PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN - ipbl.edu.my file3.1 IPGM-PPK-MK-01 3.2 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM 2 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan 3.8 Code Of Practice for Programme

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA

NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00

PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN

TARIKH KUAT KUASA : 01.01.2018

PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

MUKA SURAT : 1/16

IPGM-PPK-PUP-09


Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

Jawatan: PENGARAH SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN

Jawatan: REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA

Tarikh: 29 Disember 2017 Tarikh: 29 Disember 2017

SALINAN TERKAWAL

Dokumentasi ini adalah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Kawalan Dokumen IPGM


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 2/16

IPGM-PPK-PUP-09

Januari 2018

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan Pengurusan Aset Alih

Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap, berkesan dan menepati Tatacara

Pengurusan Aset Alih Kerajaan [Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM 2] yang

ditetapkan.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut

Pendidikan Guru (IPG) bagi mematuhi Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM 2 - Tatacara

Pengurusan Aset Alih Kerajaan.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

3.1 IPGM-PPK-MK-01

3.2 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM 2 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan

3.8 Code Of Practice for Programme Accreditation (COPPA)

4.0 DEFINISI

4.1 Istilah

4.1.1 Aset ialah sumber yang dikawal oleh entiti, hasil daripada peristiwa

lampau dan memberi manfaat ekonomi masa hadapan atau potensi

perkhidmatannya dijangka mengalir ke dalam entiti.

4.1.2 Aset Alih bermaksud aset atau peralatan yang boleh dipindahkan

atau dialihkan dari satu tempat ke tempat lain secara mudah

termasuk Aset Alih yang dibekalkan bersekali dengan penyediaan

bangunan atau infrastruktur lain.


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 3/16

IPGM-PPK-PUP-09

Januari 2018

4.1.3 Kumpulan Aset Alih

Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-

(a) Harta Modal (Aset Alih Dipermodalkan)

- Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM2,000 (Ringgit Malaysia

Dua Ribu) atau lebih setiap satu unit.

(b) Aset Alih Bernilai Rendah (Aset Alih Tidak Dipermodalkan)

- Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM2,000

(Ringgit Malaysia Dua Ribu) setiap unit.

4.1.5 Pegawai Aset ialah pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk

menjaga dan menguruskan aset.

4.1.6 Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk

menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.

4.1.7 Pegawai Bertauliah ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang

tertentu.

4.1.8 Pegawai Pemeriksa ialah pegawai yang tidak terlibat secara langsung

dalam pengurusan aset dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk membuat

pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori.

4.1.9 Pelupusan ialah satu proses bagi mengeluarkan aset dari milikan,

kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

4.1.10 Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan

oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan,

penipuan atau kecuaian pegawai awam.

4.1.11 Hapus kira bermaksud satu proses untuk membatalkan rekod aset yang

hilang.

4.1.12 Pegawai Pengawal ialah Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 4/16

IPGM-PPK-PUP-09

Januari 2018

Malaysia.

4.1.13 Ketua Jabatan bermaksud Rektor/Pengarah IPG.

4.1.14 Lembaga Pemeriksa bermaksud lembaga yang ahlinya terdiri daripada

pegawai Kumpulan Profesional dan Pengurusan dan Kumpulan Sokong

I atau setaraf yang dilantik oleh Pegawai Pengawal, tidak terlibat terlibat

dalam pengendalian aset dan mempunyai kepakaran memeriksa aset

bagi tujan pelupusan.


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 5/16

IPGM-PPK-PUP-09

Januari 2018

4.2 Singkatan

KJ : Ketua Jabatan (Rektor/Pengarah IPG)

TP : Timbalan Pengarah Institut Pendidikan Guru

KPP : Ketua Penolong Pengarah

PA : Pegawai Aset

JKPAK : Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan

PEK/PE : Pegawai Eksekutif Kanan / Pegawai Eksekutif

PDK : Pegawai Yang Di Beri Kuasa

PT : Ketua Pembantu Tadbir / Pembantu Tadbir

PJ : Pembantu Jurutera

PO : Pembantu Operasi

PP : Pegawai Penerima

BPPA : Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset

SPPA : Sistem Pemantauan Pengurusan Aset Alih

PPriksa : Pegawai Pemeriksa

JP : Jawatankuasa Penyiasatan

PB : Pegawai Bertauliah

LP : Lembaga Pemeriksa

TPAAK : Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 6/16

IPGM-PPK-PUP-09

Januari 2018

D

P A

C

1. Mengenalpasti pegawai yang akan dilantik sebagai : (a) Pegawai Aset (b) Pegawai Penerima (c) Pegawai Pemeriksa (d) Lembaga Pemeriksa

2. Menyenaraikan dan membuat perancangan aset yang memerlukan penyelenggaraan dan pemeriksaan.

3. Mengenalpasti aset yang perlu dilupuskan 4. Merancang pemeriksaan aset alih di IPG Kampus 5. Mengenalpasti risiko

1. Memastikan semua KEW.PA diisi mengikut TPPAK

2. Pegawai Pemeriksa melaksanakan pemeriksaan fizikal aset beserta dengan rekod

sekurang-kurangnya sekali setahun.

3. Memantau penyelenggaraan dengan syarikat yang dilantik.

4. Membuat pemeriksaan aset dan dokumen di IPG Kampus yang dipilih secara rawak

setahun sekali

5. Memantau pelaksanaan pelupusan di IPG Kampus mengikut tempoh dan kaedah

pelupusan yang telah diluluskan

6. Menilai risiko

1. Membentang Laporan Pemeriksaan Aset dalam Mesyuarat JKPAK IPGM/IPG

Kampus.

2. Menyelaras semua laporan IPG Kampus untuk dihantar ke BPPA.

3. Membuat Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan bagi aset yang telah dilupuskan.

4. Membuat penilaian terhadap penyelenggaraan oleh Syarikat yang dilantik atau dipilih

5. Menyediakan laporan pemeriksaan di IPG Kampus dan penambahbaikan

6. Menyediakan laporan hasil pemeriksaan di IPG Kampus dan melaksanakan

penambahbaikan

7. Mengambil tindakan pelan pengurusan risiko (sekiranya ada)

1. Membuat memo pelantikan bagi :

(a) Pegawai Aset

(b) Pegawai Penerima

(c) Pegawai Pemeriksa

(d) Lembaga Pemeriksa

2. Menguruskan aset alih kerajaan mengikut Tatacara Pengurusan Aset Alih

Kerajaan bagi aset yang baru dan sedia ada (seperti mendaftar aset baru

atau mengemaskini aset sedia ada).

3. Melaksanakan pelupusan mengikut kaedah pelupusan yang diluluskan

4. Mengkaji risiko

5.0 RINGKASAN PROSES PLAN-DO-CHECK-ACT (PDCA)


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 7/16

IPGM-PPK-PUP-09

Januari 2018

6.0 PROSES KERJA : PENERIMAAN

Tanggungj

awab

Proses Output

KJ/PA/PT

PP/PB

PP/PB

PP/PB

KJ

PP/PB

PP/PB

PP/PB

Memo Pelantikan

Pesanan Kerajaan (LO) / Nota Serahan/

Invois/ Surat Jaminan/ Dokumen Kontrak

KEW.PA-1

Nota Serahan

Salinan LO/ Nota Serahan/ Invois/ Surat

Jaminan


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 8/16

IPGM-PPK-PUP-09

Januari 2018

6.0 PROSES KERJA : PENDAFTARAN

Tanggungjawab Proses Output

PA/PT

PA/PT

PA/PT

PA/PT

PA/PT

PA/PT

PA/PT

PA/PT

PA/PT

PT

Pesanan Kerajaan (LO) / Nota Serahan/ Invois/

Surat Jaminan/ Dokumen Kontrak

KEW.PA-2 / KEW.PA-3

KEW.PA-13

KEW.PA-4 / KEW.PA-5

Nombor Siri Pendaftaran

KEW.PA-7


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 9/16

IPGM-PPK-PUP-09

Januari 2018

6.0 PROSES KERJA : PENGGUNAAN DAN PERGERAKAN ASET GUNASAMA


PA/PT

PA/PT

PA/PT

PT

Peminjam

Peminjam/ PA/ PT

KEW.PA-6

Memo

KEW.PA-6 / Borang Kebenaran Membawa Aset Keluar Dari Pejabat

KEW.PA-6


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 10/16

IPGM-PPK-PUP-09

Januari 2018

6.0 PROSES KERJA : PEMERIKSAAN


KJ/PA/PT

PPriksa

Ppriksa

PPriksa

PPriksa

KJ

KJ/PA

PA/PT/BPPA

PA/PT/BPPA

PA/PT/BPPA

Memo Pelantikan

KEW.PA-10 dan KEW.PA-11

KEW.PA-10 dan KEW.PA-11

KEW.PA-10, KEW.PA-11 dan KEW.PA-12

KEW.PA-10, KEW.PA-11 dan KEW.PA-12

Ringkasan Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Aset Bernilai Rendah


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 11/16

IPGM-PPK-PUP-09

Januari 2018

6.0 PROSES KERJA : PENYELENGGARAAN

Tanggungj

awab

Proses Output

PA/PT

PA/PT

PA/PT

PA

PT

KEW.PA-9 / KEW.PA-13

KEW.PA-14


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 12/16

IPGM-PPK-PUP-09

Januari 2018

6.0 PROSES KERJA : PELUPUSAN

Tanggung

jawab

Proses Output

PA

PA/PT

PA/PT

LP

LP

LP

PA/PT

PA

KEW.PA-16

KEW.PA-17

KEW.PA-17

KEW.PA-17

KEW.PA-17


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 13/16

IPGM-PPK-PUP-09

Januari 2018

6.0 PROSES KERJA : PELUPUSAN

Tanggung

jawab

Proses Output

PA

PA/PT

PA/PT

PA/PT

PA/PT

PA/PT

PA/PT

Surat Kelulusan/ Keputusan

KEW.PA-18 / KEW.PA-19

KEW.PA-2/ KEW.PA-3


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 14/16

IPGM-PPK-PUP-09

Januari 2018

6.0 PROSES KERJA : HAPUS KIRA

Tanggung

jawab

Proses Output

PA

PA

KJ/PA

Pengawai Pengawal

JP

JP

PA/PT

Laporan Polis

KEW.PA-28

KEW.PA-29

KEW.PA-30


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 15/16

IPGM-PPK-PUP-09

Januari 2018

6.0 PROSES KERJA : HAPUS KIRA

Tanggung

jawab

Proses Output

PA/PT

Pengawai Pengawal

PA

PA

Perbendah

araan

KJ/PA

PA/PT

KEW.PA-30

Surat Keputusan

KEW.PA-31


NO.KELUARAN : 10

NO.PINDAAN : 00




MUKA SURAT : 16/16

IPGM-PPK-PUP-09

Januari 2018

7.0 REKOD KUALITI

Bil Perkara Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran

1. KEW.PA-1 IPGM / IPG 5 Tahun -





















Documents

PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN - ipbl.edu.my file3.1 IPGM-PPK-MK-01 3.2 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM 2 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan 3.8 Code Of Practice for Programme