Upload
dinhquynh
View
293
Download
8
Embed Size (px)
Citation preview
SELAMAT DATANG KE TAKLIMAT
TATACARA PENDAHULUAN DIRI
(PEGAWAI AWAM )
Disediakan :
Seksyen Pengurusan Perakaunan PinjamanBahagian Perkhidmatan Operasi Pusat & Agensi,
Jabatan Akauntan Negara MalaysiaJulai 2009
KUASA AKTA
Kumpulanwang Amanah Kerajaan
Ditubuhkan di bawah Seksyen 10 Akta
Prosedur Kewangan 1957
Untuk maksud tertentu melalui resolusi
yang dilulus oleh Dewan Rakyat
Bercorak kumpulanwang pusingan
Di bawah Pelbagai Kumpulanwang
Amanah Kerajaan-Pendahuluan Diri
(Penyata E1c)
KELULUSAN OLEH :PERBENDAHARAAN (KEW 106)
853210 - Ganjaran Pekerja Kerajaan
853209 - Tunggakan Caruman KWSP
853296 - Surcaj yang dikenakan oleh
Suruhanjaya Perkhidmatan Awam
853204 - Deposit Sewa Luar Negara
853215 - Perbelanjaan di bawah AP55
(Perbelanjaan Darurat)
853208 – Kehilangan wang awam
JENIS- JENIS PENDAHULUAN
853207 - Perbelanjaan di bawah AP59
853203 - Perbelanjaan perubatan luar negara
853206 – Pendahuluan Gaji
853205 – Bayaran terlebih emolumen
853214 - Pendahuluan Yuran Sekolah Di Luar
Negara
853216 – Pendahuluan Sekolah Dalam Negara
853299 – Pendahuluan diri Pelbagai
JENIS- JENIS PENDAHULUAN
KELULUSAN OLEH :
PEGAWAI PENGAWAL (KEW 325)
853201 – Pengangkutan orang & perbelanjaan
sara hidup – dalam negeri
853202 – Pengangkutan orang & perbelanjaan
sara hidup – luar negera
853213 - Pendahuluan Sewa rumah luar negara
(surat Perbendaharaan:
KK/BP(s)11/780/3/76 sk 1/20080(8) bertarikh 4 Ogos 2008)
JENIS- JENIS PENDAHULUAN
PENDAHULUAN DIRI PENGANGKUTAN ORANG DAN SARA HIDUP853201 – DALAM NEGARA
853202 – LUAR NEGARA
RUJUKAN :
SPP BIL 2 TAHUN 1993
SPP BIL 6 TAHUN 1994
LAYAK DIPOHON OLEH SEORANG BAGI TUJUAN:
Menjalankan tugas rasmi di luar Ibu
Pejabat sama ada di dalam atau di
luar negara
Menghadiri kursus
Bertukar
• Ketua-ketua Setiausaha dan Ketua-
ketua Jabatan yang disenaraikan
sebagai Pegawai Pengawal dalam
Buku Anggaran Belanjawan Tahunan.
KUASA MELULUSKAN
• Bagi pegawai Persekutuan di Sabah &
Sarawak :- Pegawai Pengawal boleh
mewakilkan kepada Ketua-ketua
Jabatan Persekutuan Sabah &
Sarawak
UNSUR YANG TERLIBAT:-
Elauan Makan
Bayaran sewa hotel
PERATURAN PERMOHONAN
Pendahuluan Diri yang lama telah
diselesaikan sepenuhnya dalam tempoh
yang ditetapkan
Permohonan dibuat sekurang-kurangnya
7 hari (lama 14 hari) sebelum bertolak
dengan menggunakan Borang Kew.325
(4 salinan) –SPP6/94
Mematuhi had minima yang ditetapkan
HAD MINIMA PERMOHOHAN
Kumpulan Pengurusan Tertinggi /Kumpulan Pengurusan & Profesional
RM500.00
Kumpulan Sokongan (Kategori > 17) RM300.00
HAD MINIMA PERMOHOHAN
Kumpulan Sokongan Kategori < 17 Tiada Had Minima
Permohonan yang kurang dari had minima adalah tidak dibenarkan
BAYARAN BALIK
Dibuat melalui tuntutan perjalanan yang
dihantar tidak lewat dari 10hb. bulan
berikutnya
Denda 10% setahun akan dikenakan bagi
pendahuluan yang tidak diselesaikan
Pendahuluan perlu diselesaikan sebelum
bersara. Sekira tidak diselesaikan, potongan
dari ganjaran / pencen boleh dilakukan.
Meluluskan hanya kepada pegawai-pegawai yang telah menyelesaikan kesemua pendahuluan Diri yang lama.
Boleh secara bertulis melantik seorang pegawai kanan untuk luluskan permohonan Pendahuluan Diri
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
Hantar Penyata Ringkasan kedudukan Pendahuluan Diri yang diluluskan dan hasil kutipannya ke Perbendaharaan mengikut format LAMPIRAN B setiap 6 bulan
Dapatkan kembali jumlah Pendahuluan Diri dalam masa yang ditetapkan
Memotong sekali gus dari gaji pegawai sehingga selesai sekiranya pendahuluan tidak dijelaskan dalam tempoh yang ditetapkan
Mengenakan penalti 10% setahun sekiranya baki wang Pendahuluan Diri gagal dibayar dalam tempoh 1 bulan selepas tarikh tuntutan perlu dibuat.
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
100% - Untuk maksud ke luar
negara
Tidak lebih 90% - Untuk maksud
dalam negara
Perbelanjaan untuk hari-hari
bertugas rasmi sahaja
KADAR KELULUSAN PENDAHULUAN DIRI
PENYELENGGARAAN BUKU DAFTAR
i. Rujukan Fail Jabatan
ii. Nama Pegawai yang
memohon iii.
Amaun Pendahuluan Diri
iv. Tarikh diluluskan
v. Tarikh pergi
vi. Tarikh balik / sampai
vii. Tarikh dan amaun tuntutan
dikemukakan
viii. Tarikh dan nombor rujukan
baucer atau jurnal
ix. Tarikh dan amaun tuntutan
dibayar
x. Amaun denda dikenakan;
jika berkaitan
xi. Catatan
PENYELENGGARAAN BUKU DAFTAR
SENARAI SEMAK PERMOHONAN PENDAHULUAN DIRI
Pengendalian Permohonan:-
Sediakan Daftar Pendahuluan Diri
Pastikan Borang Pendahuluan dibuat dalam
4 salinan
Pastikan permohonan dikemukakan 7 hari
sebelum bertolak
Semak dengan had minima permohonan
Sudahkah selesai pendahuluan lama
Kemaskini Daftar selepas kelulusan diterima
dan kutipan balik dibuat
Pembayaran Balik:
Bayaran Balik dibuat melalui tuntutan
perjalanan
Tuntutan dikemukakan tidak lewat 10hb
bulan berikutnya
Jika jumlah tuntutan kurang jumlah
pendahuluan diri, baki perlu dibayar
balik
SENARAI SEMAK PERMOHONAN PENDAHULUAN DIRI
CATATAN PELARASAN
Pembayaran pendahuluan diri dibuat melalui
tuntutan sebelum atau pada 10hb bulan
berikutnya melalui:-
Tuntutan melebihi pendahuluan diri:
Baucar bayaran tuntutan perjalanan
DT Vot
KT Amanah
KT Akaun Bank - Pemohon
Tuntutan sama dengan pendahuluan diri
Pelarasan jurnal sahaja
DT Vot
KT Amanah
Tuntutan kurang dari pendahuluan diri
Pelarasan jurnal seperti diatas; dan
Penyata Pemungut bagi bayaran balik lebihan
(pemohon perlu mengembalikan dengan serta
merta) melalui PTJ
CATATAN PELARASAN
CATATAN PELARASAN –TERLEBIH EMOLUMEN (853205)
Pelarasan jurnal bagi pengwujudan pinjaman
DT Amanah – 853205
KT Vot Gaji / Emolumen (1XXXX)
KT Akaun Hasil – (81101 jika berkaitan)
(catatan ke dalam akaun hasil sekiranya emolumen yang terlibat melibatkan peruntukan tahun sebelum)
Potongan gaji perlu dilakukan bagi menjelaskan pendahuluan yang diambil seperti yang telah diluluskan oleh PERBENDAHARAAN menggunakan kod potongan gaji 4189
• 853206 – Pendahuluan Gaji
Atas gaji yang ia belumberhak menerimanya atauatas gaji yang ia berhakmenerimanya tetapi belum
diluluskan;
JENIS- JENIS PENDAHULUAN
• 853205 – Bayaran terlebih emolumen
Bagi mendapatkan balik gaji
atau elaun yang
terlebih bayar
JENIS- JENIS PENDAHULUAN
AP 55- PERBELANJAAN DARURAT Dalam keadaan yang luar biasa jika ternyata bagi kepentingan
perkhidmatan awam bahawa perbelanjaan patut dilakukan
dengan segera sedangkan tiada peruntukan bagi perbelanjaan
tersebut dan masa tidak mengizinkan bagi mendapatkan
kebenaran mengikut cara biasa, seseorang pegawai boleh atas
tanggungjawabnya sendiri melakukan perbelanjaan itu, tetapi ia
hendaklah dengan serta merta memberitahu Ketua Setiausaha
Perbendaharaan (KSP) atau Pegawai Kewangan Negeri (PKN)
melalui Pegawai Pengawal dan hendaklah dengan segera
menyampaikan kepada KSP/PKN satu laporan bertulis
menghuraikan sebab-sebab yang mendorongnya menyimpang
daripada cara yang biasa. Dalam hal seumpama ini, apa-apa
pembayaran yang dibuat boleh pada mulanya
dipertanggungkan kepada Kumpulanwang Pendahuluan Diri
(Pegawai Awam) atas nama pegawai itu sendiri. Kelulusan
KSP /PKN hendaklah diperolehi terlebih dahulu sebelum
pelarasan pendahuluan diri tersebut dilakukan.
AP 59- PERBELANJAAN SUCI HATI
i) Walau apa pun peruntukan mana-mana
Arahan Perbendaharaan (AP) yang lain,
pembayaran sesuatu bil yang dikemukakan
dengan sempurnanya oleh seseorang bagi
barang atau perkhidmatan yang dipesan
dan dibekalkan dengan suci hati kepada
kerajaan tidak boleh ditahan oleh sebab
apa-apa keraguan sama ada
pertanggungan itu telah dilakukan dengan
sepatutnya oleh pegawai kerajaan tang
bertanggungjawab.
ii. Jika KSP/PKN berpuas hati bahawa suatu
tanggungan kontrak telah dilakukan, tetapi
berpendapat bahawa seseorang pegawai telah
mungkin bersalah dan dipertanggungkan
mulanya kepada akaun Kumpulan Wang
Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) atas nama
pegawai yang berkenaan, atau jika nama
pegawai tidak dapat ditentukan dengan serta
merta, atas nama jawatan Pegawai Pengawal
yang berkenaan sementara dinantikan
keputusan penyelesaian perkara tersebut.
AP 59- PERBELANJAAN SUCI HATI
iii) Pegawai Pengawal hendaklah menyediakan
satu laporan bertulis bagi menghuraikan sebab-
sebab yang mendorongnya menyimpang
daripada cara yang biasa dan mengemukakan
kepada KSP/PKN tidak lewat dari 60 hari
daripada tarikh pendahuluan diri diluluskan.
Pelarasan pendahuluan diri hendaklah
dilakukan dengan segera tetapi tidak lewat
daripada 60 hari setelah mendapat kelulusan
KSP/PKN
AP 59- PERBELANJAAN SUCI HATI
KEHILANGAN WANG AWAM
AP 3
AP3-Kehilangan bermaksud kehilangan
wang awam,setem, barang-barang awam
dan harta lain yang berharga disebabkan
oleh kecurian, penipuan,kecuaian
pegawai, kekurangan,bayaran
terlebih,pembayaran tanpa kuasa,hutang
yang tidak boleh dapat balik,hasil yang
tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan
yang sia-sia