Panduan Penggunaan SIMP3MPolsri untuk Dosen

Pusat Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat

P o l i t e k n i k N e g er i S r i w i j a y a

J l . S r i j a y a N e g a r a , P a l e m b a n g 3 0 1 3 9

T e l p . 0 7 1 1 - 3 5 3 4 1 4 F a x . 0 7 1 1 - 3 5 5 9 1 8

W e b s i t e : h t t p : / / w w w . p o l s r i . a c . i d /

E m a i l : p 3 m @ po l s r i . a c . i d

SEKILAS AKTIVITAS DOSEN

Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian – Politeknik Negeri Sriwijaya adalah sistem yang

dikembangkan oleh P3M Polsri. SIMP3MPolsri memfasilitasi setiap dosen untuk melakukan

beberapa aktivitas, terkait dengan kewajibannya di bidang penelitian dan pengabdian.

Secara umum untuk pengguna Dosen sebagai DOSEN BIASA, SIMP3MPolsri berisikan beberapa

fitur aktivitas, yaitu:

1. Memperbaharui data profil

2. Memperbahurui data publikasi, buku, paten, dll.

3. Melihat Riwayat Usulan

4. Mengajukan usulan penelitian

5. Melakukan perbaikan usulan penelitian

6. Melihat hasil review dan penetapan usulan penelitian

7. Mengisi dan mengupload laporan kemajuan penelitian

8. Mengisi dan mengupload laporan akhir penelitian

9. Mengajukan usulan pengabdian

10. Melihat hasil review dan penetapan usulan pengabdian

11. Melakukan perbaikan usulan penelitian pengabdian

12. Mengisi dan mengupload laporan kemajuan pengabdian

13. Mengisi dan mengupload laporan akhir pengabdian

14. Melihat jadwal pelaksanaan penelitian dan pengabdian

15. Login

Selain itu, pengguna Dosen dapat ditugaskan sebagai REVIEWER, dengan beberapa fitur

aktivitas, yaitu:

1. Mengevaluasi Administrasi (Desk Evaluation) Penelitian

2. Monitoring dan Evaluasi (Monev) Kemajuan Penelitian

3. Menilai laporan akhir Penelitian

4. Mengevaluasi Administrasi (Desk Evaluation) Pengabdian

5. Monitoring dan Evaluasi (Monev) Kemajuan Pengabdian

6. Menilai laporan akhir Pengabdian

Pengguna Dosen dapat ditugaskan sebagai PIMPINAN P3M, dengan beberapa fitur aktivitas,

yaitu:

1. Melihat laporan (report) penelitian

2. Melihat laporan (report) pengabdian

SKEMA PENELITIAN

Untuk mengakses sistem SIMP3MPolsri, dosen dapat membuka web browser melalui

https://p3m.polsri.ac.id/ dan masuk ke menu SIMP3MPolsri.

Atau langsung pada link https://sim.p3m.polsri.ac.id/index.php/login, Info login terdiri dari

username dan pasword. Untuk login awal sekali dapat menggunakan NIP sebagai username

dan 123456 sebagai password.

Klik

NIP

123456

Setelah login berhasil dilakukan, maka di bawah ini adalah menu Beranda sebagai tampilan

awal pengusul. Beranda berisikan tahapan dan jadwal pelaksanaan penelitian dan pengabdian.

Untuk mengganti password, dosen dapat mengakses menu Profile.

PROFILE

Di bawah ini adalah form untuk mengganti password. Dosen dapat mengisi password lama dan

password baru.

Sebelum memulai aktivitas usulan, dosen diwajibkan untuk memperbaharui profil umum dan

riwayat publikasinya, seperti pada gambar dibawah ini :

Pada menu Edit Profile berisikan identitas dosen, setelah terisi dan dilakukan proses penyimpanan,

dengan mengklik Simpan Perubahan

Pengisian menu Conference yang telah diikuti dan terpublikasi, pada gambar dibawah ini.

ambil dari link :

https://scholar.google.com/citations?us

er=-8XOBoQAAAAJ&hl=en

Klik

Pengisian menu Journal yang telah terpublikasi, pada gambar dibawah ini.

Pengisian menu Buku yang telah terbit, pada gambar dibawah ini.

Pengisian menu HKI yang telah terdaftar dan Granted, pada gambar dibawah ini

Pengisian menu Luaran Lainnya, pada gambar dibawah ini

RIWAYAT USULAN

Dosen dapat melihat riwayat usulan peneltian dan pengabdiannya di tahun yang sudah berjalan

(selesai dilaksanakan), seperti pada gambar dibawah ini

AKTIVITAS PENELITIAN

Secara umum tahapan aktivitas penelitan adalah sebagai berikut:

1. Mengajukan usulan penelitian

2. Melakukan perbaikan usulan penelitian

3. Mengisi dan mengupload laporan kemajuan penelitian

4. Mengisi dan mengupload laporan akhir penelitian

Sebelum melakukan usulan penelitian, dosen harus memilih pendanaan dan tahun usulan, seperti

contoh pada gambar dibawah ini.

Setelah semua skema penelitian ditampilkan, dosen dapat memilih skema penelitian yang

berwarna hijau (aktif) jika:

1. Periode usulan telah dibuka

2. Syarat dosen (jabatan struktural, jumlah riwayat penelitian, dll) sudah terpenuhui

(eligible) untuk mengikuti salah satu skema penelitian.

1 2 3

Setelah dosen dinyatakan eligible, maka dosen dapat menambahkan usulan baru di kolom tambah

usulan yang tersedia, kemudian akan tampil form seperti pada gambar dibawah ini.

Pilih usulan yang

akan diikuti

Sebelum mengisi form usulan baru ini, dosen harus mempersiapkan data dan informasi

pendukung, antara lain:

1. Judul

2. Fokus Riset

3. Tema Riset

4. Topik Riset

5. Target TKT (sesuai panduan dari P3M)

6. Durasi penelitian (tahun)

7. Target Luaran

8. Anggota peneliti dari dosen lain (harus ada approval dari dosen ybs)

9. Proposal (bentuk PDF maks. 2MB)

10. Mahasiswa yang terlibat

11. Rencana Anggaran Biaya (RAB)

12. Setelah data dan informasi dimasukkan, maka hasil usulan dapat dilihat di kolom bawah

seperti terlihat pada gambar dibawah ini.

Pengisian menu Luaran Penelitian yang terdiri dari luaran wajib dan luaran tambahan, disesuaikan

dengan skim penelitian.

Pengisian Anggota dalam pelaksanaan kegiatan penelitian, ketik dan klik nama dosen yang akan

menjadi anggota, dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Setelah penambahan anggota telah selesai dilakukan, tahapan selanjutnya tidak bisa dilakukan,

sebelum anggota melakukan konfirmasi kesediaan menjadi anggota.

Konfirmasi anggota dilakukan pada akun anggota, dimana akan tampil notification mengundang

masuk menjadi anggota

Pada akun anggota akan menampilkan status penelitian yang akan diajukan.

Form konfirmasi ditampilkan pada gambar berikut.

Pengajuan proposal dapat dilanjutkan ke tahap berikutnya, apabila seluruh anggota

mengkonfirmasi persetujuan menjadi anggota.

Unduh Dokumen Proposal

Proses selanjutnya adalah unduh proposal dengan menggunakan format file pdf, dengan minimum

kapasitas file 2MB.

Menu keterlibatan mahasiswa dalam pelaksanaan kegiatan penelitian

1 2

3 4

5

Tahapan selanjutnya pengisian RAB, ketentuan pengisian RAB telah diatur dalam Peraturan

Menteri Keuangan (PMK) Nomor 32/ PMK.02/2018 tentang Standar Biaya Masukan Tahun

Anggaran 2019.

Tahapan selanjutnya adalah apabila semua data usulan sudah lengkap, maka menunggu Approval

Pimpinan.

Apabila data usulan lengkap dan telah dilakukan review oleh reviewer dan memenuhi syarat dalam

pengajuan penelitian, maka akan muncul pada tampilan seperti gambar dibawah ini

PERBAIKAN PROPOSAL USULAN PENELITIAN

Setelah dilakukan proses pemeriksaan administrasi dan review, dan usulan dinyatakan diterima,

selanjutnya dosen dapat memperbaiki informasi dan dokumen usulan, seperti pada gambar

dibawah ini

Perbaikan proposal ini dapat dilakukan oleh dosen di periode yang sudah ditentukan. Dosen dapat

memperbaharui setiap data dan informasi yang ada di usulan penelitian sebelumnya.

Revisi RAB sesuai dengan dana yang disetujui.

LAPORAN KEMAJUAN PENELITIAN

Setelah diterima dan proposal sudah diperbaiki, dosen dapat melaksanakan penelitian sesuai

dengan rencana dan jadwal penelitian.

Tahap berikutnya yaitu dosen melaporkan hasil kemajuan penelitiannya, seperti pada gambar

dibawah ini. Hasil kemajuan penelitian dapat berupa draf paper publikasi, dokumen laporan,

penggunaan anggaran 70% dan lainnya. Semua dokumen diupload di sistem dalam bentuk format

PDF.

LAPORAN AKHIR PENELITIAN

Setelah periode laporan kemajuan, maka tahap akhir dari proses penelitian dosen adalah

membeikan laporan akhir penelitian, seperti terlihat pada gambar dibawah ini. Tahap ini dosen

mengupload dokumen laporan, publikasi yang sudah diterbitkan (publish) (minimal submit) dan

laporan penggunaan anggaran 100%. Semua dokumen diupload di sistem dalam bentuk format

PDF.

FEEDBACK

Menu Feedback, dapat berisi pesan yang diberikan oleh dosen komunikasi dengan admin dalam

pelaksanaan kegiatan.

SKEMA PENGABDIAN

Untuk mengakses sistem SIMP3MPolsri, dosen dapat membuka web browser melalui

https://p3m.polsri.ac.id/ dan masuk ke menu SIMP3MPolsri.

Atau langsung pada link https://sim.p3m.polsri.ac.id/index.php/login, Info login terdiri dari

username dan pasword. Untuk login awal sekali dapat menggunakan NIP sebagai username

dan 123456 sebagai password.

Klik

NIP

123456

Setelah login berhasil dilakukan, maka di bawah ini adalah menu Beranda sebagai tampilan

awal pengusul. Beranda berisikan tahapan dan jadwal pelaksanaan penelitian dan pengabdian.

AKTIVITAS PENGABDIAN

Secara umum tahapan aktivitas penelitan adalah sebagai berikut:

1. Mengajukan usulan pengabdian

2. Melakukan perbaikan usulan pengabdian

3. Mengisi dan mengupload laporan kemajuan pengabdian

4. Mengisi dan mengupload laporan akhir pengabdian

USULAN BARU PENGABDIAN

Setelah dosen dinyatakan eligible, maka dosen dapat menambahkan usulan baru di kolom tambah

usulan yang tersedia, kemudian akan tampil form seperti pada gambar berikut.

Sebelum melakukan usulan pengabdian, dosen harus memilih pendanaan dan tahun usulan, seperti

contoh pada gambar dibawah ini.

Sebelum mengisi form usulan baru seperti pada gambar berikut, dosen harus mempersiapkan data

dan informasi pendukung, antara lain:

1. Judul

2. Durasi pengabdian (tahun)

3. Target Luaran

4. Anggota dari dosen lain (harus ada approval dari dosen ybs)

5. Proposal (bentuk PDF maks. 2MB)

6. Mahasiswa yang terlibat

7. Alumni yang terlibat

8. Rencana Anggaran Biaya (RAB)

Setelah data dan informasi dimasukkan, maka hasil usulan dapat dilihat di kolom di bawahnya.

Pengisian menu Luaran Pengabdian yang terdiri dari luaran wajib dan luaran tambahan,

disesuaikan dengan skim pengabdian.

Pengisian Anggota dalam pelaksanaan kegiatan pengabdiann, ketik dan klik nama dosen yang akan

menjadi anggota, dapat dilihat pada gambar dibawah ini

Setelah penambahan anggota telah selesai dilakukan, tahapan selanjutnya tidak bisa dilakukan,

sebelum anggota melakukan konfirmasi kesediaan menjadi anggota.

Konfirmasi anggota dilakukan pada akun anggota, dimana akan tampil notification mengundang

masuk menjadi anggota

Pada akun anggota akan menampilkan status pengabdian yang akan diajukan. Form konfirmasi

ditampilkan pada gambar berikut.

Unduh Dokumen Proposal

Proses selanjutnya adalah unduh proposal dengan menggunakan format file pdf, dengan minimum

kapasitas file 2MB.

Menu keterlibatan mahasiswa dalam pelaksanaan kegiatan pengabdian.

Menu keterlibatan alumni dalam pelaksanaan kegiatan pengabdian. Apabila tidak ada alumni yang

dilibatkan, maka dapat ketahap berikutnya.

Tahapan selanjutnya pengisian RAB, ketentuan pengisian RAB telah diatur dalam Peraturan

Menteri Keuangan (PMK) Nomor 32/ PMK.02/2018 tentang Standar Biaya Masukan Tahun

Anggaran 2019.

Tahapan selanjutnya adalah apabila semua data usulan sudah lengkap, maka menunggu Approval

Pimpinan.

Apabila data usulan lengkap dan telah dilakukan review oleh reviewer dan memenuhi syarat dalam

pengajuan pengabdian, maka akan muncul pada tampilan seperti gambar dibawah ini

PERBAIKAN PROPOSAL USULAN PNGABDIAN

Setelah dilakukan proses pemeriksaan administrasi dan review, dan usulan dinyatakan diterima,

selanjutnya dosen dapat memperbaiki informasi dan dokumen usulan, seperti pada gambar

dibawah ini

Perbaikan proposal ini dapat dilakukan oleh dosen di periode yang sudah ditentukan. Dosen dapat

memperbaharui setiap data dan informasi yang ada di usulan pengabdian sebelumnya.

LAPORAN KEMAJUAN PENGABDIAN

Setelah diterima dan proposal sudah diperbaiki, dosen dapat melaksanakan pengabdian sesuai

dengan rencanan dan jadwal pelaksanaan pengabdian.

Tahap berikutnya yaitu dosen melaporkan hasil kemajuan pengabdian, seperti pada gambar

dibawah ini. Hasil kemajuan pengabdian dapat berupa draf paper publikasi, dokumen laporan,

penggunaan anggaran 70% dan lainnya. Semua dokumen diupload di sistem dalam bentuk format

PDF.

LAPORAN AKHIR PENGABDIAN

Setelah periode laporan kemajuan, maka tahap akhir dari proses pengabdian dosen adalah

membeikan laporan akhir pengabdian, seperti terlihat pada gambar dibawah ini. Tahap ini dosen

mengupload dokumen laporan, publikasi baik pada prosiding ataupun jurnal (minimal submit) dan

laporan penggunaan anggaran 100%. Semua dokumen diupload di sistem dalam bentuk format

PDF.