Upload
others
View
68
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
BAHAGIAN AUDIT DALAM
DAN SIASATAN AM
KEMENTERIAN PERTAHANAN
MALAYSIA
PANDUAN KEMASUKAN JAWAPAN BAGI PERINGKAT PENYEDIA PTJ
PANDUAN KEMASUKAN JAWAPAN BAGI PERINGKAT PENYEDIA PTJ
2
MANUAL PENGGUNA KEMASUKKAN JAWAPAN BAGI SOALAN-SOALAN PENGAUDITAN BAGI PERINGKAT PENYEDIA DI PTJ
LANGKAH-LANGKAH YANG PERLU DIAMBIL OLEH PERINGKAT PENYEDIA DI PTJ SISTEM AIMS:
Rajah 1.0 – Double Click Ikon untuk memasuki Sistem menggunakan talian Internet
1.0 MENU UTAMA
1.1 Sila taip URL Sistem AIMS ke dalam kotak alamat iaitu http://aims.mod.gov.my ke dalam kotak alamat dan tekan ENTER. Seterusnya pengguna akan melihat paparan skrin seperti di bawah.
Rajah 1.1 – Menu Utama Sistem AIMS
Double click pada ikon Internet Explorer untuk
memulakan Sistem AIMS
Kotak Alamat: http://aims.mod.gov.my
PANDUAN KEMASUKAN JAWAPAN BAGI PERINGKAT PENYEDIA PTJ
3
1.2 Masukkan LOGIN dan KATALALUAN yang diberi didalam ruang LOG MASUK di menu utama sistem seperti di Rajah 1.2
Rajah 1.2 – Masukkan Login dan Kata Laluan
1.3 Klik butang MASUK untuk meneruskan penggunaan SISTEM AIMS. Skrin paparan menu dipaparkan seperti Rajah 1.3.
PERHATIAN:
Bagi pengguna yang baru pertama kali menggunakan sistem, sila buat permohonan baru di BAHAGIAN URUS SETIA AIMS BADSA melalui borang yang disediakan di link MUAT TURUN MAKLUMAT – BORANG CAPAIAN seperti di rajah 1.4.
1.4 Di peringkat Penyedia, terdapat hanya tiga pilihan Menu Utama yang akan digunakan iaitu MUAT TURUN MAKLUMAT, SENARAI SEMAK dan SOALAN.
Rajah 1.3 – Menu Utama di Peringkat Penyedia di Pusat Tanggungjawab (PTJ).
Klik di sini untuk Login Masuk
PANDUAN KEMASUKAN JAWAPAN BAGI PERINGKAT PENYEDIA PTJ
4
1.5 Di menu utama ini juga dipaparkan tempoh untuk Penyedia melaksanakan sesi menjawab soalan melalui sistem sebelum tahap capaian masuk ke dalam sistem disekat. Paparan dapat dilihat pada rajah 1.4.
Rajah 1.4 – Menu yang terdapat di Peringkat penyedia dan Tempoh menjawab sebelum sistem disekat
1.6 Di pilihan Menu Utama ini terdapat beberapa Submenu yang terlibat dengan penyedia PTJ iaitu:
1.6.1 Menu Muat Turun Maklumat - Manual Pengguna Bagi Peringkat Penyedia - Borang Capaian AIMS
1.6.2 Menu Senarai Semak - Lihat Senarai Semak
1.6.3 Menu Soalan - Cetak Soalan - Jawab Soalan (Bahagian 1 hingga Bahagian 6)
Tempoh Menjawab Oleh Penyedia
Pilihan Menu Utama Yang Boleh Dicapai Oleh Penyedia Di PTJ Dan Tujuh Bahagian Soalan Yang Perlu Dijawab.
PANDUAN KEMASUKAN JAWAPAN BAGI PERINGKAT PENYEDIA PTJ
5
2.0 SUBMENU MUAT TURUN MAKLUMAT
2.1 Penyedia boleh membuat rujukan penggunaan sistem di submenu ini dengan memuat turun manual pengguna yang disediakan. Di manual ini, penyedia dapat mengetahui langkah-langkah yang perlu dilaksanakan sepanjang tempoh menjawab soalan-soalan.
2.2 Bagi borang capaian pula, mana-mana perubahan keatas penyedia mahupun pengesah di sesebuah PTJ, sila kemukakan borang baru berserta senarai baru bagi pengganti penyedia dan pengesah ke Bahagian Urusetia AIMS BADSA.
3.0 SUBMENU SENARAI SEMAK
3.1 Penyedia dikehendaki melihat Senarai Semak terlebih dahulu sebelum menjawab soalan-soalan mengikut bahagian yang telah disediakan. Tujuan senarai semak ini adalah untuk memastikan penyedia mendapat panduan yang lengkap dan lebih memahami cara penggunaan sistem secara menyeluruh seperti rajah berikut.
Rajah 1.5 – Arahan panduan yang perlu diikuti oleh Penyedia sebelum menjawab soalan-soalan yang disediakan.
PANDUAN KEMASUKAN JAWAPAN BAGI PERINGKAT PENYEDIA PTJ
6
3.2 Penyedia boleh mencetak senarai semak dengan mengklik ikon pencetak seperti rajah 1.6
Rajah 1.6 – Mencetak Senarai Semak untuk disimpan sebagai rujukan.
4.0 SUBMENU CETAKAN SOALAN
4.1 Tujuan utama skrin ini adalah untuk mencetak setiap soalan mengikut bahagian-bahagian yang telah ditetapkan oleh Pihak Auditi. Terdapat enam (6) bahagian soalan yang perlu dijawab oleh Pihak Penyedia di PTJ. Setiap Modul Soalan adalah dalam bentuk PDF dan modul-modul tersebut adalah seperti di rajah 1.7 dan 1.8.
Rajah 1.7 – Menu pilihan cetakan soalan mengikut bahagian.
Klik ikon PDF untuk melihat soalan dalam bentuk PDF
PANDUAN KEMASUKAN JAWAPAN BAGI PERINGKAT PENYEDIA PTJ
7
4.2 Tajuk bagi Modul-modul soalan adalah:
4.2.1 Modul 1: Kawalan Perbelanjaan 4.2.2 Modul 2: Kawalan Bajet 4.2.3 Modul 3: Kawalan Terimaan 4.2.4 Modul 4: Kawalan Perbelanjaan 4.2.5 Modul 5: Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun
Amanah/ Deposit 4.2.6 Modul 6: Kawalan Pengurusan Asset/ Inventori/ Stor
Rajah 1.8 – Soalan yang dipaparkan dalam bentuk PDF
5.0 SUBMENU JAWAB SOALAN
5.1 Objektif utama menu ini adalah untuk memastikan setiap penyedia di PTJ perlu menjawab setiap soalan dari bahagian yang berkaitan mengikut susunan bahagian-bahagian yang telah ditetapkan seperti rajah 1.9 dibawah.
5.2 Penyedia dikehendaki mengklik link soalan di sebelah kiri paparan dan memahami objektif setiap modul sebelum menjawab soalan.
Klik ikon pencetak untuk mencetak soalan dan simpan untuk dijadikan sebagai rujukan penyedia dan pengesah serta semakan oleh pihak auditi
PANDUAN KEMASUKAN JAWAPAN BAGI PERINGKAT PENYEDIA PTJ
8
Rajah 1.9 – Menu menjawab soalan
5.3 Di setiap bahagian soalan, terdapat senarai bab yang perlu dijawab oleh penyedia sebelum menjawab bahagian modul soalan yang seterusnya seperti rajah 2.0.
Klik link bahagian untuk menjawab soalan mengikut modul
Senarai Bab Yang Perlu
Dijawab bagi Satu Bahagian
Klik link bahagian pekeliling untuk melihat pekeliling yang terlibat
PANDUAN KEMASUKAN JAWAPAN BAGI PERINGKAT PENYEDIA PTJ
9
Rajah 2.0 – Menunjukkan paparan menjawab soalan
5.4 Langkah-langkah menjawab soalan adalah:
5.4.1 Penyedia dikehendaki MENCETAK terlebih dahulu setiap modul soalan untuk dijadikan rujukan dan permulaan menjawab seperti di Langkah rajah 1.7 dan Langkah rajah 1.8.
5.4.2 Seterusnya penyedia dikehendaki MENGKLIK submenu JAWAB SOALAN dan PILIH bahagian 1 seperti di Langkah 1.9 dan penyedia diharuskan menjawab semua soalan-soalan yang berkaitan. Penyedia hanya perlu memilih satu (1) pilihan jawapan sahaja samaada YA, TIDAK atau TIDAK TERLIBAT.
5.4.3 Penyedia perlu menjawab KESEMUA bab yang ada pada setiap bahagian soalan sebelum menjawab soalan bahagian seterusnya. Klik butang SIMPAN untuk ke bab seterusnya dalam setiap bahagian seperti rajah 1.9 dan rajah 2.0.
5.4.4 Setelah selesai menjawab, penyedia perlu memberitahu kepada pengesah bahawa jawapan yang telah dibuat perlu disahkan untuk dihantar ke pihak auditi (BADSA) secara sistem seperti rajah 2.1 dan rajah 2.2.
Senarai bab yang perlu
dijawab sebelum ke
bahagian soalan lain Soalan-soalan yang perlu
dijawab oleh penyedia dengan hanya satu
jawapan sahaja bagi setiap soalan
PANDUAN KEMASUKAN JAWAPAN BAGI PERINGKAT PENYEDIA PTJ
10
Rajah 2.1 – Paparan setelah jawapan mengikut bab telah disimpan untuk ke bab seterusnya.
Rajah 2.2 – Paparan setelah semua bab dalam bahagian tersebut telah selesai dijawab.
PERINGATAN:
Sekiranya pihak penyedia TIDAK MENJAWAB soalan-soalan atau TIDAK MEMASUKI SISTEM dalam tempoh yang diberi, sistem akan MENAMATKAN tahap capaian PTJ berkenaan dan PTJ perlulah MENGEMUKAKAN SURAT RAYUAN kepada pihak audit untuk mendapatkan kebenaran mengakses sistem semula atau MENGEMUKAKAN SURAT TUNJUK SEBAB kepada Ketua Setiausaha Kementerian Pertahanan seperti di paparan rajah 2.3.
PANDUAN KEMASUKAN JAWAPAN BAGI PERINGKAT PENYEDIA PTJ
11
Rajah 2.3 – Paparan yang menunjukkan tahap capaian sistem PTJ telah disekat sekiranya tidak memasuki sistem dalam tempoh yang telah ditetapkan oleh
pihak audit.
6.0 KELUAR DARI SISTEM
6.1 Setelah selesai menjawab setiap soalan yang berada di dalam sistem, penyedia perlulah mengklik menu KELUAR untuk keluar daripada sistem seperti rajah di bawah dan paparan menu utama seperti di Rajah 1.1 akan terpapar semula.
Rajah 2.4 – Menu keluar dari sistem
Klik link KELUAR untuk keluar dari
sistem