Upload
hakien
View
256
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
1
Panduan Evaluasi Kinerja Personil ROMS dan Fasilitator
PROGRAM PAMSIMAS II
A. Latar Belakang
Program Pamsimas dalam pelaksanaan kegiatannya didukung oleh para tenaga
pelaksana/konsultan mulai dari tingkat pusat sampai tingkat desa/kelurahan.
Tenaga pelaksana tersebut berfungsi untuk membantu Unit Pelaksana Program
(Project Implementation Unit/PIU) dalam mengelola perencanaan, pelaksanaan,
dan pemantauan program sesuai dengan tingkatannya yaitu: Tim CMAC untuk
tingkat pusat, Tim ROMS Regional untuk tingkat regional (gabungan beberapa
provinsi), Tim ROMS Provinsi untuk tingkat provinsi, Tim ROMS Kab/Kota untuk
tingkat kabupaten/kota, dan Fasilitator (Keberlanjutan dan Masyarakat) di tingkat
masyarakat desa/kelurahan.
Untuk memastikan bahwa tenaga pelaksana tersebut dapat menjalankan fungsinya
dengan baik dan sesuai dengan lingkup penugasan, maka diperlukan suatu alat
yang dapat digunakan oleh para pihak terkait untuk mengukur kinerja dan
pencapaian dari tenaga pelaksana program di bawah koordinasinya. Kinerja yang
dimaksud di sini adalah kemampuan dan keahlian seseorang dalam memahami
tugas dan fungsinya dalam bekerja, serta hasil kerja secara kualitas yang dicapai
oleh seseorang dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggungjawab yang
diberikan kepadanya.
Evaluasi kinerja ini dilakukan terutama untuk menjamin agar para pelaksana
program yang ada dapat mendukung pencapaian tujuan program secara optimal
sesuai dengan tugas dan fungsinya. Untuk memudahkan proses evaluasi kinerja,
maka disusun panduan pelaksanaan evaluasi kinerja bagi tenaga ahli ROMS dan
fasilitator seperti dijelaskan berikut ini.
2
B. Tujuan
Evaluasi kinerja dilakukan untuk mengetahui kapasitas dan kinerja dari personil
ROMS dan fasilitator dalam menjalankan tugas yang menjadi tanggungjawabnya.
Hasil evaluasi ini digunakan untuk:
1. bahan pertimbangan untuk memberikan penghargaan dan/atau
mempromosikan personil ROMS dan fasilitator ke jenjang/posisi yang lebih
tinggi.
2. bahan pertimbangan untuk pembinaan kapasitas dalam bentuk pelatihan
dan coaching bagi personil ROMS dan fasilitator
3. bahan pertimbangan untuk mengoreksi kekurangan/kesalahan dalam
bentuk pemberian Surat Peringatan kepada personil ROMS dan fasilitator
untuk meningkatkan kinerja dan/atau pemutusan kontrak.
C. Waktu Pelaksanaan
Pelaksanaan evaluasi kinerja ini dilakukan setiap bulan selama durasi kontrak dan
laporan hasil evalusi akan disampaikan kepada pengelola program paling lambat
tanggal 11 setiap bulan berikutnya.
D. Pihak yang Dievaluasi dan Evaluator
Evaluasi kinerja dilaksanakan oleh unsur pelaksana program terhadap semua
tenaga pelaksana program yang berada di bawah koordinasinya, dengan rincian
sebagai berikut:
1. Personil ROMS
No
Tenaga Ahli ROMS/
Pihak yang
Dievaluasi
Evaluator Bobot
(%)
Instrumen
Evaluasi
Tingkat Regional
1 Project Manager
(PM)
Ketua CPMU
PPK Kegiatan Wilayah 1 atau 2,
Satker Pembinaan Pamsimas
TL CMAC
40
40
20
Form PM
2 Training Coordinator
(TC)
PM
TC TDS
40
30
Form TC
3
No
Tenaga Ahli ROMS/
Pihak yang
Dievaluasi
Evaluator Bobot
(%)
Instrumen
Evaluasi
TA CD CMAC 30
3 Local Government
Specialist (LGS)
PM
TA LG CMAC
50
50
Form LG
4 Data Management
Specialist (DMS)
PM
TA SIM CMAC
50
50
Form DM
Tingkat Provinsi
1 Provincial
Coordinator (PC)
PPK Kegiatan Wilayah 1 atau 2
Satker Pembinaan Pamsimas
PM
PPMU
40
30
30
Form PC
2 Financial
Management
Specialist (FMS)
TA FM CMAC
PC
50
50
Form FM
3 Quality Assurance
Specialist (QAS)
TA Monev CMAC
PC
50
50
Form QA
Tingkat Kabupaten/Kota
1 District Coordinator
(DC)
DPMU
PC
QAS
40
30
30
Form DC
2 DEOA DC
DMS
50
50
Form DEOA
3 DFMA DC
FMS
50
50
Form DFMA
2. Fasilitator
No Fasilitator Evaluator Bobot Instrumen
Evaluasi
1 Fasilitator
Keberlanjutan
(WSS/CD)
Ketua Asosiasi SPAMS
Kab/Kota
DC
50
50
Form FK
2 Fasilitator Masyarakat
(WSS/CD)
DPMU
DC
50
50
Form FM
Secara rinci alur evaluasi kinerja untuk personil ROMS dan fasilitator ditunjukkan
pada alur dibawah ini.
4
ALUR EVALUASI KINERJA ROMS DAN FASILITATOR
REGIONAL TEAM
PPK WILAYAH I/II
C P M U
TL CMAC TC TDS
TA CD CMAC
TA LG CMAC
TA MONEV
CMAC
P M
TC LGS DMS
P C QAS FMS
D C DFMA DEAO
FM CD FM WSS
FK CD FK WSS
TA SIM
CMAC
PPMU
DPMU
TA FM CMAC
ASOSIASI
SPAMS
KAB/KOTA
PROVINCIAL TEAM
DISTRICT TEAM
Keterangan : : Menunjukan arah evaluasi
5
E. Tata Cara Penilaian
1. Evaluator menggunakan formulir yang disediakan (terlampir) sesuai dengan
pihak yang akan dievaluasi, sebagai contoh: TL CMAC menggunakan Form PM
untuk mengevaluasi PM ROMS.
2. Pengisian form/lembar evaluasi dilakukan untuk setiap aspek penilaian,
melalui:
- wawancara antara evaluator dengan pihak yang dievaluasi, sebagai
contoh: TL CMAC untuk mengevaluasi PM ROMS secara langsung
mewawancarai dengan tatap muka atau telepon;
- wawancara antara evaluator dengan para pihak yang memperoleh
dukungan pendampingan dari pihak yang dievaluasi, sebagai contoh:
PM ROMS untuk mengevaluasi PC ROMS mewawancarai PPMU dan Satker
PKPAM Provinsi dengan tatap muka atau telepon;
- evaluator memeriksa deliverables/output yang dihasilkan oleh pihak
yang dievaluasi, sebagai contoh: PC ROMS untuk mengevaluasi DC ROMS
dengan memeriksa laporan bulanan dan output DC ROMS.
3. Evaluator melakukan penilaian terhadap setiap aspek penilaian kinerja dengan
pilihan kriteria penilaian yang ada pada lembar evaluasi kinerja dengan pilihan
penilaian:
No Nilai Predikat
1. 91 - 100 Sangat Baik
2. 76 - 90 Baik
3. 61 - 75 Cukup
4. 51 - 60 Kurang
5. ≤ 50 Buruk
6
4. Setelah dilakukan penilaian untuk setiap aspek kinerja yang dinilai, evaluator
melakukan konfirmasi dengan pihak yang dievaluasi mengenai hasil penilaian.
Apabila ada keberatan dari pihak yang di evaluasi dan dicatat dalam kotak di
bagian akhir lembar evaluasi.
5. Evaluator menjumlahkan nilai yang diberikan, memberikan catatan penting
terkait penilaian, serta merekomendasikan hal sesuai keperluan. Setelah itu
evaluator menandatangani lembar evaluasi kinerja yang telah terisi.
6. Periode pelaksanaan penilaian evaluasi kinerja dilakukan setiap tanggal 2 – 5
(untuk melakukan kinerja bulan sebelumnya). Misal: untuk melakukan evaluasi
kinerja periode bulan Juli, pelaksanaan penilaian dilakukan pada tanggal 2 – 5
Agustus.
7. Hasil evaluasi yang telah ditandatangani oleh setiap evaluator diserahkan
paling lambat tanggal 6 setiap bulan kepada TC ROMS. TC ROMS menerima hasil
dan kemudian merekapitulasi hasil penilaian dari evaluator tingkat propinsi
(hasil penilaian yang dilakukan oleh personil ROMS di tingkat propinsi) dan
kabupaten/kota (hasil penilaian yang dilakukan personil ROMS di tingkat
kabupaten/kota). Sedangkan hasil evaluasi yang dilakukan oleh evaluator
tingkat regional dan tingkat pusat diserahkan untuk direkap kepada TA HRD
TDS paling lambat tanggal 6 pula setiap bulannya. Secara rinci alur penyerahan
hasil penilaian dapat dilihat pada alur dibawah ini.
8. TA HRD TDS kemudian membuat seluruh rekap hasil evaluasi kinerja,
kemudian memberikan predikat dan rekomendasi seperti dalam tabel sebagai
berikut. Hasil ini selanjutnya juga akan ditayangkan dalam website.
Total
Skor Predikat Rekomendasi
91 – 100 Sangat Baik Dipertahankan dan dapat
dipertimbangkan untuk promosi
76 – 90 Baik Dipertahankan dan dimotivasi
61 – 75 Cukup Diberi pembinaan dan dimotivasi
51 – 60 Kurang Diberi peringatan dan
pembinaan, bila tidak
menunjukkan perubahan
7
Total
Skor Predikat Rekomendasi
direkomendasi untuk tidak
dilakukan perpanjangan kontrak
0 – 50 Buruk Direkomendasi untuk diputus
kontrak
8
ALUR PENYERAHAN HASIL PELAKSANAAN EVALUASI KINERJA
PPK WILAYAH I/II
C P M U
TENAGA AHLI CMAC TL CMAC
HRD TDS
PROJECT MANAGER
TRAINING
COORDINATOR ROMS
PROVINCIAL
COORDINATOR
DISTRICT
COORDINATOR
TC TDS CPMU
D P M U
P P M U
Asosiasi SPMAS Kab/Kota
Keterangan : : Arah penyerahan hasil Evkin : Arah penyerahan hasil rekapitulasi
9
9. TC ROMS mengirimkan rekap hasil evaluasi kinerja kepada TA HRD TDS untuk
penyusunan rekap hasil evaluasi kinerja nasional paling lambat setiap tanggal 8.
10. HRD TDS menyusun laporan hasil evaluasi kinerja (rekap nilai dan analisis) dan
menyampaikan kepada pihak-pihak terkait paling lambat pada tanggal 11
setiap bulan. Laporan tersebut disampaikan kepada CPMU dan tembusan
disampaikan kepada Satker Pembinaan Pamsimas, Satker PKPAM Provinsi,
PPMU, DPMU, CMAC dan Manajemen ROMS.
F. Implikasi Hasil Penilaian
1. Penghargaan/Pengakuan atas Prestasi Kerja
a. Personil yang mendapat penilaian kinerja “Sangat Baik” akan diberikan
penghargaan, sebagai contoh berupa masuknya nama yang bersangkutan ke
dalam daftar promosi dan kesempatan untuk menjadi “Personil of The
Month” atau “Personil Teladan Bulan Ini” untuk posisi tertentu.
b. Personil yang mendapat peringkat “Sangat Baik” tidak secara langsung
mendapatkan promosi, tetapi disesuaikan dengan kebutuhannya. Keputusan
peningkatan posisi (promosi) didasarkan pada hasil penilaian evaluasi
kinerja, keinginan yang bersangkutan, dan rencana kebutuhan posisi kosong
yang dimaksudkan dan sesuai kebutuhan
2. Pembinaan dan Tindakan Koreksi
a. Untuk hasil penilaian kinerja dengan peringkat “Cukup” dan “Kurang” maka
pihak yang berada di atasnya harus memberikan pembinaan/penguatan
sesuai catatan yang diperoleh masing-masing personil.
b. Pembinaan dapat dilakukan bersamaan dengan rapat koordinasi bulanan
atau dilakukan pada saat kegiatan pendampingan di masyarakat.
c. Penilaian kinerja bagi yang “kurang” dan telah diberikan pembinaan tetapi
tidak mengalami perubahan, maka akan dilakukan tindakan koreksi berupa
teguran-teguran sesuai aspek penilaian masing-masing personil baik lisan
maupun secara tertulis berupa surat peringatan. Pemberian surat
10
peringatan (SP) 1 sampai 3 akan diberikan dalam selang waktu 2 minggu.
Apabila SP 3 telah diberikan dan dalam kurun waktu 2 minggu tidak ada
perubahan kinerja, maka yang bersangkutan dapat direkomendasikan untuk
diputus kontraknya.
3. Sanksi Pemotongan Gaji
Evaluasi kinerja ini juga akan menjadi dasar pemberian sanksi pemotongan
gaji terkait dengan output yang harus dihasilkan oleh tim pelaku Pamsimas di
suatu tingkatan. Target output yang dimaksud di sini adalah capaian sasaran
kerja yang terkait dengan kemajuan pekerjaan lapangan suatu wilayah kerja
yang dibuktikan dengan data SIM yang diupload dalam website Pamsimas.
Target output tersebut harus disepakati oleh semua pelaksana program dan
dijadikan target bersama. Sebagai ilustrasi: di tingkat kabupaten/kota, Tim
Kab/Kota yang terdiri dari DC, DFMA, DEAO dan Fasilitator Masyarakat
bertanggungjawab terhadap progress pelaksanaan program di wilayah
kabupaten/kota. Apabila terdapat deviasi antara realisasi dengan target yang
telah disepakati, maka seluruh anggota Tim bersedia untuk bertanggungjawab
dan diberikan sanksi pemotongan gaji. Contoh perhitungan pemotongan gaji di
bawah ini diberikan untuk posisi District Coordinator.
TARGET % REALISASI % DEVIASI (%)RATA-RATA
DEVIASI (%)
1 JULI RKM 8 100 8 100.00 0.00 7,000,000 - 7,000,000
T-1 2 100 2 100.00 0.00
2 AGUSTUS RKM 8 100 8 100.00 0.00 7,000,000 583,333 6,416,667
T-1 4 100 3 75.00 25.00
T-2 2 100 2 100.00 0.00
3 SEPTEMBER T-1 8 100 8 100.00 0.00 7,000,000 1,166,667 5,833,333
T-2 4 100 4 100.00 0.00
T-3 2 100 1 50.00 50.00
4 OKTOBER T-2 8 100 7 87.50 12.50 7,000,000 1,312,500 5,687,500
T-3 4 100 3 75.00 25.00
5 NOVEMBER T-3 6 100 5 83.33 16.67 16.7 7,000,000 1,166,667 5,833,333
6 DESEMBER T-3 8 100 8 100.00 0.00 0 7,000,000 0 7,000,000
8.3
16.7
18.8
CONTOH PERHITUNGAN PEMOTONGAN GAJI BERDASARKAN BESARNYA DEVIASI TARGET Vs REALISASI
JUML DESA
GAJI FULLPOTONGAN
GAJI
GAJI YANG
DITERIMA
(TIM KABUPATEN/KOTA)
NO BULAN TAHAP
0
Proses pemotongan gaji dilakukan berdasarkan rekomendasi atas hasil
penilaian kinerja dan laporan kemajuan kegiatan program. Rekomendasi ini
11
disusun bersamaan dengan hasil laporan penilaian kinerja yang diterima oleh
HRD TDS dan diserahkan kepada Satker Pembinaan Pamsimas setiap tanggal
11 bulan berikutnya. Atas dasar laporan kinerja tsb Satker/PPK Pamsimas
akan menerbitkan rekomendasi penggajian personil ROMS kepada setiap
management ROMS untuk penggajian bulan berikutnya, contoh: periode
evaluasi bulan Juli 2014, laporan akan diserahkan tanggal 11 Agustus 2014
dan akan digunakan sebagai dasar pemberian gaji di awal bulan September
2014.
4. Sanksi Khusus
Selain mekanisme penilaian kinerja di atas, Pamsimas juga diterapkan
mekanisme sanksi khusus yaitu bilamana personil yang bersangkutan secara
sengaja dan terbukti telah melakukan pelanggaran yang dikategorikan berat.
Pelanggaran yang dikategorikan berat dan tidak dapat ditolerir adalah:
Secara sengaja melakukan penyalahgunaan semisal penggelapan uang untuk
kepentingan pribadi, baik melalui pungutan langsung maupun tidak
langsung, meminta imbalan kerja untuk diri sendiri atau orang lain,
melarikan uang Pamsimas, serta bentuk penggelapan uang Pamsimas.
Secara sengaja melakukan manipulasi data lapangan, dengan berbagai
alasan apapun, sehingga berdampak pada penyesatan informasi.
Apabila personil terbukti secara sengaja melakukan salah satu atau kedua
kegiatan yang dikategorikan sanksi khusus di atas, maka bagi yang
bersangkutan tidak perlu dilakukan evaluasi penilaian kinerja lagi, karena di
anggap sudah melakukan kegiatan terlarang dan bagi personil yang
bersangkutan akan diputus kontraknya.
5. Black List
Bagi personil yang telah melakukan kegiatan terlarang, khususnya yang
dikategorikan pada point di atas (misalnya terkait penyalahgunaan atau
penggelapan uang untuk kepentingan pribadi), maka bagi personil
bersangkutan selain dikeluarkan/diberhentikan dari Pamsimas dan juga akan
12
direkomendasikan untuk masuk dalam suatu black list untuk program-
program pemberdayaan lainnya.