Panduan Pengelolaan Program Cagsis Rev_final_110228

LOCAL GOVERNANCE INNOVATIONS FOR COMMUNITIES IN ACEH

PANDUAN PENGELOLAAN PROGRAM

HIBAH UNTUK

PELAYANAN

Australia Indonesia Part

Kemitraan Australia Indonesia

LOGICA 2 is an initiative under the Australia Indonesia Partnership,

Coffey International Development in Association with Forum Bangun Aceh (FBA)

LOCAL GOVERNANCE INNOVATIONS FOR COMMUNITIES IN ACEH (LOGICA2)


HIBAH UNTUK INOVASI

PELAYANAN

Australia Indonesia Partnership

Kemitraan Australia Indonesia

LOGICA 2 is an initiative under the Australia Indonesia Partnership, and is delivered by


LOCAL GOVERNANCE INNOVATIONS FOR COMMUNITIES IN ACEH


INOVASI

and is delivered by


Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS Page 2

DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN .. 2

1.1. Latar Belakang .. 2

1.2. Maksud dan Tujuan .. 2

1.2.1. Maksud .. 2

1.2.2. Tujuan .. 2

1.2.3. Lokasi .. 3

2. KETENTUAN DASAR PROGRAM

2.1. Prinsip Dasar .. 4

2.2. Jenis Kegiatan ... 5

2.3. Pendanaan .. 5

2.3.1. Sumber Dana 5

2.3.2. Besaran Alokasi Dana ... 6

2.3.3. Mekanisme Pencairan dan Penyaluran Dana ... 7

3. PENGELOLAAN PROGRAM

3.1. Tahap Perencanaan .. 7

3.2. Pelaksanaan Kegiatan ... 11

3.3. Diagram Alur .. 12

3.4. Pengawasan dan Pelaporan . 15

3.5. Mekanisme Pengadaan Barang dan Jasa ... 16

3.6. Transparansi dan Akuntabilitas . 16

4. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN .. 17

5. Lampiran formulir yang digunakan.


1. PENDAHULUAN

1.1. Latar belakang

Pelayanan publik pada dasarnya adalah tugas utama pemerintah dan alasan

dibentuknya pemerintahan. Karena itu, hanya pemerintahlah yang dapat

memperbaikinya. Betapa pentingnya fungsi pelayanan ini, sehingga menjadi tolok

ukur bagi terselenggaranya tata pemerintahan yang baik (good governance)

terutama di tingkat pemerintah daerah.

Untuk memastikan bahwa kinerja pelayanan publik yang diselenggarakan

oleh pemerintah daerah sudah memenuhi standar-standar tertentu, maka

Pemerintah Pusat, khususnya Kementerian Pendidikan Nasional dan Kementerian

Kesehatan telah menetapkan Standar Pelayanan Minimal (SPM) bidang Pendidikan

dan Kesehatan. SPM ini merupakan tolok ukur kinerja pelayanan publik yang

diselenggarakan pemerintah daerah (kabupaten/kota). Melalui SPM ini, maka

pemerintah daerah harus mampu memberikan pelayanan kepada publik tanpa

kecuali dalam bentuk, jenis, tingkat dan mutu pelayanan yang esensial dan sangat

dibutuhkan oleh masyarakat. Pencapaiaan SPM ini merupakan tanggung jawab

bupati/walikota dan dilaksanakan oleh dinas teknis dan unit-unit pelayanan.

Dalam rangka mendukung pencapaian SPM di enam kabupaten dampingan,

maka LOGICA2 memfasilitasi penyusunan rencana kerja dari unit-unit pelayanan

dan menyediakan dana hibah untuk mendukung implementasi dari rencana kerja

dimaksud. LOGICA2 merupakan prakarsa senilai 16 juta dolar Australia di bawah

Kemitraan Australia Indonesia (AIP). LOGICA2 dimulai pada Maret 2010 dan akan

berjalan hingga Juni 2012. LOGICA2 bekerja dengan enam pemerintahan kabupaten

untuk memperkuat kecakapan mereka dalam memberikan pelayanan kesehatan,

pendidikan dan infrastruktur. LOGICA2 juga bekerja secara bersamaan di sebanyak

432 Gampong atau nama lainnya dampingan untuk menjalankan perencanaan

berbasis kebutuhan yang partisipatif, advokasi pada pemerintah untuk perbaikan

pelayanan, serta mengkonsolidasikan perdamaian.

Fasilitasi dan penyediaan dana hibah kepada unit pelayanan ini dimaksudkan

sebagai upaya mendorong terjadinya inovasi-inovasi pelayanan dalam rangka

pencapaian SPM melalui implementasi rencana kerja di masing-masing unit

pelayanan.


1.2. Maksud dan Tujuan

1.2.1. Maksud

Program Hibah ini dimaksudkan untuk mendukung kemitraan

masyarakat dan pemerintah dalam perbaikan akses dan mutu

pelayanan publik melalui inovasi pelayanan yang dilaksanakan oleh

pemerintah daerah dan masyarakat

1.2.2. Tujuan

Tujuan dari program ini adalah untuk:

1. Mendukung pemerintah daerah dalam mencapai target-target

kinerja Standar Pelayanan Minimal (SPM) disektor pendidikan

dan kesehatan.

2. Meningkatkan kerjasama antara pemerintah (unit pelayanan)

dan masyarakat dalam perbaikan akses dan mutu pelayanan

publik.

3. Mendukung dan memfasilitasi keterlibatan masyarakat dan

kelompok marginal dalam pembuatan keputusan di tingkat

lokal.

4. Meningkatkan kemampuan masyarakat dalam pengelolaan

kegiatan, dari mulai perencanaan sampai dengan evaluasi.

1.2.3. Lokasi

Program ini akan dilaksanakan di unit pelayanan dan Gampong atau

nama lainnya yang menjadi dampingan LOGICA2 di 6 (enam)

kabupaten, yaitu: Kabupaten Pidie Jaya, Bireuen, Aceh Timur, Aceh

Tamiang, Aceh Barat Daya dan Aceh Tengah.

2. KETENTUAN DASAR PROGRAM

2.1. Prinsip Dasar

a. Dana hibah hanya dapat digunakan untuk pembelian/pengadaan

barang/jasa yang berhubungan dengan pelaksanaan inovasi

pelayanan;

b. Dana hibah hanya diberikan untuk wilayah kerja kabupaten,

kecamatan atau Gampong atau nama lainnya dampingan LOGICA2;

c. Dana hibah hanya dapat dimanfaatkan untuk kepentingan masyarakat

dalam bidang pelayanan kesehatan, pendidikan dan pemberdayaan

ekonomi.


d. Pemerintah kabupaten diwajibkan menyediakan kontribusi sebesar

20% dari total anggaran yang diperlukan, baik dalam bentuk dana,

fasilitas maupun tenaga;

e. Manfaat program harus untuk orang banyak bukan individu dan tidak

diskriminatif;

f. Inovasi pelayanan yang dilaksanakan dengan Program Hibah ini harus

sesuai dengan peraturan dan perundangan-undangan yang berlaku di

tingkat nasional, propinsi dan kabupaten.

2.2. Jenis Kegiatan

Pada dasarnya semua kegiatan baik berupa pembangunan fisik,

pengadaan barang/jasa atau pelatihan dapat dilaksanakan dengan

menggunakan dana ini seperti :

(i) Untuk pelaksanaan pencapaian Standard Pelayanan

Minimal (SPM) sebagai komitmen dari maklumat pelayanan

dan umpan balik (feedback) dari masyarakat

(ii) Untuk menguji sistem pelayanan model baru atau penerapan

pelayanan tambahan baru untuk meningkatkan atau

mengefektifkan pelayanan yang sudah ada;

(iii) Renovasi kantor unit pelayanan agar lebih nyaman dan

mudah diakses;

(iv) Untuk membangun fasilitas pendukung unit pelayanan bagi

penyandang cacat dan orang jompo atau orang dengan

kebutuhan khusus;

(v) Kegiatan penyuluhan bagi masyarakat tentang pelayanan,

hak-hak masyarakat dan cara mengakses pelayanan;

(vi) Mempromosikan keterbukaan dan akuntabilitas dari unit

pelayanan kepada pengguna melalui peningkatan

kepedulian, kampanye pendidikan dan penyebarluasan

informasi;

(vii) Membangun infrastruktur dasar Gampong atau nama

lainnya yang berhubungan dengan pendidikan, kesehatan,

perlindungan perempuan dan anak, dan peningkatan

pendapat masyarakat.

2.3. Pendanaan

2.3.1. Sumber Dana

Sumber dana untuk pelaksanaan inovasi pelayanan di tingkat

kecamatan ini berasal dari bantuan langsung pemerintah Australia

yang bersifat hibah bagi pemerintah daerah melalui program

Kemitraan Australi Indonesia.


2.3.2. Besaran Alokasi Dana

Setiap kabupaten dan kecamatan akan dialokasi dana dengan jumlah

yang berbeda tergantung dari jumlah unit pelayanan dan Gampong

atau nama lainnya yang didampingi oleh L2.

(a) Maksimum alokasi dana untuk masing masing sektor adalah :

Inovasi pelayanan kesehatan : Rp. 80.000.000,-/Puskesmas

Inovasi sektor pendidikan : Rp. 28.800.000,- /sekolah

Inovasi inisiatif masyarakat : Rp. 28.000.000,-/Gampong atau

nama lainnya

(b) Pembiayaan akan dikategorikan dalam 2 jenis yaitu:

Biaya Langsung, yaitu biaya yang dibutuhkan untuk mendanai

pelaksanaan kegiatan seperti biaya material, alat, upah dan jasa;

Biaya Tidak langsung, yaitu biaya yang dibutuhkan untuk

menunjang operasional pelaksanaan kegiatan seperti pembelian

ATK, foto copy, dll, maksimum 2% dari total anggaran.

(c) Komponen biaya yang tidak dapat didanai meliputi: Pembayaran upah atau honor personil yang terlibat dalam

pelaksanaan kegiatan;

Pembayaran tenaga ahli yang melebihi 10% dari total anggaran

Pembelian suvenir atau cinderamata seperti, topi, kaus dll;

Kegiatan-kegiatan yang tidak berhubungan dengan pelayanan,

seperti acara adat, perayaan agama dan peringatan hari

kemerdekaan.

Biaya perjalanan kecuali untuk studi banding dalam rangka

perbaikan pelayanan dalam wilayah Propinsi Aceh, dan nilainya

tidak melebihi 10% dari total anggaran;

Pembelian barang/material untuk kepentingan individu;

Mendanai aktifitas partai politik.

Mendanai aktifitas keagamaan, olah raga, hiburan atau

perlombaan;

Membangunan atau merenovasi bangunan pribadi;

Mendanai kegiatan-kegiatan di luar kabupaten, kecamatan atau Gampong atau nama lainnya dampingan LOGICA2;

Mendanai program yang telah didanai melalui APBN, APBA, APBK, LSM, Donor, NGO dan sumber pendanaan lainnya;

Biaya tetap (over head) seperti pembayaran listrik, air dan telepon;

Bila kegiatan berupa pembangunan fisik maka material yang digunakan tidak boleh menggunakan kayu ilegal (tidak bersertifikat), mengandung bahan berbahaya seperti asbes dan bahan berbahaya dan beracun lainnya.


2.3.3. Mekanisme Pencairan dan Penyaluran Dana

Pencairan dana akan dilakukan dalam 2 (dua) tahap. Dari seluruh

tahapan pencairan akan ditahan sebesar 5% sebagai dana retensi yang

akan dicairkan bila kegiatan dan perbaikan yang diperlukan sudah

dilaksanakan dan dapat diterima oleh LOGICA2 dan unit pelayanan

terkait.

Adapun tahapan dan persentase pencairan dana adalah sebagai

berikut:

Pencairan Tahap I: 60%-3% = 57%; Dilaksanakan setelah

penandatangan perjanjian dana hibah antara LOGICA2

dengan unit pelayanan atau Gampong atau nama lainnya.

Pencairan Tahap II:40%-2% = 38%; akan dilakukan bila

kemajuan kegiatan sudah mencapai Min.60%

Dan pencairan dana retensi 5%; akan dilakukan bila progress

dan perbaikan yang dibutuhkan sudah mencapai 100%.

3. PENGELOLAAN PROGRAM

3.1. Tahap perencanaan

Kegiatan yang didanai oleh hibah ini harus didasarkan pada data baseline

baik yang disusun oleh unit pelayanan (kecamatan, puskesmas dan sekolah)

serta Fasilitator Gampong atau nama lainnya (Community Mobilizer)

LOGISA2. Data baseline pemenuhan SPM tingkat kecamatan yang

diterbitkan oleh Camat, memuat capaian SPM untuk bidang pendidikan dan

kesehatan. Sedangkan data baseline tingkat Gampong atau nama lainnya

diperoleh melalui proses wawancara dan konsultasi dengan masyarakat.

Hibah ini diutamakan untuk mendanai kegiatan-kegiatan yang terkait

dengan rendahnya salah satu atau beberapa indikator pencapaian SPM baik

di bidang kesehatan maupun pendidikan. Oleh sebab itu, kegiatan-kegiatan

yang diusulkan harus diorientasikan pada pencapaian indicator-indikator

SPM yang memerlukan perhatian/masih rendah.

Adapun proses penyusunan rencana tindak inovasi pelayanan adalah sebagai

berikut :

3.1.1. Bidang Kesehatan dan Pendidikan

1. Didasarkan pada data baseline pencapaian SPM, puskemas/sekolah

menyusun kegiatan-kegiatan untuk meningkatkan pencapaian satu

atau beberapa indicator SPM yang akan dilakukan. Kegiatan-

kegiatan tersebut harus dapat diintegrasikan dengan program-

program puskesmas/sekolah yang didanai baik dari APBN, APBA,

APBK dan sumber pendanaan lainnya.


2. Rumusan berbagai kegiatan pencapaian SPM harus dikonsultasikan

dan disepakati dengan perwakilan masyarakat, sehingga terjadi

kesinambungan antara program puskemas/sekolah dengan kondisi

yang dialami oleh masyarakat. Perwakilan masyarakat yang

diundang adalah: (i) pemerintah Gampong atau nama lainnya; (ii)

tuhapeut; (ii) kader posyandu/komite sekolah; (iii)

individu/kelompok yang peduli terhadap kesehatan/pendidikan;

dan (iv) individu/kelompok lainnya yang dianggap penting

dilibatkan.

3. Setelah melakukan konsultasi dengan perwakilan masyarakat,

puskemas/sekolah menyusun RAUP (Rencana Aksi Unit

Pelayanan) yang berisikan kegiatan-kegiatan penanganan masalah-

masalah sesuai kesepakatan dengan masyarakat. Penyusunan

RAUP juga melibatkan kader Gampong atau nama

lainnya/posyandu/komite sekolah.

4. Setelah disahkan oleh kepala puskemas/sekolah, RAUP

disampaikan kepada Kepala Dinas terkait untuk dinilai kelayakan

kegiatan-kegiatan yang diusulkan. RAUP yang telah disetuji oleh

Kepala Dinas terkait dapat langsung disampaikan ke LOGICA2

dengan melampirkan beberapa dokumen pendukung sebagai

berikut :

1. Rencana Anggaran Biaya (RAB)

2. Gambar kerja (DED) dan foto 0% (kondisi existing)

untuk kegiatan berupa pembangunan sarana phisik

3. Jadwal kegiatan

4. Rencana Penggunaan Dana (RPD) tahap-1

5. Copy buku rekening

6. Naskah perjanjian dana hibah yang sudah di tanda

tangani oleh Kepala unit pelayanan dan Kepala Dinas

terkait

5. Batas waktu penerimaan proposal adalah 31 Mei 2011.

6. LOGICA2 akan menilai kelayakan proposal tersebut, bila disetujui

maka akan ditindaklanjuti dengan penanda tanganan perjanjian

dana hibah oleh Team Leader LOGICA2.

7. Dana hibah akan dicairkan paling cepat 1 minggu setelah perjanjian

dana hibah ditanda tangani oleh kedua belah pihak.


3.1.2. Proposal Inisiatif Masyarakat

Fasilitator Desa atau nama lain dari program L2 akan bekerja dengan

pemerintahan Gampong atau nama lainnya, organisasi masyarakat,

tokoh masyarakat, pimpinan lembaga keagamaan serta masyarakat

perorangan dalam mengindentifikasi kebutuhan, menentukan skala

prioritas, membuat perencanaan dan membentuk forum warga guna

mengembangkan rencana aksi untuk mendapatkan hasil tertentu dari

pelayanan publik.

Untuk usulan kegiatan yang akan didanai oleh LOGICA2 maka harus

mengikuti procedure sebagai berikut :

a. Keuchik atau nama lainnya atas nama Gampong atau

nama lainnya membuat proposal untuk di ajukan ke

LOGICA2 melalui CM dan CC. Proposal yang diajukan

sekurang-kurangnya harus memuat informasi sebagai

berikut :

1. Community Action Plan (CAP) atau rencana tindak

masyarakat yang terdiri dari :

Profil atau gambaran kondisi awal

Gampong atau nama lainnya.

Daftar masalah, penyebab masalah, potensi

Gampong atau nama lainnya untuk

mendukung penyelesaian masalah dan

rencana penanggulangan masalah

Target jumlah penerima manfaat

Rencana kerja atau rencana tindak yang

harus dilakukan.

2. Gambar kerja (DED) dan foto 0% (kondisi

existing) untuk kegiatan berupa pembangunan

sarana phisik

3. Rencana Anggaran Biaya

4. Rencana penggunaan dana tahap-1 (60%)

5. Copy buku rekening Gampong atau nama lainnya

6. Jadwal pelaksanaan.

7. Naskah perjanjian dana hibah yang sudah di tanda

tangani oleh Keuchik atau nama lainnya dan

camat.

b. Bila ada Gampong atau nama lainya tidak membutuhkan

dana sebesar alokasi yang disediakan maka dapat di

alihkan ke Gampong lain dalam satu kecamatan.

c. Beberapa Gampong atau nama lainnya juga dapat

membuat rencana aksi untuk menyelesaikan masalah

bersama dengan satu kegiatan besar, maka alokasi dana


dapat digabungkan melalui musyawarah antar gampong

atau nama lainnya, dalam musyawarah antar gampong

tersebut juga dibicarakan tata cara dan penangung jawab

utama pelaksanaan kegiatan tersebut. Musyawarah antar

gampong yang dilaksanakan harus dihadiri perwakilan

dari kantor camat setempat (Camat atau Sekcam).

d. Batas waktu penerimaan proposal adalah 31 Mei 2011.

e. LOGICA2 akan menilai kelayakan proposal tersebut, dan

bila disetujui maka akan dilanjuti dengan penanda

tanganan perjanjian dana hibah oleh LOGICA2 yang

diwakili oleh Team Leader.

f. Dana hibah akan dicairkan paling cepat 1 minggu setelah

perjanjian dana hibah ditanda tangani oleh LOGICA2.

3.2. Pelaksanaan kegiatan

Setelah rencana kegiatan dan anggaran biaya disetujui oleh LOGICA2 dan disyahkan dalam bentuk perjanjian dana hibah, maka tahapan pelaksanaan kegiatan pada dasarnya sudah bisa dimulai, dengan proses sebagai berikut:

1. Pencairan dan Penyaluran Dana

Pengajuan Pencairan dana untuk pelaksanaan kegiatan diajukan oleh masing-masing unit pelayanan dan Gampong atau nama lainnya kepada LOGICA2 dengan mengisi formulir Rencana Penggunana Dana (RPD), setelah diverifikasi oleh tim teknis LOGICA2, kemudian dana disalurkan ke rekening masing-masing unit pelayanan dan Gampong atau nama lainnya dalam 2 tahapan yaitu 60% dan 40%. Dari total pencairan LOGICA2 akan menahan sebesar 5% sebagai dana retensi atau jaminan yang akan dibayar bila seluruh tahapan kegiatan dan perbaikan yang diperlukan telah dilaksanakan 100%. Unit pelayanan dan Gampong atau nama lainnya akan mendapatkan pendampingan sehari-hari tentang sistem pengelolaan program antara lain mencakup :

Administrasi Pencairan dan Penyaluran dana hibah serta manajemen konstruksi.

Tata cara Pengadaan Barang dan Jasa.

2. Pengelolaan dana hibah dilaksanakan secara swakelola dengan berpedoman pada prinsip-prinsip sebagai berikut :

a. Menerapkan prinsip keterbukaan, jujur, demokratis, akuntabel, efektif dan efisien.

b. Proses pelaksanaan kegiatan di lapangan dikoordinir oleh Kepala unit pelayanan atau orang yang ditunjuk sebagai penangung jawab kegiatan berdasarkan SK kepala unit pelayanan atau Gampong atau nama lainnya dan diutamakan dengan sistem padat karya dengan melibatkan warga setempat/sekitar semaksimal mungkin

Panduan Pelaksanaan Program Hibah CAGSIS

kecuali untuk kegiatan yang membutuhkan keahlian khusus.

c. Setiap permintaan dana kepada LOGICA2 harus membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD) sesuai dengan tahapan pencairan dana.

d. Semua transaksi keuangan tersendiri (format terlampir) sesuai dengan tanggal transaksi di sertai dengan buktiditanda tangani oleh penanggung jawab kegiatan.

e. Pelaksanaan program dan laporan pengelolaan keuangan harus di ketahui olehmenempelkan informasi papan informasi unit pelayanan dan lainnya

f. Team Tehnis mutu proses pelaksanaan kegiatan oleh Pelayananpemerintah daerah

g. Setelah kegiatan selesai dilaksanakan dan telah disetujui oleh tenaga teknis LOGICA2, baru dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat melalui forum Pelayanan

h. Pelaksanaan kegiatan diharapkan bisa berjalan secara paralel untuk tiap nama lainnyaakan/telah disepakati bersama.

3.3. Diagram alur

3.3.1. Diagram Alur Perencanaan dan pel


kecuali untuk kegiatan yang membutuhkan keahlian khusus. Setiap permintaan dana kepada LOGICA2 harus membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD) sesuai dengan tahapan pencairan dana. Semua transaksi keuangan harus di catat di buku kas tersendiri (format terlampir) sesuai dengan tanggal transaksi di sertai dengan bukti-bukti (kwitansi) yang ditanda tangani oleh penanggung jawab kegiatan.Pelaksanaan program dan laporan pengelolaan keuangan harus di ketahui oleh warga masyarakat dengan menempelkan informasi kegiatan program hibah ini di papan informasi unit pelayanan dan Gampong atau nama lainnya. Team Tehnis LOGICA2 akan melakukan pengawasan mutu proses pelaksanaan kegiatan oleh Pelayanan/Gampong atau nama lainnya pemerintah daerah yang berwenang. Setelah kegiatan selesai dilaksanakan dan telah disetujui oleh tenaga teknis LOGICA2, baru dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat melalui forum kecamatan dan diserah terimakan kepada Pelayanan terkait. Pelaksanaan kegiatan diharapkan bisa berjalan secara paralel untuk tiap Unit Pelayanan dan Gampong atau nama lainnya dengan mengacu pada rencana kerja yang akan/telah disepakati bersama.

Diagram Alur Perencanaan dan pelaksanaan Program

Page 11

kecuali untuk kegiatan yang membutuhkan keahlian

Setiap permintaan dana kepada LOGICA2 harus membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD) sesuai

harus di catat di buku kas tersendiri (format terlampir) sesuai dengan tanggal

bukti (kwitansi) yang ditanda tangani oleh penanggung jawab kegiatan. Pelaksanaan program dan laporan pengelolaan keuangan

masyarakat dengan program hibah ini di Gampong atau nama

LOGICA2 akan melakukan pengawasan mutu proses pelaksanaan kegiatan oleh Unit

dan aparat

Setelah kegiatan selesai dilaksanakan dan telah disetujui oleh tenaga teknis LOGICA2, baru dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat melalui

dan diserah terimakan kepada Unit

Pelaksanaan kegiatan diharapkan bisa berjalan secara Gampong atau

dengan mengacu pada rencana kerja yang

aksanaan Program


3.3.2 Diagram Alur Pencairan Dana


Diagram Alur Pencairan Dana

Page 12


3.4. Pengawasan dan pelaporan

1) Pengawasan Dalam melaksanakan program ini, LOGICA2 akan menyediakan tenaga tehnis untuk mengawasi dan membantu Unit pelayanan/Gampong atau nama lainya dalam mengelola dana hibah. Seluruh pengawasan dalam pelaksanaan kegiatan ini dilaksanakan dan di evaluasi dengan melibatkan unsur pemerintah, lembaga donor, LSM dan masyarakat.

2) Pelaporan

Pelaporan diperlukan dalam rangka pengendalian untuk mengetahui perkembangan kegiatan dan penggunaan dana. Untuk memastikan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan mekanisme program maka perlu dilakukan pelaporan secara berkala dengan mekansime sebagai berikut : 1. Setelah Dana tahap pertama habis digunakan maka penanggung

jawab kegiatan harus menyusun laporan penggunaan dana,buku kas, bukti transaksi/kwitansi yang diberi materai sesuai dengan jumlah transaksi (untuk transaksi dibawah Rp. 1.000.000 dengan materai Rp. 3000,- dan diatas Rp. 1.000.000,- harus diberi materai Rp. 6.000 dan distempel/tanda tangan oleh penyedia jasa), laporan kemajuan kegiatan, notulensi atau catatan hasil kegiatan serta foto-foto kegiatan.

2. Unit pelayanan atau Gampong atau nama lainnya sebagai

penanggung jawab kegiatan kemudian memfasilitasi pertemuan yang dihadiri oleh unit pelayanan terkait,aparat Gampong atau nama lainnya, unsur masyarakat dan LSM untuk menilai capaian kegiatan yang telah diselesaikan pada tahap ini dan menyusun rencana penggunaan dana untuk melaksanakan kegiatan selanjutnya. Dalam pertemuan juga dibahas tentang kendala dan masalah yang dihadapai dalam pelaksanaan kegiatan serta solusi yang ditempuh untuk menyelesaikan masalah tersebut.

3. Seluruh peserta yang hadir dalam pertemuan tersebut

diharapkan dapat mengevaluasi efektifitas dan akuntabilitas dari masing-masing capaian kegiatan, Bila laporan yang dipaparkan dalam pertemuan tersebut dapat diterima oleh semua pihak maka kemudian dapat dibuatkan Berita Acara pertanggung jawaban kegiatan tahap-1 yang ditanda tangan oleh masing-masing perwakilan baik pemerintah, masyarakat maupun perwakilan LSM.

4. Selanjutnya laporan disampaikan ke LOGICA2 paling telat 1

minggu setelah pertanggung jawaban di terima oleh forum,


Fasilitator LOGICA2 akan mengecek kelengkapan laporan dan memverifikasi kwintansi yang ada dengan membandingkan dengan harga pasar dan kewajaran biaya.

5. Laporan pertanggung jawaban kegiatan tahap I juga harus dapat di akses sepenuhnya oleh masyarakat umum dengan cara menempelkan pada papan informasi unit pelayanan/Gampong atau nama lainnya.

6. Bila ada masyarakat yang keberatan terhadap isi laporan, maka dapat menyampaikan pengaduanya ke Unit pelayanan/gampong atau penangung jawab kegiatan yang di tunjuk, Penanggung jawab kegiatan yang ditunjuk harus memverifikasi dan menindaklajuti setiap laporan yang masuk.

7. Setelah semua dana hibah dibelanjakan untuk pelaksanaan kegiatan dari rencana aksi telah selesai dilaksanakan maka penanggung jawab kegiatan harus menyusun laporan penggunaan dana, buku kas, bukti transaksi/kwitansi, laporan kemajuan kegiatan, notulensi atau catatan hasil kegiatan serta foto-foto kegiatan untuk selanjutnya dibuat musyawarah serah terima kegiatan antara wakil masyarakat dan unit pelayanan atau gampong dimana kegiatan dilakukan.

8. Bila laporan yang dipaparkan dalam pertemuan tersebut dapat diterima oleh semua pihak maka kemudian dapat dibuatkan Berita Acara pertanggung jawaban kegiatan tahap-2 yang ditanda tangan oleh masing-masing perwakilan baik pemerintah, masyarakat maupun perwakilan LSM.

9. Selanjutnya laporan disampaikan ke LOGICA2 paling telat 1 minggu setelah pertanggung jawaban di terima oleh forum, Fasilitator LOGICA2 akan mengecek kelengkapan laporan dan memverifikasi kwintansi yang ada dengan membandingkan dengan harga pasar dan kewajaran biaya, bila semua syarat telah memenuhi ketentuan yang berlaku maka LOGICA2 akan mencairkan dana rentensi yang ditahan sebesar 5%.

3.5. System pengadaan barang dan jasa

Sehubungan dengan lingkup dan skala pekerjaan dalam kegiatan ini umumnya kecil sehinga tidak diharuskan untuk mengikuti seluruh procedure yang ditetapkan oleh pemerintah dalam Keppres no. 80/2003 atau perubahannya, namun penangung jawab kegiatan harus menerapkan beberapa prinsip dasar dalam pengadaan barang dan jasa dalam kegiatan ini sesuai dengan Keppres tersebut yakni : 1. Efisien artinya pengadaan barang/jasa harus di usahakan dengan

menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan dapat di pertanggung jawabkan.


2. Efektif artinya pengadaan barang dan jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang telah di tepakan.

3. Transparan artinya semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang dan jasa termasuk syarat teknis, tatacara evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas umumnya.

4. Adil dan tidak diskriminatif artinya memberikan perlakukan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberikan keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan alasan apun.

5. Akuntabel artinya harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan kegiatan.

6. Praktis dan sederhana artinya procedure pengadaan barang/jasa dalam kegiatan ini harus mudah dipahami oleh masyarakat umum dalam lingkup kecamatan/gampong sehingga bisa ikut berpasrtisipasi dalam kegiatan ini.

3.6. Transparansi dan akuntabilitas

1) Transparansi

Sebuah kegiatan tanpa adanya transparansi akan sangat dekat dengan korupsi. Kecendrungan terjadinya kecurangan dan praktek-praktek penyimpangan pengelolaan dana bantuan dapat dihindari dengan cara monitoring dan pendampingan terhadap pengelolaan dana kegiatan program serta pelaporannya. Umumnya kesalahan atau pelanggaran-pelanggaran yang ter-identifikasi antara lain; pelaporan fiktif dan laporan keuangan tidak dapat dipertanggungjawabkan oleh pelaksanaan kegiatan. Sebagai penerima manfaat dari berbagai kegiatan yang dilaksanakan baik oleh pemerintah maupun oleh lembaga lain maka kepedulian dan keterlibatan masyarakat dalam merencanakan, mengawasi, memeriksa, menegur juga merupakan hal penting dalam tahapan pelaksanaan kegiatan. Oleh sebab itu maka kegiatan-kegaiatan yang menggunakan dana publik baik yang berasal dari pemerintah pusat, propinsi, kabupaten atau pihak lain perlu dibuka akses seluas-luasnya bagi masyarakat untuk mendapatkan informasi tentang kegiatan tersebut mulai dari perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi.


2) Akuntabilitas

Akuntabilitas dapat dilihat pada laporan akhir berbanding kualitas hasil, yaitu pencatatan pengeluaran sebenarnya berbanding dengan penerimaan sebagai alat kontrol. Hal ini berdasarkan kepada pembuktian laporan biaya akan lebih mudah dibandingkan dengan hasil pekerjaan.


JADWAL PELAKSANAAN PROGRAM HIBAH UNTUK INOVASI PELAYANAN

No Kegiatan 2011

PIC Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov Des 01. Pembuatan panduan pengelolaan program, Draft Perjanjian

Hibah dan formulir dan dokumen yang diperlukan. SPM Innovation

Grant dibawah supervsisi TL/DTL (Done)

02. Sosialisai dan pengenalan dasar program untuk internal LOGICA 2 di kabupaten target.

SPM Innovation Grant & Technical Support Team

03. Indentifikasi kebutuhan dan pengembangan konsep awal tentang inovasi pelayanan oleh forum masyarakat dan unit pelayan yang dibantu oleh komponen active community, komponen reformasi pelayanan dan cross cutting component program L2 lainnya serta masukan dan saran dari lembaga donor dan LSM setempat.

L2 Fasilitaor desa dibawah koordinasi CC.

Government Program manager dan spacialis

05. Pembuatan dan penyampaian proposal dan Rencana Anggaran Biaya.

Pimpinan unit pelanan dan Keuchik atau nama lainnya

CoMo,CC, GR PM dan Technical sTim Pengelola Hibahort.

06. Penandatanganan perjanjian Dana hibah, pencairan dan pelaksanaan kegiatan tahap-1

Unit pelayanan dan Gampong atau nama lainnya

Finance L2 TL/DTL L2

07. Pelaksanaan Monitoring, evaluasi dan laporan pelaksanaan program

Technical support Team dan ME.


No Kegiatan 2011

PIC Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov Des 08. Pelaksanaan supervisi dan pendampingan bagi Penanggung jawab

kegiatan, unit pelayanan.

Como, CC, GR PM dan Technical support team,

09. Pembuatan laporan penggunan dana dan progress kegiatan tahap-1

10. Pencairan dan pelaksaan kegiatan tahap-2 TIM PENGELOLA HIBAH

Finance L2

11. Pembuatan laporan penggunaan dana dan progress kegiatan tahap-2

TIM PENGELOLA HIBAH dan technical ort team

12. Pencairan dana tahap-3 dan penyelesaian kegiatan serta perbaikan yang diperlukan

TIM PENGELOLA HIBAH

Finance L2

13. Pembuatan laporan penyelesiaan pekerjaan dan pertanggung jawaban dana tahap-3 termasuk pencapaian indicator monitoring dan evaluasi pelaksanaan program.

TIM PENGELOLA HIBAH dan technical sTim Pengelola Hibahort team

14. Pembelajaran dan replikasi berkelanjutan L2 ME Team, CC GR PM dan L2 SMT.

Documents

Panduan Pengelolaan Program Cagsis Rev_final_110228