PEKELILING BENDAHARI BIL : 3/2008

PEJABAT BENDAHARI

No Rujukan : 100-BBI(PTA.6/6) Tarikh : 1 Februari 2008

Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Malaysia

Pengarah UiTM Negeri

Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia

Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri

Yg. Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan

GARIS PANDUAN PROSES PANGGILAN DAN ANALISA SEBUT HARGA RASMI

1.0 TUJUAN

Pekeliling ini disediakan bertujuan untuk memberi garis panduan kepada

Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan Unit Kewangan Zon UiTM Malaysia /

Pejabat Bendahari UiTM Negeri bagi melancarkan proses panggilan Sebut

Harga Rasmi dan penyediaan analisa Sebut Harga Rasmi.

1

2

2.0 TAKRIFAN

2.1 “Pusat Tanggungjawab (PTJ)” meliputi semua Bahagian, Fakulti,

Jabatan, Pusat, Akademi dan Kampus UiTM Negeri yang menerima

agihan peruntukan tahunan.

2.2 “Ketua Pusat Tanggungjawab” bermaksud ketua yang telah diberi

kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber

kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat

Tanggungjawab di bawah kawalannya.

2.3 “Jawatankuasa Teknikal Peralatan” adalah jawatankuasa yang

dilantik untuk menilai keperluan dan spesifikasi suatu peralatan.

2.4 “Perolehan” adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan

atau kerja-kerja untuk memenuhi keperluan universiti bagi

menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan.

2.5 “Bekalan” adalah barangan yang dibekal bagi menjalankan

sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Ianya juga

merupakan input kepada sesuatu proses kerja. Contoh bekalan

adalah seperti peralatan makmal / penyelidikan, bahan binaan,

makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat.

2.6 “Perkhidmatan” adalah khidmat tenaga manusia atau

kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk melaksanakan dan

menyiapkan sesuatu kerja tertentu. Bidang perkhidmatan adalah

terbahagi kepada dua (2) seperti berikut:-

(a) Perkhidmatan Bukan Perunding:

Perkhidmatan bukan perunding adalah seperti pengendalian

kursus dan latihan, penyelenggaraan dan pembaikan,

3

pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan

bangunan.

(b) Perkhidmatan Perunding:

Perkhidmatan perunding meliputi semua jenis kajian seperti

kajian ekonomi, penswastaan, pengurusan, pembangunan

fizikal yang memerlukan input seperti senibina, kejuruteraan

dan kerja-kerja ukur, pengurusan, perundangan dan

kepakaran dalam bidang-bidang khusus seperti alam sekitar

dan pertanian. Urusan Perlantikan Perunding adalah tidak

termasuk dalam skop pekeliling ini.

2.7 “Kerja” adalah merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja

pembinaan dan sivil seperti bangunan, lapangan terbang,

pelabuhan, jalan raya, tapak kawasan dan empangan air serta kerja

perparitan. Ia juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.

2.8 “Perolehan melalui Tender” adalah perolehan bekalan /

perkhidmatan / kerja-kerja yang nilainya melebihi RM200,000.

2.9 “Panggilan Tender” adalah proses mempelawa syarikat yang

berkelayakan dengan sebaran meluas melalui akhbar harian utama

untuk menyertai tawaran bagi perolehan barang / perkhidmatan /

kerja-kerja yang bernilai melebihi RM200,000 bagi setiap panggilan.

2.10 “Analisa Tender” adalah proses penilaian ke atas tawaran yang

dikemukakan oleh petender mengikut format yang telah ditetapkan.

Bagi tender peralatan, analisa tender disediakan oleh dua (2)

jawatankuasa yang berasingan seperti berikut:

a. Jawatankuasa Teknikal Peralatan ialah jawatankuasa yang

dilantik untuk menilai peralatan dari sudut spesifikasi teknikal.

4

b. Jawatankuasa Analisa Harga ialah jawatankuasa yang

dilantik untuk menilai tawaran dari sudut harga yang

ditawarkan, kemampuan kewangan, pengalaman petender

dan syarat-syarat lain dalam dokumen harga tender.

2.11 “Lembaga Perolehan UiTM” adalah lembaga yang membuat

keputusan berhubung dengan perolehan melalui tender seperti

berikut:

a. Lembaga Perolehan A UiTM, bertanggungjawab untuk

mempertimbangkan dan meluluskan perolehan bekalan,

perkhidmatan dan kerja yang bernilai melebihi RM20 juta

hingga RM100 juta serta meluluskan yuran perunding tidak

melebihi RM5 juta bagi setiap projek.

b. Lembaga Perolehan B1 (Bekalan Dan Perkhidmatan) UiTM, bertanggungjawab untuk mempertimbang dan

meluluskan perolehan bekalan dan perkhidmatan yang

bernilai melebihi RM200,000 hingga RM20 juta.

c. Lembaga Perolehan B2 (Pembangunan Dan Penyelenggaraan Fizikal) UiTM, bertanggungjawab untuk

mempertimbangkan dan meluluskan perolehan kerja-kerja

dan perkhidmatan ( yang diuruskan oleh Pejabat Pengurusan

Fasiliti dan Bahagian Pembangunan ) yang bernilai melebihi

RM200,000 hingga RM20 juta.

2.12 ”Perolehan melalui Sebut Harga Rasmi” adalah perolehan

bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga

RM200,000 dan bagi perolehan Kerja yang bernilai melebihi RM 20,000 sehingga RM200,000.

2.13 ”Panggilan Sebut Harga Rasmi” adalah proses mempelawa

syarikat untuk mengemukakan Sebut Harga Rasmi bagi:

5

a. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai

melebihi RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa di kalangan

syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan

dalam bidang yang berkaitan dan bertaraf Bumiputera.

b. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai

melebihi RM100,000 hingga RM200,000 dipelawa di

kalangan syarikat yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan dalam bidang yang berkaitan.

c. Perolehan Kerja-kerja yang bernilai melebihi RM20,000

hingga RM200,000 hendaklah dipelawa di kalangan

Kontraktor kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat

Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri

Pembinaan Malaysia ( CIDB ) di bawah kepala dan sub-

kepala yang berkaitan.

2.14 “Pembelian Terus” bermaksud perolehan bekalan atau

perkhidmatan bagi sesuatu PTJ, yang bernilai sehingga

RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis item.

2.15 “FAIS” adalah Sistem Kewangan Komputer Bersepadu Pejabat

Bendahari.

2.16 “Pesanan Jabatan / Pesanan Kerja” adalah dokumen yang

mengandungi maklumat pesanan bekalan / perkhidmatan / kerja-

kerja kepada pembekal / kontraktor.

2.17 “Katalog” adalah semua jenis katalog yang dikemukakan oleh

syarikat bagi tujuan penilaian analisa spesifikasi bekalan /

perkhidmatan / kerja bagi semua kaedah perolehan UiTM. Jenis-

jenis katalog tersebut termasuklah katalog asal dari pembekal,

cetakan dari internet, fotostat dan faks.

6

2.18 Jenis Item

Setiap jenis item merujuk kepada Pembelian Terus bekalan dan

perkhidmatan sehingga RM50,000 setahun daripada mana-mana

pembekal sama ada berdaftar atau tidak berdaftar dengan

Kementerian Kewangan atau sama ada berstatus Bumiputera atau

bukan Bumiputera. Tafsiran adalah seperti berikut:

a. Setiap jenis item dikira berbeza jika fungsinya berbeza.

Contoh ialah kasut, meja dan kerusi.

b. Sesuatu item adalah dikira sebagai satu jenis item jika:

• Item tersebut mempunyai fungsi yang sama atau hampir

sama misalannya mikroskop pelajar (’low-end’), mikroskop

penyelidikan (’high-end’) atau

• Item tersebut adalah pelbagai saiz misalannya paku 1”, paku

1.5” atau

• Item tersebut boleh digunakan pada alat yang berlainan

misalannya brek kereta, brek bas, brek lori atau

• Item tersebut merupakan satu set yang merangkumi

beberapa item yang akan dibekal dan digunakan secara

bersama misalannya settee, set komputer.

2.19 ”MITI” adalah Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan

Industri.

2.20 ”Harga FOB” atau Harga ’Free On Board’ bermaksud harga

barangan import tidak termasuk kos pengangkutan dan insuran.

Urusan pengangkutan dan insuran diurus sendiri oleh pembeli.

7

2.21 ”Harga CIF” atau Harga ’Cost, Insurance and Freight’ bermaksud

harga barangan adalah termasuk kos pengangkutan dan insuran.

Urusan pengangkutan dan insuran diurus oleh penjual / pembekal.

3.0 LATARBELAKANG

3.1. Perolehan melalui Sebut Harga Rasmi meliputi perolehan Bekalan,

Kerja dan Perkhidmatan melibatkan proses seperti berikut :-

(a) Perancangan Perolehan

(b) Penyediaan spesifikasi Bekalan/ Perkhidmatan / Kerja dan

penentuan anggaran harga.

(c) Kelulusan permohonan peruntukan oleh Ketua PTJ.

(d) Pengesahan dan penyekatan (komitmen) peruntukan

perolehan Bekalan, Kerja dan Perkhidmatan dalam FAIS.

(e) Arahan dari PTJ untuk membuat panggilan Sebut Harga

Rasmi.

(f) Panggilan Sebut Harga Rasmi.

(g) Penyediaan analisa Sebut Harga Rasmi

(h) Pembentangan syor kepada Jawatankuasa Sebut Harga

Rasmi UiTM.

(i) Pengeluaran surat tawaran kepada pembekal.

(j) Tandatangan kontrak bagi tawaran bernilai RM20,000 ke

atas.

(k) Pengeluaran pesanan jabatan / pesanan kerja

(l) Penguatkuasaan kontrak.

3.2. Urusan perolehan melalui Sebut Harga Rasmi adalah diuruskan

seperti berikut:

3.2.1 UiTM Malaysia

Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga

Bahagian Pengurusan Perolehan

8

Pejabat Bendahari

UiTM Malaysia

3.2.2 UiTM Negeri

Unit Perolehan

Pejabat Bendahari UiTM Negeri

4.0 PROSES PELAKSANAAN

4.1 PEROLEHAN BEKALAN 4.1.1 TINDAKAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

(a) Perancangan Perolehan

• Merancang perolehan bekalan mengikut jumlah

peruntukan yang telah diagihkan. Bagi

pembelian peralatan keutamaan pemilihan

pembelian peralatan mestilah dibuat mengikut

beberapa kriteria seperti berikut:

• Untuk melaksanakan program baru • Untuk tujuan mendapat pengiktirafan

daripada badan akreditasi • Untuk tujuan pengajaran dan

pembelajaran serta penyelidikan • Untuk menampung pertambahan

bilangan pelajar • Untuk menggantikan peralatan yang

telah dilupus • Untuk mengadakan peralatan yang

diperlukan tetapi tidak ada di sesuatu Pusat Tanggungjawab

• Untuk mengadakan peralatan yang tidak boleh dikongsi bersama dengan Pusat Tanggungjawab lain disebabkan oleh perbezaan spesifikasi

9

• Memastikan ruang dan kemudahan infrastruktur

bagi menempatkan bekalan yang hendak

diperolehi telah disediakan.

• Jika ruang perlu kerja ubah suai atau naik taraf

kemudahan infrastruktur, menyemak dan

menyelaras dengan Jabatan dan Unit

Kewangan yang berkaitan supaya tarikh

serahan pada pesanan jabatan dapat dibuat

berdasarkan kepada tarikh siap ruang.

• Mengenalpasti terdapat staf yang akan

mengendalikan peralatan tersebut setelah

bekalan tersebut telah diujilari.

(b) Perancangan Kaedah Perolehan

Ketua PTJ perlu membuat perancangan tahunan

supaya dapat mengesyorkan kaedah perolehan yang

sesuai.

Semua urusan perolehan hendaklah dilaksanakan

dengan prinsip-prinsip perolehan iaitu:

1 Akauntabiliti

Awam

Urusan perolehan yang

diamanahkan hendaklah

dilaksanakan secara

bertanggungjawab dengan

mengikut dasar dan

peraturan yang ditetapkan.

2 Diuruskan

Secara Telus

Semua dasar, peraturan dan

proses perolehan yang

dilaksanakan hendaklah

10

jelas, diketahui dan difahami

serta mengikut dasar dan

peraturan yang dftetapkan.

3 Nilai Faedah

Yang Terbaik

Pengurusan perolehan

hendaklah memberi pulangan

yang terbaik bagi setiap

ringgit yang dibelanjakan.

4 Saingan

Terbuka

Proses perolehan hendaklah

memberi peluang terbuka

kepada semua pihak yang

layak bersaing.

5 Adil dan

Saksama

Sesuatu perolehan itu

dipelawa, diproses dan

dipertimbangkan dengan adil

dan saksama berasaskan

dasar dan peraturan yang

ditetapkan.

Kaedah perolehan sama ada secara Tender, Sebut

Harga Rasmi atau Pembelian Terus perlu ditentukan

mengikut nilai keseluruhan tahunan bagi setiap jenis item, berdasarkan kepada takrifan jenis item di

perenggan 2.18 pekeliling ini. Tindakan memecahkecil pengurusan perolehan bagi barangan dan perkhidmatan yang sama jenis untuk

mengelakkan kaedah perolehan secara Tender atau

Sebut Harga Rasmi adalah tidak dibenarkan.

Jika item yang dibeli adalah berbeza tetapi

o boleh dibeli daripada pembekal yang sama, atau

11

o akan digunakan secara bersama-sama,

(bukan set),

pembelian hendaklah dibuat bersama-sama dengan

kaedah perolehan ditentukan berdasarkan nilai

keseluruhannya.

Perancangan pembelian perlu dibuat bagi perolehan

berulang bagi tahun sebelumnya yang telah dibuat

secara berasingan melalui kaedah Pembelian Terus

yang terdiri daripada jenis-jenis item yang berbeza

tetapi boleh dikumpulkan dalam satu pembelian

misalannya bekalan ubat, bahan kimia, alat tulis,

kertas, perkhidmatan pengiklanan dan sebagainya.

Pembelian seumpama hendaklah dikumpulkan

bersama-sama dengan kaedah perolehan ditentukan

mengikut nilai keseluruhannya. Nilai keseluruhannya

boleh dianggarkan berdasarkan nilai pembelian tahun

sebelumnya. Dalam keadaan ini, perolehan secara

Pembelian Terus adalah tidak digalakkan kerana ianya

kurang berdaya saing dan harga yang ditawarkan juga

kurang kompetitif.

Perolehan melalui Sebut Harga Rasmi adalah

perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai

melebihi RM50,000 hingga RM200,000 dan bagi

perolehan kerja yang bernilai melebihi RM 20,000

sehingga RM 200,000.

12

(c) Penyediaan Spesifikasi Bekalan Dan Penentuan Anggaran Harga.

• Sebagai penyediaan Anggaran Harga dan

Spesifikasi, buat tinjauan pasaran ( market

survey ) daripada:

• beberapa syarikat,

• beberapa jenama / model terkini,

• mana-mana jabatan yang mempunyai

bekalan yang seumpama,

• jika tiada maklumat di atas, daripada

pembelian terdahulu.

Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi berhak

menolak atau membatalkan mana-mana syor

item pembelian yang dibentangkan jika nilai

tawaran penyebutharga melebihi 20% daripada

Anggaran Harga dan justifikasi perbezaan tidak

kukuh.

• Spesifikasi yang disediakan hendaklah tidak

menjurus kepada sesuatu jenama atau model.

Bagi spesifikasi fizikal bekalan misalannya

berat, saiz atau spesifikasi hasil pengeluaran

misalannya jarak gelombang (Hertz), kuasa

(Watt) yang boleh diukur, keperluan tersebut

hendaklah seboleh-bolehnya dinyatakan dalam

bentuk julat (’range’) atau dalam bentuk paling

maksima atau paling minima.

• Spesifikasi keperluan latihan bagi peralatan

yang hendak dibeli mestilah dimasukkan dan

13

dijadikan sebahagian daripada spesifikasi item

peralatan. Spesifikasi keperluan latihan mestilah

menyatakan bilangan hari dan bilangan staf

yang perlu dilatih dan tahap kompeten yang

diperlukan.

• Spesifikasi keperluan latihan mestilah

menyatakan latihan akan dilaksanakan di dalam

negara dan seboleh-bolehnya di premis UiTM

(’on site’) dan ianya adalah sebahagian harga

item peralatan berkenaan.

• Spesifikasi keperluan latihan di luar negara bagi

peralatan yang hendak dibeli adalah tidak

dibenarkan. Semua perbelanjaan latihan di luar

negara adalah di atas tanggungan peruntukan

UiTM setelah mendapat kelulusan Kementerian

Kewangan.

• Bagi pembelian perkakasan dan perisian

komputer, perlu mendapatkan kelulusan

Jawatankuasa Penilaian dan Penggunaan

Komputer.

• Bagi pembelian kenderaan, perlu mendapat

kelulusan Pejabat Pendaftar.

• Kemukakan dokumen spesifikasi kepada

Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang

berkaitan seperti berikut:

- Peralatan Pandang Dengar -

Jawatankuasa Alat Pandang Dengar

14

- Peralatan Komputer - Jawatankuasa

JPPICT.

- Peralatan Elektronik - Jawatankuasa

Alat Elektronik.

- Peralatan Makmal Sains Dan Teknologi

- Jawatankuasa Teknikal Peralatan UiTM

Malaysia, mengikut Fakulti masing-

masing.

Bagi pembelian barang yang berbentuk teknikal

di peringkat UiTM Negeri, pengesahan

daripada Jawatankuasa Teknikal Peralatan

UiTM Negeri adalah dibenarkan, jika layak dan

mampu.

Pengesahan spesifikasi daripada Jawatankuasa

Teknikal Peralatan adalah tidak diperlukan jika

ianya melibatkan perolehan bahan-bahan pakai

habis (consumables) dan perkhidmatan

penyelenggaraan peralatan.

Pengecualian daripada mendapat kelulusan

JPPICT diberikan jika komponen ICT yang

diperlukan adalah sebahagian dan berada di dalam peralatan induk bukan ICT dan tidak boleh beroperasi mengikut fungsinya jika dipisahkan daripada peralatan induk bukan ICT atau tidak boleh beroperasi jika digunakan dengan peralatan lain.

15

(d) Permohonan Peruntukan

• Isi borang peruntukan PB 3/80 ( Pindaan

1/2002) dengan lengkap.

• Jika melibatkan peralatan import yang bernilai

melebihi RM50,000 bagi setiap jenis item,

kelulusan Kementerian Perdagangan

Antarabangsa dan Industri Malaysia ( MITI )

adalah diperlukan sebelum urusan Panggilan

Sebut Harga Rasmi dibuat ( Sila rujuk Surat

Pekeliling 7 Tahun 2002 dan Pekeliling

Bendahari Bil. 1/2007). Sediakan maklumat

seperti di Lampiran 1 berserta dengan gambar / brosur / katalog.

(e) Panggilan Sebut Harga Rasmi

Bagi tujuan panggilan Sebut Harga Rasmi,

kemukakan:

• Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002),

• Borang permohonan kelulusan MITI berserta

brosur /gambar /katalog bagi peralatan

berkenaan,

• Dokumen spesifikasi (yang telah diluluskan oleh

Jawatankuasa Teknikal Peralatan)

• Sertakan salinan surat kelulusan lain yang

berkenaan misalannya JPPK.

• Surat arahan untuk dibuat panggilan Sebut

Harga Rasmi kepada Unit Kewangan Zon UiTM

Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri.

(Sila rujuk Lampiran 2A, 2B dan contoh di Lampiran 2C, 2D dan 2E). Setiap satu surat

16

arahan yang dikeluarkan adalah untuk

panggilan satu Sebut Harga Rasmi yang akan

dikeluarkan.

Berdasarkan kepada teguran Audit Luar, format

dan kandungan surat arahan adalah terperinci

untuk PTJ menyemak dan mempastikan:

• Terdapat perancangan perolehan

• Terdapat justifikasi pembelian dan

penggunaan

• Kajian pasaran untuk harga dan

spesifikasi telah dibuat.

• Perolehan mempunyai peruntukan yang

telah dikemaskinikan dalam FAIS

• Penempatan barangan dan pegawai

yang bertanggungjawab dikenalpasti

• Dokumen sokongan lengkap

(f) Penyediaan Analisa Sebut Harga Rasmi

Setelah Sebut Harga Rasmi ditutup, Unit Panggilan

Tender dan Sebut Harga UiTM Malaysia / Pejabat

Bendahari UiTM Negeri akan menyerahkan Dokumen

Sebut Harga Rasmi kepada Pusat Tanggungjawab

untuk dianalisa dalam tempoh 30 hari bagi tujuan

berikut:.

• Menyediakan Jadual Analisa Teknikal Sebut

Harga Rasmi Terperinci (Lampiran 3 A, Contoh di Lampiran 3B) bagi setiap item

yang ditawarkan oleh syarikat serta menyemak

semua katalog (sama ada asal / fotostat / faks)

17

/ contoh yang dikemukakan oleh penyebutharga

pada hari tutup Sebut Harga Rasmi.

Jika Sebut Harga Rasmi mensyaratkan katalog

/ contoh disertakan, catatan ”O” iaitu tidak

memenuhi spesifikasi hendaklah diberi jika tiada

katalog / contoh disertakan walaupun syarikat

menanda √ (’comply’) pada semua dokumen

spesifikasi.

• Menyediakan Jadual Ringkasan Analisa Sebut

Harga Rasmi (Lampiran 3B) mengikut setiap

jenis item dan secara pakej.

• Bagi peralatan teknikal, analisa teknikal mesti

disahkan oleh Jawatankuasa Teknikal Peralatan

yang berkaitan.(Sila rujuk perenggan 4.1.1(c)

pekeliling ini)

• Kemukakan dokumen berikut kepada Unit

Proses Dan Penguatkuasaan Sebut Harga

Rasmi UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari

UiTM Negeri untuk dibawa ke mesyuarat

Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM.

• Jadual Analisa Teknikal Sebut Harga

Rasmi Terpeinci,

• Jadual Ringkasan Analisa Sebut Harga

Rasmi.

• Kesemua dokumen sebut harga rasmi .

Prestasi kewangan penyebutharga dikira memuaskan

jika purata baki tiga bulan terakhir penyata bank

18

melebihi 5% daripada setiap nilai item yang ditawarkan

dan / atau mempunyai salinan surat kemudahan kredit

yang masih sahlaku dari mana-mana institusi

kewangan yang diiktiraf oleh Kerajaan.

Maklumat analisa adalah rahsia dan pegawai yang

terlibat di dalam penyediaan dan perakuan Analisa

Sebut Harga Rasmi tidak dibenarkan untuk berhubung

dengan mana-mana pihak yang mempunyai

kepentingan.

(g) Pembentangan Kepada Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM

Ketua Pusat Tanggungjawab dan Pengerusi

Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang mengesahkan

analisa teknikal perlu hadir untuk membuat

pembentangan kepada Jawatankuasa Sebut Harga

Rasmi UiTM Malaysia / UiTM Negeri yang berkenaan.

Pembentangan hendaklah dibuat bagi setiap item

bermula daripada tawaran harga yang terendah. Jika

pengesyoran adalah pada tawaran harga yang bukan

terendah, nyatakan justifikasi kukuh penolakan harga

yang lebih rendah.

4.1.2 TINDAKAN UNIT KEWANGAN ZON UiTM MALAYSIA/ PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI

(a) Pengesahan Dan Penyekatan (Komitmen) Peruntukan Dalam FAIS.

19

i. Mengemaskinikan maklumat peruntukan

PTJ dalam FAIS. Satu nombor permohonan

bagi satu Sebut Harga Rasmi dengan

berbagai kod item.

ii. Bagi Sebut Harga Rasmi yang akan

dipelawa di UiTM Malaysia, menghantar

dokumen berikut kepada Unit Panggilan

Tender dan Sebut Harga UiTM Malaysia;

a. Surat Arahan panggilan Sebut Harga

Rasmi

b. Dokumen spesifikasi teknikal asal yang

telah diluluskan oleh Jawatankuasa

Teknikal yang berkaitan,

c. Borang asal MITI (berserta gambar /

brosur /katalog) dan

d. Salinan surat arahan PTJ yang telah

disemak oleh Ketua Unit Kewangan Zon

UiTM Malaysia.

iii. Bagi Sebut Harga Rasmi yang akan

dipelawa di UiTM Negeri, menghantar

dokumen berikut kepada Unit Perolehan

UiTM Negeri;

a. Surat Arahan panggilan Sebut Harga

Rasmi

b. Dokumen spesifikasi teknikal asal yang

telah diluluskan oleh Jawatankuasa

Teknikal yang berkaitan,

c. Borang asal MITI (berserta gambar /

brosur /katalog) dan

20

d. Salinan surat arahan PTJ yang telah

disemak oleh Ketua Pejabat Bendahari

UiTM Negeri.

(Untuk menjimatkan masa, urusan panggilan

perolehan secara Sebut Harga Rasmi atau

Tender dan permohonan kelulusan MITI akan

diuruskan secara serentak oleh Pejabat

Bendahari yang menguruskan panggilan

perolehan).

(b) Penyediaan Analisa Sebut Harga Rasmi

Membantu di dalam penyediaan Analisa Sebut Harga

Rasmi, jika diminta oleh PTJ.

Maklumat analisa adalah rahsia dan pegawai yang

terlibat di dalam penyediaan Sebut Harga Rasmi tidak

dibenarkan untuk berhubung dengan mana-mana

pihak yang berkepentingan.

(c) Pembentangan Kepada Jawatankuasa Sebut Harga

Rasmi UiTM

Ketua Unit Kewangan Zon UiTM Malaysia/Pejabat

Bendahari UiTM Negeri akan turut hadir dalam

mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM.

21

4.2 PEROLEHAN KERJA DAN PERKHIDMATAN 4.2.1 TINDAKAN PUSAT TANGGUNGJAWAB

(a) Perancangan Perolehan

Merancang perolehan kerja dan perkhidmatan tahunan

mengikut jumlah yang telah diperuntukkan.

Tindakan memecahkecil pengurusan perolehan bagi

kerja / perkhidmatan yang sama jenis untuk

mengelakkan kaedah perolehan secara Tender atau

Sebut Harga Rasmi adalah tidak dibenarkan.

(b) Penyediaan Spesifikasi dan Anggaran Harga bagi Kerja dan Perkhidmatan. Menyemak dan memastikan anggaran harga yang

disediakan adalah menggunakan kaedah yang

konsisten dan diselaraskan mengikut piawaian

penilaian sebenar supaya ianya mencerminkan nilai

kerja dan perkhidmatan yang diperlukan dan boleh

dijadikan asas yang kukuh untuk membuat keputusan

di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga

Rasmi.

Bagi Sebut Harga Rasmi yang melibatkan peralatan

ICT atau Alat Pandang Dengar, kelulusan

jawatankuasa berkaitan hendaklah diperolehi (Sila

rujuk perenggan 4.1.1(c) pekeliling ini).

22

(c) Arahan Panggilan Sebut Harga Rasmi

Mengemukakan surat arahan panggilan Sebut Harga

Rasmi kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut

Harga UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM

Negeri bersama-sama dokumen berikut :

• Surat arahan seperti format di Lampiran 4.

• Dokumen Sebut Harga Rasmi.

(d) Anggaran Harga

Bagi setiap pelawaan tawaran Sebut Harga Rasmi,

PTJ dikehendaki memasukkan anggaran harga dan

Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002) mengikut nilai

anggaran harga ke dalam sampul surat bergam dan

memasukkan dokumen tersebut ke dalam peti Sebut

Harga Rasmi pada hari dan waktu sebelum Sebut

Harga Rasmi ditutup. Maklumat Anggaran Harga

adalah sulit.

(e) Penyediaan Analisa

Setelah Sebut Harga Rasmi ditutup, Unit Panggilan

Tender dan Sebut Harga UiTM Malaysia / Pejabat

Bendahari UiTM Negeri akan menyerahkan Dokumen

Sebut Harga Rasmi Kerja dan Perkhidmatan kepada

Pusat Tanggungjawab untuk dianalisa dalam tempoh 30 hari bagi tujuan berikut:.

• Menyediakan Kertas Kerja dan Analisa Sebut

Harga Rasmi terperinci bagi setiap tawaran

syarikat mengikut kaedah cut off dan juga

23

bagi kesemua penyebutharga yang telah

menawarkan harga di bawah 20% daripada

anggaran harga sehingga nilai ”Cut Off’.

• Sebagai perbandingan, menyatakan nilai

kontrak penyelenggaraan dan perkhidmatan

yang terdahulu berserta jumlah perbelanjaan

sebenar di dalam analisa kertas kerja.

• Mendapatkan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002)

yang telah dikemaskini dalam FAIS daripada

Pejabat Bendahari yang berkaitan.

• Kemukakan dokumen berikut kepada Unit

Proses Dan Penguatkuasaan Sebut Harga

Rasmi UiTM Malaysia / Unit Perolehan Pejabat

Bendahari UiTM Negeri untuk dibawa ke

mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi

UiTM:

• Kertas Kerja Sebut Harga Rasmi

• Analisa Teknikal Sebut Harga Rasmi

Terperinci

• Kesemua Dokumen Sebut Harga Rasmi

• Borang PB 3/80 ( Pindaan 1/2002 )

(e) Pembentangan Kepada Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM

Ketua Pusat Tanggungjawab perlu hadir membuat

pembentangan kepada Jawatankuasa Sebut Harga

Rasmi UiTM.

24

Pembentangan hendaklah dibuat bagi setiap tawaran

penyebutharga bermula daripada tawaran harga yang

terendah. Jika pengesyoran adalah pada tawaran

harga yang bukan terendah, nyatakan justifikasi kukuh

penolakan harga yang lebih rendah.

4.2.2 TINDAKAN UNIT KEWANGAN ZON UiTM MALAYSIA / PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI

(a) Pengesahan Dan Penyekatan (Komitmen) Bajet Dalam FAIS.

Mengemaskinikan maklumat peruntukan PTJ dalam

FAIS dan menyerahkan PB 3/80 (Pindaan1/2002)

kepada Pengerusi Jawatankuasa Analisa Sebut Harga

Rasmi Kerja dan Perkhidmatan.

(b) Pembentangan Kepada Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM

Turut hadir dalam pembentangan kepada

Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM.

5.0 Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga

Bagi memastikan fail Mesyuarat Sebut Harga Rasmi dapat

dikeluarkan 7 hari sebelum tarikh mesyuarat, analisa Sebut Harga

Rasmi berserta dokumen lain yang berkaitan mestilah diterima

dengan lengkap oleh Unit Proses & Penguatkuasaan Sebut Harga

Rasmi UiTM Malaysia tidak lewat dari 14 hari sebelum tarikh mesyuarat berkenaan.

25

Tarikh Mesyuarat Sebut Harga Rasmi UiTM akan diedarkan dari

masa ke semasa.

Pekeliling ini adalah berkuatkuasa serta merta.

Saya yang menurut perintah, SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA

s.k 1. Naib Canselor 2. Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)

3. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)

4. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) 5. Timbalan Naib Canselor

(Jaringan Industri dan Masyarakat)