PENGANTAR DOKUMENTASI &

KEARSIPAN

: Sistem Informasi di Perpustakaan

Modul 3

Muslech, Dipl.Lib., MSiDosen Pengampu

21 September 2012

Komponen Sistem Informasi

Empat KomponenSistem Informasi

PenggunaPenggunaKatalogKatalogSusunanKoleksi

(penempatan relatif & tetap)

SusunanKoleksi

(penempatan relatif & tetap)

BahanPustakaBahan

Pustaka

Kerangka Sistem InformasiKerangka Sistem Informasi

Diagram Sistem Informasi

Bahan Pustaka Pengindeksan

SusunanKoleksi

Katalog

Temu Kembali Pengguna

Masukan : Karakteristik & Organisasi.

Keluaran : Mencocokkan & Penyampaian.

Doyle, 1975 : 191 dalam “the information frame work” (dimodifikasi)

Organisasi Informasi

Agar Koleksi bahan pustaka, Diketahui Tempat Fisiknya melalui nomor panggil

KegiatanBertujuan

Agar Koleksi bahan pustaka, Dikenali melalui sajian ringkas dari bahan pustaka yang disebut dengan cantuman bibliografis

Organisasi Informasi

Informasi yang dimaksudkan adalah informasi rekam― Yaitu pengetahuan yang dikomunikasikan melalui

berbagai media rekam [Jika dilihat dari bentuk penyajiannya] terdiri : (1) media cetak biasa [buku, majalah, brosur](2) media cetak mikro [mikrofilm dan mikrofis], (3) media pandang dengar [film, pita rekam, slide dsb].

Proses Sistem InformasiPengindeksan adalah terjemahan dari istilah indexing

(Needham, 1971:95) meliputi semua proses yang berkaitan dengan proses pembuatan alat temu kembali informasi (katalog). Kegiatan ini di perpustakaan dikenal sebagai katalogisasi.

Temu Kembali Informasi adalah kegiatan melakukan penelusuran melalui pemanfaatan alat-alat temu kembali informasi (katalog, bobliografi, indeks dan abstrak.

TAHAPAN AKTIVITAS ORGANISASI TAHAPAN AKTIVITAS ORGANISASI INFFORMASI TEREKAM (Hagler, INFFORMASI TEREKAM (Hagler,

1997)1997)

1. Mengidentifikasi semua jenis informasi yang tersedia (terbit) Sumber :Informasi dari penerbit (catalog)Pemberitahuan Email ReviewDaftar subyek terkaitDaftar katalog yg dilengkapi dengan absrak Book in Print, Serial in Print

ORGANISASI INFFORMASI ORGANISASI INFFORMASI TEREKAMTEREKAM

2. Mengidentifikasi karya-karya populer dengan pengarang tertentu Sumber :

Famous person (website)Sumber biografi (Biographical material)

ORGANISASI INFFORMASI ORGANISASI INFFORMASI TEREKAMTEREKAM

3. Mengumpulkan semua informasi sebagai koleksi perpustakaan, Arsip, Museum, file komunikasi Internet. Dsb. Untuk : koleksi Pribadi, Koleksi kantor utk informasi internal, lembaga manupun Universitas untuk pembelajaran dan penelitianDi tampilkan di WebsiteOnline (langganan atau permanen) Printed

ORGANISASI INFFORMASI ORGANISASI INFFORMASI TEREKAMTEREKAM

3. Mengumpulkan semua informasi sebagai koleksi perpustakaan, Arsip, Museum, file komunikasi Internet. Dsb. Untuk : koleksi Pribadi, Koleksi kantor utk informasi internal, lembaga manupun Universitas untuk pembelajaran dan penelitianDi tampilkan di WebsiteOnline (langganan atau permanen) Printed

ORGANISASI INFFORMASI ORGANISASI INFFORMASI TEREKAMTEREKAM

4. Menciptakan daftar dari koleksi (alat temu kembali informasi) berdasarakan ketentuan standard untuk sitasi :BibliografiIndeksKatalogAlat temu ArsipPendaftar Museum

ORGANISASI INFFORMASI ORGANISASI INFFORMASI TEREKAMTEREKAM

5. Menyediakan titik Akses pada koleksi mencakup :Judul PengarangSubyekKata kunci

ORGANISASI INFFORMASI ORGANISASI INFFORMASI TEREKAMTEREKAM

6. Menyediakan alat penentuan lokasi koleksi :Kode lokasi koleksiOCLCRLINWLNGARUDA

ORGANISASI INFFORMASI ORGANISASI INFFORMASI TEREKAM (PERPUSTAKAAN)TEREKAM (PERPUSTAKAAN)

Koleksi Pepustakaan dibangun melalui Pengembangan Koleksi (Collection Development) dengan 3 cara :

Pustakawan belajar dari keberadaan dari Karya manusia melalui tinjauan pustaka, informasi penerbit, permintaan dari pengguna perpustakaan dn memesan bahan pustaka sesuai dengan kebutuhan

Hadiah dari berbagai sumber ke perpustakaanPerencanaan yang sudah disetujui (online Journal dan

E-Book dari provider)Buku yg datang disusun berdasarkan alfabetis judul

ORGANISASI INFORMASI TEREKAM ORGANISASI INFORMASI TEREKAM (PERPUSTAKAAN)(PERPUSTAKAAN)

Katalogisasi bahan pustaka :Klasiffikasi bahan pustakaDeskripsi bibliografisPenentuan tajuk entri utama (akses point)Menentukan penanggung jawab karyaPenentuan subyek bahan pustakaPembuatan nomor panggil (call number) terdiri

dari nomor klassifikasi, kode pengarang, judul tahun dsb.

ORGANISASI INFFORMASI ORGANISASI INFFORMASI TEREKAM (PERPUSTAKAAN)TEREKAM (PERPUSTAKAAN)

Media Penyimpanan katalog :Kartu ukuran 7 X 12.5 cmBentuk mikro 9 (film fis)MARC format (machine Readanble cataloguing)Online CatalogUnion Catalog jaringan

Pengkatalogan Deskriptif

Merupakan kegiatan identifikasi ciri-ciri fisik suatu bahan pustaka atau melakukan rekaman data bibliografis dari fisik koleksi bahan pustaka, antara lain :

1. Pengarang (tajuk akses)2. Judul 3. Tempat terbit, penerbit, tahun terbit4. Deskripsi fisik5. dsb.

Pedoman Umum Pengkatalogan Deskriptif

1. AACR (Anglo American Cataloging Rules, edisi ke-2, revisi 1988)

2. Standar Deskripsi untuk buku (Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Jakarta)

3. INDOMARC Sistem deskripsi aplikasi komputer (UKKP 1990)

Kebijakan Pengkatalogan

1.Pengkatalogan Analitik (Analitical Cataloging) Pengkatalogan ini meliputi bagian bahan pustaka, seperti

artikel majalah, karangan bungarampai, proceeding, dan karangan tersembunyi lainnya.

Tujuan: untuk mengeluarkan bagian bahan pustaka secara keseluruhan, dengan cara:

− Entri tambahan biasa, jika yang digunakan entri unit− Entri khusus untuk bagian bersangkutan dengan

menggunakan acuan pada bahan pustaka yang meliputnya.− Yaitu pengarang, judul, dan sebagian tajuk entri tambahan

Kebijakan Pengkatalogan

2. Pengkatalogan Terbatas (limited cataloging) Digunakan untuk pengurangan yang

diterapkan pada proses pengatalogan, karena 2 kemungkinan :

– Mengurangi jumleh entri per bahan pustaka, atau pengkatalogan selektif (selective cataloging)

– Mengurangi elemen-elemen dalam diskripsi bibliografis, atau pengatalogan sederhana (simplified cataloging)

Kebijakan Pengkatalogan

3. Pengkatalogan Terbatas (limited cataloging) Kebijakan menggunakan pengkatalogan terbatas, perlu

mempertimbangkan faktor-faktor :

− Jenis bahan pustaka (fiksi, buku, anak, pamflet; umumnya tidak membutuhkan pengkatalogan lengkap)

− Jenis pelayanan (ada anggapan bahwa dengan pelayanan terbuka, pemakai tidak akan banyak menggunakan katalog)

− Format katalog dan cara memperbanyak entri katalog (seperti diketik satu persatu)

− Keperluan masyarakat yang dilayani− Keperluan staf perpustakaan

Kebijakan Pengkatalogan

4. Pengkatalogan sentral (centralized cataloging) Digunakan untuk kegiatan pengkatalogan yang dikerjakan

oleh satu badan diluar perpustakaan. Tujuannya adalah menghindari duplikasi pengatalogan untuk bahan pustaka yang sama. Hasil pengkatalogan sentral adalah :

− Pelayanan kartu katalog berupa kartu dasar− Pelayanan bibliografis yang entrinya dapat dikutip untuk

keperluan pembentukan katalog− Pelayanan katalog terbacakan mesin (machine readible

catalog)− Katalog dalam terbitan (KDT) dan Catalog in Publication

(CIP)

Pengindeksan Subjek

Pengindeksan subjek/klasifikasi, ada dua tahap1. Menunjukkan subjek-subjek tertentu yang ada

dalam koleksi perpustakaan2. Menunjukkan kaitan yang ada di antara subjek-

subjek yang ada dalam koleksi perpustakaan.

Sistem Katalog

Katalog berkelas :Notasi/nomor KelasPengarang-JudulIndek subjek

Katalog berabjad :Pengarang-JudulPengarang-Judul-Subjek

Contoh Kartu Katalog

650SUP Suparto, Andib Business / Andi Suparto. --- Ed. 2. -- Jakarta : Angkasa Pura, 2003. vi, 231 hal. : ilus. ; 30 cm. ISBN

Bibliografi : hal. 229-231 Indeks

1. Business I. Judul

650SUP Suparto, Andib Business / Andi Suparto. --- Ed. 2. -- Jakarta : Angkasa Pura, 2003. vi, 231 hal. : ilus. ; 30 cm. ISBN

Bibliografi : hal. 229-231 Indeks

1. Business I. Judul

Katalog Pengarang / Katalog Pengarang / Katalog UtamaKatalog Utama

Katalog SubyekKatalog Subyek

Business650 SUP Suparto, Andib Business / Andi Suparto. --- Ed. 2. -- Jakarta : Angkasa Pura, 2003. vi, 231 hal. : ilus. ; 30 cm.

Bibliografi : hal. 229-231 Indeks

Business650 SUP Suparto, Andib Business / Andi Suparto. --- Ed. 2. -- Jakarta : Angkasa Pura, 2003. vi, 231 hal. : ilus. ; 30 cm.

Bibliografi : hal. 229-231 Indeks

Contoh Kartu Katalog

Katalog Judul

Business650 SUP Suparto, Andib Business / Andi Suparto. --- Ed. 2. -- Jakarta : Angkasa Pura, 2003. vi, 231 hal. : ilus. ; 30 cm.

Bibliografi : hal. 229-231 Indeks

Business650 SUP Suparto, Andib Business / Andi Suparto. --- Ed. 2. -- Jakarta : Angkasa Pura, 2003. vi, 231 hal. : ilus. ; 30 cm.

Bibliografi : hal. 229-231 Indeks

Contoh Kartu Katalog

Contoh Kartu Katalog

027DAS d Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan informasi/ Syihabuddin Qalyubi dkk.; Editor Tri Suproyantono - -- Cet . 2. -- Yogyakarta : JIB Fakultas Adab UIN, 2007. vi, 231 hal. : 30 cm. ISBN: 979.8645.01.9

Bibliografi : hal. 229-231 Indeks

1. Ilmu Perpustakaan 2. Judul I. Suproyantono, Tri

II. Qulyubi, Syuhabuddin

027DAS d Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan informasi/ Syihabuddin Qalyubi dkk.; Editor Tri Suproyantono - -- Cet . 2. -- Yogyakarta : JIB Fakultas Adab UIN, 2007. vi, 231 hal. : 30 cm. ISBN: 979.8645.01.9

Bibliografi : hal. 229-231 Indeks

1. Ilmu Perpustakaan 2. Judul I. Suproyantono, Tri

II. Qulyubi, Syuhabuddin

Katalog Judul / Katalog Utama

Contoh Kartu Katalog

027 Qulyubi, SyuhabuddinDAS d Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan informasi/

Syihabuddin Qalyubi dkk.; Editor Tri Suproyantono - -- Cet . 2. -- Yogyakarta : JIB Fakultas Adab UIN,

2007. vi, 231 hal. : 30 cm. ISBN: 979.8645.01.9

Bibliografi : hal. 229-231 Indeks

027 Qulyubi, SyuhabuddinDAS d Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan informasi/

Syihabuddin Qalyubi dkk.; Editor Tri Suproyantono - -- Cet . 2. -- Yogyakarta : JIB Fakultas Adab UIN,

2007. vi, 231 hal. : 30 cm. ISBN: 979.8645.01.9

Bibliografi : hal. 229-231 Indeks

Katalog Pengarang Katalog Pengarang

Contoh Kartu Katalog

027 Suproyantono, TriDAS d Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan informasi/

Syihabuddin Qalyubi dkk.; Editor Tri Suproyantono - -- Cet . 2. -- Yogyakarta : JIB Fakultas Adab UIN,

2007. vi, 231 hal. : 30 cm. ISBN: 979.8645.01.9

Bibliografi : hal. 229-231 Indeks

027 Suproyantono, TriDAS d Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan informasi/

Syihabuddin Qalyubi dkk.; Editor Tri Suproyantono - -- Cet . 2. -- Yogyakarta : JIB Fakultas Adab UIN,

2007. vi, 231 hal. : 30 cm. ISBN: 979.8645.01.9

Bibliografi : hal. 229-231 Indeks

Katalog Pengarang

Contoh Kartu Katalog

650 Ilmu Perpustakaan SUP b Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan informasi/

Syihabuddin Qalyubi dkk.; Editor Tri Suproyantono - -- Cet . 2. -- Yogyakarta : JIB Fakultas Adab UIN,

2007. vi, 231 hal. : 30 cm. ISBN: 979.8645.01.9

Bibliografi : hal. 229-231 Indeks

650 Ilmu Perpustakaan SUP b Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan informasi/

Syihabuddin Qalyubi dkk.; Editor Tri Suproyantono - -- Cet . 2. -- Yogyakarta : JIB Fakultas Adab UIN,

2007. vi, 231 hal. : 30 cm. ISBN: 979.8645.01.9

Bibliografi : hal. 229-231 Indeks

Katalog SubjekKatalog Subjek

Penyusunan Bahan Pustaka

Penyusunan koleksi menggunakan sistem

persepuluhan Dewey (DDC) dan urutan abjad (sebagai

penempatan relatif) dalam rak koleksi

Contoh Penyusunan koleksi :

No Panggil/notasiNo Panggil/notasi

Jenis KoleksiJenis Koleksi

Abjad TajukAbjad Tajuk

Jumlah KopiJumlah Kopi

Susunan Bahan Pustaka