p-ISSN : 1907 - 3984

e-ISSN : 2541 - 1760

39

PEMANFAATAN PHPMAILER DALAM PEMBUATAN E-ABSENCE

BERBASIS WEB MOBILE SEBAGAI KONTROL ORANG TUA

TERHADAP ABSENSI SISWA

Lailyn Puad Dosen Tetap STMIK Nurdin Hamzah Jambi, Jambi 36121

Email : lailynfuad@gmail.com

Abstract - Teknologi saat ini sudah sangat memberikan berbagai macam pilihan yang dapat digunakan untuk

meningkatkan system pengawasan, salah satunya adalah notifikasi menggunakan email mengingat hampir

semua pengguna smatphone memiliki akun email. Teknologi yang kerap digunakan oleh developer dalam

membangun berbagai macam system yang user friendly adalah website yang pada dasarnya mempunyai slogan

connect everytime, everywhere with everyone. Penggunaan framework dalam pembuatan sebuah sistem saat ini

menjadi sebuah keharusan mengingat tuntutan kecepatan, ketepatan dan juga keamanan. PHPMailer

merupakan salah satu library yang menunjang proses notifikasi antara user dan juga sistem.

Keywords : Technology, absence, attendance, web mobile, controlling, phpmailer.

I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penelitian

Pendidikan merupakan salah satu pilar penting

yang mempengaruhi kemajuan sebuah bangsa.

Karena ada sebuah quote “Bagaimana anda dididik

sekarang menentukan dimana anda duduk di masa

depan nanti”.

Pada dasarnya pendidikan yang baik adalah

proses yang mempertemukan guru dan siswa dalam

bentuk fisik (tatap muka) dan juga partisipasi siswa

dalam proses tersebut. Namun pada kenyataannya

selalu ada alasan yang mendasari siswa untuk bolos

sekolah, mulai dari kejenuhan, keisengan hingga

kemalasan. Hal ini tentu saja sangat tidak baik bagi

siswa tersebut, apalagi mengingat keterbatasan

sekolah dalam melakukan pengawasan.

Teknologi saat ini sudah sangat memberikan

berbagai macam pilihan yang dapat digunakan untuk

meningkatkan system pengawasan, salah satunya

adalah notifikasi menggunakan email mengingat

hampir semua pengguna smatphone memiliki akun

email. Teknologi yang kerap digunakan oleh

developer dalam membangun berbagai macam

system yang user friendly adalah website yang pada

dasarnya mempunyai slogan connect everytime,

everywhere with everyone.

Dengan membangun sebuah system yang user

friendly diharapkan aplikasi ini dapat digunakan

oleh orang tua/wali siswa dari berbagai kalangan.

Berdasarkan latar belakang permasalahan

tersebut, penulis kemudian melakukan penelitian

yang dituangkan dalam bentuk Laporan Tugas Akhir

Skripsi dengan judul : “Pemanfaatan PHPMailer

Dalam Pembuatan E-Absence Berbasis Web

Mobile Sebagai Kontrol Orang Tua Terhadap

Absensi Siswa “.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas,

maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu :

“Bagaimana membangun sebuah system informasi

akademik berbasis website yang memanfaatkan

fungsi PHPMailer untuk mengontrol absensi

siswa?”

1.3. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Mengetahui secara langsung sistem yang sedang

berjalan pada objek penelitian, menganalisa dan

mencari kelemahan dari sistem yang ada

kemudian memperbaruinya dengan sistem baru.

2. Membangun dan memanfaatkan sistem yang

baru sebagai bentuk fungsi kontrol orang tua

terhadap absensi siswa.

3. Pemanfaatan teknologi dalam meningkatkan

kualitas sistem pengawasan di sekolah.

4. Meningkatkan peran serta pihak sekolah dalam

melakukan pengawasan terhadap absensi siswa.

1.4. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian yang dilakukan

penulis ialah :

p-ISSN : 1907 - 3984

e-ISSN : 2541 - 1760

40

1. Sebagai masukan bagi pihak sekolah dalam

mengatasi permasalahan pada sistem yang

sedang digunakan.

2. Sebagai media yang dapat digunakan oleh orang

tua untuk mengontrol absensi anaknya.

3. Memudahkan guru dalam melakukan absensi,

rekap serta validasi hasil absensi.

4. Memudahkan pihak sekolah dalam

meningkatkan tingkat pengawasan terhadap

siswa sehingga dapat mengurangi tingkat

kemungkinan siswa membolos sekolah.

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Absensi

Berdasarkan kamus Bahasa Indonesia, absen

adalah tidak hadirnya seorang siswa/pegawai pada

saat hari belajar/kerja, karena sakit, izin, alpa atau

cuti.

Dalam penelitian ini, absensi dimaksudkan

sebagai tingkat ketidakhadiran seorang siswa dalam

mengikuti proses pembelajaran yang ada di sekolah.

Kehadiran siswa di sekolah (school

attandence) adalah kehadiran dan keikutsertaan

siswa secara fisik dan mental terhadap aktivitas

sekolah pada jam-jam efektif di sekolah. Sedangkan

ketidakhadiran adalah ketiadaan partisipasi secara

fisik siswa terhadap kegiatan-kegiatan sekolah. Pada

jam-jam efektif sekolah, siswa memang harus berada

di sekolah. Kalau tidak ada di sekolah, seyogyanya

dapat memberikan keterangan yang sah serta

diketahui oleh orang tua atau walinya.

Carter V. Good (1981) memberi batasan

kehadiran sebagai berikut: “The act of being

present, particulary at school, …attendance at

school as not merely being bodily presence but

including actual participation in the work and

activities …”.

2.4. Pengertian PHPMailer

PHPMailer merupakan salah satu library

yang disediakan dan bersifat free. Library ini dapat

dijalankan di berbagai macam framework PHP,

dalam hal ini penulis menggunakan Codeigniter.

Library ini memungkinkan user dapat

memanfaatkan email sebagai media interaksi antara

user dengan sistem.

2.5. Pengertian Web Mobile

World Wide Web (WWW), lebih dikenal

dengan web, merupakan salah satu layanan yang

didapat oleh pemakai komputer yang terhubung ke

Internet.

Web pada awalnya adalah ruang informasi

dalam internet, dengan menggunakan teknologi

hyperteks, pemakai dituntun untuk menemukan

informasi dengan mengikuti link yang disediakan

dalam dokumen web yang ditampilkan dalam

browser web.

Kini internet identik dengan web, karena

kepopuleran web sebagai standar interface pada

layanan – layanan yang ada di internet, dari awalnya

sebagai penyedia informasi, kini juga digunakan

untuk komunikasi dari email sampai dengan

chatting, sampai dengan melakukan transaksi bisnis

(commerce).

Mobile web bertujuan untuk mengakses

layanan data secara wireless dengan menggunakan

perangkat mobile seperti handphone, pda dan

perangkat portable yang tersambung ke sebuah

jaringan telekomunikasi selular. Mobile web yang

diakses melalui perangkat mobile perlu dirancang

dengan mempertimbangkan keterbatasan perangkat

mobile seperti sebuah handphone yang memiliki

sebuah layar dengan ukuran yang terbatas ataupun

beberapa keterbatasan pada sebuah perangkat

mobile.

Pada Mei 2005 mobile web di keluarkan

oleh W3C dengan nama Mobile Web Initiative

(MWI) dengan tujuan membuat web dapat diakses

dari sebuah perangkat mobile secara sederhana

seperti mengakses web dari sebuah komputer

desktop. Dalam membuat sebuah mobile web

membutuhkan implementasi untuk perbaikan dari

segi interoperability, usability dan accessibility pada

sebuah mobile web.

p-ISSN : 1907 - 3984

e-ISSN : 2541 - 1760

41

III. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Analisis Sistem

Analisa sistem merupakan tahapan yang

paling penting dalam merancang sebuah sistem

karena pada tahapan analisa inilah dapat dilihat

bagaimana sistem yang sedang berjalan dan

masalah-masalah apa saja yang sedang dihadapi.

Ketelitian sangat dibutuhkan untuk menentukan

seperti apa sistem yang akan dibangun, apabila

penganalisaan sistem yang ada tidak dilakukan

secara mendetail maka sistem baru yang akan

didesain hasilnya tidak akan optimal.

Tahapan analisa sistem ini dilakukan penulis untuk

melihat apakah sistem yang sedang digunakan pada

Sekolah atau Perguruan Sariputra sudah berjalan

secara optimal atau perlu dikembangkan agar lebih

baik lagi.

3.1.1. Sistem Yang Berjalan

Berdasarkan hasil penelitian yang

dilakukan oleh penulis, system absensi pada

Perguruan Sariputra masih menggunakan bentuk

konvensional dimana sekolah melakukan absensi

siswa dan hanya mencatatnya dalam buku dan

melaporkan kepada orang tua/wali siswa pada akhir

semester.

Berdasarkan analisa dari penelitian yang

penulis lakukan terhadap sistem yang sedang

berjalan tersebut, maka dapat disimpulkan beberapa

permasalahan yang terjadi yaitu :

1. Belum adanya system yang dapat mangakomodir

proses absensi dengan rapi, baik rapi dalam

makna pelaporan maupun rapi dalam makna

keamanan.

2. Ketidakikutsertaan orang tua/wali dalam

membantu mengawasi seorang siswa juga tidak

ditemukan dalam system yang lama.

3. Kesulitan pihak sekolah dalam mengontrol siswa

yang membolos karena tidak adanya pelaporan

yang valid.

3.2 Analisis Sistem Informasi

Untuk memberikan gambaran yang

kompleks mengenai system yang penulis buat, dapat

dijelaskan melalui gambar di bawah ini:

Gambar 3.1. Diagram ASI

Pada diagram dapat dijelaskan bahwa

system ini terdiri dari 4 entitas, yaitu admin, system,

guru dan juga orang tua/wali. Proses berawal dari

admin yang memasukkan semua data siswa, guru,

kelas yang akan tesrsimpan di dalam system. Proses

berikutnya adalah guru yang melakukan absensi

terhadap siswa, proses ini dilakukan menggunakan

gadget atau laptop. Data absensi akan terkirim

langsung ke server dan akan diproses menggunakan

PHPMailer apabila terdapat siswa yang tidak masuk,

maka dengan otomatis orang tua/wali akan

mendapatkan notifikasi terkait hal tersebut.

3.3 Rancangan Tabel

1. Tabel User

Tabel ini dirancang untuk memanipulasi

data administrator yang berperan sebagai orang yang

memanipulasi segala data yang .

Tabel 3.2 Rancangan Tabel User

Field Type Length

Id_user* Int 5

Username Varchar 20

Password Varchar 50

Nama Varchar 50

Level Varchar 10

Avatar Text

Tgl_daftar Date

2. Tabel Absen

Tabel ini dirancang untuk menginputkan,

memanipulasi, dan menampilkan data absensi siswa.

Tabel 3.2 Rancangan Tabel Absen

Field Type Length

Id_absen* Int 5

Id_penempatan ** Int 5

Tgl Date

Jam_masuk Time

p-ISSN : 1907 - 3984

e-ISSN : 2541 - 1760

42

Absen_masuk Varchar 10

Jam_pulang Time

Absen_pulang Varchar 10

3. Tabel Guru

Tabel ini dirancang untuk menginputkan,

memanipulasi, dan menampilkan data guru yang

nantinya akan diwajibkan melakukan proses absensi.

Tabel 3.3 Rancangan Tabel Guru

Field Type Length

Id_guru* Int 5

Id_jenjang ** Int 5

Nik Varchar 25

Nama Varchar 50

No_ktp Varchar 30

Alias Varchar 15

Jenis_kelamin Varchar 20

Ijazah_terakhir Text

Agama Varchar 10

4. Tabel Jenjang

Tabel ini dirancang untuk menginputkan,

memanipulasi, dan menampilkan data jenjang yang

kebetulan dalam hal ini dapat dimasukkan beberapa

data jenjang sekaligus.

Tabel 3.4 Rancangan Tabel Jenjang

Field Type Length

Id_jenjang* Int 5

Jenjang Varchar 10

Jam_masuk Time

Jam_pulang Time

5. Tabel Kelas

Tabel ini dirancang untuk menginputkan,

memanipulasi, dan menampilkan data Kelas yang

nantinya akan digunakan untuk proses penempatan

kelas.

Tabel 3.5 Rancangan Tabel Kelas

Field Type Length

Id_kelas* Int 5

Tingkat Varchar 10

Kelas Varchar 10

Id_guru Int 5

Id_jenjang Int 5

6. Tabel Tahun Ajaran

Tabel ini dirancang untuk menginputkan,

memanipulasi, dan menampilkan data tahun ajaran.

Tabel 3.6 Rancangan Tabel Tahun Ajaran

Field Type Length

Id_ta* Int 5

Tahun_ajaran Varchar 10

Tgl_awal Date

Tgl_akhir Date

7. Tabel Siswa

Tabel ini dirancang untuk menginputkan,

memanipulasi, dan menampilkan data siswa yang

terdata di sekolah tersebut.

Tabel 3.7 Rancangan Tabel Siswa

Field Type Length

Id_siswa* Int 5

Nama_lengkap Varchar 50

Nisn Varchar 20

Jenis_kelamin Varchar 10

Ttl Varchar 20

Agama Varchar 20

Alamat_lengkap Text

8. Tabel Siswa Kelas

Tabel ini dirancang untuk menginputkan,

memanipulasi, dan menampilkan data penempatan

siswa berdasarkan jenjang dan kelas masing-masing.

Tabel 3.7 Rancangan Tabel Siswa Kelas

Field Type Length

Id_penempatan* Int 5

Angkatan Varchar 20

Id_ta Int 5

Id_kelas Int 5

Id_siswa Int 5

Status Varchar 20

3.4 Relasi Antar Tabel

Relasi adalah hubungan antara tabel yang

merepresentasikan hubungan antar obyek di dunia

nyata. Berikut ini adalah relasi antar tabel yang ada

pada aplikasi e-absence ini.

p-ISSN : 1907 - 3984

e-ISSN : 2541 - 1760

43

Gambar 3.2. Relasi Tabel

3.4 Hasil Implementasi

Pada sub bab ini, penulis akan memaparkan

beberapa tampilan aplikasi untuk memberikan

penjelasan mengenai fungsi aplikasi saat dilakukan

proses implementasi.

Gambar 3.3 Tampilan Halaman Log In

Gambar 3.4 Tampilan Halaman Utama

Gambar 3.5 Tampilan Input Data Siswa

Gambar 3.6 Tampilan Halaman Input Data Guru

Gambar 3.7 Tampilan Halaman Input Data Jenjang

dan Kelas

Gambar 3.8 Tampilan Halaman Input Tahun Ajaran

p-ISSN : 1907 - 3984

e-ISSN : 2541 - 1760

44

Gambar 3.9 Tampilan Halaman Absensi

Menggunakan iPad

IV. KESIMPULAN

Dari analisis dan pembahasan yang telah

dilakukan pada bab-bab sebelumnya dalam

penelitian ini, penulis menarik beberapa kesimpulan,

yaitu :

1. Belum adanya media yang mengakomodir system

absensi secara rapi, baik rapi dalam arti pelaporan

maupun rapi dalam arti keamanan.

2. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan pihak

sekolah dan orang tua siswa dapat berkolaborasi

dalam mengontrol kehadiran siswa di sekolah.

3. Aplikasi ini juga dapat digunakan sebagai media

yang meningkatkan kualitas pengawasan dari pihak

sekolah.

DAFTAR REFERENSI

Aryo Wibisono., 2010, Pengembangan Sistem

Informasi Akademik Untuk Pelaporan Proses

Akademik Mahasiswa Berbasis Web (Studi

Kasus SIATMA Universitas Atma Jaya

Yogyakarta). S1 Thesis, UAJY.

Choliq Warganegara., 2012, Membangun Website

Sebagai Sarana Media Informasi Pada Pondok

Pesantren Daarul ’Ilmi. Naskah Publikasi.

STMIK AMIKOM Yogyakarta.

Kadir, Abdul. 2009. From Zero To Pro : Membuat

Aplikasi Web dengan Php dan Database

MySQL . Yogyakarta : Penerbit Andi

Kurniawan, Rulianto. 2007. 54 Trik Tersembunyi

PHP, Palembang : Maxikom

Supardi, Yuniar. 2010. 16 Langkah Menjadi Web

Master (php5 dan MySQL5). Jakarta :

Ardikom

IDENTITAS PENULIS

Nama : Lailyn Puad, S.Kom, M.Kom

NIDN/NIK : 1017129001 / 13.093

TTL : Bukit Baling / 17 Desember 1990

Golongan / Pangkat : Penata Muda

Jabatan Fungsional : Asisten Ahli

Alamat : Jl.Kol Abunjani Sipin Jambi

Telp./Faks. : 0741-668723 / 0741-668726

Alamat Rumah : Jl. Kol Abunjani Sipin Jambi

Telp. : 082376475617