PENGENALAN KEPADA BAB PENGURUSAN PROJEKregistrar.utm.my/hcd/files/2013/01/Nota-Kursus-MS-Project.pdf · PENGURUSAN PROJEK 1.1. PENGURUSAN ... menetapkan kos sumber manusia sejam atau

Microsoft Project

Unit Latihan ICT, Pusat Latihan UTM, HCD, UTM Skudai 1

1. PENGENALAN KEPADA

PENGURUSAN PROJEK

1.1. PENGURUSAN PROJEK

Pengurusan projek adalah satu sistem untuk menguruskan sesuatu

kerja, sumber yang digunakan dan juga kos yang terlibat. Ianya

sangat berguna untuk memperbaiki komunikasi dan koordinasi dan

mengurangkan jumlah keseluruhan bagi masa yang digunakan untuk

menguruskan sesuatu projek.

1.2. PROJEK

Yang dikatakan sebagai projek adalah usaha untuk melaksanakan satu

objektif yang hendak dicapai dalam satu jangka masa tertentu.

Sasaran utama projek adalah untuk melaksanakan sesuatu aktiviti

yang dirancang dalam tempoh masa yang ditetapkan dimana aktiviti

ini merangkumi beberapa turutan kerja dengan melibatkan sumber

manusia yang tertentu dan dalam lingkungan bajet yang

diperuntukkan.

Dalam merancang sesuatu projek, bebrapa perkara yang perlu diberi

penekanan untuk memastikan projek dapat dilaksanakan tepat pada

masanya adalah :

tarikh perlu siap projek (deadline)

tugas utama yang hendak dicapai

orang (pekerja) yang berkebolehan untuk melaksanakan tugas

1.3. TEKNIK PENGURUSAN PROJEK

Teknik yang berkesan dalam menguruskan projek ini mengandungi

empat peringkat iaitu :

i. Menakrifkan projek

Dalam peringkat ini penetapan visi dan sasaran akan

dilakukan.membina kumpulan kerja, menakrifkan semua

kemungkinan dan perlu menetapkan skop projek.

ii. Merancang

Menakrif semula skop projek, mengenalpasti kerja yang perlu

dilakukan untuk mencapai, membangunkan jadual dan bajet

BAB

1

Microsoft Project


iii. Melaksanakan dan memantau

Mengetuai kumpulan, menyelesaikan masalah dan

membangunkan projek.

Dari masa ke semasa hendaklah memantau kemajuan projek,.

Sekiranya terdapat kepincangan dan ketidaksempurnaan pada

projek hendaklah membuat pembetulan ataupun melaras

jadual yang telah dirancang ataupun menukar jangkaan

ataupun sasaran mengikut kesesuaian.

iv. Menutup projek

Membentangkan hasil projek kepada pengurusan. Adalah lebih

baik sekiranya meluangkan masa untuk mendokumenkan

penilaian ke atas projek dan segala usaha dalam

menghasilkan/ membangunkan projek.

Peringkat 2 dan 3 boleh dibantu oleh Microsoft Project.

1.4. PENGURUSAN PROJEK YANG BERJAYA

Ada beberapa perkara yang perlu dititik beratkan semasa

menguruskan projek bagi memastikan kejayaan sesuatu projek.

Perkara-perkara tersebut adalah :

Membangunkan satu projek yang boleh dicapai (realistik)

Menghasilkan pelan projek

Mengukur kemajuan projek

Menyelesaikan masalah yang berbangkit dengan segera

menguruskan kos dengan efektif

Sentiasa memberi motivasi/ semangat kepada pekerja

Dari masa ke semasa memaklumkan pihak pengurusan mengenai

status terkini projek.

Menyiapkan projek

Microsoft Project


2. MENGENALI

MICROSOFT PROJECT

2.1. MEMULAKAN MS PROJECT Ada beberapa cara untuk memulakan Microsoft Project. Di bawah

adalah langkah-langkah yang biasa digunakan untuk memulakan

perisian ini.

i. Klik Start Menu

ii. Pergi ke Program

iii. Cari Microsoft Project dan kemudian klik atau tekan enter

iv. Setelah itu antaramuka Microsoft Project seperti di bawah akan

dipaparkan

Rajah 2.1 : Antaramuka Microsoft Project

2.2. KELUAR DARIPADA MS PROJECT

Pengguna boleh keluar/ menutup perisian ini dengan memilih menu

Exit daripada Menu File ataupun dengan klik pada tanda X di sebelah

kanan atas.

BAB

2

Microsoft Project


Membuka

fail sedia ada

Membina fail

baru

Butang x

untuk

menutup

Task Pane

2.3. TASK PANE

Secara default, apabila Microsoft

Project diaktifkan pada kali

pertama Panel kerja (Task Pane)

akan kelihatan di sebelah kiri

antaramuka Ms Project (Lihat

gambarajah sebelah).

Task Pane adalah satu langkah

pendek (short cut) untuk

membantu pengguna membuka fail

sedia ada atau membina fail baru.

Pengguna boleh menutup Task Pane

dengan menekan butang X pada sebelah

kanan atas dan untuk mengaktifkan semula

Task Pane ini dengan :

Klik menu File

Pilih arahan New

2.4. MENU DAN TOOLBAR

i. VIEW BAR View bar adalah satu palang yang mengandungi ikon-ikon

mewakili jenis paparan bagi projek. Turutan ikon dalam view

bar adalah sama dengan sususan jenis paparan Ms Project

dalam menu View.

Microsoft Project


Jenis paparan Ms Project boleh ditukar

dengan cara :

Pergi ke menu View

Check pada jenis paparan

yang dikehendaki

Jenis paparan yang sedang

digunakan akan bertanda

check pada sebelah kirinya

seperti gambar a dan pada

View bar ikon bagi jenis

paparan yang sedang aktif

akan kelihatan seperti ditekan

ke bawah (gambar b).

Langkah untuk mengaktifkan atau

menutup View bar :

Pergi ke menu View

Klik disebelah kiri pada arahan

View bar (gambar c)

Jika bertanda check

bermaksud view bar telah

diaktifkan dan jika uncheck

view bar tidak diaktifkan.

ii. MENU BAR Menu bar (gambar di bawah) adalah bar yang tidak boleh

disembunyikan daripada antaramuka Microsoft Project.

Menu bar ini terdiri daripada beberapa arahan asas iaitu :

1. File Menu

2. Edit Menu

c

b

a

View Bar

Microsoft Project


3. View Menu

4. Insert Menu

5. Format Menu

6. Tools Menu

7. Project Menu

8. Collaborate Menu

9. Windows Menu

10. Help Menu

iii. TOOL BAR

Pada kali pertama dilancarkan, Microsoft Project akan

memaparkan 4 jenis toolbar yang boleh disembunyikan. Tool

bar tersebut adalah :

1. Standard

2. Formatting

3. Task Pane dan

4. Project Guide

Menu bar mengandungi arahan asas seperti File, Edit, View,

Insert, Format, Tools Project, Collaborate, Windows dan Help

Standard toolbar

Microsoft Project


3. MEMBINA PROJEK BARU

3.1. MEMULAKAN FAIL PROJEK YANG BARU

Kaedah untuk membina satu fail projek yang baru adalah

sama dengan mana-mana aplikasi Microsoft Office yang lain iaitu

dengan klik pada menu bar File > New ataupun dengan klik pada

ikon New daripada Toolbar.

Kaedah yang lain adalah dengan memilih pilihan New, New

From Existing Project ataupun New from template daripada Task Pane.

3.2. MENDEFINASIKAN PROJEK

Langkah pertama untuk membina pelan projek adalah dengan

membina fail projek baru, menetapkan tarikh mula atau tarikh tamat

bagi projek dan memasukkan beberapa maklumat asas mengenai

projek tersebut. Sekiranya tarikh mula atau tarikh akhir projek tidak

ditetapkan, secara automatik Microsoft Project akan menjadikan tarikh

terkini (current date) sebagai tarikh mula projek.

Untuk mendefinisikan maklumat asas projek adalah dengan

membuka dialog box „Project Information‟ dengan menekan enter atau

klik pada pilihan Project Information daripada Menu Project

(Project > Project Information). Secara default paparan dialog box di

bawah akan kelihatan

Rajah 3.2 : Kekotak dialog “Project Information”

BAB

3

Microsoft Project


Ada peraturan yang telah ditetapkan oleh Microsoft

Project dalam mengisi maklumat tarikh projek iaitu pengguna hanya

boleh mengisi sama ada tarikh mula atau tarikh tamat projek dan

tidak dibenarkan untuk mengisi kedua-duanya. Kebiasaannya

pengguna akan memasukkan maklumat mengenai tarikh mula projek

(Start Date) dan secara automatic Microsoft Project akan

mengira tarikh tamat projek setelah task bagi projek

dimasukkan. Sekiranya sesuatu projek itu dikehendaki untuk

disiapkan sebelum sesuatu tarikh yang ditetapkan maka pengguna

boleh memasukkan hanya tarikh projek tamat (Finish Date) sahaja.

3.2.1. Memasukkan dan mengedit tarikh mula atau tarikh tamat projek

Langkah-langkahnya adalah dengan :

i. Pada Menu Project, klik Project Information

ii. Masukkan tarikh mula atau tarikh tamat projek

a. Untuk memasukkan tarik mula, taipkan tarikh pada

text box Start Date atau pilih tarikh daripada

kalender yang dipaparkan.

b. Untuk memasukkan tarikh tamat, klik Project

Finish Date daripada kekotak Schedule From

kemudian taipkan tarikh yang sepatutnya projek

perlu disiapkan dalam kekotak Finish Date.

iii. Akhir sekali, klik OK

3.2.2. Menyimpan dan menamakan projek

i. Klik ikon Save atau klik Save pada Menu File

ii. Dialog Box Save As akan dipaparkan

iii. Taipkan nama fail ke dalam kekotak File name dan klik

Save

Microsoft Project akan bertanyakan filename sebelum pengguna

menutup fai projek tersebut atau keluar daripada Microsoft Project

sekiranya fail projek tersebut belum dinamakan lagi.

3.2.3. Menutup dialog box ‘Project Information”

i. Daripada menu Tools klik pilihan Options

ii. Pilih tab General dan kosongkan butang check mark Prompt

for project info for new projects

3.2.4. Merekod properties

Microsoft Project


i. Pilih properties daripada menu File

ii. Dialog box Properties akan dipaparkan

Rajah 3.2.4 : Kekotak dialog „Project Properties‟

iii. Pilih tab Summary dan masukkan maklumat yang diperlukan

seperti tajuk projek, subject, author, Manager, Company,

category, Keywords dan comments

iv. Pengguna boleh memasukkan maklumat lain seperti skop

atau sasaran projek ke dalam kekotak Comments.

v. Klik OK

3.2.5. Mendefinasikan sistem dan default projek

Bagi menetapkan nilai default bagi sesuatu projek atau untuk

keseluruhan sistem, ia boleh dilakukan dengan memilih arahan

Options daripada menu Tools. Ada banyak pilihan untuk diubah

seperti menetapkan bilangan jam sehari, jadual berkerja,

menetapkan kos sumber manusia sejam atau banyak lagi perkara

yang boleh ditentukan di awal pembuatan projek ini.

Penetapan pada setting yang dicadangkan adalah seperti di bawah:

i. Pilih tab View dan klik pada Show Project Summary

Task

ii. Pilih Tab General dan masukkan nama anda sebagai user.

Nama ini akan digunakan sebagai author bagi projek ini.

Microsoft Project


iii. Piih tab Calender dan masukkan masa mula dan masa

tamat projek.

iv. Pilih tab Schedule dan masukkan unit bagi masa yang

digunakan dalam ruangan duration dan work,

3.2.6. Mendefinasikan Views (jenis paparan)

Views (telah disentuh pada bab 2) membolehkan pengguna

melihat projek daripada beberapa sudut yang diingini berdasarkan

kepada jenis maklumat yang hendak dipaparkan pada satu-satu

masa. Pengguna boleh menggunakan kombinasi beberapa jenis

paparan di dalam satu windows pada masa yang sama!

Jenis Views (paparan projek) boleh dikategorikan kepada dua jenis

iaitu

i. Task Views (5 jenis)

ii. Resource Views (3 jenis)

Default bagi paparan projek adalah paparan Gantt Chart. Untuk

mentakrifkan/ memformat paparan ini boleh dilakukan dengan

memilih menu Format > Gantt Chart Wizard. Wizard ini akan

membantu user untuk menukar kepada paparan Gantt Chart yang

diingini. Sebarang perubahan pada format tidak akan memberi kesan

kepada data yang dimasukkan.

3.2.7. Mendefinasikan Calenders (Kalender)

Adalah penting untuk melihat atau sekiranya perlu membuat

perubahan kepada setting kalender sebelum pembahagian sumber

bagi sesuatu task dilakukan. Untuk menukar daripada Standard

Project Calender kepada kalender yang baru, pengguna boleh

melakukannya dengan memilih menu Tools > Change Working

Time. Kalender akan diterangkan lebih lanjut pada bab Kalender.

3.2.8. Mendefinasikan Resource Pool

Untuk mendefinisikan sumber yang akan digunakan di dalam

projek, boleh dilakukan dengan memilih menu View > Resource

Sheet. Masukkan kesemua maklumat mengenai sumber ke dalam

Resource Sheet ini. Selepas maklumat sumber dimasukkan, pergi ke

Tools > Change Working Time untuk memasukkan maklumat

mengenai hari tidak berkerja bagi sumber:staf seperti hari bercuti.

Microsoft Project


3.2.9. Memasukkan Setting ke dalam Organizer

Gunakan Organizer (daripada menu Tools > Organizer) untuk

menyalin kesemua setting (customized views, toolbars, calendars

dan lain-lain) yang telah ditetapkan kepada fail Global untuk

digunapakai oleh semua projek.

3.2.10. Mendefinasikan Page Layout

Untuk mendefinisikan page layout, boleh dilakukan dengan

memilih menu File > Page Setup. Setting yang perlu di lakukan

adalah dengan memastikan fomat printing adalah landscape dengan

header dan footer yang betul, maklumat legend supaya author dan

tajuk projek dapat diprintkan pada pelan projek.

Microsoft Project


4. MENYEDIAKAN SENARAI

TUGASAN

Senarai tugasan adalah cara yang perlu untuk mencapai matlamat

(goal) sesuatu projek. Ia menceritakan/menggambarkan kerja sebenar

yang sedang dibuat/dilakukan dalam projek dan struktur projek. Senarai

tugasan disusun mengikut logic dan menggunakan nama yang unik

termasuklah Perbuatan dan kata kerja. Contoh ,” Menghantar proposal ”.

Tugasan biasanya berlaku diantara satu hari dan dua minggu.

Cara-cara menyediakan senarai tugasan (task):

i. Senaraikan fasa projek yang paling besar.

ii. Tambah secara detail pada setiap fasa.

4.1 JENIS SENARAI TUGASAN

Senarai tugasan ada pelbagai jenis untuk menceritakan atau

menggambarkan sesuatu maklumat. Ia terdiri daripada subtasks atau

normal tasks, milestones, project summary task, summary tasks,

recurring tasks dan split tasks. Biasanya ada 4 jenis tugasan:

i) Subtasks or normal tasks

Senarai tugasan yang kecil adalah sebahagian daripada

Ringkasan tugasan.

ii) Milestones

Di setkan kpd masa(duration) 0 dan kelihatan/menggambarkan

untuk mencapai matlamat (goals) dalam projek.

iii) Ringkasan Tugasan

Mengandungi subtasks dan berkaitan dengan properties.

iv) Tugasan yang berulang (Recurring tasks)

Biasanya berlaku pada satu masa mempunyai dua

perkara(events)

4.2 PLANNING PROCESS

Menguruskan projek yang berkesan kita perlu tahu maksud tugasan

supaya berada ditempat yang betul. Tugasan tidaklah terlalu kecil atau

besar untuk menggelakkan wujudnya masaalah/kesulitan yang lain.

BAB

4

Microsoft Project


Untuk membantu dalam menyusun/mengatur sesuatu projek plan,

tugasan boleh di groupkan dalam fasa. Fasa mengandungi group yang

berkaitan dengan tugasan.

4.3 DEALING TASKS

Selepas memilih tugasan yang dikehendaki untuk project , kita boleh

masukkan tugasan dalam projek plan.

4.4 MEMAHAMI FIELD YANG ADA DIDALAM TASKS

TABLE

Setiap tugasan(task) adalah rekod yang unik dalam file database

projek.

4.4.1 Field Dependencies

Apabila Sesuatu tugasan telah diwujudkan sebahagian daripada

field akan diperlukan secara default.

4.5 MEMASUKKAN NAMA TUGASAN (Entering tasks names)

Memasukkan semua tugasan yang penting pada projek, pastikan

setiap tugasan mempunyai hubung kait dianta satu sama yang lain

seperti di Gantt Chart.

i) Didalam Task Name field, taip nama tugasan

ataupun boleh menggunakan entry bar (Guna

perbuatan dan katanama pada nama tugasan).

ii) Tekan ENTER atau klik pada green check mark

dalam entry bar.

iii) Field masa(duration) akan dipaparkan secara

automatically bila tekan pada salah satu

tugsan(task).

indicator Entry bar

Default view; Gantt

Chart

Microsoft Project


4.6 MENGUBAH SENARAI TUGASAN (Editing The Task List)

i) Klik pada Task Name yang mana hendak diubah.

ii) Ubah nama pada entry bar atau klik 2 kali utk ubah.

iii) Klik checkbox pada entry bar

4.1 Ubah task name pada entry bar

4.2 Ubah task name dengan double-click pada cell atau tekan f12.

4.7 MENGHAPUSKAN TUGASAN (Deleting a tasks)

Menghapuskan/menghilangkan tugasan yang tidak diperlukan.

4.3 Deleting tugasan (task)

Microsoft Project


4.8 MEMASUKKAN TUGASAN (Inserting a task)

i) Entry table klik pada field utk tugasan(task) baru

ii) Klik pada insert menu dan pilih new task.

4.4 Memasukkan tugasan(task) baru pada menu bar.

4.9 MEMINDAHKAN TUGASAN (Moving a task)

i) Pada bahagian kelabu pada entry table, klik pada ID

tugasan(task) yang hendak dipindahkan.

4.5 Highlighting dan pindahkan tugasan(task)

4.10 MASA(DURATION) TUGASAN

Setiap tugasan dalam projek mesti mempunyai masa untuk selesaikan

tugasan tersebut. Masa tugasan tidak termasuk hari tidak berkerja

seperti hari sabtu, ahad dan cuti umum.

Meletakkan masa pada setiap tugasan menggunakan minit, jam, hari

atau minggu.

Default masa adalah satu hari bersamaan 8 jam.

4.10.1 Memasukkan masa (Entering Duration) Pada duration column, masukkan masa yang diperlukan untuk

menyiapkan setiap tugasan, seperti format yang diberikan

„jam‟,‟hari‟ atau „bulan‟.

Microsoft Project


4.10.2 Anggaran tempoh masa (Estimated Duration)

Setiap tugasan baru, estimated duration telah disetkan dan

tidak perlu memasukkan nilai masa lagi.

Sekiranya kita tidak pasti masa yang diperlukan, masukkan

nilai „?‟ untuk menunjukkan estimate.

4.6 Estimated Task Duration

4.10.3 Masa lepas (Elapsed Duration)

Tidak merujuk kepada kalendar projek dan hari tidak berkerja.

4.11 HASIL(MILESTONE)

Memasukkan hasil(milestone):

Untuk menandakan selesai sesuatu projek ataupun bermulanya

sesuatu perkara yang penting.

Masa sementara yang diberikan kpd matlamat(goals) yang

boleh digunakan untuk memastikan pergerakan sesuatu

projek.

Simbol yang digunakan pada tugasan ialah masa = 0(zero

duration)

Milestone diletakkan pada akhir fasa atau sebagai tanda

sesuatu projek mesti dihantar sebelum projek tamat/selesai

Estimated check box is

marked

Microsoft Project


4.7 Menandakan tugasan (task) sebagai milestone (cara 1)

4.8 Menandakan tugasan (task) sebagai milestone (cara 2)

4.12 TUGASAN BERULANG(RECURRING TASKS)

Tugasan yang berlaku secara berulang-ulang.

Tugasan didalam sesuatu projek berlaku berulang-ulang

(repeatedly)

Memasukkan sesuatu Tugasan yang berlaku secara berulang-ulang

(recurring task) hanya sekali sahaja.

Setkan tugasan yang berlaku pada setiap hari, minggu, bulan atau

tahun.

Tetapkan masa pada setiap perkara yang berlaku (occurrence)

Diamond symbol

sebagai milestone

Microsoft Project


4.9 Masukkan recurring tugasan(task ) dariupada menu bar

5.0 Recurring tugasan(task) information dialog box

4.13 TASKS INFORMATION DIALOG BOX

Menyediakan maklumat yang berkaitan dengan tugasan dan

membolehkan pengguna untuk mengubah maklumat.

5.1 Task information dialog box

Microsoft Project


5. PENGURUSAN SENARAI

TUGASAN (TASK LIST)

PENDAHULUAN

Dengan pengurusan tugasan secara logical dan mengumpulkannya

didalam penyusunan yang betul, anda boleh :

Mengenalpasti tugasan yang tertinggal

Melengkapkan setiap fasa pada projek mengikut masa yang

betul

Merekabentuk hirarki untuk menunjukkan setiap tugasan

sebagai sebahagian daripada langkah utama.

Pengurusan tugasan ada 3 langkah :

1. Meletakkan tasks pada susunan logical

2. Mengumpulkan tasks yang berkaitan

3. Meringkaskan senarai tugasan

5.1 LOGICAL ORDER TASK LIST

Selepas senarai tugasan dibuat, tugasan hendaklah didalam

susunan realistic untuk merekabentuk jadual projek yang tepat.

Kekurangan sususnan tugasan boleh menjadi tidak bernilai kerana

anda tidak dapat menentukan bila sepatutnya tugasan bermula atau

lengkap.

5.2 MENGUMPUL TUGASAN BERKAITAN

Tugasan boleh dikumpulkan dalam beberaoa cara :

Tasks adalah sebahagian daripada proses yang sama

Tasks adalah lengkap dlam tempoh masa yang sama

Sesudah anda memutuskan cara terbaik menyusun tugasan

dalam criteria kumpulan, anda boleh memnindahkan tugasan kepada

kumpulan yang mana ia lebih berkaitan atau anda boleh menyusun

semual tugasan di dalam kumpulan.

Bagi membolehkan sesuatu kumpulan tamat dan yang lainnya pula

bermula, maka senarai tugasan hendaklah di outline.

BAB

5

Microsoft Project


5.3 OUTLINE SENARAI TUGASAN

Dengan Mircosoft Project anda boleh memindahkan tahap

tugasan yang rendah atau tinggi melalui indenting atau outdenting.

Outlining adalah aktif bila anda memulakan projek dan toolsnya boleh

diperolehi di sebelah kiri akhir Formatting bar.

Untuk memasukkan subtask, masukkan tugasan dalam sell

yang kosong dalam lajur Task Name dan klik butang Indent pada

Outlining tool bar. Drop down tool akan memberi pelbagai pilihan

tahap Outline.

Kebaikan Outlining :

Merekabentuk pelbagai tahap bagi subtasks bagi summary

tasks

Mengurangkan dan menambahkan summary task apabila perlu

Memindah, menyalin dan memadam seluruh kumpulan bagi

task

5.3.1 Definasi Bagi Summary Tasks

Merupakan tugasan utama yang terdiri daripada subtasks. Ia

selalunya digunakan untuk menyatakan fasa major dan minor bagi

projek. Summary tasks di outdented pada sempada sell kiri,

digelapkan dan mempunyai butang collapse pada hadapannya.

Subtasks masing-masing adalah indented.

Cara melakukan summary task :

Pilih Gantt Chart daripada Menu Vie

Klik task pertama yang kehendaki menjadi summary group

dalam Task Name field

Klik New Task pada Inset Menu

Taip nama bagi summary task pada Task Name field

Pilih tugasan yang anda hendakki

Tekan CTRL dan klik setiap task

Klik Indent pada Format toolbar untuk indent tasks

Kebaikan Outline Summary tasks dn subtasks adalah :

Membenarkan anda memapar dan mencetak perancangan

projek pada tahap sesuai

Membolehkan papar dan sembunyi subtasks.

Membenarkan anda memapar summary tasks bagi fasa semasa

bagi projek dan cetak paparan tersebut untuk masa akan

datang.

5.3.2 Memajukan dan Mengundurkan Tasks

Microsoft Project


Butang Outdent dan Indent disediakan pada sebelah kiri

bahagian Formatting toolbar dan digunakan untuk merekabentuk

outline dalam perancangan projek. Butang outline membenarkan

simbul outline di toggle sebagai on dan off.

Paparan bagi nombor outline, symbol, nama identasi, dan summary

tasks disediakan melalui tab View daripada Menu Tools dan Pilihan

Options.

Butang Outdent dan Indent Tasks

Bagi Memajukan Tasks :

Klik tasks yang dikehendaki

Klik butan Outdent pada Format toolbar atau daripada Menu

Project, pilih Outline > Outdent

Bagi Mengundurkan Tasks :

Klik tasks yang dikehendaki

Klik butan Indent pada Format toolbar atau daripada Menu

Project, pilih Outline > Indent

Microsoft Project

Unit Khas Latihan Dan Perundingan, CICT, UTM 22

5.3.3 Menambah dan Mengurang Task Outline

Levels

Melalui menambah dan mengurang outline, anda boleh papar

atau sembunyi subtasks bagi summary tasks.

Bagi menambah dan mengurang outline :

- Klik pada summary task atau level outline yang dikehendaki

- Klik butang Show Subtasks daripada Formatting toolbar

- Klik butang Hide Subtasks bagi kurangkan tahap outline

Pilihan ini juga boleh diperolehi pada :

- Project menu – Pilih Outline > Show Subtasks

atau

- Project menu – Pilih Outline > Hide Subtasks

5.3.4 Melakukan Outlining

Outdent kesemua subtasks dan next level summary tasks

sehingga semua tugasan anda kembali kepada tahap outline yang

sama.

Perancang Projek sebelum outlining

Microsoft Project


Perancang Projek selepas outlining

Microsoft Project


6. PENGGUNAAN KEPERLUAN

JADUAL

6.1 MAKLUMAT PROJEK

Kekotak dialog akan terpapar setiap kali projek baru dibuka. Pilihan di

dalam kekotak dialog adalah penting untuk menyatakan bagaimana

tasks akan dijadualkan dan bagaimana sumber-sumber akan memberi

kesan kepada penjadualan tugasan/task.

Maklumat projek juga memainkan peranan dalam „tracking progress‟

bagi sesuatu perancangan projek.

Bagi mendapatkan paparan maklumat projek :

i. Klik Menu Project

ii. Pergi ke Project Information

iii. Setelah itu antaramuka „Project Information‟ seperti di bawah

akan dipaparkan

Start Date – menyatakan hari pertama bagi tugasan pertama.

Finish Date – menyatakan tarikh bagi semua tugasan sepatutnya.

Schedule From- pilihan bagaimana projek akan dijadualkan samada

melalui „Project Start Date‟ atau „Project Finish Date‟.

BAB

6

Microsoft Project


6.2 TAB PENJADUALAN

Bagi mendapatkan tab penjadualan :

i. Klik Menu Tools

ii. Pergi ke Option

iii. Setelah itu antaramuka „Option‟ seperti di bawah akan

dipaparkan

6.3 PENJUJUKAN TUGASAN (TASK)

Penjujukan tgasan adalah penting sebelum pautan dilakukan.

Kebergantungan setiap tugasan terutamanya dalam menyatakan

tarikh mula atau tamat sesuatu tugasan dengan tugasan yang lain

perlu diambilberat.

Penjujukan tugas boleh dimanipulasikan dalam beberapa cara :

i. Tugasan yang tidak memerlukan pautan dan tidak

bergantung antara satu sama lain.

ii. Tugasan yang perlu dihabiskan sebelum memulakan sesuatu

tugasan baru.

iii. Tugasan-tugasan yang boleh dilaksanakan secara serentak.

„Predecessor task’ adalah tugasan yang mesti bermula atau tamat

sebelum tugasan lain boleh dimulakan. „Successor tasks‟ adalah

bergantung pada tugasan „preceding tasks‟ yang bermula atau tamat.

Microsoft Project


6.4 MEMAUTKAN TUGASAN

Untuk membolehkan Microsoft Project memulakan setiap tugasan pada

masa yang tepat, anda perlu memautkan sesuatu tugasan pada

tugasan yang lain bergantung pada permulaan dan tamatnya.

Tugasan tanpa pautan dalam Gantt Chart View

Tugasan dengan pautan dalam Gantt Chart View

Paparan dialog box apabila pautan dilaksanakan

Pautan boleh dikemaskini pada tugasan tertentu sekiranya sebarang

perubahan penjadualan berlaku.

6.4.1 Jenis Pautan Tugasan

Selepas jujukan tugasan dilaksanakan bergantung kepada

predecessor dan successor bagi setiap tugasan, anda hendaklah

Microsoft Project


menyatakan jenis bagi setiap pautan yang perlu digunakan untuk

menyambung suatu tugasan kepada tugasan yang lain.

Terdapat 4 jenis pautan iaitu :

1- Finish-Start

Predecessor tama dan tugasan lain bermula. Task B

tidak boleh bermula sehingga tugasan A tamat.

2- Start-Finish

Tugsan bermula pada masa yang sama dimana

predecessor tamat. Tugasan B tidak boleh bermula

sehingga tugasan A bermula.

3- Finish-Finish

Kedua-dua tugasan tamat pada masa yang sama.

Tugasan B tidak boleh tamat sehingga tugasan A tamat.

4- Start-Start

Bermulanya predecessor menyatakan bila suatu tugasan

lain akan bermula. Tugasan B tidak boleh bermula

sehingga tugasan A bermula.

6.4.2 Membuat Pautan Tugasan

Beberapa cara untuk membuat kerbergantungan diantara 2

tugasan adalah seperti berikut :

1- Pilih satu atau lebih tugasan yang hendak dipautkan pada

Task Name, klik butang Link Tasks pada Standard Toolbar.


Task Name, klik butang Link Tasks pada Edit Menu.


Task Name, tekan kekunci CTRL dan F2.

4- Dwi klik tugasan successor yang akan memaparkan Task

Information. Klik tab predecessor, enter tugasan ID atau

task name dan klik OK.

5- Pada Gantt Chart klik pada tugasan predecessor dan heret

tetikus pada tugasan successor.

6- Masukkan lajur predecessor pada Entry table. Masukkan

nombor tasks ID pada predecessor bagi tugasan successor.

Microsoft Project


6.4.3 Mengemaskini Pautan Tugasan

Beberapa cara mengemaskini tugasan adalah seperti berikut :

1- Dwi klik garisan link pada tugasan yang hendak diubah. Klik

task link yang dikehendaki pada Type box.

2- Memasukkan jenis kebergantungan kedalam predecessor

field selepas ID tugasan.

3- Pemilihan jenis pada Task Information dialog box dalam tab

predecessor.

6.4.4 Memindahkan Pautan Tugasan

Pada Task Name field, pilih tugasan yang hendak dipautkan. Klik

butang Unlink Tasks pada Standard toolbar atau pilih Edit > Unlink

Tasks. Garisan link akan hilang pada Gantt Chart.

Microsoft Project


6.4.5 Pautan Tertangguh/Bertindih

Kadangkala tugasan bergantung pada beberapa factor yang boleh

menyebabkan delay time(masa tertangguh) atau overlap

time(masa bertindih).

6.2.5.1 Lag Time

Digunakan bagi menyatakan tempoh menunggu atau

tertangguh diantara tamatnya predecessor task dan

bermulanya successor task. Lag Time ditandakan

dengan plus (+ ).

6.2.5.2 Lead Time

Digunakan bagi membolehkan successor task bermula

sebelum predecessor task tamat. Lead Time ditandakan

dengan minus (-).

Microsoft Project


6.2.5.3 Menambah Lag atau Lead Time

Cara lebih cepat untuk menambah lag atau lead time

kepada successor adalah melalui dwi klik pada garisan

link. Kemudian masukkan lead atau lag time pada Lag

Box pada Task Dependency dialog box.

6.5 CONSTRAINTS

Penetapan tarikh bagi tugasan tidak lengkap sekiranya setakat

memautkan tugasan dan menambah lead atau lag time sahaja. Ia perlu

menentukan constraints yang bergantung kepada keperluan penjadualan

tugasan.

Jenis-Jenis Contraints adalah :

1. As Late As Possible(ALAP)

Menjadualkan tugasan seberapa lewat yang mungkin.

2. As Soon As Possible(ASAP)

Menjadualkan tugasan seberapa cepat yang mungkin.

3. Finish No Earlier Than(FNET)

Menjadualkan tugasan untuk menamatkan pada atau selepas

constraint date.

4. Finish No Later Than(FNLT)

Menjadualkan tugasan untuk menamatkan pada atau sebelum

constraint date.

5. Must Finish On(MFO)

Menjadualkan tugasan untuk menamatkan tugasan pada constraint

date.

6. Must Start On(MSO)

Microsoft Project


Menjadualkan tugasan untuk memulakan tugasan pada constraint

date.

7. Start No Earlier Than(SNET)

Menjadualkan tugasan untuk memulakan tugasan pada atau

selepas constraint date.

8. Start No Later Than(SNLT)

Menjadualkan tugasan untuk memulakan tugasan pada atau

sebelum constraint date.

Pernyataan constraint boleh dilakukan melalui :

1- Pilih tasks yang dikehendaki pada Task Name field , dan klik Task

Information

2- Klik tab Advanced

3- Klik constraint type , pada Type box

6.6 DEADLINES

Tarikh deadline boleh ditambah pada mana-mana tugasan kecuali project

summary task, summary task representing bagi memasukkan projek, atau

summary task bagi recurring task bersiri. Deadline dimasukkan pada

kumpulan constraint task pda tab Advanced didalam Task Information

dialog box.

6.6.1 Memperuntukkan deadline bagi task

Dwi-klik pada task yang hendak ditentukan tarikh deadline.

Klik tab Advanced pada Task Information dialog box.

Dalam Deadline field, tentukan tarikh deadline dan klik OK.

Microsoft Project


Dengan penentuan tarikh deadline, penunjuk akan terpapar

sekiranya tarikh tamat lewat daripada deadline. Tiada penunjuk

terpapar jika task tamt sebelum deadline.

6.7 TASK SPLITTING

Task splitting adalah cara terbaik untuk model interruption kepada

tugasan. Sebagai contoh menghentikan sesuatu kerja bagi tempoh

tertentu dan memulakannya kembali. Split tasks boleh dilengkapkan pada

bahagian untuk masa berbeza dengan masa rehat pada masa tertentu.

Microsoft Project menyokong relative splits dan bukan absolute spilts

sebagaimana yang diterangkan seperti berikut :

6.7.1 Absolute Splits

Bermakna jurang perbezaan tarikh bagi split adalah tetap dan

sekiranya tarikh mula tugasan berubah, tugasan akan „flows‟

sekeliling jurang perbezaan yang tetap.

6.7.2 Relative Splits

Bermakna sekiranya tarikh mula tugasan beruabh, jurang

perbezaan akan berpindah.

Butang Split Task pada Standard Toolbar

Microsoft Project


Split Task pada Menu Edit

Microsoft Project

Unit Latihan ICT, Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Arked Kolej 17, Pusat Latihan UTM 34

7. PAPARAN JADUAL

MENGGUNAKAN

KALENDAR

Kalendar menyatakan bagaiman sumber diperuntkan untuk tugasan yang

dijadualkan. Base calendar diperuntukan bagi working dan nonworking.

Jenis kalendar adalah :

1 - Projek Kalendar

2 - Sumber Kalendar

3 – Tugasan Kalendar

7.0.1 Base Calendar

Base calendar boleh digunakan untuk projek calendar dan tugasan

calendar, ia juga menyediakan asas bagi sumber calendar.

7.0.2 Projek Kalendar

Projek Kalendar digunakan untuk schedule summary tasks, fixed

duration tasks, tugasan yang tiada tugasan calendar, dan tugasan tanpa

assignments.

7.0.3 Tugasan Kalendar

Membolehkan tugasan untuk mempunyai pelbagai calendar daripada

projek calendar. Tugasan calendar memberi kesan kepada tarikh tugasan

yang telah dijadualkan.

7.0.4 Sumber Kalendar

Ia memberi kesan kepada sumber tertentu atau kategori bagi sumber-

sumber seperti tarikh bagi unit tetap dan tugasan kerja yang ditetapkan.

BAB

7

Microsoft Project


7.1 MENENTUKAN BASE CALENDAR

Apabila anda membuta fail projek baru, kebiasaaannya

calendar telah ditetapkan sebagai default bagi projkek. Anda diboleh

mengubah Standard calendar tersebut mengikut kehendak projek

calendar.

Cara menentukan Base Calendar adalah melalui Project Information/

Change Working/ dan Calendar tab daripada Menu Options.

7.1.1 Project Information

Project Information diaglog box menunjukkan informasi

penjadualan bagi projek genting(critical). Calendar field dalam dialog

box digunakan untuk menyatakan calendar yang mana akan

digunakan untuk jadual tugasan dalam perancangan projek.

Calendar field bagi Project Information dialog box

7.1.2 Mengubah Masa Bekerja

Untuk paparan atau perubahan projek calendar masa atau hari

berkerja. Boleh dilaksanakan melalui Menu Tools, klik Change Working

Time.

Microsoft Project


Dialog box bagi Mengubah Masa Bekerja

Bagi memulakan base calendar baru :

Daripada Tools Menu, klik Change Working Time

Klik arahan butang New dalam Change Working Time

dialog box

Pilih butang New

7.1.3 Pilihan Kalendar

Pilih Tools/Options daripada menu bar dan buka Options dialog

box. Klik tab Calendar.

Change Working Time Options

Microsoft Project


8. PENJADUALAN SUMBER

DAN ASSIGNMENT (tugas)

8.1 PENGENALAN

Dalam bab ini kita akan mempelajari rahsia penjadualan

kesemua sumber-sumber yang diperlukan untuk menyiapkan

sesebuah projek dan memasukkan pelbagai bentuk kos dan

menentukan sumber kepada tugas (task)

Senarai kerja yang lengkap adalah penting memadai dengan

memastikan objektif dan matlamat tercapai. Walaupun begitu, jika

anda mahukan latihan kawalan yang baik atas projek anda, kedua-

duanya pada project level dan task level mestilah ditentukan

sumbernya kepada tugas (task).

Adalah penting dicatatkan bahawa tiada kerja yang dikaitkan

dengan tugas dalam Ms Project sehingga sumber-sumber tersebut

ditetapkan pada tugas. Kita hanya boleh menganggar berapa lama

tugas-tugas yang diberikan perlu disiapkan. Ms Projek mengira tugas-

tugas apabila sumber-sumber telah ditetapkan keatasnya.

Definasi

Tempoh (duration) – Berapa lama masa diperlukan bagi

menyempurnakan tugas

Kerja (work) – Jumlah usaha yang diperlukan untuk menyiapkan

tugas.

Fine-tune kerja (work), tempoh (duration) dan sumber untuk

dijadualkan tugas pada masa yang sesuai, memastikan tugas

sependek yang mungkin dan penggunaan sumber yang berkesan.

Contoh :

Jika tempoh tugas untuk menyiapkan sesuatu projek telah hampir

tamat, tugas itu sebenarnya boleh diletakkan lebih sumber supaya

kerja itu menjadi lebih cepat atau membuat masa kerja (working

hour) yang diletakkan pada sumber lebih panjang.

8.2 KEBAIKAN PENENTUAN SUMBER KEPADA TUGAS

Beberapa kebaikan dikenalpasti jika kita melakukan penentuan

sumber

Jadual yang kita bangunkan memberi gambaran sebenar terhadap

situasi tersebut.

BAB

8

Microsoft Project


Kita juga boleh menentukan tanggungjawab bagi setiap tugas

tersebut.

Boleh memantau beban kerja dan membuat penyelarasan atau

perubahan untuk mengelakkan sumber-sumber terlebih beban.

Boleh menjejak (track) kos sumber.

8.3 KERJA, TEMPOH DAN SUMBER

Apabila anda menentukan sesuatu sumber kepada tugas, Ms Projek akan

mengira tugas-tugas tersebut berdasarkan kerja, tempoh masa, dan

sumber-sumber yang berkaitan dengan tugas tersebut.

Kerja (work) – Bilangan usaha, diukur berdasarkan unit masa (time),

dan dimasukkan ke dalam tugas sebagai sumber. Jumlah kerja (Total

work) untuk setiap tugas adalah jumlah keseluruhan kesemua unit masa,

tidak mengira banyak mana sumber ditentukan kepada tugas.

Contoh : Jika 3 orang bekerja untuk 4 jam untuk menyiapkan sesuatu

kerja, jumlah keseluruhan adalah untuk kerja tersebut adalah 12 jam.

Tempoh (Duration) – Jumlah masa diantara mula dan habis sesuatu

tugas. Microsoft Projek mengira jumlah masa berdasarkan bilangan

sumber dan bilangan kerja yang ditentukan keatasnya.

Sumber (Resources) – benda atau perkara yang membuat sesuatu

kerja atas tugas seperti orang, peralatan atau ruang pejabat. Dengan

menggunakan sumber-sumber ini memberikan kawalan yang lebih baik

atas penjadualan anda.

8.4 BAGAIMANA MS PROJEK MENJADUALKAN TUGAS

Beberapa factor perlu dilihat sebelum memasukkan data ke dalam Ms

Projek.

Pautan (Link) – pautan antara tugas(task) dan precedessor

Tempoh (Duration)

Sumber Tenaga Kerja (Resource Working) dan Masa Luar

Kerja (Nonworking Time)

Resource Unit - yang ditetapkan pada tugas

8.5 SUMBER-SUMBER

Persoalan yang perlu dijawab jika mahu memasukkan sumber-sumber ke

dalam perancangan projek

Sumber bentuk manakah yang anda perlukan?

Banyak mana sumber yang diperlukan?

Dimana kita boleh mendapatkan sumber-sumber tersebut?

Macamana anda menentukan kos projek anda?

Microsoft Project


8.5.1 Jenis-jenis sumber (Type of resource)

Ada 2 jenis

Work resources – menyelesaikan tugas dengan memberi

masa kepada mereka, mereka ini biasa manusia dan peralatan

yang telah ditetapkan untuk bekerja bagi projek tersebut.

Material resources – Adalah bekalan atau stok yang

diperlukan untuk menyelesaikan sesebuah projek. Ms projek

membenarkan anda untuk menjejak material resource dan

menetapkannya pada tugas(task).

8.5.2 Resource Pool

Apabila satu set sumber sedia digunakan ia dipanggil resource

pool Selepas anda menentukan bilangan sumber yang diperlukan,

anda perlu menakrifkan masa dan kesediaan untuk setiap sumber-

sumber tersebut. Dalam kes sumber kerja, jumlah masa mereka

bekerja boleh jadi dalam jam, hari, bulan atau tahun dan jumlah ini

(unit ukuran) bagi material resources perlu ditakrifkan dahulu.

Langkah seterusnya adalah menetapkan sumber-sumber ini

pada tugas-tugas yang sepatutnya. Anda hendaklah meletakkan masa

pada tugas yang anda assign (tetapkan) sumbernya. Apabila semua ini

telah selesai, Ms Projek boleh mengira semula waktu bekerja yang

ditampung dalam jadual bagi sumber-sumber tersebut. Cuti dan waktu

tak bekerja boleh dikenalpasti dan dimasukkan bagi setiap sumber

sumber itu. Dengan ini, anda boleh pergi selangkah kehadapan iaitu

perisian ini dapat memberitahu jika dalam projek itu anda terlebih

atau kurang menetapkan sumber.

Microsoft Project


8.5.3 Memasukkan sumber ke dalam projek

Assign Resources Dialog Box digunakan untuk membuat

senarai nama dalam resource pool.

Cara memasukkan senarai sumber :

1. Klik the Assign Resources button pada Standard Tool bar or Tools

> Resources > Assign resources.

2. Pilih cell dalam name column dan taip resource names yang

terlibat. Tekan Enter.

3. Ulang langkah 2 sehingga anda masukkan kesemua resource

names.

4. Klik OK.

Resource names tak boleh mengandungi slash (/), brackets [ ] and

commas (,).

Cara lain of menakrifkan senarai sumber anda adalah melalui Resource

Sheet View.

1. Paparkan Resource Sheet View dengan memilih View > Resource

Sheet atau tekan ikon Resource Sheet pada View bar.

2. Masukkan maklumat resource. (Untuk memasukkan material resource gunakan column Material Label)

Microsoft Project


Resource Sheet

Column Max Units mengandungi kapasiti yang maksimun bagi

sesuatu sumber tenaga kerja (Work resource) yang ada bagi mencapai

mana-mana tugas dalam sesuatu masa yang telah ditetapkan. Default

bagi format ini adalah format peratus (percentage format). Sebagai

contoh, jika unit yang ditetapkan adalah 100%, ini menunjukkan sumber

tersebut akan bekerja selama 8 jam sehari iaitu masa kerja normal. Jika

unit tersebut ditetapkan 50% maka sumber akan bekerja untuk 4 jam

sahaja, separuh daripada masa kerja normal. Dalam kes ini, jika resource

pool mengandungi 5 pekerja, maksimun unitnya adalah 500% atau

dengan bilangan 5.

Anda boleh mengubah default format kepada decimals menggunakan

Tools > Options > schedule tab > Show Assignment Units as.

Material resources tidak mempunyai Max Units. Resource units ini

menunjukkan kadar penggunaan yang tetap atau boleh berubah.

Tiga columns yang lain dalam Resource Sheet View adalah tentang kos

dan kita akan melihat lebih lanjut mengenai kos dalam bab seterusnya.

Resource information dialog box

Apabila klik pada resource pada Resource Sheet akan menunjukkan

Resource Information dialog box yang memberikan maklumat tentang

Microsoft Project


sumber, workgroup, jenis sumber, material labels, masa bekerja,kos

dan resource specific notes. Kesemua maklumat diatas boleh diubah

suai mengikut kehendak anda.

Pada tab Working Time di dalam kotak di atas, anda boleh

menetapkan base calendar yang berbeza-beza terhadap setiap sumber

dan perubahan pada masa bekerja bagi sumber tersebut seperti yang

diperlukan.

8.5.3.1 Menetapkan base calendar

Dalam Resourse Information dialog box tukar kepada resource

view dan tekan dua kali pada Working Time tab untuk

membuat sebarang perubahan.

8.5.3.1 Ubahsuai resource calendar

Tools > Change Working Times > Pilih calendar yang mahu diubah

suai.

Workgroup menerangkan macamana anda boleh berhubung

dengan sumber di dalam projek. Anda boleh menggunakan

Microsoft project Central untuk berhubung menggunakan Web.

8.6 ASSIGNMENTS

8.6.1 Menetapkan sumber pada tugas (task):

1. Buka Gantt Chart View dan Assign Resources Dialog box.

2. Dalam Entry Table pilih tugas yang anda ingin menetapkan sumbernya.

3. Dalam Assign Resources Dialog box, pilih sumber yang anda menetapkannya.

4. Klik pada Assign button.

Anda boleh ubah atau menetapkan lebih banyak sumber

menggunakan Assign Resources Dialog box.

Menyediakan fail projek, menetapkan sumber kepada tugas dan

perubahan penetapan sumber semasa perjalanan projek adalah tidak

salah, tetapi macamana anda menghubung kait ketidak pastian faktor-

faktor yang boleh memberi kesan kepada tempoh tugas dan

penetapan kerja.

Macamana Project 2003 menbantu dalam hal ini?

Apabila anda menetapkan sesuatu sumber kepada tugas,

Projek akan mengambil tempoh tugas tersebut dan akan didarab

dengan peratusan yang spesifik atau bilangan unit dalam sumber

bagi menjadikan masa bekerja yang boleh dilakukan dalam tugas.

Microsoft Project


Bekerja adalah jumlah masa atau keupayaan yang sumber yang

boleh digunakan untuk menjalankan tugas.

Tempoh adalah jumlah jam diantara mula hingga habis sesuatu

tugas.

Oleh itu,

Kerja (work) = tempoh (duration) * Units

(W= D*U)

Diantara tempoh, kerja dan units, Projek akan memilih untuk

mengubah tempoh. Jika tempoh berlaku telah ditetapkan tidak

berubah, oleh itu perubahan kerja dilakukan sebelum perubahan

pada unit.

Anda juga boleh menetapkan kawalan yang lebih besar keatas

pengiraan projek dengan menakrifkan jenis tugas (Type task)

seperti yang akan dijelaskan pada bab seterusnya.

8.6.2 Task Type

Projek ditakrifkan kepada 3 jenis tugas yang menolong kita

untu melakukan pengiraan semula pembolehubah jika sumber

ditetapkan kepada :-

1. Fixed Units

2. Fixed Work

3. Fixed Duration

Setiap jenis tugas diatas ditakrifkan berdasarkan pembolehubah yang

membuatkan ia sentiasa tetap. Untuk Fixed Unit task type, projek akan

mengira semula kerja atau tempoh apabila diperlukan, tetapi unit bagi kerja akan sentiasa tetap.

Sama juga, dalam Fixed Duration tasks, jika unit berubah, sewajarnya kerja akan dikira semula.

Apabila menggunakan Ms Projek 2003 untuk menguruskan sesuatu

projek, pengurus projek perlu menganalisa setiap tugas dan kemudian

memilih jenis tugas (task type) yang sesuai.

Tetapi default task type adalah Fixed Units task.

8.6.3 Mengubah default task type:

1. Tools > Options > Options Dialog box.

2. Schedule tab > Fixed Duration atau Fixed Work daripada Default Task

Type senarai drop-down.

3. klik OK.

Microsoft Project


Malah, bagi default settings untuk bagi tugas adalah effort-driven.

Bagi tempoh sesuatu tugas ia bergantung sepenuhnya kepada sumber

yang anda tetapkan kepadanya. Jika anda mengubah bilangan

sumber-sumber selepas penetapan pertama, projek akan mengira

semula tempoh tanpa menggangu kerja.

Anda boleh menggunakan Tools > Options > Options Dialog box >

Schedule, untuk menutupnya "New Tasks are Effort-driven" check box.

8.6.4 Menetapkan sumber-sumber kerja kepada tugas (task)

Task Form boleh memaparkan penetapan sumber yang terperinci

seperti Units dan kerja. Untuk memaparkan Task Form bersama-sama

Gantt Chart klik View > Gantt Chart > pisahkan paparannya dengan

memilih Windows > Split. Task Form secara automatic akan

memaparkan pada panel sebelah bawah. Klik-kanan disitu ada

dipaparkan menu singkatan.

8.6.5 Untuk menetapkan sumber-sumber kerja dalam

Microsoft Project


Task Form

1. Pilih tugas dalam Gantt Chart View.

2. Dalam Task Form, pilih sumber daripada nama sumber yang

terdapat dalam senarai drop-down.

3. Dalam column Unit dan kerja (Work), gunakan spin box control

untuk memasukkan units, kerja(work) atau kedua-duanya.

4. Ulang langkah 2 dan 3 sehingga kesemua sumber yang dipilih bagi

tugas-tugas tertentu dan klik OK dalam Task Form untuk

menetapkan sumber tersebut.

Anda juga boleh menetapkan sumber-sumber menggunakan Assign

Resource Dialog Box seperti yang diterangkan sebelum ini.

8.6.6 Menetapkan Sumber Material (Material Resources)

kepada Tugas (Task)

Apabila anda menetapkan sumber material, anda boleh khususkan

cara bagaimana ia digunakan. Pilih „variable material consumption‟

bagi mengubah tempoh tugas tersebut.

8.6.7 Untuk menetapkan sumber material kepada tugas dalam Gantt Chart View:

1. Pilih task dalam panel Gantt Chart.

2. Pilih ruang Resource Name dalam task form

3. Pilih resource name daripada senarai drop-down

4. Pilih ruang units dan masukkan unit yang ingin anda tetapkan. Jika

anda tinggalkan ruang ini kosong. Projek akan di set kan 1.

5. Projek akan menambah material label pada decimal entry anda.

6. Ruang Kemasukan Kerja (Work Field Entries) : Bagi kadar

penggunaan tetap, nilai dalam Work Field dan Units Field akan

menjadi sama,

7. walaupun begitu kesemua penetapan sumber adalah untuk kerja

(task). Klik OK

Jika anda bercadang membuang penetapan tersebut pada tugas, pilih

tugas dan kemudian nama sumber (resource name) yang anda ingin

buang dan tekan kekunci DELETE.

Effort Driven Task Field akan terpapar pada Task Form dan dalam Task

Information Dialog box sebagai checkbox yang telah dipenuhi dengan

default dalam Ms Projek.

Microsoft Project


9. KOS

9.1 PENAKRIFAN DAN KAWALAN KOS

Ms Projek akan mendarab bilangan jam sumber bekerja dan

setiap jam kadar harga memberi anda kadar kos sumber (resource

cost rate). Bagi sumber-sumber yang banyak kos sumber individu

ditambah. Bilangan units yang digunakan juga memberi kesan

terhadap kos material.

Kadar yang standard atau kadar bayaran bagi per jam unit

untuk jam kerja biasa atau kos per unit bagi sumber material dan

kadar kerja lebih masa didefinasikan bagi kerja lebih masa adalah dua

kadar nlai yang perlu diisi dalam Resource Sheet view. Kos tetap dan

kos sumber akan ditambah kepada jumlah keseluruhan cost.

9.2 ACCRUAL METHOD

Cara ini menerangkan bagaimana projek mengira kos. Kadang-

kadang, kita perlu membayar sumber sepenuhnya sebelum

memulakan kerja, kemudian accrual method ini diletakkan pada projek

adalah „mula(start)‟. Jikalau hendak bayaran hanya akan dibuat

selepas tugas selesai, pendekatan tamat(end) digunakan.Untuk tugas

yang sememangnya dah siap, anggaran kos adalah seperti berikut ;

Jika 20% kerja adalah siap, kos dikira pada waktu itu adalah

20% daripada anggaran kos. Ini adalah dimana accrual method boleh

memainkan peranan yang penting. Mereka tidak mempunyai apa-apa

kesan terhadap kos akhir projek.

9.3 MEMASUKKAN MAKLUMAT KOS

Pada cost tab dalam Resource Information Dialog box anda

boleh merekod 5 jenis kadar yang berlainan untuk sumber-sumber

yang dipilih dan ditetapkan bagi 5 tugas yang berbeza.

Anda juga boleh memasukkan kadar secara berasingan seperti kadar

biasa, kadar kerja lebih masa dan kos bagi setiap kegunaan.

9.4 CARA MEMASUKKAN KOS BAGI SUMBER-SUMBER:

BAB

9

Microsoft Project


1. Buka Resource Information Dialog Box dan klik pada cost tab

2. Tarikh bagi kos mungkin sama dengan tarikh projek bermula. Jika

tidak, masukkan tarikh atau pilih tarikh daripada kalendar.

3. Masukkan kadar biasa. Bagi sumber kerja telah ditetapkan nilai

default adalah $/h, tetapi anda boleh menaip dalam /y, /m seperti

yang diperlukan. Material resources menggunakan material label

untuk menetapkan kedalam sumber.

4. Masukkan kadar kerja lebih masa

5. Masukkan mana-mana nilai tambahan kos bagi setiap penggunaan

untuk sumber-sumber tersebut.

6. Kadar tersebut boleh berubah, klik pada baris kedua, masukkan

tarikh dan masukkan kadar baru, kerja lebih masa dan kos bagi

setiap penggunaan kadar tersebut. Anda juga boleh memenuhi

kadar yang sebenar atau memasukkan nilainya sebagai %

pengurangan atau penambahan daripada kadar dalam baris

pertama.

7. Jika sumber-sumber dalam berlainan accrual methods, pilih pilihan

anda daripada senarai kos terakru.

Ms Project ini menyokong kos tetap dan boleh berubah. Kos yang

tetap adalah kos yang tidak berubah sepanjang perjalanan projek.

Untuk memasukkan kos tetap pilih View > Table > Cost dan buka

jadual kos (cost table). Pilih ruang kos tetap untuk tugas tersebut dan

masukkan nilainya.

Sebagai tambahan kepada kos yang tecatat diatas, anda juga boleh

mempunyai kos sumber tetap. Ini boleh dilakukan jika sejumlah nilai

dibayar kepada sumber itu tanpa mengira kerja yang dilakukan

olehnya.

Untuk memasukkan kos tersebut, asingkan Gantt Chart View dan

aktifkan panel sumber yang dibawah dan ikut langkah-langkah

tersebut.

1. Pilih Format > Details > Resource Costs untuk memaparkan kos

secara terperinci.

2. Pilih tugas dan tetapkan Task Type kepada fixed duration.

3. Masukkan nama sumber dan % dalam ruang unit.

4. Klik OK.

5. Masukkan nilai dalam ruang kos.

6. Klik OK.

Sebarang perubahan tambahan bagi penetapan sumber boleh dibuat

menggunakan Task atau Resource Usage View dan Assignment

Information Dialog box.

Microsoft Project


10. MEMFORMAT DAN

PAPARAN MENCETAK

10.1. Pengenalan

Di dalam bab ini akan diterangkan bagaimana untuk menetapkan

paparan maklumat bagi sesuatu projek, memformat dan mengubah

paparan dan mencetak jadual projek yang telah siap

10.2. Memformat Paparan Pelbagai bentuk paparan maklumat boleh disediakan oleh perisian

Microsoft Project mengikut kehendak pengguna

Ada beberapa cara untuk memulakan Microsoft Project. Di bawah

adalah langkah-langkah yang biasa digunakan untuk memulakan

perisian ini.

10.2.1 Memformat Teks

Bagi memformat sesuatu teks yang telah dipilih, butang Formating

Toolbar atau pilihan Format Menu boleh digunakan. Fungsi Format

Painter pada ruangan toolbar membolehkan bentuk format yang telah

dibuat bagi sesuatu teks disalin ke mana-mana teks yang lain pula

1. Pilih sel yang ingin diformat

2. Pilih Format > Font untuk memaparkan Font Dialog Box.

3. Setkan atribut fon bagi teks yang telah dipilih.

BAB

10

Microsoft Project


Rajah 10.0: Cara untuk memaparkan Font Dialog Box

Rajah 10.1: Font Dialog Box

Microsoft Project


10.2.2 Memformat Skala Masa (Timescales)

Terdapat dua jenis skala masa yang boleh digunakan di dalam carta

gantt iaitu:-

Major Unit scale

Minor Unit scale

Langkah-langkah bagi memformat skala masa:-

1. Pilih Format > Timescale untuk membuka Timescale Dialog

Box

2. Pada tab skala Tier Formating , pilih unit masa yang dikehendaki

Rajah 10.2 : Cara untuk memaparkan Timescale Dialog Box

Rajah 10.3: Timescale Dialog Box

Microsoft Project


10.2.3 Memformat Paparan Mencetak Sebelum mencetak dokumen projek yang telah siap, adalah amat

penting untuk memformat paparan mencetak terlebih dahulu. Untuk

memformat paparan mencetak, klik pada tab File > Page Setup dan

Page Setup Dialog Box akan dipaparkan

Rajah 10.4:Cara untuk memaparkan Page Setup Dialog Box

Microsoft Project


Rajah 10.5: Page Setup Dialog Box

10.2.4 Mencetak Laporan

Dengan menggunakan perisian Microsoft Project, laporan dapat

dicetak dalam pelbagai kategori iaitu :-

i) Overview Report

ii) Top Level Task Report

iii) Critical Task Report

iv) Milestones Report

v) Working Days Report

vi) Cost Reports

vii) Assignment Reports

viii) Workload Report

Microsoft Project


10.2.4.1 Cara Mencetak Laporan

1) Klik tab View > Reports untuk membuka Reports Dialog

Box dan pilih kategori laporan yang ingin dicetak

Rajah 10.6: Membuka Reports Dialog Box

Microsoft Project


Rajah10.7: Reports Dialog Box

Rajah 10.8: Memilih format paparan laporan yang bersesuaian

Microsoft Project


Rajah 10.9: Contoh laporan Workload Category Report

10.2.4.2 Membuat laporan baru

1. Pillih View > Reports

2. Klik pada Custom Category untuk membuka Custom Reports

Dialog Box

New – Menghasilkan laporan baru

Edit – Mengubahsuai laporan sedia ada

Copy – Menyalin format laopran sedia ada

Organizer – Berkongsi laporan dalam Ms Project

3. Taip nama laporan yang dihasilkan

4. Memformat bentuk laporan menggunakan butang Organizer

Microsoft Project


Rajah 10.10: Memilih Custom Report

Rajah 10.11: Custom Reports Dialog Box

Rajah 10.12: Jika Butang New dipilih dari Custom Reports Dialog Box

Microsoft Project


Rajah 10.13: Jika Butang Edit dipilih dari Custom Reports Dialog Box

Rajah 10.13: Jika Butang Copy dipilih dari Custom Reports Dialog Box

Microsoft Project


Rajah 10.15: Jika Butang Organizer dipilih dari Custom Reports Dialog Box

Microsoft Project


11. MENJEJAKI DAN

MENGANALISA

PERKEMBANGAN PROJEK

11.1. Pengenalan

Kebiasaannya setiap perancangan projek yang telah dibuat

akan sentiasa dirujuk bagi memastikan ia berjalan dengan lancar

mengikut perancangan. Ia juga dapat membantu dalam memastikan

perancangan projek juga dapat dikemaskini jika terdapat perubahan

ketika projek sedang berjalan.

11.2. Menjejaki Projek Menggunakan MS Project

Perkara yang paling penting bagi seseorang pengurus projek

ialah memastikan projek berjalan lancer terutama daripada aspek

masa dan kos. Untuk membolehkan pengurus projek memantau

projeknya dengan berkesan, satu kaedah menjejaki perjalanan projek

yang berkesan diperlukan

Pada peringkat permulaan iaitu semasa proses perancangan

perjalanan projek menggunakan MS Project adalah amat penting

untuk menyimpan fail tersebut dalam format baseline. Setelah itu ia

akan dibandingkan dengan perjalanan sebenar projek tersebut.

11.2.1 Baseline

Terdapat ruangan untuk perjalanan projek sebenar dan

baseline bagi sesuatu projek. Ruangan perbezaan pula menyatakan

perbezaan di antara perjalanan projek sebenar dengan baseline. Jika

perbezaan yang positif ditunjukkan ini bermaksud bahawa projek itu

mengambil masa yang lebih lama daripada apa yang dirancang.

Microsoft Project akan mengira perbezaan di antara baseline

dan perjalan projek sebenar berdasarkan start date, duration, work

dan costs. Bagi melihat perbezaan ini, pilih Tracking Gantt Chart View

dan pilih Variance Table.

BAB

11

Microsoft Project


11.2.1.1 Menetapkan Baseline

Perancangan projek yang telah dibuat sebelum projek berjalan

merupakan perancangan yang telah dirangka rapi berdasarkan faktor

masa, kos dan sumber. Oleh itu untuk melihat samada perjalanan

projek akan mengikut perancangan, kita perlu menetapkan baseline.

Baseline adalah amat penting untuk memantau perkembangan

sesuatu projek. Ini adalah kerana ia mengandungi jadual asal, sumber

dan kos yang dijangka. Apabila perbandingan telah dibuat di antara

baseline dan perjalanan projek sebenar, pengurus projek dapat

merancang kembali atau mengubah keperluan mengikut perjalanan

projek semasa.

11.2.1.2 Menyimpan dalam format Baseline

Apabila sesuatu perancangan projek itu disimpan dalam format

baseline, tidak bermakna penambahan kepada perancangan projek

yang asal tidak boleh dilakukan. Maklumat terkini perkembangan dan

perjalanan projek semasa perlu dimasukkan agar perancangan projek

sentiasa dikemaskini dan terkini.

Rajah 11.0: Membuka Save Baseline Dialog Box

Microsoft Project


Rajah 11.1: Save Baseline Dialog Box

11.2.2 Memasukan Maklumat Tugas Yang Telah Dikemaskini

Proses mengemaskini maklumat projek dengan menggunakan

Tracking Table di dalam Task Sheet View. Paparan ini

mengandungi Actual Start and Finish, Percent Complete, Actual

Duration, Remaining Duration, Actual Cost dan Actual Work

Fields

11.2.2.1 Mengubah paparan ke Task Sheet/Tracking Table View

1) Pilih View > More Views – Task Sheet dan klik OK

2) Pilih Views > Table - Tracking

Microsoft Project


11.2.2.2 Mengubah paparan ke Task Sheet/Tracking Table View

1) Pilih dan klik sel di mana data ingin dimasukkan

2) Klik anak panah ke bawah untuk memilih tarikh daripada

calendar

Microsoft Project


Senarai istilah

1. Assignments Tugasan

2. Constraints Kekangan

3. Deadline Tarikh Akhir

4. Default Sedia ada

5. Flows Aliran

6. Dialog box Kekotak Bualan

7. Highlighting Menandakan

8. Outlining Penyususnan

9. Set Menetapkan

10. Schedule Penjadualan

11. Task Tugasan

12. Tools Peralatan

Documents

PENGENALAN KEPADA BAB PENGURUSAN PROJEKregistrar.utm.my/hcd/files/2013/01/Nota-Kursus-MS-Project.pdf · PENGURUSAN PROJEK 1.1. PENGURUSAN ... menetapkan kos sumber manusia sejam atau