Penerapan Teknologi Informasi di Perpustakaan

Penerapan Teknologi Informasi di Perpustakaan

Istilah teknologi informasi (TI), sering dijumpai baik dalam media grafik seperti surat kabar dan majalah, maupun media elektronik, seperti radio dan televisi. Istilah tersebut merupakan gabungan dua istilah dasar yaitu teknologi dan informasi. Menurut Rogers (1986 : 12) teknologi tidak terbatas pada penggunaan mesin saja, walaupun arti sempitnya sering diimplikasikan dalam pembicaraan sehari-hari dan biasanya lebih ditekankan pada aspek perangkat keras (obyek fisik) dan perangkat lunak. Lebih jauh dia mengatakan mengenai teknologi sebagai berikut :

“Technology should not be limited just to the use of machines, although this narrower meaning is often implied in every speech. Technology is a design for instrumental action that reduces the uncertainty in the cause-effect relationships involved in achieving a desired outcome. A Technology usually has both a hardware aspect(consisting of material of physical objects) and a software aspect (consisting of information base for the hardware).”

Rogers (1986 : 12)

Teknologi dapat diartikan sebagai pelaksanaan ilmu, sinonim dengan ilmu terapan. Sedangkan pengertian informasi menurut Oxford English Dictionary, adalah “that of which one is apprised or told; intelligence, news”. Kamus lain menyatakan bahwa, informasi adalah sesuatu yang dapat diketahui. Namun, adapula yang menekankan informasi sebagai transfer pengetahuan, dan secara internasional informasi diartikan sebagai “hasil pengolahan data”. Adanya perbedaan definisi perbedaan definisi informasi dikarenakan, pada hakekatnya, informasi tidak dapat diuraikan (intangible), sedangkan informasi itu dijumpai dalam kegiatan sehari-hari, yang diperoleh dari data dan dari observasi terhadap dunia sekitar kita serta diteruskan melalui komunikasi. Adapun pengertian teknologi informasi menurut Sulistyo Basuki, “Teknologi informasi adalah teknologi yang digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah, serta menyebarkan informasi. Informasi mencangkup 4 kategori, yaitu numerik (angka), audio (suara), teks (tulisan), dan citra (gambar dan satir/citra). Bentuk-bentuk teknologi informasi antara lain telekomunikasi, sistem komunikasi optik, sistem pita-video dan cakram-video, komputer, mikrobentuk, komunikasi suara dengan bantuan komputer, jaringan kerja data, surat elektronik, videoteks dan teleteks.” (Sulistyo-Basuki, 1993 : 87) Sekarang perkembangan teknologi informasi terus meningkat dan mudah

untuk digunakan, terutama dengan memakai World Wide Web, yang membebaskan produksi dan distribusi informasi digital.

Penerapan Teknologi Informasi Pada Perpustakaan

Teknologi informasi yang digunakan di perpustakaan dapat dibagi menjadi tiga kategori yaitu : komputer (otomasi sistem perpustakaan), media simpan dan telekomunikasi. Komputer melakukan operasi pengolahan data, penyimpanan data dan temu balik informasi, mengolah transaksi dan memilah data. Media simpan di perpustakaan digunakan untuk menyimpan data atau informasi yang nantinya untuk ditemukan kembali, media penyimpanan tersebut adalah media yang dapat dibaca oleh mesin elektronik (komputer), media tersebut diantaranya seperti disk (disket, hard disk dan CD-ROM). Fasilitas komunikasi memungkinkan transfer atau komunikasi data dan informasi antara satu computer database dengan komputer database lain atau satu perpustakaan dengan perpustakaan lain yang jaraknya berjauhan.

Penggunaan teknologi informasi di perpustakaan dewasa ini sudah semakin meluas dengan dibangunnya perpustakaan digital atau perpustakaan elektronik. Menurut Sulistyo-Basuki :

“Ada beberapa alasan mengapa perpustakaan menggunakan teknologi komputer, yaitu :

a) Mengatur informasi ’ing-griya’ (in-house information) serta mengusahakan agar informasi tersebut dapat ditemubalikkan.

b) Mengakases pangkalan data ekstern berisi informasi diterbitkan atau semi diterbitkan.” (Basuki, 1993 : 91)

Persyaratan sistem komputer yang memudahkan pengguna perpustakaan adalah :

a) Efektif biaya, artinya penggunaan sistem bantuan komputer tidak berbeda dengan biaya metode manual. Bila lebih tinggi, kemungkinan besar bantuan komputer tidak akan digunakan.

b) Nyaman, artinya mudah diperoleh

c) Penggunaannya mudah, artinya instruksi yang diberikan jelas, prosedur yang digunakan tidak berbelit-belit.

d) Penggunaan sistem bantuan komputer dianggap lebih mentereng, dan secara ekonomis menarik serta lebih bergengsi (meskipun tidak selalu demikian).

e) Menghibur,artinya komputer merupakan mainan baru bagi pengguna.

f) Cara penggunaannya tidak berbeda dengan cara penggunamemperoleh informasi melalui sistem manual artinya tidak jauh menyimpang dari prosedur yang biasa dipakai pengguna (Basuki, 1993)

Dalam The Dictionary of Computers, Information Processing and Telecommunication yang dikutip oleh Ardoni, teknologi informasi diberi batasan sebagai teknologi pengadaan, pengolahan, penyimpanan dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan memanfaatkan komputer dan telekomunikasi yang lahir (Koswara, 1998 : 164) Kehadiran teknologi komputer bagi pengelola perpustakaan tidakbisa lagi dihindari. Menurut Saleh dalam buku Dinamika Informasi di Era Global, alasan harus diterimanya teknologi informasi di perpustakaan adalah :

1) Tuntutan terhadap jumlah dan mutu layanan perpustakaan Pemakai perpustakaan menuntut jenis-jenis layanan lain seperti layanan informasi terbaru, layanan informasi terseleksi, layanan penelusuran dengan CD-ROM, dan lain-lain. Pustakawan harus bisamemberikan jawaban yang lebih memuaskan dengan memberikan alternatif artikel atau menunjukkan dimana artikel tersebut diperoleh

2) Tuntutan terhadap penggunaan koleksi bersama. Tidak ada satu perpustakaan pun yang bisa memnuhi koleksinya sendiri. Setiap perpustakaan akan saling membutuhkan koleksi perpustakaan lain demi memberikan layanan yang memuaskan kepada pemakainya

3) Kebutuhan untuk mengefektifkan sumber daya manusia

4) Tuntutan terhadap efesiensi waktu Pemakai menuntut layanan perpustakaan yang hampir instant

5) Keragaman informasi yang dikelola

Informasi di perpustakaan tidak hanya terbatas kepada buku dan jurnal ilmiah saja. Banyak koleksi perpustakaan yang dibaca dengan menggunakan komputer

6) Kebutuhan akan ketepatan layanan informasi Pertanyaan-pertanyaan pengguna tentang informasi harus bisa dijawab secara spesifik, cepat dan tepat (Koswara, 1998 :158).

Teknologi baru memungkinkan mengubah fungsi peralatan yang telah ada ataupun menawarkan produk baru. Teknologi memungkinkan emulasi pendekatan tradisional serta

menawarkan berbagai kemungkinan dan tantangan. Salah satu contoh teknologi informasi yang saat ini selalu dibutuhkan oleh pengguna informasi yaitu komputer.

Keberhasilan penerapan teknologi informasi dengan menggunakan komputer lebih bergantung pada manusia, bukan pada perangkat kerasatau perangkat lunak. Peningkatan kemampuan pustakawan harusmendapatkan perhatian terutama dalam hal pengoperasian komputer dan perancangan program aplikasi.

Perpustakaan Online

Pesatnya kemajuan teknologi informasi yang didukung teknologi jaringan komputer memungkinkan informasi tersalur dari satu belahan dunia ke belahan dunia yang lain dalam waktu singkat. Teknologi jaringan komputer yang sebelumnya hanya digunakan di lembaga-lembaga pendidikan dan perusahaan-perusahaan besar, sekarang sudah tersebarke sebagian besar masyarakat dunia termasuk di Indonesia berupa jaringan Internet. Perpustakaan seperti kita ketahui adalah merupakan salah satu penyedia dan penyalur informasi yang fungsi dan peranannyacukup berarti di dunia informasi. Tantangan baru di dunia perpustakaan diabad 21 yang banyak dikatakan sebagai abad informasi adalahpenyaluran informasi menggunakan protokol elektronik melalui jaringan komputer dengan cepat, tepat dan global. Salah satu solusi untukmenjawab tantangan tersebut adalah dengan membangun perpustakaan online.

Perpustakaan online (OnlineLibary) adalah perpustakaan yang data koleksinya dapat diakses jarak jauh melaui Teknologi Komunikasidan Informasi (Basuki, 2001). Dalam artian bahwa perpustakaan onlineadalah perpustakaan yang melayani penelusuran informasi secara online(online searching).

Menurut Association of Research LibrariesPerpustakaan Online(Online Library) adalah :

oThe online library is not a single entity;

oThe online library requires technology to link the resources of many

oThe linkages between the many online libraries and information services are transparent to the end users;

oUniversal access to online libraries and information services is a goal;

oOnline library collections are not limited to document surrogates; teywextend to digital artifacts that cannot be represented or distributed in printed formats. Dan menurut Hartley (dalam Wicaksono, 2001), bahwa sistem temu balik online (online retrieval system) adalah :

“Proses ‘menginterograsi’ sistem komputer guna memenuhi permintaan informasi tertentu dengan menggunakan keyboard, mouse, monitor dan alat (device) lainnya yang berhubungan langsung dengan system computer yang berisikan berkas data. Proses penelusuran bersifat dinamis dan interaktif sehingga hasil penelusuran langsung terlihat dilayar. Dengan demikian penelusur bisa memperluas dan menyederhanakan penelusuran atau terusberinteraksi dengan sistem sampai hasil yang paling tepat diperoleh”.

Online searching merupakan salah satu sistem dari perpustakaan online yang biasanya menggunakan program OPAC (Online Public Access Catalog) yaitu katalog online yang diakses melalui media internet. Penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa perpustakaan online adalah perpustakaan yang database-nya disimpan dalam bentuk file elektronik dan di up-load atau di publish ke doain hosting internet, dan database tersebut dapat diakses secara universal oleh pengguna dengan fasilitasonline searching.

Perpustakaan online dilihat dari jenisnya bisa dibagi dua, Full Text dan Page Image, yang masing-masing memiliki kelebihan sebagai berikut:

1) Full Text

a) Pemrosesan dan manipulasi data lebih mudah,

b) Ukuran data lebih kecil,

c) Data terformat dalam SGML (Standard Generalized Markup Language).

2) Page Image

a) Sesuai untuk sistem browsing,

b) Tidak memerlukan font karena berupa image.

c) Tidak memerlukan biaya besar dalam pembuatan (low cost)

Agar dapat mengakses perpustakaan online dengan baik, minimal dibutuhkan :

a) Komputer berkecepatan 233 Mhz dengan jumlah memori adapter grafik min 1 MB

b) Sistem operaasi yang berbasisGraphic User Interface (GUI) seperti Windows, Linux, dan sebagainya.

c) Aplikasi browser yang mendukung skrip-skrip client side sepertiJavaScript atau VBScript. Browser yang ada saat ini biasanya telah mendukung skrip tersebut.

d) Modem dengan kecepatan 56 KBps

e) Jalur telepon

Temu balik Informasi online berbasis Web

Sistem temu balik berbasis web bisa disebut sebagai sistemkomunikasi data, karena ia menggabungkan antara sumber data, media transmisi dan penerima (perangkat attau manusia). Tiga komponen tersebut adalah komponen yang harus ada pada sebuah komunikasi data manual ke dalam ke dalam bentuk komunikasi data yang terdapat di dalam web sebagai berikut :

Bagan 3. Alur Komunikasi data sistem temu balik informasi berbasis web (Adopsi dari sistem komunikasi data, Jogiyanto, 2002)

sumber data  Media Transmisi  Penerima

(World Wide Web) (Satelit, Kabel, Komputer) (Pengguna)

Sistem komputer sebagai salah satu pendukung sistem temu balikinformasi berbasis web memiliki peran yang penting, karena komputer adalah salah satu media penghubung antara sumber data dan manusia dalam menggunakan internet (seperti dijelaskan pada gambar ).

Dalam perkembangannya sekarang web telah tumbuh menjangkau berbagai macam bidang : home page pribadi, online digital library, virtual museums, katalog produk dan layanan umum, informasi pemerintah untukmasyarakat, publikasi penelitian, dan sebagainya.

Melalui skema berikut ini, Hersh menjelaskan mengenai sistempenelusuran informasi web.

Bagan 4. Bagian Sistem Temu Balik Informasi berbasis Web

(William hersh, www.billhersh.info)

Retrieval Metadata Indexing

Queries Content

Search Engine

Menurut Hersh, temu balik informasi berbasis web memiliki duakegitaan pokok (utama), yaitu pengindeksan dan penelusuran (indexing and retrieval). Kegiatan pengindeksan terdiri dari penetapan metadata terhadap data yang akan dimasukkan ke dalam web dan penentuan program apa yang akan digunakan untuk memproses data. Contoh dari metadata-metadata yang dimasukkan antara lain : pemilihan danpenempatan kata-kata, kalimat atau frase dan beberapa atribut lain misalnya informasi yang berkaitan dengan data yang akan dimasukkan. Sedangkan kegiatan penelusuran terdiri dari kegiatan menelusur untuk menemukan informasi yang terdapat di dalam web dengan menggunakan beberapa tehnik penacrian atau pendekatan pencrian, antara lain Boolean operator (AND, OR, NOT) atau natural language (kata atau kalimat yang dimasukkan ke dalam sebuah query sesuai dengan kebutuhan pencarian pengguna).

Perpustakaan Digital

Tantangan baru teknologi informasi khususnya untuk para penyedia infromasi seperti perpustakaan adalah bagaimana menyalurkan informasi dengan cepat, tepat dan global. Perpustakaan sebagai salah satu penyedia informasi yang keberadaannya sangat penting di dunia informasi, mau tidak mau harus memikirkan kembali bentuk yang tepatuntuk menjawab tantangan ini. Salah satunya adalah dengan mewujudkan digital libraryyang terhubung dalam jaringan komputer.

Menurut Romi SatriaWahono (dalam artikelnya Menengok Proyek Digital Library di Dunia)

”Digital Library (DL) atau perpustakaan digital adalah suatu perpustakaan yang menyimpan data baik itu buku (tulisan), gambar, suara dalam bentukfile elektronik dan

mendistribusikannya dengan menggunakan protocol elektronikmelalui jaringan komputer. Istilah digital library sendiri mengandung pengertian sama dengan electronic library dan virtual library, hal ini bisa kita lihat dengan sering munculnya istilah tersebut dalamworkshop, simposium, atau konferensidengan memakai nama itu.” (Romi SatriaWahono, 2006 : http://romisatriawahono.net)

Sedangkan menurut Zainal A. Hasibuan (2005), (dalammakalahnya Pengembangan Perpustakaan Digital : Studi KasusPerpustakaan Universitas Indonesia) dikutip dari Pudjiono (2007) :

”Digital library atau sistem perpustakaan digital merupakan konsep menggunakan internet dan teknologi informasi dalam menajemen perpustakaan.”

(Zainal A. Hasibuan, 2005 : http://www.lib.ui.ac.id/files/Pudjiono.pdf)

Sampai tahun ini, umumnya pada perpustakaan-perpustakaan di indonesia baik perpustakaan khusus, perpustakaan perguruan tinggi,maupun perpustakaan umum sudah menerapkan konsep digital.Walaupun masih ada yang menggunakan sumber literatur yang tercetak, yang memiliki banyak kekurangan, misalnya : memerlukan banyakruangan untuk menyimpan koleksi, memerlukan perawatan yang biayanya relatif mahal, seperti dilakukannya fumigasi secara teratur agar koleksi perpustakaaan terhindar dari rayap, bakteri dan lain-lain. Langkah digital library / digitasi ini merupakan suatu langkah tepat dalam upaya pelestarian koleksi yaitu menjaga kandungan informasi dan bentuk fisikyang dimiliki dari koleksi yang bernilai tinggi.

Pengembangan perpustakaan digital atau e-library bagi tenaga pengelola perpustakaan dapat membantu pekerjaan di perpustakaan melalui fungsi sistem otomasi perpustakaan, sehingga proses pengelolaan perpustakaan lebih efektif dan efisien. Fungsi sistem otomasi perpustakaan menitikberatkan pada bagaimana mengontrol sistemadministrasi layanan secara otomatis/ terkomputerisasi. Sedangkan bagi pengguna perpustakaan dapat membantu mencari sumber-sumber informasi yang diinginkan dengan menggunakan catalog on-line yang dapat diakses melalui intranet maupun internet, sehingga pencarian informasi dapat dilakukan kapan pun dan di mana pun ia berada.

Menurut Zainal Zainal A. Hasibuan (2005), (dalam makalahnya Pengembangan Perpustakaan Digital : Studi Kasus Perpustakaan Universitas Indonesia) dikutip dari Pudjiono (2007) :

”Metodologi untuk membangun sistem perpustakaan digital mengikuti langkah-langkah yang disebut dengan istilah FastMethodology yang meliputi 6 (enam) fase yaitu (1) requirementanalysis phase, (2) decision analysis phase, (3) design phase, (4) construction phase, (5) implementation phase, dan (6) operation and support phase.”

(Zainal A. Hasibuan, 2005 : http://www.lib.ui.ac.id/files/Pudjiono.pdf)

Sedangkan menurut Ikhwan Arif (2004), (dalam makalahnya Konsep dan Perancangan dalam Otomasi Perpustakaan) dikutip dari Pudjiono (2007) :

”Tahapan membangun sistem otomasi perpustakaan terbagi dalam 7 (tujuh) tahap, yaitu (I) persiapan, (2) survei, (3) desain, (4)pembangunan, (5) uji coba, (6) training, dan (7) operasional.”

(Ikhwan Arif, 2004: http://www.lib.ui.ac.id/files/Pudjiono.pdf)

Dengan langkah-langkah seperti tersebut di atas diharapkan sistemperpustakaan digital dan sistem otomasi perpustakaan yang dibangun dapat berjalan sesuai dengan yang dikehendaki. Program yang digunakan dapat berupa program open source yang kemudian dikembangkan dan didesain sesuai dengan keinginan perpustakaan maupun program yang dikembangkan secara mandiri oleh tim teknologi informasi perpustakaan.

Sebagai implementasinya, pengembangan sebuah perpustakaan dari bentuk konvensional ke bentuk digitalisasi koleksi perpustakaan memerlukan biaya yang tidak sedikit karena untuk men-digitalisasi sebuah dokumen dari bentuk cetak ke bentuk digital diperlukan beberapa tahap.Tahap pertama adalah proses scanning, yaitu merubah dari bentuk cetak ke dalam bentuk digital, kemudian proses editing, yaitu mengedit data yang telah diubah dalam bentuk digital untuk kemudian siap disajikan kepada para pengguna. Di dalam proses editing ini juga diberikan keamanan sehingga tidak dapat dirubah oleh pengguna, seperti contoh pada koleksi skripsi, tesis, laporan penelitian, dan disertasi perlu diberikan keamanan agar copyright tetap ada pada si penulis/pembuat. Kemudian setelah mempunyai koleksi digital, maka kita memerlukan pula komputer yang mempunyai performa atau kapasitas yang cukup tinggi sebagai sarana untuk menyimpan serta melayani pengguna dalam mengakseskoleksi digital. Sebuah komputer dengan processor pentium 4 dengan harddisk sebesar 40 giga, memory 256 megabytes adalah spesifikasi komputer minimal. Selain itu kita memerlukan juga sebuah software untukmemanajemen koleksi digital. Selain itu, diperlukan jaringan intranet (layanan

lokal) maupun internet (layanan global). Jaringan 100 Mbps mutlak diperlukan untuk jaringan intranet, dan koneksi internet minimal 128 Kbps untuk layanan internet.

Dengan dikembangkan perpustakaan yang berbasis pada teknologi informasi dan komunikasi (ICT based) baik dalam sistem informasi manajemen (SIM) perpustakaan maupun digital library, maka dapat memberikan kenyamanan kepada anggota perpustakaan juga memberikan kemudahan kepada tenaga pustakawan dan pengelola perpustakaan baik dalam layanan maupun pengolahan dan sekaliguskemudahan untuk menerapkan strategi-strategi pengembangan perpustakaan serta dapat meningkatkan citra dalam memberikan layanannya terhadap pemakai dilingkungannya.

Koleksi Digital

Perkembangan perpustakaan menuju perpustakaan digital, telah membawa perubahan dalam media simpan informasi. Penyimpanan data secara konvensional masih diperlukan tapi sudah tidak populer, anggapan seperti ini disebabkan adanya perubahan bentuk konvensional ke bentukdigital untuk menyimpan data-datanya. Penyimpanan dokumen tercetak masih tetap dilakukan dan diperlukan untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum.

Disebutkan oleh Ekasari Nugraheni (2004), beberapa kelebihan yang didapat menggunakan format digital dalam pengelolaan koleksi perpustakaan, diantaranya adalah :

1) Efesiensi penyimpanan dan pemeliharaan

2) Jangka waktu penyimpanan

3) Kenyamanan lingkungan kerja

Tuntutan demikian bukan mustahil dan perlu dilakukan dalam peningkatan pelayanan, terutama membuat dokumen menjadi aman, penyiangan dokumen yang terus bertambah dan bila diperlukan akanmudah ditemukan kembali. Untuk mengatasi ini perlu sistem yang dapatmenjembatani antara kebutuhan pengguna dan keterampilan pengelola dokumen (pustakawan) untuk dapat menyajikan dokumen dengan efektif, cepat, mudah dan tepat.

Pada koleksi digital perlu dilengkapi dengan suatu database (basisdata) yang berisi literature digital, sehingga dapat dilakukan searching setiap saat dan dari mana saja bila peralatan untuk melakukan searching tersedia(Engkos Koswara, 2005).

Untuk alih bentuk koleksi/ informasi terseleksi ke format digital,dilakukan melalui proses digitalisasi dokumen. Menurut Saleh (2004 : 15), mekanisme digitalisasi dokumen yaitu :

a) Seleksi dan pengumpulan bahan yang akan dibuat koleksi digital.Bahan-bahan yang akan di digitalisasi adalah bahan-bahan yang mengandung informasi spesifik.

b) Pembacaan halaman demi halaman dokumen menggunakan alatscanner yang kemudian disimpan dalam format file PDF.

c) Pengeditan, hasil scanning walaupun sudah dalam bentuk elektronik namun masih belum bagus. Oleh karena itu dilakukan editing agar hasilnya lebih enak dibaca. Penggabungan halaman perlu dilakukan agar halaman-halaman dokumen dapat diaksesdengan cepat.

d) Pembuatan serta pengelolaan basis data agar agar dokumen dapatdiakses dengan cepat. Pembuatan basis data dapat menggunakan perangkat lunak yang dapat dikenal dan bisa digunakan oleh manajer sistem.

e) Melengkapi basis data dokumen dengan abstrak jika diperlukan, terutama untuk dokumen-dokumen yang berisi informasi ilmiah. (Saleh, 2004 : 15)

Pemindahan atau penulisan dokumen PDF serta basis data ke CD-ROM. Setelah dokumen digital selesai, dokumen-dokumen tersebutdikumpulkan, dibaca dan dikopikan ke dalam CD-R

Dengan berkembangnya teknologi informasi pada perpustakaan, pengguna dapat memperoleh data melalui media cetak ataupun media elektronik. Masing-masing media tersebut memiliki keuntungan dan kerugian seperti tertera pada tabel 2, sebagai berikut :

Tabel 2. Perbedaan Dokumen tercetak dokumen elektronik

No Dokumen tercetak Dokumen elektronik1 Buku serta dokumen tercetak

selalu dapat dijinjing (mudah

dibawa)

dokumen elektronik tidak selalu

dapat dijinjing (tidak selalu praktis)

2 Membaca dokumen dapat

dilakukan dimana saja

Membaca dokumen memerlukan

bantuan perlengkapan tertentu3 Beberapa buku dapatdibandingkan

dengan mudahDengan pembatasan tertentu, dokumen dapat dibandingkan dengan

menggunakan prinsip pembagian layer monitor dan

”jendela” (window)4 Pemayaran (scanning) mudah Pemayaran memerlukan indeks

khusus5 Ilustrasi terpadu dengan teks Ilustrasi terpadu dengan teks tidak

selalu tersedia6 Tersedia pilihan sumber luas

untuk kesiagaan mutakhir

Spektrum sumber makin banyak,

namun tidak sebanyak kata

tercetak7 Berbagai jenis kompilasi dan

penyajian informasi untuk

berbagai pemakai

Hanya tersedia berbagai paket

infromasi yang terbatas untuk

berbagai pemakai8 Menggabungkan tujuan

pendidikan, informasi dan hiburan

Biasanya dirancang bangun untuk

salah satu keperluan yaitu

informasi atau pendidikan atau

hiburan9 Dapat dibeli dalam bentuk paket

dengan harga satuan murah

seperti surat kabar dan buku

Harga beberapa paket semakin

murah

10 Dipasarkan melalui toko buku dan

penjaja eceran

Pemasarannya melalui ’online

host’dan penerbit elektronik11 ’Browsing’sulit dilakukan apabila

menelusuri isi dokumen (karena

jumlah yang sangat banyak)

’Browsing’mudah dilakukan

apabila menelusuri isi

dokumen(meskipun jumlah yangsangat banyak), dengan

menggunakan aturan tertentu12 Tidak memerlukan peralatan Peralatan setara diperlukan untuk

membaca dokumen elektronik

Sumber : Sulistyo-Basuki (1993 : 60)

Sistem Basis Data (Data base)

Menurut Ekasari Nugraheni (2004), basis data dapat difenisikan sebagai kumpulan data saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar nanti dapat dimanfaatkan kembali dengan cepatdan mudah. Prinsip utama basis data adalah pengaturan data. Tujuan utamanya adalah kemudahan dan kecepatan pengambilan kembali data. Sistem basis data merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan file-file/ table yang salong berhubungan dan sekumpulan program yang memungkinkan beberapa pemakai dan atau program lain mengakses dan memanipulasi file-file (tabel-tabel) tersebut.

Sistem basis data digunakan untuk memenuhi beberapa tujuan, yaitu :

1) Kecepatan dan kemudahan (speed)

2) Efesiensi ruang penyimpanan (space)

3) Keakuratan (accuracy)

4) Ketersediaan (availability)

5) Kelengkapan (completeness)

6) Keamanan (security)

7) Kebersamaan pemakai (sharing)

Dengan basis data jadi lebih muda untuk menyajikan data yangsama dalam cara yang berbeda ; berdasarkan kategori, berdasarkan uraian, berdasarkan usia, atau berdasarkan field lain dalam basis data. Pembuatan basis data ini yang akan menghadirkan koleksi digital memerlukan sistem informasi yang berbasis komputer yaitu untukmelayani kebutuhan pengguna

Pengelolaan Database

Database disusun sedemikian rupa sehingga dapat memudahkan kegiatan temu balik informasi. Terdapat suatu sistem yang membantu dalam menyusun suatu database yaitu yang

disebut dengan Database Manajemen Sistem (DBMS) atau disebut sebagai Manajemen Database. Sistem ini dibuat untuk memudahkan pengguna dalam mencari data.

Sistem Manajemen Database merupakan bagian dari manajemen sumber daya informasi yang membantu perusahaan agar sumber daya informasi yang dimilikinya mencerminkan secara akurat sistem fisik yangdiwakilinya. Masalah yang dihadapi dalam sistem manajemen database ini seringkali diawali dengan masalah menentukan apa yang harusdimasukan untuk diolah. Setelah data tersebut dapat ditentukan maka masalah selanjtnya adalah menentukan bagaimana agar data yang dapat diperoleh itu dapat mencerminkan keadaan atau peristiwa yang sebenarnya sehingga pada akhirnya akan diperoleh informasi dengan kualitas yang baik.

Pada sebuah sistem informasi database terdiri dari semua data yang dapat dijangkau oleh sistem. Pada sistem manajemen database berdasarkan komputer, inilah data base biasanya dipakai secara khususuntuk data yang dapat dicapai secara langsung oleh komputer. Database yang dimiliki oleh Perpustakaan Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan merupakan hasil kegiatan proses informasi yang panjang.

Kegiatan tersebut melibatkan beberapa komponen seperti dikemukakan oleh Kroenke dan Hatch :

Manajemen database memiliki bebrapa komponen seperti :

1) Hardware

2) Software

3) Data

4) Procedure

5) People (Kroenke, 1994 : 24)

Manajemen database pada sebuah sistem informasi sangat vital dalam proses pengolahan atau transformasi data menjadi informasi yang dapat digunakan oleh manajemen untuk mencapai tujuan organisasi.Kegiatan pengolahan database yang dilakukan meliputi pengumpulan data, pengolahan dan pengemasan data disebut Sistem Manajemen Database (Database Management System).

Sistem manajemen database dapat digunakan untuk keperluan sebagai berikut :

1) Memelihara koleksi data yang dapat dipakai bersama

2) Membentuk hubungan antara item data

3) Meminimalkan data yang kelebihan (redudancy).

4) Memelihara independensi antara program dan data

5) Menyediakan data lengkap untuk pembuatan laporan

6) Menyediakan cara untuk akses bagi keperluan data yang sukardiantisipasi

7) Menyediakan cara pencarian data dan pengawasan terhadap penyimpanan data

8) Memungkinkan pengembangan aplikasi

Manfaat Teknologi Informasi Bagi Perpustakaan

Perkembangan teknologi informasi juga sangat berpengaruh terhadap lembaga-lembaga yang erat kaitannya dengan informasi seperti perpustakaan/ pusat informasi.

“Perubahan yang sangat cepat pada teknologi informasi membuatperpustakaan melakukan semacam rekayasa radikal (reengineering) terhadap paradigmanya, maka muncullah paradigma baru yaitu orientasi kepada pemakai.“ (Pendit dan Sulistyo Basuki dalam Wicaksono, 2001)

Manfaat teknologi informasi bagi perpustakaan seperti yang dikemukakan oleh Handerson (dalam Basuki, 1998) adalah :

a) Menyediakan akses informasi yang cepat dan mudah

b) Menyediakan akses jarak jauh bagi pengguna

c) Menyediakan akses 24 jam, jika servernya beroperasi 24 jam.

d) Menyediakan informasi mutakhir

e) Menyediakan informasi yang dapat digunakan dengan luwes bagi pengguna dengan kebutuhannya.

f) Meningkatkan keluwesan

g) Memudahkan format ulang dan kombinasi data dari berbagaisumber.

Selain itu, teknologi informasi bermanfaat untuk membentukjaringan perpustakaan yang menghubungkan satu perpustakaan dengan yang lain (melalui intranet atau internet). Yang diatur dan disusun menurutberbagai bentuk persetujuan, yang memungkinkan komunikasi dan pengiriman secara terus menerus informasi bibliografis maupun informasi lainnya, baik berupa bahan dokumentasi maupun ilmiah. Selain itu,jaringan perpustakaan juga menyangkut pertukaran keahlian, menurutjenis dan tingkat yang telah disepakati. Jaringan ini biasanya berbentuk organisasi formal, terdiri atas dua perpustakaan atau lebih, dengan tujuan yang sama.

Disisi lain teknologi informasi juga memberikan kemudahan bagipengelola informasi (pustakawan) untuk mengolah, menyimpan danmenyebarkannya, juga membebaskan staf perpustakaan dari pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin secara manual.

Selain itu, teknologi informasi juga menjadi sarana membangun perpustakaan elektronik yang kehadirannya tidak bias dihindari dan untukmembangun perpustakaan yang ideal.

Intranet

Secara sederhana intranet adalah istilah untuk penggunaan teknologi Internet dan World Wide Web (WWW) pada jaringan internal. LEXIS/NEXIS MAJORPapers/Magazine Library mengidentifikasikanbahwa artikel pertama yang menggunakan istilah intranet adalah mulai muncul pada pertengahan 1995 (Fox, 1995). Namun Hills (1997)menyatakan bahwa istilah intranet ini pertama kali digunakan oleh Amdahlpada tahun 1994 untuk mendeskripsikan penggunaan internal dari teknologi internet. Mungkin pengertian singkat yang diberikan oleh Nanfito dalam Aceng Muhammad, berikut ini dapat mewakili pengertian intranet :

Intranets are internal internets utilising TCP/IP technology and the browsing software of the World Wide web…[to]..bundle information management and corporate communications with one, easily

accessible interface…of the web browser. (Nanfito dalamMuhammad, 2002 : 24).

Mengapa sebuah institusi menggunakan intranet ? Melihat perkembangan informasi yang luar biasa dipicu oleh kehadiran internet dan World Wide web, institusi mulai mempertimbangkan

untuk membangun intranet dan web site internal mereka sendiri. Intranet yang juga dapat dikoneksikan dengan internet dijadikan sebagai sarana komunikasi intern institusi dengan pengguna, baik dari dalam institusi maupun dari luar institusi. Biaya yang diperlukan untuk membangun jaringan tidak mahal, fleksibel, memiliki program perangkat lunak yangindependen, sederhana dan mudah digunakan.

Komponen-komponen (baik perangkat keras maupun lunak) yang dimiliki intranet adalah :

1) Server PC

PC (PersonalComputer) atau workstation menyimpan semua aplikasi dan webpage. Pemakai akhir akan mengakses server PC untuk menerima informasi intranet di PC mereka

2) Klien PC

Pemakai akhir PC biasanya mengakses informasi intranet yang tersimpan pada server PC.

3) Jaringan

Perangkat lunak tingkat sistem yang mengendalikan operasi sistemPC, merupakan fungsi yang paling dasar dan membuat PC lain dalam jaringan dapat berkomunikasi. Protokol standar yang dipakai dalam internet maupun intranet adalah TCP/IP (Transmission Control Protocol/ Internet working Protocol)yang memungkinkan protokol jaringan untuk berkomunikasi, menerima dan mengirimkan data ke terminal lain. Protokol-protokol lain yang berada dalam ruang lingkup TCP/IP yang digunakan dalam jaringan intranet adalah :

a) HTTP (Hyper Text Transfer Protocol) : protokol yang digunakan untuk mentransfer dokumen yang berbahasa HTML agar dapatditampilkan pada web page.

b) FTP (FileTransfer Protocol) : protokol yang berfungsi untuk memindahkan/ mengambil, menukar, mengirimkan (upload) dan mengambil (download) dokumen antar host (PC yang terkoneksi pada jaringan).

c) SMTP (Simple Mail Transfer Mail) : protokol yang merupakandasar dari e-mail untuk berkomunikasi.

d) MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) : protokol standaruntuk mendefinisikan format biner, grafik dan suara agar dapatditransmisikan dengan e-mail.

e) POP (Post Office Protocol) : protokol standar untuk menyimpan e-mail dalam jaringan intranet.

Sistem keamanan menjadi sangat penting dan harus diperhatikan bila jaringan internet dapat dikoneksikan ke internet karena orang yang tidak berkepentingan dapat masuk ke jaringan intranet

perusahaan. Untuk mengatasi jika ada orang yang tidakberkepentingan memasuki jaringan intranet dan melakukan hal-hal seperti memanipulasi, mengacaukan atau mengambil data maka intranet dilengkapi oleh sisitem keamanan antara lain :

a) Proxy Server

Proxy Server menyediakan akses intyernet secara tidaklangsung melalui firewall. Proxy Server melakukan duplikasi terhadap semua komunikasi, maka dapat dilakukan log terhadap apa saja yang dilakukan oleh proxy server tersebut. Log tersebut dapat berisi catatan-catatan siapa saja yang menggunakan proxy, apa yang diakses, kapan hal tersebut terjadi, dan lain-lain. Proxy Server ini akan mempunyai tingkatkeamanan yang tinggi bila dikonfigurasikan dengan benar.

b) Firewall adalah suatu kombinasi dari perangkat lunak dan perangkat keras yang didesain untuk memeriksa aliran lalu lintas jaringan dan permintaan layanan. Kegunaannya adalah untuk mencegah keluar/masuknya aliran paket yag tidakmemenuhi kriteria keamanan yang didefinisikan oleh organisasipemilik jaringan.

4) HTML (Hyper Text Markup Language)

Hypertext adalah teks yang berisi hubungan dengan informasi lain. HTML merupakan bahasa pemrograman yang mengendalikan penampilan dan kinerja informasi yang ditampilkan intranet.

5) XML (Extensible Markup Language)

Extensible Markup Language (XML) adalah sebuah format text yang sangat fleksibel yang merupakan turunan dari SGML (Standard Generalized Markup Languag) yang dikembangkan oleh

TheWorld Wide Web (W3C). XML adalah bahasa pemrograman yang dirancang untuk mengatasi tantangan dalam publikasi elektrikskala besar. XML lebih fleksibel daripada HTML dalam pertukaran berbagai jenis data pada web ataupun bentuk lainnya.

6) Authoring Tools

Perangkat lunak yang menciptakan kreatifitas page pada HTML.

7) Web Server

Perangkat lunak dijalankan pada server menyimpan, mengelola,dan memperbaharui file HTML dan berkomunikasi dengan program lain.

8) Multimedia File

Dokumen yang berisi suara dan atau tanpa gambar

9) Graphic File

Dokumen yang berisi citra atau gambar

10) Browser

Perangkat lunak yang dijalankan pada PC klien, digunakan untukmengakses dan menampilkan dokumen HTML pada web site.

11) Helper application

Perangkat lunak tambahan atau komplimen yang memperbesar kemampuan browser. Apliaksi helperyang umum dapat menampilkan grafik atau dokumen meultimedia khusus dimana browser tidak mampu lagi mengaksesnya

Internet

Internet merupakan kepanjangan dari Interconnection networking, disebut juga dengan cyberspace (asal kata dari novel Science Fiction William Gibson berjudul Neuromancer, pertengahan tahun 1980). Wakil presiden Amerika Serikat Al Gore menyebutnya sebagai informationsuperhighway.

Internet adalah koneksi antar jaringan komputer (sebagian besarmenggunakan basis protokol TCP/IP (Protokol KomunikasiTransmission Control Protocol / Internet Protocol) di seluruh dunia. Dengan internet kita bisa berhubungan antar jaringan komputer. Sistem akses address yang paling populer adalah world wide web. Karena kepopuleran metode aksesaddress, maka istilah internet kadang-kadang disebut dengan web saja.

Fasilitas-fasilitas dalam jaringan internet yuang dapat digunakanuntuk memperlancar alur sistem informasi dan keefesienan aliran informasi yang mampu meningkatkan kualitas informasi yang dapatdiakses adalah :

1) Web

Web memberikan banyak kemudahan dalam menyatukan keragaman bentuk informasi dalam tipe data teks, audio, gambar ataupun data numerik. Intranet dapat dipandang sebagai teknologi web internal yang memberikan banyak keunggulan dari segiteknologi informasi antara lain :

oUniversal Platform, yang mampu mencari, melihat, mempernaharui dan menyimpan berbagai informasi termasuk data numerik dalam basis data relasional.

oUnified Organization, yang mampu mengorganisasikan infromasi yag berbeda tipe dan standar dalam bentuk artikel,laporan ataupun tabel.

o Lingua Franca. Teknologi web dibangun dari kefleksibelan dan standar umum yang digunakan (Tung, 1997 : 19)

Istilah document centric dalam artian dokumen yang dibuat dengan mengintegrasikan teks, gambar, dan berbagai media dalam tampilan komputer yang mudah diintegrasikan teks, gambar, dan berbagai media dalam tampilan komputer yang mudah ditransformasikan dari satu perangkat lunak ke perangkat lunak lainnya. Paradigma inilah yang mengilhami Microsoft Windows dengan teknologiOLE (Object Linking Embedded) yang memungkinkan satu data digunakan sebagai data aplikasi yang lain. Dengan adanya fasilitas OLE ini memungkinkan gambar yang dibuat dengan satu prangkat lunak ditransformasikan keformat perangkat lunak lain. Teknologi web memberikan hal penting dalam konsep document centric computing yaitu pemanfaatan dokumen HTMLatau XML sebagai standar yang universal dan platform (standar perangkatkeras dalam menentukan perangkat lunak mana yang dapat dioperasikan) independen. Penggunaan dokumen standar HTML dan XML memberikan kemudahan dalam pengaksesan. Dengan menggunakan web browserpenyajian data dari

berbagai jenis menjadi lebih cepat dan tampilannya lebih konsisten serta dapat bertukar dari satu sumber ke sumber lain yang berbeda format. Platform independen menjanjikan tampilan web page yang lebih seragam tanpa tergantung pada sistem perangkat keras dan sistem operasi yang digunakan.

Berikut ini adalah aplikasi teknologi web yang dapat digunakan oleh para pengguna yaitu :

a) Website

Website adalah kumpulan web page yang saling berhubungandengan sebuah topik, biasanya berada dalam satu domain termasuk halaman awal yang muncul ketikawebsite muncul pada web browser. Halaman awalini disebuthome page. Untukkemudahan pengaksesan setiap website memiliki URL (Uniform Resource Locator). URL adalah alamat/ lokasi sebuah website atau file dalam internet maupun intranet.

b) Web Page

Web page adalah dokumen HTML dan sering jugadigabungkan dengan drafik yang memiliki URL sendiri.Webpage pertamayang muncul ketika website diakses melalui web browser disebut home page.

c) Home Page

Home page adalah halaman pertama yang tampil ketika membuka web browser seperti Microsoft Internet Explorer atau Netscape Navigator dan Mozilla Firefox. Home page juga merujuk pada halaman awal sebuah website yang ingin ditampilkan pada webbrowser, biasanya berisi tentang profil organisasi, divisi atau individu.

d) Web Browser

Web browser adalah sebuah perangkat lunak yang memungkinkan penggunanya menemukan kembali atau menyediakan dokumen HTML yang terdapat pada internet ataupun intranet. Jaringan

dokumen-dokumen ini disebut juga World Wide Web (WWW). Komunikasi antar web server dan web browser menggunakan protokol HTTP, tapi pada umumnya hampir semua web browser didukung oleh protokol lain seperti FTP. Web browser juga mampu menemukan kembali dokumen-dokumen dalam format yang beragam.

Dengan adanya teknologi web ini proses pendistribusian informasidalam institusi akan menjadi lebih cepat jika dibandingkan dengan pendistribusian informasi secara manual (menggunakan kertas), sehingga informasi yang diberikan selalu mutakhir.

2) E – mail

Pengiriman pesan dengan e-mail memberikan nilai tambah yang berupa efesiensi. E-mail menyajikan teknik pengiriman pesan yang mudah dan kemampuannya untuk berkomunikasi antara pribadi atau komputer dengan pribadi atau komputer lainnya serta standar protokol POP (Post Office Protocol) dimana dengan protokol ini seorang pengguna bisa memiliki tempat e-mail pribadi yang menyimpan semua e-mail nya ketika pengguna tidak online seringkali mengacu pada store and forward messaging,yaitu konsep yang membiarkan kedatangan informasi sampai si penerima siap untuk menangkap pesan yang ingin disampaikan. E-mailmemungkinkan komunikasi dan kolaborasi data antar pengguna jaringan.Dengan kemampuan kolaborasi ini e-mail dapat dikatakan mampu melakukan decouples collaborator (menangani informasi, saling bekerja sama dan penggunaan informasi bersama) (Tung, 1997 : 5). Pengiriman e-mail dilakukan melalui SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).

3) Forum Diskusi, Berita, dan Bulletin (Disscussion, news and Bulletin Board)

Melalui e-mail pengguna intranet dapat membentuk forum diskusi, berita atau bulletin (disscussion board) on-line. Semua pengguna yang telah mendaftarkan e-mailnya dapat mengemukakan pendapat atau saran mengenai atau memperoleh berita terbaru mengenai kegiatan atau kejadian yang terjadi di perusahaan.

4) Mesin Pencari (Search Engine)

Mesin pencari adalah istilah yang berhubungan dengan perangkat lunak mencari informasi di internet. Ada dua kemampuan yang terpisah dari pencari yaitu :

a) Data yang mengumpulkan dan mengindeks fungsi. Fungsi ini mencari web page di internet, membangun database informasi mengenai web page ini, dan mereferensikan ulang entridatabase ke lokasiweb page(URL :Uniform ResourceLocator). Ketika membangun database beberapa mesin pencari hanya mencari judul web page, beberapa mesin lainnya mencari paragraf pertama web page, dan lainnnya mencari dan mengindeks setiap kata dalam web page.b) Bagian dari mesin pencari yang membandingkan kata atau frase yang sedang dicari dengan informasi yang dikumpulkan dan diindeks dengan komponen pertama.

Komponen ini berbeda kecanggihannya dari penggunaan logika logaritma statistik kompleks dan rumit. Komponen pencari/ pemadan adalah yang umumnya disebut dengan mesin pencari.

Dengan internet kita dapat berhubungan dengan 30 juta lebih pengguna internet, kapanpun dan dimanapun. Dengan internet kita a) Melakukan pertukaran teks dan berbagai pesan dengan berjuta

manusia dalam bisnis, akademisi, pemerintahan, dan organisasi lain dalam lebih lima puluh negara.

b) Mencari perangkat lunak, dokumen, gambar, peta cuaca, katalog perpustakaan, dan berbagai informasi dan berbagai tempat di seluruh dunia. c) Berguna untuk komunikasi dan pertukaran sumberdaya untuk bersama-sama bekerja sama dalam satu kantor atau berbeda benua. Menjelaskan internet itu sulit mencari padanannya. Ada yang menerangkan analogi sebuah kota. Internet itu sebuah kota elektronikyang besar. Setiap penduduk memiliki alamat (internet address) yang dapat digunakan untuk berkirim surat. Jika penduduk itu ingin berkeliling kota, cukup dengan menggunakan komputernya sebagai kendaraan.Jaringan jalannya bertumpu di atas sarana telekomunikasi. Jalur lambatnya menggunakan modem dan saluran telepon, sedangkan jalurcepatnya menggunakan ISDN (Integrated Service Digital Network). Jalan disediakan oleh provider (penyedia akses) yang bisa menyediakan jalan cepat dan langsung ke kota elektronik yang dituju. Secara umum, manfaat yang bisa diperoleh dari internet, yaitu :

1) Untuk mendapatkan informasi keperluan pribadi dan profesional.

2) Sebagai sumber data, internet juga memungkinkan terjadinyaglobalisasi informasi.

3) Sebagai sarana untuk kerjasama antar pribadi atau kelompok tanpa mengenal batas jarak dan waktu.

4) Sebagai media komunikasi, untuk mengikuti perkembangan teknologi, menjembatani lembaga pemerintah, Universitas, serta sarana diskusi yang bersifat global.

5) Penunjang sistem belajar jarak jauh.

6) Sebagai sarana hiburan dan hobi.

7) Menghemat biaya, administrasi, dan cetak yang biasanya dilakukan dengan mengirim surat melalui pos atau fax, karena biaya penggunaan telepon dinyatakan dengan pulsa lokal.