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UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL
UNIDAD AJUSCO
DIRECCIÓN DE DOCENCIA
LICENCIATURA EN
ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA
SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA COORDINACIÓN DE
ESPECIALIZACIONES DE LA UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA
NACIONAL, UNIDAD AJUSCO
T E S I S
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE
LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA
P R E S E N T A :
FRANCISCO JAVIER URBINA AVIÑA
DIRECTOR DE TESIS :
LIC. JUAN CARLOS PÉREZ LÓPEZ
FEBRERO 2004
CAPÍTULO I
SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS
Introducción
1.1 Teoría general de sistemas.......................................................................................2
1.1.1 Hemeostásis...............................................................................................................4
1.1.2 Tipos de sistemas.......................................................................................................6
1.2 Sistemas en las organizaciones....................................................................................7
1.2.1 Gestión científica y su importancia en los sistemas organizacionales..................9
1.2.2 Tipos y categorías de los sistemas de información.............................................10
1.2.3 Antecedentes de los sistemas de información para la administración..............13
1.3 Estructura de los sistemas de información administrativos.................................16
1.3.1 Propósito de los sistemas de información.............................................................20
1.3.2 Objetivo de los sistemas de información...............................................................21
1.3.3 Planeación de los sistemas de información..........................................................22
CAPÍTULO II
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA COORDINACIÓN DE
ESPECIALIZACIONES UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL
(UPN), UNIDAD AJUSCO
2.1 Antecedentes UPN.....................................................................................................33
2.1.1 El posgrado en la UPN...........................................................................................38
2.1.2 Coordinación de Especializaciones........................................................................42
2.2 La evaluación como antecedente para la implementación de un sistema de
información................................................................................................................45
2.2.1 Modelos de evaluación educativa: Tylerismo y estructural funcionalismo.......56
2.2.2 Evaluación del posgrado en la UPN.....................................................................66
2.3 Antecedentes de la propuesta del sistema de información para la Coordinación
de Especializaciones..................................................................................................73
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA
COORDINACIÓN DE ESPECIALIZACIONES UPN, UNIDAD AJUSCO
3.1 Introducción...............................................................................................................78
3.1.1 Redes........................................................................................................................86
3.1.2 Propuesta de procedimientos en forma automatizada........................................89
3.2 Planes propuestos de sistematización para la coordinación de especializaciones
de la UPN.................................................................................................................94
3.2.1 Cultura informática...............................................................................................97
3.2.2 Plataforma del equipo de cómputo disponible...................................................98
3.2.3 Personal de sistemas..............................................................................................98
3.3 Propuesta de sistema de información para la coordinación de especializaciones
de la UPN, unidad ajusco.......................................................................................99
3.3.1 Definición de objetivos y planeación.................................................................100
3.3.2 Objetivos urgentes................................................................................................101
3.3.3 Objetivos a mediano plazo...................................................................................102
3.3.4 Objetivos a largo plazo.........................................................................................102
4.1 Definición de estrategias y políticas........................................................................103
4.2 Desarrollo de estrategias de sistemas....................................................................105
4.3 Estrategia de hardware...........................................................................................105
4.4 Estrategia de software.............................................................................................106
4.5 Sistemas de comunicación de datos........................................................................106
4.6 Automatización de oficinas.....................................................................................106
Conclusiones...................................................................................................................107
Bibliografía..........................................................................................................
INTRODUCCIÓN
En pleno siglo XXI la informática es una herramienta indispensable en el desarrollo de las
organizaciones, y más por aquellas ubicadas en el sector educativo. La aplicación de sistemas
( de cualquier índole ) es una necesidad imperante, es por ello que la presente tesis propone la
utilización de estas herramientas retomando el marco conceptual de los sistemas en las
organizaciones. El marco de referencia el área de posgrado (Especializaciones ) de la
Universidad Pedagógica Nacional Unidad Ajusco, y así mismo justificar desde el enfoque de
la evaluación y autoevaluación la necesidad de contar con recursos tecnológicos para medir el
servicio, calidad e impacto de las especializaciones y finalmente se aborda de manera sencilla
la estructura y metodología básica para la implementación de un sistema de información.
La concepción de sistemas es una clara realidad en el entorno en el que vivimos; y por ello,
esta inmersa en las organizaciones, dentro del complejo proceso administrativo existente en
cada una de las organizaciones esta presente, los datos que convierten en información, se debe
de contar con los diferentes sistemas que coadyuvan para contar con información oportuna y
confiable.
Es importante considerar que dentro del alcance y la aplicabilidad de los sistemas de
información podemos conocer nuestra situación en el cumplimiento de los objetivos
institucionales que tenemos marcados, así como el entorno de nuestro ambiente que genera la
información perteneciente a nuestra posición, con base a nuestra competencia.
Así mismo, se debe desarrollar un sistema de información que permita conocer el alcance que
tiene la formación académica de los alumnos y egresados, que forma parte del Sistema
Educativo Nacional de cualquiera de los niveles de enseñanza, tanto en el sector público como
privado. Esto se obtiene a través de la propias autoevaluación que realiza la universidad para
comprobar que los objetivos sean alcanzados.
CAPÍTULO I
El presente capítul
De Sistemas (TGS
hasta llegar a la un
General de Sistem
como la Biología,
También se referi
explicar con ma
Administrativos (S
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Especializaciones
Otro aspecto de im
los sistemas de inf
diseño.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS
o tiene como finalidad hacer una breve explicación sobre la Teoría General
) desde sus antecedentes y su concepción de sistema como ente orgánico,
ificación de criterios de diferentes investigadores para concebir a la Teoría
as aplicables, no sólo en la administración, si no también a otras disciplinas
Física, Química, Psicología y las ciencias sociales.
rá a la existencia de los distintos tipos de sistemas de información, hasta
yor profundidad en qué consisten los Sistemas de Información
IA), puesto que es el instrumento de apoyo para esta investigación, se
ante como propuesta de implantación dentro de la Coordinación de
de la Universidad Pedagógica Nacional.
portancia para este trabajo, que se refiere a la estructura general que tienen
ormación (SI) y los elementos y componentes que intervienen en él para su
1
1.1 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS
La Teoría General de Sistemas fue difundida a partir de las investigaciones de Ludving Von
Bertalanffy en los años treinta y formalmente en 1956 en la “Society For The Advancement
and General Sistem Theory (Sociedad para el avance de la Teoría General de Sistemas) donde
publicó su libro Sistemas Generales.1
La aparición de la Teoría General de sistemas TGS se presentó por pasos “primero hubo
anticipaciones hechas por los filósofos y psicólogos, después por los postulados de Bertalanffy
a través de los estudios realizados en la biología y la física”.2
Se dio a conocer que la (TGS) respondía a una tendencia en varias disciplinas pero no fue
difundida, K. Boulding escribió en 1953 a Bertalanffy 3
“He llegado casi a la misma conclusión que usted, aunque partiendo del rumbo de la economía
y las Ciencias Sociales, y no de la Biología, que hay un cuerpo de lo que vengo llamando
<<Teoría Empírica General>> ó <<Teoría General de los Sistemas>> por usar su excelente
terminología, de amplia aplicabilidad a muy diversas disciplinas. Estoy seguro de que mucha
gente en el mundo ha llegado a posiciones esencialmente iguales a la nuestra pero están muy
dispersos y no se conocen: así de difícil es cruzar los límites entre las disciplinas”. 1 BERTALANFFY,Ludwing Von.Teoría general de los sistemas, fundamentos, desarrollos y aplicaciones México Ed.FCE 1976. Pag .20 2 LILINFIELD, Robert. Teoría de sistemas orígenes y aplicaciones en las ciencias sociales. México, Ed Trillas, 1984, Pag. 20 Teleología.-Todas y cada una de las cosas existentes tienen un fin específico dentro de un sistema para algo determinado.
2
Podemos ver que la aplicación de sistemas había llegado a diferentes disciplinas cada una con
su grado de aplicabilidad, pero los estudios de Bertanlanffy estaban desarrollados con base en
conceptos teóricos matemáticos.
Un sistema se puede definir matemáticamente mediante un sistema de ecuaciones simultáneas
de tal manera que “ un cambio de valores dentro del sistema que esté en función de todos los
otros valores y a la inversa, un cambio de valor origina cambios en todos los valores restantes
y en la totalidad del sistema”.4
Esto es aplicable a todo tipo de sistemas ya que si no estuvieran de alguna manera
relacionados los componentes del mismo, no constituirían un sistema.
De tal forma que los isomorfismos5 aplicados a ecuaciones matemáticas tanto para todas las
disciplinas de la ciencia se desarrollaron de forma tal que sus similitudes y paralelismos están
contenidos en la Teoría General de Sistemas, por ejemplo:
3 BERTALANFFY y otros. Tendencias en la teoría general de sistemas. Pag 13 4 Op-cit. Bertalanffy y otros pag. 40 5 Isomorfismo. Sistema donde aparecen formas iguales o semejantes en distintos ámbitos de la ciencia.
3
Bertalanffy demuestra que se puede crear un conjunto de modelos matemáticos simplistas que
describen la relación del crecimiento de las partes de un organismo, como en una nación, así
como el compartimiento de funciones vitales dentro del organismo humano.
Como conclusión Bertalanffy define a la TGS como: una disciplina que desarrollará, probará
y demostrará las leyes que se aplican en una variedad de campos.
Retomando las disciplinas en las que se emplea el concepto de sistemas se pude mencionar a
las matemáticas, ciencias sociales y las ciencias naturales comprendidas en todas y cada uno
de las ramas que componen estas disciplinas.
1.1.1 HEMEOSTÁSIS
Para todos los campos donde es aplicable la Teoría General de Sistemas, dentro de los ámbitos
más diversos de las ciencias sociales y las ciencias naturales se debe comprender que el
funcionamiento de un sistema, es la interacción de sus componentes o subsistemas para lograr
un objetivo común. Es necesario contemplar que un sistema, después de toda su interacción
tanto con el exterior como con el interior así como las modificaciones producidas que afectan
al mismo debe encontrar un equilibrio, un estado en donde se regularice y asimile los posibles
cambios que haya sufrido, a esto se le denomina hemeostásis o equilibrio.
4
Lawrance J. Henderson dentro de un sistema social escribe sobre el equilibrio y lo denomina
nivelación de fuerzas, si se le aplica una pequeña modificación que altera su estado,
inmediatamente se desencadena una reacción tendiente a crear condiciones que habría existido
si la modificación no hubiese ocurrido.6
Para Walter B. Cannon el principio de homeostasis es el que se refiere a su estado de
equilibrio constante hacia el cual tienden los sistemas.
Por ejemplo: digamos que nuestro sistema es una liga y los subsistemas que lo componen
está representada por las miles de partículas de caucho que la componen, al aplicar una fuerza
que es ajena al propio sistema podemos observar que la liga a mayor fuerza de estiramiento
que se le aplica se hace cada vez más grande, si dejamos aplicada la misma fuerza sin soltarla
la liga habrá experimentado un cambio que pudo asimilar, pero si dejamos de aplicar la fuerza
automáticamente, la liga regresará a su tamaño original, esto es, al regresar a su estado natural
con relación a la fuerza que se le aplicó en algún momento tuvo que encontrar un equilibrio.
Para la comprensión del comportamiento de un sistema, tomando en cuenta que todo los
cambios tanto internos como externos afectan al mismo, la reacción de éste está dirigida a
encontrar un equilibrio de las condiciones que lo alteraron; para que pueda restablecer su
comportamiento tomando en cuenta que dichos cambios no hayan ocurrido.
6 Op.cit Lilienfeld, 1984 p.26
5
1.1.2 TIPOS DE SISTEMAS
Para cada una de las disciplinas en la que se puede aplicar el concepto de sistema, que son
muy diversas debemos entender que encontraremos desde los sistemas más simples hasta los
más complejos.
Dentro de la Teoría General de Sistemas, se pude observar la visión que se tenían, en forma
muy general de los contemporáneos de Bertalanffy de los conceptos de sistemas y de las
diferentes disciplinas en las que se aplica este concepto.
Como definición tenemos que un sistema es un conjunto de elementos relacionados entre sí y
con el medio ambiente para alcanzar un objetivo común. Conociendo la definición de sistema
podemos comprender los tipos de sistemas, que encontraremos en el ambiento que nos rodea;
desde situaciones climatológicas hasta los comprendidos en nuestro entorno.
Sistema natural.- Son los que abundan en la naturaleza. Cada organismo es un sistema
natural, como todo lo que existe en la naturaleza.
Sistema artificial.- Son los que sus objetivos varían enormemente. Aparecen alrededor de
nosotros a través de diversas formas como: el sistema de fabricación de una empresa, sistema
de transporte etc.
Sistemas reales.- Son los que podemos percibir mediante la observación y con una existencia
independiente del observador.
Sistemas conceptuales.- Como las matemáticas y la lógica que son en esencia construcciones
simbólicas.
6
Sistemas determinísticos.- Son los que en su desarrollo existe incertidumbre.
Sistemas abiertos.- Es el que intercambia material con su medio ambiente; mediante las
entradas y salidas de materiales se producen cambios en los componentes.
Sistema cerrado.- Es aquel que no tiene ningún tipo de intercambio con el medio ambiente.
Sistemas permanentes.- Son aquellos que duran mucho más que las operaciones que en ellos
realiza el ser humano, como pudiera ser las políticas dentro de una organización.
Sistemas temporales.- Son los que están destinados a durar cierto tiempo y después
desaparecen. El ciclo de vida de estos sistemas es lograr el cumplimiento de tareas específicas
dentro de una organización y al cumplirla el sistema desaparece.
Sistemas estacionarios.- Es aquel cuyas propiedades y operaciones no varían
significativamente, o bien solo varían en ciclos repetitivos.
Subsistema. Conjunto de sistemas menores contenidos dentro en un sistema.
Supersistema. Término utilizado para determinar a sistemas sumamente grandes y complejos.
Así mismo existen sistemas aplicados para ambientes organizacionales que seran explicados
en la página 11.
1.2 SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES
Hablar de sistemas hoy en día es mucho más extenso, se ha apropiado de muchos temas y
disciplinas en general (análisis de sistemas, ingeniería en sistemas, sistemas financieros).
7
Todo tipo de fenómeno que se desarrolla en cualquier tipo de disciplina es un sistema abierto
al interactuar con su ambiente para poder alcanzar un objetivo o meta común. Esto lo podemos
comprender para las Ciencias Sociales de la siguiente manera :
Dentro de cualquier tipo de organización sea pública o privada el elemento humano es el que
le da vida a una organización, en este entorno se encuentra una estrecha vinculación entre
procedimientos (operativos, administrativos y organizacional); y la relación entre individuos a
nivel (gerencial, departamental y personal) conformando unidades integrales en las cuales la
interacción de todos los elementos de una organización son vitales para poder alcanzar los
objetivos para los cuáles fue creada.
Es así que cualquier cambio que se realice afecta su estructura interna, dependiendo el impacto
que surja a través de dicha variación al ambiente se manifiesta de forma drástica o mínima el
cual cambiará de forma positiva o negativa a la unidad integral.
Las organizaciones tienden a convertirse en sistemas determinísticos ya que dentro de las
mismas cuentan con los lineamientos establecidos que regulan su pertinencia como, pudiera
ser los reglamentos, manuales y procedimientos.
8
La aplicación de cada uno del os sistemas deben operar dentro de nieveles de desempeño
tolerables7, en cada uno de los departamentos de una empresa para que cumplan con los
objetivos para los cuales fueron creados.
1.2.1 GESTIÓN CIENTÍFICA Y SU IMPORTANCIA EN LOS SISTEMAS
ORGANIZACIONALES.
Para los contemporáneos como Frederick Taylor, Frank y Lillian Gilberth concebían a las
organizaciones con un enfoque sistémico al desarrollar la técnica de gestión científica en sus
estudios sobre “los procesos a detalle, en donde analizaban la información recogida, haciendo
cambios para mejorar procesos, obteniendo realimentación en los mismos, y estudiando tal
realimentación para ver si han traído consigo mejoras” 8.
Este es uno de los antecedentes posibles del los Sistemas de Información (SI). Al introducir la
gestión administrativa era necesario contar con información oportuna y confiable de los
nuevos cambios que se presentarían dentro de la producción, recordemos que el proceso a
detalle nos proporcionaría nuevos datos concernientes a nuevos procedimientos y por ende se
tomarían las decisiones convenientes para llevar a cabo o no los nuevos procesos y qué
repercusiones tendrían, sí es necesario contar con nueva maquinaria refiriéndome al contexto
7 SEEN, James. Análisis y diseño de sistemas de información. México Ed Mc Graw Hill Pag 21 8 VERZELLO, Robert. Procesamiento de datos conceptos y sistemas. México Ed. Mc Graw Hill, 1982 Pag 2
9
de la revolución industrial; donde el administrador debía tener los elementos necesarios de
información para saber qué nuevas técnicas debe emplear, ¿qué material debe adquirir?, ¿qué
nueva maquinaria necesita?, sus características específicas, ¿quién la construirá?, ¿cuánto va a
costar?, ¿qué beneficio económico y de producción tendrá?.
Esta nueva técnica trajo consigo grandes beneficios a las organizaciones, pero también la
necesidad de contar con un elemento indispensable para procesar dicha información que se
genera día con día, dentro y fuera de la misma para contar con los elementos necesarios o
indicadores para que el administrador pueda dirigir sus acciones en beneficio de cumplir con
los objetivos planeados.
1.2.2 TIPOS Y CATEGORÍAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Como se ha visto dentro de las organizaciones, el elemento humano es importante para su
desarrollo; pero también la tecnología es una herramienta indispensable que apoya el
mejoramiento de los sistemas de información respecto a los equipos (computadoras, redes,
servidores, unidades de almacenamiento masivos, modems y programas) que se utilizan para
el procesamiento de los datos dependiendo de las características de los sistemas.
Pero lo más importante dentro de estos sistemas es la experiencia del personal (analista de
sistemas) que se encarga del diseño ya que sabe recopilar y aprovechar las ideas que tenga el
personal que está involucrado directamente para cumplir con las tareas requeridas.
10
La siguiente tabla muestra los sistemas de información que son utilizados comúnmente dentro
de las organizaciones.
1.1 TIPOS DE SISTEMAS
Procesaclasificde los d
Proporcinformasistema
Este tipestructuidentificEstos sinformaconfron
Combinprocesaoficina.de alma
Su finafragmenalcanzaun refinsistémic
SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES
datos referentes a las transacciones. Las razones del procesamiento son : registro, ación, orden, cálculo, sintetización, almacenamiento, visualización o despliegue atos.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL
ionan información para el apoyo en la toma de decisiones donde los requisitos de ción pueden identificarse de antemano. Las decisiones respaldadas por este frecuentemente se repiten.
SISTEMAS DE APOYO PARA LA DECISIÓN
o de sistema servirá para la toma de decisiones que no se repiten y carecen de ra, esto es cuando no existen procedimientos claros para tomarla, no se puede ar y anticipar los factores que se deben considerar en una decisión.
istemas existen a fin de responder a condiciones inesperadas y propias de la ción, son empleados por altos funcionarios de las organizaciones que tienen que tar problemas cambiantes y deben tomar decisiones que surgen de improviso
SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA OFICINAS
a actividades de procesamiento de datos, teletransmisión de datos y miento de palabras destinadas a automatizar el manejo de la información para la Frecuentemente extrae datos almacenados como resultado de un procesamiento cenamiento. Incluye el manejo de la correspondencia, reportes y documentos.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS
lidad es hacer que el proceso de administración deje de ser información tada, conjeturas inspiradas en la intuición y solución de problemas aislados para
r el nivel de conocimiento basados en los sistemas, información sobre sistemas, ado procesamiento de datos y la solución de problemas desde un punto de vista o.
11
FUENTE : James A. Seen. Sistemas de Información para la administración. Pag. 10
Como se puede observar en la Tabla 1.1, estos son algunos de los sistemas de información que
existen en la organización. Cada uno de ellos refleja la naturaleza para los cuales fueron
creados. Existen diferentes tipos de sistemas dependiendo el departamento en donde se utilice
como puede ser :sistemas de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, del libro mayor, para el
procesamiento de entrada de órdenes, de punto de venta, de administración de inventario,
administración en mercadotecnia etc. Cada uno de los sistemas existentes en las
organizaciones tiene su razón de ser, es decir podemos encontrar infinidad de sistemas que
están diseñados para cumplir con ciertos objetivos dependiendo de la naturaleza del
departamento dentro de una organización para el cual esté diseñado.
Como se conoce, la mayoría de los sistemas son abiertos, la interacción entre varios sistemas
se desarrolla no sólo en un departamento si no que puede tener relación con diferentes
departamentos de la organización.
No hay que olvidar que uno de los factores más importantes que intervienen en un sistema es
el elemento humano, ya que el sistema que se diseñó con base en el conocimiento que tiene
sobre los procedimientos del departamento que está a su cargo.
12
1.2.3 ANTECEDENTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA
ADMINISTRACIÓN.
La aparición de los sistemas de información como tales, surgen a través de la creación de las
organizaciones* las cuales están relacionadas con los cuatro elementos necesarios para que
pueda una organización subsistir: 1) hombres, 2)materiales, 3) máquina y 4) dinero 9; la
interacción de estos elementos hace que la organización pueda alcanzar los objetivos para los
cuales fue creada, esto puede ser en diferentes ramos como la producción, los servicios o
cualquier otro, esto considerando si son públicas, privadas o de beneficencia.
Al concebir una organización y definir sus componentes nos podemos remontar a las
primeras organizaciones que existieron, esto nos lleva a recordar como una organización
estaba dirigida por un sólo hombre, quien fungía como administrador, organizador, vendedor,
jefe de departamento etc. Lo cuál era fácil si se trataba de una empresa pequeña, pero si el
administrador-propietario 10 tenía la necesidad de crecer, ya que tenía éxito, la dirección de su
empresa ya no podía estar a cargo de un sólo hombre, por lo que se hizo necesario el contratar
O Organizaciones.- Unión de dos o más personas con fines comunes. 9 William, Bocchino. Sistemas de información para la administración. México, Ed. Trillas, 1990, Pag.11 10 Op-cit.Bocchino, 1990, pag. 14
13
a otra persona para que pudiera atender o supervisar los departamentos que el dueño
administrador no podía atender.
Al tener a una nueva persona que tendría en sí mismos derechos y obligaciones se crearon
nuevos conflictos debido a que no se delimitaba el nivel de autoridad entre el nuevo
administrador y el propietario, pues cada uno debería decidir sobre el área que estaba
organizando. Se necesitaba coordinar las actividades de estas dos personas por lo que se
considera la necesidad de estructurar los Sistemas de Información para la Administración SIA;
y con ello tener un control de las actividades de ambos administradores para tener los
elementos necesarios y tomar las decisiones necesarias en cada uno de sus departamentos sin
tener conflictos.
Dentro de los antecedentes de los SIA un nuevo sistema empezaba a surgir, su evolución fue
paulatina ya que no satisfacia las necesidades de información de los diferentes departamentos
que componen la organización. Se empezaba a desarrollar una red de subsistemas
informativos que no contemplaba a todos los departamentos y con ello se veía que no existía
un orden ya que algunos duplicaban funciones, lo que perjudicaba a la organización debido a
que gastaba recursos sin razón. Como nos indica Burch, si queremos utilizar efectivamente
nuestros recursos, no es posible dejar que la información se produzca al azar. “La finalidad
básica de recopilar y procesar los datos es producir información”.11
11 Jhon, Burch. Sistemas de información teoría y practica. México Ed. Limusa. Pag 44
14
Esto apenas se empezaba a descubrir en las pequeñas organizaciones las cuales necesitaban
delegar autoridad a través de nombrar gerentes y subgerentes que se encargaban de
departamentos específicos los cuales hacen funcionar una organización y recordando el
enfoque sistémico, cada uno de los gerentes o subgerentes son sistemas o subsistemas los
cuales interactúan de forma directa para llevar con éxito cualquier organización, ya que
sabemos que cada uno de los subsistemas tienen un objetivo común para llevar a buen
funcionamiento el gran sistema en donde están inmersos.
En otra etapa de los SIA empiezan a tener una clara visión de su función dentro de una
organización. Ya bien estructurada la red de información era necesario que los resultados
obtenidos de ella empezaran a reflejar los avances a través de informes o reportes que nos
podrían servir como apoyo, para contar de manera oportuna con información confiable para el
desarrollo de la organización.
La evolución de los SIA está encaminada a satisfacer las necesidades de información para que
se pueda cumplir con los objetivos fijados por la misma organización y el conocimiento del
ambiente interno y externo para poder predecir no sólo lo que está ocurriendo si no lo que
puede ocurrir dentro del ambiente donde interactúa.
15
Es necesario implantar un SIA que nos permita examinar los datos provenientes del medio
ambiente, ya que a través de los procedimientos efectuados dentro de la organización,
seleccione la información que deberá procesarse y presentarse a los directivos en forma
oportuna y adecuada.
Esto es lo que necesita cualquier tipo de organización para poder sobrevivir. Recordemos que
para alcanzar el éxito es necesario contar con información confiable y oportuna que coadyuve
a la toma de decisiones pertinentes para el logro de sus objetivos específicos.
1.3 ESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS
Es importante para los SIA que el administrador sea consciente de algunas consideraciones; la
información que va a requerir el sistema deber ser la que realmente de los indicadores
necesarios para la toma de decisiones ya que en toda organización, por pequeña que sea, se
genera minuto a minuto una gran cantidad de datos que son de gran importancia por lo que es
necesario establecer un método apropiado para captar y procesar la selección de los datos.
También es necesario detectar los flujos de información que tienen los departamentos que
indican la ruta que siguen determinados documentos, ya sea un oficio, memorándum, informes
formales e informales, cartas, etc. Pues es de vital importancia dentro de los SIA la
comunicación en toda la organización.
16
La anatomía de los sistemas de información lo integran los siguientes elementos:
1. La captación de la información tan cerca como le sea posible.
2. Ordenación de la información captada que servirá como base para la toma de decisiones.
3. Equipo electrónico o mecánico para procesar la información.
4. Contar con canales de comunicación para retroalimentar las áreas de donde se captó la
información.
Los datos y la información son los elementos necesarios para estructurar un SIA. Como se
menciona en los cuatro puntos anteriores captar información es uno de los principales
procedimientos para que funcione el mismo, pero también es importante que sólo se recopile
la información que es relevante para el sistema, ordenar y clasificar el tipo de informes que se
generarán, para contar con los elementos necesarios y conocer las estrategias que se deben
aplicar para resolver algún imprevisto.
Para solventar cualquier imprevisto es necesario contar con un canal de comunicación abierto
que continuamente esté solicitando información a los diferentes departamentos que tienen
relación con el sistema.
17
TABLA 1.2 ANATOMÍA DE LOS (SIA)
(Análisis) (Decisiones de acción) Control
Circuito de retroalimentación
Retroalimentación
Procesamiento
Cap. De datos
Cap. De datos
Cap. De datos
Salida Operaciones Entrada
Administración Planes y normas
Fuente Bocchino, A William. Sistemas de información para la administración. México, Ed.Trillas, 1990, Pag.18
Esta tabla refleja los flujos y componentes de un sistema de información para la
administración. En ella se observan dos procedimientos importantes: 1) El análisis de
18
retroalimentación y 2) las decisiones de acción y control, fundamentales para completar la
anatomía del (SIA).
La retroalimentación consiste “ en los canales de información que transmiten los datos
procesados de entrada, salida y operaciones a los puntos en que se realiza el análisis y la toma
de decisiones y retransmiten las indicaciones de control a los niveles operacionales de
control.”12. Lo que nos puede dar las siguientes acciones: reformular planes y procedimientos,
modificar los mecanismos de entrada/salida acordes a los nuevos planes, no hacer nada y por
último la combinación de cualquier de las opciones anteriores.
Una vez que se ha decidido realizar una de ellas es necesario comunicar cuál fue la decisión
que se tomó aunque sea la opción de no hacer nada ya que si no existe la comunicación dentro
la organización se puede perder de vista los objetivos planteados y los nuevos procedimientos
para cumplirlos, ya que se puede caer en la duplicación de funciones.
Al realizar cualquiera de las acciones antes mencionadas se está tomando una decisión, por lo
que se debe realizar una acción que permita asegurarse que la opción elegida se cumplirá de
manera inmediata y el control reflejará hasta donde facilita la toma de decisiones del
administrador.
12 (Op- cit. Bocchino, 1990 pag 18).
19
Se concluye que la existencia de los SIA son el reflejo de llevar a cabo de manera inmediata
las decisiones tomadas por los administradores, recordando que estos sistemas funcionan para
dar solución a problemas imprevistos de forma oportuna; dependiendo qué tan rápida y
acertadamente se lleve acabo una decisión con un procesamiento, adecuándose los datos
podemos tener los elementos necesarios para crear mecanismos que nos permitan solventar
eventos inesperados como ya se mencionó. Recordemos que para lograr que una organización
tenga éxito es necesario que cuente con información oportuna, confiable y sobre todo
comunicación.
1.3.1 PROPÓSITO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
El propósito de los sistemas de información como señala Verzello es recopilar información
interna y externa de la organización para ponerla a disposición de los demás componentes
según las necesidades, y presentar la información de acuerdo a las necesidades de quien la
solicita fuera de la organización.13
Complementando lo que dice Verzello, respecto a que se presenta la información para quién la
solicita ya sea dentro y fuera de la organización Burch dice que no sólo se reflejara la situación
de la organización a través de la información ya procesada y presentada en cualquier forma;
nos debe dar los indicadores necesarios de nuestro entorno en cuestiones de competencia,
20
intereses ambientales y sociales. Además indicará no solo lo que está ocurriendo sino lo que
va ocurrir14
Cualquier administrador que emplee un sistema de información aumentará su conocimiento
sobre la situación actual de la organización y reducirá su incertidumbre en el caso que se le
presente un problema inesperado.
1.3.2 OBJETIVO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
El objetivo de este tipo de sistemas es dar respuesta a cuestiones planteadas en tres niveles que
son :
Nivel operativo.- Son las tareas habituales y rutinarias que realiza una organización.
Nivel táctico.- Es la supervisión y planificación de las actividades rutinarias.
Nivel estratégico.- La dirección a alto nivel y la planificación a largo plazo para cumplir con
los objetivos fijados por la organización.
La importancia de los SIA es que se pueden emplear en los diferentes niveles de la empresa,
esto es, desde un empleado, ó el gerente de un departamento, hasta un directivo de alto nivel,
puede hacer uso de los sistemas para coordinar y tomar de manera eficiente las decisiones que
reflejarán el aprovechamiento de sus recursos para lograr con éxito el cumplimiento de los
objetivos institucionales y departamentales.
13(Op-cit.VERZELLO, 1982, Pag.24). 14 (Op-cit. BURCH, 1998, pag. 32) .
21
Con información confiable y oportuna se tienen los elementos necesarios para planear los
objetivos a corto y largo plazo, se puede tener los elementos necesarios para tomar las
estrategias necesarias, y dar respuesta a los imprevistos.
Como ya se mencionó en el punto anterior los sistemas de información SI dará la oportunidad
de reducir la incertidumbre de las actividades que se planearon para el logro de los objetivos.
1.3.3 PLANEACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Para realizar cualquier tipo de proyecto es necesario planearlo, lo mismo sucede con los
sistemas, antes de entrar a detalle del tipo de información que requerirán, los canales y flujos
de información y sus fases de diseño, es necesario hacer una planeación.
La planeación orientada a sistemas es la evaluación sistemática de los diferentes grados de
riesgos asociados a combinaciones alternativas de hombres, maquinaria, materiales y recursos
económicos y la selección de recursos de acción para elevar al máximo la eficiencia de una
organización para el alcance de sus metas predeterminadas.15
Recordemos que la interacción de hombres, maquinaria y recursos afectarán de manera
significativa el éxito de una organización, Dicho éxito podrá ser reflejado a través de
cuestiones financieras como por ejemplo cifras arrojadas mediante presupuestos, resultados de
15 (Op-cit.BOCCHINO, 1990, Pag. 65)
22
programas costo-beneficio de lo invertido y todo tipo de indicadores cuantitativos. Es por ello
que el objetivo de la planeación es desarrollar planes de acción para medir dicha relación entre
los factores que intervienen dentro de la organización. Con el fin de medir el desempeño que
será de gran ayuda en el momento de tomar decisiones importantes para el desarrollo de la
organización.
En el nuevo enfoque de la planeación de los sistemas, los gerentes y subgerentes se encargarán
junto con el analista de sistemas de diseñar el sistema para que tengan una participación
dinámica, la que estará reflejada en el propio sistema. Los analistas son lo que se encargarán
de tomar decisiones de los requerimientos de información que estarán presentes para el
desarrollo del mismo reflejando la realidad del departamento que tienen a su cargo.
El analista de sistemas16 proporcionará la ayuda técnica para asegurar que las decisiones de
planeación prevean los cauces necesarios de información, procesamiento y retroalimentación.
James Seen menciona que la finalidad de las metodologías para la planeación de sistemas de
información “es describir las directrices a nivel organizacional de una empresa, que incluye la
identificación de elementos clave, de los que dependen tanto las aplicaciones como su
desarrollo y la descripción de las relaciones entre estos elementos, y la documentación de las
necesidades actuales de información o el bosquejo de los planes futuros de la empresa”.17
16 Analista de sistemas.-Persona que sirve de interfase entre los usuarios del sistema de información y los técnicos que trabajan en el sistema, tales como programadores, administradores de banco de datos y operadores de máquinas. 17 Op-cit.SEEN, Análisis y diseño de sistemas de información., Pag. 73
23
Teniendo un panorama general sobre los sistemas dentro de las organizaciones, se proponen
las características que debe contener un sistema en general :
Para Verzello18 las características comunes de los sistemas son :
1. Objetivos.- Son los propósitos fundamentales para la existencia del sistema o subsistemas.
2. Componentes.- La integración de los elementos del sistema que trabajan al unísono para
alcanzar los objetivos para los que fueron creados.
3. Estructura.- La relación que existe entre los componentes, los cuales definen los límites
entre el sistema y su interacción con los usuarios y su entorno.
4. Comportamiento.- Este se determina por las instrucciones o procedimientos diseñados para
reaccionar dependiendo el ambiente en donde se encuentre.
5. Ciclo vital.- En una organización, como entidad dinámica y en constante movimiento, la
información, al paso del tiempo, puede que ya no cumpla con las necesidades actuales que
son necesarias para que pueda sobrevivir y pueda retroalimentar a sus propios subsistemas;
los sistemas tiene un ciclo de vida que puede ser de dos a diez años antes de que sea
conveniente rediseñarlo19 Se considera dentro del ciclo vital de sistema que es
conveniente y necesario que cada cierto tiempo se valorice la eficiencia de los datos que se
obtienen de él para poder hacer las modificaciones adecuadas o mantenimiento para que
cumpla con el fin para el cual fue creado, que es proporcionar información confiable y
18 Op-cit.VERZELLO, 1982 Pag.18 19 Op-cit.BURCH, 1998, pag. 32.
24
oportuna que nos permita conocer el estado actual de nuestra organización y su medio
ambiente.
Otros de los componentes que son necesarios para poder implantar un sistema de información
son: los datos, el sistema de proceso de datos y canales de comunicación.20
Los datos son “Información minimizada relacionada directamente con un hecho. En términos
de procesamiento electrónico, un dato es la representación de la información de manera
comprensible por los equipos que han de procesarle21
Dentro de estos datos los de mayor importancia son los denominados feedback, o de
retroalimentación ya que son el resultado del sistema y que de nuevo entran al mismo para
actualizar los procedimientos poniendo como ejemplo, un sistema de ventas en el cual se
genera la venta de un artículo, pero este mismo dato entra de nuevo al sistema para actualizar
el control de inventarios y descontar la pieza que se ha vendido, para contar con un sistema de
inventarios actualizado.
Otro componente muy importante dentro de los sistemas de información, es el procesamiento
de datos, el cual, siempre hace referencia a las características que tiene una computadora para
procesar una gran cantidad de datos. Para Verzello otro factor muy importante es el personal
humano ya que son las personas las que procesan la información.
20 componentes referidos por VERZELLO, Robert Procesamiento de datos. Pags, 26-27 21 Op-cit.BOCCHINO,1990, Pag 32.
25
Cabe resaltar la importancia de las personas que se encuentran laborando en el área de base de
datos y el analista, ya que son los que crean los procedimientos necesarios sobre las
características de las empresas y detectan de manera global, información necesaria para la
supervivencia de la organización.
El tercer componente son los canales de comunicación, siendo los medios para transmitir la
información desde el componente de un sistema de información a otro como puede ser una
línea telefónica, memorándums, internet, correo electrónico, informes etc.
Para diseñar los sistemas de información es necesario estructurar una red eficiente de los
canales de comunicación, planteándolo desde la siguiente tabla :
26
DDEETTEECCCCIIOONN DDEE DDAATTOO– ¿Qué datos se necesitan?. – ¿Cuándo se necesitan?. – ¿Quién o quiénes lo necesit– ¿Dónde son necesarios?. – ¿En que forma se necesitan?– ¿Cuánto cuestan?. – La importancia de los eleme
prioritario en el ciclo de pro– Los mecanismos de clasific
manipulación para darles uninformación sintetizada, en encargados de la toma de de(éste es el punto primordial datos).
– Las necesidades de un circulas condiciones que permita
– El mecanismo para evaluar para la administración.
PROPUESTA
Averigüe las necesidades de informaAnote los objetivos del sistema de innecesidades de todos los gerentes, enPrepare un plan y una propuesta del dcostos estimados. Prepare un diseño conceptual prelimiPrepare un diseño detallado de todosPonga en operación el nuevo (SIA). Ctodas las partes funcionen bien. Imagabandonara el sistema anterior y el pVigile y dé mantenimiento al nuevo snecesitan en los procedimientos o enentradas cambiantes o el cambio en l
TABLA 1.3 SS RREEQQUUEERRIIDDOOSS PPOORR EELL SSIISSTTEEMMAA
an.
.
ntos de los datos para darles un tratamiento cesamiento. ación de la información, su interrelación, su a forma significativa y la presentación de la el menor tiempo posible, para que actúen los cisiones sobre las operaciones que han de realizarse de evaluación del procesamiento automático de
ito de control de retroalimentación, para proporcionar n ejercer una administración dinámica. y mejorar constantemente el sistema de información
DE
cióform losise
nar los
on inerogist
la eas n
7
TABLA 1.4
IMPLANTACIÓN DEL (SIA)
n de todos los gerentes. ación Administrativa (SIA), basándose en las
costos y en los beneficios que se prevén. ño del (SIA), incluyendo en ellos el programa y los
del (SIA). aspectos del (SIA). viene realizar pruebas preliminares para verificar que los problemas que surgirán en una compañía si se rama de computadora del nuevo sistema no funciona.
ema. Es decir, hay que hacer los cambios que se structura de los archivos de datos para satisfacer las ecesidades de la gerencia.
2
*Ver : FUENTE Robert, G. Murdick. Sistemas de información administrativa. Este tipo de cuestionamiento permite detectar los canales de comunicación que son
importantes para la construcción del sistema de información, y estructurar los requerimientos
de información que serán de vital importancia para el departamento o área en donde se
pretende implantar el sistema.
Para detectar la información es necesario entrevistar al personal donde operará el sistema,
también se podrá conocer cómo es que la obtienen, qué procedimientos sigue para que
responda a sus necesidades de información, en sí sabremos cuales son los flujos de
información que tiene cada área.
Con la tabla 1.3 recuperamos la información pertinente que contendrá el (SIA) y que es
importante analizar para que cumpla con nuestros requerimientos de información.
Ahora se presentarán los pasos que se deben seguir para la implantación del Sistema de
información Administrativo realizado por Murdick.
28
En la tabla anterior se observan los pasos necesarios para implantar un sistema de información
tomando en cuenta que es necesario detectar los flujos de información que podemos retomar
de la TABLA 1.3 la cual nos indica como seleccionar la información requerida para un caso
específico.
En forma General para implantar un sistema de información coinciden varios autores como
Seen, Burch, Verzello en los pasos para implementar un (SIA), se puede resumir de la
siguiente manera :
1. Inicio de proyecto. Es en donde se presenta las características generales del sistema.
2. Estudio de factibilidad.- Es cuando se planea el sistema acorde con estándares técnicos,
económicos, legales y operacionales.
3. Diseño de sistema.- En esta etapa se producen los detalles para que el nuevo sistema
cumpla con los requerimientos definidos, y las especificaciones tecnológicas adecuadas, es
decir, el equipo, cableado, instalaciones y todo lo que se necesite.
4. Programación.- Aquí se eligen aplicaciones o se escriben los programas acorde con el
problema que el solicitante nos haya presentado.
5. Pruebas.- Es la puesta en marcha experimental del sistema para corregir fallas y hacer
ajustes necesarios.
6. Capacitación.- En esta etapa se capacita al usuario final del sistema, el funcionamiento del
mismo y los conocimiento específicos para su operación.
29
7. Implantación.- Es el proceso de instalar, conectar y verificar el sistema, para evaluarlo y
así crear los archivos necesarios para que funcione debidamente, teniendo como idea
principal, que tal vez con el tiempo crezcan las necesidades, o surjan nuevas deficiencias y
para solventar tendremos que llevar a cabo este paso nuevamente.
8. Operación.- Es la puesta en operación del nuevo sistema dentro de la organización.
Recordemos que algunos autores manejan los conceptos con otros nombres, pero en general
son estos ocho pasos los que se siguen para el diseño, análisis e implantación de un sistema en
general.
Ahora se abordará el tema de los flujos de datos, cómo detectarlos, para qué nos sirven y cómo
los podemos ejemplificar.
El análisis de flujo de datos indica cómo se alcanzan los objetivos de la organización
respondiendo a estas preguntas: ¿qué procesos integran el sistema?, ¿Qué datos integran cada
proceso?, ¿qué datos son almacenados?, ¿ qué datos ingresan y abandonan el sistema?.
Con estas cuatro preguntas el analista puede identificar la información que es valiosa para que
pueda procesarla el sistema y las características de información que requiere cada
departamento y cuál es el manejo en transacciones, entrada de datos, procesamiento,
almacenamiento, recuperación y su representación.
30
Existen herramientas que permiten ilustrar la interacción de los componentes de los sistemas y
son :
Diagrama de flujo de datos.- Describe y analiza los flujos de los datos, incluyendo
procesos manuales y automatizados.
Diccionario de datos.- Permite identificar los requerimientos de las bases de datos.
Diagrama de estructura de datos.- Describe la relación entre entidades de un sistema y el
conjunto de información relacionada con la entidad..
Gráfica de estructura.- Describe la jerarquía de los módulos componentes y los datos que
serán transmitidos entre ellos.
Con estas herramientas conoceremos los flujos de datos que después de ser procesado se
convierten en información que requiere la organización para tener una estrecha comunicación
con cada una de los departamentos de la empresa y verificar que se está cumpliendo con los
objetivos de cada departamento y con ello los objetivos de la institución.
En resumen se ha presentado en este apartado una metodología que muestra como implantar
un SIA tomando en cuenta los siguientes puntos:
1. Realizar la planeación de los SIA.
2. Tener en cuenta las características generales de los sistemas : objetivos, componentes,
estructura, comportamiento, ciclo vital.
3. Dentro de los componentes de los sistemas debemos considerar : los datos, el sistema de
procesamiento de datos y los canales de comunicación TABLA 1.3.
31
32
4. Etapas de la implantación de los SIA, inicio de proyecto, estudio de factibilidad, diseño de
sistema, programación, pruebas, capacitación, implantación y operación.
5. También es necesario realizar en análisis de flujo de datos.
Se debe tomar en cuenta que una metodología única para el diseño de sistemas de información
no existe, recordemos que la naturaleza de las organizaciones son tan diversas como los
procedimientos que existe en cada una de ellas, lo mismo pasa al estructurar el diseño, análisis
e implantación de sistemas ya que como podemos observar hay muchos formas de diseñar los
sistemas, lo importante es que la mayoría de los autores coinciden en algunos pasos para su
construcción. Depende del analista de sistemas y la gente que colabora con él como puede ser
los gerentes de cada área en la cual se pretende implantar el sistema, el decidir cuál es la
metodología que se empleará dependiendo la característica de la organización, sus objetivos y
sus requerimientos de información.
CAPÍTULO II.
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA COORDINACIÓN DE ESPECIALIZACIONES UNIVERSODAD PEDAGÓGICA NACIONAL (UPN), UNIDAD AJUSCO
2.1 ANTECEDENTES UPN.
La formación de profesores ha sido una necesidad social desde sus orígenes. Y ha estado a
cargo de instituciones de formación docente como la Escuela Normal de profesores creada en
1887,la Escuela Nacional de Altos Estudios creada en 1910, la transformación de la primera
Escuela Nacional de Maestros en 1924, la transformación del Instituto de Preparación del
Magisterio de segunda enseñanza en la Escuela Normal Superior en 1942, la fundación de la
Escuela Normal de Especialización en 1943, la organización del Instituto Federal de
Capacitación del Magisterio en 1944 y la transformación en 1497 del Departamento de
Enseñanza de la Secretaría de Educación Pública; en la Dirección general de Enseñanza
normal con el fin de crear un organismo que se preocupara exclusivamente por la problemática
de la educación normal del país.
La gran demanda de profesores ha suscitado al estado a profesionalizar al magisterio a partir
de la transformación de las instituciones y programas de formación docente, como parte de un
esfuerzo generalizado para modernizar el sistema educativo mexicano.
En 1975 el candidato a la presidencia de la República López Portillo se comprometía a crear a
la Universidad Pedagógica Nacional, misma que se convertirá en la institución rectora del
Sistema Nacional de Formación de Maestros. Es en 1978 cuando las autoridades de la
33
Secretaría de Educación Pública (SEP) y del Sindicato Nacional de Trabajadores de la
Educación (SNTE) anuncian la publicación del decreto de creación de la Universidad.
“ Que la educación constituye un factor determinante para el desarrollo nacional. Que la evolución del
sistema educativo es no sólo necesaria sino indispensable para contribuir a la conformación del
individuo, de la sociedad y de un sistema social y económico más participativo, más libre y más justo.
Que la creación de una universidad pedagógica constituye la respuesta del Gobierno Federal al legítimo
anhelo del magisterio nacional para consolidar las vías de su superación, acorde con las necesidades
actuales del sistema educativo.” 25
En 1976 hubo una intensa negociación entre la SEP y el SNTE sobre las características que
debía tener la UPN, se pretendían dos perfiles para la universidad “La SEP proponía que la
universidad fuera un centro de excelencia que formara docentes, investigadores y
administradores de alto nivel, el SNTE quería una institución que integrara el sistema de
enseñanza normal federal a la que tuvieran acceso los maestros en servicio”26 lo que se
pretendía es que la universidad fuera independiente a las escuelas normales consolidándola
como un centro para el mejoramiento del magisterio al margen del mismo.
El sindicato no solo ejercería el control sobre la universidad si no también de las escuelas
normales que formarían parte de la universidad; las características de esta nueva universidad
dependería de quien alcanzara su control administrativo técnico y político.
25 Decreto que crea de la Universidad Pedagógica Nacional México D.F. 1980. Pag. 8 26 ARNAUT Salgado Alberto. Historia de una profesión. México, Ed 1998 pp. 145-179 34
La profesionalización del magisterio fue una estrategia la cual pretendía elevar los
conocimientos del magisterio en su práctica diaria.
En los años ochenta hubo un desequilibrio de la enseñanza normal, de los 40,000 profesores de
enseñanza primaria egresados de las escuelas federales, estatales y particulares, sólo se pudo
captar una demanda de 19,000 maestros en servicio.
Para resolver el problema del superávit de profesores, la SEP empezó a regular la matrícula a
nivel nacional en normales de preescolar y primaria. Esta estrategia no fue tomada como una
medida efectiva por las normales privadas ya que sólo podían abrir un solo grupo que a la
larga propiciaría la desaparición de las escuelas normales privadas.
Regularizar la inscripción a las normales, no mostraba ser una garantía de que los profesores,
al terminar sus estudios, recibieran su adscripción en el Distrito Federal en poco tiempo.
Otro de los conflictos entre la SEP y el SNTE se suscitó al profesionalizar mediante el acuerdo
( DO, 23 de marzo de 1984), los estudios por los normalistas en cualquier tipo de
especialización.
Los alumnos inscritos en las normales podrían continuar sus estudios, mientras los egresados
complementarían su preparación académica con estudios a nivel licenciatura cumpliendo de
esta forma con el objetivo de fundación de la Universidad Pedagógica Nacional.
35
Para hacer válidos los estudios superiores de los normalistas es necesario que tengan como
antecedente estudios a nivel preparatoria, para así sustentar cada una de sus especializaciones
con el grado de licenciatura.
Con este nuevo acuerdo la profesionalización del magisterio, se hacía más eficiente, los
maestros podían seguir estudiando a nivel licenciatura lo cual les serviría para tener un mayor
nivel escalafonario. En 1984 se expide un acuerdo que establece, como requisito para ingresar
a la Escuela Normal de México, que los alumnos de secundaria cursen un bachillerato en el
área psicopedagógica.
Desde su fundación hasta 1984 la UPN tiene varios cambios importantes, uno de ellos es que
ya es reconocida como la máxima casa de estudios para la profesionalización del magisterio;
los nuevos normalistas que desean elevar sus estudios a nivel licenciatura cuentan con un
bachillerato que avala su ingreso a la Universidad.
Los docentes en servicio tienen la oportunidad de especializar sus estudios en muchos ámbitos
de su interés, con la finalidad de extender la profesionalización de magisterio en 76 unidades
ubicadas en toda la República Mexicana.
Recapitulando la Universidad Pedagógica Nacional inicia formalmente sus labores docentes el
12 de marzo de 1979, ofreciendo carreras de licenciatura a una población inicial de 2,200
estudiantes, con cinco licenciaturas: Sociología y Psicología de la Educación, Pedagogía y
Administración Educativa y Educación Básica. Los estudios de posgrado, con Especialización
36
en Planeación y Administración Educativa comienzan el 23 de abril del mismo año con una
inscripción de 950 alumnos.
Desde sus inicios la UPN ha tenido que autoevaluarse según las políticas educativas como
resultado de la oferta educativa según los requerimientos derivado de la Federalización y la
normatividad académica actualizada y vigente durante los tiempos que vive la Universidad.
37
2.1.1 EL POSGRADO EN LA UPN.
El posgrado es una formación profesional especializada que comprende tres niveles: 1)
Especialización, 2) Maestría y 3) Doctorado; para 1978 y 1981 el posgrado se consideró como
perfeccionamiento profesional para formar los cuadros técnicos de la SEP.
“Su propósito es el contribuir a resolver los problemas que plantea el desarrollo educativo
nacional, estatal, regional y local con nuevas propuestas, metodologías y estrategias
relacionadas con el quehacer del maestro o investigador”27 ya que el posgrado está definido
como un caso de estudio particular, el docente se especializará en áreas afines a las cuales
labora y podrá detectar los problemas que enfrente a grupo día a día y poder proponer como ya
se planteó nuevas estrategias y la utilización de “herramientas de investigación y vincular la
producción teórica con la práctica para entender la problemática planeada”28 para lograr la
disminución de los problemas educativos existentes.
El posgrado en la Universidad Pedagógica Nacional ha mostrado ser determinante para la
profesionalización de los decentes, investigadores y personal relacionado con la educación.
Se ha hecho referencia a tres actores principales en el quehacer de la educación; en primer
lugar mencionamos a los profesores que son el pilar de la educación en todos lo niveles de
educación y que toman el posgrado para perfeccionar sus conocimientos en las áreas afines en
las cuales están inmersos ( Nivel Básico, Medio Superior, Superior y Posgrado).
27 UPN ”Proyecto estudio sobre la pertinencia de la oferta educativa en la UPN y la detección de nuevas necesidades” . México 1996 pag 21
38
Por otro lado los investigadores que también son docentes y en el posgrado pueden tratar
problemas específicos encaminados a proponer nuevas alternativas, métodos y sobre todo la
detección de posibles problemas educativos que se presentan en muy diversos campos:
(sociales, económicos, culturales, tecnológicos, familiares y psicológicos) etc.
En el seminario taller “Diagnóstico de necesidades de formación de los profesionales de la
educación”29 Febrero de 1998 se contempla los mismos aspectos antes mencionados, dentro de
la Política Educativa Nacional, el nivel educativo básico se considera de gran importancia para
la educación ya que los maestros son los formadores de los futuros ciudadanos que serán al
término de sus estudios, la gente productiva y pensante que tomará las decisiones en el futuro.
Entre más preparado estén mayor será el desarrollo personal, profesional, económico y social
que contribuirá a mejorar las condiciones del país.
Dentro de la Política Educativa Nacional se contemplan tres aspectos importantes:
1.-Calidad.- Se consideró la calidad de la educación cuando ha alentado el desarrollo integral
de las personas dotándolas de competencias para aprender con autonomía, y cuando ha
fomentado los valores personales y sociales que contribuyen la democracia, la convivencia
armónica y la soberanía Nacional.
28 Ibidem pag 22 29 UPN “Seminario –Taller Diagnóstico de necesidades de formación de los profesionales de la educación en el nivel de especialización” Febrero de 1998 39
2. Equidad.- Es la que está encaminada a contrarrestar la desigualdad ampliando la cobertura
de sus servicios educativos para hacer llegar sus beneficios de la educación atendiendo sus
necesidades sin importar su ubicación geográfica.
3. Pertinencia.- Es necesario evaluar de manera pertinente la continuidad y el contenido de las
políticas educativas vigilando que cumplan con las demandas educativas de nuestro país
utilizando como apoyo innovadores contenidos y métodos educativos.
La calidad, equidad y pertinencia están retomadas en las políticas de la UPN de tal forma que
las acciones realizadas en la Universidad coadyuvan en la calidad, fortaleciendo el
conocimiento científico y técnico reforzando valores nacionales y actitudes estimulando la
creatividad y productividad.
En cuanto la equidad se pondrán en práctica acciones como:
• Ampliación de la cobertura de servicios educativos.
• Calidad Educativa en poblaciones marginadas.
• Estimular el arraigo de maestros en la comunidad.
La pertinencia establece como prioridad la formación, actualización y revaloración social del
magisterio propósitos que están estrechamente vinculados con los de la UPN
40
Con los aspectos señalados se derivan las siguientes políticas:
1.-Fomentar la formación de profesionales de la educación de alto nivel para atender las
necesidades y problemas que plantea el desarrollo de la educación a nivel nacional, estatal,
regional o local.
2.-Formar personal altamente calificado para la planeación y desarrollo de proyectos
específicos que responden a las necesidades de la práctica profesional.
3.-Hacer uso de herramientas de investigación y vincular la producción teórica con la práctica
para atender la problemática planteada.
4.- Impulsar la construcción de alternativas pedagógicas innovadoras para contribuir a mejorar
la calidad de la educación pública, en particular el nivel básico y normal.
En general estas serían las políticas básicas para el posgrado integrando los conceptos antes
mencionados; para la UPN su desarrollo :
a) Se orienta a formar personal altamente calificado dentro de lo que establece el marco
de los objetivos y políticas de la Universidad.
b) Tiene como principio fundamental para la selección y organización de los contenidos:
la integración entre la teoría y la práctica y la interdisciplinariedad.
c) Se apoya en un riguroso trabajo de investigación desarrollado por los docentes a cargo
del posgrado.
41
d) Emplea los conceptos, métodos y teorías de la investigación como formas de
aproximación al saber con fines de aprendizaje (es decir, como estrategia de enseñanza
aprendizaje).
e) Responde a las necesidades de superación académica de los docentes y directivos de la
Educación Básica y normal de los profesores de la educación.
f) Se desempeña y desarrolla tomando en cuenta la especificidad del nivel académico en
el que se ubica, la función que cumple y el campo problemático del proyecto
académico de la UPN al que corresponde.
2.1.2 COORDINACIÓN DE ESPECIALIZACIONES.
La Universidad Pedagógica Nacional en sus más de veinte años de vida ha ofrecido desde su
creación servicios educativos de carácter superior en específico la impartición de
Especializaciones, que tiene como finalidad formar a profesores en servicio de la educación
para el estudio y tratamiento de problemas específicos del campo educativo, a partir de
conocimientos de corte científico, humanístico y tecnológico; introduce al estudio en un nivel
inicial de investigación (recopilación y sistematización de experiencias y de información,
adecuación de modelos y propuestas, y diseño de alternativas de investigación), y tiene
carácter eminentemente aplicativo. 30
Para tener una perspectiva del desarrollo de las Especializaciones lo podemos ver en el
siguiente cuadro :
30 Op cit (Proyecto estudio) Pag. 241 Fuente seminario taller “diagnóstico de necesidades de formación en los profesionales de la educación en el nivel de Especialización.
42
PRIMER PERIODO :
ETAPA DE INICIO 1979-1982
Ofrece dos especializaciones una en Planeación Educativa y otra en Administración Educativa. Atendiendo un total de 890 alumnos en la unidad Ajusco.
SEGUNDO PERIODO :
DIVERSIFICACIÓN DEL POSGRADO
1984-1989
En 1984 y 1985 se dio una propuesta de especializaciones cuya función era la formación de cuadros académicos de las normales, que a partir de 1984 se convirtieron en instituciones de educación superior así como la formación de educadores de adultos. También en 1984 se crea la Especialización en investigación educativa y para 1985 se agregan las Especializaciones en enseñanza del español, enseñanza de las matemáticas, teoría y modelos educativos y planeación, desarrollo y evaluación de la práctica docente. En 1987 se crea la Especialización en docencia de la formación social mexicana y después de haber atendido tres generaciones en 1989 se cierra este proyecto. En 1989 se hace un alto a los programas de posgrado ya que se dio un proceso de evaluación que vio la necesidad de reformular el posgrado.
TERCER PERIODO :
ETAPA DE REFORMULACIÓN DE
1990 A NUESTROS DÍAS
Esta nueva etapa implica nuevas acciones : 1.- El desarrollo del posgrado, sustentados en líneas de investigación orientadas según prioridades claramente definidas. 2.- El desarrollo de un programas de apoyo a la superación académica de la propia planta docente. 3.- Apoyo a los estudiantes-maestros a efecto de que se tramiten sus becas-comisión. 4.- Desarrollo de un sistema de evaluación con la finalidad de aportar información para decidir su apertura, ajuste o cancelación de las especializaciones. ---
TABLA 2.1 ETAPAS DE LAS ESPECIALIZACIONES UPN AJUSCO
1 Fuente seminario taller “diagnóstico de necesidades de formación en los profesionales de la educación en el nivel de Especialización.
43
COMPUTACIÓN Y
EDUCACIÓN
EDUCACIÓN
AMBIENTAL
EDUCACIÓN Y
DERECHOS
HUMANOS
ENSEÑANZA DE LA
LENGUA Y
LITERATURA
ENSEÑANZA DEL
ESPAÑOL PARA LA
EDUCACIÓN BÁSICA
ESTRATEGIAS PARA
LA ENSEÑANZA DE
LA HISTORIA DE LA
EDUCACIÓN BÁSICA
FORMACIÓN DE
EDUCADORES DE
ADULTOS
LABORATORIO
PARA LA
ENSEÑANZA DE LAS
C.N.
ORIENTACIÓN
EDUCATIVA
PROTOTIPOS
EDUCATIVOS EN C.N.
PROYECTO
CURRICULAR
FORMACIÓN
DOCENTE
SEXOLOGÍA
EDUCATIVA
EVALUACIÓN
EDUCATIVA
TABLA 2.2 ESPECIALIZACIONES IMPARTIDAS EN LA UPN UNIDAD AJUSCO
Fuente: Seminario taller de necesidades de formación de los profesionales de la educación en el nivel de especialización. Trípticos de Especializaciones
2.2 LA EVALUACIÓN COMO ANTECEDENTE PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN.
Desde los estudios realizados por Taylor, Fayol, los Gilberth, Bocchino y otros
contemporáneos del proceso administrativo a principios de siglo la planeación y la evaluación
tiene sus orígenes en la administración científica, para optimizar los procesos se crea la
necesidad de desarrollar investigaciones evaluativas que den cuenta de los procesos y
mediciones de la planeación educativa para contrastar “los resultados ideales y de los
productos reales” 31 (Op cit (Proyecto estudio) “Elementos para una fundamentación” pag 2).
Esta influencia se dio con las investigaciones realizadas en los procesos industriales que tenían
como finalidad elevar la cantidad y calidad de la producción; esta influencia se retoma a
través del cuestionamiento de la institución escolar ya que se consideraba ineficiente e incapaz
de formar y proporcionar recursos humanos adecuados a los requerimientos del aparato
productivo el cual esta en constante cambio.
Estas aproximaciones de que la educación no cumplía con los requisitos de formar personal
capacitado era porque no se habían desarrollado estudios los cuales vinculara a la educación
con producción. El sistema educativo tomará un papel importante ya que perfeccionará al
personal que al terminar sus estudios será la gente productiva y capacitada que dará a las
empresas los resultados planeados. Lo importante era producir mayor volumen a bajo costo
(tomar en cuenta que antes solo se capacitaba para el trabajo mecánico más adelante la
educación formará a personal que podrá analizar y a su vez dar propuestas para mejorar los
procesos internos).
Una de las concepciones importantes de la evaluación de las escuelas apareció con el boom de
la revolución industrial ya que era necesario que las instituciones de educación capacitaran al
personal que propondrá nuevos procedimientos, filosofías, políticas y tecnologías de
producción.
Como consecuencia de los estudios realizados se causó gran impacto en la pedagogía
moderna, con las máximas de “el hombre adecuando en el puesto adecuado de Taylor, y el
trabajo colectivo como motivante en sí mismo, mejor aún si está acompañado de estímulos
económicos” de Fayol.32 Con estas ideas propuesta inspiradas para medir el desempeño del
trabajador así como la eficiencia y eficacia de los procedimientos fueron orientados
sistemáticamente en la educación. El principio de la división del trabajo en la industria y la
segmentación de la labor docente, en la escuela representó el control de estudios de tiempos y
movimientos que servía para determinar el rendimiento de trabajador es el resultado del
control escolar mediante el uso de objetivos de aprendizaje y medición de resultados
(didácticas educativas).
Con el paso del tiempo las universidades han tenido que implementar mecanismos de
evaluación internos y externos con el fin de analizar el tipo de carreras y profesionistas que
32 Ibidem pag 3
incursionaban en sus filas. Con las nuevas tendencias de la sociedad se dio la necesidad de
evaluar los servicios profesionales para informar sobre los alcance y limitaciones de los
objetivos planteados por la institución, comprendiendo que la evaluación abordará todos los
elementos necesarios para poder hacer un análisis objetivo en el caso de las instituciones
educativas evaluando los programas, planes de estudio, alumnos, profesores, políticas, normas,
procedimientos oferta educativa y demanda nacional.
Mariana Miras e Isabel Salomé la definen la evaluación como “una actividad por medio de la
cual se obtiene información acerca de un fenómeno, una situación, un individuo con el fin de
emitir un juicio y adoptar una serie de decisiones guiadas por la manifestación de resultados”.
Para otros significa “la actividad a través de la cual se emite un juicio sobre una persona, un
fenómeno, una situación o un objeto en función de distintos criterios”.33
Joint Committee define la evaluación como el enjuiciamiento sistemático de la valía o mérito
de un objeto.
Para Daniel Stufflebeam: “Es el proceso de identificar, obtener y proporcionar información útil y
descriptiva acerca del valor y el mérito de las metas, la planificación, la realización y el impacto de un objeto
determinado, con el fin de servir de guía para la toma de decisiones, solucionar los problemas de responsabilidad
y promover la comprensión de los fenómenos implicados”.34
33 Ibidem pag 6 34 STUFFLEBEAM. Daniel. “Evaluación Sistemática” España 1993, pag 183
Las definiciones antes mencionadas utilizan conceptos como los que se muestran a en el
siguiente figura de la evaluación:
FIGURA 2.3 ESQUEMA DE LOS CONCEPTOS DE EVALUACIÓN
Valor La evaluación emplea procedimientos objetivos para obtener una información segura e imparcial que está ligada a la valoración.
Evaluación Actividad con la cual se obtiene información deuna situación con el fin de emitir un juicio para tomar decisiones.
Los servicios educativpoblación y deberán mejorar dichos servicio
El servicio se hatiempo y los recur
Mérito Ó excelencias del servicio en cuestión
Valía Hasta que punto el servicio es necesario.
FUENTE: STUFFLEBEAM Daniel “Evaluación Si
Viabilidad ce más sencillo, utilizando el sos de un modo más apropiado
Equidad. os deben estar pensados para toda la producir resultados similares para
s en todos los grupos sociales
stemática” pag. 19-24
La evaluación como mencionan los autores citados, es un proceso con el cual obtenemos
elementos con la mayor confiabilidad de los sucesos que están relacionados con el objeto a
valorar, que nos permite conjuntar cada una de las descripciones para formar un juicio que
valoraremos según su naturaleza con el fin de saber si se está cumpliendo con el objetivo para
lo que fue creado.
La evaluación no sólo nos indicará si se cumple el objetivo, también nos dará los indicadores
que están relacionados con el objetivo y se determinará su efectividad según el entorno en el
cual esta inmerso; probablemente no cumpla con su objetivo ya que factores externos no lo
permiten, evaluar es un proceso el cual nos dará la pauta para corregir los problemas
detectados.
En los últimos años hemos vivido un sinnúmero de cambios económico-financieros,
sociopolíticos, culturales y tecnológicos por mencionar algunos. Este tipo de cambio ha
influenciado a los países para analizar el papel de la educación superior que imparte; con el
fin de conocer si la formación de profesionales que está formando da respuesta a la nueva
dinámica social que vive.
Esto es palpable para los países económicamente desarrollados que pueden invertir en la
educación ya que por los cambios mundiales que estamos viviendo como la Modernización y
la Globalización; la educación se ha convertido en un análisis de costo beneficio. Las
sociedades desarrolladas invierten grandes cantidades de dinero en el ramo de la educación.
En el caso de los países subdesarrollados la educación es una de las ramas más afectadas en
cuanto a los reajustes presupuestales.
En países latinoamericanos se realizaron estudios económicos cuyos resultados llevaron a
concluir que la educación representaba una inversión y no un gasto, situación que beneficia
tanto a los individuos como al Estado, lo que deriva en beneficios económicos.
Para que esto se lleve a cabo es necesario desarrollar políticas educativas que coadyuven a la
consecución de la planeación educativa; esta filosofía estar sujeta a que “no es posible
modernizar a un país, si no se moderniza su educación”. 35
Para lograr que la educación cumpla con las expectativas de la modernidad y el avance
tecnológico es necesario contar con mecanismos evaluativos que no solo reflejen y exalten lo
malo que puede tener el sistema educativo, si no que se conviertan en mecanismos operativos
de ajuste.
México está inmerso de lleno en la economía internacional, esto significa que estamos
expuestos a todo tipo de normas de calidad. Emilio Gidi Villarreal menciona conceptos
básicos contemplados en los temas de modernidad, “productividad y la calidad de los
procesos y resultados de la educación superior”. 36
35 LLERENA, De Thierry Rocio .“La evaluación de la educación superior en México” revista de la Educación Superior. ANUIES. México pp 37-62
36 GIDI, Villarreal Emilio. “La importancia de la evaluación para la transformación del sistema de Educación Superior” Revista de la E.S. vol XXII (2), n.86, abril-junio. ANUIES. México pp 13-30
Relacionándolos con las necesidades del desarrollo económico es necesario que los
profesores, investigadores, estudiantes y profesionistas desarrollen una mentalidad de
excelencia y competitividad la cual va ha estar reflejada y comprobada a través de las
instituciones y mecanismos educativos. Antes de ubicar a las instituciones y los mecanismos
de evaluación de la educación superior en México es necesario conocer las funciones básicas
de la evaluación educativa en la tabla 2.4.
TABLA 2.4
FUNCIONES DE LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR
FUNCIÓN DEFINICIÓN EDUCACIÓN SUPERIOR
Dia
gnós
tico
Identifica los problemas y
necesidades así como el estado en el
que se encuentra un servicio o
actividad.
Determina la situación que guarda las instituciones
encargadas de su implementación a fin de decidir los
procedimientos más adecuados para su eventual
consolidación, reordenamiento o innovación, según
se requiera.
Ret
roal
imen
taci
ón
Constituye un proceso permanente de
verificación que permite reajustar en
forma continua y sistemática una
actividad o programa con el fin de
asegurar la consecución oportuna de
las metas y objetivos propuestos a
identificar situaciones inesperadas y
susceptibles a prevenirse.
La modernización educativa supone una serie de
acciones orientadas por los propósitos que implica
poner a la educación al nivel de desarrollo social;
dichas acciones obedecen a objetivos particulares y
metas concretas cuyo logro permitirá ser constatado
mediante la función formativa d ela evaluación, y al
mismo tiempo, tomar las decisiones correctivas para
subsanar deficiencias que se susciten, y preventivas
para evitar la ocurrencia de fenómenos que
obstruyan el logro de metas y objetivos.
Ver
ifica
ción
Fina
l
Permite constatar el grado de
realización de los objetivos al
término de un programa o proyecto.
En el marco de la educación superior esta función
permitirá estimar los avances en el proceso de
modernización, Así mismo permitirá identificar los
factores y condiciones que influyeron en dichos
alcances.
Fuente : Llerena Rocío “La evaluación de la educación superior” pag. 42
Las instituciones y organismos relacionados con la evaluación de la educación superior en
México son:
Sistema Nacional de Planeación Permanente de la Educación Superior (SINAPPES).
Establece instancias que comprende : Unidades Institucionales de Planeación a nivel
institucional, 3 Comisiones estatales para la Planeación de la Educación Superior (COEPES),
8 Consejos Regionales para la Planeación de la Educación Superior (CORPES) y 8 Consejos
Nacionales de la Planeación de la Educación de la Educación Superior (CONPES)
Comisión Nacional para la Evaluación de la Educación de la Educación Superior
(CONAEVA).
Fondo para la Modernización de la Educación Superior (FOMES). 37
Comités Institucionales de Evaluación de la Educación Superior (CIEES) encargados de la
evaluación interinstitucional.
37 Op cit (LLERENA) PAG 46
Subsecretaría de Educación Superior e Investigación científica (SESIC), La Subsecretaría de
Educación e Investigación Tecnológicas (SEIT), el Consejo del Sistema Nacional de
Educación Tecnológica (COSNET) y la Asociación Nacional de universidades e Instituciones
de Educación Superior (ANUIES) . 38
Actualmente la evaluación de la educación superior en su conjunto tiene como referentes las
políticas y lineamientos generales establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo (PND), los
correspondientes al sector educativo plasmadas en el Programa de Modernización Educativa y
los específicos en la educación superior contenidos en el Programa Integral Indicativo de
Desarrollo de la Educación Superior.
Toda estas instituciones están inmersas en la evaluación educativa a partir de 1990. Se
distinguen tres áreas que son :
1.-Autoevaluación.
En el caso de la evaluación institucional el planteamiento era que, como resultado de la
misma, a la vista y ponderación de los problemas y necesidades más apremiantes, cada
institución pudiera establecer prioridades y formular proyectos o medidas de carácter
emergente para resolverlos o atenderlos, contando con el apoyo de recursos especiales para
esos efectos.
38 ANUIES (1990) “Propuesta de lineamientos para la evaluación de la educación superior” en revista de la E.S. n 75; jul-sep México DF
2.- Evaluación Interinstitucional de Programas Académicos.
Diseñado con el propósito de conocer y valorar en detalle el funcionamiento de las áreas
académicas, se crearon los comités institucionales para la evaluación de la educación superior
(Comités de Pares), integrados por miembros destacados de la comunidad académica nacional.
Estos analizan la situación de las carreras, posgrados, programas y unidades académicas
mediante visitas a las instituciones y a través de información proporcionada por alumnos,
profesores, investigadores y directivos, para determinar si satisfacen las normas, perfiles y
estándares mínimos de calidad convencionalmente establecidos. 39
3.- La evaluación del sistema en conjunto.
Estos trabajos se concentraron en el análisis de macrovariables sobre la matrícula, el personal
docente, la investigación y el financiamiento de la educación superior, así como las
características observadas en el proceso de autoevaluación institucional y en los reportes
respectivos. 40
39 Op cit (Llerena) pag 42
40 Ibidem PAG 52-24
2.2.1 MODELOS DE EVALUACIÓN EDUCATIVA TYLERISMO Y ESTRUCTURAL FUNCIONALISMO.
Existe una estrecha relación entra las condiciones sociales de un país, región, comunidad,
cultura y las universidades de cada una de estas. Los objetivos, características, filosofías de la
universidad están estrechamente vinculadas con las condiciones sociales, políticas
económicas y éticas de donde se encuentra inmersa. Estas condiciones determinan los tipos
de profesionistas que se forman dentro de sus aulas.
TABLA 2.5
MODELO EVALUATIVO DE METFESSEL Y MICHAEL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Fuente : S
Hacer participes de la evaluación a la comunidad escolar.
Jerarquizar metas y objetivos específicos.
Presentar en forma intelegible los objetivos específicos.
Crear instrumentos que suministren valores que midan la efectividad de programa y
objetivos.
Crear mecanismos de control para calibrar los alcances de los objetivos seleccionados
(reingeniería).
Procesamiento y valoración de los resultados a través de métodos.
Interpretación de la información para llegar a conclusiones acerca de la dirección de la
evaluación.
Realizar recomendaciones con el fin de mejorar el programa, los objetivos o
procedimientos.
TUFFLEBEAM, Daniel “Evaluación Sistemática” pag 99
Es necesario crear mecanismo de evaluación que nos permitan conocer si los profesionistas
que se esta formando cumplen con las expectativas que la sociedad solicita.
El modelo Tyleriano de Metfessel y Michael esta diseñado par ayudar a los profesores,
administradores y especialistas a evaluar la consecución de los objetivos en los programas
escolares planteados en la tabla 2.4
Este modelo emplea tres elementos necesarios su implantación que son : al personal no
experto (Las personal), al personal Profesional (Profesional Staff Profesional) y a los
estudiante (students). La participación de estos elementos dentro del procedimiento de
evaluación básicamente este empleada de la siguiente manera: en las etapas culminantes de
cada evaluación las personas encargas de tomar las decisiones importantes será el personal
profesional mientras que el personal no experto y los estudiantes desempeñaran funciones de
asistentes.
Dentro del proceso evaluativo de hacer participes a todos los relacionados con la evaluación,
diseño de métodos y estrategias, revisión de los procedimientos y recomendaciones
pertinentes del modelo, en cada un a de las ocho etapas en algún momento tendremos que
tomar decisiones analizando juicios de valor (enjuiciamientos) sobre la información que se
esta generando.
Para que los evaluadores no caigan en falsos procedimientos es necesario emplear el apéndice
de las valoraciones basadas en múltiples criterios de programas escolares, recordemos que
una evaluación no solo nos generará datos estandarizados para el nivel que se aplica ,y se
determinaran cuales serán los mecanismos utilizados para no dar falsos informes de una
situación que no es real.
En el apéndice de valoraciones encontramos indicadores de inmovilidad o cambio en los
conocimientos de los estudiantes, profesores, administrativos y comunidad en general.
Estos indicadores estarán medidos a través de test estandarizados (en los casos que sean
debidamente empleados) pruebas informales, evaluaciones de profesores en relación a su
participación en cursos, reuniones.
El modelo estructural funcionalista ha recuperado los trabajos de Bertalanffy y su teoría
general de sistemas bajo el esquema que la escuela es representada como un sistema, cuyas
partes están distribuidas en estructuras, procesos, entradas, productos, ambiente y
retroalimentación.
Cada uno de estos elementos que definiremos más adelante constituyen el supersistema de la
educación en la que cualquier variación de los elementos afectará indirectamente al objetivo
principal del sistema educativo, nos podemos referir a las variaciones políticas , económicas,
sociales, regionales, modificaciones a programas de estudio, libros de texto etc.
Estos son algunos de los subsistemas que componen el sistema educativo nacional los cuales
están relaciones uno del otro “El punto clave de un sistema esta constituido por las relaciones
entre los diversos elementos del mismo,. Puede existir un conjunto de objetos pero si no están
relacionados de alguna manera entonces no constituyen un sistema.”41
Con esta definición tan sencilla de que es un sistema abordaremos el modelo educativo
(Contexto-Insumo-Proceso-Producyo) “CIPP” de Stufflebeam 42 el cual esta diseñado bajo la
visión sistémica. Antes de entrar a las características del mismo, se conceptualizará el sistema
de educación superior (posgrado) como referencia a partir que la presente investigación
refleja un caso de estudio que son las especializaciones de la universidad pedagógica
nacional:
1.- El análisis del Contexto o el medio en el cual se pone en acción un evento, en este caso un programa institucional de posgrado. 2.- El Insumo que es el análisis de los recursos humanos y materiales disponibles para llegar a la consecución de la propuesta programática que se supone recupera tanto las exigencias y necesidades de la sociedad como las de la formación académica. 3.-Proceso son las etapas y actividades del procedimiento con el que se llevó a cabo el programa de posgrado. 4.- Producto. Es el contraste de la formación obtenida por el egresado con al formación obtenida en las evaluaciones del contexto del insumo y del proceso.43
El modelo CIPP no es una guía para un estudio individual, ya que proporciona servicios de
evaluación continua para la toma de decisiones de una institución.
Este modelo evaluativo contempla dentro de su estructura la evaluación de sus diferentes
componentes como mencionaremos a continuación:
41 ARIAS, Galicia Fernando “Administración de Recursos Humanos” pag 14 42 STUFFLEBEAM, Daniel “Evaluación Sistemática” 6 La evaluación orientada hacia el perfeccionamiento.
43 Proyecto: Estudio sobre la pertinencia de la oferta educativa de la UPN y la detección de necesidades pag.13
Dentro del esquema básico del CIPP contempla la evaluación del contexto como ayuda para
la designación de las metas, la evaluación de la entrada como ayuda para dar forma a las
propuestas, evaluación del proceso como guía de su realización del producto.
Para comprender el enfoque aplicado en este modelo es importante conocer las necesidades y
procedimientos para dar respuesta a las necesidades (como se hace para cumplir las metas) y
el cumplimiento de las metas con el producto.
En el ámbito de la educación a nivel general uno de los objetivos principales de la educación
es proporcionar los conocimientos necesarios (nivel básico) para la formación profesional de
los alumnos encaminando las actitudes y aptitudes (nivel medio superior) e intereses
personales de los alumnos preparándolos para recibir la educación profesional (universidad)
formando personal calificado para integrarse a las fuerzas de trabajo que las industrias y
empresas requieren. Este tipo de evaluación contempla las necesidades de la las empresas,
estudiantes, sociedad y gobierno los cuales determinará si las universidades cumplen con sus
funciones a través de los productos que generan ♦
El producto educativo se puede homologar como : “al demandante de una formación académica como
un comprador de un servicio y a la formación que ofrece el posgrado como una mercancía. Así cuando un
estudiante cursa un posgrado, intenta adquirir un bien, un conocimiento que nos e dispone a intercambiar ese
valor por otro equivalente. Más tarde el egresado busca reproducir otra vez ese valor en el mercado de trabajo y
el usuario quiere lo mismo. Pero las partes saben que el mercado de los bienes valen en la medida que sirven
♦ producto en el terreno educativo se refiere al grado de conocimientos y preparación que tiene el egresado para desarrollarse profesionalmente cumpliendo con las demandas nacionales y personales de su formación académica.
para algo, que satisfacen una necesidad, en cierto momento los bienes que se intercambian en el mercado
comportan, por tanto, ambos valore de uso y el valor de cambio” .44
Con esta reflexión podemos hacernos a la idea que dentro del desarrollo de la formación
académica del cliente el modelo CIPP no solo es propositivo ya que tiene una orientación de
perfeccionar al sistema para mejorar las operaciones institucionales a través de emplear
diversos medios evaluativos una periosidad constante de su contexto (Razón de ser) para
valorar su eficiencia de sus métodos y objetivos institucionales planeados.
La evaluación del contexto es una medida prioritaria dentro de la evaluación institucional, a
través de ella podemos detectar los problemas y determinar cuales son las medidas y
estrategias necesarias para proponer si es necesario un cambio en algún determinado
procedimiento.
44 Proyecto: Estudio sobre la pertinencia de la oferta educativa de la UPN y la detección de necesidades pag 12
El objetivo principal del CIPP no es el simple hecho de demostrar si no perfeccionar de su ser
como contexto para lo que fue creada una institución educativa, el cómo funciona llamando
Insumo con lo que opera (Recursos, Gente). Producto que es lo que oferta. Este método no
solo mostrará la información para tomar decisiones sino proporcionará los elementos
necesarios para perfeccionar cada una de las funciones a evaluar. Hay que recordar que la
evaluación contemplará a todos lo elementos que integran una institución; esta metodología
esta retomada de los conceptos de los sistemas el cual contiene un supersistema que esta
conformado pos subsistemas que afectarán el curso para lo que fue creada si hay elementos
necesarios que modifiquen el comportamientos de cada uno de los subsistemas mayores y
menores.•
Stufflebeam maneja el concepto de perfeccionamiento de un sistemas en la actualidad
estudios realizados sobre procedimientos de sistemas aplicados a diferentes instituciones no
solo educativas sino industriales lo podemos encontrar en investigaciones realizadas por el
Doctor Victor Manuel Martinez Chavez en el libro Diagnóstico Administrativo
procedimientos procesos y reingeniería.
• El modelo evaluativo CIPP contempla cuatro tipo de evaluaciones tabla 2.7
TABLA 2.6
EVALUACIONES DEL MODELO CIPP
CONTEXTO
Comprende la
identificación deficiencia
y virtudes de un
programa, el diagnóstico
para dar solución a los
problemas y la
consonancia entre las
metas y las necesidades
que debe satisfacer dicho
programa.
ENTRADA
Identifica los métodos
aplicados para valorar si
cumple con sus funciones
y propone estrategias
alternativas en el
contexto de sus
necesidades
considerando las
circunstancias
ambientales que son
factor determinante
para la evaluación.
PROCESO
Su objetivo es
proporcionar
información acerca de
hasta que punto las
actividades del
programa siguen los
objetivos planeados, es
una guía descriptiva que
nos dará los elementos
necesarios para tomar la
decisión de modificar
algún plan.
PRODUCTO
Nos aportará los
elementos necesarios
para interpretar y
juzgar el éxito del
programa no solo a corto
plazo ya que se puede
aplicar en forma
prospectiva para
determinar que impacto
tendrá el producto
evaluado con el paso del
tiempo.
Fuente: STUFFLEBEAM Daniel “Evaluación sistemática”
Bajo este esquema de evaluación para la Coordinación de Especializaciones el contexto, es la
congruencia de la especialidad que se oferta cumpla con las características la razon de ser de
la especialización. Como entrada a este modelo es contar con los indicadores necesarios para
saber que impacto tiene la especialización al medio ambiente en donde se desarrolla. Dentro
del proceso es la verificación y seguimiento de la especialización el cual debe de cubrir los
objetivos planteado y si no es así tomas las medidas necesarias para su modificación.
Finalmente el producto es la inserción al campo laboral de los profesionista que este
desempeñándose en el ámbito en el cual fueron formados.
2.2.2 EVALUACIÓN DEL EL POSGRADO EN LA UPN
La evaluación de la educación en México siempre ha sido un factor determinante para
reorientar las acciones encaminadas en pro de la elevar la impartición de conocimiento en
todos lo niveles.
En el posgrado, en específico en la UPN hasta el momento se ha evaluado la totalidad de los
programas impartidos en la unidad Ajusco. Nos podemos preguntar :
¿ Porqué es necesario revisar el impacto que tiene el posgrado en la universidad?, ¿Qué
podemos esperar de la evaluación?, ¿Cómo podemos utilizar la información que obtengamos?,
¿Cuándo la debemos realizar?, ¿ Para qué nos sirve?, ¿Dónde ocurre?.
Estas cuestiones las hacemos para conocer el impacto que tiene la evaluación para realizar
acciones coercitivas y correctivas para lograr los objetivos planteados dentro de una
organización en este caso de la UPN.
Dentro de los marcos legales de la propia universidad derivados de la federalización y la
normatividad académica establecida por los órganos de gobierno (ANUIES, SEP) etc. El
posgrado debe contar con programas vigentes para responder a los cuestionamientos
planteados ( Qué, cómo, Cuándo, Donde y Para qué )
Para realizar una evaluación lo podemos aplicar a través varias formas para constatar los
resultados, una de ellas para medir su efectividad lo podemos aplicar con un indicador que
podría ser el seguimiento de egresados para evaluar el impacto laboral de la formación
recibida.
El seguimiento de egresados en un indicador práctico que nos determinará los alcances y
limitaciones del posgrado que se oferta en la universidad, al conocer el desempeño profesional
de los docentes que han decidido profesionalizarse al estudiar una Maestría ó Especialización
en campos de su interés se podrá constatar si se cumple con la tarea de dar solución a los
problemas y rezagos que tiene la educación nacional.
En la evaluación realizada en 1996 en el Proyecto “ Estudio sobre la pertinencia de la oferta
educativa de la UPN y la detección de nuevas necesidades” permitió conocer los tópicos
importantes para las Especializaciones que se presentan a continuación:
TABLA 2.7
El 90% considera que no hay una buena vinculación con la práctica real El 7.2% tuvo acceso a temas no abordados y conocieron propuestas novedosas para su actualización docente.
PROGRAMAS
TRABAJO El 6.2 destaca el trabajo docente; el resto opina lo contrario. Mayor énfasis en la preparación del docente. DOCENTE
DINÁMICA
GRUPAL
La mayoría opina que sí existe una retroalimentación por parte del docente.
TECNOLOGÍA
ACTUALIZADA
Más de la cuarta parte de los alumnos de las Especializaciones hace hincapié de las carencias de tecnología de la UPN
CONTENIDOS Antologías inelegibles.
ESTRATEGIAS Mayor tiempo para realizar dinámicas que permitan la utilización de recursos como grabadoras, videos, diapositivas etc. DIDÁCTICAS
RECURSOS
MATERIALES
Datos obtenidos en el Pro
necesidades.
De los siete puntos an
práctica-real de los pr
perfil este vinculado a
elevar la calidad de la
que los alumnos las
nuevos elementos teó
problemas concretos.
La mayoría insiste en que se mejoren los materiales audiovisuales y se cuente con tecnología para promover el uso de la computadora en aspectos educativos.
yecto: Estudio sobre la pertinencia de la oferta educativa de la UPN y la detección de
tes mencionados podemos concluir que hace falta una mayor vinculación
ogramas de estudio; así como que los docentes sean de planta y que su
l área disciplinaria de la especialización que imparte par lograr con ello
educación impartida proporcionando nuevas y renovadas didácticas para
puedan aplicar y adaptar en su quehacer profesional, reforzando con
ricos más sistematizados y actuales así como prácticas aplicables a
La utilización de la computadora y otros elementos ( programas multimedia, internet, correos
electrónicos, grabadoras, diapositivas, audiovisuales) etc. Son de carácter prioritario para estar
a la vanguardia de la nueva tecnología educativa.
Hemos mencionado el seguimiento de egresados como “una estrategia de evaluación de los
programas educativos, cuya pretensión es la de adecuar la oferta institucional, y en ese sentido
debe contribuir a la reestructuraciones curriculares; esto en virtud de que toda evaluación
contiene los elementos de juicio de valor y de toma de decisiones”
Teniendo como panorama la distribución de las unidades UPN que ofrecen servicios
educativos a nivel licenciatura y posgrado; al integrar la evaluación de cada una de las
unidades justifica la necesidad de integrar una red de información que coadyube a conocer la
evaluación nacional del posgrado y con ello analizar los indicadores nacionales para realizar
un diagnóstico para proponer estrategias y propuestas necesarias para elevar la calidad de la
educación y conocer las necesidades de la nueva generación de profesionales de la educación.
El programa institucional del posgrado contempla un riguroso trabajo de docencia e
investigación como prioridad para ampliar su cobertura; si lo sumamos al trabajo de cada una
de las unidades conociendo sus necesidades y carencias en el terreno educativo se podrá hacer
un gran consenso en el cuál puede intervenir la participación de miles de investigadores,
docentes y personal capacitado para proponer nuevas estrategias en pro de la educación.
¿Cómo podemos realizar estas acciones? A través de una comunicación multidiciplinaria que
nos ofrece la ciencia y tecnología por medio de la comunicación electrónica; diseñando un
sistema de información integral a nivel especializaciones de la Universidad Pedagógica
Nacional.
Sabemos que la comunicación electrónica no tiene límites, podemos traspasar fronteras a
continentes lejanos que nos puedan orientar sobre problemas similares que tiene respecto a la
educación.
Antes de pasar esta frontera, es necesario, conocer nuestra realidad no solo a nivel estatal si no
nacional; sabemos que las condiciones tanto económicas, políticas , sociales, culturales,
demográficas y económicas solo por citar algunas son diferentes en cada uno de los treinta y
dos Estados que componen la República Mexicana.
Con esa diversidad y el apoyo de profesionales de la educación en consenso se podrá planear
las estrategias, políticas y procedimientos encaminados a dar respuesta a los problemas de la
gestión educativa en cada Estado.
El CONACYT (Consejo Nacional para la Ciencia y la Tecnología). Es un organismos
encargado de evaluar los programas de posgrado impartido por los institutos de educación
superior los principales indicadores que evalúan son : a) situación académica, 2)situación del
posgrado, d) existencia de líneas de investigación y desarrollo de proyectos, e) vinculación con
el sector productivo.
Otras de las instituciones encargadas de evaluar el posgrado para la asignación de recursos el
Fondo para la Modernización de la Educación Superior (FOMES). Las características que se
enumeran deberían ser ponderadas para obtener un juicio objetivo sobre la relevancia de los
proyectos el cuál permitirá asignar los recursos disponibles para este fin de manera
conveniente, los indicadores son los siguientes : 1) búsqueda de la excelencia académica, 2)
fortalecimiento de la pertinencia social, 3) orientación evidente hacia el mejoramiento
institucional, 4) alto nivel de calidad en el desempeño institucional y 5 ) factibilidad de los
proyectos.
TABLA 2.8 INDICADORES DE LA EVALUACIÓN DEL POSGRADO
CONACYT FOMES
a) Situación académica: • Grados académicos. • Personal de tiempo completos dedicado a programas de posgrado. • Producción científica con arbitraje internacional. b) situación del posgrado: Requisitos de: • Ingreso • Permanencia • Egreso c) Existencia de líneas de investigación y
desarrollo de proyectos que involucren a alumnos de posgrado.
d) Características generales: • Desarrollo histórico • Infraestructura • tasa de graduación en tiempos
normales • políticas y recursos que apoyen a los
programas de posgrado • situación (académica y laboral) de los
egresados e) Vinculación con el sector productivo
(tecnología e ingeniería) • Respuesta a la demanda actual de la
planta productiva en la formación de recursos humanos
• Relación planta académica con el sector productivo
• Vinculación de investigaciones con problemas del sector productivo
a) Excelencia académica: • Solidez y estabilidad de los responsables de proyectos • Grado de dedicación, interés y productividad de personal. • Potencial de proyectos (excelencia académica) • Perspectivas para producir efectos en la institución (innovación académica b) Fortalecimiento de la pertinencia social • Grado de los objetivos de proyectos que reflejan los requerimientos sociales • Congruencia entre el contenido las necesidades del entorno institucional • Grado de participación de sectores externos ala institución en el desarrollo de la misma • Nivel de compromiso de la universidad y los sectores externos en el financiamiento de los proyectos
c) Orientación evidente hacia el mejoramiento institucional • Nivel de autocrítica en al identificación de problemas y causas institucionales tanto estructurales como de funcionamiento • Nivel de correspondencia de los problemas detectados en la autoevaluación, por los comités de pares y los objetivos y contenidos de los proyectos • Nivel de compromiso asumido por parte de autoridades y demás sectores de la comunidad institucional para realizar acciones de reordenamiento interno
d) Alto nivel de calidad en el desempeño institucional • Avances concretos sobre innovación educativa, las propuestas de mejoramiento sean congruentes con los resultados de duchos procesos, cumplimiento con los objetivos, calidad de los reportes técnicos y financieros aprobados por el FOMES
e) Factibilidad técnica de los proyectos • Claridad y relaciones entre las acciones y las metas propuestas, así como entre éstas y el propósito del proyecto • Viabilidad de las acciones y las metas propuestas en relación al calendario y los recursos disponibles y solicitados.
Grado de suficiencia de infraestructura, capacidad organizativa y recursos humanos para asegurar la operación del proyecto
Fuente: “Consideraciones grales. Sobre el proceso de acreditación de las IES en México” Revista de la educación suoperior
2.3 ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA COORDINACIÓN DE ESPECIALIZACIONES.
En 1994 se elaboro un diagnóstico en la Universidad Pedagógica Nacional tomando como
referencia la autoevaluación institucional de la propia universidad detectando en apoyo
técnico problemas tanto metodológico como técnicos en el área de acopio y procesamiento de
información.
Se pudo detectar las siguientes carencias:
1. Falta de procedimientos para el acopio de información
2. Archivos de información desactualizados.
3. Inconsistencias en reportes estadísticos.
4. Ausencia de bases de datos automatizadas.
Estas carencias surgen a través de que los mecanismos utilizados para el acopio y
procesamiento de información son asistemáticos, no tiene un procedimiento defino utilizando
herramientas como programas y bases de datos que permitan contar con información
actualizada, confiable y oportuna.
Al no contar con un sistema automatizado, el flujo de información no ha mejorado; ya que
provoca realizar largos procesos de investigación que responden a necesidades particulares a
solicitudes de reportes estadísticos.
La dirección de planeación en el marco de la federalización de la Educación Básica
implementó una estrategia con objeto de apoyar el proceso de acopio, flujo y procesamiento de
información creando el manual de Sistema de Acopio, Procesamiento e inventarios de
Información (SIAPRII-UPN). Con el objetivo se sistematizar y simplificar los métodos y
procedimientos para el acopio, procesamiento y reportes de información ordenada que sirva de
apoyo en la toma de decisiones, así como de insumo para las tareas de investigación,
evaluación y planeación institucionales.
Este manual hace referencia en su base legal a la Ley Orgánica de la Administración Pública
Federal D.O. 29-12-1976, Ley de planeación D.O. 05-01-1983 y la Ley de información
Estadística y Geográfica D.O. 30-12-1980. Justificando la necesidad de informar el desempeño
de las actividades realizadas en ámbito de la Educación y en específico en cumplimiento de las
acciones de reorientación institucional derivadas a la federalización educativa de la
Universidad Pedagógica Nacional.
Muestra además una descripción de los órganos que intervienen para la recopilación de
información sus actividades, diagramas de flujos y formatos utilizados para el procesamiento
de la información adquirida.
Este manual es uno de los antecedentes de sistemas de información que define los
procedimientos para contar con información completa y oportuna que coadyuve a la toma de
decisiones y unifique criterios y asigne con precisión las responsabilidades que cada una de las
partes involucradas tienen en el proceso y así se determine la responsabilidad de cada
departamento en cuanto a los medios y procedimientos que va ha utilizar para generar los
datos necesarios que den respuesta a sus necesidades de información.
En la actualidad muchos de estos formatos se han reestructurado cada una de las nuevas
administraciones que ha tenido la Universidad con personal nuevo han sido determinantes para
que los formatos varíen en cuanto a su estructura y en algunos casos en sus contenidos,
recordemos que aunque cambie el formato su finalidad siempre será informar cada uno de los
indicadores necesarios para conocer el desarrollo de la Universidad en cada una de las etapas
de la educación en nuestro país.
TABLA 2.9 SISTEMA D EINFORMACIÓN SOBRE EL POSGRADO EN LAS UNIDADES UPN
1. Datos del proyecto 1.1 Unidad UPN en la que se imparte. 1.2 Nombre del director 1.3 Entidad federativa 2. Características académicas del posgrado. 2.1 Nivel 2.2 Función. 2.3 Campo problemático. 2.4 Proyecto y subprograma en el que está inscrito. 2.5 Fecha en la que inicio su operación. 2.6 Etapa de desarrollo 2.7 Programa de investigación asociado al posgrado 2.8 Fecha de aprobación del consejo académico. 2.9 Fecha de registro en la dirección general de profesiones. 2.10 Observaciones (indicar sis e realiza por convenio, si ha sido suspendido temporalmente).
3. Organización y evaluación del posgrado. 3.1 Nombre y grado del responsable del proyecto. 3.2 Integrantes del comité de posgrado de la unidad (nombres y grados). 3.3 Documentos de evaluación del proyecto:Tipo de documento. Fecha de emisión del documento. 3.4 Ajustes o reformulaciones del proyecto: Fecha de aprobación del documento ( por el consejo académico). 3.5 Aspectos de abarca el proceso de selección. 3.6 Actividades de carácter remedial (requisitos y cocurriculares). 3.7 Promedio de alumnos por docente. 3.8 Costo por alumno. 3.9 Infraestructura. 4. Planta académica. (Información para cada uno de los integrantes). 4.1 nombre. 4.2 Grados académicos. 4.3 Antigüedad en al institución.
4.5 Tiempo de dedicación al programa (distribución de tiempo).4.6 Número de artículos publicados (últimos 3 años). 4.7 Número de libros publicados (últimos 3 años). 4.8 Pertenencia al SIN (Indicar nivel). 4.9 Becas o estímulos que recibe. 4.10Número de investigaciones concluidas. 4.11 Investigaciones en proceso. Tesis asesoradas en la institución (últimos 3 años). Nombre del alumno. Título de la tesis. Nivel. Fecha de examen. 4.13 Número de alumnos que atiende en tutoría. 4.14 Número de tesinas que asesora en el posgrado. 5. Resultados de impacto. 5.1 Número de alumnos inscritos por generación.5.2 número de alumnos egresados por generación
5.3 Tiempo promedio de realización de los estudios. 5.4 Número de alumnos titulados por generación. 5.5 Tiempo promedio entre el ingreso y la titulación. 5.6 Número de trabajos publicados producidos por los estudiantes. Añadir listado. Nombre del alumno. Datos de publicación. 5.7 Número de estudiantes integrados a investigaciones institucionales 5.8 Ubicación de egresado. Tipo de actividad que desempeña. Institución o centro de trabajo. 5.9 Estudios de opinión sobre el desempeño de egresados. Indicar título del documento y fecha de emisión. 6. Estudiantes. 6.1 Edad. Rangos:
a) 20-25 b) 26-30 c) 31-35 d) 36-40 e) 41-50
f)51 ó más. 6.2 Sexo. 6.3 Escuela de procedencia. 6.4 Actividad que realiza. -Docencia. -Planeación y administración. -Actividad profesional de apoyo a la educación.-Investigador -Otras. 6.5 Tipo de investigación en la que trabaja: -Pública o privada. -Preescolar. -Primaria. -Secundaria. -Media superior. -Universitaria. -Normal -Centro de actualización. -UPN
Fuente : Documento Archivo Coordinación de Especializaciones
La tabla 2.9 Muestra el contenido de un documento encontrado en la coordinación d
especializaciones que se tomará como el antecedente de un sistema de información que
contiene en forma sintetizada la información de los diferentes formatos que emplea la
Comisión Interna de Administración.
CAPÌTULO III .
METODOLOGÍA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA COORDINACIÓN DE ESPECILIZACIONES UPN, UNIDAD AJUSCO
3.1 INTRODUCCIÓN
Como se ha referido en capítulos anteriores, el manejo de la información es básico en el
mundo actual, en cualquier empresa, entidad, escuela, etc. Existen y han existido grandes
bases de datos en las que se maneja, actualiza y guarda la información que cada entidad
requiere.
Las bases de datos contienen información que puede ser general o común para varias áreas o
departamentos dentro de una entidad (Personal, Nóminas, Contabilidad, etc.), o, especifica
para un determinado departamento (número de matrícula de un alumno, información personal
(dirección edad, nombre de sus padres, etc.), académica (carrera, materias cursadas, promedio
escolar, etc.).
Dados los volúmenes de información que actualmente se manejan, estas tienen que ser
manejadas a través de equipo de computo y de programas de software que van a permitir que
la información sea procesada y actualizada, ya sea en forma inmediata (on line) o de manera
programada (batch), que se emitan reportes de acuerdo a las necesidades de los usuarios, que
se generen impresiones de reportes, de formatos, de facturas, de clientes, de proveedores, de
paginas de internet, etc.
78
El acceso a la información también ha generado la creación de bases de datos con acceso
interno a través de redes, únicamente para miembros de una comunidad (empresa o grupo
corporativo), en cuyo caso se denominan INTRANETS A TRAVÉS DE LAN (LOCAL
AREA NETWORK). 45Como ejemplo, contienen información de departamentos (personal,
nominas, legal, etc.) , procedimientos (del Depto. De Personal, de Finanzas, Legal, etc.) ,
políticas, resultados de una empresa (ventas, compras, producción, finanzas) , o, bases de
datos denominadas EXTRANETS A TRAVÉS DE WAN (WIDE AREA NETWORK) en la
que personal externo puede acceder a la información a la que la entidad o empresa le da
acceso, como es el acceso a clientes para consultar sus saldos, hacer depósitos, ver el estatus
de sus pedidos, datos de embarque, colocar ordenes de compra, en el caso de escuelas, tiras
de materias, calificaciones, eventos a desarrollarse.
Es común que las empresas o entidades manejen ambas estructuras para el acceso y consulta
de información, es decir, INTRANETS para uso interno y EXTRANET para acceso a
personal o entidades externos .
Adicionalmente, se han dado grandes avances en Tecnología Educativa lo que ayudará de
manera muy importante a lograr que los objetivos educativos se cumplan de una manera más
efectiva.
La educación a través de video-clases, video-conferencias interactivas en línea con el uso de
internet, el desarrollo de cursos de autoestudio, el programa de Universidad a Distancia,
paquetes de e@educación, etc. que son desarrollados por empresas de tecnología de punta y
que pueden lograr que estudiantes y maestros ubicados en diferentes lugares y ubicaciones
79
45 OZ, Effy. Administración de sistemas de información. Ed. Thomson Leraning, México 2001 pag. 218
puedan participar en clases y seminarios en un horario determinado, simplemente conectando
su computadora a través de internet.
La plataforma de Computo y Telecomunicaciones requiere de grandes inversiones que deben
de ser vista a futuro y deben de ser determinadas por personal especializado en dichas áreas
(Hardware, Software y Equipo de Telecomunicaciones y Redes).
Dichos especialistas son los responsables de definir los equipos, las tecnologías de dichos
equipos, capacidades (de procesamiento, de memoria, de almacenaje), marca de los sistemas
operativos y marca del software operacional. En función de las especificaciones, se podrán
definir las marcas susceptibles de comprarse.
En Computadoras, de manera únicamente enunciativo, se pueden mencionar IBM, Hewlett
Packard, Dell, Sun Mycrosistems, Compaq, etc.
En Sistemas operativos, Microsoft Windows, Windows NT, Linux, Uníx en diferentes
versiones de acuerdo al fabricante, etc.
En bases de datos, Oracle, Novell, SAP, Tarantella, etc.
En equipo de Telecomunicaciones, equipos 3COM, Cisco Systems, Northel Network, etc.
En unidades de Almacenamiento masivo, equipo MS2, HP, IBM, etc
Profundizando un poco más en el Equipo de Computo, podemos decir que existen 3 niveles:46
80
46 OZ, Effy. Administración de sistemas de información. Ed. Thomson Leraning, México 2001 pag. 144
Mini-computadoras, en las que podemos englobar las pc´s de escritorio o desktops, las
computadoras móviles o laptops, servidores que operan con sistema operativo básico de
Windows NT, e impresoras pequeñas. El software es paquetería básica. En este caso, las
redes llegan a ser muy pequeñas, y los equipos de telecomunicaciones son sencillos,
básicamente hubs o switches.
Un segundo rango es el de las mini-computadoras, cuya plataforma se basa en servidores de
rango medio (mid-range) en el que se usan sistemas operativos más robustos, especialmente
en ambiente Uníx. En este rango, las computadoras de los usuarios pueden ser desde
computadoras básicas a estaciones gráficas y de multimedia, pueden usar también,
impresoras de red multiusuarios, contar con acceso a internet, manejar bases de datos
grandes, y, equipo de telecomunicaciones más robusto, a base de switches y ruteadores.
En aplicaciones criticas pueden usar la actualización de datos en línea (al momento) y
respaldo de información en línea.
El tercer grado es el de las supercomputadoras o Mainframes, en las que las empresas
requieren de equipos de procesamiento muy poderoso en que es usados para investigaciones
de alta tecnología, investigación del espacio en entidades como la N.A.S.A., defensa y
espionaje en entidades como el F.B.I., la Defensa de los Estados Unidos, Cray Reserch,
Fujitzu, Hitachi y Nec.
81
También es usado en grandes empresas o instituciones que manejan grandes bases de datos,
operaciones comerciales en línea, a nivel nacional, acceso a nivel nacional, labores de
investigación y desarrollo, etc. Algunos ejemplos en México son la Cía. De Luz y Fuerza del
Centro, la U.N.A.M., Petróleos Mexicanos, el Infonavit, Teléfonos de México, la Banca en
general, grandes tiendas departamentales como Liverpool, Grupo Cifra, etc..
Al lado de dichos equipos, se cuenta con equipos de las plataformas anteriores, desde equipos
laptops en los cuales los usuarios pueden acceder internet o bases de datos desde el lugar en
que se encuentren, hasta grandes sistemas de impresión con velocidades de más de 1,000
paginas por minuto, enlaces telefónicos dedicados, grandes centros de telecomunicaciones.
En este ambiente altamente tecnificado, los especialistas: ingenieros de hardware,
diseñadores de sistemas de software, operadores de servidores y equipos de
telecomunicaciones, diseñadores e ingenieros de redes, diseñadores de internet y paginas
web, constituye un grupo de personal con que deben de contar las empresas, de acuerdo a su
tamaño y especialización.
En cualquier nivel de equipamiento, estos especialistas son los responsables de la operación
informática de cualquier empresa y quienes deben de atender y satisfacer las necesidades o
requerimientos de información de los usuarios de cualquier departamento de cada Entidad.
Dichos requerimientos pueden ser desde un simple reporte impreso, el dar acceso a internet a
un usuario, el correr un proceso especial, el ejecutar respaldos de información, el planear la
compra de suministros informáticos, el diseñar nuevos sistemas internos, el definir la
normatividad informática en una entidad, el planear nuevas estrategias de sistemas.
82
Por lo anterior, es de alta prioridad el definir una estrategia para el manejo de la información
de una manera sistematizada así como el de la estrategia de sistemas para la Coordinación de
Especializaciones de la UPN “Unidad Ajusco” que tenga como fundamento los recursos
informáticos actuales, las necesidades a ser cubiertas de manera inmediata , los planes a
mediano y largo plazo.
Entrando en materia el diseño de sistemas esta compuesto básicamente en ocho pasos ya
mencionados en el capítulo I. Ahora entraremos en la metodología ( SSADM ) Structure
Sistem Análisis and Methode49 . Esta consiste en la estructuración de los pasos a seguir del
proyecto informático desde su fase inicial hasta la descripción de técnicas y formalismos de
cada una de sus fases, de las que se pueden definir e forma simple como:
ETAPAS
PASOS
TAREAS
FASES
83
49 Tabla 3.1 CUTTS, Geoff. Structure sistems análisis and desing methodology. Ed. Blackwell Scientific Publications. London 1991 pag. 17-22
TABLA 3.1
FASES DEL MÉTODO
ETAPA 02 IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO
ETAPA 01 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
S S A D M
84
FASE 1
ESTUDIO DE
VIABILIDAD
ETAPA 1 ANÁLISIS DEL SISTEMA ACTUAL
ETAPA 2 ESPECIFICACIÓN REQUERIMIENTOS
ETAPA 3 SELECCIÓN OPC. DE TÉCNICAS
FASE 2 ANÁLISIS
FASE 3 DISEÑO
ETAPA 6 DISEÑO FÍSICO
ETAPA 5 DISEÑO DE PROCESO
ETAPA 4 DISEÑO DE DATOS
COMPROBADA LA VIABILIDAD
ETAPA 1
ANÁLISIS DEL SISTEMA ACTUAL
ETAPA 2
ESPECIFICACIÓN DEL REQUERIMIENTO
ETAPA 3
SELECCIÓN DE OPCIONES TÉCNICAS
ETAPA 4
DISEÑO DE DATOS
ETAPA 5
DISEÑO DE PROCESOS
TABLA 3.2
ETAPA 6
DISEÑO FÍSICO
Ver a WILLIAM, Olle, Jaques Hagelstein, [et. al]. Information systems methodologies. Ed. Adisson wesley. E.U. 1991 pag. 46-52
85
3.1.1 REDES. El plantear un sistema de información plantea no sólo un programa que procese y emita los
reportes necesarios, sino la ampliación de equipos de cómputo en zonas necesarias para la
recopilación así como su procesamiento de los diversos departamento donde esta inverso el
flujo de datos.
Para poder entender el proceso que tiene el SIA con al comunicación de otros equipos que
componen el sistema se mencionan a continuación los componentes físicos de una red :
Definición:
Una red de área local “LAN” por sus siglas en ingles ( Local Area Network ). Es un conjunto
de elementos computacionales conectados por medios de transmisión, que ofrece a usuarios
distribuidos en una superficie restringida las funciones necesarias para enlazar los equipos de
cómputo a una velocidad de procesamiento de 100 Kbps hasta 100 Mbps.
Para Thomas Madron una red de área local debe ser local en extensiones geográficas, aunque
el término “Local” podrá referirse a cualquier cosa desde una oficina hasta un edificio grande
o una instalación educativa o industrial de múltiples edificios. Un atributo claro de una LAN
es la conectividad, la posibilidad de cualquier punto dado ( nodo de conexión) de
86
comunicarse con cualquier otro punto. Parte del poder de una LAN es la capacidad de
integrar comunicaciones electrónicas multimedios ( datos, video, vos ) etc.50
ESQUEMA 3.6 COMPONENTES FÍSICOS DE UNA RED
ESTACIONES SERVIDOR
ALMACENAMIENTO FÍSICO DE LA RED
IMPRESORA EN RED
ESTACION
SERVIDOR MODEM
COMUNICACIÓN ASÍNCRONA
Fuente Greg Nunemacher Introducción a las redes de área local. Pag. 29-37
87
50 Ver a ST PIERRE, Armad, and Stepanos William. Redes locales e internet, introducción a la comunicación de datos. Ed. Trillas México 2002 redes y componentes.
Sistema de cableado.- Son todos los cables electrónicos ú ópticos que permiten conectar los
equipos para el funcionamiento de la red, puede ser: cable de par trensado de cobre, cable
coaxial, fibra óptica.
Tarjeta de red.- Contiene un micropocesador el cuál constituye el enlace entre las estaciones
y el servidor. Existen dos tipos de tarjeta :
NIC ( Netword Interface Card ).
NIM ( Netword Interface Module ).
Transeptor.- Esta integrado a la NIC lo cual adapta la señal que proviene de la tarjeta al
cableado.
Servidor.- Son computadoras potentes responden a las demandas provenientes de las
estaciones, les permite el acceso al software y el manejo de aplicaciones de work group
( grupos de trabajo).
Hub.- ( unidad de acceso múltiple ) sirve para unir los cables provenientes de todas las
estaciones.
TIPOS DE SERVIDORES
SERVIDOR HARDWARE COMPARTIDO
Espacio en disco.
Memoria secundaria ( discos duros )
Archivos.
Memoria secundaria ( discos duros, CD Rom ) etc.
Bases de datos.
Tipo de procesador y memoria
Impresión.
Impresora
TABLA 3.7
88
Acesso / MODEM.
MODEM, tarjeta de fax
Comunicación.
Tarjeta de fax, MODEM, enrutador, compuerta etc.
Fuente James Seen 3.1.2 PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS EN FORMA AUTOMATIZADA. Antes de entrar en materia sobre los Sistemas de Información Administrativos (SIA) es
necesario tratar el tema de los procedimientos que se emplean en las organizaciones.
El presenta apartado proveerá de una metodología para exponer los procedimientos que se
deben realizar para dar seguimiento a una tarea específica.
Definimos al procedimiento como la secuencia lógica (sistemática) de operaciones para
realizar una tarea en específico dentro de un ámbito predeterminado.
Todo procedimiento emplea un método según su propia naturaleza de la actividad a realizar;
el método utilizado variará dependiendo la naturaleza del procedimiento y el área donde se
aplica.
Proceso.- una serie de actividades relacionadas entre sí, que convierten insumos en resultados
(cambio de estado de las entidades pertinentes).
El procesamiento de información administrativa en equipos de cómputo se ha convertido en
una necesidad de las organizaciones. El desarrollo de procesos y procedimientos en forma 89
electrónica es una actividad que requiere de personal capacitado, equipo de cómputo, y una
filosofía sistémica en el uso y aplicación de los sistemas de información es así que se
describen las ventajas de los procesos.
Es posible procesar un gran volumen de datos que se puede adecuar a las necesidades de cada
departamento y ser organizados de forma tal que se puede mostrar a través de reportes con un
tiempo mas corto así como su exactitud, se elimina la duplicidad de procesos ya que se
cuenta con la ventaja de poder importar la información de una base de datos determinada y si
se requiere eliminando las transcripciones, se ha mencionado que la información y datos
generados puede ser de forma excesiva, almacena, ordenar y clasificar la información
impresa requiere de mucho espacio físico, el cuál puede ser una molestia en los espacios de
las oficinas, en la actualidad los dispositivos de almacenamiento presenta una ventaja tanto
en espacio así como su capacidad de almacenamiento.
La finalidad de los procedimientos administrativos es el conseguir la eficacia de la actividad
administrativa, la protección jurídica de los derechos e intereses de los administrativos.
Una organización para que funcione adecuadamente y pueda dar respuesta a sus propias
necesidades de información es necesario que conozca los elementos que integran el
procedimiento como los referidos en la tabla 3.3
90
TABLA 3.3
ELEMENTOS BÁSICOS DEL PROCEDIMIENTO
91
Resultados.- Aquí se tratará la cantidad y la calidad de las actividades que se engloban en el procedimiento (productividad). Efecto.- Es la medición delresultado, en términos de conformar la calidad y la cantidad del
rocedimiento.
p Impacto o adecuación.- Mide el grado de efectividad que tiene la ejecución respecto de si es adecuada las necesidades totales. a
Eficiencia.- Medición del procedimiento en relación a costo-
eneficio. b Proceso.- Es la parte de análisis de cómo, porqué y cuándo se realiza un
rocedimiento. p
EVALUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
FORMATOS
DIAGRAMAS
ATRIBUTOS D ELA INFORMACIÓN
a) La información que se solicita se refiere a la totalidad de los procedimientos que implican a la organización. b) La requisición de la información estará a cargo del responsable interno y deberá ser valida por el titular de la organización y firma por ambos. c) La información tiene un tiempo de uso y análisis, de ahí la necesidad de fijar la fecha de inicio y de término ante la organización responsable de estudio del diagnóstico.
RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
NIV
EL MA
CR
O, M
EZO M
ICR
O
MEDIOS (cómo)
PERSONAL (quién)
SUCESIÓN (cuando)
LUGAR (donde)
PROPÓSITO (Para qué)
FUNDAMENTOS TEÓRICOS
Una vez definidos los procedimientos es necesario emplear los formatos para realizar un inventario de
todas los procedimientos que integran un proceso determinado. La siguiente metodología esta
retomada del libro Diagnostico administrativo y reingeniería del doctor Juan Manuel Martínez
Chávez. Ya que es una guía practica para poder realizar un diagnóstico administrativo como
antecedente de un análisis de sistemas para la implementación del en SIA la Coordinación de
Especializaciones (C.E) UPN unidad Ajusco
La implementación de un Sistema de Información Administrativo (S.I.A) para la Coordinación de
Especializaciones UPN Ajusco. Comparte la formación con el área de servicio escolar para poder
planear, determinar y calcular el tipo de población a la cual se le esta prestando el servicio.
Una de las ventajas de utilizar la S.I.A es que no se duplican las actividades de recopilación y
procedimiento de la información, esto quiere decir que el sistema de control escolar puede compartir
datos con la C. E. Para que a su vez sean procesados con las variables que serian para la coordinación
se puede adecuar en su tema de tal forma que una vez comprobada su efectividad en la coordinación
esta pueda hacer la extensiva a las especializaciones para automatizar su procedimiento de
recopilaciones procesamiento de la información.
Para poder determinar los alcances de la información es necesario saber que datos requiere la C. E.,
una vez determinándola es necesario conocer cuales son los que puede compartir con servicios
escolares.
Una vez documentada ésta la podamos utilizar la C.E., determinará cual es la que ocupara para poder
hacer uso de información actualizada.
92
TABLA 3.4
S S
Es importante a
información opo
activa que tiene,
forma que dism
electrónicos es un
Para sensibilizar
los procedimiento
estar concientes
cual es su punto d
93
ESPECIALIZACIONE
COORDINACIÓN ESPECIALIZACIONES
clarar que un S.I.A no solo servirá para pode
rtuna la C. E. Podrá realizar diagnósticos, simulacio
etc. Y con ello dar respuesta a la información que re
inuirá el tiempo de recopilación de la informac
a herramienta que ayudara para dicha recopilación e
a los participantes de la C.E. es necesario conocer y
s. Es necesario recordar que para la implementació
que el sistema les ofrecerá beneficios para el des
e vista a las propuestas de la automatización.
ESPECIALIZACIONE
SERVICIOS ESCOLARES
r acceder de manera oportuna
nes, estadísticas de la población
quiera o que sea solicitada de tal
ión. La utilización de medios
n caso de ser necesario.
considerar la automatización de
n de un S.I.A los usuarios deben
empeño de su trabajo y conocer
Una vez definidos los procedimientos es necesario detectar los datos y la información de
nuestro interés. El proceso de recopilación de información es de importancia para los
procedimientos.
El seleccionar la información requerida es una etapa de debe de tomar una importancia
sustancial ya que se empleara los instrumentos y mecanismos necesarios para recopilar la
documentación con datos e información uniforme, confiable para realizar los
procedimientos en la C.E
Se considera necesario elaborar un calendario de información que permita conocer en
tiempo como en espacio para planear las actividades necesarias para recabar la información
que es solicitada por las instancias superiores. Se debe considerar que se puede solicitar
información que no está programada.
3.2 PLANES PROPUESTOS DE SISTEMATIZACIÓN PARA LA COORDINACIÓN DE ESPECIALIZACIONES DE LA UPN Para poder establecer un Plan de Acción que nos permita redefinir el manejo de
información en la C.E debemos de partir de la revisión de los Objetivos y Planes actuales
de la Unidad de Especializaciones, ya que serán los detonadores de esta estrategia.
Esto quiere decir que en la primera etapa de este proyecto se deben de revisar los planeas y
objetivos actuales de Sistematización y efectuar su redefinición y actualización, con base en
94
los resultados que se planee obtener con el nuevo sistema de información. El peso que le de
la Coordinación será un fuerte pilar para este nuevo enfoque.
Esta redefinición será la base para la implantación del nuevo sistema y debe de ser
planteado y acordado con el Departamento Central de Sistemas y con la Coordinación de
la UPN.
Una vez que se tenga el apoyo de la Dirección y del Departamento Central de Sistemas la
Unidad de Especialidades conocerá que prioridad y respaldo tiene del Depto. De Central
de Sistemas y con que recursos de dicho departamento contará para la definición y
desarrollo del nuevo sistema.
Es importante mencionar que la Coordinación deberá integrar un equipo de personal de la
Unidad responsable para este proyecto quien deberá de definir los objetivos, determinar los
requerimientos, planear las fases del Proyecto, determinar los recursos, etc.
Se ha mencionados las ventajas del procesamiento electrónico, desafortunadamente se
debe de considerar que la utilización de sistemas que permitan el procesamiento de
información requiere de una fuerte inversión de equipo de cómputo, para implementar un
sistema de información administrativo generará la inversión de gastos como el análisis,
programación y conversión del los procesos mecánicos a los automatizados, el equipo
según el análisis que se realice determinara la velocidad y capacidad de equipos.
95
A parte del alto costo del equipo el desarrollo de sistemas presenta la inversión de muchas
hora hombre para poder programar cada uno de las operaciones que se van a procesar para
poder brindar las ventajas antes mencionadas.
Una vez considerando el factor económico se debe contemplar un aspecto que es
importante; toda implantación de un sistema de información requiere de realizar un doble
esfuerzo al integrar los procedimientos automatizados e ir eliminado la forma antigua de
trabajar, al arrancar cualquier proyecto se debe tener como apoyo la utilización del sistema
anterior para resolver los problemas que pueden presentarse en el desarrollo del nuevo
sistema, así como la capacitación del personal que se quedará al frente del nuevo sistema,
así como la capacitación del personal operativo que quedará al frente del nuevo sistemas.
Por lo anterior, también requiere la involucración y autorización del Depto. De Finanzas de
la UPN, ya que las cantidades de dinero que se determinen para los gastos e inversiones
para este proyecto deberán contar con la asignación presupuestal correspondiente.
El contar con presupuesto es un punto critico, ya que si no se tiene presupuesto, es obvio
que el proyecto no podrá realizarse hasta que se cuente con los recursos necesarios.
Un argumento muy importante para contar con la autorización para este proyecto es el
estudio de Costo/Beneficio, es decir que tan importantes son los beneficios que vamos a
obtener con la implantación del nuevo sistemas:
• Reducción en el tiempo de entrega de reportes e información • Entrega de información oportuna
96
• Reducción/ eliminación de errores • Información altamente confiable • Reducción de tiempo extra • Asignación de menos personal para la obtención de información
Cada uno de los puntos anteriores se pueden reflejar en cifras monetarias, lo que le dará un
peso especifico a los ahorros que se pueden contar con el nuevo sistema, y de esta manera,
facilitar la autorización del Departamento de Finanzas.
3.2.1 CULTURA INFORMÁTICA
Aunque existe una plataforma de computo en la UPN, el acceso a la información es muy
limitado porque no se cuenta con los programas de capacitación adecuados para el personal
usuario, así mismo existe una carencia de personal especializado de sistemas que apoye a la
Coordinación para poder atender los requerimientos de información que son necesarios
para poder proporcionar la información de manera oportuna y confiable.
Al respecto, se deben de planificar cursos de actualización para el personal de acuerdo a
los requerimientos de su puesto.
El programa de capacitación* debe de planearse y efectuarse lo más rápido posible,
independientemente de que no se tenga autorizado el nuevo sistema, y, su objetivo debe de
* Dentro de la capacitación se debe crear conciencia de las responsabilidades individuales con el sistema, en todos aquellos que se vean afectados por el mismo, y en segundo lugar, acerca de lo que el sistema les proporciona para el usuario. (Burch, diseño de sistemas de información)
97
ser el de capacitar al personal de la Coordinación en el uso de los equipos de computo y de
los sistemas que usen en este momento.
El uso de herramientas como procesador de textos, hojas electrónicas y bases de datos
permitirán al personal el usar de una manera más adecuada las herramientas que tiene a su
disposición actualmente.
Desde luego, este programa de capacitación debe de planearse y es de gran ayuda el contar
con la participación y asesoría del Depto. Central de Sistemas de la UPN.
3.2.2 PLATAFORMA DEL EQUIPO DE CÓMPUTO DISPONIBLE
Se requiere de actualizar y fortalecer la estructura de Equipo de Computo para la
Coordinación debido a que no se cuenta con equipo suficiente para el personal, ya que el
mismo ya es obsoleto, por lo que se debe de analizar que tipo de equipo y en que cantidades
se requiere para modernizar su plataforma, logrando su suficiencia en este recurso.
3.2.3 PERSONAL DE SISTEMAS
Sobre este punto, requiere de personal asignado directamente en la Coordinación para
que maneje los requerimientos de información, defina el tamaño de las bases de datos
necesarias y los equipos necesarios, requerimientos de software y actúe como interfaces
con la Unidad Central de Informática de la UPN.
98
Llendo más a fondo y de acuerdo a la prioridad que asigne el Depto. De Sistemas de la
UPN se deberá solicitar que la Coordinación cuente con Personal que apoye en el análisis
de necesidades, problemática y definición del Sistema de Información que se requiere.49
3.3 PROPUESTA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA COORDINACIÓN DE ESPECIALIDADES DE LA UPN “UNIDAD AJUSCO
El objetivo fundamental del presente trabajo, de la presente tesis; es presentar una
“Propuesta de Sistematización de Información para la Coordinación de Especializaciones
de la UPN Unidad Ajusco” cuente con una base de datos confiable y actualizable, manejada
por personal de la misma Coordinación, para satisfacer los requerimientos de información
que le sean presentados, así como para contar con reportes confiables y oportunos que
permitan la toma de decisiones de la Dirección y personal ejecutivo de la Coordinación de
Especializaciones.
Para poder establecer el Plan de Sistemas de Información, primeramente se debe de
desarrollar una serie de sesiones de Planeación para establecer los Objetivos y metas que se
pretender alcanzar y establecer el Programa de Planeación y Ejecución para lograr el
resultado deseado.
Dentro de la fase de planeación del proceso administrativo es importante definir las metas a
las que planeamos realizar teniendo clara nuestra misión y visión del futuro deseado los
49 Para Kendall, el personal de sistemas esta dividido en tres niveles, 1.- el analista de sistemas, 2.- como experto de soporte y 3.- como agente de cambio. Pag. 6
99
objetivos nos servirán de guía dentro del proceso administrativo para no desviarnos y
perder el rumbo.
3.3.1 DEFINICIÓN DE OBJETIVOS Y PLANEACIÓN
Para la definición de objetivos que se deben de alcanzar, es muy importante el contar con la
participación de la Dirección de la Coordinación , así como de la Dirección General, de los
Gerentes de las áreas de Finanzas, Recursos Humanos, etc. para que los objetivos sean
afines a los intereses de las diferentes áreas involucradas.
En esta fase se deben de planear una serie mínima de reuniones en la que Coordinación
defina por escrito los objetivos medibles que deben de ser logrados, clasificándolos por su
importancia en:50
URGENTES MEDIANO LARGO PLAZO
Un ejemplo en la definición de objetivos puede ser el siguiente: “Establecer una Base de
Datos mecanizada que permita al Personal de Sistemas la Coordinación, proporcionar
información oportuna y 100% confiable.
En este objetivo se están planteando aspectos medibles en cuanto al tipo de información
que se pretende tener mecanizada (información para el Pan Operativo),, se establece de
manera concreta la fecha de para cuando se debe de tener la información, se menciona el
responsable de la información (Personal de Sistemas de la Unidad de Especialidades) y se
50 MORA, joseluis y Molino Enzo. Introducción a la informática. Ed. Trillas México 1987 pags. 238-260
100
establece el que se debe de proporcionar la información para el Plan Operativo (esto es, el
100 % de la información requerida)
En toda definición de objetivos se deben de tomar en cuanta el que se establezcan
mediciones claras y precisas, tiempos y responsables para evaluar el avance en el
cumplimiento de los objetivos y poder detectar desviaciones de manera oportuna, para
tomar las medidas correctivas necesarias.
Los parámetros de “qué quién, cuánto y para cuándo“ deben de estar totalmente
comprendidos por el personal involucrado en el proyecto para que la meta y los tiempos
sean visibles para todos.
3.3.2 OBJETIVOS URGENTES
Así, de esta manera, los objetivos definidos como urgentes serán los primeros que serán
cubiertos en un periodo de tiempo óptimo, así como la fase de planeación de eventos y
actividades , entre los que destacan:
Definición del Personal responsable del Proyecto. Definición de Personal Técnico que apoyará el Proyecto. El personal podrá ser
proporcionado por otra área de la UPN, o, debe de ser contratado por la sistemas de información para la coordinación de especializaciones de la upn “unidad ajusco”.
Tiempo máximo que debe de durar cada una de las fases del proyecto. Equipo de cómputo necesario. Definición de una base de datos con información básica para cubrir las necesidades
de información . Tiempo necesario para implantar la base de datos. Justificación del proyecto. Aprobación del proyecto.
101
Reportes quincenales y/o mensuales de avance. Reuniones de evaluación de resultados alcanzados.
3.3.3 OBJETIVOS A MEDIANO PLAZO
Los objetivos de mediano plazo se planearán para ser cubiertos en un plazo de tiempo de
máximo un año, así como la planeación de eventos y metas a ser cubiertas, entre los que
podemos mencionar:
Definición de etapas del plan de sistemas que deben de ser cubiertos en este periodo Actualización y cambios al plan de sistemas de información con base a los
resultados alcanzados. Definición de revisión y actualización de procedimientos. Plan de educación al personal en el nuevo sistema de información. Capacitación técnica al personal operativo de los nuevos equipos de computo a ser
adquiridos. Actualización y redefinición de objetivos urgentes, a mediano y largo plazo. Reportes quincenales y mensuales de avance. Reuniones de evaluación de resultados alcanzados.
3.3.4 OBJETIVOS A LARGO PLAZO
Son los objetivos del proyecto de sistemas de información que se lograrán en un lapso de
tiempo superior a un año y que sin embargo, deben de estar perfectamente definidos para
marcas las metas futuras que debe de ser cubiertas por el plan de sistemas de información,
entre las que podemos mencionar:
Redefinición de requerimientos de información de las bases de datos. Actualización de las bases de datos, derivadas de los resultados obtenidos. Actualización y cambios al plan de sistemas de información con base a los
resultados alcanzados. Terminar la adquisición de equipo de computo definido para el proyecto. Actualizar y modificar la justificación del proyecto.
102
Plan de Educación y Capacitación al Personal involucrado en el Proyecto. Actualización y redefinición de objetivos urgentes, a mediano y largo plazo. Reportes quincenales y mensuales de avance. Reuniones de evaluación de resultados alcanzados.
4.1 DEFINICIÓN DE ESTRATEGIAS Y POLÍTICAS
Una vez que se tengan definidos los objetivos se debe de entrar en la fase de planeación y
definición de requerimientos.
Esta etapa es clave para la Coordinación de Especialidades debido a que es donde se
podrán establecer todos los requerimientos de información de las diferentes áreas o
departamentos de la C.E y en ella deben de participar de una manera proactiva para evitar
que cosas importantes no sean contempladas. Algunos ejemplos pueden ser:
Plantilla de personal docente. Plantilla de personal administrativo. Plantilla de personal de intendencia. Personal docente por asignatura. Número y lista de especialidades de la unidad e especialidades. Grado profesional de la plantilla de personal docente. Reporte quincenal o mensual de asistencia. Requerimiento mensual de papelería. Consumo del año de papelería. Reporte mensual de gastos.
Teniendo definidas las acciones que serán la guía para ejecutar las estrategias y la practica
es necesario definir paso a paso cada una de las actividades contemplando cada una de los
diferentes procedimientos que se deben de realizar para el cumplimiento de los objetivos
planeados.
103
Como hemos visto resulta imprescindible conocer el problema de la Unidad de
Especialidades, las particularidades de su Entorno y los motivos que la impulsan a estudiar
la Factibilidad de un proyecto de inversión en informática.
Todos estos aspectos y las estimaciones sobre la evolución del proyecto, se contemplan en
la estrategia global de la Unidad de Especialidades y es esta la que define las políticas que
condicionan el proyecto.
Sobre el análisis de la situación actual y la evolución de sus operaciones, se formularan las
alternativas estratégicas del proyecto, las que luego de ser evaluadas permitirán establecer
su apego al plan establecido y las acciones que deben de ser tomadas para lograr su
cumplimiento.
La evaluación de un proyecto de inversión informática como ser la toma de un computador,
no puede sustentarse exclusivamente en las necesidades de información actuales de la C.E.,
ya que se estaría obviando una parte importante del problema, por lo tanto, la evaluación de
la situación actual como restricción para el desarrollo del proyecto deberá confrontarse con
la visión que tiene la organización de sus problemas y los cursos de acción que define a
partir de un plan estratégico, lo que significa analizar las necesidades de información a
partir de los objetivos de negocio y de la estrategia.
Al efecto se deberán revisar los planes a largo plazo y evaluar sus posibles requerimientos
en materia de procesamiento de datos.
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Para resumir esta fase, podemos decir que será necesario: Evaluar la situación actual en la C.E de la UPN como restricción para el desarrollo del
proyecto. Analizar las necesidades de información a partir de sus objetivos y su estrategia
global. Revisar los planes a mediano y largo plazo. Establecer los alcances del proyecto.
4.2 DESARROLLO ESTRATEGIA DE SISTEMAS
Con el mismo criterio con que se desarrolla una estrategia de negocio y se confecciona un
Plan Estratégico, será necesario establecer una estrategia de sistemas que contemple tanto
las necesidades actuales como de mediano y largo plazo en materia de información.
No existe a priori una receta para desarrollar la estrategia de una organización, y si bien
podemos hablar de aspectos generales, determinar el peso de cada variable forma parte del
estudio que necesariamente se encontrara asociado a la problemática actual.
4.3 ESTRATEGIA DE HARDWARE Establecer requerimientos globales. Establecer la filosofía de procesamiento. Definir arquitectura. Pautar crecimiento para el mediano y largo plazo. Pautar envergadura de procesamiento en los nodos, en caso de procesamiento
distribuido. Definir grado de sofisticación técnica.
Ver a GeorgeScott Principios de sistemas de información. pag 513-517
105
4.4 ESTRATEGIA DE SOFTWARE Definir disyuntiva: desarrollo interno de sistemas vs. adquisición de paquetes. Establecer criterios para fijar prioridades en el desarrollo e instalación de sistemas. Pautar desarrollo interno de sistemas. Establecer criterios para la adquisición de sistemas preplaneados. Establecer pautas para el desarrollo de metodologías. Pautar desarrollo de software de base. Establecer pautas para determinar dotación afectada al desarrollo, instalación y
mantenimiento de sistemas. Establecer requerimientos básicos de documentación de sistema.
4.5 SISTEMAS DE COMUNICACIÓN DE DATOS
Ver a Oz Effy administración de sistemas de información. Tipos de software para la programación de sistemas pags. 160-189
Establecer alcance del sistema. Definir la utilización de arquitectura de teleprocesamiento. Especificar los sistemas de información afectados. Establecer requerimientos globales. Fijar pautas para el diseño de la red de comunicaciones. Pautar alcance del procesamiento en los nodos de la red.
4.6 AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS Establecer requerimientos globales sobre: Procesamiento de textos. Correo electrónico. Computadoras personales. Notebooks. Equipo de video Conferencias. Etc.
Aunque puede parecer excesivo y abrumador el número de consideraciones que debe de
plantearse el grupo responsable del proyecto de sistematización, todos estos factores deben
de ser considerados y deben de encuadrar dentro de la estrategia global de sistemas del
depto. central de sistemas de la UPN:
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4.7 CONCLUSIONES
Definitivamente con la aplicación de recursos informáticos ha provocado cambios en
el contexto en que vivimos. Así mismo obliga a las organizaciones de bienes o servicios
a transformarse, ya que cada día se cuenta con más elementos para obtener, procesar
y analizar la información que se encuentra a nuestro alrededor.
La aplicación de sistemas con el paso de los años, ha logrado que las organizaciones
puedan tener los indicadores necesarios para tomar decisiones. Es por ello que dentro del
ámbito educativo la aplicación de sistemas de información, sea una realidad para la
practica y gestión educativa.
Los centros educativos han cambia la forma de gestionar sus funciones y por ende han
adecuado los sistemas de información acordes a cada uno de sus departamentos para el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
Para dar respuesta a la problemática de la Coordinación de Especializaciones de no contar
con recursos sistematizados para el procesamiento de la información, se propone un
metodología para la implementación de un sistema de información el cual sistematice, el
acopio y proceso de los datos que son generados por cada una de las Especializaciones.
Es así que la implementación de un sistema será una herramienta que permita conocer el
estado actual y así mismo una prospectiva de las Especializaciones en un futuro inmediato.
107
Una metodología única para la implementación de sistemas no hay, es por ello que se han
recopilado de diversos autores especializados en sistemas, los pasos básicos para entender
de manera muy sencilla que son los sistemas, hasta los aspectos teóricos de donde surgen
hasta el paso que han tenido dentro de las organizaciones para su desarrollo.
Hoy en día el avance de los equipos (hardware) y programas ( software) evolucionan cada
vez más rápido, dotándonos de más herramientas administrativas para el control de los
procesos administrativos que utilizamos para desarrollar nuestros trabajo. La misma
Secretaría de Educación Pública cuenta cada vez con más recursos informáticos para el
desarrollo de sus actividades como el registro de alumnos, calificaciones y trámites
relacionados con las áreas de servicios escolares. Y eso mismo datos le permiten simular la
demanda que tendrán así como saber de manera oportuna y real el estado actual de sus
actividades.
En escuelas particulares como en Tecnológico de Monterrey y el CNCI cuentan con
sistemas en línea para docentes y alumnos, que les permiten realizar a docentes el trabajo
administrativo de captura de calificaciones, reportes de horarios, grupos, materias etc. Y
para los alumnos el poder contar con espacios para foros, información de tareas, consultas
bibliográficas, correo electrónico etc.
Esa misma información que se esta capturando de manera interactiva de forma real, permite
conocer el avance y trabajo de la practica docente, así mismo obtener un si número de
iniciadores que los directivos necesitan, para conocer el estado actual del plantel en donde
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109
se esta generando la información, así como un panorama global de cada uno de los
planteles que están en toda la república mexicana.
Como conclusión para la coordinación de especializaciones requiere contar con un sistema
que le permita estar a la vanguardia de la practica educativa, para poder satisfacer de
manera inmediata con los requerimientos de información que la propia universidad le
solicita como informes de autoevaluación, y mas aún sus propios requerimientos para
conocer el estado actual de cada una de las Especializaciones y poder contar además con
indicadores, que la Coordinación determine para medir sus diferentas actividades
sustantivas.
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