanpassen.

Onder in beeld ziet u Stijl Kiezen staan en hieronder een drop-down menu.

Klik op het drop-down menu stijl kiezen.

U krijgt nu een lijst te zien van de aanwezige stijlen:

Door op een stijl te klikken zal deze direct toegepast worden. De lay-out zal zich dan aanpassen naarde gekozen stijl.

20.1.7.4 Wijzigen van de stijl van een pagina

20.1.7.4.1 Inleiding

Zoals beschreven in webrecensiebeheer kunt u voor de website van de module verschillende stijlengebruiken. Hoe deze stijlen eruit zien kan door u worden aangepast in de html-templates van hetsysteem.

In dit deel van de handleiding zal worden besproken hoe u deze templates kunt aanpassen en uitwelke velden te kiezen is in een template. Dit deel van de handleiding is bedoeld voor degene die hetbeheer van het pers aanvragen systeem doet.

20.1.7.4.2 Templates

De templates zijn niets meer dan statische html-pagina's. De stukken die tussen de {} haakjes staanzijn varabelen. Deze variabelen worden automatisch gevuld door het php-script wanneer deze wordtuitgevoerd. De eindgebruiker ziet dus een pagina voor zich die er uit ziet zoals de template, alleendan met echte gegevens in plaats van de variabelen tussen {} haakjes.

Er zijn 3 soorten variabelen die in de template kunnen staan:

Eenmalige variabelen: deze variabelen zetten een vaste waarde in de template. Herhalende variabelen: deze variabelen komen in een loop te staan die herhaald wordt. Dit isbijv. nodig als er meerdere boeken in de database staan, deze moeten immers allemaalgetoond worden. De variabele wordt dus neergezet tot er geen boeken meer getoond hoevenworden.Verplichte variabelen: deze variabelen zijn er ter ondersteuning van het systeem. Het systeemzou niet 100% kunnen draaien zonder deze variabelen.

De variabelen staan in de html-code van de template. Deze code mag wel gewijzigd, maar nietverwijderd worden. De kleuren of structuur mogen gewijzigd worden, het is echter wel de bedoelingdat elementen als <form> ed. in de template blijven staan.

De templates-stijlen zijn te vinden onder de map Templates. Hier staan een aantal directories:




Elke directory komt overeen met een stijl. Wanneer een directory wordt toegevoegd, zal de stijl ookdirect beschikbaar komen in het systeem. In elke directory staan een aantal html bestanden:

index.php.htm - hoofdpaginalogin.php.htm - inlogpaginamelding.htm - pagina die wordt weergegeven bij een melding (bijv. foutiefinloggen)register.php.htm - registratiepaginaregister_e-mail.htm - e-mail die naar gebruiker verstuurd wordt bij registratie

20.1.7.4.2.1 index.php.htm

Deze template dient voor de hoofdpagina van de gebruiker. De gebruiker voert hier de aanvragen in.

Eerst een voorbeeld van een template voor deze pagina:

De vaste variabelen die te gebruiken zijn:

{GebruikerVoornaam} - De voornaam van de ingelogde gebruiker{GebruikerTussenvoegsel} - De evt. tussenvoegsels van de ingelogde gebruiker{GebruikerAchternaam} - De achternaam van de ingelogde gebruiker{menuformulier} - Uitklapmenu dat de te kiezen perslijsten weergeeft{sorteermenu} - Uitklapmenu dat de te kiezen sorteervolgordes weergeeft

Herhalende variabelen die te gebruiken zijn:

113

341

342

342

343

Publiciteit


341

{Auteur} - De auteur(s) die aan het boek hebben gewerkt{TitelVoorvoegsel} - De voorvoegsel van de titel, dus bijv. De{Titel} - De titel van het boek{VerschijningsmaandOms} - De maand van verschijnen in woorden, dus bij augustus{Verschijningsjaar} - Het jaar van verschijnen

De herhalende variabelen moeten tussen een <LOOP NAME="persaanvraag"></LOOPNAME="persaanvraag"> tags staan, dit ziet er in de html-code als volgt uit:

De <TR> (regel) wordt hier dus steeds herhaald, tot er geen boeken meer zijn om weer te geven.

De verplichte variabelen zijn:

{formulierbodem} - Deze variabele moet onderin het formulier staan, niet verwijderendus.

Deze variabele staat onderin het formulier, dit ziet er in de html-code als volgt uit:

20.1.7.4.2.2 login.php.htm

Deze template is voor de loginpagina. Het is een statische pagina, er staan dus ook geen variabelenin.

Een voorbeeld van deze template:




De lay-out van deze template mag gewijzigd worden, het is echter wel de bedoeling dat de <form>elementen intact blijven.

20.1.7.4.2.3 melding.htm

Deze template dient ervoor om meldingen in een mooi formaat aan de gebruiker te tonen.

Meldingen die hierin getoond kunnen worden zijn:

Verkeerde gebruikersnaam/wachtwoordEen bedankje voor registratieEen melding dat een e-mail verstuurd isEnz....

Voor deze template zijn twee verplichte variabelen:

{Melding} -Melding die getoond moet worden{MeldingTitel} -Titel van de meldingspagina (moet in de code tussen de <title></title> tags komen)

De html-code van deze template kan er dan ook heel simpel uit zien:

Verder zijn er geen verplichte tags in deze template.

20.1.7.4.2.4 register.php.htm

Deze template is voor het registratieformulier. In deze template zitten geen variabelen, het is eenstatische pagina.

De template kan er als volgt uitzien:

Publiciteit


343

De lay-out van deze template mag gewijzigd worden, velden mogen echter niet verwijderd worden.

20.1.7.4.2.5 register_e-mail.htm

Deze template zorgt ervoor dat de registratie e-mail naar de gebruiker een lay-out meekrijgt.

Een voorbeeld van deze pagina:

In deze pagina staat geen html-code. Het is platte tekst die in de mail gebruikt wordt. Wel zijn heeftdeze pagina 2 verplichte variabelen:

{document_root}{WebUserID}

De link moet ook exact weergegeven worden zoals hierboven staat, dus:

{document_root}activate.php?WebUserID={WebUserID}

Zolang deze link in takt blijft, kan verder alle tekst in de template aangepast worden.

20.2 ONE Orders

Naast dat het mogelijk is om via de Publiciteitsmodule etiketten te maken om recensie-exemplaren teverzenden, is het ook mogelijk (indien u bezit over de module PAC Order, PAC ONE en hieroverafspraken heeft gemaakt met het CB) om met een druk op de knop ONE Orders te maken. Het CBhandelt het verzenden van de recensie-exemplaren dan zelf af. Het voordeel van het werken met




ONE orders is dat het u veel werk uit handen neemt.

Persaanvragen kunnen worden doorgestuurd naar de CB ONE order module met een standaardtekstsjabloon waardoor standaard kopregel, betalingsvoorwaarde, betalingsomschrijving en eventuelemarketingteksten worden ingevuld voor alle aanvragen/orders.

20.2.1 Overweging zelf verzenden of uitbesteden

De overweging om gratis exemplaren zelf te verzenden uit het magazijn of uit te besteden aanbijvoorbeeld het CB behelst de volgende zaken:1. Maakt u gebruik van een eigen intern magazijn (of wilt u dit gaan doen)?2. Heeft u mankracht (vast personeel of stagiaires) om dit structureel uit te voeren?3. Is het qua kosten gunstig om zelf uit te voeren? Als u reeds een intern magazijn heeft én stagiaires

heeft dan is het vaak goedkoper om zelf uit te voeren.4. Wilt u het perse zelf in hand houden en uitvoeren?

Kunt u de eerste drie vragen met Ja beantwoorden dan kunt u zelf met behulp van de Persmodule(eventueel gecombineerd met de order/voorraadmodule) uw activiteiten uitvoeren.Als u één van de eerste drie vragen met Nee beantwoord en vraag vier met Ja, dan kunnen we ditgezamenlijk verder onderzoeken indien gewenst.In alle andere gevallen is het zinvol om te onderzoeken of er een geautomatiseerde koppeling tussenPersmodule-Ordermodule-CB kan worden toegepast middels de PAC ONE module.

20.3 Recensies Invoeren

20.3.1 Inleiding

Nadat de recensie exemplaren is het wachten op de daadwerkelijke recensies. Ook deze zult u graagwillen registreren in PAC, om alles overzichtelijk bij elkaar te houden.

Bij het invoeren van een recensie wilt u gegevens kwijt over de recensent, de uitgave en het mediumwaar de recensie in is verschenen. Ook wilt u een waardering aan de recensie meegeven. Dit alles ismogelijk in het onderdeel Publiciteit van PAC.

20.3.2 Recensie zoeken

U kunt recensies zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu.

Klik op Recensies invoeren (onder het kopje publiciteit)

U ziet nu het scherm Zoeken Recensie:

Publiciteit


345

Het zoekvenster Zoeken Recensie wordt geopend. U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis derecensie selecteren die u wilt tonen en kiest voor Open. Indien u een nieuwe recensie wilt aanmaken,kies dan voor Nieuw.

20.3.3 Recensie toevoegen

U kunt een nieuwe recensie toevoegen door te kiezen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken Recensie

of voor Toevoegen in het venster Recensies invoeren. Het onderstaande venster zal wordenweergegeven:




Selecteer de uitgave over welke de recensie is geschreven.

Vul een recensiedatum in. Dit is standaard de datum van vandaag.

20.3.4 Recensie wijzigen

Als u een recensie hebt aangemaakt of geopend ziet u het volgende scherm:

Publiciteit


347

In dit scherm kunt u de gegevens over de recensie invullen of wijzigen.

Onder uitgave ziet u aan welke uitgave de recensie gekoppeld is. Deze uitgave kunt uwijzigen door op het zoekpictogram naast het ISBN te klikken. De gegevens over dezeuitgave (Titel, auteur, verschijningsvorm) worden automatisch ingevuld op basis van hetgekozen ISBN.

Bij recensent selecteert u de recensent die het stuk geschreven heeft. Ook dit doet u via hetzoekpictogram, rechts van de naam van de recensent. Op basis van de geselecteerderecensent wordt een lijst met mogelijke media getoond.

Let op: media kunnen alleen worden toegevoegd aan een organisatie. Het is daarombelangrijk om uw auteur te koppelen aan een organisatie in het Relatiebeheer via een relatieverband . Op dit relatieverband moet vervolgens de categorie Recensent wordentoegekend. Alleen als deze categorie is toegekend wordt de recensent opgenomen in de lijstvan recensenten.

Op bass van de recensent (of beter gezegd het bedrijf waaraan de recensent gekoppeld is)wordt een lijst getoond met mogelijke media. Hieruit kunt u de juiste optie selecteren.

U kunt een nummer (bijv editie) opgeven in het vak nummer.

U kunt een recensiedatum opgeven. Dit is standaard de datum van vandaag.

U kunt de kwaliteit van een recensie opgeven. U maakt hierbij een keuze uit de lijst vankwaliteiten die is opgegven onder de stamgegevens .

U kunt een website opgeven waarop de recensie staat.

U kunt notities toevoegen in het veld notities.

Het citaat (quote) van een recensie kan nu ook worden vastgelegd in de recensie naast deal aanwezige notitie of volledige tekst van de recensie.

20.3.5 Recensie verwijderen

U kunt een volledige recensie met alle onderliggende detailgegevens verwijderen uit PAC.

Klik op de knop Verwijderen in het venster Recensies invoeren. Het volgendebevestigingsvenster wordt getoond:

47

624




Klik vervolgens op Ja om de recensie definitief te verwijderen.

Deel

XXI




21 Documenten en mailingen

21.1 Inleiding

Regelmatig zullen er briefwisselingen plaatsvinden tussen de uitgeverij en de externe relaties, zoalsauteurs, vertalers, leveranciers, klanten, enzovoort. Het is wenselijk dat dit altijd in dezelfde stijlgebeurt (huisstijl). De module PAC Document voldoet aan deze eisen door het gebruik van centraalbeheerde sjablonen. Het bouwt tevens een historisch archief van verstuurde documenten op enmaakt het mogelijk om mailings te verzorgen naar relaties die voldoen aan bepaalde (combinatiesvan) categorieën. Denk aan het versturen van een nieuwsbrief, uitnodigingen, kerstkaarten enaankondigingen.

U kunt met de documentmodule zowel individuele documenten versturen als volledige mailingsverzorgen .

Binnen PAC worden documenten ook wel communicaties genoemd en daarom zal in enkelevensters ook de naam communicatie voorkomen.

21.2 Mailing zoeken

U kunt (oude) mailings zoeken en toevoegen vanuit het hoofdmenu.

Klik op Documenten en mailingen

Het zoekvenster Zoeken Communicatie wordt geopend.

U zoekt een evaluatieformulier van het laatste auteursfeest. Zie het onderstaande venster.

U start met typen van eva in het veld Soort gecombineerd met aut in het veld Betreft.

57

351

Documenten en mailingen


351

U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis het document selecteren dat u wilt tonen en kiest voor Open. Indien u een nieuw document wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.

21.3 Mailing toevoegen

U kunt nieuwe mailings toevoegen door te kiezen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken Communicatie

of voor Toevoegen in het venster Communicatie. Direct zal dan een leeg venster Communicatie wordengetoond met enkele standaard ingevulde waarden. U kunt vervolgens de mailing verder wijzigen .

21.4 Mailing wijzigen

U start een nieuwe mailing door het invullen van enkele basisgegevens. Dit gebeurt in dezelfdeomgeving als het wijzigen van de mailing. U ziet hieronder het venster Communicatie:

In de keuzelijst acties (links bovenaan de pagina) kunt u kiezen uit verschillende acties. De acties dieu kunt uitvoeren hebben op dit moment alle betrekking op het samenvoegen met Microsoft Word. Ukunt kiezen uit:

351




Klik op de keuzelijst van Actie om een andere actie te kiezen.

Klik op Soort om de documentsoort te selecteren. Deze kunt u onderhouden in destamgegevens onder documentsoorten .

Vul vervolgens de Betreft in om in de brief te vermelden als betreft of onderwerp. U magdeze leeg laten, maar voor het later opzoeken van het document is het handig om toch eenduidelijke tekst in te voeren.

Voer daarna de Tekendatum in. Dit is de datum waarop het document gedateerd moet zijnvolgens u. Dit kan reeds enkele dagen in de toekomst zijn als u vermoedt dat het lang duurtvoordat de betrokkenen deze brief zullen lezen. Denk aan de belastingdienst die ookbrieven ver vooruit dateert. U kunt tevens gebruik maken van de verzenddatum en/of decreatiedatum.

Het veld Aantal ontvangers wordt ingevuld aan de hand van het aantal relaties (ontvangers) dat metRelaties selecteren is opgenomen in de mailing.

Vervolgens ziet u in het midden tabbladen met de tabs Algemeen , Ontvangers en Deelnemers.

Tenslotte ziet u een balk met actieknoppen met de volgende knoppen:UitvoerenOpenenRelaties selecterenAlle relaties wissen (hiermee worden alle ontvangers verwijderd die zijn geselecteerd in demailing)Document wissen (hiermee wordt de uitvoering van de mailing ongedaan gemaakt eneventueel het onderliggende document verwijderd van de server. Daardoor kan hetopnieuw worden uitgevoerd.)EMail via BCC (Alle ontvangers met een e-mail adres worden op deze wijze in een e-mailgeplaatst voor een massa e-mailing)

21.4.1 Mailing algemeen

In het tabblad Algemeen van het venster Communicatie kunt u de inhoud (ook wel body) van de briefinvoeren. Ook ziet u enkele standaard ingevulde gegevens in dit tabblad:

537

352 353

354

355

355

71



353

Voer de Inhoud van de brief of mailing in die u wilt voorzien van een standaard tekst. Dit isoptioneel, omdat het als nadeel heeft dat het platte tekst betreft en dus zonder opmaakmoet worden ingevoerd. U kunt wel gebruik maken van HTML-codes of XML-codes, dit istenslotte platte tekst.

Verder worden de volgende velden door het systeem ingevuld:Referentiedeel : dit wordt ingevuld indien gebruik wordt gemaakt van eenreferentiesysteem. Dit is op dit moment nog niet actief.Referentiegroep : dit wordt ingevuld indien gebruik wordt gemaakt van eenreferentiesysteem. Dit is op dit moment nog niet actief.Bestandsnaam : op het moment dat de mailing definitief is uitgevoerd dan wordt debestandsnaam die daarvoor is gebruikt hier ingevuld.Creatiedatum : dit is de actuele systeemdatum en -tijdVerzenddatum : dit is de actuele systeemdatum

21.4.2 Mailing ontvangers

In het tabblad Ontvangers van het venster Communicatie wordt een overzicht getoond van de (tot nutoe) geselecteerde relaties naar wie het document gestuurd gaat worden:




U ziet in deze lijst van ontvangers de naam van de organisatie, de persoonsnaam, de zoekcode vande persoon en de deelnemer die de relaties heeft geselecteerd. Dit laatste kan van belang zijn bij eenbedrijfsbrede mailing met meerdere gebruikers die ontvangers selecteren voor de mailing.

U kunt hieraan uiteraard meer ontvangers toevoegen.

Klik op de knop Relaties Selecteren om de relatieselectie uit te voeren

De getoonde ontvangers kunt u ook weer verwijderen als u opnieuw wilt beginnen.

Klik op de knop Alle relaties wissen om de ontvangers te wissen.

21.4.3 Mailing deelnemers

Aan een mailing kunnen diverse personen meewerken. Zo is er een auteur die het geheel heeftopgesteld, een uitvoerder die de zaken in PAC uitvoert, een verantwoordelijke die zorgt draagt voorde coordinatie van werkzaamheden, één of meerdere ondertekenaars en één of meer medewerkersdie relaties selecteren. Zie het tabblad Deelnemers in het venster Communicatie voor de details:

Standaard zijn deze deelnemers ingesteld op de gebruiker die de mailing heeft aangemaakt. In dit

71



355

geval was dat Super.

U kunt slechts één auteur, één verantwoordelijke en één uitvoerder (wel minimaal één) opgeven, maardeze kunt u uiteraard wijzigen in de gewenste medewerker. De knoppen Toevoegen en Verwijderen

kunt u in deze gevallen dus ook niet gebruiken. Ze zijn wel vermeld, omdat het in de toekomstwellicht mogelijk wordt om andere relatietypes in te stellen.

Meerdere ondertekenaars en selecteerrelaties zijn wel mogelijk. Deze zijn echter niet verplicht. Gebruikdaarvoor de knoppen Toevoegen, Wijzigen en/of Verwijderen naast de bewuste vensters.

21.4.4 Mailing uitvoeren

Als alle benodigde handelingen zijn uitgevoerd die hiervoor zijn beschreven dan kunt u de mailingsamenvoegen met het standaard Microsoft Word sjabloon.

Klik op de knop Uitvoeren in het venster Communicatie

Afhankelijk van de gebruikersinstellingen wordt het hoofddocument getoond omaanpassingen uit te voeren voor alle relaties, of wordt het samengevoegde document getoondwaarin u wijzigingen kunt aanbrengen per relatie of wordt het document direct afgedrukt.

Als alles gereed is wordt tot slot de bestandsnaam ingevuld waaronder het samengevoegdebestand is opgeslagen:

U kunt het vervolgens weer openen om te zien naar wie het is gestuurd en wat in hetdocument stond.

21.4.5 Mailing openen

De meeste documentsoorten zijn ingesteld om historie te bewaren van verstuurde documenten. Ubent dan in staat om deze weer in te zien indien u dat nodig acht. U kunt dit alleen doen indien decommunicatie ook daadwerkelijk met succes is uitgevoerd. U ziet dit doordat de bestandsnaam isingevuld:

Klik op de knop Openen om het document in Microsoft Word te openen.

21.5 Mailing verwijderen

Als een mailing niet is gelukt of omdat u om andere redenen de mailing wilt verwijderen dan is datnatuurlijk mogelijk.

Klik op de knop Verwijderen in het venster Communicatie. Het volgende bevestigingsvensterzal worden getoond:

487

355




Klik op Ja om het document of mailing te verwijderen.

Deel

XXII




22 DocShare

22.1 DocShare Inleiding

Met PAC DocShare wordt u in staat gesteld om bestaande documenten te koppelen aan uwroyaltycontracten, projecten, uitgaven of aan welke ander onderdeel dan ook. Zo kunt u makkelijkgescande contracten koppelen aan de contracten in PAC of kunt u de afbeelding van een omslagkoppelen aan een uitgave (hoewel dit handiger is in het tabblad mediabestanden). PAC DocShare iseen flexibele module die aan vrijwel alle onderdelen van PAC kan worden toegevoegd middels af tenemen submodules.

Ieder type document kan met DocShare aan PAC worden gekoppeld. Dit kan een Word documentzijn, maar ook een excelsheet of een afbeelding.

Zo kunt u heel specifiek een marketing dossier aanmaken in Excel voor een bepaalde titel, uitgave ofdruk die u hieraan 'hangt' in PAC en zo eenvoudig en centraal kunt opslaan en terugvinden. Maardenk ook aan een bezoekhistorie of bezoekrapport voor een klant, auteur of andere relatie.

22.2 Document tonen

Als u de module DocShare heeft aangeschaft voor een bepaald onderdeel van PAC (in hetonderstaande voorbeeld het Contractbeheer) dan krijgt u een extra tabblad te zien genaamd'documenten'. Op dit tabblad staan alle documenten weergegeven die nu al gekoppeld zijn aan.

Met de knop Document tonen kunt u gekoppelde documenten direct openen vanuit PAC. Dit doet udoor met de cursor eerst het betreffende document te selecteren en vervolgens op de knop Document

tonen te klikken.

DocShare


359

22.3 Document maken

In enkele onderdelen van PAC kunt u ook rechtstreeks documenten aanmaken. In het Royaltycontractkunt u bijvoorbeeld direct een modelcontract genereren vanuit de ingevoerde afspraken. Ditdocument wordt dan automatisch toegevoegd aan het documentenvenster.

22.4 Document koppelen

U kunt een al bestaand document aan de lijst in het tabblad document toevoegen door op de knop Document koppelen te klikken. U krijgt dan het volgende scherm te zien:

Hierin dient u aan te geven wat voor soort document het is, u kunt zelf een onderwerp en eventueeleen referentie opgeven, u kunt aangeven welke medewerker het bestand heeft gekoppeld (dit isstandaard de naam van de ingelogde gebruiker) en u kunt vervolgens bij bestandsnaam het bestandop u PC lokaliseren en koppelen. Tot slot kunt u aangeven op welke relatie dit bestand betrekkingheeft.

22.5 Document verwijderen

U kunt een document uit de lijst in het tabblad documenten verwijderen door op de knop Document

verwijderen te klikken. Hiermee heft u de koppeling tussen het document en het onderdeel van PACop. Het document zelf blijft bestaan.

Deel

XXIII

Context Informatie Manager


361

23 Context Informatie Manager

23.1 Inleiding

Met de module Context Informatie Manager (CIM) is het mogelijk om extra informatie weer te geven(niet te wijzigen) uit diverse onderdelen van PAC en samen te brengen in een informatievensterafhankelijk van de context. Dus er kan informatie worden gekozen elk venster apart, mits deinformatie beschikbaar is (oproepbaar) vanuit deze context. Op dit moment is er een beperkte setvelden beschikbaar, maar deze kan worden uitgebreid al naar gelang de wensen.

De contextinformatie kan per gebruiker worden ingesteld en tevens kan deze geplaatst worden waarde gebruiker dat wilt. Het is wel van belang te weten dat dit alleen geschikt is voor beeldschermenmet een grotere instelling dan 1024x768 omdat deze informatievensters dan in de grijze vlakken kanworden gezet. Uiteraard adviseren we u eerst de mogelijkheden te controleren in een testomgeving.

Vanuit het contextinformatievenster kan ook worden genavigeerd naar andere onderdelen binnenPAC. Zo kan vanuit de planningsmodule direct de bijbehorende calculatie of de druk worden geopend.

De module komt standaard in 3 varianten:1. CIM Basis (5 infovelden zonder navigatie)2. CIM Professioneel (5 informatie elementen + navigatie mogelijkheden) 3. CIM Ultiem (10 informatie elementen + navigatie mogelijkheden)

Daarnaast bestaan er uitbreidingsmodules als bovenstaande modules dienen te worden uitgebreidmet meer informatie elementen of navigatiemogelijkheden).

23.2 Weergave

U kunt de weergave als gebruiker zelf regelen. Hieronder vindt u enkele voorbeelden van het gebruik.

In projectbeheer:




U ziet nu in het ongebruikte deel onderin het projectvenster een voorbeeld van eenInformatievenster. U kunt nu direct de notities die onder drukbeheer staan bekijken. U kunt op hetknopje met de radertjes klikken om de instellen te wijzigen.

In planningsbeheer:

528

Context Informatie Manager


363

Zoals u hier in planningsbeheer kunt zien wordt er nog meer informatie weergegeven die u andersmet meerdere muisklikken pas zichtbaar kunt maken.Tevens kunt u nu gebruik maken van de voordelen van navigatie die anders niet beschikbaar zijn. Ukunt direct het project, uitgave, druk of calculatie openen (planning ook maar daar zit u nu reeds in).

Het informatievenster wordt altijd bovenop een PAC venster weergegeven. Het wordt ookalleen weergegeven als het betreffende contextvenster actief is.

PAC onthoudt de grootte en locatie van het informatievenster zodat u dit niet iedere keeropnieuw hoeft te positioneren.

U kunt informatie ook kopieren uit het veld door alles te selecteren in het veld en daarnaCtrl-C uit te voeren en vervolgens Ctrl-V in de doelapplicatie te doen. Let op dat informatie nietwijzigbaar is!

Het venster is te verslepen door bovenin de blauwe balk te klikken, aan geklikt te houdenen te slepen en vervolgens op de doellocatie los te laten. Kleiner of groter maken van hetvenster doet u door rechtsonderin de muist te plaatsen (in de blauwe hoek) (de muis zal nuveranderen van vorm: twee diagonale pijlen) en door te klikken en te slepen kunt u het vensterkleiner en groter maken.




23.3 Problemen

In sommige gevallen kan het zijn dat de instellingen/velden niet meer passen in het venster, dankan de volgende foutmelding optreden:

U dient dan het venster groter te maken dan nodig en deze vervolgens te sluiten.

Deel

XXIV




24 Overzichten

24.1 Standaard overzichten

Bij PAC zijn enkele standaard overzichten meegeleverd. U kunt deze benaderen vanuit het hoofdmenu.

Klik op Standaard overzichten


Kies eerst de Groep van het overzicht. Deze groepering vereenvoudigt het opvragen van dediverse overzichten.

Kies daarna het Overzicht dat u wilt zien.

Afhankelijk van het overzicht worden de mogelijke condities getoond. De volgende conditiesworden ondersteund:

Verschijningsdatum : trajectPlanningsdatum : trajectInslagdatum : trajectAantal : trajectUitgave : selectie van één uitgave door de zoekvensterknopDruk afgesloten : ja/neeFondsgroep : meervoudige selectie mogelijkFonds : meervoudige selectieFondsmanager : meervoudige selectieRedacteur : meervoudige selectieProductiebegeleider : meervoudige selectieAuteur : meervoudige selectie

Overzichten


367

Plantraject : meervoudige selectieActiviteit : meervoudige selectieAanbieding : meervoudige selectieActiviteit : meervoudige selectie

Tevens afhankelijk van het overzicht kan een sortering worden aangebracht in het resultaat.Uiteraard kan een overzicht dat in Excel terechtkomt worden gesorteerd zoals de gebruiker zelfwil, maar dan wel naderhand in Excel zelf.

Klik op de knop Afdrukken (soms Tonen of Creëren) om het overzicht af te drukken.

Indien u een afdrukvoorbeeld wilt van een overzicht dan kunt u het vakje Afdrukvoorbeeld

aanvinken.

24.1.1 Algemeen

24.1.1.1 Verschijningslijst

U kunt vanuit de standaard overzichten een verschijningslijst genereren. De verschijningslijst toont ude titels die zullen gaan verschijnen binnen een door u gedefinieerde periode. Zo kunt u in éénoogopslag zien welke titels in deze week of deze maand moeten verschijnen. Deze lijst is gesorteerdop de verschijningsdatum. U start deze rapportage door onder het kopje Algemeen de Verschijningslijst

te selecteren.

U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de verschijningslijst te filteren op verschijningsdatum,fondsgroep, fonds en redacteur. U kunt het vakje Afdrukvoorbeeld selecteren. U krijgt dan eerst eenvoorbeeld van de lijst op uw scherm getoond. Als u het vakje Afdrukvoorbeeld afvinkt zal uwrapportage direct naar uw standaard printer worden afgedrukt. De lijst ziet er als volgt uit:

U ziet nu, in volgorde van links naar rechts:

FondsgroepFondsISBNDruknummerTitelAuteurCalculatienummer




Verkoopprijs (PW)Oplage Verschijningsdatum

24.1.1.2 Verschijningslijst met kostprijs

U kunt vanuit de standaard overzichten een verschijningslijst met kostprijs genereren. Deverschijningslijst met kostprijs toont u de titels die zullen gaan verschijnen binnen een door ugedefinieerde periode. Zo kunt u in één oogopslag zien welke titels in deze week of deze maandmoeten verschijnen. Deze lijst is gesorteerd op de verschijningsdatum. U start deze rapportage dooronder het kopje Algemeen de Verschijningslijst te selecteren.

U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de verschijningslijst te filteren op verschijningsdatum,fondsgroep, fonds en redacteur. U kunt het vakje Afdrukvoorbeeld selecteren. U krijgt dan eerst eenvoorbeeld van de lijst op uw scherm getoond. Als u het vakje Afdrukvoorbeeld afvinkt zal uwrapportage direct naar uw standaard printer worden afgedrukt. De lijst ziet er als volgt uit:


FondsgroepFondsISBNDruknummerTitelAuteurCalculatienummerVerkoopprijs (PW)Oplage Kostprijs (KP)Verschijningsdatum

24.1.1.3 Fiatscherm

Met de optie fiatscherm in de standaard overzichten kan het fiatscherm dat bij de start van PAC wordtgetoond (indien dit zo is ingesteld in de gebruikersinstellingen ) opnieuw worden weergegeven.

Meer uitleg over het fiatscherm zelf vindt u onder het kopje fiatoverzicht .

487

196

Overzichten


369

24.1.1.4 Alle projecten, uitgaven en drukken

Dit is een overzicht met alle projecten, uitgaven en drukken. Daarvan zijn alleen debasisstamgegevens opgenomen, niet alle onderliggende lijsten/kenmerken/rollen e.d. omdat dit delijst tot onmogelijke grootten zou exploderen.

24.1.2 Administratie

24.1.2.1 Onderhandenwerk

U kunt vanuit de standaard overzichten een onderhandenwerk rapportage genereren. Deonderhandenwerk rapportage toont u voor ieder ISBN de geplande kosten in de voor- en nacalculatie(op basis van fakturen). Onderaan de streep kunt u zien of uw voorcalculatie en nacalculatieovereenkomen. U kunt de Onderhandenwerk rapportage weergeven door onder het kopje Administratie, Onderhandenwerk te selecteren.

U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de Onderhandenwerk rapportage te filteren op inslagdatum,uitgave, fonds en redacteur. Ook kunt u van te voren de sortering aangeven, op redacteur, fondscode,ISBN en Druknr. U kunt het vakje Afdrukvoorbeeld selecteren. U krijgt dan eerst een voorbeeld van delijst op uw scherm getoond. Als u het vakje Afdrukvoorbeeld uit zet zal uw rapportage direct naar uwstandaard printer worden afgedrukt. Als u op Afdrukken klikt wordt eerst een afdrukselectie getoond:

Als u OK klikt krijgt u het volgende te zien:




U ziet nu:

Fondsgroep (fondscode)FondsnaamFondsmanagerRedacteurProductieTitelAuteurCalculatienummerISBNDruknummerOplageVerkoopprijsKostprijsAfgesloten (ja of nee)Calculatiegegevens (met hierbij de kostencode, omschrijving, voorcalculatie, nacalculatie en defaktuurbedragenen gegevens uitgesplitst)Oplage/Inslaggegevens (met hierbij de locatie en de geplande en reeds ingeslagen aantallen)Recapitulatie van de calculatieverschillen

24.1.2.2 Dagboektransactiehistorie

Voor de aansluiting tussen PAC en Boekhouding is het nodig om een detailrapportage te kunnenopvragen van de transactie(s) die journaalposten tot gevolg hebben gehad in de Boekhouding. Daarde journaalposten verdicht zijn en de details niet aanwezig zijn, is de onderliggende detailleringbeschikbaar via dagboekkoppeling en transactienummers. De detailrapportages zijn gebaseerd opomzet enerzijds en voorraadmutaties anderzijds.

U kunt deze rapportage weergeven door onder het kopje Administratie, Dagboektransactiehistorie te

Overzichten


371

selecteren e te klikken op Tonen. U komt nu in een scherm waarin u enkele filters kunt toepassen.Klikt u in dit scherm op exporteren, dan wordt een overzicht gegenereerd in excel.

24.1.3 Planning

24.1.3.1 Planning

U kunt vanuit de standaard overzichten een planningsoverzicht genereren. Het planningsoverzichttoont u de activiteiten van de titels die verschijnen in de door u opgegeven periode en waarvan degeplande einddatum van de activiteit ligt in de door u opgegeven periode. Met deze rapportage kuntu enerzijds van de titels in uw fonds(groep) bekijken welke activiteiten in de komende perioden staangepland. Anderzijds kunt u ook kijken wanneer een bepaalde activiteit wordt afgerond, zodat vervolgstappen (voor verkoop of marketing) kunnen worden voorbereid. Deze lijst is gesorteerd op deeinddatum van de activiteit.

U start deze rapportage door onder het kopje Planning, Planning te selecteren. U krijgt vervolgens demogelijkheid om het planningsoverzicht te filteren op Verschijningsdatum, Planningsdatum,Fondsgroep, Fonds, Redacteur, Productiebegeleider, Traject en Activiteit. U kunt het vakjeAfdrukvoorbeeld selecteren. U krijgt dan eerst een voorbeeld van de lijst op uw scherm getoond. Alsu het vakje Afdrukvoorbeeld afvinkt zal uw rapportage direct naar uw standaard printer wordenafgedrukt. Als u op afdrukken klikt krijgt u een vergelijkbaar rapport te zien:


FondsgroepFondsISBNDruknummerTitelAuteurUniek Druknummer in PACOplageVerschijningsdatumActiviteitEinddatum Activiteit

24.1.3.2 Afleverlijst

U kunt vanuit de standaard overzichten een afleverlijst genereren. De afleverlijst toont u de titels opbasis van de planningsdatum voor een activiteit. U doet dit door onder het kopje Planning, Afleverlijst

te selecteren. Deze lijst is niet gesorteerd. Als u wilt sorteren kunt u dit doen via de Afleverlijst Excel.

U krijgt vervolgens de mogelijkheid om het planningsoverzicht te filteren op Verschijningsdatum,Planningsdatum, Fondsgroep, Fonds, Redacteur, Productiebegeleider, Traject en Activiteit. U kunt hetvakje Afdrukvoorbeeld selecteren. U krijgt dan eerst een voorbeeld van de lijst op uw schermgetoond. Als u het vakje Afdrukvoorbeeld afvinkt zal uw rapportage direct naar uw standaard printerworden afgedrukt. Als u op afdrukken klikt krijgt u een vergelijkbaar rapport te zien:


372




ISBNDruknummerFondsAuteurTitelUitvoering (Verschijningsvorm)Verkoopprijs (Vk.prijs)Kostprijs (Kst pr.)Oplagein magazijnANS-runEmbargoBCLeverancierOpmerkingen

24.1.3.3 Afleverlijst Excel

U kunt vanuit de standaard overzichten een afleverlijst in excel genereren. Deze lijst stelt u in staatom zelf uw sortering te maken in uw gegevens via de standaard functionaliteiten van Excel. Dezeafleverlijst is verder identiek aan de 'gewone' afleverlijst .

24.1.3.4 Planning Drukker

U kunt vanuit de standaard overzichten een Planning Drukkerij genereren. De Planning Drukkerijtoont u de titels die bij de Drukkerij van uw selectie worden afgeleverd. U kunt deze rapportagevinden door onder het kopje Planning, Planning Drukker te selecteren.

U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de Planning Drukker te filteren op Verschijningsdatum enDrukkerij. Als u hierna op creëren klikt krijgt u een vergelijkbaar rapport te zien:


TitelISBNFormaatOmvang (aantal pagina's)OplageMat. naar drukkerijBoeken bij CBAfwerking (verschijningsvorm)Papiersoort

371

Overzichten


373

24.1.3.5 POD Scanlaser

U kunt vanuit de standaard overzichten een POD Scanlaser rapportage genereren. Dit werkt alleenmet voorgeconfigureerde componenten, kenmerken en activiteiten! Dit is dus een specifiek overzichten niet zonder meer te gebruiken. Daarvoor dient een specifiek xslt sjabloon te worden gemaakt/aangepast.

Dit is een XML/XSLT rapportage en daarom te openen in zowel word, excel als HTML.

Titel Auteu

r

Vertale

r

NUR

code

NUR

omschrijvi

ng

ISBN Oorspronk

elijke titel

Oorspronkelij

ke uitgever

Huidige

uitgever

...

lachende big Roodt

, N.

AZ

Uitgeverijen

90600

05007

The

Laughing

Pig

AZ

Uitgeverijen

lachende big Roodt

, N.

AZ

Uitgeve

rijen

90600

05007

The

Laughing

Pig

AZ

Uitgeverijen

Pijnloze Sterven Bot, T

Hoe een lolly

een verslaving

werd

Salmi

ak, S.

99999

9999X


TitelAuteurVertalerNUR CodeNUR omschrijvingISBNOorspronkelijke titelOorspronkelijke uitgeverHuidige UitgeverE-mailadresE-mail naar rechthebbendeAntwoord van rechthebbendeReminder naar rechthebbendeToestemming van rechthebbendeMateriaal van Scanlaser

24.1.3.6 Niet gestarte/gerealiseerde activiteiten

U kunt vanuit de standaard overzichten vier verschillende gestarte/gerealiseerde activiteiten lijstengenereren. De gestarte/gerealiserede activiteiten lijst toont u van de projecten waar u aan meewerkt de activiteiten waar u verantwoordelijk voor bent die een gestelde datum over schreiden. Ukunt met deze rapportage makkelijk een lijst van aandachtspunten creëren. U kunt vier lijstengenereren:

Niet op tijd gestarte activiteiten waar u de coördinator (directe verantwoordelijke) van bentNiet op tijd gestarte activiteiten waar u de faseleiding van bentNiet op tijd gerealiseerde activiteiten waar u de coördinator (directe verantwoordelijke) van bentNiet op tijd gestarte activiteiten waar u de faseleiding van bent

U doet dit door onder het kopje Planning een van deze lijsten te selecteren.




Als u hierna op Wizard klikt krijgt u u kleine wizard te zien. Hierin kunt u aangeven of u het documentwilt openen in Word, Excel, een Browser of als XML bestand. Als u vervolgens op voltooien kliktkrijgt u bijvoorbeeld het volgende te zien:


ISBNTitelDruknummerActiviteitHet aantal overschreidingsdagen

24.1.3.7 Faseoverschrijdingen

U kunt vanuit de standaard overzichten een faseoverschrijding rapport genereren. Hetfaseoverschrijding rapport toont u de projecten waar u aan mee, waarbij een activiteit in een faselater eindigt dan een activiteit in de hierop volgende fase begint.

U start deze rapportage door onder het kopje Planning de Faseoverschrijdingen lijst te selecteren.

Als u hierna op Wizard klikt krijgt u u kleine wizard te zien. Hierin kunt u aangeven of u het documentwilt openen in Word, Excel, een Browser of als XML bestand. Als u vervolgens op voltooien kliktkrijgt u bijvoorbeeld het volgende te zien:


ISBNTitelDruknummerFaseActiviteitEinddatumVolgende Start

24.1.3.8 Capaciteit drukker

Dit is een nieuwe, toekomstige rapportage, deze is nog niet actief.

Overzichten


375

24.1.4 Verkoop

24.1.4.1 Aanbiedingstelling Excel

U kunt vanuit de standaard overzichten een Aanbiedingstelling genereren. De Aanbiedingstellingtoont u de titels in uw selectie met de bijbehorende verkooptarget en In Nota gegevens. Zo krijgt usnel een overzicht van al uw cijfers per ISBN. U kunt deze rapportage openen door onder het kopje Verkoop, Aanbiedingstelling Excel te selecteren.

U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de Aanbiedingstelling te filteren op Verschijningsdatum,Fondsgroep, Fonds en Aanbiedingslijst. Selecteer 1 aanbieding. Als u hierna op creëren klikt krijgt ueen vergelijkbaar rapport te zien:

U ziet nu, in volgorde van links naar rechts: AuteurTitelISBNTarget en In Nota Gegevens uitgesplitst per klantgroep

24.1.4.2 Aanbiedingstelling Excel Target en Stand

U kunt vanuit de standaard overzichten ook een Aanbiedingstelling van alleen target en standgenereren met meer analyse mogelijkheden. De Aanbiedingstelling toont u de titels in uw selectiemet de bijbehorende verkooptarget en stand gegevens. Zo krijgt u snel een overzicht van al uwcijfers per ISBN. U kunt deze rapportage openen door onder het kopje Verkoop, Aanbiedingstelling Excel

Target en Stand te selecteren.

U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de Aanbiedingstelling te filteren op Verschijningsdatum,Fondsgroep, Fonds en Aanbiedingslijst. Selecteer 1 aanbieding. Als u hierna op creëren klikt krijgt ueen vergelijkbaar rapport te zien:




U ziet nu, in volgorde van links naar rechts: AuteurTitelISBN

En vervolgens een uitsplitsing naarTargetStandStand tov target (percentage behaalde target)Marktaandeel # (in aantallen tov andere klantgroepen)Marktaandeel € (van netto opbrengst tov andere klantgroepen)

24.1.4.3 Aanbiedingslijst

U kunt vanuit de standaard overzichten een aanbiedingslijst genereren. De aanbiedingslijst toont u detitels die zullen gaan verschijnen binnen een door u gedefinieerde periode. U doet dit door onder hetkopje Verkoop de Aanbiedingslijst te selecteren. Deze lijst is gesorteerd op de volgorde zoalsvastgesteld in de aanbiedingslijst. Doordat wordt gesorteerd op een verschijningsdatum worden titelszonder verschijningsdatum niet in de rapportage opgenomen.

U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de aanbiedingslijst te filteren op verschijningsdatum,fondsgroep, fonds en aanbiedingslijst. Als u hierna op creëren klikt krijgt u het volgende te zien:


ISBNDruknummerFonds

Overzichten


377

AuteurTitelverschijningsvorm (uitv.)Verkoopprijs (vk.prijs)Oplage Verschijningsdatum

24.1.4.4 Aanbiedingslijst uitgebreid

Naast de standaard aanbiedingslijst kunt u ook een uitgebreide aanbiedingslijst generen. U doet ditdoor onder het kopje Verkoop de Uitgebreide Aanbiedingslijst te selecteren. Deze uitgebreideaanbiedingslijst naast de gegevens in de aanbiedingslijst ook nog:

OpmerkingenIntekenprijsIllustratiesVerschijningsmaandNURNieuw/HerdrukPagina'sBTW tarief

Als u op creëren klikt krijgt u het volgende te zien:

24.1.4.5 Controle afwijkende prijzen PAC met CB

Periodiek kunt u de geregistreerde prijzen van het CB vergelijken met de prijzen ingevoerd in PAC.Op deze manier kunnen inconsistenties/fouten worden vastgesteld en actie worden ondernomen omde prijzen te herstellen. Deze lijst laat de verschillen zien tussen de laatste prijzen van CB en PAC.

Een lijst ter controle van verschillen tussen de vastgelegde prijzen in PAC en bij CB geregistreerdeprijzen (alleen met Digicom abo op artikelen mogelijk).Uitgangspunten:- De laatste prijs van PAC (apart ingevuld of een geheel doorgefiatteerde prijs uit een calculatie, dusals eindcalculatie)- De actuele prijs van CB (bij de laatste import doorgegeven artikelen en prijzen van hetartikelbestand)

Hieronder volgt een voorbeeld:




24.1.4.6 Controle afwijkende prijsdatums PAC met CB

Periodiek kunt u de geregistreerde prijzen van het CB vergelijken met de prijzen ingevoerd in PAC.Op deze manier kunnen inconsistenties/fouten worden vastgesteld en actie worden ondernomen omde prijzen te herstellen. Deze lijst laat de verschillen zien tussen begindatums van dezelfde, laatsteprijzen van PAC en CB

Een lijst ter controle van verschillen tussen de vastgelegde begindatums van prijzen in PAC en bij CBgeregistreerde prijzen (alleen met Digicom abo op artikelen mogelijk)Uitgangspunten:- De laatste prijs van PAC (apart ingevuld of een geheel doorgefiatteerde prijs uit een calculatie, dusals eindcalculatie)- De actuele prijs van CB (bij de laatste import doorgegeven artikelen en prijzen van hetartikelbestand)- Drie situaties wel: Prijs van PAC valt in dit jaar; Prijs van CB valt in dit jaar; Prijs van beiden valt indit jaar- Eén situatie niet: Prijzen van beiden vallen niet in dit jaar (Reden: tamelijk verouderd, terwijl deprijzen niet verschillen)

Hieronder volgt een voorbeeld:

24.1.4.7 Voorraadlijst

U kunt vanuit de standaard overzichten een voorraadlijst genereren. De voorraadlijst toont u de titelsbinnen uw selectie en de voorraad van deze titels bij CB en Libridis. U doet dit door onder het kopje Verkoop de Voorraadlijst te selecteren.

U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de verschijningslijst te filteren op aantal, fondsgroep, fonds,redacteur en productiebegeleider. Als u hierna op creëren klikt krijgt u het volgende te zien:

Overzichten


379


ISBNFondsAuteurTitelVerschijningsvorm (uitv.)Voorraad CBVoorraad LibridisVoorraad TotaalVerkoopprijs (vk.prijs)V.datum Eerste (druk)V.datum Laatste (druk)Vrije voorraad CB - Deze kolom komt rechtstreeks uit de importtabel van het CB (Artbst) dusheeft niets te maken met de voorraadmodule.

24.1.4.8 Voorraadlijst Compleet

U kunt vanuit de standaard overzichten een voorraadlijst compleet genereren. De voorraadlijstcompleet toont u de titels binnen uw selectie, waarvan voorraad beschikbaar is en de voorraad vandeze titels bij CB en Libridis. U doet dit door onder het kopje Verkoop de Voorraadlijst Compleet teselecteren.

Voorraadlijst compleet toont alle titels waarvan voorraad bekend is. U kunt dus niet filteren. U kuntwel achteraf filteren in Excel.


ISBNFondsAuteurTitelVerschijningsvorm (uitv.)MagazijnVoorraad




Minimum voorraad (als u beschikt over de module herdruksignalering)In Nota (CB)In order (PAC Order)VerkoopprijsGewijzigd (laatste datum waarop de voorraad is bijgewerkt)

24.1.4.9 Planning CB

U kunt vanuit de standaard overzichten een Aanleverplanning CB genereren. De Aanleverplanning CBtoont u de titels die naar het CB worden gestuurd. U doet dit door onder het kopje verkoop, Planning

CB te selecteren.

U krijgt vervolgens de mogelijkheid om het planningsoverzicht te filteren op Verschijningsdatum,Fondsgroep, Fonds en Aanbiedingslijst. Als u hierna op afdrukken klikt krijgt u een vergelijkbaarrapport te zien:


ISBNDruknummerFondsAuteurTitelVerschijningsvorm (uitv.)Verkoopprijs (vk.prijs)In magazijn datumLeverancierOpmerkingenNota NLOplage CB

24.1.4.10Planning Libridis

U kunt vanuit de standaard overzichten een Aanleverplanning Libridis genereren. DeAanleverplanning Libridis toont u de titels die naar het Libridis worden gestuurd. U doet dit dooronder het kopje Verkoop, Planning Libridis te selecteren.

U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de Aanleverplanning Libridis te filteren opVerschijningsdatum, Fondsgroep, Fonds en Aanbiedingslijst. Als u hierna op afdrukken klikt krijgt ueen vergelijkbaar rapport te zien:


Overzichten


381

ISBNDruknummerFondsAuteurTitelVerschijningsvorm (uitv.)Verkoopprijs (vk.prijs)In magazijn datumLeverancierOpmerkingenOpl. LibridisTot. BelgieScholtensSUExtraBelgië

24.1.4.11Aanleverplanning totaal

De rapportage aanleverplanning toont u van verschillende titels de in nota standen van NL en BE ende oplage die zal worden geleverd aan het CB (door de drukker). Onder de kolommen 1,2,3 en overigzullen de aantalen worden getoond die bij deze afleveradressen worden afgeleverd, zoals opgegevenbij drukbeheer - afleveradressen .


ISBNDruknummerFondsAuteurTitelVerschijningsvorm (uitv.)Verkoopprijs (vk.prijs)Totale oplage (Tot. oplage)In magazijn datum (In mag.)LeverancierOpmerkingenIn Nota NLIn Nota BETotaal In NotaOplage CB11 (aanleveradres 1, zoals opgegeven bij drukbeheer - afleveradressen )2 (aanleveradres 2, zoals opgegeven bij drukbeheer - afleveradressen )3 (aanleveradres 3, zoals opgegeven bij drukbeheer - afleveradressen )Overig (overige aanleveradressen, zoals opgegeven bij drukbeheer - afleveradressen )

164

164

164

164

164




24.1.4.12Planning Totaal

U kunt vanuit de standaard overzichten een Planning Totaal genereren. Planning Totaal toont u eencombinatie van de gegevens van de rapportage Aanleverplanning CB en Aanleverplanning Libridis

. U kunt deze rapportage openen door onder het kopje verkoop, Planning Totaal te selecteren.

Uw rapportage komt er zo uit te zien:

24.1.4.13Herdruksignalering

Als u beschikt over de module herdruksignalering kunt u een rapportage maken van alle titels waarbijis gesignaleerd dat de huidige voorraadstand onder ed minimum voorraadstand ligt.


24.1.4.14Agenda verkoop-marketing-publiciteit

Met de agenda verkoop - marketing - publiciteit kunt u de gegevens die beschikbaar zijn over deverkoop, marketing en publiciteit van een bepaalde titel of set van titels. De gegevens die wordengetoond zijn:

Titelgegevens (ISBN, titel, verschijningsdatum, auteur(s), prijs, redacteur enpubliciteitsmedewerker)Verkoopnotities (zoals staan weergegeven in uitgavebeheer - verkoop )Publiciteitsnotities (zoals staan weergeven in uitgavebeheer - pers )De huidige ordertelling (op basis van drukbeheer - aanbiedingstelling )

U krijgt de mogelijkheid om de agenda te filteren op verschijningsdatum, fondsgroep, fonds enaanbiedingslijst. Als u hierna op Wizard klikt krijgt u de mogelijkheid om de rapportage te exporterennaar word, excel of HTML. Als u hierin een keuze heeft gemaakt krijgt u het volgende te zien:

380

380

138

143

167

Overzichten


383

24.1.4.15Klantorders per titel

Met de rapportage klantorder per titel kunt u een ISBN selecteren en een overzicht genereren vanalle orders voor dit ISBN.

Deze rapportage is een XML /XSLT rapportage. U krijgt dus de mogelijkheid om de rapportage teopenen in zowel Word, Excel als in HTML.





24.1.5 Pers en Publiciteit

24.1.5.1 Pers Intekenlijst

U kunt vanuit de standaard overzichten een pers intekenlijst genereren. De pers intekenlijst toont ude titels uit een door u gemaakte selectie. Vooraan staat een kolom 'Aantal', waar uw recensenten inkunnen aangeven of zij de geselecteerde titel willen ontvangen. U doet dit door onder het kopje Pers

en Publiciteit de Pers Intekenlijst te selecteren.

U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de pers intekenlijst te filteren op verschijningsdatum,fondsgroep, fonds en aanbiedingslijst. Als u hierna op creëren klikt krijgt u het volgende te zien:


AantalISBNDruknummerFondsAuteurTitelVerschijningsvorm (uitv.)Verkoopprijs (vk.prijs)Oplage Verschijningsdatum

Overzichten


385

24.1.5.2 Recensielijst

U kunt vanuit de standaard overzichten een recensielijst genereren. De recensielijst toont u degemaakte recensies van de titels uit een door u gemaakte selectie. U doet dit door onder het kopje Pers en Publiciteit de Recensielijst te selecteren.

U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de recensielijst te filteren op geplande verschijningsdatum(planningsdatum), uitgave, medium en recensent. Als u hierna op creëren klikt krijgt u het volgendete zien:


ISBNTitelAuteur(s)FondsRecensentOrganisatieRecensiedatumKwaliteitMediumNummer

24.1.6 Secretariaat

24.1.6.1 Relatielijst

Deze lijst toont u een overzicht van alle relaties in PAC. Dit kan handig zijn als u uw relatiebestand wilcontroleren op correctheid en volledigheid, of als u een nieuwe import of een export vanrelatiegegevens van of naar PAC wilt uitvoeren.

U ziet nu, in volgorde van links naar rechts: RelatieID

Naam

Voorvoegsels

Achtervoegsels

Voornaam

Voorletters

Telefoon

Mobiel

Fax

EMail

Zoekcode

Website

Is Persoon

Geslacht

Predicaat

Voorvoegsels

Taal




Valuta

Functie

KlantBank

KlantBankNr

LeverancierBank

LeverancierBankNr

CBKlantgroepID

Leveranciercode Extern

CBStroomnrvoorkeur

Straat, Nr, toevoeging, postcode, plaats, LandID, Locatie, Afdeling, Kamernummer vanbezoek-, post-, afleveren faktuuradresCategorieën

Vanwege de breedte van deze rapportage kunt u deze het best openen in Excel.

24.1.6.2 Verjaardagen

U kunt vanuit de standaard overzichten een lijst met verjaardagen genereren. De lijst verjaardagentoont u relaties (op basis van uw selectie) en de datum waarop zij jarig zijn (als deze is ingevuld). Udoet dit door onder het kopje Secretariaat de Verjaardagen te selecteren.

U krijgt vervolgens de mogelijkheid om de lijst verjaardagen te filteren op categorie. Als u hierna opafdrukken klikt krijgt u het volgende te zien:


VerjaardagVoornaamNaamOrganisatieAdresPostcodePlaatsLandTelefoonEmail

24.2 Onze overzichten

Met behulp van de module PAC Document Opdracht en enige kennis van Excel bent u in staat omeigen overzichten te definiëren van projectgegevens, planningen, calculatiecomponenten endrukkenmerken. U kunt deze benaderen vanuit het hoofdmenu.

Klik op Onze overzichten


Overzichten


387

Verder werkt dit hetzelfde als de Standaard overzichten .

U kunt eigen overzichten maken met behulp van Microsoft Excel en toewijzen met behulp van Stamgegevensbeheer in tabblad Onze Overzichten .

24.3 Extra logistieke overzichten

Voor de voorraadmodule, logistieke imports en de journaalposten is er een aparte locatie voor(controle) overzichten. U kunt deze benaderen vanuit het hoofdmenu | Rapportage | Extra logistiekeoverzichten:

366

542




Bij de meeste overzichten is het doel aangegeven zodat duidelijk is waar het overzicht voor isbedoeld. In de meeste gevallen heeft elk overzicht slechts één doel tegelijk omdat bij meerderedoelen op termijn problemen kunnen ontstaan door wijzigende eisen en daardoor uit elkaar lopendevisies op de weergave van het overzicht.

In de toelichting wordt extra informatie weergegeven waarmee rekening moet worden gehouden methet oproepen van het overzicht.

Daaronder worden de mogelijke condities weergegeven. De geactiveerde condities zijn de conditiesdie mogelijk zijn voor het overzicht. De andere condities zijn dan niet van toepassing (ook al kan eriets zijn ingevuld).

24.3.1 12 maandenlijst (CB + PM)

Dit is een analyselijst om te bepalen wat er met titels moet gebeuren (actie, ramsj, etc), om titels tevergelijken en om tendensen te ontdekken.

Deze lijst wordt gebruikt door uitgeefdirectie en marketing. Er wordt alleen een overzicht gemaaktindien één van de volgende zaken een saldo ongelijk aan 0 heeft: Afzetsaldo; In Nota CB; VoorraadCB; Voorraad PM. Gebruik voorraaddatum t/m voor peildatum.

Overzichten


389

U mag maximaal een omzetdatumtraject van 12 maanden invullen.Alleen de afzet van verkoopsoorten met het vinkje Is omzet aangezet wordt weergegeven.De inslag wordt bepaald adhv de algemene instelling | Logistiek | Voorraadmutatiestypes tbv inslag

naar afleverbeheer.

24.3.2 Controle uitgaven zonder actuele druk

Dit is een lijst ter controle van uitgaven zonder een actuele druk. Deze lijst kan worden gebruikt omte beoordelen welke uitgaven (nog) geen actuele druk hebben. Dit kunnen ook verouderde titels zijndie geen voorraad meer hebben.

24.3.3 Niet gejournaliseerde omzet

Een lijst ter controle van niet gejournaliseerde omzet/fakturen zodat deze alsnog in eenjournaalposttype worden opgenomen en ter controle van fouten.

Deze lijst kan periodiek worden uitgevoerd om te beoordelen of er journaalposten zijn 'vergeten' voorbepaalde omzetregels/faktuurregels.

De volgende informatie wordt daarop weergegeven:

615

497




ProjectIDTitelAuteurUitgaveIDIsbnDruknrVerschijningsdatumJournaalFiat - Als hier een Nee of Onwaar staat, dan is de druk niet voldoende gefiatteerd. Zie Drukbeheer | tab Fiatteringen | veld Journaliseren vanaf stap. De druk moet dus nog verder wordengefiatteerd om journaalposten mogelijk te maken. Deze instelling komt uit het fiatscenario.OmzetmagcodeDatumOmzherkomstRelatieIDCBRelatieIDKlantExterncode1NaamVltrVksVerkoopsoortOmzetIDAantalPWBrutoInclBrutoExclNettoInclKlantNettoInclNettoExclKostprijsFaktuurnrBtwcodeDeelBtwGrondslagBtwBedragBtwTypeBtwAangifteType

Voorbeeld:

24.3.4 Niet gejournaliseerde voorraadmutaties

Een lijst ter controle van niet gejournaliseerde voorraadmutaties zodat deze alsnog in eenjournaalposttype worden opgenomen en ter controle van fouten.

Deze lijst kan periodiek worden uitgevoerd om te beoordelen of er journaalposten zijn 'vergeten' voorbepaalde voorraadmutaties.

De volgende informatie wordt daarop weergegeven:

ProjectIDTitelAuteurUitgaveIDIsbn

Overzichten


391

DruknrVerschijningsdatumJournaalFiatMagcodeDatumMutatietypeAantalVVPBronID

Voorbeeld:

24.3.5 Verwerkte opdrachten zonder factuur

Dit is een lijst ter controle van verwerkte opdrachten waarvan geen facturen zijn gemaakt. Deze lijstkan periodiek worden gedraaid om te zien of alle opdrachten tot een factuur hebben geleid. Wanneerniet: 1. het is niet zo ingesteld in het opdrachttype (niet factureren) nu of in het verleden; 2. defactuur is handmatig verwijderd of aangepast.

24.3.6 Voorraad herwaarderingslijst

Alle herwaarderingen binnen een bepaalde periode die geleid hebben tot een herwaarderingsmutatieworden op dit controle overzicht getoond. Herwaarderingsmutaties worden alleen gemaakt bij reedsgejournaliseerde mutaties. Herwaarderingen op nog niet gejournaliseerde mutaties worden niet apartbijgehouden omdat ze direct de VVP bijgewerkt hebben.

24.3.7 Voorraad op peildatum

U kunt op elk willekeurig moment nakijken wat de voorraad van titels was op een bepaald moment inde tijd, de zogenoemde peildatum. De voorraad op dat moment wordt dan berekend aan de hand vanalle mutaties tot dat moment (inclusief die dag). U ziet hieronder een voorbeeld van het overzicht:

24.4 Royalty overzichten

In de royaltymodule zitten twee soorten overzichten: enerzijds die hebben te maken met hetafrekenproces zelf (controlelijsten, totalen, afrekeningen e.d.) te vinden onder Royaltyproces enanderzijds overzichten die door het jaar heen kunnen worden gebruikt. Deze laatste overzichten zijnhier te vinden en benaderbaar vanuit het hoofdmenu | Rapportage | Royalty overzichten:

230




Bij de meeste overzichten is het doel aangegeven zodat duidelijk is waar het overzicht voor isbedoeld. In de meeste gevallen heeft elk overzicht slechts één doel tegelijk omdat bij meerderedoelen op termijn problemen kunnen ontstaan door wijzigende eisen en daardoor uit elkaar lopendevisies op de weergave van het overzicht.

In de toelichting wordt extra informatie weergegeven waarmee rekening moet worden gehouden methet oproepen van het overzicht.

Daaronder worden de mogelijke condities weergegeven. De geactiveerde condities zijn de conditiesdie mogelijk zijn voor het overzicht. De andere condities zijn dan niet van toepassing (ook al kan eriets zijn ingevuld).

24.4.1 Voorschottenlijst

De voorschottenlijst geeft de oorspronkelijke of actieve voorschotten weer en kan dienst doen alscontrolelijst voor aansluiting met de boekhouding, etc. Hieronder volgt een voorbeeld van hetoverzicht:

Met behulp van een auto-filter kunt het totaal openstaande voorschotten sommeren om eenaansluiting te kunnen maken met de verrekende voorschotten in het royaltyproces.

Deel

XXV




25 Omzetrapportage

25.1 Inleiding

Inzicht in uw omzetgegevens is van levensbelang. U wilt te pas en te onpas kunnen beschikken overrapportages, of dat nu maand- of jaarrapportages zijn of rapportages over een andere periode. U wiltdeze rapportages kunnen hergebruiken en exporteren. En u wilt uw gegevens natuurlijk ook snelvanuit verschillende invalshoeken kunnen analyseren om vragen te beantwoorden als 'hoe goed heeftdeze titel verkocht bij deze klant?' of 'hoe goed is het resultaat van dit fonds?'

Dit soort informatievragen en nog veel meer kunt u beantwoorden met de module PAC Omzet. PACOmzet is een bijzonder krachtige .NET module binnen de PAC omgeving die het mogelijk maakt omin één enkel scherm analyserapporten samen te stellen van uw omzetgegevens, die u direct in kuntzien, uitdraaien en opslaan. Snelle draaitabellen helpen u allerlei gegevens tegen elkaar af te zetten en met behulp van filterskunt u tot in detail inzoomen op de getoonde omzetinformatie.

25.2 Rapportages maken en bewerken

Het scherm van de omzetrapportage bestaat uit de volgende onderdelen:

1. Het menu (Bestand, Acties, Venster, Extra)2. Rijen en Filters3. Kolommen4. Filters extra5. Standaard rapportages6. Getoonde rapportage (exports)7. Omzetgegevens

Omzetrapportage


395

Omzetgegevens toont u de beschikbare omzetgegevens. Deze omzetgegevens worden weergegevenop basis van uw instellingen bij Rijen en Filters en Kolommen. Filters extra biedt u knoppen voor hetactiveren of resetten van filters. Bij standaard rapportages kunt u gebruik maken van standaardrapportages van PAC of uw de door uzelf gemaakt rapportages (gebruikersrapportages). U kunt altijdnieuwe gebruikersrapportages aanmaken en opslaan. U kunt deze ook uitwisselen met uw collega's.Tenslotte kunt u de de getoonde rapportage ook afdrukken of naar Excel exporteren. In het menuacties vindt u ook nog andere exportmogelijkheden, zoals het exporteren naar XML.

25.2.1 Omzetgegevens

Uw omzetgegevens worden in het onderste deel van het scherm getoond.

Kolommen op basis van instellingenDe kolommen die worden getoond verschillen per gekozen instellingen bij Rijen en Filters .

Kolommen verschuivenU kunt de weergegeven omzetgegevens zo tonen als u wilt. U kunt de weergegeven kolommenverplaatsen en deze op een voor u prettige volgorde plaatsen. U doet dit door te klikken op het kopjevan de kolom (Nr, Korte oms, etc.) en deze vervolgens te verslepen naar de juiste locatie. Nu laat ude kolom weer los. Deze is nu verplaatst. U kunt de kolommen ook breder of smaller maken, door deeinden van de kolommen te verslepen.

Kolommen ordenenU kunt de resultaten ook sorteren op bijvoorbeeld de kolom aantal, om snel te kunnen zien welkfonds de meeste titels verkocht heeft. Dit doet u door simpelweg op het kopje van de kolom teklikken. De gegevens worden nu geordend op aantal getoond. Als u nogmaals klikt wordt desortering omgedraaid (dus gesorteerd van laag naar hoog, ipv hoog naar laag). U ziet dat isgeordend op een bepaalde kolom door het pijltje in de kop van de kolom.

396




U kunt ook op meerdere kolommen tegelijk sorteren. Dit doet u door de toets ctrl ingedrukt tehouden en vervolgens een tweede kolom aan te klikken. Dus u kunt bijvoorbeeld eerst defondsgroepen sorteren en daarbinnen weer sorteren op fonds.

25.2.2 Rijen en Filters

Links bovenin het scherm vindt u het blok Rijen en Filters. Hier kunt u twee dingen doen:

Kiezen welke gegevens in de rijen moeten worden weergegeven. Filteren op gegevens

25.2.2.1 Rijen

U kunt aangeven welke gegevens in de rijen van het veld omzetgegevens moeten wordenweergegeven. Wij noemen dit ook wel invalshoeken. Zo geeft u het niveau aan waarop de gegevensaan u worden getoond.

U wilt uw omzetgegevens bekijken per klantgroep.

Onder het blokje filters ziet u de knop klantgroep. Klik hierop

Omzetrapportage


397

U ziet nu dat de omzetgegevens per klant worden weergegeven. Op eenzelfde wijze kunt u kiezenvoor de andere invalshoeken. De mogelijke invalshoeken zijn:

Periode (Dag, Week, Maand, Kwartaal, Jaar)VerkoopsoortProjectUitgave (ISBN)DrukFondsFondsgroepKlantKlantgroepAuteurRedacteurLand Aanbieding

Als u klikt op een van deze invalshoeken, terwijl u één of meerdere omzetregels hebtgeselecteerd, dan zal PAC zowel de nieuwe invalshoek selecteren, als filteren op de gekozenregels.

U kunt meerdere invalshoeken tegelijk selecteren door de ctrl toets ingedrukt te houden.

Achter enkele knoppen ziet u een *. Door het gebruik van deze invalshoek kunnendubbeltellingen ontstaan. Bijvoorbeeld: u selecteert op Auteur, maar een bepaalde titel heeft 2auteurs. Deze titel wordt dan dubbel geteld. De getoonde totalen kunnen hierdoor afwijken vande werkelijke totalen.

398




Het is ook mogelijk om retouren te onderscheiden middels de invalshoek Retouren.

25.2.2.2 Een filter selecteren

U kunt uw selectie filteren. U kunt er zo voor kiezen om alleen de omzetgegevens te bekijken vaneen bepaald fonds of een bepaald ISBN.

U wilt het fonds taalcursussen selecteren.

U kunt dit op twee verschillende manieren doen: Selecteren vanuit de resultatenSelecteren bij de filters

25.2.2.2.1 Selecteren vanuit de resultaten

Selecteer de omzetregel Taalcursussen. U ziet nu dat de knop Filteren actief wordt

Klik op de knop filteren. De resultaten worden nu gefilterd, zodat alleen de informatie over hetfonds taalcursussen nog te zien is.

Omzetrapportage


399

U kunt er vervolgens voor kiezen om verder 'in te zoomen' op de gegevens in dit fonds, door eenandere invalshoek te kiezen. Als u nu bijvoorbeeld de invalshoek Uitgave kiest, toont PAC u deverschillende Uitgaven (ISBNs) in het fonds Taalcursus, met de bijbehorende omzetgegevens.

396




Als u klikt op een invalshoek terwijl u één of meerdere omzetregels hebt geselecteerd, dan zalPAC zowel de nieuwe invalshoek selecteren, als filteren op de gekozen regels.

25.2.2.2.2 Selecteren bij de filters

U kunt er ook voor kiezen om via de zoekmogelijkheid bij de filters een filter te selecteren. Dit isbijvoorbeeld handiger als u zoekt op een ISBN, maar niet de resultaten af wilt zoeken naar hetbetreffende ISBN om dit te selecteren.

Klik op het zoekicoon rechts van het gewenste filter

Nu verschijnt een zoekscherm. Onder de kopjes ziet u witte velden. Hierin kunt u bijv. hetISBN dat u weet tikken. Terwijl u tikt filtert het scherm. Hoe meer gegevens u invult, hoe minderresultaten in het scherm overblijven. Uiteindelijk zal er nog maar 1 mogelijkheid in het schermstaan.

398

Omzetrapportage


401

U kunt de kolommen in het zoekscherm ook sorteren en ordenen, net zoals dit kan bij deomzetgegevens .

Selecteer nu het gewenste resultaat. U kunt dit op drie manieren doenAls het gewenste resultaat het bovenste item is kunt u op enter drukken. De bovenste rijwordt dan automatisch geselecteerd.Als er meerdere resultaten over zijn selecteert u het gewenste resultaat met depijltjestoetsen of met de cursor. Vervolgens klikt u op enter of de knop selecteren. Dubbelklik op het gewenste resultaat.

Nu worden de omzetgegevens gefilterd op het door u gekozen ISBN

25.2.3 Kolommen

In het midden van het scherm vindt u het blok Kolommen. De opties onder kolommen maken hetmogelijk om meer gegevens met elkaar te vergelijken. U kunt zo verschillende omzettypen(realisatie, begroting, calculatie, orders...) met elkaar vergelijken. Maar u kunt ook bijvoorbeeld uwklantgroepen uitzetten tegen uw fondsgroepen.

Hier kunt u het volgende doen:

De weer te geven omzettypes kiezenDe kolommen kiezen die per omzettype dienen te worden weergegevenEen kolomgroepering kiezen

25.2.3.1 Omzettype kiezen

PAC Omzetrapportage biedt u de mogelijkheid om verschillende omzettypen met elkaar tevergelijken. Dit zijn:

395




RealisatieBegrotingCalculatieOrdersKosten

U kunt omzettypen met elkaar vergelijken door deze aan te vinken. Als u een omzettype aanvinktverschijnen in het scherm omzetgegevens een aantal nieuwe kolommen in de kleur waarmee hetgekozen omzettype is gehighlight.

U kunt de kolommen van het ene en het andere omzettype verslepen en door elkaar weergeven. Ukunt zo dus bijvoorbeeld alle kolommen Bruto incl. van meerdere omzettypes naast elkaarweergeven, zodat u deze snel met elkaar kunt vergelijken.

25.2.3.2 Kolommen per omzettype kiezen

PAC Omzetrapportage geeft u omzetgegevens over aantal, bruto incl, netto excl. etc, verdeeld inkolommen. U zult niet altijd alle mogelijke kolommen willen zien voor uw rapportage. Zeker als umeerdere omzettypes of een extra invalshoek kiest. U heeft daarom de mogelijkheid om PAC perrapportage alleen die kolommen te laten tonen die u wilt zien. Als u een kolom niet wilt tonen, danvinkt u deze niet langer aan. De kolom wordt nu direct weggehaald uit uw resultaat.

Het is ook mogelijk om door Verkaart Automatisering extra berekende kolommen toe te latenvoegen, waarin bijvoorbeeld de korting of de BTW apart wordt getoond. Neem als u graagadditionele kolommen wilt toevoegen hierover contact op met Verkaart Automatisering.

Met het veld NettoInclKlant is het mogelijk om te zien hoeveel de klant werkelijk heeft betaaldincl. btw. Het CB levert namelijk aan onder meer Belgische klanten met btw nr zonder btw. Echter, inde afrekening van CB aan de uitgeverij wordt wel met btw gerekend. Dit komt omdat er een fictievelevering plaatsvindt binnen Nederland mét 6%. De CB levering aan Belgie is Intracommunitair en dusis de btw verlegd (mits de afnemer een btw nummer heeft - en is gebruikt). Dit veld NettoInclKlantkan bij de omzetrapportage worden opgevraagd.

25.2.3.3 Kolomgroepering

De mogelijkheid tot het kiezen van een kolomgroeppering maakt het mogelijk om nog complexererapportages te creëren. U kunt niet alleen een invalshoek kiezen en deze uitzetten tegen meerdereomzettypes. Maar u kunt ook deze omzettypen weer weergeven per kolomgroepering.

Zo kunt u bijvoorbeeld een rapport creëren waarin u als invalshoek klantgroepen kiest, als omzettyperealisatie en als extra invalshoek fondsgroepen, zoals hieronder is weergegeven.

Omzetrapportage


403

25.2.4 Filters extra

De knop Filteren wordt enkel actief als er één of meerdere regels bij de omzetgegevens zijngeselecteerd. Als u nu klikt op de knop filteren filtert PAC de gegevens op de gekozen regel(s).

De knop Reset Filters maakt al uw filters leeg, behalve het filter periode (Dag, Week, Maand,Kwartaal, Jaar). U kunt zo dus snel overnieuw beginnen om een andere rapportage te creëren van uwomzetgegevens.

De reden dat het filter periode niet leeg wordt gemaakt is dat dan, iedere keer als u de resetfilter optie wordt gebruikt, alle omzetgegevens moeten worden opgehaald door PAC. Hoe langeru werkt met PAC, des te meer gegevens dit zijn. Het ophalen van al deze gegevens kan erg langduren. Als de fllter op periode blijft staan duurt het ophalen van gegevens aanzienlijk minderlang. Als u ook het filter op periode wilt weghalen kunt u dit handmatig doen, door op het rodekruisje te klikken naast het filterveld voor periode.

Datum is een belangrijk extra filter. Hiermee kunt u direct selecteren op De huidige of vorige dag,week, maand, kwartaal of jaar. Dit filter is vooral handig voor het maken van herbruikbarerapportages waarin u bijvoorbeeld de omzetgegevens van de huidige maand wilt bekijken.

25.2.5 Meerdere rapportages tegelijk

Hoewel u alle gegevens in een enkel scherm kunt inzien, is het wel mogelijk meerdere rapportagestegelijk open te hebben staan. Zo kunt u een rapportage bewaren en in een nieuw scherm werkenaan een tweede rapportage.

Om een nieuw rapportagescherm te openen gaat u naar bestand en kiest u dan voor Nieuw

Omzetrapportage scherm. Nu opent zich een nieuwe, lege omzetrapportage. U kunt terugschakelen




naar uw vorige rapportage door in het scherm venster de eerste rapportage te selecteren.

25.3 Standaard rapportages

Een aantal rapportages zult u steeds opnieuw willen gebruiken. Deze rapportages vindt u terug onderStandaard rapportages.

Er zijn twee typen standaard rapportages:

Standaard SysteemrapportagesStandaard Gebruikersrapportages

25.3.1 Standaard Systeemrapportages

Standaard systeemrapportages zijn de rapportages die standaard met PAC Omzetrapportage wordenmeegeleverd.

Als u gebruik wilt maken van een systeemrapportage, klik dan op het dropdown menu onder standaard systeemrapportage. U ziet nu een aantal mogelijkheden. Selecteer de systeemrapportage dieu wilt inzien. Als u deze heeft geselecteerd, zal PAC deze rapportage direct openen.

25.3.2 Standaard Gebruikersrapportages

Standaard gebruikersrapportages zijn de rapportages die u als gebruiker zelf kunt maken.

25.3.2.1 Gebruikersrapportage aanmaken

Het aanmaken van een gebruikersrapportage is zeer gemakkelijk.

Maak eerst met de verschillende selectie mogelijkheden (rijen en filters en kolommen )de rapportage die u wilt hergebruiken. Als u tevreden bent over over de rapportage, klik dan op deknop Rapp. Opslaan onder het kopje standaard rapportages. Nu verschijnt het volgende schermpje.

Vul hier de naam in van de rapportage.

U kunt ook een bestaande rapportage overschrijven. Typ dan de naam van de rapportage in,

396 401

Omzetrapportage


405

of selecteer deze uit het drop down menu in het scherm rapportage opslaan.

Druk nu op opslaan. Als u een bestaande rapportage probeert te overschrijven, zal PACOmzetrapportage u vragen om bevestiging.

De door u gemaakt gebruikersrapportage is nu opgeslagen. U kunt deze nu later opnieuw selecteren.

25.3.2.2 Gebruikersrapportages selecteren

Als u gebruik wilt maken van een gebruikersrapportage, klik dan op het dropdown menu onder standaard gebruikersrapportages. U ziet nu een aantal mogelijkheden. Selecteer degebruikersrapportage die u wilt inzien. Als u deze heeft geselecteerd, zal PAC deze rapportage directopenen.

25.3.3 Rapportages beschikbaar stellen

Indien u op kantoor in PAC een gebruikersrapportage heeft gebouwd dat u beschikbaar wilt stellenaan iedereen voor algemeen gebruik dan kunt u dit doen door de rapportage te openen envervolgens deze weer op te slaan, maar dan als Standaard rapportage. Nu kan iedereen dezerapportage ook gebruiken.

Op dat moment heeft u de rapportage echter twee keer in uw overzicht. U kunt degebruikersrapportage dan ook het beste verwijderen door deze eerst onder gebruikersrapportage teopenen en vervolgens te klikken op Rapportage verwijderen in het menu Rapportages.

25.4 Afdrukken en Exporteren

De rapportage die u heeft gemaakt zult u op een gegeven moment willen afdrukken of exporterennaar excel of bijvoorbeeld naar XML (ten behoeve van de uitwisseling van door u gemaakterapportages met uw collega's).

Mogelijkheden voor afdrukken en exporteren vindt u terug in het menu Acties. De meest gebruikteacties, Afdrukken en Exporteren naar Excel, vindt u direct in het scherm terug onder het kopje Getoonde rapportage....

U heeft de volgende mogelijkheden

AfdrukkenExporteren naar ExcelExporteren naar XMLExporteren van Standaard RapportagesImporteren Standaard Rapportages

25.4.1 Afdrukken

Als u klikt op de knop Afdrukken wordt eerst een print preview scherm getoond.

Hier kunt u instellingen voor u print wijzigen, zoals de afdrukstand van de pagina of de marges. Als utevreden bent met het resultaat klikt u op het print icoon. Uw pagina wordt nu afgedrukt.

405




25.4.2 Exporteren naar Excel

Het kan veelal handig zijn om uw rapportage te exporteren naar Excel, bijvoorbeeld om deze tekunnen bewerken en afdrukken voor communicatie en vergaderingen.

Dit exporteren kunt u doen op twee manieren:Met de knop Naar Excel in het scherm.Onder Acties - Exporteren resultaat naar Excel.

De rapportage wordt direct in excel geopend.

25.4.3 Exporteren naar XML

U kunt uw rapportage ook exporteren naar XML. XML is een export mogelijkheid die zich goed leentvoor het uitwisselen van gegevens tussen databases en voor het maken van andere rapportage doorhieraan een sjabloon te koppelen (XSL).

U kunt een rapport exporteren naar XML door onder Acties te kiezen voor Exporteer resultaat naar XML.

25.4.4 Exporteren Standaard rapportage

Ten behoeve van het werken op laptops en het toch kunnen delen van zelf gemaakte rapportagesmet collega's kunnen de rapportages worden geexporteerd en geimporteerd.

U kunt de standaard rapportages exporteren, zodat deze bijvoorbeeld door een collega centraal weerkunnen worden geimporteerd en algemeen beschikbaar worden gesteld of kan worden toegevoegdaan zijn / haar Gebruikersrapportages.

U kunt een standaard rapportage exporteren naar XML door onder Acties te kiezen voorExporteer standaard rapportages naar XML. Nu verschijnt onderstaand scherm.

U kunt nu kiezen wat u wilt exporteren. Alle rapportages exporteren maakt een export van al uw rapportages, zowel de standaardsysteem als de gebruikersrapportages. Met gebruikersrapportages exporteren exporteert u alle gebruikersrapportagesMet systeemrapportages exporteren exporteert u alle systeemrapportagesAls u een enkele rapportage exporteren selecteert dan kunt u één rapportage kiezen en dezeexporteren.

U krijgt hierna deze melding, met hierop de locatie waar de rapportage is neergezet.

Omzetrapportage


407

25.4.5 Importeren Standaard rapportage

Standaard rapportages die zijn geexporteerd kunnen door een andere gebruiker ook weer wordengeimporteerd.

U kunt een standaard rapportage importeren naar XML door onder Acties te kiezen voorImporteer standaard rapportages naar XML.

Nu verschijnt een scherm selecteren rapportages. Zoek de rapportage die u wilt importeren open open deze.De rapportage wordt nu geimporteerd. Als dit succesvol is afgerond ziet u devolgende bevestiging:

U kunt de geimporteerde rapportage nu benaderen onder uw gebruikersrapportages.

25.5 Omzetrapportage portable

Het is ook mogelijk voor uw vertegenwoordigers om de omzetrapportage van PAC mee te nemen ophun laptops. Hiervoor is de omzetrapportage portable gemaakt. Deze toevoeging op de moduleOmzetrapportage maakt het mogelijk om de omzetgegevens van kantoor op te halen met eenlaptop.

Wanneer u uw vertegenwoordigers op de hoogte wil brengen van nieuwe omzetgegevens dient u deadministratie te verzenden naar uw vertegenwoordigers. Dit gebeurt met dezelfde functie waarmeeook de titels en relaties worden overgezonden naar uw vertegenwoordigers (ten behoeve van demodule PAC Order Portable). De omzetdatabase is een grote database met veel gegevens. Dezewordt daarom alleen meegezonden naar uw vertegenwoordigers als u dit heeft aangevinkt. Dit doet uonder Systeem - Algemene instellingen - onderdeel PAC.NET. Plaats nu een vinkje achter het label OMZET

.

Het klaarzetten van de administratie zal door 1 persoon binnen uw uitgeverij worden uitgevoerd. Deadministratie kan vervolgens door alle vertegenwoordigers worden opgehaald.

Binnendienst: Administratie naar PAC.net verzenden (op een PC van uw uitgeverij naar PAC.net)

Na het inloggen in het scherm administratie openen klikt u op de knop systeemfuncties.

Vervolgens klikt u op de knop Administratie naar PAC Net verzenden.

Vertegenwoordiger: Administratie van PAC.net ophalen (van PAC.net naar de laptop van devertegenwoordiger)




De vertegenwoordiger logt in met de gebruikersnaam update, wachtwoord update. (Dit is eengebruikersnaam zonder rechten, die nodig is om toegang te krijgen tot de knop systeemfuncties).


Vervolgens klikt u op de knop Administratie van PAC Net ophalen

De vertegenwoordiger moet nu uitloggen en opnieuw inloggen met zijn eigen inlognaam.

Deel

XXVI




26 Communicatie

Met de functies onder communicatie kunnen imports en exports worden uitgevoerd. Destamgegevens die nodig zijn voor dezxe import/export functies zijn hier ook te vinden. Al dezefuncties vindt u samen onder het menupad Communicatie.

U ziet hier de volgende onderdelen:

ImporterenExporterenBatchrunONIXCentraal BoekhuisDrukkerijStaffels

26.1 Importeren

Mogelijk imports zijn (afhankelijk van uw licentie):

Orders van vertegenwoordigers: hiermee haalt u de orders die uw vertegenwoordigers aan uhebben gestuurd op. Externe orders: Dit is een grote hoeveelheid orders dat in een ander formaat wordt aangeleverd.Denk hierbij bijvoorbeeld aan BGN Orders. Dit wordt als volgt gedaan: BGN bestand -> platteXML -> XSL conversie -> werkbaar PAC XML -> PAC Tabellen. Mutaties van CB en Libridis: Hiermee importeert u gegevens van CB en Libridis over afzet enklantgegevens. AccountView Stamgegevens: Hiermee importeert u enkele stamgegevens van AccountView naarPAC.Onderhanden Werk: Met deze import haalt u gegevens uit uw financiële pakket (op dit momentBestmate) op en importeert deze in PAC. Deze gegevens worden gecombineerd metcalculatiegegevens in PAC om zo de rapportage Onderhanden Werk te creëren. Royaltyvoorraad: Hiermee kunt u voorraadgegevens van het CB importeren tbv uw

410

412

414

414

417

171

Communicatie


411

royaltyafhandelingRoyaltyverkopen: hiermee kunt u verkoopgegevens van het CB importeren tbv uwroyaltyafhandeling.Royalty hand. mutaties: Hiermee kunt u handmatige mutaties die op een bepaald formaatverwerkt zijn importeren in PAC. Importeren Klopotekbestanden. Hiermee kunt u, via een XML import, gegevens uit het programmaPPM van Klopotek importeren in PAC. Op dit moment kunnen worden geimporteerd: titels,omzet, klanten, stroomnummers en drukdetails.

Indien er tijdens het importeren van gegevens problemen voordoen, dan zal PAC hierover eendocument genereren met de geconstateerde problemen.

26.1.1 Mutaties van CB

Bij het importeren middels de knop Mutaties van CB en Libridis worden veel verschillende gegevensvan CB geimporteerd. Welke gegevens worden geimporteerd is afhankelijk van de abonnementen dieu bij het CB heeft afgesloten. Mogelijke abonnementen zijn:

Abonnement orderinvoer Het digitaal indienen van orders Ontvangstbevestiging van het digitaal orderbericht Relatiebestand ArtikelbestandHet indienen van artikelen via ONIX

Abonnement ordermanagement Uitgevoerde OpdrachtenNiet Uitgevoerde Opdrachten Openstaande Opdrachten

Abonnement voorraad Goederenbeweging Voorraad

De actuele prijzen en afspraken kunnen bij Herman Koetsier of uw accountmanager van het CBworden nagevraagd.

Het kan voorkomen dat u na het importeren van de CB gegevens een melding krijgt. Dit komt danomdat de geimporteerde CB gegevens niet aansluiten op de inhoud in PAC. Dit kan bijvoorbeeld inonderstaande gevallen voorkomen:

U wilt omzet, voorraad of voorraadmutaties van het CB importeren, maar het ISBN bestaatnog niet in PAC. U dient nu dit ISBN alsnog aan te maken in PAC waarna de juiste koppelingwel bestaat en u de gegevens verder kunt verwerken.Het CB levert een relatie aan met een nieuwe klantgroep. Deze CB Klantgroep moet dan eerstworden gemapt naar de juiste PAC klantgroep bij CB CB Klantgroepmapping waarna uverder kunt verwerken.U heeft meerdere drukken, maar de aangeleverde informatie van het CB bevat alleen ISBN engeen drukinformatie. Om toch de mutaties en voorraad op de juiste druk te registreren is eensignaalfunctie nodig. Één van de meest voor de hand liggende signaal-/controlemomenten isals bij CB een inslag wordt geregistreerd. Dat kan in PAC worden ingesteld zodat bij import vaninslag van CB de mutaties op het ISBN worden geblokkeerd. Vervolgens worden van allegeblokkeerde titels na de initiële import via een handige functie in de cockpit bij voorraadoverboeken gevraagd welke actie moet worden ondernomen. Dit kan zijn dat er niets hoeftte gebeuren, er is geen nieuwe druk en de inslagboeking is wellicht een correctie. Het kan ookzijn dat er wel een nieuwe druk is, dat kan dan worden ingesteld en dan zal de actuele

414

23




voorraad worden overgeboekt. Hierna kunnen de voormalig geblokkeerde ISBN mutatiesverder worden verwerkt.

De gegevens van het CB worden op verschillende tijdstippen klaargezet. De laatste CB gegevens(artikelen) worden voor zover bekend pas rond een uur of 8 klaargezet. Houdt u hier rekening meeals u gebruik maakt van batchrun of als u zelf gegevens middels FTP ophaalt van de server van hetCB.

Indien u iedere dag uw CB gegevens importeert dan zal het importeren van CB gegevens niet veeltijd kosten. Als u rond 7 of 8 uur de import start, dan zal de import afgerond zijn voor uwmedewerkers met PAC aan de slag willen. Het importeren van grotere bestanden (maandbestanden),bijv omdat u een inhaalslag moet maken met de import, zal wel langer duren. U moet er danrekening mee houden dat de gebruikers van PAC een langere periode (mogelijk enkele uren) niet metPAC kunnen werken.

26.1.2 Onderhanden werk

Het importeren van het onderhanden werk kan worden gestart vanuit Communicatie | Importeren |Onderhanden werk.

De gegevens die worden geimporteerd zijn de inkoopfacturen vanuit de boekhouding. Dit kanBestmate of AccountView zijn.

Bij de import wordt automatisch bepaald om welke gewijzigde drukken het gaat in die periode endaarvan worden de OHW saldi geactualiseerd, zelfs als deze zijn afgesloten ivm het bepalen van dewerkelijke saldi. Na afsluiten worden wijzigingen in het saldo weergegeven in het notitieveld alslogboek.

26.2 Exporteren

U kunt de volgende zaken exporteren:

Orders naar kantoor (alleen voor PAC Laptop): hiermee stuurt u vanaf uw laptop orders naar deuitgeverij.Opdrachten naar CB: Hiermee verzend u uw opdrachten in PAC naar het Centraal Boekhuis. ONIX-Bibliogr. titels naar CB: Hiermee verzend u uw titelgegevens naar het Centraal Boekhuis viaONIX. Journaalposten: Hiermee verzendt u journaalposten aangemaakt in PAC (door bijvoorbeeldwijzigingen in de voorraad of fakturen) naar uw Financiële Administratie software (AccountView). AccountView Stamgegevens: Hiermee verzendt u onder meer debiteuren en crediteuren en titels naaruw Financiële Administratie (AccountView). Zie verder Algemene instellingen | AccountViewCalculaties naar administratie: hiermee verzendt u uw calculatiegegevens naar uw financiëleadministratie (Bestmate).

26.2.1 Journaalposten

Het communiceren van de journaalposten naar de boekhouding kan in dit venster worden ingesteld.

509

Communicatie


413

Daarbij kunnen de volgende gegevens worden ingesteld:Bron: Geef aan om welk journaalposttype (soort) het gaatUitvoeren: Tijdens sommige periodes kan het nuttig zijn om bv alleen de royalty journaalposten aante laten maken. Dan is het zinvol om Uitvoeren bij de verschillende soorten in te stellen of uit tezetten.Mutatie datum van: Conditie voor de te selecteren mutaties op basis van een datumtraject. Dit is debegindatum.t/m: Conditie voor de te selecteren mutaties op basis van een datumtraject. Dit is de einddatum.Boekjaar: Vul hier in om aan te geven in welk boekjaar de gegevens moeten komen. Soms kan hetvoorkomen dat de geselecteerde mutaties van een ander datumtraject naar een ander boekjaargaan (gebeurt soms bij royalty's).Boekperiode obv mutatiedatum: Als er een vaste boekperiode en -datum moet worden gebruikt wordtdit veld uitgezet en kan vervolgens de vaste boekperiode en -datum worden ingevuld. Alle mutatiesworden dan daarop geboekt. Dit gebeurt wel eens in initiele/aanloopfasen. Indien de boekperiodeen -datum afhankelijk moet zijn van mutatiedatum, zet dan het vinkje aan.Vaste boekperiode: een vaste boekperiode. bij maanden: 1-12.Vaste boekdatum: een vaste boekdatum. Zorg ervoor dat deze overeenkomt met de periode in deboekperiode (niet absoluut noodzakelijk, wel zeer gebruikelijk).

De knop Uitvoeren jan-dec zorgt er in aanloopfasen voor dat alle perioden automatisch wordendoorlopen door het exportscript.

De knop Te journaliseren afdrukken zorgt ervoor dat er een journaalverslag uitkomt zonder dat ditconsequenties heeft. De journaalposten worden niet daadwerkelijk aangemaakt.

Met de knop Uitvoeren worden de daadwerkelijke journaalposten aangemaakt in de boekhouding. Degemaakte journaalposten worden tevens op een journaarverslag afgedrukt. Eventuele fouten komenop een apart foutverslag terecht waarna actie kan worden ondernomen om dit te herstellen.




26.3 Batchscriptbeheer

Voor informatie over batchscriptbeheer, zie de module beschrijving batchrun .

26.4 ONIX

ONIX is een standaard waarmee bibliografische titelgegevens kunnen worden uitgewisseld metandere partijen. Dit kunnen allerlei verschillende partijen zijn. Zo biedt PAC ondersteuning aancommunicatie via ONIX met o.a. het CB, CvdM en met POD Drukkerij Scanlaser. Ieder van dezeontvangers heeft zo zijn eigen eisen aan de inrichting van het ONIX bestand. De detailbeschrijvingvindt u in het hoofdstuk ONIX en XML koppeling .

26.5 Centraal Boekhuis

26.5.1 CB Klantgroepmapping

Het Centraal Boekhuis hanteert een veelvoud aan klantgroepen. Deze klantgroepen zullen en kunnenechter niet overeenkomen met de klantgroepindeling die u wilt hanteren voor het inzien van uwomzetcijfers en in nota rapportages. PAC biedt daarom de mogelijkheid om de CB klantgroepen temappen naar PAC Klantgroepen . Dit doet u onder CB Klantgroepmapping.

In CBKlantgroepmapping ziet u op iedere regel in het veld toelichting een omschrijving van deklantgroep die het CB hanteert. U kunt vervolgens in de kolom Mappen naar klantgroep een PACKlantgroep selecteren. gegevens van meerdere CB Klantgroepen kan zo in PAC wordensamengevoegd in één PAC klantgroep. De overige gegevens hoeft u niet te wijzigen.

Indien er bij een import van CB gegevens nieuwe klantgroepen worden aangemeld, dan worden dezedoor PAC automatisch toegevoegd onderaan de lijst van CB klantgroepen in de CBKlantgroepmapping. U krijgt hier bij de import ook een melding van. Als u CB Klantgroepmappingopent, dan ziet u dat er onderaan de lijst nieuwe regels zijn toegevoegd, waarbij de kolom mappennaar klantgroep nog niet is ingevuld. Deze regels zijn fel rood gekleurd en daarmee duidelijkherkenbaar. Het is belangrijk dat u deze regels zo snel mogelijk vertaalt naar de juiste PACklantgroep, ten behoeve van een juiste verwerking van de omzet en in nota gegevens.

26.5.2 CB Omzetmutatietypes

Dit onderdeel wordt ingericht door de consultant van Verkaart Automatisering. U dient hier geenwijzigingen in aan te brengen, tenzij u hierin door Verkaart Automatisering wordt ondersteund. u kunt

454

434

617

Communicatie


415

het vinden onder Communicatie | Centraal Boekhuis | CB Omzetmutatietypes. Het volgende venster (deel1) wordt weergegeven:

en de volgende kolommen:

Omschrijving - de omschrijving van de omzetmutatie, soms alleen weergegeven door combinatiesvan codes omdat er geen echte omschrijving van is.OPD - Opdrachttype bij CBVOS - Verkoop Omzet Soort bij CBTVWC - Transactie Voorwaarde Categorie bij CB (AANB, DIO, DUD) voor automatischekortingsbepalingRetour - Retourcode, bijvoorbeeld RVR = recht van retour, BES = beschadigd, e.d.BestIndicatie - Bestemmingsindicatie van de goederen, C=Courante voorraad, I=Incourantevoorraad




Actief - Om aan te geven of er automatische verwerking op plaatsvindt bij import. Als deze uitstaaten er wordt op deze code geimporteerd komt deze code automatisch op een foutlijst. Kan handigzijn als u wilt controleren of bepaalde foutieve combinaties worden toegepast en zo actie daaropondernemen.IsOmzet - Om aan te geven of de omzet ook als zodanig moet worden geregistreerd in PAC omzet,zo ja waarop, zie hieronder.Omzetmagazijn - Als het omzet is, is het vrijwel altijd CB magazijn. Er zijn op dit moment geensituaties bekend waarin dat niet zo zou moeten zijn. Wellicht in de toekomst.< vks A - U kunt ervoor zorgen dat verkeerde gecodeerde Presenten/gratis exemplaren toch opPresent komen ipv bv foutieve Aanbieding. Dan dient u Korting% op 100% te zetten, < Vks A op'aanbieding' (etc) en = vks B op Presenten.Korting% - U kunt korting splitsen, bijvoorbeeld 100% is altijd Presenten ondanks de gebruiktecode, maar hoge korting zou ook kunnen. Met 0% geeft u aan niet te splitsen. Dan geldt = vks B.U kunt dan < vks A niet gebruiken.= vks B - Als de korting gelijk is (of hoger) aan Korting % dan deze ingestelde verkoopsoortgebruiken.vrd mut 1 - Voorraadmutatie 1: Als deze omzet een voorraadmutatie met zich meebrengt (in demeeste normale gevallen wel) dan dit aanvinken bij de eerste mutatie.VM1magazijn - Voorraadmutatie 1 - Magazijn : Het magazijn waarin deze mutatie wordt geplaatst.Meestal Centraal Boekhuis, maar soms ook PM (pro memory - te onthouden).VM1Type - Voorraadmutatie 1 - Het mutatietype waarop de mutatie moet worden geboekt, dit isvaak een interne codering die de mutaties van CB logischer verdicht naar bruikbare types.VM1Rekenfactor - Voorraadmutatie 1 - De rekenfactor die op het aantal wordt losgelaten. Eenpositieve verkoop is vaak een negatieve voorraadmutatie (verkoop gaat van de voorraad af).vrd mut 2 - Als de verkoop ook een tweede voorraadmutatie veroorzaakt dan kan dit wordenaangevinkt. Meestal gaat het dan juist niet om Centraal boekhuis, maar om PM of een andermagazijn.VM2Magazijn - Voorraadmutatie 2 (zie hierboven)VM2Type - Voorraadmutatie 2 (zie hierboven)VM2Rekenfactor - Voorraadmutatie 2 (zie hierboven)Opmerkingen 1-5 - Diverse nuttige opmerkingen

De omzetgegevens van het CB bevatten niet altijd de juiste coderingen waardoor niet de juistemapping van CB-codes naar verkoopsoorten ontstaat. Zo worden de omzetrapportages,journaalposten en royalty's niet juist weergegeven/verwerkt. Meestal zit dit in de kortingsfeer. BvLNORM (icm andere coderingen w.o. verkoopomzetsoort en transactievoorwaardecategorie) met100% korting is eigenlijk een gratis levering. Vanaf nu kan worden ingesteld dat LNORM met 100%naar Presenten toe gaat en daaronder op de 'normale' manier naar bv aanbieding (als dat in diecodering zo is ingesteld->LNORM/AANB/AANB). Daarmee kan ook het tegengestelde wordengecorrigeerd. Bv LPROM die niet met 100% korting wordt gefactureerd is eigenlijk een normalelevering: bij LPROM/DIO/NORM wordt de verkoopsoort naverkoop, bij LPROM/DIO/CLUB wordt deverkoopsoort club en ga zo maar door.

26.5.3 CB-Voorraadmutatiecodes

Indien u gebruik maakt van het CB Digicom bestand met voorraadmutaties (.GRD) dan kunt uhieronder aangeven hoe de diverse soorten mutatiecodes van het CB moeten worden vertaald naarde royaltycomponenten binnen PAC.

Communicatie


417

Velden in de kolom Royaltycomponent die rood zijn gekleurd dient u verplicht in te voeren. Dezevelden zijn nodig voor de correcte import van de gegevens in PAC. Overige velden zijn niet verplicht.

26.5.4 Royalty

26.5.4.1 CB-Voorraadstandstypes

Indien u voor de royalty's rechtstreeks gebruik maakt van het CB Digicom bestand metvoorrraadstanden (.VOR) dan kunt u hieronder aangeven hoe de diverse voorraad standen van hetCB moeten worden vertaald naar de overeenkomstige royaltycomponenten binnen PAC.

26.6 Drukkerij Staffels

U kunt de volgende zaken inrichten:

StaffeldrukkerijenStaffelverschijningsvormenStaffelformatenStaffelpapiersoorten

26.6.1 Staffeldrukkerijen

Hier kunt u de staffeldrukkerijen definiéren. Dit zijn de drukkerijen die direct aan de staffels wordengekoppeld. De werkelijke gebruikte drukkerijen worden vastgelegd in het relatiebeheer met decategorie 'drukkerijen'. U koppelt vervolgens de staffeldrukkerij aan de relatie door in het relatiebeheer onder het tabblad inkoop bij staffeldrukkeij de gewenste drukkerij te selecteren.

417

418

418

419




26.6.2 Staffelverschijningsvormen

Hier kunt u de staffelverschijningsvormen definieren. Dit zijn de verschijningsvormen die direct aande staffels worden gekoppeld. De werkelijke gebruikte verschijningsvormen worden vastgelegd in verschijningsvormbeheer. In verschijningsvormbeheer kunt u ook de werkelijke verschijningsvorm aan destaffelverschijningsvorm koppelen door in de kolom In staffel de juiste staffelverschijningsvorm teselecteren.

26.6.3 Staffelformaten

Hier kunt u de staffelformaten definieren. Dit zijn de formaten die direct aan de staffels wordengekoppeld. De werkelijke gebruikte formaten worden vastgelegd in formaatbeheer. In formaatbeheer kunt u ook de werkelijke formaten aan de staffelformaten koppelen door in dekolom In staffel de juiste staffelformaten te selecteren.

Communicatie


419

26.6.4 Staffelpapiersoorten

Hier kunt u de staffelpapiersoorten definieren. Dit zijn de papiersoorten die direct aan de staffelsworden gekoppeld. De werkelijke gebruikte papiersoorten worden vastgelegd in papiersoortbeheer.In papiersoortbeheer kunt u ook de werkelijke papiersoort aan de staffelverschijningsvorm koppelendoor in de kolom In staffel de juiste staffelpapiersoort te selecteren.

26.7 Werkinstructies communicatie

In deze paragraaf vindt u werkinstructies bij problemen in de communicatie.

26.7.1 CB Omzet koppelvelden instellen

26.7.1.1 ISBN onbekend in PAC

Bestand Veld Waarde

Omzetmutatie EAN 9789012345678

Treedt op in situatie:

- Het project bestaat niet en dus de uitgave (met EAN/ISBN 9789012345678) ook niet.

- Het project bestaat, maar de uitgave niet.

- Het project en de uitgave bestaan, maar het ISBN is niet toegekend

Oplossing:




1. Ga naar projectbeheer en stel vast dat het ISBN niet bestaat.

2. Als het project/titel niet bestaat: toevoegen project/titel

3. Als de uitgave niet bestaat: toevoegen uitgaven

4. Voeg bij de (evt nieuwe) uitgave het ISBN toe

5. Uitgave bewaren

6. Gereed

26.7.1.2 Relatie als CB-relatie onbekend in PAC

Bestand Veld Waarde

Omzetmutatie CBRelatieID 9765713


- De relatie/klant (met CBRelatieID 9765713) bestaat niet

- De relatie/klant bestaat, maar heeft geen CBRelatieID

Oplossing:

1. Bij de relatie is het veld CBRelatieID is leeg en zal moeten worden gevuld. Dat kan alleendoor de ‘power-user’ worden gedaan. Ga naar gebruikersprofiel/instellingen, onderdeelAlgemeen en stel uzelf als power-user in met de knop ‘Power-user instellen’. Vul hetwachtwoord in dat intern bij de uitgeverij bekend moet zijn.

2. Ga naar relatiebeheer en stel vast dat de relatie/klant niet bestaat.

3. Als de relatie/klant niet bestaat: toevoegen relatie

4. Ga naar het tabblad Verkoop

5. Het veld RelatieID onder ‘Registratiegegevens Centraal Boekhuis’ kan nu wordeningevuld.

6. Controleer direct de velden “Bijwerken bij import’ en aan de linkerkant ‘Klantgroep’

7. Relatie bewaren

8. Sluit PAC om de power-user uit te zetten (ga nooit normaal verder met PAC als power-user!)

9. Gereed

26.7.1.3 CBRelatie heeft geen klantgroepindeling in PAC

Bestand Veld Waarde

Omzetmutatie CBRelatie-Klantgroep 9191206


Communicatie


421

- De relatie/klant (met CBRelatieID 9191206) bestaat als CBRelatie (CBRelatieID isingevuld), maar heeft geen Klantgroep-indeling

- Deze klantgroepindeling kan op ‘automatisch’ staan ingesteld in relatiebeheer in het veld‘Bijwerken bij import’ (instelling ‘NAW en klantgroep’ of ‘Alleen klantgroep’). Dat betekentdat uit aangeleverde CBgegevens (zie inhoud dmv knop ‘CBRelatie tonen’) wordt bepaaldadhv de mappingstabel ‘CB Klantgroepmapping’ (Communicatie | Centraal Boekhuis | CBKlantgroepmapping) wat de belangrijkste indeling is (hoogste prioriteit wordt aangegevendoor het nummer het meest dichtbij 1 ofwel het laagste prioriteit-nummer. Lees prioriteit1 is hoogste prioriteit). Het kan zijn dat er geen indeling is opgegeven door CB of dat dieindeling tot een voor de uitgeverij verkeerde indeling leidt.

Oplossing:

1. Ga naar de relatie in relatiebeheer

2. Ga naar het tabblad Verkoop

3. Stel vast dat het veld ‘Klantgroep’ leeg is

4. Bepaal wat er moet gebeuren:

a. Bijwerken bij import staat aan en klantgroep bijwerken ook, maar leidt niet tot eenklantgroep

i. Zet bijwerken van klantgroep uit (NAW mag blijven staan als dat staat ingesteld)

ii. Vul vervolgens de klantgroep zelf in (dit is ter beoordeling van uitgeverij zelf)

b. Bijwerken bij import staat uit, maar uit de cbindeling zou een goede indeling moetenvolgen

i. Vul dan eerst de ‘goede’ klantgroep handmatig in zodat de import straks kanworden doorgestart (anders moet worden gewacht tot het volgenderelatiebestand wordt geïmporteerd, kan de volgende dag zijn, maar soms ook devolgende week of maand)

ii. Zet vervolgens ‘bijwerken bij import’ aan (als dat nog niet aan stond)

iii. Kies vervolgens ‘NAW en klantgroep’ of ‘Alleen klantgroep’, afhankelijk van degewenste situatie

5. Relatie bewaren

6. Gereed

26.7.1.4 Omzetmutatie typecombinatie niet eerder verwerkt

Bestand Veld Waarde

Omzetmutatie TypecombinatieLPROM.PRES.AANB..


- Het de eerste keer is dat deze combinatie van omzettypes (opdrachttype,verkoopomzetsoort, en transactievoorwaardecategorie, evt aangevuld met retourreden en




bestemmingsindicatie: dit zijn alle CB types, niet PAC types!) wordt aangeleverd.

- Vaak is het zo dat deze combinatie in PAC al wel bekend is, maar nog niet is ingerichtvoor verwerking in het logistieke systeem.

- Het kan echter ook zo zijn dat deze combinatie minder voor de hand ligt en nooit eerderis voorgekomen en daarom nooit als zodanig in PAC is vastgelegd. Dit dient dan aanVerkaart automatisering bekend te worden gemaakt.

Oplossing:

1. Ga naar de Communicatie | Centraal Boekhuis | CB Omzetmutatietypes

2. Zoek in de bestaande lijst naar de combinatiecode die zojuist is aangeleverd

3. Bepaal wat er moet gebeuren:

a. De combinatiecode staat in de lijst (maar is niet actief)

i. Bepaal wat er moet gebeuren met omzet met deze combinatie om het juist teverwerken. (suggestie: bekijk naar vergelijkbare regels. Het kan in sommigegevallen een vreemde combinatie zijn die is veroorzaakt door ‘verkeerde’ invoerbij de uitgeverij in CB Online of door CB medewerkers. Bedenk in dat geval wathet gevolg is voor het logistieke proces, de financiele consequentie(journaalposten) en eventueel de royalties. Vaak wordt het dan duidelijk. U kuntons ook om advies vragen.)

b. De combinatiecode staat NIET in de lijst

i. Neem contact op met Verkaart Automatisering en verzend een mail met hetexceldocument als bijlage (de bijlage is absoluut noodzakelijk ommiscommunicatie te verkomen).

ii. Wij zullen in de eerst volgende release (meestal binnen 5 werkdagen) deze codeopnemen

iii. U krijgt een seintje als de release beschikbaar is

iv. Nadat de update door jullie is opgehaald en geïnstalleerd herhaalt u stap 1. Decombinatie staat dan wel in de lijst.

4. Gereed

Deel

XXVII




27 Financiële koppeling

Veel van de acties die in PAC worden uitgevoerd hebben financieel gevolgen. Het maken van eenfaktuur bijvoorbeeld, of de afboeking van voorraad. Voor de Financiële Administratie is het vanbelang deze financiële gevolgen goed en volledig in kaart te brengen. PAC ondersteunt hierin doorkoppelingen aan te bieden tussen PAC en enkele Financiële Administratie pakketten. PAC ondersteuntop dit moment koppelingen met twee financiële administratie pakketten:

BestmateAccountView

De volgende koppelingen worden aangeboden:

Het exporteren van ProjectenHet exporteren van CalculatiesHet importeren van realisatiegegevens ten behoeve van de Onderhanden Werk Rapportage dievanuit PAC kan worden gecreëerd.Export van uitgaves en van crediteuren en debiteuren relatiesImport van stamgegevens ten behoeve van registratie van relatiegegevensJournaalposten exporteren

Het exporteren van Calculaties en het importeren van kosten-realisatiegegevens ten behoeve van deOnderhanden Werk Rapportage zijn koppelingen met het programma Bestmate. De koppelingen metAccountview zijn uitgebreider.

27.1 Exporteren van Projecten

U kunt uw projecten (titels) in PAC exporteren naar uw financiële administratie. U doet dit door naarhet project zelf toe te gaan en op de knop Project exporteren te klikken.

U kunt ervoor zorgen dat er wordt gekeken naar de status van projecten voordat deze wordenverzonden uit PAC naar de financiële administratie . Deze status wordt bepaald door de fiatfasewaarin de bijbehorende calculatie zich bevindt. De consultant van Verkaart Automatisering kan samenmet u, op basis van uw fiatscenario, instellen vanaf welke fiatfase de projecten naar bestmate dienente worden verzonden. Dit gebeurt bij Algemene instellingen bij Export met de functie Fiatfase voor export

toepassen.

27.2 Exporteren van Calculaties

U kunt uw voorcalculatie in PAC exporteren naar uw financiële administratie. U doet dit door bij Communicatie de functie calculaties naar Administratie te gebruiken.

U wilt waarschijnlijk niet zomaar alle calculaties in PAC laat doorsturen naar uw financiëleadministratie. Veel van de Calculaties in PAC bevinden zich tenslotte in een nog zeer pril stadium.Beter is het om alleen die Calculaties door te sturen aan uw financiële administratie die een bepaaldestatus hebben bereikt. Deze status wordt in PAC weergegeven door de fiatfase waarin dezecalculaties zich bevinden. De consultant van Verkaart Automatisering kan samen met u, op basis vanuw fiatscenario, instellen vanaf welke fiatfase de calculaties naar bestmate dienen te wordenverzonden.

424

424

425

425

426

427

Financiële koppeling


425

27.3 Importeren van realisatiegegevens ten behoeve van OHW

U kunt realisatiegegevens uit uw financiële administratie importeren in PAC. Hiermee kan het rapportOnderhanden Werk worden opgesteld, waarin de calculatie in PAC kan worden vergeleken met degerealiseerde gegevens. U doet dit door bij Communicatie de functie calculaties naar Administratie defunctie Onderhanden Werk te gebruiken.

27.4 Export van banken, uitgaves en van crediteuren en debiteurenrelaties

U kunt relaties en uitgaves die u heeft aangemaakt in PAC exporteren naar uw financiëleadministratie. Uw financiële administratie gebruikt deze relaties en uitgaves als stamgegevenswaarop kan worden geboekt.

Bij deze export worden alle beschikbare uitgaves in PAC die beschikken over een ISBN nummergeëxporteerd. Relaties worden alleen geexporteerd als dit een relatie betreft die de categorieDebiteur en/of Crediteur heeft in PAC. Deze relaties dienen te beschikken over de juiste informatie ophet tabblad Financiën in het relatiebeheer. Indien essentiele gegevens ontbreken dan geeft PAChiervan bij het exporteren een melding.

U exporteert de uitgaves en relaties door Accountview Stamgegevens onder het kopje exporteren bijCommunicatie te gebruiken.

De volgende gegevens worden doorgezonden naar uw financiële administratie:

BankenBankcodeOmschrijvingLandcodeSwiftcodeLocatiecodeBezoek adresPostadres

DebiteurenDebiteurennr (KlantExterncode1)VerzamelrekeningNaamNaamVolledigBezoek adresLandcodePost adresTelefoonMobielFaxEMailWebsiteKVKnummer (is nu leeg)Layoutcode (is nu leeg)BtwNummerBtwcodeBankrekening1Bankcode1Bankrekening2




Bankcode2Betalingsconditiecode

CrediteurenCrediteurennr (LeverancierExterncode1)VerzamelrekeningNaamNaamVolledigBezoek adresLandcodePost adresTelefoonMobielFaxEMailWebsiteKVKnummer (is nu leeg)Layoutcode (is nu leeg)LeverancierExterncode2 (kan bijv. worden gevuld met oud nummer)BtwNummerBtwcodeBankrekening1Bankcode1Bankrekening2Bankcode2

UitgavesEANExportcodeProjectcodeProjectIDTitelWerktitelOriginele TitelGenrecodeFondscodeRedacteurNaamVerschijningsdatum Eerste DrukTaal OmschrijvingOriginele Taal OmschrijvingAuteur1NaamAuteur2NaamAuteur3NaamAuteur4NaamAuteur5NaamSerie Omschrijving

27.5 Import van stamgegevens ten behoeve van registratie vanrelatiegegevens

Omdat PAC een koppeling heeft met uw financiële administratie, moet PAC bepaalde gegevens opidentiek dezelfde wijze aanleveren als uw financiële administratie dit doet. Bepaalde stamgegevens(denk bijvoorbeeld aan de grootboekrekeningen of de betalingsconditie) moeten daarom in beidesystemen gelijk zijn en blijven.

Om dit te bewerkstelligen kan PAC vanuit uw financiële administratie de benodigde stamgegevens



427

importeren. Zo weet u zeker dat de stamgegevens in beide systemen gelijk blijven.

U importeert de stamgegevens door Accountview Stamgegevens onder het kopje importeren bijCommunicatie te gebruiken.

De volgende gegevens uit uw financiële administratie worden geimporteerd in PAC:

ValutacodeCode (cur_code)Omschrijving (cur_desc)Koers (virt_rate): standaard 1 (actuele koers wordt niet in PAC geimporteerd).

KostenplaatsCode (cost_code)Omschrijving (cost_desc)

DagboekCode (dj_code)Naam (dj_name)Type (dj_typev)

BetalingsconditieCode (disc_code)Omschrijving (disc_desc)Aantal dagen betalinstermijn (cred_days)Kortingstermijn (disc_days)Bet. kort % (pd_pct)

GrootboekrekeningRekeningnummer (acct_nr)Naam (acct_name)

BtwcodeCode (vat_code)Naam (vat_name)BTW percentage (vat_pct)

27.6 Journaalposten exporteren

Veel van de acties die in PAC worden uitgevoerd hebben financiële gevolgen. Ze leiden totjournaalposten, waarin de financiële gegevens voor crediteuren, debiteuren, het kasboek etc. wordenbijgewerkt. Deze journaalposten kunnen door PAC automatisch worden gegenereerd op basis van destamgegevens. En vervolgens kunnen deze journaalposten worden geëxporteerd naar uw financiëleadministratie. U doet dit door bij Communicatie de functie Journaalposten te gebruiken. Nu verschijnthet volgende scherm:




Hierin kunt u een selectie maken van de journaalpostsoorten die moeten worden verzonden naarAccountview. Dit doet u door in de kolom Uitvoeren een vinkje te plaatsen. Als u vervolgens op Uitvoeren klikt dan worden de geselecteerde journaalpostsoorten verzonden naar AccountView.Daarbij wordt tevens een journaalverslag gegenereert.

Het journaalverslag kunt u ook apart genereren als proefverslag zonder dat dit gevolgen heeft vooreen werkelijke journaalverwerking. Klik op Te journaliseren afdrukken om het proefverslag tegenereren.

In initiele fasen kunt u de knop Uitvoeren jan-dec gebruiken om de journaalposten voor een jaar semigeautomatiseerd door te sturen naar AccountView. Dit geldt alleen voor de geactiveerde regel die opUitvoeren staat. Alle andere regels worden niet uitgevoerd.

27.6.1 Batchrun

De journaalposten kunnen worden geautomatiseerd via de module Batchrun. Let op dat deinstellingen zowel voor handmatige acties als voor Batchrun gelden!

27.6.2 Journaalverslagen inleiding

Journaalverslagen kunnen zowel proef worden gedraaid dan wel bij de verwerking definitief wordengegenereerd.

In de journaalverslagen staat een kolom FATransactieID. Journaalposten die met succes zijndoorgezet hebben altijd een nummer groter dan 0. In het proefverslag staat dus altijd een 0, en bijmislukte journaalposten ook.

Indien gebruik wordt gemaakt van BTW dan wordt zowel het bedrag incl als het bedrag exclgenoemd. Op basis van de bedragen incl wordt een lopend saldo bijgehouden in de laatste kolom tenbehoeve van controlemogelijkheden.

Als u melding wilt krijgen van journaalpostypes die geen mutaties hebben dan kunt u dat instellenonder Systeem | Algemene instellingen | Onderdeel Accountview | Journaalposten zonder mutatiesmelden. U krijgt dan bij het journaliseren het volgende verslag:



429

27.6.3 Journaalverslag omzet

Hieronder volgt een voorbeeld van een journaalverslag van de gerealiseerde omzet. Dit is afhankelijkvan de inrichting van uw journaalposttype!

27.6.4 Journaalverslag voorraadmutaties

Hieronder volgt een voorbeeld van een journaalverslag van de voorraadmutaties. Dit is afhankelijkvan de inrichting van uw journaalposttype!




27.6.5 Journaalverslag Onderhanden werk afsluitsaldo

Hieronder volgt een voorbeeld van een journaalverslag van de afsluitsaldi van afgesloten drukken. Ditis afhankelijk van de inrichting van uw journaalposttype!

Alleen het afsluitsaldo van afgesloten drukken die niet eerder zijn gejournaliseerd wordengeselecteerd.

27.6.6 Journaalverslag royalty verrekening berekende royalty

Hieronder volgt een voorbeeld van een journaalverslag van de berekende royalty's op ISBN niveauvan definitieve afrekeningen. Dit is afhankelijk van de inrichting van uw journaalposttype!



431

27.6.7 Journaalverslag royalty verrekening Contractvoorschotmutatie

Hieronder volgt een voorbeeld van een journaalverslag van de royaltyverrekening vancontractvoorschotten van definitieve afrekeningen. Dit is afhankelijk van de inrichting van uwjournaalposttype!

27.6.8 Journaalverslag royalty verrekening Algemene voorschotten

Hieronder volgt een voorbeeld van een journaalverslag van de royaltyverrekening van algemenevoorschotten van definitieve afrekeningen. Dit is afhankelijk van de inrichting van uwjournaalposttype!




27.6.9 Journaalverslag royalty verrekening Kosten derden

Hieronder volgt een voorbeeld van een journaalverslag van de royaltyverrekening van kosten derdenvan definitieve afrekeningen. Dit is afhankelijk van de inrichting van uw journaalposttype!

27.6.10 Journaalverslag royalty verrekening Verplichting

Hieronder volgt een voorbeeld van een journaalverslag van de royaltyverrekening van verplichtingaan de rechthebbende van definitieve afrekeningen. Dit is afhankelijk van de inrichting van uwjournaalposttype!

Deel

XXVIII




28 ONIX en XML koppeling

28.1 Inleiding ONIX en XML

Met verschillende partijen moeten door het uitgeef proces heen bibliografische gegevens wordenuitgewisseld. U moet zo bijvoorbeeld uw titel aanmelden bij het Centraal Boekhuis en bij het BureauISBN. Het aanmelden van nieuwe en gewijzigde prijzen is ook verplicht voor het Commissariaat voorde Media.

Het uitwisselen van bibliografische gegevens met een derde partij gebeurt nu in praktijk veelal viaexcelsheets of online formuliertjes. Dit levert veel extra tikwerk op, want alle gegevens die al in PACbeschikbaar zijn moeten weer ergens anders opnieuw worden ingevuld. Een ander nadeel van werkenmet excelsheets is, dat niet altijd een standaard formaat wordt gehanteerd en zo snel foutenontstaan bij het inlezen van gegevens.

PAC verzorgt uitwisselingen zo veel mogelijk op basis van een internationale standaarduitwisselingsprotocol genaamd ONIX. ONIX staat voor Online INformation eXchange. ONIX is eenopen standaard om boekdata, d.w.z alle gegevens die zinvol zijn voor de beschrijving van een boek,elektronisch te kunnen vastleggen en transporteren. De instelling EDItEUR onderhoudt dezestandaard samen met internationale werkgroepen en publiceert dit op deze website www.editeur.org.

Door ONIX te gebruiken voorkomt u nutteloos overtikwerk, werken met ONIX is minder foutgevoeligen het is een standaard in de uitgeefwereld. Dit betekent dat in de toekomst steeds meer partijengebruik zullen gaan maken van ONIX. Met PAC ONIX bent u hierop goed voorbereid.

PAC biedt op dit moment koppelingen met de volgende ONIX ontvangers:

Centraal Boekhuis (CB) en dus ook Bureau ISBNScanLaser (Printing On Demand)Drukkerij BerckerCommissariaat voor de MediaBoekTrustMaatkoppeling met uw website

Naast het ONIX formaat worden in dit hoofdstuk ook andere XML exportformaten bedoeld.

28.2 ONIX CB

28.2.1 Inleiding ONIX CB

Bij iedere aanbiedingsronde dienen bibliografische gegevens over een uitgave te worden verzondennaar het CB en via het CB ook naar het bureau ISBN. Deze gegevens kunnen worden verzonden viaCB Online, waarin op een webportal alle gegevens kunnen worden ingetikt .

In de praktijk komt het verzenden van gegevens veelal neer op veel (overbodig) tikwerk. Allegegevens die al in PAC staan moeten handmatig in CB online worden ingevoerd. Om deze stap tevermijden is nu voor PAC de module PAC ONIX ontwikkeld. ONIX is de naam voor de standaard diewordt gebruikt om gegevens vanuit PAC om te zetten naar gegevens voor het CB.

De volgende gegevens kunnen met ONIX naar het CB worden verzonden:

EAN/ISBN (alleen door prefixhouder of commissionaire relatie van prefixhouder)TitelSubtitel

434

437

443

443

http://www.editeur.org/

http://boekenprijs.cvdm.nl/WVP.Pub/Default.aspx

ONIX en XML koppeling


435

Auteur(s)NURBindwijzeVerschijningsvormDruk en omschrijvingDruknummerIllustraties Ja/NeeAantal illustratiesOmvang (aantal pagina's – op dit moment nog niet ondersteund door CB). Merk (Imprint)Fondsgroep (code en omschrijving)Vervangt uitgave (geeft aan welke uitgave een nu uitverkochte uitgave vervangt)Zichtbaar bij afnemer (boekhandel kan gegevens inzien)VerschijningsdatumVerkoopprijzen

CB Online is nog steeds nodig voor het doorgeven van wijzigingen in de planningsgegevens. Wijzouden graag zien dat ook deze gegevens via de ONIX Module kunnen worden verzonden, maarhierover vinden nog besprekingen plaats met het CB. Verder is het vanuit het CB helaas niet mogelijkom (een deel van) uw bibliografische gegevens te wijzigen via PAC. Als u dus uw titel wilt wijzigenzult u dit nog steeds met een verzoek via de email moeten doen. Het wijzigen van uwverschijningsdatum en verkoopprijs kan wel via PAC.

Voor meer informatie over ONIX bij het Centraal Boekhuis kunt u ook de ONIX Brochure van het CBlezen.

28.2.2 Inrichting van PAC ONIX CB

De correcte inrichting van de ONIX module in PAC is erg belangrijk. Een verkeerde instelling kanleiden tot problemen bij de communicatie met CB. De inrichting zal daarom altijd door een Consultantworden uitgevoerd.

Voor het correct functioneren van de ONIX module dient u de volgende instellingen te hebben:

Stamgegevens – verschijningsvormen (in te vullen door productie)De koppeling tussen de verschijningsvormen in PAC en de verschijningsvormen van CB dient teworden aangegeven. Tussen productie en verkoop moet hierover worden gecommuniceerd.

In PAC wordt de volledige onixlijst van verschijningsvormen aangeboden, maar het CBondersteund deze niet allemaal. CB ondersteund alleen de verschijningsvormenweergegeven in Tabel 1.

http://www.pacsoftware.nl/mambo/documenten/Brochure%20artikelgegevens%20via%20ONIX.pdf




Tabel 1 De verschijningsvormen die door CB worden ondersteund

Merken/ImprintAls u merken/imprints heeft opgegeven aan het CB dient u deze ook in PAC op te geven. U kunt demerknamen invullen onder stamgegevens - merken. Vervolgens dient u de merken te koppelen aan hetbijbehorende fonds. Dit doet u onder systeem - fondsbeheer.

28.2.3 Ontvangstbevestiging ONIX CB

Als ONIX bestanden naar CB worden gestuurd wordt regelmatig ook een terugkoppeling gestuurddoor CB gestuurd. Dit zijn foutbestanden (.err) en in orde bestanden (.ok). PAC registreert dezeontvangsten en koppelt fouten terug aan de gebruiker.

Deze bestanden worden verwerkt naar de map PAC\ImportExport\VanCB\ONIX\Voltooid en vertaaldnaar een html bestand (leesbaar). De originele bestanden blijven ook staan.

Hieronder enkele voorbeelden van fouten (.err) die kunnen optreden:



437

of

28.3 ONIX en XML ScanLaser

ScanLaser is een Printing On Demand (POD) drukkerij. In samenwerking met ScanLaser heeftVerkaart Automatisering een ONIX koppeling gerealiseerd, waarmee de gegevens van een titelbenodigd voor het drukken aan ScanLaser kunnen worden geleverd.

Met de plug-in ONIX ScanLaser' is het mogelijk om gegevens van titels te versturen naar ScanLaser.Hieraan gaat een implementatiefase vooraf.

De koppeling met Scanlaser bestaat uit drie onderdelen:

1. Het ONIX bestand met hierin de titel informatie2. Een XML bestand met extra informatie die niet in ONIX kan worden opgenomen3. Alle bijlagen (omslagen, binnenwerk, etc)

28.4 ONIX Commisariaat voor de Media

Met de plug-in ONIX CvdM is het mogelijk om titels en prijzen te versturen naar het Commisariaatvoor de Media. Hieraan gaat een implementatiefase vooraf.

Met deze koppeling wordt een ONIX bestand gemaakt met de titels en verkoopprijzen die via eeninlog op de website van CvdM (boekenprijs.cvdm.nl) kan worden verstuurd.

CvdM accepteert geen ingangsdatum van de verkoopprijs die 7 dagen vóór deverschijningsdatum of actuele datum ligt. De ingangsdatum van de verkoopprijs is (tbv exportnaar CvdM) daarom aangepast in alle ONIX berichten aan de volgende systematiek. Bij eeneerste druk wordt gecontroleerd of de ingangsdatum v/d prijs kleiner is dan de

http://boekenprijs.cvdm.nl




verschijningsdatum. Als deze dan lager is, dan wordt de ingangsdatum aangepast aan deverschijningsdatum. In alle andere gevallen blijft de ingangsdatum de ingangsdatum v/d prijs.

28.4.1 Werkinstructie ONIX CvdM

Nadat de export van het ONIX bestand voor het CvdM heeft plaatsgevonden dient de volgendewerkinstructie te worden gevolgd.

Ga naar boekenprijs.cvdm.nl

Klik op Melden prijzen

http://boekenprijs.cvdm.nl



439

Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in

Klik op Login




Klik op de witte regel en druk Ctrl-V in (aangenomen dat u zojuist het bestand heeft aangemaakt,zie alle inrichtingselementen op een rijtje bij verzendtype Alleen aanmaken.)

OF Kies voor Bladeren, kies het bestand en klik op Openen

444



441

Vervolgens ziet u het volgende venster (na Ctrl-V en na kiezen bestand)

Klik vervolgens op de knop Verzenden

Als u later opnieuw inlogt (of als u in het menu opnieuw op Melden prijzen klikt) [VA: niet zeker ofdit juist is] dan kunt u eventuele foutmeldingen krijgen




U kunt hiervan een PDF rapport of CSV bestand (tbv Excel) van makenAls verder alles in orde is ziet u volgende scherm

Klik op Verwijderen als u de titels wilt verwijderenKlik op Bevestigen als u alles definitief wilt doorvoeren naar CvdM

Klik op Akkoord

Met de knop Afdrukken wordt hier een PDF van gemaakt



443

Gereed

28.5 ONIX Bercker

Met de plug-in 'E-order Bercker (fase 1)' is het mogelijk om electronische drukorders te versturennaar Bercker. Hieraan gaat een implementatiefase vooraf.

28.6 XML Koppeling website

In combinatie met de ONIX module is het ook mogelijk om een bedrijfsspecifieke koppeling tussenPAC en de website te realiseren. We hebben veel ervaring om met meerdere partijen een koppelingte realiseren. Afhankelijk van de specifieke eisen ten aanzien van de inhoud en presentatie opwebsite zijn diverse mogelijkheden af te stemmen.

28.7 Werken met ONIX en XML

Om met PAC ONIX te werken gaat u eerst naar het tabblad Communicatie en vervolgens drukt u op deknop ONIX Bibliogr. titels naar CB. Er opent zich dan het volgende scherm.

In het blokje verzenden naar kunt u een keuze maken uit de ONIX Ontvanger waarnaartoe ugegevens wilt gaan verzenden. Als u een ontvanger selecteert wordt gekeken naar de bijbehorendeselectiecriteria, opgegeven onder Communicatie - ONIX Ontvangers.

Als u op de knop verzamelen drukt verzameld PAC voor u alle ISBN's die naar de ontvanger kunnenworden verzonden. PAC bepaald welke dit zijn op basis van de volgende criteria:

1. De titel zit in een actieve aanbieding . Welke aanbiedingen de geselecteerde aanbiedingen zijnkunt u selecteren onder Communicatie - ONIX Ontvangers.

435




2. De titel is gewijzigd sinds de laatste maal dat er gegevens verzonden zijn. 3. De titel bevat de benodigde gegevens (heeft een ISBN, verkoopprijs, verschijningsdatum in detoekomst).

Als een titel aan deze drie zaken voldoet zal deze worden opgenomen in de lijst nadat er op de knopverzamelen is gedrukt.

Bij een nieuwe aanbiedingsronde heeft u nieuwe aanbiedingslijsten aangemaakt. Als u dezewilt meenemen bij het verzenden met ONIX dient u deze toe te voegen aan degeselecteerde aanbiedingen. Het is belangrijk dat u dit doet VOOR u uw titels aan deaanbiedingslijst gaat toekennen. Titels worden pas beoordeeld op het moment dat ze alsactieve aanbieding staan opgegeven. Het toevoegen van een titel aan een aanbiedingslijstwordt ook als wijziging beschouwd. Als u uw aanbieding eerst opgeeft als actieveaanbieding en daarna uw titels aan deze aanbieding gaat toevoegen, zorgt u ervoor dat detitels worden opgenomen in de lijst voor het verzenden naar het CB.

Als u uw titels heeft verzameld ziet u over elke titel een aantal gegevens staan: fonds, titel, ISBN,Auteur en verkoopprijs. Met kleuren wordt aangegeven wat de status is van de regels (te fiatteren =blauw, incompleet = wit en naar Ontvanger = groen). Als u ook de overige gegevens van de titel wiltbekijken selecteert u de betreffende titel en klikt u vervolgens op de knop project openen. Nu opentzich het projectscherm van PAC.

U kunt nu per titel aangeven of u deze titel wil verzenden of niet door de status te wijzigen. Met deknop alles fiatteren kunt u van alle titel in één keer aangeven dat u deze allemaal wilt verzenden.

Met de knop uitgave uit lijst verwijderen kunt u een uitgave die gereed staat om te verzendenverwijderen uit de lijst. De titel komt dan als u opnieuw verzameld niet langer voor. De titel komt welweer voor als u kiest voor alle aanbiedingstitels opnemen.

Met de knop alles uit lijst verwijderen kunt u de hele lijst van overgebleven uitgaves (na het verzendenvan de overige uitgaves) in één keer verwijderen. Als uw gegevens correct zijn en u heeft aangegeven welke titels u wilt versturen naar het CB, dankunt u klikken op de knop Titels verzenden. PAC ONIX zal nu alle titels met status Naar Ontvanger diehij kan versturen verzenden. Als een bepaalde titels niet kan worden verzonden (bijv. doordat hetISBN of de Verkoopprijs ontbreekt) dan zal deze titel niet worden verzonden er wordt er in het veldbericht aangegeven waarom de verzending niet geslaagd is. Titels die wel zijn verzonden verdwijnenuit de lijst.

28.8 Alle ONIX en XML inrichtingselementen op een rijtje

Bij de ONIX ontvangers onder Communicatie | ONIX | ONIX Ontvangers kunt u de volgende tabbladenen velden per ontvanger invullen:

1. Tabblad Selectie

In dit tabblad wordt geregeld welke gegevens worden verzonden.

Selectie van titels

Dit onderdeel bepaalt welke titels/drukken worden geselecteerd in de export. Dit zijn deselectiemogelijkheden:



445

Drukfilter : Het drukfilter bepaalt welke drukken worden geselecteerd. De nieuwste druk bij eenuitgave OF de nieuwste druk die gefiatteerd is en nog niet is verschenenVanaf fiatstap: Als hierboven gekozen is voor Nieuwste, gefiatteerde en niet verschenen druk,dan kan hier de fiatstap worden ingevuld waarop het moet reageren als fiat. Drukken onderdeze stap worden dus niet geselecteerd.Aanbiedingen: Hier vult u de aanbiedingen waarvan de titels moeten worden geselecteerd voor(mogelijke) export via ONIX. Mogelijke, omdat pas bij export de definitieve selectie wordtbepaald adhv de mutaties of alles.

Selectie op inhoud

Dit onderdeel bepaalt niet welke titels/drukken worden geselecteerd maar welke inhoud wordtgeexporteerd bij de geselecteerde titels. Elke exportdefinitie (CB, CvdM, etc) heeft vooraf eenbepaalde inhoud, dus niet op alle genoemde onderdelen wordt een selectie gedaan, dat is zinloosals het toch niet wordt geexporteerd.

Mediafile types : Alleen de geselecteerde mediabestanden worden meegenomen in de exportOthertext types : Alleen de geselecteerde tekst(bestand)en worden meegenomen in de exportKenmerken: Alleen de geselecteerde kenmerken worden meegenomen in de export (geldt alleenvoor XML)Calc. componenten: Alleen de geselecteerde calculatiecomponenten worden meegenomen in deexport (geldt alleen voor XML)Activiteiten: Alleen de geselecteerde activiteiten worden meegenomen in de export (geldt alleenvoor XML)

2. Tabblad Controles

In dit tabblad staan de beperkende voorwaarden waaronder een titel/druk als selectie magworden meegenomen.

Deze inhoud dient bij de titel aanwezig te zijn voordat kan worden verzonden

Tijdens de export wordt gecontroleerd of aan de ingestelde voorwaarden is voldaan. Zo niet, danwordt dit op een foutlijst weergegeven in het venster.

ISBN : Indien aangevinkt: Het ISBN dient aanwezig te zijn. Dit is ook vrij elementair omdat ditin de meeste gevallen het sleutelveld is, in ieder geval bij ONIX. In sommige XML gevallen kanworden volstaan met drukid of uitgaveid.Verkoopprijs: Indien aangevinkt: De verkoopprijs dient aanwezig te zijn. Dit is in de meestegevallen ook noodzakelijk, maar niet altijd.Mediafile types : Ingevulde mediabestanden dienen aanwezig te zijn (ook als reëel bestand)Othertext types : Ingevulde tekstbestanden dienen aanwezig te zijn (ook als reëel bestand) enteksten zelf ook als dat van toepassing is.Calc. componenten: Ingevulde calculatiecomponenten dienen aanwezig te zijn,Activiteiten: Ingevulde activiteiten dienen aanwezig te zijn.

3. Tabblad Afzender

In dit tabblad worden de gegevens van de uitgeverij vermeldt zodat deze in een ONIX exportworden genoemd ter referentie aan de ontvangende partij.




De volgende velden zijn van toepassing bij een ONIX export:Afzendertypecode : Zie de ONIX handleiding voor details. Laat de ingevulde waarde staan.Afzendertype oms.: Zie de ONIX handleiding voor details.AfzenderID : Zie de ONIX handleiding voor details.Afzendernaam : De naam van uw uitgeverijAfzendercontactp. : De naam van de contactpersoon bij uw uitgeverij voor inhoudelijke vragenAfzendercontact email: Het emailadres van de contactpersoon bij uw uitgeverij voor inhoudelijkevragen

4. Tabblad Ontvanger

In dit tabblad worden de gegevens van de ontvangende partij vermeldt zodat deze in een ONIXexport worden genoemd ter controle bij de ontvangende partij (gaat het naar de goedeontvanger).

De volgende velden zijn van toepassing bij een ONIX export:Ontvangertypecode : Zie de ONIX handleiding voor details. Laat de ingevulde waarde staan.Ontvanger oms.: Zie de ONIX handleiding voor details.OntvangerID : Zie de ONIX handleiding voor details.Ontvangernaam : De naam van de ontvangende partijOntvangercontactp. : De naam van de contactpersoon bij de ontvangende voor inhoudelijkevragenE-Order Relatie : Hiermee wordt de relatie vastgelegd die electronische orders kan ontvangen.Op dit moment is dat alleen Bercker met een fase 1 ordertype.

5. Tabblad Basis bestand

In dit tabblad kunt u de gegevens vastleggen over het basisbestand (het primaire bestand waarhet om gaat).

De volgende velden zijn van toepassing bij een export:Uitvoermap : In de genoemde map wordt het basisbestand aangemaakt.Voorvoegsel: Het basisbestand wordt voorafgegaan door het ingevulde voorvoegsel. Dit ishandig ter referentie.Extensie : Het basisbestand krijgt de ingevulde extensie. ONIX bestanden hebben vaak de



447

extensie ONX, en XML bestanden de extensie XML.NodeID : Het unieke ID van toegepaste exportdefinitieCreate root : Het XML bestand kan een rootnode krijgen. Laat de ingevulde waarde staan.Tag : De tagnaam van de rootnode indien van toepassing. Laat de ingevulde waarde staan.Create header : Het XML bestand kan een header krijgen. Laat de ingevulde waarde staan.Date notation : Datums in het XML kunnen op twee manieren worden gecodeerd. Laat deingevulde waarde staan.Encoding : De tekst in het XML bestand kan op verschillende manieren worden gecodeerd. Laatde ingevulde waarde staan.

6. Tabblad Aanvullend bestand

In dit tabblad kunt u de gegevens vastleggen over een eventueel aanvullend bestand (hetsecundaire bestand waar het om gaat).

De volgende velden zijn van toepassing bij een export:Aanvullend prefix (voorvoegsel): Het aanvullend bestand wordt voorafgegaan door het ingevuldevoorvoegsel. Dit is handig ter referentie.Aanvullend extensie : Het aanvullend bestand krijgt de ingevulde extensie. ONIX bestandenhebben vaak de extensie ONX, en XML bestanden de extensie XML.NodeID : Het unieke ID van toegepaste exportdefinitie. Als 0 dan wordt geen aanvullendbestand aangemaakt.Create root : Het XML bestand kan een rootnode krijgen. Laat de ingevulde waarde staan.Tag : De tagnaam van de rootnode indien van toepassing. Laat de ingevulde waarde staan.Create header : Het XML bestand kan een header krijgen. Laat de ingevulde waarde staan.Date notation : Datums in het XML kunnen op twee manieren worden gecodeerd. Laat deingevulde waarde staan.Encoding : De tekst in het XML bestand kan op verschillende manieren worden gecodeerd. Laatde ingevulde waarde staan.

7. Tabblad Verzend instellingen

In dit tabblad kunt u de gegevens vastleggen die nodig zijn om de diverse bestanden teversturen naar de ontvangende partij.

De volgende velden zijn van toepassing bij een export:Verzendtype : Hier vult u de communicatiemethode in. Kies uit de volgende mogelijkheden:

a. FTP - De communicatie wordt met actieve verzending (active transfer) tot stand gebracht.Bij dit communicatietype zal de FTP server een connectie terug leggen naar de client(eigen pc) om statusgegevens uit te wisselen. Dit wordt vaak door interne / externefirewalls worden tegengehouden. Kies dan FTP Passive.

b. FTP Passive - De communicatie wordt met passieve verzending (passive transfer) tot standgebracht. Bij dit communicatietype zal alle communicatie worden geinitieerd uit de client




(eigen pc) naar de FTP server. Als dit niet werkt dan is de firewall te strikt ingesteld. Laatnetwerkverkeer met een bepaalde poort (vaak 21 en boven de 1024) naar buiten toe.

c. Alleen aanmaken - Het XML bestand (of bestanden) worden alleen aangemaakt. Als geendirecte FTP communicatie mogelijk is dan kunt u het bestand bijvoorbeeld handmatiguploaden. Dit is bijvoorbeeld van toepassing op bestandsverzending naar het CvdM. Denaam van het aangemaakte bestand wordt in het klembord geplaatst zodat het zeer snel ineen uploadpagina is in te vullen met Ctrl-V.

FTP server : De servernaam waar de bestanden naar toe moeten worden gestuurd en waaropzal worden ingelogd.FTP map : De externe map op de FTP server waar de bestanden in moeten worden geplaatst.FTP gebruikersnaam : De gebruikersnaam waarmee op de FTP server moet worden ingelogd.FTP wachtwoord : Het wachtwoord waarmee op de FTP server moet worden ingelogd.

8. Tabblad Overig

In dit tabblad kunt u enkele overige gegevens vastleggen/controleren die nodig zijn om dediverse bestanden te versturen naar de ontvangende partij.

De volgende velden zijn van toepassing bij een export:Formaat : Hier staat ingevuld wat het formaat is dat wordt verstuurd tbv interne PACverwerkingLaatste logID : De projecten/drukken die zijn gewijzigd worden geselecteerd op basis van delaatste communicatie/verzameling. Hiervan wordt het ID bewaard om de volgende keer allesna dit logID te kunnen verzamelen.Volgorde : Met dit nummer wordt de volgorde van de ontvangers in het ONIX Verzendschermgeregeld.

Deel

XXIX




29 Outlook koppeling

29.1 Inleiding

Deze module activeert in een aantal andere modules functionaliteit om e-mails (met bijlage) aan temaken, afspraken in de agenda te plaatsen of taken aan te maken in Microsoft Outlook. Dezefunctionaliteit wordt vooral door middel van knoppen met pictogrammen weergegeven.

Enkele beperkende zaken:De module werkt alleen met Outlook, niet met Outlook ExpressDoor de beveiligingsinstellingen van Microsoft in Windows en Office zijn niet alle werkstationsgeschikt om deze functionaliteit uit te voeren. Dit betekent dat Verkaart Automatisering hier ookgeen standaard service voor kan verlenen. Dit zal dan ook meestal uitgevoerd moeten worden dooreen technisch beheerder van de Uitgeverij zelf of op nacalculatiebasis door VerkaartAutomatisering. Hier geldt echter een inspanningsverplichting, geen resultaatverplichting!Mede om deze laatste reden en de juiste verwachtingen dient de interne functioneel beheerder demodule vooraf in een testomgeving te worden gecontroleerd op de werkstations die met dezefunctionaliteit gaan werken. Verkaart Automatisering kan een testlicentie leveren met dezegeactiveerde module.

29.2 Relatiebeheer

Voor elke relatie met een e-mailadres kan reeds een e-mail worden aangemaakt in Outlook dmvdubbelklikken op de blauwe link in het E-mail veld.

Echter met behulp van de Outlook module komen ook op relatieverbandniveau en relatieniveaunieuwe mogelijkheden beschikbaar door middel van enkele actieknoppen:

Outlook koppeling


451

Onderaan (bij het rode vak met 1) zijn drie knoppen te vinden die werken op het niveau van degetoonde relatie:

1. E-mail aanmaken voor deze relatie met het [email protected]

Vervolgens kan de e-mail verder worden aangevuld met een onderwerp (subject), eventueel CC-sen de werkelijke inhoud. Druk daarna op verzenden. De e-mail wordt verzonden vanaf de eigene-mail account en opgeslagen in de eigen Verzonden items. De inhoud wordt verder niet in PACbijgehouden.

2. Een afspraak in je eigen Outlook agenda maken met als onderwerp Afspraakmet Vertaalbureau Losman

Vervolgens kan de datum en tijd worden ingevuld zoals normaal met een afspraak in Outlookgebeurt. De locatie kan worden geselecteerd. Tevens kunnen anderen worden uitgenodigdenzovoort. De inhoud wordt verder niet in PAC bijgehouden.

3. Een taak in je eigen Outlook account maken met als onderwerp Taak ismVertaalbureau Losman

mailto:[email protected]




Vervolgens kan de datum en dergelijke worden ingevuld. De inhoud wordt verder niet in PACbijgehouden.

Deel

XXX




30 Batchrun

Het is mogelijk om PAC in uw uitgeverij samen te laten werken met andere systemen. Zo kunt ugegevens importeren uit uw financiële programma of in nota gegevens van het CB.

Als u gegevens importeert mogen andere gebruikers niet werken in PAC. Dit werkt vertragend, zekerals het om de import van vele gegevens tegelijk gaat.

Als oplossing hiervoor is de module Batchrun ontwikkeld. Met de module Batchrun kunt u opdrachtgeven om op een gunstig tijdstip, bijvoorbeeld 's avonds, uw imports en exports uit te voeren. U kuntin Batchrun aangeven hoe vaak een opdracht moet worden uitgevoerd (dagelijks, wekelijks, etc.)

Voor het kunnen starten van Batchrun dient op de PC waarop u Batchrun uitvoert het .NETframework 2.0 te zijn geinstalleerd. Ook Access moet op deze locatie zijn geinstalleerd, zodat PACkan worden gestart.

De Batchrun module bestaat uit twee onderdelen:

Batchrun in PACBatchrun taakoverzicht

30.1 Batchrun in PAC

U kunt in PAC een script opstellen dat kan worden uitgevoerd. Dit doet u bij systeem -batchscriptbeheer (onder het kopje uitwisseling).

Als u hierop klikt ziet u een zoekscherm:

454

457

Batchrun


455

In dit scherm ziet u een overzicht van al bestaande scripts. U kunt nu:

een script toevoegeneen script wijzigeneen script verwijderen

30.1.1 Script toevoegen

Ook kunt u een nieuw script aanmaken. Dit doet u door te klikken op de knop Nieuw. U ziet nu hetvolgende scherm:

455

457

457




Hierin kunt u een Code en omschrijving opgeven. U klikt vervolgens op toevoegen. U ziet nu hetvolgende scherm.

In dit scherm ziet u de door u ingevulde omschrijving en code staan. Hieronder kunt u aangevenwelke acties, die u normaal gesproken uitvoert in PAC, nu door de Module Batchrun kunnen worden

Batchrun


457

uitgevoerd. Als u klikt in de kolom actie kunt u een drop-down menu openen, met hierin de mogelijkeacties. U selecteert nu de acties die u in dit script wil laten uitvoeren. Vervolgens klikt u op sluiten.

30.1.2 Script wijzigen

In het zoekscherm ziet u verschillende scripts. U kunt deze inzien door hierop te klikken en voor Open

te kiezen. Het volgende scherm wordt nu geopend.

In dit scherm kunt u de omschrijving, code invullen. De code is belangrijk, want deze wordt gebruikt inde batchrun scheduler (taakoverzicht). Let er wel op dat als u de code wijzigt, u ook de koppelingtussen PAC en Batchrun Taakoverzicht moet aanpassen.

De status van de diverse acties wordt uiteindelijk opgeslagen in Bestandsnaam statussen.

Vervolgens kunt u de uit te voeren acties invullen. Deze dienen op een juiste volgorde ingevuld teworden. (bovenstaande schermafdruk is slechts ter illustratie!)

Met behulp van de knop Script nu uitvoeren kunt u het script uitvoeren zonder de scheduler. Dit isvooral handig in de voorfase en indien de scheduler van batchrun nog niet actief is of niet blijkt tewerken.

Met behulp van Actie nu uitvoeren ziet u wat de actie doet. Voer dit vooral uit in de testomgeving!

30.1.3 Script verwijderen

U kunt een script verwijderen door deze te openen en vervolgens bovenaan de pagina op de knop'verwijderen' te klikken.

30.2 Batchrun Taakoverzicht

U heeft nu een aantal scripts gemaakt in PAC. Deze scripts gaan echter alleen draaien als hiertoeopdracht wordt gegeven. Deze opdracht moet worden gegeven door een scheduler, het programmaBatchrun Taakoverzicht (Batchrun.exe). U vindt dit programma terug in de map BIN (binnen de mapwaar u uw PAC installatie heeft geplaatst).

457




Als u batchrun voor de eerste maal start, zult u eerst de rechten voor deze locatie goed in moetenstellen. Dit komt omdat Windows .NET applicaties die vanaf een netwerk worden gestart standaardals onveilige programma’s beschouwt. Om het u makkelijk te maken bevindt zich hiervoor hetbestand va-BatchRun.exe in dezelfde map. Dubbelklik op het bestand. Va-BatchRun.exe zal nuautomatisch de juiste rechten toekennen.

U hoeft Va-BatchRun.exe maar één maal te starten, op het moment dat u Batchrun wilt openenvanaf een nieuwe PC. Daarna start u batchrun op via batchrun.exe.

Vervolgens opent zich het volgende scherm:

U kunt in dit scherm vervolgens:

Een taak toevoegen . Een taak wijzigenEen taak verwijderen Een taak (de)activeren: Als u voor een zekere periode een ingestelde taak niet wilt uitvoerenhoeft u deze taak niet direct te verwijderen, maar kunt u deze ook deactiveren. Een taak starten: hiermee kunt u een taak direct uitvoeren, ook al zou deze taak officieel paslater hoeven worden uitgevoerd. De volgende keer dat de taak is uitgevoerd, is op deingestelde tijd. Als u dus heeft ingesteld dat u taak om 18.00 dient te worden uitgevoerd, en

459

460

461

Batchrun


459

u drukt om 17.00 uur op taak starten, dan zal de taak om 18.00 nogmaals wordenuitgevoerd. Deze functie is vooral handig in test situaties. Afsluiten: Hiermee sluit u Batchrun taakoverzicht af. Let op! Als u Batchrun taakoverzichtsluit via het kruisje rechts bovenin het venster, wordt batchrun niet volledig gesloten, maarverschijnt het pictogram in het systeemvak.

30.2.1 Taak toevoegen

In het venster boven in beeld ziet u de taken die worden uitgevoerd, en hoe vaak deze taken wordenuitgevoerd. Onderaan ziet u een aantal knoppen:

Toevoegen: Als u een nieuwe taak wilt toevoegen klikt u op de knop toevoegen. u zietvervolgens het volgende scherm:

U ziet hier twee tabbladen. In het eerste tabblad, programma, kunt u invullen:- Het programma dat moet worden gestart- U kunt vervolgens parameters opgeven die horen bij dat programma. Als u PAC-MEstart, horen hier speciale parameters bij:

Script: hier voert u de code in van het script dat u heeft aangemaakt in PAC.Adm: de code van de administratie waarin het script staatUser: De gebruikersnaamPwd: Het bijbehorende wachtwoordScherm interactie: BAtchrun onderdrukt standaard de scherminteractie, omdat hetprogramma dan vast zou lopen. Op het moment dat een import niet goed isverlopen, kan het echt er wel handig zijn om de scherm interactie aan te zetten,om te kunnen controleren waar het programma is vastgelopen. De scherminteractie kan aan worden gezet middels een vinkje achter de optie scherminteractie.

456




Zet deze functie dus alleen aan als u hiermee een test wil uitvoeren en zet hetvinkje daarna weer uit! Met deze optie aangevinkt loopt batchrun vast op meldingenen kunnen scripts dus niet onbeheerd worden uitgevoerd.

Comprimeren na uitvoer: de administratie wordt na het uitvoeren van de taakgecomprimeerd als dit veld is aangevinkt. Test: U kunt aangeven dat het bij deze taak om een test gaat. De hele taak wordtdan uitgevoerd, behalve het daadwerkelijk importeren etc. Hiermee kan dus snelworden getest of een taak goed werkt of niet.

In het tweede tabblad, Terugkeerpatroon, kunt u instellen met welke regelmaat een taak dient teworden uitgevoerd. U kunt hierbij kiezen voor dagelijks of wekelijks. Maandelijks of jaarlijks isgeen optie, omdat dit naar onze verwachting een optie is die niet tot weinig voor zal komen.Door de juiste instellingen onder de optie wekelijks is dit gedrag echter wel te benaderen.

30.2.2 Taak wijzigen

Door op de knop wijzigen te klikken ziet u het volgende scherm:

Batchrun


461

U kunt nu de instellingen voor het programma dat wordt gestart en het terugkeerpatroon wijzigen.

30.2.3 Taak verwijderen

U kunt een taak verwijderen door deze te selecteren en vervolgens op de knop verwijderen teklikken.

30.3 Werking van batchrun

U heeft nu een script aangemaakt in PAC en in batchrun taakoverzicht een verwijzing geplaatst naardit script, met de tijd waarop dit script dient te worden uitgevoerd. PAC Batchrun zal nu op deafgesproken tijd deze scripts uitvoeren. Als deze actie is uitgevoerd stuurt PAC een email aan depersoon aangegeven in de algemene instellingen .

Hieronder staat een schematische weergave van de onderdelen van de PAC Batchrun module enwelke acties na elkaar worden uitgevoerd.

512




PAC Batchrun voert alleen de opgegeven taken uit als het programma geopend is. PlaatsPAC Batchrun daarom op een PC/Server die altijd aanstaat. Als de PC/Server opnieuw wordtopgestart moet ook PAC Batchrun opnieuw worden gestart.

PAC Batchrun dient niet gelijktijdig op meerdere plaatsen te worden geopend. Foutenkunnen optreden als vanaf twee verschillende locaties tegelijk een taak wordt gewijzigd. Maakhierom goede afspraken over de plaats van PAC Batchrun en wie PAC Batchrun onderhoudt.

Deel

XXXI




31 Applicatiebeheer

Het beheer van een applicatie als PAC, die binnen een uitgeverij belangrijke processen ondersteunt,is van groot belang voor het goed functioneren van de uitgeverij. Als de applicatie, om welke redendan ook, niet functioneert zoals verwacht of gewenst, dient een probleem zo snel mogelijk te wordengeïdentificeerd, gemeld, onderzocht en verholpen. Ontwikkelingen in de uitgeverij, uitgeverijwerelden in de ICT moeten in de gaten worden gehouden om zo goed mogelijk aan wensen en eisen tevoldoen.

Verkaart Automatisering heeft uitgebreid onderzoek gedaan naar het beheer van software applicaties.Op basis hiervan stellen we de volgende aanpak voor:

Er kan onderscheid worden gemaakt tussen 3 typen beheer:1. Technisch beheer: Het technisch beheer is verantwoordelijk voor de instandhouding, het

beheer en het onderhoud van de technische infrastructuur. De infrastructuur bestaat uit allete gebruiken automatiseringsmiddelen voor het kunnen opslaan, verwerken en transporterenvan gegevens en het voorzien van informatie.

2. Applicatie beheer: Het applicatiebeheer is verantwoordelijk voor de instandhouding van PACen de databases.

3. Functioneel beheer: Het functioneel beheer is namens de gebruikersorganisatieverantwoordelijk voor het instandhouden van de functionaliteit van PAC.

Dit hoofdstuk is een handleiding voor de Applicatiebeheerder. Van de applicatiebeheerder wordtonder meer verwacht dat hij / zij de volgende taken goed kan uitvoeren:

- Het kennisnemen van wijzigingen in nieuwe releases van PAC en in goede banen leiden vanupdates

- Klaarzetten van bestanden voor import naar PAC en verantwoordelijkheid voor de juisteinhoud van deze bestanden.

- Onderhouden en werken met batchrun, indien uitgeverij beschikt over deze module voorautomatische import en export

- Er zorg voor dragen dat rapportages en mailingen kunnen worden uitgevoerd en hierin dejuiste gegevens worden getoond.

- Het bijhouden van wijzigingen in de verschillende bedrijfsprocessen die PAC ondersteunt (insamenwerking met functioneel beheer). Denk hierbij bijvoorbeeld aan de overstap naarISBN13 of POD.

- Beveiligen van de gegevens, zowel van oneigenlijk gebruik van buitenaf als van oneigenlijkgebruik van binnenuit (beveiliging van gegevens en rechten/rollenbeheer).

- Beantwoorden van vragen van het functioneel beheer- Het oplossen van meldingen die interne activiteiten betreffen (denk hierbij aan een niet

uitgevoerde import, rechtenkwesties etc.)- Indien het probleem Verkaart Automatisering betreft: het op een gestructureerde manier

aanmelden van de melding en in samenwerking met Verkaart Automatisering de meldingoplossen. Het proces incidentenbeheer gaat dan over in het proces wijzigingsbeheer.

Om u voor te bereiden op deze taken dient u enige kennis te hebben van PAC en van de techniekachter PAC. Deze handleiding en de bijbehorende cursus bieden u deze kennis.

Elke uitgeverij krijgt te maken met applicatiebeheer. Dit applicatiebeheer is natuurlijk niet alleen opPAC, maar op elke applicatie die u in uw uitgeverij gebruikt. Dit kan in meer of minder mate zijnuitbesteed. Voor een snelle response, juiste verantwoordelijkheden en belangen en centraal beheerdekennis adviseren wij u dit in huis te laten uitvoeren. Verkaart Automatisering is bekend met eenaantal aspecten die daarin spelen en spant zich in om hier goed op aan te sluiten. Hieronderbeschrijven wij de taken waarvan geacht wordt dat u die voor een goede werking van PAC uitvoert.

Applicatiebeheer


465

Het applicatiebeheer binnen PAC is op de volgende manier georganiseerd:1. Op systeemniveau (extern) : De beheerstaken die met de PAC installatie te maken hebben

en met de administratie(s) in z'n geheel, zoals reserverkopieen maken, versturen, etc.2. Op administratieniveau (intern) : De beheerswerkzaamheden die de werking van de

administratie beinvloeden en waarin het bedrijfsbeleid (waar mogelijk) kan wordenvormgegeven. Denk hierbij aan hoe modules zich moeten gedragen, hoe deverantwoordelijkheden kunnen worden ingericht, hoe huisstijlen worden weergegeven,waarmee hersteltaken kunnen worden uitgevoerd en hoe controles kunnen worden uitgevoerd.

3. Het aanwijzen van interne medewerker binnen uw uitgeverij die kan functioneren als internevraagbaak binnen uw uitgeverij (interne service gerichtheid) om bepaald applicatiebeleid tewaarborgen. Daarbij voorzien wij u alvast van enkele op dit moment bekende feiten/kennisbinnen het onderwerp Applicatiekennis .

31.1 Systeemniveau

Enter topic text here.

31.1.1 Systeemfuncties

Systeemfuncties zijn de functies die u, als applicatiebeheerder, kunt gebruiken voor het onderhoudaan PAC.

U vindt deze functies na het inloggen als super (of update) in het venster Administratie openen onderde knop Systeemfuncties.

Dan ziet u het volgende venster:

465

475

552




U kunt daar de volgende taken uitvoeren:Wijzigen van de locatie en blokkeren van de administratieComprimeren (en herstellen)Een reservekopie opslaan (backup)Een reservekopie herstellen (restore)De actueel ingelogde gebruikers weergevenSuper-rechten herstellen bij per ongeluk weggooien van rechten van de supergebruikerDe administratie verzenden naar PACNet voor vertegenwoordigers met laptopsDe administratie kopieren naar een andere locatie (alleen bij gebruik van twee administratiesbinnen zelfde PAC installatie)De gehele of een deel van de administratie naar Verkaart Automatisering sturen voor serviceDe verkenner openen in de administratiemapDe verkenner openen in de applicatiemapDe licentie omzetten

In de volgende paragrafen wordt beschreven welke acties u hiermee kunt uitvoeren.

31.1.1.1 Wijzigen van de locatie en blokkeren van de administratie

U kunt PAC en de administraties verplaatsen naar een andere locatie, bijvoorbeeld andere server ofeen testadministratie lokaal neerzetten. Tevens kunt u ervoor zorgen dat gebruikers niet kunneninloggen als daar aanleiding voor is, bijvoorbeeld bij onderhoud van de database, backups, en anderezaken. Daarvoor dient u een aanpassing te doen in onderstaand venster.

Klik in het venster Administratiefuncties op de knop Wijzigen. U ziet dan het volgende scherm.

Applicatiebeheer


467

- U kunt de code en de omschrijving vrij aanpassen. - Bij administratiemap dient u de map aan te geven waarin zich de administratiegegevens

staan. - Bij licentiebestand kunt u aangeven waar het bestand met licentiegegevens staat en welke

naam deze heeft. Deze wordt automatisch ingevuld als u de administratiemap heeft ingevuld.Zorg ervoor dat beide naar dezelfde map verwijzen. Het licentiebestand bevat de gegevensmet de rechten voor gekochte modules en tot wanneer de licentie geldig is. Jaarlijks wordtdit gewijzigd. Tussentijds kan dit worden gewijzigd als er extra modules zijn aangeschaft ofproeflicenties zijn aangevraagd.

- Inloggen toestaan kan worden gebruikt op het moment dat er onderhoud moet wordenverricht aan de database (bijv. comprimeren of als andere partijen onderhoud dienen teplegen) en dat er geen andere gebruikers toegang mogen krijgen tot PAC. Dit wordt gedaanzodat tussentijds niet (per ongeluk) door gebruikers wijzigingen worden gedaan terwijl dezena het onderhoud weer worden overschreven. Hiermee wordt de toegang tot PAC en dusfouten voorkomen.

- Bij Bericht bij niet toestaan kan een bericht worden geplaatst dat aan gebruikers wordt getoondop het moment dat zij proberen in te loggen terwijl de applicatie tijdelijk niet toegankelijk is(door de instelling bij inloggen toestaan). Zo kunt u de gebruikers netjes melden wat er aande hand is en wanneer verwacht wordt dat PAC weer vrij is.

- Het Servertype staat standaard op Microsoft Acces. Als u toegang heeft tot de SQL modulevan PAC kunt u hier als servertype SQL selecteren. U kunt vervolgens de SQL data(Servernaam, databasenaam, Object prefix, Systeemgebruiker en Wachtwoord) invullen. Ditlaatste vindt altijd in volledig overleg plaats.




31.1.1.2 Comprimeren (en herstellen)

Wij raden u aan om ongeveer één keer per week uw administratie te comprimeren. Dit o.a. omonopgemerkte fouten in uw database te verhelpen. Bij regelmatige imports en veel mutaties zullen dedatabases zich gaan opblazen en daarbij incidenteel ongebruikte ruimte gaan gebruiken waardoorfragmentatie optreedt. Dit wordt hersteld door comprimeren. Daarnaast kan het voorkomen dat doorbijv. een crash van een gebruiker u een corrupte database krijgt. Ook nu zult u de database moetencomprimeren, in dat geval eigenlijk herstellen. U kunt een database alleen comprimeren als hieringeen gebruikers meer aanwezig zijn. Comprimeren doet u als volgt:


Klik op de knop ingelogde gebruikers. Als er nog gebruikers ingelogd zien dient u deze eerst teverzoeken PAC te verlaten.

U kunt, om zeker te zijn dat niemand tijdens het comprimeren probeert in te loggen, gebruikmaken van de functie inloggen toestaan onder de knop wijzigen. U stelt dit dan in op alleen

super toestaan, zodat u als systeemgebruiker de actie comprimeren kunt uitvoeren, maarverder niemand toegang heeft tot de administratie.

Maakt u voor de zekerheid een kopie van uw database. Dit kan o.a. met de knop administratie

kopiëren, onder systeemfuncties.

Als alle gebruikers zijn uitgelogd drukt u op de knop comprimeren. PAC zal nu alleadministraties comprimeren.

De snelheid van het comprimeren is afhankelijk van de grootte van uw database en de snelheid vanuw PC en netwerk. Houdt er rekening mee dat het comprimeren veel tijd kan innemen. Het is daaromaan te raden om dit bijvoorbeeld aan het eind van de week te doen.

De actie comprimeren is een zware actie. Om deze actie zo snel mogelijk uit te voeren kanhet voorkomen dat Access niet meer goed communiceert met u en/of uw Windows omgeving.De balk die de vordering van het comprimeren aangeeft kan blijven steken en in het taakbeheerkan worden aangegeven dat PAC niet reageert. De actie comprimeren is echter nog wel aan degang. Kies niet voor het beëindigen van de taak, maar wacht geduldig af. Door het voortijdigstopzetten van het comprimeren raakt uw administratie beschadigd en kunt u gegevensverliezen!

31.1.1.3 Reservekopie opslaan

Bij goed risicomanagement hoort ook het maken van reservekopieën (en herstellen bij noodsituaties).Naast backups die vaak 's nachts op de server worden gemaakt, heeft PAC ook een mogelijkheid ombackups te maken van de administratie(s). Dit kan nodig zijn omdat een update dient plaats tevinden of andere applicatie handelingen vereist zijn die risico op beschadiging met zich meebrengen.

Klik in Systeemfuncties op de knop Reservekopie opslaan

Applicatiebeheer


469

Kies vervolgens voor Gehele administratie (u kunt een deel van de administratie doen, maardaarvoor heeft u het wachtwoord van onze service desk nodig omdat alleen in speciale gevallen inoverleg met de service desk incomplete backups mogen worden gemaakt) en klik vervolgens op Verder.Vervolgens wordt een standaard map getoond met een automatische bestandsnaam. Dezestandaard map is de meest logische plaats voor backups in de administratie map, te weten de mapBAK. De bestandsnaam is opgebouwd uit de datum met volgnummer: jjmmddnr gevolgd door .PBU(Pac BackUp) waarbij jj=jaartal, mm=maand, dd=dag en nr=en dagvolgnr, als er op één dagmeerdere backups worden gemaakt wordt automatisch doorgenummerd zodat maximaal 99backups op één dag mogelijk zijn.Als dit akkoord is, klik dan op Opslaan. U ziet een zwart scherm met een voortgang.Als de backup is gemaakt, heeft u nog de mogelijkheid om direct de map in een verkenner weer tegeven. Klik op Ja als u dit wilt.

31.1.1.4 Reservekopie herstellen

In een noodgeval kunt u een reservekopie herstellen (mits u deze regelmatig aanmaakt uiteraard).Vaak zal dit zijn in het geval u terug wilt naar een vorige situatie door een actie die u zojuist heeftuitgevoerd. In een enkel geval is de administratie onherstelbaar geraakt en dient u een reservekopieterug te zetten.

Deze situatie beschrijft het herstellen van een reservekopie die is aangemaakt binnen PAC zelf.

Klik in Systeemfuncties op de knop Reservekopie herstellen




Controleer of het de juiste reservekopie is, want standaard wordt het meest actuele bestandgezocht en geplaatst, maar dat hoeft niet altijd het juiste bestand te zijn.Als het niet juist is, klik dan op de zoekvensterknop naast Reservekopie, dan wordt het volgendevenster geopend:

Applicatiebeheer


471

Kies dan de juiste reservekopie (De bestandsnaam is opgebouwd uit de datum met volgnummer:jjmmddnr gevolgd door .PBU (Pac BackUp) waarbij jj=jaartal, mm=maand, dd=dag en nr=endagvolgnr, als er op één dag meerdere backups worden gemaakt wordt automatischdoorgenummerd zodat maximaal 99 backups op één dag mogelijk zijn.) en klik op Openen.Als de informatie vervolgens de juiste reservekopie weergeeft, kies dan voor de knop Verder in hetvenster Reservekopie herstellen.Vervolgens wordt de voortgang weergegeven in een zwart status venster:

Daarna is de reservekopie hersteld.




31.1.1.5 Ingelogde gebruikers

Om een overzicht te kunnen opvragen van ingelogde gebruikers om bijvoorbeeld een update te willeninstalleren en iedereen te melden dat ze uit PAC moeten kan het venster Ingelogde gebruikersworden geopend.

Klik in Systeemfuncties op de knop Ingelogde gebruikers. Het volgende scherm wordt geopend:

U kunt nu een gebruiker mailen door de regel te selecteren en op de knop Gebruiker mailen te klikken.Dit werkt uiteraard alleen als de gebruiker een EMailadres heeft. Deze kan onder gebruikersbeheerworden ingesteld.

Voor meer informatie over het praktische gebruik van deze lijst en de alternatief lijst, open dan hetonderwerp Administratie of databasebestand in gebruik . Hier worden de scenario's beschreven diekunnen voorkomen bij problemen en de mogelijkheden om deze te verhelpen.

31.1.1.6 Superrechten herstellen

In sommige omstandigheden kan per ongeluk de rechten van de gebruiker super geheel wordenweggegooid waardoor deze gebruiker geen rechten meer heeft om administratieve functies te kunnenverrichten in PAC. Daardoor zou het onmogelijk worden om o.m. gebruikersbeheer uit te voeren. Enkan dus zodoende niet meer aan zichzelf rechten kunnen verlenen om dit te herstellen.

Daarom is de functie Super-rechten herstellen gebouwd. Hiermee worden de rechten van degebruiker super ingesteld zodat deze weer gebruikers en rollenbeheer kan gebruiken.

Het is daarna wel nodig dat de Super gebruiker opnieuw de rechten van zichzelf goed zet met dejuiste rollen om PAC goed te laten functioneren.

Klik op de knop Super-rechten herstellen. Vervolgens ziet u het volgende venster:

573

Applicatiebeheer


473

31.1.1.7 Administratie en Orders naar PAC.net verzenden/van PAC.net ophalen

Als u gebruik maakt van de module Order Portable beschikken uw vertegenwoordigers over eenlaptop met hierop de mogelijkheid om orders direct in PAC in te voeren. Deze orders moeten wordengecommuniceerd met de administratie van PAC die op uw server staat. Verder moeten devertegenwoordigers de huidige administratie in PAC kunnen inzien.

Het uitwisselen van de gegevens gebeurd via een FTP server van Verkaart Automatisering: PAC.net.Vanuit uw uitgeverij kunnen op deze server gegevens worden geplaatst die door eenvertegenwoordiger kunnen worden opgehaald en andersom. Voor het verzenden en ontvangen vangegevens van PAC.net zijn er 4 handelingen:

Administratie naar PAC.net verzenden (op een PC van uw uitgeverij naar PAC.net)


Vervolgens klikt u op de knop Administratie naar PACNet verzenden.

Administratie van PAC.net ophalen (van PAC.net naar de laptop van de vertegenwoordiger)


Vervolgens klikt u op de knop Administratie van PACNet ophalen

Orders naar PAC.net verzenden (van de laptop van de vertegenwoordiger naar PAC.net)

Na het inloggen in het scherm administratie openen logt u in in uw administratie.

U klikt nu op de knop systeem.

Vervolgens klikt u op de knop orders naar kantoor.

Orders van PAC.net ophalen (van PAC.net naar uw uitgeverij)

Na het inloggen in het scherm administratie openen logt u in in uw administratie.

U klikt nu op de knop systeem.

Vervolgens klikt u op de knop orders van vertegenwoordigers

31.1.1.8 Versturen naar Verkaart Automatisering

Als u een probleem heeft met u database die u niet zelf kunt oplossen zult u uw database moetenversturen naar Verkaart. U kunt dit als volgt doen:


Klik op de knop ‘ingelogde gebruikers’. Als er nog gebruikers ingelogd zien dient u deze eerstte verzoeken PAC te verlaten.

U kunt, om zeker te zijn dat niemand tijdens het comprimeren probeert in te loggen, gebruikmaken van de functie inloggen toestaan onder de knop wijzigen. U stelt dit dan in op ‘alleensuper toestaan’, zodat u als systeemgebruiker de actie comprimeren kunt uitvoeren, maarverder niemand toegang heeft tot de administratie.

Klik op de knop versturen naar Verkaart Automatisering.

Uw gegevens worden nu naar Verkaart verzonden.

Let op!: Deze functie werkt niet bij iedereen correct. U hoort van Verkaart of uw gegevens goed zijnontvangen of niet. Als dit niet het geval is zult u uw gegevens met PAC met de PAC FileSendermoeten versturen (zie het hoofdstuk PAC Filesender).

31.1.1.9 Verzenden met PAC Filesender

Als u gegevens wilt verzenden naar verkaart raden we u aan om dit met het programma PACFilesender te doen. U vindt dit programma in de map BIN in de map waarin PAC is geplaatst. (bijv. N:\data\pac\bin). PAC Filesender zipt automatisch uw bestanden tot een kleiner formaat en verstuurtdeze naar een ftp server van Verkaart. Verkaart Automatisering kan deze dan van de ftp server




ophalen.

Om een bestand (bijv. uw database) te verzenden met PAC Filesender moet u de volgendehandelingen uitvoeren:

Open Pac-FileSender.exe

Er opent zich een windows scherm getiteld ‘selecteer het te verzenden bestand’. Navigeer nunaar de plaats waar uw database staat en selecteer deze. Klik vervolgens op openen.

Er verschijnt nu een scherm waarin de voortgang van het zippen en vervolgens hetverzenden wordt aangegeven. Als deze actie succesvol voltooid is zal dit wordenaangegeven.

31.1.1.10Updaten van PAC

Geregeld worden op de website www.verkaart.net updates geleverd met bugfixes en nieuwe veldenof functionaliteiten. Updates kunt u alleen uitvoeren in overleg met Verkaart Automatisering. Dezeupdates kunt u dan op uw PC installeren. Dit doet u als volgt:


Klik op de knop ingelogde gebruikers. Als er nog gebruikers ingelogd zien dient u deze eerst teverzoeken PAC te verlaten.

U kunt, om zeker te zijn dat niemand tijdens het updaten probeert in te loggen, gebruikmaken van de functie inloggen toestaan onder de knop wijzigen. U stelt dit dan in op alleen

super toestaan, zodat alleen u in de tussentijd gebruik kunt maken van PAC en geen anderegebruikers per ongeluk kunnen inloggen en uw acties kan blokkeren.

Maakt u voor de zekerheid een reservekopie van uw administratie. Dit kan met de knopReservekopie opslaan onder systeemfuncties.

Als alle gebruikers zijn uitgelogd en u heeft een reservekopie gemaakt, dan klikt u op onderSysteemfuncties op de knop Actuele update ophalen.

De update wordt na het downloaden automatisch gestart en u doorloopt de stappen in deinstallatiewizard. Let er goed op dat u de juiste PACmap kiest. In veel gevallen zal dit N:/data/pac zijn, maar dit is niet altijd zo.

PAC zal nu worden opgewaardeerd. Als de update afgerond is kunt u PAC opnieuw opstarten.Log eerst als super een keer in. De administraties zullen indien nodig automatisch wordengeupdate (wanneer u deze stuk voor stuk opent). Controleer vervolgens of PAC correctwerkt.

Als u bij systeemfuncties heeft aangegeven dat alleen super kan inloggen kunt u nu hetsysteem weer vrijgeven voor andere gebruikers. Iedereen kan nu weer gebruik maken vanPAC.

Let op! Wij adviseren altijd bij een update de actuele release notes op te vragen. Wij kunnen dit vooru verzorgen door een vergelijking te maken op basis van uw actueel draaiende versie en de nieuwsteversie. Tevens houden we dan rekening met de uw licentie zodat alleen relevante functionaliteiten/release notes worden gemeld. U krijgt dit dan via de mail in excelformaat. Om vervolgens de nieuweupdate te testen op uw situatie kunt u deze in uw testomgeving installeren en vervolgens punt voorpunt de release notes doorlopen. U kunt zich daarbij op twee zaken richten:1. Technische testen van bugfixes en wijzigingen2. Functioneel testen van nieuwe toevoegingen

Wij raden altijd aan de bugfixes en wijzigingen (ad 1) te testen omdat de kans groot is dat u dezefunctionaliteit zelf ook toepast. Het zou vervelend zijn als een probleem toch is blijven bestaan en ditpas in live situatie aan het licht komt. Dan is een probleem vaak acuut terwijl dit vaststellen in eentestomgeving geen belemmering geeft in de normale werkuitvoering. Dit risicomanagement kunt uop deze manier goed in de hand houden.

Nieuwe toevoegingen kunt u ook prima in de live omgeving bekijken. Als hier problemen naar voren

Applicatiebeheer


475

komen dan is dit vaak niet acuut omdat de nog toe te passen werkwijze dan nog niet is ingebed in deorganisatie.

31.2 Administratieniveau

Op administratieniveau kunt u zorgen dat de beheerstaken de werking van de administratiebeinvloeden en waarin het bedrijfsbeleid (waar mogelijk) kan worden vormgegeven. Denk hierbij aanhoe modules zich moeten gedragen, hoe de verantwoordelijkheden kunnen worden ingericht, hoehuisstijlen worden weergegeven, waarmee hersteltaken kunnen worden uitgevoerd en hoe controleskunnen worden uitgevoerd. Al deze functies vindt u na het openen van de administratie onder hetmenupad Systeem.

U ziet hier de volgende onderdelen:

RechtenAdministratie InstellingenGebruikersinstellingenManagement FunctiesRapportageScenario's

31.2.1 Rechtenbeheer

31.2.1.1 Inleiding

In PAC kunnen op vele niveaus en in veel vensters en programma's diverse rechten worden ingesteld.Deze rechten bestaan uit gebruik-, lees-, toevoeg-, wijzigen verwijderrechten. In elke module vanPAC is vastgelegd welke rechten worden gebruikt. Uw licentie met geautoriseerde modules bepaaltdus welke rechten u kunt uitdelen.

De rechten kunnen worden toegekend aan rollen. Dit zijn groepen van personen die dezelfde functies

475

487

480

529

536

544




kunnen uitvoeren. Zo kunt u een rol verkoop aanmaken en hieraan alle rechten koppelen tot welke demedewerkers van de afdeling verkoop recht hebben. U kunt ook inrichten op een meer gedetailleerdniveau. In plaats van een rol verkoop maakt u meerdere rollen, bijvoorbeeld een rol'aanbiedingsbeheer' en een rol 'fiat verkoop'. De rollen komen nu dus niet meer overeen met eenbepaalde groep, maar u hebt nu de flexibiliteit om slechts aan één verkoopmedewerker de fiatrechtenvoor verkoop te geven en de anderen deze te ontzeggen.

Tevens kunnen de rechten voor relaties worden toegekend door gebruik te maken vanrelatiecategoriegroepen. Op deze manier bent u in staat om bijvoorbeeld de relatiegegevens vanauteurs te beschermen tegen wijzigingen door niet geautoriseerde gebruikers.

Deze rollen kunnen worden gekoppeld aan gebruikers. Door combinaties van rollen aan een gebruikerte koppelen kunnen complexe en toch beheersbare rechten worden vastgelegd. Het is niet mogelijkom rechten op gebruikersniveau vast te leggen. Wel is het mogelijk om rechten op fondsen bij degebruiker in te stellen.

31.2.1.2 Rollenbeheer

In rollenbeheer kunt u verschillende rollen definiëren die gebruikers van het systeem kunneninnemen. Hieronder valt bijvoorbeeld de redactie, of de applicatiebeheerder. Aan deze rollen kunnenverschillende rechten worden verbonden. U kunt rollen definiëren onder Hoofdmenu | Systeem |Rollenbeheer.

31.2.1.2.1 Rol zoeken

U kunt rollen definiëren onder Hoofdmenu | Systeem | Rollenbeheer. Het zoekvenster zal wordengeopend:

Applicatiebeheer


477

U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de rol selecteren die u wilt tonen en kiest voor Open.Indien u een nieuwe rol wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.

31.2.1.2.2 Rol toevoegen

U kunt nieuwe rollen toevoegen door te kiezen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken rol of voorToevoegen in het venster Rollenbeheer. Het onderstaande venster zal worden weergegeven:




Type de omschrijving in het veld Omschrijving in van de rol die u wilt toevoegen. Dit is eenverplicht veld.


31.2.1.2.3 Rol wijzigen

Met rollen deelt u de rechten voor de gehele administratie in PAC in. U kunt diverse functies enrelatiecategorieën selecteren om rechten op te leggen.

Applicatiebeheer


479

In het linkerdeel van het venster kunt u de algemene gegevens wijzigen:

Selecteer het veld Omschrijving om de omschrijving van de rol te wijzigen.

In het rechterdeel van het venster staan drie tabbladen:

FunctiesRelatiecategoriegroepenCalculatie tabbladen

De eerste twee tabbladen kunt u met onderstaande handelingen bewerken.

Als u slechts een paar rechten bij de rol hoeft te maken, dan kunt u het beste deze functies ofrelatiecategoriegroepen toevoegen door de keuzelijst bij Functie of Relatiecategoriegroep in tevullen.

Indien u van veel functies of relatiecategoriegroepen de rechten wilt toekennen, gebruik dan deknoppen onderaan:

Met de knoppen Alle functies toevoegen en Alle groepen toevoegen worden alle functies ofrelatiecategoriegroepen die in uw licentie zitten getoond zonder rechten.

Met de knop Alle rechten toekennen worden de getoonde functies van alle mogelijke rechtenvoorzien.

Met de knop Leesrechten toekennen worden de getoonde functies voorzien van alleen hetlees- en gebruikrecht.

Vervolgens kunt u de individuele functies en relatiecategoriegroepen van rechten voorzien doorte klikken op de aankruisvakjes Mag gebruiken, Mag lezen, Mag toevoegen, Mag wijzigen, Mag

verwijderen.




Het laatste tabblad, Calculatie tabbladen, kunt u alleen wijzigen door het gewenste calculatie tabbladtoe te voegen als regel en het leesrecht, al dan niet zichtbaar, aan of uit te zetten. De gebruiker methet leesrecht ziet dit tabblad dan in de calculatie.

31.2.1.2.4 Rol verwijderen

U kunt een rol uit PAC verwijderen.

Klik op de knop Verwijderen om de rol uit PAC te verwijderen. Het onderstaandebevestigingsvenster wordt getoond:

Klik op Ja om de rol te verwijderen.

31.2.1.3 Gebruikersbeheer

In gebruikersbeheer staan de gebruikers die met PAC werken. Van deze gebruikers kan wordenaangegeven wat hun rol is binnen PAC (zie ook Rollenbeheer ), maar ook kan hier het wachtwoordworden gewijzigd. U kunt gebruikers definiëren onder Hoofdmenu | Systeem | Gebruikersbeheer.

31.2.1.3.1 Gebruiker zoeken

U kunt gebruikers definiëren onder Hoofdmenu | Systeem | Gebruikersbeheer. Het zoekvenster zalworden geopend:

476

Applicatiebeheer


481

U kunt met de pijltjestoetsen of met de muis de gebruiker selecteren die u wilt tonen en kiest voor Open. Indien u een nieuwe gebruiker wilt aanmaken, kies dan voor Nieuw.

31.2.1.3.2 Gebruiker toevoegen

U kunt nieuwe gebruikers toevoegen door te kiezen voor Nieuw in het zoekvenster Zoeken Gebruiker ofvoor Toevoegen in het venster Gebruikersbeheer. Het onderstaande venster zal worden weergegeven:




Type de loginnaam in het veld Loginnaam in van de gebruiker die u wilt toevoegen. Dit iseen verplicht veld.

Type vervolgens de voornaam in het veld Voornaam in van de gebruiker. Dit is een verplichtveld.

Tik vervolgens de voorvoegsels in het veld Voorvoegsels in van de gebruiker. Dit is eenoptioneel veld.

Daarna typt u de achternaam in het veld Achternaam in van de gebruiker. Dit is een verplichtveld.


Vervolgens zal in een bevestigingsvenster worden gevraagd of deze gebruiker reeds als relatie in PACaanwezig is:

Klik op Ja als de gebruiker nog niet als relatie bestaat en nu ook als relatie moet wordentoegevoegd.

Klik op Nee als de gebruiker reeds als relatie bestaat en dus gekozen kan worden uit hetzoekvenster van personen.

Applicatiebeheer


483

31.2.1.3.3 Gebruiker wijzigen

Alleen gebruikers van de administratie van PAC gedefinieerd onder gebruikersbeheer kunnen inloggenin de administratie van de uitgeverij. Deze rechten van deze gebruikers kunnen verder wordengedifferentieerd met behulp van rollen om zodoende een juiste functiescheiding te creëren.

In het linkerdeel van het venster kunt de gegevens over de gebruiker invoeren. Als de Loginnaam

eenmaal is toegewezen kan deze niet meer worden gewijzigd.

De Voornaam, Voorvoegsels en Achternaam velden kunt u wel wijzigen.

Indien u nog geen relatie heeft gekoppeld kunt u het zoekvenster van relaties openen omeen relatie te kiezen die gekoppeld moet worden aan de gebruiker met behulp van dezoekvensterknop naast het veld Relatie.

In het rechterdeel van het venster ziet u de tabbladen Rollen, Fondsgroepen en Fondsen:

Rollen

Hier staan twee vensters: de rollen en dus de functies die gebruiker kan uitvoeren, en derollen die de gebruiker niet kan uitvoeren.De rollen kunnen nu worden toegewezen of uitgezet door de rollen aan te klikken en tekiezen voor de knoppen < en > of door te dubbelklikken op de rollen.

Fondsgroepen

U kunt individuele rechten op fondsgroepen en dus de fondsen toekennen aan de relatie. Demeeste medewerkers hebben namelijk een fonds onder hun beheer en werken niet tegelijkvoor alle fondsen, tenzij de werkzaamheden uiteraard te overzien zijn.




De rechten op fondsgroepen worden gebruikt: - als leesrechten ten behoeve van rapportages.- als rechten op het inzien van bepaalde projecten/uitgaven/drukken indien de functie Fondsrechten gebruiken voor het zoeken van projecten en aanbiedingen in Algemene

instellingen is aangevinkt.

Kies een Fondsgroep waarop de gebruiker rechten heeft.

Klik op de knop Alle fondsgroepen om de gebruiker de rechten te geven op allefondsgroepen die op dit moment aanwezig zijn.

Fondsen

U kunt de individuele fondsrechten in dit tabblad toekennen. Automatisch zullen de rechtenvan alle fondsen die in de fondsgroepen van het tabblad Fondsgroepen staan wordenopgenomen in dit tabblad. Deze zijn echter geel en dus niet meer wijzigbaar. U kuntdaarnaast individuele fondsen toevoegen.

De rechten op fondsen worden gebruikt: - als leesrechten ten behoeve van rapportages.- als rechten op het inzien van bepaalde projecten/uitgaven/drukken indien de functie Fondsrechten gebruiken voor het zoeken van projecten en aanbiedingen in Algemene

instellingen is aangevinkt.

489

489

Applicatiebeheer


485

Kies een Fonds waarop de gebruiker rechten heeft.

U ziet ook een veld Status. Als de gebruiker moet kunnen inloggen in PAC dan kunt u deze gebruikeractiveren met de knop (De)activeren. Zo kunt u ook medewerkers die zijn vertrokken uitschakelenofwel deactiveren.

Tenslotte kunt u met de knop 'wachtwoord wijzigen' het huidige wachtwoord van de gebruikerveranderen.

31.2.1.3.4 Gebruiker verwijderen

U kunt een gebruiker uit PAC verwijderen.

Klik op de knop Verwijderen om de gebruiker uit PAC te verwijderen. Het onderstaandebevestigingsvenster wordt getoond:

Klik op Ja om de gebruiker te verwijderen.

31.2.1.4 Wat zijn mijn rechten?

Vanuit het venster Rechtenbeheer heeft u nog enkele functies om uit te voeren. U kunt alle Rechten

bijwerken indien deze niet volledig goed zijn uitgevoerd in een eerdere sessie.

De ingelogde gebruiker kan zien welke rechten hij/zij op dat moment heeft. Zo kan de




gebruiker zien waarom hij/zij een bepaalde functie niet of wel kan uitvoeren:

De witte vakjes geven aan dat hierop rechten kunnen rusten. Als er tevens een vinkje staatbetekent dit een geautoriseerde handeling.

Een geel vakje betekent dat hierop geen rechten kunnen worden ingesteld en dus ook geenvinkje kan staan. Autorisatie is in dat geval niet van toepassing.

31.2.1.5 Werkinstructie rechten toekennen

Het rechtenbeheer in PAC verloopt via gebruikers- en rollenbeheer. In PAC zijn een aantal rollengedefinieerd (bijvoorbeeld de rollen verkoop en productie). Deze rollen zijn vervolgens toegekendaan de gebruikers in PAC.

31.2.1.5.1 Het aanmaken van een Rol

Een rol kunt u als volgt aanmaken:

Ga naar Systeem – rollenbeheer

U krijgt nu in een zoekscherm een overzicht van alle bestaande rollen. U kunt die openen metde knop openen of door hierop te dubbel klikken. Als u een nieuwe rol wilt aanmaken drukt uop nieuw.

In het rechterdeel van het venster staan drie tabbladen: Functies, Relatiecategoriegroepen enCalculatie tabbladen.

o Functies: Bij functie kunt u een bepaald recht selecteren en aangeven wat voor

toegang de huidige rol moet krijgen (mag gebruiken, mag lezen, mag toevoegen,mag wijzigen, mag verwijderen). Als u slechts een paar rechten bij de rol hoeft temaken, dan kunt u het beste deze functies toevoegen door de keuzelijst bijFunctie in te vullen. Indien u van veel functies de rechten wilt toekennen, gebruik

Applicatiebeheer


487

dan de knoppen onderaan. De betekenis van de verschillende rollen kunt uterugvinden in bijlage1: PAC autorisatiefuncties en beschrijvingen.

o Relatiecategoriegroepen: Relatiecategoriegroepen geeft de gebruiker het recht om

bepaalde relatiecategoriegroepen toe te voegen aan een relatie. De wijze van hettoevoegen werk hetzelfde als bij het tabblad functies.

o Calculatie tabbladen: Bij Calculatie tabbladen kunt u alleen wijzigen door het

gewenste calculatie tabblad toe te voegen als regel en het leesrecht, al dan nietzichtbaar, aan of uit te zetten. De gebruiker met het leesrecht ziet dit tabbladdan in de calculatie. Als hier niets is ingevuld heeft de gebruiker toegang tot alletabbladen.

Als u alle gegevens voor een rol heeft ingevuld klikt u op sluiten. Als u nu opnieuw oprollenbeheer klikt ziet u dat uw nieuwe rol in de lijst is opgenomen.

31.2.1.5.2 Het aanmaken van een gebruiker

Een gebruiker kunt u als volgt aanmaken:

Ga naar Systeem – gebruikersbeheer

U krijgt nu in een zoekscherm een overzicht van alle bestaande gebruikers. U kunt dieopenen met de knop openen of door hierop te dubbel klikken. Als u een nieuwe gebruiker wiltaanmaken klikt u op ‘nieuw’.

Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker wordt een scherm getoond waarop u eerstenkele basisgegevens kunt invullen (inlognaam, achternaam, voornaam, voorvoegsel)

Vervolgens opent zich een tweede scherm. U kunt links de gegevens van de nieuwegebruiker wijzigen met de velden aan het linkerkant van het scherm. U kunt hier deaangemaakte gebruiker koppelen aan een relatie in PAC.

U ziet 3 tabbladen: rollen, fondsgroepen en fondsen.

o Rollen: hier staan twee vensters: de rollen en dus de functies die gebruiker kan

uitvoeren, en de rollen die de gebruiker niet kan uitvoeren. De rollen kunnen nuworden toegewezen of uitgezet door de rollen aan te klikken en te kiezen voor deknoppen < en > of door te dubbelklikken op de rollen.

o Fondsgroepen/fondsen: U kunt individuele rechten op fondsgroepen en dus de fondsen

toekennen aan de relatie. De meeste medewerkers hebben namelijk een fonds onderhun beheer en werken niet tegelijk voor alle fondsen, tenzij de werkzaamhedenuiteraard te overzien zijn. Het betreffen leesrechten ten behoeve van rapportages.

31.2.1.5.3 Het bijwerken van rechten

Als u wijzigingen heeft gemaakt in de bestaande rechtenindeling worden de rechten automatischbijgewerkt. U kunt (voor de zekerheid) ook op de knop rechten bijwerken te klikken. Nu worden dezeinstellingen ook voor de andere gebruikers actief. Als u uitlogt worden de gegevens automatischbijgewerkt.

31.2.2 Administratie instellingen

31.2.2.1 Algemene instellingen

U kunt enkele algemene gegevens onderhouden in PAC. U kunt deze algemene gegevens definiërenonder Hoofdmenu | Systeem | Administratie instellingen | Algemene instellingen:




In dit venster ziet u verschillende onderdelen. Als u klikt op een onderdeel verschijnt hier rechts vaninstellingen over dit onderdeel. De mogelijke onderdelen zijn:

ProjectRelatieCalculatiePlanningVerkoop AlgemeenVerkoop OrderVerkoop FakturatieLogistiekOnderhandenwerkRoyaltyDocumenten en overzichtenImportExportONIXPAC.NetCentraal boekhuisCB ONE OrdersAccountViewWizard keuzelijstenSysteemPrototypes

489

490

491

493

494

498

499

503

504

505

506

507

511

512

Applicatiebeheer


489

31.2.2.1.1 Project

Bij het onderdeel project kunt u het volgende instellen:

Een ISBN Range is te koppelen aan een fonds, aan een verschijningsvorm en als algemeneISBN-range in te stellen. Met de instelling ISBN range toepassen op volgorde bepaalt u in welkevolgorde wordt gekeken naar de ingestelde ISBN's. U kunt hierbij kiezen uit Fonds, dan

Verschijningsvorm, dan algemeen of Verschijningsvorm, dan fonds, dan algemeen. Indien u het aankruisvakje ISBN moet altijd kloppen aanvinkt dan mogen en kunnen geenonjuiste ISBN's worden ingevoerd.Met Standaard genre kunt u aangeven welk genre door PAC standaard bij een nieuwaangemaakt ISBN wordt geselecteerd. Met Fondsrechten gebruiken voor het zoeken van projecten en aanbiedingen is het mogelijk ombepaalde titels af te schermen van medewerkers die niets met deze titels van doen hebben. Alsu deze functionaliteit aanvinkt zal PAC bij het openen van de zoekschermen voor project,uitgave, druk en aanbieding kijken naar de fondsgroepen/fondsen waarbij deze gebruiker isingedeeld (zie gebruikersbeheer ). De gebruiker krijgt dan enkel de projecten/uitgaven/drukken te zien die zijn ingedeeld in deze fondsen. Door Administratie titel met voorvoegsel aan te kruizen wordt het voorvoegsel ook meegenomenbij het automatisch genereren van de administratieve titel. Als u een nieuw project aanmaakt bent u verplicht een zoekcode in te vullen. U kunt echter ookeen standaard zoekcode invullen, door achter Standaard Zoekcode een standaard tekst in tevoeren. U kunt hier ook bijvoorbeeld een 'lege spatie' (ALT 255) zetten. Daarmee wordtvoorkomen dat gebruikers geconfronteerd worden met het invullen van een onbekendewaarde. Let op: Deze functie werkt alleen als u niet werkt met een wizard voor het aanmakenvan nieuwe projecten. In verschillende velden in PAC wordt kort samengevat de informatie van het project, debijbehorende uitgave en druk beschreven (zie bijv de planning). In het veld Project tot druk info

methode kunt u aangeven hoe u dit veld opgebouwd wilt zien. Als u geen gebruik maakt van afleverbeheer dan kunt u zelf de werkelijk geleverde oplageinvullen in drukbeheer als u het vinkje zet bij Reële oplage-aflevering wijzigbaar. Laat het andersuit staan, want dan wordt het automatisch bijgewerkt.Als u oplage wijzigbaar aanzet dan kunt u de oplage onder drukbeheer handmatig wijzigen.Normaal gesproken wordt deze automatisch vanuit de calculatie bijgewerkt. Laat deze dan ookuit staan als u werkt met PAC Calculatie.Als u verschijningsdatum wijzigbaar aanzet dan kunt u de verschijningsdatum onder drukbeheerhandmatig wijzige. Normaal gesproken wordt deze vanuit de calculatie of de planningautomatisch gewijzigd. Laat deze bij gebruik van deze modules dan ook uit staan.U kunt de auteursnaam in projectbeheer op vier manier laten opbouwen uit de naam of alias

480




genoemd bij de auteur in relatiebeheer:

Als u een vinkje plaatst bij Flaptekst zullen de ingevoerd Flapteksten uit de standaard teksten(in tabblad onder uitgave ) worden geconverteerd naar het nieuwe tekstenbeheer inuitgave. Deze instelling kan éénmalig woden omgezet zodat de teksten worden geconverteerd.Er is geen terugweg mogelijk. De tekst kan bijvoorbeeld vervolgens worden gebruikt in deexport van ONIX.

31.2.2.1.2 Relatie

Bij het onderdeel Relatie kunt u het volgende instellen:

In het relatie zoekscherm kan een extra zoekcode worden toegevoegd. Hierbij kan wordengekozen uit: Geen (geen extra zoekkolom), Leveranciersnr 1, Leveranciersnr 2, Klantnr 1 enKlant nr 2. De namen van deze velden zijn de standaard systeemnamen, maar wordenmogelijk in uw administratie anders genomed. In deze velden kunnen zich bijv debiteuren /crediteuren nummers bevinden. Bij het adres kunt u een locatie, afdeling en kamernummer invoeren. Deze drie gegevenskunnen van elkaar worden gescheiden door een scheidingsteken. Dit scheidingstkeen kunt opopgeven bij Adres scheidingsteken. Als u een relatieverband aanleft tussen twee relaties, dan moet u een aantal keuzes maken:welke soort relatieverband betreft het? neemt u de adresgegevens over van de hoofd of desubrelatie? Als u op deze vraag vrijwel altijd hetzelfde antwoord geeft, kunt u dit bij Standaard

adreskoppeling bij leggen verband en Standaard relatieverbandttype instellen. PAC vult dit nu als

138 147

Applicatiebeheer


491

default voor u in. In projectbeheer kunt u aangeven dat een titel vertaald is. Als de titel vertaald is is er eenoorspronkelijke uitgever/agent die de titel in eerste instantie heeft uitgegeven. Om deze tekunnen selecteren moet u twee dingen doen:

1. Eerst moet een relatierol worden aangemaakt voor de bewuste categorie opprojectniveau. Er zijn al twee categorieen die in aanmerking kunnen komen (agenten uitgeverij), maar u kunt ook een nieuwe categorie aanmaken.

2. Vervolgens gaat u naar algemene instellingen - relatie. U kunt daar bij categorie bij

originele uitgever bij project kiezen uit een lijst met categorieen. Plaatsnamen in hoofdletters zorgt ervoor dat de plaatsnamen in het adres van een relatie altijd inhoofdletters worden weergegeven. Bij Controle bij verwijderen relatie kunt u instellen of de relatie zonder melding kunt verwijderenals deze relatie is gekoppeld aan een relatieverband. U kunt hierbij kiezen om geen controle tedoen(dus geen melding), een melding te geven dat de relatie is gekoppeld aan een andererelatie met de vraag of de gebruiker de relatie echt wilt verwijderen. Of u kunt aangeven dateen relatie met een verband niet kan worden verwijderd. Een ISBN Range is te koppelen aan een fonds, aan een verschijningsvorm en als algemeneISBN-range in te stellen. Met de instelling ISBN range toepassen op volgorde bepaalt u in welkevolgorde wordt gekeken naar de ingestelde ISBN's. U kunt hierbij kiezen uit Fonds, dan

Verschijningsvorm, dan algemeen of Verschijningsvorm, dan fonds, dan algemeen.

31.2.2.1.3 Calculatie

Bij het onderdeel Calculatie kunt u het volgende instellen:

Met het aankruisvakje TAB rechten maakt u het mogelijk om de (zelf-) gedefinieerde tabbladenvan de calculatiekosten (on)zichtbaar te maken voor verschillende groepen gebruikers doormiddel van het toewijzen van rechten aan rollen in het tabblad Calculatie tabbladen van hetvenster Rollenbeheer.Met behulp van het aankruisvakje Verkopen direct wijzigbaar zorgt u ervoor dat gebruikers deaantallen of bedragen al dan niet zelf direct kunnen invoeren. Als dit vakje uitstaat dienen degebruikers de aantallen of bedragen in te vullen in het tabblad Afzet-periode verdeling van hetvenster Calculatie.Indien u het aankruisvakje Verkopen sommeren tot oplage aanvinkt dan worden de ingevoerdeverkoopaantallen, zowel in tabblad Omzet als Afzet-periode verdeling van de calculatie, en eeneventueel aantal presenten opgeteld en ingevuld als hoofdoplage. Deze instelling zorgt vooreen volledige doorrekening van de calculatie en vertraagt deze dan ook. Indien deze instellingis aangevinkt dan wordt de gebruikersinstelling Auto. restvoorraad naar verk.srt. genegeerd.Als u het aankruisvakje Calculatie direct bewaren na bijwerken component aanvinkt, wordt decalculatie direct opgeslagen en worden de overige velden direct bijgewerkt. Anders gebeurd dit




pas bij het sluiten van de calculatie.Het veld Component: Illustraties wordt gebruikt voor overzichten waarin het aantal illustratiesmoet worden vermeld. Er kan voor gekozen worden om een rapportage met opmaak te genereren of één zonderopmaak door de functie Afdruk componenten met opmaak op rapport. Als het genereren vanrapportages traag verloopt kunt u er zo voor kiezen om geen opmaak weer te geven, waardoorhet genereren sneller zal verlopen. In stamgegevens - verkoopsoorten (kopje verkoop) kunt u bij een verkoopsoort aangeven dat uhierbij niet de aantallen verkochte items wil opgeven, maar een bruto bedrag wil opgeven.Deze optie kunt u bijvoorbeeld gebruiken bij inkomsten uit reclame. In het veld Opmaak van

'bruto-invoer' verkoopsoorten kunt u aangeven welke opmaak u wilt geven aan dit veld: wilt ubijvoorbeeld werken met cijfers achter de komma of niet.Als u Verschijningsvormen synchroniseren aanvinkt kan het niet voorkomen dan deverschijningsvorm in de uitgave en die in de calculatie verschillend zijn. Deze worden dangesynchroniseerd. Als u deze optie afvinkt gebeurd dit niet. Met kostprijs berekeningstype kunt u de wijze waarop de kostprijs wordt berekend aanpassen. Ukunt hierbij kiezen om de kostprijs te berekenen op basis van de directe kosten gedeeld doorde oplage. Of door de directe kosten gedeeld door de oplage - presenten, zodat de presentenautomatisch worden 'terugverdiend' over het verkoopbare deel van de oplage. Let op: hiermeeworden bestaande calculaties niet gewijzigd.U kunt de Verkoopprijs controle/bijwerk methode instellen op drie manieren:i) Geen controleii) Controle op prijzenhistorie en verschil melden (mits prijs > 0). Als er verkoopprijs in de

calculatie wordt ingevoerd die afwijkt van de prijs in de prijzenhistorie (op basis van deverschijningsdatum), dan wordt dit visueel weergegeven.

iii)Overnemen actuele prijs uit prijzenhistorie (mits prijs > 0). De verkoopprijs in de calculatiewordt vanuit de prijzenhistorie overgenomen op basis van de verschijningsdatum. Opmerking:ondanks deze instelling kan toch handmatig de verkoopprijs in de calculatie worden ingevuld!In dat geval wordt namelijk de actuele calculatieprijs overgenomen naar deverkoopprijzenhistorie (met inachtname van de actuele fiatstap en de instelling 'Verkoopprijsbijwerken vanaf stap')

Let op dat het bijwerken van deze prijs natuurlijk alleen plaatsvindt vanuit het calculatievensteren niet wordt geinitieerd/geactiveerd vanuit andere onderdelen in PAC (ivm fiatteringen enverantwoordelijkheden).

Applicatiebeheer


493

31.2.2.1.4 Planning

Bij het onderdeel Calculatie kunt u het volgende instellen:

Met het instellen van de Standaard afleveractiviteit zorgt u ervoor dat deze als standaard keuzewordt weergegeven bij de overzichten .Door het instellen van de Standaard leverancier product kunt u zorgen dat deze relatie op deafleverlijsten terecht komt zodat het Centraal Boekhuis en Libridis weten van wie de productontvangen gaan worden. Het instellen van de Activiteit drukkerij, Activiteit zetterij, Activiteit corrector en Activiteit

persklaarmaker wordt gebruikt bij het maken van enkele rapportages. Deze rapportages zijn opdit moment nog niet beschikbaar. U kunt met de instelling Initieel relatiekoppeling kenmerk zorgen dat kenmerken met een activiteitautomatisch gekoppeld worden met de planning of juist niet. De mogelijkheden zijn:

Algemeen, niet gekoppeldGekoppeld

Met het instellen van het veld Initieel planmethode zorgt u ervoor dat deze als standaard keuzeingesteld bij planningen van nieuwe drukken.Bij In te plannen dagen kunt u aangeven welke dagen in de planning tot werkdagen dienen teworden gerekend.Bij Fasegrenzen op slot bij realisatie van activiteit kunt u een activiteit opgeven waarbij defasegrenzen bij de realisatie op slot gaan. Bij Indien coordinator leeg, wie mag wijzigen kunt u aangeven wie de datums bij een activiteitmogen wijzigen op het moment dat de coordinator niet is ingevuldBij Kalendertype kunt u kiezen tussen een grafische kalender (die ook in de windowsomgevingwordt gebruikt) en de datumkiezer die al eerder beschikbaar was in PAC. Met de opties Realisatie einddatum wissen bij In Bewerking, Realisatie startdatum wissen bij op

Gepland zetten, Realisatie einddatum wissen bij op Gepland zetten kunt u het gedrag van de planningwijzigen, op het moment dat u de status van een activiteit wijzigt (door de kolommen status, P,

366




I of G aan te passen). Met Verschijningsdatum bijwerken vanuit kunt u kiezen met welke gegevens deverschijningsdatum wordt gevuld.

31.2.2.1.5 Verkoop Algemeen

Bij het onderdeel Verkoop Algemeen kunt u het volgende instellen:

In het veld Omzet laatst gewijzigd staat de datum en tijd waarop de laatste import heeftplaatsgevonden. In het veld Import stopcode staat een code die aangeeft wat de laatste fouttijdens de import was. Code 0 betekent dat alles goed is gegaan. In het veld Bestand met gerealiseerde omzet staat de locatie van de map en de bestandsnaamwaarin de gerealiseerde omzet is opgeslagen.

Applicatiebeheer


495

31.2.2.1.6 Verkoop Order

Bij het onderdeel Verkoop Order kunt u het volgende instellen:

Als Nieuwe uitgaven op exporteren is aangevinkt wordt bij bij een nieuwe uitgave exporteren

aangevinkt. Bij het exporteren naar CB worden deze nieuwe uitgaven meegezonden. Als Nieuwe uitgaven op tellen is aangevinkt wordt bij bij een nieuwe uitgave tellen aangevinkt. U kunt ervoor kiezen om orders bij het exporteren automatisch op exporteren te zetten door defunctie Autom. markeren 'exporteren' bij export aan te vinken. Bij het exporteren van titels naar hetCB wordt dan gecontroleerd welke orders (waarvan het ISBN op exporteren staat) wel nog nietop exporteren staan. Deze orders worden nu op exporteren gezet en zullen bij de volgendeexport worden verzonden. De functie afdeling gebruiken in plaats van stroomnummer is ingebouwd ten behoeve van de importvan Klopotekbestanden. In een order aan een klant kunnen orderregels met verschillende verkoopsoorten voorkomen.Als een orderregel de verkoopsoort presenten heeft, dan dient deze order eigenlijk met eenander opdrachttype (LPROM ipv LNORM) te worden verstuurd. Om te voorkomen dat u hiervooreen aparte order moet aanmaken, kan PAC een LNORM order met presentexemplarenautomatisch splitsen voor u in 2 orders: LNORM en LPROM. Dit gebeurd als u de optie presentopdrachten omzetten naar LPROM aanvinkt. Dit gebeurd op het moment dat de order wordtverzonden naar CB. U ziet dit dus niet terug in PAC.Met verkoopprijs in regel overnemen kunt u ervoor kiezen om de verkoopprijs die u hebt staan inPAC over te nemen in uw orderregels. Deze prijzen worden dan meegezonden. Dit betekent datprijswijzigingen bij het CB niet meer worden verrekend: de orders worden verkocht met de prijszoals meegezonden met de order. Onder sommige omstandigheden wil het orderscherm gaan knipperen door alle afhankelijkeopmaak. De kleurenopmaak kan daarom worden uitgezet met het vinkje Afhankelijke

kleuropmaak in regels toepassen.Dmv de technische instelling Aantal wachtcycli bij tonen order kan een applicatiebeheerder zorgendat knipperende schermen worden voorkomen als hier tegen aan wordt gelopen. U kunt dit met(grote) intervallen ophogen om het resultaat goed te testen tot er geen knipperende schermenmeer zijn.Met Klantgroep belgië kunt u aangeven welke klantgroep de belgische klantgroep is. De In Notagegevens die u ontvangt worden dan wanneer mogelijk als een aparte regel getoond in het uitgavebeheer - tabblad verkoop, in het blokje voorraad.




Met de Opdrachtkorting functietoetsen kunt u standaard kortingspercentages koppelen aan eenfunctietoets. als u deze functietoets nu intikt als u in een orderregel staat, dan zal dezeorderregel automatisch deze korting toegewezen kregen. De Referentietitels functietoets biedt u de mogelijkheid met een druk op de knop dereferentiettiels behorende bij de orderregel die u heeft geselecteerd te tonen. Het tekstsjabloon recensie-opdracht wordt gebruikt voor het exporteren van de te gebruikenteksten op de pakbon voor de module CB ONE opdrachten icm de Persmodule. Dit wordteenmalig ingesteld in overleg met CB en de afdeling marketing.Het standaard Opdrachtbevestiging sjabloon kan worden ingesteld zodat deze wordt gebruikt bijhet afdrukken van de opdrachtbevestiging in de orderinvoer. Er kan specifiek een anderopdrachtbevestigingssjabloon voor de uitgeverij zijn gemaakt. Deze kan hier worden gekoppeld.Dmv de instelling Invoer op artikel: afsluitwijze kan worden gerealiseerd dat bij het vergetenvan het specifiek verwerken van de orders op artikel deze alsnog worden verwerkt. De instellingdient dan Afsluiten met automatische verwerking van order te worden.

31.2.2.1.7 CB ONE orders

Voor het mogelijk maken van het versturen van boeken aan eindafnemers/consumenten is er demodule CB ONE orders. Daarmee is het mogelijk om de module PAC Order en PAC Pers uit te breidenzodat betaalde of gratis leveringen via het Centraal Boekhuis aan consumenten of recensenten (diedaar geen aansluiting hebben) worden uitgevoerd. Daarvoor is het nodig om een aantalbasisafspraken te maken tussen CB en Uitgeverij en vervolgens de nodige instellingen vast te leggenin PAC onder Systeem | Algemene instellingen | CB ONE Orders:

Applicatiebeheer


497

31.2.2.1.8 Verkoop Fakturatie

Bij het onderdeel Verkoop Facturatie kunt u het volgende instellen:

Vanuit PAC gaat u fakturen genereren. Deze fakturen worden geplaatst in een map. Deze mapstaat aangegeven bij map voor fakturen.

Omdat u wilt voorkomen dat fakturen door onbevoegden kunnen worden ingezien,bewerkt of verwijderd dient u deze map te beveiligen en alleen zichtbaar te maken voorbevoegden.

U kunt per jaar een aparte map maken om een goede scheiding per boekjaar te maken.Dit dient u dan jaarlijks om te zetten.

Als u een titel toevoegt in uw faktuur, dan wordt hiervoor automatisch een omschrijvinggecreerd. Hoe deze wordt opgebouwd kunt u instellen bij Regelomschrijving opbouwen. Met de instelling Faktuurregel uit order wijzigbaar kunt u regelen dat orderregels die naarfaktuurregels zijn omgezet nog wijzigbaar zijn of niet. In de meeste gevallen zult u dit nietwillen toestaan, maar in uitzonderlijke gevallen (bij foutieve verkoopprijzen bv) kunt u dezeinstelling (tijdelijk) aanzetten. Let er goed op, want er is niet na te gaan dat de faktuurregelswerkelijk handmatig zijn gewijzigd!Normaal gesproken worden fakturen ook afgedrukt, maar in testfases is het eventueel handigom dit te onderdrukken door de instelling Fakturen afdrukken uit te zetten. Het uiteindelijkefaktuurbestand wordt wél aangemaakt.Als u een faktuur toevoegt kunt u ervoor zorgen dat er een standaard betalingsconditie wordtingevuld. Uiteraard zal eerst de betalingsconditie ingevuld bij de debiteur worden toegepast,maar als deze leeg is, wordt bovenstaande betalingsconditie automatisch ingevuld.

31.2.2.1.9 Logistiek

In het onderdeel Logistiek kunt u de volgende instellingen doen:

In de Map voor pakbonnen worden de gegenereerde pakbonnen geplaatst. Voor veiligheid radenwij aan om alleen de logistieke gebruiker (die de pakbonnen aanmaakt) en iemand diecontroles legt rechten te geven op deze map. Eventueel kunt u wel leesrechten geven aan




andere gebruikers. Standaard is deze map niet aanwezig.In het veld Voorraadmutatietypes tbv inslag naar afleverbeheer vult u deze types in om periodiekde werkelijke inslag op drukniveau bij te werken en om deze inslagen te sommeren op de 12maandenlijst .

31.2.2.1.10 Onderhanden werk

Bij het onderdeel Onderhanden Werk kunt u het volgende instellen:

Bij Bestandstype nacalcuklaties kunt u opgeven wat het bestandstype is van de nacalculaties die uin PAC importeert ten behoeve van de Onderhanden Werk rapportage. Zowel de twee Bestmatetypes als AccountView zijn maatwerk types.In het veld Importbestand Bestmate nacalc's kunt u aangeven wat de map en de naam van hetbestand is dat moet worden geïmporteerd ten behoeve van het bepalen van het onderhandenwerk (module PAC Onderhanden werk).In het veld Verwerkingstype kunt u aangeven wat het verwerkingstype is voor Accountviewnacalculaties (journaalposten).In het veld Importdatum van en t/m kunt u aangeven op welk datumtraject de import vanAccountview journaalposten betrekking heeft.

388

Applicatiebeheer


499

31.2.2.1.11 Royalty

en

Bij het onderdeel Royalty kunt u het volgende instellen:

In het veld Voorraad-bestandstype kan worden aangegeven op welke wijze de voorraad tbv deroyalty moet worden vastgesteld. Dit kan op drie manieren:

CB V&I: Import van CB middels een V&I bestand. Geef de locatie van dit bestand op in hetveld hierachter. Deze optie zal in de toekomst niet meer ondersteund worden door VerkaartAutomatisering. CB Digicom: Import van CB middels een Digicom bestand. Geef de locatie van dit bestand opin het veld hierachter. Interne voorraadtabel: Door het gebruik van de omzetmodule en voorraadmodule kan deomzet en voorraad heel nauwkeurig worden bijgehouden voor de interne verslaglegging e.d. Deze zijn dus al gecontroleerd en kunnen dus heel goed als basis dienen voor deroyaltyrondrekening. Dit is dan ook een extra nieuwe manier om de rondrekening op tebouwen. Dit kan worden ingesteld onder administratieve instellingen | Royalty en dan deonderdelen: 'Voorraad-bestandstype' en 'Verkopen-bestandstype'. Daarmee samenhangenden zeer belangrijk kunnen de mappings van verkoopsoorten, magazijnen,voorraadcorrectietypes e.d. worden ingesteld (en dienen te worden ingesteld) onder




Stamgegevens | Royalty in de onderdelen 'Omzet-componentmapping', 'Voorraad-componentmapping' en 'Mutatietype-componentmapping'.

het type bestand dat wordt gebruikt voor het importeren van CB van de voorraadgegevensworden aangegeven. In het veld Voorraad-bestandsnaam kan het bestand worden aangegeven waarin de voorradenstaan opgeslagen. In het veld Verkopen-bestandstype kan het type bestand dat wordt gebruikt voor het importerenvan de verkopengegevens worden aangegeven. In het veld Verkopen-bestandsnaam kan het bestand worden aangegeven waarin de voorradenstaan opgeslagen. In het veld Handmatige mutaties bestandstype kunt u aangeven wat voor type bestand wordtgebruikt voor het importeren van handmatige mutaties. In het veld Handmatige mutaties bestandsnaam kan het bestand worden aangegeven waarin dehandmatige mutaties staan opgeslagen.

Onder de overige instellingen kunt u het volgende instellen:

In het veld CB transactie naar component conversietabel kunt u aangeven hoe gegevens van CBworden geimporteerd.In het veld Afrekeningenmap kan de map worden aangegeven waarin afrekeningen wordengeplaatst. U kunt een standaard afrekeningensoort opgeven. Op het moment dat bij een relatie niet isingesteld welke afrekeningsoort (sjabloon) moet worden gebruikt, dan zal automatisch dezeafrekeningensoort worden gebruikt. In het veld Naam op afrekening kunt u nu een medewerker invullen die bij de afrekening alsondertekenaar/referentie zal worden weergegeven, bijvoorbeeld op de begeleidende brief.Er kan in de administratieve instellingen worden ingesteld welk infoveld voor NAWcode/crediteur/

rechthebbende wordt gebruikt in de vensters. Voorheen was er een apart veld NAWcode/CodeRoyalty, maar nu kan ook worden ingesteld dat het Relatienr, de Leverancierscode 1 of deLeverancierscode 2 wordt gebruikt. Dit komt terug in contractbeheer en op lijsten.Bij Voorschot-Betaalmomenten kunt u de activiteiten selecteren welke worden gebruikt alsbetaalmomenten om het betalingsmomentscenariobeheer mee te vullen.

Onder contractbeheer kunt u het volgende instellen:

Met ondergrens begindatums in contracten in dagen kunt u aangeven wat de vroegstebegindatum in het verleden is die u kunt invoeren bij een contract. Als u nu bij een contract eendatum invoert die onder deze datum ligt, krijgt u hiervan een melding. Met ondergrens einddatums in contracten in dagen kunt u aangeven wat de vroegsteeinddatum in het verleden is die u kunt invoeren bij een contract. Als u nu bij een contract eendatum invoert die onder deze datum ligt, krijgt u hiervan een melding. Het is nu mogelijk om naast de categorie rechthebbende ook de categorie crediteur (of elkeandere categorie) toe te passen als selectie van rechthebbenden. Op deze manier kan er eenfunctiescheiding worden geregeld tussen financiële administratie en royalty administratie.Indien de relatie door de financiële administratie nog niet is ingesteld als crediteur, kan deroyaltyadministratie deze relatie wel markeren als rechthebbende, maar niet selecteren incontracten. Dit kan invoerfouten/misbruik voorkomen.In het veld Selecteerbare uitgaven in contract kan nu ook worden gezocht op alle uitgaven i.p.v.alleen de uitgaven die horen bij het geselecteerde project. Indien hier geen projectgeselecteerd is wordt ook gezocht op alle uitgaven.

Onder Afrekenen kunt u het volgende instellen:

634

Applicatiebeheer


501

U kunt er voor kiezen om niet alleen de definitieve contracten mee te nemen in deroyaltyafrekening maar ook de voorlopige contracten. Dit wilt u bijvoorbeeld om de reservelastte kunnen bepalen. Door het vinkje achter deze instelling aan te zetten neemt u ook devoorlopige contracten mee. Zet u deze uit, dan worden alleen de definitieve contractenmeegenomen. In het royaltycontract worden zowel de begin- als einddatum van het contract ingevuld. Dezeworden gebruikt voor de bepaling van de afrekeningen (naast de status voorlopig/definitief/vervallen). Als het afrekeningsmoment buiten de periode ligt wordt niet afgerekend. Hiervankan nu worden afgeweken door het vakje van Ook afrekenen na verlopen contract einddatum aanvinken. Op deze manier kan de sturing van de afrekening alleen nog middels de status wordengedaan (voorlopig/definitief/vervallen), maar kunnen de datums dus niet meer voor controlesworden gebruikt.Royalties kunnen nu worden gegroepeerd middels een marge op verkoopprijs en afrekenprijs.In het verleden was het zo dat alle regels in het correctievenster individuele regels werden opde afrekening. Dit is aangepast zodat alle regels die min of meer dezelfde gemiddelde prijshebben, worden afgedrukt als één regel. Met afrekenmarge in euro voor de verkoopprijs enafrekenmarge in euro voor de grondslag (afrekenprijs) kunt u de marge instellen die moet wordengebruikt. Het beste resultaat is niet vooraf te geven, dit hangt af van de fluctuaties in de prijzen(verkoopprijs én afrekenprijs - de afrekenprijs hangt af van het contract en kan dusverkoopprijs zijn, maar ook nettoprijs. in het laatste geval wisselt de prijs dus vaak, want het isafhankelijk van de korting - ).

Let op dat het gemiddelde van een prijs nooit vooraf vaststaat. PAC werkt via een ´lopendgewogen gemiddelde´. Dat wil zeggen, als de eerste regelprijs € 9,50 (A) is (dan is hetgemiddelde € 9,50) en de volgende regelprijs (B) is € 9,45 en deze valt bv binnen eeningestelde marge van 10 cent (€ 0,10), dan wordt het volgende lopende gewogengemiddelde: Afzet van A * 9,50 + Afzet van B * 9,45 = Totaal AB / Gedeeld door Som vande afzet van A+B = Nieuw gewogen gemiddelde. BV: Afzet A is 1000 en afzet B is 200.Resultaat: (1000*9,50+200*9,45)/1200=9,49167 (afgerond). De volgende regel (Bv C)wordt vergeleken met dit laatste afgeronde, gewogen gemiddelde. Dit bovenstaande tenopzichte van wat een mens op het oog wellicht zou kunnen beoordelen, want die zegt bv opbasis van alle regels die hij/zij ziet, dat 9,50 het basis bedrag is en dat alles wat daar 10cent boven of onder zit bij elkaar moet worden geteld. In het rekenvoorbeeld kan dat bijeen grotere hoeveelheid regels wellicht niet altijd het verwachte resultaat hebben (hierbij isde verwachting zoals geschetst anders dan het rekenkundig juiste voorbeeld). Hetbeoordelingsproces iedere keer handmatig laten uitvoeren is geen optie ivm het vele werkwat de medewerkers dan zouden hebben.

Zowel de marge op verkoopprijs als op afrekenprijs zijn altijd actief. Dus als tweeverkoopprijzen verschillend zijn, maar door korting bijvoorbeeld tot een ongeveer zelfdenettoprijs zouden leiden, dan kan het verschil in verkoopprijs wel leiden tot twee regels alsze meer dan de marge afwijken van elkaar. Deze situatie zal echter slechts in zeerincidentele gevallen plaatsvinden.

Verschillende percentages (door staffeltredes), verkoopsoorten (kanalen), berekenwijze(netto, bruto, vastbedrag, etc) leiden altijd tot verschillende regels ivm overzicht naar derechthebbende.

Door middel van Wijze van def. afrekeningen voorlopig maken kunnen definitieve afrekeningen nuop verschillende manieren voorlopig worden gemaakt. Het kan normaal, zonder bevestiging.Helemaal niet door het te blokkeren. Of met een uitgebreide melding vooraf. Deze meldinghangt af van de koppeling met de boekhouding. Als een koppeling is dan wordt uitgelegd dat dejournaalposten opnieuw zullen worden aangemaakt (dubbel) na opnieuw definitief maken endat de gebruiker zelf dient zorg te dragen voor de juiste afhandeling van de journaalposten in




de boekhouding. Indien geen boekhoudkoppeling bestaat dan zal een eenvoudige bevestigingworden gevraagd.Onder Verrekening Journaalpost-boekdatum methode kunt u nu de boekdatum van de verrekenderoyalties naar de boekhouding instellen op de eerste of de laatste dag van de royaltyperiode.

Onder Rondrekening (rechts naast Contractbeheer) kunt u het volgende instellen:

In het veld Controle component kunt u aangeven op welke royaltycomponenten u wilt controlerenbij voor het overzicht controle checks < > 0 onder het procesbeheer .Het is nu mogelijk om de Oplage te gebruiken (afleverbeheer onder drukbeheer) als grondslagvoor de rondrekening van royalties. Als standaard wordt de volledig (gecontroleerde) voorraadvan CB of intern magazijn gebruikt, maar daarin kan het voorkomen dat het optellen van dewerkelijke inslag niet juist is en daardoor een onjuiste oplage wordt gerapporteerd aan derechthebbende. Daarom is het mogelijk om in de adminstratieve instellingen van de Royalty eeninstelling Oplagecomponent (ipv inslag) in te vullen. Hierdoor wordt de gerealiseerde afleveringenvan de drukker/binder opgehaald uit drukbeheer om in te vullen als correctiecomponent. Hetkan zijn dat niet hetzelfde getal is als de inslag(en) uit de magazijnen. In dat geval ontstaat ereen rondrekening verschil dat moet worden weggeboekt, er is dan waarschijnlijk ergens eenvoorraadcorrectie/verplaatsing met een hoog getal blijven staan dat U kunt verplicht stellen dat de rondrekening in het voorraadcorrectiebeheer moeten kloppen. Allechecks moeten dan dus op 0 staan. Als u deze instelling aanvinkt kunt u het schermvoorraadcorrectiebeheer niet verlaten tenzij de rondrekening correct is.

Onder Import kunt u het volgende instellen:

Hier kan worden ingericht wat moet gebeuren als een korting gelijk of hoger is dan eeningesteld percentage. Dan kan namelijk de omzetregel naar een bijbehorend ongesteldecomponent worden geplaatst. Door het leeg laten van de componenten kan de verkoopregelzelfs worden genegeerd. er kunnen maximaal twee percentages worden ingesteld. Bv één om100% kortingsregels (die normaal gesproken present zijn) te negeren omdat ze bv al via eenander 'kanaal' binnen komenen bv één met 70% om zo hoge kosting op een aparte component 'Hoge korting' te plaatsen enzodoende anders af te rekenen. U doet dit in de velden Korting vanaf (2x).Met de instelling BV overnemen uit import ipv EV vorig jaar kunt u ervoor zorgen dat bijvoorbeeldde interne of CB voorraad wordt gepakt voor een initiele fase of om consistent te blijven met delogistieke modules. U kunt dan wel verschillen krijgen met EV vorig jaar, maar deze kunt u opde desbetreffende lijsten weergeven en deze verschillen corrigeren (met eventueel nodigecommentaar).Door gebruik te maken van een Extra import conversie kunt u zorgen voor meergeautomatiseerde verwerking van speciale gevallen. Er is nu extra voorraadbeweging mogelijkobv resultaten in de magazijnen (met name UG). Daardoor kan bv FRL van CB naarBoekhandel/regulier UG en Club UG tevens naar Inslag UG worden gestuurd zodat derondrekening direct kloppend gemaakt kan worden. Let op: deze actie wordt niet tijdens deimport uitgevoerd, maar na de import waardoor de geimporteerde broncomponenten wordengeevalueerd en worden verdubbeld naar de doelcomponent(en).

Onder Afrekeningen afdrukken kunt u de volgende instellingen uitvoeren

Met de knop Printerinfo inlezen wordt de actuele printerinformatie van op uw pc geinstalleerdeprinters ingelezen.U kunt de printer instellen als u op een specifieke printer anders dan de standaard ingesteldeprinter wilt afdrukken. Let op dat de printernaam op elke werkplek die de afrekening afdrukthetzelfde moet zijn.In de Lade voor eerste pagina kunt u de lade instellen waarop de eerste pagina van de afrekening

230

Applicatiebeheer


503

zal worden afgedrukt (zorg ervoor dat dit de voorbrief is)In de Lade voor volgende pagina's kunt u de overige pagina's van de afrekening wordenafgedrukt.

31.2.2.1.12 Documenten en overzichten

Bij het onderdeel Documenten en Overzichten kunt u het volgende instellen:

Bij Adm.afh.sjablonen map dient u de map op te geven waarin de sjablonen die u gebruikt om uwdocumenten mee te maken staan. Adm.afh.documenten map is de map waarin de documenten die u heeft gecreëerd wordenopgeslagen. Relatie 1 op afleverplanning wordt gebruikt als kolom in het overzicht afleverplanning.Hetzelfde geldt voor Relatie 2 op overzicht Libridis en Relatie 3 op overzicht Libridis.

31.2.2.1.13 Bestandsmappen

De diverse mediabestanden en tekstbestanden staan over het algemeen niet in één en dezelfde mapop de server. Om het koppelen van bestanden te vereenvoudigen kunt u daarom per bestandstypeaangeven wat de standaard (hoofd)map is waarin de media- of tekstbestanden staan. Dat verminderthet aantal muisklikken enorm. U vindt deze instelling onder Systeem | Algemene instellingen |Bestandsmappen.




In het veld Mapinstellingen voor kunt u kiezen uit Mediabestand en tekstbestand.

U kunt instellen dat er een algemene standaard map is voor mediabestanden en één voor detekstbestanden. De instelling staat 'aan' als 'Toepassen' is aangevinkt, zodoende kan het snel aan ofuit worden gezet zonder de instelling te hoeven verwijderen en toe te voegen. Verder, als dus viarelatiebeheer of uitgavebeheer mediabestanden of tekstbestanden worden gezocht met F5 (Zoeken)dan wordt de volgende regel in acht genomen voor het openen van de standaard map:1. Als er direct voor het gekozen mediabestandstype of tekstbestandstype een map is ingesteld en

toepassen daarvan is aangevinkt, dan wordt deze map geopend.2. Als deze niet is ingesteld (of niet 'toegepast') dan wordt de algemene instelling van mediabestand

of tekstbestand gebruikt (mits deze is ingesteld en toepassen is aangevinkt).3. Als ook deze niet is ingesteld dan wordt op dit moment alsnog de algemene documentenmap

gekozen.

31.2.2.1.14 Import

Applicatiebeheer


505

Bij het onderdeel Import kunt u het volgende instellen:

Onder bestandstypen dienen de mappen te worden ingevuld waaruit bestanden wordengeimporteerd van Libridis en van het CB. Deze gegevens kunnen vervolgens wordengeimporteerd met de knop Mutaties van CB en Libridis.Met de optie standaard 2e categorie na toevoegen CB relatie kunt u aan een geïmporteerde CBRelatie standaard een tweede categorie uit PAC toekennen. De CB relatie krijgt standaard al decategorie klant toegewezen. Door het aanvinken van het vakje Importhistorie bijhouden wordt een log gemaakt van uwimporthistorie. Onder Kloptek bestandstypen dienen de mappen te worden ingevuld waaruit bestanden wordengeimporteerd van Klopotek. Deze gegevens kunnen vervolgens worden geimporteerd met deknop Importeren Klopotekbestanden. Het bestand drukdetails bevat Oplage, Aanbiedingsaantal enDruknrToevoeging. Onder externe opdrachten van klanten kunt u een excel bestand koppelen waarin orders staan vaneen klant. Denk hierbij aan BGN orders. Hierbij kunt u het excelbestand opgeven, de naam vanhet werkblad waarop de gegevens staan en de stylesheet. De stylesheet zorgt ervoor dat hetene XML wordt omgezet in een ander XML. Deze zal worden ingevuld door een consultant vanVerkaart Automatisering en dient niet gewijzigd te worden.

Deze laatste functionaliteit werkt met de huidige excelsjablonen van BGN. Mocht BGN hetformat van zijn excelformulieren aanpassen, dan kan Verkaart Automatisering de correcteimport van orders niet garanderen. Verkaart Automatisering is in overleg met BGN over demogelijkheid van import via XML

31.2.2.1.15 Export

Bij het onderdeel Export kunt u het volgende instellen:

Bij de Exportmap projecten en voorcalculaties kunt u een map selecteren waar u uw gegevensvoor uw financiële administratie naartoe wilt exporterenBij bestandstypen projecten kunt u aangeven wat het bestandstype is voor uw projecten datverstuurd moet worden naar uw financiële administratie. PAC biedt ondersteuning voor eenbeperkt aantal bestandstypen en koppelingen. Als een koppeling met uw financiëleadministratie niet voorkomt, dan Verkaart Automatisering onderzoeken of het mogelijk is om




hier een nieuwe koppeling voor te maken. Bij bestandstypen calculaties kunt u aangeven wat het bestandstype is voor uw calculaties datverstuurd moet worden naar uw financiële administratie. U kunt bij het exporteren van projecten gebruik maken van een filter op basis van de fiatfase.Als u dit wilt doen dient u in dit scherm Fiatfase voor export toestaan aan te vinken. Indien u ditaanvinkt verschijnen er extra invulvelden. Vul deze alleen in in overleg met VerkaartAutomatisering. Het verzenden van FTP bestanden wil in sommige situaties (vooral bij grote batchverwerkingenvan bijvoorbeeld ONIX verzendingen) wel eens tussentijds worden afgebroken. Dit kan diverseverbindingsredenen hebben. Soms volstaat het om gewoon nog een keer te proberen, maar inenkele gevallen heeft het falen van één geval al tot resultaat dat de hele batch wordtafgebroken. In dat geval is het instellen van het veld Aantal keren opnieuw proberen als mislukt opbijvoorbeeld drie (3) handig. Als dan een verzending van een bestand mislukt wordt nog driekeer geprobeerd om het bestand te verzenden. Deze instelling heeft al tot betere resultatengeleid bij het verzenden van grote batches.

31.2.2.1.16 ONIX

ONIX is een standaard binnen de uitgeverijwereld en wordt gebruikt voor het verzenden vanbibliografische gegevens.

Door het aanvinken van het vak Autom. fiatteren bij verzending wordt bij het verzamelen van deISBN's die kunnen worden verstuurd naar het CB de status automatisch op naar CB gezet. U kunt een verwijzing opgeven naar het kenmerk dat u gebruikt voor gramgewicht en het kenmerkdat u gebruikt voor rugdikte, om deze op te nemen in het aanvullende bericht naast het ONIXbericht. Ditzelfde kunt u doen voor het Component Productie omvang en het Component Aantal

Illustraties. Daarnaast zijn er diverse kenmerken die vereist zijn als u wilt communiceren met POD drukkerij ScanLaser. Als u communiceert met ScanLaser dient u deze gegevens in te vullen.

Applicatiebeheer


507

31.2.2.1.17 PAC.Net

Ten behoeve van het verzenden van orders van de laptops naar kantoor en het uitwisselen vanandere gegevens dienen enkele belangrijke gegevens hieronder worden ingevuld. Deze veldenworden tijdens de installatie door de consultant ingesteld.

Het veld Server FTP bevat de naam of het IP-adres van de server waarmee een connectie wordtgemaakt ten behoeve van het verzenden van de administratiegegevens naar de laptop.Het veld Server Database bevat de naam of het IP-adres van de server waarmee een connectiewordt gemaakt ten behoeve van het verzenden van de orders van de laptop naar kantoor.Het veld Database bevat de naam van de database die de gegevens opslaat.Het veld Gebruiker bevat de naam van de gebruiker die recht heeft om gegevens in de databasete wijzigen.Het veld Wachtwoord bevat het wachtwoord dat hoort bij de gebruiker om in te kunnen loggenop de server.

Met de knop PACNet controleren kunt u kijken of bovengenoemde instellingen goed zijn ingevuld.




31.2.2.1.18 Centraal Boekhuis

Bij het onderdeel Centraal Boekhuis kunt u het volgende instellen:

Om gegevens te communiceren met het Centraal Boekhuis (CB) moetencommunicatiegegevens hier zijn ingevuld. Dit betreft de FTP Servernaam, de FTP gebruikersnaam

en het FTP wachtwoord. Deze gegevens kunt u navragen bij het CB. In sommige situaties lukt het niet om over de interne (of externe) firewall heen te komen. Vinkdan CB FTP Passive transfer gebruiken aan.In het veld CB RelatieID kan het RelatieID nummer van de uitgeverij worden opgegeven. De orders die worden gezonden naar het CB worden eerst in een exportmap geplaatst. De naamvan deze map kunt u hier opgeven. In PAC zijn alle onderdelen van een naam verdeelt over verschillende velden. Zo is er een veldvoorvoegsel, Naam en een veld Actervoegsel voor organisaties. HET CB levert haarrelatiegegeevns aan in één veld: Naam. Een naam bij het CB is bijvoorbeeld Boekhandel,Arends. Dit wordt in PAC standaard op dezelfde wijze geimporteerd. U kunt er echter ook voorkiezen om de inhoud voor de komma en na de komma om te keren. Dit doet u door deinstelling bij Relatienaam opbouwen middels te wijzigen. Boekhandel, Arends, wordt dangeimporteerd als Arends, Boekhandel. Het voordeel van deze importwijze is dat u in hetrelatiezoekscherm als u Arends intikt direct de boekhandel te zien krijgt, terwijl u bij denormale importmethode eerst een * of boekhandel in zal moeten tikken. Van het CB kunnen relaties worden geimporteerd. Zo houd u uw klantgegevens via het CBautomatisch up to date. U wilter echter niet alle relaties van het CB importeren maar alleen diedie van belang zijn. Dit kan worden gedaan met een filterbestand dat u opgeeft onderfilterbestand met onze CB- relatieID's. Dit bestand kan worden verkregen vanuit een bijvoorbeeldeen financieel pakket.

Applicatiebeheer


509

31.2.2.1.19 AccountView

AccountView is één van de Boekhoudsystemen / Financiële Administratie pakketten waarmee PACeen koppeling verzorgt. Om deze koppeling te realiseren dienen enkele instellingen te wordeningericht. Bij het onderdeel AccountView kunt u het volgende instellen:

Met uit te wisselen onderdelen kunt u aangeven welke gegevens uit PAC worden overgezondennaar Accountview en andersom. Het genereerde Debiteurnr in PAC kan met een voorloopcode (prefix) worden doorgezondennaar AccountView. In PAC kan een debiteurnr 100 ook als crediteurnr 100 bestaan, maar inAccountView niet. Door het toevoegen van een 'D' worden dubbelen voorkomen. Op de faktuurin PAC kan het nummer gewoon zonder voorloopcode worden weergegeven.Bovenstaande geldt ook voor het Crediteurnr en dan met bijvoorbeeld een 'C'.Door het aanvinken van Journaalposten zonder mutaties melden kan met name in testsituatiesworden gecontroleerd of de verwachte journaalposten worden aangemaakt of niet. Van nietaangemaakte journaalposten bij een bepaald journaalposttype wordt een lijst weergegeven.




31.2.2.1.20 Financieel

Bij het onderdeel Financieel kunt u het volgende instellen:

Met Veld voor debiteurnummer selecteert u uit welk veld in het relatiebeheer het debiteurnummermoet worden gehaald. Zo wordt het debiteurnummer in de faktuur goed weergegeven. Met de functie debiteurnummer autom. ophogen kunt u ervoor zorgen dat als een nieuwe debiteuris aangemaakt, hier automatisch een debiteurnummer aan toe wordt gekend als u dezedebiteur selecteert bij een faktuur. Als u deze functie aanvinkt moet u nagaan vanaf welknummer u het debiteurnummer wilt laten ophogen. Dit nummer vult u dan in in Volgende

debiteurnummer. PAC zal vervolgens het debiteurnummer steeds met 1 (of het ingestelde getal)ophogen dmv het veld Het debnr telkens ophogen met.Met Veld voor crediteurnummer selecteert u uit welk veld in het relatiebeheer hetcrediteurennummer moet worden gehaald. Zo wordt het crediteurennummer op de royaltyafrekening goed afgedrukt.Met de functie crediteurnummer autom. ophogen kunt u ervoor zorgen dat als een nieuwecrediteur is aangemaakt, u hier een nieuw crediteurennummer voor kan genereren met behulpvan de bijbehorende knop in relatiebeheer. Als u deze functie aanvinkt moet u nagaan vanafwelk nummer u het crediteurennummer wilt laten ophogen. Dit nummer vult u dan in in Volgende crediteurnummer. PAC zal vervolgens het crediteurennummer steeds met 1 (of hetingestelde getal) ophogen dmv het veld Het crednr telkens ophogen met.Met behulp van het veld FA Controle categorie na toewijzen deb/crednr kunt u ervoor zorgen dateen debiteur of crediteur een extra markering krijgt die later kan worden getoond in de cockpitdoor iemand die deze relatie nog moet bijwerken met extra financiële gegevens (of gewoonmoet controleren). Na het controleren/wijzigen dient deze persoon de categorie weer uit tezetten zodat de relatie niet nogmaals op dit overzicht terecht komt.

Applicatiebeheer


511

31.2.2.1.21 Context Informatie Manager

In de Context Informatie Manager kunt u afhankelijk van uw licentie en het aantal daarin opgenomenvelden kiezen uit de beschikbare infovelden. Op dit moment zijn er slechts 5 infovelden gedefinieerd,maar deze zullen worden op klantverzoek worden uitgebreid. U kunt dan het aantal velden volgensuw licentie kunnen kiezen in Gekozen infovelden. Deze gekozen velden worden dan voor de gebruikersbeschikbaar gesteld zodat zij ze kunnen toepassen in de voor hen belangrijke informatievensters.

31.2.2.1.22 Wizard keuzelijsten

Bij het onderdeel Wizard keuzelijsten kunt u, als u gebruik maakt van een wizard, hier mogelijkenkele instellingen wijzigen. Voorbeeld:

U kunt hier een selectie maken tussen fondsen met leeftijdsaanduiding enherdrukaanbiedingen.

Als u Fondsen met leeftijdsaanduiding selecteert wordt u een lijst getoond met allefondsen. Van de fondsen die u in deze lijst selecteert zal in de wizard het veldleeftijd worden toegevoegd. U kunt dan de leeftijdscategorie aangeven waartoe detitel in dit fonds behoort. Als u Herdrukaanbiedingen selecteert krijgt u een lijst met alle aanbiedingen. U kunthier aangeven welke aanbiedingen als herdrukaanbiedingen moeten worden




31.2.2.1.23 Systeem

In dit onderdeel stelt u administratie afhankelijke instellingen in, met een meer éénmalig, technischkarakter. Deze zijn zeer divers van aard:

Bij het onderdeel Systeem kunt u het volgende instellen:

U kunt het land opgeven waarop deze administratie betrekking heeft. Deze instelling wordt o.a.gebruikt voor de verwerking van financiële gegevens. Standaard NL voor Nederlandse PACgebruikers, maar bijvoorbeeld BE voor Belgische PAC gebruikers.Als u het auditsysteem heeft aangevinkt, dan worden enkele gegevens over wijzigingen in deproject en relatietabel bijgehouden. PAC slaat niet alle gegevens van een wijziging op (dit zouhet systeem teveel vertragen) maar geeft wel weer wanneer er een wijziging is gedaan en doorwelke gebruiker. Deze instelling is noodzakelijk bij het werken met ONIX. De volgende zakenworden gelogd:

o Relatie: Toevoegen relatie

o Relatie: Wijzigen naam van de relatie

o Relatie: Wijzigen adres van de relatie of verband

o Relatie: Stamgegeven in het relatievenster wijzigen (niet in deelvensters!)

o Relatie: Wijzigen categorie indeling van de relatie

o Relatie: Wijzigen/toekennen van een debiteurnr of crediteurnr

o Rol: Relatie aan een project/uitgave/druk koppelen met een rol

o Project: Wijzigen project

o Uitgave: Wijzigen uitgave

o Druk: Wijzigen druk in drukbeheer (niet in deelvensters)

o Drukkenmerk: Wijzigen drukkenmerk

o Verkoopprijs: Wijzigen verkoopprijs

o Calculatie: Wijzigen calculatie

o Planning: Wijzigen planning

o Royaltycontract: Activeren of goedkeuren contract

o Algemeen: Record toevoegen via AddRecord venster

Applicatiebeheer


513

Scherm maskers zorgen ervoor dat bepaalde velden onder bepaalde omstandigheden nietzichtbaar of wijzigbaar zijn. Indien u gebruik maakt van schermmaskers, dan diet er een vinkjete zijn geplaatst achter scherm maskers toepassen. Schermmaskers worden als maatwerkgebouwd.De contextgevoelige helpbestanden van PAC kunnen worden gedownload van onze website,maar zijn standaard door Windows beveiligd tegen het bekijken van de inhoud. Daarom kunt ude optie Helpbestanden lokaal toepassen aanvinken zodat deze bestanden eerst naar een lokaalstation worden gekopieerd en u daar veelal geen beveiligingsproblemen ondervindt.Aan iedere gebruiker zit een gebruikersprofiel gekoppeld, waarin zijn of haar gebruikersinstellingen staan opgeslagen. U kunt ervoor kiezen om bij het aanmaken van eennieuwe gebruiker altijd een standaard gebruikersprofiel toe te kennen zodat u uw gebruikers kuntvoorzien van bedrijfsspecifieke standaard instellingen en deze dus niet iedere keer pergebruiker te hoeven worden ingesteld. PAC maakt gebruik van XML voor het exporteren van gegevens en het maken van rapportages.Er zijn diverse versies in omloop van XML parsers. De XML versie die hier staat aangegeven,moet overeenkomen met de versie van de XML parser op uw PC. Indien dit niet goed isingesteld zullen rapportages op basis van XML / XSLT niet kunnen worden gegenereerd. Om ´s nachts backups van PAC en de administraties te maken, maar ook als u nachtruns wiltdraaien (mbv Batchrun), dan is het nodig dat de administratie niet in gebruik is. Om dit tewaarborgen kunt u ervoor zorgen dat op een bepaald tijdstip alle openstaande PAC sessiesautomatisch worden afgesloten. U stelt dit in door een tijd in te vullen in het veld PAC sessies

autom. afmelden om. Let op dat dit niet in alle gevallen kan gebeuren:

Als u de module Batchrun heeft, wordt door deze module automatisch een bericht gestuurd omte bevestigen dat een Batchrun succesvol is doorlopen of om aan te geven dat er fouten zijnopgetreden. Om deze email te kunnen versturen moeten de volgende instellingen wordeningevuld.

U kunt aangeven met welk programma de email dient te worden verstuurd.Standaard wordt hiervoor het programma PAC-mail.exe meegeleverd. SMTP server is de server waarmee u uw mail verstuurt.Als verificatie voor deze mailserver vereist is dient u bijbehorende Naam enWachtwoord op te geven. Bij Van adres (naam@...) kunt u opgeven wat het zichtbare naam is van wie u hetbericht heeft ontvangen. Het is handig om hierin een verwijzing te plaatsen naarPAC Batchrun (zoals ook in bovenstaande screenshot is gedaan). Zo is directduidelijk dat deze mail van PAC Batchrun afkomstig is. Bij Batchrun: Aan adres (naam@...) kunt u opgeven aan wie de mail wordtverzonden.

517




31.2.2.1.24 Prototypes

Verkaart Automatisering werkt altijd aan de verbetering van haar producten. Zo worden geregeldnieuwe functionaliteiten en modules ontwikkeld. Om deze nieuwe functionaliteiten en modules met ute kunnen communiceren en bespreken, worden zo nu en dan prototypes gemaakt. Om deze tetesten kunt u het vinkje achter het prototype aanzetten. Het prototype wordt dan actief.

Zet nooit zomaar een protoype aan, zonder hierover overleg te plegen met Verkaart Automatisering.Verkaart Automatisering kan u uitleggen wat de huidige status is van het prototype en wat u hier welen niet mee kunt doen.

31.2.2.2 ISBN Herkenningstekens

ISBN Herkenningstekens geven aan hoe een ISBN of ISSN of ander uniek nr is opgebouwd

Geef aan tot welke tabel het ISBN / ISSN behoort.

Geef een omschrijving op.

Geef een Code op

Geef de lengte van het ISBN / ISSN op.

Geef de ophoogpositie op. Deze geeft aan op welke positie het cijfer dient te wordenopgehoogd. Bij het ISBN wordt het cijfer op de 12e positie opgehoogd. Het cijfer op de 13epositie is een controlegetal.

Het veld ID Voorvoegsel wordt op dit moment nog niet gebruikt.

Applicatiebeheer


515

Geef een masker op. Dit masker bepaald welke vorm het nummer krijg. De @ representeerteen cijfer. Hiertussen kunnen bijvoorbeeld punten of streepjes worden geplaatst, als ditgebruikelijk is, of om het ISBN makkelijker leesbaar te maken.

Selecteerd een controle methode. De methode is gedefinieerd in de programmatuur van PACen kunt u niet zelf aanpassen.

31.2.2.3 Vrije relatievelden

Bij de vrije velden kunt u zelf velden opgeven die u wilt toevoegen aan uw relatie of relatieverband.U vindt vrije velden onder Systeem - Vrije Velden (onder het kopje Administratie Instellingen). Als uklikt op de optie vrije velden krijgt u het volgende scherm te zien:

In dit scherm kunt u vrije velden opgeven voor uw relatie of relatieverband. Waar uw vrije veld wordtgetoond staat weergegeven in het keuzemenu context en variant. Op dit moment is het nog nietmogelijk om onderscheid te maken tussen velden die worden weergegeven op relatie niveau envelden op verband niveau.

Vervolgens geeft u in de lege rij uw nieuwe veld op. U vult hierbij het volgende in:

Veldnaam: Dit is de veldnaam die wordt gegeven aan uw nieuwe veld in de database. Deze naamkomt dus voor bij intern gebruik in PAC en wordt gebruikt op het moment dat gegevens uit de vrijevelden zouden worden geëxporteerd. Gegevenstype: Hier kunt u kiezen wat voor soort gegeven dient te worden ingevoerd in dit veld. Ukunt kiezen uit ja/nee of een tekstuele omschrijving. Interne omschrijving: Dit is een interne omschrijving die door PAC wordt gebruikt om naar uw veld teverwijzen. Deze naam komt dus voor bij intern gebruik in PAC. Bijschrift / Label: Dit is de naam van het veld dat u terugziet in PAC, bij relaties en relatieverbanden. Actief: Door het vinkje in de kolom actief aan te vinken krijgt uw vrije veld de status actief. Hierdoorbent u in staat om het veld in te vullen. Zichtbaar: Door het vinkje in de kolom zichtbaar aan te vinken wordt uw vrije veld zichtbaar, zowel bijrelatie als bij relatiebeheer. Volgorde: Hier kunt u de door u gewenste weergave volgorde van de velden opgeven.




31.2.2.4 Relatierollen

U kunt aan projecten, uitgaven en drukken rollen toekennen. Welke rollen dit zijn kunt u opgevenonder Hoofdmenu | Stamgegevens | Relatierollen.

Geef het projectniveau op.

Selecteer de categorie .

Geef een omschrijving op.

Als u wilt dat een rol minimaal moet voorkomen, kunt u dit weergeven. Dit kan bijvoorbeeldvan belang zijn als u bij de planning hebt aangegeven dat de redacteur verantwoordelijke isvoor een bepaalde activiteit. Het is dan wel van belang dat aan het project ook eenredacteur is toegevoegd.

Ook kunt u een maximaal aantal relaties opgeven. Zo kunt u ervoor kiezen dat er maximaalmaar 1 redacteur mag zijn, maar meerdere auteurs.

Een rol wordt alleen weergegeven als deze de status actief heeft.

De ONIX referentie is van belang voor het exporteren van de bibliografische gegevens naarONIX. Door de juiste PAc rol te koppelen aan de juiste ONIX referentie is het ook voor hetCB duidelijk wat de rol van een bepaalde relatie is bij het project. U zult niet aan al uwrollen ONIX referenties toe hoeven te voegen. Alleen als u deze rollen wilt exporteren naarhet CB dient u dit te doen.

31.2.2.5 Titeltypes

Het is mogelijk om diverse extra vrije titels op project en uitgaveniveau te definieren en te registrerenin projectbeheer en uitgavebeheer. Deze worden niet standaard geexporteerd, via wizards ingevuld ofop rapportages getoond. Hierbij bestaat tevens de mogelijkheid om de maximale lengte van de titelte definieren.

609

Applicatiebeheer


517

Vul de Type Omschrijving van de titel in.

Geef een code op

Geef indien gewenst de maximale lengte van een titel op.

Geef het niveau op waarop de titel moet worden weergegeven. Op dit niveau verschijnt detitel dan in een tabblad extra titels.

geef de volgorde op waarin de titels moeten worden getoond.

Geef een ONIX Code op. Dit is alleen van belang als de titel middels ONIX wordengeexporteerd naar een ONIX Ontvanger.

Geef de status op. Inactieve titels zullen niet worden getoond.

Voeg indien gewenst additionele aantekeningen toe.

31.2.3 Gebruikersinstellingen

Verschillende gebruikers werken met PAC om verschillende doelen te bereiken. Deze gebruikerswillen mogelijk dat bij het opstarten van bijvoorbeeld Uitgavebeheer wordt geopend op een andertabblad, of dat een fiat scherm wel of niet verschijnt.

Dit soort persoonlijke instellingen kunnen worden ingesteld bij het Gebruikersprofiel. Deze vindt u bij Systeem - Profiel Openen (onder het kopje gebruikersprofiel).

In dit venster ziet u verschillende onderdelen. Als u klikt op een onderdeel verschijnen hier rechts vaninstellingen over dit onderdeel. De mogelijke onderdelen zijn:




AlgemeenRelatieProjectUitgaveDrukPlanningAutorisatieCalculatieVerkooporderRoyaltyPersDocumenten en overzichten

31.2.3.1 Algemeen

Onder het kopje algemeen vindt u een aantal algemene instellingen.

U kunt zelf aangeven met welke sneltoets u het gebruikersprofiel wilt openen door dezein te stellen bij Instellingen openen met sneltoets.

U kunt zelf aangeven met welke toets u wilt terugkeren naar het hoofdmenu door dezein te stellen bij Menu openen met sneltoets.

U kunt ervoor kiezen om volledige menu's weer te geven, door het aankruisvakjeVolledige menu's tonen te selecteren. U krijgt nu ook de items waar u (vanwege uwrechteninstellingen en de licentie waarover u beschikt) geen rechten op hebt.

Als u het aanvinkvakje Horizontale hulplijnen op rapport aanvinkt, krijgt u in de interneAccess rapportages en de Excelrapportages (muv XML rapportages die worden

Applicatiebeheer


519

geopend met Excel) per aantal regels (aantal lijnen) de regels in kleur genoemd in hetveld Achtergrondkleur hulplijnen, waardoor u de regels makkelijker van elkaar kuntonderscheiden.

U kunt zelf een achtergrondkleir voor de kop van een rapport dat in Access wordtgemaakt kiezen door deze in te stellen bij Achtergrondkleur kop op rapport.

U kunt ervoor kiezen om niet direct te printen, maar eerst een afdrukrapport in te zien,door Afdrukvoorbeeld gebruiken aan te vinken.

U kunt ervoor kiezen, als u scherminstellingen hebt kleiner dan 1024 bij 768, om bij derelatie schuifbalken weer te geven, door dit aan te vinken bij Schuifbalken weergeven bij

relatie.

Als u het aanvinkvakje pictogrammen op taakbalk aanvinkt, wordt PAC in de taakbalkweergegeven.

U kunt de achtergrond kleur van berichten instellen, door deze te selecteren bijAchtergrondkleur niveau 1 bericht en Achtergrondkleur niveau 9 bericht.

Met de optie Controle module (ONIX uitzonderingen) aangevinkt wordt er na het verzamelenvan titels in het ONIX venster een rapportage getoond met hierin de titels die nietzijn opgenomen in ONIX en de reden hiervoor.

Bij Zoeken automatisch uitvoeren na .. karakters kunt u aangeven van welk aantal karaktersin de zoekschermen van PAC moet worden gestart met het doorzoeken van de opties.

U kunt zelf aangeven welke sneltoets u wilt gebruiken om een zoekscherm te openenmet Zoeken openen met sneltoets.

U kunt de laatste zoekconditie die u in een zoekscherm heeft ingevuld laten bewaren,door het aanvinkvakje bij Zoekcondities bewaren en laden aan te vinken.

Als u het aanvinkvakje achter Zoeken met sortering actieve veld aanvinkt, dan zal in ditzoekveld de inhoud worden gesorteerd op de kolom waarin is gestart met

In zoekvelden filtert u eerst op de gegevens die u hebt, bijvoorbeeld titel of ISBN. Als ugenoeg gegevens intikt, blijft uiteindelijk maar 1 resultaat over. Met Autoselect bij

aanroep van zoeken indien het resultaat één regel geeft, is het mogelijk om dit resultaatdirect te openen, zonder dat u nog een maal op enter moet drukken.

Let op: indien een willekeurig zoekvenster slechts één regel als resultaat heeft, danwordt deze ook automatisch gekozen (dus onafhankelijk van een voor-invoer).

Onderaan het scherm ziet u twee knoppen:

Poweruser: Een gewone gebruiker kan tijdelijk (zolang de PAC sessie duurt) poweruserworden. Na het ingeven van het juiste wachtwoord (ingesteld door super in de beveiligde

functies mbv de functie Power-user wachtwoord instellen) krijgt de gebruiker poweruserstatus. Dit betekent dat enkele functies door deze gebruiker kunnen worden uitgevoerd.De poweruser bestaat naast de super-user omdat de super-user onder normaleomstandigheden niet de bevoegdheden krijgt toegewezen om normale dagelijksehandelingen uit te voeren en zodoende ook niet bij de bewuste functies kan komen. Tentweede gaat het er vaak om om snel in de huidige PAC sessie deze functie te kunnenuitvoeren zonder dat PAC helemaal moet worden afgesloten, opgestart met super enweer opnieuw afgesloten en opgestart met de werkelijke gebruikersnaam.

Welke functies kan de power user uitvoeren: Dit geeft in een exceloverzicht weer welkefuncties door de power user kunnen worden uitgevoerd. Hieronder een overzicht van depower-user functies tot nu toe:

443




31.2.3.2 Relatie

Onder het kopje Relatie vindt u een aantal instellingen voor uw relaties instellingen.

Met de optie Zoeken op adres worden ook de adresvelden opgegeven in het zoekschermbij Relatie. Deze optie is wel trager.

Als u ervoor kiest om te zoeken op adres kunt u aangeven welk adres u wilt zien in hetzoekscherm bij Adrestype om te zoeken.

U kunt bij relaties ook zoeken op categorie of op categorie groep. Met de instellingen Bij

Zoeken op cat.groep, gebruik en Bij zoeken op categorie, gebruik, kunt u aangeven metwelke categorie/categoriegroep dit scherm direct moet openen. Als u deze mogelijkheidleeg laat, krijgt u eerst een scherm te zien waarin u kunt kiezen uti de mogelijkecategorieën/categoriegroepen.

U kunt opgeven met welk tabblad een relatie moet worden geopend bij Initieel TAB

voorkeur.

Via de functie Snelknop naar document kunt u een knop maken in relatiebeheer om directeen specifiek Word document (vaak een etiket) te genereren.

De weergave van de naam van een persoon in relatiebeheer kunt u beinvloeden middelsde keuze in Persoonsnaam in relatiebeheer weergeven als.

De weergave van de naam van een organisatie in relatiebeheer kunt u beinvloedenmiddels de keuze in Organisatienaam in relatiebeheer weergeven als. Op dit moment isdaar slechts 1 mogelijkheid.

Het veld Etiketsjabloon bij relatieselectie beinvloedt de keuzelijst naar Doorgaan in de

Applicatiebeheer


521

relatieselecties. Met de optie Etiketten aldaar drukt u direct het sjabloon af dat u in dezeinstelling heeft gevuld.

31.2.3.3 Project

Onder het kopje Project vindt u een aantal instellingen voor uw project instellingen.

Bij Zoekmethode kunt u aangeven met welk type zoekscherm u wilt werken. Deverschillende methodes bieden verschillende kolommen in het zoekscherm.

Bij zoeken met projectstatus kunt u aangeven of u op alle, alleen actieve of alleen inactieveprojecten wilt zoeken.

Bij Zoeken starten in titelveld wordt de cursor direct in het titelveld geplaatst, zodat ugelijk kun starten met het intikken van de naam van uw project.

Met de instelling fonds zoeken voor project zoeken krijgt u bij het klikken op projectbeheereerst een lijst met de beschikbare fondsen. Daarna kunt u de projecten zoeken binnendat fonds.

Met de instelling Administr. uitgavestatus en Administr. drukstatus gebruiken kunt uaangeven dat u in het projectbeheer scherm alleen uitgaven en drukken wilt tonen meteen bepaalde status. Als u dit heeft aangevinkt wordt de uitgave/drukstatus die in hetgeel in de regel hieronder wordt genoemd gebruikt. Als u dit afvinkt wordt het gele veldbij persoonlijke uitgavestatus/drukstatus aangeven wit, en kunt u zelf een keuze makenwelke status u wilt weergeven.

In het project scherm worden ook de uitgaven behorend bij het project weergegeven.De weergave van dit uitgavescherm kan worden aangepast bij Uitgavelijst weergave

variant.

Als u een wizard heeft aangeschaft kunt u aangeven dat u deze wilt gebruiken bij Wizard

toevoegen gebruiken.

U kunt aangeven wat er dient te gebeuren na het toevoegen van een uitgave/druk bijActie na toevoegen uitgave en Actie na toevoegen druk. U kunt kiezen om niets te latengebeuren, of direct het bewerken scherm van de actie/druk te openen.




31.2.3.4 Uitgave

Onder het kopje Uitgave vindt u een aantal instellingen voor uw uitgave instellingen.

Bij Initieel TAB voorkeur kunt u aangeven welk tabblad wordt getoond als u een uitgaveopent.

U kunt aangeven welke keuze van verschijningsvorm, fonds, NUR en calc.Royaltycontract standaard kan worden gekozen bij het toevoegen van een nieuweuitgave bij Standaard verschijningsvorm, Standaard fonds, Standaard NUR en Standaard calc.

royaltycontract.

De wijze van toevoegen vanuit het projectbeheer kunt u wijzigen. U kunt hierbij kiezen uitNormaal (toevoegvenster) en Kopie van geselecteerde uitgave. Als u de eerste optieselecteert en in het projectbeheerscherm bij uitgaven op toevoegen klikt, dan krijgt ueen toevoegvenster te zien waarin u de gegevens van de nieuwe uitgave kunt invullen.Als u kiest voor Kopie van geselecteerde uitgave en u klikt op toevoegen in hetprojectbeheerscherm bij uitgaven, dan wordt een kopie gemaakt van de uitgave die u inhet projectscherm had geselecteerd. De volgende gegevens worden dan overgenomen:Status, Uitgavetitel, Verschijningsvorm, Fonds, NUR, Tweede NUR, Genre, Rollen enTrefwoorden. De andere gegevens kunnen teveel afwijken en worden daarom nietgekopieerd. Naast het kopieren van de uitgave wordt ook de laatste druk gekopieerdmet alle relevante gegevens en wordt het druknr met 1 opgehoogd.

U kunt er voor kiezen om de uitgavetitel ipv de titel te tonen. De uitgavetitel wordt danweergegeven in een aantal overzichten onder standaard overzichten.

31.2.3.5 Druk

Onder het kopje Druk vindt u een aantal instellingen voor uw druk instellingen.

Applicatiebeheer


523

Met de optie Zoeken met project aangevinkt zal ook het project worden weergegeven inhet druk zoekscherm.

Bij Initieel TAB voorkeur kunt u aangeven welk tabblad wordt getoond als u een drukopent.

Als u Hoofdscenario kiezen bij druk 1 aanvinkt, wordt bij het aanmaken van de eerste drukgevraagd welk hoofdscenario (dat u kunt opgeven bij stamgegevens - Hoofdscenariobeheer ) u wilt gebruiken.

U kunt ervoor kiezen om bij het toevoegen van een nieuwe druk de planning, kenmerkenen calculatie te kopieren door dit aan te vinken bij Kopieren planning, Kopieren kenmerken

en Kopieren calculatie. Als u deze optie niet aanvinkt wordt bij het toevoegen van eennieuwe druk gevraagd welk scenario u wilt gebruiken.

Als u Overnemen calc. kolom vastgezet aanvinkt worden de vinkjes waarmee u activiteitenin de planning heeft vastgezet ook gekopieerd naar een nieuwe druk.

Als u een scenario wijzigt kan het zijn dat u alle gegevens wil wissen en opnieuw begint,maar misschien wilt u ook bestaande gegevens wel behouden. Dit kunt u instellen metde functie Behouden kenmerken. De mogelijkheden zijn:

nee, alles toevoegen: alle gegevens van het oude scenario worden gewijzigd enalle nieuwe velden/componenten/kenmerken worden toegevoegd. U start dusmet een schone lei. gevulde behouden, rest toevoegen: u behoudt de velden/componenten/kenmerkendie gevuld zijn. Alle lege velden/componenten/kenmerken van het oude scenarioworden verwijderd en de velden/componenten/kenmerken van het nieuwescenario worden toegevoegd.overeenkomende behouden, rest toevoegen: u behoudt de velden/componenten/kenmerken uit het oude scenario die overeenkomen met velden in het nieuwescenario. De overige velden/componenten/kenmerken uit het nieuwe scenarioworden hieraan toegevoegd.alles behouden, rest toevoegen: U bewaard alle huidige velden/componenten/kenmerken en voegt die van het nieuwe scenario hieraan toe.

31.2.3.6 Planning

Onder het kopje Planning vindt u een aantal instellingen voor uw planning instellingen.

544




Bij Automatisch planning opschuiven kunt u instellen of u automatisch de planning wiltopschuiven, of u dit per planning wil bepalen of dat u dit niet wilt doen.

Bij Opschuiven in kunt u aangeven of de instelling bij Automatisch planning opschuiven geldtvoor de prognose, de realisatie of beiden.

U kunt aangeven welke datums door de datum kiezer standaard wordt gekozen tov vande datum van vandaag bij Datumkiezer start tov vandaag en Datumkiezen eind tov vandaag.Deze instellingen zijn alleen van toepassing als u de datumkiezer gebruikt en niet degrafische kalender. U kunt instellen welk van beide u wilt gebruiken bij algemeneinstellingen .

31.2.3.7 Autorisatie

Onder het kopje Autorisatie vindt u een aantal instellingen voor uw autorisatie instellingen.

Als u fiatoverzicht bij opstarten aanvinkt krijgt u bij het starten van PAC direct uwfiatoverzicht te zien. U kunt hierin direct acties fiatteren of afkeuren.

Bij te tonen medewerkers kunt u aangeven of u de te fiatteren projecten wilt zien waarbij

493

Applicatiebeheer


525

u betrokken bent als projectmedeweker (alleen projectmedewerkers) of dat u alleprojecten wilt zien (Alle).

31.2.3.8 Calculatie

Onder het kopje Calculatie vindt u een aantal instellingen voor uw calculatie instellingen.

U kunt ervoor kiezen om wijzigingen die u in de afzet maakt (tabblad omzet)automatisch door te laten rekenen. Als u dit wilt, dan vinkt u Automatisch calc. afzet

berekenen aan. Als u de gegevens pas wil doorrekenen na een druk op de knopdoorrekenen in de calculatie, dan vinkt u deze optie niet aan.

U kunt ervoor kiezen om bij Auto. restvoorraad naar verk.srt. automatisch de restvoorraad(de voorraad die overblijft nadat voorraad aan de overige verkoopsoorten istoegewezen) toe te wijzen aan een bepaalde verkoopsoort.

Bij Initieel TAB voorkeur kunt u kiezen welk tabblad dient te worden geopend als decalculatie wordt geopend.

Bij het afdrukken van het calculatie overzicht kunt u ervoor kiezen om ook direct deOnderhanden Werk rapportage uit te printen. U doet dit door bij Onderhanden Werk

afdrukken 'Ja' te selecteren. Ook kunt u kiezen voor 'Vragen bij Afdrukken'. PAC zal danals u uw Calculatie overzicht afdrukt vragen of u ook OHW wilt afdrukken.

U kunt ervoor kiezen om niet alleen de gevulde, maar alle componenten af te drukkenop de rapportage. Als u dit wilt vinkt u Afdruk van alle componenten op rapport aan.

31.2.3.9 Verkooporder

Onder het kopje Verkooporder vindt u een aantal instellingen voor uw order instellingen.




Bij Zoekmethode kunt u aangeven met welk type zoekscherm u wilt werken. Deverschillende methodes bieden verschillende kolommen in het zoekscherm.

U kunt aangeven of u opdrachten wilt zoeken op Oud CB aansluitnummer of CB RelatieID bij CB Klantnr voorkeur.

Als u Opdrachtaanbieding op basis van oorspronkelijk invoer aanvinkt, dan zal deaanbiedingslijst bij het aanmaken van een nieuwe order worden vastgehouden. U kuntzo dus direct verder met het invoeren van orders van dezelfde aanbiedingslijst.

Met de opties Actie bij wijzigen aanbieding en Actie bij wijzigen klant. Daarmee wordt hetmogelijk om op beurzen eenvoudiger en sneller aanbiedingsbiljetten in te vullen.

Met actie bij wijzigen aanbieding kunt u aangeven of u wilt dat bij het wijzigen van deaanbieding:

de aanbieding simpelweg wordt aangepast (normaal wijzigen zonder bevestiging)wordt gevraagd om een nieuwe order te maken voor dezelfde klant, met de nieuweaanbieding geselecteerd (vragen om nieuwe order)automatisch een nieuwe order te maken voor dezelfde klant, met de nieuweaanbieding geselecteerd (automatisch nieuwe order maken)

Met actie bij wijzigen klant kunt u aangeven of u wilt dat bij het wijzigen van de klant: de klant simpelweg wordt aangepast (normaal wijzigen zonder bevestiging)wordt gevraagd om een nieuwe order te maken voor de nieuwe klant, met dezelfdeaanbieding geselecteerd (vragen om nieuwe order)automatisch een nieuwe order te maken voor de nieuwe klant, met dezelfdeaanbieding geselecteerd (automatisch nieuwe order maken)

31.2.3.10Royalty

Onder het kopje Royalty vindt u een aantal instellingen voor uw Royalty instellingen.

Applicatiebeheer


527

U kunt een Standaard contracttype en Standaard betaalscenario selecteren. U hoeft deze bijhet aanmaken van een contract/voorschot dan niet opnieuw te selecteren.

31.2.3.11Pers

Onder het kopje Pers vindt u een aantal instellingen voor uw pers/recensiebeheer instellingen.

U kunt een standaard recensieronde opgeven. U hoeft deze dan bij het aanmaken van eenrecensieronde niet opnieuw te selecteren.




31.2.3.12Context Informatie Manager

Onder het kopje Context Informatie Manager kunt u op de knop Instellingen openen klikken om de voor ubelangrijke informatievensters in te richten.

U kunt per context (op dit moment twee, maar op klantverzoek uit te breiden) aangeven of deze moetworden weergegeven in het bijbehorende venster met behulp van het vinkje bij Tonen en welkeinformatie moet worden getoond.

U kunt de ingerichte informatievelden kiezen in Informatieveld, een afwijkend label invullen diewordt weergegeven, het aantal regels dat moet worden weergegeven (voor bij memo/notitieveldenvan belang), de volgorde tov elkaar en of het actief/zichtbaar is.

Als super kunt u de instellingen per gebruiker bekijken en eventueel wijzigen.

31.2.3.13Documenten en overzichten

Onder het kopje Documenten en overzichten vindt u een aantal instellingen voor uw documenten enoverzichten instellingen.

511

Applicatiebeheer


529

U kunt een Standaard Actie en een Standaard Soort mailing opgeven. U hoeft deze optiesdan niet opnieuw te selecteren.

U kunt kiezen welk veld als eerste wordt getoond: Actie, Soort of Betreft bij Initieel veld.

Als u uw sjabloon nog wilt aanpassen voorafgaand aan het genereren van uw mailing/rapport, dan selecteert u Hoofddocument bewerken. Deze optie gebruikt u ook veel als unieuwe sjablonen wilt maken.

Een bepaald documenten (XML) worden samengevoegd tot één document met eenstylesheet (XSLT). Maar u kunt dit XML document ook afzonderlijk tonen, als u deoptie Samenvoegdocument tonen/bew. aanvinkt.

U kunt ervoor kiezen om mailingen standaard per brief te verzenden, maar u kunt ze ookper mail verzenden. U kunt de verzendwijze instellen onder Standaard verzendwijze.

Met Auto. aantal berekenen in selectie wordt bij een selectie van relaties automatischuitgerekend om hoeveel relaties het gaat.

Met Auto. Select worden automatisch alle relaties in een selectie geselecteerd. U kunt erook voor kiezen om een selectie eerst toe te voegen aan een totale lijst, en pas daarnade definiteve ontvangers van de mailing te selecteren.

31.2.4 Management Functies

Om uw te ondersteunen in het beheren van PAC bevat PAC een aantal Management Functies. Dezevindt u terug in het tabblad Systeem, onder het kopje Management functies.




De beschikbare functies zijn:

Rechten bijwerkenIngelogde gebruikers tonenWijzigingslog tonenTotaal-Audit bestand makenVerwerkingslogboektonenBeveiligde functies

31.2.4.1 Rechten bijwerken

Door te klikken op de knop rechten bijwerken worden wijzigingen die u heeft aangebracht in hetrollen of gebruikersbeheer doorgevoerd, zonder dat u hier eerst PAC voor hoeft af te sluiten.

31.2.4.2 Ingelogde gebruikers tonen

Met deze functie kunt u zien welke gebruikers zich op dit moment in PAC bevinden. Deze functie kanworden gebruikt als u bijvoorbeeld de administratie wilt comprimeren of gegevens wilt importeren. Ermogen op zo'n moment geen gebruikers in PAC aanwezig zijn.

In het scherm ziet u de gebruiker, de tijd waarop deze gebruiker is ingelogd en het evt. emailadresdat is gekoppeld aan de gebruiker.

Als een ingelogde gebruiker een emailadres heeft, kunt u deze gebruiker direct mailen. U selecteerthiervoor de betreffende gebruiker en drukt vervolgens op de knop Gebruiker mailen. Nu opent zich inuw emailprogramma een nieuw bericht, gericht aan de betreffende gebruiker.

In enkele gevallen toont het voorgaande venster niet de juiste informatie, bijvoorbeeld als gebruikersin de omzetrapportage blijven zitten (waardoor omzet.mdb in gebruik blijft). U kunt daarom ook deknop Alternatief lijst tonen gebruiken om de volgende lijst in excel weer te geven:

Hierin wordt ook de computernaam weergegeven om te weten te komen op welk werkstation ditgebeurt.

530

530

531

532

532

Applicatiebeheer


531

31.2.4.3 Wijzigingslog tonen

Een keer in de zoveel tijd wilt u mogelijk kijken welke nieuwe relaties / projecten / uitgaven zijningevuld of geupdate. U kunt dan controleren of dit wel goed is gebeurd.

Hiervoor is er in PAC een wijzigingslogboek aanwezig.

U kunt hier filteren op: Wijzigingen van een bepaalde gebruikerWijzigingen binnen een bepaalde tabelDe wijzigingsdatum (dit is de datum waarop het laatst een wijziging is uitgevoerd)De invoerdatum (dit is de datum waarop de relatie / titel / uitgave is gecreëerd).

Als u vervolgens op exporteren klikt wordt een rapportage geopend. Voor de tabellen Relatie, Projecten Uitgave zijn speciale rapportages gemaakt, met additionele gegevens.

Het wijzigingslogboek is een complexe functionaliteit. Wanneer u een selectie maakt met hierinveel wijzigingen, dan moet PAC veel gegevens ophalen en weergeven. Hou er daarom rekening meedat het weergeven van een grotere selectie het systeem enige tijd bezig zal houden.

31.2.4.4 Totaal-Audit bestand maken

Alle vraag en antwoorden binnen PAC (de dialoogvensters en dus niet de normaleonderhoudsvensters) kunnen naar een audit bestand in XML worden geëxporteerd. Hierin staantevens alle gebruikers, alle inlog- en uitlogmomenten, databasestatistieken en enkele basale mutatielogs (bijvoorbeeld dat een relatiegegeven is gewijzigd en door wie op welk moment, maar niet wat eris gewijzigd).

Dit bestand is met name bedoeld voor Verkaart Automatisering, ter informatie voor o.a. het oplossenvan problemen. Maar u kunt dit document ook zelf gebruiken, als u zelf inzicht wil krijgen in het in enuitloggen van uw medewerkers.




31.2.4.5 Verwerkingslogboek tonen

Imports, exports en andere verwerkingen in PAC zijn gevoelige handelingen. De kans dat hierbij ietsfout loopt is wat groter, omdat er meerdere handelingen worden ondernomen en hierbij externeprogramma's worden gebruikt.

Om problemen met verwerkingen in PAC te kunnen identificeren en sneller oplossen is er eenmogelijkheid toegevoegd om een logboek te tonen van verwerkte zaken, zoals imports, exports enandere soorten verwerkingen. Hierbij wordt aangegeven door wie en wanneer deze verwerking isuitgevoerd. Deze functie is te vinden onder management functies - Verwerkingslogboek tonen. Als uhierop klikt ziet u het onderstaande scherm.

Wijzig het datum van ... tm... veld om verwerkingen over een bepaalde periode te bekijken

Kies de verwerkingssoort die u wilt bekijken.

PAC toont u nu de verwerkingen van het type dat u heeft gekozen bij verwerkingsoort die in de dooru aangegeven periode hebben plaatsgevonden.

31.2.4.6 Beveiligde functies

De optie beveiligde functies toont u een aantal geavanceerde mogelijkheden. Deze mogelijkhedenzijn niet zomaar voor u toegankelijk, maar alleen in overleg met Verkaart Automatisering.

Als u contact opneemt met Verkaart Automatisering ontvangt u een wachtwoord. Alleen met ditwachtwoord kunt u de functies uitvoeren.

Applicatiebeheer


533

Op deze plaats kunnen herstelfuncties worden uitgevoerd, waarvoor u anders uw database naarVerkaart Automatisering had moeten sturen. Op deze manier kunt u deze wijzigingen dus uitvoeren,zonder dat gebruikers hiervoor uit de administratie hoeven.

Bij elke functie wordt uitleg gegeven in het vlak rechts naar de functielijst. Klik op de functie om deuitleg weer te geven.

Het uitvoeren van deze functies doet u over het algemeen in overleg met Verkaart Automatisering. Erzijn functies waarbij echt een wachtwoord door de service desk van Verkaart Automatisering wordtverstrekt, maar er zijn ook functies die de gebruiker super kan uitvoeren. In de meeste gevallen iseen backup van de administratie noodzakelijk!

Het kan makkelijk zijn als Verkaart Automatisering kan 'inbellen' dmv extern bureaublad oid. Dankunnen deze functies door de service desk zonder tussenkomst van de gebruiker worden uitgevoerd.Dit dient uiteraard in overleg te gebeuren.

Alle functies voor alle modules op een rijtje:Functie Wachtw

oordToelichting Batch

run

Alle aanbiedingstellingen bijwerken Nee Deze functie zorgt ervoor dat alle aanbiedingstellingen worden bijgewerktvanuit de interne importtabel van het CB en de interne lopende orders. Ditkan worden gebruikt om tellingen te maken van ingevoerde opdrachten dienog niet zijn verwerkt naar bijvoo

Alle druk-afleveringen sommeren(gepland,geleverd)

Nee Deze functie zorgt ervoor dat bij alle drukken waarbij afleveringen van deoplage zijn ingevuld de kolommen Aantal en Geleverd aantal wordengetotaliseerd op drukniveau.

Alle relaties, verbanden en adressenbijwerken

Nee Deze functie werkt alle namen van relaties bij en zorgt tevens dat alleadressen wordt bijgewerkt aan de actuele indeling én dat ze wordenbijgewerkt naar alle gekoppelde adressen.

Alle projecttitels bijwerken Ja Deze functie zorgt ervoor dat alle titels met voorvoegsels enadministratieve titels worden ontrafeld. Alleen als voorvoegsels ofadministratieve titel leeg is wordt er iets gewijzigd aan het project.




Alle project-(auteurs)namen bijwerken Nee Deze functie zorgt voor het bijwerken van alle auteursnamen en alleoriginele uitgeversnamen door het doorlopen van alle gekoppelde relatiesen de namen die daarbij horen. Namen zonder rollen worden bewust NIETaangepast!

Lege voorletters van relaties vullen uitvoornaam

Nee Deze functie zorgt voor het bijwerken van alle relaties met lege voorlettersdmv de eerste letter van de voornaam.

Alle calculatie omvangen bijwerken Ja Geconverteerde calculaties of evt calculaties uit voorgaande versies ofbijgewerkte calculatiemodellen kunnen soms zorgen voor niet bijgewerkteomvangen in de calculatie. Dit is een niet zichtbaar veld dat wordtbijgewerkt na bijwerken van de zichtbare om

Alle historie wissen uit HISTORIE.MDB Ja Deze functie zorgt ervoor dat alle historische importregels wordenverwijderd uit het historiebestand.

De importstopcode resetten Nee Na een vastgelopen of afgebroken import kan het voorkomen dat deimportroutine niet verder meer kan bij het punt waar het was gebleven. Inoverleg met de service desk kan afhankelijk van de impact van de foutworden besloten om een backup terug te zetten

Laptop orders verwijderen Ja Deze functie zorgt ervoor dat na het kopieren van VERKOOP.MDB van deserver (vaak alleen na een versie installatie van PAC op een laptop en debijbehorende kopieeraktie) alle bestaande orders in de laptop (die alleengeldig zijn op de server) worden verwi

Bijwerken reëele afleveringen/oplageuit inslagen

Nee Deze functie zorgt ervoor dat alle ingestelde inslagmutaties wordengesommeerd naar de afleverrelaties (zie ook magazijnbeheer) in hetdrukafleverbeheer zodat de reële oplage kan worden bijgewerkt.

Minimum voorraad in magazijneninstellen

Ja Met behulp van deze functie wordt ervoor gezorgd dat deminimumvoorraadstanden worden bijgewerkt aan de standaard ingesteldeminimumvoorraadstand in Magazijnbeheer. Tevens worden de initiëlestatussen ingesteld. Deze functie is alleen geschikt tbv het eer

Voorraadgegevens van een magazijnwissen

Ja Met behulp van deze functie worden de voorraadgegevens van eenmagazijn gewist. Dit kan worden gebruikt om gegevens van een niet meergebruikt magazijn te wissen.

Alle autonummervelden (primarykeys) herstellen

Ja Met deze functie worden alle autonumber/counter fields hersteld naar devolgende waarde in de tabel (max+1).

Alle plancoordinatoren (relcats)bijwerken uit act

Ja Met behulp van deze functie worden alle coordinator-relatiecategorieën inalle planningen bijgewerkt vanuit de stam-activiteiten

Alle verschijningsdatums uit planningbijwerken

Ja Met behulp van deze functie worden alle verschijningsdatums van alledrukken met planning bijgewerkt mits het veld verschijningsdatumbijwerken aangevinkt is.

Alle gekoppelde tekstbestandenbijwerken

Nee Deze functie zorgt ervoor dat alle interne teksten MET koppeling (inuitgavebeheer en relatiebeheer) worden bijgewerkt met de actuele inhoudook al is de bestandsdatum hetzelfde als de laatst bijgewerkte datum!(forceren=ja)

ISBN13 Conversie uitvoeren Ja Met behulp van deze functie kunt u de gehele administratie gereed makenvoor ISBN13. Alle ISBN velden zullen worden geconverteerd naar ISBN13.

Lege ISBN's instellen uit EAN Ja Met behulp van deze functie worden alle lege ISBN's in de betreffendeuitgaven gevuld vanuit een gevuld EAN.

Content van PACNet naar bestandenschrijven

Ja Met behulp van deze functie worden een x-aantal (hierom wordt gevraagd)laatste content items van PACNet opgehaald en als XML-bestandenweggeschreven naar de documentenmap om daarmee controles te kunnenuitvoeren.

CB In Nota wissen Nee Met behulp van deze functie worden de in nota's van het CB (de interneimporttabel) gewist om in nota's te verwijderen die nooit meer zoudenworden verwijderd door een gewijzigd aanleverpatroon door CB (bv bijwijzigen van BerichtOntvangerPartij indien me

CB Relatie klantgroepindelingenbijwerken

Nee Met behulp van deze functie worden de ingerichte en zelf-geprioriteerde CBKlantgroepindelingen doorgevoerd naar de klanten binnen hetrelatiebeheer.

Omzet koppelvelden actualiseren Nee Met behulp van deze functie kunnen de omzetkoppelvelden wordengeactualiseerd indien nodig (De fonds, fondsgroep en klantgroep wordt bijrealiseren van de omzet 'vastgezet' zodat bij een historisch verloop ditgoed kan worden gevolgd: bv een klant gaat va

Historisch maken van records intabellen

Ja Met behulp van deze functie kunnen diverse onderdelen van PAC historischworden gemaakt (aanvankelijk alleen orders) en opgeslagen in een aparteadministratie.

Initiële dagrun forceren/uitvoeren Nee Met behulp van deze functie kan de initiele dagrun nogmaals wordengestart, bv om wijzigingen in berekende velden direct door te voeren of naeen update met nieuwe functionaliteit (in dat geval wordt dit normaal pasde volgende dag uitgevoerd).

Testmodus instellen Ja Met behulp van deze functie wordt bij het ftp-en bevestiging gevraagd. Enbij exporteren van bestanden (nu: cb opdnaw=orders) een testindicatiemeegegeven.

Applicatiebeheer


535

Wizard importeren Ja Met behulp van deze functie kunt u een wizard importeren die door eenconsultant is gemaakt/gewijzigd

Performance testje Nee Met behulp van deze functie worden enkele basis functie enkele malenachter elkaar herhaald om vast te stellen hoe lang het duurt om deze uit tevoeren.

Formulier maskers importeren Ja Met behulp van deze functie worden de form maskers geimporteerd diedoor een consultant zijn gemaakt. Alle bestaande maskers worden altijdeerst volledig verwijderd.

Power-user wachtwoord instellen Nee Met behulp van deze functie kan het power-user wachtwoord wordeningesteld.

TEST: Alle drukken uitfiatteren(inconsistent)

Ja TEST: Met behulp van deze functie worden alle openstaande drukkeneindgefiatteerd. Dit is echter een inconsistente functie en daarmee ontstaatook een inconsistentie administratie. Het is alleen bedoeld om drukkendoor te zetten zodat je er geen last van

CONSULTANT: Alle rechten instellen(administrator)

Ja CONSULTANT: Hiermee worden alle rechten toegeëigend voor deadministrator om bepaalde stamgegevens te kunnen vullen.

CONSULTANT: Tabellenbrowser Ja CONSULTANT: Met deze functie kunt u elke tabel in PAC openen enwijzigingen aanbrengen. Let op! De administratie kan hiermee vollediginconsistent worden!!

CONSULTANT: Excel2XML Ja CONSULTANT: Met deze functie kunt u Excelbestanden omzetten in XMLbestanden

CONSULTANT: Tabel2Excel Ja CONSULTANT: Met deze functie kunt u elke tabel in PAC exporteren naareen excelbestand

CONSULTANT: Tabel2SQL Ja CONSULTANT: Met deze functie kunt u elke tabel in PAC exporteren naareen SQL script

CONSULTANT: XML2XML via XSLT Ja Met behulp van deze functie kan een XML bestand worden geconverteerdnaar een ander XML bestand dmv een XSLT-stylesheet.

CONSULTANT: SQL script-bestanduitvoeren

Ja Met behulp van deze functie kan een SQL script-bestand worden uitgevoerdzoals die door VA is aangeleverd. Dit is volledig transactie-veilig. Of alleslukt of de situatie blijft intact.

CONSULTANT: SQL script uitvoeren Ja Met behulp van deze functie kan een enkel SQL updatescript wordenuitgevoerd. Dit is volledig transactie-veilig. Of alles lukt of de situatie blijftintact.

CONSULTANT: Relatie-XMLimporteren

Ja Met behulp van deze functie kunnen relaties (éénmalig) vanuit een XMLbestand worden geimporteerd

CONSULTANT: Projecthierarchie-XMLimporteren

Ja Met behulp van deze functie kunnen projecten (éénmalig) vanuit een XMLbestand worden geimporteerd

CONSULTANT: Omzetstamgegevensexporteren

Ja Met behulp van deze functie kan de inrichting van de omzetrapportageworden gekopieerd naar een andere administratie. Deze kan dan wordeningelezen met Scriptbestand uitvoeren. (ACCESS ONLY!)

CONSULTANT: Journaalposttypesexporteren

Ja Met behulp van deze functie kan de inrichting van de journaalposttypesworden gekopieerd naar een andere administratie. Deze kan dan wordeningelezen met Scriptbestand uitvoeren. (ACCESS ONLY!)

CONSULTANT: Alle CBRelaties alsrelaties verwerken

Ja Met behulp van deze functie worden alle CB Relaties (ooit geimporteerd)verwerkt tot normale PAC relaties (met klant categorie). Let op! Het isabsoluut NIET gebruikelijk om dit in een live omgeving te doen ivm degrote hoeveelheid relaties!

CONSULTANT: Alle CBArtikelen alsprojecten aanmakn

Ja Met behulp van deze functie worden alle CB artikelen (ooit geimporteerd)verwerkt tot zeer basale projecten, maar daarbij zijn aannamen gedaanmbt standaard id's: nur, pmc, fonds, verschijningsvorm zijn 1

CONSULTANT: CBimport: Drukkenmaken voor mutaties

Ja Dit heeft betrekking op de import van CB en de openstaande issues in decockpit. Met deze functie worden direct drukken aangemaakt als deze nietbestaan én wordt de verwerkstatus ingesteld (overboeken bij nieuw, zelfdedruk als het al bestaat)

CONSULTANT: Alle klantgroepen v.alle drukken makn

Ja Met behulp van deze functie worden alle klantgroepen voor alle drukken(ALLE DRUKKEN! ook oude) aangemaakt.

CONSULTANT: Consistentiecontrolealgemeen

Nee CONSULTANT: Algemene consistentiecontrole zonder bijwerken, alleenrapporteren van vermeende fouten

CONSULTANT: Consistentiehersteluitgavemagazijn

Ja CONSULTANT: Met deze functie wordt de ingestelde actuele druk inuitgavemagazijn gewist indien de druk inmiddels is verwijderd. Dit wasnodig omdat er aanvankelijk geen controle bestond bij verwijderen vandrukken.

CONSULTANT: Consistentieherstelrelaties

Ja CONSULTANT: Met deze functie worden ongeldige relatierollen gewistindien de relatie inmiddels is verwijderd of het lege aangemaakte regelszijn uit de projectwizard.

CONSULTANT: Consistentiehersteldrukken

Ja CONSULTANT: Met deze functie wordt een controle gelegd tussen dekoppeling van druk naar project EN uitgave naar project. Indien de druk opeen ander project is gekoppeld dan kan dit worden hersteld naar hetproject van de uitgave.




CONSULTANT: ConsistentieherstelInBackordertelling

Ja CONSULTANT: Met deze functie wordt een controle gelegd tussen de Inbackorder telling op magazijnniveau en de individuele orderregels die inbackorder staan. Onjuistheden worden in de In backorder hersteld.

CONSULTANT: Selectief vrd/omzetwissen/undo

Ja CONSULTANT: (ALLEEN VOOR TESTSITUATIES!) Met behulp van dezefunctie kunnen (1) de geimporteerde en ingevoerde omzetmutaties envoorraadmutaties worden verwijderd vanaf een datum t/m een datum.Vervolgens wordt de voorraad opnieuw opgebouwd adhv de nog we

CONSULTANT: Heropbouwenvoorraad uit mutaties

Ja CONSULTANT: Met behulp van deze functie worden alle voorraadstandengewist en opnieuw geteld/opgebouwd uit de voorraadmutaties.

CONSULTANT: Diverse bedrag-afrondingen uitvoeren

Ja CONSULTANT: Met behulp van deze functies worden in de tabellenOmzet*, Faktuur*, UitgaveMagazijn* en Druk alle kostprijzen en logistiekevelden afgerond op 2 decimalen.

CONSULTANT: Initialisatie voorraadherwaardering

Ja CONSULTANT: Met behulp van deze éénmalige functie kan deherwaarderingsfunctionaliteit worden geactiveerd.

CONSULTANT: Herwaarderenvoorraad uit calculaties

Ja CONSULTANT: Met behulp van deze éénmalige functie kunnen historischemutaties worden gecorrigeerd/geherwaardeerd tegen de juiste kostprijzen

CONSULTANT: Omzettestdata maken Ja Met behulp van deze functie kunnen testgegevens voor deomzetrapportage worden aangemaakt op basis van de gegevens in deadministratie. Op deze manier kan een demonstratie of cursus wordengegeven op basis van bekende gegevens voor de gebruikers.

CONSULTANT: Gehele adm wissen(excl stamgeg)

Ja Met behulp van deze functie wordt de gehele administratie gewist met'werk'gegevens zoals projecten, relaties, orders, calculaties, planningen etc.Alleen de stamgegevens blijven intact.

CONSULTANT: Klant... Ja CONSULTANT:

CONSULTANT: AccountView acties Ja CONSULTANT: Met behulp van de bijbehorende functies kunnen diverseacties op de (in PAC standaard) AccountView administratie wordenuitgevoerd.

31.2.5 Rapportage

U kunt diverse stamgegevens invoeren ten behoeve van het documentbeheer.

Het gaat daarbij om de volgende zaken:

DocumentsoortenDocumentveldenOnze overzichtsgroepenOnze overzichten

31.2.5.1 Documentveldenbeheer

De documenten die u kunt samenvoegen en exporteren kunnen uit een heel scala aan velden in PACbestaan. Uit de projecthiërarchie zijn de veelgebruikte velden standaard opgenomen. Echter, daar uvrij bent om productkenmerken, calculatiecomponenten en planningsactiviteiten aan te maken dientPAC flexibel te zijn in de te exporteren gegevens. We kunnen helaas niet standaard alle veldenopnemen, omdat de diverse systemen daartoe niet geschikt zijn. Met onderstaande koppeling bent uechter in staat om alle benodigde velden te koppelen en daarbij zelfs nog eigen namen aan te geven.U kunt de diverse velden uit de ondersteunde bronnen koppelen onder Hoofdmenu | Systeem |Documentvelden:

537

536

542

542

Applicatiebeheer


537

Selecteer één van de Ondersteunde bronnen.

Om een nieuwe rij (kenmerk, component of activiteit) te koppelen, klik dan op dezoekvensterknop van rij-omschrijving.

Een lijst overeenkomend met de keuze van de bron wordt getoond. Kies daarvan een regel.

Geef vervolgens een veldnaam zoals die in Microsoft Word wordt getoond. Het aantalkarakters hiervan is maximaal 20 tekens, echter bij een activiteit kunt u slechts gebruikmaken van 17 tekens. Dit heeft te maken met de zes exportvelden die per activiteit wordenaangemaakt in plaats van standaard één bij componenten en kenmerken:

<Veldnaam>OMS : Activiteitomschrijving<Veldnaam>LEV : Leveranciersnaam<Veldnaam>PSD : Prognose startdatum<Veldnaam>PED : Prognose einddatum<Veldnaam>RSD : Realisatie startdatum<Veldnaam>RED : Realisatie einddatum

31.2.5.2 Documentsoorten

De uitgeverij gebruikt vaak veel dezelfde soorten brieven. Deze kunnen in PAC gestandaardiseerdworden zodat de huisstijl kan worden gewaarborgd en een minimum aantal handelingen door demedewerkers nodig zijn. Ook hoeven ze niet op detailniveau kennis te hebben van de bijkomendezaken als adressering, gebruik van datums, etc. Deze staan tenslotte reeds in het gestandaardiseerdesjabloon. U kunt talloze documentsoorten definiëren onder Hoofdmenu | Systeem | Documentsoorten:




U kunt uit twee typen documentsoorten kiezen:Voor relaties in zijn algemeenheidAls leveranciersopdrachten specifiek

U ziet alle reeds bestaande documentsoorten en aan welk Microsoft Word sjabloon deze zijngekoppeld. U kunt op de volgende wijze meer soorten aanmaken:

Vul een Omschrijving in voor de documentsoort.

Vul een Korte oms om de documensoort kort te beschrijven.

Kies bij Medium voor Microsoft Word. Alleen deze keuze wordt op dit moment ondersteund.

Vink Heeft sjabloon aan om het te koppelen aan een sjabloon. Als u wilt dat u met een leegdocument begint en daarin verder kunt gaan met wijzigen, dan vinkt u dit vakje niet aan.Het heeft in principe alleen maar zin om slechts één van de documentsoorten niet aan tevinken, bijvoorbeeld Leeg document.

Vervolgens kunt u het werkelijke sjabloon oproepen door op F5 te drukken in het veldSjabloonnaam. U krijgt dan een zoekvenster waarmee u het gewenste sjabloon kuntselecteren:

541

541

Applicatiebeheer


539

Kies het sjabloon en klik vervolgens op Openen.Als het sjabloon niet aanwezig is, wordt het veld rood gemarkeerd en staat er geen vinkjein de kolom Bestaat.

Op dit moment wordt de kolom Rechten niet gebruikt in PAC.

Indien u een vinkje zet bij het veld Historie dan worden van deze soort alle documentbewaard en een historie opgebouwd in PAC.

Tot slot kunt u middels het veld Volgorde een gewenste sortering in keuzelijsten bereiken.

Vanuit het venster kunt u ook direct sjablonen aanmaken. Dit baseert u op een reeds bestaandsjabloon.

Klik op de knop Sjabloon maken obv sjabloon.

Kies vervolgens voor een documentsoort met een sjabloon waarop u het nieuwe sjabloonwilt baseren:




Daarna wordt Microsoft Word geopend met een kopie van het sjabloon van de gekozendocumentsoort.

Als u met dit sjabloon klaar bent, slaat u het op in de sjablonenmap van deze administratieen sluit u het document.

Vervolgens drukt u op F5 in het veld Sjabloonnaam en kiest u het net aangemaakte sjabloon.

Ook kunt u een sjabloon aanmaken obv een bestaande brief dat nog geen sjabloon is.

Klik op de knop Sjabloon maken obv bestaande brief.

Zoek vervolgens het document op via het Openen venster (de extensie is bewust *.* ipv *.doc omdat soms ook andere bestanden worden gebruikt, zoals HTML of TXT, als ze maardoor Word kunnen worden geopend)

Daarna wordt Microsoft Word geopend met een kopie van het document als sjabloon.

Als u met dit sjabloon klaar bent, slaat u het op in de sjablonenmap van deze administratieen sluit u het document.

Vervolgens drukt u op F5 in het veld Sjabloonnaam en kiest u het net aangemaakte sjabloon.

Wij veronderstellen dat het gebruik van Microsoft Word met sjablonen bekend is. U kuntsupergebruikers uiteraard een cursus hierin laten volgen.

Applicatiebeheer


541

31.2.5.2.1 Relatie algemeen

Voor mailingen en het maken van een enkelvoudige brief kunt u documentsoorten aanmaken als ukiest voor dit type.

Kies bij Type voor Relatie algemeen indien deze anders is ingesteld.

In Microsoft Word kunt u de volgende velden opnemen:

De geel gemarkeerde velden zijn van toepassing indien u gebruik maakt van de mailingsoort Speciaalmailing sturen met details. Deze wordt bijvoorbeeld gebruikt voor ramsjbrieven waar extra informatiewordt meegestuurd.

31.2.5.2.2 Leveranciersopdracht

Tijdens het plannen kunt u ook opdrachten genereren naar externe leveranciers als u akkoord gaatmet een bepaalde activiteit bij een leverancier. Deze documenten zijn niet hetzelfde als bij Relatiealgemeen. Alle velden die u heeft gedefinieerd bij Documentvelden zijn ook tot uw beschikking.536




Kies bij Type voor Relatie algemeen indien deze anders is ingesteld.

31.2.5.2.3 Faktuur

Voor het koppelen van een type faktuur kiest u voor dit type. Het hier opgegeven faktuursjabloon kanvervolgens aan een faktuurcode worden gekoppeld.

31.2.5.2.4 Royaltycontract

Voor het koppelen van een type royaltycontract kiest u voor dit type. Hier kunnen de fysiekecontractsjablonen worden benoemd en gekoppeld.

31.2.5.3 Onze overzichtsgroepen

U kunt uw eigen overzichten opgegeven in Onze Overzichten verdelen in verschillendeoverzichtsgroepen. Deze overzichtsgroepen kunt u aanmaken onder Hoofdmenu | Systeem| Onze

overzichtsgroepen

U ziet dan het volgende scherm.

U vindt hier de volgende kolommen:

Nr: Dit is een intern nummer van PAC dat automatisch wordt toegekend. Omschrijving: Hier geeft u een omschrijving op van de overzichtsgroep. Deze wordt ookweergegeven in het scherm Onze Overzichten in het hoofdmenu.Korte omschrijving: Hier kunt u een korte omschrijving opgeven voor de overzichtsgroep. Volgorde: Dit bepaald de volgorde van de groeepn in het scherm Onze Overzichten in hethoofdmenu.

31.2.5.4 Onze overzichtenbeheer

U kunt diverse overzichten in Excel maken (samenvoegen) als sjablonen. Hiermee kunt u gegevensuit PAC tonen. U kunt diverse eigen overzichten definiëren onder Hoofdmenu | Systeem | Onze

overzichten:

619

542

386

386

Applicatiebeheer


543

In PAC voert u de volgende handelingen uit om de koppeling naar het sjabloon te maken:

Ga naar een nieuwe regel en vul een Omschrijving in.

Voer een korte beschrijvende omschrijving in het veld Kort oms. in.

Vul een Volgorde in zoals de lijst met sjablonen moet worden gesorteerd.

Vul vervolgens de naam van het sjabloon in of druk op F5 in Sjabloon om het sjabloon tekiezen.

Vervolgens kunt u enkele aankruisvakjes gebruiken om te vragen naar bepaalde condities voor hetoverzicht. Als het vakje aanstaat dan wordt om dit gegeven gevraagd.

Verschijningsdatum : traject van datums

Realisatie verschijningsdatum : traject van de realisatie verschijningsdatum

Uitgave : selectie van één enkele uitgave middels een zoekvenster

Fondsgroep : keuzelijst van fondsgroepen. U kunt meerdere keuzesmaken.

Fonds : keuzelijst van fondsen. U kunt meerdere keuzes maken.

Fondsmanager : keuzelijst van fondsmanagers. U kunt meerderekeuzes maken.

Redacteur : keuzelijst van redacteurs. U kunt meerdere keuzes maken.

Productiebegeleider : keuzelijst van productiebegeleiders. U kunt meerderekeuzes maken.

Aanbieding : keuzelijst van aanbiedingen/titellijsten. U kunt meerderekeuzes maken.

Projectstatus : keuzelijst van projectstatussen. U kunt kiezen voor actiefen inactief.

Uitgavestatus : keuzelijst van uitgavestatussen. U kunt kiezen voor actiefen inactief.

Drukstatus : keuzelijst van drukstatussen. U kunt kiezen voor actief eninactief.

Tenslotte kunt u aangeven welke sortering u wilt toepassen. U kunt hierbij kiezen uit deverlden ProjectID, Titel, Auteur, UitgaveID, ISBN, DrukID, Druknr, DruknrToevoeging,Projectcode, UitgaveTitel, DrukTitel, Oplage, Verschijningsdatum enRealisatieVerschijningsdatum.




U kunt slechts tot een maximum van 255 karakters een sortering opbouwen. Desorteervelden dient u te scheiden met een puntkomma. De ingevulde volgorde wordt alsstandaard gebruikt.

Om een nieuw overzicht aan te maken gebaseerd op een bestaand sjabloon voert u eerste devolgende handelingen uit:

Maak een kopie van het bestaande sjabloon en sla dit op onder de naam zoals u het nieuwesjabloon wilt noemen onder de dezelfde map.

Open dit nieuwe sjabloon in Microsoft Excel en voer de noodzakelijke wijzigingen door.

Sla dit opnieuw op en open bovenstaande venster in PAC.

31.2.6 Scenario's

Met behulp van scenario's kunnen binnen PAC complexe modellen worden vastgelegd doorsupergebruikers (administratie en organisatiedeskundigen) en verborgen worden voor de dagelijksegebruikers. Deze laatsten kiezen binnen PAC tijdens het toevoegen van diverse zaken gewoon vooreen (hoofd)scenario waarna de details automatisch worden overgenomen. Ze maken doorzichtiggebruik van de bedrijfsprocessen gedefinieerd in PAC ter ondersteuning van de dagelijksewerkzaamheden zonder dat ze hier volledige materiekennis voor nodig hebben.

U kunt diverse modellen vastleggen in scenario's op elk van de volgende gebieden:CalculerenFiatteren/workflowPlannenProductkenmerkenCalculatie-royalties

De eerste vier gebieden zijn vervolgens op te nemen onder één noemer om de modellen nog beterbeheersbaar te houden. Dit noemen we een hoofdscenario .

31.2.6.1 Hoofdscenariobeheer

Het hoofdscenario is een soort kapstok voor diverse scenario's om het beheer eenvoudiger te makenen om de gebruikers effectieve keuzemogelijkheden te bieden zonder dat dit ten koste gaat van deflexibiliteit. Gebruik de knop Hoofdscenariobeheer onder Systeem om het hoofdscenario te openen:

Geef een duidelijke beschrijving van het hoofdscenario.

Een hoofdscenario kan bestaan uit de volgende scenario's:

545

546

549

551

550

544

Applicatiebeheer


545

CalculatiescenarioFiatscenarioPlanningscenarioKenmerkscenario

De scenario's zijn optioneel en er zal dan ook een waarschuwingstekst <-- Bestaat niet wordenweergegeven als een scenario niet is ingevuld. Tijdens het toevoegen van de druk kunt u danalsnog een scenario kiezen.

31.2.6.2 Calculatiescenariobeheer

Door middel van een scenario voor calculaties kunnen veel componenten voor een calculatie reedsvooraf worden ingevuld waardoor bij het maken van een (concept)calculatie veel werk uit handenwordt genomen. Gebruik de knop Calculatiescenariobeheer onder Systeem om het calculatiescenario teopenen:

Gebruik de volgende velden om het scenario aan te vullen:

Vul de Omschrijving van het scenario in.

Kies een Papiersoort die standaard moet worden ingevuld.

Vul een Hoofdoplage in waarmee standaard zal worden gerekend. Deze waarde moet in hetvenster Oplagen voorkomen!

Vul tot vier verschillende Oplagen in waarvoor automatisch een kostprijs berekening zalworden uitgevoerd.

U kunt een onbeperkt aantal verkoopsoorten kiezen met een standaard afzet enkortingpercentage in het Afzet en rabat venster. Vaak zullen deze jaarlijks opnieuw wordenbeoordeeld.

Ten behoeve van het toerekenen van indirecte kosten aan de calculatie kunt u gebruik

545

546

549

551

154




maken van een onbeperkt aantal Rendementcomponenten. Hiervoor kunt u standaardpercentages invoeren. Vaak zullen deze per jaar opnieuw worden beoordeeld.

Geef een Volgorde in zodat het scenario standaard op deze volgorde in lijsten wordtweergegeven.

Vul vervolgens de diverse benodigde componenten in het venster Componenten in.

Kies in een lege regel onderaan voor een Component.

vul eventueel een Initiële waarde in, bijvoorbeeld een standaard prijs.

U kunt ook gebruik maken van enkele actieknoppen:

Met de knop Componenten toevoegen kunt u in één keer alle componenten uit hetcalculatiemodel toevoegen aan het huidige scenario.

Middels de knop Overnemen uit bestaande worden alle elementen, zoals oplage, afzet, etcovergenomen uit een bestaand scenario. U krijgt dan eerst een keuzevenster om hetscenario te kiezen van waaruit de elementen worden gekopieerd.

31.2.6.3 Fiatscenariobeheer

Door middel van een scenario voor fiatteringen kan de workflow van de uitgeverij worden neergezet.Diverse personen(groepen) worden verantwoordelijk gesteld in de diverse fasen van het project.Gebruik de knop Fiatscenariobeheer onder Systeem om het fiatscenario te openen:

In het bovenste deel staan de algemene gegevens zoals het Scenarionr. en de Omschrijving.

Vul een duidelijke Omschrijving in.

In het middelste deel worden de momenten en stappen beschreven die een druk aflegt door hetbedrijf en wie per stap rechten heeft om acties uit te voeren.

Vul een nummer in voor het veld Stap. De volgorde van de stappen geeft de globale

Applicatiebeheer


547

workflow weer.

Kies vervolgens een moment in Calc.moment... en ->. Dit veld geeft aan dat een instantie vaneen calculatie aanwezig is. Als deze waarde, bijvoorbeeld Voorcalculatie, bij meerderestappen is gedefinieerd betekent dit dat bij deze stappen slechts één en dezelfde calculatieis ingesteld. Als het moment wijzigt bij een volgende stap dan wordt een kopie gemaaktvan de calculatie in dit nieuwe moment. Zo ontstaat een (statische) historie van calculaties.Zorg ervoor dat het Nr. altijd oplopend is in combinatie met het nummer in het veld Stap.

Met het veld Wijzig calc kunt u aangeven dat de calculatie in deze fase/stap wijzigbaar isdoor een persoon (of groep). Als het vinkje uit staat is de calculatie op slot en daarmeekunt u ervoor zorgen dat een calculatie aan een verantwoordelijke persoon wordtaangeboden zonder dat het tussentijds kan worden gewijzigd. Dit is dan niet wenselijk.

Vul vervolgens de volgende velden in als u een vinkje heeft gezet bij Wijzig calc:

Redactievelden, dit zijn velden die in het calculatiemodel zijn aangegeven om te wijzigendoor de redactie. Technisch: dit wordt bepaald door bit 0 (0/1) van de kolom Rechtenin het Calculatiesysteem (het basismodel).

Productievelden, dit zijn velden die in het calculatiemodel zijn aangegeven om tewijzigen door de productie. Technisch: dit wordt bepaald door bit 1 (0/2) van de kolomRechten in het Calculatiesysteem (het basismodel).

Verkoopvelden, dit zijn de afzet en omzetvelden in de calculatie.

Commerciële velden, deze velden staan in Drukbeheer waarmee de oplage en deverkoopprijs als commercieel voorstel kunnen worden gewijzigd.

Directievelden, deze velden staan ook in Drukbeheer waarmee de oplage en deverkoopprijs als directievoorstel kunnen worden gewijzigd.

In de kolom Fiatteren vult u de vooringestelde functienaam in (die u bij rollenbeheer kunttoewijzen aan een rol) zodat de personen die hierop recht hebben deze stap kunnenfiatteren in het normale proces. Alle stappen met uitzondering van de laatste (!) dienen teworden ingevuld om een juiste fiatrouting of workflow te bewerkstelligen.

Om correcties uit te voeren in voorgaande momenten/fiatstappen wordt gebruik gemaaktvan rechten in de kolom Afkeuren. Als een fiat moet worden teruggedraaid dan kan datgebeuren door de persoon die recht heeft op de genoemde vooringestelde functie in de(volgende) actieve fase. Hierbij is het belangrijk dat de eerste stap niet wordt ingevuld enalle andere stappen wel.

De kolom min.dagen is op dit moment niet actief. Doel van dit veld is om het aantal dagenvoor de verschijningsdatum aan te geven waarop een fiat uiterlijk moet worden gegeven.Dit ondersteunt eventueel de controle op de workflow en de voortgang van het proces.

In het onderste deel van het venster kunnen de controlestappen worden gedefinieerd.

Tijdens een fiat van de stap vermeld in ISBN melding bij stap wordt een controle uitgevoerdop het aanwezig zijn van het ISBN in de uitgave. Als deze (nog) niet is ingevuld wordttijdens de fiat een melding gegeven. De fiat wordt wel gewoon uitgevoerd.

Tijdens het fiat van de stap vermeld in ISBN verplicht bij stap wordt ook een controleuitgevoerd op het aanwezig zijn van het ISBN in de uitgave. Als deze dan nog niet isingevuld, dan wordt een waarschuwing gegeven en wordt het fiat niet uitgevoerd!

Bij het fiat van de stap vermeld in Oplage-afzet controle bij stap wordt gecontroleerd of dehoofdoplage en de verkoopprijs in de calculatie gelijk zijn aan de overeenkomstige veldenvan het directievoorstel. Indien deze niet overeenkomen wordt een waarschuwing gegevenen wordt het fiat niet uitgevoerd!

vanaf de stap vermeld in Verkoopprijs bijwerken vanaf stap wordt de verkoopprijs uit decalculatie overgenomen naar de verkoopprijstabel van de uitgave. In het verleden werd elkewijziging van de verkoopprijs in de calculatie overgenomen, speeltuin of niet. Nu kanworden ingesteld dat pas na een bepaald fiat de prijs als (voorlopig) definitief wordtovergenomen en gekoppeld. Dit proces wordt geevalueerd bij wijzigen van een calculatie en




bij fiatteren van een druk.

Alle calculaties die minimaal gefiatteerd zijn tot en met de stap vermeld in Bestmate export

vanaf stap kunnen naar Bestmate worden geëxporteerd.

In de voorcalculatiefase zal de kostprijs nog vaak wijzigen. Eventuele logistiekevoorraadmutaties worden tegen de VVP gewaardeerd (de VVP is de Vaste Verreken Prijs enis een momentopname). Op een bepaald moment is de kostprijs redelijk definitief en is hetin te stellen dat deze als VVP zal worden doorgevoerd in het logistieke systeem. Alleaanwezige voorraadmutaties op de betreffende druk worden dan geherwaardeerd (ziehieronder). Deze bijwerkactie vindt plaats bij fiattering (niet bij wijziging van de kostprijs).Dus een fiat die wordt gegeven op of vanaf het ingestelde stap(nr) zorgt voor bijwerken vande VVP (dus niet als door een fiat deze stap(nr) wordt bereikt!). U kunt de stap invullen inhet veld VVP bijwerken uit kostprijs bij fiat vanaf stap. Door het klikken op de knop <- In

drukken doorvoeren direct naast dit veld kunt u deze instelling overnemen in alle drukkenwaar dit scenario ooit aan is toegekend.

Omzet en voorraad mutaties kunt u journaliseren naar de boekhouding, maar u kunt ervoorzorgen dat dit pas vanaf een bepaalde (definitieve) stap gebeurt. Voor die stap worden erdus geen journaalposten aangemaakt (tenzij gefiatteerd, gejournaliseerd en afgekeurdnatuurlijk). Na die tijd wel, maar alleen als dat ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Erworden dus niet automatisch onderliggend journaalposten aangemaakt tijdens het normalewerkproces, alleen bij de export zelf. U kunt dit stapnr invullen in het veld Logistieke

journaalposten mogelijk vanaf stap. Door het klikken op de knop <- In drukken doorvoeren directnaast dit veld kunt u deze instelling overnemen in alle drukken waar dit scenario ooit aan istoegekend.

+ Bij het gebruik van de logistieke modules en het journaliseren van de mutatieskunnen twee scenario's worden onderscheiden:

1. Mutaties mogen voor verschijnen al tegen een voorlopige of definitieverekostprijs / VVP worden gewaardeerd en ook gejournaliseerd

2. Mutaties mogen voor verschijnen al tegen een voorlopige of definitieverekostprijs / VVP worden gewaardeerd, maar pas bij verschijnen wordengejournaliseerd (en dan mag de VVP ook niet meer wijzigen in normaleomstandigheden)

In de eerste situatie krijgt een mutatie een voorlopige waardering en wordt najournaliseren op slot gezet. Dat betekent dat de VVP op die mutatieregel nietmeer wijzigt. Als er dan toch een herwaardering dient plaats te vinden danworden er twee herwaarderingsmutaties gemaakt (gecumuleerd per mutatietypeen maand) zodat rekenkundig de juiste voorraadwaardering aanwezig is. Dezemutatie moet vervolgens nog worden gejournaliseerd.

In de tweede situatie wordt journaliseren (voorlopig) uitgesteld. Eventueleherwaarderingen vinden dan wel op mutatieregel plaats. De oude VVP wordtdan eenvoudigweg overschreven door de nieuwe VVP. Journalisering vindt dantenslotte plaats op de nieuwe VVP.

In beide situaties wordt een eventuele herwaardering na journaliseren uiteraardapart geboekt middels herwaarderingsmutaties (zie situatie één), maar zal insituatie twee weinig voorkomen.

Door journaliseren pas toe te staan na een fiattering van een financieelverantwoordelijke waarborgt u de juistheid van de gegevens.

Als u het middelste venster met de momenten en stappen verlaat wordt een controleuitgevoerd op de volgorde van stappen en moment. Als een onmogelijke combinatie isingevuld dan wordt het scenario gedeactiveerd. Het kan dan niet worden gekozen tijdenshet toevoegen van drukken. U kunt het na uw correcties weer trachten te activeren:

Klik op de knop Reactiveren om opnieuw een controle uit te voeren op juistheid en het

Applicatiebeheer


549

fiatscenario te activeren.

Als u nieuwe stappen heeft toegevoegd aan het fiatscenario dan kunt u deze in debestaande fiatstappen van de drukken toevoegen (een scenario wordt tenslotte alleen bijaanmaak van een druk toegevoegd) door te klikken op de knop *Stap in drukken toevoegen.Let op dat als binnen elke druk de stap erna al is gefiatteerd, de nieuwe stap ookautomatisch gefiatteerd zal zijn (anders ontstaan gaten in de fiattering). U dient ditoverigens altijd in overleg met Verkaart Automatisering te doen ivm enkele beperkingen.

31.2.6.4 Planningscenariobeheer

Door middel van een scenario voor planningen kunnen de algemeen voorkomende activiteiten voorhet maken van een artikel worden ingevuld. Gebruik de knop Planningscenariobeheer onder Systeem

om het planningscenario te openen:

In het bovenste deel worden het Nr. en de Omschrijving weergegeven. Tevens wordt de totaleDoorlooptijd van het kritieke pad weergegeven en of de verschijningsdatum moet worden bijgewerkt.

Vul een duidelijk onderscheidbare Omschrijving in.

Zet een vinkje bij Verschijningsdatum bijwerken indien u standaard wilt dat bij elke nieuweplanning de verschijningsdatum wordt berekend.

Vervolgens wordt links in het midden een venster getoond met de standaard aanwezige trajectenindien wordt gekozen voor dit scenario.

Selecteer een traject in de kolom Traject bij een nieuwe regel.

Geef daarbij aan of het traject het Kritieke pad is. Dit kan slechts bij één traject wordenaangevinkt.

Geef vervolgens aan of de begin- en einddatums van het traject Automatisch moeten




worden bijgewerkt uit de activiteiten in het traject van de planning.

Rechts van het midden kunt u per traject de diverse activiteiten invullen die daarvoor gelden.

Selecteer een activiteit in de kolom Activiteit bij een nieuwe regel.

Vervolgens kunt u een standaard leverancier invullen in de kolom Relatie. Dit is uiteraardoptioneel, want u besteedt een bepaalde activiteit niet altijd aan dezelfde leverancier uit.

Automatisch wordt een hoogste Volgorde ingevuld. Dit kunt u handmatig overschrijven ofkiezen voor de knoppen:

Omhoog, om de activiteit een stap omhoog te zetten.

Omlaag, om de activiteit een stap omlaag te zetten.

Vervolgens kunt u een standaard Doorlooptijd in werkdagen invullen.

Indien u nog bezig met bent met een planningscenario kunt u het deactiveren.

Klik op de knop (De)activeren om een planningscenario te activeren of te deactiveren.

31.2.6.5 Calc.royaltyscenariobeheer

In de uitgeverij wordt vaak gewerkt met standaard contracten per uitvoering (ISBN, Uitgave,verschijningsvorm). Daarom kunt u enkele modelcontracten, scenario's, aanmaken en gebruikentijdens het toevoegen van de uitgave. Zo hoeven vrijwel geen aanpassingen worden gedaan, tenzijnatuurlijk een maatcontract is opgezet. Dan kunt u het onder uitgavebeheer (of via de calculatie)alsnog wijzigen. Gebruik de knop CalcRoyaltycontractscenario onder Systeem om hetroyaltycontractscenario te openen:

In het bovenste deel van het venster kunt u de omschrijving en de volgorde in keuzelijsten invullen.

Vul een duidelijke Omschrijving in. Let op dat u ook bijvoorbeeld auteur en/of vertaler kuntvermelden als dit al dan niet in het contract voorkomt.

Geef een Volgorde in om de plaats in keuzelijsten vast te leggen.

Daaronder kunt u de staffels invoeren per type contract en verkoopsoort/kanaal. Vaak zal hetvoorkomen dat alleen voor de verkoopsoort boekhandel (+ evt export/België) een staffel wordtgebruikt, maar met dit model kunt u voor alle verkoopsoorten in principe een staffel vastleggen.Naast staffels kunt u ook gewone regels maken met percentages of waarden over alle omzet.

Op dit moment kunt u kiezen uit twee contracttypen in veld Type, te weten auteurscontract envertalerscontract, maar dit is uitbreidbaar. Deze kunnen door elkaar lopen qua treden en

Applicatiebeheer


551

percentages. U hoeft dus niet ingewikkeld tredes en percentages te combineren tot ééngecompliceerde staffel.

U heeft de mogelijkheid om meermalen een Verkoopsoort te kiezen. Dit zijn echter verkoopsoorten dieu in het contract wilt vastleggen en hoeven niet overeen te komen met de werkelijke verkoopsoortenin de calculatie. Op deze manier heeft u de mogelijkheid om alle verkoopsoorten van de calculatie tecombineren tot één verkoopsoort voor de royalty, te weten Alle. Of tot bijvoorbeeld Boekhandel enExport, die eigenlijk bestaat uit de calculatieverkoopsoorten Aanbieding, Naverkoop en Export. Dit isvooral handig voor staffels en het bepalen van de huidige trede.

De Boventrede van een regel bepaalt dat tot en met die afzet een bepaald percentage geldt (vanafeen eventueel vorige trede). Dus in bovenstaande venster wordt bij de eerste vier regel het volgendebedoeld:

de eerste 4000 4%4001 t/m 6000 5%6001 t/m 8000 6%8001 en daarna 7%

Door een onmogelijke afzet als boventrede in te vullen (999.999.999) wordt de laatste regelbeschouwd als 8001 en daarna (hoger).

Op deze wijze (boventrede 999.999.999) kunnen ook de verkoopsoorten worden ingevuld diegeen staffel nodig hebben. Dat betekent bij de vijfde regel:

Voor alle verkopen 3,5%

Voor vertalerscontracten waarover voor de eerste paar duizend vaak geen royalty wordtberekend, kan dit dus met deze systematiek eenvoudig worden opgelost, zie de achtste ennegende regel:

Voor de eerste 10000 0%, geen royaltiesDaarna 2%

Vervolgens heeft u de mogelijkheid om de Berekenwijze te kiezen. U heeft de mogelijkheid tussen:

Bruto%Ex : Percentage over bruto (omzet) excl BTWBruto%In : Percentage over bruto (omzet) incl BTWNetto%Ex : Percentage over netto (omzet) excl BTW Netto%In : Percentage over netto (omzet) incl BTW Prijs/ex : Vast bedrag per exemplaar

Tot slot kunt u in de kolom Waarde de prijs per exemplaar of het percentage invullen, al naar gelangde keuze bij Berekenwijze. Als u in het venster Staffels gaat staan dan worden alle opmaaktekens,zoals %, tijdelijk niet getoond tot u weer uit dit venster stapt.

31.2.6.6 Kenmerkscenariobeheer

Elk specifieke product heeft zo zijn eigen kenmerken. Met behulp van een scenario voorproductkenmerken kan van te voren een product of combinatie van producten, zoals boek met CD,worden gedefinieerd. U kunt zo eenvoudig na het toevoegen van een druk de specifieke kenmerkenbijwerken naar de eisen van het product. Gebruik de knop Kenmerkscenariobeheer onder Systeem omhet kenmerkscenario te openen:




In het bovenste deel wordt het nummer vermeld en kunt u een omschrijving invoeren.

Vul een zinvolle, identificeerbare Omschrijving in. Deze kiest u tijdens de druk toevoegen.

Daaronder kunt u de diverse (fysieke) productkenmerken invoeren.

Kies in de lege regel voor een Kenmerk middels F5 of met de zoekvensterknop.

Indien het kenmerk elementen ondersteund, kies dan in het veld Standaard keuze voor dezoekvensterknop.

31.3 Applicatiekennis

Enter topic text here.

31.3.1 Installatie en systeemeisen

31.3.1.1 Access

31.3.1.1.1 Installatievoorschriften

Om PAC te installeren op de server dient u zorgvuldig te werk te gaan. Hieronder worden de stappenbeschreven die nodig zijn om PAC succesvol uit te rollen.

Stappen:

Op een lokale server dient een aparte map te komen waarin PAC kan worden gezet. Dezekan automatisch door het setup programma worden aangemaakt. We noemen dit<ServerMap>.

De rechten dienen zo te zijn dat hierin mappen vrij kunnen worden aangemaakt, en in allemappen bestanden kunnen worden aangemaakt, gelezen en verwijderd.

Applicatiebeheer


553

Middels het bestand PAC.INI wordt geregeld waar lokale gegevens worden geplaatst. Deinhoud is standaard:

[Folders]LocalApp=\data

Dit betekent dat de volgende map wordt gebruikt:

<Opstartstation>:\DATA\PAC\

Het opstartstation is niet in te stellen, dit zal veelal C of D zijn. De map PAC wordt altijdaangemaakt.

Naast deze 'harde pad'-verwijzing kunt u ook instellen dat deze bestanden in een tijdelijkebestandenmap terecht komt, bijvoorbeeld gebruikersafhankelijk. U kunt dan de volgenderegel invullen:

LocalApp=%TEMP%

U kunt dan alleen %TEMP% invullen en geen gebruik maken van andere variabelen!

U dient te allen tijde te zorgen dat alle rechten aanwezig te zijn, alsmede op de vrij aante leggen submappen (voldoende rechten in Windows NT, 2000, XP).

A. Indien een werkplek de volledige Microsoft Access moet krijgen, dan wordt aanbevolendeze installatie in de map

<Opstartstation>:\PROGRAM FILES\MICROSOFT OFFICE\

uit te voeren. Dit is over het algemeen de standaard installatiesuggestie van Microsoftindien station C: de opstartmap van Windows is.

B. Indien de werkplek moet worden voorzien van Microsoft Access RunTime, dan is hetbeste om de installatie uit te voeren in de map

<Opstartstation>:\PROGRAM FILES\MICROSOFT OFFICE\ART\

Dit is NIET de standaard installatiesuggestie van Microsoft en daarom dient u dan ookvoor een zgn. custom installation gekozen te worden!

Wij dringen er sterk op aan om u aan deze installatievoorstellen te houden ivmonderhoudbaarheid en standaardisatie. Zo hoeft er dan centraal slechts 1 (of hooguit 2)scriptbestand voor PAC te worden onderhouden die geldt voor alle werkstations.

Het opstartprogramma dat de PAC applicatie start, staat in de map <ServerMap>\BIN enheet PAC-ME.EXE. Best practice is om hiernaar een snelkoppeling te leggen. Uitbeheersbaarheidsoogpunt wordt aangeraden dit opstartprogramma niet te copieren naarlokale werkstations.

Het scriptbestand zorgt ervoor dat de meest actuele applicatiesoftware en instellingenworden gecopieerd naar het werkstation tbv optimale prestaties. De administratie zalop de server blijven. Daarna zal de applicatie worden gestart.

Het systeem kan nu worden geïnstalleerd. Dit betekent het plaatsen van de bestanden in de centrale

570




servermap en onderliggende mappen dmv waarschijnlijk een setup programma of een zip-bestand.

Indien uw systeem een slechte performance geeft, dan raden wij u het volgende aan teproberen om de performance te verbeteren voordat u contact met ons opneemt:

Laat alle werkstations dezelfde versie gebruiken. U kunt wel de volledige enRunTime versie naast elkaar gebruiken.

Installeer de laatste service packs van Microsoft op alle werkstations en met namede Office service packs.

Gebruik slechts één sessie van PAC of Microsoft Access op een werkstation.

Probeer zo min mogelijk andere programma's te gebruiken.

31.3.1.1.2 Systeemeisen

U dient de volgende systeemeisen voor het werkstation in acht te nemen:

Onderdeel Systeemeisen Aanbevolen minimumsysteemeisen

Besturingssysteem Windows 95 Windows 2000/XP/VISTA

Processor Pentium 700MHz Pentium III+ 1.2GHz

Intern geheugen 256MB 512MB+

Vrije schijfruimte 300MB 500MB

Beeldscherm 1024x768 1024x768

Netwerk 10Mbps 100Mbps

Software MS Access 2000, XP, 2003 of -RunTime

MS Access 2000, XP, 2003 of RunTime

Aanvullendesoftware

MS Word, MS Excel bij enkelemodules

MS Word, MS Excel bij enkele modules

De volgende systeemeisen voor de fileserver dienen in acht te worden genomen:


Besturingssysteem Linux, Netware, Windows NT Linux, Netware, Windows NT

Processor Pentium 700MHz Pentium III+ 700MHz

Intern geheugen 512MB 1GB+

Vrije schijfruimte afhankelijk van bedrijfsgrootte afhankelijk van bedrijfsgrootte

Beeldscherm geen geen

Netwerk 10Mbps, geen WAN opstelling 100Mbps, geen WAN opstelling

Software geen geen

Aanvullendesoftware

geen geen

De prestaties zijn mede sterk afhankelijk van de andere applicaties die gelijktijdig wordengedraaid en het aantal modules in de licentie.

31.3.1.2 SQL


Het installeren van PAC SQL is, vanwege de complexe omgeving, ingewikkelder dan een installatie inAccess. Het installeren van SQL zal dan ook altijd in samenwerking met een medewerker vanVerkaart Automatisering worden uitgevoerd.

Applicatiebeheer


555




Besturingssysteem Windows 95 Windows 2000/XP/VISTA

Processor Pentium 700MHz Pentium III+ 1.2GHz

Intern geheugen 256MB 512MB+




Software MS Access 2000, XP, 2003 of -RunTime

MS Access 2000, XP, 2003 of RunTime

Aanvullendesoftware

MS Word, MS Excel bij enkelemodules

MS Word, MS Excel bij enkele modules

De volgende systeemeisen voor de fileserver dienen in acht te worden genomen:


Besturingssysteem Linux, Netware, Windows NT Linux, Netware, Windows NT



Vrije schijfruimte afhankelijk van bedrijfsgrootte afhankelijk van bedrijfsgrootte


Netwerk 10Mbps, geen WAN opstelling 100Mbps, geen WAN opstelling

Software geen geen

Aanvullendesoftware

geen geen

De volgende systeemeisen voor de dedicated sql-server dienen in acht te worden genomen. Bij deaanbevolen minimumsysteemeisen is gelet op het werken met een groot aantal users tegelijk:


Besturingssysteem Windows 2000 of hoger Windows 2000 of hoger


Intern geheugen 1GB 3GB+

Vrije schijfruimte afhankelijk van bedrijfsgrootte afhankelijk van bedrijfsgrootte (advies:RAID-5)



Software MsSQL Server MsSQL Server

Aanvullendesoftware

geen geen

De prestaties zijn mede sterk afhankelijk van de andere applicaties die gelijktijdig wordengedraaid en het aantal modules in de licentie.

Op dit moment (2007) kunnen we, op basis van onze ervaringen, een situatie metvirtualisaties van servers niet aanbevelen.

31.3.1.3 Omzetrapportage


Het installeren van Omzetrapportage zal altijd in samenwerking met een medewerker van VerkaartAutomatisering worden uitgevoerd.







Besturingssysteem Windows XP met Service Pack 2 Windows XP met Service Pack 2

Processor Pentium 1 GHz of AMD 1800+ Pentium III+ 1,5 GHz of AMD 2800+





Software MS .NET Framework 2.0 MS .NET Framework 2.0

Aanvullendesoftware

MS Excel bij gebruik vanexportfunctionaliteit

MS Excel bij gebruik vanexportfunctionaliteit

De prestaties zijn mede sterk afhankelijk van de andere applicaties die gelijktijdig wordengedraaid. Vooral het beschikbare geheugen heeft veel invloed op de prestaties.

31.3.2 Test omgeving opzetten

U kunt, om verschillende redenen, een testomgeving willen opzetten. Bijvoorbeeld in de eerste fasevan het gebruik met PAC, om nieuwe gebruikers te laten wennen aan het programma of omdat unieuwe modules of functionaliteit tijdelijk wilt testen buiten uw werk/live/productie omgeving.

De testomgeving is niets anders dan een tweede PAC, waarin jullie huidige administratie gekopieerdkan worden. Zodoende heb je een tweede PAC identiek aan de originele, maar helemaal los vanelkaar, zodat je in het tweede PAC zonder gevolgen voor de eerste van alles kunt uitproberen oftesten. Dit gebruik je met name als een update voor jullie interessant is. Wij hebben elke updategetest, maar op een meer algemeen niveau, of het werkt en doet wat het moet doen (specifiekgezegd hebben we de nieuwe functionaliteit en gewijzigde functionaliteit getest en akkoordbevonden) . Maar om er zeker van te zijn dat de update doet wat men wil en verwacht raden wij elkeklant aan om de update eerst te testen in de testomgeving. Daarbij hoeft men zich enkel te richtenop wat in de releasenotes voor de gebruiker van belang is.

Hier zal worden beschreven hoe u makkelijk een nieuwe testomgeving kunt opzetten.

Om verwarring te voorkomen gaan we in dit voorbeeld uit van het volgende:

De huidige versie van PAC noemen we "PAC (1)" en staat op locatie N:\DATA\PACDe nieuwe testversie van PAC noemen we "TESTPAC" en staat op locatie P:\DATA\TESTPAC

31.3.2.1 Tweede versie van PAC installeren

Als eerste dient u een tweede versie van PAC, de testversie, op een andere locatie op uw systeem teplaatsen.

Neem de laatste update van PAC, dezelfde als uw huidige PAC (1) versie. U moet deze versievan PAC gebruiken, omdat anders de koppeling met uw gegevens (de databases) niet totstand kan komen.

Beschikt u niet meer over de laatste update van PAC, dan kunt u het beste eerst uw huidige

Applicatiebeheer


557

versie van PAC updaten met de laatste update die beschikbaar is van de website. Vervolgensgebruikt u deze update ook voor het opzetten van TESTPAC.

Run update.exe. U wordt nu gevraagd op welke locatie u deze versie van PAC wilt plaatsen.

Selecteer de plaats waar u TESTPAC wilt neerzetten. Voor een duidelijk onderscheid tussenPAC (1) en TESTPAC kunt u TESTPAC op een andere schijf op uw systeem plaatsen. Inbovenstaande voorbeeld kiezen we ervoor TESTPAC te installeren in de map P:\DATA\TESTPAC.

Klik op volgende en vervolgens op installeren.

Als het installeren is voltooid kunt u naar de door u geselecteerde map gaan. U ziet hier nueen aantal mappen en bestanden:

U heeft nu de basis gelegd voor TESTPAC, maar nu ontbreekt nog uw administratie. In de




volgende stap zullen we de administratie gaan kopieren naar uw testomgeving.

31.3.2.2 Administratie kopiëren

De volgende stap is het kopieren van uw administratie van PAC (1) naar TESTPAC. Dit doet u alsvolgt.

Open windows verkenner en zoek de map waar PAC (1) in staat. (In dit geval dus N:\DATA\PAC.)

Selecteer admin.mdw en plaats deze in de map waar u TESTPAC in heeft geplaatst (in onsvoorbeeld dus P:\DATA\TESTPAC)

Selecteer vervolgens alle .mdb bestanden uit de map adm op de locatie van PAC (1) (N:\DATA\PAC\Adm). Dit zijn data.mdb, drukdata.mdb, historie.mdb, license.mdb, log.mdb,omzet.mdb en verkoop.mdb. Kopieer deze en plaats ze in ed adm map van TESTPAC (P:\DATA\TESTPAC\Adm).

Neem nu contact op met Verkaart Automatisering. U ontvangt van Verkaart een nieuwebedrijfsdatabase (company.mdb) en licentie (license.mdb) voor uw testomgeving. Als u dezeheeft ontvangen plaatst u deze in de map P:\DATA\TESTPAC (company.mdb) respectievelijkin de adm map van TESTPAC (license.mdb) (P:\DATA\TESTPAC\Adm). U overschrijfthiermee het oude license.mdb bestand.

U heeft nu alle benodigde bestanden naar TESTPAC gekopieerd. U kunt TESTPAC nuopenen. Een zeer belangrijke stap die nu nog moet volgen is het koppelen van PAC aan dejuiste administratie. Als u deze stap niet goed uitvoert zal PAC nog verwijzen naar deadministratie in PAC (1), en worden wijzigingen dus in uw huidige administratiedoorgevoerd.

Wij adviseren u om verwarring te voorkomen om gebruik te maken van een echte testlicentie en test company. Als u namelijk een volledige kopie zou maken van uw live omgevingis er qua service geen onderscheid meer te maken tussen deze twee omgevingen. Ook zit ereen beveiliging van kopieren van administraties op als u een echte testomgeving opbouwtzoals wij voorschrijven.

31.3.2.3 PAC koppelen aan de testadministratie

Een laatste en zeer belangrijke stap is het koppelen van PAc aan de juiste testadministratie, die uzojuist naar TESTPAC heeft gekopieerd. Dit doet u als volgt.

Eerst moeten we PAC openen. Maak alvast een snelkoppeling naar PAC. Doe dit door doornaar de map bin in TESTPAC te gaan (P:\Data\TESTPAC\Bin) en hier met de rechtermuisknopte klikken op het bestand 'PAC-ME.exe'. Selecteer 'snelkoppeling maken'. Nu wordt eensnelkoppeling gemaakt naar PAC. Plaats deze bijv op uw bureau blad en hernoem dezesnelkoppeling 'TESTPAC'. U kunt ook het pictogram wijzigen als u dit wilt.

Dubbelklik op de snelkoppeling naar TESTPAC. TESTPAC wordt nu geopend.

Voor u verschijnt het administratie scherm.

Applicatiebeheer


559

Controleer nu of de verwijzing naar de administratie (in bovenstaand voorbeeld N:\Data\Pac\adm\DEMO) correct is. Dat is in dit geval niet juist, we willen verwijzen naar onstestadministratie in P:\Data\TESTPAC\Adm. We moeten daarom de verwijzing naar deadministratie aanpassen.

Klik op de knop systeemfuncties links onder in beeld.

Klik vervolgens op de knop wijzigen. U ziet nu het volgende scherm.




Selecteer nu bij Administratiemap de juiste administratiemap van TESTPAC. Dit is in onsvoorbeeld: P:\DATA\TESTPAC\Adm

Nu zal automatisch de locatie van het licentie bestand worden ingevuld. Controleer of dezecorrect is. Als deze juist is, klik dan op sluiten.

In het scherm administratie openen ziet u nu de juiste verwijzing staan. U kunt nu TESTPAC openen.

31.3.3 Sjablonen

Vanuit PAC kunnen met een druk op de knop rapporten en mailingen worden gegenereerd. Zo'nrapport wordt gegenereerd op basis van een sjabloon: een bestand dat de layout van het documentaangeeft. PAC kan o.a. gebruik maken van Word en Excel Sjablonen. Dit document zal beschrijvenhoe een sjabloon aan PAC dient te worden gekoppeld en hoe vervolgens zo'n sjabloon vorm kanworden gegeven.

Het maken van een Word sjabloon is relatief simpel, het maken van een excelsjabloon is alcomplexer. Wij raden aan om het het maken van sjablonen over te laten aan iemand binnen uwuitgeverij met kennis van word en excel en het maken van sjablonen. U kunt het gewenste sjabloonook aan Verkaart Automatisering voorleggen als opdracht. Wij bouwen dan uw sjabloon voor u. Ookgeven wij cursussen over het opzetten van Word en Excelsjablonen in PAC.

31.3.3.1 Word Sjablonen in PAC

31.3.3.1.1 Word sjabloon koppelen aan PAC

Om een word sjabloon te koppelen aan PAC dient u eerst een nieuw sjabloon te maken en hieraanvervolgens vanuit PAC velden toe te wijzen.

Applicatiebeheer


561

31.3.3.1.1.1 Een nieuw sjabloon

Bij PAC worden standaard al een aantal sjablonen meegeleverd. Als u een nieuw sjabloon wilt maken,kunt u het beste een kopie maken van een van de bestaande sjablonen.De makkelijkste manier is omdit binnen PAC te doen. U doet dit als volgt:

Ga naar stamgegevens - documentsoorten.

Selecteer het type documentsoort

Klik op de knop sjabloon maken onderaan. u ziet nu de lijst met bestaande documentsoorten.Kies het documentsoort dat het meest lijkt op het document dat u wilt maken. Dit sjabloonzal dan als voorbeeld worden gebruikt.

Er wordt nu een Worddocument geopend, met het gekozen sjabloon. U kunt dit sjabloon nugaan bewerken.

31.3.3.1.1.2 Velden exporteren uit PAC

U heeft nu een nieuw sjabloon gemaakt. PAC heeft de te exporteren velden uit het vorige sjabloonovergenomen, maar mogelijk wilt u juist nieuwe velden toevoegen. Dit dient u eerst aan te geven.

Allereerst wordt binnen PAC een selectie gemaakt van de mogelijke velden die door PAC kunnenworden geexporteerd. Deze vindt u onder stamgegevens - documentvelden. Als het veld dat u wiltgebruiken nog niet tot de mogelijke exportvelden behoort kunt u deze hier toevoegen.

Voor de documenten met type relatiealgemeen of projecthierarchie zijn al standaard veldengeselecteerd. Deze zijn niet te wijzigen. Als u een leveranciersopdracht aanmaakt dient u vervolgensper sjabloon aan te geven welke velden met dit sjabloon worden geexporteerd. PAC neemt in ditgeval geen standaard aantal velden mee. Dit omdat het hier gaat om een grote hoeveelheid veldenen dit heeft een negatief effect op de performance. Door zelf een selectie te maken uit het totaleaanbod aan velden kan een rapport sneller worden gecreëerd.

Om velden aan een leveranciersopdracht sjabloon te koppelen doet u het volgende:

Ga naar Stamgegevens - Documentsoorten

Selecteer Leveranciersopdracht als type.

Selecteer uw nieuwe sjabloon.

Onderaan ziet u een knop Velden toewijzen. klik hierop

U ziet nu een scherm met hierin twee kolommen: geselecteerd en beschikbaar. Alle velden in de rijgeselecteerd worden meegenomen door het Sjabloon. De velden in de rij beschikbaar worden nietmeegenomen.

31.3.3.1.1.3 Sjabloon koppelen aan PAC

U heeft nu uw sjabloon gemaakt, en deze eventueel door u gekozen velden toegewezen. Nu dient udit sjabloon nog te koppelen aan PAC. Dit doet uals volgt±

Ga naar stamgegevens - documentsoorten.

Selecteer het type documentsoort

Vul onderaan in de lege regel uw nieuwe documentsoort toe. Let bij het invullen op:De correcte sjabloonnaam. Om te zorgen dat het sjabloon voor iedereen beschikbaar isdient u deze te plaatsen op een gedeelde locatie (server).




Met het aanvinktveld historie kunt u instellen of uw brief in de historie van PAC wordtopgeslagen of niet.Het aanvinkveld rechten wordt op dit moment nog niet gebruikt in PAC.

31.3.3.1.2 Het sjabloon opmaken

Nu een jabloon is aangemaakt en deze is gekoppeld aan PAC en de benodigde velden door PAC naardit sjabloon worden geexporteerd kunnen we beginnen met de opmaak van het sjabloon. U doet ditals volgt:

Open uw sjabloon vanuit PAC. U kunt dit doet direct nadat u een nieuw sjabloon heeftaangemaakt. Tussentijds kunt u uw sjabloon bijwerken door in uw gebruikersprofiel te gaannaar Documenten en overzichten en hier het vinkje naast Hoofddocument bewerken aan tezetten. Als u nu naar Documenten en Mailingen in het hoofdmenu gaat en u selecteert hetbetreffende sjabloon en drukt op creëren, dan zal eerst worden gevraagd of u dit sjablooneerst nog wilt wijzigen. Als u op ja drukt wordt u sjabloon geopend.

U ziet nu in Word links boven een aantal knoppen, waaronder de knop samenvoegveldeninvoegen. Als u hierop klikt ziet u de velden die voor u in dit document beschikbaar zijn.

Dubbelklik op een van de velden uit de lijst en dit veld zal in uw document wordenopgenomen.

Als u klaar bent met wijzigingen slaat u het sjabloon op (onder dezelfde naam waar u in PACnaar hebt verwezen). Uw gewijzigde sjabloon zal nu door PAC worden gebruikt.

31.3.3.2 Excel Sjablonen in PAC

31.3.3.2.1 Excel sjabloon koppelen aan PAC

Om een excelsjabloon te koppelen aan PAC dient u eerst een nieuw sjabloon te maken en hieraanvervolgens vanuit PAC velden toe te wijzen.

31.3.3.2.1.1 Een nieuw sjabloon

Bij PAC worden standaard al een aantal sjablonen meegeleverd. Als u een nieuw sjabloon wilt maken,dient u een kopie maken van een van de bestaande sjablonen. Dit sjabloon bevat dan al een basisopmaak en een aantal formules, die u dan alleen maar hoeft te kopieren of een hier en daar hoeft tewijzigen.

PAC Sjablonen vindt u normaal gesproken in de PAC map (Vaak N:\Data\PAC) onderDocumenten\Sjablonen.

Selecteer een (vergelijkbaar) sjabloon en kopieer deze.

Geef het sjabloon een geschikte naam.

Nu bestaat het nieuwe sjabloon, maar en moet nu nog in PAC naar worden verwezen. Om dit tedoen, doet u het volgende:

Ga naar Stamgegevens - Ons overzichtenbeheer.

Selecteer de correcte groep

Maak een nieuwe regel aan voor uw nieuwe sjabloon (of wijzig de oude regel). Geef eenomschrijving, korte omschrijving en sjabloonlocatie op. geef hierachter aan op welkecondities kan worden geselecteerd.

Als u nu naar mijn overzichtenbeheer gaat in het hoofdmenu, zult u zien dat uw nieuwe overzicht istoegevoegd.

Applicatiebeheer


563

31.3.3.2.1.2 Velden exporteren uit PAC

U heeft nu een nieuw sjabloon gemaakt en een deze toegevoegd aan PAC. Maar PAC weet nog nietwelke velden moeten worden geexporteerd naar dit Sjabloon. Dit dient u eerst aan te geven.

Allereerst wordt binnen PAC een selectie gemaakt van de mogelijke velden die door PAC kunnenworden geexporteerd. Deze vindt u onder stamgegevens - documentvelden. Als het veld dat u wiltgebruiken nog niet tot de mogelijke exportvelden behoort kunt u deze hier toevoegen.

Vervolgens dient u per sjabloon aan te geven welke velden met dit sjabloon worden geexporteerd. PAC neemt niet standaard alle velden mee. Dit omdat het hier gaat om een grote hoeveelheid veldenen dit heeft een negatief effect op de performance. Door zelf een selectie te maken uit het totaleaanbod aan velden kan een rapport sneller worden gecreëerd.

Om velden aan een sjabloon te koppelen doet u het volgende:

Ga naar Stamgegevens - Ons overzichtenbeheer

Selecteer uw nieuwe sjabloon.

Onderaan ziet u een knop Velden toewijzen. klik hierop

U ziet nu een scherm met hierin twee kolommen: geselecteerd en beschikbaar. Alle velden in de rijgeselecteerd worden meegenomen door het Sjabloon. De velden in de rij beschikbaar worden nietmeegenomen.

31.3.3.2.2 Het Excel Sjabloon opmaken

Nu een excelsjabloon is aangemaakt en deze is gekoppeld aan PAC en de benodigde velden door PACnaar dit sjabloon worden geexporteerd kunnen we beginnen met de opmaak van het sjabloon. In dithoofdstuk zullen we beschrijven hoe het sjabloon in elkaar zit en worden een aantal basishandelingenbeschreven die van pas zouden kunnen komen bij het maken van uw sjabloon.

31.3.3.2.2.1 De opbouw van het excelsjabloon

Uw Excelsjabloon bestaan uit twee tabbladen: gegevens en planning. In het tabblad gegevens treft uin het sjabloon een rij aan met koppen (de verschillende velden die u naar dit sjabloon heeft latenexporteren). Verder is dit tabblad leeg, maar als een rapport wordt gegenereerd vanuit PAC wordenhier de gegevens weergegeven. Als u bijv. een planningsrapport maakt staat voor iedere planningéén regel.

Als u kijkt naar uw excelsjabloon ziet u dat een aantal rijen en kolommen verborgen zijn. Maak dezezichtbaar door:

de omliggende rijen/kolommen te selecteren

Met de rechter muisknop op het geselecteerde te klikken en vervolgens zichtbaar maken teselecteren.

U ziet nu de extra kolommen A en B en de rijen 4,5,6 en 7.

Kolom A: In deze kolommen ziet u getallen staan (11,15,21). Dit zijn getallen die afkomstig zijnvan PAC en het doel van de rij weergeven. 11 geeft zo een titelstuk aan en 21 geeft aan dathet de detailinhoud gaat. Omdat u een kopie maakt van een oude template zullen deze getallenaltijd goed staan. U hoeft hier geen wijzigingen in aan te brengen.Kolom B: Waar in Kolom A het getal 21 staat zult u in kolom B ook een getal aantreffen. Als uop dit getal klikt ziet u dat het hier gaat om een formule. Met deze formule wordt bepaald naarwelke regel in het tabblad gegevens moet worden gekeken. Zoals al gezegd staat iedere regelvoor bijv. een planning. Door de verwijzing in kolom B wordt dus bepaald om welke planning




het precies gaat. De inhoud van rij 6 en 7 wordt hieronder apart beschreven. Rij 4 en 5: Rij 4 en 5 vormen nog een extra 'selectie' uit op de gegevens die u uit PAC heeftgeexporteerd. In rij 5 wordt een woord opgegeven. De bovenste rij in het tabblad gegevens iskoppen genoemd (u kunt dit zien als u de rij selecteert). In rij 4 staat vervolgens een formuledie de gegevens uit de rij koppen in het tabblad gegevens doorzoekt op het woord opgegevenin rij 5. Dit is gedaan om ervoor te zorgen dat, desondanks wijzigingen in de gegevens die uvanuit PAC exporteert, u binnen excel naar de juiste gegevens blijft verwijzen. Daarnaast zorgthet maken van de extra selectie voor een snellere opzet van het sjabloon. Let goed oP!: Op hetmoment dat u vanuit PAC een nieuw veld toevoegt dient u dit veld ook in deze rijen op tenemen.Rij 6 en 7: Rij 6 geeft het aantal rijen op waarin kolom A het nummer 21 staat. Rij 7 geeft derij op waar de eerste 21 staat in kolom A. hiermee wordt dus het begin en eind van het blokdetailinhoud aangegeven. Dit stelt PAC in staat om blokken in een excelsjabloon te herhalen.Als u dus een rapport wil maken met drie planningen worden automatisch alle drie deplanningen vanuit PAC onder elkaar weergegeven, waarbij de plaats waarop een nieuwe 'loop'begint door de getallen in rij 6 en 7 worden bepaald. Let goed op!: Als u uw excelsjabloon metmeer regels gaat uitbreiden moet u ook deze velden gaan wijzigen. Dit is erg belangrijk om deopmaak van het document goed te laten verlopen.

31.3.3.3 Tips en Trucs

In de loop der jaren hebben wij veel ervaring opgebouwd in het maken van sjablonen in zowel wordals excel. Deze kennis willen we graag met u delen. Daarom hier een aantal complexere problemendie wij door middel van een sjabloon hebben weten op te lossen.

31.3.3.3.1 Word

De basis opzet van een Word sjabloon is simpel. Alhoewel Word niet erg geschikt is om complexeresjablonen mee op te zetten, kan dit met wat complexere formules wel.

Wij zullen het volgende behandelen:Kenmerk naam alleen zichtbaar als kenmerk gevuldKopjes alleen zichtbaar bij inhoud

31.3.3.3.1.1 Kenmerk naam alleen zichtbaar als kenmerk gevuld

In een wordsjabloon kunt u een opsomming maken van gegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan eenopsomming van kenmerken, ten behoeve van uw drukopdracht. Sommige kenmerken in PAC zijnmogelijk niet relevant en daarom niet ingevuld. U wilt dan waarschijnlijk niet dat de namen van dezekenmerken toch voorkomen op uw sjabloon, zonder dat hier de waarde van dit kenmerk op volgt.

U kunt dit bereiken door in Word de volgende formule te gebruiken:

Met deze formule wordt het woord 'Papier:' dus alleen getoond als de waarde voor de variabeleOmslagPapier niet leeg is.

564 564

565 565

Applicatiebeheer


565

31.3.3.3.1.2 Kopjes alleen zichtbaar bij inhoud

In een wordsjabloon kunt u een opsomming maken van gegevens en deze ordenen onderverschillende kopjes. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een opsomming van kenmerken, ten behoeve vanuw drukopdracht.

het staat echter slordig om kopjes weer te geven, als de kenmerken die hieronder horen te staanontbreken (omdat zij niet zijn ingevoerd in PAC). U kunt dit doen door de volgende formule tegebruiken.

Bij deze formule moet u variabelen als OmvBiw en PapierBiw vervangen met die kenmerken uit PACdie onder het kopje moeten verschijnen. Hoe meer kenmerken worden opgenomen bij een kopje, hoecomplexer de formule dus wordt.

31.3.3.3.1.3 Word decimalen weergeven

Numerieke waarden kunnen in de samenvoeging met of zonder decimalen worden weergegeven op

de volgende manier:

«PapiernummerOms»

{ MERGEFIELD "PapiernummerOms" \# "0.00" }

U kunt bijvoorbeeld de volgende opmaak regelen:"0.00" - getal met twee decimalen"0" - getal zonder decimalen"0.##" - getal met 1 of 2 decimalen als deze er zijn, als het getal geen decimalen heeft wordt hetook niet weergegeven

31.3.3.3.2 Excel

Nu u de basis opzet van het excelsjabloon begrijpt zullen we hier enkele formules opgeven waarmeeu uw excelsheet kunt opbouwen. Dit doen we aan da hand van voorbeelden. Wij zullen het volgendebehandelen:

Alleen tonen als...Voorwaardelijke opmaakLange inhoud veld

31.3.3.3.2.1 Alleen tonen als...

In uw sjabloon kunt u aangeven dat u een onderdeel alleen wil opgeven als deze gevuld is.Bijvoorbeeld: u wilt op uw document de leeftijd weergeven, maar alleen als dit veld gevuld is. Ditdoet u als volgt:

Klik op het veld waar u het optionele onderdeel in weer wil geven.

U moet nu een als... dan... formule aanmaken. Klik op het knopje fx, naast de formulebalk.

Er verschijnt nu een pop-up scherm. Selecteer de ALS formule.

565

566

566




U dient nu 3 velden in te vullen: Logische-test, waarde-als-waar en waarde-als-onwaar. Bij logische test wil u controleren of een bepaald veld (Bijv C4) gevuld is of niet. U geefthiervoor aan ISNB (C4). De waarde als waar is vervolgens "" (oftewel een leeg veld). De waarde als niet waar is de waarde waar het veld C4 naar verwijst. Deze wordt gezochtdoor met de rijnummers in kolom B en de kolomnummers in rij 4 het juiste veld teidentificeren.

Klik nu op OK. In de formulebalk verschijnt nu een vergelijkbare formule:=ALS(ISNB(C4);"";VERT.ZOEKEN(B11;Rijen;Z4;ONWAAR))

U heeft nu aangegeven dat dit veld alleen dient te verschijnen op het moment dat het gevuld is meteen waarde. Als u nu voor de leeftijd een kopje leeftijd wilt opgeven, kunt u eenzelfde soort formulecreëren, maar makkelijker is te verwijzen naar het veld dat u net heeft gedefinieerd. Als dat veld leegis dient uw kopje leeftijd ook niet te worden weergegeven.

31.3.3.3.2.2 Voorwaardelijke opmaak

Met de optie voorwaardelijke opmaak (opmaak - voorwaardelijke opmaak) kunt u eenopmaakeigenschap koppelen aan een event. Dit is een handige optie om op een simpele manier(zonder complexe formules) toch het gewenste resultaat te krijgen.

Voorbeeld: U heeft een formule waarbij alleen een kop wordt getoond op het moment dat het veldinhoud bevat. Als het veld inhoud bevat maar deze inhoud is 0, wilt u echter ook dat deze inhoud nietwordt weergegeven.

U kunt dit probleem met een complexe formule oplossen. Het verwerken van zo'n formule gaatechter ten kosten van de performance. U kunt ook het volgende doen mbv voorwaardelijke opmaak:

Ga naar opmaak - voorwaardelijke opmaak

Selecteer 'celwaarde is' het eerste drop down veld en 'gelijk aan' in het tweede. Geef in hetlaatste veld aan dat de celwaarde gelijk moet zijn aan 0.

Druk op de knop opmaak. Stel de opmaak van de tekst in op wit.

Nu wordt op het moment dat de waarde 0 is de tekst wel weergegeven, maar omdat deze wit is ende achtergrond ook is deze niet zichtbaar. Zo kan op een simpele manier wel het gewenste resultaatworden getoond.

31.3.3.3.2.3 Lange inhoud veld

Als u een veld heeft met lang inhoud (bijv. een titel) kan dit uw opmaak verstoren: ook anderevelden worden onnodig groot gemaakt. U kunt dit voorkomen door voor het veld met lange inhoudmeerdere cellen in excel samen te voegen. U doet dit als volgt:

Selecteer de samen te voegen cellen.

Klik rechtermuisknop en vervolgens celeigenschappen.

Selecteer cellen samenvoegen.

31.3.4 Technische details

Hieronder volgen enkele technische details die betrekking hebben op het analyseren van problemendie voor applicatiebeheer van belang zijn.

31.3.4.1 FTP verzenden/PUT

Bij het verzenden van FTP bestanden wordt een logboek bijgehouden van enkele veelvoorkomendetechnische handelingen en foutmeldingen. Deze logboeken kunt u vinden onder

Applicatiebeheer


567

.\PAC\ImportExport\Log

Per host (servernaam) wordt een logboek bijgehouden wat het makkelijk maakt om problemen telokaliseren. Er wordt tevens gemeld dat het om verzenden gaat (PUT). Nieuwe log informatie wordtaltijd onderaan het bestand geplakt. Hier volgt een voorbeeld van een bestand.

bestandsnaam: ftpput_ftp.uitgeverijen.net.txt

Inhoud:Wed 17-12-2008 10:22:41;CLOSE;OMSLAG.PDFWed 17-12-2008 10:23:59;CLOSE;OMSLAG.PDFWed 17-12-2008 10:28:29;91;12014;0: 220 Microsoft FTP Service331 Password required for DEMODEMO.530 User DEMODEMO cannot log in.

31.3.4.2 FTP ontvangen/GET

Bij het ontvangen van FTP bestanden wordt een logboek bijgehouden van enkele veelvoorkomendetechnische handelingen en foutmeldingen. Deze logboeken kunt u vinden onder

.\PAC\ImportExport\Log

Per host (servernaam) wordt een logboek bijgehouden wat het makkelijk maakt om problemen telokaliseren. Er wordt tevens gemeld dat het om ontvangen gaat (GET). Nieuwe log informatie wordtaltijd onderaan het bestand geplakt. Hier volgt een voorbeeld van een bestand.

bestandsnaam: ftpGET_ftp.verkaart.net.txt

Inhoud:Wed 31-12-2008 13:19:46;GET;LICENSE.MDB;from;Demo/Demo;to;N:\Data\Pac\adm\demo\500\Wed 31-12-2008 13:19:46;Verbonden als licenseWed 31-12-2008 13:19:51;CLOSE;LICENSE.MDB

31.3.5 SQL Server en PAC

MsAccess werkt goed met meerdere gebruikers tegelijk, maar als een zeker aantal gelijktijdigegebruikers wordt bereikt, daalt de performance. Hierdoor is PAC minder snel in gebruik. De moduleSQL Server is gebouwd voor de veeleisende bedrijfsomgeving, met o.a. als doelen een verhoogdebedrijfszekerheid, een goede performance ook bij een toenemend aantal gebruikers en eenverruiming van de doorgroei mogelijkheden.




Voor de gebruiker ziet PAC er in beide omgevingen hetzelfde uit.

31.3.6 Inleiding XML Export

Het creëren van rapportages levert nogal eens problemen op. De rapportage is veelal maar met éénbepaald systeem of programma te openen. En als het rapport in een ander programma kan wordengeopend verschilt de opmaak nogal eens. Hierdoor zijn deze rapporten moeilijk uitwisselbaar. Alsveranderingen moeten worden gemaakt in de manier waarop de rapportage wordt weergegeven kosthet doorvoeren hiervan veel tijd.

Met de module XML Export kunnen deze problemen worden voorkomen. XML Export stelt degebruiker in staat om rapporten in XML te generen. XML is in vele verschillende programma's tebekijken (denk aan Internet Explorer, Firefox, Word en Excel) en de opmaak is in al dezeprogramma's vrijwel identiek. Ook maakt XML export het mogelijk om een digitale versie van uwrapporten online te plaatsen, zonder hiervoor extra handelingen uit te voeren.

Voor het genereren van de rapportages met de module XML Export wordt gebruik gemaakt van:

1. Een xml bestand: Dit bestand definieert de data die in de rapportage moet komen te staan,zoals bijvoorbeeld de naam van de auteur of het aantal verkochte boeken.

2. Een xslt bestand: Het XSLT bestand zorgt voor de opmaak van de rapportage. In het XSLTbestand wordt aangegeven welke informatie uit het XML bestand waar op de pagina wordtweergegeven.

3. Een html bestand: Als het xml en het xslt bestand zijn gecreërd wordt op basis hiervan eenhtml bestand gecreërd.

Door de scheiding tussen data (xml) en opmaak (xslt) is een rapportage makkelijk op uw wensen aante passen zonder dat hierdoor wijzigingen hoeven te worden gemaakt in het data bestand. Ook kuntu vanuit eenzelfde xml bestand oneindig veel verschillende rapportages maken, bijvoorbeeldrapportages in verschillende talen.

Applicatiebeheer


569

31.3.7 Release notes

Voor wat betreft de bruikbaarheid en leesbaarheid van de releasenotes zelf; elke verandering wordtin de notes vastgelegd en het merendeel is vaak enkel en eventueel relevant voor een technischbeheerder (systeembeheerder). Jullie hoeven dus maar op een deel te letten en ook daarvan is maarweer een deel echt van belang. Alles wordt per module gegroepeerd. Notes over de basismodule zijndoorgaans vooral van algemene en mogelijk meer technische aard. Notes over de overige moduleszijn mogelijk het makkelijkst te beoordelen door de gebruikers die met de betreffende modulewerken.

Verder wordt er een onderverdeling gemaakt in wijzigingstypen: - Functionele toevoeging- Functionele wijziging en- Verbetering in stabiliteit/regel

Een verbetering kan van belang zijn. Er is een eerder probleem verminderd of opgelost. Mogelijk isdit een reden voor het ophalen van de update. Een functionele toevoeging hoeft niets veranderen ineen huidige manier van werken. Er is enkel iets bij gekomen, maar dat hoeft natuurlijk niet gebruiktte worden. Ook dus ter info, maar mogelijk handig. Een functionele wijziging is wel van belang,omdat er iets veranderd is en mogelijk effect heeft voor de manier waarop gebruikers werken.

De koppen Functie, Onderwerp, en Subonderwerp geven extra info over waar de betreffendewijziging in PAC gevonden kan worden. De tekst vervolgens geeft inhoudelijk info over de wijziging.Als je de teksten van alle wijzigingen gaat lezen kan ik me voorstellen dat je daar alleen maar van inde war raakt- met name van de technische verbeteringen-, maar dat hoeft dus ook niet! Richt je ineerste instantie op de wijzigingen en deel deze eventueel per module onder bij gebruikers. Zo doe jeenkel wat het meest relevant is en deel je het werk. Als dit regelmatig gedaan wordt zullen de lijstennotes kort blijven en dus nog minder tijd kosten om door te nemen.

31.3.8 Mapverwijzingen

In PAC staan een aantal harde mapverwijzingen (padverwijzingen), die verwijzen naar uwdocumenten, sjablonen of import/export mappen. Als u PAC niet op de standaard locatie (N:/Data/PAC) plaatst, zult u deze mapverwijzingen moeten aanpassen. Het gaat hierbij om de volgendemapverwijzingen:

Algemene instellingen – Systeem- Bestmate exportmap

Algemene instellingen - Documenten en Mailingen (deze staan waarschijnlijk al goed). - Adm. Afh. sjablonen map- Adm. Afh documenten map

Algemene Instellingen – Import- Artikelen CB2000- Goederenbeweging CB2000- Libridis- Openstaande opdrachten CB2000- Relaties CB2000- Uitgevoerde opdrachten CB2000- Voorraad CB2000- Ontvangstbevestiging Order CB2000

Algemene instellingen – Verkoop- Exportmap CB-opdrachten- Bestand met onze CD-RelatieID’s- Bestand met gerealiseerde omzet




Algemene instellingen – onderhanden werk- Importbestand nacalculaties

Algemene instellingen – Royalty- Voorraad-bestandsmap- Verkopen-bestandsmap- Handmatige mutaties bestandsnaam- Afrekeningenmap

31.3.9 PAC.ini

PAC.ini is een bestand in de hoofdmap van PAC. Als u dit bestand opent met kladblok, dan ziet u heteen vergelijkbare inhoud als die hieronder:

Bij het opstarten van PAC door een gebruiker worden enkele bestandjes gekopieerd naar een lokalemap. Dit gebeurt om de performance van PAC te verhogen. De waarde achter LocalApp geeft demap aan waar deze lokale bestandjes worden geplaatst. U kunt hier gewoon de naam van een mapweergeven (zoals in het voorbeeld is gedaan) maar het is ook mogelijk te verwijzen naar de Tempmap van de gebruiker door hier %TEMP% in te vullen. Het is ook mogelijk om toevoegingen(mappen) hier aan toe te voegen zodat met verschillende omgevingen (productie/live en test) naastelkaar kunnen worden gedraaid, en dan ook door verschillende gebruikers op 1 pc/citrix server/terminal server.

31.3.10 Feiten en weetjes

In deze paragraaf staan feiten en weetjes over de werking van PAC die je aan de buitenkant niet zouvermoeden.

1. In PAC bestaat een automatisch script dat ervoor zorgt dat verschijningsdatums op uitgaveniveauwordt bijgewerkt en het aanbiedings-/ordertellen op uitgaveniveau wordt uitgeschakeld bij eenbepaalde overschrijding van de verschijningsdatum. Dit wordt 1x per dag uitgevoerd door degebruiker die als eerste inlogt in PAC. Dit gebeurt adhv de opgeslagen interne datum. Als diedatum kleiner is dan de datum van degene die inlogt (en dat kan ook Batchrun zijn) dan wordt hetscript geactiveerd en daarna wordt deze nieuwe datum opgeslagen. Bij elke inloggende gebruikerwordt dat dus geevalueerd, maar slechts bij de eerste van die dag wordt het script daadwerkelijkuitgevoerd. Een probleem zou kunnen ontstaan als iemand zijn datum op (ver) in de toekomstheeft staan en daarmee PAC opstart. Dan wordt het script dus niet meer uitgevoerd tot die datumecht is bereikt!

Applicatiebeheer


571

31.3.11 Problemen

31.3.11.1Technische database problemen

Oorzaken waarom een database beschadigd (corruption) kan raken:

Een onderbroken schrijf actie (interrupted write operation)

Gebruik in multi-user omgeving

Onjuist afsluiten

Crashen van het systeem of de server

Database is geopend en opgeslagen in een ander programma

Fout of onderbreking in netwerkverbindingen

Nog meer mogelijke foutmeldingen bij een beschadigde database:

"Unrecognized database format" (When your database was operating under your current versionof Access before)

"Enter database password" (when none was set)

"The Microsoft Jet Database Engine cannot open the file"

"Visual Basic for Applications Project in This Database Is Corrupt"

"Unexpected Error 35012"

An "Invalid Page Fault..." error (not necessarily a corrupt database issue)

"You do not have the necessary permissions to open this object. Please contact your systemadministrator."

[database.mdb] isn't an Index in this table. Look in the index collection of the TableDef object todetermine the valid index names

The Microsoft Jet database engine stopped the process because you and another user areattempting to change the same data at the same time -- 3197

'Microsoft Access has encountered a problem and needs to close'

The database 'databasename.mdb' needs to be repaired or isn't a Microsoft Access database file.-- 2239

Operation failed - too many indexes - reduce the number and try again

Failure to open/failure to show error

"Microsoft jet database engine could not find object MSysDB. Make sure the object exists andthat you spell its name correctly and the path name correctly." -- 3011

"The Microsoft Jet database engine could not find the object MSysCompactError. Make sure theobject exists and that you spell its name correctly and the path name correctly"




"The Microsoft Jet database engine could not find the object 'databases'. Make sure the objectexists and that you spell its name and path name correctly."

"The Microsoft Jet database engine could not find the object 'filename'. Make sure the objectexists and that you spell its name and the path name correctly. "

"Invalid field data type" -- 3259

"Record(s) can't be read, no read permissions on 'database.mdb'" -- 3112

"Could not find field 'xxx'" -- 1017

"Invalid Bookmark" -- 3159

This database is in an unrecognized format. The database may have been created with a laterversion of Microsoft Access than the one you are using. Upgrade your version of Microsoft Accessto the current one, then open this database. -- 3343

"You cannot carry out this action at the present time" -- 2486

"Record is deleted"

"The database has been placed in a state by user 'xxx' on machine 'mmm' that prevents it frombeing opened or locked" -- 3704

"Needs to be repaired" and "Not a valid password" (after repairing) -- 2239

"The database has been placed in an unexpected state." or "This database is in an unexpectedstate; Microsoft Access can't open it." or"This database is in an unexpected state; Microsoft Access can't open it.. The database has beenconverted from a prior version of Microsoft Access by using the DOA compact database methodinstead of the convert database command on the tools menu. This has left the database in anunconverted state."or"This database is in an unexpected state; Microsoft Access can't open it. This database has beenconverted from a prior version of Microsoft Access by using the DAO CompactDatabase methodinstead of the Convert Database command on the Tools menu (Database Utilities submenu). This has left the database in a partially converted state. If you have a copy of the database in itsoriginal format, use the Convert Database command on the Tools menu (Database Utilitiessubmenu) to convert it. IF the original database is no longer available, create a new databaseand import your tables and queries to preserve your data. Your other database objects can't berecovered."-- 2573

"Disk Error -- Reserved error (-1601)" --3000

"Table 'TempMSysAccessObjects' already exists."

"Record(s) cannot be read; no read permission on 'MSysAccessObjects'" or Record(s) cannot beread; no read permission on 'MSysACEs'. -- 3112

"The Microsoft Jet database engine cannot find the input table or query 'MSysAccessObjects'.Make sure it exists and that its name is spelled correctly." -- 3078

"Could not use <name>; file already in use. (Error 3045) The specified file is currently beingused by another user or session. Wait for the other user or session to finish working with the file,

Applicatiebeheer


573

and then try the operation again." -- 3045

"Operation invalid without current index" -- 3019

"'database.mdb' isn't an index in this table. Look in the Indexes collection of the TableDef objectto determine the valid index names." -- 3015

"disk or network error" -- 3043

"Unspecified Error"

"The instruction at "0x11111111" referenced memory at "0x22222222". The memory could notbe "written"

The Visual Basic for Applications project in the database is corrupt.

Error accessing file. Network connection may have been lost. or "This action will reset thecurrent code in break mode."-- 304548

"Microsoft Access has encountered a problem and needs to close. We are sorry for theinconvenience."

"AOIndex is not an index in this table".

31.3.12 Problemen verhelpen

31.3.12.1Administratie of databasebestand in gebruik

In incidentele gevallen komt het voor dat een administratie of databasebestand in gebruik blijftterwijl op dat moment exclusieve toegang nodig is voor het maken van een reservekopie, Batchrun,administratie kopiëren of verplaatsen van de administratie.

Werkinstructie

1. Stel vast of er nog gebruikers in PAC zittenGa naar SysteemfunctiesKlik op ingelogde gebruikers

Als daar gebruikers zijn genoemd, zorg ervoor dat deze zich eerst afmelden (belrondje of langs dewerkplekken lopen) en ga vervolgens terug naar dit vensterAls er geen gebruikers zijn genoemd of alle genoemde zijn werkelijk afgemeld, gebruik dan deknop Alternatief lijst tonen:




Op deze lijst staan soms andere gegevens doordat het een andere manier van logging gebruikt.Dan kan ook de computernaam worden weergegeven wat in sommige gevallen meer informatiekan opleveren.

2. Als ook hierop geen gegevens staan of valse informatie omdat de vermelde gebruikers wel zijnuitgelogd, dan moet op serverniveau worden gecontroleerd of het bestand wijzigbaar is.

Ga naar Systeemfuncties en Klik op Verkenner openen in administratiemap

Controleer of er een bestand data.ldb aanwezig is. Probeer deze te verwijderen (hierin staan alleenlockingsgegevens geen data, dus deze mag worden verwijderd). Als deze niet kan wordenverwijderd, dan kan het zijn dat er toch een PAC/Access-sessie aanstaat. Lees hieronder verder bijTechnische ondersteuning in gebruik zijnde bestanden.Als data.ldb niet aanwezig is (of kan worden verwijderd), probeer dan het bestand data.mdb tehernoemen naar data1.mdb. Als het kan worden hernoemd dan zou er verder niets aan de handmoeten zijn, bel dan met de service desk van Verkaart Automatisering (hernoem het ook terugnaar data.mdb!). Als het niet kan worden hernoemd, lees dan verder bij Technische ondersteuningin gebruik zijnde bestanden .

31.3.12.2Technische ondersteuning in gebruik zijnde bestanden

Als (database)bestanden zonder verdere verklaring in gebruik zijn (door een systeem of proces) dandient u de volgende stappen uit te voeren:

Licht een technisch beheerder in (systeembeheerder). Dit kan een intern persoon zijn, maar hetkan ook zijn uitbesteed aan een extern bureau/persoon.Laat deze persoon de volgende zaken controleren:Er bestaat een mogelijkheid binnen Microsoft Server om te bekijken wie een bepaald bestand ingebruik heeft. Controleer het in gebruik zijnde bestand (vaak het data.mdb bestand dat hoort bij dein gebruik zijnde administratie) en bekijk welke gebruiker/machine/proces het bestand in gebruikheeft.U kunt nu twee dingen doen:1. de connectie hard weggooien (met kans op problemen)2. naar de machine toe gaan en deze uitloggen en uitzettenAls dit het probleem niet oplost, kijk dan nogmaals of er meer gebruikers het bestand in gebruikhebben.Als dat niet het geval is en het bestand blijft toch in gebruik dan kan dat te maken hebben met eenintern proces, waarbij een virusscanner of backupsoftware de meest voor de hand liggendeprocessen zijn. Meestal draait backupsoftware 's nachts en zou dat alleen probleem met Batchrunkunnen opleveren. Een virusscanner is echter een goede kandidaat voor problemen die overdagspelen.Bekijk in de virusscanner of deze het bestand in gebruik heeft. Dat kun je echter niet vaakvaststellen.Ga daarom zo te werk:Sluit alle MDB bestanden in de map 500 van PAC uit van onlinescannen (shield). Dit verbetert ookde performance enigszins.

31.3.12.3Reservekopie herstellen van tape e.d.

Wij verwijzen u naar de technische beheerder (systeembeheerder) voor het herstellen vanonderdelen van PAC of administraties van PAC. Overleg telefonisch met ons welke onderdelen u

574

Applicatiebeheer


575

hierbij nodig heeft.

31.3.12.4Veel gestelde vragen applicatieproblemen

In projectbeheer verschuift de weergave van uitgaven/ISBN’sDan is de landinstelling op dat werkstation niet helemaal correct.Laat jullie interne/externe systeembeheerder de instelling wijzigen door naar configuratieschermen dan naar landinstellingen te gaan. Daar zit een knop ‘Aanpassen…’ (XP) of ‘Deze indelingaanpassen…’ (VISTA) waarna een lijst met instellingen wordt getoond. Hoogstwaarschijnlijk staathet decimaalteken op komma (,), maar het lijstscheidingsteken ook! Pas het lijstscheidingstekenaan naar puntkomma (;) en sluit alle instellingsvensters af (toepassen en OK). Start PAC ookopnieuw op.

Deel

XXXII

Administratie inrichten


577

32 Administratie inrichten

Een computeradministratie moet, net als een handmatige administratie, worden ingericht voordatmen met de activiteiten kan beginnen. Er moeten bijvoorbeeld fondsen, verkoopsoorten enactiviteiten worden aangelegd. De inrichting betreft alle gegevens die het programma nodig heefttijdens het invoeren van mutaties, het verwerken daarvan, het maken van overzichten uit deadministratie, enzovoorts.

Daartoe moeten, voorafgaand aan het eigenlijke administreren, de inrichtingsgegevens wordeningevoerd. Sommige zijn zo belangrijk dat bij ontbreken daarvan niet met de administratie kanworden gewerkt. Andere betreffen weliswaar meer een persoonlijke voorkeur, maar hebben tochgrote invloed op de werking van het programma.

Het invoeren van de inrichtingsgegevens hoeft vaak maar eenmaal te worden gedaan, want eenadministratie die goed is ingericht, kan - zolang zich geen structurele wijzigingen voordoen in hetbedrijf, of in fiscale of andere wettelijke voorschriften - tot in lengte van jaren hetzelfde blijven. Depraktijk wijst echter uit dat interne en externe factoren (dynamiek) het periodiek noodzakelijk makenom de inrichting van de administratie te wijzigen. In PAC is dit vrijwel te allen tijde mogelijk. In hetcomputeradministreren heten de in te voeren inrichtingsgegevens basisgegevens of stamgegevens.

De algemene inrichtingsgegevens moeten worden ingevoerd via het menupad Stamgegevens

Het onderstaande venster wordt getoond.




Wij adviseren om stamgegevens in het algemeen alleen te wijzigen indien geen andere gebruikerszijn ingelogd in PAC, zodat dit minste gevolgen heeft en men bij een eventuele vergissing kanterugvallen op een backup indien u deze vlak voor de wijziging heeft aangemaakt. Ook raden wij aanom de PAC-sessie op uw werkstation te beëindigen en PAC opnieuw te starten.

32.1 Project


FondsgroepbeheerFondsbeheerFondsklantgroepbeheerISBN rangeNUR

32.1.1 Titellijstsoorten

Ten behoeve van aanbiedingen, internet en pers kunt u diverse titellijsten (aanbiedingen) maken.Een lijst kan worden ingedeeld in een bepaalde soort, de titellijstsoort of aanbiedingsoort. U kuntdiverse titellijst-/aanbiedingsoorten definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens| Titellijst-/

Aanbiedingsoort:

Vul een korte code in het veld Code in.

Vul vervolgens in het veld Omschrijving een duidelijke omschrijving van de titellijstsoort in. Ukunt ervoor kiezen om het doel (pers, aanbieding, etc), jaar en seizoen in te vullen.

Geef tot slot een Volgorde in om de lijst op een bepaalde volgorde weer te geven.

32.1.2 Fondsgroepbeheer

Alle uitgaven zijn ingedeeld in fondsen, waarvan deze zijn gegroepeerd in fondsgroepen. Zo wordthet eenvoudiger om fondsen te beheren. U kunt de fondsgroepen definiëren onder Hoofdmenu |Stamgegevens| Fondsgroepbeheer. Het zoekvenster wordt geopend:

578

581

584

587

587



579

U kunt een bestaande fondsgroep openen of een nieuwe fondsgroep toevoegen:

Klik op Nieuw om een fondsgroep toe te voegen. Het venster Toevoegen Fondsgroep wordtgeopend:




Vul de verplichte nieuwe fondsgroep in als nummer of code in Fondsgroep.

Vul vervolgens een verplichte Omschrijving in.


Indien u kiest voor Open in het zoekvenster of Toevoegen in het toevoegvenster dan wordthet volgende venster geopend:

Ga naar het veld Fondsgroep om het nummer of de codering te wijzigen. U kunt dit veldte allen tijde wijzigen, want de koppeling vindt plaats op een interne nummering (ID).

Wijzig het veld Omschrijving indien nodig.

De status is op dit moment niet in gebruik en staat daarom op Actief.



581

32.1.3 Fondsbeheer

Alle uitgaven zijn ingedeeld in fondsen. De fondsen kunt u vervolgens indelen in fondsgroepen. Ukunt de fondsen definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Fondsbeheer. Het zoekvenster wordtgeopend:

U kunt een bestaand fonds openen of een nieuw fonds toevoegen:

Klik op Nieuw om een fonds toe te voegen. Het venster Zoeken fondsgroep voor nieuw fonds

wordt geopend:




Kies de fondsgroep waarin u het nieuw fonds wilt opnemen.

Klik op de knop Open om door te gaan. Het volgende venster wordt geopend:



583

Vul het verplichte nieuwe fonds in als nummer of code in Fonds.

Vul vervolgens een verplichte Omschrijving in.

Automatisch is de Fondsgroep ingevuld uit de vraag van het vorige venster. U kuntdeze echter op dit moment nog wijzigen.


Indien u kiest voor Open in het zoekvenster of Toevoegen in het toevoegvenster dan wordthet volgende venster geopend:

Ga naar het veld Fonds om het nummer of de codering te wijzigen. U kunt dit veld teallen tijde wijzigen, want de koppeling vindt plaats op een interne nummering (ID).

Wijzig het veld Omschrijving indien nodig.




Indien van toepassing, vul dan de fondsklantgroep in. Dit is een tussenniveau tussenfondsgroep en fonds. Dit wordt beperkt gebruikt door enkele uitgeverijen om dedoelgroep aan te geven.

Een fonds kan worden beheerd door een manager, de Fondsmanager. Deze persoon isverantwoordelijk voor het juiste fondsbeleid bij dit fonds.

U kunt een merk koppelen aan een fonds. U kunt hierbij kiezen uit de merken die zijningevuld bij Stamgegevens - Merken . U dient een merk te koppelen aan een fonds,als dit merk ook bekend is bij het CB. Als u dan geen merk koppelt, dan kan decommunicatie met het CB mogelijk niet goed verlopen.

Vervolgens zijn twee tabbladen gedefinieerd:ISBN-range

U kunt reeds voorgedefinieerde ISBN-ranges toewijzen aan een fonds. Zo bentu in staat om op fondsniveau ISBN-ranges te gebruiken die bij het toewijzen vaneen ISBN aan een uitgave worden gekozen uit deze range.

Klik op de keuzelijst in het veld ISBN-range om een keuze te maken uitvoorgedefinieerde ISBN-ranges. Het veld t/m wordt automatisch gevuld.

Vink een voorkeurskeuze aan zodat bij het toekennen van een ISBN bij eenuitgave deze automatisch wordt geselecteerd.

Externe koppelingen

Vul in het veld Bestmate fondscode de code in zoals in Bestmate het fonds isgecodeerd.

Vul in het veld Bestmate subfondscode de code in zoals in Bestmate hetsubfonds is gecodeerd.

Definitie: PAC fondsgroep is Bestmate fonds.

Definitie: PAC fonds is Bestmate subfonds.

Vul in het veld Accountview-kostenplaats de kostenplaatscode in voorAccountview indien u gebruik maakt van het verdichten vanomzetjournaalposten op kostenplaatsniveau's die afhankelijk zijn van defondsindeling. Dit is zeer afhankelijk van uw administratieve inrichting enboekhoudrapportage-eisen!

De status is op dit moment niet in gebruik en staat daarom op Actief.

32.1.4 Fondsklantgroepbeheer

In sommige uitgeverijen wordt gebruik gemaakt klantgroepen als niveau tussen fondsgroep en fonds.Dit zijn een soort doelgroepen. U kunt de fondsklantgroepen definiëren onder Hoofdmenu |Stamgegevens | Fondsklantgroepbeheer:

585

587



585

Om een nieuwe fondsklantgroep te maken:

Vul de Omschrijving van de fondsklantgroep in.

Vul vervolgens een korte omschrijving in het veld Korte oms. in om weer te geven in lijstenmet beperkte ruimte.

Tevens heeft u de mogelijkheid om een code in te voeren in het veld Klantgroepcode.

Daarna wijst u de fondsklantgroep toe aan de fondsgroep waar het bij dient te horen doorin het veld Fondsgroep op F5 te drukken. Het zoekvenster fondsgroepen zal wordengeopend en u kunt een keuze maken. Een oranje veld geeft aan dat de waarde nog niet isgekozen en toch verplicht is.

32.1.5 Merken

Als uitgeverij maakt u mogelijk gebruik van verschillende merken / imprints. Deze merken staan ookaangemeld bij het CB als merken / imprints en hieraan zijn eigenaarsrechten gekoppeld. Als dit zo is,dan moeten deze merken ook in PAC bekend zijn, zodat de communicatie met het CB goed kanverlopen. CB kan anders de aanmelding van uw titels wijzigeren, omdat u niet de rechthebbendebent.




Vul een merktype is. Dit is een imprint of een label.

Vul een code in

Geef een omschrijving op

Koppel de eigenaar van dit merk aan het merk.

U kunt het aangemaakte merk vervolgens koppelen aan een fonds in fondsbeheer .

32.1.6 Genres

U kunt er voor kiezen om uw uitgave in een genre in te delen. Mogelijke genres kunt u opgevenonder Hoofdmenu | Stamgegevens | Genres:

Vul een code in.


Deel het genre eventueel in groepen (Groep 1 en Groep 2). Deze informatie wordt bij de uitgavedan ook weergegeven.

32.1.7 Trefwoorden

Aan een uitgave kunt u trefwoorden toekennen. Alle mogelijke trefwoorden kunt u hier opgeven.


Stel de status in op actief of inactief. Als de status inactief is kan het trefwoord niet worden

581



587

gebruikt in het uitgavebeheer.

32.1.8 ISBN ranges

Ten behoeve van het op eenvoudige wijze kunnen toewijzen van ISBN's kunt u gebruik maken vanISBN-ranges. Deze kunnen worden opgevraagd bij het Bureau ISBN. Vaak zullen dit echter lijsten zijnen kunnen aldus niet elektronisch worden verwerkt. Dan kunt u toch vrije ranges toewijzen waaruitgekozen kan worden voor uitgaven. U kunt diverse ISBN-ranges definiëren onder Hoofdmenu |Stamgegevens| ISBN-ranges:

Selecteer het juiste ISBN Type . Kies hier tussen ISSN en ISBN.

Vul in het veld ISBN van de ondergrens van de ISBN-range in.

Vul in het veld t/m ISBN de bovengrens van de ISBN-range in.

Vul eventueel een duidelijke omschrijving van de range in, indien mogelijk en vantoepassing, in het veld Omschrijving.

Het aankruisvakje Algemeen kunt u gebruiken op de volgende manier. Als het is aangevinkten een uitgave heeft een fonds zonder ISBN-ranges, dan worden alle ranges getoond die opalgemeen staan. Indien het vakje uitstaat, dan wordt het alleen getoond indien het isgedefinieerd bij een fonds.

U mag uiteraard de ondergrens en bovengrens invullen met een illegaal ISBN, omdat hetniet een toegewezen ISBN betreft. Het maakt het weergeven van ranges zeer overzichtelijk.

32.1.9 NUR

In Nederland kunnen boeken, muziek, video's en software worden ingedeeld in de NUR,Nederlandstalige Uniforme Rubrieksindeling. Op deze manier kunnen deze producten sneller wordengevonden. U kunt de lijsten met NUR-en wijzigen onder Hoofdmenu | Stamgegevens| NUR:




Vul in het veld Nur de code van de Nur in.

Vervolgens kunt u de Omschrijving van de Nur ook invoeren of wijzigen.

32.2 Productie

De productie in PAC kunt u volledig naar uw hand zetten. U kunt de volgende zaken inrichten metbehulp van de stamgegevens:

VerschijningsvormenDruksoorten

PapierFormatenPapiersoorten

KenmerkenKenmerkgroepenKenmerkenKenmerkbeheer

32.2.1 Verschijningsvormen

Een product kan in diverse verschijningsvormen (soms ook wel uitvoeringen genoemd) encombinaties daarvan worden uitgebracht. U kunt talloze verschijningsvormen definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Verschijningsvormen:

588

590

590

592

593

593

595



589

Vul de Code in van de verschijningsvorm. Dit is een afkorting die duidelijk herkenbaar is. Letop! De code dient uniek te zijn.

Vul de Omschrijving in van de verschijningsvorm.

Vul de Nederlandse Omschrijving in ten behoeve van de Nederlandstalige royaltysjablonen. Opdeze manier kan de presentatie naar de rechthebbende netter of korter zijn dan de (interne)omschrijving. Daar kan bijvoorbeeld '... met flappen' in staan, maar dat wilt u niet op deafrekening hebben.

Vul de Engelse Omschrijving in ten behoeve van Engelstalige royaltysjablonen.

Indien u gebruik maakt van (centrale) drukstaffels, dan dient u aan te geven in het veld In

staffel met welke verschijningsvorm van de centrale drukstaffels dit overeenkomt.

Geef de Volgorde aan waarin de verschijningsvorm in een lijst wordt weergegeven.

Geef met de Status aan of de verschijningsvorm al dan niet actief is en is te kiezen uit eenlijst.

Vul de Bestmatecode in als u projecten naar Bestmate wilt exporteren. Dit geeft dan de codeaan zoals de verschijningsvorm in Bestmate is. Deze moet in Bestmate bestaan. Dat wordthier echter niet gecontroleerd.

Vul de ONIX Referentie in. Hiermee koppelt u de verschijningsvorm aan de juiste CBverschijningsvorm.

Vul het ISBN type in. U kunt hier kiezen tussen ISBN en ISSN. PAC weet zo welk soort unieknummer aan de verschijningsvorm moet worden toegekend.

Een ISBN type is op ene bepaalde manier opgebouwd. PAC kan hier een controle opuitvoeren, om te zien of het ingevoerde ISBN / ISSN voldoet aan de juiste opzet van hetnummer (aantal cijfers, controle getal etc.). In de kolom controle selecteer je welk typecontrole dient te worden uitgevoerd: ISSN Controle, EAN13 controle of geen controle.

Vaak zult u scenario's aanmaken met de verschijningsvorm in gedachte, omdat deverschijningsvorm vaak wezenlijk fysiek verschillen van elkaar. Ook tussen deproductiewijzen, distributiewijzen en levenscyclussen kunnen enorme verschillen zitten.

544




32.2.2 Druksoorten

De drukken (ook wel artikelen of producten) binnen PAC kunnen er in diverse soorten zijn. Met deproduct-/druksoort geeft u aan of het een verschil heeft met de voorgaande druk/product en watvoor soort dat is. U kunt enkele druksoorten definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Druksoorten

:

Vul in het veld Omschrijving de omschrijving in van de druksoort.

Voer vervolgens een korte omschrijving hiervan in het veld Korte oms. om weer te geven inlijsten met weinig ruimte, zoals in de projecthiërarchie van het projectbeheer.

U kunt met een vinkje in het veld Herdruk aangeven of het om een herdruk gaat binnen eenuitgave. Een eerste druk en een gewijzigde herdruk krijgen per definitie een nieuwe ISBNen zijn dus een nieuwe uitgave. Dit veld heeft geen extra functionaliteit binnen PAC.

Met de Volgorde geeft u de positie van de druksoort binnen keuzelijsten weer.

32.2.3 Papier

32.2.3.1 Formaten

Een product als boeken of tijdschriften hebben een formaat welke belangrijk is voor het uitrekenenvan kosten. U kunt diverse formaten definiëren onderHoofdmenu | Stamgegevens | Formaten:

104



591

Vul in de Omschrijving het formaat in. U mag uiteraard zelf kiezen hoe u dit doet. Lengte xbreedte, in mm of cm, e.d.


staffel met welk formaat van de centrale drukstaffels dit overeenkomt.

Geef de Volgorde aan waarin het formaat in lijsten wordt weergegeven.

Geef met de Status aan of het formaat al dan niet actief is en is te kiezen uit lijsten.

Indien u geen gebruik maakt van centrale drukstaffels, maar toch in uw calculatiemodelberekeningen uitvoert voor drukken, dan kunt u deze tabel herdefiniëren onder Kenmerken

. Zo kunt u extra kolommen en kosten bij het formaat invullen en hiermee laten rekenenin de calculaties. Schakel dan de rechten op deze functie uit!

32.2.3.2 Families

Een papiersoort kan worden gedefinieerd als een combinatie van een gewicht, een familie enkwaliteit en een papierdikte. In PAC kunt u de papierfamilies apart in de stamgegevens opgeven,zodat u deze kunt toekennen aan een papiersoort. U kunt diverse families definiëren onder Hoofdmenu

| Stamgegevens | Families:

Hier kunt u invullen:

Een code

Een omschrijving van de familie

De volgorde waarin in de families worden getoond in een zoekscherm / drop down menu.

593




Een status: actief (in gebruik) of inactief (niet in gebruik).

Een exportcode: als u de informatie over papierfamilies wil exporteren naar een andere partij(dit wordt bijvoorbeeld nu gedaan voor Scan laser) dan moet hier de juiste code staan, om dekoppeling tussen PAC en de software van de leverancier mogelijk te maken.

32.2.3.3 Kwaliteitsaanduidingen

Een papiersoort kan worden gedefinieerd als een combinatie van een gewicht, een familie enkwaliteit en een papierdikte. In PAC kunt u de kwaliteitsaanduidingen apart in de stamgegevensopgeven, zodat u deze kunt toekennen aan een papiersoort. U kunt diverse kwaliteitsaanduidingendefiniëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Kwaliteitsaanduidingen:

Hier kunt u invullen:

Een code

Een omschrijving van de kwaliteitsaanduiding

De volgorde waarin in de kwaliteitsaanduidingen worden getoond in een zoekscherm / dropdown menu.

Een status: actief (in gebruik) of inactief (niet in gebruik).

Een exportcode: als u de informatie over kwaliteitsaanduidingen wil exporteren naar eenandere partij (dit wordt bijvoorbeeld nu gedaan voor Scan laser) dan moet hier de juiste codestaan, om de koppeling tussen PAC en de software van de leverancier mogelijk te maken.

32.2.3.4 Papiersoorten

Een papieren product, zoals een boek en tijdschrift, kunt u bedrukken op talloze soorten papier. Ukunt de papiersoorten definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Papiersoorten:

Geef in het veld Omschrijving een duidelijke, eventueel deels gecodeerde, omschrijving vanhet soort papier.


staffel met welke papiersoort van de centrale drukstaffels dit overeenkomt.

Geef de Volgorde aan waarin de papiersoort in diverse lijsten wordt weergegeven.



593

Selecteer een familie. U kunt kiezen uit de families die u heeft opgegeven bij stamgegevens- families .

Selecteer een kwaliteit. U kunt kiezen uit de families die u heeft opgegeven bijstamgegevens - kwaliteitsaanduidingen .

U kunt een gewicht in gram opgeven.

u kunt een papierdikte opgeven in micrometer.

Geef met de Status aan of het formaat al dan niet actief is en is te kiezen uit lijsten.

Indien u geen gebruik maakt van centrale drukstaffels, maar toch in uw calculatiemodelberekeningen uitvoert voor drukken, dan kunt u deze tabel herdefiniëren onder Kenmerken

. Zo kunt u extra kolommen en kosten bij het formaat invullen en hiermee laten rekenenin de calculaties. Schakel dan de rechten op deze functie uit!

32.2.4 Kenmerken

32.2.4.1 Kenmerkgroepen

De kenmerken kunnen worden ingedeeld in diverse groepen: de kenmerkgroepen. Op dit momentworden de kenmerkgroepen niet functioneel gebruikt in PAC. U kunt de kenmerkgroepen definiërenonder Hoofdmenu | Stamgegevens | Kenmerkgroepen:

Vul in het veld Omschrijving de omschrijving van de kenmerkgroep in.

In het veld Label kunt u de zichtbare omschrijving weergeven van de kenmerkgroep.

Vul in het veld Volgorde de volgorde van de kenmerkgroep in zoals het zal wordenweergegeven in keuzelijsten of in sorteringen van kenmerken.

32.2.4.2 Kenmerken

Een product/druk heeft talloze (fysieke) productkenmerken die niet allemaal van te voren zijnbedacht en zijn geprogrammeerd. Om hier toch op in te spelen en gebruik van te kunnen maken iseen uitgebreid kenmerkbeheer gebouwd. Hiermee bent u in staat vele soorten kenmerken in te vullenbij het product. U kunt deze kenmerken definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens| Kenmerken:

591

592

593




Kies een Omschrijving voor het kenmerk.

Kies een duidelijke, liefst unieke, Code voor het kenmerk.

Kies een Groep waar het kenmerk invalt. Dit wordt nog niet gebruikt.

U kunt aangeven wat voor soort kenmerk het is, ofwel waarvan het afhankelijk is in veldAfhankelijk van. U kunt kiezen uit:

Tekstinvoer : dan kunnen de bijbehorende details gewoon wordeningevoerd bij het gekozen kenmerkCalculatieveld : de waarde van een calculatieveld wordt dan weergegevenbij het kenmerkCalculatiecomponent : de waarde van een calculatiecomponent wordt danweergegeven bij het kenmerkElementen lijst : de waarde kunt u kiezen uit een vooraf gedefinieerde lijstmet elementenJa/Nee : de waarde is nu Ja of Nee en kan bv worden gebruikt voorchecklists te maken.

U kunt de Volgorde invoeren om het kenmerk in een bepaalde sortering weer te geven.

Het veld Calc.veld is actief als het kenmerk afhankelijk is van Calculatieveld. U kunt kiezenvoor het veld uit de tabel calculatie dat u wilt tonen.

Het veld Calc.componenten is actief als het kenmerk afhankelijke is van Calculatiecomponent.U kunt uit alle calculatiecomponenten een component kiezen dat u wilt tonen.

Met het veld Is ref. geeft u aan of het een referentieberekening betreft op basis van eenveld uit de tabel calculatie. Zo kunt u de omschrijving tonen van de papiersoort,verschijningsvorm, drukkerij of formaat. Dit zijn de enige mogelijkheden.

Ref. berekening geeft aan welke omschrijving u dan wilt ophalen zoals hierboven beschreven.De mogelijkheden zijn:

GeefPapiersoort([ID]) : icm Calculatieveld PapiersoortIDGeefFormaat([ID]) : icm Calculatieveld FormaatIDGeefVerschijningsvorm([ID]) : icm Calculatieveld VerschijningsvormIDGeefStaffelInfo([ID]) : icm Calculatieveld StaffelID

Met het veld Notatie kunt u een afwijkende notatie van een veld opgeven zoals het wordtweergegeven.

U kunt het kenmerk activeren en deactiveren met behulp van het veld Status.

Om een kenmerk verder in te vullen met elementen en prijsstaffels klikt u op de knop Kenmerk tonen.



595

U kunt een kenmerk alleen verwijderen met behulp van de knop Verwijderen. Dit komt omdat erdiverse controles worden uitgevoerd op het gebruik van dit kenmerk. U krijg een overzicht van hetgebruik hiervan. Alle koppelingen en het kenmerk zelf zullen worden verwijderd.

32.2.4.3 Kenmerkbeheer

Naast het gebruik van een lijst met kenmerken kunt u de kenmerken ook beheren middels eenspeciaal venster te weten Kenmerkbeheer. U kunt dit op twee manieren bereiken, namelijk via de knopKenmerk tonen in de stamgegevens Kenmerken en onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Kenmerkbeheer.Bij deze laatste wordt eerst een zoekvenster geopend:

Maak uw keuze door het invullen van enkele tekens van het gewenste kenmerk.

Klik vervolgens op de knop Open.

Daarna zal het beheervenster worden geopend:




U kunt ook hier weer de Omschrijving, de Code en Afhankelijk van instellen.

Indien u heeft gekozen voor Elementen lijst dan wordt het tabblad Elementen zichtbaar. Hierin heeft ude volgende mogelijkheden:

Onder het venster Keuze-elementen kunt u de diverse elementen invoeren die u wilt kunnenkiezen bij het kenmerk.

Vul de Omschrijving van het element in.

Vul eventueel een Tekst1 en Tekst2 in.

Ten behoeve van berekeningen in het calculatiemodel kunt u eventueel ook Num1,Num2, Num3 en Num4 invullen.

In het venster Prijzen/waarde en staffels vult u specifieke rekengegevens in over het kenmerken koppeling met de planning.

Kies in het veld Soort prijs/waarde voor het soort prijs dat u wilt vastleggen. U kuntkiezen uit:

Geen waarde of staffel : U kunt in het rekenblad niet verwijzen naar eenwaarde, omdat er niets gedefinieerd kan worden.Algemene waarde : U kunt één waarde invullen per element.Algemene staffel : U kunt één algemene staffel invullen per element.Leverancierswaarde : Per leverancier kunt u een waarde invullen entevens een algemene waarde.Leveranciersstaffel : Per leverancier kunt u een staffel invullen en tevenseen algemene staffel.

Indien is gekozen voor een staffel (algemeen of leverancier) dan kunt u aangevenhoeveel aspecten (ook wel dimensies) de staffel dient te hebben in Aantal staffelaspecten

.

Vervolgens vult u de omschrijving in bij Omschrijving aspect 1 bij minimaal één



597

aspect.

Daarna vult u de omschrijving in bij Omschrijving aspect 2 bij minimaal tweeaspecten.

Ook de Benaderwijze staffel vult u in. Dit bepaalt hoe wordt gezocht naar eenstaffeltrede in de staffel. Dit zijn de mogelijkheden:

Precies (komt volledig overeen) : alleen indien het gezochte aspect (alleenaspect 1) precies als trede voorkomt in de staffel wordt de bijbehorendewaarde teruggegeven.Benader naar beneden : als het gezochte aspect (aspect 1) nietwordt gevonden, dan wordt naar de eerste trede kleiner dan het aspectgezocht en de bijbehorende waarde teruggegeven.Benader naar boven : als het gezochte aspect (aspect 1) nietwordt gevonden, dan wordt naar de eerste trede groter dan het aspectgezocht en de bijbehorende waarde teruggegeven.

Het kenmerk kunt u koppelen aan een activiteit zodat de leverancier die u kiest in deplanning bij deze activiteit tot gevolg heeft dat de kosten van deze leverancier wordtingevuld in de calculatie (indien dit in het rekenmodel is gedefinieerd). Dit doet u in hetveld Gekoppeld met activiteit.

In het venster Leveranciers kunt u de diverse waarden of staffels per leverancier definiëren.U ziet de Leverancier, de zoekvensterknop om een andere leverancier te kiezen, eenverwijderknop om de leverancierswaarde verwijderen en het veld Waarde om direct eenwaarde van de leverancier of algemeen in te kunnen vullen.

Klik op Lev. toevoegen om een leverancierswaarde/-staffel toe te voegen. Hetonderstaande venster wordt geopend:

Klik op de zoekvensterknop om een leverancier te kiezen.

Klik vervolgens op de knop Toevoegen om de staffel of waarde toe te voegen.

Klik op Staffel openen om de staffel te tonen en te wijzigen. Het onderstaande vensterwordt getoond:




Vul in de eerste kolom (aspect 1) de trede (of zoekwaarde) in waaraan de waardemoet voldoen.

Vul in de eerste rij (aspect 2) de andere trede (of zoekwaarde) in waaraan dewaarde moet voldoen (alleen bij twee of meer aspecten).

Vul in de cellen die het snijpunt zijn van aspect 1 en aspect 2 de bijbehorendewaarde in.

Klik op de knop Regel verwijderen om een regel te wissen en verwijderen.

Indien alles gereed is, kiest u voor de knop Bewaren en sluiten.

Indien u kiest voor de knop Annuleren blijven de oude, voorgaande gegevensintact.

Alle cellen die leeg blijven worden niet opgeslagen. Ook waar 0 (nul) is ingevuldwordt niets opgeslagen. Tevens worden alle aspecten zonder overeenkomendewaarde verwijderd om ruimte te besparen.

Omschrijf in het tabblad Notities van Kenmerkbeheer de diverse aspecten zodat ditmeer informatie verschaft tijdens het invullen van de staffel.

Klik op de knop Lev. verwijderen om een staffel of waarde van een leverancier teverwijderen.

In het tabblad Notities kunt u notities vastleggen over het kenmerk en aanvullende informatie tijdenshet invullen van de staffel, zoals detailinformatie over aspecten.

Als u het kenmerk afhankelijk is van een Calculatieveld of een Calculatiecomponent dan wordt hetonderstaande tabblad weergegeven:



599

Het veld Calc.veld is actief als het kenmerk afhankelijk is van Calculatieveld. U kunt kiezenvoor het veld uit de tabel calculatie dat u wilt tonen.

Het veld Calc.componenten is actief als het kenmerk afhankelijke is van Calculatiecomponent.U kunt uit alle calculatiecomponenten een component kiezen dat u wilt tonen.

Met het veld Is ref. geeft u aan of het een referentieberekening betreft op basis van eenveld uit de tabel calculatie. Zo kunt u de omschrijving tonen van de papiersoort,verschijningsvorm, drukkerij of formaat. Dit zijn de enige mogelijkheden.

Berekening geeft aan welke omschrijving u dan wilt ophalen zoals hierboven beschreven. Demogelijkheden zijn:

GeefPapiersoort([ID]) : icm Calculatieveld PapiersoortIDGeefFormaat([ID]) : icm Calculatieveld FormaatIDGeefVerschijningsvorm([ID]) : icm Calculatieveld VerschijningsvormIDGeefStaffelInfo([ID]) : icm Calculatieveld StaffelID

Met het veld Notatie kunt u een afwijkende notatie van een veld opgeven zoals het wordtweergegeven.

32.3 Planning

Voor de planning zijn diverse gegevens in te richten, want geen enkel bedrijf is hetzelfde en blijft inde loop van de tijd hetzelfde.


TrajectenFasenActiviteitenFeestdagen

32.3.1 Trajecten

In de planning kunt u gebruik maken van diverse trajecten. U kunt diverse trajecten definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Trajecten (onder het kopje planningen):

Vul de Omschrijving van het traject in zoals dat in de planning zal worden weergegeven.

Geef een code op, die in de planning zal worden weergegeven.

Geef het traject een Volgorde zoals het wordt getoond in de planning.

Alle activiteiten van een traject worden in de planning weergegeven met de kleur

599

600

600

601




weergegeven in veld Kleur. U kunt deze aanpassen met behulp van de zoekvensterknop.Het is vooral handig als u meerdere trajecten tegelijk in de planning weergeeft.

32.3.2 Fasen

In de planning kunt u gebruik maken van diverse fasen. U kunt diverse fasen definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Fasen (onder het kopje planningen):

Vul de Omschrijving van de fase in zoals dat in de planning zal worden weergegeven.

Ken aan de fase een Leidinggevende toe.

Geef het traject een Volgorde zoals het wordt getoond in de planning.

Geef een code op, die in de planning zal worden weergegeven.

Alle activiteiten van een fase worden in de planning weergegeven met de kleurweergegeven in veld Kleur. U kunt deze aanpassen met behulp van de zoekvensterknop.Het is vooral handig als u meerdere fasen tegelijk in de planning weergeeft.

32.3.3 Activiteiten

Een planning bestaat uit activiteiten, bewerkingen of stappen die uitgevoerd dienen te worden binneneen bepaalde tijd. U kunt talloze activiteiten definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens |Activiteiten:

Elke activiteit krijgt automatisch een intern Nr.

Geef het type bewerking op. U kunt hierbij kiezen uit bewerking, mijlpaal en fiat. Bewerking: een activiteit die moet worden uitgevoerd. Bijv. het redigeren vaneen manuscriptMijlpaal: een handeling die een bepaalde fase of traject markeert. Bijv. boeknaar magazijn. Fiat: een activiteit die gekoppeld is aan een fiatteringsmoment in de calculatie. Ukunt nu direct vanuit de planning fiatteren.

Tussen bewerking en mijlpaal zit alleen een verschil in weergave.

Vul een Fase in. U kunt fases aanmaken onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Fasen .

Vul een Code in als u daarnaar wilt verwijzen tijdens het zoeken van een activiteit.

600



601

Vul een goed beschrijvende Omschrijving in.

U kunt een standaard doorlooptijd invullen in veld Std.dl.tijd die wordt ingevuld als u dezeactiviteit gebruikt in een planningscenario .

Kies een relatiecategoriegroep in het veld Uitvoerders om alleen uit die groep relaties tekiezen tijdens het plannen van de activiteit. De uitvoerder is de (externe) partij die een taakuitvoert (denk hierbij bijv. aan een drukker of zetter).

Kies een rol in het veld Coordinator om alleen uit die groep relaties te kiezen tijdens hetplannen van de activiteit. De coordinator is de interne verantwoordelijke voor de activiteit.

Vul een Opdrachtbrief in als u de mogelijkheid tot het automatisch genereren van eenopdrachtbevestiging bij deze activiteit wilt hebben. Denk aan drukopdrachten enbindopdrachten. U kunt hierbij kiezen uit de opgegeven leveranciersopdrachten bij Hoofdmenu | Stamgegevens | Documentsoorten type Leveranciersopdracht .

Indien u gebruik wilt maken van een standaard volgorde in lijsten dan kunt u het veldVolgorde invullen met een getal.

U kunt een activiteit activeren of deactiveren door te kiezen voor de waarde bij het veldStatus.

Een vink bij de knop verwijderbaar maakt het mogelijk voor een gebruiker van de planningom deze activiteit uit de planning voor een bepaalde titel te verwijderen. Als u wiltafdwingen dat een activiteit altijd in de planning staat, dient u het vinkje bij verwijderbaarniet aan te vinken.

U kunt aan een activiteit een kleur toekennen. Hiermee kunt u een bepaalde activiteit extraop laten vallen in de planning.

Als u als type bij een activiteit hebt gekozen voor fiat, dan kun u in de kolom Fiat naar Stapaangeven tot welke stap in het fiatscenario gefiatteerd moet worden als een fiat bij dezeplanningsactiviteit wordt gegeven. Vul hier het nummer van de bijbehorende stap in uit het fiatscenario .

Als u vanuit de planning opgegeven heeft dat u wilt fiatteren naar een volgende stap, maar uheeft de rechten hier niet toe, dan zult u een foutmelding krijgen. In uw planning zal de fiatstapechter wel op gerealiseerd blijven staan, zodat u wel door kunt met uw planning. U kunt dit soortsituaties voorkomen door vooraf goed na te denken over de indeling van uw systeem. Zorg ervoordat de fiatstappen in de calculatie en de planning goed op elkaar aansluiten en dat de persoon diede planning beheert ook degene is die rechten heeft tot het nemen van de fiatstappen.

32.3.4 Feestdagen

Tijdens het plannen kan rekening worden gehouden met feestdagen waarop niet gewerkt wordtzodat naast de weekend ook deze dagen worden overgeslagen als werkdagen. U kunt alle vrijefeestdagen van een jaar (of meerdere) definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Feestdagen:

549

537 541

546




Vul de feestdag in het veld Datum in. Het veld Valt in weekend kan niet worden bijgewerkt,maar is het resultaat van de datum.

Geef een Omschrijving van de feestdag om te tonen in de datumkiezer.

32.4 Calculatie

De calculatie in PAC kunt u volledig naar uw hand zetten. U kunt een calculatiemodel definieren metbehulp van het calculatiesjabloon/model. Verder kunt u de volgende zaken inrichten met behulp vande stamgegevens:

Component tabbladenComponentgroepenComponentenRendementcomponentenVerkoopsoortenRoyalty verkoopsoortenGrootboekrekeningenVerschijningsvormenFormatenPapiersoorten

32.4.1 Tabbladen

Het gebruik van tabbladen in de kostencalculatie maakt het mogelijk om orde aan te brengen in degrote hoeveelheid calculatiecompenten. U kunt maximaal vier tabbladen voor componentgroepen vande kosten definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Tabbladen

602

603

604

605

606

607

604

588

590

592



603

Het veld Nr. wordt standaard toegewezen met een automatisch nummer.

Vul de Omschrijving van het tabblad in.

Voer een Label in zoals het zichtbaar zal worden in het calculatievenster. U kunt tevensgebruik maken van het &-teken om snel het tabblad te kunnen openen met de ALT + ...combinatie. In bovenstaand venster wordt ALT + 1 de combinatie die het tabblad Kosten

opent.

Het veld Volgorde wordt gebruikt om de volgorde van de tabbladen in het calculatievensterin te stellen.

32.4.2 Groepen

Per tabblad heeft u de mogelijkheid om maximaal acht componentgroepen met componenten tedefiniëren. In totaal betekent dus dat u vier maal acht is 32 componentgroepen kunt definiëren. Ukunt deze componentgroepen definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Groepen:




Automatisch wordt een Nr. toegekend aan een componentgroep.

Vul een eenduidige Omschrijving in voor de componentgroep.

Vul een duidelijk beschrijvend Label in. Deze wordt getoond in het calculatievenster boveniedere componentgroep.

Als de groep variabele kosten betreft over de oplage, dan kunt het aankruisvakje van Is

Variabel aanvinken. Dan zullen de kosten uit deze groep worden ingevuld in extra var van hetblokje Oplage in het venster Calculatie.

Kies het tabblad waarin de componentgroep moet worden getoond in het veldHoofdgroep (TAB).

Binnen het tabblad kunt u de componentgroepen in een eigen volgorde weergeven metbehulp van het veld Volgorde.

32.4.3 Componenten

De componenten uit het componentenmodel zijn reeds voorgedefinieerd. U kunt ze toewijzen aanenkele zaken onderHoofdmenu | Stamgegevens | Componenten:

U ziet enkele grijze kolommen. Deze worden weergegeven ter informatie, maar kunnen niet wordengewijzigd. Twee zaken kunt u echter wel wijzigen:

Kies de componentgroep in het veld Groep waarin het component moet wordenweergegeven in de calculatie.

Kies de grootboekrekening waarop de kosten moeten worden geboekt in de financiëleadministratie.

32.4.4 Kostensoorten

De calculaties kunt u als voorcalculatie exporteren naar een financiële administratie (FA). Daartoedient u wel eerst kostensoorten aan te leggen zoals die ook voorkomen in de FA. Deze kunt u danvervolgens koppelen aan meerdere kostencomponenten. U kunt alle kostensoorten van het grootboekdefiniëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Kostensoorten:

602

602

184

603

604



605

Vul de identificerende Code in van de kostensoort in de FA. Dit kan numeriek enalfanumeriek zijn.

Vul de Omschrijving van de kostensoort in om binnen PAC naar te verwijzen. Dit veld wordtniet geëxporteerd naar de FA, dat is overbodig.

Met het aankruisvakje Tonen zorgt u dat de kostensoort op het OHW (onderhanden werk)overzicht verschijnt.

Vink het vakje Exporteren aan om de geboekte kosten op de kostensoort te exporteren naarde FA.

Kies met F5 een Basiscomponent uit de toegewezen componenten waarop het onderhandenwerk teruggekoppeld wordt uit de FA naar PAC. Dit kan uiteraard niet logisch wordentoegedeeld aan de diverse componenten die bij de kostensoort zijn gedefinieerd. Daaromde keuze uit één van de componenten als basiscomponent.

In het verleden werd kostensoort ook wel grootboekrekening genoemd, maar dit is feitelijkniet juist omdat naast kostensoort uiteraard ook nog een apart grootboekrekening wordttoegepast. De grootboekrekening is hier niet van toepassing.

32.4.5 Rendementcomponenten

Indirecte kosten, niet direct toewijsbare kosten van het bedrijf, kunnen als percentage van de nettoomzet worden vastgelegd. U kunt meerdere rendementcomponenten definiëren onder Hoofdmenu |Stamgegevens | Rendementcomponenten.:




Het veld Nr. wordt standaard toegewezen als automatisch oplopend volgnummer.

Vul het veld Omschrijving in met een soort indirecte kosten zoals overhead.

Vul het Label in zoals het in de calculatie op het tabblad Omzet wordt weergegeven.

32.4.6 Verkoopsoorten

In de calculatie kunt u verschillende verkoopsoorten kiezen waaraan u eigen soorten kunt toevoegenvoor diverse doeleinden. U kunt diverse verkoopsoorten definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens |Verkoopsoorten:

Vul een interne omschrijving in veld Interne Oms. in die als omschrijving geldt voor deverkoopsoort.

Vul een Omschrijving in die als label geldt in het tabblad Omzet in de calculatie.

Geef een korte omschrijving in het veld Kort oms. om te tonen op overzichten waarop weinigruimte is.

Vink het vakje Calc. aan om de verkoopsoort in de calculatie weer te geven. Deverkoopsoort kan ook, hoeft niet, in Orderinvoer worden gebruikt.

Vul de Volgorde (rechts van Calc.) in zoals de verkoopsoorten in de calculatie moeten wordenweergegeven.

180

180

290



607

Met het vakje Invoer bruto kunt u ervoor zorgen dat u het (bruto) bedrag kunt invullen enhet aantal wordt leeg gelaten. Dit is handig om extra opbrengsten in te kunnen vullen dieniet afhankelijk zijn van de verkochte aantallen. Let op dat hierover ook royalty wordtberekend als het een vast percentage betreft en niet via het royaltycontract loopt. Hieroverwordt geen kostprijs gerekend, omdat het aantal op nul staat. In het tabblad Afzet-periode

verdeling kunt u deze bedragen ook wijzigen, maar dan in het onderste venster Periode

verdeling omzet.

De overige velden zijn voor de calculatie niet van belang. Deze komen aan de orde tijdens debeschrijving van verkoopsoorten voor opdrachten .

32.4.7 Royaltyverkoopsoorten

Royalty verkoopsoorten (voor de calculatie) zijn verkoopsoorten die alleen als een soort kapstokbestaan voor de werkelijke verkoopsoorten in de calculatie. Op deze manier kunt u diversecalculatieverkoopsoorten direct bij elkaar laten tellen om een eenvoudig royaltycontract te kunnenmaken. U kunt diverse royalty verkoopsoorten definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Royalty

vks:

Het venster is verdeeld in tweeën. Het linker deel stelt de royaltyverkoopsoorten voor en het rechterdeel de calculatieverkoopsoorten die zijn gedefinieerd bij de actieve royaltyverkoopsoort. U kunt eennieuw royaltyverkoopsoort invullen in het linker deel:

Vul een Omschrijving in bij het linker venster. De omschrijving wordt getoond in de diversevensters.

Geef een Korte oms. in om de royaltyverkoopsoort te tonen op plekken met beperkte ruimte.

Vul een Volgorde in waarop de royaltyverkoopsoort in lijsten en venster getoond moetworden.

De Interne oms. is een omschrijving die hier wordt ingevuld om op terug te vallen indien deOmschrijving later iets wordt aangepast. Zo weet iedereen wat de originele omschrijvingwas.

In het rechterdeel worden zoals gezegd de calculatieverkoopsoorten gedefinieerd die moeten horenbij de royaltyverkoopsoort die aan de linkerkant is geselecteerd. U kunt maximaal tien (10)calculatieverkoopsoorten aan één calculatie-royalty-verkoopsoort toekennen.

Kies een calculatieverkoopsoort in het veld Verkoopsoort uit de lijst. De omschrijving vandeze verkoopsoort wordt vervolgens daarnaast weergegeven.

615




Indien u hier wijzigingen aanbrengt worden de calculaties NIET automatisch herrekend. Udient deze dan handmatig opnieuw met de knop Herrekenen in het venster Calculatie door terekenen!

32.4.8 Royaltycontracttypes

Middels royaltycontracttypes voor de calculatie kunt u meerdere contracttypes definiteren die in hetroyaltycontract van de calculatie kunnen worden gebruikt. U kunt zo een volledig beeld geven vanalle royaltyverplichtingen bij een uitgave, zodat u dit op de juiste manier kunt meenemen in uwberekeningen.

Vul een Omschrijving in bij het linker venster. De omschrijving wordt getoond in de diversevensters.

Geef een Korte oms. in om de royaltyverkoopsoort te tonen op plekken met beperkte ruimte.

32.5 CRM


CategoriebeheerFunctiesPredicatenNotitiegroepenNotitieprioriteitenRelatiefunctiesLandenTalenValuta

32.5.1 Categorieweergavegroep

U kunt verschillende categorieweergavegroepen definiëreN onder Hoofdmenu | Stamgegevens |Relatiecategorieën. Hiermee bent u in staat om de categorieen die bij de relaties worden getoondonder te verdelen en te ordenen.

Vul een omschrijving in.

Geef een volgorde op.

609

610

611

610

611

613

652



609

32.5.2 Categoriebeheer

Elke relatie kan in één of meerdere categorieën worden ingedeeld. U kunt diverse categorieëndefiniëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Relatiecategorieën:

Er zijn reeds enkele relatiecategorieën gedefinieerd als systeem. Deze kunt u niet wijzigen ofverwijderen, want deze worden op diverse plaatsen in PAC gebruikt. U kunt wel nieuwe categorieëntoevoegen.

Klik onderin in het veld Groep, open de keuzelijst en kies een categoriegroep waar denieuwe categorie bijhoort.

Ga vervolgens naar het veld Omschrijving en vul de omschrijving van de nieuwerelatiecategorie in.

Vul vervolgens in het veld Korte oms. ook een korte omschrijving in.


Eigen gedefinieerde relatiecategorieën kunt u wel wijzigen en verwijderen. Dit kunt u in debetreffende velden van het bovenste venster doen.

U kunt de categorieën indelen in rechtengroepen om eventueel rechten hierop te kunnen vastleggenbinnen rollenbeheer. Daarmee bent u in staat om bijvoorbeeld relaties die zijn ingedeeld als auteur(en verder geen categorie indeling heeft) alleen voor redactie en/of productie te autoriseren (wijzigen/verwijderen). Dit voorbeeld is gesimplificeerd en waarschijnlijk geen praktische situatie maar vooralom een beeld hiervan te vormen. De talloze combinaties en mogelijkheden maken dit een complexverhaal en kan daarom beter in een consultsessie aan de orde komen.

Ook kunt u uw categorien opdelen in weergavegroepen . Dit doet u door in de kolomweergavegroep de juiste groep te selecteren. Dit worden de kopjes in relatiebeheer bij hetweergeven van de categorieën.

608




32.5.3 Relatieverbandtypes

Twee relaties kunnen aan elkaar worden gekoppeld middels een verband. Een verband kan eenbepaald type hebben. Op basis van dit type wordt de omschrijvingen bepaald die bij het verbandhoren. U kunt de relatieverband types definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens |Relatieverbandtypes:

U kunt zelf een nieuw relatieverband aanmaken door deze in te vullen in de lege regel. U vult dan in:

Hoofd: de omschrijving van de hoofdrelatie.Sub: de omschrijving van de subrelatie.Omschrijving: De omschrijving van het relatieverband.Verhouding hoofd -> sub: de omschrijving van het verband tussen hoofd- en subrelatie.Verhouding sub -> hoofd:de omschrijving van het verband tussen sub- en hoofdrelatie.

32.5.4 Functies

Als extra onderverdeling naast relatiecategorieën kunt de functie van personen toewijzen in hetrelatiebeheer. U kunt echter slechts één functie tegelijk indelen. U kunt de relatiefuncties definiërenonder Hoofdmenu | Stamgegevens | Relatiefuncties:



611

Ga in een nieuwe regel staan en vul de Omschrijving van de nieuwe functie in.

Vul een Korte omschrijving in.

32.5.5 Predicaten

Personen kunnen een predicaat krijgen zodat ze in brieven op een nette wijze kunnen wordenaangesproken. Ze gelden zowel voor aanhef als voor in de adressering. U kunt de predicatendefiniëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Predicaten:

Vul in het veld Predicaatcode een consequente codering in. Zo kunt u voor het nederlandseDe heer, DHR kiezen, maar als u ook buitenlandse adressen gebruikt, kunt u beter eenandere codering toepassen. Bijvoorbeeld NLHR, ENHR (engelse heer, wordt Mister), FRHR(franse heer, wordt monsieur), etc. Maar denk ook aan titels, zoals doctorandus, professor,doctor, meester, etc. U kunt deze combineren tot, als voorbeeld, NLHRMRPROF ofENMWDR. Kies een consequente methode om het invullen in relatiebeheer eenvoudig tehouden. Overigens kunt u later altijd deze codering aanpassen indien nodig!

Vul de Aanhef in zoals de persoon wordt aangesproken in de aanhef van een brief. U kuntdit doen met of zonder Geachte of Beste. Als u deze weglaat dan dient u deze uiteraard inde brief vast te leggen. Let er dan wel op dat een brief per definitie formeel of informeel is,tenzij u zelf thuis bent in het maken van complexe Wordsjablonen. Als u werkt met devoorvoegsels Geachte en Beste dan legt u in principe bij de relatie vast dat hij/zij formeel ofinformeel moet worden aangesproken in de correspondentie.

Aanhef2 wordt op dit moment nog niet gebruikt.

Vul het veld Adressering in om dit in het adresblok voor de naam van de persoon weer tegeven.

Vul het veld Volgorde in om de volgorde van het predicaat in de lijst te beïnvloeden.

32.5.6 Landen

Uw relaties kunnen zich uiteraard in diverse landen bevinden. PAC bezit een standaard lijst vanlanden. U kunt deze landen wijzigen onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Landen:




Het Landnr. en de Landcode zijn statische gegevens. De overige velden kunt u wijzigen indien nodig.

Wijzig de Omschrijving van het land in bijvoorbeeld de nederlandse omschrijving of deengelse, internationale omschrijving.

Met het veld Adresvolgorde bent u in staat de adressen precies zo weer te geven zoals ze inhet land van bestemming moeten worden opgemaakt. Zo kunt u de straat voor het nummerzetten (Nederland) of het nummer voor de straat (Frankrijk). En de postcode voor de plaats(Nederland) of de plaats voor de postcode (Verenigd Koninkrijk). Ook combinaties hiervanzijn uiteraard mogelijk. Voor Nederland heeft u ook de mogelijkheid om Nederland weg telaten.

Met het veld Actief kunt u bereiken dat de keuzelijsten alleen de actieve landenweergegeven.

Let op dat actieve landen die u niet gebruikt veel geheugenruimte innemen tijdens desessie. Als u dus slechts met relaties uit enkele landen werkt, activeer dan alleen dezelanden en laat de rest gedeactiveerd staan.

Met het veld Ter attentie van tekst kunt u zorgen dat bij het samenvoegen van brieven enetiketten de juiste ter attentie van wordt vermeld bij een contactpersoon met eenorganisatie. Dit kan per land verschillen.

In de landentabel kan worden weergegeven of een land lid is van de EU in de kolom Is Eu

Lid. Dit is van belang voor o.a. de afhandeling van journaalposten naar de FinanciëleAdministratie.

Landen kunnen worden gegroepeerd in landcategorieën. Binnen de omzetrapportagemodule is deze groepering weer te geven.



613

32.5.7 Landcategorieën

In Stamgegevens | CRM |Landcategorieën is het mogelijk om categorieën voor delen van de wereldvast te leggen en deze later te gebruiken om landen aan te koppelen:

Deze groepering is binnen de Omzetrapportage module te gebruiken (mits voorzien in de inrichting.Vraag onze consultants voor meer informatie).

32.5.8 Talen

De relaties kunnen aan een taal worden gekoppeld. De taal wordt op dit moment niet functioneelgebruikt binnen PAC. U kunt de bestaande talen wijzigen onder Hoofdmenu | Stamgegevens |Talen:

U kunt de taalcode wijzigen in het veld Taalcode. Met deze code kunt u snel een taalopzoeken.

In het veld Omschrijving kunt u de omschrijving in het Nederlands weergeven. Dit wordt dangetoond in het relatiebeheer.

De internationale, engelse omschrijving van de taal kunt u wijzigen in Omschrijving engels.

De omschrijving van de taal in de taal van het land van oorsprong kunt u wijzigen inOmschrijving origineel.

Met het veld Actief kunt u bereiken dat de keuzelijsten alleen de actieve talen weergegeven.




32.6 Verkoop

U kunt enkele standaard gegevens definiëren:

OpdrachttypesVerkoopsoortenKlantgroepenLeveringsvoorwaardebeheerBetalingsconditiesFaktuurcodesFaktuurnummersFaktuursneltoetsen

32.6.1 Opdrachttypes

In de ordermodule (opdrachtmodule) kunnen diverse typen opdrachten voorkomen. U kunt veletypen opdrachten definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Opdrachttypes:

Als u beschikt over de module PAC Magazijn, dan kunt u bovenaan het scherm bij magazijn een keuzemaken uit meerdere magazijnen. Voor elk van deze magazijnen kunt u opdrachttypes opgeven.

Voor het magazijn Centraal Boekhuis zal gelden dat in eerste instantie deze lijst veel overeenkomstenheeft met opdrachttypes van Centraal Boekhuis. Deze kunnen echter worden uitgebreid met eigentypes en worden gekoppeld aan soorten van het CB. Zo staat u vrij in het kiezen van een term enomschrijving voor uw opddrachttypes.

Kies een Korte oms. als korte omschrijving om weer te geven of snel te kunnen kiezen in hetopdrachtbeheer .

Vul een duidelijke Omschrijving van de opdrachttype in.

Geef een Volgorde in zoals deze in keuzelijsten wordt gesorteerd.

U kunt de opdrachttype koppelen met de opdrachttype van het Centraal Boekhuis via hetveld CB type, maar dit is niet verplicht. Het kan ook worden gekoppeld aan opdrachttypesvan andere leveranciers in de toekomst.

614

615

617

618

618

619

620

621

290



615

Tot slot kunt u een Standaard verkoopsoort koppelen aan de opdrachttype, zodat het invoerenvan orders/opdrachten eenvoudig kan worden afgehandeld. Op deze manier hoeft in eengroot aantal gevallen geen verkoopsoort te worden gekozen, omdat deze dan reeds isingevuld.

Opdrachttypes worden gebruikt zowel voor het orderbeheer en binnen magazijnen.Opdrachttypes komen sowieso in het orderbeheer voor, maar worden alleen gebruikt in PACMagazijn en PAC Faktuur als dit is aangegeven. Als Leveren is aangevinkt wordt hetopdrachttype gebruikt om hier leveringen op uit te voeren voor een intern magazijn (binnenPAC Magazijn). Als Factureren is aangevinkt en hierachter een factuuurcode is opgegeven, zalautomatisch van de order ook een faktuur worden gemaakt in PAC Faktuurbeheer (indien uhierover beschikt).

De overige kolommen dient u niet in te vullen. Dit wordt alleen gedaan in overleg met eenmedewerker van Verkaart Automatisering.

32.6.2 Verkoopsoorten

Tijdens orderinvoer kunt u reeds de toekomstige omzet toewijzen aan een verkoopsoort ten behoevevan verslaglegging en kortingen. U kunt diverse verkoopsoorten definiëren onder Hoofdmenu |Stamgegevens| Verkoopsoorten:

En tevens zijn de volgende kolommen beschikbaar:




In eerste instantie is dit een lijst die veel overeenkomsten heeft met verkoopsoorten van CentraalBoekhuis en Libridis, maar ook met verkoopsoorten die worden gebruikt in de calculaties. Dezekunnen echter worden uitgebreid met eigen verkoopsoorten en worden gekoppeld aan soorten vanhet CB en in de toekomst van andere leveranciers.

Vul een interne omschrijving in veld Interne Oms. in die als omschrijving geldt voor deverkoopsoort.

Vul een Omschrijving in zoals die wordt gebruikt in opdrachtbeheer .

Vul een Engelse Oms. om deze weer te geven op optionele engelse faktuursjablonen.

Geef een korte omschrijving in het veld Kort oms. om te tonen op overzichten waarop weinigruimte is.

Vink het vakje Opdracht aan om de verkoopsoort in de het opdrachtbeheer te kunnenkiezen. De verkoopsoort kan ook, hoeft niet, in de calculatie worden gebruikt.

Vul de Volgorde (rechts van Opdracht) in zoals de verkoopsoorten in het opdrachtbeheermoeten worden weergegeven.

Eventueel kunt u de verkoopsoort koppelen aan een verkoopsoort van het CentraalBoekhuis in het veld Vks CB.

Als u koppelt aan een verkoopsoort van het CB dan dient u ook de standaard TransactieVerwerkings Categorie van het CB te kiezen in het veld Std. TVC.

De standaard korting in het veld Std. Kort% die zal gelden voor de orderregel waarin deverkoopsoort staat zorgt ervoor dat deze korting automatisch wordt overgenomen alskorting.

U kunt aangeven of orders van een verkoopsoort standaard wilt exporteren naar het CB ofniet. Als u orders van een verkoopsoort standaard wilt exporteren dan vinkt u het vakje inde kolom Std. exporteren aan. Zo niet dan vinkt u deze af.

Vink het veld Leveren aan als deze verkoopsoort dient te worden gekoppeld aan de voorraadmodule. Orderregels met deze verkoopsoort worden dan afgeboekt van de voorraad.

In de stamgegevens van Verkoopsoorten kan nu voor dienstenfakturen (verkoopsoortgedefinieerd als dienst, bv Rechten, Subsidies) een standaard ander btw-percentage wordeningevuld. Deze zal nu worden overgenomen ipv het btwpercentage dat standaard bij deverkoopprijs van het artikel staat. U selecteert hiervoor in de kolom BTWtype het typeDiensten en in de Std. BTW% kolom vult u vervolgens het bijbehorende percentage in.

Ten behoeve van groepering van verkoopsoorten in de omzetrapportage kunt u gebruikmaken van drie verkoopsoortcategorieën in de betreffende kolommen (Vks categorie 1,Vks categorie 2 en Vks categorie 3). Deze komen, indien afgesproken, terug in deomzetrapportage.

U kunt nevenrechten een subspecificatie meegeven ten behoeve van de koppeling met deroyaltyafdracht. Zo kunt u een beperkt gebruikte lijst met subtypes invullen en deze latenkoppelen met de rechttypes die in de royaltymodule worden gebruikt. De royaltymodulegebruikt standaard benamingen (om ze juridisch aan te laten sluiten met de in Nederlandvoorkomende gevallen), maar in de fakturatie kunt u arbitraire omschrijvingen toepassendie u onderliggend toewijst aan de juridische omschrijvingen. Zo waarborgt u een juisteroyaltyafdracht voor nevenrechten en naburige rechten. Vink Sub types bij nevenrechten aanom de subtypes weer te geven:

De kolom Is omzet wordt alleen gebruikt om de verkoopaantallen weer te geven op de 12maandelijst (CB + PM). Als het is aangevinkt wordt de afzet opgeteld op de lijst.

De overige velden zijn voor de opdrachten niet van belang. Deze komen aan de orde tijdens de

290

180

617



617

beschrijving van verkoopsoorten voor calculaties .

32.6.3 Verkoopsoortcategorieën

Ten behoeve van het groeperen van omzet van bij elkaar horende verkoopsoorten in de PACOmzetrapportage is het nu mogelijk om verkoopsoortcategorieën aan te maken. U kunt drieverschillende soorten in dezelfde tabel kwijt die u vanuit het verkoopsoortbeheer kunt koppelen. Dedrie groepen verkoopsoortcategorieën zijn via PAC Omzetrapportage als aparte invalshoeken tebenaderen (indien dit zo is afgesproken in uw inrichting). U vindt dit onder Stamgegevens | Verkoop |Verkoopsoortcategorieën:

Vul de omschrijving in voor een nuttige omschrijving die u kunt raadplegen inomzetrapportage.

Vul een code in om onderscheid te maken in groepen categorieën.

Geef een volgorde in om de weergave te beïnvloeden.

32.6.4 Klantgroepen

Uw klanten zijn onderverdeeld in verschillende klantgroepen, die ook bij het CB geregisteerd staan.In PAC kunt u verkoopgegevens van het CB inlezen. Deze gegevens worden vervolgens verdeeld perklantgroep. Om dit systeem goed te laten functioneren dienen de juiste klantgroepen te staaningevoerd in de stamgegevens onder klantgroepen.

Vul een omschrijving in

Vul een korte omschrijving in

Geef een volgorde op

606




Geef de koppeling aan met een CB klantgroep nummer.

U kunt een klantgroep verwijderen door de regel te selecteren en op delete te drukken op uwtoetsenbord. Als u dit doet worden ook alle bijbehorende tellingen die vanuit het CB zijngeimporteerd verwijderd.

Als u een nieuwe klantgroep aanmaakt ziet u deze nog niet direct terug bij drukbeheer -aanbiedingstelling . Dit gebeurt pas als er een nieuwe aanbiedingstelling heeft plaatsgevonden endan alleen op titels waarbij is aangegeven dat deze moeten worden bijgewerkt (tellen staataangevinkt )

32.6.5 Leveringsvoorwaardebeheer

Voor specifieke klantgroepen, aanbieding, opdrachttypes of uitgaves kunnen specialeleveringsvoorwaarden gelden. Deze kunnen worden geregistreerd in PAC, zodat bij het selecteren vande relevante voorwaarden bij een order automatisch de juiste leveringsvoorwaarden wordentoegepast. het invullen van de leveringsvoorwaarden gebeurd onder stamgegevens -leveringsvoorwaardebeheer

Geef een code op.

Vul een omschrijving in

Vul een kortingspercentage in

Selecteer bij welke aanbieding, opdrachttype, klantgroep, uitgave of combinatie van dezede leveringsvoorwaarde van toepassing is.

32.6.6 Betalingscondities

Bij het opstellen van een faktuur wilt u veelal ook een betalingsconditie opgeven. Als u een faktuuraanmaakt kunt u dan kiezen uit een lijst met betalingscondities zoals deze is opgesteld onder Hoofdmenu | Stamgegevens| Betalingscondities:

167

138



619


Nr: Dit is een intern nummer van PAC dat automatisch wordt toegekend. Code: Dit is een eigen code, die u aan de betalingsconditie kunt toevoegen. Omschrijving: Hier geeft u een omschrijving op van de betalingsconditie. Deze beschrijving wordtook weergegeven op de afdruk van uw faktuur. Faktuur vervaldagen na start: Hier kunt u het aantal dagen opgeven die de betalingstermijnomvat. Status: U kunt een status actief toekennen aan uw betalingsconditie. Hierdoor is debetalingsconditie beschikbaar voor gebruik in PAC en kunt u deze dus toevoegen aan eenfaktuur. Als u de status wijzigt naar inactief dan is de betalingsconditie niet beschikbaar in PAC,maar blijft deze wel bewaard zodat u deze later opnieuw kan activeren. Referentie: Ten behoeve van de koppeling met de boekhouding kan hier de overeenkomstigebetalingsconditie worden geselecteerd.

32.6.7 Faktuurcodes

Als u een faktuur aanmaakt in PAC dan bent u verplicht hier een faktuurcode aan te koppelen. Defaktuurcode bepaald een aantal eigenschappen van de faktuur. Zo is de faktuurcode gekoppeld aaneen stylesheet en bepaald de faktuurcode zo dus de opmaak van de faktuur. Ook kan aan enefaktuurcode een bepaalde fondsgroep op fonds gekoppeld zijn, zodat u bij deze faktuur enkel titelsvan deze fondsgroep / dit fonds selecteren kan. Tenslotte is het ook mogelijk om op basis van eenfaktuur een opdracht te laten maken, die vervolgens weer naar het CB kan worden verzonden.

Als u een faktuur aanmaakt kunt u kiezen uit de lijst met faktuurcodes zoals deze is opgesteld onder Hoofdmenu | Stamgegevens| Faktuurcodes:





Nr: Dit is een intern nummer van PAC dat automatisch wordt toegekend. Code: Dit is een eigen code, die u aan de faktuurcode kunt toevoegen. Omschrijving: Hier geeft u een omschrijving op van de faktuurcode. In de kolommen Titels van fondsgroep en Titels van Fonds kunt u aangeven dat, als dezefaktuurcode wordt geselecteerd in een faktuur, enkel de titels uit deze fondsgroep / dit fondskunnen worden gekozen. Faktuursjabloon: U kunt hier uit een lijst opgesteld onder documentsoorten - faktuur eenfaktuursjabloon selecteren, die aan deze faktuurcode gekoppeld is. Als een faktuurcodegekoppeld wordt aan een faktuur, dan wordt de opmaak van de faktuur bepaald door hetgekoppelde faktuursjabloon. Std. verkoopsoort: U kunt hier aangeven dat er bij iedere faktuurregel standaard voor eenbepaalde verkoopsoort moet worden gekozen. U hoeft hierdoor de verkoopsoort niet steeds zelfte wijzigen. In de fakturatiemodule kan nu aan een faktuurcategorie een standaardverkoopsoort worden gekoppeld ten behoeve van eenvoudigere faktuurinvoer. Sommigefakturen behoeven geen verkoopsoort, maar dit is verplicht. Daarom kan een 'legeverkoopsoort' dienst doen als standaard verkoopsoort. We raden aan om deze legeverkoopsoort toch te benoemen en deze dan bijvoorbeeld niet in de faktuurlayout op te nemen.Faktuur maken: Als u dit veld aanvinkt dan wordt bij het verwerken van een faktuur in PAC eenfysieke faktuur geprint Opdracht maken: Als u dit veld aanvinkt dan wordt de gemaakte faktuur omgezet in eenopdracht, die vervolgens naar het CB kan worden gezonden. Dit zorgt er dus voor dat geendubbel invoerwerk hoeft te worden uitgevoerd. In de hierop volgende kolommen Opdrachttype,Transactievoorwaarde, Verkoopsoort bepaald u het type opdracht dat moet worden gecreerd opbasis van de faktuur die aan deze faktuurcode gekoppeld is. U kunt hierbij zelfs optioneel een opdrachtrelatie selecteren. Een faktuur van een bepaalde relatie met deze faktuurcode wordt danaangemaakt als een order met deze opdrachtrelatie. De relatie in de faktuur wordt hiermee dusoverschreven. Ook kan een kortingspercentage worden meegegeven. Als orders wordengegenereerd vanuit de fakturatie kan het zijn dat deze orders alleen voorraadverplaatsingenbetreft met bv 100% korting. Dan zou de korting van de faktuurregel moeten wordenoverschreven door 100% (of een ander ingesteld percentage). Dit kan door het veldOpdrachtKortingsPerc in de stamgegevens van faktuurcode in te stellen op een getal groter dan0% zodat PAC deze waarde gebruikt ipv de faktuurregelkorting. Als 0% in OpdrachtKortingsPercis ingevuld wordt wel de faktuurregelkorting gebruikt (dit is de standaard werking).

32.6.8 Faktuurnummers

Het toekennen van faktuurnrs kan optioneel geschieden per faktuurcode (om bijvoorbeeldverschillende bv's toe te passen), per boekjaar en optioneel per boekperiode (indien per periodeduidelijke nummerscheidingen toegepast dienen te worden voor bijvoorbeeld webverkopen). Dit kuntu aangeven onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Faktuurnummers:



621

U kunt hier aangeven welk jaar het betreft. Indien u faktuurnummers wil toekennen per faktuurcodezet u een vinkje achter Reeks per faktuurcode. Indien u faktuurnummers wil toekennen per periode danzet u een vinkje achter Reeks per periode.

vervolgens geeft u in de regels hieronder aan wat de Voorlopcode is en het eerstvolgende nummer.

32.6.9 Faktuursneltoetsen

Tijdens het maken van fakturen zijn er soms titels of kosten die u herhaaldelijk toe wilt voegen. Denkhierbij bijvoorbeeld aan portokosten of aan het meezenden van een gratis folder of anderpromotiemateriaal. Als u steeds opnieuw deze titel of kosten toe moet voegen dan zijn dit bij iederefaktuur steeds extra handelingen. Om dit sneller te laten verlopen kunt u in PAc tot een maximumvan 5 faktuursneltoetsen inbouwen. Deze faktuursneltoetsen verschijnen onderaan in uwfaktuurscherm.

Een faktuursneltoets maakt u aan onder Hoofdmenu | Stamgegevens| Faktuursneltoetsen:


Nr: Dit is een intern nummer van PAC dat automatisch wordt toegekend. Omschrijving: Hier geeft u een omschrijving op van de faktuursneltoets. Label op knop: Hier kunt u het label opgeven dat te zien is op de knop in uw faktuurscherm. Tekstregel: Dit is de waarde die wordt ingevoerd in het het tekstveld rechts van het ISBN in defaktuurregel in uw faktuurscherm. Groep: U kunt hier kiezen uit speciale regels en normale regels.




Uitgave: U kunt de toets koppelen aan een specifiek ISBN door dit ISBN te selecteren in dekolom uitgave.Verkoopsoort: U dient een verkoopsoort te selecteren behorend bij de sneltoets. Het invullen vaneen verkoopsoort is verplicht. Aantal: U kunt aangeven hoeveel keer een gekozen ISBN of gekozen kosten moeten wordenopgegeven. Het aantal moet altijd groter zijn dan 0. Verkoopprijs p/s: Hier kunt u de kosten opgegeven (voor de geselecteerde uitgave). De kostenp/s worden vermenigvuldigd met het nummer weergegeven in de kolom aantal om de totalekosten voor de faktuurregel te bepalen.Kortingspercentage: U kunt een vast kortingspercentage opgegeven per orderregel. Met de kolommen BTW Deel 1, BTW 1 en BTW 2 bepaald u het BTW percentage behorend bij dezefaktuurregel. BTW 1 komt in PAC overeen met BTW Laag en BTW 2 met BTW Hoog. In develden BTW 1 en BTW 2 vult u u een vast BTW percentage in (in veel gevallen is BTW 1 6% enBTW 2 19%). Met BTW Deel 1 bepaald u vervolgens hoeveel procent van het percentageafhankelijk is van BTW 1 en hiermee bepaalt u dus het BTW percentage behorende bij defaktuurregel. Bijvoorbeeld: als BTW Deel 1 100% is, dan is het BTW percentage behorende bijde faktuurregel 6%. Als BTW Deel 1 0% is, dan is het BTW percentage behorende bij defaktuurregel 19%. Volgorde: Met volgorde kunt u tenslotte aangeven wat de volgorde is waarin de knoppen staangeordend onderaan uw faktuurscherm. De knop behorende bij de regel met het hoogstenummer in de kolom volgorde staat het meest links in het scherm.

32.6.10 Opdrachttekstsjablonen

Indien u gebruik maakt van de module CB ONE in combinatie met PAC recensiebeheer dan kunt u uwrecensieaanvragen met een druk op de knop electronisch verzenden naar het CB. Het CB zorgt danvoor de distributie.

Het CB kan voor u een opdrachttekst meezenden in de vorm van een brief aan uw recensenten. Hoedeze opdrachttekst eruit moet zien bepaald u zelf. Dit doet u bij Stamgegevens | Opdrachttekstsjablonen

(onder Verkoop).



623

Bovenaan in het scherm geeft u de omschrijving van uw opdrachttekstsjabloon op en kunt u deze eencode meegeven. U kunt ook de status wijzigen van actief naar inactief en andersom.

Onderaan het scherm kunt u vervolgens de regels opgeven van uw sjabloon.

Geef het type regel op.

Geef de volgorde van de regel op. Dit bepaald de plaats van de regel ten opzichte van derest van de tekst.

Geef vervolgens de tekstregel op.

32.7 Publiciteit

U kunt enkele standaard gegevens definiëren:

DoelgroepenRecensiekwaliteiten

32.7.1 Doelgroepen

Hier kunt u doelgroepen opgeven. Deze doelgroepen worden gebruikt in het tabblad Media bijRelatiebeheer.

Vul een code in

Vul een korte omschrijving in

Geen een omvang op van deze doelgroep

Geef een leeftijdsrange op waarin deze doelgroep valt.

Geef het geslacht op van deze doelgroep.

Geen het uitgavenpatroon op van deze doelgroep.

Geef het opleidingsniveau van deze doelgroep.

Geef de rijkdom op van de doelgroep (bijv. jaarinkomen).

Geef de levensovertuiging op van deze doelgroep.

De velden die u kunt invullen voor een doelgroep zijn geen van allen verplicht. U kunt dus eendoelgroep opgeven waarin het onderscheid alleen wordt gemaakt door geslacht of leeftijd, en hetveld levensovertuiging leeg blijft.




32.7.2 Recensiekwaliteiten

Hier kunt u de verschillende typen recensiekwaliteiten opgeven. U kunt zelf kiezen of u dit wilt doenmet enkel nurmers of met tekst. wel kunt u het beste de omschrijving starten met een nummer. Zokunt u namelijk bij de rapportages in excel makkelijk sorteren.

Vul een omschrijving in.

Geef als u dit wilt een volgorde op.

32.8 Royalty


ContracttypesExploitatiegroepenAfrekeningsoortenRoyaltyverkoopsoortenmappingComponentenOmzet-componentmappingVoorraad-componentmappingMutatietype-componentmappingRoyaltycontractscenarioBetalingsmomentscenariobeheer

32.8.1 Royalty inrichting

De inrichting van uw royaltyadministratie hangt af van een aantal basis keuzes die u maakt of heeftgemaakt ten aanzien van organisatie of afhandeling van uw afspraken/contracten en afhandelingdaarvan.

A.Verrekening voorschotten op verschillende niveau's1. U kunt betaalde voorschotten laten verrekenen op de royalties van ISBN A (binnen contract 100),

maar negeren op ISBN B (binnen hetzelfde contact 100).2. Maar u kunt ook voorschotten laten verrekenen op het totaal van royalties van ISBN A + B (binnen

contract 100), waarna het saldo overblijft om uit te betalen.3. U kunt deze manier ook door elkaar gebruiken, maar dat is vrij onoverzichtelijk en niet nodig als

de afspraken eenduidig en helder zijn.

627

627

628

629

629

630

631

632

633

634



625

Afhankelijk van uw keuze (wens) dient de afrekening naar de contractant (rechthebbende) ook opdeze wijze te worden opgemaakt/gepresenteerd zodat helder is hoe de gekozen berekening verloopt,zowel voor uzelf als natuurlijk voor de rechthebbende. Dit kunnen verschillende manieren zijn,daarom is er niet een standaard rapportsjabloon beschikbaar.

Hieronder een schets van de gevolgen van de verschillende keuzes:




1. Bij de berekening individueel op uitgave zijn bij ISBN B meer retouren dan verkopen waardoor eennegatief royaltybedrag ontstaat (tekort/deficit). Dit tekort wordt direct gereserveerd als een 'teverreken post in de toekomst', een soort voorschotpotje dus, te verrekenen in het volgende jaar.Dit wordt dus niet verrekend met positieve royaltysaldi van ISBN's onder hetzelfde contract, zoalsA, C of D!



627

2. Dit in tegenstelling tot de situatie 'Berekening saldo op contractniveau'. Hier wordt het saldoonderaan de streep van de verkopen gesaldeerd naar ISBN D (het laatste ISBN van het contract).Pas dan wordt bekeken of het saldo daarvan negatief is (tekort/deficit). Maar deze kans is veelkleiner op contractniveau. Vervolgens worden contractvoorschotten verrekend. Hiervoor moet welhet afrekensjabloon in opdracht worden aangepast.

3. U kunt ook een hybride vorm toepassen met uitgavevoorschotten én contractvoorschotten, metdeficits/tekorten op contractniveau. Dit raden we voor gebrek aan overzicht echter niet aan.Hiervoor moet ook het afrekensjabloon in opdracht worden aangepast.

32.8.2 Contracttypes

Als u beschikt over de royalty module kunt u hier alle mogelijke contracttypes definiëren, zoalsbijvoorbeeld een auteurscontract en een vertalerscontract. Dit doet in hoofdmenu | Stamgegevens |Contracttypes (onder het kopje royalty):

Bij ieder contracttype kunt u een korte omschrijving geven en aangeven in welke volgorde dezecontracttypes dienen te worden getoond. Onderaan het scherm is plaats om de diverseroyaltycontracttypes te koppelen aan één documentsjabloon (of meer indien er meerdere variantenzijn per contracttype). Hierin kan het documentsoort (met een koppeling naar het fysiekecontractsjabloon), de uitgeverij (ten behoeve van de ten naamstelling en de plaats vanondertekening) en de verlooptijd van het contract (indien de titel niets meer 'doet', niet meerverkoopt e.d.) in tekstvorm zodat je bv '1 jaar', '2 jaar', of '18 maanden' kunt invullen.

32.8.3 Exploitatiegroepen

Als u beschikt over de royalty module kunt u hier exploitatiegroepen definieren. Dit doet u in hoofdmenu | Stamgegevens | Exploitatiegroepen (onder het kopje royalty):




Bij iedere exploitatie groep geeft u een omschrijving, een code en een volgorde op.

32.8.4 Afrekeningsoorten

U kunt met PAC Royalty automatisch afrekeningen genereren voor uw auteurs en andererechthebbenden. Hierbij kunt u kiezen uit verschillende soorten van afrekeningen. U kuntbijvoorbeeld een afrekening in een andere taal willen afdrukken, of een afrekening met recapitulatie(samenvatting).

Welke afrekeningsoorten u wilt gebruiken kunt u opgegeven onder stamgegevens - afrekeningsoorten.Als u hierop klit ziet u het volgende scherm:

Hierin kunt u aangeven:De omschrijving van de afrekening, zoals deze ook in PAC wordt getoond. De taal waarin de afrekening is opgesteld. Het sjabloon dat bij deze afrekening hoort. Standaard bij taal geeft een koppeling aan tussen de taal van de afrekening en de taal van de relatieaan wie de afrekening wordt gestuurd. Als u deze koppeling activeert zal standaard bij uwafrekeningen voor de afrekening in de aangegeven taal worden gekozen. Bij intern samenvoegen worden het xml en xslt document dat samen uw afrekening vormen al voorafsamengevoegd tot een html document. Deze optie is toegevoegd, omdat is gebleken dat sommige



629

functies (zoals de break functie voor het maken van een nieuwe pagina) niet altijd werken als dexml en xslt in Word worden samengevoegd. Bij openen met kan u kiezen waarin u uw afrekening standaard wilt openen.

32.8.5 Royaltyverkoopsoort mapping

Als u beschikt over de royalty module kunt u hier alle mogelijke royalty verkoopsoorten definiëren,zoals bijvoorbeeld regulier en ramsj. Dit doet in hoofdmenu | Stamgegevens | Royaltyverkoopsoort

mapping (onder het kopje royalty):

Bij iedere verkoopsoort kunt u een opgeven:Een omschrijvingEen Engelse omschrijving (ten behoeve van de Engelstalige Royalty Sjablonen)Korte omschrijvingVolgordeIndien u ook beschikt over de module Calculatie kunt u hier een koppeling aanbrengen met deCalculatieroyaltyverkoopsoorten. Deze calculatieroyaltyverkoopsoorten worden gebruikt in dehet Royaltycontract in het Calculatiebeheer. Als u wilt dat u het royaltycontract van deroyaltymodule automatisch kunt overnemen in de calculatie, dan dient u hier de koppelingtussen deze twee verkoopsoorten aan te geven. Klik hiervoor in de kolom Koppeling met

calculatievariant en toets F5. U kunt nu kiezen uit een overzicht met mogelijkecalculatieroyaltyverkoopsoorten. Selecteer er één en klik OK.

U kunt vervolgens uw verkoopsoort koppelen aan de royaltycomponenten. Op die wijze worden deomzetgegevens op de juiste wijze verdeeld over uw royaltyverkoopsoorten.

De geïmporteerde verkoopsoorten krijgen de volgorde van de belangrijkste (eerste)royaltyverkoopsoort mee. Dus als de verkoopsoort Aanbieding wordt gebruikt inroyaltyverkoopsoorten 'Regulier' (afrekenvolgorde 1) én 'Alle verkopen' (afrekenvolgorde 6), danwordt verkoopsoort Aanbieding als afrekenvolgorde 1 behandeld.

32.8.6 Componenten

Door de consultant van Verkaart Automatisering zijn voor u de juiste componenten ingericht. Dezecomponenten kunt u inzien onder hoofdmenu | Stamgegevens | Componenten (onder het kopje royalty):

De omzetgegevens worden verdeeld over deze componenten. Standaard zijn voor u onderliggend decomponenten gekoppeld aan omzetcomponenten van het CB. Als u CB gegevens inleest (en ubeschikt niet over de voorraad / faktuurmodule) dan worden de gegevens van CB via dezecomponenten per titel en getoond in het voorraadcorrectiebeheer . Beschikt u wel over devoorraad / faktuurmodule, dan wordt deze koppeling tot stand gebracht middels de stamgegevens

245




OMzetcomponentmapping, voorraadcomponentmapping en mutatietypecomponentmapping.

De componenten worden verder gekoppeld aan royaltyverkoopsoorten . Hierdoor kunt u meerderecomponenten gecombineerd op uw afrekeningen tonen aan uw rechthebbende.

U kunt bij stamgegevens - Componenten het veld Verwijdertype wijzigen. Zo kan aan de gebruiker aanworden gegeven wanneer een component in correctiebeheer kan worden verwijderd. Er zijn hierbij 3mogelijkheden:

Niet verwijderbaar: het component kan niet worden verwijderdVerwijderbaar als basis 0 is: het component kan worden verwijderd als het gegeven in de kolombasis 0 is (oftewel: er heeft geen import van gegevens plaatsgevonden). Verwijderbaar: het component kan worden verwijderd.

De overige velden zijn in beheer van Verkaart Automatisering. Onderaan vindt u nog een knop exporteren. Hiermee kunt u een export maken van de componenten naar excel.

32.8.7 Omzet-componentmapping

Indien u gebruik maakt van de modules voorraad en faktuur, dan worden de royaltyomzetgegevensbepaald op basis van deze modules en niet op basis van de import van CB. Om de aansluiting tussende gegevens in PAC Voorraad en PAC Faktuur te realiseren, dienen een aantal gegevens te wordengemapt naar de componenten in de royaltymodule. Een van deze gegevens is de omzet-componentmapping, die vind onder hoofdmenu | Stamgegevens | omzet-componentmapping

629



631

U ziet hier een overzicht van alle mogelijke combinaties van Omzetherkomst, Magazijn enverkoopsoorten. Al deze combinaties moeten worden gekoppeld aan een bepaald component. Dezekunt u invullen in de kolom component. Deze mapping zorgt ervoor dat de omzetcijfers uit de modulesvan PAC in de juiste componenten terechtkomen tbv de royaltyafdracht.

Normaal gesproken dienen omzetregels te mappen naar omzetcomponenten, maar omdatpresenten/gratis exemplaren als niet-omzetcomponent worden beschouwd kunnen nu allecomponenten worden geselecteerd. Kies echter altijd omzetcomponenten muv de presenten/gratisexemplaren.

32.8.8 Voorraad-componentmapping

Indien u gebruik maakt van de modules voorraad en faktuur, dan worden de royaltyomzetgegevensbepaald op basis van deze modules en niet op basis van de import van CB. Om de aansluiting tussende gegevens in PAC Voorraad en PAC Faktuur te realiseren, dienen een aantal gegevens te wordengemapt naar de componenten in de royaltymodule. Een van deze gegevens is de voorraad-component mapping, die vind onder hoofdmenu | Stamgegevens | voorraad-componentmapping




Hier ziet u een overzicht van alle magazijnen in uw administratie. Bij ieder magazijn dient u eenbeginvoorraadcomponent en een eindvoorraadcomponent op te geven, met het oog op de juisteverwerking en weergave van de voorraadrondrekening in de royaltyafdracht.

32.8.9 Mutatietype-componentmapping

Indien u gebruik maakt van de modules voorraad en faktuur, dan worden de royaltyomzetgegevensbepaald op basis van deze modules en niet op basis van de import van CB. Om de aansluiting tussende gegevens in PAC Voorraad en PAC Faktuur te realiseren, dienen een aantal gegevens te wordengemapt naar de componenten in de royaltymodule. Een van deze gegevens is de mutatietype-component mapping, die vind onder hoofdmenu | Stamgegevens | mutatietype-componentmapping



633

U ziet een overzicht van alle combinaties van magazijnen en mutatietypes. Al deze combinatiesmoeten worden gekoppeld aan een bepaald component. Deze kunt u invullen in de kolom component.Deze mapping zorgt ervoor dat de goederenrondrekening uit de modules van PAC in de juistecomponenten terechtkomen tbv de royaltyafdracht.

32.8.10 Royaltycontractscenario

Royaltycontracten zijn vaak gebaseerd op een bepaald standaard contract. Door gebruik te makenvan Royaltycontractscenario's kunt u deze standaard contracten invoeren. Bij het aanmaken van eennieuw contract kunt u nu kiezen voor een royaltycontractscenario. Hiermee worden standaardcontractgegevens dan direct voor u ingevuld. U hoeft nu nog alleen de afwijkende gegevens in tevoeren.

U kunt met PAC Royalty automatisch afrekeningen genereren voor uw auteurs en andererechthebbenden. Hierbij kunt u kiezen uit verschillende soorten van afrekeningen. U kuntbijvoorbeeld een afrekening in een andere taal willen afdrukken, of een afrekening met recapitulatie(samenvatting).

Welke royaltycontractscenario's u wilt gebruiken kunt u opgegeven onder stamgegevens | Royalty |Royaltycontractscenariobeheer. Als u hierop klikt ziet u het volgende scherm:




Hier kunt u een standaard contract opgeven, wat als basis kan dienen voor de daadwerkelijkeroyaltycontracten. Voor de invulling van de verschillende velden, zie de uitleg over de royalty module- contractbeheer .

Ook zijn er Overige rechten mogelijk indien ingericht:

32.8.11 Betalingsmomentenscenariobeheer

Door middel van een scenario voor betalingsmomenten kunnen een aantal standaard combinaties vanbetalingsmomenten met bijbehorende percentages worden opgegeven. Hierdoor kunt u, in plaats vansteeds opnieuw deze betalingsmomenten te selecteren en percentages toe te voegen, met alleen hetselecteren van uw betalingsmomentenscenario al de juiste gegevens invullen.

Als u een nieuw betalinsgmomentscenario wilt aanmaken gaat u naar stamgegevens -betalingsmomentscenariobeheer. U krijgt nu een overzicht van de al bestaande scenario's.

Klik op Nieuw.

Geef een omschrijving op voor uw betaalmomentscenario en klik op toevoegen.

238



635

U krijgt nu het volgende scherm te zien:

Vul hierin de juiste gegevens. U kunt hier:

De omschrijving voor uw betaalmoment wijzigen. Een betaalmoment selecteren uit de lijst met activiteiten. Als een activiteit niet voorkomt, dandient u deze eerst te selecteren voor het gebruik bij betalingsmomenten. Dit doet u bij dealgemene instellingen . Het deel aangeven dat per betalingsmoment wordt ontvangen. U kunt uw scenario activeren of deactiveren met de knop (de)activeren. De huidige status vanhet scenario staat hierboven weergegeven.

32.9 Logistiek


MagazijnenPakbontypesVoorraadmutatietypes

32.9.1 Magazijnen

Magazijnen worden binnen PAC gebruikt om producten af te leveren, om voorraad te registreren enom te koppelen met externe systemen. U kunt de bestaande magazijnen wijzigen onder Hoofdmenu |Stamgegevens | Magazijnen:

Het Nr., de Omschrijving, Korte oms. en Systeem kunt u niet wijzigen omdat het systeem magazijnen

499

635

636

637




betreft.

Het veld nr. is een door PAC automatisch gegenereerd nummer. U kunt dit niet wijzigen.

Vul in het veld omschrijving een omschrijving in voor het magazijn.

Vul een korte omschrijving in.

U kunt in het veld Afleverrelatie een relatie kiezen die in de categorie Afleverrelatie zit. Incombinatie met het veld Externe code wordt dit gebruikt door de PAC Onderhandwerkmoduleom gerealiseerde oplageverplaatsingen vanaf de leverancier (binder) op de juiste plaats inhet afleverbeheer te krijgen.

Vul in het veld Externe code de code in het externe administratieve pakket in (bv Bestmate).

Om de magazijnen in een voorkeursvolgorde te tonen in keuzelijsten kunt u het veldVolgorde invullen.

De kolom Initiële minimum voorraad wordt gebruikt voor de herdruksignalering. hier kunt uper magazijn opgeven hoeveel voorraad u hier wil hebben liggen van een bepaalde uitgave.Dit gegeven kunt u per uitgave weer aanpassen.

Initiële status geeft aan of u u als de huidige voorraad daalt onder de opgegeven minimumvoorraad, u dit wilt laten melden in cockpit - potentiële herdrukken .

In de kolom systeem wordt aangegeven of het om een systeemmagazijn gaat of om eendoor u zelf toegevoegd magazijn.

De kolom Voorraad Administratie vinkt u aan als het magazijn moet kunnen worden gebruiktin het Voorraadbeheer.

De kolom Voorraad reserveren vinkt u aan als het magazijn moet kunnen worden gebruikt inOpdracht verwerken / Uitgiftebeheer. .

Met status kunt u aangeven of het magazijn wordt gebruikt (actief) of niet (inactief).

Met voorraad negatief toestaan kunt u aangeven dat de voorraad in een magazijn ook onder 0mag komen.

32.9.2 Pakbontypes

Als u gebruik maakt van een intern magazijn dan verwerkt u orders op dit interne magazijn veelalzelf. Bij het verwerken van een order draait PAC een pakbon voor u uit, met hierop de titels uit deorder en de bijbehorende aantallen. U kunt de pakbontypes wijzigen onder Hoofdmenu | Stamgegevens

| pakbontypes:

Bij Pakbontypes kunt u het sjabloon (of de sjablonen) opgeven die u wilt kunnen gebruiken bij hetmaken van een Pakbon. Verkaart levert een simpel, standaard sjabloon mee.

Het veld nr. is een door PAC automatisch gegenereerd nummer. U kunt dit niet wijzigen.

Vul in het veld omschrijving een omschrijving in voor de pakbon.

Bij Magazijn selecteert u het magazijn waaraan de pakbon is gekoppeld.

Onder Sjabloon vult u het pad in waar het pakbonsjabloon staat.

Het afdrukken van een pakbon kan worden onderdrukt per pakbontype. Dit gebeurt door inde kolom Afdrukken geen vinkje te plaatsen. Een sjabloon is nog wel nodig zodat hetdocument wel wordt gegenereerd (onderliggend in een bestand tbv eventueel naslag), maarwordt dan niet meer afgedrukt. De verwerking is alsof het is afgedrukt (de pakbon krijgt destatus afgedrukt) zodat het normale proces kan worden vervolgd.

164

21



637

32.9.3 VoorraadMutatietypes

Op uw voorraad kunt u mutaties uitvoeren, zowel handmatig als automatisch door het inlezen vangegevens van een extern magazijn (CB). Het stamgegeven voorraadmutatietypes bevat demutatietypes die hiervoor kunnen worden gebruikt.

U ziet hier de volgende velden:

Nr: dit is een door PAC toegekend nr. U kunt dit niet wijzigen. Code: Voer een code in behorend bij het voorraadmutatietype. Omschrijving: Geef een omschrijving van het voorraadmutatietype. Verwacht teken: zorgt dit mutatietype voor een stijging of daling van de vooraad?handmatige mutatie: Als u dit voorraadmutatietype wilt kunnen gebruiken om handmatigemutaties te doen in het voorraadbeheer vinkt u dit aan. Systeemtype: Een mutatietype dient te zijn gekoppeld aan een Systeemtype, dat in PAC isgedefinieerd. Verwerking op: Hier geeft u aan wat er moet gebeuren, op het moment dat een mutatie van dittype moet worden uitgevoerd op basis van een import. Voorbeeld: bij een nieuwe grote inslagdie wordt doorgegeven van het CB, kan het zijn dat dit de inslag van een nieuwe druk betreft.Door Status vragen aan gebruiker te selecteren zal, als dit voorraadmutatietype voorkomt, in decockpit aan de gebruiker worden gevraagd wat er met deze mutatie worden gedaan. moet demutatie worden verwerkt op de huidige druk? Of worden omgezet naar een nieuwe druk?Herwaardering uitvoeren op type: Als een VVP wijzigt en de mutaties zijn reeds gejournaliseerddan worden er 2 extra mutaties aangemaakt met het herwaarderingssaldo. Zie voorraadherwaardering . U kunt types op hetzelfde type laten herwaarderen of zesamenvoegen tot een algemener herwaarderingstype. Dit is vooral van invloed op uwjournaalpostinrichting.

Bij Mutatietype ten behoeve van voorraadcorrectie kunt u een mutatietype toekennen dat door hetsysteem kan worden gebruikt als telverschillen voorkomen.

32.10 Administratie


Journaalposttypen

286

638




BegrotingssoortenBegrotingsverkoopsoortenBegrotingsverkoopverdelingen

32.10.1 Boekjaren

In het scherm boekjaren kunt u een boekjaar en bijbehorende administratie opgeven. Zo wordenfinanciële mutaties in een bepaalde periode naar de juiste administratie gestuurd.


Boekhoudprogramma: Hier selecteert u het boekhoudprogramma behorende bij deadministratie die u wilt invoeren. Boekjaar: U geeft hier het boekjaar opAdm. Code: Hier vult u de code in van uw administratie in het boekhoudpakketGebruikersnaam: De gebruikersnaam behorende bij administratie in het boekhoudpakketWachtwoord: het wachtwoord behorende bij de administratie in het boekhoudpakketStandaard: Door hier een vinkje te plaatsen zal PAC bij het verzenden van de stamgegevensstandaard voor deze administratie kiezen. De financiele mutaties worden geplaatst in hetboekjaar bepaald bij Communicatie.Door de knop Nu controleren! te gebruiken op de geselecteerde regel (!) wordt de koppelingmet het boekhoudprogramma gecontroleerd en wordt de status in een rapport weergegeven.

32.10.2 Journaalposttypen

PAC kan journaalposten genereren, om de financiële gevolgen van acties in PAC aan de financiëleadministratie te communiceren. De vorm van deze journaalposttypen staat in PAC vastgelegd onder Hoofdmenu | Stamgegevens | Journaalposttypen:

649

649

650



639

Journaalposttypen zijn complex en fouten in deze stamgegevens kunnen grote gevolgenhebben voor de correcte invoer van uw financiële administratie. Wijzig deze gegevens alleen alsu zeker bent van deze wijziging en neem indien nodig contact op met Verkaart Automatiseringvoor u deze wijziging doorvoert.

Het scherm is opgedeeld in twee delen. Aan de bovenzijde wordt een regel met informatie over dejournaalpostype weergegeven, zoals een omschrijving, het Dagboek en het magazijn waar dezejournaalpost voor geldt. Als u klikt op een regel in de bovenste helft van het scherm, worden in deonderste helft de bijbehorende journaalpostregels getoond, waarin staat aangegeven welkeboekingen precies moeten worden gemaakt voor het geselecteerde journaalposttype.

Het is mogelijk om een controlelijst af te drukken (knop Controle afdrukken)met een matrix vangebruikte coderingen zodat er geen overlap is en er geen mutaties worden vergeten. De lijst is eenaanzet voor een diepgaande handmatige consistentiecontrole.

De gehele definitie van een journaalposttype kunt u genereren naar Excel dmv de knop Definitie

afdrukken. Daarin komen dan zowel de kopregels als de subregels. Deze worden overzichtelijkgetoond waarbij eerst de kopregel wordt herhaald per regel met daarachter de subregel (ofwelgrootboekrekeningen).

Het komt bij de inrichtingsfase nog wel eens voor dat een bedragveld of omschrijving anders moetzijn over de hele linie. Dit kan globaal (dus voor alle journaalposttypes) in een keer worden gewijzigddoor de knop Zoek en vervang. De functie werkt niet zondermeer op opzoekvelden met eenonderliggend ID waaronder grootboekrekening. Dit is een power-user functie!

Er zijn diverse soorten journaalposttypen die u kunt inrichten afhankelijk van de modules die u heeft.




Filters. De velden in zowel de kop- en subregels tussen accolades (bv {Verkoopsoorten} )geven aan dat het om een filter gaat. Dit houdt in dat hiermee regels beperkt worden tot degeselecteerde opties. Indien er geen uitsplitsing hoeft plaats te vinden kan de optie [Alles]worden geselecteerd.

Ten behoeve van grote wijzigingen in de inrichtingsfase heeft u als poweruser enkele extrakolommen tot uw beschikking met de lijsten van de opzoekwaarden die u eenvoudig kuntknippen en plakken naar andere journaalposten. Daarmee kan de inrichting snellerverlopen.

32.10.2.1Omzetjournaalposten

Tot de omzetjournaalposttypen behoren de journaalpostentypen waarmee journaalposten wordengegenereerd op basis van mutaties die leiden tot een wijziging in de omzetcijfers. Denk hierbijbijvoorbeeld aan het aanmaken van een nieuwe faktuur in PAC of de import van de verkoopcijfersvan CB.

U kunt de omzetjournaalposttypen bekijken en wijzigen door bovenaan het scherm bij soort Omzet teselecteren.

Bij omzetjournaalposttypen dienen de volgende gegevens te worden ingevuld.

Boekhoudprogramma: selecteer het boekhoudprogramma waarmee u werkt Uitvoeren: Indien aangevinkt dan wordt deze journaalpost geselecteerd voor verwerking. Ditkan nuttig zijn als er gewerkt wordt met proefjournaalposten die (nog) niet mogen wordengebruikt. Op deze manier kan wel al een (deel)inrichting worden uitgevoerd zonder dat ditgevolgen heeft voor de dagelijkse gang van zaken.Omschrijving: Vul een interne omschrijving in van het journaalposttype. Dagboek: geef aan in welk dagboek journaalposten van dit type moeten wordenweggeschreven. Journaalomschrijving: Vul een omschrijving in die met de journaalposten van dit type wordtmeegezonden.Magazijnen: Omzetmutaties in verschillende magazijnen (CB, Intern) moeten mogelijk op eenandere wijze worden afgehandeld. Selecteer onder magazijnen bij welk(e) magazijn(en) ditjournaalposttype hoort. Verkoopsoorten: Omzetmutaties van verschillende verkoopsoorten moeten mogelijk op eenandere wijze worden afgehandeld. Selecteer onder verkoopsoorten bij welke verkoopsoort(en)dit journaalposttype hoort. BTW aangifte: BTW aangifte verschilt voor Binnenland, binnen Europa en buiten Europa. BijBTW aangifte kan worden aangegeven wat voor soort aangifte aan dit journaalposttype zitgekoppeld. Omzetherkomst: Het is mogelijk om op basis van de omzetherkomst verschillendejournaalposttypen te definieren. Zo kan de omzet op basis van de omzetherkomst wordengeboekt op verschillende grootboekrekeningen. De omzetherkomst wordt bepaald op basisvan get faktuurland van de klant zoals dit bij de CB import is gedefinieerd.

In de bijbehorende journaalpostregels kunnen vervolgens de volgende gegevens worden ingevoerd:

Datum: De datum wordt doorgegeven aan uw boekhoudprogramma. In deze kolom kunt u eendatum invoeren, maar in de meeste gevallen zult u gebruik willen maken van een variabele ([Datum]) zodat de datum waarop de mutatie is uitgevoerd met de journaalpost ismeegezonden. U selecteert deze middels een drop down menu. Grootboekrekening: Selecteer hier de grootboekrekening voor deze journaalpostregel. Uselecteert deze middels een drop down menu. Deze lijst met grootboekrekeningen wordt inPAC ingelezen middels een import vanuit uw boekhoudprogramma. Indien hier dus een



641

grootboek ontbreekt dan dient u deze aan te maken in uw boekhoudprogramma en vervolgensde stamgegevens van uw boekhoudprogramma opnieuw te importeren in PAC. Relatiecode: Indien de journaalpostregel moet worden gekoppeld aan een specifieke relatie(bijv het Centraal boekhuis of aan uw uitgeverij zelf) dan kan de bijbehorende relatiecode uituw boekhoudprogramma hier worden ingevuld. Omzet op debiteuren die nog moeten betalen(creatie openstaande post op debiteur) worden genoemd in de omzet en via de relatietabelwordt het debiteurnr opgehaald (indien zo is ingericht in de journaalpost). Het is mogelijk omvoor debiteuren en crediteuren in de journaalposten te kiezen om de bijbehorendegrootboekrekening (subgrootboekreknr gedefinieerd in relatiebeheer onder Financiën) op tehalen en te gebruiken ipv een vast debiteuren-/crediteurenrekeningnr. Met behulp van dezedynamische inrichting wordt het eenvoudiger om journaalposten in te richten.Kostenplaats: indien u kostenplaatsen in uw boekhoudprogramma heeft gedefinieerd kunt udeze hier koppelen aan journaalpostregels. Heeft u specifiek maatwerk in Accountview laten bouwen tbv uw administratieve inrichting enboekhoudrapportage-eisen, dan kunt u ook gebruikmaken van de variabelen [Fonds->Kostenplaats] of [ISBNX9] ten behoeve van verbijzondering in de administratie. Deze zorgenrespectievelijk voor overnemen van de instelling kostenplaats bij het fonds van debetreffende uitgave of de laatste 9 posities van ISBN13 met een X ervoor (ter onderscheid vannieuwe ISBN13 en oude ISBN10).Kostendrager: indien u uw ISBNs als kostendragers in uw boekhoudprogramma heeftgedefinieerd, kunt u deze hier koppelen aan journaalpostregels. Omschrijving: U kunt hier een omschrijving opgeven die wordt meegenomen bij de verzendingvan de journaalpostregels naar uw boekhoudprogramma. U kunt hier kiezen om een hardeomschrijving toe te voegen, of u kunt de variabele [verkoopsoort] gebruiken, zodat deverkoopsoort behorende bij de mutatie als omschrijving van de regel wordt opgegeven.Is credit: Als hier een vinkje is geplaatst geeft dit aan dat deze regel credit moet wordengeboekt. Anders wordt dit debet geboekt. Bedrag: Hier kunt u opgeven hoe het bedrag moet zijn opgebouwd. U kunt hier kiezen uitBrutoIncl, BrutoExcl, NettoIncl, NettoExcl, KortingExcl, KortingIncl, Kostprijs enNettoInclBerekend. BTW: Hier kunt u aangeven of bij deze regel ook een BTW boeking moet worden gemaakt. Valuta: Hier kunt u de valuta opgeven. Aantal: Door hier de variabele [aantal] te selecteren kunt u het gegeven over het aantalartikelen waar het om gaat ook meesturen met uw journaalpostregels. BTWfilter: Het is nu mogelijk om per btwcode een splitsing te maken in toewijzing vangrootboekrekeningen. Dus voor bv hoog btw kan een andere omzetrekening worden gekozendan voor lage btw. In dit geval kan in het grootboek duidelijk onderscheid worden gemaakttussen omzet op grootboekrekening per btwcode. Tevens is mogelijk om ook andererekeningen te kiezen waarop niet direct btw wordt geboekt, maar die wel worden aangestuurddoor de btwcode in de boeking. Zo zou bv korting ook op een andere rekening kunnen komen.

Zorg ervoor dat voor de debiteurenpost altijd maar één openstaande post per faktuur wordtgecreerd. Dus zet daar geen uitsplitsingen op voor verkoopsoorten, ISBN's, BTWcodes en anderefilters!

PAC maakt in de journaalposten geen onderscheid in positieve en negatieve omzetmutaties.Zie voor een uitgebreidere uitleg onderaan de voorraadjournaalposten.

32.10.2.2Voorraadjournaalposten

Tot de voorraadjournaalposttypen behoren de journaalpostentypen waarmee journaalposten wordengegenereerd op basis van mutaties die leiden tot een wijziging in de voorraad(waardering). Denkhierbij bijvoorbeeld aan het wijzigen van de voorraadstand in een intern magazijn, het uitleveren vaneen order in een intern magazijn, of de import van de voorraadcijfers van CB.

U kunt de voorraadjournaalposttypen bekijken en wijzigen door bovenaan het scherm bij soort

426

581




Voorraadmutatie te selecteren.

Bij voorraadjournaalposttypen dienen de volgende gegevens te worden ingevuld.

Boekhoudprogramma: selecteer het boekhoudprogramma waarmee u werkt Uitvoeren: Indien aangevinkt dan wordt deze journaalpost geselecteerd voor verwerking. Ditkan nuttig zijn als er gewerkt wordt met proefjournaalposten die (nog) niet mogen wordengebruikt. Op deze manier kan wel al een (deel)inrichting worden uitgevoerd zonder dat ditgevolgen heeft voor de dagelijkse gang van zaken.Omschrijving: Vul een interne omschrijving in van het journaalposttype. Dagboek: geef aan in welk dagboek journaalposten van dit type moeten wordenweggeschreven. Journaalomschrijving: Vul een omschrijving in die met de journaalposten van dit type wordtmeegezonden.Magazijnen: Omzetmutaties in verschillende magazijnen (CB, Intern) moeten mogelijk op eenandere wijze worden afgehandeld. Selecteer onder magazijnen bij welk(e) magazijn(en) ditjournaalposttype hoort. Voorraadmutatietype: Voorraadmutaties van verschillende voorraadmutatietypen moetenmogelijk op een andere wijze worden afgehandeld. Selecteer onder voorraadmutatietype bijwelke voorraadmutatietype(n) dit journaalposttype hoort.


Datum: De datum wordt doorgegeven aan uw boekhoudprogramma. In deze kolom kunt u eendatum invoeren, maar in de meeste gevallen zult u gebruik willen maken van een variabele ([Datum]) zodat de datum waarop de mutatie is uitgevoerd met de journaalpost ismeegezonden. U selecteert deze middels een drop down menu. Grootboekrekening: Selecteer hier de grootboekrekening voor deze journaalpostregel. Uselecteert deze middels een drop down menu. Deze lijst met grootboekrekeningen wordt inPAC ingelezen middels een import vanuit uw boekhoudprogramma. Indien hier dus eengrootboek ontbreekt dan dient u deze aan te maken in uw boekhoudprogramma en vervolgensde stamgegevens van uw boekhoudprogramma opnieuw te importeren in PAC. Relatiecode: Indien de journaalpostregel moet worden gekoppeld aan een specifieke relatie(bijv het Centraal boekhuis of aan uw uitgeverij zelf) dan kan de bijbehorende relatiecode uituw boekhoudprogramma hier worden ingevuld. Kostenplaats: indien u kostenplaatsen in uw boekhoudprogramma heeft gedefinieerd kunt udeze hier koppelen aan journaalpostregels. Heeft u specifiek maatwerk in Accountview laten bouwen tbv uw administratieve inrichting enboekhoudrapportage-eisen, dan kunt u ook gebruikmaken van de variabelen [Fonds->Kostenplaats] of [ISBNX9] ten behoeve van verbijzondering in de administratie. Deze zorgenrespectievelijk voor overnemen van de instelling kostenplaats bij het fonds van debetreffende uitgave of de laatste 9 posities van ISBN13 met een X ervoor (ter onderscheid vannieuwe ISBN13 en oude ISBN10).Kostendrager: indien u kostendragers in uw boekhoudprogramma heeft gedefinieerd kunt udeze hier koppelen aan journaalpostregels. Heeft u specifiek maatwerk in Accountview latenbouwen, dan kunt u ook gebruikmaken van de variable [ISBN] of [ISBNDruk] waarmeerespectievelijk het ISBN of ISBN en Druk (in aparte velden) worden geexporteerd.Omschrijving: U kunt hier een omschrijving opgeven die wordt meegenomen bij de verzendingvan de journaalpostregels naar uw boekhoudprogramma. U kunt hier kiezen om een hardeomschrijving toe te voegen, of u kunt de variabele [verkoopsoort] gebruiken, zodat deverkoopsoort behorende bij de mutatie als omschrijving van de regel wordt opgegeven. Is credit: Als hier een vinkje is geplaatst geeft dit aan dat deze regel credit moet wordengeboekt. Anders wordt dit debet geboekt. Bedrag: Hier kunt u opgeven hoe het bedrag moet zijn opgebouwd. U kunt hier kiezen uitBrutoIncl, BrutoExcl, NettoIncl, NettoExcl, KortingExcl, KortingIncl, Kostprijs enNettoInclBerekend.

426

581



643

Valuta: Hier kunt u de valuta opgeven. Aantal: Door hier de variabele [aantal] te selecteren kunt u het gegeven over het aantalartikelen waar het om gaat ook meesturen met uw journaalpostregels.

In onderstaande screenshot ziet u enkele voorbeelden van voorraadmutatiejournaalposten.

Voorraadmutaties zijn zowel positief (komt bij voorraad, +, plus) als negatief (gaat vanvoorraad af, -/-, min). In de journaalposten van PAC wordt geen onderscheid gemaakt tussenpositief en negatief anders zouden alle journaalposten dubbel moeten worden uitgevoerd. Ditwordt automatisch opgelost door de volgende werkwijze:1. Positieve mutaties worden op een grootboekrekening debet geboekt als Is credit

UITGEVINKT staat;2. Positieve mutaties worden op een grootboekrekening credit geboekt als Is credit

AANGEVINKT staat;3. Negatieve mutaties worden op een grootboekrekening debet geboekt als Is credit

AANGEVINKT staat (min x min = positief / debet)4. Negatieve mutaties worden op een grootboekrekening credit geboekt als Is credit

UITGEVINKT staat;Dus bij negatieve mutaties moet je eigenlijk 'andersom' denken.

32.10.2.3Onderhanden werk afsluitsaldo journaalposten

Als u gebruik maakt van de onderhanden werk module kunt u ook de verschillen tussen voorcalculatieen nacalculatie (de werkelijke inslag/oplage en de omzet van de werkelijke facturen) als saldojournaliseren naar de boekhouding.

U kunt de journaalposttypen voor de saldi van het afgesloten onderhanden werk bekijken en wijzigendoor bovenaan het scherm bij soort Onderhanden werk afsluitsaldo te selecteren.

Bovenin dienen de volgende gegevens te worden ingevuld.




Boekhoudprogramma: selecteer het boekhoudprogramma waarmee u werkt Uitvoeren: Indien aangevinkt dan wordt deze journaalpost geselecteerd voor verwerking. Ditkan nuttig zijn als er gewerkt wordt met proefjournaalposten die (nog) niet mogen wordengebruikt. Op deze manier kan wel al een (deel)inrichting worden uitgevoerd zonder dat ditgevolgen heeft voor de dagelijkse gang van zaken.Omschrijving: Vul een interne omschrijving in van het journaalposttype. Dagboek: geef aan in welk dagboek journaalposten van dit type moeten wordenweggeschreven. Journaalomschrijving: Vul een omschrijving in die met de journaalposten van dit type wordtmeegezonden.


Datum: De datum wordt doorgegeven aan uw boekhoudprogramma. In deze kolom kunt u eendatum invoeren, maar in de meeste gevallen zult u gebruik willen maken van een variabele ([Datum]) zodat de datum waarop de mutatie is uitgevoerd met de journaalpost ismeegezonden. U selecteert deze middels een drop down menu. Grootboekrekening: Selecteer hier de grootboekrekening voor deze journaalpostregel. Uselecteert deze middels een drop down menu. Deze lijst met grootboekrekeningen wordt inPAC ingelezen middels een import vanuit uw boekhoudprogramma. Indien hier dus eengrootboek ontbreekt dan dient u deze aan te maken in uw boekhoudprogramma en vervolgensde stamgegevens van uw boekhoudprogramma opnieuw te importeren in PAC. Kostenplaats: indien u kostenplaatsen in uw boekhoudprogramma heeft gedefinieerd kunt udeze hier koppelen aan journaalpostregels. Heeft u specifiek maatwerk in Accountview laten bouwen tbv uw administratieve inrichting enboekhoudrapportage-eisen, dan kunt u ook gebruikmaken van de variabelen [Fonds->Kostenplaats] of [ISBNX9] ten behoeve van verbijzondering in de administratie. Deze zorgenrespectievelijk voor overnemen van de instelling kostenplaats bij het fonds van debetreffende uitgave of de laatste 9 posities van ISBN13 met een X ervoor (ter onderscheid vannieuwe ISBN13 en oude ISBN10).Kostendrager: indien u kostendragers in uw boekhoudprogramma heeft gedefinieerd kunt udeze hier koppelen aan journaalpostregels. Heeft u specifiek maatwerk in Accountview latenbouwen, dan kunt u ook gebruikmaken van de variable [ISBN] of [ISBNDruk] waarmeerespectievelijk het ISBN of ISBN en Druk (in aparte velden) worden geexporteerd.Kostensoort: indien u kostensoorten in uw boekhoudprogramma heeft gedefinieerd kunt u dezehier koppelen aan journaalpostregels.Omschrijving: U kunt hier een omschrijving opgeven die wordt meegenomen bij de verzendingvan de journaalpostregels naar uw boekhoudprogramma. U kunt hier kiezen om een hardeomschrijving toe te voegen, of u kunt de variabele [verkoopsoort] gebruiken, zodat deverkoopsoort behorende bij de mutatie als omschrijving van de regel wordt opgegeven. Is credit: Als hier een vinkje is geplaatst geeft dit aan dat deze regel credit moet wordengeboekt. Anders wordt dit debet geboekt. Bedrag: Hier kunt u opgeven hoe het bedrag moet zijn opgebouwd. U kunt hier alleen kiezenvoor [OHWAfsluitSaldo]Valuta: Hier kunt u de valuta opgeven.

In onderstaande screenshot ziet u een voorbeeld van een journaalpost voor onderhandwerkafsluitsaldi:

426

581



645

32.10.2.4Royalty verrekening Algemeenvoorschotmutatie

De verrekening van de royalties (het berekende royaltybedrag voor verrekening met voorschotten)kan worden gejournaliseerd. Let op, want de mutatie is negatief (gaat van voorschotsaldo af en vanroyaltysaldo af). Dus als u een een voorschotmutatie debet wilt hebben op een bepaalde rekeningdan dient u het creditvakje aan te vinken (dit klinkt onlogisch, maar min x min = positief/debet -->Een negatief creditbedrag is eigenlijk een debetbedrag).

32.10.2.5Royalty verrekening Berekende royalty

De verrekening van de royalties (het berekende royaltybedrag voor verrekening met voorschotten)kan worden gejournaliseerd.




Per contracttype kan een andere journaalpost worden gedefinieerd indien noodzakelijk. Bijvoorbeeldvoor onderscheid tussen auteurs/agenten en vertalers.

32.10.2.6Royalty verrekening Contractvoorschotmutatie

De verrekening van de royalties (het berekende royaltybedrag voor verrekening met voorschotten)kan worden gejournaliseerd. Let op, want de mutatie is negatief (gaat van voorschotsaldo af en vanroyaltysaldo af). Dus als u een een voorschotmutatie debet wilt hebben op een bepaalde rekeningdan dient u het creditvakje aan te vinken (dit klinkt onlogisch, maar min x min = positief/debet -->Een negatief creditbedrag is eigenlijk een debetbedrag).



647

Per contracttype kan een andere journaalpost worden gedefinieerd indien noodzakelijk. Bijvoorbeeldvoor onderscheid tussen auteurs/agenten en vertalers.

32.10.2.7Royalty verrekening Verplichting

De verrekening van de royalties (het berekende royaltybedrag voor verrekening met voorschotten)kan worden gejournaliseerd.




32.10.2.8Royalty verrekening Kosten derden

De verrekening van de royalties (het berekende mutatiebedragen van kosten derden) kan wordengejournaliseerd.

32.10.2.9Royalty voorschot afboeking

De handmatige afboeking van een openstaand voorschot kan worden gejournaliseerd. Demutatiedatum van de afboeking wordt tijdens het afboeken gevraagd en is basis voor dejournaalselectie.

32.10.2.10Royalty voorschot opboeking

De handmatige opboeking (toevoegen voorschot) van een voorschot kan worden gejournaliseerd. Deboekdatum van het voorschot is basis voor de journaalselectie.

32.10.3 Dagboeknummers

Hier kunt u het nummer waarmee de dagboeknummering moet worden gestart definieren per type,dagboek en boekjaar.



649


Dagboek: Hier selecteert u uit een keuzelijst het dagboek waarvan u het startnummer wiltopgeven. Type: Hier is op dit moment alleen boekstuknummer mogelijk. Boekjaar: Hier kunt het boekjaar opgeven behorende bij het startnummer (zo kan een nieuwjaar weer beginnen met een nieuw startnummer).Eerst volgende nummer: Hier geeft u het startnummer op. U kunt zo het dagboeknummer latenbeginnen bij 1, maar ook bij 1001 of een ander willekeurig nummer. Er geldt een uitzonderingvoor boekstukken uit de interne fakturatie (zie hieronder).

Interne fakturen krijgen altijd een faktuurnummer. Deze wordt gebruikt alsboekstuknummer in AccountView in het veld doc/facnr. Het gegenereerde automatischeboekstuknr van PAC wordt dus genegeerd!

32.10.4 Begrotingssoorten

Als u beschikt over de module begroting kunt u een aantal begrotingssoorten definieren. Dit doet uin Hoofdmenu | Stamgegevens | Begrotingssoorten (onder het kopje Administratie):

32.10.5 Begrotingsverkoopsoorten

Als u beschikt over de module begroting kunt u een aantal begrotingssoorten definieren. Dit doet uin Hoofdmenu | Stamgegevens | Begrotingsverkoopsoorten (onder het kopje Administratie):




U kunt bij iedere begrotingsverkoopsoort aangeven wat het standaard kortingspercentage is en wat hetstandaard royaltypercentage is. Ook kunt u een volgorde aangeven.

Verder kunt u aangeven of een vegrotingsverkoopsoort automatisch moet worden opgenomen op hetmoment dat in de begroting van meerdere titels of van 1 titel automatisch nieuwe begrotingsregelsworden gemaakt. Voor iedere titel die wordt toegevoegd worden dus zoveel begrotingsregelsgemaakt als er in de stamgegevens begrotingsverkoopsoorten Atom. opnemen zijn aangevinkt. Bij hetautomatisch aanmaken van begrotingsregels wordt voor nieuw fonds titels gekeken naar destandaardverdeling. U selecteert een standaard verdeling uit de stamgegevensbegrotingsverkoopverdelingen

32.10.6 Begrotingsverkoopverdelingen

Als u beschikt over de module begroting kunt u een aantal begrotingverkoopverdelingen definieren.Dit doet u in Hoofdmenu | Stamgegevens | Begrotingverkoopverdelingen (onder het kopje Administratie).begrotingverkoopverdelingen worden gebruikt voor de nieuw fonds titels, om de verdeling van deoplage aan te geven vanaf de maand van verschijnen. Een voorbeeld van een verkoopverdeling kanzijn 60-20-10-10. Dit betekent 60% in de maand van verschijnen, 20% in de maand daarna 10% inde maand daarna en nogmaals 10% in de maand daarna.

U kunt hier een omschrijving opgeven van de verkoopverdeling. In de kolom verdeelsleutel geeft uop hoe de oplage vanaf de verschijningsmaand moet worden verdeeld. het percentage per maandwordt gescheiden van het percentage voor de volgende maand middels een puntkomma (;).

32.10.7 BTWcodes

Aan uw producten kan een BTW percentage worden toegekend. 6% is standaard voor boeken, maarin het geval van een CD kunt u ook te maken krijgen met 19% BTW. Alle mogelijke BTW codes kuntopgeven onder Stamgegevens | BTWCodes:

650



651

U dient hier alleen de standaard BTW codes in te vullen. In geval van een gemengd BTW, omdathet een boek betreft met een CD bijvoorbeeld, kunt u dit in de calculatie of de verkoopprijs aangevendoor een Deelpercentage.


Omschrijving: Hier kunt u een omschrijving opgeven van de BTW CodePercentage: Vul hier het bijbehorende percentage inCode: Dit is een code die wordt getoond in PAC bij de selectie van een BTWcode in decalculatie.Bestmatecode: belangrijk om deze in te vullen als u uw calculaties wilt communiceren metbestmate. Status: Hier kunt u de status van de BTW code wijzigen naar inactief. De code is dan nietmeer zichtbaar in PAC en kan niet meer worden gebruikt.

32.10.8 BTWmappings

Met behulp van BTW mappings worden de juiste BTW combinaties gemaakt voor export naar uwfinanciële systeem. U vindt de BTW mappings onder Systeem | BTWMappings:





BTWcode: Hier kunt u de BTW code omschrijven die het betreft. BTWtype: U kunt een onderscheid maken tussen goederen en diensten zodat dit ook apart zoukunnen worden verwerkt in Accountview tbv uitsplitsing voor de ICL aangiftes.Aangiftetype: Hier kunt u aangeven of het een BTW combinatie voor het binnenland betreft,ICL (binnen EU) of Export (buiten EU). Wijze: U kunt aangeven of het een af te dragen of een te voderen BTW mapping betreft. Lege referentie: Als in AccountView voor de bewuste btw combinatie geen btw code bestaat(en dus ook niet hoeft, vaak bij BTW vrije zaken) dan kunt u hier het vakje aanvinken zodat uniet verplicht wordt om de AccountView code te kiezen.AccountView-btwcode: De mapping in PAC kan wordne gekoppeld aan een mapping inAccountView. U kunt de mogelijke BTWmappings selecteren uit een drop down ment. Alleaccountview BTWmappings moeten zijn gekoppeld aan een mapping in PAC.

32.10.9 Valutas

Aan elke relatie kunt u een valuta toewijzen. Valuta's worden op dit moment nog niet functioneelgebruikt binnen PAC. U kunt de valuta's definiëren onder Hoofdmenu | Stamgegevens |Valutas:



653

Wijzig de valutacode in het veld Valutacode. Met deze code kunt u snel een valuta opzoeken.

Wijzig de Omschrijving van de valuta.

Met het veld Actief kunt u bereiken dat de keuzelijsten alleen de actieve talen weergegeven.

Indien gebruik wordt gemaakt van de koppeling met AccountView kan in de kolomAccountView-valutacode de code van PAC worden gekoppeld aan die in Accountview.

In de valutatabel is nu een mogelijkheid om een wisselkoers in te vullen (qua gebruikconform AccountView). Deze valuta kan worden toegepast bij de fakturatie. Hier kan debijbehorende eenheid en koersdatum bij worden ingevoerd.

Ten behoeve van meervoudig gebruik van hetzelfde faktuursjabloon kan worden gekozenvoor het invullen van het Valutateken. Op deze manier wordt deze afhankelijk van degekozen valuta weergegeven op de faktuur (indien dat zo is afgesproken).

32.10.10Banken

In het tabblad financien in het relatiebeheer kunt u bij een relatie een of meerdere banken selecteren.Om gegevens uit te wisselen met een financieel pakket dienen diverse gegevens over deze bankbekend te zijn. Deze gegevens staan in PAC opgesomd in de stamgegevens. U vindt deze onder Stamgegevens | Banken.


Code: Hier kunt u een code opgeven voor deze bank. Omschrijving: Hier kunt u een omschrijving opgeven voor deze bankLand: Het land waarin deze bank gevestigd is.




Swift/BICcode: De BIC (Bank Identifier Code), ook wel SWIFT adres genoemd, is eengestandaardiseerde code die aangeeft naar welke bank een bedrag moet wordenovergemaakt. Een BIC telt 8 of 11 posities en bestaat uit letters en cijfers of alleen letters. Ukunt de BIC meestal op de faktuur van de begunstigde vinden. Op positie 5 en 6 staat de ISOlandcode. Deze wordt gematched met het ingevuld land. Deze code moet uniek zijn, dus erkan en mag geen bank met dezelfde BIC worden ingevoerd.Locatiecode: een code voor de locatie van de bankVervolgens kunt u gegevens voor een bezoek en postadres opgeven in d velden Bezoekadres,Bezoekpostcode, Bezoekplaats, Postadres, Postpostcode en Postplaats.

Banken kunnen worden verwijderd mits de bank niet meer is gekoppeld aan een relatie.

32.11 Nieuw jaar inrichten

Als het nieuwe jaar in zicht komt (of als deze inmiddels is gestart) dan dient u een aantal instellingenin PAC na kijken en/of in te vullen.

Hieronder volgt een werkinstructie van acties die u dient uit te voeren.

FinancieelBoekjaren . Onder Stamgegevens | Administratie | Boekjaren dient u het nieuwe boekjaar eneventuele koppeling met de nieuwe administratie in het boekhoudpakket in te vullenDagboeknummers . Onder Stamgegevens | Administratie | Dagboeknummers dient u voor hetnieuwe boekjaar per dagboek de nieuwe eerst volgende nummers in te vullen

JournaalpostenExporteren journaalposten . Onder Communicatie | Exporteren | Journaalposten kunt u per regelmutatiedatums en boekjaar instellen. Dit dient u te controleren.Importeren onderhandenwerk . Onder Communicatie | Exporteren | Journaalposten kunt u deimportdatum van - t/m invullen indien u gebruik maakt van de Accountview koppeling. Dit dient ute controleren.

FaktuurmoduleFaktuurnummers . Onder Stamgegevens | Verkoop | Faktuurnummers dient u voor het nieuweboekjaar (en eventueel uitgesplitst naar faktuurcode/periode) de nieuwe faktuurnummers in tevullen in Eerst volgende nummer.Map voor de fakturen . Onder Systeem | Algemene instellingen | Verkoop Fakturatie kunt u de Map

voor fakturen naar het nieuwe jaar laten verwijzen. U dient deze map dan uiteraard wel zelf aan te(laten) maken.

VoorraadmoduleMap voor pakbonnen . Onder Systeem | Algemene instellingen | Logistiek kunt u de Map voor

pakbonnen naar het nieuwe jaar laten verwijzen. U dient deze map dan uiteraard wel zelf aan te(laten) maken.

RoyaltymoduleZie werkinstructie Nieuw jaar openen royalty

638

648

412

498

620

497

497

254

Deel

XXXIII




33 Tips en trucs

33.1 Gebruikersinstellingen

De ene gebruiker van PAC is de andere niet. Een medewerker van de verkoopafdeling wil zo als hij /zij het uitgavebeheer opent starten met het tabblad verkoop, terwijl een medewerker van de Royaltyafdeling graag het tabblad Royalty wil inzien. Daarom is het mogelijk voor u als gebruiker om ditsoort zaken voor u persoonlijk in te stellen. We noemen dit gebruikersinstelling of hetgebruikersprofiel.

U vindt de gebruikersinstelling onder Systeem - Profiel openen (onder Gebruikersinstellingen). U kuntvele soorten instellingen wijzigen in dit scherm, een paar belangrijke zijn. Bekijk de mogelijkhedenonder de gebruikersinstellingen goed! Ze kunnen taken voor u versimpelen en versnellen.

33.2 Venster

Stel, u bekijkt ene project en wilt vervolgens even controleren of de gegevens van de bijbehorendeauteur wel juist in het relatiebeheer staat aangegeven. Hiervoor hoeft u niet eerst het projectbeheerte sluiten.

Bovenaan in beeld ziet u venster staan. Klik hier op.

U ziet nu een drop down menu. Hierin staan alle schermen aangegeven die u geopend heeft.U kunt nu klikken op hoofdmenu.

U keert nu terug in het hoofdmenu.

33.3 Zoeken met *

U bent op zoek naar Boekhandel Atheneum in het relatiebeheer. Maar hoe is deze relatie nuingevoerd in PAC? Als Boekhandel Atheneum? Of als Atheneum, Boekhandel?

Om vele zoekacties te voorkomen kunt u in zo'n geval zoeken door in het zoekscherm in debetreffende kolom een * (sterretje) in te vullen en vervolgens in te tikken waarvan u zeker weet datdit in de naam voor moet komen (in dit geval dus Atheneum). PAC zoekt dan op alle relaties waar hetwoord Atheneum in voorkomt, of het nu start met dit woord of niet.

Index 657


Index- A -Aanbiedingslijst 266

Stamgegevens 578

Toevoegen 267

Verwijderen 271

Wijzigen 268

Zoeken 266

Accountview 424, 498

Administratie

In gebruik 573

Administratie aanpassingen 466

Administratie openen 10

Afkeuren 166, 546

Afrekeningen genereren 234

Afrekenperiode 231

Algemene Instellingen 487

Calculatie 491

Documenten en overzichten 503

Import 504

Onderhanden Werk 498

ONIX 506

PAC.Net 507

Planning 493

Project 489

Relatie 490

Royalty 499

Systeem 512

Verkoop 494

Verkoop Fakturatie 497

Verkoop Order 495

Wizard keuzelijsten 511

Applicatiebeheer 464

Administratieniveau 475

Extern 465

Intern 475

Kennis 552

Systeemniveau 465

autoriseren 609

- B -Batchrun 454, 457

Script toevoegen 455

Script verwijderen 457

Script wijzigen 457

Taak toevoegen 459

Taak verwijderen 461

Taak wijzigen 460

Werking 461

Bedrijfsbeleid 464

Begroting 213

Algemene Informatie 220

Begroting Overnemen 227

Begroting Titelbeheer 213

Begrotingbeheer 216

Begrotingtitels aanmaken en bewerken 215

Begrotingtitels koppelen en importeren 214

Begrotingtitels verwijderen 216

Deactiveren 228

Exporteren 228

Realisatie importeren 227

Regel toevoegen 224

Regel tonen 227

Regel verwijderen 226

Regel wijzigen 226

Stamgegevens 649, 650

Titel opnemen 223

Titels 221

Titels opnemen 222

Toevoegen 217

Verwijderen 228

Wijzigen 218

Zoeken 216

Bercker 444

Bestmate 424, 498

bezoekhistorie 358

bezoekrapport 358

Bibliografische gegevens 434

Bibliografische gegevens naar CB 434

Bureau ISBN 434

- C -Calculatie 175

Acties 183

Afzetperiodeverdeling 183

Calculatiemodelbeheer 184

Historie 184

invoeren 175

Kenmerk 180

Kosten 178

Omzet 180

Recapitulatie 180

Rendement 180

Stamgegevens 602, 603, 604, 605, 606, 607,629

Stuurwaarden 176



Calculatie 175

Verschijningsdatum calculatie 176

CB

Communicatie 307

ERR 436

NUITOP 308

OK 436

ONIX 434

Ontvangstbevestiging 308

OPDNAW 307

Centraal Boekhuis 273, 290, 434

Cockpit 19

Mijn Projecten 20

Potentiele Herdruk 21

Commissariaat voor de Media 273, 434, 437

Communicatie

CB 307

Comprimeren 468

Conventies

Getypte invoer 4

Instructies 4

Schermonderdelen 4

Toetsnamen 4

Verwijzingen 4

Voorbeelden 4

Waarschuwingen 4

Crash 571

CvdM 437

- D -Database

Beschadiging 571

Corruption 571

Deficit 624

DocShare 148, 358

Document koppelen 359

Document maken 359

Document tonen 358

Document verwijderen 359

Document en mailingen 350

Mailing toevoegen 351

Mailing verwijderen 355

Mailing wijzigen 351

Mailing zoeken 350

Documenten

Stamgegevens 536, 537, 542

Documenten koppelen 358

Druk 153

Aanbiedingstelling 167

Afleveradres 164

deactiveren 169

Fiatteren 166

Kenmerk 161

Klantgroep 167

Relatierol 160

Scenario's koppelen 167

Staffels 187

Staffels importeren 187

Staffels opvragen 191

Toevoegen 154

Verwijderen 169

Wijzigen 159

Zoeken 153

Drukbeheer

Schematisch 118

Toevoegen 124

Wijzigen 125

- E -EDItEUR 434

Exploitatiegroepen 240

Exporteren 192

Connector 193

Naar Bestmate 193

- F -Faktuur 310

Enkele faktuur verwerken 316

Fakturen verwerken 316

Faktuurhistorie 318

Faktuurkop 312

Faktuurregels 313

Invoeren 310

Stamgegevens 615, 618, 619, 621

Statusinformatie 314

Toevoegen 311

Totalen en Functietoetsen 314

Wijzigen 312

Zoeken 310

Faktuurhistorie 318

FATransactieID 427

FATransactienummer 282

Fiat

Overzicht 196

Fiatfase 166, 546

Fiatrouting 166, 546

Fiatstap 166, 546

Fiatteren 166, 195, 198, 546

Financiële koppeling 424

Index 659


Fonds

Webfondslijst 109

Foutmeldingen 571

FTP

Active transfer 444

GET 567

Ontvangen 567

Passive transfer 444

PUT 566

Verzenden 566

- G -Gebruiker 480

Fondsen 483

Fondsgroepen 483

Toevoegen 481

Verwijderen 485

Wijzigen 483

Zoeken 480

Gebruikers aanmaken 487

Gebruikersinstellingen 517

Gebruikersprofiel 517

Algemeen 518

Autorisatie 524

Calculatie 525

Documenten en Overzichten 528

Druk 522

Order 525

Pers 527

Planning 523

Project 521

Relatie 520

Royalty 526

Uitgave 522

gejournaliseerd 282

gerealiseerde omzet 429

- H -Herdruksignalering 21

Herwaarderen

Kostprijs 546

VVP 166, 546

Herwaardering 282

herwaarderingsmutatie 282

Hoofdmenu 10

- I -Installatievoorschriften

Access 552

SQL 554, 555

Introductie 8

- J -Jaar openen 654

Jaarovergang 654

journaalposten 427

journaalverslag 427

Journaliseren

Omzet 546

Voorraad 546

- K -Koppelingen tussen modules van PAC

PAC Order en PAC Faktuur 317

kostprijs 282

- L -Leveranciersopdracht 205, 210

Geven 210

Tonen 211

Libridis 290

Live omgeving 556

- M -Magazijnen

Stamgegevens 635

Management Functies 529

Audit bestand maken 531

Beveiligde functies 532

Ingelogde gebruikers tonen 530

Rechten bijwerken 530

Wijzigingslog tonen 531

Mapverwijzingen 569

marketing dossier 358

Marktaandeel 375

Mediabestanden

Mapinstellingen 60, 148, 503

Relatie 60

Uitgave 148

medium 332

Modelcontract

Genereren 359



- N -Navigeren 12

Invulvelden 17

Knoppen 16

Navigeren binnen vensters 12

PAC afsluiten 15

Toetsen 16

Venster openen 12

Venster sluiten 15

Nieuw jaar inrichten 654

- O -Omzetrapportage

Afdrukken 405

Exporteren naar Excel 406

Exporteren naar XML 406

Exporteren Standaard rapportage 406

Filter 398

Filters Extra 403

Gebruikersrapportage aanmaken 404

Gebruikersrapportage selecteren 405

Importeren Standaard rapportage 407

Inleiding 394

Invalshoek 396

Knoppen 405

Kolomgroepering 402

Kolommen 401

Kolommen per omzettype kiezen 402

Meerdere rapportages 403

Omzetgegevens 395

Omzettype kiezen 401

Rapport maken en bewerken 394

Retouren 396

Rijen 396

Rijen en Filters 396

Standaard gebruikersrapportages 404

Standaard rapportages 404

Standaard Systeemrapportages 404

Verkoopsoortcategorieën 617

Onderhanden werk 171

Importeren 412

ONIX 273

Bercker 434

Bureau ISBN 434

Centraal Boekhuis 434

Commissariaat voor de Media 434, 437

Inrichting 444

POD 437

ScanLaser 434, 437

Website 434

Opdracht

Afleveradres 292

BGN 303

exporteren 298

Import In Nota 305

Importeren bulk orders 303

Invoer 290

Invoergedrag 297

Kop 292

Laptop 304

Order 304

Portable 304

Referentie 292

Regel 294

Stamgegevens 614

Targets 304

Telling 305, 307

Toevoegen 291

Vertegenwoordigers 304

Vervallen 299

Verwijderen 299

Wijzigen 291

Zoeken 290

Opdracht op titel

Invoer 300

Toevoegen 301

Verwerken 303

Verwijderen 303

Wijzigen 301

Zoeken 300

Opstarten van PAC 10

Order

Afleveradres 292

BGN 303

Communicatie CB 307

exporteren 298

Import In Nota 305

Importeren bulk orders 303

Invoer 290

Invoergedrag 297

Kop 292

Laptop 304

Ontvangstbevestiging 308

Portable 304

Referentie 292

Regel 294

Stamgegevens 614, 615, 617, 618

Targets 304

Telling 304, 305, 307

Toevoegen 291

Index 661


Order

Vertegenwoordigers 304

Vervallen 299

Verwijderen 299

Verzenden 307

Wijzigen 291

Zoeken 290

Order op titel

Invoer 300

Toevoegen 301

Verwerken 303

Verwijderen 303

Wijzigen 301

Zoeken 300

Orders verzenden naar PAC.NET 473

Overzicht

12 maandenlijst CB en PM 388

Niet gejournaliseerde omzet 389

Niet gejournaliseerde voorraadmutaties 389

Voorraad op peildatum 391

Overzichten

Extra logistieke overzichten 387

Onze overzichten 386

Standaard overzichten 366

- P -PAC Filesender 473

PAC.ini 570

Pakbontypes 636

Persaanvragen 322

Persbeheer 322

Perslijst 332

persrondje 332

Planning 201

Activiteiten 204

Kritieke pad 203

opvoeren 201


Trajecten 203

Verschijningsdatum 202

Verschijningsdatum maximaal 202

Webplanning 206

POD 437

Poort

1024+ 444

21 444

Printing On Demand 434

Processchema 166, 546

Productie omgeving 556

proefverslag 427

Project

Deactiveren 108

Filter 14

Memovelden 107

Notities 107

Projecthiërarchie 95, 104

Relatierol 105

Stamgegevens 516, 578, 581, 584, 587

Toevoegen 14, 96

Verwijderen 108

Werkinstructie 118

wijzigen 99

wijzigen auteurs 101

Zoeken 96

Projectbeheer

Schematisch 118

Toevoegen 118

Wijzigen 120

Projectwizard 126

Publishing On Demand 437

- R -Ramsjbrieven 253

Rapportage

Aanbiedingslijst 376

Aanbiedingslijst Uitgebreid 377

Aanbiedingstelling Excel 375

Aanleverplanning totaal 381

Afleverlijst 371

Afleverlijst Excel 372

Agenda verkoop-marketing-publiciteit 382

Alle projecten, uitgaven en drukken 369

Controle afwijkende prijsdatums PAC met CB 378

Controle afwijkende prijzen PAC met CB 377

Dagboektransactiehistorie 370

Faseoverschrijding 374

Fiatscherm 368

Herdruksignalering 382

Klantorder per titel 383

Niet gestarte / gerealiseerde activiteiten 373

Onderhandenwerk 369

Pers Intekenlijst 384

Planning 371

Planning CB 380

Planning Drukker 372

Planning Libridis 380

Planning totaal 382

POD Scanlaser 373

Recensielijst 385



Rapportage

Relatielijst 385

Verjaardagen 386

Verschijningslijst 367

Verschijningslijst met kostprijs 368

Voorraadlijst 378

Voorraadlijst Compleet 379

Recapitulatie 624

Recensie

Stamgegevens 623, 624

toevoegen 345

Verwijderen 347

wijzigen 346

zoeken 344

Recensieronde 322

Aanvragen per recensent 327

Aanvragen per titel 328

Aanvragen verwerken 328

Instellingen 330

Recensenten 326

Titels 326

Toevoegen 323

Verwijderen 331

Webrecensie 333

Wijzigen 324

Zoeken 322

Recensies 344

Recensies Invoeren 344

Rechten bijwerken 487

Rechtenbeheer 475

Mijn rechten 485

rechtengroepen 609

Referentietitels 140

Relatie

Adres, Aflever 37

Adres, Bezoek 37

Adres, Factuur 37

Adres, Post 37

Afdeling 45

Afspraken 57

Alias 36

Contacthistorie 57

Contactpersoon koppelen 51

Contactpersoon toevoegen 51

Document maken 57

E-mail 41

Financiën 54

Gebruiker 69

Indeling 42

Inkoop 55

Media 45

Mediabestanden 60

Microsoft Word 57

Naam wijzigen 35

openen vanuit verband 51

Opmerkingen 61

Opmerkingen toevoegen 63

Opmerkingen verwijderen 65

Opmerkingen wijzigen 65

Opmerkingen zoeken 61

Organisatie toevoegen 33

Organisatienaam wijzigen 36

Pers 68

Persoon toevoegen 32

Persoonsnaam wijzigen 35

Royalty 65

Selecteren 71

Selecteren mogelijkheden 75

Selecteren op categorieën 80

Sjablonen 57

Soorten 26

Stamgegevens 608, 609, 610, 611, 613, 652

Tekstbestanden 59

Telefoonnummer 41

Todo's 57

Toevoegen 31

Verantwoording 92

Verband 46

Verband toevoegen 47

Verband verwijderen 51

Verband wijzigen 49

Verkoop 56

Verwijderen 70

Vrije Velden 51, 69

Website 41

Werkinstructie 84

Wijzigen 33

Zoekcode 36

Zoeken 26

Zoeken op categorie 27

Zoeken op categoriegroep 29

Relatiebeheer

Categorieën 87, 91

Indelingen 87, 91

Relatie (Op zichzelf staande relatie) 85

Relatie of een relatieverband? 84

Relatie toevoegen 85

Relatie wijzigen 87

Relatieverband 88

Schematisch 84

Verband toevoegen 88

Verband wijzigen 91

Release notes 474

Rol aanmaken 486

Index 663


Rollenbeheer 476

Calculatie tabbladen 478

Functies 478

Relatiecategoriegroepen 478

Toevoegen 477

Verwijderen 480

Wijzigen 478

Zoeken 476

Royalty 230

Contract 235

Contract status 243

Contract toevoegen 236

Contract Verwijderen 243

Contract wijzigen 238, 240, 241, 242, 243

Contract zoeken 235

Deficit 624

fysiek contract 244

Inrichting 624

naburige rechten 244

nevenrechten 244

Proces 230, 231, 232, 234

Recapitulatie 624

Rechthebbenden contract 242

Samenvatting 624

Stamgegevens 416, 417, 627, 628, 629, 633,634

Tekort 624

Uitgaven koppelen aan contract 242

Verkoopstand 243

Voorraadcorrectie 245

Voorschot toevoegen 248

Voorschot verwijderen 253

Voorschot wijzigen 250

Voorschot zoeken 248

Voorschottenbeheer 247

Royaltystaffels 241

- S -ScanLaser 437

Scenario

Stamgegevens 544, 545, 546, 549, 550, 551

Service management 464

Sjablonen 560

Excel 562, 563

Tips en Trucs 564

Word 560, 562

Staffels


Stamgegevens

Aanbiedingslijst 578

Activiteiten 600

Afrekeningsoorten 628

Begrotingssoorten 649

Begrotingsverkoopverdelingen 650

Betalingscondities 618

Betalingsmomentscenariobeheer 634

Calc.royaltyscenario 550

Calculatiescenario 545

CB-Voorraadbestandstypen 417

CB-Voorraadmutatiecodes 416

Component 604

Componenten 629

Componentgroep 603

Contracttypes 627

Documentsoorten 537

Documentvelden 536

Doelgroepen 623

Druksoort 590

Faktuurcodes 619

Faktuursjablonen 542

Faktuursneltoetsen 621

Feestdagen 601

Fiatscenario 546

Fondsbeheer 581

Fondsgroepbeheer 578

Fondsklantgroep 584

Formaat 590

Hoofdscenario 544

ISBN range 587

Kenmerkbeheer 595

Kenmerken 593

Kenmerkgroepep 593

Kenmerkscenario 551

Klantgroepen 617

Kostensoort 604

Landen 611

Leveranciersopdracht 541

Leveringsvoorwaardenbeheer 618

Magazijnen 635

Nevenrechten 615

NUR 587

Onze overzichten 542

Opdrachttype 614

Pakbontypes 636

Papiersoort 592

Planfasen 600

Planningscenario 549

Plantraject 599

Predicaat 611

Ramsjbrieven 541

Recensiekwaliteiten 624

Relatiecategorie 609



Stamgegevens

Relatiecategorie weergavegroep 608

Relatiefunctie 610

Relatierol 516

Relatiesjablonen 541

Relatieverband 610

Rendementcomponent 605

Royaltycontractsceanrio 633

Royaltyverkoopsoort Calculatie 607

Royaltyverkoopsoorten 629

Staffeldrukkerijen 417

Staffelformaten 418

Staffelpapiersoorten 419

Staffelverschijningsvormen 418

Tabbladen 602

Talen 613

Valuta 652

Verkoopsoort 606

Verkoopsoorten 615

Verkoopsoorten Begroting 649

Verschijningsvorm 588

Voorraadmutatietypes 637

Systeemeisen

Access 554

SQL 555, 556

Systeemfuncties 465

- T -Tape backups 574

Target

Behaald 375

Stand 375

Tekstbestanden

Mapinstellingen 59, 147, 503

Relatie 59

Uitgave 147

Test omgeving 556

Tips en Trucs 656

Titellijst 266

Toevoegen 267

Verwijderen 271

Wijzigen 268

Zoeken 266

- U -Uitgave 130

Aanbieding 140

Administratie koppeling 143

Centraal Boekhuis 138, 143

deactiveren 151

Documenten 148

In Nota 141

ISBN Invoeren 134

Leveranciersopdracht 144

Libridis 138

Magazijn 138

Mediabestanden 148

Pers 143

Referentietitels 140

Relatierol 137

Royalty 144

Royaltycontract calculatie 149

Tekst(bestand)en 147

Teksten 138

Toevoegen 131

Trefwoorden 148

Verkoopdetails 138

Verkoopprijs 138

Verwijderen 150

Voorraad 138

Wijzigen 134

Zoeken 130

Uitgavebeheer

Schematisch 118

Toevoegen 122

Wijzigen 123

Updaten van PAC 474

- V -Verkoopprijs 273

Per datum 273

Per uitgave 273

Verramsjen 253

Versturen naar Verkaart Automatisering 473

Verwerken omzet naar royaltymodule 232

Virusscanner 574

Voorraad

Herwaarderen 166, 546

Journaliseren 166, 546

Kostprijs 166, 546

VVP 166, 546

voorraadmutaties 429

Voorraadmutatietypes 637

Vrije Velden 515

VVP 282

- W -Website koppeling

Index 665


Website koppeling

XML 443

Werk omgeving 556

Workflow 166, 546

- X -XML

Export 444, 568

Inrichting 444

Website koppeling 443

- Z -Zoeken

Jokertekens 13

Pijltoetsen 13

Zoekvensterknop 13

Notities



Verkaart Automatisering

Adres Castricummer Werf 45 1901 RV Castricum

Tel 023-711.0301 06-542.642.93

WWW www.verkaart.net [email protected]

Verkaart Automatisering ontwerpt en bouwt (maat)software voor het MKB en levert het pakket PAC voorUitgeverijen. Wij zijn gespecialiseerd in relatiebeheer,projectbeheer, logistieke processen, urenregistratie,orderverwerking, omzetrapportage, calculaties,planningen, documentenbeheer, publiciteit, en heel veelmeer. Onze primaire doelgroep is de uitgeverijbranche. Wijhebben hiervoor een standaard, maar zeer flexibel pakketontwikkeld. Wij hebben een projectmatige aanpak,conform (D)SDM. Onze software bouwen wij voornamelijkin VB, VB.Net en C# vanwege de talloze mogelijkheden enhet kostenaspect voor de klant.