Disampaikan pada Pelatihan Vaksinasi COVID-19 bagi Petugas Kesehatan

PENCATATAN PELAPORAN VAKSINASI COVID-19

Subdit ImunisasiDirektorat Surveilans dan Karantina Kesehatan

Ditjen P2P – Kementerian Kesehatan

Tujuan Pembelajaran

Tujuan Pembelajaran Umum :Setelah mengikuti pelatihan ini peserta dapat mengetahui, memahami serta melakukanpencatatan dan pelaporan pelaksanaan Vaksinasi COVID-19Tujuan Pembelajaran Khusus:Setelah mengikuti pelatihan ini peserta dapat:1. Mengetahui dan memahami tujuan pencatatan dan pelaporan pelaksanaan Vaksinasi

COVID-192. Mengetahui, memahami, serta melakukan pencatatan dan pelaporan hasil pelayanan

Vaksinasi COVID-193. Mengetahui, memahami, serta melakukan pencatatan dan pelaporan logistik Vaksinasi

COVID-19

Pokok Bahasan

• Tujuan pencatatan pelaporan

• Alur dan mekanisme pencatatanpelaporan (hasil pelayanan danlogistik)

• Format pencatatan pelaporan(hasil pelayanan dan logistik)

Tujuan dari Pencatatan

• Dokumentasi proses layananVaksinasi

• Dokumentasi hasil kegiatan(cakupan, penggunaan vaksindan logistik)

• Bahan untuk analisa dan pemberian umpan balik

Konsep Pencatatan dan Pelaporan Vaksinasi

Akurat

Lengkap

Tepat Waktu

Terus Menerus

Hasil Layanan

Vaksinasi / Cakupan

Pemakaian Vaksin –Logistik

Sistem dan Metode Pencatatan dan Pelaporan

Manual/Elektronik

Situasi-Kondisi

Kemampuan SDM

Pelaksana

Ketersediaan Fasilitas

Geografis

Pencatatan dan Pelaporan HasilPelayanan

Identitas lengkap sasaran (NIK, nama, jenkel, usia, pekerjaan, alamat)

Status Keanggotaan BPJS/JKN

Nama vaksin

No Batch Vaksin

Tanggal pemberian vaksin (Dosis 1-2)

Hasil skrining

Pencatatan dan Pelaporan ElektronikKhusus Vaksinasi COVID-19

•Terpisah dari pencatatandan pelaporan imunisasirutin

•dilakukan secaraelektronik melalui aplikasiPcare Vaksinasi

•Online, dilakukan saatpelayanan berlangsung(real-time)

Alur PencatatanSI Satu Data Vaksinasi COVID-19

1. Pencatatan hasil pelayanan vaksinasi menggunakan aplikasi PCaredilakukan pada saat pelayanan vaksinasi COVID-19 dilakukan

2. Petugas meja layanan mengoperasikan aplikasi PCare, dan memilih / mengklik pilihan dalam PCare atau mengetikkannya secara manual sesuaivariabel yang tersedia dan kondisi sasaran yang divaksinasi

3. Penginputan data tersebut dilakukan secara daring pada saat pelayananberlangsung atau di hari yang sama.

4. Data langsung diproses secara otomatis hingga tingkat pusat. Sistemdashboard di tingkat pusat akan melakukan rekapitulasi perhitungan hasillayanan• Infografik hasil pengolahan data yang diinput tersebut dapat diakses oleh fasilitas pelayanan kesehatan,

Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Kementerian Kesehatan dengan mengakses tautan https://pen-prod.udata.id./ serta dapat diunduh dan dicetak sebagai laporankegiatan vaksinasi di fasilitas pelayanan kesehatan.

PENCATATAN DAN PELAPORAN HASIL PELAYANAN VAKSINASI COVID-19 DENGAN PCARE VAKSINASI

• Apabila tidak memungkinkan menginput data hasil layanan secaradaring (online) pada saat pelayanan berlangsung, pencatatandilakukan secara manual menggunakan format standar yang kemudian ditandatangani oleh pimpinan fasilitas pelayanankesehatan. Data kemudian diinput ke dalam sistem PCare di hari yang sama apabila sudah tersedia jaringan internet.

• Apabila dilakukan input kembali ke sistem PCare di hari yang berbedamaka dilakukan pada fitur Pencatatan Pelayanan Vaksin Manual padaaplikasi PCare Vaksinasi.

Data hasil layanan 120 hari kebelakang dapat diinput, penginputan

sesuai urutan dosis

Alur dan Proses Pencatatan dan PelaporanSI Satu Data Vaksinasi COVID-19

Pencatatandilakukan di

setiap fasyankesdan pos

Laporan harian per fasyankes real time SI Satu Data Vaksinasi COVID-

19 fasyankes, DinkesKab/Kota, Provinsi, Pokja,

Kemenkes

Capaian cakupan: rekapitulasi

cakupan hariandan keseluruhan dashboard,

peta, table, grafik, dll

1. Data tertuang dalam format standar2. Rekapitulasi dapat diunduh melalui aplikasi PCare dan di cetak untuk mendapatkan

pengesahan/tanda tangan dari pejabat yang berwenang (Kepala Puskesmas/KepalaFasyankes)

Alur PencatatanSI Satu Data Vaksinasi COVID-19 (Pcare)

SasaranvaksinasiCOVID-19

datang

Meja 1A (Pendaftaran)• Verifikasi data dilakukan dengan menggunakan

aplikasi Pcare (pada komputer/laptop/HP)• Bila data tidak ditemukan atau data tidak

sesuai, sasaran diarahkan ke Meja 1B

Meja 2 (Skrining)• Petugas kesehatan melakukan

anamnesa dan pemeriksaan fisik sederhana untuk melihat kondisi kesehatan dan mengidentifikasi kondisi penyerta (komorbid)

• Skrining dilakukan dengan menggunakan aplikasi Pcare

Meja 3 (Vaksinasi)• Petugas memberikan vaksinasi secara intra muskular

sesuai prinsip penyuntikan aman• Petugas memasukkan nama vaksin, nomor batch dan

nomor serial vaksin yang diberikan kepada sasaran pada aplikasi Pcare scan Barcode atau manual

• Manual tuliskan pada sebuah memo. Memo diberikan kepada sasaran untuk diserahkan kepada petugas di Meja 4.

Meja 4 (Pencatatan dan Observasi)• Petugas mencatat hasil pelayanan vaksinasi ke dalam

aplikasi PCare. • Sasaran diobservasi selama 30 menit untuk memonitor

kemungkinan KIPI• Petugas memberikan penyuluhan tentang 3M dan

vaksinasi COVID-19• Cetak kartu mel. aplikasi Pcare. Peserta mendapatkan

kartu vaksinasi (elektronik/ fisik).

INPUT DATA HASIL OBSERVASI 30 MENIT PASCA VAKSINASI

ADA KELUHAN TANPA KELUHAN

Input reaksi/gejala/keluhan sbb, sesuai kondisi sasaran:1. Tanda-tanda syok anafilaktik (sesak nafas/berdebar/dada

tidak nyaman/nyeri ulu hati/padangan kabur, mual/muntah, penurunan kesadaran)

2. Demam3. Peningkatan tekanan darah (≥140/90)4. Urtikaria (kemerahan/ruam/gatal tersebar)5. Lethargia (lemas, mengantuk)6. Kemerahan, gatal di sekitar lokasi suntikan7. Bengkak, nyeri, pegal di lokasi suntikan8. Batuk/pilek, sakit kepala, pusing9. Gangguan kecemasan, syncope10. Lain-lain: (dapat diisi oleh petugas)

TINDAK LANJUT:DAPAT

DITANGANI ATAU DIRUJUK

Reaksi/keluhan/gejala (KIPI) yang dialami selama observasi kemudian ditindaklanjutidengan pencatatan dan pelaporan KIPI melalui website keamanan vaksin

1. Petugas pelaksana layanan vaksinasi COVID-19 di meja 4 mengakses aplikasi Pcare Vaksinasimelalui alamat https://pcare.bpjs-kesehatan.go.id/vaksin/ menggunakan browser yang terdapat pada komputer/laptop/handphone yang terkoneksi internet, kemudian log inmenggunakan username dan password yang sudah didapatkan.

2. Ada dua menu utama yang ditampilkan setelah log in yaitu Daftar Penerima Vaksin dan Pencatatan Pelaksanaan Vaksin. Pilih menu Pencatatan Pelaksanaan Vaksin.

3. Ubah jenis user pada kolom kanan atas dengan cara pilih jenis user “Petugas Vaksinasi”. Kemudian klik ubah user. Tampilan akan berubah menjadi halaman untuk pencatatan hasil pelayanan vaksinasi.

4. Untuk melakukan input hasil pelayanan vaksinasi, klik nomor tiket pada sasaran yang berstatus skrining lanjut

5. Isi form pemberian vaksin meliputi tanggal (akan terisi otomatis sesuai tanggal hari pelayanan dan tidak dapat diubah), jam pelayanan (akan terisi otomatis sesuai dengan jam pada device yang digunakan), nama vaksin yang diberikan, nomor batch/ seri vaksin (secara manual atau dengan scan QR code).

6. Jika sudah selesai, klik simpan. Data yang sudah disimpan tidak dapat diedit. Status sasaran akan berubah menjadi Pemerian Vaksin Selesai.

7. Setelah sasaran menunggu 30 menit setelah vaksinasi, klik status pulang sasaran, pilih tidak ada KIPI (status pulang sehat) atau ada KIPI.

8. Detail penggunaan aplikasi Pcare Vaksinasi untuk pendataan fasyankes dapat dilihat pada User Manual Pcare Faskes dengan mengunduh pada tautan http://bit.ly/LampiranJuknisVC19dengan password $ppt12020.

Mekanismepencatatan

hasilpelayananvaksinasimelalui aplikasi Pcare

Sebagai langkah antisipasi, semua hasil pelayananvaksinasi tetap dilaporkan manual secara

berjenjang menggunakan format rekap standar. Pelaporan manual tersebut disampaikan kepada

Kementerian Kesehatan c.q Subdit Imunisasisecara berjenjang setiap hari paling lambat pukul

16.00 WIB

Format Pencatatan Pelayanan Vaksinasi COVID-19 di Tingkat Fasyankes

Format Rehapitulasi Harian Pelaksanaan Vaksinasi COVID-19 Tingkat Fasilitas Pelayanan Kesehatan

Format Rehapitulasi Harian Pelaksanaan Vaksinasi COVID-19 Tingkat Kabupaten/Kota

Format Rehapitulasi Harian Pelaksanaan Vaksinasi COVID-19 Tingkat Provinsi

Pencatatan dan Pelaporan Logistik

Pencatatan dan Pelaporan Logistik

Pencatatan danpelaporan vaksin danlogistik pelaksanaanvaksinasi COVID-19

menggunakan sistemmonitoring logistikelektronik yaitu Bio Tracking dan SMILE (Sistem Monitoring

Imunisasi dan Logistiksecara Elektronik)

Pencatatan dan pelaporan logistik mencakup hal-hal sebagai berikut:

1. jumlah vaksin dan logistik vaksinasi yang diterima;

2. jumlah vaksin dan logistik vaksinasi yang dikeluarkan; dan

3. jumlah vaksin dan logistik vaksinasi yang digunakan

Pencatatan dan Pelaporan Logistik

• Bila tidak memungkinkan dilakukan pencatatan secara elektronik maka dapat digunakan secara manual menggunakan format standar yang kemudian dicatat dan dilaporkan secara elektronik apabila telah mendapatkan jaringan selular (GSM).

• Sebagai langkah antisipasi, semua hasilpelayanan vaksinasi tetap dilaporkan manual secara berjenjang menggunakan format rekapstandar. Pelaporan manual tersebutdisampaikan kepada Kementerian Kesehatan c.qSubdit Imunisasi secara berjenjang setiap haripaling lambat pukul 16.00 WIB.

Format Rekapitulasi Logistik Vaksinasi COVID-19 Tingkat Fasilitas Pelayanan Kesehatan

Format Rekapitulasi Logistik Vaksinasi COVID-19 Tingkat Kabupaten/Kota

Format Rekapitulasi Logistik Vaksinasi COVID-19 Tingkat Provinsi

TERIMA KASIH

PENUGASAN

•Melakukan pencatatan hasil layanan vaksinasi covidsecara manual menggunakan format standar besertarekapitulasi nya

•Melakukan pencatatan logistik vaksinasi covid secaramanual menggunakan format standar