Pengawasan dalam Proses Administrasi

A. Pengertian Pengawasan

Menurut Herujito (2006: 242) Pengawasan (controlling) sebagai elemen

atau fungsi keempat manajemen ialah mengamati dan mengalokasikan dengan

tepat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Dalam praktek kita lihat,

kegagalan suatu rencana atau aktivitas bersumber pada dua hal, yaitu:

1. Akibat pengaruh di luar jangkauan manusia (force major).

2. Pelaku yang mengerjakannya tidak memenuhi persyaratan yang

diminta.

Menurut Terry dan Leslie (2005: 238) Pengawasan adalah proses

mengevaluasikan pelaksanaan kerja dengan membandingkan pelaksanaan aktual

dengan apa yang diharapkan (goal and objectives) serta mengambil tindakan yang

perlu. Sedangkan menurut Siagian (2005: 125) Pengawasan sebagai salah satu

fungsi organik manajemen merupakan proses pengamatan dari seluruh kegiatan

organisasi guna lebih menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan

sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Sebagai fungsi organik,

pengawasan merupakan salah satu tugas mutlak diselenggarakan oleh semua

orang yang menduduki jabatan manajerial, mulai dari manajer puncak hingga para

manajer rendah yang secara langsung mengendalikan kegiatan-kegiatan teknis

yang diselenggarakan oleh semua petugas operasional.

Lebih lanjut mengenai pengertian pengawasan, Wursanto (2002: 270)

menyatakan bahwa, pengawasan atau controlling bertujuan untuk mengetahui

apakah pelaksanaan tugas/pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Pengawasan menyangkut kegiatan membandingkan antara hasil nyata yang

dicapai dengan standar yang telah ditetapkan, dan apabila pelaksanaannya

menyimpang dari rencana maka perlu diadakan koreksi seperlunya. Organisasi

akan mencapai sasarannya apabila pimpinan mampu melaksanakan fungsi

pengawasan dengan sebaik-baiknya.

Sedangkan menurut Simbolon (2004: 61) pengawasan ialah suatu proses

dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang

dilakukan oleh bawahannya sesuai dengan rencana, perintah, tujuan, kebijakan

yang telah ditentukan. Jelasnya pengawasan harus berpedoman terhadap hal-hal

berikut:

1. Rencana (planning) yang harus ditentukan.

2. Perintah (orders) terhadap pelaksanaan pekerjaan (performance).

3. Tujuan.

4. Kebijakan yang telah ditentukan sebelumnya.

Lebih lanjut mengenai pengertian dari pengawasan, penulis akan

menyajikan pendapat para ahli dalam penyelenggaraan proses pengawasan.

Dibawah ini akan digambarkan mengenai proses pengawasan sebagai berikut:

Planning Performance (Organizing) Control

Gambar 2.1

Proses Pengawasan menurut Simbolon

Sumber: Simbolon, Dasar-dasar Administrasi dan Manajemen, (2004: 61)

Gambar 2.2

Proses Pengawasan menurut Stoner

Sumber: Stoner dalam Herujito, Dasar-dasar Manajemen, (2006: 249)

Standar Metode

Pengukuran

Prestasi

Mengukur

Prestasi Kerja

Apakah Prestasi

Memenuhi

Standar

Tidak

Ambil Tindakan

Korektif

Ya

Tidak Berbuat Apa-apa

Input

Gambar 2.3

Proses Pengawasan menurut Koontz

Sumber: Koontz dalam Silalahi, Studi tentang Ilmu Administrasi: Konsep, Teori

dan Dimensi, (2003: 178)

Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan adalah serangkaian

proses evaluasi terhadap pelaksanaan pekerjaan yang telah dilakukan, guna

menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang berjalan sesuai dengan apa yang

diharapkan/direncanakan. Dengan adanya pengawasan, kesalahan-kesalahan yang

telah terjadi diharapkan dapat diperbaiki dan tidak terulang dikemudian hari.

B. Tujuan Pengawasan

Menurut Simbolon (2004: 62) Pengawasan bertujuan agar hasil

pelaksanaan pekerjaan diperoleh secara berdaya guna (efisien) dan berhasil guna

(efektif) sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Sedangkan menurut Silalahi (2003: 181) tujuan dari pengawasan adalah:

Proses atau

Pelaksanaan

Kegiatan

Deteksi

Penyimpang-

an

Proses

Perbaikan-

perbaikanFeed back

Normal

Deviasi

Output

1. Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah

direncanakan.

2. Agar proses kerja sesuai dengan prosedur yang telah digariskan atau

ditetapkan.

3. Mencegah dan menghilangkan hambatan dan kesulitan yang akan, sedang

atau mungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.

4. Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya.

5. Mencegah penyalahgunaan otoritas dan kedudukan.

Agar tujuan tersebut tercapai, maka akan lebih baik jika tindakan kontrol

dilakukan sebelum terjadi penyimpangan-penyimpangan sehingga bersifat

mencegah (preventif control) dibandingkan dengan tindakan kontrol sesudah

terjadi penyimpangan (repressive control).

Sehingga dapat kita simpulkan bahwa tujuan pengawasan ialah untuk

mengetahui dan memahami kenyataan yang sebenarnya tentang pelaksanaan

pekerjaan atau kegiatan. Apakah pekerjaan yang dilakukan tersebut berjalan

secara efektif dan efisien. Dengan demikian objek pengawasan dapat diketahui

kinerjanya, sehingga jika terjadi kesalahan dapat diperbaiki dengan segera.

C. Fungsi Pengawasan

Dalam rangka melakukan transformasi guna meraih perbaikan kualitas

organisasi publik, perlu dilakukan pengawasan (kontrol) terhadap seluruh

tindakan dan akibat dari proses transformasi tersebut. Melalui pengawasan

tersebut dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi secara dini.

Jika kekuranngan dan kesalahan diketahui lebih awal maka akan dapat dilakukan

perbaikan dan peningkatan dengan cepat, artinya semua permasalahan dapat

diantisipasi. Dengan demikian akan menghindari terjadinya kebocoran dan

pemborosan untuk membiayai hal-hal yang justru harus direvisi.

Lebih lanjut mengenai fungsi dari pengawasan, Simbolon (2004: 62)

mengemukakan bahwa, fungsi dari pengawasan yaitu:

1. Mempertebal rasa dan tanggung jawab terhadap pejabat yang diserahi

tugas dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan.

2. Mendidik para pejabat agar mereka melaksanakan pekerjaan sesuai

dengan prosedur yang ditentukan.

3. Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, penyelewengan, kelalaian

dan kelemahan, agar tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan.

4. Untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan, agar pelaksanaan

pekerjaan tidak mengalami hambatan dan pemborosan-pemborosan.

Selanjutnya Terry dan Leslie (2005: 238-239) mengemukakan bahwa

fungsi pengawasan ialah cara menentukan, apakah diperlukan sesuatu

penyesuaian atau tidak dan karena itu ia harus merupakan bagian integral dari

sistem manajemen.

D. Ciri-ciri Pengawasan

Pelaksanaan pengawasan yang dilakukan atau yang telah berjalan haruslah

efektif. Dengan demikian, penyimpangan atau kesalahan dapat diminimalisir

sehingga kegiatan dalam suatu institusi dalam berjalan dengan lancar dan

terkendali. Agar pengawasan berjalan efektif, maka seorang manajer atau

pimpinan instansi haruslah mengetahui ciri-ciri pengawasan yang efektif tersebut.

Menurut Siagian (2004: 130) pengawasan akan berlangsung efektif apabila

memiliki berbagai ciri yang dibahas sebagai berikut:

1. Pengawasan harus merefleksikan sifat dari berbagai kegiatan yang

diselenggarakan. Yang dimaksud ialah bahwa teknik pengawasan

harus sesuai, antara lain dengan penemuan informasi tentang siapa

yang melakukan pengawasan dan kegiatan apa yang menjadi sasaran

pengawasan tersebut.

2. Pengawasan harus segera memberikan petunjuk tentang kemungkinan

adanya deviasi dari rencana.

3. Pengawasan harus menunjukkan pengecualian pada titik-titik strategis

tertentu.

4. Objektivitas dalam melakukan pengawasan. Salah satu komponen

dalam rencana ialah standar prestasi kerja yang diharapkan dipenuhi

oleh para pelaksana kegiatan operasional tersebut. Standar tersebut

harus jelas terlihat bukan saja dalam prosedur dan mekanisme kerja,

melainkan rangkaian kriteria yang menggambarkan persyaratan baik

kuantitatif dan kualitatif. Dengan adanya kreteria tersebut, pengawasan

dapat dilakukan lebih objektif.

5. Keluwesan pengawasan. Pengawasan sebaiknya bersifat fleksibel

sehingga jika terjadi desakan untuk melakukan perubahan-perubahan

pada pelaksanaan, perubahan itu dapat dilakukan tanpa harus

mengganti pola dasar kebijaksanaan dan rencana organisasi.

6. Pengawasan harus memperhitungkan pola dasar organisasi.

7. Efisiensi pelaksanaan pengawasan. Pengawasan dilakukan supaya

keseluruhan organisasi bekerja dengan tingkat efisiensi yang semakin

tinggi.

8. Pemahaman sistem pengawasan oleh semua pihak yang terlibat.

Dengan mengatasnamakan kecanggihan sistem pengawasan, dewasa

ini banyak digunakan dan dikembangkan berbagai teknik untuk

membantu para manajer melakukan pengawasan secara efektif seperti

berbagai rumus matematika, bagan-bagan yang rumit, analisis yang

rinci dan data-data statistik.

9. Pengawasan mencari apa yang tidak beres. Artinya, pengawasan yang

baik menemukan siapa yang salah dan faktor-faktor apa saja yang

menyebabkan terjadinya kesalahan tersebut kemudian memperbaiki

kesalahan tersebut.

10. Pengawasan harus bersifat membimbing.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa ciri-ciri dari pengawasan yang

efektif adalah sebagai berikut:

1. Pengawasan harus mempunyai kejelasan tentang pencapaian tujuan

dalam mengadakan perbaikan.

2. Dalam pelaksanaan pengawasan, manajer harus adil dan bijak dalam

pelaksanaan kegiatan pengawasan tersebut.

3. Pengawasan harus bersifat fleksibel, dimana jika terjadi perubahan-

perubahan pada pelaksanaannya, pengawasan dapat menyesuaikan diri

dengan keadaan.

4. Pengawasan haruslah berjalan secara efektif, bila perlu efisien.

5. Pengawasan bersifat membimbing agar terjadi perbaikan.

Setelah mengetahui ciri-ciri dari pengawasan yang efektif sebagaimana

yang telah disebutkan diatas, seorang manajer atau pimpinan instansi haruslah

mengaplikasikan ciri-ciri tersebut demi kemajuan organisasi atau instansi.

E. Macam-Macam Pengawasan

Menurut Hasibuan (2005: 248) pengawasan atau pengendalian dikenal atas

beberapa macam, yaitu:

1. Internal control, adalah pengendalian yang dilakukan oleh seorang atasan

kepada bawahannya. Cakupan dari pengendalian ini meliputi hal-hal yang

cukup luas baik pelaksanaan tugas, prosedur kerja, kedisiplinan karyawan

dan lain-lain. Audit control adalah pemeriksaan atau penilaian atas

masalah-masalah yang berkaitan dengan pembukuan perusahaan. Jadi,

pengawasan atas masalah khusus, yaitu tentang kebenaran pembukuan

suatu perusahaan.

2. External control, adalah pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar.

Pengedalian ekstern ini dapat dilakukan secara formal atau informal,

misalnya pemeriksaan pembukuan oleh kantor akuntan dan penilaian yang

dilakukan oleh masyarakat.

3. Formal control, adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh instansi atau

pejabat resmi yang dapat dilakukan secara formal atau informal, misalnya

pemeriksaan yang dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK)

terhadap BUMN dan lain-lain. Dewan Komisaris terhadap PT yang

bersangkutan.

4. Infromal control, adalah penilaian yang dilakukan oleh masyarakat atau

konsumen, baik langsung maupun tidak langsung. Misalnya melalui media

massa cerak atau elektronik dan lain-lainya.

Dari konsep mengenai macam-macam pengawasan tersebut, dapat kita

simpulkan bahwa pengawasan terdiri atas pengawasan dari dalam organisasi,

pengawasan dari luar organisasi, pengawasan yang dilakukan oleh instansi atau

pejabat resmi dan pengawasan atau penilaian yang dilakukan oleh masyarakat

ataupun konsumen.

F. Instrumen Pengawasan

Siagian (2004: 137) mengemukakan bahwa, agar pengawasan

terselenggara dengan efektif, dalam arti berhasil menemukan secara faktual hal-

hal yang terjadi dalam penyelenggaraan seluruh kegiatan operasional, baik yang

bersifat positif maupun berupa penyimpangan, penyelewengan atau kesalahan

diperlukan berbagai instrumen, seperti:

1. Standar hasil yang direncanakan untuk dicapai. Makna dan hakikat

standar hasil yang ingin dicapai merupakan hal yang sangat

fundamental karena terhadap standar itulah penyelenggaraan berbagai

kegiatan dibandingkan. Situasi yang ideal ialah apabila manajer dapat

mengamati sendiri segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi dan

mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan apabila terbukti terjadi

penyimpangan atau kesalahan.

2. Anggaran. Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan

dengan uang. Dengan demikian, anggaran merupakan pernyataan

tentang hasil-hasil yang diharapkan.

3. Data Statistik. Analisis statistik dari berbagai segi operasional suatu

orgasnisasi merupakan alat pengawasan yang sangat penting bagi

manajemen.

4. Laporan. Jika seorang manajer menggunakan laporan sebagai

instrumen pengawasan, manajer yang bersangkutan melakukan

pengawasan jarak jauh. Laporan berbentuk tertulis tetapi dapat juga

berupa laporan lisan.

5. Auditing. Merupakan usaha verifikasi yang sistematis dan ditunjukkan

pada berbagai segi operasional dan organisasi. Auditing dapat

ditunjukkan kepada bidang kepegawaian, bidang logistik dan bidang

finansial.

6. Observasi Langsung. Hal ini dilakukan oleh seorang manajer karena

dengan melakukan observasi langsung, ia akan memperoleh masukan

yang sangat penting baginya dalam usaha menentukan tindakan

korektif apa yang perlu diambilnya. Selain itu, observasi langsung

akan bersifat psikologis terhadap karyawan karena mereka merasa

diperhatikan.

G. Prinsip-Prinsip Pengawasan

Dalam pelaksanaan pengawasan, diperlukan prinsip-prinsip sebagai

pedoman dalam menjalankan kegiatan tersebut. Herujito (2001: 242) menyatakan

bahwa ada tujuh prinsip-prinsip pengawasan, yaitu:

1. Mencerminkan sifat dari apa yang diawasi.

2. Dapat diketahui dengan segera penyimpangan yang terjadi.

3. Luwes.

4. Mencerminkan pola organisasi.

5. Ekonomis

6. Dapat mudah dipahami.

7. Dapat segera diadakan perbaikan.

Simbolon (2004: 69) menyatakan bahwa hal ini prinsip pengawasan dapat

diuraikan sebagai berikut :

1. Pengawasan berorientasi kepada tujuan organisasi.

2. Pengawasan harus objektif, jujur dan mendahulukan kepentingan

umum daripada kepentingan pribadi.

3. Pengawasan harus berorientasi kepada kebenaran menurut peraturan-

peraturan yang berlaku (wetmatigheid), berorientasi terhadap

kebenaran atas prosedur yang telah ditetapkan (rechmatigheid) dan

berorientasi terhadap tujuan (manfaat) dalam pelaksanaan pekerjaan

(doelmatigheid).

4. Pengawasan harus menjamin daya dan hasil guna pekerjaan.

5. Pengawasan harus berdasarkan atas standar yang objektif, teliti

(accurate) dan tepat.

6. Pengawasan harus bersifat terus menerus (continue).

7. Hasil pengawasan harus dapat memberikan umpan balik (feed back)

terhadap perbaikan dan penyempurnaan dan kebijaksanaan waktu yang

akan datang.

H. Prosedur Pengawasan

Menurut Simbolon (2004: 76) prosedur pengawasan adalah sebagai

berikut :

1. Observasi, pemeriksaan dan pemeriksaan kembali.

2. Pemberian contoh

3. Catatan dan laporan

4. Pembatasan wewenang

5. Menentukan peraturan-peraturan, perintah-perintah dan prosedur.

6. Anggaran

7. Sensor

8. Tindakan disiplin.

Referensi

Hasibuan, Malayu S. P., 2005. Manajemen: Dasar, Pengertian dan Masalah,

Edisi Revisi, PT. Bumi Aksara, Jakarta.

Herujito, Yayat M., 2001. Dasar-dasar Manajemen, PT. Grasindo, Jakarta.

Siagian, Sondang P., 2007. Fungsi-fungsi Manajerial, Edisi Revisi, PT. Bumi

Aksara, Jakarta.

Simbolon, Maringan Masry, 2004. Dasar-dasar Administrasi dan Manajemen,

Penerbit Ghalia Indonesia, Jakarta.

Siswanto, H. B., 2007. Pengantar Manajemen, PT. Bumi Aksara, Jakarta.

Terry, George R. dan Leslie W. Rue, 2005. Dasar-dasar Manajemen, PT.Bumi

Aksara, Jakarta.

Terry, George R., 2006. Prinsip-prinsip Manajemen, PT. Bumi Aksara, Jakarta.

Wursanto, Ig, 2002. Dasar-dasar Ilmu Organisasi, Penerbit Andi, Yogyakarta

Lihat juga:

Materi kuliah lainnya