Upload
others
View
21
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PANDUAN PENYEDIAAN/ PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Edisi 03
Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM- Edisi 03 | 1
PANDUAN PENYEDIAAN/PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci
Pekerja / TPKD PTJ 1. Buat cadangan pindaan/penambahbaikan proses ISO UPM dengan memajukan permohonan melalui emel/surat/borang kepada TPKD PTJ atau terus kepada TPKD PP. Sekiranya permohonan dibuat melalui TPKD PTJ, maka TPKD PTJ akan memajukan permohonan kepada TPKD PP berkaitan mengikut skop dengan merujuk kepada Jadual Serahan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen ISO UPM.
[Rujuk Lampiran 1: Jadual Serahan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen ISO UPM]
TPKD PP
2. Terima permohonan cadangan
pindaan/tambahan dokumen dan serahkan kepada Pemilik Proses yang berkaitan untuk semakan dan penambahbaikan.
Pemilik Proses
3. Semak dokumen berdasarkan cadangan pindaan/ penambahbaikan hasil daripada: (a) cadangan/permohonan pekerja; (b) semakan proses kerja berdasarkan
pendekatan LEAN; (c) penemuan audit; atau (d) keputusan mesyuarat.
Pemilik Proses 4. Kemaskini dokumen menggunakan format dokumen ISO yang ditetapkan. Dapatkan salinan lembut (softcopy) format dokumen (bagi dokumen baharu) atau dokumen sedia ada daripada TPKD PP masing-masing.
[Rujuk Lampiran 2: Format Dokumen ISO]
Pemilik Proses 5. Isi Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD) sekiranya permohonan bukan melalui borang. Muat turun borang dalam Sistem e-ISO di bawah pautan “Dokumentasi QMS ISO 9001” dan pilih skop Pengurusan. Dokumen draf pindaan yang terdapat butiran perubahan serta dokumen draf akhir (clean version) dijadikan sebagai lampiran kepada borang CPD.
[Rujuk Lampiran 3: Contoh Dokumen Draf Pindaan]
Mula
3. Semak dokumen berdasarkan cadangan pindaan/penambahbaikan
5. Isi borang Permohonan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen
4. Kemaskini dokumen menggunakan format dokumen ISO
yang ditetapkan
A
1. Buat cadangan pindaan/penambahbaikan proses
ISO UPM
2. Terima permohonan cadangan pindaan dokumen ISO
D
Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM- Edisi 03 | 2
Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci
Pemilik Proses
6. Serah dokumen CPD kepada TPKD PP/Urus Setia ISO PTJ, iaitu: (a) Borang Cadangan Pindaan/Tambahan
Dokumen (PGR/BR01/CPD) yang telah lengkap;
(b) salinan lembut (softcopy) draf pindaan yang terdapat butiran perubahan; dan
(c) salinan lembut (softcopy) draf akhir (clean version) dokumen ISO yang baharu/dikemaskini.
[Rujuk Lampiran 4: Contoh Borang CPD yang telah lengkap]
TPKD PP /
Urus Setia ISO PTJ 7. Semak Borang CPD beserta salinan lembut
(softcopy) dokumen pindaan/tambahan yang diterima daripada Pemilik Proses. Daftar/kemaskini Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen peringkat Peneraju Proses.
[Rujuk Lampiran 5: Templat Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen Peneraju Proses]
TPKD PP /
Urus Setia ISO PTJ 8. Semak tarikh kuatkuasa dokumen yang
bersesuaian dengan merujuk pada Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM yang terkini mengikut tahun (Rujuk Laman Portal e-ISO) di bawah pautan “Kawalan Dokumen dan Rekod ISO”. Kemaskini dokumen pindaan/tambahan dengan melengkapkan maklumat No. Semakan dan No. Isu seperti berikut:
No. Isu No. Semakan
01 00
01 01
01 09
01 10
0102* 1100**
* No. Isu bertukar kepada nombor berikutnya ** No. Semakan berpatah balik kepada 00 apabila
nombor semakan ke-11.
7. Semak Borang CPD dan daftar/kemaskini log
8. Semak Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO dan kemaskini
dokumen
A
6. Serahkan dokumen CPD kepada TPKD PP/Urus setia ISO PTJ
B
Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM- Edisi 03 | 3
Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci
TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ
TPKD PP / TPKD PTJ/
Urus Setia ISO PTJ
9. (a) Dokumen ISO
Sedia kertas cadangan pindaan/tambahan dokumen untuk mendapat kelulusan mesyuarat (Mana-mana mesyuarat PTJ yang bersesuaian).
(b) Dokumen Rujukan Luaran Sedia kertas cadangan dokumen luaran yang dirujuk untuk kelulusan mana-mana mesyuarat PTJ yang bersesuaian dalam tempoh 14 hari bekerja setelah dokumen dikenalpasti. Setelah pemakaian diluluskan, laksana tindakan berikut: (i) serah senarai pemakaian dokumen
rujukan luar yang terkini beserta salinan lembut (softcopy) dokumen (jika ada) kepada PKD dalam tempoh 3 hari bekerja selepas mendapat kelulusan di peringkat PTJ;
(ii) Salinan keras (hardcopy) dokumen rujukan dicap ‘Dokumen Terkawal’ dan disimpan di PTJ berkenaan;
(iii) Maklumkan kepada pekerja yang terlibat mengenai dokumen rujukan yang terkini, melalui emel atau buletin UPM selewat-lewatnya 5 hari bekerja selepas kelulusan dokumen di peringkat PTJ; dan
(iv) Buat semakan ke atas senarai dokumen rujukan luar dibuat sekurang-kurangnya sekali setahun bagi memastikan penggunaan dokumen luaran adalah terkini.
10. Jika lulus, ikut langkah 11. Jika tidak lulus, maklumkan keputusan mesyuarat kepada Pemilik Proses dan ulang langkah 3 atau proses tamat.
10. Lulus?
Ya
D
Tidak
B
9. Sedia kertas cadangan pindaan/tambahan dokumen
dan/atau pemakaian dokumen luaran untuk kelulusan mesyuarat
peringkat PTJ
C
Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM- Edisi 03 | 4
Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci
TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ
11. Daftar kod dokumen (sekiranya dokumen baharu) dengan merujuk kepada Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM. Dapatkan pengesahan kelulusan dokumen menggunakan Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) bagi dokumen Manual ISO, Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan sahaja dengan merujuk Jadual Kelulusan Dokumen ISO UPM seperti berikut:
Dokumen Menyedia/ Menyemak
Kuasa Melulus/
Meluluskan Semula
Manual ISO WP Naib
Canselor
Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan Skop Pengurusan
PKD WP
Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan Skop Peneraju Proses (Perkhidmatan Utama, Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan)
TPKD PP TWP PP
[Rujuk Lampiran 6: Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK)] Rujuk Lampiran 7: Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM
TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ
12. Sediakan statistik dan senarai perincian perubahan dokumen untuk diserahkan kepada PKD. [Rujuk Lampiran 8: Templat Statistik dan Senarai Perincian Perubahan Dokumen]
TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ
13. Muatnaik dokumen melalui Modul Peneraju Proses dalam Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO) mengikut tempoh yang ditetapkan sebagaimana tarikh tindakan yang dinyatakan dalam Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Dapatkan No. ID dan Katalaluan daripada PKD/Urus Setia Induk ISO UPM untuk mengakses modul Peneraju Proses.
11. Daftar kod dokumen dan dapatkan pengesahan kelulusan
12. Sediakan statistik dan senarai perincian perubahan dokumen
13. Muatnaik dokumen melalui Modul Peneraju Proses dalam
Sistem e-ISO
E
C
G
Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM- Edisi 03 | 5
Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci
TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ
14. Serah salinan keras (hardcopy) Borang
Pengesahan Kelulusan Dokumen lengkap dan emel salinan lembut (softcopy) dokumen sokongan kepada PKD mengikut tempoh yang ditetapkan sebagaimana tarikh tindakan yang dinyatakan dalam Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Dokumen sokongan yang perlu dihantar kepada PKD/Urus Setia Induk ISO adalah seperti berikut:
(a) salinan keras (hardcopy) dokumen,
iaitu: (i) Pengesahan Kelulusan Dokumen
(PGR/BR01/LULUS-DOK) yang telah lengkap ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab sebagaimana yang dinyatakan dalam Jadual Kelulusan Dokumen ISO UPM (Bagi Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan sahaja);
(b) Salinan lembut (softcopy) dokumen (melalui emel ke [email protected]), iaitu: (i) Statistik dan Senarai Perincian
Perubahan Dokumen; (ii) Dokumen draf pindaan yang
terdapat butiran perubahan dan Dokumen draf akhir (clean version) - dalam format Microsoft Word/Excel dan PDF; dan
(iii) Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen Peneraju Proses
PKD/ Urus Setia Induk ISO UPM
15. Daftar/Kemaskini Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen peringkat induk dan laksanakan tindakan berikut: (a) Semak salinan lembut (softcopy)
dokumen sokongan yang dihantar dan diemel daripada TPKD PP. Pastikan dokumen yang dihantar menepati format yang ditetapkan. Jika minor pindaan, buat pindaan terus. Manakala jika major pindaan, maklum dan emel semula kepada TPKD PP yang berkaitan untuk buat pindaan.
(b) Semak Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) yang telah ditandatangani oleh TPKD PP dan TWP PP sebagaimana Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. [Rujuk Lampiran 9: Templat Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen Induk]
E
15. Daftar/Kemaskini log dan semak dokumen sokongan
14. Serah hardcopy Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen
lengkap dan emel softcopy dokumen sokongan kepada PKD
F
Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM- Edisi 03 | 6
Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci
PKD/ Urus Setia Induk ISO UPM
16. Buat semakan dan pengesahan dokumen seperti berikut:
(a) Semak dokumen yang dimuatnaik dalam sistem e-ISO. Pastikan dokumen yang dimuatnaik menepati format yang ditetapkan;
(b) Sahkan dokumen dalam e-ISO dan masukkan tarikh kuatkuasa dokumen;
(c) Arkibkan dokumen yang berkaitan dengan memasukkan tarikh arkib dokumen iaitu selari dengan tarikh kuatkuasa dokumen yang telah disahkan; dan
(d) Lengkapkan Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/ LULUS-DOK) untuk ditandatangani oleh Wakil Pengurusan dan Naib Canselor (sekiranya melibatkan Manual ISO).
17. Jika dokumen disahkan, ikut langkah 18. Jika tidak, maklumkan kepada TPKD PP untuk laksanakan pindaan/perubahan dan ulang langkah 13.
PKD 18. Buat hebahan perubahan dokumen kepada Peneraju Proses dan pekerja UPM melalui emel atau buletin UPM selewat-lewatnya satu (1) hari sebelum tarikh kuatkuasa dokumen.
PKD/
Urus Setia Induk ISO
19. Lengkapkan Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen Induk.
[Rujuk Lampiran 9: Templat Log
Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen Induk]
TPKD PP /
Urus Setia ISO PTJ 20. Simpan borang CPD yang telah lengkap
sebagai rekod dalam fail Pengurusan Dokumen ISO Peneraju Proses beserta petikan minit mesyuarat kelulusan dokumen peringkat Peneraju Proses (Rujuk Para Rekod dalam Prosedur Pengurusan Dokumen ISO UPM).
Disediakan oleh: Pegawai Kawalan Dokumen (PKD), Sistem Pengurusan ISO UPM 29 Mei 2019
Nota:
PKD – Pegawai Kawalan Dokumen
PTJ – Pusat Tanggungjawab
TPKD PP – Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses
Pemilik Proses – Bahagian/Seksyen/Unit dalam PTJ yang menjadi Peneraju Proses di bawah skop ISO UPM
16. Buat semakan dan pengesahan dokumen dalam Sistem e-ISO
18. Buat hebahan perubahan dokumen ISO
17. Disahkan?
B
Tidak
Ya
19. Lengkapkan Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen Induk
20. Simpan Borang CPD Yang Telah Lengkap Sebagai Rekod
G
F
Tamat
LAMPIRAN 1 Jadual Serahan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen ISO
JADUAL SERAHAN CADANGAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Skop Dokumen Diserahkan kepada
PKD/TPKD PP Peneraju Proses
1. Pengurusan (PGR) PKD Pusat Jaminan Kualiti
2. Perkhidmatan Utama (PU):
2.1 Pengajian Prauniversiti TPKD
Prauniversiti Pusat Asasi Sains Pertanian
2.2 Pengajian Prasiswazah TPKD
Prasiswazah Bahagian Kemasukan dan
Bahagian Urus Tadbir Akademik
2.3 Pengajian Siswazah TPKD
Siswazah Sekolah Pengajian Siswazah
2.4 Penyelidikan dan Inovasi
TPKD Penyelidikan dan Inovasi
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)
3. Sokongan (SOK)
3.1 Pengurusan Pelanggan TPKD
Pejabat Naib Canselor
Pejabat Naib Canselor - Pejabat Strategi Korporat dan
Komunikasi
3.2 Kewangan TPKD
Pejabat Bursar Pejabat Bursar
3.3 Latihan TPKD
Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar
3.4 Peralatan, Kemudahan Infrastruktur dan Kenderaan
TPKD Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset
Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset
3.5 Pengurusan Sumber Manusia
TPKD Pejabat Pendaftar
Pejabat Pendaftar
3.6 Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan
TPKD Pejabat Naib Canselor
Pejabat Naib Canselor - Pejabat Pengurusan
Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan
3.7 Penentukuran dan Verifikasi Peralatan
TPKD Penyelidikan dan Inovasi
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)
3.8 Pengurusan dan Keselamatan Makmal
TPKD Pejabat Naib Canselor
Pejabat Naib Canselor - Pejabat Pengurusan
Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan
3.9 Pengurusan Swaakreditasi
TPKD Pusat Jaminan Kualiti
Pusat Jaminan Kualiti
3.10 Jaringan Industri dan Masyarakat
TPKD Jaringan Industri dan
Masyarakat
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan
Masyarakat)
3.11 Pengurusan Pelajar dan Pekerja Antarabangsa
TPKD Pusat Antarabangsa
Pusat Antarabangsa
3.12 Aktiviti Bahasa Tanpa Kredit
TPKD Pusat Pemajuan
Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa
Skop Dokumen Diserahkan kepada
PKD/TPKD PP Peneraju Proses
Kompetensi Bahasa
3.13 Pengurusan Wakaf Ilmu
TPKD Pejabat Naib Canselor
Pejabat Naib Canselor - Pusat Pengurusan Wakaf, Zakat
dan Endowmen
4. Operasi Perkhidmatan Sokongan (OPR)
TPKD bagi setiap operasi
Peneraju Proses
Semua PTJ kecuali Fakulti, Institut, Akademi
Nota: PKD – Pegawai Kawalan Dokumen TPKD – Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen
LAMPIRAN 2 Format Dokumen ISO
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/XXX/P001
Halaman: 1/4
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
1.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi semua ....................................
2.0 TANGGUNGJAWAB
Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
JAD : Juruaudit Dalaman
PYB : Pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan (contohnya: Ketua PTJ, TWP, PKPU, TPKP, Ketua Pentadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya).
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/XXX/P001
Halaman: 2/4
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
5.0 PROSES TERPERINCI
CONTOH
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
Naib Canselor
WP / KBPQ
WP / KBPQ
5.2 (a) Rancang perlaksanaan MKSP sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh dua belas (12) bulan. (i) Kenal pasti tarikh mesyuarat mengikut
kesesuaian Naib Canselor pada bulan Januari tahun berkenaan; dan
(ii) Buat pemakluman awal tarikh mesyuarat kepada ahli selewat-lewatnya 14 hari selepas kepastian tarikh mesyuarat. Pastikan MKSP dilaksana selepas audit dalaman dan kajian kepuasan pelanggan/maklum balas pihak berkepentingan dijalankan.
(b) Sediakan takwim pengurusan mesyuarat selewat-
lewatnya 2 bulan sebelum tarikh mesyuarat.
(c) Lantik/lantik semula (jika perlu) setiausaha dan ahli MKSP selewat-lewatnya 3 hari bekerja sebelum notis mesyuarat dikeluarkan.
KBPQ 5.3 (a) Keluarkan surat panggilan mesyuarat beserta agenda kepada semua ahli MKSP, selewat-lewatnya tiga puluh (30) hari sebelum tarikh mesyuarat.
(b) Keluarkan notis/surat permohonan penyediaan laporan kepada Peneraju Proses berdasarkan agenda mesyuarat, selewat-lewatnya tiga puluh (30) hari sebelum tarikh mesyuarat.
KBPQ / TWP PP
KBPQ / KS
5.4 (a) Kumpul laporan daripada Peneraju mengikut tarikh akhir penyediaan laporan. Semak laporan bagi memastikan laporan yang disediakan menepati keperluan yang ditetapkan.
(b) Selaras laporan berdasarkan agenda yang ditetapkan selewat-lewatnya 10 (sepuluh) hari sebelum mesyuarat.
KBPQ
5.5 (a) Jika ya, ikut langkah 5.6.
(b) Jika tidak, maklum kepada peneraju dan dapatkan semula laporan lengkap dalam tempoh tujuh (7) hari sebelum tarikh mesyuarat dan ikut langkah 5.4.
5.1 Mula
5.2 Rancang Mesyuarat
5.5 Ditepati?
5.3 Keluarkan Notis Mesyuarat
5.4 Kumpul, Semak dan Selaras Laporan
Ya
Tidak
A
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/XXX/P001
Halaman: 3/4
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
KBPQ
5.6 Sedia dan edar laporan kepada ahli mesyuarat selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat.
Naib Canselor
Naib Canselor
Naib Canselor
Naib Canselor
Setiausaha
5.7 (a) Laksanakan mesyuarat jika satu per tiga dari bilangan ahli hadir.
(b) Naib Canselor adalah Pengerusi, sekiranya Pengerusi tidak dapat hadir, beliau boleh mewakilkan pada mana-mana TNC/Wakil Pengurusan untuk mempengerusikan mesyuarat.
(c) Setiausaha Mesyuarat adalah Ketua Bahagian
Pengurusan Kualiti Perkhidmatan , Pusat Jaminan Kualiti (CQA). Sekiranya Setiausaha tidak hadir, Pengerusi mempunyai kuasa untuk melantik pegawai/ahli mesyuarat lain sebagai pengganti.
(d) Laksanalkan mesyuarat mengikut agenda sebagaimana
yang dinyatakan dalam Standard ISO (Rujuk Lampiran A).
(e) Pastikan minit mesyuarat mengandungi keputusan dan
tindakan yang berkaitan dengan merujuk kepada output kajian dalam Standard Pengurusan ISO (Rujuk Lampiran A)
Setiausaha
5.8 Sedia dan edar Minit MKSP dalam tempoh 14 hari bekerja/2 hari sebelum tarikh audit badan pensijilan ISO.
Ketua PTJ/ KBPQ / TWP PP / TWP PTJ
/ PKPU / KS
Setiausaha
5.9 (a) Laksana dan pantau pelaksanaan tindakan yang perlu diambil hasil daripada mesyuarat, dalam tempoh yang ditentukan sebagaimana minit MKSP.
(b) Dapatkan maklumbalas keberkesanan pelaksanaan tindakan dalam tempoh tiga (3) bulan selepas tarikh minit mesyuarat diedarkan.
KBPQ
5.10
(a) Buat penyelarasan dan muatnaik laporan pelaksanaan tindakan dalam portal laman Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO) dalam tempoh 14 hari bekerja daripada tarikh mendapat maklumbalas.
(b) Kemaskini laporan pelaksanaan tindakan dan bentang laporan dalam MKSP akan datang dalam agenda tindakan susulan.
5.7 Laksana Mesyuarat
5.8 Edar Minit Mesyuarat
5.6 Sedia dan Edar Laporan
5.9 Pantau Pelaksanaan Tindakan
5.11 Tamat
5.10 Lapor Pelaksanaan Tindakan
A
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/XXX/P001
Halaman: 4/4
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
6.0 REKOD
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
1. UPM/100-4/5 Tindakan Pembetulan (Induk)
Surat-surat yang berkaitan
Minit mesyuarat yang berkaitan
Laporan status tindakan pembetulan keseluruhan
Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) bagi proses Pengurusan yang telah disahkan keberkesanan tindakannya
Urus Setia Induk KBJK BDR
3 Tahun
(Selewat-lewatnya 6
bulan selepas audit
Badan Persijilan)
Pendaftar
2. UPM/(kod PTJ)/100-4/5 Tindakan Pembetulan (nama PTJ)
Surat-surat yang berkaitan
Minit mesyuarat yang berkaitan
Laporan status tindakan pembetulan
Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) yang telah disahkan keberkesanan tindakannya
Urus Setia PTJ TWP PTJ Pejabat TWP PTJ/ Bilik Jaminan Kualiti
3 Tahun
(Selewat-lewatnya 6
bulan selepas audit
Badan Persijilan)
Ketua PTJ
PERKHIDMATAN UTAMA
PRASISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA)
Kod Dokumen: UPM/PU/PS/AKXXX
Halaman: 1/1
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
ARAHAN KERJA XXXXXX / GARIS PANDUAN XXXXX*
Tarikh: 00/00/0000
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
1.0 PENGENALAN/SKOP/TUJUAN*
Garis Panduan* ini merangkumi semua .................................... Arahan Kerja/ 2.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN (sekiranya perlu sahaja)
JAD : Juruaudit Dalaman
PYB : Pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan (contohnya: Ketua PTJ, TWP, PKPU, TPKP, Ketua Pentadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya).
3.0 ARAHAN/PANDUAN*
CONTOH
Bil Tindakan Tanggungjawab
1. Sedia Bahan Pengajaran 1.1 Sedia/ kemas kini bahan pengajaran 1.2 Sediakan senarai bahan dan peralatan pengajaran dan amali
satu (1) minggu sebelum semester bermula bagi pembelian bahan dan peralatan pengajaran yang memerlukan proses pembelian (Rujuk : Borang Penyediaan Peralatan dan Bahan Amali (PU/PS/BR02/AJR))
1.3 Sediakan senarai bahan dan peralatan pengajaran dan amali
(1) minggu sebelum sesi pengajaran/amali bermula. (Rujuk: Borang Penyediaan Peralatan dan Bahan Amali (PU/PS/BR02/AJR))
PK/Pensyarah
Pensyarah
Nota: * Pilih salah satu yang bersesuaian
LAMPIRAN 3 CONTOH DOKUMEN DRAF PINDAAN
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 03 TARIKH KUATKUASA : 31/05/2019 1 drp. 4
PERHATIAN:
Bagi cadangan pindaan dokumen sila serahkan kepada TPKD PP/PKD mengikut skop masing-masing untuk semakan dan kelulusan peringkat Peneraju Proses.
(Tandakan ( ) pada ruangan berkaitan)
A. JENIS CADANGAN: i. Baharu/Tambahan ii. Pindaan iii. Gugur iv. Semakan setiap 3 Tahun
1. Nama :
2. PTJ:
3. No. Tel : 4. E-mel:
5. Tandatangan: 6. Tarikh:
7. Cadangan Pindaan:
Manual Kualiti Prosedur Arahan Kerja
Borang Log Garis Panduan
Rekod Kualiti Lain-lain (Sila nyatakan) _______________________________
8. Pernyataan / Huraian Pindaan (Sila buat Lampiran sekiranya ruangan tidak mencukupi):
___________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________
Huraian Pindaan Dokumen Tambahan (T)/ Pemotongan (P) Asal Baharu
B. UNTUK KEGUNAAN PEJABAT PENERAJU PROSES (PP)
1. Rekod Penerimaan PKD/TPKD.
__________________ (Tandatangan)
Nama dan cap: Tarikh: ________
PENGURUSAN
Kod Dokumen: PGR/BR01/CPD
BORANG CADANGAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN MS ISO _______________
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 03 TARIKH KUATKUASA : 31/05/2019 2 drp. 4
2. Tindakan Peneraju Proses
Nota: Tandakan √ pada kotak yang disediakan * Potong yang mana tidak berkenaan
Senarai Semak Status
a. Lengkapkan No. CPD:
QMS (PGR / PU / SOK / OPR*) : (______ _) ____ / __________
(kod PTJ) (bil) (tahun)
EMS (SOK/OPR) : (______ _) ______ / __________
(kod PTJ) (bil) (tahun)
ISMS (SOK/OPR) : (______ _) ______ / __________
(kod PTJ) (bil) (tahun)
b. Sedia/kemaskini dokumen berdasarkan pernyataan/huraian pindaan yang dicadangkan
c. Semak dan sahkan penyediaan dokumen : (Tandakan √ pada kotak yang disediakan setelah semakan dibuat dan sila abaikan ruangan ini jika dokumen digugurkan)
a. Perkara yang perlu disemak/dilaksana PKD/TPKD PP
b. i. Kod Dokumen
c. ii. Tajuk Dokumen
d. iii. Ejaan
e. iv. Format dokumen
f. v. Nama fail dokumen sama dengan tajuk dokumen
g. vi. Tukar fail ke PDF– bagi Manual Kualiti, Prosedur, Arahan Kerja, Arahan Tetap,
dan Garis Panduan sahaja
h. vii. Muat naik dokumen dalam Sistem e-ISO (Rujuk Statistik pindaan dokumen).
Dokumen yang sama perlu juga dikemaskini jika dipautkan dalam sistem/aplikasi atas talian lain (sekiranya berkaitan)
i. viii. Pindaan dikemaskini dalam sistem atas talian yang berkaitan (sekiranya ada)
j. ix. Dokumen rujukan luar disemak dan dikemaskini bagi memastikan
penggunaan dokumen yang terkini (merujuk kepada perkara ‘43.0 -Dokumen Rujukan’ dalam prosedur) (sekiranya berkaitan)
k. x. Cadangan pindaan dokumen yang melibatkan perubahan proses hendaklah
dibincang bersama Pusat Tanggungjawab yang berkaitan.
Disediakan PKD/ TPKD PP: ______________
(tandatangan)
Nama dan Cap: Tarikh: __________
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 03 TARIKH KUATKUASA : 31/05/2019 3 drp. 4
d. Bawa ke Mesyuarat untuk kelulusan :
i. Keputusan Mesyuarat: ____________________________________ - Minit kali Ke: ______
ii. Diluluskan / Tidak Diluluskan * (Nyatakan justifikasi sekiranya tidak diluluskan)
iii. Cadangan tarikh Kuatkuasa: __ __ /__ __ /__ __ __ __
iv. Disemak dan disahkan WP/TWP PP (Pindaan pada Manual Kualiti hanya boleh disahkan oleh WP):
__________________ (Tandatangan)
Nama dan Cap: Tarikh: ____________
e. Maklumkan keputusan mesyuarat kepada pencadang (jika berkenaan)
f. Muatnaik dokumen ke dalam sistem e-ISO selewat-lewatnya 5 3 hari bekerja sebelum tarikh kuatkuasa. Tarikh selesai muatnaik dokumen: __________
g. Hantar dan emel dokumen sokongan kepada PKD (Rujuk Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM)
C. UNTUK KEGUNAAN PEGAWAI KAWALAN DOKUMEN (PKD)
Tindakan Status
a. Tarikh Penerimaan borang daripada TPKD PP: _____________ *(Tidak berkaitan jika pindaan terus ke PKD)
b. Terima, semak dan buat pengesahan dokumen (rujuk modul Admin dalam e-ISO): Catatan:
c. Catatkan penerimaan CPD pada Log Pemantauan Dokumen Pindaan terkawal keseluruhan
d. Buat hebahan perubahan dokumen kepada pekerja UPM sebelum tarikh kuatkuasa. Tarikh hebahan: ____________
e. Kembalikan borang CPD yang telah lengkap beserta dokumen berkaitan untuk simpanan Rekod
Disediakan oleh PKD: ____________________ (Tandatangan)
Nama dan cap:
Disahkan oleh KBPQ UPM:
____________________ (Tandatangan)
Nama dan cap:
* Nota
CPD : Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen PTJ : Pusat Tanggungjawab QMS : Sistem Pengurusan Kualiti PU : Perkhidmatan Utama EMS : Sistem Pengurusan Alam Sekitar SOK : Proses Sokongan
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 03 TARIKH KUATKUASA : 31/05/2019 4 drp. 4
ISMS : Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat TPKD PP : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses KBPQ : Ketua Bahagian Pengurusan Kualiti Perkhidmatan TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses OPR : Operasi Perkhidmatan Sokongan UPM : Universiti Putra Malaysia PKD : Pegawai Kawalan Dokumen WP : Wakil Pengurusan
LAMPIRAN 4 CONTOH BORANG CPD LENGKAP
LAMPIRAN 5 TEMPLAT LOG PEMANTAUAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN
PENERAJU PROSES
LOG PEMANTAUAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN PENERAJU PROSES
UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
1
PTJ: ___________________________
(A) SKOP SOKONGAN ( )
BIL. NO. CPD NAMA & KOD
DOKUMEN NO. ISU
NO. SEMAKAN
JENIS CADANGAN
PEMILIK PROSES KELULUSAN MESYUARAT
CADANGAN TARIKH
KUATKUASA
TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD
(*softcopy/hardcopy)
TARIKH/TEMPOH TERIMA
DOKUMEN CATATAN
DISEDIA & DISEMAK OLEH TPKD PP
(termasuk dokumen yang dimuatnaik ke dalam
Sistem e-ISO)
DILULUS/ DILULUSKAN SEMULA OLEH TWP PP
(termasuk dokumen yang dimuatnaik ke dalam
Sistem e-ISO)
P B G TANDANGAN DAN
CAP TARIKH
TANDANGAN DAN CAP
TARIKH
1
(B) SKOP SOKONGAN ( )
BIL. NO. CPD NAMA & KOD
DOKUMEN NO. ISU
NO. SEMAKAN
JENIS CADANGAN
PEMILIK PROSES KELULUSAN MESYUARAT
CADANGAN TARIKH
KUATKUASA
TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD
(*softcopy/hardcopy)
TARIKH/TEMPOH TERIMA
DOKUMEN CATATAN
DISEDIA & DISEMAK OLEH TPKD PP
(termasuk dokumen yang dimuatnaik ke dalam
Sistem e-ISO)
DILULUS/DILULUSKAN SEMULA OLEH TWP PP
(termasuk dokumen yang dimuatnaik ke dalam
Sistem e-ISO)
P B G TANDANGAN DAN
CAP TARIKH
TANDANGAN DAN CAP
TARIKH
1
Nota *: P - Pinda B - Baharu G - Gugur TPKD PP - Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses TWP PP - Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses
LAMPIRAN 6 BORANG PENGESAHAN KELULUSAN DOKUMEN
PENGURUSAN
Kod Dokumen: PGR/BR01/LULUS-DOK
BORANG PENGESAHAN KELULUSAN DOKUMEN
NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 24/04/2018
Kategori Dokumen : _______________________________
Skop : __________________________________________
Peneraju Proses : _________________________________
Bil Tajuk Dokumen Kod Dokumen No. Isu
No. Semakan
Tarikh Kuatkuasa
Menyedia & Menyemak Kuasa Melulus/Melulus Semula* Kenyataan
Tanggungjawab Tandatangan Tarikh Tanggungjawab Tandatangan Tarikh
1.
LAMPIRAN 7 JADUAL PENETAPAN KOD DOKUMEN ISO
Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM | 1
JADUAL PENETAPAN KOD DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
KOD DOKUMEN Tanggungjawab
1. PEMBERIAN KOD MANUAL KUALITI
1.1 Gunakan kod UPM/PGR/MK untuk penyediaan Manual Kualiti
Pegawai Kawalan Dokumen
(PKD)
2. PEMBERIAN KOD PROSEDUR
2.1 Skop Pengurusan
PKD
2.2 Skop Perkhidmatan Utama
Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen
Peneraju Proses (TPKD PP)
Singkatan bagi Skop Pengurusan
Singkatan bagi Manual Kualiti
Universiti Putra Malaysia
UPM / PGR / P001
No. Siri prosedur
Singkatan bagi Prosedur
Universiti Putra Malaysia
Singkatan bagi Skop Pengurusan
UPM / PU/ (Kod Skop Utama) / P001
Singkatan bagi prosedur
Kod bagi skop Perkhidmatan Utama * (a)
Singkatan bagi Perkhidmatan Utama
Universiti Putra Malaysia
No. Siri prosedur
Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM | 2
KOD DOKUMEN Tanggungjawab
2.3 Skop Sokongan
TPKD PP
2.4 Skop Operasi Perkhidmatan Sokongan
TPKD PP
3. PEMBERIAN KOD ARAHAN KERJA
3.1 Skop Pengurusan
PKD
UPM / SOK / (Kod Peneraju) / P001
No. Siri prosedur
Singkatan bagi prosedur
Kod Peneraju Proses* (b)
Singkatan bagi skop sokongan
Universiti Putra Malaysia
UPM / OPR/ (Kod PTJ) / P001
No. Siri prosedur
Singkatan bagi prosedur
Kod Pusat Tanggungjawab * (c)
Singkatan bagi Skop Operasi
Universiti Putra Malaysia
UPM / PGR / AK01
Singkatan bagi Arahan Kerja
No. Siri Arahan Kerja
Universiti Putra Malaysia
Singkatan bagi Skop Pengurusan
Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM | 3
KOD DOKUMEN Tanggungjawab
3.2 Skop Perkhidmatan Utama
TPKD PP
3.3 Skop Sokongan
TPKD PP
3.4 Skop Operasi Perkhidmatan Sokongan
TPKD PP
UPM / PU/ (Kod Skop Utama) / AK01
Singkatan bagi Arahan Kerja
No. Siri Arahan Kerja
Kod bagi skop Perkhidmatan Utama * (a)
Singkatan bagi Perkhidmatan Utama
Universiti Putra Malaysia
UPM / SOK / (Kod Peneraju) / AK01
No. Siri Arahan Kerja
Singkatan bagi Arahan Kerja
Kod Peneraju Proses* (b)
Singkatan bagi skop sokongan
Universiti Putra Malaysia
UPM / OPR/ (Kod PTJ) / AK01
No. Siri Arahan Kerja
Singkatan bagi Arahan Kerja
Kod Pusat Tanggungjawab * (c)
Singkatan bagi Skop Operasi
Universiti Putra Malaysia
Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM | 4
KOD DOKUMEN Tanggungjawab
4. PEMBERIAN KOD DOKUMEN SOKONGAN
(Dokumen sokongan seperti garis panduan, senarai semak, log, templat dan borang)
4.1 Skop Pengurusan
PKD
4.2 Skop Perkhidmatan Utama
TPKD PP
PGR / BR01 / (aktiviti)
Huruf dan/atau angka yang yang menggambarkan aktiviti Kod proses Kod kategori dokumen * (d) Singkatan bagi skop Pengurusan
PU/ (Kod Skop Utama) / BR01 / (aktiviti)
Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod proses (Jika ada, nyatakan kod. Jika tiada, kekal pada 01))
Singkatan bagi skop Perkhidmatan Utama
Kod skop utama * (a)
Kod kategori dokumen * (d)
Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM | 5
KOD DOKUMEN Tanggungjawab
4.3 Skop Sokongan
TPKD PP
4.4 Skop Operasi Perkhidmatan Sokongan
TPKD PP
Nota *:
(a) Kod Skop Perkhidmatan Utama:
(i) P - Prauniversiti (ii) PS - Pengajian Prasiswazah (iii) S - Pengajian Siswazah (iv) PY - Penyelidikan dan Inovasi
SOK / (Kod Peneraju) / BR01 / (aktiviti)
Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod proses (Jika ada, nyatakan kod. Jika tiada, kekal pada 01)) Kod kategori dokumen * (d)
Singkatan bagi skop Sokongan
Kod Peneraju Proses * (b)
CONTOH: Kod proses bagi Pejabat Bursar: (a) 01 – Pembayaran (b) 02 – Pembelian
OPR/ (Kod PTJ) / BR01 / (aktiviti) Huruf dan/atau angka yang
menggambarkan aktiviti
Kod Bahagian/ Jabatan/ Seksyen/ Unit nyatakaBahagiann kod. Jika tiada, kekal pada 01))
Kod kategori dokumen * (d)
Kod PTJ * (c)
Singkatan bagi proses Operasi
Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM | 6
(b) Kod Peneraju Proses:
(i) PEL - Pengurusan Pelanggan (ii) KEW - Kewangan (iii) LAT - Latihan (iv) PYG - Peralatan, Kemudahan Infrastruktur dan Kenderaan (v) BUM - Pengurusan Sumber Manusia (vi) OSH - Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (vii) CAL - Penentukuran dan Verifikasi Peralatan
(viii) LAB - Pengurusan dan Keselamatan Makmal (ix) SWA - Pengurusan Swaakreditasi (x) JINM - Jaringan Industri dan Masyarakat (xi) INT - Pengurusan Pelajar dan Pekerja Antarabangsa (xii) LAX - Aktiviti Bahasa Tanpa Kredit (xiii) WKF - Pengurusan Wakaf Ilmu
(c) Kod PTJ (Semua PTJ yang mempunyai skop operasi kecuali Fakulti, Institut dan Akademi):
(i) PNC - Pejabat Naib Canselor (ii) HEPA - Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan
Alumni) (iii) PEND - Pejabat Pendaftar (iv) BUR - Pejabat Bursar (v) PSAS - Perpustakaan Sultan Abdul Samad (vi) SPS - Sekolah Pengajian Siswazah (vii) PPPA - Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset (viii) BKU - Bahagian Keselamatan Universiti (ix) PKU - Pusat Kesihatan Universiti (x) PKK - Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz
Shah (xi) PIU - Pusat Islam Universiti (xii) CADe - Pusat Pembangunan Akademik (xiii) iDEC - Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi (xiv) KOLEJ - Kolej Kediaman (xv) TPU - Taman Pertanian Universiti (xvi) FPV - Hospital Veterinar Universiti, Fakulti Perubatan Veterinar (xvii) PUPM - Penerbit UPM (xviii) PPUU - Pejabat Penasihat Undang-Undang (xix) CALC - Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa
Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM | 7
(d) Kod Kategori Dokumen:
(i) AT - Arahan Tetap (ii) BL - Buku/Borang Log (iii) BR - Borang (iv) DF - Daftar Format/Format (v) GP - Garis Panduan (vi) LG - Log (vii) LP - Laporan (viii) SN - Senarai (ix) SS - Senarai Semak (x) SU - Senarai Utama
LAMPIRAN 8 TEMPLAT STATISTIK DAN SENARAI PERINCIAN PERUBAHAN DOKUMEN
1/2
PKD/TPKD PP | DOKUMEN
01
Kegunaan PKD/TPKD PP
STATISTIK DAN SENARAI PERINCIAN PERUBAHAN DOKUMEN
(Tandakan √ pada ruangan berkaitan)
NAMA PENERAJU/PTJ
KATEGORI ISO
KATEGORI SKOP
PGR PU SOK OPR
NAMA SKOP
(a) Statistik Perubahan Dokumen
Bil. Kategori
Dokumen ISO
Bilangan Dokumen Terlibat
Jumlah Pinda
Baharu/ Tambah
Gugur
1. Prosedur 0 0 0 0
2. Arahan Kerja 0 0 0 0
3. Garis Panduan 0 0 0 0
4. Borang 0 0 0 0
5. Log 0 0 0 0
6. Senarai Semak 0 0 0 0
7. Senarai Utama 0 0 0 0
8. Daftar Format/ Format
0 0 0 0
9. Senarai 0 0 0 0
10. Laporan 0 0 0 0
Jumlah Keseluruhan 0 0 0 0
Senarai perincian perubahan dokumen pada Lampiran
QMS ISMS EMS
2/2
PKD/TPKD PP | DOKUMEN
01
Kegunaan PKD/TPKD PP
Lampiran (b) Senarai Perincian Perubahan Dokumen
CONTOH
KATEGORI DOKUMEN :PROSEDUR
BIL. KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN NO. ISU
NO. SEMAKAN
TARIKH KUATKUASA
1.
UPM/SOK/KEW-AST/P012
Prosedur Pengurusan Aset Alih
02
05
17/08/2018 *(P)
KATEGORI DOKUMEN : GARIS PANDUAN
BIL. KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN NO.
ISU
NO.
SEMAKAN
TARIKH
KUATKUASA
2. SOK/KEW/GP019/AST
Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi Aset Alih
Nama Lama Dokumen:
Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi Aset
02 04 17/08/2018
*(P)
KATEGORI DOKUMEN :BORANG
BIL. KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN NO.
ISU
NO.
SEMAKAN
TARIKH
KUATKUASA
1. SOK/KEW/BR040/AST Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih
UPM 02 01
17/08/2018
*(P)
2.
Nota *:
(P) – Pinda (B) – Baharu/Tambah
(G) – Gugur
LAMPIRAN 9 TEMPLAT LOG PEMANTAUAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN INDUK
LOG PEMANTAUAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN INDUK
UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
1
PTJ: ___________________________
(A) SKOP SOKONGAN ( )
BIL. NO. CPD
JENIS CADANGAN PEMILIK
PROSES KELULUSAN MESYUARAT
CADANGAN TARIKH
KUATKUASA
TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD
(*softcopy/hardcopy)
TARIKH/TEMPOH TERIMA DOKUMEN
TARIKH HEBAHAN KEPADA PEKERJA
UPM CATATAN
DISEMAK OLEH PKD DISAHKAN OLEH KBPKP
P B G TANDANGAN DAN
CAP TARIKH
TANDANGAN DAN CAP
TARIKH
1
(B) SKOP SOKONGAN ( )
BIL. NO. CPD
JENIS CADANGAN PEMILIK
PROSES KELULUSAN MESYUARAT
CADANGAN TARIKH
KUATKUASA
TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD
(*softcopy/hardcopy)
TARIKH/TEMPOH TERIMA DOKUMEN
TARIKH HEBAHAN KEPADA PEKERJA
UPM CATATAN
DISEMAK OLEH PKD DISAHKAN OLEH KBPKP
P B G TANDANGAN DAN
CAP TARIKH
TANDANGAN DAN CAP
TARIKH
1
Nota *: P - Pinda B - Baharu G - Gugur PKD - Pegawai Kawalan Dokumen, Pusat Jaminan Kualiti KBPKP - Ketua Bahagian, Bahagian Pengurusan Kualiti Perkhidmatan, Pusat Jaminan Kualiti