PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

PEMERINTAH KOTA BALIKPAPAN

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam rangka mendukung penyelenggaraan kepemerintahan yang

baik (good governance) dan reformasi birokrasi di lingkungan

Pemerintah Kota Balikpapan perlu suatu upaya diantaranya denganmenerapkan sistem yang terintegrasi dengan memanfaatkan teknologi

komputer yang telah terhubung pada setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) / unit organisasi/unit kerja untuk mendukung

penyelenggaraan administrasi pemerintahan guna mempercepat dan

mempermudah arus informasi tata naskah dinas.

Dengan semakin meningkatnya volume naskah dinas dari hasil

kegiatan yang dilakukan oleh Pemerintah Kota Balikpapan, maka

penanganannnya perlu didukung dengan sistem administrasi yang

memadai, yaitu dengan mengubah sistem manual ke sistem

komputerisasi sehingga pengelolaan naskah dinas dapat dilakukan

dengan cepat. Salah satu diantaranya adalah dengan menerapkan

Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) di lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan.

Sistem TNDE Pemerintah Kota Balikpapan merupakan salah satu

sub sistem dari perkantoran elektronik di Pemerintah Kota Balikpapan yang dikembangkan dengan memanfaatkan teknologi berbasis jaringan

komputer dan aplikasi web based yang dapat memproses data naskah

dinas dalam program manajemen basis data.

Pemilihan.....

- 2 -

Pemilihan teknologi client server ini mempertimbangkan hal-hal sebagai

berikut:

1. Cepat dalam pengembangan aplikasi;

2. Mudah dalam distribusi aplikasi kepada para pengguna;

3. Data surat akan tersimpan dalam sebuah sistem manajemen basis

data yang terpusat, sehingga mudah dalam pemeliharaan data;

4. Mudah dalam perawatan dan pengembangan aplikasi, perubahan

kode program hanya di web server dan database server.

5. Untuk mengakses software aplikasi cukup mudah, langkah-

langkahnya cenderung sederhana karena aplikasi yang

dikembangkan didasarkan pada alur kerja penanganan surat

sehari-hari.

B. Sasaran

Sasaran petunjuk pelaksanaan TNDE adalah:

1. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman tentang

penyelenggaraan TNDE di lingkungan OPD / unit organisasi/unitkerja Pemerintah Kota Balikpapan ;

2. Terwujudnya keterpaduan pelaksanaan TNDE di unit

organisasi/unit kerja di lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan ;

3. Lancarnya komunikasi dan kemudahan pengelolaan dan

pengolahan naskah dinas;

4. Terwujudnya pemanfaatan teknologi informasi dalam tata naskah

dinas.

C. Manfaat

Manfaat TNDE sebagai berikut:

1. Terwujudnya percepatan pemerintahan elektronik (e-Government)

Pemanfaatan TNDE akan mendukung terwujudnya tata kelola

kepemerintahan yang baik dengan memanfaatkan teknologi informasi.

2. Terwujudnya.....

- 3 -

2.Terwujudnya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan pemerintahan

Penggunaan TNDE akan memberikan manfaat berupa penghematan

sumber daya seperti tenaga, kertas, waktu, dan biaya karena

mengurangi jumlah naskah dinas yang harus dicetak. Efektivitas dan

efisiensi pekerjaan dapat dicapai dengan tersampaikannya informasi

secara langsung naskah dinas atau informasi lainnya yang

memanfaatkan teknologi informasi tanpa bergantung pada

keberadaan kurir.

3. Terwujudnya dukungan reformasi birokrasi

Pemanfaatan TNDE akan mendukung terwujudnya reformasi

birokrasi aparatur negara

4. Terciptanya koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan simplikasi

antar unit organisasi/unit kerja

Pemanfaatan teknologi informasi akan mempermudah komunikasi

antar unit organisasi/unit kerja di lingkungan Pemerintah KotaBalikpapan.

5. Kemudahan pengelolaan naskah dinas dan penggunannya

Penggunaan TNDE akan memberikan keamanan dalam penyimpanan

naskah dinas, kemudahan dalam menangani naskah dinas, dan

keakuratan dalam pencarian naskah dinas.

6. Tidak ada resiko kehilangan naskah dinas

Semua informasi naskah dinas terekam dan tersimpan dalam server

TNDE yang di backup secara berkala, maka resiko kehilangan,

kerusakan, dan salah simpan atau alasan lain dapat dikurangi.

7. Kemudahan pengendalian naskah dinas dan penggunaannya

Pengguna TNDE dapat mengendalikan naskah dinas dan

penggunannya melalui aplikasi TNDE yang terhubung melalui

jaringan komputer.

‘8. Kemudahan...

- 4 -

8. Kemudahan pelacakan keberadaan dan status naskah dinas

Dengan menggunakan TNDE pengguna dapat secara langsung

memonitor naskah dinas, alur naskah dinas, dan mengetahui

status/tindak lanjut naskah dinas.

D. Sumber Daya Manusia (SDM)

Penggunaan aplikasi TNDE perlu didukung oleh SDM yang memiliki

kualifikasi sesuai kebutuhan dalam pengoperasian TNDE.

E. Pengertian Umum

Pengertian Umum dalam petunjuk pelaksanaan ini meliputi:

1. Aplikasi TNDE adalah suatu sistem pengelolaan naskah dinas,

yang dibangun dengan memanfaatkan teknologi informasi dan

komunikasi yang bersifat legal;

2. Infrastruktur adalah kelengkapan sistem TNDE berupa perangkat

lunak (software) dan perangkat keras (hardware), antara lain

komputer induk (server), jaringan lokal (local area network),

komputer personal (personal computer), pemindai (scanner), dan

piranti elektronik lainnya;

3. Jaringan lokal (Local Area Network/LAN) adalah sekelompok

komputer dengan perangkat pendukungnya yang terhubung dan

dapat berkomunikasi dalam area kerja tertentu;

4. Kartu antarmuka jaringan (Network Interface Card/NIC) adalah

perangkat keras pada komputer yang digunakan sebagai interface

dari komputer ke jaringan komputer serta mengatur pengiriman

dan penerimaan data dari dan ke dalam jaringan;

5. Perangkat penyimpanan data (disk storage) adalah perangkat

keras yang digunakan sebagai sarana menyimpan data dalam

bentuk elektronik;

‘6. Penelusuran....

- 5 -

6. Penelusuran surat (mail tracking) adalah sistem yang menelusuri

dan memantau seluruh aliran korespondensi secara elektronik

untuk memastikan korespondensi diproses dengan benar dan

transparan;

7. Penelusuran disposisi (disposition tracking) adalah sistem yang

menelusuri dan memantau aliran disposisi korespondensi secara

elektronik untuk memastikan disposisi korespondensi diproses

dengan benar;

8. Agenda harian elektronik (electronic diary, e-calendar) adalah

pencatatan lengkap jadwal kegiatan harian secara elektronik;

9. Sistem basis data (database system) adalah sistem yang memuat

data yang terorganisasi dengan baik sehingga memudahkan

penyimpanan dan pengambilan kembali secara elektronik;

10.Kode akses (password) adalah kombinasi huruf, angka, dan

karakter khusus sebagai pengenal dan pengaman dalam mengakses

sistem komputer;

11. Identitas pengguna (account) adalah data pengguna yang perlu

dicatat untuk mendapatkan alokasi ruang dalam mengoperasikan

TNDE dengan memasukkan kode akses;

12. Sistem pengamanan (security system) adalah sistem yang

dibangun untuk mencegah pengaksesan secara tidak sah dan

perusakan, serta menjamin kerahasiaan data;

13. Penampil informasi/penjelajah (browser) adalah perangkat lunak

untuk menjelajah data dan informasi yang terdapat pada jaringan

komputer baik melalui intranet maupun internet;

14. Pengaman sistem jaringan komputer (firewall) adalah perangkat

lunak dan/atau perangkat keras untuk menjamin pengguna yang

memiliki otorisasi dalam mengakses jaringan;

16. SQL Server...

- 6 -

15. SQL server adalah tipe database yang bersifat database relational.

Pengertian relasional adalah penyimpanan data dalam bentuk tabel,

sedangkan tabel dapat disusun sesuai dengan kelompoknya yang

mempunyai sifat sama. Tabel berisi kumpulan baris-baris dan

kolom-kolom yang jelas dapat saling berhubungan satu sama lain.

Database SQL server terdiri dari dua file yaitu data yang disimpan

dalam file LDF dan dalam bentuk MDF;

16.Database adalah kumpulan semua data yang disimpan dalam

suatu file atau beberapa file;

17. Perekaman data adalah kegiatan manajemen data atau

pengelolaan data dengan cara memasukkan isi variabel tertentu ke

dalam database;

18. Topologi jaringan komputer adalah suatu cara menghubungkan

komputer yang satu dengan komputer lainnya sehingga membentuk

jaringan. Topologi jaringan adalah bagian yang menjelaskan hubungan

antar komputer yang di bangun berdasarkan kegunaan, keterbatasan

resource dan keterbatasan biaya, berarti topologi-topologi jaringan yang

ada bisa disesuaikan dengan keadaan di lapangan;

19.Komputer induk adalah perangkat keras yang menjalankan

aplikasi jaringan komputer yang digunakan untuk melayani banyak

pengguna dalam satu jaringan;

20.Komputer klien adalah perangkat keras yang terhubung dengan

jaringan yang dapat mengakses aplikasi pada komputer induk;

21. Pemindai dokumen naskah dinas (scanner) adalah perangkat

keras untuk melakukan pemindaian dokumen naskah pada

komputer klien yang dibutuhkan pada unit pengolah;

22. Sistem keamanan adalah sistem yang menjamin infrastruktur

aman dari kerusakan, serangan virus, penyalahgunaan sistem;

23. Surat adalah naskah yang berisi informasi yang dikirim atau

diterima oleh unit organisasi/unit kerja atau perorangan;

’25. Surat Masuk...

- 7 -

24. Surat masuk adalah naskah yang berisi informasi yang diterima

oleh unit organisasi/unit kerja dalam rangka penyelenggaraan

kedinasan;

25.Disposisi adalah informasi atau perintah atasan terhadap

bawahan dalam menindaklanjuti surat masuk;

26. Lembar disposisi adalah formulir untuk menuliskan informasi

atau perintah bagi atasan yang ditujukan kepada bawahan dalam

menindaklanjuti surat masuk;

27. Pengguna TNDE adalah unit organisasi/unit kerja yang telah

terkoneksi dengan aplikasi TNDE;

28.Operator adalah pejabat dan atau petugas yang mengoperasikan

TNDE yang telah ditetapkan oleh pimpinan unit organisasi/unit

kerja yang bersangkutan;

29. Administrator adalah pihak yang memiliki kewenangan dalam

melakukan manajemen basis data (database);

30. Jaringan Komputer merupakan suatu sistem jaringan berbasis

Local Area Network (LAN) atau jejaring nirkabel (Wireless Network)

yang terkoneksi dan dapat mengakses applikasi yang terdapat

pada server;

31. Perkantoran elektronik (electronic office, e-office) adalah

aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis

manual ke proses berbasis elektronik dengan memanfaatkan

fasilitas LAN;

32. Lemari penyimpanan file elektronik (folder) adalah wadah

penyimpanan data elektronik dalam bentuk file yang tersusun

dengan baik;

33. Pengaman sistem jaringan komputer (firewall) adalah

perangkat lunak dan/atau perangkat keras untuk menjamin

pengguna yang memiliki otorisasi dalam mengakses jaringan;

’34. Open...

- 8 -

34.Open database connectivity (ODBC) adalah sebuah standar

terbuka untuk konektivitas antar mesin basis data yang dapat

mengakses database lain dalam perangkat lunak lain;

35. Internet options adalah fitur yang ada pada operating system

windows yang berfungsi untuk men-setting komputer untuk

dapat mengakses pada jaringan LAN;

36.Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau

direkam ke dalam berbagai bentuk media;

37. Program adalah serangkaian instruksi yang memerintah komputer

tentang apa yang harus dilaksanakan dan bagaimana cara

melaksanakannya;

38. Perekaman data adalah kegiatan manajemen data atau

pengelolaan data yang meliputi memasukkan isi variabel tertentu

ke dalam database;

39.Domain name system (DNS) adalah distribute database system

yang digunakan untuk pencarian nama komputer (name

resolution) di jaringan yang mengunakan TCP/IP (Transmission

Control Protocol/Internet Protocol). DNS biasa digunakan pada

aplikasi yang terhubung ke Internet seperti web browser atau e-

mail, dimana DNS membantu memetakan host name sebuah

komputer ke IP address;

40.Komputer ke komputer (peer-to-peer) adalah suatu desain

jaringan yang menghubungkan suatu komputer dengan komputer

lain dalam tingkat jaringan yang sama sehingga komputer-

komputer tersebut dapat bertukar informasi secara langsung

tanpa melalui server;

41.Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi

kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang

berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka

penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan;

42. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang

meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,

pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta

media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

BAB II...

- 9 -

BAB II

DESAIN SISTEM TNDE

Dalam rangka penerapan TNDE yang produktif, transparan, tertib,

cepat, mudah, akurat, terpadu, aman, dan efisien, diperlukan desain sistem

TNDE. Desain sistem TNDE merupakan deskripsi rancangan arsitektur,

topologi jaringan dan cakupan sistem TNDE, dengan penjelasan sebagai

berikut:

A. Arsitektur Sistem TNDE

Arsitektur Sistem TNDE adalah desain sistem secara keseluruhan

yang menggambarkan proses dan hubungan antar entitas di dalam

sistem TNDE. Secara umum, arsitektur TNDE dapat digambarkan sebagai

berikut:

Gambar 1 : Arsitektur Tata Naskah Dinas Elektronik

Penjelasan gambar arsitektur Sistem TNDE adalah sebagai berikut:

1. Komputer induk (server) dan basis data (database) merupakan

infrastruktur untuk menginstal dan menyimpan data aplikasi TNDE.

2. Aplikasi TNDE adalah perangkat lunak beserta databasenya yang

digunakan untuk pengelolaan naskah secara elektronik.

‘3. Pengguna...

Server dan

Database

1

Mengakses Aplikasi

4

Aplikasi TNDE2

Pengguna/Operator TNDE

Memindai

3

Menyediakan

Pengguna/

Operator TNDE

- 10 -

3. Pengguna/petugas operator dapat melakukan pemindaian (scanning)

dokumen untuk melakukan penyimpanan dokumen secara elektronik.

4. Setiap Pengguna/petugas operator TNDE dapat mengakses aplikasi

melalui komputer.

B. Topologi Jaringan TNDE

Gambar 2 : Topologi Jaringan Tata Naskah Dinas Elektronik

TNDE terkoneksi melalui jaringan komputer ke seluruh OPD / unitorganisasi/unit kerja di lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan. Server-server sistem TNDE yang terpasang di OPD / unit organisasi / Unit kerjadapat melakukan replikasi database sehingga masing-masing pengguna

sistem TNDE di unit organisasi/unit kerja dapat mengakses sistem TNDE

melalui server yang bersangkutan dan beban server terbagi rata di setiap

unit organisasi/unit kerja.

‘C. Cakupan...

- 11 -

C. Cakupan TNDE

1. Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal yaitu proses penyampaian informasi kedinasan

yang dalam hal ini dilakukan melalui surat masuk dan surat keluar

dengan instansi di luar Pemerintah Kota Balikpapan, dengan

penjelasan sebagai berikut:

a. Agenda Surat Masuk

Surat masuk eksternal adalah surat yang diterima dari luar instansi

yang ditujukan kepada Kepala Daerah dan/atau salah satu OPD /unit organisasi/unit kerja di lingkungan Pemerintah KotaBalikpapan. Dalam pengelolaan surat masuk eksternal, sistem

aplikasi TNDE dapat melakukan manajemen agenda surat berupascanning/pemindaian fisisk dokumen surat masuk, dan selanjutnyamengirimkannya sesuai tujuan surat secara sistem, dan prosesselanjutnya bisa dilakukan disposisi. Dokumen surat masuk tersebut

akan disimpan dalam aplikasi TNDE, dan semua data yang telah

diinput akan tersimpan dalam basis data (database) surat masuk.

b. Agenda Surat Keluar

Surat keluar eksternal adalah surat yang ditandatangani oleh

pimpinan Kepala Daerah atau Kepala OPD / dan/atau pejabat dilingkungan OPD / unit organisasi/unit kerja Pemerintah KotaBalikpapan yang berwenang sesuai dengan bidang tugasnya yangdikirim/ditujukan kepada instansi lain. Dalam pengelolaan surat

keluar eksternal ini aplikasi TNDE menyediakan fasilitas untuk

pembuatan konsep surat keluar (template) berdasarkan jenis danformat yang diatur sesuai dengan Pedoman Tata Naskah Dinas

Pemerintah Kota Balikpapan . Aplikasi TNDE juga menyediakan

fasilitas input data surat keluar yang dilengkapi dengan hasil

pemindaian (scanning) fisik dokumen surat keluar, selanjutnya semua

data yang telah diinput akan tersimpan dalam basis data (database)

surat keluar.

‘2. Komunikasi...

- 12 -

2. Komunikasi Internal

Komunikasi inte rnal yaitu prose s penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan melalui surat masuk dan surat keluar (antara lain: Nota Dinas, Surat Biasa, Undangan, Telaahan Staf dan SPPD) antar OPD /unit organisasi/unit kerja di lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan, dengan penjelasan sebagai berikut:

a. Agenda Surat Masuk

Surat masuk adalah naskah dinas yang diterima dari pimpinan OPDdan/atau unit organisasi/unit kerja lain dalam instansi yang sama.

Sistem TNDE dapat melakukan manajemen agenda surat masuk

secara otomatis dan semua data agenda surat masuk tersimpan

dalam basis data (database) TNDE.

Dokumen surat masuk internal tersebut secara otomatis dapatdibuka melalui aplikasi TNDE dan dokumen fisiknya bisa di downloaddan di cetak bila diperlukan.

b. Agenda Surat Keluar

Surat keluar adalah naskah dinas yang dikirim dari Pimpinan OPDdan/atau unit organisasi/unit kerja ke OPD / unit organisasi/unitkerja lain di lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan . Sistem aplikasi

TNDE dilengkapi fasilitas untuk dapat membuat konsep surat keluar

berdasarkan jenis dan format yang diatur sesuai dengan Pedoman

Tata Naskah Dinas Pemerintah Kota Balikpapan. Agenda surat keluaryang telah selesai akan disimpan pada dokumen Daftar Surat Keluar.

3. Disposisi

Disposisi merupakan perintah atau informasi dari atasan terhadap

bawahan dalam menindaklanjuti surat masuk. Sistem TNDE

memberikan mekanisme tindak lanjut penyelesaian dan penelusuran

disposisi tersebut.

‘4. Pembuatan...

- 13 -

4. Pembuatan Surat dengan Templat

Pembuatan surat dengan menggunakan templat/borang acu akan

memberikan kemudahan dan keseragaman bagi para pengguna TNDE.

Sistem TNDE telah dilengkapi fasilitas mekanismenya yang menyatu

dalam satu alur pembuatan agenda surat keluar eksternal dan/atau

internal.

Proses melengkapi templat dengan data yang diperlukan dapat

dilakukan secara langsung tanpa melalui aplikasi penyunting teks (text

editor) yang disediakan pada Sistem TNDE, tanpa harus membuka

aplikasi lain.

5. Penelusuran Surat

Penelusuran surat adalah sistem yang disediakan untuk menelusuri

dan memantau proses aliran surat masuk secara elektronik dan

memastikan korespondensi diproses dengan benar.

6. Agenda Harian/ Informasi Dinas

Agenda harian / Informasi Dinas merupakan jadwal kerja yang dicatat secara elektronik. Sistem TNDE dilengkapi dengan fasilitas agenda

harian dengan tujuan untuk memberikan dukungan khususnya dalam

memantau pelaksanaan tugas-tugas kedinasan. Agenda harian

tersimpan dalam basis data (database).

7. Fasilitas Pencetakan (masih tahap pengembangan)Aplikasi TNDE menyediakan fasilitas pencetakan data sesuai

kebutuhan (harian/mingguan/bulanan/tahunan), sebagai berikut:

a. Rekap/data surat masuk;

b. Rekap/data surat keluar;

c. Rekap/data agenda harian pimpinan;

d. Rekap/data daftar disposisi pimpinan;

e. Mencetak lembar disposisi;

f. Mencetak fisik arsip yang sudah dipindai.

BAB III...

- 14 -

BAB III

SPESIFIKASI SISTEM TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

Sistem TNDE secara umum memiliki spesifikasi dasar yang bersifat

fungsional dan non fungsional, sebagai berikut:

A. Spesifikasi Fungsional

1. Manajemen Pengguna

Identitas pengguna/operator (username maupun password) terekam

dalam aplikasi TNDE. Untuk penambahan pengguna/operator atau

penon-aktifan pengguna/operator hanya dapat dilakukan oleh

administrator.

2. Agenda Surat Masuk

Penanganan agenda surat masuk sebagai berikut:

a. Masukan (Input) Agenda

Aplikasi TNDE menyediakan fasilitas input data agenda surat

masuk, mencetak lembar disposisi, dan mencetak rekapitulasi

surat masuk secara berkala.

Data yang dapat diinput ke dalam aplikasi TNDE adalah:

1) Nomor agenda;

2) Tanggal penerimaan surat;

3) Tanggal entri data;

4) Nomor, tanggal, dan perihal surat;

5) Tujuan surat;

6) Pengirim surat;

7) Kecepatan tanggapan:

� Sangat Segera

� Segera

� Biasa

8) Pokok masalah surat

b. Penyimpanan Dokumen Surat Masuk

Surat yang diinput ke dalam aplikasi TNDE akan tersimpan

dalam database dengan 2 (dua) cara:

‘1). Pemindaian...

- 15 -

1) Pemindaian (scanning) dapat dilakukan oleh operator TNDE

apabila dokumen surat masuk yang diterima dalam bentuk

hardcopy; dan

2) File upload dapat dilakukan apabila surat telah diterima

dalam bentuk salinan naskah elektronik (softcopy).

c. Melihat Detail Agenda Surat Masuk

Aplikasi TNDE dilengkapi dengan fasilitas untuk dapat melihat

detail dan lengkap tentang agenda surat masuk dengan mudah.

d. Membuat Catatan tentang Disposisi

Aplikasi TNDE menyediakan fasilitas tentang mekanisme

disposisi mulai dari membuat disposisi atas surat masuk sampai

dengan tindak lanjut atas disposisi tersebut.

3. Agenda Surat Keluar

Surat keluar dapat dilakukan berdasarkan tindak lanjut disposisi

atau konsep surat atas inisiatif unit organisasi/unit kerja yang

bersangkutan, sebagai berikut:

a. Pembuatan Konsep Surat Keluar

Pembuatan konsep surat keluar dapat dilakukan dengan dua

cara yaitu:

1) Templat/Borang Acu

TNDE Pemerintah Kota Balikpapan menyediakan templat /borang acu yang mengacu pada Pedoman Tata Naskah Dinas

Pemerintah Kota Balikpapan .

2) Tanpa Templat/Borang Acu

Pengguna dapat pula membuat konsep tanpa menggunakan

templat/borang acu apabila tidak diperlukan.

‘3) Cara...

- 16 -

3) Cara Menggunakan Templat/Borang Acu

Templat/borang acu dapat diunduh melalui Sistem TNDE,

dan mengenai petunjuk cara penggunaannya dapat dilihat

pada sistem dimaksud.

b. Persetujuan Konsep Surat Keluar

Pembuatan konsep naskah dinas dapat diproses secara

elektronik (termasuk pembuatan konsep surat keluar) yang

diproses secara manual dapat dilakukan secara elektronik.

Aplikasi TNDE menyediakan fasilitas pembuatan konsep naskah

dinas termasuk proses koreksi/revisi yang dapat dilakukan

berulangkali. Disamping itu, dalam proses pembuatan naskah

dinas tersebut dapat dipantau mengenai jenjang persetujuan

konsep naskah dinas sampai dengan finalisasinya (net konsep).

c. Pembuatan Agenda Surat Keluar

Unit organisasi/unit kerja yang telah memanfaatkan TNDE dapat

melakukan input data agenda surat keluar setelah konsep

tersebut mendapat persetujuan akhir (final) atau setelah

ditandatangani oleh penandatangan.

Mengenai penomoran surat keluar diinput dengan menggunakan user Kasubag Umum di masing-masing OPD.

d. Distribusi Surat Keluar

Setelah naskah dinas (termasuk surat keluar) ditandatangani

dan diberi nomor, selanjutnya didistribusi ke alamat, dengan

rincian kegiatan sebagai berikut:

1) Operator TNDE atau staf tata usaha menggandakan sesuai

kebutuhan;

2) Cap jabatan/cap dinas dibubuhkan (disebelah kiri

tandatangan dengan tidak mengenai/menutupi tandatangan)

pada naskah dinas yang akan didistribusikan, sedangkan

naskah dinas yang akan digunakan sebagai arsip tidak perlu

dibubuhi cap jabatan/cap dinas;

3) Khusus.....

- 17 -

3) Khusus untuk nota dinas dan memorandum tidak perlu

dibubuhi cap jabatan/cap dinas;

4) Pendistribusian naskah dinas, antara lain: didistribusi oleh

tata usaha dan/atau petugas yang ditunjuk, langsung

didistribusikan ke alamat, melalui jasa pengiriman, melalui

faksimili, atau melalui e-mail;

5) Untuk keperluan arsip elektronik, operator TNDE atau staf

tata usaha melakukan pemindaian (scanning) terhadap

naskah dinas dimaksud dengan menggunakan fasilitas yang

terdapat pada aplikasi TNDE.

e. Pemindaian (Scanning) Surat Keluar

Surat keluar yang telah ditandatangani, diberi nomor, dan telah

dibubuhi dengan cap jabatan/cap dinas disimpan dengan cara

pemindaian (scanning).

4. Manajemen Templat

Aplikasi TNDE menyediakan templat/borang acu yang mengacu

pada Pedoman Tata Naskah Dinas Pemerintah Kota Balikpapan danberlaku untuk semua unit organisasi/unit kerja.

Jenis dan format templat naskah dinas yang tersedia sebagai

berikut:

1) Format Naskah Dinas Arahan, diantaranya berisi:

a. Format Peraturan;

b. Format Pedoman;

c. Format Petunjuk Pelaksanaan;

d. Format Prosedur Tetap;

e. Format Instruksi;

f. Format Surat Edaran;

g. Format Keputusan; dan

h. Format Surat Perintah/Surat Tugas.

2) Format.....

- 18 -

2) Format Naskah Dinas Korespondensi, meliputi:

a. Format Nota Dinas;

b. Format Memorandum;

c. Format Surat Dinas; dan

d. Format Surat Undangan.

3) Format Naskah Dinas Khusus, meliputi:

a. Format Surat perjanjian;

b. Format Surat kuasa; ’

c. Format Berita Acara;

d. Format Surat Keterangan;

e. Format Surat Pengantar; dan

f. Format Pengumuman.

4) Format Laporan

5) Format Telaahan Staf

6) Format Formulir

7) Format Lembar Konsep

5. Pencarian Dokumen Naskah Dinas

Semua dokumen naskah dinas yang tersimpan dalam aplikasi TNDE

dapat dicari berdasarkan kriteria pencarian yang ditentukan sendiri

oleh pengguna yang bersangkutan.

B. Spesifikasi Non Fungsional

Beberapa hal yang menjadi persyaratan non fungsional dari sistem

TNDE adalah sebagai berikut:

1. Keamanan Aplikasi

a. Username dan Password

Aplikasi TNDE menjamin otentikasi pengguna dalam melakukan

pengaksesan. Sistem akan melakukan pengecekan pengguna dan

kata kunci (password) sehingga aplikasi TNDE dapat diakses

sesuai kewenangan yang telah ditentukan bagi masing-masing

pengguna.

Otentikasi.....

- 19 -

Otentikasi dalam TNDE dilengkapi dengan keamanan yang

menjamin bahwa data dimasukkan oleh pengguna terjamin

kerahasiaannya, antara lain:

1) Aplikasi hanya dapat diakses oleh pengguna yang telah

terotentikasi;

2) Pengguna hanya dapat mengakses menu yang menjadi

kewenangannya; dan

3) Nama pengguna yang sama tidak dapat digunakan secara

pararel.

b. Antivirus

Dalam menunjang keamanan penggunaan TNDE para pengguna

di level administrator dan di unit organisasi/unit kerja harus

dilengkapi antivirus yang bisa diupdate secara berkala sehingga

akan meminimalisir serangan virus yang terjadi setiap saat.

c. Pengaman Database

Database TNDE harus di back-up secara berkala sehingga

database dapat terpelihara dan terhindar dari resiko

kehilangan/kerusakan data.

d. Enkripsi Data

Data yang bersifat rahasia harus terenkripsi agar terjamin

keamanannya

2. Pencatatan Log Aktivitas Pengguna

Aplikasi TNDE akan mencatat setiap aktivitas pengguna/operator

(user) yang berkaitan dengan sistem log, aktifitas ini dapat

digunakan untuk melakukan pemeriksaan terhadap segala proses

tata naskah dinas yang memanfaatkan aplikasi TNDE.

’3. Fitur...

- 20 -

3. Fitur Penghapusan dan Pembatalan

Aplikasi TNDE tidak dapat melakukan penghapusan secara

langsung (purge delete) terhadap dokumen naskah dinas ataupun

agenda surat yang telah dibuat, tetapi digunakan mekanisme flag

untuk menandakan status validitas suatu dokumen naskah dinas

atau agenda surat. Pembatalan terhadap suatu aksi harus melalui

suatu mekanisme otorisasi yang diatur sesuai kebijakan masing-

masing unit organisasi/unit kerja.

4. Antisipasi Listrik Padam

a. Untuk mengantisipasi listrik padam, pengguna Sistem TNDE

menyediakan Uninterruptible power supply (UPS);

b. Operator Sistem TNDE dapat melakukan pencatatan secara

manual terlebih dahulu, selanjutnya dapat dilakukan input

data setelah aliran listrik menyala kembali.

BAB IV...

- 21 -

BAB IV

UNSUR PENDUKUNG SISTEM TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

A. Jaringan Komputer

Untuk menerapkan sistem TNDE, masing-masing unit organisasi/unit

kerja wajib menyediakan perangkat keras dan perangat lunak, serta

tersedianya jaringan komputer.

Untuk membangun jaringan komputer diperlukan perangkat sebagai

berikut:

1. Media transmisi (wireline dan wireless) yang dapat mengakomodasikan

data (kabel coax, kabel UTP, serat optik, dan lain-lain);

2. Konektor penghubung kabel transmisi ke peralatan (ethernet-card,

hub, switch, router, dll);

3. Network interface card (NIC);

4. Perangkat lunak jaringan (driver dari NIC); dan

5. Penyimpanan data (storage area network).

B. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras terdiri dari server utama, server pembantu, komputer

pengguna (workstation), peripheral (printer, plotter, scanner dan lain

sebagainya) serta perangkat keras pendukung seperti Uninterruptible

power supply (UPS).

C. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak sistem komputer antara lain:

1. Sistem operasi misalnya Linux Server atau sejenisnya, Windows

dan lain-lain.

2. Program Tools dan database, misalnya PostgreSQL, Script, OpenSource data base dan lain-lain.

3. Sistem Pengamanan, misalnya antivirus, firewall dan lain-lain.

4. Custumized Application Program, dikembangkan untuk mendukung

keperluan data dari unit organisasi/unit kerja itu sendiri baik yang

dikembangkan sendiri maupun hasil modifikasi;

5. Generic Application Program, misalnya Microsoft Office 2010.

BAB V...

- 22 -

BAB V

PENGELOLA TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

A. Pengelola TNDE

1. Pengelola substansi Sistem TNDE Pemerintah Kota Balikpapan adalah masing-masing Kasubag Umum OPD;

2. Pengelola infrastruktur dan jaringan komputer Sistem TNDE

Dinas Komunikasi dan Informatika adalah Pusat Pengolahan Data;

3. Administrator adalah pihak yang memiliki kewenangan dalam

melakukan manajemen Sistem dan basis data (database) dalam hal iniadalah Dinas Komunikasi dan Informatika;

4. Operator adalah petugas yang ditunjuk dan memiliki kewenangan

dalam mengoperasikan Sistem TNDE sesuai dengan kebijakan masing-

masing OPD / unit organisasi/unit kerja;

5. Pemeliharaan hardware dilakukan oleh masing-masing pengguna

Sistem TNDE pada OPD / unit organisasi/unit kerja yang

bersangkutan dan berkoordinasi dengan Diskominfo;

6. Dalam setiap perubahan dalam rangka penyempurnaan dan

pengembangan Sistem TNDE, administrator akan selalu

mengikutsertakan OPD / unit organisasi/unit kerja yang

bersangkutan;

7. Beberapa hal yang perlu mendapatkan perhatian, antara lain:

- jika pada saat tertentu terjadi gangguan teknis berkaitan dengan

jaringan TNDE, operator/staf tata usaha dapat menghubungi

administrator TNDE;

- dalam hal terjadi pergantian pimpinan pengguna TNDE dan

menghendaki perubahan format lembar disposisi, operator/staf

tata usaha dapat menghubungi administrator Sistem TNDE;

B. Struktur.....

- 23 -

B. Struktur Organisasi Pengelola Sistem TNDE

Dalam rangka koordinasi pelaksanaan TNDE perlu dibentuk Tim

Pengelola TNDE di lingkungan Pemerintah Kota Balikpapan denganmenetapkan pejabat yang terkait sebagai pembina, pengarah,

penanggungjawab, dan operator TNDE di OPD / unit organisasi/unitkerja yang bersangkutan. Adapun susunan tim dimaksud sebagai

berikut:

SUSUNAN TIM PENGELOLA TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

Gambar 3 : Susunan Tim Pengelola Tata Naskah Dinas Elektronik

Catatan: Susunan tim pengelola dapat disesuaikan dengan kebutuhan

Penjelasan...

PENANGGUN GJAWAB Kasubbag U saha/Umum

(Eselon IV)

PEMBI NA Para Kepala OPD (Eselon II)

PENGA RAH Sekretaris OPD (Eselon III)

OPERATOR

(Staf)

- 24 -

Penjelasan dan uraian tugas Tim Pengelola TNDE Kementerian

Pekerjaan Umum sebagai berikut:

1. Pembina terdiri dari: Para Kepala OPD di lingkungan PemerintahKota Balikpapan dan/atau Eselon-II terkait di Lingkungan

Pemerintah Kota Balikpapan. Pembina mempunyai tugas melakukan

pembinaan penyelenggaraan TNDE pada masing-masing unit kerja

eselon II dan melaporkan secara periodik terselenggaranya TNDE;

3. Pengarah terdiri dari: Para Pejabat Eselon III terkait yang mempunyai

tugas memberikan pengarahan terhadap para penanggungjawab dan

operator TNDE untuk melaksanakan tugasnya.

4. Penanggungjawab terdiri dari: para pejabat eselon IV terkait yang

mempunyai tugas mengawasi dan bertanggungjawab terhadap

kegiatan yang diselenggarakan oleh operator TNDE dengan tujuan

untuk:

a. Memfasilitasi kebutuhan operator TNDE;

b. Mengkompilasi data sebagai bahan pelaporan TNDE secara berkala;

c. Menyiapkan konsep laporan tindak lanjut disposisi.

5. Operator adalah petugas yang ditunjuk dan memiliki kewenangan

dalam mengoperasikan TNDE sesuai dengan kebijakan masing-

masing unit organisasi/unit kerja yang mempunyai tugas

melaksanakan pengisian data naskah dinas maupun informasi

tindaklanjut atas disposisi pimpinan.

C. Alur...

- 25 -

C. Alur Tindak Lanjut Laporan Pelaksanaan TNDE

PEMBINA

Para Kepala OPD (Eselon II)

PENGARAH Sekretaris OPD (Eselon III)

Laporan tindaklanjut disposisi Pertengahan Minggu terakhir Bulan kedua

Laporan tindaklanjut disposisi Akhir Minggu terakhir Bulan kedua

Laporan tindaklanjut disposisi Awal Minggu pertama Bulan ke-tiga (persetujuan penandatanganan)

Gambar 4 : Alur Tindak Lanjut Laporan Pelaksanaan TNDE

PENANGGUNGJAWAB Kasubbag Umum (Eselon IV)

OPERATOR (Staf)