PENCATATAN DAN PENYIMPANAN SURAT PADA BAGIAN …

ISSN 2541-6014 (Cetak) ISSN 2541-6022 (Online) Hak Penerbitan Politeknik Negeri Banjarmasin

279

PENCATATAN DAN PENYIMPANAN SURAT PADA BAGIAN

TATA USAHA SMK NEGERI 4 BANJARMASIN

Rika Novyanti1, Tarman Effendi2, Novi Shintia3

Politeknik Negeri Banjarmasin

[email protected]

[email protected]

[email protected]

ABSTRACT

The study, entitled “Recording and Storage of Letters in the Administration

Division at SMK Negeri 4 Banjarmasin”, aims (1) to find out the recording of

letters at the Administration Division at SMK Negeri 4 Banjarmasin, (2) to find out

the temporary storage of letters at the Administration Division at SMK Negeri 4

Banjarmasin, and (3) to find out the storage of permanent letters in the

Administration Section at SMK Negeri 4 Banjarmasin.

The method used in this research is descriptive method. Data collection techniques

in this study are observation, interviews, and documentation. The data collected in

this research are analyzed based on observations, interviews and documentation

result.

Based on the results of research on the recording and storage of letters in the

Administration Division of SMK Negeri 4 Banjarmasin, it can be stated that (1) the

Administration Division of SMK Negeri 4 Banjarmasin has recorded notes, both

incoming and outgoing letters, recording is done on agenda books, while for

incoming letters (usually) accompanied with a disposition sheet, (2) Administration

Section of SMK Negeri 4 Banjarmasin has made temporary storage of letters, both

in incoming and outgoing letters, temporary storage (usually) is done within one

year, but there are also letters that do not have to be stored within 1 (one) year,

and (3) Administrative Section of SMK Negeri 4 Banjarmasin has kept a permanent

storage of letters, both in incoming and outgoing letters, with steps (a) examination,

(b) indexing, (c) marking, (d) sorting, and (e) storing.

Keywords: Letter Recording, Retention

ABSTRAK

Penelitian yang berjudul “Pencatatan dan Penyimpanan Surat pada Bagian Tata

Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin” ini bertujuan (1) untuk mengetahui pencatatan

surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, (2) untuk mengetahui

penyimpanan surat sementara pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin,

dan (3) untuk mengetahui penyimpanan surat tetap pada Bagian Tata Usaha SMK

Negeri 4 Banjarmasin.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode deskriptif. Teknik

pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu observasi, wawancara, dan

dokumentasi. Teknik pengolahan data dalam penelitian ini yaitu dengan teknik

analisis terhadap data yang diperoleh, baik yang berasal dari observasi, wawancara,

maupun dokumentasi.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


280

Berdasarkan hasil penelitian mengenai pencatatan dan penyimpanan surat pada

Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin dapat dikemukakan bahwa (1)

Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin telah melakukan pencatatan

terhadap surat, baik surat masuk maupun surat keluar, pencatatan dilakukan pada

buku agenda kembar, sementara untuk surat masuk (biasanya) dilampiri (disertai)

dengan lembar disposisi, (2) Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin telah

melakukan penyimpanan sementara terhadap surat, baik pada surat masuk maupun

surat keluar, penyimpanan sementara (biasanya) dilakukan dalam waktu satu tahun,

tetapi adapula surat yang tidak harus disimpan (sementara) dalam waktu (mencapai)

satu tahun, dan (3) Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin telah melakukan

penyimpanan tetap terhadap surat, baik pada surat masuk maupun surat keluar,

dengan langkah-langkah (a) pemeriksaan, (b) mengindeks, (c) memberi tanda, (d)

menyortir, dan (e) menyimpan.

Kata kunci: Pencatatan Surat, Penyimpanan Surat

PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

Suatu instansi, dalam penanganan surat tentu saja tidak lepas pencatatan dan

penyimpanan terhadap surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Surat masuk

yaitu surat yang diterima baik dari suatu instansi maupun dari perseorangan. Surat

keluar yaitu surat yang dikirim dari suatu instansi kepada instansi lain atau kepada

perseorangan.

Begitu pula bagi SMK Negeri 4 Banjarmasin, khususnya pada Bagian Tata

Usaha, setiap surat, baik surat masuk maupun surat keluar, juga dicatat dan

disimpan. Pencatatan surat yang saat ini lazim digunakan yaitu pencatatan pada

buku agenda maupun pada kartu kendali. Sementara penyimpanan surat meliputi

penyimpanan surat yang belum selesai diproses (penyimpanan sementara) dan

penyimpanan surat yang sudah diproses (penyimpanan tetap).

Penyimpanan sementara atau file tindak lanjut adalah file yang digunakan untuk

penyimpanan sementara sebelum suatu surat selesai diproses. Sementara dalam

penyimpanan tetap, ada beberapa langkah yang harus dikerjakan, terutama untuk

volume surat (dokumen) yang banyak. Langkah-langkah itu meliputi (1)

pemeriksaan, (2) mengindeks, (3) memberi tanda, (4) menyortir, dan (5)

menyimpan. Khusus pada penyimpanan surat tetap, ada beberapa sistem yang

digunakan, misalnya sistem abjad, sistem nomor, sistem subjek, dan sistem

geografis.

Sehubungan dengan pencatatan dan penyimpanan surat, perlu diketahui

bagaimana pencatatan dan penyimpanan surat pada SMK Negeri 4 Banjarmasin,

khususnya pada Bagian Tata Usaha. Untuk mengetahui hal tersebut, tentu saja perlu

dilakukan penelitian. Oleh karena itu, peneliti tertarik melakukan penelitian dengan

judul “Pencatatan dan Penyimpanan Surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4

Banjarmasin”.


281

Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah:

(1) Untuk mengetahui pencatatan surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4

Banjarmasin.

(2) Untuk mengetahui penyimpanan surat sementara pada Bagian Tata Usaha

SMK Negeri 4 Banjarmasin.

(3) Untuk mengetahui penyimpanan surat tetap pada Bagian Tata Usaha SMK

Negeri 4 Banjarmasin.

TINJAUAN PUSTAKA

Pengertian Arsip

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang

berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat

diketemukan dengan mudah dan cepat. Kearsipan adalah tata cara pengurusan

penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat

tiga unsur pokok, yaitu penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali

(Hasyim, dkk., 1995:6).

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, tentang Kearsipan, arsip

adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai

dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (Muhidin dan

Hendri Winata, 2016:1).

Prosedur Kearsipan

Langkah-langkah penanganan arsip dari awal hingga arsip disimpan disebut

prosedur kearsipan. Prosedur kearsipan dibagi menjadi prosedur permulaan dan

prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan dikenal dengan prosedur penanganan

surat, kegiatannya dimulai dengan pengelompokan surat sampai dengan

pendistribusian surat. Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar

(arsip atau petinggal), kegiatannya meliputi pemeriksaan, mengindeks, mengkode,

menyortir, dan meletakkan (Hasyim, dkk., 1995:15).

Prosedur Pencatatan Surat

Prosedur pencatatan surat sebenarnya ada beberapa macam. Akan tetapi dua

prosedur pencatatan surat yang lazim digunakan yaitu:

(1) Prosedur buku agenda

Buku agenda sebagai alat untuk mencatat surat keluar dan surat masuk.

Halaman-halaman buku agenda berisi kolom-kolom keterangan (data) dari

surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari

surat yang disimpan di file. Walaupun di dalam buku agenda tidak tercantum

nomor file, buku ini memang sering dipergunakan untuk referensi pertama


282

mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat keluar, tanggal surat masuk

(surat yang diterima), nomor surat, dan lain-lain.

(2) Prosedur kartu kendali

Prosedur kartu kendali adalah prosedur pencatatan dan pengendalian surat,

sehingga surat dapat terkontrol semenjak masuk hingga tersimpan. Kartu

kendali adalah selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang berisikan data-

data suatu surat seperti indeks, isi ringkas, lampiran, dari, kepada, tanggal

surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, kode, M/K

(masuk/keluar), dan catatan. Pencatatan dan pengendalian surat dengan

menggunakan kartu kendali dibuat rangkap tiga (misalnya lembar pertama

warna putih, lembar kedua warna merah muda, dan lembar ketiga warna biru

muda). Lembar pertama disimpan oleh pengolah surat sebagai pengganti

buku agenda; lembar kedua disimpan oleh bagian kearsipan sebagai bukti

bahwa surat masih disimpan oleh pengolah; lembar ketiga disimpan oleh

pengolah sebagai bukti bila surat tersebut telah diserahkan pada bagian

kearsipan (Hasyim, dkk., 1995:16-17).

Prosedur Penyimpanan Surat

Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan

sehubungan dengan akan disimpannya suatu surat. Ada dua macam penyimpanan,

yaitu penyimpanan surat yang belum selesai diproses (penyimpanan sementara) dan

penyimpanan surat yang sudah diproses.

a) Penyimpanan sementara

Penyimpanan sementara atau file tindak lanjut adalah file yang digunakan

untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini

terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 bulan.

Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan yang

sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya. Pergantian bulan ditunjukkan

dengan pergantian penunjuk bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending

sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan dalam map di bawah bulan

dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang

dipending itu disimpan pada file penyimpanan.

b) Penyimpanan tetap

Untuk penyimpanan tetap, ada beberapa langkah yang harus dikerjakan,

terutama untuk volume dokumen yang banyak. Langkah-langkah tersebut

meliputi:

(1) Pemeriksaan

Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat dengan cara

memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa

warkat-warkat bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.

Bilamana terdapat warkat yang belum ditandai “siap untuk disimpan”

sebagaimana tanda yang umum digunakan kantor atau unit kerja

bersangkutan, maka surat tersebut harus dimintakan dulu kejelasannya

kepada yang berhak. Kalau terjadi bahwa surat yang harus diteruskan

kepada pengolah ternyata tidak diteruskan, tetapi disimpan, maka pada

kasus ini dapat disebut bahwa surat tersebut “hilang”.


283

(2) Mengindeks

Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa,

atau kata tangkap lainnya, surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini

tergantung pada sistem penyimpanan yang dipergunakan. Misalnya pada

sistem abjad, kata tangkapnya adalah nama pengirim; pada sistem nomor,

kata tangkapnya adalah angka; pada sistem subjek, kata tangkapnya adalah

perihal atau isi surat; pada sistem geografis, kata tangkapnya adalah nama

tempat asal surat untuk surat masuk dan nama tempat teralamat untuk surat

keluar (pertinggal).

(3) Memberi tanda

Langkah ini sering juga disebut dengan pengkodean, dilakukan secara

sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna

mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah

pekerjaan mengindeks. Tanda yang dicantumkan menunjukkan juga

nomor unit masing-masing kata tangkap. Bilamana kata tangkap harus

ditambahkan, maka kata tangkap ini dituliskan juga dengan warna lain

yang jelas, misalnya untuk kata tangkap angka atau subjek yang tidak ada

pada kertas surat.

(4) Menyortir

Menyortir adalah mengelompokkan surat(-surat) untuk persiapan ke

langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk

jumlah volume surat yang banyak, sehingga untuk memudahkan

penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan

pengelompokkan sistem yang dipergunakan.Untuk sistem abjad,

pengelompokkan di dalam sortir dilakukan menurut abjad; pada sistem

nomor dikelompokkan menurut kelompok angka; pada sistem subjek

dikelompokkan menurut kelompok subjek masalah; pada sistem geografis

dikelompokkan menurut nama tempat asal.

(5) Menyimpan

Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen

sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. Ada

empat sistem standar yang sering dipilih sebagai salah satu sistem

penyimpanan, yaitu sistem abjad, nomor, subjek, dan geografis. Sistem

penyimpanan akan menjadi efisien dan efektif bilamana didukung oleh

peralatan serta perlengkapan yang memadai dan sesuai. Keempat sistem

tersebut akan sangat sesuai bila mempergunakan peralatan almari arsip

(filing cabinet). Untuk memudahkan penemuaan kembali, pada

penyimpanan modern, surat masuk dan surat keluar dari dan untuk satu

koresponden disimpan jadi satu dalam map yang sama dengan letak

berdampingan. (Amsyah, 1991:62-70).

Sistem Penyimpanan Surat

Ada beberapa sistem penyimpanan surat (dokumen) yang biasa digunakan dalam

penyimpanan surat (dalam penyimpanan tetap). Misalnya sistem abjad, sistem

nomor, sistem subjek, dan sistem geografis.

(1) Sistem Abjad


284

Sistem abjad (alfabetis) adalah sistem penyimpanan dokumen yang

berdasarkan urutan abjad dari kata lengkap nama orang atau organisasi

dokumen bersangkutan. Nama dapat terdiri dari dua jenis, yaitu nama orang

adalah nama individu yang dapat terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal;

dan nama badan terdiri dari nama badan pemerintah, nama badan swasta, dan

nama organisasi. Sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai sistem

penyimpanan arsip karena dokumen cenderung dicari atau diminta melalui

nama (Hasyim, dkk., 1995:24-25).

(2) Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode

nomor sebagai pengganti dari nama-orang atau nama-badan. Pengkodean pada

sistem ini harus dilaksanakan dengan teliti yaitu dengan membaca isi surat

secara teliti sehingga dapat diketahui masalahnya dan kemudian masalah yang

terkandung disesuaikan dengan istilah yang digunakan dalam pola klasifikasi

masalah dan dicari sampai dengan sub-sub masalah yang paling kecil beserta

kode nomornya. Sistem penyimpanan warkat pada sistem nomor hampir sama

dengan sistem abjad yang penyimpanan warkatnya didasarkan kepada nama,

hanya nama di sini diganti dengan kode nomor (Hasyim, dkk., 1995:53-56).

(3) Sistem Subjek

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada isi

dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut sebagai perihal, pokok

masalah, permasalahan, masalah, pokok surat, atau subjek. Pembuatan pola

klasifikasi masalah dapat dilakukan dengan cara yang sederhana, yaitu dengan

cara menjadikan unit-unit yang ada pada suatu lembaga/instansi menjadi pokok

masalah atau subjek utama, sub bagian menjadi sub masalah, dan kegiatan yang

diurusi menjadi sub-sub masalah. Kode penyimpanan dalam kearsipan sistem

subjek dapat berupa abjad, nomor, atau gabungan dari keduanya (Hasyim, dkk.,

1995:40-41).

(4) Sistem Geografis

Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada

pengelompokkan menurut nama tempat, baik tempat asal dari pengirim surat

(surat masuk) maupun tempat si teralamat atau alamat tujuan surat (surat

keluar). Sesuai dengan kebutuhan, sistem geografis dapat dikelola menurut tiga

tingkatan, yaitu (1) menurut nama negara, (2) menurut nama pembagian

wilayah adminstrasi negara, dan (3) menurut nama pembagian wilayah

adminstrasi khusus. Penyimpanan dokumen pada sistem geografis adalah

berdasarkan kata tangkap geografis atau tempat asal, yaitu alamat pengirim

untuk surat masuk dan alamat tujuan surat untuk surat keluar yang kemudian

disesuaikan dengan lembar indeks geografis yang digunakan (Hasyim, dkk.,

1995:69).

METODE PENELITIAN

Metode Penelitian

Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode deskriptif. Dengan

menggunakan metode deskriptif tersebut, data mengenai pencatatan dan


285

penyimpanan surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin akan dapat

digambarkan secara objektif, baik yang berkenaan dengan pencatatan surat pada

Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, penyimpanan surat sementara pada

Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, maupun penyimpanan surat tetap

pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin.

Teknik Penelitian

Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data penelitian yang berkenaan dengan pencatatan dan

penyimpanan surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin ini

meliputi:

(1) Observasi

Pada teknik observasi ini peneliti mengumpulkan data dengan cara melakukan

pengamatan secara langsung ke lapangan, khususnya ke Bagian Tata Usaha

SMK Negeri 4 Banjarmasin, terutama berkenaan dengan pencatatan surat pada

Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, penyimpanan surat sementara

pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, dan penyimpanan surat

tetap pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin.

(2) Wawancara

Pada teknik wawancara ini peneliti mengumpulkan data dengan cara

wawancara secara langsung kepada pengelola surat, khususnya kepada

pengelola surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, terutama

berkenaan dengan pencatatan surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4

Banjarmasin, penyimpanan surat sementara pada Bagian Tata Usaha SMK

Negeri 4 Banjarmasin, dan penyimpanan surat tetap pada Bagian Tata Usaha

SMK Negeri 4 Banjarmasin.

(3) Dokumentasi

Pada teknik dokumentasi ini peneliti mengumpulkan data melalui dokumen

tercetak baik yang berasal dari buku maupun dokumen yang berkenaan dengan

materi penelitian, terutama berkenaan dengan pencatatan surat pada Bagian

Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, penyimpanan surat sementara pada

Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, dan penyimpanan surat tetap

pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin.

Teknik Pengolahan Data

Teknik pengolahan data dalam penelitian ini yaitu dengan teknik analisis

terhadap data yang diperoleh baik yang berasal dari observasi, wawancara, maupun

dokumentasi. Data yang dianalisis terutama data yang berkenaan dengan pencatatan

dan penyimpanan surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin. Dari

analisis data tersebut dapat diketahui kemudian dideskripsikan baik berkenaan

dengan pencatatan surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin,

penyimpanan surat sementara pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin,

maupun penyimpanan surat tetap pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4

Banjarmasin.


286

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Pencatatan Surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin

Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin melakukan pencatatan terhadap

surat. Surat yang dicatat baik surat masuk maupun surat keluar. Surat masuk yaitu

surat yang diterima baik dari suatu instansi maupun dari perseorangan. Surat keluar

yaitu surat yang dikirim dari suatu instansi kepada instansi lain atau kepada

perseorangan.

Pencatatan surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, baik surat

masuk maupun surat keluar, dilakukan pada buku agenda. Buku agenda yang

digunakan yaitu buku agenda kembar. Setiap surat masing-masing dicatat pada satu

buku. Satu buku secara khusus mencatat surat masuk dan satu buku lagi secara

khusus mencatat surat keluar. Alasan Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4

Banjarmasin melakukan pencatatan surat, baik surat masuk maupun surat keluar,

pada buku agenda kembar karena lebih efektif dalam pencatatannya.

Isi buku agenda surat masuk yang digunakan pada Bagian Tata Usaha SMK

Negeri 4 Banjarmasin terdiri dari nomor, nomor agenda, asal surat, nomor surat,

tanggal surat, perihal, tanggal diterima, disposisi kepada, dan file arsi. Untuk isi

buku agenda surat keluar yang digunakan pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4

Banjarmasin terdiri dari nomor, nomor agenda, kode, tanggal surat, nomor surat,

jenis surat, pemohon nomor surat, penerima surat, perihal, file arsip, dan

keterangan.

Selain menggunakan buku agenda, buku agenda kembar, khusus untuk surat

masuk pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin juga menggunakan

satu lembar disposisi. Lembar disposisi digunakan terutama untuk surat masuk yang

harus diberi disposisi oleh Kepala SMK Negeri 4 Banjarmasin. Alurnya, apabila

ada surat yang masuk ke Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, oleh

Bagian Tata Usaha surat masuk tersebut dilampiri (disertai) dengan lembar

disposisi, kemudian diserahkan kepada Kepala Sekolah. Setelah diberi disposisi

oleh Kepala Sekolah, surat masuk tersebut bisa dikembalikan dulu ke Bagian Tata

Usaha, kemudian pihak Bagian Tata Usaha menyampaikannya kepada pegawai

sebagaimana yang telah didisposisi oleh Kepala Sekolah. Bisa pula alurnya dari

Kepala Sekolah langsung kepada pegawai sebagaimana yang didisposisi oleh

Kepala Sekolah.

Isi lembar disposisi untuk surat masuk yang digunakan pada Bagian Tata Usaha

SMK Negeri 4 Banjarmasin, di bagian sebelah kiri atas terdiri dari surat dari,

nomor, tanggal, diterima, perihal, di bagian sebelah kiri tengah berisi diberikan

kepada, di bagian sebelah kanan atas terdiri dari nomor urut, nomor agenda, kode,

diarsipkan file, dan sifat, di bagian sebelah kanan tengah berisi dengan hormat

harap (1) tanggapan dan saran, (2) proses lebih lanjut, dan (3)

koordinasi/konfirmasi, kemudian di bagian bawah berisi catatan.


287

Penyimpanan Surat Sementara pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4

Banjarmasin

Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin melakukan penyimpanan

sementara terhadap surat. Penyimpanan sementara merupakan penyimpanan surat

pada surat yang belum selesai diproses. Penyimpanan sementara dilakukan baik

pada surat masuk maupun surat keluar. Penyimpanan sementara dilakukan baik

pada surat masuk maupun surat keluar (biasanya) dilakukan dalam waktu satu

tahun. Penyimpanan sementara dilakukan dalam waktu satu tahun, karena volume

surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin (dianggap) tidak terlalu

banyak. Selama ini volume surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4

Banjarmasin, baik surat masuk maupun surat keluar, yaitu (kurang lebih) seribu

surat dalam satu tahun.

Penyimpanan surat sementara pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4

Banjarmasin adapula surat yang tidak harus disimpan dalam waktu satu tahun.

Misalnya surat undangan, kalau waktu pelaksanaan pada surat undangan tersebut

sudah lewat, maka surat tersebut bisa aja tidak simpan dalam waktu yang lama.

Jadi, penyimpanan surat sementara yang dilakukan dalam waktu satu tahun,

terutama untuk surat-surat penting atau surat-surat yang sifatnya permanen baik

bagi sekolah maupun bagi (seluruh) pegawai SMK Negeri 4 Banjarmasin.

Penyimpanan Surat Tetap pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin

Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin melakukan penyimpanan tetap

terhadap surat. Penyimpanan tetap merupakan penyimpanan surat pada surat yang

sudah selesai diproses. Penyimpanan tetap dilakukan baik pada surat masuk

maupun surat keluar. Pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin untuk

penyimpanan surat tetap, ada beberapa langkah yang telah digunakan dalam proses

penyimpanannya. Langkah-langkah tersebut meliputi (1) pemeriksaan, (2)

mengindeks, (3) memberi tanda, (4) menyortir, dan (5) menyimpan.

Pemeriksaan Surat dalam Penyimpanan Surat Tetap pada Bagian Tata Usaha

SMK Negeri 4 Banjarmasin

Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin melakukan pemeriksaan

terhadap surat sebelum penyimpanan tetap. Surat yang diperiksa baik pada surat

masuk maupun surat keluar. Pemeriksaan dilakukan secara menyeluruh terhadap

surat yang ada. Pemeriksaan terhadap surat dilakukan terutama pada setiap akhir

bulan. Semua surat diperiksa (misalnya) dengan mencocokkan pada buku agenda,

baik pada buku agenda surat masuk maupun pada buku agenda surat keluar. Apakah

surat yang dicatat pada buku agenda memang ada sesuai dengan suratnya?

Kenyataanya, kadang-kadang memang ada surat yang tercatat pada buku agenda,

tetapi suratnya ternyata tidak ada di dalam file (dalam ordner map).

Untuk surat masuk pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, dalam

pemeriksaan ini, kadang-kadang memang ada hambatan. Misalnya, untuk surat

masuk yang dilampiri dengan lembar disposisi. Pada surat masuk yang sudah

didisposisi Kepala Sekolah, kemudian Kepala Sekolah secara langsung

menyerahkan surat masuk beserta lembar disposisi tersebut kepada pegawai


288

sebagaimana tertera pada lembar disposisi. Kadang-kadang ada pegawai yang

mendapat surat (masuk) beserta lembar disposisi tersebut dari Kepala Sekolah,

pegawai bersangkutan tidak menyerahkan (mengembalikan) surat (masuk) beserta

lembar disposisi tersebut kepada pihak Bagian Tata Usaha. Untuk itu, Bagian Tata

Usaha harus meminta surat (masuk) beserta lembar disposisi tersebut kepada

pegawai bersangkutan, dalam rangka penyimpanan tetap terhadap surat

bersangkutan.

Untuk surat keluar pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, dalam

pemeriksaan ini, kadang-kadang juga ada hambatan. Misalnya, ada panitia yang

meminta nomor surat terlebih dahulu kepada Bagian Tata Usaha, tetapi pihak

panitia tidak segera menyerahkan surat yang sudah dibuatnya dengan menggunakan

nomor surat yang telah diberi oleh pihak Bagian Tata Usaha. Untuk itu, Bagian Tata

Usaha harus meminta surat tersebut kepada panitia dalam rangka penyimpanan

tetap terhadap surat bersangkutan.

Mengindeks Surat dalam Penyimpanan Surat Tetap pada Bagian Tata Usaha


Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin telah mengindeks terhadap surat

sebelum penyimpanan tetap. Surat yang diindeks baik surat masuk maupun surat

keluar. Pengindekskan dilakukan terutama berkenaan dengan kata tangkap pada

surat yang akan disimpan. Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin dalam

menyimpan surat, baik surat masuk maupun surat keluar, menggunakan sistem

subjek.

Sehubungan dengan penyimpanan surat dengan menggunakan sistem subjek,

pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin kata tangkapnya dapat

dibedakan antara surat masuk dengan surat keluar. Untuk surat masuk kata

tangkapnya yaitu pada perihal atau isi surat. Sementara untuk surat keluar kata

tangkapnya yaitu pada kode berupa nomor (berkenaan dengan subjek) sebagaimana

sudah dicantumkan pada nomor surat untuk setiap surat keluar. Dengan

menggunakan kata tangkap seperti tersebut, baik surat masuk maupun surat keluar,

setiap surat akan tersimpan pada masing-masing file (ordner map) sesuai dengan

kata tangkapnya.

Kode berupa nomor (berkenaan dengan subjek) khusus untuk surat keluar

berserta subjeknya pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin berkenaan

dengan kata tangkap sebagaimana sudah dicantumkan pada nomor surat, dapat

dikemukakan kode 420 untuk subjek aset/sarana-prasarana, kode 422 untuk subjek

kesiswaan, kode 800 untuk subjek kepegawaian, dan kode 900 untuk subjek

keuangan.

Memberi Tanda Surat dalam Penyimpanan Surat Tetap pada Bagian Tata

Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin

Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin telah memberi tanda terhadap

surat sebelum penyimpanan tetap. Surat yang diberi tanda baik surat masuk maupun

surat keluar. Pemberian tanda dilakukan terutama berkenaan dengan kata tangkap

pada surat yang akan disimpan. Sebagaimana dikemukakan sebelumnya, Bagian


289

Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin dalam menyimpan surat, baik surat masuk

maupun surat keluar, menggunakan sistem subjek.

Pemberian tanda pada surat masuk pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4

Banjarmasin yaitu dengan memberi lingkaran pada perihal atau isi surat berkenaan

dengan subjek surat bersangkutan. Hal tersebut terutama dilakukan pada lembar

disposisi yang menyertai surat masuk. Untuk surat keluar juga dengan memberi

lingkaran pada kode berupa nomor (berkenaan dengan subjek) sebagaimana sudah

dicantumkan pada nomor surat untuk setiap surat keluar. Bisa pula pada surat keluar

tanda tersebut dapat dilihat secara langsung pada kode berupa nomor pada nomor

surat untuk setiap surat keluar.

Dengan pemberian tanda seperti di atas, baik pada surat masuk maupun surat

keluar, surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin akan mudah

disortir kemudian disimpan. Andaikata suatu saat surat ada yang meminjam atau

keluar dari file, maka surat akan mudah disimpan kembali berdasarkan tanda (kode)

penyimpanan yang sudah ada. Begitu pula pada lembar disposisi, pemberian tanda

juga dengan memberi lingkaran pada apa yang harus diperhatikan pada lembar

disposisi tersebut.

Menyortir Surat dalam Penyimpanan Surat Tetap pada Bagian Tata Usaha


Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin telah menyortir terhadap surat

sebelum penyimpanan tetap. Surat yang disortir baik surat masuk maupun surat

keluar. Penyortiran dilakukan terutama berkenaan dengan kata tangkap pada surat

yang akan disimpan. Sebagaimana dikemukakan sebelumnya, Bagian Tata Usaha

SMK Negeri 4 Banjarmasin dalam menyimpan surat, baik surat masuk maupun

surat keluar, menggunakan sistem subjek. Penyortiran terhadap surat pada

Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin yaitu mengelompokkan surat(-

surat) untuk persiapan dalam rangka penyimpanan tetap. Untuk memudahkan

penyimpanan, surat dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokan

sistem yaang digunakan, yaitu sistem subjek. Pada sistem subjek ini, surat

dikelompokkan menurut kelompok subjek masalah.

Selain itu, Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin juga menyortir

terhadap surat tidak harus disimpan dalam waktu yang relatif lama. Misalnya surat

undangan, baik untuk surat masuk maupun surat keluar, setelah (hari serta tanggal

pelaksanaanya), bisa saja surat tersebut beberapa waktu kemudian dimusnahkan.

Berbeda dengan surat(-surat) dari (setiap) pegawai atau karyawan yang sifatnya

permanen, harus disimpan dalam waktu yang relatif lama, bahkan ada yang

disimpan untuk selamanya. Untuk itu, Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4

Banjarmasin, melakukan penyortiran terhadap surat, terutama, mana yang harus

disimpan dalam waktu yang relatif lama, atau yang harus disimpan untuk

selamanya, dan juga mana surat yang bisa saja dapat segera dimusnahkan.


290

Menyimpan Surat dalam Penyimpanan Surat Tetap pada Bagian Tata Usaha


Langkah terakhir penyimpanan surat dalam penyimpanan tetap yaitu

menyimpan surat. Penyimpanan surat dilakukan sesuai dengan sistem penyimpanan

yang dipergunakan. Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin telah

melakukan penyimpanan terhadap surat sebelum penyimpanan tetap. Surat yang

disimpan baik surat masuk maupun surat keluar. Adapun penyimpanan suratnya

yaitu dengan menggunakan sistem subjek. Sistem subjek adalah sistem

penyimpanan surat yang berdasarkan pada isi surat bersangkutan. Isi surat dapat

diketahui misalnya pada hal atau perihal, pokok masalah, permasalahan, masalah,

pokok surat, atau subjek.

Pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin untuk surat yang disimpan

dengan menggunakan sistem subjek, sebagai kata tangkapnya, dapat dibedakan

antara surat masuk dengan surat keluar. Untuk surat masuk dalam rangka

penyimpanan tetap, kata tangkapnya yaitu dengan memperhatikan isi surat yang

dapat diketahui misalnya pada hal atau perihal, pokok masalah, permasalahan,

masalah, atau pokok surat. Untuk surat keluar dalam rangka penyimpanan tetap,

kata tangkapnya yaitu dengan memperhatikan kode (berupa) nomor yang sudah

ditulis pada masing-masing nomor surat untuk setiap surat keluar. Akan tetapi, baik

surat masuk maupun surat keluar, disimpan pada ordner map sesuai dengan

kodenya yang berkenaan dengan subjek untuk setiap surat.

Pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, baik surat masuk maupun

surat keluar, disimpan dengan kode yang menentukan subjek seperti pada tabel di

atas. Untuk surat yang berkenaan dengan aset/sarana-prasarana disimpan (terutama)

pada ordner map pada kode 420. Untuk surat yang berkenaan dengan kesiswaan

disimpan (terutama) pada ordner map pada kode 422. Untuk surat yang berkenaan

dengan kepegawaian disimpan (terutama) pada ordner map pada kode 800. Untuk

surat yang berkenaan dengan keuangan disimpan (terutama) pada ordner map pada

kode 900. Kemudian, pada punggung ordner map juga ditandai dengan warna

sebagai pembeda antara surat masuk dengan surat keluar. Untuk surat masuk pada

punggung ordner map ditandai dengan warna hijau muda. Untuk surat keluar pada

punggung ordner map ditandai dengan warna kuning muda.

Jika penyimpanan surat masuk dan surat keluar dengan kode seperti di atas,

khusus untuk surat (dokomuen) pegawai atau karyawan pada Bagian Tata Usaha

SMK Negeri 4 Banjarmasin, disimpan masing-masing untuk setiap pegawai atau

karyawan. Penyimpanan surat (dokomuen) pegawai atau karyawan juga disimpan

pada ordner map.

KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan pada bab-bab sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan

sebagai berikut:

(1) Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin telah melakukan pencatatan

terhadap surat, baik surat masuk maupun surat keluar, pencatatan dilakukan

pada buku agenda kembar, sementara untuk surat masuk (biasanya)

dilampiri (disertai) dengan lembar disposisi.


291

(2) Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin telah melakukan

penyimpanan sementara terhadap surat, baik pada surat masuk maupun surat

keluar, penyimpanan sementara (biasanya) dilakukan dalam waktu satu

tahun, tetapi adapula surat yang tidak harus disimpan (sementara) dalam

waktu (mencapai) satu tahun.

(3) Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin telah melakukan

penyimpanan tetap terhadap surat, baik pada surat masuk maupun surat

keluar, dengan langkah-langkah (a) pemeriksaan, (b) mengindeks, (c)

memberi tanda, (d) menyortir, dan (e) menyimpan.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 1991. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Penerbit PT Gramedia

Pustaka Utama.

Barthos, Basir. 1990. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan

Perguruan Tinggi. Jakarta: PT Bumi Aksara.

Dewi, Irra Chrisyanti. 2015. Manajemen Kearsipan. Cetakan Ketiga. Jakarta:

Penerbit PT Prestasi Pustakaraya.

Hasyim, Fathun, dkk. 1995. Kearsipan. Bandung: Pusat Pengembangan Pendidikan

Politeknik Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan

dan Kebudayaan.

Muhidin, Sambas Ali dan Hendri Winata. 2016. Manajemen Kearsipan: untuk

Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan. Bandung:

CV Pustaka Setia.

Mulyono, Sularso, dkk. 1985. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta: Penerbit

Liberty.

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.

Bandung: Penerbit Mandar Maju.

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2015. Manajemen Kearsipan Modern: Dari

Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Penerbit Gava Media.

Suparjati, dkk. 2000. Surat-Menyurat dalam Perkantoran. Yogyakarta: Penerbit

Kanisius.

Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Cetakan Kesembilan. Yogyakarta: Penerbit

Kanisius.

Documents

PENCATATAN DAN PENYIMPANAN SURAT PADA BAGIAN …