PAPARAN KEGIATAN PENDAMPINGAN TEKNIS

PENATAAN SISTEM TATA KELOLA DEPO PEMASARAN IKAN (DPI)

KABUPATEN SIDOARJO

Latar Belakang

• Masih rendahnya mutu bahan baku dantingginya losses;

• Masih lemahnya sistem informasi pemasaran;

• Kondisi sarana dan prasarana pemasaran yang minim dan belum memenuhi standar sanitasidan higienis.

• Sistem pengelolaan yang masih belumtersedia

Maksud & Tujuan

1. Ketatalaksanaan yang mengacu pada system management mutu untukdapat selaras dengan sistem manajemen yang akan diterapkan di DKP Pemkab Sidoarjo dan seluruh jajarannya.

2. Panduan yang jelas tentang visi dan misi, tujuan dan target, strukturorganisasi, tugas dan tanggung jawab masing2 personil, dan manajemenpengelolaan harian yang baik.

3. Acuan standar guna menetapkan target-target didalam pelaksanaanperbaikan berkesinambungan agar manajemen tidak mandek tetapiterus dikembangkan dan diperbaiki.

4. Panduan berkomunikasi dan kepada seluruh stakeholder5. Panduan melakukan kontrol dan monitoring terhadap kegiatan-kegiatan

DPI.6. Peningkatan mutu ikan segar sebagai bahan baku olahan serta

menurunkan losses akibat kesalahan penanganan ikan.7. Peningkatan pemasaran dengan menggunakan sistem teknologi

informasi.8. Optimalisasi sarana dan prasarana DPI terhadap sanitasi dan hygiene.

Pengumpulan Informasi

a) Pengambilan gambar dan pemotretan seluruh prosespelayanan DPI Sidoarjo saat ini

b) Pengadaan dokumen PERDA Kab. Sidoarjo No. 7 tahun 2012 tentang Retribusi Pelayanan Pasar

c) Pengumpulan informasi Proses Pelayanan DPI saat ini, yang menghasilkan beberapa point temuan sebagai berikut :– Kebersihan dan Hygiene belum menjadi proiritas perhatian dalam

pengelolaan.– Pengelolaan parkir DPI diserahkan kepada pihak ketiga yaitu

Kelurahan Bluru Kidul, dengan demikian akan memberikan dampakterhadap model manajemen Pengelolaan DPI nantinya.

– Sistem pengelolaan DPI yang sangat tidak tertata, tanpa SOP sebagai acuan kegiatan dalam proses pengelolaan danpengoperasian DPI.

Lanjutan

– Tidak adanya pencatatan kegiatan harian, mingguan, danbulanan, dan tidak dilakukannya pencatatan kapasitas DPI per-hari.

– Tidak ada proses pendukung lain seperti Cold Storage yang dapat menampung sisa ikan Tak terjual.

– Ketertiban Parkir dan kegiatan penunjang lain belum ditatadengan baik.

– Penggunaan fasilitas yang disediakan tidak sesuai denganperuntukannya, misalnya tempat bongkar muat yang sudahdisediakan tidak digunakan.

– Proses bongkar muat yang tidak tertib.– Penjual dan pedagang kaki lima Non-Ikan yang masuk area

tidak ditertibkan lokasinya– Tidak memiliki Blue Print layout yang dibutuhkan organisasi

untuk Perencanaan Jangka Panjang DPI kedepan

KETIDAKSESUAIAN

• TINGKAT KEBERSIHAN DEPO RENDAH, PERATURAN OPERASIONAL BELUM ADA

• EVALUASI KINERJA APARAT BELUM TERBANGUN

• EVALUASI PELAYANAN DPI SECARA KESELURUHAN BELUM TERBANGUN

• APARAT BELUM PAHAM TENTANG SUBSTANSI PERDA PASAR

KETIDAKSESUAIAN

• KETERTIBAN PROSES TRANSAKSI LELANG BELUM TERBANGUN

• DATA HASIL TRANSAKSI PENJUALAN BELUM TERCATAT SECARA SISTIMATIS

KETIDAKSESUAIAN

• LAHAN PARKIR BELUM TERKELOLA SESUAI PERUNTUKANNYA

• PENATAAN KEDISIPLINAN PETUGAS PARKIR BELUM DILAKUKAN

• KOMUNIKASI PETUGAS DENGAN SELURUH STAKEHOLDER DPI BELUM TERBANGUN SISTEMATIS

• PEDAGANG ASONGAN/NON-IKAN BELUM DITERTIBKAN

BRAINSTORMING

• Penjelasan untuk pemahaman Tujuan Program Penataanorganisasi DPI

• Penjelasan tentang Hasil Temuan diatas (Point c) danbagaimana memperbaikinya

• Mensepakati draft Visi Misi DPI kedepan, dalam rangkamendukung Visi Misi DKP Kabupaten Sidoarjo (lihatlampiran !)

• Mensepakati Draft struktur organisasi DPI sesuai SistemPengelolaan yang baru (lihat lampiran !)

• Memotivasi seluruh personil untuk bersama-samamendukung perbaikan pelayanan DPI menjadi Pusatpelelangan Ikan dan Pusat Wisata Produk Mina laut terbaikdi Jawa Timur

KEPALA DEPO

HOUSEKEEPING (Kusianto)

ADMINISTRASI KEUANGAN DAN

PENDATAAN USAHA(Untung S)

KEAMANAN & PARKIR

(Nanang S.)

KEMITRAAN (Ali MZ.)

TENAGA LEPAS KEBERSIHAN

JURU PUNGUT

RETRIBUSI

PENGELOLA PARKIR

(KELURAHAN)

ASOSIASI

PIHAK SWASTA

PAGUYUBAN

Struktur Organisasi DPI Kabupaten Sidoarjo

ADMIN STAFF

VISI & MISI DPI

VISI :Menjadi Pusat Penjualan & Pusat Distribusi Hasil Produk MinapolitanSidoarjo dan sekitarnya, serta menjadi Pusat Wisata Belanja Ikan Segar yang TERBAIK di JAWA TIMUR

MISI :1) Menjadikan DPI yang dikelola secara profesional berorientasi

kepada Sistem Manajemen Berkualitas (Efektif, Efisien & Produktif)

2) Mendukung dan mempertimbangkan aspek bisnis para Stakeholder (Pegawai, Petambak, Borg, Pembeli, Anggota Masyarakat yang terlibat didalam pengelolaan DPI)

3) Melengkapi fasilitas infrastruktur yang dibutuhkan

4) Membuka peluang kerjasama dengan pihak2 lain (Pengelola Swasta, Investor) sehubungan dengan pengembangan DPI

TRAINING

• Presentasi dari masing2 personil yang menceritakan prosesexisting yang mereka lakukan

• Penjelasan tentang kegiatan yang nantinya akan menjadibagian proses pelayanan DPI

• Penjelasan tentang langkah awal yang dapat dilakukansegera yaitu membagi area yang sesuai untuk mengaturkegiatan DPI antara lain sebagai berikut:

– Identifikasi Zona-zona kebersihan– Merencanakan zona-zona kegiatan utama dan pendukungnya,

seperti misalnya: Zona Bongkar muat, Zona Parkir motor dll.– Merencanakan Penertiban pedagang kaki lima dan Asongan di

dalam DPI– Menjelaskan Fungsi pentingnya SOP dan Dokumen di dalam

rangka pengelolaan DPI ke depan

KOMUNIKASI & SOSIALISASI

• Pertemuan dengan Borg yang dilakukan tanggalMei 2012– Sosialisasi Rencana Pembenahan Manajemen dan

Sistem Tata Kelola

– Masukan dan dukungan yang positif dari AsosiasiBorg

– Usulan untuk membuat spanduk larangan untuktransaksi di luar pelelangan resmi

– Usulan untuk membuat Perda larangan Transaksi diluar pelelangan resmi dengan para Borg, agar bisamemberikan sanksi bagi yang melanggar.

KOMUNIKASI & SOSIALISASI

• Direncanakan untuk melakukan pertemuandengan Pengelola Parkir– Untuk melakukan sosialisasi dan meminta dukungan

– Menyelaraskan tujuan bersama pengelola parkir

– Meningkatkan mutu pelayanan parkir

– Meningkatkan attitude petugas perparkiran yang ditunjuk

– Meningkatkan ketertiban dan keamanan area DPI

– Menghapuskan praktek premanisme oleh oknumperparkiran

MILESTONE DPI

JANGKA PENDEK TAHUN KE 2 TAHUN KE 3 TAHUN KE 4

•TERTIB•BERSIH•LEBIH KOMPETEN•RANCANGAN PERDA•PERENCANAAN

•SISTEM MANAJEMEN•IMAGE BANDENG SDA•WISATA•PROMOSI•RENC. BISNIS PENUNJANG•HANDAL

•SISTEM TERAUDIT•FULL OPERASIONAL•PROMOSI BISNIS

•STRATEGI BISNIS BARU•PERKUATAN •INOVASI

REKOMENDASI JANGKA PENDEK

• Memberikan identifikasi pelaku lelang dengan memberikan rompiseragam kepada para pembantu borg untuk dapat dikenali sebagaipetugas resmi

• Memberikan kesempatan pelatihan komputer kepada beberapa pesonilyang dipilih

• Melengkapi sarana perangkat komputer• Meningkatkan Kebersihan• Membuat Yellow Line untuk menertibkan Zona Kegiatan di luar gedung• Memasang spanduk Dilarang Melakukan Transaksi Penjualan di Luar

Gedung tanpa melalui Borg• Memasang papan petunjuk, larangan dan tanda2 Lainnya• Menertibkan pedagang makanan• Menertibkan pedagang asongan dan dadakan• Menertibkan Parkir & Petugas Parkir• Menambah personil yang memiliki kompetensi administrasi dan komputer• Menyelaraskan pembangunan fisik lanjutan dengan memperhatikan Zona

kegiatan secara Terencana• Membuat Rancangan Perda yang melarang perdagangan ikan di luar

pelelangan yang resmi

RENCANA ZONA

ZONA PARKIR R4

ZONA PARKIR R2ZONA UPLOADING

ZONA PENJUAL MAKANAN

REKOMENDASI JANGKA PANJANG2 Tahun

• Mengelola DPI dengan sistem manajemen yang terbaik• Mengembalikan image bandeng Sidoarjo• Menjadikan DPI menjadi pusat Wisata Belanja Ikan Segar • Menjalin kerja sama dengan pihak2 yang berkepentingan dan dinas2 lain

untuk mendukung program2 sehubungan dengan image Sidoarjo secaraUmum

• Mencari Investor untuk mengembangkan beberapa aspek bisnis dalam DPI– Membangun Cold Storage– Membangun pengolahan Ikan Segar– Membangun Pujasera Ikan

• Menjadikan DPI pusat data Penjualan Ikan terhandal• Menoperasikan Mesin Pengemasan yang sudah tersedia• Mengesahkan Perda yang melarang perdagangan ikan di luar pelelangan

resmi

REKOMENDASI JANGKA PANJANG 3 Tahun

• Mengaktifkan sistem audit terhadap sistemmanajemen pengelolaan

• Memulai pengoperasian Sarana Penunjangyang dikerjasamakan dengan pihak ketiga(investor)

• Memaksimalkan Pemasaran DPI dan BisnisPenunjangnya

TERIMA KASIH