Upload
bernet-agung-saputra
View
830
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PEMANFAATAN BEBERAPA FITUR PENTING DALAM MICROSOFT OFFICE WORD
Oleh:
Erwinantoro Adi Chandra ([email protected])
Bernet Agung Saputra ([email protected])
Microsoft Word (MS Word) merupakan salah satu aplikasi yang termasuk
dalam office microsoft dan pemanfaaannya digunakan mengolah kata. Aplikasi ini
biasanya digunakan untuk menulis dokumen-dokumen misalnya proposal, karya tulis,
skripsi, novel, tesis, surat lamaran pekerjaan dan sebagainya. Selain digunakan untuk
menulis dokumen, MS Word juga dapat digunakan untuk penulisan tabel, menulis
teks dengan kreasi, menyisipkan gambar, maupun yang lainnya.
Secara default, tampilan area kerja program MS Word terdiri atas Title
Bar,Menu Bar, Tool Bar, Ruler, dan Task Pane. Adapun fitur-fitur yang digunakan
untuk memudahkan dalam penyusunan dokumen antara lain : 1. Tab (mengatur jarak
teks), 2. Break (mengatur naskah documen dengan format yang berbeda) 3. Mail
merge (membuat surat dalam jumlah banyak dengan format yang sama).
1. Tab Posision untuk Pembuatan Daftar Isi
Pada dasarnya software diciptakan oleh developer untuk mempermudah user
dalam bekerja dan menghasilkan hasil pekerjaan yang optimal. Untuk mengerjakan
pekerjaan-pekerjaan kantor, telah banyak dikenal beberapa aplikasi seperti Microsoft
Office, Open Office dan beberapa software yang mempunyai peran dan kerja yang
sama dalam menyelesaikan pekerjaan kita. Dalam hal ini, Microsoft Office lebih
familiar dan yang telah banyak kita pergunakan dalam membantu menyelesaikan
pekerjaan kita sehari-hari. Microsoft Office sendiri adalah salah satu software product
Microsoft coorporation.
Microsoft Office menyediakan beberapa aplikasi perkantoran seperti
Microsoft Office Word (.doc), Microsoft Office Excel (.xls), Microsoft Office Power
Point (.ppt), Microsoft Office Access (.db) yang masing-masing mempunyai
kegunaan dan fungsi yang berbeda. User lebih familiar dengan Microsoft Office
Word, karena pada aplikasi lebih banyak manfaat yang diberikan dalam hal
perkantoran terutama dalam hal menyajikan data dan surat menyurat.
Namun untuk menguasai menu yang disediakan dalam Microsoft Office Word
belum dapat dimaksimalkan oleh user sendiri, sehingga suatu pekerjaan yang singkat
harus memakan waktu lebih lama. Dalam tulisan ini saya akan memberikan info dari
tab position untuk membuat daftar isi dari sebuah karya tulis atau karya ilmiah lain
yang memerlukan daftar isi.
1. Pada lembar kerja untuk membuat
Tabs Position maka perlu kita ketahui
dahulu Measurement dari lembar kerja
kita dengan menampilkan Ruller pada
lembar kerja (View à Ruller).
2. Format à Tabs, untuk mengatur Tabs
Position pada lembar kerja. Pada
kolom Tabs Stop Position isikan angka
yang kita kehendaki dan pada option
Leader pilih Leader 2 kemudian Set
dan akhiri dengan OK.
3. Setelah pengaturan Tabs Stop Position
dilakukan, untuk membuat garis
dengan pola leader yang kita pilih pada
daftar isi cukup dengan menekan tuts
Tab pada keyboard kita.
Untuk menjaga keteraturan daftar isi yang kita buat akan lebih baik jika daftar
isi dibuat dalam bentuk tabel terlebih dahulu. Namun, untuk menjalankan fungsi Tab
di dalam tabel sehingga menghasilkan garis dengan pola leader yang kita inginkan
dengan menggunakan fungsi tombol Ctrl + Tab. Semoga bermanfaat. [net]
2. Fitur Break
Page Break merupakan salah satu menu Microsoft Word yang terletak di menu
utama Insert, yang berfungsi untuk melakukan perpindahan halaman. Perpindahan
halaman pada Microsoft Word dapat juga dilakukan dengan menggunakan tombol
Enter, namun dengan menggunakan tombol Enter, format tulisan yang dihasilkan
akan berbeda apabila kita menggunakan menu Page Break pada Microsoft Word.
Perpindahan halaman pada Microsoft Word terdiri atas:
1. Soft Page Break, yaitu perpindahan halaman otomatis bila halaman sudah penuh.
2. Hard Page Break, yaitu perpindahan halaman baru pada halaman yang belum
penuh terisi dengan memanfaatkan tombol Ctrl+Enter, atau melalui menu Insert,
Break.
Section ialah suatu bagian dokumen yang mempunyai format tertentu dan
berbeda antara satu dengan lainnya. Sebagai contoh pada suatu dokumen setiap
naskahnya memiliki format Margin yang berbeda antara satu naskah dengan naskah
lainnya. Untuk mengatur naskah hingga sedemikian rupa, maka dibutuhkan section
yang berbeda, sehingga naskah dapat berdiri sendiri dan dapat diatur dengan mudah
walaupun terdapat dalam satu dokumen. Untuk mengganti section pada dokumen
dapat melalui menu Insert, Break.
`
Pada bagian Section breaks terdapat empat pilihan yaitu Next Page, Continuous,
Even Page, Odd Page.
1. Next Page untuk meletakan section berikutnya berada pada halaman yang
berbeda.
2. Continuous digunakan bila tidak diperlukan pemindahan halaman untuk section
berikutnya.
3. Even Page dan Odd Page digunakan untuk menempatkan section berikutnya pada
halaman genap atau ganjil berikutnya.
Fitur break pada Microsoft Word sering digunakan dalam penyusunan dokumen
yang memiliki format nomor halaman yang berbeda antara halaman yang satu dengan
halaman lainnya. Contoh langkah aplikasi pemanfaatan fitur break khususnya
segment Section break terdapat dalam pembuatan, penyusunan dan pengaturan nomor
halaman pada naskah. Di sini kita akan membedakan letak nomor halaman pada head
paragraph dengan isinya.
1. Untuk memulai pemanfaatan fitur Break dapat melalui menu Insert, Break. Pada
segmen Section break types pilih option Next page.
Tampilan sebelum aplikasi Break
Tampilan setelah aplikasi Break
2. Masukkan nomor halaman melalui menu Insert, Page Numbers. Atur posisi
nomor halaman pada pojok kanan atas naskah dengan ketentuan nomor halaman
pada halaman pertama tidak ditampilkan.
3. Aktifkan bagian Header/Footer pada dokumen anda melalui menu View,
Header/Footer, maka secara otomatis kursor akan mengarahkan kita pada kolom
Header. Gunakan tombol Switch Between Header and Footer untuk berpindah
dari Header ke Footer.
4. Setelah kursor berpindah pada posisi Footer, masukkan nomor halaman secara
manual dan atur posisinya.
Tab Header dan Footer
5. Pada halaman selanjutnya, untuk mengatur posisi nomor halaman pertama agar
sama dengan format halaman pertama yang lain, kita harus hilangkan terlebih
dahulu keterkaitan dengan halaman pertama naskah sebelumnya dengan memilih
tombol Link to Previous pada tab Header and Footer. Lalu masukkan secara
manual nomor halaman sesuai urutannya.
Tampilan sebelum Link to Previous di hilangkan
Tampilan setelah Link to Previous dihilangkan
Untuk melakukan pengaturan nomor halaman pada halaman pertama di naskah
yang lain dapat dilakukan dengan langkah yang sama. Setelah nomor halaman pada
semua halaman pertama naskah tersusun sesuai dengan yang dikehendaki, akhiri
pengaturan dengan memilih tombol Close pada tab Header and Footer sehingga
kursor akan mengarah kembali pada naskah utama.
Link to Previous
3. Mail Merge
Fasilitas ini tersedia di Micrososft Word digunakan untuk membuat surat
sebanyak daftar data yang kita punya dalam suatu database. Mail merge membantu
kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk
penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama
bila penerimanya sangat banyak.
Mail merge biasanya dapat digunakan untuk pembuatan sertifikat, label,
amplop, dsb. Pada pembuatan mail merge (surat berantai) dokumen yang digunakan
ada dua yaitu induk (master) dan data source (sumber). Dokumen induk (master)
merupakan naskah yang akan dijadikan sebagai file master, yang akan diisi dengan
variabel pada saat akan dicetak. Data Source, merupakan dokumen yang isinya
khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data
source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook, dsb.
Data source yang digunakan Excel umumnya lebih cepat. Selain itu:
a) Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
b) Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila
kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
c) Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja
yang lain. Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih
kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut
dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.
Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut :
1) Membuat data sumber (source)
Pengisian data di atas menggunakan excel, diketikkan pada baris pertama
untuk nama-nama field yang di tentukan. Penamaan pada baris tersebut sangat penting
ketika akan digunakan untuk mail merge. Data yang telah dibuat kemudian di simpan.
2) Membuat dokumen master
Contoh pembuatan dokumen master seperti diatas. Pada documen (surat)
tersebut terdapat tanda << >>, tanda yang berisi variable content yang telah
ditempatkan dan akan dimasuki oleh data source yang telah dibuat sebelumnya, ex :
<<first_name>>.
Membuka Mail Merge Slidebar Wizard
Apabila menggunakan Word 2003, buka surat (dokumen master) yang telah
dibuat sebelumnya kemudian klik Tools > Letter and Mailing > Mail Merge.
Apabila menggunakan Word 2007, klik pada Mailing Tab pada tab Mailings >
Start Mail Merge, pilih Step Mail Merge Wizard.
Langkah 1.
Setelah membuka Mail Merge Wizard, maka akan
muncul kotak Task Pane bernama Mail Merge dan
biasanya terletak pada bagian kanan window Micr. Word.
Pilih Letters untuk tipe dokumen, kemudian klik Next :
Starting Document, pada bagian bawah Task Pane.
Anda akan sampai pada tampilan langkah
berikutnya yaitu Select starting document dengan tiga
pilihan, yakni:
Use the current document, pilih ini jika Anda ingin
menggunakan dokumen yang sedang Anda buka saat
ini sebagai dokumen master (Main Document). Dalam
contoh kasus ini kita memilih ini, karena dokumen
sudah kita buka.
Start from a template, pilih ini jika Anda ingin menggunakan template yang
disediakan MS Word sebagai dokumen master.
Start from existing document, pilih ini jika Anda ingin menggunakan file yang
sudah Anda buat sebelumnya (yang saat ini belum dibuka) sebagai dokumen
master. Selanjutnya klik Next: Select recipients pada bagian bawah Task Pane.
Pada step ini kita tidak melakukan perubahan pilihan, karena kita sudah
mempersiapkan dokumen yang kita buat sebelumnya, kemudian klik “Next: Select
recipients” untuk menuju step berikutnya
Langkah 2.
Pada langkah ini menunjukkan source data yang akan
dihubungkan kedalam dokumen master (surat). Pada opsi di
samping kita tetap memilih “Use an existing list”, dan
dibawahnya kita klik “browse” untuk mengambil letak
sumber file excel yang berisi dokumen sumber yang sudah
dibuat.
Karena pada file sumber yang dibuat ada tiga worksheets
pada spreadsheet yang akan kita pilih baris pertama atau “Sheet1$” dimana data yang
telah dibuat sebelumnya berada pada sheet 1.
Setelah memilih tab dari sumber data,
opsi window berikutnya berisi konfirmasi dari
mail merge recipients. Jika ada beberapa orang
pada daftar yang tidak kita inginkan untuk
dimasukkan dalam surat (letter), maka kita
dapat uncheck (menghilangkan tanda centang) box pada baris lainnya, tetapi kita
memilih semua recipient maka kita tinggal klik tombol “OK”.
Pada step ini kita sudah memasukkan sumber data dari opsi “Browse” dan
nama data sumber tersebut akan muncul dimana Word akan mendapatkan informasi
untuk penggabungan file. Jika tanpa sengaja kita sudah memilih data yang salah,
maka kita dapat merubahnya dengan memilih atau klik “Select a different list” dan
mengukuti step yang sama seperti sebelumnya.
Untuk opsi “Edit recipient list” digunakan untuk editing penerima pada
pembuatan Mail Merge. Jika data yang dimasukkan sudah benar maka klik “Next:
Write your letter” untuk ke langkah berikutnya.
Langkah 3.
Sekarang kita sudah memperoleh informasi dari data sumber ke
dalam dokumen master. Pada window ini ada beberapa opsi
dari tipe item untuk dimasukkan. Karena kita sudah
memasukkan data sumber maka pilih “More items”.
Untuk melakukan langkah berikutnya maka kita akan
menempatkan data ke dokumen sesuai dengan tempat yang
sudah kita tetapkan sebelumnya. Pada kotak “Insert Merge
Field” berisi daftar dari sumber data untuk dimasukkan ke
dalam dokumen master. Pilih field yang akan dimasukkan
kemudian klik “Insert”, maka akan menggantikan bagian dari teks dengan
“<<field_name>>”.
Pada step inilah kita sudah menggabungkan data sumber ke dalam dokumen master.
Langkah 4.
Pada step ini kita sudah bisa melihat hasil dari penggabungan data untuk meyakinkan
(koreksi) dari sumber data yang sudah digabungkan. Kita juga dapat mengoreksi
kembali “recipient” dengan menggunakan tanda panah, untuk melihat data yang lebih
spesifik untuk mencari field merge, klik “exclude the recipient”.
Seperti yang telihat, semua field yang terisi berada pada tempat yang kita inginkan.
Catatan : karena recipient “address2” tidak dianggap penting pada kolom spreadsheet,
maka hasilnya tidak akan terlihat pada surat yang sudah dibuat. Setelah pengecekan
pada tahap ini selesai maka klik “Next : Complete the merge”.
Langkah 5.
Step terakhir dari pembuatan mail merge adalah penggabungan data untuk kemudian
di cetak “printing”.
Salah satu opsi diberikan pada opsi kotak dibawah ini. Kita dapat memilih
penggabungan semua data sumbe dengan memilih opsi “All”, “Current record”
digunakan untuk memperlihatkan data yang terakhir
dipilih, atau “From”, jika kita hanya ingin mencetak pada
beberapa halaman yang kita pilih saja.
Catatan :
Selain menggunakan langkah diatas, pada Word 2003
kita dapat menggunakan Toolbar Mail Merge. Toolbar ini
dapat digunakan untuk editing dari mail merge yang telah
kita buat atau penggabungan data dari data yang sudah
kita buat sebelumnya. Untuk Word 2007 juga sudah
disediakan toolbar yang penggunaannya hampir sama
dengan Word 2003. Untuk langkah pengerjaannya, menu “opsi” yang digunakan
disesuakan sesuai dengan kebutuhan dalam pembuatan Mail Merge.