30
PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN BAB I PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Mahasiswa Politeknik Negeri Balikpapan, yang tergabung dalam berbagai organisasi kemahasiswaan, dituntut untuk siap menghadapi era baru yang mengedepankan kepentingan manajemen organisasi dan komunikasi dalam dalam mengikuti denyut organsasi kemahasiswaan Politeknik Negeri Balikpapan, Keberhasilan suatu organisasi, lebih utama dikarenakan keberhasilan manajemen organisasi, kredibilitas kepengurusan dan kreativitas kegiatan yang dimilki. Oleh sebab itu, dipandang perlu untuk menyamakan pemahaman dan persepsi yang ada serta motivasi antara, pembina, pemimpin, pengurus organisasi dan unsur pendukung dibagian kemahasiswaan Politeknik Negeri Balikpapan. 2. Pengertian Mahasiswa Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar secara sah pada suatu Perguruan Tinggi dan memilih satu program studi/jurusan yang di tempuh. 3. Kegiatan Kemahasiswaan Kegiatan Kurikuler Kegiatan yang dilakukan dilakukan di dalam proses belajar mengajar, baik didalam maupun diluar kampus. Kegiatan Ekstra Kurikuler Kegiatan kemahasiswaan diluar kegiatan akademik yang meliputi pengembangan penalaran keilmuan, minat bakat, upaya perbaikan kesejahteraan mahasiswa, pengabdian kepada masyarakat, yang dilakukan didalam maupun diluar Politeknik Negeri Balikpapan. Organisasi kemahasiswaan Organisasi kemahasiswaan Politeknik Negeri Balikpapan merupakan wahana pengembangan diri mahasiswa yang diharapkan dapat menampung kebutuhan, menyaluran minat dan kegemaran, meningkatkan kesejahteraan sekaligus menjadi wadah kegiatan peningkatan keilmuan serta arah potensi mahasiswa. Mengingat pula mahasiswa merupakan bagian dari civitas akademik Politeknik Negeri Balikpapan.

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

  • Upload
    doanbao

  • View
    245

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Mahasiswa Politeknik Negeri Balikpapan, yang tergabung dalam berbagai organisasi

kemahasiswaan, dituntut untuk siap menghadapi era baru yang mengedepankan

kepentingan manajemen organisasi dan komunikasi dalam dalam mengikuti denyut

organsasi kemahasiswaan Politeknik Negeri Balikpapan,

Keberhasilan suatu organisasi, lebih utama dikarenakan keberhasilan manajemen

organisasi, kredibilitas kepengurusan dan kreativitas kegiatan yang dimilki. Oleh

sebab itu, dipandang perlu untuk menyamakan pemahaman dan persepsi yang ada

serta motivasi antara, pembina, pemimpin, pengurus organisasi dan unsur pendukung

dibagian kemahasiswaan Politeknik Negeri Balikpapan.

2. Pengertian

Mahasiswa

Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar secara sah pada suatu Perguruan

Tinggi dan memilih satu program studi/jurusan yang di tempuh.

3. Kegiatan Kemahasiswaan

Kegiatan Kurikuler

Kegiatan yang dilakukan dilakukan di dalam proses belajar mengajar, baik didalam

maupun diluar kampus.

Kegiatan Ekstra Kurikuler

Kegiatan kemahasiswaan diluar kegiatan akademik yang meliputi pengembangan

penalaran keilmuan, minat bakat, upaya perbaikan kesejahteraan mahasiswa,

pengabdian kepada masyarakat, yang dilakukan didalam maupun diluar Politeknik

Negeri Balikpapan.

Organisasi kemahasiswaan

Organisasi kemahasiswaan Politeknik Negeri Balikpapan merupakan wahana

pengembangan diri mahasiswa yang diharapkan dapat menampung kebutuhan,

menyaluran minat dan kegemaran, meningkatkan kesejahteraan sekaligus menjadi

wadah kegiatan peningkatan keilmuan serta arah potensi mahasiswa. Mengingat pula

mahasiswa merupakan bagian dari civitas akademik Politeknik Negeri Balikpapan.

Page 2: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

KSM KSM

HMJ UKM

BEM

MPM

Pembina Organisasi Kemahasiswaan

Pembina adalah para dosen atau Tenaga Kepedulian di perguruan tinggi yang karena

tugas atau jabatannya ditetapkan menangani bidang kemahasiswaan.

Unsur Pendukung Kemahasiswaan

Unsur tenaga administrasi yang ditetapkan oleh Pimpinan Poiteknik Balikpapan untuk

mendukung pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan.

Fasilitas Kemahasiswaan.

Merupakan sarana dan prasarana kemahasiswaan yang digunakan untuk mendukung

kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan.

Struktur Organisasi Kemahasiswaan.

Keterangan :

Garis Komando

Garis Koordinatif

Garis Komando Koordinatif

Page 3: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

BAB II.

TUGAS POKOK & FUNGSI ORGANISASI KEMAHASISWAAN

Majelis Permusyawaratan Mahasiswa (MPM)

1. Menentukan Visi dan Misi MPM

2. Membuat Ketetapan Garis-garis Besar Hukum Kerja Organisasi Kemahasiswaan

sesuai dengan Visi dan Misi Politeknik Negeri Balikpapan.

3. Membuat Program Kerja MPM

4. Menetapkan Project Officer Pemilihan Raya (Permira) untuk memilih Anggota

MPM dan Ketua BEM

5. Melaksanakan pengawasan pada organisasi Kemahasiswaan

6. Membuat dan menetapkan Tata Tertib/Peraturan Organisasi Kemahasiswaan

7. Mensyahkan pembentukan, pembekuan, dan pembubaran UKM dan HMJ

8. Membuat laporan pertanggungjawaban kepengurusan.

Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)

1. Menentukan Visi dan Misi BEM

2. Menjalankan Ketetapan Garis-garis Besar Haluan Kerja BEM yang ditetapkan

MPM

3. Membuat Program Kerja BEM

4. Melakukan Koordinasi atas Program Kerja masing-masing UKM dan HMJ

5. Melalui prosedural mekanisme organisasi BEM mengetahui pelaksanaan kegiatan

UKM dan HMJ.

6. Membuat laporan pertanggung jawaban kepengurusan kepada MPM.

Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)

1. Menentukan Visi dan Misi UKM

2. Mematuhi tata tertib yang ditetapkan oleh MPM

3. Membuat Program Kerja Unit Kegiatan Mahasiswa

4. Melaksanakan Kegiatan Unit Kegiatan Mahasisiwa sesuai Program Kerja

5. Melakukan koordinasi setiap kegiatan dengan diketahui oleh BEM dan

rekomendasi dari Pembina Organisasi

6. Membuat laporan pertanggungjawaban yang diketahui kepengurusan BEM

Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ)

1. Menentukan Visi dan Misi HMJ

2. Menjalankan Ketetapan Garis-garis Besar Haluan Kerja HMJ yang ditetapkan

MPM

3. Membuat Program Kerja Himpunan Mahasiswa Jurusan

4. Melaksanakan kegiatan Himpunan Mahasiswa Jurusan sesuai program kerja

5. Melaksanakan Koordinasi dengan BEM atas program kerjanya

Page 4: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

6. Meminta persetujuan kegiatan kepada Ketua Jurusan masing-masing dan

diketahui oleh BEM dan Membuat laporan pertanggungjawaban kepengurusan.

Kelompok Studi Mahasiswa (KSM)

1. Menentukan Visi dan Misi KSM

2. Menjalankan Kebijakan yang ditetapkan HMJ.

3. Membuat Program kerja KSM

4. Melaksanakan koordinasi dengan HMJ & BEM atas program kerjanya

5. Meminta persetujuan kegiatan kepada Ketua Jurusan/Kepala Program Studi

masing-masing

6. Membuat laporan pertanggungjawaban kepengurusan.

Page 5: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

BAB III.

STANDAR PROSEDUR KEGIATAN MAHASISWA

Kegiatan Organisasi Kemahasiswaan

Kegiatan Berdasarkan Program Kerja

Kegiatan-kegiatan harus terencana dan terstruktur dalam satu periode

kepengurusan sesuai visi, misi, dan tujuan organisasi

Kegiatan-kegiatan tersebut harus disahkan Organisasi Kemahasiswaan yang

bersangkutan dan dikordinasikan dengan pihak terkait

Kegiatan Non Program Kerja

Kegiatan-kegiatan yang bersifat insidental sesuai kebutuhan Organisasi

Kegiatan-kegiatan yang berdasarkan undangan dari pihak luar Organisasi

Kemahasiswaan yang bersangkutan

Proposal Kegiatan

1. Format Proposal Kegiatan

2. Halaman sampul muka (lihat contoh pada lampiran 1) dan dilapisi plastik

transparan

3. Halaman isi

Dengan ketentuan :

Menggunakan Kop surat Organisasi Kemahasiswaan yang bersangkutan atau

kepanitiaan dengan logo Plitenik Negeri Balikpapan di sebelah kiri atas dan

logo organisasi / kepanitiaan disebelah kanan sejajar.

Ukuran kertas A4 ( 21 x 29,7 cm ),

Bentuk huruf Times New Roman 12

Spasi ukuran 1,5 cm

Mencantumkan alamat organisasi yang bersangkutan, nomor telpon/kontak

dan email orgaisasi

Pada halaman pengesahan proposal diberi cap Stempel Organisasi,

Kepanitiaan dan Politeknik Negeri Balikpapan

Page 6: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

4. Jilid proposal untuk organisasi :

MPM dan BEM menggunakan sampul belakang warna merah.

UKM menggunakan sampul belakang warna hijau

HMJ menggunakan sampul belakang warna kuning

Kelompok Studi Mahasiswa (KSM) sampul belakang warna biru

5. Sistematika Penyusunan Proposal harus berisi :

1) Latar belakang

Memuat segala hal yang melatar belakangi kegiatan

2) Nama dan tema

a. Nama kegiatan singkat, padat dan menarik serta mudah dimengerti sehingga

tidak menimbulkan penafsiran yang bertentangan dengan tema (bila ada)

b. Tema harus ada apabila kegiatan yang sifatnya berskala besar

3) Jenis kegiatan

Berupa kalimat singkat yang menggambarkan pelaksanaan kegiatan.

4) Tujuan kegiatan

Tujuan Kegiatan harus mencerminkan Visi dan Misi organisasi dan selaras dengan

program kerja

5) Sasaran kegiatan

Mencakup perorangan / kelompok / Institusi yang mudah dimengerti

6) Waktu dan tempat memuat :

a. Hari,Tanggal : cantumkan nama hari (koma) tanggal pelaksanaan kegiatan

b. Waktu : waktu pelaksanaan kegiatan

c. Tempat : lokasi kegiatan dengan alamat lengkap

7) Susunan Kepanitian

Personalia Kepanitiaan harus mencantumkan Nomor Induk Mahasiswa (NIM)/

Nomor Induk Pegawai (NIP):

Page 7: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

8) Jadwal Kegiatan

Mencantumkan susunan acara secara rinci, lengkap dengan alokasi waktu

perkegiatan beserta Narasumber.

9) Peserta

Mencantumkan estimasi jumlah dan daftar peserta yang mengikuti kegiatan

tersebut

10) Anggaran dana

Cantumkan anggaran yang rasional/sesuai yang diperlukan, seperti contoh berikut:

No

O

Nama NIM/NIP Jurusan/angkatan Jabatan

No Uraian Perhitungan

Harga satuan Jumlah Rincian Jumlah satuan

TOTAL

Page 8: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

11) Penutup

Berisi antara lain berisi ucapan terimakasih kepada pimpinan, semua pihak

yang membantu hingga dapat dilaksanakannya kegiatan, mohon maaf bila

terdapat segala kekurangan dalam pembuatan proposal tersebut.

12) Lembar Pengesahan

a) Lembar pengesahan untuk MPM (lampiran_________)

Berisi tempat, tanggal pembuatan proposal pada sudut kanan atas

Sebelah kiri baris pertama Ketua Pelaksana Kegiatan

Sebelah kanan baris pertama Sekretaris Kegiatan

Bagian Tengah baris kedua mengetahui Ketua MPM

Bagian Tengah baris ketiga menyetujui Wakil Direktur III

b) Lembar pengesahan untuk BEM (lampiran___________)

Berisi tempat, tanggal pembuatan proposal pada sudut kanan atas

Sebelah kiri baris pertama Ketua Pelaksana Kegiatan

Sebelah kanan baris pertama Sekretaris Kegiatan

Bagian tengah baris kedua mengetahui Presiden Mahasiswa

Bagian tengah baris ketiga menyetujui Wakil Direktur III

c) Lembar pengesahan untuk UKM (lampiran_______)

Berisi tempat, tanggal pembuatan proposal pada sudut kanan atas

Sebelah kiri baris pertama Ketua Pelaksana Kegiatan

Sebelah kanan baris pertama Sekretaris Kegiatan

Bagian tengah baris kedua mengetahui Presiden Mahasiswa

Bagian tengah baris ketiga menyetujui Wakil Direktur III

d) Lembar Pengesahan untuk HMJ (lampiran )

Berisi tempat, tanggal pembuatan proposal pada sudut kanan atas

Sebelah kiri baris pertama Ketua Pelaksana Kegiatan

Sebelah kanan baris pertama Sekretaris Kegiatan

Bagian kiri baris kedua mengetahui Presiden Mahasiswa

Page 9: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

Bagian tengah baris kedua mengetahui Ketua Program Studi

Bagian kanan baris kedua mengetahui Ketua HMJ

Bagian tengah baris ketiga menyetujui Wakil Direktur III

6. Persyaratan Pengajuan Kegiatan

Organisasi kemahasiswaan mengisi formulir pengajuan kegiatan dan

melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku sebanyak 3

rangkap (1 asli, 2 fotocopy) paling lambat 14 (Empat Belas) hari kerja

sebelum hari “H” (hari pelaksanaan kegiatan)

BAKPK mengeluarkan surat pengantar ke Direktur yang ditanda tangani

oleh Wakil Direktur III Politeknik Negeri Balikpapan

Pengeluaran Dana kegiatan oleh bagian keuangan pada Proposal yang

diajukan adalah maksimal 3 (tiga) hari kerja sebelum hari “H” (hari

pelaksanaan kegiatan)

7. Prosedur pengajuan Proposal

Proposal kegiatan yang akan diajukan oleh Organisasi Kemahasiswaan, agar

diketahui dan ditandatangani oleh Organisasi Kemahasiswaan di atasnya

sesuai struktur kemahasiswaan, sebelum ke Subbag Kemahasiswaan dengan

rincian:

a) Proposal yang diajukan oleh HMJ, agar diketahui dan ditandatangani

oleh BEM paling lambat 3 hari sebelum ke BEM dan Subbag

Kemahasiswaan

b) Proposal yang diajukan oleh BO, agar diketahui dan ditandatangani oleh

MPM paling lambat 3 hari sebelum ke Subbag Kemahasiswaan

c) Proposal yang diajukan HMJ, agar diketahui dan ditandatangani Ketua

Jurusan paling lambat 3 hari sebelum ke BEM dan Subbag

Kemahasiswaan

Untuk proposal yang diajukan oleh MPM/BEM, pengajuan langsung ke

Subbag Kemahasiswaan Politeknik Negeri Balikpapan.

Page 10: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

Proposal yang diajukan paling lambat 8 (delapan) hari kerja sebelum hari

pelaksanaan kegiatan ke Subbag Kemahasiswaan, dengan melengkapi:

a) Surat permohonan Dana ditujukan kepada Wakil Direktur Bidang

Administrasi & Keuangan dan diketahui Wakil Direktur Bidang

Kemahasiswaan

b) Surat ijin Kegiatan ditujukan kepada Wakil Direktur Bidang

Kemahasiswaan

A. Sponsor Kegiatan

1. Sponsor yang mendukung / mendanai kegiatan harus sesuai dengan

ketentuan sebagai berikut :

Saling Menguntungkan

Bukan berasal dan untuk kepentingan Partai Politik

Bukan Produk Minuman Keras

Bukan Produk Yang Berkonotasi Seks

Bukan Produk Rokok

Bukan Produk Illegal atau Barang Terlarang

Produk yang belum tercantum dalam ketentuan di atas, akan diatur

kemudian

2. Pemasangan atribut sponsor harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :

Mendapat izin dari Kepala Bagian Umum, Keuangan dan Kepegawaian

(BUKK)

Ditempatkan pada lokasi sesuai ketentuan berlaku

Tidak mengganggu ketertiban, keindahan dan kebersihan

B. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

1. Pertanggungjawaban keuangan harus memenuhi standar sebagai berikut :

a) Pembelian/biaya dengan harga < Rp. 10.000.000,- menggunakan

kwitansi/bukti pembayaran.

b) Pembelian/biaya dengan harga ≥ Rp. 10.000.000 menggunakan Surat

Perintah Kerja.

Page 11: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

c) Kwitansi/bukti pembayaran asli diserahkan selambat-lambatnya 2 hari

setelah pembayaran dilakukan ke Bagian Kemahasiswaan, fotocopy

kwitansi dilampirkan pada laporan pertanggung jawaban kegiatan.

d) Kegiatan yang sudah dilaksanakan, harus dilaporkan secara tertulis

(LPJ) kepada Wakil Direktur III, melalui Ka.Sub Bag Akademik dan

Kemahasiswaan, maksimal 12 (dua belas) hari kerja setelah kegiatan

berakhir.

2. Sistematika Penyusunan Laporan Pertanggung jawaban harus berisi :

a) Latar belakang

Memuat segala hal yang melatar belakangi kegiatan

b) Nama dan tema

Nama kegiatan singkat, padat dan menarik serta mudah dimengerti

sehingga tidak menimbulkan penafsiran yang bertentangan dengan

tema (bila ada)

Tema harus ada apabila kegiatan yang sifatnya berskala besar

c) Jenis kegiatan

Berupa kalimat singkat yang menggambarkan pelaksanaan kegiatan.

d) Tujuan kegiatan

Tujuan Kegiatan harus mencerminkan Visi dan Misi organisasi dan

selaras dengan program kerja

e) Sasaran kegiatan

Mencakup perorangan/kelompok/Institusi yang mudah dimengerti

f) Waktu dan tempat

Memuat :

Hari,Tanggal : cantumkan nama hari (koma) tanggal

pelaksanaan kegiatan

Waktu : pukul berapa sampai berapa

Tempat : lokasi kegiatan dengan alamat lengkap

g) Susunan Kepanitian

Page 12: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

Personalia Kepanitiaan harus mencantumkan Nomor Induk Mahasiswa

(NIM)/ Nomor Induk Pegawai (NIP):

NO. Nama NIM/NIP Jurusan/Angkatan Jabatan

h) Jadwal Kegiatan

Mencantumkan susunan acara secara rinci, lengkap dengan alokasi

waktu perkegiatan beserta Narasumber.

i) Peserta

Mencantumkan jumlah dan daftar peserta yang mengikuti kegiatan

tersebut

j) Pembiayaan

Cantumkan rincian biaya yang digunakan untuk kegiatan tersebut,

seperti contoh berikut:

No. Uraian Perhitungan

Harga satuan Jumlah Rincian Jumlah satuan

1

2

3

4

5

Page 13: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

k. Hasil Kegiatan

Berisi hasil kegiatan yang dilaksanakan, dapat berupa

isi materi kegiatan

jumlah peserta yang hadir

bentuk hasil dari kegiatan

l. Penutup

Berisi antara lain berisi ucapan terimakasih kepada pimpinan, semua pihak yang

membantu hingga dapat dilaksanakannya kegiatan, mohon maaf bila terdapat

segala kekurangan dalam pembuatan proposal tersebut.

m. Lembar Pengesahan

a) Lembar pengesahan untuk MPM (lampiran_________)

Berisi tempat, tanggal pembuatan proposal pada sudut kanan atas

Sebelah kiri baris pertama Ketua Pelaksana Kegiatan

Sebelah kanan baris pertama Sekretaris Kegiatan

Bagian Tengah baris kedua mengetahui Ketua MPM

Bagian Tengah baris ketiga menyetujui Wakil Direktur III

a) Lembar pengesahan untuk BEM (lampiran___________)

Berisi tempat, tanggal pembuatan proposal pada sudut kanan atas

Sebelah kiri baris pertama Ketua Pelaksana Kegiatan

Sebelah kanan baris pertama Sekretaris Kegiatan

Bagian tengah baris kedua mengetahui Presiden Mahasiswa

Bagian tengah baris ketiga menyetujui Wakil Direktur III

b) Lembar pengesahan untuk UKM (lampiran_______)

Berisi tempat, tanggal pembuatan proposal pada sudut kanan atas

Sebelah kiri baris pertama Ketua Pelaksana Kegiatan

Sebelah kanan baris pertama Sekretaris Kegiatan

Bagian tengah baris kedua mengetahui Presiden Mahasiswa

Bagian tengah baris ketiga menyetujui Wakil Direktur III

Page 14: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

d) Lembar Pengesahan untuk HMJ(lampiran )

Berisi tempat, tanggal pembuatan proposal pada sudut kanan atas

Sebelah kiri baris pertama Ketua Pelaksana Kegiatan

Sebelah kanan baris pertama Sekretaris Kegiatan

Bagian kiri baris kedua mengetahui Presiden Mahasiswa

Bagian tengah baris kedua mengetahui Ketua Program Studi

Bagian kanan baris kedua mengetahui Ketua HMJ

Bagian tengah baris ketiga menyetujui Wakil Direktur III

1. Lampiran

a. Daftar hadir kegiatan

b. Materi kegiatan

c. Fotocopy kwitansi/bukti pembayaran

d. Dokumentasi Kegiatan

3. Laporan Pertanggung Jawaban diserahkan ke Ka.Sub Bag Akademik dan

Kemahasiswaan untuk dievaluasi dan diparaf (disahkan), selanjutnya

diserahkan ke Wakil Direktur III untuk ditanda tangani

4. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) harus dijilid / berbentuk buku, dengan

ketentuan : 3 rangkap

5. BEM, MPM, UKM dan HMJ yang telah selesai melaksanakan kegiatan,

namun belum menyampaikan Laporan Pertanggungjawabannya (LPJ), maka

tidak diperkenankan mengajukan Proposal berikutnya.

3.5.8. Bagian Surat

Urutan sederhana bagian-bagian dari suatu surat resmi adalah sebagai berikut :

1. Kepala (Kop) Surat

Surat resmi biasanya ditulis pada kertas yang memiliki kop surat yang

disusun dengan lay-out yang menarik, tetapi harus tetap sesuai standar

Page 15: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

baku organisasi tersebut. Pada kepala surat dapat dicetak hal-hal yang

merupakan identitas organisasi, yaitu :

a. Nama Institusi atau Kepanitiaan.

b. Alamat atau sekretariat organisasi.

c. Nomor telepon, Contact Person, Faximile, Website, Homepage dan

Email.

d. Lambang Institusi atau Kepanitiaan.

Kertas berkepala surat hanya bisa dipakai untuk kepentingan organisasi,

tidak perkenankan untuk kepentingan pribadi. Menggunakan Kop surat

Organisasi Kemahasiswaan yang bersangkutan atau kepanitiaan dengan

logo Plitenik Negeri Balikpapan di sebelah kiri atas dan logo organisasi /

kepanitiaan disebelah kanan sejajar.

Contoh:

2. Nomor Surat

Setiap surat resmi hendaknya diberi nomor dengan tujuan untuk :

Page 16: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

a. Memudahkan pengarsipan surat.

b. Memudahkan perhitungan jumlah surat keluar atau masuk dalam periode

tertentu.

c. Menunjukan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan merujuk

nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti.

Melalui rangkaian kode nomor surat dapat diketahui jenis dan klasifikasi

surat tanpa perlu membaca isinya. Penomoran surat umumnya bervariasi

sesuai dengan kebijaksanaan organisasi atau kepanitiaan tersebut.

Umumnya rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode internal

atau eksternal, bulan, dan tahun pembuatan surat. Adapun contoh

penomoran surat adalah sebagai berikut :

Posisi nomor surat ada dua jenis, yaitu :

a. Dalam surat berperihal, maka nomor surat ditempatkan di bagian kiri

atas surat, tepat di bawah kepala surat.

b. Dalam surat berjudul, maka nomor surat diletakkan di bawah judul

surat.

3. Waktu dan Tempat Pembuatan Surat

Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat adalah tidak

wajib diawali dengan nama kota, karena telah tercantum pada kepala surat.

Penulisan tanggal, bulan dan tahun mutlak tidak boleh disingkat atau

divariasikan, dan nama bulan tidak boleh diganti dengan angka.

Page 17: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

4. Lampiran

Dokumen yang merupakan satu kesatuan dengan surat pengantarnya. Lampiran

diletakkan di bagian kiri atas, dibawah nomor surat. Yang dicantumkan hanya

jumlahnya (halaman atau eksemplar). Namun pada isi surat disampaikan juga

bahwa surat tersebut ada lampirannya dan isi dari lampiran tersebut.

5. Hal atau Perihal

Sebagai petunjuk tentang masalah pokok surat yang identik fungsinya dengan

judul. Surat yang biasanya ditulis dengan sistem judul, misalnya surat keputusan,

surat perjanjian, surat perintah, dan surat penugasan. Ada juga surat yang ditulis

baik dengan sistem judul maupun perihal, misalnya surat permohonan, surat

undangan, dan surat edaran. Adapun beberapa ketentuan penulisan perihal, yaitu :

a. Perihal surat tidak boleh ditulis dengan huruf kapital karena huruf kapital

hanya dipakai untuk judul surat. Juga berperan menjadi pembeda antara surat

yang memiliki perihal dengan surat yang memiliki judul.

b. Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.

c. Bila kalimat perihal lebih dari satu baris, maka jarak pengetikan antar baris

adalah satu spasi.

Page 18: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

6. Alamat Tujuan

Kata yang terhormat atau disingkat Yth. Biasa dipakai jika surat ditujukan kepada

seseorang yang dihormati atau jika surat ditujukan kepada seseorang dengan

menuliskan nama jabatannya yang diikuti nama organisasi. Tetapi bila ditujukan

kepada suatu organisasi tidak perlu dibubuhi Yth. Pada akhir setiap baris,

termasuk baris terakhir yang berisi nama kota (daerah) tidak diberi tanda titik.

7. Isi

surat

a. Pendahuluan (kalimat pembukaan isi surat wajib ditulis singkat dan jelas)

b. Isi pokok (uraian lugas sebagai inti isi surat)

c. Penutup (kalimat yang mengakhiri isi surat)

8. Kaki atau Penutup Surat

a. Nama Jabatan Penandatangan.

b. Nama Terang Penandatangan, ditulis dengan cetak tebal dan digaris

bawah, tanpa kurung buka dan tutup.

c. NIP (Nomor Induk Pegawai) atau NIM (Nomor Induk Mahasiswa),

seyogyanya diwajibkan keberadaannya sebagai identitas.

d. Cap (Stempel) Institusi atau Kepanitiaan, sekretaris

e. Tembusan, ditujukan pada pihak-pihak yang berwenang, memerlukan atau

berhubungan dengan isi surat.

Page 19: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

BAB IV.

TUGAS POKOK DAN FUNGSI PEMBINA ORGANISASI MAUPUN UNSUR PENDUKUNG KEMAHASISWAAN

Pembina Organisasi Kemahasiswaan

1. Membina dan membimbing kegiatan dan aktifitas ekstrakulikuler, agar kegiatan

organisasi berjalan dengan baik dan terarah

2. Bertanggungjawab terhadap organisasi yang dibina / dibimbingnya untuk

mencapai prestasi yang lebih baik dalam penalaran dan keilmuan, minat dan

kegemaran, kesejahteraan dan bakti sosial

3. Bertanggung jawab serta melaporkan kegiatan organisasi yang dibinanya kepada

Wakil Direktur Bidang Kemahasiswaan Politeknik Negeri Balikpapan

Unsur pendukung Kemahasiswaan berfungsi :

1. Pelayanan administrasi kegiatan kemahasiswaan, termasuk proposal kegiatan

2. Pelayanan pengajuan klaim asuransi kecelakaan (lihat lampiran)

3. Pengurusan beasiswa (lampiran)

4. Pelayanan kebutuhan perlangkapan kegiatan kemahasiswaan (lihat lampitan)

5. melaksanakan tugas yang didelegasikan oleh Wakil Direktur Bidang

Kemahasiswaan

Page 20: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

BAB V.

FASILITAS, SARANA, DAN PRASARANA

Penggunaan Fasilitas, Sarana Dan Prasarana

Penggunaannya diatur oleh Majelis Pemusyawaratan Mahasiswa dengan

berkoordinasi pada unsur Pendukung Kemahasiswaan (bagian terkait) dan diketahui

Wakil Direktur Bidang Kemahasiswaan Politeknik Negeri Balikpapan.

Di dalam Politeknik Negeri Balikpapan

1. Sekretariat

2. Ruang / Aula / Gedung

3. Peralatan Elektronik

4. Furniture

5. Kesehatan

6. Asuransi

7. Sarana Ibadah

8. Sarana Publikasi

Prosedur Penggunaan Fasilitas, Sarana, dan Prasarana

Di dalam Politeknik Negeri Balikpapan

1. Sekretariat

Setiap Organisasi Kemahasiswaan memperoleh sebuah ruangan (dikondisikan

dengan keadaan kampus) yang di peruntukan sebagai pusat kegiatan administrasi

Organisasi yang disebut Sekretariat, yang berlokasi didalam kampus Politeknik

Negeri Balikpapan dan tata tertib penggunaan sekretariat diatur oleh WAKIL

DIREKTUR III.

2. Ruang / Aula / Gedung

Untuk penggunaan Ruang / Aula / Gedung harus dikoordinasikan terlebih dahulu

dengan Kepala Urusan Rumah Tangga, untuk disetujui oleh Wakil Direktur Bidang

Kemahasiswaan, kemudian oleh pihak penyelenggaraan kegiatan, tembusannya

dikirimkan kepada satpam Politeknik Negeri Balikpapan

3. Peralatan Kegiatan

Dapat digunakan dengan cara mengajukan permohonan peminjaman secara tertulis

kepada Subbag Perlengkapan dengan persetujuan Wakil Direktur Bidang

Kemahasiswaan

4. Perlengkapan Kegiatan

Dapat digunakan dengan cara mengajukan permohonan peminjaman secara tertulis

kepada Subbag Perlengkapan atau Urusan Rumah Tangga dengan persetujuan

Wakil Direktur Bidang Kemahasiswaan

5. Ruang Kesehatan

Page 21: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

6. Asuransi

Mahasiswa yang telah melaksanakan kewajiban akademik berhak mengajukan

klaim asuransi kecelakaan, apabila kecelakaan tersebut terjadi selama waktu

per-kuliahan dan atau kegiatan ekstrakurikuler yang seizin Wakil Direktur

Bidang Kemahasiswaan

Klaim asuransi diajukan ke Subbag Kemahasiswaan dengan alur Pelayanan

terlampir

7. Sarana Ibadah

Sarana Ibadah digunakan sesuai fungsi dan penggunaannya yang telah di tetapkan

oleh Pimpinan terkait

8. Sarana Publikasi

Saran publikasi berupa papan pengumuman, media publikasi berupa pamflet,

spanduk dan sebagainya. Tempat pemasangan spanduk dan sebagainya dapat

digunakan sesuai fungsi dan penggunaannya yang telah ditetapkan oleh Pimpinan

serta diatur oleh BEM

Page 22: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

BAB VI.

TATA TERTIB UMUM DAN KODE ETIK

Tata Tertib Kemahasiswaan

1. Mematuhi kode etik kemahasiswaan

2. Tidak menggangu ketertiban umum, terutama pada fasilitas umum dan ruangan

proses belajar mengajar

3. Dilarang merokok di daerah yang tidak ditetapkan sebagai Smoking Area

4. Dilarang bermain kartu dan judi dalam bentuk apapun di lingkungan Politeknik

Negeri Balikpapan

5. Dilarang membawa dan mempergunakan minuman keras / narkoba / senjata api

(tajam)

Tata Tertib Organisasi Kemahasiswaan

1. Mematuhi kode etik organisasi

2. Anggotanya mematuhi peraturan / tata tertib organisasinya masing-masing dan

menghormati tata tertib organisasi lainnya yang ada di Politeknik Negeri

Balikpapan, seperti MPM, BEM, UKM, dan HMJ

3. Mempunyai daftar nama dan biodata anggota, yang jelas dan benar

4. Terjalin komunikasi yang harmonis, demokratis, terbuka dan kekeluargaan sebagai

civitas akademika Politeknik Negeri Balikpapan

Untuk masing-masing Organisasi, sebagai berikut :

A. Majelis Permusyawaratan Mahasiswa (MPM) :

1. MPM berkedudukan sebagai lembaga kemahasiswaan tertinggi ditingkat

Politeknik Negeri Balikpapan, serta sebagai pelaksana fungsi legislatif dan

yudikatif

2. Anggota MPM terdiri dari anggota wakil dari jurusan dan Program khusus yang

dipilih secara proporsional

3. Struktur organisasi MPM sekurang-kurangnya adalah sebagai berikut :

a. Pimpinan terdiri dari Ketua Umum dan Sekretaris Umum

b. Ketua-ketua komisi

c. Anggota-anggota komisi

4. Masa bhakti kepengurusan MPM adalah 1 (satu) periode terhitung sejak serah

terima jabatan

5. Setiap anggota MPM mempunyai hak :

a. Hak Amandemen, Hak Budget, Hak Inisiatif, Hak Resolusi dan Hak Referendum

b. Membuat peraturan-peraturan yang tidak bertentangan dengan AD / ART

Politeknik Negeri Balikpapan.

c. Meminta laporan pertanggung jawaban ketua umum BEM dan HMJ Politeknik

Negeri Balikpapan

Page 23: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

d. Mencabut surat mandat Ketua Umum BEM, dan HMJ Politeknik Negeri

Balikpapan.

e. Menerima dan menolak pengunduran diri Ketua Umum BEM dan HMJ Politeknik

Negeri Balikpapan.

f. Memberikan sanksi kepada anggota Organisasi kemahasiswaan Politeknik Negeri

Balikpapan.

g. Menerima atau menolak Laporan Pertanggung jawaban Ketua umum BEM dan

HMJ Politeknik Negeri Balikpapan.

h. Menerima, menimbang dan mengesyahkan pengajuan pembentukan Badan

Otonom ditingkat Politeknik.

i. Menerima, menimbang dan mengesyahkan pengajuan pembentukan Unit Kegiatan

Mahasiswa

j. Merekomendasikan kembali pengesahan HMJ dan UKM melalui kongres BEM

Politeknik Negeri Balikpapan

k. Setiap anggota MPM Politeknik Negeri Balikpapan mempunyai kewajiban :

1. Menampung, mempertimbangkan dan menindak lanjuti segala aspirasi anggota

BEM Politeknik Negeri Balikpapan yang disampaikan kepada MPM Politeknik

Negeri Balikpapan.

2. Menaati hasil sidang MPM Politeknik Balikapapan.

3. Memberikan mandat untuk pelaksanaan Pemira Politeknik Negeri Balikpapan.

4. Memberikan mandat sebagai formatur terpilih sebagai Ketua Umum BEM

Politeknik Negeri Balikpapan

5. Menerima menimbang dan menetapkan rancangan susunan pengurus BEM dan

HMJ Politeknik Negeri Balikpapan.

6. Mengawasi hasil-hasil sidang BEM dan HMJ Politeknik Negeri Balikpapan

7. Mengawasi pelaksanaan sidang BEM dan HMJ Politeknik Negeri Balikpapan

8. Membantu menyelesaikan masalah yang timbul didalam BEM Politeknik

Negeri Balikpapan

9. Menyusun dan menetapkan GBHK BEM UKM dan HMJ Politeknik Negeri

Balikpapan

Anggota MPM diberhentikan karena :

1. Anggota MPM diberhentikan karena :

a. Meninggal Dunia

b. Drop Out

c. Atas permintaan sendiri secara tertulis kepada Ketua Umum MPM

d. Melanggar ketentuan Organisasi

e. Kehilangan status mahasiswa

1. Setiap anggota MPM tidak diperkenankan untuk :

a. Merangkap jabatan dan/atau kepengurusan BEM, HMJ, dan UKM

b. Menjadi Organizing Committe kegiatan yang diselenggarakan oleh BEM,

HMJ, dan UKM

Page 24: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

2. Persidangan MPM terdiri dari :

I. Sidang Istimewa, memiliki kewenangan :

a. Meminta pertanggung jawaban Ketua Umum BEM bila terjadi penyimpangan

AD/ART dan ketetapan MPM Politeknik Negeri Balikpapan

b. Mencabut mandat Ketua Umum BEM

c. Mengangkat pejabat sementara Ketua Umum BEM

d. Diadakan sewaktu-waktu bila dianggap perlu (Peserta Sidang Istimewa adalah

Anggota MPM, BPH/Badan Pelaksana Harian) terbatas & BEM, sebagai

undangan wajib yang memiliki hak bicara tanpa hak suara)

II. Sidang Umum, memiliki kewenangan :

a. Mengamandemen AD/ART Politeknik Negeri Balikpapan

b. Meminta pertanggungjawaban Ketua Umum BEM, UKM dan HMJ pada akhir

masa jabatannya

c. Diadakannya sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam se-periode (Peserta

Sidang Umum adalah anggota MPM) terbatas , BEM, UKM dan HMJ sebagai

undangan wajib yang memiliki hak bicara tanpa hak suara)

III. Sidang Pleno, memiliki kewenangan :

a. Menetapkan peraturan yang tidak termasuk pada kewenangan SI dan SU

b. Diadakan sekurang-kurangnya 1 (satu) periode sekali (Peserta Sidang Pleno

adalah anggota MPM dan atau undangan yang mempunyai hak bicara tanpa hak

suara).

IV. Sidang Komisi, memiliki kewenangan :

a. Menetapkan selain ketentuan-ketentuan peraturan SI, SU dan sidang pleno

sesuai dengan bidang kerjanya

b. Dilakukan sekurang-kurangnya sebulan sekali.

3. MPM memiliki komisi-komisi yang disesuaikan dengan kebutuhan Organisasi.

4. Ketentuan Tata tertib MPM yang belum diatur pada buku panduan ini akan

ditetapkan oleh Ketetapan MPM

B. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) :

1. BEM Politeknik Negeri Balikpapan adalah Badan Eksekutif tertinggi sebagai

mandataris MPM

2. Ketua / Formatur BEM dipilih melalui Pemira Politeknik Negeri Balikpapan oleh

seluruh mahasiswa Politeknik Negeri Balikpapan secara luber (langsung, umum,

Page 25: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

bebas, rahasia) dan jurdil (jujur,adil). Pemilihan baru dapat dilaksanakan bila

terdapat dua calon atau lebih.

3. Masa hakti BEM adalah 1 (satu) periode sejak menerima mandat dari MPM dan

Ketua Umumnya tidak dapat dipilih kembali

4. Struktur kepengurusan BEM sekurang-kurangnya terdiri dari :

a. Ketua Umum dan Wakil Ketua Umum

b. Sekretaris Umum

c. Bendahara Umum

d. Ketua-ketua Bidang

5. BEM mempunyai kewajiban :

a. Melaksanakan dan menaati hasil sidang MPM Politeknik Negeri Balikpapan

b. Mengurus, program kerja dan anggaran BEM Politeknik Negeri Balikpapan

yang akan dijalankan selama masa jabatannya

c. Memberikan laporan secara lisan dan tulisan kepada MPM Politeknik Negeri

Balikpapan atas pelaksanaan program kerja dan kebijakan BEM Politeknik

Negeri Balikpapan setiap 1 semester atau bila diminta oleh MPM Politeknik

Negeri Balikpapan

d. Melakukan koordinasi dengan Badan Otonom yang ada

e. Melakukan komando koordinatif dengan HMJ dan UKM

6. BEM mempunyai hak :

a. Membentuk panitia-panitia yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas

yang diberikan

b. Meminta dan menerima laporan pertanggung jawaban dari panitia yang telah

melaksanakan tugas-tugas yang diberikan

c. Mengusut dan memeriksa penyelewengan yang dilakukan oleh pengurus BEM

Politeknik Negeri Balikpapan dan panitia-panitia yang dibentuk

d. Memberikan penghargaan kepada anggota pengurus/anggora yang berjasa

e. Mengajukan berbagai usulan kepada MPM Politeknik Negeri Balikpapan

7. Rapat-rapat BEM Politeknik Negeri Balikpapan :

a. Rapat BPH terbatas adalah rapat yang diadakan secara berkala

b. Rapat kerja adalah rapat Kepengurusan BEM Politeknik Negeri Balikpapan

yang merancang program kerja dan anggaran belanja

c. Rapat BPH terbatas yang berhubungan dengan bidangnya

8. Diharapkan untuk tidak melaksanakan kegiatan yang serupa dengan kegiatan

UKM / Organisasi Kemahasiswaan yang lain

9. Membuat laporan pertanggung jawaban secara tertulis di setiap akhir kegiatan

dan di akhir masa jabatan kepengurusan BEM kepada MPM.

C. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)

1. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) adalah wadah kegiatan dan kreasi mahasiswa

Politeknik Negeri Balikpapan dalam satu bidang peminatan ditingkat Politeknik

Negeri Balikpapan

2. UKM berkedudukan dibawah pengawasan lembaga yudikatif dan lembaga

legislatif ditingkat Politeknik Negeri Balikpapan yaitu MPM

Page 26: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

3. UKM berkedudukan dibawah garis komando koordinatif Mentri Pembina

Organisasi BEM Politeknik Negeri Balikpapan

4. UKM berkedudukan sebagai lembaga kemahasiswaan pelaksana kegiatan-

kegiatan mahasiswa ditingkat Politeknik Negeri Balikpapan

5. Masa bhakti kepengurusan UKM selama 1 (satu) periode sejak serah terima

kepengurusan dan tidak dapat dipilih kembali

6. Menaati ketetapan MPM

7. Pengesahan dan pengukuhan UKM dilakukan oleh Majelis Permusyawaratan

Mahasiswa Politeknik Negeri Balikpapan melalui mekanisme sidang pleno

8. Menaati Tata Tertib UKM yang berlaku

9. Memenuhi undangan dari MPM Politeknik Negeri Balikpapan atau BEM

Politeknik Negeri Balikpapan.

10. Mengadakan fokus kegiatan harus sesuai dengan Visi dan Misi UKM tersebut

11. Menyusun dan menjalankan program kerja

12. Melaksanakan kegiatan hendaknya sesuai dengan program kerja yang telah

disusun serta diketahui BEM dan disetujui Wakil Direktur Bidang

Kemahasiswaan Politeknik Negeri Balikpapan

13. Diharapkan untuk tidak melaksanakan kegiatan yang serupa dengan kegiatan

UKM / Organisasi Kemahasiswaan yang lain

14. Diperbolehkan bekerja sama dengan lembaga formal kemahasiswaan Politeknik

Negeri Balikpapan lainnya dalam melaksanakan suatu kegiatan

15. Melaporkan kegiatan yang akan dilaksanakan kepada MPM secara tertulis dalam

bentuk proposal dengan persetujuan BEM

16. Membuat laporan pertanggung jawaban secara tertulis di setiap akhir kegiatan

dan di akhir masa jabatan kepengu-rusan UKM kepada MPM dan BEM.

D. Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) :

1. Himpunan Mahasiswa Jurusan atau HMJ adalah Badan Eksekutif tingkat

jurusandi lingkungan Politeknik Negeri Balikpapan

2. Pencalonan dan pemilihan Ketua HMJ dilakukan secara langsung dan

mekanismenya diserahkan kepada masing-masing jurusan

3. Formasi kepengurusan HMJ disesuaikan dengan kondisi masing-masing jurusan

4. Masa bhakti kepengurusan HMJ adalah satu tahun terhitung sejak menerima

mandat dari MPM dan Ketua HMJ tidak dapat dipilih kembali

5. Melaksanakan dan menaati hasil-hasil sidang MPM

6. Membentuk kepanitiaan yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas

tertentu

7. Melaksanakan kegiatan hendaknya sesuai dengan program kerja yang disusun

dengan persetujuan Ketua Jurusan masing-masing

8. Setiap kegiatan yang beruang lingkup internal jurusan harus dengan persetujuan

secara tertulis Ketua Jurusan

9. Setiap kegiatan yang berskala Politeknik Negeri Balikpapan harus seizin dan

sepengetahuan secara tertulis oleh Ketua Jurusan, Badan Eksekutif Mahasiswa

dan Wakil Direktur Bidang Kemahasiswaan Politeknik Negeri Balikpapan

Page 27: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

10. Diharapakan untuk tidak melaksanakan kegiatan yang serupa dengan kegiatan

UKM/Organisasi kemahasiswaan yang lain kecuali dalam lingkup jurusan

masing-masing

11. Mengusut dan memeriksa dugaan penyelewangan yang dilakukan oleh para

pengurus HMJ dan panitia-panitia yang dibentuk

12. Diperbolehkan bekerja sama dengan lembaga formal kemahasiswaan lainnya

dalam melaksanakan suatu kegiatan

13. Memberikan laporan secara lisan dan tulisan kepada MPM atas pelaksanaan

program kerja dan kebijakan HMJ setiap 1 (satu) semester sekali atau bila

diminta MPM

14. Meminta dan menerima laporan pertanggungjawaban dari kepanitiaan yang telah

melaksanakan tugas-tugas yang diberikan

15. Membuat laporan pertanggungjawaban kepengurusan kepada MPM.

a. Tata Tertib Penggunaan Fasilitas Kegiatan Kemahasiswaan

1. Setiap pengguna fasilitas, sarana dan prasarana harus mengikuti prosedur dan

aturan yang berlaku

2. Untuk penggunaan sarana ibadah harus dikoordinasikan dengan pimpinan terkait

(misal : Masjid Darul ’Ilmi koordinasikan dengan DKM)

3. Setiap penggunaan fasilitas, sarana dan prasarana harus tetap menjaga ketertiban,

keamanan dan kebersihan serta keutuhan

b. Kode Etik Kemahasiswaan

1. Tidak bertentangan dengan Pancasila dan Undang-undang Dasar 1945, Agama,

serta Visi, Misi Politeknik Negeri Balikpapan

2. Mempunyai visi dan misi yang jelas serta rasional

3. Saling membantu dan menghargai kegiatan organisasi kemahasiswaan lainnya

yang sah dalam lingkup Politeknik Negeri Balikpapan

A. Pendirian & Pembubaran Organisasi Kemahasiswaan

Persyaratan Pendirian Organisasi Kemahasiswaan (selain MPM dan BEM),

sebagai berikut :

a. Memiliki arah tujuan dan rencana kerja organisasi yang jelas.

b. Tidak memiliki kesamaan bentuk maupun program kerja dari Organisasi

Kemahasiswaan yang sudah ada

c. Didukung melalui tandatangan dan fotocopy KTM setidaknya minimal 25 dari

mahasiswa Politeknik Negeri Balikpapan dan dengan persetujuan sidang pleno

MPM

d. Mendapat persetujuan dari Wakil Direktur Bidang Kemahasiswaan Politeknik

Negeri Balikpapan

e. Mempunyai anggota aktif minimal 10 mahasiswa yang berstatus mahasiswa

aktif

Page 28: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

f. Mempunyai Aturan Khusus serta program kerja

g. Mempunyai struktur organigram dengan uraian tugas yang jelas.

h. Kepengurusan bertanggungjawab kepada Pimpinan sesuai Struktur

Kemahasiswaan di Politeknik Negeri Balikpapan.

i. Kepengurusan Tidak Merangkap Jabatan dengan Organisasi Internal kampus

secara struktural.

j. Melewati proses percobaan selama 6 bulan.

B. Persyaratan Pembubaran Organisasi Kemahasiswaan (selain MPM dan

BEM), sebagai berikut :

a. Melanggar Peraturan Politeknik, dan atau Tata Tertib Organisasi

Kemahasiswaan bersangkutan baik secara organisasi maupun kegiatan.

b. Kepengurusan tidak berjalan sesuai Program Kerja Organisasi Kemahasiswaan

bersangkutan

c. Mendapat mosi tidak percaya dari anggota Organisasi Kemahasiswaan

bersangkutan yang disetujui oleh rapat MPM

d. Untuk hal-hal yang bersifat khusus dan telah di-musyawarahkan bersama

dengan MPM dan Organisasi Kemahasiswaan yang bersangkutan, Pimpinan

Politeknik Negeri Balikpapan mempunyai kewenangan penuh untuk

membubarkan Organisasi Kemahasiswaan tersebut.

C. Kode Etik Kegiatan Mahasiswa

a. Kegiatan tidak bertentangan dengan Kode Etik Organisasi

b. Kegiatan mendapat izin resmi dan tertulis dari Pimpinan Politeknik Negeri

Balikpapan atau petugas yang ditunjuk

c. Kegiatan tidak bertentangan dengan Peraturan Pendidikan Politeknik Negeri

Balikpapan

d. Kegiatan dan aktifitasnya dapat dipertanggungjawabkan secara moral dan

formal

e. Menjalankan disiplin administrasi, disiplin organisasi dan transparansi

f. Kegiatan dapat meningkatkan iman & takwa, ilmu pengetahuan & teknologi

g. Saling menghargai dan menghormati kegiatan sesama Organisasi

h. Kegiatan tidak bersifat destruktif & anarkis

i. Lokasi kegiatan jelas, acara yang terkoordinir dan kepanitiaan yang

berkompeten

j. Panitia kegiatan merupakan bagian dari civitas akademika Politeknik Negeri

Balikpapan dan atau orang yang ditunjuk/mendapat izin Pimpinan Politeknik

Negeri Balikpapan

k. Personalia kepanitiaan kegiatan sebaiknya bergantian

D. Kode Etik Kemahasiswaan

a. Mematuhi Peraturan Pendidikan Politeknik Negeri Balikpapan

b. Menaati peraturan yang berlaku di Jurusan masing-masing

Page 29: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

c. Saling menjaga norma-norma kesusilaan, kenyamanan, kesopanan dan

keamanan bersama

d. Saling menghargai dan menghormati dalam menjalankan ibadah agama

masing-masing

e. Berpakaian dan berpenampilan sopan

f. Mengikuti kegiatan-kegiatan organisasi kemahasiswaan resmi di lingkungan

Politeknik Negeri Balikpapan

E. Sanksi-sanksi Organisasi Kemahasiswaan

Sanksi diberikan kepada organisasi kemahasiswaan dengan tahapan-tahapan

sebagai berikut :

a. Peringatan Lisan : Peringatan lisan dapat diberikan atas pelanggaran tata tertib

yang dilakukan oleh Organisasi Kemahasiswaan

b. Peringatan Tertulis : Peringatan tertulis diberikan atas dasar tidak

diindahkannya peringatan lisan. Bila peringatan tertulis pertama tidak

diindahkan, maka akan diberikan peringatan tertulis kedua

c. Pembekuan Organisasi : diberlakukan bila Organisasi Kemahasiswaan tidak

mengindahkan peringatan tertulis kedua. Yang telah melalui sidang pleno

MPM

d. Pembubaran Organisasi : pembubaran Organisasi Kemahasiswaan dapat

dilakukan apabila tahapan point 1,2 dan 3 telah dilewati dan tidak ada

perubahan sampai diputuskan oleh sidang pleno MPM Sanksi diberikan sesuai

struktur Kemahasiswaan.

F. Sanksi-sanksi Mahasiswa

a. Sesuai dengan Peraturan Pendidikan Politeknik Negeri Balikpapan

b. Sanksi-sanksi yang belum diatur dalam Peraturan Pendidikan Politeknik

Negeri Balikpapan, akan ditentukan kemudian melalui Ketetapan MPM atas

persetujuan tertulis dari Wakil Direktur Bidang Kemahasiswaan Politeknik

Negeri Balikpapan

Sanksi diberikan kepada pengurus organisasi kemahasiswaan dengan tahapan-

tahapan sebagai berikut :

a. Peringatan Lisan : Peringatan lisan dapat diberikan atas pelanggaran tata tertib

yang dilakukan oleh Pengurus Organisasi Kemahasiswaan

b. Peringatan Tertulis : Peringatan tertulis diberikan atas dasar tidak

diindahkannya peringatan lisan. Bila peringatan tertulis pertama tidak

diindahkan, maka akan diberikan peringatan tertulis kedua

c. Pembekuan Status: diberlakukan bila Pengurus Organisasi Kemahasiswaan

tidak mengindahkan peringatan tertulis kedua. Yang telah melalui sidang

pleno MPM

Page 30: PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK · PDF filePEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA ... (Permira) untuk memilih Anggota MPM dan ... melampirkan proposal yang telah dijilid/berbentuk buku

PEDOMAN ORGANISASI MAHASISWA POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN

c. Pencabutan Jabatan Organisasi : Pencabutan Jabatan Organisasi

Kemahasiswaan dapat dilakukan apabila tahapan point 1,2 dan 3 telah dilewati

dan tidak ada perubahan sampai diputuskan oleh sidang pleno MPM Sanksi

diberikan sesuai struktur Kemahasiswaan

BAB VIII

PENUTUP

Hal-hal yang belum diatur pada buku panduan ini, akan ditentukan kemudian melalui

ketetapan MPM dengan mendapat persetujuan tertulis dari Wakil Direktur Bidang

Kemahasiswaan Politeknik Negeri Balikpapan.