Embed Size (px)
Citation preview
www.cetis.si
Papir ne bo izginil kar čez noč. Kako ga pretvoriti v elektronsko obliko?
mag. Simon Golob, Cetis
Ljubljana, 23.3.2017
www.cetis.si
Velika količina dokumentov in raznolikost - različne vrste obrazcev, dokumentov1Neučinkovitost in stroški – počasnost, zaporednost, sočasna obdelava ni mogoča2Dostop do informacij – onemogočen dostop kadarkoli in od koderkoli3Skladnost – težko je vzpostaviti učinkovit nadzor in spremljati aktivnosti, ki zagotavljajo skladnost s predpisi4Podpora strankam – poslovni procesi, temelječi na papirnih dokumentih, ne omogočajo ažurne odzivnosti5
IZZIVI PRI UPRAVLJANJU PAPIRNIH DOKUMENTOV
www.cetis.si
OKVIRNI STROŠKI UPRAVLJANJA PAPIRNIH DOKUMENTOV
Aktivnost Ocenjen strošek
Stroški razvrščanja in arhiviranja
dokumenta1 EUR
Stroški iskanja dokumenta od 5 EUR naprej
Stroški napačno arhiviranega
dokumentatudi do 150 EUR
Delež napačno arhiviranih
dokumentov
3% obsega celotne
dokumentacije
Celotni stroški upravljanja napačno
arhiviranih dokumentov
3 - 8% prihodkov
družbeVir: AIIM Europe
www.cetis.si
4 EVOLUCIJSKE STOPNJE DO BREZPAPIRNEGA POSLOVANJA
1. Papir, mikrofilmanje s časovnim zamikom
Interni procesi potekajo na papirju
MF zaradi prostorske stiske in nižjega stroška hrambe
2. Pozno skeniranje
Zajem dokumentov ob zaključku procesa, s časovnim zamikom (1-2 dni), z namenom elektronske hrambe
Zmanjšanje prostora, hitrejše iskanje dokumentov, nima vpliva na večjo učinkovitost izvajanja procesa
3. Zgodnje skeniranje
Zajem dokumentov in njegove vsebine na začetku procesa – el. dokument proži proces
Ohranjamo papirno izkušnjo in uživamo učinek e-poslovanja
4. Brezpapirno poslovanje
www.cetis.si
Slide 5
L N O A D I G I T
P A P I R N O
Pretečen čas
Interna distribucija
Produktivno delo
Avt. zajem dokumentov
Skeniranje
Priprava
Dostava pošte
Interna distiribucija
Kopiranje
Produktivno delo
DostavaInterno razvrščanje
Sortiranje
Dostava pošte
Copyright © Open Text Corporation. All rights reserved.
PAPIRNO VS. DIGITALNO VLOŽIŠČE
www.cetis.si
GLAVNE PREDNOSTI ZAJEMA DOKUMENTOV NA TOČKI VSTOPA
QIzboljša kakovost informacij
Manj napak kot pri ročnem vnosu
Zanesljiv mehanizem kontrole
$Zmanjšuje operativne stroške
Višja učinkovitost in produktivnost
Nižji stroški obdelave in hrambe dokumentov
Pohitri sprejem oz. predajo informacij
Takojšnja obravnava dokumenta
Reducira nestandardne postopke
Sledljivost in skladnost s predpisiZmanjšuje operativna tveganja
Ohranja revizijsko sled dokumenta skozi celoten proces
§§
www.cetis.si
PONUJAMO RAZLIČNE MOŽNOSTI
IN POSLOVNE MODELE
ZAJEMA DOKUMENTOV
www.cetis.si
ZAJEM DOKUMENTOV KOT STORITEV
PREVZEM POŠILJKEPrevzem, dostava
SKENIRANJE ZAJEM PODATKOV VALIDACIJA ERP, DMS, E-ARHIV
N
A
R
O
Č
N
I
K
C
E
T
I
S
Prednosti zajema vh. pošte:do 4x večja produktivnostdo 6x krajši čas obdelave
www.cetis.si
ZAJEM IN PRETVORBA PAPIRNIH RAČUNOV V E-RAČUNE KOT STORITEV
N
A
R
O
Č
N
I
K
C
E
T
I
S
ZAJEM PODATKOV VALIDACIJA
PRETVORBA V E-RAČUN
E-ARHIV
ERPE-pošta
Skener
Omrežje
MFN
www.cetis.si
PREDNOSTI UVEDBE ZAJEMA RAČUNOV
Izloča neefektivno delo pretipkavanja računov v računovodski program
Nižji stroški dela
Omogoča elektronsko podprt postopek likvidacije
Hiter dostop do digitaliziranih slik dokumentov
Prihranek na prostoru
www.cetis.si
GLAVNI RAZLOGI ZA PRETVORBO PAPIRJA V ELEKTRONSKO OBLIKO
1. Dostopnost dokumentov (lažje iskanje in skupna raba)
2. Hitrejša obdelava in nižji stroški hrambe
3. Hitrejša odzivnost pri delu s strankami in interno
4. Zagotavljanje skladnosti
Investicija se v večini primerov povrne že v manj kot 12 mesecih!
www.cetis.si
REFERENCE V RAZLIČNIH BRANŽAH
Finančne inštitucije
Trgovske hiše
Zdravstveni sektor
Storitvena podjetja (nepremičninski upravljalci, telekomunikacijske družbe, komunale, turizem…)
Proizvodna podjetja
Javni sektor
www.cetis.si
ZAGOTAVLJAMO USTREZEN KADER, OPREMO IN KAKOVOST
Ponujamo enostavne in uporabniku prijazne rešitve
Strokovni kader z izkušnjami
Svetovanje
Namenska in certificirana programska oprema
Skladnost z zakonodajo (potrjenja notranja pravila)
Zagotavljanje visoke stopnje kakovosti in varnosti (ISO 9001, ISO 27001, ISO 14001, …)
www.cetis.si
Hvala za vašo pozornost.Z veseljem bomo odgovorili na vsa vaša vprašanja.
