Upload
buihanh
View
218
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Pengembangan E-Government i
REFORMASI BIROKRASI
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI .............................................................................................................................................. I 1. PENDAHULUAN ................................................................................................................................. 1 2. LOGIN PROGRAM APLIKASI ............................................................................................................. 2 3. MENU-MENU PROGRAM APLIKASI .................................................................................................. 3
3.1 BERANDA ..................................................................................................................................... 3 3.1.1 PERSURATAN .................................................................................................................... 4 3.1.2 UCAPAN SELAMAT DATANG .......................................................................................... 4 3.1.3 BERITA ............................................................................................................................... 5 3.1.4 ADMIN PANEL ................................................................................................................... 5
3.1.4.1 ADMIN PANEL-KONFIGURASI ................................................................................................ 6 3.1.4.2 ADMIN PANEL- BAHASA ......................................................................................................... 7 3.1.4.3 ADMIN PANEL – BAGIAN....................................................................................................... 11 3.1.4.4 ADMIN PANEL - ROLE ......................................................................................................... 16 3.1.4.5 ADMIN PANEL – PENGGUNA ................................................................................................ 19
3.1.5 ONLINE ...................................................................................................................... 26 3.1.6 ACCOUNT SAYA ....................................................................................................... 27 3.1.7 PERINGATAN ............................................................................................................ 29
3.2 PERSURATAN ............................................................................................................................ 30 3.2.1 SURAT ............................................................................................................................... 31
3.2.1.1 PERSURATAN - SURAT - SHOW .......................................................................................... 32 3.2.1.2 PERSURATAN – SURAT - HISTORY ..................................................................................... 33 3.2.1.3 PERSURATAN – SURAT - TAMBAH ...................................................................................... 34 3.2.1.4 SURAT – SURAT - FILTER ..................................................................................................... 37
3.2.2 PERSURATAN - DISPOSISI .............................................................................................. 38 3.2.2.1 SURAT - DISPOSISI – VIEW .................................................................................................... 39 3.2.2.2 SURAT - DISPOSISI – FILTER ................................................................................................. 41
3.2.3 SURAT - NOTA DINAS ..................................................................................................... 41 3.2.3.1 SURAT - NOTA DINAS - SHOW ............................................................................................. 42 3.2.3.2 PERSURATAN - NOTA DINAS - FILTER ............................................................................... 44
3.2.4 PERSURATAN - UNDANGAN ........................................................................................... 44 3.2.4.1 SURAT – UNDANGAN- VIEW .................................................................................................. 45 3.2.4.2 SURAT – UNDANGAN - TAMBAH .......................................................................................... 46 3.2.4.3 PERSURATAN – UNDANGAN - FILTER ................................................................................. 47
3.2.5 PERSURATAN – KOTAK KELUAR .................................................................................. 48 3.2.5.1 PERSURATAN – KOTAK KELUAR – SHOW ........................................................................... 49 3.2.5.2 PERSURATAN – KOTAK KELUAR – FILTER ......................................................................... 50
3.2.6 PERSURATAN – REFERENSI : PRIORITAS (DATA REFERENSI PRIORITAS SURAT) ......................................................................................................................................... 51
3.2.6.1 PERSURATAN – REFERENSI - PRIORITAS – SHOW ............................................................. 51 3.2.6.2 PERSURATAN – REFERENSI - PRIORITAS – UBAH .............................................................. 52 3.2.6.3 PERSURATAN – REFERENSI - PRIORITAS – HAPUS ............................................................ 52 3.2.6.4 PERSURATAN – REFERENSI - PRIORITAS – TAMBAH ........................................................ 53 3.2.6.5 PERSURATAN – REFERENSI - PRIORITAS – FILTER ........................................................... 53
3.2.7 PERSURATAN - REFERENSI : FOLLOW UP ................................................................. 54 3.2.7.1 PERSURATAN - REFERENSI : FOLLOW UP – SHOW .......................................................... 55 3.2.7.2 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP – UBAH ............................................................ 55 3.2.7.3 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP – HAPUS .......................................................... 56
ii Penataan Tatalaksana
3.2.7.4 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP – TAMBAH ....................................................... 56 3.2.7.5 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP – FILTER.......................................................... 57
3.3 ORGANIZER ............................................................................................................................... 57 3.3.1 ORGANIZER – KALENDER .............................................................................................. 58 3.3.2 ORGANIZER – DISKUSI ................................................................................................... 60 3.3.3 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM .......................................................................... 61
3.3.3.1 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM - VIEW ..................................................................... 62 3.3.3.2 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM - UBAH .................................................................... 62 3.3.3.3 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM - HAPUS .................................................................. 63 3.3.3.4 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM - TAMBAH ................................................................ 63 3.3.3.5 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM - FILTER ................................................................... 64
3.3.4 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI ....................................................................... 65 3.3.4.1 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI - VIEW .................................................................. 65 3.3.4.2 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI - UBAH ................................................................. 66 3.3.4.3 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI - HAPUS ............................................................... 66 3.3.4.4 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI - TAMBAH ............................................................. 67 3.3.4.5 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI - FILTER ................................................................ 67
3.3.5 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM .......................................................................... 68 3.3.5.1 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM - VIEW .................................................................... 68 3.3.5.2 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM - UBAH ................................................................... 69 3.3.5.3 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM - HAPUS ................................................................. 71 3.3.5.4 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM - TAMBAH ............................................................... 71 3.3.5.5 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM - FILTER .................................................................. 72
3.3.6 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI ....................................................................... 73 3.3.6.1 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI - VIEW ................................................................. 74 3.3.6.2 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI - UBAH ................................................................ 75 3.3.6.3 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI - HAPUS .............................................................. 77 3.3.6.4 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI - TAMBAH ............................................................ 77 3.3.6.5 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI - FILTER ............................................................... 78
3.4 BERITA ....................................................................................................................................... 79 3.4.1 BERITA - BERITA ............................................................................................................. 80
3.4.1.1 BERITA – BERITA - VIEW ...................................................................................................... 80 3.4.1.2 BERITA – BERITA – UBAH ..................................................................................................... 81 3.4.1.3 BERITA – BERITA - HAPUS ................................................................................................... 83 3.4.1.4 BERITA – BERITA - TAMBAH ................................................................................................ 83 3.4.1.5 BERITA – BERITA - FILTER................................................................................................... 86
3.4.2 BERITA - REFERENSI: KATEGORI ................................................................................ 86 3.4.2.1 BERITA - REFERENSI : KATEGORI - SHOW ........................................................................ 87 3.4.2.2 BERITA - REFERENSI : KATEGORI – UBAH ......................................................................... 87 3.4.2.3 BERITA - REFERENSI : KATEGORI - HAPUS ....................................................................... 88 3.4.2.4 BERITA - REFERENSI : KATEGORI - TAMBAH .................................................................... 88 3.4.2.5 BERITA – BERITA - FILTER................................................................................................... 89
3.5 LOGOUT ..................................................................................................................................... 89
Pengembangan E-Government 1
REFORMASI BIROKRASI
1. PENDAHULUAN Manual Pengoperasian ini disusun untuk memudahkan anda dalam mempelajari Sistem aplikasi e-Office. Anda akan diperkenalkan bagaimana menggunakan sistem aplikasi ini, aplikasi terdiri dari manajemen surat-menyurat, buku alamat, bookmark atau favourite link, berita internal atau publikasi kegiatan yang ada di Depkominfo serta terdapat fasilitas untuk melakukan diskusi. E-Office juga memiliki fitur untuk manajemen menu, organisasi dan manajemen pengguna/pengguna aplikasi. Untuk manajemen pengguna, setiap pengguna diberikan hak akses dan password login, sehingga hanya pengguna yang memiliki login sistem saja yang dapat mengakses sistem aplikasi ini sesuai dengan hak akses yang telah diberikan sistem administrator. Sistem Aplikasi ini dapat memudahkan anda dalam administrasi aktifitas kegiatan perkantoran.
Sistem aplikasi e-Office ini terdiri dari beberapa menu yaitu :
1. Beranda, merupakan halaman depan aplikasi. Dihalaman ini terdapat welcome screen , berita, admin panel, serta Persurata yang masing-masing memiliki link sesuai dengan judulnya, daftar pengguna yang sedang online serta informasi mengenai akun pengguna yang terdapat dalam Akun Saya
2. Persuratan, menu ini terdiri dari beberapa sub menu seperti Surat, Disposisi, Nota Dinas, Undangan, Kotak Keluar, Referensi Prioritas dan Referensi Follow Up
3. Organizer, menu ini terdiri dari beberapa sub menu seperti Kalender, Diskusi, Link Favorit Umum, Link Favorit Pribadi, Daftar Buku Alamat Umum serta Daftar Buku Alamat Pribadi
4. Berita, menu ini terdiri dari beberapa sub menu yaitu Berita yang berguna untuk mengelola kontent berita dan Referensi Kategori
5. Keluar, untuk keluar dari sistem
2 Penataan Tatalaksana
2. LOGIN PROGRAM APLIKASI
1. Untuk memulai sistem aplikasi ini, komputer yang akan anda gunakan harus terhubung dengan internet maupun intranet diwilayah Departemen Komunikasi & Informatika R.I (Depkominfo).
2. Komputer yang akan anda gunakan harus terinstal web browser (mozilla firefox, netscape, opera, internet ekspolrer), dibuku panduan ini kami menggunakan mozilla firefox
3. Buka browser mozilla firefox, pada kolom alamat ketikkan alamat aplikasi ini http://e-office.lan.go.id:3000 (atau hubungi administrator aplikasi), kemudian tekan enter. Halaman login aplikasi akan muncul di layar monitor anda. Tampilan login akan muncul seperti gambar di bawah.
Gambar : Tampilan Login Sistem Aplikasi e-Office
4. Isi kolom Nama user dan Kata Kunci dengan login yang telah anda miliki,
kemudian tekan enter atau tekan login . Jika kolom Ingat saya ada cek list maka secara otomatis login anda akan diingat oleh komputer, sehingga anda tidak perlu mengetikkan nama user dan kata kunci jika anda masuk kedalam sistem di waktu yang lain. Jika anda belum memiliki nama user dan kata kunci, untuk mendapatkannya anda dapat menghubungi administrator program aplikasi ini.
Pengembangan E-Government 3
REFORMASI BIROKRASI
5. Jika nama user dan kata kunci yang anda masukkan diterima sistem, maka akan muncul halaman beranda sbb :
Gambar : Tampilan Beranda
3. MENU-MENU PROGRAM APLIKASI
3.1 BERANDA
Beranda sebagai halaman depan sistem aplikasi e-Office, merupakan halaman depan yang berisi informasi mengenai berbagai hal seperti :
1. Hyperlink ke menu Persuratan 2. Ucapan Selamat Datang 3. Berita 4. Admin panel 5. Online 6. Account saya
Langkah-langkah untuk dapat masuk di menu ini :
4 Penataan Tatalaksana
o Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman beranda
3.1.1 PERSURATAN
Halaman beranda berisi shortcut untuk menu persuratan. Anda bisa mengetahui informasi mengenai menu surat disini, mulai dari sub menu surat, disposisi, nota dinas, undangan dan kotak keluar dengan mengklik pada angka untuk setiap jenis sub menu yang ada.
Langkah-langkah untuk dapat masuk di menu ini :
o Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman Beranda – Persuratan
Gambar : Tampilan Beranda - Persuratan
3.1.2 UCAPAN SELAMAT DATANG
Ucapan selamat datang ini berisi informasi mengenai pengguna yang sedang login saat ini, mulai dari nama pengguna, tanggal dan waktu akses sistem serta alamat komputer yang digunakan untuk mengakses sistem aplikasi ini.
Langkah-langkah untuk dapat masuk di menu ini :
o Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman beranda – selamat datang
Pengembangan E-Government 5
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Beranda – Selamat Datang
3.1.3 BERITA
Di beranda/ halaman depan pengguna dapat membaca berita-berita yang ada, yang pengaturannya diatur oleh sistem administrator. Dihalaman ini hanya terdapat informasi mengenai judul berita dan tanggal serta waktu dibuatnya berita ini oleh sistem administrator.
Langkah-langkah untuk dapat masuk di menu ini :
o Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman Beranda - Berita
Gambar : Tampilan Beranda – Berita
Untuk membaca berita secara detail pengguna bisa melakukannya dengan mengklik pada judul berita yang akan dibaca.
3.1.4 ADMIN PANEL
Jika kita login sebagai sistem administrator, maka kita dapat mengakses sub menu admin panel sebuah fasilitas yang sangat fundamental untuk sistem aplikasi e-office ini. Dalam admin panel kita dapat melakukan konfigurasi sistem, pengaturan Bahasa, pengaturan Bagian, Pengaturan Peran (Role) dan pengaturan Pengguna.
6 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel
3.1.4.1 ADMIN PANEL-KONFIGURASI
Sub menu Konfigurasi digunakan untuk mengatur konfigurasi sistem aplikasi e-office. Berbagai kolom konfigurasi terdapat dihalaman ini, seorang sistem administrator bisa merubah konfigurasi yang ada dan menyimpan hasil perubahan tersebut dengan mengklik tombol Save.
Langkah-langkah untuk masuk di konfigurasi :
o Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman beranda – admin panel
o Pilih Konfigurasi o Pada tampilan konfigurasi, anda dapat merubah data – data yang
ada dengan data baru kemudian, klik tombol save untuk menyimpan perubahan yang telah anda lakukan
Pengembangan E-Government 7
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Konfigurasi
3.1.4.2 ADMIN PANEL- BAHASA
Sub menu Bahasa digunakan untuk mengatur bahasa yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office. Terdapat berbagai macam pilihan bahasa dihalaman ini, seorang sistem administrator bisa merubah setting bahasa yang ada dan menyimpan hasil perubahan tersebut dengan mengklik tombol Save.
Langkah-langkah untuk masuk di pengaturan bahasa :
o Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman beranda – admin panel
8 Penataan Tatalaksana
o Pilih Bahasa o Jika dibutuhkan pada tampilan Bahasa, anda dapat merubah data –
data yang ada, klik tombol save untuk menyimpan perubahan yang telah anda lakukan
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bahasa
Dihalaman ini kita dapat melakukan penambahan nama/ daftar bahasa (istilah yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office), menampilkan nama/ daftar
Pengembangan E-Government 9
REFORMASI BIROKRASI
bahasa, ubah nama/ daftar bahasa serta menghapus nama/ daftar bahasa yang telah ada.
3.1.4.2.1 ADMIN PANEL – BAHASA - VIEW
Untuk melihat informasi secara detail kita dapat mengklik tombol view yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita tampilkan dan klik tombol
close untuk menutup tampilan
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bahasa – View
3.1.4.2.2 ADMIN PANEL – BAHASA - UBAH
Untuk mengubah nama/ istilah yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office
kita dapat mengklik tombol ubah yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita ganti
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bahasa – Ubah
10 Penataan Tatalaksana
Isi kolom yang ada, selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru saja
anda lakukan klik ubah , sedangkan untuk menutup tampilan tanpa
menyimpan hasil perubahan klik
3.1.4.2.3 ADMIN PANEL – BAHASA - HAPUS
Untuk menghapus nama/ istilah yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office
kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik OK jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bahasa – Hapus
3.1.4.2.4 ADMIN PANEL – BAHASA - TAMBAH
Untuk menambah nama/ istilah yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office
kita dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :
Pengembangan E-Government 11
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bahasa – Tambah
Isi kolom-kolom yang ada, kemudian klik untuk menyimpan penambahan yang anda lakukan, untuk membatalkan penambahan klik
.
3.1.4.3 ADMIN PANEL – BAGIAN
Seorang sistem administrator memiliki hak untuk memanage Bagian yang ada. Bagian berisi divisi-divisi yang ada di Departemen Informasi & Telekomunikasi (Depkominfo). Bagian ini bisa ditampilkan, dirubah, dihapus, dicetak, dicari berdasarkan filter tertentu serta bisa dilakukan penambahan bagian
Langkah-langkah untuk masuk di pengaturan bagian :
o Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman beranda – admin panel
12 Penataan Tatalaksana
o Pilih Bagian o Jika dibutuhkan pada tampilan Bagian, anda dapat merubah data –
data yang ada, klik tombol save untuk menyimpan perubahan yang telah anda lakukan
3.1.4.3.1 ADMIN PANEL – BAGIAN - VIEW
Untuk melihat informasi mengenai bagian secara detail kita dapat mengklik
tombol view yang ada dibagian kanan baris tampilan bagian yang ingin kita
tampilkan dan klik tombol close untuk menutup tampilan
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bagian – View
3.1.4.3.2 ADMIN PANEL – BAGIAN - UBAH
Untuk mengubah BAGIAN yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita
dapat mengklik tombol ubah yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita ganti
Pengembangan E-Government 13
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bagian – Edit
Isi kolom yang akan ubah, selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru
saja anda lakukan klik ubah , sedangkan untuk menutup tampilan
tanpa menyimpan hasil perubahan klik
3.1.4.3.3 ADMIN PANEL – BAGIAN - HAPUS
Untuk menghapus Bagian yang ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat
mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan bagian yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah. Sebaiknya perintah hapus bagian ini tidak dilakukan, kami sangat merekomendasikan anda merubah data bagian jika terdapat perubahan mengenai suatu bagian, dikarenakan jika bagian dihapus maka data-data yang menggunakan bagian ini juga akan mengalami gangguan.
14 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bagian – Delete
3.1.4.3.4 ADMIN PANEL – BAGIAN – UP & DOWN
Kita bisa melihat bagian yang lebih rendah serta bagian atas dari sebuah bagian
dengan mengklik tombol Up untuk menampilkan bagian yang berada diatas
sebuah subbagian dan dengan mengklik tombol Down untuk menampilkan sub bagian dari sebuah bagian yang ada.
3.1.4.3.5 ADMIN PANEL – BAGIAN – EXPAND
Kita bisa menampilkan struktur organisasi/ bagian yang ada dalam sebuah Direktorat, misalnya :
Pada baris Direktorat Jenderal Aplikasi Telematika (Dirjen Aptel) kita klik
tombol maka akan ditampilkan bagian-bagian yang berada dibawah Dirjen Aptel, demikian seterusnya.
Pengembangan E-Government 15
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan ketika klik tombol Expand pada baris Ditjen Aptel
3.1.4.3.6 ADMIN PANEL – BAGIAN - TAMBAH
Untuk menambah bagian yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita
dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bagian – Tambah
16 Penataan Tatalaksana
Isi kolom nama dengan data baru, kemudian klik untuk menyimpan penambahan yang anda lakukan, untuk membatalkan penambahan klik
.
3.1.4.4 ADMIN PANEL - PERAN
Sub modul ini berisi list Peran atau tingkat aturan yang dikenal oleh aplikasi. Dihalaman ini bisa dilakukan pencarian peran, penambahan, view, mengubah peran bahkan menghapus peran yang ada. Akan tetapi hal ini hanya dapat dilakukan oleh Sistem administrator.
Langkah-langkah untuk masuk di pengaturan Role :
o Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman beranda – admin panel
o Pilih Peran o Jika dibutuhkan pada tampilan peran, anda dapat merubah data –
data yang ada, klik tombol save untuk menyimpan perubahan yang telah anda lakukan
Pengembangan E-Government 17
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Peran
3.1.4.4.1 ADMIN PANEL – PERAN - VIEW
Untuk melihat informasi secara detail mengenai suatu peran kita dapat mengklik
tombol view yang ada dibagian kanan baris tampilan peran yang ingin kita
tampilkan dan klik tombol close untuk menutup tampilan
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Role – View
3.1.4.4.2 ADMIN PANEL – PERAN - UBAH
Untuk mengubah peran yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat
mengklik tombol ubah yang ada dibagian kanan baris tampilan peran yang ingin kita ganti
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Role – Ubah
Isi kolom yang ada title dan description, selanjutnya untuk menyimpan
perubahan yang baru saja anda lakukan klik ubah , sedangkan untuk
menutup tampilan tanpa menyimpan hasil perubahan klik
3.1.4.4.3 ADMIN PANEL – PERAN - HAPUS
Untuk menghapus peran yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita
dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah
18 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Peran – Delete
Sebaiknya perintah hapus Peran ini tidak dilakukan, kami sangat merekomendasikan anda merubah data peran jika terdapat perubahan mengenai suatu peran, dikarenakan jika bagian dihapus maka data-data yang menggunakan peran ini juga akan mengalami gangguan (error)
3.1.4.4.4 ADMIN PANEL – PERAN - TAMBAH
Untuk menambah peran yang digunakan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat
mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Peran – Tambah
Pengembangan E-Government 19
REFORMASI BIROKRASI
Isi kolom title dan description dengan data peran baru, kemudian klik tombol
tambah untuk menyimpan penambahan yang anda lakukan, untuk
membatalkan penambahan klik tombol cancel .
3.1.4.4.5 ADMIN PANEL – PERAN - FILTER
Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian peran dengan menggunakan fasilitas filter, pencarian bisa dilakukan dengan mengetikkan kata/teks pada kolom yang tersedia.
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – peran – Filter
Untuk melakukan pencarian klik tombol filter , untuk membatalkan
perintah klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil
filter yang telah kita lakukan klik tombol clear .
3.1.4.5 ADMIN PANEL – PENGGUNA
Sub modul ini berguna untuk menambah pengguna, menghapus pengguna, menampilkan data pengguna, mengganti data pengguna serta mencari data pengguna
Langkah-langkah untuk masuk di pengaturan Pengguna :
o Login anda telah diterima sistem, maka dilayar monitor anda akan melihat tampilan halaman beranda – admin panel
o Pilih Pengguna o Jika dibutuhkan pada tampilan Pengguna, anda dapat merubah
data – data yang ada, klik tombol save untuk menyimpan perubahan yang telah anda lakukan
o Jika data yang ada berjumlah besar maka akan ditampilkan dalam halaman yang terpisah, anda bisa berpindah halaman dengan mengklik
20 Penataan Tatalaksana
halaman yang anda ingin buka. Fasilitas ini ada di bagian kanan bawah tampilan.
Gambar : Tampilan– Pindah Halaman
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Pengguna
3.1.4.5.1 ADMIN PANEL – PENGGUNA - VIEW
Untuk melihat informasi secara detail mengenai data pengguna sistem aplikasi
ini kita dapat mengklik tombol view yang ada dibagian kanan baris tampilan
pengguna yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close untuk menutup tampilan
Pengembangan E-Government 21
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Pengguna – View
3.1.4.5.2 ADMIN PANEL – PENGGUNA – UBAH
Untuk mengubah data pengguna yang ada dalam sistem aplikasi e-office kita
dapat mengklik tombol ubah yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita ganti, Isi kolom yang ada, selanjutnya untuk menyimpan perubahan
yang baru saja anda lakukan klik ubah , sedangkan untuk menutup
tampilan tanpa menyimpan hasil perubahan klik . Untuk lebih jelasnya perhatikan tampilan dibawah ini :
22 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Pengguna – Edit
Pengembangan E-Government 23
REFORMASI BIROKRASI
3.1.4.5.3 ADMIN PANEL – PENGGUNA - HAPUS
Untuk menghapus pengguna yang ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat
mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Pengguna – Delete
3.1.4.5.4 ADMIN PANEL – PENGGUNA – UP & DOWN
Kita dapat mengubah urutan Display Name pada tampilan pengguna dengan
mengklik tombol Up untuk menaikkan urutan display name dan dengan
mengklik tombol Down untuk menurunkan urutan display name
3.1.4.5.5 ADMIN PANEL – PENGGUNA - TAMBAH
Untuk menambah pengguna yang ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat
mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :
24 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Pengguna – Tambah
Ada beberapa kolom yang harus diisi, sedangkan ada kolom yang bersifat optional, perhatikan keterangan sbb :
Kolom-kolom yang harus diisi :
1. Nama User : Masukkan nama pengguna baru dikolom ini 2. Email : Masukkan alamat email pengguna baru dikolom ini 3. Masuk : Masukkan login yang akan diberikan kepada pengguna baru
dikolom ini 4. Kata Kunci : Masukkan kata kunci pengguna baru
Pengembangan E-Government 25
REFORMASI BIROKRASI
5. Konfirmasi Kata Kunci : Ulang password yang telah anda ketikkan pada kolom password sekali lagi
Kolom-kolom yang tidak harus diisi (optional) :
1. Bagian : Pilih bagian/ divisi user baru 2. Level Akses : tentukan level akses pengguna baru (perhatikan
keterangan mengenai role pengguna pada gambar dibawah ini :
Gambar : Level Akses
3. Alamat : Masukkan alamat pengguna dikolom ini 4. Kota : Masukkan nama kota 5. Ulang tahun : Masukkan tanggal lahir pengguna baru 6. Gambar : Isi dengan foto pengguna, pastikan ukuran gambar 60x60
pixel
Isi kolom-kolom yang ada, kemudian klik tombol tambah untuk menyimpan penambahan yang anda lakukan, untuk membatalkan penambahan
klik tombol cancel .
3.1.4.5.6 ADMIN PANEL – PENGGUNA - FILTER
Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian dengan menggunakan fasilitas filter, pencarian bisa dilakukan dengan memilih kolom departemen,
26 Penataan Tatalaksana
mengetikkan kata/teks pada kolom yang tersedia atau dengan mengisi kolom departemen dan teks
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Pengguna – Filter
Untuk melakukan pencarian klik tombol filter , untuk membatalkan
perintah klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil
filter yang telah kita lakukan klik tombol clear .
3.1.5 ONLINE Kita bisa mengetahui banyaknya pengguna yang sedang membuka sistem aplikasi e-Office ini (online), dengan melihatnya dibagian bawah sub menu online ini.
Hanya akan ditampilkan lima pengguna yang sedang online, jika pengguna yangsedang online lebih dari lima orang kita bisa menampilkan informasinya
dengan mengklik tombol More , selanjutnya akan ditampilkan list pengguna yang sedang online.
Pengembangan E-Government 27
REFORMASI BIROKRASI
3.1.6 ACCOUNT SAYA
Dalam Account saya ini berisi informasi detail mengenai account pengguna, penetapan hak akses ditentukan oleh sistem administrator. Akan tetapi pengguna umum bisa melakuan perubahan pada accountnya, dengan mengisi kolom-kolom yang ada. Perubahan yang bisa dilakukan adalah mengubah nama user, alamat email, password, alamat, kota, tanggal lahir dan gambar pengguna.
Pengguna bisa melakukan perubahan accountnya, setelah perubahan selesai
dilakukan klik tombol sedangkan untuk kembali kehalaman
sebelumnya tanpa menyimpan hasil perubahan klik tombol
28 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Account – Account Saya
Pengembangan E-Government 29
REFORMASI BIROKRASI
3.1.7 PERINGATAN
Kolom peringatan ini akan muncul secara otomatis untuk mengingatkan pengguna bahwa ada tugas yang belum diselesaikan.
o Peringatan ini bisa mengingatkan bahwa anda mengirimkan disposisi kepada seseorang dan tenggat waktu disposisi tersebut mendekati waktu tujuh hari kerja (peringatan akan muncul pada H-7 dst)
o Peringatan akan muncul jika anda menerima surat yang harus diselesaikan pada tanggal waktu tertentu dan tenggat waktu disposisi tersebut mendekati waktu tujuh hari kerja (peringatan akan muncul pada H-7 dst)
Skenario :
o Sekpri Dirjen aptel mengirimkan surat perintah untuk membangun gedung bertingkat 100. Surat ini dikirimkan kepada Dirjen Aptel
o Dirjen Aptel mendisposisikan surat ini kepada Direktur e-Bussiness, Direktur SIPLK
o Kemudian Direktur SIPLK mendisposisikan lagi surat ini kepada Kasubdit Perangkat Lunak
o Maka masing-masing pengguna tersebut jika masuk kedalam sistem akan menerima peringatan dari sistem bahwa tenggat waktu yang telah ditentukan tinggal x hari lagi dari tanggal yang telah ditentukan
30 Penataan Tatalaksana
3.2 PERSURATAN
Menu Persuratan ialah modul yang disediakan untuk mengatur surat-surat yang masuk dan keluar terdapat informasi mengenai nomor agenda surat, tanggal dan waktu surat, pengirim surat, perihal surat, nomor surat serta sifat surat. Selain itu dapat dilakukan penanganan surat yang masuk atau keluar tersebut seperti menampilkan surat, mengubah surat, menghapus surat, menambah surat serta melakukan fasilitas pencarian surat masuk dan keluar.
Menu Surat ini berisi beberapa sub menu lainnya, yang berguna untuk memanage data-data mengenai persuratan seperti surat, disposisi, nota dinas, undangan, kotak keluar serta terdapat data referensi. Untuk lebih jelasnya kita bisa melihat pada tampilan dibawah ini :
Pengembangan E-Government 31
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Menu Surat
Langkah-langkah untuk masuk di menu Persuratan :
o Login anda telah diterima sistem o Pada halaman beranda pilih menu Persuratan, maka akan muncul
beberapa sub menu yang bisa anda pilih sesuai kebutuhan
3.2.1 SURAT
Sub menu ini berisi daftar surat-surat yang ada, dihalaman ini kita dapat melihat tampilan suatu surat, menampilkan histori suatu surat, menambah data surat serta mencari data surat yang telah ada.
Langkah-langkah untuk masuk di sub menu surat :
o Login anda telah diterima sistem o Pada halaman beranda pilih menu Persuratan o Pilih sub menu surat, perhatikan tampilan dibawah ini :
Gambar : Tampilan Surat
o Jika data yang ada berjumlah besar maka akan ditampilkan dalam halaman yang terpisah, anda bisa berpindah halaman dengan mengklik
32 Penataan Tatalaksana
halaman yang anda ingin buka. Fasilitas ini ada di bagian kanan bawah tampilan.
Gambar : Tampilan– Pindah Halaman
3.2.1.1 PERSURATAN - SURAT - SHOW
Untuk melihat informasi secara detail mengenai suatu surat kita dapat mengklik
tombol Show yang ada dibagian kanan baris tampilan surat yang ingin kita
tampilkan dan klik tombol close untuk menutup tampilan
Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Surat – Show
Pengembangan E-Government 33
REFORMASI BIROKRASI
Dihalaman ini terdapat informasi perjalanan surat ini, hingga sampai dipengguna yang bersangkutan, kita bisa menampilkan informasi ini (Klik tampilkan) atau menyembunyikannya (klik sembunyikan)
Gambar : Tampilan History Surat
3.2.1.2 PERSURATAN – SURAT - HISTORY
Untuk mengetahui alur perjalanan surat bisa dilakukan dengan mengklik icon
history yang ada pada bagian kanan baris tampilan surat. Untuk menu history ini hanya bagian tertentu saja yang dapat mengaksesnya misalnya sistem administrator dan bagian lain yang berwenang.
Gambar : Tampilan Surat
34 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan History Surat
Dihalaman ini bisa kita lihat alur perjalanan surat, informasi mulai dari tanggal, pengirim, perihal surat serta sifat surat dan progres terakhir dari surat tersebut.
Amplop surat yang berwarna hijau menandakan bahwa surat tersebut telah dibuka, sedangkan jika surat belum dibuka maka amplop tersebut akan berwarna merah.
3.2.1.3 PERSURATAN – SURAT - TAMBAH
Untuk menambahkan surat yang masuk maka pengguna tersebut harus memiliki hak akses sebagai seorang operator, dengan hak akses ini maka pengguna tersebut dapat memasukkan surat-surat yang masuk kedalam aplikasi e-office dan mengirimkannya kepada pihak terkait. Misalnya dalam buku panduan ini kita login sebagai Kabag Umum SetditJen Aptel yang diberikan hak akses oleh sistem administratopr untuk mengirimkan surat.
Untuk menambah surat yang ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat
mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, isi kolom-kolom yang ada, adapun kolom-kolom tersebut adalah sbb :
1. Jenis Surat : Otomatis diiisi oleh sistem 2. Nomor Agenda : Masukkan Nomor Agenda dikolom ini 3. Nomor Surat : Masukkan Nomor Surat dikolom ini 4. Tanggal Surat : Masukkan tanggal yang ada dalam surat (Klik
waktu yang sesuai pada kalender yang tersedia di bagian kanan tampilan, lihat informasi tentang cara pengisian tanggal pada halaman 31)
5. Tanggal Terima : Masukkan tanggal diterimanya surat tersebut (Klik waktu yang sesuai pada kalender yang tersedia di bagian kanan
Pengembangan E-Government 35
REFORMASI BIROKRASI
tampilan, lihat informasi tentang cara pengisian tanggal pada halaman 31)
6. Pengirim : Masukkan nama/instansi pengirim surat tersebut 7. Perihal : Masukkan perihal surat 8. Tanggal Input : Otomatis diisi oleh sistem 9. Sifat surat : Tentukan sifat surat : Biasa, penting, rahasia atau segera
Gambar : Tampilan Pilihan Prioritas surat
10. Lampiran : Berikan keterangan pada file yang akan anda
lampirkan, selanjutnya klik browse untuk mencari file yang akan anda lampirkan. Untuk mengirimkan file tersebut klik tombol
Attach 11. Kirim kepada : Masukkan nama instansi/ nama penerima surat
anda bisa memilihnya dengan mengklik tombol Select ,
untuk menambahkan penerima lainnya klik tombol Tambah
Cara Pengisian tanggal : Tentukan tanggal dengan mengklik kalender
yang ada pada bagian kanan baris. Anda bisa memilihnya berdasarkan tanggal, bulan dan tahun tertentu dengan mengklik tombol :
o << untuk memundurkan tahun (misalnya tampilan kalender menunjukkan tahun 2007, jika kita klik tombol << maka kita akan masuk ditahun 2006 dst)
o >> untuk memajukan tahun (misalnya tampilan kalender menunjukkan tahun 2007, jika kita klik tombol >> maka kita akan masuk ditahun 2008 dst)
o < untuk memundurkan bulan (misalnya tampilan kalender menunjukkan bulan Desember, jika kita klik tombol < maka kita akan masuk bulan November dst)
o > untuk memundurkan bulan (misalnya tampilan kalender menunjukkan bulan November, jika kita klik tombol > maka kita akan masuk bulan Desember dst)
o Untuk memilih tanggal, jika anda telah menentukan tahun dan bulan pada kalender klik tanggal yang akan anda pilih
36 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Menu Surat – Tambah - Kalender
Isi kolom yang ada dengan data yang bersesuaian, selanjutnya untuk menyimpan
penambahan surat yang baru saja anda lakukan klik Kirim , sedangkan
untuk membatalkan penambahan klik tombol cancel
Pengembangan E-Government 37
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Surat - Surat – Tambah
3.2.1.4 SURAT – SURAT - FILTER
Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian surat dengan menggunakan fasilitas filter.
38 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Persuratan - Surat – Filter
Cara pencarian/ filter surat :
1. Isi kolom Sifat Surat (tentukan sifat surat : Biasa, penting, pribadi, rahasia, segera)
2. Masukkan teks yang sesuai dengan surat yang akan anda cari. 3. Langkah 1-2 diatas bisa anda lakukan secara bersamaan atau anda bisa
melakukan fasilitas pencarian dengan mengisi salah satu kolom diatas.
4. Untuk melakukan pencarian klik tombol filter , untuk
membatalkan perintah klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear
.
3.2.2 PERSURATAN - DISPOSISI
Surat masuk yang diterima oleh pimpinan bisa langsung di disposisikan ke level yang di bawahnya untuk dilakukan tindakan.
Dihalaman ini ditampilkan seluruh disposisi yang ada, adapun informasi mengenai disposisi tersebut disajikan secara detail seperti mengenai nomor agenda, tanggal surat, pengirim, subyek, nomor surat, sifat surat serta bisa dilakukan berbagai macam aksi seperti melihat disposisi, mengubah disposisi, menghapus disposisi serta melakuan pencarian disposisi yang ada
Langkah-langkah untuk masuk di sub menu disposisi :
o Login anda telah diterima sistem o Pada halaman beranda pilih menu surat o Pilih sub menu disposisi, perhatikan tampilan dibawah ini :
Pengembangan E-Government 39
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Disposisi
3.2.2.1 SURAT - DISPOSISI – VIEW
Untuk melihat informasi disposisi secara detail kita dapat mengklik tombol view
yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita tampilkan dan klik
tombol close untuk menutup tampilan
40 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Disposition – View
Pada tampilan tersebut diatas kita bisa melihat berbagai macam informasi mengenai disposisi tersebut, mulai dari perjalanan disposisi yang ita terima serta informasi lain yang menyertainya. Sesuai dengan hak akses yang diberikan oleh sistem administrator maka penerima disposisi ini bisa mengirimkannya kembali sebagai disposisi kepada rekan kerjanya dengan mengklik tombol Disposisi
atau bisa juga memperlakukannya sebagai nota dinas dengan
mengklik tombol .
Pengembangan E-Government 41
REFORMASI BIROKRASI
3.2.2.2 SURAT - DISPOSISI – FILTER
Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian disposisi dengan menggunakan
fasilitas filter. Pada bagian atas tampilan sub menu disposisi klik , maka akan muncul tampilan sbb :
Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Disposisi – Filter
Cara pencarian/ filter disposisi :
1. Isi kolom Sifat surat (tentukan prioritas surat : Biasa, penting, pribadi, rahasia, segera)
Gambar : Tampilan Menu Surat – Disposition – Letter Priority
2. Pada kolom text masukkan teks yang sesuai dengan surat yang akan anda cari.
3. Langkah 1-2 diatas bisa anda lakukan secara bersamaan atau anda bisa melakukan fasilitas pencarian dengan mengisi salah satu kolom diatas.
4. Untuk melakukan pencarian klik tombol filter , untuk
membatalkan perintah klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear
. 3.2.3 SURAT - NOTA DINAS
Sub menu Nota Dinas berfungsi untuk menerima surat nota dinas masuk dan mengirimkan kembali dalam bentuk disposisi atau nota dinas
42 Penataan Tatalaksana
Dihalaman ini ditampilkan seluruh nota dinas yang ada, adapun informasi mengenai nota dinas tersebut disajikan secara detail seperti mengenai nomor agenda, tanggal surat, pengirim, subyek, nomor surat, sifat surat serta bisa dilakukan berbagai macam pengaturan seperti melihat nota dinas, mengubah nota dinas, menghapus nota dinas serta melakuan pencarian nota dinas yang ada
Langkah-langkah untuk masuk di sub menu nota dinas:
o Login anda telah diterima sistem o Pada halaman beranda pilih menu persuratan o Pilih sub menu nota dinas, perhatikan tampilan dibawah ini :
Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Nota Dinas
3.2.3.1 SURAT - NOTA DINAS - SHOW
Untuk melihat informasi secara detail mengenai suatu nota dinas kita dapat
mengklik tombol Show yang ada dibagian kanan baris tampilan nota dinas
yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close untuk menutup tampilan
Pengembangan E-Government 43
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Nota Dinas – View
Kita bisa mengirimkannya kembali kedalam bentuk disposisi atau nota dinas.
Pilih tombol disposisi jika anda akan mengirimkannya kepada bawahan anda jika ternyata nota dinas yang dikirimkannya memerlukan perbaikan atau hal lain yang anda anggap perlu. Anda bisa memilih Nota Dinas
untuk memberikan laporan kepada atasan anda atas disposis yang diberikannya.
44 Penataan Tatalaksana
3.2.3.2 PERSURATAN - NOTA DINAS - FILTER
Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian nota dinas dengan menggunakan fasilitas filter.
Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Nota Dinas – Filter
Cara pencarian/ filter nota dinas :
1. Isi kolom Sifat Surat (tentukan prioritas surat : Biasa, penting, pribadi, rahasia, segera)
2. Masukkan teks yang sesuai dengan surat yang akan anda cari. 3. Langkah 1-2 diatas bisa anda lakukan secara bersamaan atau anda bisa
melakukan fasilitas pencarian dengan mengisi salah satu kolom diatas.
4. Untuk melakukan pencarian klik tombol filter , untuk
membatalkan perintah klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear
.
3.2.4 PERSURATAN - UNDANGAN
Sub menu undangan ini berguna untuk mengatur undangan yang ada. Dihalaman ini dapat dilakukan berbagai macam pengaturan seperti menampilkan undangan yang telah ada, mengubah undangan, menghapus undangan serta mencari undangan yang pernah ada
Langkah-langkah untuk dapat masuk di sub menu undangan ini :
o Login anda telah diterima sistem o Pada halaman beranda – pilih menu persuratan o Selanjutnya pilih sub menu undangan
Pengembangan E-Government 45
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Menu Surat – Undangan
3.2.4.1 SURAT – UNDANGAN- VIEW
Untuk melihat informasi secara detail mengenai suatu undangan kita dapat
mengklik tombol view yang ada dibagian kanan baris tampilan undangan
yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close untuk menutup tampilan
46 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Menu Surat – Undangan – View
3.2.4.2 SURAT – UNDANGAN - TAMBAH
Untuk menambah data undangan dalam sistem aplikasi e-office kita dapat
mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :
Pengembangan E-Government 47
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Menu Surat – Undangan – Tambah
Skenario :
o Seorang operator/ Administrator memasukkan undangan pelatihan e-Office kepada Menkominfo.
o Pada saat Menkominfo login kedalam aplikasi e-Office ini maka pada halaman beranda beliau akan melihat tampilan sbb :
o Kita bisa lihat bahwa Surat (2) dan Undangan (1) ditandai dengan huruf tebal hal ini berarti terdapat dua surat masuk dan satu undangan yang belum dibuka
o Ketika sub menu Undangan tersebut diklik maka akan muncul undangan yang tadi telah dimasukkan oleh operator, sebagaimana tampilan dibawah ini :
Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Undangan
3.2.4.3 PERSURATAN – UNDANGAN - FILTER
Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian undangan dengan menggunakan fasilitas filter.
48 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Undangan – Filter
Cara pencarian/ filter undangan :
1. Isi kolom Sifat Surat (tentukan prioritas surat : Biasa, penting, pribadi rahasia, segera)
2. Masukkan teks yang sesuai dengan surat yang akan anda cari. 3. Langkah 1-2 diatas bisa anda lakukan secara bersamaan atau anda bisa
melakukan fasilitas pencarian dengan mengisi salah satu kolom diatas.
4. Untuk melakukan pencarian klik tombol filter , untuk
membatalkan perintah klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear
.
3.2.5 PERSURATAN – KOTAK KELUAR
Sub menu Kotak keluar ini berguna untuk mengelola kotak keluar yang ada, kotak keluar berarti surat-surat yang telah kita kirimkan melalui aplikasi e-Office ini. Dihalaman ini dapat dilakukan berbagai macam pengaturan seperti menampilkan kotak keluar yang telah ada, serta mencari kotak keluar yang pernah ada
Langkah-langkah untuk dapat masuk di sub menu Kotak Keluar ini :
o Login anda telah diterima sistem o Pada halaman beranda – pilih menu persuratan o Selanjutnya pilih sub menu Kotak Keluar
Pengembangan E-Government 49
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Kotak Keluar
3.2.5.1 PERSURATAN – KOTAK KELUAR – SHOW
Untuk melihat informasi secara detail mengenai kotak keluar yang ada kita dapat
mengklik tombol Show yang ada dibagian kanan baris tampilan kotak keluar
yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close untuk menutup tampilan
50 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Kotak Keluar - Show
3.2.5.2 PERSURATAN – KOTAK KELUAR – FILTER
Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian kotak keluar dengan menggunakan fasilitas filter.
Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Kotak Keluar - Filter
Pengembangan E-Government 51
REFORMASI BIROKRASI
Cara pencarian/ filter Kotak Keluar :
1. Isi kolom Jenis Surat (tentukan jenis surat : Disposisi, Undangan, Surat, Nota Dinas, Balasan)
2. Isi kolom Jenis Surat (tentukan prioritas surat : Biasa, penting, pribadi, rahasia, segera)
3. Masukkan teks yang sesuai dengan surat yang akan anda cari. 4. Langkah 1-3 diatas bisa anda lakukan secara bersamaan atau anda bisa
melakukan fasilitas pencarian dengan mengisi salah satu kolom diatas.
5. Untuk melakukan pencarian klik tombol filter , untuk
membatalkan perintah klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear
.
3.2.6 PERSURATAN – REFERENSI : PRIORITAS (DATA REFERENSI PRIORITAS SURAT)
Sub menu ini berguna untuk sebagai data referensi (data acuan) prioritas surat.
Langkah-langkah untuk dapat masuk di sub menu Referensi:Prioritas ini :
o Login anda telah diterima sistem o Pada halaman beranda – pilih menu Persuratan o Selanjutnya pilih sub menu Referensi:Prioritas
Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Referensi - Prioritas
3.2.6.1 PERSURATAN – REFERENSI - PRIORITAS – SHOW
Untuk melihat informasi secara detail mengenai data referensi prioritas surat
kita dapat mengklik tombol view yang ada dibagian kanan baris tampilan
52 Penataan Tatalaksana
data referensi yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close untuk menutup tampilan
Gambar : Tampilan Menu Surat – Data Referensi : Prioritas – View
3.2.6.2 PERSURATAN – REFERENSI - PRIORITAS – UBAH
Untuk mengubah data referensi yang ada dalam sistem aplikasi e-office kita
dapat mengklik tombol ubah yang ada dibagian kanan baris tampilan data referensi yang ingin kita ganti
Gambar : Tampilan Menu Surat – Data Referensi : Prioritas – Ubah
Pada kolom nama ubah sesuai dengan data baru yang akan anda masukkan. Selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan klik ubah
, sedangkan untuk menutup tampilan tanpa menyimpan hasil
perubahan klik
3.2.6.3 PERSURATAN – REFERENSI - PRIORITAS – HAPUS
Untuk menghapus data referensi yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office
kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan referensi yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah
Pengembangan E-Government 53
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Menu Surat – Data Referensi – Delete
Untuk data referensi, kami sangat menganjurkan anda tidak menghapusnya, jika ada perubahan sebaiknya diubah saja data referensi tersebut. Hal ini dikarenakan jika suatu data referensi dihapus, maka data-data lainnya yang menggunakan data referensi tersebut akan mengalami gangguan (error)
3.2.6.4 PERSURATAN – REFERENSI - PRIORITAS – TAMBAH
Untuk menambah data referensi dalam sistem aplikasi e-office kita dapat
mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :
Gambar : Tampilan Menu Persuratan – Data Referensi – Tambah
Isi kolom nama dengan data referensi baru yang akan anda tambahkan,
kemudian klik tombol tambah untuk menyimpan penambahan yang
anda lakukan, untuk membatalkan penambahan klik tombol cancel .
3.2.6.5 PERSURATAN – REFERENSI - PRIORITAS – FILTER
Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian data referensi dengan menggunakan fasilitas filter.
54 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Menu Surat – Data Referensi – Filter
Cara pencarian/ filter data referensi :
1. Pada kolom Text masukkan teks/kata yang sesuai dengan data referensi yang akan anda cari.
2. Untuk melakukan pencarian klik tombol filter , untuk
membatalkan perintah klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear
.
3.2.7 PERSURATAN - REFERENSI : FOLLOW UP
Sub menu ini berguna untuk sebagai data referensi (data acuan) follow up/ tindakan yang sebaiknya dilakukan terhadap suatu surat
Langkah-langkah untuk dapat masuk di sub menu Referensi: follow up ini :
o Login anda telah diterima sistem o Pada halaman beranda – pilih menu Persuratan o Selanjutnya pilih sub menu Referensi: follow up
Pengembangan E-Government 55
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Menu Persuratan - Referensi – Follow up
o Jika data yang ada berjumlah besar maka akan ditampilkan dalam halaman yang terpisah, anda bisa berpindah halaman dengan mengklik halaman yang anda ingin buka. Fasilitas ini ada di bagian kanan bawah tampilan.
Gambar : Tampilan– Pindah Halaman
3.2.7.1 PERSURATAN - REFERENSI : FOLLOW UP – SHOW
Untuk melihat informasi secara detail mengenai data referensi follow up kita
dapat mengklik tombol Show yang ada dibagian kanan baris tampilan data
referensi yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close untuk menutup tampilan
Gambar : Tampilan Menu Persuratan - Referensi : Follow Up – Show
3.2.7.2 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP – UBAH
Untuk mengubah data referensi : follow up yang telah ada dalam sistem aplikasi
e-office kita dapat mengklik tombol ubah yang ada dibagian kanan baris tampilan data referensi : follow up yang ingin kita ganti.
Gambar : Tampilan Menu Persuratan - Referensi : Follow Up – Ubah
Pada kolom nama isi dengan data baru, untuk menyimpan perubahan tersebut
klik tombol ubah , sedangkan untuk membatalkannya klik tombol
cancel
56 Penataan Tatalaksana
3.2.7.3 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP – HAPUS
Untuk menghapus data referensi : follow up yang telah ada dalam sistem aplikasi
e-office kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan data referensi : follow up yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah
Gambar : Tampilan Menu Surat – Data Referensi : Follow Up – Delete
Untuk data referensi, kami sangat menganjurkan anda tidak menghapusnya, jika ada perubahan sebaiknya diubah saja data referensi tersebut. Hal ini dikarenakan jika suatu data referensi dihapus, maka data-data lainnya yang menggunakan data referensi tersebut akan mengalami gangguan (error)
3.2.7.4 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP – TAMBAH
Untuk menambah data referensi : follow up dalam sistem aplikasi e-office kita
dapat mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :
Gambar : Tampilan Menu Surat – Data Referensi : Follow Up – Tambah
Pengembangan E-Government 57
REFORMASI BIROKRASI
Isi kolom nama dengan data referensi baru yang akan anda tambahkan,
kemudian klik tombol tambah untuk menyimpan penambahan yang
anda lakukan, untuk membatalkan penambahan klik tombol cancel .
3.2.7.5 PERSURATAN - REFERENSI: FOLLOW UP – FILTER
Dihalaman ini dapat dilakukan fasilitas pencarian data referensi : follow up dengan menggunakan fasilitas filter.
Gambar : Tampilan Menu Surat – Data Referensi : Follow Up – Filter
Pada kolom text masukkan teks atau kata yang bersesuaian dengan data referensi yang akan anda cari, kemudian untuk melakukan pencarian klik tombol
filter , untuk membatalkan perintah klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol
clear .
3.3 ORGANIZER
Menu Organizer merupakan alat bantu untuk digunakan dalam manajemen link dan manajemen buku alamat, baik itu link favorit umum maupun pribadi atau buku alamat umum maupun buku alamat pribadi. Setiap link dan buku alamat ada yg bersifat publik atau bisa di lihat keseluruhan level organisasi atau yang bersifat pribadi yang hanya bisa dilihat oleh kita. Selain itu juga tersedia fasilitas untuk melakukan diskusi dalam menu ini, dimana setiap pengguna bisa bergabung disuatu ruang diskusi secara maya. Menu Organizer ini berisi beberapa sub menu :
1. Kalender 2. Diskusi 3. Link Favorit Umum 4. Link Pavorit Pribadi
58 Penataan Tatalaksana
5. Buka Alamat Umum 6. Buku Alamat Pribadi
Gambar : Tampilan Menu Organizer
Langkah-langkah untuk masuk di menu organizer :
o Login anda telah diterima sistem o Pilih menu organizer, maka akan muncul beberapa sub menu yang bisa
anda pilih sesuai kebutuhan
3.3.1 ORGANIZER – KALENDER
Sub menu ini berguna untuk membantu pengguna sistem aplikasi e-Office ini untuk mengagendakan kegiatan mereka. Kalender ini menangani data untuk umum maupun pribadi.
Langkah-langkah untuk masuk di sub menu link Kalender :
o Login anda telah diterima sistem o Pada halaman beranda pilih menu organizer o Pilih sub menu Kalender, perhatikan tampilan dibawah ini :
Pengembangan E-Government 59
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Kalender
o Previous , klik tab ini untuk menampilkan bulan sebelumnya dari kalender yang ada
o Next , Klik tab ini untuk menampilkan bulan selanjutnya dari kalender yang ada
o Hari ini, Klik tombol jika anda ingin mengetahui tanggal berapa hari ini. Anda dapat melihat tanggal hari ini akan ditandai dengan warna biru, membedakannya dengan tanggal lainnya.
o Tambah, Klik tombol ini untuk memasukkan aktifitas anda pada kalender. Perhatikan tampilan dibawah ini :
60 Penataan Tatalaksana
Cara Pengisian :
o Nama : Isi dengan nama kegiatan yang akan anda adakan (event) o Tanggal : Tentukan tanggal dengan mengklik kalender yang tersedia pada
bagian kanan tampilan o Description : Masukkan keterangan dari aktifitas yang akan anda
masukkan dalam kalender o Privacy : Tentukan jenis Privacy dari aktifitas yang akan anda masukkan.
Private : Jika kalender ini anda maksudkan untuk catatan pribadi sedangkan Umum bisa anda pilih jika event yang akan anda masukkan dalam kalender ini anda maksudkan bisa dipakai bersama dengan pengguna lain.
o Setelah semua kolom telah anda isi kemudian klik tombol Tambah
untuk menyimpan aktifitas yang telah anda masukkan dan klik
tombol Cancel untuk membatalkan penambahan aktifitas pada kalender
3.3.2 ORGANIZER – DISKUSI
Sub menu ini berfungsi sebagai sarana diskusi bagi pengguna sisem aplikasi e-office. Dihalaman ini bisa diketahui pengguna yang sedang bergabung dengan fasilitas diskusi ini dari nama-nama yang ditampilkan pada kolom pengunjung.
Pengembangan E-Government 61
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Organizer – Diskusi/Chating
Masukkan pesan yang ingin anda sampaikan dikolom yang pesan yang ada, kemudian tekan enter.
Gambar : Tampilan Organizer – Diskusi/Chating – Kolom Pesan
Dalam ruang diskusi publik ini anda bisa melihat waktu dilaksanakannya diskusi, user lain yang anda ajak berdiskusi serta status mereka (meninggalkan ruang diskusi publik, ataupun joint).
3.3.3 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM
Sub menu ini berguna untuk manajemen link favorit umum, yaitu suatu link yang berisi link yang sering digunakan oleh banyak pengguna. Seorang sistem administrator dihalaman ini dapat melakukan pengaturan seperti menampilkan link yang telah ada, merubah link yang telah ada, menghapus link yang telah ada, menambah link serta melakukan pencarian link.
Langkah-langkah untuk masuk di sub menu link favorit umum :
62 Penataan Tatalaksana
o Login anda telah diterima sistem o Pada halaman beranda pilih menu organizer o Pilih sub menu link favorit umum, perhatikan tampilan dibawah ini :
Gambar : Tampilan Menu Organizer – Link Favorit Umum
3.3.3.1 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM - VIEW
Untuk melihat informasi secara detail mengenai sebuah link kita dapat mengklik
tombol view yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita
tampilkan dan klik tombol close untuk menutup tampilan
Gambar : Tampilan Menu Organizer – Link Favorit Umum - View
3.3.3.2 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM - UBAH
Untuk mengubah link yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat
mengklik tombol ubah yang ada dibagian kanan baris tampilan link yang ingin kita ganti
Pengembangan E-Government 63
REFORMASI BIROKRASI
Isi kolom nama, url atau umum dengan data baru. Pada kolom umum jika kita cek list maka berarti link ini bisa diakses oleh umum sedangkan jika tanda cek list dihilangkan maka link ini tidak termasuk dalam link umum. Selanjutnya
untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan klik ubah , sedangkan untuk menutup tampilan tanpa menyimpan hasil perubahan klik
3.3.3.3 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM - HAPUS
Untuk menghapus link yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat
mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah
Gambar : Tampilan Organizer – link favorit umum - Hapus
3.3.3.4 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM - TAMBAH
Untuk menambah link umum dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik
tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :
64 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Organizer – link favorit umum - Tambah
Isi kolom nama dan url dengan data link baru yang akan anda tambahkan,
kemudian klik tombol tambah untuk menyimpan penambahan yang
anda lakukan, untuk membatalkan penambahan klik tombol cancel . Link baru ini selanjutnya akan menjadi link umum yang dapat diakses oleh seluruh pengguna.
3.3.3.5 ORGANIZER – LINK FAVORIT UMUM - FILTER
Seorang sistem administrator dihalaman ini dapat melakukan pencarian link dengan menggunakan fasilitas filter. Pencarian bisa dilakukan berdasarkan nama user, teks maupun gabungan antara keduannya.
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bagian – Filter
Tentukan tehnik pencarian (berdasarkan user atau teks maupun gabungan antara keduanya) dengan mengisi kolom yang telah tersedia selanjutnya untuk
melakukan pencarian klik tombol filter , untuk membatalkan perintah
klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang
telah kita lakukan klik tombol clear .
Pengembangan E-Government 65
REFORMASI BIROKRASI
3.3.4 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI
Sub menu ini berguna untuk manajemen link favorit pribadi, yaitu suatu link pribadi yang yang sering digunakan oleh seorang pengguna, link yang ada disini tidak ditampilkan untuk umum. Seorang pengguna dihalaman ini dapat melakukan beberapa pengaturan seperti menampilkan link yang telah ada, merubah link yang telah ada, menghapus link yang telah ada, menambah link serta melakukan pencarian link
Langkah-langkah untuk masuk di sub menu link favorit pribadi :
o Login anda telah diterima sistem o Pada halaman beranda pilih menu organizer o Pilih sub menu link favorit pribadi, perhatikan tampilan dibawah ini :
Gambar : Tampilan Menu Organizer – Link Favorit Pribadi
3.3.4.1 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI - VIEW
Untuk melihat informasi secara detail mengenai sebuah link kita dapat mengklik
tombol view yang ada dibagian kanan baris tampilan link pribadi yang ingin
kita tampilkan dan klik tombol close untuk menutup tampilan
Gambar : Tampilan Menu Organizer – Link Favorit Pribadi - View
66 Penataan Tatalaksana
3.3.4.2 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI - UBAH
Untuk mengubah link yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat
mengklik tombol ubah yang ada dibagian kanan baris tampilan link pribadi yang ingin kita ganti.
Gambar : Tampilan Menu Organizer – Link Favorit Pribadi - Ubah
Isi kolom nama, url atau umum dengan data baru. Pada kolom umum jika kita cek list maka berarti link ini bisa diakses oleh umum sedangkan jika tanda cek list dihilangkan maka link ini tidak termasuk dalam link umum. Selanjutnya
untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan klik ubah , sedangkan untuk menutup tampilan tanpa menyimpan hasil perubahan klik
3.3.4.3 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI - HAPUS
Untuk menghapus link yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat
mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan link pribadi yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah
Pengembangan E-Government 67
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Organizer – link favorit pribadi - Hapus
3.3.4.4 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI - TAMBAH
Untuk menambah link pribadi dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik
tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :
Gambar : Tampilan Organizer – link favorit pribadi - Tambah
Isi kolom nama dan url dengan data link baru yang akan anda tambahkan,
kemudian klik tombol tambah untuk menyimpan penambahan yang
anda lakukan, untuk membatalkan penambahan klik tombol cancel .
3.3.4.5 ORGANIZER – LINK FAVORIT PRIBADI - FILTER
Seorang pengguna dihalaman ini dapat melakukan fasilitas pencarian link dengan menggunakan fasilitas filter. Pencarian bisa dilakukan berdasarkan nama user, teks maupun gabungan antara keduannya.
68 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Beranda – Admin Panel – Bagian – Filter
Tentukan tehnik pencarian (berdasarkan user atau teks maupun gabungan antara keduanya) dengan mengisi kolom yang telah tersedia selanjutnya untuk
melakukan pencarian klik tombol filter , untuk membatalkan perintah
klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil filter yang
telah kita lakukan klik tombol clear .
3.3.5 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM
Sub menu ini berguna untuk manajemen buku alamat umum, buku alamat yang ada disini ditampilkan untuk umum. Seorang Sistem administrator dihalaman ini dapat melakukan beberapa pengaturan seperti menampilkan buku alamat yang telah ada, merubah buku alamat yang telah ada, menghapus buku alamat yang telah ada, menambah buku alamat serta melakukan pencarian buku alamat
Langkah-langkah untuk masuk di sub menu buku alamat umum :
o Login anda telah diterima sistem o Pada halaman beranda pilih menu organizer o Pilih sub menu buku alamat umum, perhatikan tampilan dibawah ini :
Gambar : Tampilan Menu Organizer – Buku Alamat Umum
3.3.5.1 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM - VIEW
Untuk melihat informasi secara detail mengenai sebuah buku alamat umum kita
dapat mengklik tombol view yang ada dibagian kanan baris tampilan kontak
Pengembangan E-Government 69
REFORMASI BIROKRASI
yang ingin kita tampilkan dan klik tombol close untuk menutup tampilan
Gambar : Tampilan Menu Organizer – Buku Alamat Umum – View
3.3.5.2 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM - UBAH
Untuk mengubah buku alamat yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita
dapat mengklik tombol ubah yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita ganti
70 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Menu Organizer – Buku Alamat Umum- Ubah
Isi/ubah data-data yang ada di kolom-kolom yang ada dengan data baru. Pada kolom untuk umum jika kita cek list maka berarti link ini bisa diakses oleh umum sedangkan jika tanda cek list dihilangkan maka link ini tidak termasuk dalam link umum. Selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda
lakukan klik ubah , sedangkan untuk menutup tampilan tanpa
menyimpan hasil perubahan klik
Pengembangan E-Government 71
REFORMASI BIROKRASI
3.3.5.3 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM - HAPUS
Untuk menghapus buku alamat umum yang telah ada dalam sistem aplikasi e-
office kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah
Gambar : Tampilan Organizer – Buku Alamat Umum - Hapus
3.3.5.4 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM - TAMBAH
Untuk menambah buku alamat umum dalam sistem aplikasi e-office kita dapat
mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :
72 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Organizer – Buku Alamat Umum - Tambah
Isi kolom-kolom yang ada dengan data baru yang akan anda tambahkan,
kemudian klik tombol tambah untuk menyimpan penambahan yang
anda lakukan, untuk membatalkan penambahan klik tombol cancel .
3.3.5.5 ORGANIZER – BUKU ALAMAT UMUM - FILTER
Pengembangan E-Government 73
REFORMASI BIROKRASI
Seorang pengguna dihalaman ini dapat melakukan fasilitas pencarian buku alamat umum dengan menggunakan fasilitas filter. Pencarian bisa dilakukan berdasarkan departemen, nama user, teks maupun gabungan antara ketiganya.
Gambar : Tampilan Organizer – Buku Alamat Umum - Filter
Tentukan tehnik pencarian (berdasarkan department, user atau teks maupun gabungan antara ketiganya) dengan mengisi kolom yang telah tersedia
selanjutnya untuk melakukan pencarian klik tombol filter , untuk
membatalkan perintah klik tombol cancel sedangkan untuk
membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear .
3.3.6 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI
Sub menu ini berguna untuk manajemen buku alamat pribadi, buku alamat yang ada disini tidak ditampilkan untuk umum. Seorang pengguna dihalaman ini dapat melakukan beberapa pengaturan seperti menampilkan buku alamat yang telah ada, merubah buku alamat yang telah ada, menghapus buku alamat yang telah ada, menambah buku alamat serta melakukan pencarian buku alamat
Langkah-langkah untuk masuk di sub menu buku alamat pribadi :
o Login anda telah diterima sistem o Pada halaman beranda pilih menu organizer o Pilih sub menu buku alamat pribadi, perhatikan tampilan dibawah ini :
74 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Menu Organizer – Buku Alamat Pribadi - Tambah
3.3.6.1 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI - VIEW
Untuk melihat informasi secara detail mengenai sebuah buku alamat pribadi kita
dapat mengklik tombol view yang ada dibagian kanan baris tampilan yang
ingin kita tampilkan dan klik tombol close untuk menutup tampilan
Pengembangan E-Government 75
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Menu Organizer – Buku Alamat Pribadi – View
3.3.6.2 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI - UBAH
Untuk mengubah buku alamat yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita
dapat mengklik tombol ubah yang ada dibagian kanan baris tampilan buku alamat yang ingin kita ganti
76 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Menu Organizer – Buku Alamat Pribadi - Ubah
Isi/ubah data yang ada di kolom data alamat pribadi dengan data baru. Pada kolom untuk umum jika kita cek list maka berarti link ini bisa diakses oleh umum sedangkan jika tanda cek list dihilangkan maka alamat ini tidak dapat diakses pengguna umum. Selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru
saja anda lakukan klik ubah , sedangkan untuk menutup tampilan
tanpa menyimpan hasil perubahan klik
Pengembangan E-Government 77
REFORMASI BIROKRASI
3.3.6.3 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI - HAPUS
Untuk menghapus buku alamat pribadi yang telah ada dalam sistem aplikasi e-
office kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan alamat yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah
Gambar : Tampilan Organizer – Buku Alamat Pribadi - Hapus
3.3.6.4 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI - TAMBAH
Untuk menambah buku alamat pribadi dalam sistem aplikasi e-office kita dapat
mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :
78 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Organizer – Buku Alamat Pribadi - Tambah
Isi kolom-kolom yang ada dengan data baru yang akan anda tambahkan,
kemudian klik tombol tambah untuk menyimpan penambahan yang
anda lakukan, untuk membatalkan penambahan klik tombol cancel .
3.3.6.5 ORGANIZER – BUKU ALAMAT PRIBADI - FILTER
Seorang pengguna dihalaman ini dapat melakukan fasilitas pencarian kontak yang ada di buku alamat pribadi dengan menggunakan fasilitas filter. Pencarian bisa dilakukan berdasarkan departemen, nama user, teks maupun gabungan antara ketiganya.
Pengembangan E-Government 79
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Organizer – Buku Alamat Pribadi - Filter
Tentukan tehnik pencarian (berdasarkan department, user atau teks maupun gabungan antara ketiganya) dengan mengisi kolom yang telah tersedia
selanjutnya untuk melakukan pencarian klik tombol filter , untuk
membatalkan perintah klik tombol cancel sedangkan untuk
membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear .
3.4 BERITA
Menu ini berguna untuk memanage berita yang ada dihalaman depan (beranda) sistem aplikasi e-office ini dan hanya dapat diakses jika kita masuk dengan login sebagai sistem administrator.
Menu berita memiliki dua sub menu, yaitu :
1. Berita 2. Data Referensi : Kategori
Langkah-langkah untuk dapat masuk di menu ini :
80 Penataan Tatalaksana
o Login anda telah diterima sistem, pada layar monitor anda pilih menu Berita
Gambar : Tampilan Organizer – Berita
3.4.1 BERITA - BERITA
Sub menu ini berguna untuk memanage berita yang ada. Dihalaman ini dapat dilakukan berbagai macam aksi seperti melihat tampilan berita, mengubah berita yang ada, menghapus berita yang ada, menambah berita serta mencari berita.
3.4.1.1 BERITA – BERITA - VIEW
Untuk melihat informasi secara detail mengenai sebuah berita kita dapat
mengklik tombol view yang ada dibagian kanan baris judul berita yang ingin
kita tampilkan dan klik tombol close untuk menutup tampilan
Pengembangan E-Government 81
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Menu Berita - Berita – View
3.4.1.2 BERITA – BERITA – UBAH
Untuk mengubah berita yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office kita dapat
mengklik tombol ubah yang ada dibagian kanan baris tampilan berita yang ingin kita ganti
Gambar : Tampilan Menu Berita - Berita – Ubah
82 Penataan Tatalaksana
Isi/ubah data yang ada di kolom-kolom yang ada dengan data baru :
1. Nama : Isi judul tulisan anda dikolom ini 2. Isi berita : Pada kolom ini masukkan berita yang akan anda buat 3. Tanggal : Tentukan tanggal dibuatnya berita ini dengan mengklik
kalender yang ada pada bagian kanan baris. Anda bisa memilihnya berdasarkan tanggal, bulan dan tahun tertentu dengan mengklik tombol :
o << untuk memundurkan tahun (misalnya tampilan kalender menunjukkan tahun 2007, jika kita klik tombol << maka kita akan masuk ditahun 2006 dst)
o >> untuk memajukan tahun (misalnya tampilan kalender menunjukkan tahun 2007, jika kita klik tombol >> maka kita akan masuk ditahun 2008 dst)
o < untuk memundurkan bulan (misalnya tampilan kalender menunjukkan bulan Desember, jika kita klik tombol < maka kita akan masuk bulan November dst)
o > untuk memundurkan bulan (misalnya tampilan kalender menunjukkan bulan November, jika kita klik tombol > maka kita akan masuk bulan Desember dst)
o Untuk memilih tanggal, jika anda telah menentukan tahun dan bulan pada kalender klik tanggal yang akan anda pilih
Gambar : Tampilan Menu Berita - Berita – Ubah - Kalender
4. Publikasikan : pada kolom publikasikan jika kita cek list maka berarti berita ini bisa diakses oleh umum (dipublikasikan) sedangkan jika tanda cek list dihilangkan maka berita tidak akan dipublikasikan.
5. Kategori : Tentukan kategori dari berita ini dengan mengklik pilihan apakah termasuk berita internal atau berita singkat.
Pengembangan E-Government 83
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Menu Berita - Berita – CMS Category
6. Selanjutnya untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan
klik ubah , sedangkan untuk menutup tampilan tanpa
menyimpan hasil perubahan klik
3.4.1.3 BERITA – BERITA - HAPUS
Untuk menghapus sebuah berita yang telah ada dalam sistem aplikasi e-office
kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah
Gambar : Tampilan Menu Berita - Berita – Hapus
3.4.1.4 BERITA – BERITA - TAMBAH
Untuk menambah berita dalam sistem aplikasi e-office kita dapat mengklik
tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :
84 Penataan Tatalaksana
Gambar : Tampilan Menu Berita - Berita - Tambah
Masukkan data yang ada di kolom-kolom yang ada dengan data baru :
1. Nama : Isi judul tulisan anda dikolom ini 2. Isi berita : Pada kolom ini masukkan berita yang akan anda buat 3. Tanggal : Tentukan tanggal dibuatnya berita ini dengan mengklik
kalender yang ada pada bagian kanan baris. Anda bisa memilihnya berdasarkan tanggal, bulan dan tahun tertentu dengan mengklik tombol :
o << untuk memundurkan tahun (misalnya tampilan kalender menunjukkan tahun 2007, jika kita klik tombol << maka kita akan masuk ditahun 2006 dst)
o >> untuk memajukan tahun (misalnya tampilan kalender menunjukkan tahun 2007, jika kita klik tombol >> maka kita akan masuk ditahun 2008 dst)
Pengembangan E-Government 85
REFORMASI BIROKRASI
o < untuk memundurkan bulan (misalnya tampilan kalender menunjukkan bulan Desember, jika kita klik tombol < maka kita akan masuk bulan November dst)
o > untuk memundurkan bulan (misalnya tampilan kalender menunjukkan bulan November, jika kita klik tombol > maka kita akan masuk bulan Desember dst)
o Untuk memilih tanggal, jika anda telah menentukan tahun dan bulan pada kalender klik tanggal yang akan anda pilih
Gambar : Tampilan Menu Berita - Berita – Tambah- Kalender
4. Publikasikan : pada kolom publikasikan jika kita cek list maka berarti berita ini bisa diakses oleh umum (dipublikasikan) sedangkan jika tanda cek list dihilangkan maka berita tidak akan dipublikasikan.
5. Kategori : Tentukan kategori dari berita ini dengan mengklik pilihan apakah termasuk berita internal atau berita singkat. Kategori berita bisa ditambahkan ataupun dirubah pada sub menu referensi berita
Gambar : Tampilan Menu Berita - Berita – Pilihan CMS Category
6. Selanjutnya untuk menyimpan penambahan berita yang baru saja anda
lakukan klik ubah , sedangkan untuk membatalkan penambahan
klik tombol cancel
86 Penataan Tatalaksana
3.4.1.5 BERITA – BERITA - FILTER
Fasilitas filter ini berguna untuk memudahkan pencarian berita. Pencarian bisa dilakukan berdasarkan kategori, penulis berita maupun teks yang digunakan atau bisa juga menggabungkan beberapa metode diatas.
Gambar : Tampilan Menu Berita - Berita – Filter
Isi salah satu kolom yang telah tersedia, maupun semua kolom yang ada
selanjutnya untuk melakukan pencarian klik tombol filter , untuk
membatalkan perintah klik tombol cancel sedangkan untuk
membersihkan hasil filter yang telah kita lakukan klik tombol clear .
3.4.2 BERITA - REFERENSI: KATEGORI
Sub menu ini berguna untuk mengatur data referensi yang berhubungan dengan berita. Dihalaman ini bisa dilakukan beberapa aksi seperti menampilkan jenis data referensi berita, mengubah data referensi yang ada, menghapus data refensi yang ada, menambah data referensi, serta mencari data referensi yang ada. Sub menu ini hanya bisa diakses oleh Sistem administrator.
Langkah-langkah untuk dapat masuk di menu ini :
o Login anda telah diterima sistem, dari halaman beranda pilih menu Berita
o Pilih Referensi : Kategori, maka akan muncul tampilan daftar kategori yang ada di sistem aplikasi ini
Pengembangan E-Government 87
REFORMASI BIROKRASI
Gambar : Tampilan Menu Berita – Referensi : Kategori
3.4.2.1 BERITA - REFERENSI : KATEGORI - SHOW
Untuk melihat informasi secara detail mengenai sebuah data referensi kita dapat
mengklik tombol Show yang ada dibagian kanan baris data referensi yang
ingin kita tampilkan dan klik tombol close untuk menutup tampilan
Gambar : Tampilan Menu Berita – Referensi : Kategori – Show
3.4.2.2 BERITA - REFERENSI : KATEGORI – UBAH
Untuk mengubah sebuah data referensi yang telah ada dalam sistem aplikasi e-
office kita dapat mengklik tombol ubah yang ada dibagian kanan baris data referensi yang ingin kita ganti
Gambar : Tampilan Menu Berita – Referensi : Kategori – Ubah
Isi/ubah data yang ada di kolom Nama yang ada dengan data baru, selanjutnya
untuk menyimpan perubahan yang baru saja anda lakukan klik ubah , sedangkan untuk menutup tampilan tanpa menyimpan hasil perubahan klik
88 Penataan Tatalaksana
3.4.2.3 BERITA - REFERENSI : KATEGORI - HAPUS
Untuk menghapus sebuah data referensi yang telah ada dalam sistem aplikasi e-
office kita dapat mengklik tombol hapus yang ada dibagian kanan baris tampilan data referensi yang ingin kita hapus, maka akan muncul konfirmasi apakah anda benar-benar akan menghapusnya, klik Ok jika anda akan menghapus dan Cancel untuk membatalkan perintah
Gambar : Tampilan Menu Berita – Referensi : Kategori – Hapus
3.4.2.4 BERITA - REFERENSI : KATEGORI - TAMBAH
Untuk menambah data referensi dalam sistem aplikasi e-office kita dapat
mengklik tombol tambah yang ada dibagian kanan atas halaman, selanjutnya akan muncul tampilan sbb :
Gambar : Tampilan Menu Berita – Referensi : Kategori - Tambah
Pada kolom nama masukkan dengan data baru yang akan anda tambahkan, selanjutnya untuk menyimpan penambahan data referensi yang baru saja anda
lakukan klik tambah , sedangkan untuk membatalkan penambahan klik
tombol cancel
Pengembangan E-Government 89
REFORMASI BIROKRASI
3.4.2.5 BERITA – BERITA - FILTER
Fasilitas filter ini berguna untuk memudahkan pencarian data referensi. Pada kolom text masukkan kata yang berhubungan dengan data referensi yang akan
anda cari. Selanjutnya klik tombol filter , untuk membatalkan
perintah klik tombol cancel sedangkan untuk membersihkan hasil
filter yang telah kita lakukan klik tombol clear .
Gambar : Tampilan Menu Berita – Reference : Category - Filter
3.5 LOGOUT
Untuk keluar dari sistem aplikasi e-office ini klik tombol logout