Upload
kemal-nur
View
53
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Menyusun Proposal
Sebelum
• Kumpulkan informasi tentang kebutuhan yang akan diutarakan
• Tengarai kebutuhan proyek– Staffing– Peralatan– Bahan
• Garis besar anggaran• Tentukan siapa yang akan menulis proposal
BAGAIMANA MEMULAINYA
• Mulailah lebih awal• Alasan harus jelas• Rencanakan: jangan “mengejar uang”• Bentuk kelompok kerja• Ikuti panduan• Sertakan surat pengantar
– Surat terpisah– Jangan lupa, nama, alamat, lembaga
• Ingat batas akhir
Kiat menulis proposal
• Buatlah argumen yang terpadu• Selalu mengingat rencana• Hindari jargon yang berlebihan• Pikirkan Penilai (reviewer)
– Tidak ada informasi yang tidak penting• Revisi• Minta orang lain membaca• Edit• Tunjukkan antusiasme
Bagian-bagian proposal
Rencana
Kebutuhan
EvaluasiMetoda
Ringkasan Anggaran
Pernyataan Ringkasan
• Mulai dengan ringkasan proposal.
• Jawab: Siapa, Apa, Bagaimana, Berapa?
• Mengapa ada kebutuhan?
• Bagaimana kita mengatasi kebutuhan ini?
• Ringkasan ini dikenal sebagai ringkasan eksekutif
Menengarai kebutuhan
• Bagaimana kita tahu adanya kebutuhan?
• Cari tahu usaha organisasi lain?• Apakah berjalan?
– Apa yang tleah dilakukan pada masa lalu? • Apakah proyek anda berbeda?
• Bagaimana proyek itu mengutarakan kebutuhan?
Tujuan dan sasaran
• Apa yang akan anda capai?• Daftarlah sasaran dan tujuan untuk mencapai
tujuan:– Sasaran: Meningkatkan jumlah remaja mengunjungi
Perpustakaan Umum– Tujuan:
• Menerbitkan profil perpustakaan umum di Majalah Remaja• Melaksanakan persentasi di SMA/SMK • Melaksanakan training penelusuran di Perpustakaan Umum
• Gunakan kata-kata aksi: Meningkatkan, mengurangi, mengembangkan
Tujuan Proyek
• Tujuan proyek berdasarkan hasil akhir proyek • Perubahan apa yang kita inginkan dengan proyek kita?• Siapa yang akan terpengaruh oleh perubahan ini?• Batasi secara jelas kelompok target dan penerima.• Ingat, apa yang akan kita capai harus spesifik.• Pilihlah tujuan yang realistik sehingga kita mampu
mencapai dan mengukurnya misalnya “meningkatkan pelayanan perpustakaan umum” terlalu luas, juga tujuan yang banyak akan sulit diukur.
Hasil yang diharapkan dan indikator pencapaian
• Hasil adalah perubahan yang akan dicapai proyek. Hasil harus fokus pada apa yang akan dilakukan proyek bukan pada proses untuk mencapainya. Tengariailah hasil yang diharapkan sebagai akibat dari kegiatan proyek.
Contoh tujuan proyek: • “Meningkatkan jumlah remaja
mengunjungi Perpustakaan Umum"
Gambaran kebutuhan atau kendala
• Dalam mengembangkan proposal proyek, gambarkan dengan jelas kebutuhan proyek dengan menggunakan data yang relevan dan terpercaya (Misalnya, laporan dan statistik terkini) dan gambarkan bagaimana proyek kita akan merespon kebutuhan atau kendala yang telah ditengarai. Termasuk garis besar lingkungan dan faktor-faktor yang mengarah pada kebutuhan proyek anda ajukan (Mis. Sosial ekonomi, politis dls.).
Rencana kegiatan
Rencana kegiatan harus mencakup: • Daftar semua kegiatan dan bahaimana masing masing kegiatan
mendukung tujuan proyek , termasuk jadwal kegiatan proyek dan siapa yang bertanggunjawab melaksanakannya.
• Berapa lama penyelesaian proyek (tanggal dimulai dan selesai)• Sumberdaya manusia, ketrampilan, sumberdaya keuangan setiap
kegiatan. • Bagaimana kita memantau dan mengevaluasi hasil dan keefektifan
proyek. • Realistislah berkaitan dengan waktu yang diperlukan untuk
penerapan proyek. Pastikan rekan kita setuju dengan garis waktu yang sesuai dengan kebutuhan dan keadaan.
Resiko dan kesempatan
• Tengarailah resiko dan peluang yang dapat diakibatkan oleh penyelesaian proyek yang berhasil. Termasuk faktor internal dan eksternal yang dapat meningkatkan atau memelihara pencapaian proyek dalam mencapai tujuan. Rincilah tindakan-tindakan yang diambil untuk menghindari resiko.
Keberalanjutan
• Taksirlah keberalanjutan jaka panjang dampak terhadap kelompok target dan penerima akhir, termasuk untuk pengulangan dan perpanjangan hasil dari kegiatan dan penyebaran informasi
• Apakah hasil yang diharapkan proyek itu berkelanjutan:• Secara finansial: Bagaimana kegiatan akan dibiayai jika pendanaan
berakhir? • Secara kelembagan: Apakah struktur membolehkan kegiatan untuk
berlanjut di tempat itu apa akhir tindakah kegiatan? Apakah akan ada kepemilikan lokal dari hasil kegiatan?
• Pada tingkat kebijkan (Bila dapat diterapkan): Apa dampak struktural dari kegiatan itu, misalnya akan mengarah pada legislasi, metoda, etika dll?
• Lingkungan (jika dapat diterapkan): Apakah kegiatan mempunyai dampak negatif/positif terhadap lingkungan?
Populasi/kawasan geografis
• Identifikasi kelompok target • Identifasi kawasan geografis• Gunakan data (contoh statistik) • Usahakan spesifik:
– Demografi– Data sosioekonomi– Informasi sensus- penduduk
• Pernyataan kebutuhan– Kita sangat memerlukan ……
Metodologi / Pendekatan
• Sediakan rasional untuk menyatakan tujuan dan rencana kerja dalam mencapainya.
• Masukkan pula pengalaman dengan metodologi, mengantisipasi kesulitan dan kejadian luarbiasa.
Jadwal/ timeline: Berikan kegiatan sesuai dengan waktu untuk mencapai tujuan.
Publikasi / Promosi
• Apa rencana kita untuk publikasi?
• Publikasi, Lieflets, Koran, Radio?
• Situs Web?
• Pameran?
• Membubuhkan pada program yang ada?
Personnel
• Mengidentifikasi semua personil proyek
• Memasukkan kualifikasi mereka yang terkait dengan pernyataan tanggungjawab dalam proyek
Menentukan data dasar
• Bagaimana kita menentukan titik awal”?
• Data dasar memungkinkan kita menentukan keberhasilan atau kegagalan proyek
Fasilitas / dukungan lembaga
• Gambarkan lembaga kita• Apa yang membuat lembaga kita unik?• Gambarkan pelayanan atau fasilitasnya • Rinci dukungan dari mitra kerja misalnya
perpustakaan lain, universitas, LSM dll.• Sumber dana lain• SUrat dukungan
Anggaran
Anggaran
Langkah 1
• Kontak kantor pemberi dana
Anggaran (cont.)
Langkah 2• Tekankan item dalam anggaran dengan naratif
– Dengan kata lain, masing-masing item yang muncul dalam anggaran harus dijabarkan dalam naratif
• Bagi anggaran menjadi beberapa bagian
Peralatan Rp. 15.000.000
Peralatan
Komputer personal # Rp. 14.500.000
Remote Mouse Rp. 500.000
Anggaran (cont.)
Langkah 3
• Pastikan bahwa donor setuju untuk membiayai item yang anda sebutkan. Bersiap-siap untuk wawancara.
Anggaran (cont.)
Langkah 4
• In – kind (sumbangan tidak dalam bentuk uang) harus disebutklan dalam proposal – Nyatakan dengan jelas bentuknya apa.
Anggaran (cont.)
Langkah 5
• Spesifikasi• Quotes• Upah per jam• Rincian upah• Perjalanan
– Kendaraan– Per diem
Anggaran (cont.)
Langkah 6
• Apakah anggaran realistik?– Tip: Perimbangkan waktu kinerja proyek
sehubungan dengan jumlah pengeluaran misalnya biaya produksi, komunikasi, perjalanan dls.
Anggaran(cont.)
Langkah 7
• Pastkan apakah angka yang dijumlahkan benar
• Pastikan anggaran yang kita ajukan tidak melebihi apa yang akan diberikan
Menyatupadukan:
• Judul: Buatlah deskriptif
• Masukkan daftar isi
• Jangan dijilid
• Lampiran:– Grafik, peta dll– Formulir evaluasi– DRH masing-masing anggota– Surat-surat pendukung
Latihan: Merencanakan
Program
Proposal Kegiatan Perpustakaan Umum
• Panjang 5-7 halaman
• Proposal:– Cover– Ringkasan Executive – pernyataan kebutuhan– Deskripsi Proyek– Anggaran– Kesimpulan
• Sertakan Surat pengantar
Ingat: Semua berawal dari
gagasan
Pertanyaan?