Upload
ain-mujahidah
View
262
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
1/21
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM
Cara PersembahanCara Persembahan
oo Konsep pembaharuan/ KemajuanKonsep pembaharuan/ Kemajuan Perkhidmatan AwamPerkhidmatan Awam
oo Sinopsis PKPA dan memberi tumpuan kepada PKPA yangSinopsis PKPA dan memberi tumpuan kepada PKPA yang berkaitanberkaitan
dengan anfadengan anfa
oo Program pembaharuan/kemajuan pentadbiran di IPTAProgram pembaharuan/kemajuan pentadbiran di IPTA
oo Sesi Soal JawabSesi Soal Jawab
oo KesimpulanKesimpulan
a.a. Perubahan minda dan sikapPerubahan minda dan sikap
b.b. Etika yang luhurEtika yang luhur
c.c. Pembangunan tenaga manusiaPembangunan tenaga manusia
d.d. Budaya kerja berasaskan prestasiBudaya kerja berasaskan prestasi
e.e. Daya kepimpinan yang kukuhDaya kepimpinan yang kukuh
TUJUANTUJUAN
oo Menyampaikan arahan kerajaan, garis panduan dan contoh programMenyampaikan arahan kerajaan, garis panduan dan contoh program
pembaharuan pentadbiranpembaharuan pentadbiran
oo Petunjuk umum tentang pembaharuan yang diberi penekananPetunjuk umum tentang pembaharuan yang diberi penekanan
oo Kualiti dan produktivitiKualiti dan produktiviti
oo Sistem prosidurSistem prosidur
oo Perancangan, pelaksanaan dan pengesanan projekPerancangan, pelaksanaan dan pengesanan projek
oo Pengurusan KewanganPengurusan Kewangan
oo Perkhidmatan Kaunter dan Pengaduan AwamPerkhidmatan Kaunter dan Pengaduan Awam
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
2/21
o Kehendak Pelanggan
o Kesedaran Terhadap Kualiti dan Produktiviti
o Kesedaran Tentang Kos dan Akauntibiliti
o Budaya Inovatif dan Kreatif
PKPA 1991PKPA 1991
Bil 1/91
*Panduan Meningkatkan Kualiti Layanan Melalui Telefon
Bil 2/91
*Panduan Pengurusan Mesyuarat Jawatankuasa Kerajaan
Bil 3/91
*Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam
Bil 4/91
*Panduan Mengenai Strategi Peningkatan Kualiti Dalam Perkhidmatan Awam
PKPA 1991PKPA 1991
Bil 5/91
*Panduan Mengenai Sistem Penjadualan Yang Bersepadu (SIAP)
Bil 6/91
*Panduan Mengenai Peningkatan Produktiviti Dalam Perkhidmatan Awam
Bil 7/91
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
3/21
*Panduan Mengenai Kumpulan Meningkatkan Mutu Kerja (KMK)
Bil 8/91
*Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja
PKPA 1991PKPA 1991
Bil 9/91
*Panduan Mengenai Dasar Persyarikatan Malaysia
Bil 10/91
*Panduan Mengenai Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Kaunter
Bil 11/91
*Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Borang Tindakan Kerja
Pek. Perb. 2/91
*Penggunaan Borang-Borang Baru Bagi Pengurusan Harta Modal, Inventori dan Bekalan
Pejabat
PKPA 1992PKPA 1992
Bil 1/92
*Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM)
Bil 2/92
*Garis Panduan Perancangan dan Penyediaan Projek Pembangunan
Bil 3/92
*Garis Panduan Sistem Perakaunan Mikro (SPM)
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
4/21
Bil 4/92
*Pengendalian Pengaduan Awam
PKPA 1993/94PKPA 1993/94
Bil 1/93
*Panduan Mengenai Mesyuarat Pagi
Bil 2/93
*Garis Panduan Mengenai Pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Perkhidmatan
Awam
Bil 3/93
*Panduan Mengenai Piagam Pelanggan
Bil 1/94
*Panduan Perlaksanaan Sistem Pemulihan Perkhidmatan
PKPA 1995/96PKPA 1995/96
Bil 1/95
*Penggunaan Butiran Maklumat Di Dalam Borang Permohonan Dan Kriteria Tertentu
Sebagai Asas Membuat Keputusan Ke Atas Permohonan
Bil 1/96
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
5/21
*Garis Panduan Pelaksanaan Sistem Perakaunan Berkomputer Yang Standard (SAGA)
Untuk Badan-Badan Berkanun
Bil 2/96
*Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam
PKPA 1997/1999/2001PKPA 1997/1999/2001
Bil 1/97
*Panduan mengenai lantikan Perunding Swasta MS ISO 9000 oleh Agensi Kerajaan
Bil 1/99
*Garis Panduan Pelaksanaan Penandarasan Dalam Perkhidmatan Awam
Bil 1/2001
*Garis Panduan Perlaksanaan Sistem Pemantauan Penguatkuasaan Undang-Undang Di
Peringkat Pentadbiran Daerah
PKPA 2002PKPA 2002
Bil 1/2002
*Garis Panduan Semakan Semula Prosedur dan Proses Kerja Di Agensi Kerjaaan
Bil 2/2002
*Garis Panduan Pemberian Anugerah Khidmat Cemerlang Anugerah Perkhidmatan
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
6/21
Awam
PKPA 1/1991PKPA 1/1991
Panduan Meningkatkan Kualiti Layanan Melalui Telefon
*Tujuan meningkatkan perkhidmatan yang diberi oleh semua yang terlibat dengan
urusan melalui telefon
*Panduan bagaimana persediaan operator telefon sebelum memulakan tugas; dan
*Menghayati dan mengamalkan langkah dan tindakan seperti yang disarankan untuk
kualiti perkhidmatan
PKPA 2/1991PKPA 2/1991
Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuasa Kerajaan
Tujuan
*Menyampaikan panduan untuk pihak pengurusan dan urusetia menjalankan
tanggungjawab dengan cekap dan berkesan
*Menetapkan tindakan dan norma kerja pihak-pihak tertentu
*Mesyuarat dan urusan jawatankuasa kerajaan dikendalikan dengan jayanya
PKPA 2/1991PKPA 2/1991
Tanggungjawab Urusetia
*Tindakan Pra Mesyuarat
*Tindakan Semasa Mesyuarat
*Tindakan Selepas Mesyuarat
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
7/21
PKPA 3/1991PKPA 3/1991
Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam
INOVASI
Idea baru dalam semua aspek kerja untuk perkhidmatan yang berkualiti
Perubahan samada :
*Pengenalan teknologi baru
*Prosidur yang menjimatkan
*Kepuasan hati pelanggan
Kategori :
*Agensi atau bahagian RM5,000
*Individu RM1,000
PKPA 4/1991PKPA 4/1991
Strategi Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Awam
Aktiviti yang telah dan sedang dilaksanakan
7 Program tambahan bagi peningkatan kualiti
*Sistem Cadangan Q
*Sistem Proses Q
*Sistem Pemeriksaan Q
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
8/21
*Slogan Q
*Hari Q
*Sistem Maklumbalas Q
*Sistem Maklumat Q
PKPA 5/1991PKPA 5/1991
Sistem Penjadualan Yang Bersepadu (SIAP)
Tujuan
*Membantu Ketua Jabatan menyediakan Jadual Perlaksanaan Projek Pembangunan
*Mengurus
*Mengesan
*Mengawasi Perlaksanaan
*Lanjutan dari SETIA
*Mengelakkan ketidakupayaan berbelanja
*Mempastikan projek disiapkan mengikut jadual
PKPA 6/1991PKPA 6/1991
Panduan Peningkatan Produktiviti Dalam Perkhidmatan Awam
Tujuan
*Membantu jabatan memahami konsep produktiviti serta merancang dan melaksanakan
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
9/21
usaha-usaha bagi peningkatan produktiviti di jabatan masing-masing.
Terdapat 3 Perkara Utama
*Konsep Produktiviti
*Cara Meningkatkan Produktiviti
*Pengukuran Produktiviti
PKPA 7/1991PKPA 7/1991
KUMPULAN MENINGKATKAN MUTU KERJA
KMK ialah sekumpulan pekerja dari unit kerja yang sama, bermesyuarat secara
regular untuk mengenalpasti, memilih dan menganalisis masalah berkaitan dengan
kerja mereka, serta mencadangkan penyelesaian untuk pertimbangan pengurusan
MATLAMAT KMKMATLAMAT KMK
*Kebolehan menyelesaikan masalah di kalangan pekerja
*Semangat kerja berpasukan
*Penerapan nilai dan etika kerja positif
*Penglibatan dan minat terhadap kerja
*Meningkatkan motivasi
*Kesedaran mengenai tanggungjawab terhadap diri, kumpulan dan organisasi
PKPA 8/1991PKPA 8/1991
Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
10/21
Manual Prosedur Kerja (MPK)
*Merupakan dokumen untuk peringkat jabatan/pejabat yang menerangkan sistem yang
terdapat di dalam sesebuah organisasi serta prosedur secara berperingkat atau
sequential bagi menyiapkan kerja
Fail Meja (FM)
*Merupakan satu dokumen yang mengandungi peraturan-peraturan dan maklumat
lengkap dan terperinci mengenai tugas dan tanggungjawab bagi sesuatu jawatan
PKPA 9/1991PKPA 9/1991
Pelaksanaan Dasar Pensyarikatan Malaysia
Konsep DPM
*Pentingnya kerjasama
*Pertumbuhan ekonomi dan Pembangunan Negara
Pelaksanaannya :
*Penal Perundingan
*Sesi dailog tahunan
*Penyampaian maklumat
*Interaksi melaui majlis-majlis pertukaran idea, pengetahuan dan pengalaman
*Interaksi secara sosial
PKPA 10/1991PKPA 10/1991
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
11/21
Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Kaunter
Konsepnya :
*Memudahkan pihak kerajaan memberikan perkhidmatan kepada orang ramai dengan
lebih berkesan dan berkualiti
*Bahagian di hadapan kaunter (Pelanggan)
*Bahagian Kaunter (Khidmat di kaunter)
*Bahagian di belakang kaunter (khidmat sokongan)
PKPA 11/1991PKPA 11/1991
Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Borang Tindakan Kerja
Tujuan :
*Mengesan tindakan bagi setiap proses kerja
*Mudah mendapat maklumbalas dan maklumat terkini menenai sesuatu tindakan
*Aktiviti dapat dikawal perlaksanaannya di setiap langkah
*Menyumbang ke arah pencapaian matlamat jabatan kualiti perkhidmatan
PEK.PERB. 2/1991PEK.PERB. 2/1991
Panduan Penggunaan Borang Baru Pengurusan Harta Modal, Inventori dan Bekalan
Pejabat
Harta Modal
*Barang-barang tak luak pakai yang bernilai RM500 atau lebih, bagi tiap-tiap satu tidak
termasuk perabut, permaidani, langsir dsb.
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
12/21
Inventori
*Barang tak luak yang bernilai kurang dari RM500 tiap-tiap satu, perabut, permaidani,
langsir, serta pinggan mangkuk tanpa mengira kos
PKPA 1/1992PKPA 1/1992
Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (Tqm) Dalam Perkhidmatan Awam
Konsepnya :
*Proses pengurusan kualiti yang berorientasikan pelanggan
*Proses transformasi budaya
*Melibatkan semua aspek dalam pengurusan
Prinsip Yang Menyokong TqmPrinsip Yang Menyokong Tqm
*Sokongan pengurusan atasan
*Perancangan strategik kualiti
*Mengutamakan pelanggan
*Latihan dan pengiktirafan
*Semangat berpasukan
*Pengukuran prestasi
*Kepastian kualiti
PKPA 2/1992PKPA 2/1992
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
13/21
Garis Panduan Perancangan Dan Penyediaan Projek Pembangunan
Konsepnya :
*Ianya mempunyai identiti
*Ianya mempunyai objektif pembangunan
*Projek yang lengkap
*Terdapat pembahagian tanggungjawab
PKPA 3/1992PKPA 3/1992
Sistem Perakaunan Mikro
*Penentuan Kos Output yang dikeluarkan oleh Agensi Kerajaan
*Proses Perancangan dan Kawalan
*Mengenalpasti arah aliran (trend) perubahan dalam kos output yang serupa
PKPA 4/1992PKPA 4/1992
Panduan Pengendalian Pengaduan Awam
Pengaduan Awam
*Pengaduan orang ramai mengenai tindakan pentadbiran kerajaan yang dirasai tidak adil,
tidak mematuhi undang-undang/peraturan yang sedia ada, termasuk salahlaku,
salahguna kuasa, salah tadbir dan sebagainya. (Kecuali berkaitan dengan dasar dan
bidangkuasa BPR)
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
14/21
PKPA 1/1993PKPA 1/1993
Panduan Mengenai Mesyuarat Pagi
Matlamat
*Memupuk semangat mengutamakan kepentingan nasional
*Menyelesaikan masalah secara `on the spot`
*Memastikan aktiviti berjalan lancar
*Mengesan halangan
*Mengelakkan tunggakan
*Penyelarasan di kalangan jabatan-jabatan kerajaan
PKPA 2/1993PKPA 2/1993
Garis Panduan Pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang
*Mutu atau perkhidmatan melebihi dari keperluan tanggungjawab biasa
*Sistem Penilaian Prestasi Tahunan
*Mendapat pergerakan gaji secara melintang
*Pemilihan dibuat oleh Panel
*Hadiah dan Insentif
*Cenderamata bernilai RM300
*Bonus sebulan gaji
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
15/21
*Sijil Simpanan/Saham
*Sijil Perkhidmatan Cemerlang
PKPA 3/1993PKPA 3/1993
Panduan Mengenai Piagam Pelanggan (Clients Charter)
*Komitmentbertulis jabatan/agensi.Jaminan untuk memberikan perkhidmatan/keluaran
mengikut Standard Quality
*Dipamerkan berdasarkan kemampuan jabatan
*Proses Pengubalan :
*Kenalpasti pelanggan
*Standard kualiti
*Bermanfaat
*Ciri-Ciri
Jelas
Senang disebar
Kebolehpercayaan
Praktikal
Khusus
Boleh ditambahbaik
*Pemulihan reaktif atau proaktif
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
16/21
PKPA 1/1994PKPA 1/1994
Sistem Pemulihan Perkhidmatan
Suatu tindakan yang dirancang dengan teliti bagi memulihkan kepuasan hati
pelanggan yang terjejas akibat kegagalan perkhidmatan dan seterusnya ingin
mengekalkan keyakinan terhadap perkhidmatan yang diberikan
LATARBELAKANG
*Komited dalam usaha membentuk sebuah perkhidmatan/keluaran yang berkualiti dan
berorientasikan pelanggan
*Sejajar dengan falsafah kualiti
*Standard kualiti yang jelas
*Menjamin perkhidmatan yang berkualiti
*Memelihara kepuasan hati pelanggan dan mengekalkannya
Pemulihan Reaktif dan Proaktif
PKPA 1/1995PKPA 1/1995
Penggunaan Butiran Maklumat Di Dalam Borang Permohonan dan Kriteria Tertentu
Sebagai Asas Membuat Keputusan Ke Atas Permohonan
*Meneliti semua borang-borang permohonan
*Menyediakan kriteria diluluskan/tidak
*Senarai semakan
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
17/21
*Mengesan halangan
*Mengurangkan budibicara
*Penolakan beserta alasan
PKPA 1/1996PKPA 1/1996
Sistem Perakaunan Berkomputer Yang Standard (Saga)
Latarbelakang
*Menetapkan tatacara penyediaan Penyata Kewangan dan Laporan Kewangan Badan-
Badan Berkanun
*Mematuhi prinsip akauntabiliti
*Penyeragaman format dan Sistem Perakaunan Standard
PKPA 2/1996PKPA 2/1996
Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam
Tujuan :
*Menjelaskan hubungkait antara kualiti dan MS ISO 9000
*Menjelaskan keperluan bagi setiap elemen yang mesti dipatuhi
*Menyediakan arahan terperinci dalam keperluan dokumentasi
*Menjelaskan langkah-langkah perlaksanaan MS ISO 9000
Rasionalnya :Rasionalnya :
*Memenuhi kehendak pelanggan dan memastikan produk/perkhidmatan yangdihasilkan
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
18/21
berasaskan sistem kualiti
*Asas peningkatan sistem kualiti organisasi
*Asas usaha peningkatan sistem kualiti supaya keberkesanan dan kecekapan organisasi
dapat ditingkatkan
PKPA 1/1997PKPA 1/1997
Panduan Penubuhan Sistem Infrastruktur Kebangsaan Bagi Maklumat Tanah
*Pembangunan Tanah
*Penggunaan Sumber
*Penjagaan Alam Sekitar
*Jabatan Ukur/Pemetaan
*Pejabat Tanah dan Galian
*Jabatan Penilaian
*Jabatan Kajibumi
PKPA 1/1999PKPA 1/1999
Garis Panduan Pelaksanaan Penandarasan Dalam Perkhidmatan Awam
Konsepnya :
Satu proses yang sistematik dan berterusan untuk :
*Mengenalpasti, mempelajari, mengubahsuai dan melaksanakan amalan terbaik dari
organisasi sama atau lain untuk mencapai keunggulan
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
19/21
*Meninjau amalan terbaik oleh pihak lain
*Mengkaji proses kerja berkenaan
*Daya kreativiti untuk merekacipta semula proses kerja
Jenis penandarasan yang boleh dilaksanakan
Penandarasan Dalaman
*Melihat dalam organisasi sendiri akan amalan terbaik dalam penghasilan
produk/perkhidmatan
Penandarasan dengan Agensi Kerajaan lain yang sama fungsinya/berlainan (Proses
Kerja)
*Majlis Perbandaran Pelupusan sampah
*JKR/JPA/JPS Pembaikan Sistem Pengurusan Stor
Penandarasan dengan sektor lain
*Perbandingan dengan swasta (Hospital/MAS)
Penandarasan dengan Agensi Di Luar Negara
*Pembaikan bertaraf World Class
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
20/21
PKPA 1/2001PKPA 1/2001
Garis Panduan Pelaksanaan Sistem Pemantauan Penguatkuasaan Undang-Undang Di
Peringkat Pentadbiran Daerah
Ciri Utama SPPUCiri Utama SPPU
*Mengujudkan satu JK untuk memantau penguakuasaan undang-undang di peringkat
daerah
*Dipengerusikan oleh Peg. Daerah dan ahli-ahlinya ialah semua agensi penguatkuasaan
peringkat daerah
*Bermesyuarat sekurang-kurangnya tiga bulan sekali
PKPA 1/2002PKPA 1/2002
Garis Panduan Semakan Semula Prosedur dan Proses Kerja Di Agensi Kerajaan
*Menyemak semula prosidur dan proses kerja yang diamalkan bagi
memperbaiki/penambahbaikan
*Memantapkan perlaksanaan PKPA Bil 6/1991 : Garis Panduan Mengenai Peningkatan
Produktiviti Dalam Perkhidmatan Awam
PKPA 2/2002PKPA 2/2002
Garis Panduan Pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Produktiviti Awam
*APC Sijil
8/8/2019 Pekeliling Kemajuan ran Awam 1
21/21
- Hadiah Prestasi RM1,000
- Peluang Kerjaya
oo Wujudnya dasar dan objektif Q, dihebahkanWujudnya dasar dan objektif Q, dihebahkan tetapi staf tidak memahamitetapi staf tidak memahami
apatah lagi menghayatiapatah lagi menghayati
oo Penglibatan menyeluruh dan kerja berpasukan penting di dalamPenglibatan menyeluruh dan kerja berpasukan penting di dalam
mempertingkatkan kualiti tetapi tidak rancakmempertingkatkan kualiti tetapi tidak rancak
oo Pendedahan di dalam peningkatan Q tetapiPendedahan di dalam peningkatan Q tetapi dari segi perlaksanaan agakdari segi perlaksanaan agak
rendahrendah
oo Kepentingan LatihanKepentingan Latihan