PENGEMBANGAN APLIKASI PENGENDALIAN ANGGARAN

1

PENGEMBANGAN APLIKASI PENGENDALIAN ANGGARAN

Antonius H Purba FAKULTAS ILMU KOMPUTER & TEKNOLOGI INFORMASI

UNIVERSITAS GUNADARMA

ABSTRAK

Aplikasi Pengendalian Anggaran adalah sebuah aplikasi yang digunakan

untuk melakukan pengontrolan terhadap rencana anggaran dan pengeluaran yang

sudah direncanakan, aplikasi ini dibangun untuk meningkatkan kinerja perusahaan

PT Indo Pratama Teleglobal., karena selama ini, proses yang berlangsung masih

secara manual sehingga waktu yang dibutuhkan lebih lama untuk menyetujui

proposal anggaran yang diajukan.

Proses pertama adalah staf akan membuat rencana anggaran dengan jumlah

tertentu, kemudian semua rencana anggaran tersebut akan diperiksa oleh manager.

Jika rencana anggaran tidak sesuai dengan kriteria, maka rencana anggaran

tersebut akan ditolak oleh manager. Setiap rencana anggaran yang belum disetujui

oleh manager akan diperbaiki kembali oleh staf dan akan di cek kembali oleh

manager. Semua rencana anggaran akan disimpan dalam database. Rencana

anggaran yang sudah disetujui oleh manager akan direalisasikan ke sumber-

sumber pengeluaran perusahaan. Sumber-sumber pengeluaran tersebut adalah :

Purchase Requisition (PR), Purchase Order (PO), Pembelian Langsung (PL), Job

Order Request (JOR), Surat Perintah Kerja (SPK).

Sumber pengeluaran mempunyai laporan yang bisa dilihat oleh pengguna

aplikasi setiap saat.

Deskripsi sumber pengeluaran dijelaskan sebagai berikut :

• Permintaan pembelian (Purchase Requisition) dibuat oleh staf dan

akan diperiksa oleh manager. Manager akan menentukan status dari

permintaan pembelian apakah disetujui atau ditolak.

2

• Setiap pengeluaran permintaan pembelian (Purchase Requisition)

yang sudah disetujui oleh manager akan dipakai untuk pengeluaran

melakukan pembelian langsung (PL) dan pemesanan pembelian

(Purchase Order) oleh perusahaan. Pembelian Langsung bisa

dilakukan berdasarkan permintaan pembelian dan tanpa pemesanan

pembelian.

• Sumber pengeluaran untuk permintaan pekerjaan (Job Order

Request) akan direncanakan oleh staf dan akan diperiksa oleh

manager. Manager akan menentukan status dari permintaan

pekerjaan apakah ditolak atau disetujui.

• Jika permintaan pekerjaan (Job Order Request) sudah disetujui maka

permintaan tersebut akan dipakai untuk menghasilkan Surat Perintah

Kerja (SPK) berdasarkan permintaan pekerjaan (Job Order Request).

Semua data pengeluaran akan disimpan dan dibuat dalam bentuk

laporan pengeluaran.

• Laporan pengeluaran ini bisa dilihat oleh semua user yang

menggunakan aplikasi kecuali administrator.

Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dan

menggunakan database SQL Server 2000.

Kata Kunci : Pengendalian Anggaran, PHP, SQL Server.

PENDAHULUAN

Memasuki era globalisasi sekarang ini merupakan suatu kewajiban setiap

bangsa dituntut untuk mampu berkomunikasi disegala bidang tanpa ada halangan

yang cukup berarti. Kemajuan teknologi yang besar mampu mendorong semua itu

terjadi. Di Indonesia sebagai salah satu negara berkembang dituntut untuk mampu

menyiapkan diri untuk menghadapi globalisasi disegala bidang khususnya

dibidang perekonomian. Dewasa ini banyak perusahaan yang berkembang sangat

3

pesat dan memegang peranan penting dalam pembangunan. Dengan semakin

luasnya kesempatan usaha, maka persaingan antar perusahaan sejenis akan

semakin ketat. Untuk mampu bersaing antar perusahaan sejenis lainnya,

perusahaan harus dapat mengerahkan sumber daya dan teknologi yang dimilikinya

untuk mencapai tingkat produksi yang paling optimal dan menguntungkan.

Dengan demikian dibutuhkan manajemen perusahaan yang mampu bekerja secara

efisien dan efektif demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan yaitu untuk

memperoleh laba dan mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan.

Keberhasilan perusahaan tidak lepas dari upaya pengelolaan yang dilakukan

oleh manajemen (manager) yang terampil dan berbakat dalam mengelola

perusahaan tersebut, manajemen bertumpu pada fungsi perencanaan, fungsi

pelaksanaan, dan fungsi pengendalian sehingga diharapkan tujuan yang telah

ditetapkan perusahaan dapat tercapai. Dengan demikian nampaklah bahwa

anggaran adalah alat bagi manajemen untuk membantu menjalankan fungsi-

fungsinya.

Anggaran lazim dipergunakan sebagai sistem perencanaan, koordinasi dan

pengawasan dalam perusahaan. Anggaran nampaknya cukup memadai untuk

dipergunakan sebagai alat perencanaan yang baik, sehingga koordinasi dan

pengawasan yang dilaksanakan dapat memadai pula. Dengan demikian jelaslah

bahwa anggaran dapat dipergunakan sebagai salah satu alat pengendalian kegiatan

perusahaan.

Anggaran menjadi masalah yang cukup menarik untuk dibahas, karena

dengan disusunnya anggaran. Maka dapat dilihat taksiran-taksiran dari hasil-hasil

atau pengeluaran-pengeluaran, jauh sebelum kegiatan dilaksanakan.

Sistem pengontrolan rencana anggaran dan pengeluaran di PT Indo Pratama

Teleglobal masih berjalan secara konvensional. Sistem sekarang belum mampu

mempermudah staf dalam pengajuan rencana anggaran dan pengeluaran. Setiap

rencana anggaran dan pengeluaran yang akan diberikan ke manager untuk

disetujui, masih dilakukan secara manual dan belum menggunakan teknologi

informasi. Cara seperti ini tidak efektif dan tidak efisien. Dimana selama proses

4

pengajuan rencana anggaran dan pengeluaran yang dibuat oleh staff, sampai

disetujui oleh Manager, membutuhkan waktu 3-5 hari kerja.

Sehingga diperlukan suatu aplikasi untuk mempermudah staff dalam

pengajuan rencana anggaran dan pengeluaran, dimana para manager terlebih

dahulu akan login ke dalam aplikasi untuk menyetujui segala anggaran dan

pengeluaran yang telah dimasukkan ke dalam system. Aplikasi ini disebut

Pengendalian Anggaran. Diharapkan setelah adanya aplikasi ini, proses pengajuan

rencana anggaran dan pengeluaran yang dibuat oleh staff, sampai disetujui oleh

Manager, dapat selesai pada hari yang sama.

METODE PENILITIAN Untuk mencapai tujuan yang diharapkan, maka digunakan beberapa metode

yang mendukung penelitian, berupa :

1. Studi pustaka

Penulis memperoleh data dengan cara mencari buku-buku, diktat-diktat yang

ada hubungan dengan masalah yang akan dibahas untuk dipelajari dan

digunakan sebagai pegangan teoritis, juga sebagai data pelengkap laporan ini.

2. Studi lapangan

Metode pengumpulan data yang dilakukan langsung di lapangan untuk

mendapatkan data yang diperlukan. Riset lapangan meliputi aktifitas sebagai

berikut :

a. Wawancara.

Mengadakan wawancara dengan para karyawan atau petugas yang

mempunyai hubungan langsung dengan masalah perencanaan anggaran di

PT Indo Pratama Teleglobal.

b. Observasi.

Penulis memperoleh data dengan cara melakukan pengamatan secara

langsung terhadap hal-hal yang menyangkut masalah anggaran di PT Indo

Pratama Teleglobal, dan mencatat kejadian-kejadian yang berhubungan

5

dengan kegiatan prosedur penyusunan dan pelaksanaan anggaran untuk

memperoleh pengertian dengan jelas.

c. Daftar Pertanyaan.

Yaitu pengisian daftar pertanyaan yang penulis isi berdasarkan data-data

yang berhubungan dengan masalah yang diteliti pada perusahaan.

DEFINISI DFD DAN ERD DFD (Data Flow Diagram) adalah suatu modeling tool yang memungkinkan

sistem analis menggambarkan suatu sistem sebagai suatu jaringan kerja proses

dan fungsi yang dihubungkan satu sama lain oleh penghubung yang disebut alur

data. Beberapa fungsi DFD yaitu :

1. DFD membantu para analis sitem meringkas informasi tentang sistem,

mengetahui hubungan antar sub-sub sistem, membantu perkembangan

aplikasi secara efektif.

2. DFD berfungsi sebagai alat komunikasi yang baik antara pemakai dan

analis sistem.

3. DFD dapat menggambarkan sejumlah batasan otomasi untuk

pengembangan alternative sistem fisik.

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram yang dipakai untuk

mendokumentasikan data-data yang ada dengan cara mengidentifikasi tiap jenis

entitas (entity) beserta hubungannya (relationship). Etode ini digunakan untuk

menjelaskan suatu skema database. Terdapat dua macam ERD, yaitu conceptual

ERD dan physical ERD.

PROSES BISNIS PERENCANAAN ANGGARAN

Berikut akan dijelaskan proses bisnis yang terjadi dalam Pengendalian

Anggaran.

Proses pertama adalah staf akan membuat rencana anggaran dengan jumlah

tertentu, kemudian semua rencana anggaran tersebut akan diperiksa oleh manager.

Jika rencana anggaran tidak sesuai dengan kriteria, maka rencana anggaran

6

tersebut akan ditolak oleh manager. Setiap rencana anggaran yang belum disetujui

oleh manager akan diperbaiki kembali oleh staf dan akan di cek kembali oleh

manager. Semua rencana anggaran akan disimpan dalam database. Rencana

anggaran yang sudah disetujui oleh manager akan direalisasikan ke sumber-

sumber pengeluaran perusahaan. Sumber-sumber pengeluaran tersebut adalah :

• Purchase Requisition (PR)

• Purchase Order (PO)

• Pembelian Langsung (PL)

• Job Order Request (JOR)

• Surat Perintah Kerja (SPK)

Sumber pengeluaran mempunyai laporan yang bisa dilihat oleh pengguna

aplikasi setiap saat.

Deskripsi sumber pengeluaran dijelaskan sebagai berikut :

• Permintaan pembelian (Purchase Requisition) dibuat oleh staf dan akan

diperiksa oleh manager. Manager akan menentukan status dari permintaan

pembelian apakah disetujui atau ditolak.

• Setiap pengeluaran permintaan pembelian (Purchase Requisition) yang sudah

disetujui oleh manager akan dipakai untuk pengeluaran melakukan pembelian

langsung (PL) dan pemesanan pembelian (Purchase Order) oleh perusahaan.

Pembelian Langsung bisa dilakukan berdasarkan permintaan pembelian dan

tanpa pemesanan pembelian.

• Sumber pengeluaran untuk permintaan pekerjaan (Job Order Request) akan

direncanakan oleh staf dan akan diperiksa oleh manager. Manager akan

menentukan status dari permintaan pekerjaan apakah ditolak atau disetujui.

• Jika permintaan pekerjaan (Job Order Request) sudah disetujui maka

permintaan tersebut akan dipakai untuk menghasilkan Surat Perintah Kerja

(SPK) berdasarkan permintaan pekerjaan (Job Order Request). Semua data

pengeluaran akan disimpan dan dibuat dalam bentuk laporan pengeluaran.

7

• Laporan pengeluaran ini bisa dilihat oleh semua user yang menggunakan

aplikasi kecuali administrator.

PROSEDUR PERENCANAAN ANGGARAN

Prosedur perencanaan anggaran dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar Prosedur Perencanaan Anggaran

Prosedur perencanaan anggaran:

1. Proses perencanaan anggaran akan dilakukan oleh staf. Setiap anggaran

yang sudah direncanakan oleh staf harus melalui proses persetujuan dari

manager.

2. Jika anggaran yang direncanakan belum disetujui oleh manager, maka

akan kembali ke proses perencanaan anggaran yang dilakukan oleh staf.

Tapi jika rencana anggaran sudah disetujui oleh manager maka rencana

anggaran tersebut akan disimpan ke database.

8

3. Rencana anggaran dapat juga direvisi oleh staf. Setiap melakukan revisi

pada rencana anggaran, harus mendapat persetujuan dari manager. Jika

revisi anggaran sudah disetujui oleh manager maka revisi tersebut

dimasukkan ke database. Tapi jika revisi anggaran belum disetujui maka

akan kembali ke proses revisi anggaran yang dilakukan oleh staf.

PROSEDUR PERENCANAAN PENGELUARAN

Gambar Prosedur Perencanaan Pengeluaran

Setiap rencana anggaran yang sudah disetujui oleh manager akan

dialokasikan ke sumber pengeluaran perusahaan yang disebut dengan rencana

pengeluaran. Sumber pengeluaran terdiri dari lima sumber yaitu :

• Permintaan pembelian / Purchase Requisition (PR) adalah proses permintaan

pembelian oleh staf untuk perusahaan dengan spesifikasi yang sudah

ditentukan.

9

• Job Order Request (JOR) adalah proses untuk memesan permintaan pekerjaan

oleh staf dengan spesifikasi yang sudah ditentukan.

• Purchase Order (PO) adalah proses untuk memesan pembelian untuk

perusahaan dengan spesifikasi yang sudah ditentukan.

• Pembelian langsung (PL) adalah proses membeli langsung suatu barang bagi

perusahaan tanpa terlebih dahulu melalui proses pemesanan barang.

Pembelian Langsung bisa dilakukan dengan permintaan pembelian (Purchase

Requsition) dan tanpa permintaan pembelian (Purchase Requsition).

• Surat Perintah Kerja (SPK) adalah proses untuk memberikan perintah kerja

kepada staf yang sudah disetujui oleh pihak perusahaan dengan spesfikasi

yang sudah ditentukan.

Hasil dari setiap proses Job Order Request (JOR) dan Purchase Requisition

(PR) akan diklarifikasi oleh sebuah proses penawaran (bidding). Setiap Job Order

Request (JOR) yang sudah melalui proses penawaran (bidding) akan

menghasilkan Surat Perintah Kerja (SPK). Purchase Requsition (PR) yang sudah

melalui proses penawaran (bidding) akan menghasilkan Purchase Order (PO) dan

Pembelian Langsung (PL).

PROSEDUR PELAPORAN

Gambar Prosedur Pelaporan

Semua rencana anggaran dan pengeluaran akan diproses untuk

menghasilkan laporan.

10

DESKRIPSI FUNGSIONAL

Deskripsi fungsi merupakan penjelasan proses dari aplikasi, yang

digambarkan dalam bentuk ERD dan DFD. Pada DFD akan digambarkan

bagaimana data akan mengalir dari setiap proses yang terjadi sebagai data yang

masuk ataupun data yang keluar. Pada DFD ini juga akan dijelaskan bagaimana

proses penambahan data yang akan mempengaruhi data yang lain. Selain itu

dalam DFD terdapat data store sebagai tempat penyimpanan data atau sumber

data, dimana data store pada DFD ini merupakan entity pada ERD. Data store

tersebut akan menjadi tabel yang akan digunakan pada database budget control.

Pada DFD diusahakan setiap data store pada proses level berikutnya atau proses

pengembangan dari level sebelumnya harus berasal dari entity pada ERD,

sehingga tidak akan terdapat data store yang muncul tiba-tiba pada suatu proses.

KONTEKS DIAGRAM

Diagram konteks atau dengan kata lain disebut dengan DFD level 0 adalah

diagram yang digunakan untuk menggambarkan input dan output dari Aplikasi

Pengendalian Anggaran. Diagram konteks tersebut terdiri atas eksternal entity,

aplikasi yang dibangun, dan data flow.

Gambar Konteks Diagram

11

DFD LEVEL 1

DFD level 1 merupakan pengembangan dari diagram konteks aplikasi.

Dalam DFD terdapat proses-proses yang terjadi pada aplikasi dan juga data store

sebagai tempat penyimpanan data. Data store pada aplikasi akan menjadi tabel-

tabel untuk menyimpan data-data yang dibutuhkan.

Gambar DFD Level 1

DFD LEVEL 2 LOGIN

DFD ini merupakan pengembangan dari DFD level 1. Proses yang terjadi

pada DFD level 2 adalah proses registrasi user yang hanya bisa dilakukan oleh

administrator, mengganti password yang bisa dilakukan oleh semua user dan

proses authentikasi.

Gambar DFD Level 2 Login

12

DFD LEVEL 2 MENAMPILKAN DATA


pada DFD level 2 adalah proses menampilkan data budget, menampilkan data

Pembelian Langsung (PL), menampilkan data Purchase Order (PO),

menampilkan data Purchase Requisition (PR), menampilkan data Job Order

Request (JOR), menampilkan data Surat Perintah Kerja (SPK) dan

menampilkan statistik data.

Gambar DFD Level 2 Menampilkan Data

13

DFD LEVEL 2 MENAMBAH DATA


pada DFD level 2 adalah proses menambah data budget, Pembelian Langsung

(PL), Purchase Order (PO), Purchase Requisition (PR), Job Order Request (JOR),

Surat Perintah Kerja (SPK).

Gambar DFD Level 2 Menambah Data

14

DFD LEVEL 2 MENGUBAH DATA


pada DFD level 2 adalah proses mengubah data budget, mengubah data

Pembelian Langsung (PL), mengubah data Purchase Order (PO), mengubah data

Purchase Requisition (PR), mengubah data Job Order Request (JOR), mengubah

data Surat Perintah Kerja (SPK).

Gambar DFD Level 2 Mengubah Data

15

DFD LEVEL 2 MENGHAPUS DATA


pada DFD level 2 adalah proses menghapus data budget, menghapus data

Pembelian Langsung (PL), menghapus data Purchase Order (PO), menghapus data

Purchase Requisition (PR), menghapus data Job Order Request (JOR), menghapus

data Surat Perintah Kerja (SPK).

Gambar DFD Level 2 Menghapus Data

16

DFD LEVEL 3 MENAMPILKAN STATISTIK DATA


pada DFD level 3 adalah proses menampilkan data statistik budget, menampilkan

data statistik Pembelian Langsung (PL), menampilkan data statistik Purchase

Order (PO), menampilkan data statistik Purchase Requisition (PR), menampilkan

data statistik Job Order Request (JOR), menampilkan data statistik Surat Perintah

Kerja (SPK).

Gambar DFD Level Menampilkan Statistik Data

17

E – R DIAGRAM

Berikut adalah gambar Entity Relationship Diagram :

Gambar E-R Diagram

18

KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan

Aplikasi Pengendalian Anggaran dibangun untuk mengelola dan

mengendalikan data anggaran di PT Indo Pratama Teleglobal. Aplikasi

Pengendalian Anggaran memiliki beberapa fungsi antara lain : mencari data

anggaran, menghapus data anggaran, menambah data anggaran, mengubah data

anggaran, mencari data pengeluaran, menghapus data pengeluaran, menambah

data pengeluaran, mengubah data pengeluaran, mencari data user, menghapus data

user, menambah user, mengubah data user, laporan data anggaran per perioda,

laporan data pengeluaran per perioda, statistik anggaran per perioda.

Penggunaan bahasa pemograman PHP pada pengembangan aplikasi

pengendalian karena PHP merupakan bahasa pemrograman berbasis web yang

memiliki kemampuan untuk memproses data dinamis untuk pengolahan database.

PHP mendukung untuk mengakses data diluar dari database native yang

dimilikinya, seperti SQL Server, Oracle, mySQL, dan lain sebagainya. Hal ini

sangat mendukung dan mempermudah untuk pembuatan aplikasi Pengendalian

Anggaran.

Saran

Pada aplikasi yang dibuat ini tidak menangani proses pemberitahuan bahwa

ada rencana anggaran atau pengeluaran yang harus mendapat proses approval dan

kemudahan bagi manager melakukan proses approval tersebut, baik berupa email

maupun sms, sehingga diharapkan pada pengembangan aplikasi pengendalian

anggaran di masa yang akan datang, ide ini dapat digunakan.

19

DAFTAR PUSTAKA

[1] Paul Bocij, Dave Chaffey, Andrew Greasley, Simon Hickie, 1999,

Business Information Systems, Prentice Hall.

[2] URL : http://en.wikipedia.org/wiki/Information_systems, Mei 2009

[3] URL : http://id.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram, Mei 2009

[4] URL : http://jalinas.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/1026/

DFD.pdf, Mei 2009

[5] URL : http://en.wikipedia.org/wiki/Entity-relationship_model,

Mei 2009

[6] URL : http://iaprima.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/5459/

Bahasan9a_ERD.pdf, Mei 2009

Documents

PENGEMBANGAN APLIKASI PENGENDALIAN ANGGARAN