Upload
d14n4d
View
91
Download
9
Embed Size (px)
DESCRIPTION
panduan imel
Citation preview
1
PPAANNDDUUAANN MMEENNGGGGUUNNAAKKAANN EEMMAAIILL
KKEEMMHHAANN..GGOO..IIDD
Penggunaan Webmail
Zimbra webmail adalah salah satu fasilitas yang diberikan oleh
Zimbra untuk mengakses email. Selain menggunakan webmail, email
Zimbra juga dapat diakses melalui email client seperti Thunderbird,
Outlook, Outlook Express, Kmail, Evolution dan lain-lain.
Zimbra webmail dipilih karena memiliki fleksibilitas dan kemudahan akses,
antara lain bisa diakses dari berbagai lokasi komputer, dari berbagai
browser dan dengan berbagai model tampilan. Zimbra webmail juga lebih
mudah dipakai karena kita tidak perlu melakukan setting & konfigurasi
dimasing-masing klien. Proses pengelolaan email dan proses backup dapat
lebih mudah karena data disatukan disatu tempat dengan tetap
mempertahankan perlindungan keamanan dan kerahasiaan data.
Salah satu keunggulan utama dari webmail Zimbra adalah
tampilannya yang bagus dan professional. Bagi yang sudah terbiasa
menggunakan Gmail atau Yahoo Mail, tampilan Zimbra sangat mirip
sehingga mudah digunakan.
Berikut adalah cara menggunakan Zimbra Webmail untuk penggunaan
email sehari hari.
Cara penggunaan mencakup pengiriman dan penerimaan email termasuk
tips-tips dalam membalas, memforward, menambah attachment dan
menggunakan feature lain yang disertakan pada Zimbra.
1. Membuka Webmail
Untuk membuka webmail, kita menggunakan browser (Internet Explorer
atau Firefox) dan mengetikkan alamat http://mail.kemhan.go.id.
2
Masukkan nama dan password pada form isian. Setelah itu klik Log In.
maka akan keluar menu pengisian New Password seperti dibawah ini.
3
Isikan Password baru pada kolom New Password dan ulangi lagi pada
kolom Confirm. Kemudian klik kembali tombol Log In. Jika kita ingin
menyimpan nama dan password agar lain kali tidak usah mengetikkannya,
klik pada pilihan Remember me on this computer.
Perlu diingat bahwa pilihan advanced memerlukan resolusi layar minimal
1024 X 768. Setting layar kurang dari ukuran tersebut akan secara
otomatis masuk kedalam modus Standar HTML.
Setelah kita login, kita akan menjumpai layar utama Zimbra sebagai berikut
:
Layar utama webmail Zimbra terbagi dalam beberapa bagian, antara lain :
Bagian Kiri : Informasi account/pemilik, Folder email dan kalender
4
Bagian Atas 1 : Berisi kotak pencarian dan pilihan tampilan (advanced atau
standar HTML)
Bagian Atas 2 : Berisi tab email, Address Book, Kalender, Tasks,
Documents, Briefcase dan Preferences.
Bagian Atas 3 : Berisi pilihan New (untuk membuat emai, task, address
book dll), reply email, forward email, menandai email sebagai spam (junk)
dan posisi chat Bagian Atas 4 : Berisi keterangan flag email (dalam bentuk
gambar bendera, email penting dilambangkan dalam bentuk flag tanda
seru, flag attachment dan keterangan label judul email)
Bagian tengah : Berisi daftar email yang diterima atau dikirim
Bagian bawah : Merupakan isi dari email yang sedang dipilih dari daftar
yang ada.
2. Membuat & Mengirim Email
Untuk membuat email, klik menu New dan pilih New Email. Lihat
gambar berikut :
Setelah kita memilih menu New Email, kita dapat langsung mengetikkan
email yang akan dikirimkan.
5
Isikan data berikut :
To : Alamat email yang dituju
Cc : Alamat email yang ingin mendapatkan salinan email yang dikirimkan
Bcc : Klik pada pilihan Show Bcc. Bcc merupakan singkatan dari Blind
Carbon Copy, artinya si penerima pada posisi To dan Cc tidak akan tahu
kalau email tersebut dikirimkan pada si bcc.
Contoh kasus : budi mengirim email ke (to) [email protected], di cc-kan
ke [email protected] dan di bcc ke [email protected], maka vivian
akan menerima email sebagai penerima asli, admin akan menerima email
sebagai penerima email salinan atau tembusan sedangkan boss akan
menerima salinan email tanpa diketahui oleh vivian dan admin. Bcc
biasanya diperlukan jika ingin mengirim email kategori rahasia dan antara
penerima yang satu dengan penerima yang lain diharapkan tidak tahu
bahwa email yang sama dikirimkan kepada pihak lain.
Subject : Ketikkan subyek dari email yang mencerminkan isi email. Hindari
penggunaan subyek email yang tidak jelas.
6
Untuk mengirim attachment, klik tombol Add Attachment
Ketikkan isi email pada bagian isi dan setelah dipastikan benar, klik tombol
Send.
Beberapa catatan penting seputar etika pengiriman email :
- Gunakan alamat email perusahaan untuk kepentingan perusahaan,
jangan gunakan untuk kegiatan yang dapat merusak nama baik
perusahaan (bergosip, mengirim gambar yang tidak patut, mengirim isu
tidak benar, mengirim data yang tidak valid, memperforward hoax atau
berita palsu, mengikuti milis yang tidak jelas dll). Nama domain perusahaan
mencerminkan nama baik perusahaan.
- Kirimkan attachment dalam jumlah yang sewajarnya. Pengiriman
attachment dalam ukuran besar dapat mengganggu trafik lalu lintas email
di server
- Jangan mengirimkan email dalam HURUF BESAR SEMUA
karena HURUF BESAR mencerminkan rasa marah, sangat penting
dan terburu-buru - Jangan mengirimkan email dalam bentuk font yang
sangat besar. Gunakan ukuran font yang sewajarnya.
- Jangan mengirimkan email dalam bentuk font Warna Warni karena
mencerminkan kurangnya tingkat keseriusan isi email.
- Gunakan fasilitas spelling jika email ditujukan dan dikirimkan pada
penerima berbahasa Inggris
3. Menerima Email
Untuk menerima dan membaca email, klik tombol Get Email atau tombol
Refresh.
7
Secara default setiap 10 menit sekali email akan dicheck sehingga kita
tidak perlu selalu melakukan klik pada tombol ini. Gunakan tombol Get Mail
atau Refresh hanya jika kita ingin mengecek email yang semestinya sudah
masuk namun belum masuk juga.
4. Membalas Email
Untuk membalas email, gunakan tombol Reply.
Jika email ditujukan juga pada pihak lain (cc) gunakan tombol Reply All
agar salinan balasan email juga terkirim pada penerima lain tersebut.
5. Memforward Email
Memforward email artinya meneruskan email. Klik tombol Forward jika
email ingin diteruskan pada pihak lain. Isikan alamat email yang ingin dituju
pada kolom isian To dan Cc
6. Menandai Email sebagai Spam/Junk
Email secara otomatis dicheck dari virus atau spam (email sampah). Jika
ada email junk atau spam yang lolos dari proses scan server, kita bisa
menandainya sebagai Junk Mail agar nantinya secara otomatis server bisa
langsung mengenalinya. Pilih email yang dikategorikan sebagai email
sampah/email junk/email spam dan klik tombol Junk.
8
7. Menambahkan Address Book
Untuk menambahkan data address book, kita bisa membuat address book
untuk data kontak / alamat email yang sering dikirimi, yaitu dengan memilih
menu New | New Contact. Isikan nama dan alamat email dan deskripsi
dari address book yang baru
8. Mengecek Email Terkirim
Email yang sudah dikirimkan akan dipindahkan ke folder Sent, sedangkan
email yang belum dikirimkan namun sudah disimpan akan ditempatkan di
folder Draft. Kita bias membuat folder khusus untuk email-email tertentu,
misalnya email dari boss kita tempatkan difolder khusus agar kita tidak
kalang kabut ketika ditanyakan emailnya namun email tersebut kesulitan
kita temukan
9. Membuat Filter
Filter email diperlukan untuk secara otomatis memindahkan email dengan
ciri tertentu, menghapusnya secara otomatis, meneruskannya secara
otomatis dan lain-lain. Dalam hal email dari boss seperti pada penjelasan
9
point 8 misalnya, kita dapat membuat aturan (rules) dalam bentuk filter
yang akan memindahkan email dari boss ke folder
khusus dengan nama folder “Penting”.
Untuk melakukannya, klik tombol Preferences | Mail Filters | Add New
Filter
Langkah pertama : Isikan nama filter (dalam contoh : Email boss)
Langkah kedua : Tentukan syarat terjadinya filter ini, misalnya dalam
contoh jika email pengirim = [email protected]
Langkah ketiga : tentukan hasilnya : misalnya email akan dipindahkan ke
folder tertentu dengan nama Admin
Langkah keempat : Klik tombol OK.
10
SETTING EMAIL CLIENT DENGANMICROSOFT OUTLOOK
Tutorial ini merupakan tambahan jika menginginkan akses email melalui
email client (misalnya thunderbird atau Microsoft Outlook atau Microsoft
Outlook Express).
Setting email client baik pada sistem Windows maupun Linux tidak terlalu
sulit. Saya merekomendasikan penggunaan email client Mozilla
Thunderbird mengingat email client ini bisa dijalankan baik pada sistem
Linux maupun Windows.
Contoh berikut akan menggunakan email client Outlook Express
pada sistem Windows. Setting pada Mozilla Thunderbird atau mail client
lainnya secara prinsip tidak terlalu jauh berbeda.
Setting pada Outlook Express :
1. Buka Outlook Express
2. Pilih menu Tools | Account
3. Pilih Add | Mail
11
4. Pada wizard pertama, ketikkan nama asli dari pemilik email,
klik Next
12
5. Ketikkan alamat email, sesuaikan nama domain danalamat email yang di inginkan, [email protected]
6. Pada pilihan Mail Server names, ketikkan
mail.kemhan.go.id baik pada incoming maupun outgoing
mail server. Klik Next.
13
7. Ketikkan Username dan Password pada isian yang ada, klik next.
8. Klik Finish
Jika menggunakan email client untuk mengakses dan mengirim email
diluar jaringan Kemhan.go.id (misalnya via hotspot atau via akses internet
publik) dan ingin menggunakan SMTP mail server Kemhan.go.id, lakukan
tambahan setting sebagai berikut (Contoh menggunakan Outlook Express,
mail client lain bisa menyesuaikannya) :
1. Buka menu Tools | Account
2. Pilih tab Mail
3. Pilih mail.kemhan.go.id dan pilih properties
14
4. Pilih tab Server
5. Berikan tanda centang pada My Server Requires Authentication
6. Pada Logon Information, pilih Use same settings as my incoming
mail server
15
7. Pilih tab Advanced
8. Pada SMTP Outgoing Port , isikan angka 465 menggantikan angka 25
9. Dibawah port, pilih This server requires a secure connection (SSL)
Pilihan diatas perlu disetting mengingat mail server PT. Tempo Inti
Media tidak membolehkan open relay dan hanya meneruskan email yang
dikirim dari domain @kemhan.go.id menggunakan authentikasi user
name dan password menggunakan security akses SSL.
Perlu diingat bahwa jika kita menggunakan email client, email kita
yang ada pada webmail akan diambil ke email client kecuali kita melakukan
setting “Leave Message on Server”. Jika user lebih banyak diam
ditempat, sebaiknya gunakan email client namun jika user sifatnya mobile
dan sering mengakses email dari berbagai komputer atau justru
mengakses email dari luar kantor, gunakan webmail.
16