Pemanfaatan Informasi Kinerja

terhadap Perbaikan Kinerja

Nursini

Tiga topik yang berkaitan dengan sesi ini:

Memperoleh perbaikan kinerja Benchmarking (termasuk pemanfaatan

data kinerja untuk menyusun benchmarking dan manfaat benchmarking data untuk perbaikan

Perubahan proses manajemen melalui reenginering, keberlanjutan perbaikan dan proses perbaikan

Beberapa poin penting:

Persentasi data : Perbandingan kinerja Konsen pada manajemen lain (monitoring) Data display Types of data Management reviews Reaction to data Sharing hasil dengan pelanggan dan

stakeholder lain Manfaatkan informasi kinerja untuk

mengidentifikasi peluang

Manfaat Data:

Menyediakan management and pelaku individu dengan sebuah pandangan tingkat kinerja sekarang dan yang lampau

Menyediakan indikator kinerja yang akan datang

Memberikan kebutuhan bagi organisasi terhaap pencapaian tujuan.

Oleh karena itu, ia menjadi kewajiban bagi manajemen untuk menyusun sebuah metode yang tepat ttg informasi penting bagaimana mencapai tujuan dan visi sebuah organisasi

Manfaat Data

Visi dan tujuan organisasi

Actual Performance

Data Data

Manajemen

Perbandingan kinerja

Perbandingan dengan pesaing2nya Posisi kinerja organisasi dengan

pesaingnya Kemungkinan ada perubahan

untuk memberbaiki kinerja termasuk perubahan target yang relevan, lingkungan, proses produksi dsb

Konsen pada manajemen lain

Harus ada monitoring secara kontinyu

Terdeteksi bahwa apakah indeks pengukuran yang digunakan masih sesuai atau tidak

Apakah ukuran efisien dan efektif

Dari aspek keuangan bagaimana?

Data display

Informasi kinerja yang terpilih dan data harus ditampilkan pada tingkat yang tepat

Semua team kerja mengerti dan memahami sejauhmana kinerja yang telah dicapai

Manajer harus menyadari kelemahan dalam pengambilan keputusan

Tampilan data bisa dilakukan dalam bentuk grafik (bar, line, area, dsb)

Types of data

Data kuantitatif yang berkaitan dengan angka2.

Data kualitatif mengharapkan analisis yang lebih tajam

Kombinasi data kualitatif dan kuantitatif

Manajemen review

Manajemen harus mereview informasi kinerja secara rutin

Lingkungan persaingan yang semakin ketat dan cepat berubah

Terutama bagi perusahaan yang high teknologi

Reaction to data

Bagaimana sebuah organisasi dimainkan tergantung pada bagaimana reaksi manajemen terhadap informasi kinerja

Jika ada kekurangan, manajemen harus membuat komitmen untuk keluar dari ketidakpuasan tsb.

Sharing hasil dengan customers and stakeholders

Perbaikan kinerja sebuah organisasi tergantung pada kinerja seluruh stakeholders termasuk stakeholders yang menjadi sasaran (misalnya pada instansi pemerintah, mereka adalah ,masyarakat, konsumen bagi sektor private).

Gunakan informasi kinerja untuk mengidentifikasi peluang

Peluang untuk reenginering dan perbaikan alokasi sumber daya lebih jelas

Peluang untuk kegiatan benchmarking untuk memperbaiki prioritas kinerja

Benchmarking

Benchmarking adalah:

1. Sebuah perserikatan/gabungan (An alliance) antara partners sebagai pemberi informasi terhadap proses dan pengukuran dan perbaikan kinerja

2. Sebuah proses temuan dan implementasi best praktis yang mengakselerasi tingkat perbaikan melalui penyediaan model real dan realisasi perbaikan tujuan kinerja

3. The search for those best practice that will lead to the superior performance of a company

4. A positive, proactive, structure process that leads to changing

Lanjutan…

5. Pelaksanaan dan pencapaian kinerja superior dan keunggulan kompetitif

6. Skill bisnis fundamental yang mendorong kualitas ekselen

7. Proses berkelanjutan terhadap pengukuran produk, jasa, and praktek terhadap kompetitors

8. Sebuah proses pengukuran kinerja secara tepat atau yang terbaik dalam perusahaan

Why benchmarking?

Organisasi harus berubah dan benchmarking adalah sebuah sistem untuk mengelolah perubahan tsb.

Mempromosikan jumlah waktu yang minimum untuk menyusun perubahan

Membantu menetapkan tujuan yang efektif dan mengukur produktifitas

Memperluas pemikiran yang matang dan inovasi Perhatian sensitivitas terhadap perubahan kebutuhan

konsumen Memberikan pemahaman urgensi tentang perbaikan

proses bisnis Menjamin bahwa best practice industri dimasukkan ke

dalam proses kerja Kesimpulan umum bahwa benchmarking mendorong

perubahan dramatic dalam proses perbaikan

perf

orm

ance

today

Historical improvement

Benchmark thrust

New performance goals

7 Types of benchmarking

Internal bernchmarking Competitive benchmarking Functional benchmarking Generic benchmarking Process benchmarking Performance benchmarking Strategic benchmarking

7 Types of benchmarking

Internal benchmarking: memberikan perbandingan antara kegiatan anda dan kegiatan yang sama dalam organisasi anda

Competitive benchmarking: memberikan perbandingan antara kompetitor pada produk yang spesifik

Functional benchmarking: memberikan perbandingan antara fungsi-fungsi yang sama dalam industri yang sama

Types (Lanjutan…..)

Generic benchmarking: memberikan perbandingan proses independent of industry or overall functions

Process benchmarking: berfokus pada proses pekerjaan dan operasi sistem (billing, recruitment, customer complaint) to produce bottom-line results, seperti peningkatan produktivitas, penurunan siklus waktu, penurunan biaya, perbaikan penjualan, penurunan tingkat kesalahan dan peningkatan profit

Types (Lanjutan…..)

companies Performance benchmarking: berfokus pada perbandingan produk dan jasa, seperti harga, kualitas teknis, kecepatan and reliability.

Strategic benchmarking: menguji bagaimana perusahaan bersaing dalam industri yang terbatas. Tujuan utama adalah untuk mengidentifikasi kemenangan strategis

When to use/not use process benchmarking

Digunakan ketika:1. Proses target adalah kritis terhadap

keberhasilan organisasi; 2. Analisis menunjukkan bahwa kinerja

organisasi tidak kompetitif; 3. Peluang pertumbuhan hilang, 4. Ada kebutuhan pemahaman suatu proses

dan pengukuran kinerja yang berlangsung; 5. Pemilik proses berjanji untuk mau berubah; 6. Dan stakeholder adalah bagaian dari tim

benchmarking

Lanjutan…

Tidak digunakan ketika: 1. Organisasi tidak menargetkan proses2. Organisasi tidak ingin dibandingkan dengan

pesaingnya3. Tidak menentu konsumen organisasi yang

bagaimana diharapkan ikut dalam proses4. Proses tidak dipetakan atau anda tidak

mengerti mereka5. Tidak ada organisasi yang kuat (gerakan

perlawanan) terhadap perubahan proses6. Dan hanya satu atau dua orang rencana

melaksanakan studi

Just Do it(already)

BenchmarkTarget

BackBurner

HIGH

Impact of Needed performance

LOW

LOW HIGHDifficulty(current) in achievingNeeded performance

Don’tDo it

What costs will be incurred?

Direct labor for team members Data gathering/data analysis Research to identify potential

benchmarking partners Publication and distribution of final

report Training on spesific skills and tools Long-distance telephpone, travel

expenses; Consultan fee

Faktor kritikal keberhasilan benchmarking

Obtain management supports (ingin berubah, membuka ide baru, mengerti proses,berjanji untuk mengatasi gerakan perlawanan untuk berubah)

Overcome (mengatasi) barries (al percaya bahwa proses target bukan kritis bagi perusahaan, asumsi bhw benchmarking adalah travel, ketidakinginan untuk berubah)

Understand your process before benchmarking others (identifikasi harapan konsumen, definisikan kinerja proses selama ini)

Consider adaptability (tanyakan pada diri sendiri bhwa apakah perusahaan mudah melakukan penyesuaian dengan ada ide baru)

Align (meluruskan) strategic goals (apakah usaha target benchmarking sesuai dengan tujuan strategi perusahaan anda)

Develop and ensure trust (percaya bahwa informasi yang mereka berikan bukan hasil sharing dari pesaing yang tidak bertanggung jawab)

How to do benchmarking

Plan Collect data Analyze Adapt and improve

Planning phase

Form tim benchmarking Analisis proses dokumen yang

berlangsung Identifikasi daerah studi yang tim

akan fokuskan Identifikasi kostumer yang paling

penting Identifikasi skope permasalahan

lanjutan

Identifikasi faktor keberhasilan kritikal Tentukan skope studi benchmarking Buat kriteria penentuan dan evaluasi

prospektif parner benchmarking Identifikasi target parner benchmarking Definisikan rencna pengumpulan data

dan tentukan berapa data yang akan dibutuhkan, dikelola dan didistribusikan

Identifikasi bagaimana implementasi perbaikan disusun

Collection phase

Collection of secondary benchmarking information ;

1. Lakukan penelitian berdasar pada kriteria seleksi

2. Evaluasi hasil pengumpulan informasi sekunder dan identifikasi potensi parner benchmarking

3. Bangun instrumen pengumpulan data seperti kuisioner

4. Review informasi sekunder tentang kegunaan dan aplikabel

lanjutan Collection of primary

benchmarking data 1. Bangun kuisioner secara detail

berdasarkan hasil pengumpulan informasi sekunder

2. Lakukan penilaian benchmarking dengan menggunakan kuisioner detail

Phase analysis

Bandingkan data performance sekarang dan data parner benchmarking

Identifikasi beberapa best practice yang operasional;

1. Apa yang partisipan kerjakan dan anda tidak kerjakan

2. Bagaimana mengerjakan

lanjutan

Rumuskan strategi untuk menutupi gap yang telah teridentifikasi; identifikasi peluang untuk perbaikan

Buat rencana implementasi

Ada 3 alat dalam phase analisis dalam usaha benchmarking

Brainstorming: sebuah teknik untuk menciptakan ide

Diagram sebab akibat: alat brainstorming yang mempedomani anda dalam mengorganisasikan pemikiran2 yakni apa akibat dan penyebabnya apa

Analisis akar penyebab

Menentukan Gap Kinerjaperf

orm

ance

today

Your performance

Best practice

Benchmark gap

Tetapkan kesamaan (parity) goalperf

orm

ance

today

Your performance

Best practice

Parity goal

T1

Reengineering

Merekayasa kembali proses bisnis yang ada sekarang dengan maksud mengurangi biaya dan siklus waktu untuk meningkatkan tingkat kepuasan konsumen

Why reengineering

Dapat membuat perbaikan proses dramatik yang sering dihitung berdasarkan penurunan biaya sekitar 20-90%, penurunan siklus waktu 60-100%, dan perbaikan dramatik dalam pemuasan konsumen

Perusahaan sering melakukan reengineer ketika mereka ingin secara dramatik merubah cara bisnisnya atau ketika cara bisnisnya sekarang tidak bekerja

Kunci untuk memperbaiki Kinerja:

Harus ada perubahan;1. Perubahan adalah pertanda

kehidupan2. Perubahan adalah harapan3. Perubahan adalah pembaharuan

“Seeing is believing”Or

“believing is Seeing”

Hungungan antara Melihat dan Percaya

Masyarakat altruistik

melihat percaya

“saya perlu melihat sebelum percaya”

“karena saya percaya maka saya akan melihat”

komitmen

Masyarakat umumCenderung selfish

Persoalan dalam perubahan

melihat menyelesaikanbergerak

X XXgagal gagalgagal

Studi anda

Kinerja riil(fakta)

Visi danTujuan orgss

GAP

Perbaikan kinerja

Sinergitasstakeholder

Kelmbg

Bhn Prcn

SDM

Findings

Kaitan Dengan Studi Anda

Manajemen perencanaan

latihan

Buat kelompok Lakukan brainstorming dengan

topik pelayanan publik di Indonesia Kondisi sekarang dan kondisi yang

ditargetkan Apa penyebab masalah Alternatif pemecahannya dan apa

efeknya