PENGENDALIAN APOTEK/FAMASI RUMAH

SAKIT

PENGENDALIAN

BARANG UANG

REGULER

KHUSUS

TUNAI

PIUTANG

Pengendalian Barang Reguler Cek stock Pengendalian Harga Pengendalian Barang Macet Pengendalian Barang Kadaluarsa

Pengendalian Barang Khusus Narkotika & Psikotropika Standarisasi

CEK STOCK

Petugas (AA yang ditunjuk)

Sampling obat

Hitung jumlah (= data di komputer/kartu stock)

Sesuai Tidak sesuai

Ditelusuri secara manual

Kriteria Barang yang disampling : pareto, fast moving, harga mahal, dan penyimpanan khusus

PENGENDALIAN HARGASampling obat

Survei harga di beberapa apotik kompetitor

HJA hasil survei dibandingkan dengan HJA apotek

HJA Apt < HJA Aptk lain HJA apt > HJA Aptk lain

Evaluasi dengan melihat data: HNA + PPN, disc & margin

Penyesuaian

PENGENDALIAN BARANG MACET

Kriteria barang macet : tidak masuk dalam transakasi pen-jualan selama 3 bulan terakhir dan tidak ada pengeluarandari gudang sejak 3 bulan.

Setiap bulan, petugas gudang menerima Data BarangMacet dari SIM

Petugas Gudang memeriksa kembali : apakah barang tsb masuk kriteria barang macet, kesesuaian

Jumlah dan jenis barang

Barang macet disimpan berdasarkan produsen/ vendor

Barang macet & fakturDiserahkan ke Bagian

Pembelian untuk diretur

Dibuat Berita Acara Retur Barang

Diarsipkan

•Barang layak jual•Barang dapat dijual •tanpa R/ dokt

Disimpan di etalase & diusahakan terjual

*Barang tidak layak jual*Barang tidak dapat dijual tanpa R/ dokt

Dikumpulkan & dimusnahkan (kerugian apotik)

Membuat kesepakatan dengan vendor,Apakah barang dapat dikembalikan / tidak

Ya Tidak

PENGENDALIAN BARANG KADALUARSA

Setiap Bulan, SIM mengeluarkan data berupaDaftar Barang Kadaluarsa 6 bulan ke depan

Untuk Petugas Gudang

Petugas Gudang cek ke etalase dan gudang

Barang ditarik ke gudang & ditandai

Disiapkan faktur pembelian

Barang & faktur diserahkan ke Bag. Pembelian

Proses retur ke vendor

The Final Set of IndicatorsStage of medicin

e manage

ment

No Indicator Standard Value

Storage 1 Conformity of records to physical checks on medicine quantity 100 %

2 Turn over ratio 8 - 12 x

3 Percentage of medicines placed in shelf properly 100 %

4 Percentage of damaged and expired medicine 0 %

Distribution 1 Percentage of generic medicine

use >80 %

2 Percentage of outpatient complaints 0 %

3 Percentage of doctors complaints 0 %

4 Time to fill prescription <30 minutes5 Percentage of prescription which

are not filled 0 %6 Percentage of non-formulary

medicines 0 %

Indicators Unit Calculation

Percentage of medicines placed in shelf properly

%

Randomly select 10 medicine items, check the order of purchase, check the placement of the medicines. The first in (or the first expired) must be in the front rows. Calculate the number of items placed incorrectly, divide by 10, x 100%

Percentage of damaged and expired medicine

%Calculate the value of damaged and expired medicine s (Rp), divided by the total value (Rp) of medicines in stock, x 100 %

Percentage of generic medicine use

% Calculate the number of R/ in generic in the last 1 month, divided by the total R/ in the respective month, x 100%

Percentage of outpatient complaints

%Interview 30 out-patient exits, calculate the percentage of patients who are not satisfied with the pharmaceutical services

Percentage of doctors complaints %

Interview 10 doctors on the day of visit, calculate the percentage of doctors who are not satisfied with the pharmaceutical services

Time to fill prescription

minutes

Randomly select 20 out patients in the pharmacy service area, calculate the average time spent to get the prescription ready

Percentage of prescription which are not filled

%Calculate the number of prescription filled during the last 10 days, divided by the total number of prescriptions written during the same period, x 100%

Percentage of non-formulary medicines %

Observe all prescription during the last 10 days, calculate the number of R/ which is not from the hospital formulary, divided by the total R/ of the same period, x 100%

Calculation

PENGENDALIAN NARKOTIKA DAN PSIKOTROPIKA

• Pelayanan di apotek:

Resep masuk

Petugas (AA) menerima dan menyiapkan obat yang dibutuhkan

Isi kartu stock dan form kendalipemakaian narkotika dan psikotropika

Obat diserahkan

Kartu stok obat berisi nama, dosis, sediaan obat, satuan, tanggal dan jam pemakaian, keterangan, jumlahobat masuk, keluar dan sisa serta paraf petugas.

Form kendali pemakaian narkotika / psikotropika berisitanggal, jam obat dipakai, nama dokter yangmeresepkan, nama dan alamat pasien yang memerlukan,nama, jumlah obat yang digunakan, sisa stok obat sertaacc apoteker ybs.

Form serah terima narkotika / psikotropika antar shiftberisi tanggal, jam serah terima, nama dan jumlah sisa obat, serta nama dan paraf petugas yang menyerahkan dan menerima.

• Serah Terima Antar Shift

Akhir shift

Petugas shift sebelumnya menghitung sisa obatdan mengisi form serah terima antar shift

Petugas shift berikutnya, cek ulang jumlah obat ( bandingkan kartu stock vs form kendali

pemakaian narkotika / psikotropika

sesuai

Masing-masing petugas mesngisinama dan paraf di form serah terima

Pengendalian Uang Tunai Pemeriksaan Pembatalan Penjualan Tunai Pemeriksaan Retur Barang Pemeriksaan Uang Setoran

Pengendalian ini dilakukan oleh petugas cek keuangan kontan(CKK) yang berkoordinasi dengan SIM dan depo pelayanan

PEMERIKSAAN UANG SETORAN (CEK KEUANGANKONTAN)

Setiap hari, SIM mengeluarkan data penjualantransaksi tunai untuk Petugas CKK

Petugas CKK meminta data setoran kepada petugas akuntansi

Petugas menghitung selisih dari 2 data tsb

Selisih + Selisih -

Selisih -

Petugas memeriksa kesesuaian data antara akumulasipenjualan harian vs resep vs struuk cash register

Hasil pemeriksaan ditulis di form laporan cekkeuangan kontan dan dilaporkan ke Apoteker QA

Laporan Cek Keuangan Kontan dilaporkan Kepada Apt yang bersangkutan

untuk ditindaklanjuti

Apt melaporkan hasil tindak lanjut yg diperoleh

Periksa & acc Apt QA

Alur PELAYANAN RESEP di Apotik

Depo Farmasi

Pemeriksaan

Penyiapan obat + pemasangan etiket

Pencetakan etiket

Persetujuan pasientidak ada masalah

Skrining Resep

PasienResep

DepoFarmasiAda

masalahNomor tunggu

DOKTER

Penyerahan Obat

Informasi & Verifikasi

Pasien

R/

no

R/

R/

R/

no

PEMERIKSAAN KEDUA OLEH APOTEKER ‘BACK’

BETUL

ARSIP RESEP

DISKUSI ANTAR APOTEKER

KONSULTASI DOKTER

KONFIRMASI PETUGAS

KOREKSI RESEP

SALAH

PEMERIKSAAN PERTAMA OLEH APOTEKER ‘FRONT’

PENYERAHAN OBAT KE PASIEN

Menyusul ke alamat

Pasien

QUALITY CONTROL RESEP (Penanganan Koreksi Resep)

Pelayanan Resep

R/

R/

R/

R/R/

R/

SOUND ALIKEjantung LANOXIN LOXONIN Analgesik,

antirheumatik.

antiulcer LOSEC LASIX diuretikaantiemetik, antivertigoantipsikotik

CHLORPROMAZIN

CHLORPROPAMID

Antidiabet

antihistamin

DIPHENHYDRAMINE

DIMENHYDRINAT

Antiemetik antivertigo

HIGH-ALERT MEDICATIONS

OBAT ANTIDIABETES oral- Banyak interaksi (warfarin, digoxin,

obat tiroid, beta blocker) hipoglikemi

- Bila tidak dilakukan perubahan doses bila pasien diet, exercise hipoglikemi

- Bila keliru diberikan pada pasien non diabet hipoglikemi koma.

NOMENCLATURE Drug misadventure

– A broad label applied to adverse drug events, prescribing errors, medication errors

Adverse drug events– Injuries from a drug related intervention. They

can include prescribing errors, dispensing errors, medication administration errors

Dispensing error– Deviations from the prescriber’s order, made

by staff in the pharmacy units Prescribing error

– Mistakes made by the prescriber when ordering a medication

Terima Kasih Atas Perhatiannya