Padroni del Proprio TempoGESTIRE LE PRIORITÀ, ELIMINARE LE DISPERSIONI,

AUMENTARE L'EFFICACIA

La 4° generazione di “Gestione del Tempo”

… il termine “gestione del tempo” è in realtà fuorviante: il problema non consiste

nel gestire il tempo, ma nel gestire noi stessi.

Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere successo” ed FrancoAngeli

La perfezione è raggiunta non quando non c’è più

niente da aggiungere, ma quando non c’è più niente da

togliere.Antoine De Saint-Exupery

(autore de Il Piccolo Principe)

I principi: legge di Pareto

Nel 1897 Pareto, studiando la distribuzione dei redditi, dimostrò che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza.

Questa osservazione ispirò la cosiddetta "legge 80/20” (formulata da Joseph M. Juran) nota con il nome di principio di Pareto:

l'80% dei risultati dipende dal 20% delle cause

economia: ◦ l'80% delle ricchezze è in mano al 20% della popolazione.

◦ il 20% dei venditori fa l'80% delle vendite.

qualità: ◦ il 20% dei tipi possibili di guasto in un processo produttivo genera l'80% delle non conformità totali.

◦ l'80% dei reclami proviene dal 20% dei clienti.

Legge di Pareto: esempi

Legge di Pareto e il tempo

Tempo:

l’80 % dei risultati deriva dal 20%

dello sforzo e del tempo impiegati;

Da studiare:

Qual è il 20% delle fonti che occupa l’80% del tempo ?

Qual è il 20% delle fonti che produce l’80% dei risultati ?

Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993), storico e scrittore britannico.

Il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per

il suo completamento

Ne deriva che l’importanza e la complessità (percepite) di un’Attività

aumentano in rapporto al tempo assegnato per la sua esecuzione.

I principi: legge di Parkinson

Pareto + Parkinson

Limitare le Attività all’essenziale per abbreviare il tempo di lavoro

(Pareto)

+Abbreviare il tempo di lavoro per limitare le Attività all’essenziale

(Parkinson)

Il tempo: una risorsa finita

Il vaso è pieno ?

In termini di tempo, quale verità ci dimostra questo esperimento?

Se non si mettono per primi i sassi più grossi, in seguito non ci si potrà mettere il resto.

Lo strumento: il calendarioAnalisi del calendario

• Quali strumenti ?

• Calendario di Outlook 2003

• Calendario di Outlook 2007

• Gli appuntamenti

Lo strumento: il calendario

Qual è il vantaggio del Calendario di Outlook ?

Mi permette di esercitare l’overview sul tempo (zoom): anno, mese, settimana, giorno, ore.

Overview sul tempo

MESE

SETTIMANA

GIORNO/ORA

ANNO

+

-

Calendario Outlook 2003

Calendario Outlook 2007

Aprire Outlook sul Calendario

http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP052431671040.aspx?pid=CH100788811040

Formattazioni

Calendario: gli appuntamenti

Appuntamento = Azione

Disattivare i promemoria di default◦ http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP100307951040.aspx?pid=CH102499821040

Appuntamenti con sé stessi◦ Altri = contraenti forti

◦ Noi = contraenti deboli

Definire ora di inizio ma soprattutto ora di fine

Vision

Mission

Obiettivi

Categorie

Attività

Azioni

Matrice di Covey: come e dove spendiamo il tempo

v v

Quadrante 1: Urgente-Importante

crisi, problemi, urgenze, emergenze;

Fino a quando siamo concentrati nel quadrante 1, questo continuerà ad ingrandirsi e a dominarci;

Solitamente le persone che passano l’80% del tempo nel quadrante 1, il rimanente 20% lo passano nel quadrante 4

Vostri suggerimenti:◦

Quadrante 3: Urgente- Non Importante

Persone che pensano di trovarsi nel quadrante 1: l’urgenza di queste situazioni si basa sulle priorità degli altri;

Interruzioni, telefonate, certe riunioni

Vostri suggerimenti:◦

Quadrante 4: Non Urgente- Non Importante

Attività da non fare, da buttare prima di iniziarle;

Di solito regno delle persone senza obiettivi e che subiscono la priorità degli altri.

Vostri suggerimenti:◦

Quadrante 2: Non Urgente - Importante

Regno delle persone efficaci ed efficienti;

Una efficace pianificazione impedisce che le Attività si spostino sul quadrante 1

Il tempo per il quadrante 2 deve essere trovato eliminando il 3 e il 4

Vostri suggerimenti:◦

3.3.5 Outlook & Covey

Errori comuni

Applicare il metodo LIFO invece del FIFO

Non saper dire di NO (bisogna avere un “SI" più grande che ci appassiona);

Dare Priorità a lavori che ci piacciono, che ci divertono ma che non sono importanti

Dare priorità a lavori facili

Vostri suggerimenti:◦

Overview

La capacità di “avere l’overview” è paragonabile alla possibilità di zoommaremolto velocemente dal particolare al generale e viceversa.

“agire locale, ma pensare globale”.

Overview dell’anno

Quando: ◦ 1 mese prima

Cosa fare:◦ Definire il PdA

◦ Check ed Act dell’anno trascorso

◦ Studiare il tempo futuro (feste, fiere, anniversari, compleanni, uscita di prodotti, …)

Overview del mese

Quando: ◦ Due o tre giorni prima della fine del mese

Cosa fare:◦ Check ed Act del mese trascorso

◦ Studiare il prossimo mese:

Su quali categorie lavoro ?

Quali attività importanti ?

◦ Pianificare le giornate (appuntamenti importanti, corsi, eventi, )

Overview della settimana

Quando: ◦ venerdì

Cosa fare:◦ Check ed Act della settimana trascorsa

◦ Studiare il tempo futuro (appuntamenti, orari, spostamenti, …)

◦ Studiare le Attività su cui lavorare

◦ Azioni importanti

Overview del giorno

Quando: ◦ La sera, prima di chiudere la giornata

Cosa fare:◦ Check ed Act della giornata trascorsa

◦ Controllare le Attività non lavorate e riposizionarle nel tempo

◦ Studiare il domani (appuntamenti, orari, spostamenti, …)

◦ Studiare le Attività su cui lavorare

◦ Azioni importanti

Vantaggi della Pianificazione

Permette l’anticipazione mentale

Attiva il SAR

Evita le distrazioni

Stimola l’Eustress

Permette di rimanere sul Quadrante 2 ed impedisce di “cadere” sul Quadrante 1

Scarica l’ Inconscio, libera risorse per Conscio e Subconscio

Genera controllo, quindi sicurezza e tranquillità

Vostri suggerimenti ….

Monitorare le pianificazioni

valutare gli scostamenti tra quanto pianificato e quanto avvenuto realmente

Cause frequenti di scostamento:◦ mancanza di autodisciplina nel rispettare il piano scritto

◦ Sottostimare/sovrastimare il tempo◦ eccedere il n° di attività◦ eccesso di interruzioni non gestite◦ “altri” che tendono a prevaricarci◦ eccesso di eventi imprevedibili (ma lo erano veramente ?)

◦ scarsa leadership verso i ns. impegni

The End

Arrivederci e buon lavoro

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