Upload
nguyendieu
View
286
Download
3
Embed Size (px)
Citation preview
MANUAL KUALITI
MK.PBUiTM.01
ISO 9001:2008
Keluaran 7 Pindaan 00
Tarikh 1 Oktober 2010
PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
40450 SHAH ALAM
LAMAN WEB : http://www.bendahari.uitm.edu.my/
Disediakan oleh Diluluskan oleh
Nama
Norizan binti Ab Ghani
Sanip bin Wahid
Jawatan
Timbalan Bendahari Kanan
(Wakil Pengurusan ISO
Pejabat Bendahari)
Bendahari
Universiti Teknologi MARA
Tandatangan
Tarikh
01/10/2010
01/10/2010
Dikeluarkan kepada :-
Encik Sanip bin Wahid
No Salinan Kawalan : 07
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 2
MK.PBUiTM.01
ISI KANDUNGAN
KAWALAN DOKUMEN 8
TANGGUNGJAWAB PEMEGANG SALINAN DOKUMEN
TERKAWAL
9
SENARAI PEMEGANG DOKUMEN TERKAWAL 10
REKOD PINDAAN 11
1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI 12
1.1 Pendahuluan 12
1.2 Tujuan 12
1.3 Kandungan Manual 13
1.4 Penyediaan, Penguatkuasaan dan Pengedaran 14
1.5 Penyelarasan Pindaan 14
2.0 MAKLUMAT ORGANISASI 15
2.1 Sejarah dan Latar Belakang Pejabat Bendahari 15
2.2 Pencapaian Pejabat Bendahari
2.2.1 Penubuhan Unit Kewangan Zon
2.2.2 Penggunaan Sistem Kewangan Berkomputer
2.2.3 Pembayaran Melalui IBG
2.2.4 Penyertaan Dalam Aktiviti Kualiti
16
18
20
21
22
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 3
MK.PBUiTM.01
2.3 Visi 25
2.4 Misi 25
2.5 Matlamat Pengurusan Kewangan 26
2.6 Ciri-ciri Pengurusan Kewangan Terbaik 26
2.7 Objektif Pejabat Bendahari 27
2.8 Struktur Organisasi 28
2.9 Fungsi Utama 29
2.10 Definisi 30
2.11 Singkatan 33
3.0 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI 34
3.1 Skop Pelaksanaan 34
3.2 Batasan Aplikasi Pelaksanaan ISO 9001:2008 35
3.3 Aktiviti Teras Pengurusan Kewangan Universiti 36
3.3.1 Belanjawan
3.3.2 Bayaran
3.3.3 Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan
3.3.4 Akaun dan Sistem
3.3.5 Penerimaan
3.3.6 Pengurusan Harta Benda
3.3.7 Kemudahan Staf
36
36
37
37
38
38
39
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 4
MK.PBUiTM.01
3.3.8 Pendahuluan dan Pelarasan
3.3.9 Pentadbiran
39
39
4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI 39
4.1 Keperluan Am 39
4.1.1 Penerangan Sistem Pengurusan Kualiti
4.1.2 Manual Kualiti
4.1.3 Prosedur Kualiti
4.1.4 Arahan Kerja
4.1.5 Dokumen Sokongan dan Luaran
46
46
46
50
50
4.2 Keperluan Dokumentasi 52
4.2.1 Am
4.2.2 Manual Kualiti
4.2.3 Kawalan Dokumen
4.2.4 Kawalan Rekod
52
53
53
57
5.0 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 58
5.1 Komitmen Pengurusan 58
5.2 Keutamaan Pelanggan 59
5.3 Dasar Kualiti 60
5.4 Perancangan 61
5.4.1 Objektif Kualiti 61
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 5
MK.PBUiTM.01
5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti
62
5.5 Tanggungjawab, Bidang Kuasa dan Komunikasi 64
5.5.1 Tanggungjawab dan Bidang Kuasa
5.5.2 Wakil Pengurusan
5.5.3 Komunikasi Dalaman
64
64
65
5.6 Kajian Semula Pengurusan
5.6.1 Am
5.6.2 Input Kajian Semula Pengurusan
5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan
66
66
67
68
6.0 PENGURUSAN SUMBER 69
6.1 Penyediaan Sumber-sumber 69
6.2 Pengurusan Sumber Manusia 70
6.2.1 Am
6.2.2 Kompetensi, Kesedaran dan Latihan
70
70
6.3 Infrastruktur 71
6.4 Persekitaran Kerja 72
7.0 PENZAHIRAN PRODUK 73
7.1 Perancangan Bagi Penzahiran Produk 73
7.2 Proses Berkaitan Pelanggan 76
7.2.1 Penentuan Keperluan Pelanggan 76
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 6
MK.PBUiTM.01
7.2.2 Kajian Semula Keperluan Berkaitan Produk
7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan
76
77
7.3 Rekabentuk Dan Pembangunan Produk 78
7.4 Perolehan 79
7.4.1 Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan
7.4.2 Maklumat Bagi Perolehan
7.4.3 Pengesahan Bekalan Dan Perkhidmatan
79
80
80
7.5 Penyediaan Pengurusan Kewangan 82
7.5.1 Kawalan Proses
7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran Dan Pelaksanaan
Pengurusan Kewangan
7.5.3 Identifikasi Dan Kemudahkesanan
7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan
7.5.5 Pengendalian Dan Penyimpanan Dokumen
82
89
89
90
90
7.6 Kawalan Ke atas Peralatan Pengukuran Dan
Pemantauan
91
8.0 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN
SISTEM PENGURUSAN KUALITI 92 8.1 Panduan Am 92
8.2 Pengukuran Dan Pemantauan 92
8.2.1 Kepuasan Pelanggan 92
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 7
MK.PBUiTM.01
8.2.2 Audit Dalam
8.2.3 Pemantauan Dan Pengukuran Proses
8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran Produk
94
95
96
8.3 Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 97
8.4 Analisis Data 98
8.5 Penambahbaikan
8.5.1 Penambahbaikan Berterusan
8.5.2 Tindakan Pembetulan
8.5.3 Tindakan Pencegahan
99
99
99
101
9.0 RAJAH
Rajah 4.1 - Struktur Dokumentasi ISO 9001:2008
PBUiTM
42
Rajah 4.1b-1 - Pelan Pengurusan Kualiti 43
Rajah 4.1b-2 - Pelan Pengurusan Kewangan 44
Rajah 4.1b-3 - Pelan Kualiti PBUiTM :
Penambahbaikan
45
10.0 LAMPIRAN – CARTA ORGANISASI
11.0 INDEKS
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 8
MK.PBUiTM.01
KAWALAN DOKUMEN
Dokumen kualiti yang terkandung di dalam fail ini disediakan bagi
memastikan pengurusan kewangan yang dilaksanakan oleh Pejabat
Bendahari Universiti Teknologi MARA (UiTM), memenuhi keperluan piawaian
ISO 9001:2008.
Dokumen ini adalah TERKAWAL dan tertakluk kepada peraturan-peraturan
berikut:-
a) Diberi nombor kawalan tertentu dan dikemaskini apabila terdapat
pindaan.
b) Dipinda mana-mana bahagian atau keseluruhannya oleh Wakil
Pengurusan ISO (WP) PBUiTM dengan kelulusan Bendahari UiTM atau
seperti yang diputuskan di dalam MKSP Pejabat Bendahari UiTM.
c) Ditanda dengan perkataan DOKUMEN INDUK pada setiap muka surat
naskah induk.
Salinan-salinan DOKUMEN INDUK tidak akan membawa perkataan DOKUMEN
INDUK. Salinan-salinan tersebut akan ditanda sebagai “SALINAN DOKUMEN
TERKAWAL” dan diedarkan kepada staf seperti yang ditetapkan oleh
Bendahari UiTM dalam Senarai Pemegang Dokumen Terkawal.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 9
MK.PBUiTM.01
TANGGUNGJAWAB PEMEGANG SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan
salinan dokumen ini sentiasa terkini.
Dokumen ini diedarkan kepada penjawat jawatan di dalam senarai
pemegang dokumen terkawal dengan tanggungjawab berikut :-
a) Mengaku terima dokumen ini dan menyimpannya dengan selamat dan
baik.
b) Memasukkan halaman atau pindaan terbaru supaya ia sentiasa berada
di dalam keadaan kemaskini.
c) Menggantikan dokumen yang dipinda atau dibatalkan dengan
dokumen terkini.
d) Mengembalikan dokumen ini kepada Bendahari UiTM atau WP PBUiTM
atau menyerahkannya kepada pengganti masing-masing, sekiranya
berlaku pertukaran jawatan atau perpindahan.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 10
MK.PBUiTM.01
SENARAI PEMEGANG DOKUMEN TERKAWAL
BIL JAWATAN TANDATANGAN
1. Bendahari UiTM
2. Wakil Pengurusan
3. Ketua Bahagian Pentadbiran Dan Pengurusan
Kualiti Dan Inovasi
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 11
MK.PBUiTM.01
REKOD PINDAAN
REKOD PINDAAN
BIL
MUKASURAT /
PERENGGAN
RINGKASAN
KELULUSAN
TARIKH TANDATANGAN
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 12
MK.PBUiTM.01
1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI
1.1 PENDAHULUAN
Manual Kualiti ini adalah berdasarkan keperluan dokumentasi
Seksyen 4.2.2 ISO 9001:2008. Manual ini mengandungi Maklumat
Organisasi, Dasar Kualiti, Objektif Kualiti dan Prinsip Asas
Kepastian Kualiti bagi memberi perkhidmatan kepada pelanggan
untuk memandu PBUiTM ke arah memenuhi keperluan Standard
ISO 9001:2008.
Manual Kualiti ini disokong oleh lima puluh satu (51) Prosedur
Kualiti, yang terdiri daripada empat (6) Prosedur Pengurusan
Wajib, enam (6) Prosedur Pengurusan Sokongan dan 41 Prosedur
Operasi, Carta Aliran Proses dan Dokumen Sokongan yang
berkaitan dengannya.
1.2 TUJUAN
Manual Kualiti ini disediakan adalah bertujuan untuk : -
a) Menerangkan maklumat am mengenai Pejabat Bendahari
Universiti Teknologi MARA (yang selepas ini dirujuk
sebagai PBUiTM);
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 13
MK.PBUiTM.01
b) Menjelaskan secara ringkas Sistem Pengurusan Kualiti
(SPK) ISO 9001:2008 yang dilaksanakan dalam Pengurusan
Kewangan Universiti (yang selepas ini dirujuk sebagai
Fungsi Utama);
c) Menggariskan dasar dan prinsip kepastian kualiti bagi
setiap aktiviti berkaitan dengan pengurusan kewangan
Universiti yang dilaksanakan dalam memenuhi keperluan
ISO 9001:2008; dan
d) Menjelaskan mengenai batasan aplikasi dalam memenuhi
keperluan ISO 9001:2008.
1.3 KANDUNGAN MANUAL
Manual ini mengandungi lapan (8) bahagian yang meliputi :
Bahagian 1 - Pengenalan Kepada Manual Kualiti
Bahagian 2 - Maklumat Organisasi
Bahagian 3 - Skop SPK
Bahagian 4 - Keperluan Dokumentasi SPK
Bahagian 5 - Tanggungjawab Pengurusan
Bahagian 6 - Pengurusan Sumber
Bahagian 7 - Pengzahiran Produk
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 14
MK.PBUiTM.01
Bahagian 8 - Pengukuran, Analisis dan Penambahbaikan SPK
1.4 PENYEDIAAN, PENGUATKUASAAN DAN PENGEDARAN
Manual Kualiti hanya terpakai dan berkuatkuasa setelah
diluluskan dan ditandatangani oleh Bendahari UiTM dan
merupakan Dokumen Terkawal yang hanya diedarkan kepada
penjawat jawatan di dalam Senarai Pemegang Dokumen
Terkawal manual ini.
Pegawai yang memperolehi salinan Manual Kualiti
bertanggungjawab menyimpan dengan selamat dan
mengemaskini manual ini mengikut arahan pengemaskinian yang
dikeluarkan oleh WP PBUiTM dari masa ke semasa.
1.5 PENYELARASAN PINDAAN
WP PBUiTM bertanggungjawab untuk menyelaraskan pindaan ke
atas manual ini seperti mana keperluan Seksyen 4.2.3.
Mana-mana bahagian daripada dokumen ini tidak boleh
dikeluarkan atau dipinda tanpa kebenaran pihak yang
menyediakannya.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 15
MK.PBUiTM.01
2.0 MAKLUMAT ORGANISASI
2.1 SEJARAH DAN LATAR BELAKANG PBUiTM
PBUiTM merupakan nadi utama pengurusan kewangan bagi
seluruh sistem Universiti Teknologi MARA seperti mana yang
termaktub di dalam Akta UiTM 173 (Pindaan 2000).
Pada peringkat awal penubuhan Institut Teknologi MARA,
Pejabat Bendahari (pada ketika itu dipanggil Bahagian
Kewangan), diwujudkan untuk mengendalikan urusan kewangan
Institut iaitu urusan penerimaan bayaran yuran
pengajian/sumbangan daripada pelajar, pembayaran elaun
kepada pelajar, gaji dan tuntutan staf, pengurusan perolehan
barang/perkhidmatan/kerja, pengurusan harta benda dan
pengurusan akaun. Semua urusan dibuat secara centralised,
berpusat di Pejabat Bendahari, Institut Teknologi MARA, Shah
Alam.
Selaras dengan perkembangan UiTM, daripada Maktab RIDA
dalam tahun 1956 kepada Institut Teknologi MARA dalam tahun
1967 dan seterusnya mendapat status Universiti pada 26 Ogos
1999, skop tugas Pejabat Bendahari turut diperluaskan.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 16
MK.PBUiTM.01
Keadaan ini telah mewujudkan penubuhan Pejabat Bendahari di
UiTM Negeri dan Cawangan serta penubuhan Unit Kewangan
Zon di UiTM Induk.
PBUiTM Kampus diketuai oleh Timbalan Bendahari
Kanan/Timbalan Bendahari / Penolong Bendahari
Kanan/Penolong Bendahari/Penolong Akauntan, mengikut
bilangan pelajar dan keperluan pengurusan.
Bidang tugas utama PBUiTM Kampus ialah mengendalikan urusan
penerimaan hasil, kewangan pelajar, bajet, perolehan melalui
Sebut Harga Rasmi dan Pembelian Terus, rekod harta benda,
pembayaran dan akaun.
2.2 PENCAPAIAN PEJABAT BENDAHARI
Peringkat pengurusan atasan PBUiTM yang diketuai oleh
Bendahari telah menggerakkan keseluruhan PBUiTM ke arah
menjadikan kualiti menyeluruh sebagai budaya Pejabat
Bendahari bagi memenuhi kepuasan pelanggan. Justru itu,
perancangan strategik PBUiTM telah melaksanakan beberapa
inisiatif perubahan selaras dengan perubahan semasa di
peringkat Universiti dan juga di peringkat global. Antaranya
ialah perubahan struktur Pejabat Bendahari.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 17
MK.PBUiTM.01
Struktur Pejabat Bendahari diwujudkan berdasarkan keperluan
perundangan, perkhidmatan, pembangunan dan pengurusan
sumber, kawalan dan penilaian prestasi dan dibahagikan
mengikut Fungsi Utama seperti berikut:-
1. Pengurusan Perancangan dan Belanjawan
2. Pengurusan Gaji dan Kemudahan Staf
3. Pengurusan Akaun dan Sistem
4. Pengurusan Perolehan
5. Pengurusan Harta Benda
6. Pengurusan Akaun Amanah, Penyelidikan dan Perundingan
7. Pengurusan Kewangan Pembangunan dan
Penyelenggaraan
8. Pengurusan Kewangan Pelajar
9. Pengurusan Kewangan Korporat
10. Pengurusan Kewangan Zon
11. Pengurusan Kewangan Cawangan
12. Pengurusan Pentadbiran, Kualiti Dan Inovasi
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 18
MK.PBUiTM.01
2.2.1 Penubuhan Unit Kewangan Zon
Perkembangan pesat pembangunan fizikal Universiti telah
menjarakkan Pusat Tanggungjawab (PTJ) dengan PBUiTM, yang
mana jarak ini telah sedikit sebanyak menjejaskan keberkesanan
dan kecekapan PBUiTM dalam memberikan perkhidmatan yang
berkualiti.
Pertambahan bilangan pelajar dan staf di Kampus Induk
memerlukan perkhidmatan setempat yang cepat, tepat dan
sistematik.
Bagi mengatasi masalah tersebut, dalam tahun 1992, Unit
Kewangan Zon (UKZ) telah diwujudkan di Kampus Shah Alam
bertujuan untuk memudahkan pengurusan kewangan PTJ dan
memberikan perkhidmatan kewangan yang lebih baik kepada
pelanggan.
Faktor asas bagi penubuhan sesuatu UKZ ialah mengikut bilangan
pelajar, keperluan PTJ dan lokasi PTJ. Pejabat UKZ terletak di
PTJ yang berkenaan atau di kawasan yang berdekatan.
Tanggungjawab UKZ ialah untuk mengendalikan urusan
kewangan PTJ iaitu pengurusan bajet, perolehan
barang/perkhidmatan/kerja melalui pembelian terus, kawalan
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 19
MK.PBUiTM.01
dan penjagaan rekod harta benda, penyelarasan urusan sub-stor
PTJ, serta pembayaran kepada pelajar, staf dan pembekal yang
berkaitan dengan PTJ di bawah pengawasan sesuatu UKZ.
UKZ diketuai oleh Timbalan Bendahari Kanan/Timbalan
Bendahari/Penolong Bendahari Kanan/Penolong
Bendahari/Penolong Akauntan, mengikut faktor asas penubuhan
sesuatu UKZ.
Bermula dengan 16 UKZ pada tahun 1992, UKZ kini
bertambah menjadi 24 Zon. UiTM Shah Alam merupakan
Kampus Satelit. Sehubungan itu struktur Pejabat Bendahari
Kampus Shah Alam meliputi Pejabat Bendahari di Kampus
Seksyen 17 Shah Alam, Kampus Puncak Alam, Kampus Puncak
Perdana, Pusat Latihan Kampung Gajah, Perak, Kampus
Selayang dan Kampus Sungai Buloh.
Sistem Zon ini telah dijadikan benchmark oleh IPTA yang lain
dan telah dilaksanakan dengan penyesuaian mengikut keperluan
mereka, di Universiti Putra Malaysia (UPM), Universiti
Kebangsaan Malaysia (UKM), Universiti Teknologi Malaysia (UTM)
dan Universiti Tun Hussien Onn.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 20
MK.PBUiTM.01
Sistem zon mengikut konsep Pejabat Bendahari telah
dilaksanakan oleh Pejabat Pengurusan Fasiliti dan Bahagian
Keselamatan UiTM Shah Alam.
Pada bulan September 2005, struktur pengurusan kewangan di
peringkat UKZ telah diperkukuhkan lagi dengan pelantikan Ketua
Kumpulan Zon (KKZ) mengikut gugusan. KKZ bertanggungjawab
untuk mengawasi dan menyelia pengendalian urusan kewangan
oleh UKZ di bawah gugusan masing-masing dan membantu Ketua
UKZ berkaitan dalam tugas-tugas pemantauan dan penyelarasan
tindakan susulan dengan PTJ.
2.2.2 Penggunaan Sistem Kewangan Berkomputer
Mulai tahun 1994, PBUiTM telah menggunakan Sistem Kewangan
Berkomputer FAIS (Financial Accounting Integrated Sistem),
yang dibangunkan secara berperingkat di UiTM Shah Alam.
FAIS juga telah berjaya dibangunkan di PBUiTM Kampus dan
telah mencapai penggunaan 100% bagi keseluruhan sistem
pengurusan kewangan UiTM pada tahun 2006.
FAIS memudahkan urusan pengumpulan data mengikut proses
dan perkhidmatan. Data yang diperolehi telah digunakan untuk
meningkatkan kualiti pengurusan kewangan Universiti.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 21
MK.PBUiTM.01
Hasil pengumpulan data daripada FAIS serta daftar manual,
sistem pengukuran input dan ouput proses mula dilaksanakan
pada tahun 2000, secara berperingkat dengan menggunakan
kaedah Balanced Score Card Performance Indicators yang
diperkenalkan oleh Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu
(InQKA). Kaedah ini digunakan sebagai asas untuk
mengenalpasti Key Performance Indicators (KPI) PBUiTM.
Berasaskan model pengurusan kewangan yang berteraskan
kepada perancangan, pengukuran prestasi dan penambahbaikan
berterusan, Universiti telah berjaya mendapat Laporan Audit
Kewangan Bersih sembilan (10) tahun berturut-turut iaitu bagi
tahun 2000 – 2009.
Pencapaian ini amat membanggakan PBUiTM kerana ianya
melambangkan kecekapan dan kualiti pengurusan kewangan
Universiti secara menyeluruh.
2.2.3 Pembayaran Melalui Inter Bank Giro(IBG)
Sistem IBG UiTM-BIMB merupakan satu kaedah bayaran /
pemindahan wang yang dibuat melalui arahan
bayaran/pemindahan secara elektronik (Electronic Fund
Transfer) dan merupakan salah satu contoh pengurusan
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 22
MK.PBUiTM.01
kewangan yang berlandaskan ICT. Sistem ini dilaksanakan oleh
PBUiTM mulai tahun 2007.
Sistem IBG UiTM-BIMB telah dapat membantu UiTM
melaksanakan arahan Perdana Menteri supaya bayaran diproses
dalam tempoh dua minggu di mana invois atau tuntutan yang
layak dibayar (become payable) dapat dikreditkan ke akaun
penerima dengan cepat.
Kaedah ini juga dapat mengelakkan pengklonan cek oleh pihak
yang tidak bertanggungjawab kerana amaun bayaran/cek yang
belum dijelaskan (float), status bayaran(sudah jelas atau
dikembalikan) dan dapat dikesan dengan mudah.
Pelanggan dapat membuat semakan sama ada bayaran telah
dimasukkan atau sebaliknya melalui laman web Bendahari
pautan Info Bayaran.
2.2.4 Penyertaan Dalam Aktiviti Kualiti
PBUiTM dari masa ke semasa telah menyertai pelbagai
aktiviti/pertandingan kualiti peringkat Universiti dan peringkat
Nasional (MAMPU).
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 23
MK.PBUiTM.01
Antara pencapaiannya adalah seperti berikut :
TAHUN JENIS
PERTANDINGAN PENCAPAIAN
2008 Anugerah Naib
Canselor (AKNC)
Juara Peringkat Bahagian
Kepimpinan Terbaik Bahagian
Pembangunan Sumber Terbaik
Bahagian
Hasil Pencapaian Terbaik
Bahagian
Pengukuran Analisis dan
Pengurusan Pengetahuan
Terbaik
2008 Konvensyen
Amalan
Pengurusan
Terbaik
Anugerah Pengurusan Terbaik
(IBG)
Anugerah Kategori Khas
- Booth Paling Banyak
Penyertaan
- Projek Paling Berpotensi
Dikomersilkan
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 24
MK.PBUiTM.01
TAHUN JENIS
PERTANDINGAN PENCAPAIAN
2007 Anugerah Kualiti
Sektor Awam
(AKSA) : Anugerah
Kualiti Pengurusan
Kewangan
Berjaya ke peringkat akhir
(daripada 7 organisasi yang
disenarai pendek)
2007 Anugerah Kualiti
Naib Canselor
(AKNC)
Pengurusan Dokumen Terbaik
2005 Anugerah Naib
Canselor
Anugerah Kepimpinan
2004 Konvensyen KMK
Peringkat UiTM
Shah Alam
Johan dan Naib Johan
2003 Konvensyen KMK
Peringkat Negeri
Selangor
Anugerah Pengdokumentasian
Terbaik
2002 Anugerah Naib
Canselor
Anugerah 5’S Dan Persekitaran
(Peringkat Akhir)
2001 Anugerah Naib
Canselor
Anugerah Pengurusan Pelanggan
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 25
MK.PBUiTM.01
TAHUN JENIS
PERTANDINGAN PENCAPAIAN
2000 Anugerah Naib
Canselor
Anugerah 5’S
2.2 VISI
Menjadikan UiTM sebuah universiti unggul yang berteraskan
kesarjanaan dan kecemerlangan akademik bagi menerajui
dinamisme Bumiputera dalam semua bidang profesional bertaraf
dunia supaya terlahir graduan yang berdaya saing, global dan
beretika.
2.3 MISI
Mempertingkatkan keilmuan dan kepakaran bumiputera dalam
semua bidang menerusi penyampaian program profesional,
penyelidikan serta penglibatan khidmat masyarakat yang
berlandaskan kepada nilai-nilai murni dan etika
keprofesionalan.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 26
MK.PBUiTM.01
2.5 MATLAMAT PENGURUSAN KEWANGAN
Matlamat pengurusan kewangan PBUiTM ialah untuk mendapat
pencapaian terbaik dalam pengurusan kewangan dan
perakaunan Universiti, agar dapat memberi perkhidmatan
kewangan yang cekap, cepat dan tepat kepada pelanggan,
selaras dengan perkembangan dan keperluan Universiti ke arah
menjadi sebuah universiti bertaraf dunia.
2.6 CIRI-CIRI PENGURUSAN KEWANGAN TERBAIK
PBUiTM mempunyai definisi tersendiri mengenai ciri-ciri
pengurusan kewangan terbaik. Antaranya ialah:-
Pengurusan perbelanjaan yang berhemat
Pengurusan belanjawan yang efektif
Pengurusan perolehan barang / perkhidmatan / kerja yang
telus dan berintegriti
Pengurusan hasil yang cekap dan berkesan
Pengurusan aset yang berkesan
Mendapat Laporan Kewangan Audit Bersih
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 27
MK.PBUiTM.01
2.7 OBJEKTIF PEJABAT BENDAHARI
Mencapai pengurusan kewangan terbaik dengan mendapat
Sijil Audit Bersih setiap tahun.
Meningkatkan persepsi dan kepuasan pelanggan dengan
menepati Piagam Pelanggan dan peraturan yang
ditetapkan.
Menggalakkan budaya penambahbaikan berterusan oleh
semua staf dengan mempastikan penglibatan setiap staf
sekurang-kurangnya dalam satu projek atau inisiatif kualiti
setiap tahun.
Mencapai penggunaan 100% ICT dalam pengurusan
kewangan Universiti.
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
1 PBUiTM0000-001 Buku Perancangan
Strategik PBUiTM 2006 -
2007
Bilik ISO PBUiTM
Shah Alam
2 PBUiTM0000-002 Buku Penstrukturan
UiTM 2001 - 2010
Bilik ISO PBUiTM
Shah Alam
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 28
MK.PBUiTM.01
2.8 STRUKTUR ORGANISASI
Struktur PBUiTM telah melalui proses penambahbaikan dan telah
diluluskan oleh pengurusan PBUiTM. Struktur pengurusan
PBUiTM mengandungi 2 Aras iaitu:-
(a) Aras Pengurusan Tertinggi
Bendahari
Ketua Fungsi Utama
Pegawai Khas Bendahari
(b) Aras Pengurusan Kanan
Bendahari
Ketua Fungsi Utama
Pegawai Khas Bendahari
Ketua Kumpulan Zon
Ketua Unit Kewangan Zon
Ketua PBUiTM Kampus
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 29
MK.PBUiTM.01
Penjelasan mengenai tanggungjawab setiap entiti di dalam
struktur PBUiTM boleh dirujuk di dalam Buku Perancangan
Strategik PBUiTM Tahun 2000 – 2005.
Carta Organisasi PBUiTM adalah seperti di Lampiran.
2.9 FUNGSI UTAMA
Dua belas (12) Fungsi Utama PBUiTM adalah seperti berikut:-
1. Pengurusan Perancangan Dan Belanjawan
2. Pengurusan Gaji Dan Kemudahan Staf
3. Pengurusan Akaun Dan Sistem
4. Pengurusan Perolehan
5. Pengurusan Harta Benda
6. Pengurusan Akaun Amanah, Penyelidikan Dan Perundingan
7. Pengurusan Kewangan Pembangunan Dan
Penyelenggaraan
8. Pengurusan Kewangan Pelajar
9. Pengurusan Kewangan Korporat
10. Pengurusan Kewangan Zon
11. Pengurusan Kewangan Cawangan
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 30
MK.PBUiTM.01
12. Pengurusan Pentadbiran, Kualiti Dan Inovasi
2.10 DEFINISI
Bil Istilah Definisi
1 Fungsi Utama Fungsi Utama PBUiTM merupakan fungsi yang
dilaksanakan oleh PBUiTM bagi tujuan
pengurusan kewangan Universiti.
2 Jawatankuasa
Tetap
Universiti
Lembaga Pengarah UITM
Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan
(JKP)
Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan
Akaun (JPKA)
Jawatankuasa Eksekutif
Lembaga Perolehan
Jawatankuasa Sebut Harga
Lembaga Pemeriksa Pelupusan Harta
Jawatankuasa Teknikal Pelupusan Komputer
Jawatankuasa Hal Ehwal Kakitangan
Jawatankuasa Audit
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 31
MK.PBUiTM.01
Bil Istilah Definisi
3 Ketua Pusat
Tanggungjawab
Ketua yang telah diberi kuasa dan
tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal
sumber kewangan dan sumber-sumber lain
yang berkaitan dengan PTJ di bawah
kawalannya.
4 Outsourced
Projects
PBUiTM
Proses atau perkhidmatan yang berkaitan
dengan Pengurusan Kewangan Universiti yang
dilaksanakan oleh pihak ketiga yang dilantik
oleh UiTM, mengikut terma-terma dan syarat
yang telah dipersetujui.
5 Pegawai
Dokumen Dan
Rekod
Staf yang dilantik oleh Bendahari UiTM untuk
membantu WP termasuk mengawal dan
menyelenggara Dokumen Kualiti ISO 9001:2008.
6 Pegawai Khas
Bendahari
Ketua Fungsi Utama PBUiTM yang diberi kuasa
khas oleh Bendahari untuk menguruskan
Kumpulanwang atau UKZ di Kampus UiTM Induk
dan UiTM Cawangan.
7 Pelanggan Luar Pembekal
Industri
Agensi Kerajaan / Swasta
8 Pelanggan Misi Kementerian Pengajian Tinggi
Kementerian Kewangan
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 32
MK.PBUiTM.01
Bil Istilah Definisi
Lembaga Pengarah UiTM
Ibubapa/Penjaga Pelajar
Penaja Pelajar
9 Pelanggan
Proses
Staf
Pelajar
10 Produk Produk PBUiTM ialah perkhidmatan kewangan.
11 Pusat
Tanggungjawab
Meliputi semua Fakulti, Bahagian, Pusat,
Akademi, Institut dan Kampus UiTM Cawangan
yang diberi peruntukan tahunan.
12 Skim Khidmat
Pelajar
Skim pengambilan pelajar untuk bekerja secara
sambilan dengan UiTM.
13 Staf UiTM Staf UiTM terdiri daripada staf Akademik,
Pentadbiran dan Sokongan yang dilantik secara
tetap, kontrak, sementara dan harian.
14 Wakil
Pengurusan ISO
PBUiTM
Wakil Pengurusan PBUiTM adalah staf yang
dilantik oleh Bendahari UiTM bagi melaksana,
menyelenggara dan memastikan
penambahbaikan berterusan SPK PBUiTM
selaras dengan skop pensijilan serta keperluan
ISO 9001:2008.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 33
MK.PBUiTM.01
2.11 SINGKATAN
Bil Singkatan Keterangan
1 AMP Aduan/Maklumbalas Pelanggan
2 BIMB Bank Islam Malaysia Berhad
3 BPPK Bahagian Pentadbiran Dan Pengurusan Kualiti
4 IBG Inter Bank GIRO
5 ICT Information Communication Technology
6 IPTA Institut Pengajian Tinggi Awam
7 JKE Jawatankuasa Eksekutif
8 KHP Kepuasan Hati Pelanggan
9 KKZ Ketua Kumpulan Zon
10 LPU Lembaga Pengarah Universiti
11 MK Manual Kualiti
12 MKPB Mesyuarat Ketua-Ketua Pejabat Bendahari
13 MAMPU Malaysian Administrative Modernaisation And
Management Planning Unit (Unit Pemodenan
Tadbiran Dan Perancangan Pengurusan
Malaysia)
14 MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 34
MK.PBUiTM.01
Bil Singkatan Keterangan
15 PBUiTM Pejabat Bendahari Universiti Teknologi MARA
16 PK Prosedur Kualiti
17 PPK Prosedur Pengurusan Kewangan
18 PSMB Pusat Sistem Maklumat Bersepadu
19 PTJ Pusat Tanggungjawab
20 PYB Pegawai Yang Bertanggungjawab
21 SPK Sistem Pengurusan Kualiti
22 TWP Timbalan Wakil Pengurusan
23 UiTM Universiti Teknologi MARA
24 UKZ Unit Kewangan Zon
25 WIP Work in Progress
26 WP Wakil Pengurusan
3.0 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI
3.1 SKOP PELAKSANAAN
Skop pelaksanaan SPK PBUiTM ialah Pengurusan Kewangan
Universiti oleh Pejabat Bendahari Universiti Teknologi MARA.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 35
MK.PBUiTM.01
3.2 BATASAN APLIKASI PELAKSANAAN ISO 9001:2008
PBUiTM akan melaksanakan SPK ISO 9001:2008 bagi mencapai
Dasar dan Objektif kualiti PBUiTM.
Walau bagaimanapun, PBUiTM tidak menuntut pematuhan
kepada keperluan-keperluan ISO 9001:2008 yang berikut:-
a. Perkara 7.3 - Rekabentuk Dan Pembangunan
Produk tidak digunapakai oleh PBUiTM kerana pengurusan
kewangan tidak melibatkan proses merekabentuk dan
membangunkan produk.
b. Perkara 7.5.2 - Validasi Proses Pengeluaran Dan
Penyediaan Perkhidmatan tidak digunapakai kerana hasil
pengzahiran produk boleh diukur.
c. Perkara 7.6 - Kawalan Ke Atas Peralatan
Pengukuran Dan Pemantauan tidak digunapakai kerana
pengukuran pengurusan kewangan tidak menggunakan
peralatan yang memerlukan kalibrasi dan verifikasi.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 36
MK.PBUiTM.01
3.3 AKTIVITI TERAS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI
3.3.1 BELANJAWAN
(a) Prosedur Pengurusan Belanjawan Mengurus
(b) Prosedur Penyediaan Anggaran Belanjawan
Pengurusan
(c) Prosedur Penyediaan Bajet Supplimentari
3.3.2. BAYARAN
(a) Prosedur Bayaran Kepada Pembekal
(b) Prosedur Bayaran Melalui IBG
(c) Prosedur Penyediaan Laporan Bayaran
(d) Prosedur Pembatalan Bayaran / Pembatalan Cek
(e) Prosedur Bayaran Kepada Pelajar
(f) Prosedur Bayaran Kepada Staf – Tuntutan
Perjalanan
(g) Prosedur Bayaran Kepada Staf – Saraan
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 37
MK.PBUiTM.01
3.3.3 PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN
(a) Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui
Pembelian Terus
(b) Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Sebut
Harga Rasmi
(c) Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Kontrak
Pusat
(d) Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui
Rundingan Terus
(e) Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Tender
(f) Prosedur Kerja-kerja Dalam Pelaksanaan (WIP)
(g) Prosedur Perolehan Kerja Secara Undi
(h) Prosedur Tempahan Tiket Kapal Terbang
3.3.3 AKAUN DAN SISTEM
(a) Prosedur Penyelenggaraan Akaun
(b) Prosedur Penyimpanan Dokumen Kewangan
(c) Prosedur Penyediaan Akaun Interim
(d) Prosedur Penutupan Akaun Tahunan
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 38
MK.PBUiTM.01
3.3.4 PENERIMAAN
(a) Prosedur Penerimaan Kutipan Harian
(b) Prosedur Pengurusan Pindahan Imbuhan Wang Ke
UiTM Cawangan
(c) Prosedur Pengurusan Pinjaman Antara
Kumpulanwang
(d) Prosedur Pengurusan Pelaburan
(e) Prosedur Pengeluaran Bil Dan Penerimaan
Bayaran Bil Pelajar
(f) Prosedur Pengurusan Hasil Pelajar (Auto Posting)
(g) Prosedur Pengurusan Kewangan Tajaan Pelajar
(h) Prosedur Pengeluaran Bil Pelbagai
3.3.5 PENGURUSAN HARTA BENDA
(a) Prosedur Perekodan Harta
(b) Prosedur Pengurusan Kehilangan Wang Awam/
Harta Benda
(c) Prosedur Verifikasi Harta
(d) Prosedur Perpindahan Harta
(e) Prosedur Pelupusan Harta Benda
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 39
MK.PBUiTM.01
(f) Prosedur Pengurusan Tindakan Pelupusan
(g) Prosedur Pelupusan Peralatan Komputer
3.3.6 KEMUDAHAN STAF
(a) Prosedur Bantuan Memiliki Kenderaan
(b) Prosedur Pembiayaan Komputer Persendirian
3.3.7 PENDAHULUAN DAN PELARASAN
Prosedur Pendahuluan Perjalanan /Pelbagai Dan
Pelarasan
3.3.8 PENTADBIRAN
Prosedur Pengurusan Mesyuarat
4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI
4.1 Keperluan Am
Pengurusan PBUiTM akan mewujud, melaksana dan
menyelenggarakan suatu SPK serta memperbaiki
keberkesanannya secara berterusan selaras dengan kehendak
pelanggan dan keperluan piawaian ISO 9001:2008.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 40
MK.PBUiTM.01
Pengurusan PBUiTM akan:-
a) Mengenalpasti proses yang diperlukan untuk SPK serta
pelaksanaannya secara menyeluruh di PBUiTM.
b) Menentukan urutan (sequence) proses yang betul dan
hubung kait dengan proses-proses yang terlibat. (Rajah
4.1b – 1, 4.1b – 2 dan 4.1b – 3).
c) Menentukan kriteria, kaedah operasi dan kawalan proses
yang berkesan.
d) Memastikan keupayaan sumber dan ketepatan maklumat
untuk menyokong keberkesanan operasi dan kawalan
proses.
e) Memantau, mengukur dan menganalisis pencapaian proses.
f) Melaksanakan tindakan pembetulan dan pencegahan serta
menambahbaik proses secara berterusan.
Semua proses ini diuruskan oleh Pengurusan PBUiTM dengan
mematuhi keperluan ISO 9001:2008. Jika sumber dan
perkhidmatan luar diperlukan, Pengurusan PBUiTM akan
memastikan semua kehendak dan keperluan piawaian yang
ditetapkan oleh ISO 9001:2008 dipatuhi dan terkawal.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 41
MK.PBUiTM.01
Selaras dengan perkembangan teknologi terkini, terdapat
beberapa proses / perkhidmatan pengurusan kewangan
Universiti yang dilaksanakan oleh pihak ketiga (outsource), bagi
meningkatkan lagi kualiti perkhidmatan yang diberikan kepada
pelanggan. Proses/perkhidmatan berkenaan adalah seperti
berikut:-
1. Penerimaan Bayaran Pelajar
2. Penerimaan Bayaran Melalui Kad Kredit
3. Penerimaan Bayaran Permohonan Kemasukan Pelajar
Secara Online
4. Pembayaran Melalui IBG
5. Autopay – Gaji dan Pelajar
6. Kawalan Keselamatan ICT dan Pengukuran Tahap
Keselamatan Bagi Server dan Aplikasi di PBUiTM
7. Pengangkutan Barang Lupus
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 42
MK.PBUiTM.01
Struktur Dokumentasi SPK adalah berasaskan kepada Rajah 4.1.
TANGGUNGJAWAB PENERANGAN
Bendahari
DASAR
DAN
OBJEKTIF
KUALITI
Bendahari, Ketua Timbalan Bendahari, Timbalan Bendahari Kanan, Timbalan Bendahari, Penolong Bendahari Kanan, Penolong Bendahari
MANUAL KUALITI PROSEDUR KUALITI WAJIB
PENGURUSAN / OPERASI
Dokumen Dasar dan Perancangan
Dokumen berkaitan Aktiviti dan Pengurusan Operasi
Staf PBUiTM Kampus Induk dan Cawangan
ARAHAN KERJA
CARTA ALIRAN KERJA
SENARAI SEMAK
Dokumen terperinci mengenai tugasan
Ketua Bahagian /UKZ / PBUiTM Kampus, Pegawai Dokumen dan Staf PBUiTM
DOKUMEN SOKONGAN
Dokumen lain yang menjadi sokongan kepada Sistem Pengurusan Kualiti
Rajah 4.1 : STRUKTUR DOKUMENTASI ISO 9001:2008 PBUiTM
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 43
MK.PBUiTM.01
PELAN PENGURUSAN KUALITI PBUiTM
Rajah 4.1b – 1
SEKSYEN 4.0
SEKSYEN 5.0
SEKSYEN 8.0
SEKSYEN 6.0
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN ATASAN
PENGUKURAN, ANALISIS & PENAMBAHBAIKAN
PENGURUSAN SUMBER
SEKSYEN 7.0 – PENYEDIAAN PERKHIDMATAN
Pengurusan Belanjawan
Pengurusan Aset
Pengurusan Storan
Perolehan
Gaji & Emolumen
Bayaran
Penerimaan
Pengurusan Akaun & Sistem
MANUAL KUALITI
SPK PBUiTM
KAWALAN REKOD AUDIT DALAM PEROLEHAN LATIHAN PEMBETULAN
KAWALAN DOKUMEN
PRODUK TIDAK
MEMENUHI SPESIFIKASI PENCEGAHAN KAJI SEMULA
PENGURUSAN MAKLUMBALAS
PELANGGAN
Pengurusan Pinjaman
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 44
MK.PBUiTM.01
Terima Permohanan Pelanggan
Hasilkan Perkhidmatan
Pantau Penghasilan
Semak
Penghasilan
Sampaikan Perkhidmatan Analisis Prestasi
Perkhidmatan
Tindakan
Pencegahan
Kawalan Perkhidmatan
Takakur
Tindakan
Pembetulan
Sediakan Kriteria
Perkhidmatan
Sediakan PanduanDan
Latihan Staf
Pohon Kelulusan LPU/
JKP/JKE LPU/
JKP/JKE
Akur
Takakur
Lulus
Terima AMP/KHP
Akur
Sahkan Penghasilan
Akur
Takakur
T akakur
Kaji Implikasi
Pemakaian
Dasar dan Peraturan Kerajaan
PELAN PENGURUSAN KEWANGAN PBUiTM
Rajah 4.1b – 2
Pembetulan
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 45
MK.PBUiTM.01
PELAN KUALITI PBUiTM : PENAMBAHBAIKAN
Rajah 4.1b – 3
Penambahbaikan Berterusan
Khidmat Yang
Ditawar
Khidmat Yang
Diberi
Ke
pe
rlua
n P
ela
ng
ga
n
Khidmat Yang
Disampaikan
Berkualiti
LPU/ JKP/ JKE
5. Tanggungjawab
Pengurusan
8.Pengukuran, Analisis & Penambah
-baikan
6.Pengurusan
Sumber 4.Kawalan Dokumen &
Rekod
Perancangan Penyampaian
Perkhidmatan
Persediaan Berkaitan
Pelanggan
Persediaan Penyampaian
Perkhidmatan
Pengurusan dan Penyampaian Perkhidmatan
Kewangan
Input
Input
7.Penyampaian Perkhimatan Rujuk:MK-PBUiTM-01
Output
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 46
MK.PBUiTM.01
4.1.1 Penerangan Sistem Pengurusan Kualiti
SPK PBUiTM diwujudkan bagi memastikan pengurusan kualiti
dapat dibentuk dan dilaksanakan dengan cekap, tepat dan
berkesan berpandukan kepada Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti
yang ditetapkan dalam Seksyen 5.3 dan 5.4.1 Manual Kualiti ini.
4.1.2 Manual Kualiti
Manual Kualiti adalah dokumen pernyataan komitmen
Pengurusan PBUiTM bagi Pengurusan Kewangan Universiti.
Manual ini akan merujuk kepada Prosedur Kualiti yang
dikenalpasti di dalam SPK PBUiTM.
4.1.3 Prosedur Kualiti
Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menyatakan segala proses
pengurusan dan operasi PBUiTM. Pengurusan PBUiTM hendaklah
bertanggungjawab menyedia dan melaksanakan prosedur ini
secara konsisten dan mengikut piawaian ISO 9001:2008.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 47
MK.PBUiTM.01
Sehubungan itu, PBUiTM mewujudkan 12 Prosedur Pengurusan
iaitu:-
A. Empat (6) Prosedur Pengurusan Wajib
1. Kawalan Dokumen
2. Kawalan Rekod
3. Audit Dalam
4. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi
5. Tindakan Pembetulan
6. Tindakan Pencegahan
B. Enam (6) Prosedur Sokongan
1. Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan (MKSP)
2. Pengurusan Latihan
3. Pengendalian Aduan Dan Maklumbalas Pelanggan
4. Pengendalian dan Penyelenggaraan Peralatan ICT
5. Analisis Data
6. Storan
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 48
MK.PBUiTM.01
Disamping itu sebanyak 41 Prosedur Operasi disediakan untuk
memantapkan lagi pelaksanaan SPK PBUiTM.
1. Prosedur Pengurusan Belanjawan Mengurus
2. Prosedur Penyediaan Anggaran Belanjawan Pengurusan
3. Prosedur Penyediaan Bajet Supplimentari
4. Prosedur Bayaran Kepada Pembekal
5. Prosedur Bayaran Melalui IBG
6. Prosedur Penyediaan Laporan Bayaran
7. Prosedur Pembatalan Bayaran / Pembatalan Cek
8. Prosedur Bayaran Kepada Pelajar
9. Prosedur Bayaran Pendahuluan Perjalanan / Pelbagai Dan
Pelarasan
10. Prosedur Bayaran Kepada Staf – Tuntutan Perjalanan
11. Prosedur Bayaran Kepada Staf – Saraan
12. Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Pembelian Terus
13. Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Sebut Harga
Rasmi
14. Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Kontrak Pusat
15. Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Rundingan Terus
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 49
MK.PBUiTM.01
16. Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Tender
17. Prosedur Kerja-kerja Dalam Pelaksanaan (WIP)
18. Prosedur Perolehan Kerja Secara Undi
19. Prosedur Tempahan Tiket Kapal Terbang
20. Prosedur Penyelenggaraan Akaun
21. Prosedur Penyimpanan Dokumen Kewangan
22. Prosedur Penyediaan Akaun Interim
23. Prosedur Penutupan Akaun Tahunan
24. Prosedur Penerimaan Kutipan Harian
25. Prosedur Pengurusan Pindahan Imbuhan Wang Ke UiTM
Cawangan
26. Prosedur Pengurusan Pinjaman Antara Kumpulanwang
27. Prosedur Pengurusan Pelaburan
28. Prosedur Pengeluaran Bil Dan Penerimaan Bayaran Bil
Pelajar
29. Prosedur Pengurusan Hasil Pelajar (Auto Posting)
30. Prosedur Pengurusan Kewangan Tajaan Pelajar
31. Prosedur Pengeluaran Bil Pelbagai
32. Prosedur Perekodan Harta
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 50
MK.PBUiTM.01
33. Prosedur Pengurusan Kehilangan Wang Awam/Harta
Benda
34. Prosedur Verifikasi Harta
35. Prosedur Perpindahan Harta
36. Prosedur Pelupusan Harta Benda
37. Prosedur Pengurusan Tindakan Pelupusan
38. Prosedur Pelupusan Peralatan Komputer
39. Prosedur Bantuan Memiliki Kenderaan
40. Prosedur Pembiayaan Komputer Persendirian
41. Prosedur Pengurusan Mesyuarat
4.1.4 Arahan Kerja
Arahan Kerja adalah dokumen yang menjelaskan proses kualiti
khusus secara terperinci dan diwujudkan mengikut keperluan
aktiviti yang menyokong sesuatu Prosedur Kualiti, jika perlu.
4.1.5 Dokumen Sokongan Dan Luaran
Dokumen sokongan adalah dokumen yang dijadikan bahan
rujukan bagi pelaksanaan sesuatu proses. Ia mestilah disimpan
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 51
MK.PBUiTM.01
dan diselenggarakan oleh Pengurusan PBUiTM sebagai rujukan
dan sokongan kepada SPK.
Dokumen Sokongan luaran antara lain meliputi:
1. Dokumen Sokongan Statut
Akta Institut Teknologi MARA, (Pindaan) 2000 Akta
173
Akta Institusi Pelajaran (Tatatertib), 1976 Akta 174
Perlembagaan UiTM, (Pindaan) 2000
Akta Acara Kewangan 1957 (Akta 61)
Akta 605 Badan-badan Berkanun
(Tatatertib dan Surcaj 2000)
Akta Rahsia Rasmi
Akta Arkib Negara
Akta Badan-badan Berkanun (Akta 240)
Arahan Perbendaharaan
Arahan Perkhidmatan
2. Dokumen Sokongan Dalaman
Pekeliling / Surat Pekeliling Perbendaharaan
Pekeliling Naib Canselor
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 52
MK.PBUiTM.01
Pekeliling Perkhidmatan
Peraturan Akademik
Prospektus UiTM
Buku Panduan Staf
Buku Panduan Syarat Kemasukan Program Akademik
UiTM
Pengukuhan Strategi 21
Perancangan Strategik 10 Tahun (Tahun 2001-2010)
Penstrukturan UiTM 2001-2010
Laporan Penstrukturan UiTM 2003 kepada LPU UiTM
4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI
4.2.1 Am
Pengurusan Atasan PBUiTM akan mendokumenkan SPK untuk
menyedia dan mengendalikan Pengurusan Kewangan Universiti
bagi memastikan semua kehendak pelanggan dikenalpasti,
difahami dan dipenuhi.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 53
MK.PBUiTM.01
4.2.2 Manual Kualiti
Manual Kualiti adalah dokumen utama yang menjelaskan dasar
dan perancangan bagi penyediaan dan pengendalian Pengurusan
Kewangan Universiti di PBUiTM.
Manual ini merupakan sumber rujukan utama bagi SPK ISO
9001:2008 PBUiTM dan meliputi :-
a) Skop Pelaksanaan SPK.
b) Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti PBUiTM.
c) Batasan Aplikasi keperluan ISO 9001:2008 yang tidak
dipakai (rujuk Seksyen 3.2).
d) Rujukan kepada prosedur dan dokumen sokongan yang
lain.
e) Huraian pertalian antara proses dalam SPK.
4.2.3 Kawalan Dokumen
4.2.3.1 Kawalan Ke Atas Dokumen
a) Dokumen yang perlu dikawal ialah Manual Kualiti,
Prosedur Kualiti, Arahan Kerja, Pelan Kualiti dan
Dokumen Sokongan meliputi bahan pengajian
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 54
MK.PBUiTM.01
pendidikan tinggi yang diperlukan serta garis
panduan berkaitan.
b) PBUiTM juga menentukan peringkat penggunaan
dokumen/arahan / pekeliling luaran yang berkaitan
dengan pengurusan kewangan sebagai langkah
kawalan.
c) Satu senarai induk yang mengandungi semua
dokumen yang digunakan dalam Sistem Kualiti
berkenaan disediakan dan dikemaskini dari masa ke
semasa apabila berlaku sesuatu perubahan atau
pindaan.
d) Semua dokumen diberikan kod rujukan identifikasi
nombor keluaran dan pindaan serta tarikh keluaran.
Pemegang Dokumen dan nombor salinan dokumen
dikenal pasti melalui Senarai Pemegang Dokumen
Terkawal.
e) Manual dan Prosedur Kualiti asal yang diluluskan
akan ditandakan di kulit luar sebagai „DOKUMEN
INDUK‟. Salinan yang diedarkan kepada Pemegang
Dokumen Terkawal akan ditanda dengan cop
„SALINAN DOKUMEN TERKAWAL‟.
f) Salinan Manual dan Prosedur Kualiti yang diedarkan
kepada individu selain daripada pemegang yang
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 55
MK.PBUiTM.01
tersenarai di atas, adalah diklasifikasikan sebagai
salinan dokumen yang tidak terkawal.
g) Pegawai Dokumen bertanggungjawab memastikan
Dokumen Kualiti yang dirujuk dalam Sistem Kualiti
ini diselenggara dengan baik dan terkini serta
ditempatkan di lokasi yang selamat dan mudah
dirujuk.
h) Manual Kualiti boleh dicapai melalui laman web
UiTM www.bendahari.uitm.edu.my/ dalam bentuk
read only. Semua salinan cetak yang dimuat turun
dari tapak ini adalah Salinan Dokumen Tidak
Terkawal.
4.2.3.2 Pindaan Dokumen
a) Setiap staf PBUiTM boleh memberikan cadangan
pindaan kepada dokumen yang dikawal. Cadangan
pindaan hendaklah dikemukakan kepada WP PBUiTM
dengan menggunakan borang khas yang disediakan
secara elektronik atau secara bercetak. Borang
Pindaan Dokumen Kualiti boleh diperolehi daripada
Pegawai Dokumen dan Rekod.
b) Sebarang pindaan dokumen mestilah mendapat
kelulusan daripada Bendahari atau WP/TWP PBUiTM
terlebih dahulu.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 56
MK.PBUiTM.01
c) Semua pindaan yang dibuat hendaklah dicatat dalam
Rekod Pindaan dan salinan Dokumen Induk
berkenaan dikemaskini sepenuhnya. Pindaan
dokumen dibuat dengan menggantikan muka surat
yang terlibat. Nombor pindaan dan nombor keluaran
dikemaskini dan tarikh kuatkuasa yang baru
diberikan. Pindaan yang melebihi 50% keseluruhan
dokumen akan diganti seluruhnya dengan diberikan
nombor keluaran terbaru dan dimaklumkan tarikh
kuatkuasanya. Pengurusan PBUiTM boleh
menggunakan budibicara untuk menyediakan
dokumen baru walaupun kandungan pindaan tidak
mencapai 50%.
d) Pengurusan Atasan PBUiTM bertanggungjawab
mengedarkan semua pindaan kepada Pemegang
Dokumen Terkawal dan staf yang berkaitan.
e) Pemegang Dokumen Terkawal dan staf berkaitan
bertanggungjawab mengemaskini dan memasukkan
semua pindaan berkaitan dan mengeluarkan
dokumen yang dibatalkan serta melupuskannya
mengikut kaedah yang ditetapkan oleh Pengurusan
UiTM.
f) Jika keseluruhan Dokumen Terkawal dipinda,
dokumen asal perlu dikembalikan kepada Pengurusan
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 57
MK.PBUiTM.01
Atasan PBUiTM dan digantikan dengan Dokumen
Terkawal yang terkini.
g) Satu salinan Dokumen Terkawal asal yang tidak
dipinda perlu disimpan dan ditanda ‘BATAL‟.
Senarai Pindaan yang berkaitan juga perlu
dikemaskini.
4.2.4 Kawalan Rekod
PBUiTM akan menyedia dan menyelenggara Prosedur Kawalan
Rekod. Satu Senarai Induk Rekod disediakan untuk memudahkan
pengesanan dan penyelenggaraan rekod kualiti. Sistem kod
rujukan akan ditentukan menurut kategori rekod.
Semua rekod disimpan dengan selamat supaya mudah
dikenalpasti dan dirujuk. Jika disimpan secara elektronik, satu
sistem sokongan (back-up) bagi storan rekod berkenaan akan
diadakan.
Pengurusan Atasan PBUiTM akan mengambil tindakan mencegah
kehilangan data dengan merencanakan Pelan Pengurusan Risiko
yang bersesuaian.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 58
MK.PBUiTM.01
Rekod hendaklah disimpan secara sistematik untuk rujukan
semula sekurang-kurangnya 5 tahun sebelum dilupuskan
menurut kaedah yang ditetapkan oleh Pengurusan PBUiTM.
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
1 PK.PBUiTM.(P).01 Prosedur Kawalan
Dokumen
Bilik ISO PBUiTM
Shah Alam
Bahagian/ UKZ
/PBUiTM Kampus
2 PK.PBUiTM.(P).02 Prosedur Kawalan
Rekod
Bilik ISO PBUiTM
Shah Alam
Bahagian/ UKZ
/PBUiTM Kampus
5.0 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
5.1 KOMITMEN PENGURUSAN
Pengurusan PBUiTM akan sentiasa komited kepada pembangunan
dan pelaksanaan SPK ISO 9001:2008 PBUiTM, serta sentiasa
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 59
MK.PBUiTM.01
berusaha secara berterusan untuk menambahbaik sistem bagi
menjamin keberkesanannya dengan :-
a) Memastikan semua staf PBUiTM memahami dan menghayati
akan pentingnya kehendak pelanggan dipenuhi serta
keperluan perundangan dan peraturan dipatuhi melalui
latihan, edaran pekeliling dan Piagam Pelanggan.
b) Mewujud dan meluluskan Dasar dan Objektif Kualiti (rujuk
Seksyen 5.3 dan 5.4.1).
c) Mengadakan MKSP.
d) Memastikan sumber dan maklumat yang perlu ada,
mencukupi.
5.2 KEUTAMAAN PELANGGAN
Pengurusan Atasan PBUiTM akan memastikan keperluan
pelanggan dikenalpasti, difahami dan dipenuhi dengan tujuan
memberi dan mempertingkatkan lagi kepuasan pelanggan.
PBUiTM dengan cara :-
a) Mewujudkan kaedah bagi menerima aduan atau
maklumbalas serta cadangan daripada pelanggan
berhubung dengan Pengurusan Kewangan yang
dikendalikan. Mekanisme ini diselaraskan oleh Bahagian
Pentadbiran Dan Pengurusan Kualiti Dan Inovasi.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 60
MK.PBUiTM.01
b) Mengkaji semula kehendak pelanggan bagi memastikan
sebarang perbezaan diantara pengurusan kewangan yang
dikendalikan dan pindaan semasa pelaksanaannya dapat
dijelaskan. Ia akan diselaraskan oleh Jawatankuasa
Pengurusan Pelanggan.
c) Memastikan pengurusan kewangan sesuai dengan
keperluan dan perkembangan semasa serta masa
hadapan.
d) Memastikan sebarang pindaan dan keperluan tambahan
yang ditetapkan oleh PBUiTM direkodkan.
5.3 DASAR KUALITI
Melaksanakan sistem pengurusan kewangan secara
profesional, cekap, berkesan dan bertanggungjawab ke atas
perancangan, pelaksanaan program dan penambahbaikan
secara berterusan untuk menjadi jabatan yang unggul,
berhemah dan profesional.
Kualiti untuk semua, akauntabiliti bersama sebagai teras
perkhidmatan bagi memenuhi kepuasan pelanggan.
Pengurusan Atasan PBUiTM akan memastikan Dasar Kualiti
adalah sentiasa:-
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 61
MK.PBUiTM.01
a) Bersesuaian dengan Objektif Kualiti PBUiTM dan dihayati
serta difahami oleh semua staf.
b) Merangkumi Kaji Semula Pengurusan untuk mencapai
kehendak pelanggan dan meningkatkan keberkesanannya
secara berterusan.
c) Dikawal dan dikaji semula bagi menjamin kualiti yang
berterusan mengikut kesesuaian.
d) Menjadi asas dalam mewujudkan dan mengkaji semula
Objektif Kualiti.
5.4 PERANCANGAN
5.4.1 Objektif Kualiti
OBJEKTIF KUALITI PBUiTM
1. Semua proses penyampaian perkhidmatan kewangan
menepati Piagam Pelanggan yang ditetapkan.
2. Pengurusan perakaunan Universiti dilaksana, dikawal
dan direkod mengikut piawaian, prosedur dan
peraturan yang ditetapkan.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 62
MK.PBUiTM.01
3. Tahap kepuasan hati pelanggan amat baik dan
cemerlang di mana peratusan aduan berasas yang
memerlukan tindakan, tidak melebihi 20%.
4. Staf yang melibatkan diri dalam aktiviti
penambahbaikan melebihi 80%.
Pengurusan Atasan PBUiTM akan memastikan Objektif Kualiti
PBUiTM adalah berdasarkan peraturan dan prosedur yang
mengikut piawaian, pengendalian dan penilaian oleh staf yang
layak.
Penyediaan kemudahan dan peralatan adalah menepati
keperluan dalam pelaksanaan pengurusan kewangan.
5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti
Pengurusan PBUiTM akan memastikan:-
a) Perancangan SPK dilaksanakan untuk mencapai Objektif
Kualiti yang telah ditetapkan mengikut Pelan Strategik
PBUiTM.
b) Perancangan Kualiti disediakan bagi mengurus,
memproses, melaksana dan menambahbaik secara
berterusan pelaksanaan pengurusan kewangan (rujuk
seksyen 7.1) melalui ‘Strategic Partnership’ dengan
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 63
MK.PBUiTM.01
institusi yang berkaitan, yang terkawal di peringkat
antarabangsa.
c) Perancangan Kualiti dan dokumen disediakan untuk
dilaksanakan bagi memenuhi kehendak pelanggan dan
perkembangan masa hadapan.
d) Perancangan Kualiti meliputi dokumen seperti Manual
Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja, Dokumen
Perancangan Sistem Kualiti dan Dokumen Sokongan
pengurusan kewangan yang telah ditetapkan.
e) Penyediaan Perancangan Kualiti dan Arahan Kerja (mana
yang berkaitan) termasuk Pelan Strategik PBUiTM yang
boleh menzahirkan objektif kualiti.
f) Perancangan Kualiti menyeluruh diwujudkan berasaskan
prosedur dan Pelan Tindakan yang telah disediakan.
g) Semua staf PBUiTM memahami serta berupaya
melaksanakan Perancangan Kualiti tersebut.
h) Kewibawaan SPK terpelihara apabila sebarang pindaan
kepada SPK dirancang dan dilaksanakan.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 64
MK.PBUiTM.01
5.5 TANGGUNGJAWAB, BIDANG KUASA DAN KOMUNIKASI
5.5.1 Tanggungjawab Dan Bidang Kuasa
Pengurusan Atasan PBUiTM akan mengenalpasti dan
memaklumkan tanggungjawab dan bidang kuasa masing-masing
kepada semua staf PBUiTM melalui Carta Organisasi serta
senarai tugas yang terkini.
5.5.2 Wakil Pengurusan
Pengurusan Atasan PBUiTM akan melantik seorang WP PBUiTM
dari kalangan staf PBUiTM yang bertanggungjawab mengenai
perkara berikut :-
a) Sebagai wakil Bendahari untuk melaksanakan tindakan
penambahbaikan SPK.
b) Memastikan keperluan proses SPK diwujud, dilaksana dan
disenggara.
c) Melapor kepada Pengurusan Atasan PBUiTM mengenai
kemajuan SPK PBUiTM.
d) Memastikan staf PBUiTM diberi kesedaran mengenai
keperluan pelanggan bagi penambahbaikan berterusan SPK
PBUiTM melalui edaran pekeliling dan latihan.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 65
MK.PBUiTM.01
e) Bertanggungjawab sebagai pegawai perhubungan dengan
pihak luar dalam hal yang berkaitan dengan SPK PBUiTM.
5.5.3 Komunikasi Dalaman
Pengurusan Atasan PBUiTM akan memastikan sistem komunikasi
dalaman yang berkesan diwujudkan melalui :-
a) Mesyuarat Ketua-ketua PBUiTM (MKPB)
b) Mesyuarat Pra-JKE
c) Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Universiti
d) Sesi Taklimat
e) Pekeliling Bendahari
f) Notis Papan Kenyataan
g) Perbincangan Kumpulan / Bengkel
h) Sistem Aduan Pelanggan dan Cadangan
i) Messaging System melalui FAIS
j) Memo/surat
k) E-mel
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 66
MK.PBUiTM.01
Saluran komunikasi tersebut akan disokong, disebar dan dikawal
oleh Bendahari melalui Bahagian /Unit Kewangan Zon /PBUiTM
Kampus.
DOKUMEN RUJUKAN
Bil NO. RUJUKAN Jenis Dokumen Lokasi
1 DS.PBUITM.13 Fail Mesyuarat
MKPB
Bahagian Pentadbiran,
Kualiti dan Inovasi
PBUiTM
2 DS.PBUITM.07 Fail Pekeliling
Bendahari
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
3 PK.PBUITM.(P).07 Prosedur MKSP Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
5.6 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
5.6.1 Am
Pengurusan Atasan PBUiTM akan mengkaji semula SPK PBUiTM
setiap enam bulan. Keanggotaan MKSP adalah seperti berikut :-
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 67
MK.PBUiTM.01
Pengerusi
:
Bendahari
Setiausaha : WP / TWP
Ahli : Ketua Fungsi Utama
Pegawai Khas Bendahari
Ketua Kumpulan Zon
Ketua UKZ
Ketua PBUiTM Kampus
Pemegang Proses
Pegawai Yang Bertanggungjawab (PYB)
Pencatat
Minit
: Setiausaha Pasukan Kerja Persijilan ISO
PBUiTM
Turut Hadir : Wakil PSMB
Ketua PBUiTM Kampus Kota
5.6.2 Input Kajian Semula Pengurusan
Kajian semula pengurusan ini hendaklah meliputi :-
a) Penilaian Dan Pencapaian Dasar Dan Objektif Kualiti.
b) Laporan Penemuan Hasil Audit Kualiti.
c) Aduan Dan Maklumbalas Pelanggan / Laporan Kajian
Susulan.
d) Laporan Status Tindakan Pembetulan.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 68
MK.PBUiTM.01
e) Tindakan Susulan Daripada Kajian Semula Pengurusan
yang Lepas.
f) Cadangan Kepada Perubahan Yang Memberi Kesan
Kepada SPK.
g) Cadangan Dan Inovasi Untuk Penambahbaikan.
h) Faktor lain yang memberi kesan kepada pengurusan
kewangan, sosial, alam sekitar dan pindaan peraturan
serta statut.
5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan
Hasil Kajian Semula Pengurusan ini akan meliputi keputusan dan
tindakan yang merangkumi perkara berikut :-
a) Penambahbaikan ke atas SPK PBUiTM dan keberkesanan
proses yang terlibat.
b) Penambahbaikan produk atau perkhidmatan berkaitan
dengan keperluan pelanggan.
c) Keperluan sumber meliputi aspek perancangan sumber
manusia dan pembangunan fizikal.
Semua dokumen Kaji Semula Pengurusan akan direkod, disimpan
dan diselenggara oleh WP/TWP untuk memudahkan rujukan.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 69
MK.PBUiTM.01
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
1 PK.PBUITM.(P).07 Prosedur MKSP Bilik ISO PBUiTM
Pejabat PBUiTM
Bahagian / UKZ
/Kampus
6.0 PENGURUSAN SUMBER
6.1 PENYEDIAAN SUMBER-SUMBER
Pengurusan Atasan PBUiTM akan memastikan peruntukan dan
penyediaan sumber yang perlu, ditentu dan disediakan secukupnya
termasuk perkara berikut bagi :-
a) Melaksana dan menyelenggara SPK PBUiTM disamping
meningkatkan keberkesanannya secara berterusan.
b) Meningkatkan tahap kepuasan pelanggan dengan sentiasa peka
untuk memenuhi keperluan pelanggan.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 70
MK.PBUiTM.01
6.2 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
6.2.1 Am
Pengurusan Atasan PBUiTM akan memastikan bahawa semua staf
cekap, mahir, berpengalaman dan terlatih bagi menjamin kualiti
kerja. Semua keperluan sumber manusia akan dirancang
mengikut kaedah yang ditetapkan.
6.2.2 Kompetensi, Kesedaran dan Latihan
Pengurusan Atasan PBUiTM akan:-
a) Memastikan semua staf yang dilantik mempunyai
kelayakan dan kompetensi yang diperlukan.
b) Menghadiri sekurang-kurangnya 42 jam latihan setahun.
c) Menilai keberkesanan latihan yang diberikan di (a) dan (b)
di atas.
d) Memastikan staf PBUiTM mempunyai kesedaran yang
tinggi dan memberi keutamaan dalam pencapaian
Objektif Kualiti PBUiTM.
e) Mengemaskini dan menyimpan rekod latihan, kompetensi
dan pengalaman staf yang terlibat.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 71
MK.PBUiTM.01
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
1 PK.PBUITM.(P).08 Prosedur
Pengurusan Latihan
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
6.3 INFRASTRUKTUR
Pengurusan PBUiTM komited untuk menyediakan kemudahan
infrastruktur yang diperlukan bagi menghasilkan produk yang
memenuhi spesifikasi. Kemudahan infrastruktur termasuk:-
a) Ruang pejabat staf, bilik mesyuarat, bilik latihan, bilik
operasi (untuk penyediaan jadual analisa harga Tender /
Sebut Harga, fail mesyuarat JKP / Lembaga Tender /
Jawatankuasa Sebut Harga / Lembaga Pemeriksa Pelupusan
Harta / Jawatankuasa Teknikal Pelupusan Komputer), bilik
sembahyang dan ruang untuk aktiviti kebajikan / sosial
staf.
b) Peralatan pejabat, perkakasan dan perisian komputer serta
sistem komunikasi dan teknologi maklumat (ICT).
c) Kemudahan sokongan yang diperlukan – sistem bekalan
letrik, lift, sistem ventilasi dan pendingin hawa, sistem
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 72
MK.PBUiTM.01
keselamatan pangkalan data dan aplikasi, sistem
keselamatan dan pencegahan kebakaran serta peti
kecemasan.
d) Kawalan keselamatan, sistem back up dan
penyelenggaraan berkala ke atas perkara ke atas (b) dan
(c) diwujudkan/dilaksanakan bagi memastikan ia sentiasa
berfungsi, untuk digunapakai bagi tujuan pengendalian
pengurusan kewangan yang berkesan dan dapat memuaskan
hati pelanggan.
6.4 PERSEKITARAN KERJA
Pengurusan PBUiTM akan memastikan dan menyediakan
persekitaran kerja yang kondusif dan selesa, yang
mengutamakan budaya kualiti dan etika kerja yang baik.
Pengurusan PBUiTM akan memastikan penyelenggaraan dan
pengurusan ruang dilaksanakan seperti mana keperluan yang
ditetapkan mengikut peraturan am keselamatan dan kesihatan
di tempat kerja.
Kemudahan persekitaran kerja termasuk sistem pencahayaan,
sistem ventilasi dan pendingin hawa, sistem keselamatan dan
pencegahan kebakaran serta tempat kerja yang kondusif, selesa
dan selamat.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 73
MK.PBUiTM.01
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
1 PK.PBUITM.(P).10 Prosedur
Pengendalian dan
Penyelenggaraan
Peralatan ICT
Bilik ISO PBUiTM
Pejabat PBUiTM
Bahagian / UKZ
/Kampus
2 PK.PBUITM.(P).12 Prosedur Storan Bilik ISO PBUiTM
Pejabat PBUiTM
Bahagian / UKZ
/Kampus
7.0 PENZAHIRAN PRODUK
7.1 PERANCANGAN BAGI PENZAHIRAN PRODUK
Pengurusan PBUiTM akan menentukan Objektif Kualiti,
mengenalpasti proses serta mendokumentasikannya bagi
memastikan keperluan pelanggan sentiasa dipenuhi secara
konsisten.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 74
MK.PBUiTM.01
Bagi menzahirkan produk yang diperlukan oleh pelanggan,
Pengurusan PBUiTM akan menentukan pendekatan proses bagi
Pengurusan Kewangan Universiti seperti berikut:-
a) Pencapaian Objektif Kualiti mencerminkan kualiti produk
yang dihasilkan menerusi Pengurusan Kewangan.
b) Keperluan untuk menentukan proses yang terlibat,
dokumen kualiti, penyediaan maklumat dan sumber serta
kemudahan infrastruktur Pengurusan Kewangan.
c) Keperluan verifikasi pemantauan serta penilaian
pengurusan kewangan bagi menghasilkan produk yang
berkualiti dan memuaskan hati pelanggan.
d) Rekod yang diperlukan sebagai bukti dari pelaksanaan SPK
ISO 9001:2008 PBUiTM dalam memenuhi keperluan
pelanggan.
Proses yang terlibat di dalam penzahiran produk ditunjukkan
secara ringkas melalui Pelan Kualiti PBUiTM seperti berikut:-
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 75
MK.PBUiTM.01
STRUKTUR PASUKAN KERJA
SISTEM PENGURUSAN KUALITI PBUiTM
BENDAHARI
PERUNDING DALAMAN
– KETUA BPPK
WAKIL PENGURUSAN
(PENYELARAS ISO)
TIMBALAN WAKIL
PENGURUSAN
KETUA SISTEM AUDIT PEGAWAI DOKUMEN
DAN REKOD
KETUA BAHAGIAN /UKZ /PBUiTM Kampus
PEMEGANG PROSES
PYB
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 76
MK.PBUiTM.01
7.2 PROSES BERKAITAN PELANGGAN
7.2.1 Penentuan Keperluan Pelanggan
Pengurusan PBUiTM akan mengenalpasti keperluan pelanggan
yang berkaitan dengan pengurusan kewangan Universiti yang
merangkumi perancangan, promosi, pengambilan staf
tetap/kontrak/harian, pengambilan tenaga kerja (pelajar) di
bawah Skim Khidmat Pelajar, pelaksanaan proses perkhidmatan
kewangan, penilaian semula perkhidmatan melalui maklumbalas
pelanggan serta pemantauan dan pengukuran pelanggan.
7.2.2 Kajian Semula Keperluan Berkaitan Produk
Pengurusan PBUiTM akan mengkaji semula keperluan yang
berkaitan dengan perkhidmatan. Kajian semula ini akan
dilakukan sebelum Pengurusan PBUiTM membuat komitmen
untuk membekalkan perkhidmatan kewangan kepada pelanggan
dan akan memastikan bahawa:-
a) Keperluan perkhidmatan dikenalpasti.
b) Sebarang perubahan kepada keperluan yang telah
dinyatakan, diambil tindakan pembetulan dan diatasi.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 77
MK.PBUiTM.01
c) Pengurusan PBUiTM berupaya untuk memenuhi keperluan-
keperluan yang dinyatakan.
Jika berlaku sebarang perubahan kepada keperluan pelanggan,
Pengurusan PBUiTM akan memastikan semua dokumen yang
berkaitan dipinda sewajarnya dan semua staf yang terlibat
dimaklumkan tentang perubahan-perubahan yang telah dibuat.
7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan
Pengurusan PBUiTM akan menyediakan perantara bagi
kemudahan komunikasi yang terancang dan berkesan dengan
pelanggan melalui Bahagian Pentadbiran dan Pengurusan
Kualiti:-
a) Buku Panduan, Pekeliling Bendahari dan poster.
b) Perjumpaan berkala seperti mesyuarat, perbincangan dan
taklimat.
c) Surat atau memo jabatan.
d) Borang Aduan dan Maklumbalas / Cadangan pelanggan.
e) Soalselidik
f) Laman web dan e-mel.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 78
MK.PBUiTM.01
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
1 PK.PBUITM.(P).01 Prosedur Kawalan
Dokumen
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
2 PK.PBUITM.(P).09 Prosedur
Pengendalian Aduan
Dan Maklumbalas
Pelanggan
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
7.3 REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN PRODUK
Bahagian ini tidak digunapakai kerana PBUiTM tidak
merekabentuk dan membangunkan produk dalam pengurusan
kewangan.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 79
MK.PBUiTM.01
7.4 PEROLEHAN
7.4.1 Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan
Pengurusan PBUiTM bertanggungjawab mewujud dan
menyelenggarakan proses bagi memastikan perolehan bahan
bekalan dan perkhidmatan memenuhi kehendak kualiti PBUiTM.
Prosedur ini mestilah mematuhi Arahan Perbendaharaan dan
peraturan kewangan yang digunapakai oleh Universiti.
PBUiTM akan menilai dan memilih pembekal untuk bekalan
barang-barang dan perkhidmatan yang diperlukan. Penilaian ini
akan dibuat berasaskan pengalaman, rekod prestasi dan
keupayaan pembekal dalam memberi perkhidmatan yang sama.
Perkhidmatan yang diberikan oleh semua pembekal UiTM akan
sentiasa diawasi oleh Pengurusan Atasan PBUiTM bagi
memastikan mereka memberi perkhidmatan yang memenuhi
kehendak UiTM secara berterusan dengan berkesan.
Pengurusan PBUiTM akan menyenaraihitamkan pembekal yang
tidak membekalkan barangan atau tidak memberi perkhidmatan
mengikut spesifikasi yang ditetapkan, daripada menyertai
perolehan UiTM selama tempoh dua (2) tahun.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 80
MK.PBUiTM.01
7.4.2 Maklumat Bagi Perolehan
Dokumen perolehan bekalan barang-barang yang digunakan
mengandungi semua maklumat yang ditetapkan termasuk:
a) Tatacara mendapatkan kelulusan perolehan mengikut
garis panduan UiTM.
b) Dokumen tawaran yang menerangkan aspek-aspek yang
memenuhi keperluan SPK.
c) Harga yang ditawarkan.
Semua butiran dalam dokumen tawaran akan disemak dan
diluluskan oleh Pengurusan PBUiTM sebelum diedarkan kepada
pembekal.
7.4.3 Pengesahan Bekalan dan Perkhidmatan
Sebelum sesuatu bayaran bagi bekalan barang/perkhidmatan
dibuat, Pengurusan PBUiTM akan memastikan PTJ membuat
pengesahan penerimaan ke atas bekalan/perkhidmatan yang
diperolehi, untuk memastikan ianya memenuhi spesifikasi.
Jika perlu, PBUiTM akan memantau dan mengesahkan dengan
pengguna barangan atau perkhidmatan berkenaan, sebelum
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 81
MK.PBUiTM.01
bekalan/perkhidmatan yang diberikan oleh pembekal,
diperakukan untuk terimaan.
PBUiTM akan menetapkan satu tempoh yang tertentu untuk
tujuan pengesahan penerimaan tawaran perkhidmatan.
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
1 PK.PBUiTM.PPK.(O).01
Prosedur
Pengurusan
Belanjawan
Mengurus
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
2 PK.PBUiTM.PPK.(O).12
Prosedur
Pengurusan
Perolehan Melalui
Pembelian Terus
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
3 PK.PBUiTM.PPK.(O).13
Prosedur
Pengurusan
Perolehan Melalui
Sebut Harga Rasmi
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
4 PK.PBUiTM.PPK.(O).14
Prosedur
Pengurusan
Perolehan Melalui
Kontrak Pusat
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 82
MK.PBUiTM.01
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
5 PK.PBUiTM.PPK.(O).15
Prosedur
Pengurusan
Perolehan Melalui
Rundingan Terus
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
6 PK.PBUiTM.PPK.(O).16
Prosedur
Pengurusan
Perolehan Melalui
Tender
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
7.5 PENYEDIAAN PENGURUSAN KEWANGAN
7.5.1 Kawalan Proses
Pengurusan PBUiTM bertanggungjawab mewujud dan
menyelenggarakan prosedur untuk mengawal semua proses
Pengurusan Kewangan Universiti.
PBUiTM akan menentukan semua proses penyediaan dan
pengendalian pengurusan kewangan dijalankan di bawah
keadaan terkawal yang meliputi:-
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 83
MK.PBUiTM.01
a) Penyediaan maklumat yang menerangkan ciri-ciri
pengurusan kewangan Universiti.
b) Panduan pematuhan peraturan.
c) Panduan mengenai proses pengurusan kewangan.
d) Panduan penggunaan peralatan, dalam pengurusan
kewangan.
e) Penyediaan dan penggunaan kaedah pengukuran dan
pemantauan.
f) Pelaksanaan kaedah pemantauan dan penilaian
pencapaian proses pengurusan kewangan.
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
1 PK.PBUITM.(P).09 Prosedur
Pengendalian Aduan
Dan Maklumbalas
Pelanggan
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
2 PK.PBUITM.(P).10 Prosedur
Pengendalian Dan
Penyelenggaraan
Peralatan ICT
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian/UKZ
/PBUiTM Kampus
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 84
MK.PBUiTM.01
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
3 PK.PBUITM.(P).11 Prosedur Analisis
Data
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
4 PK.PBUiTM.PPK.(O).01
Prosedur Pengurusan
Belanjawan
Mengurus
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
5 PK.PBUiTM.PPK.(O).02 Prosedur Penyediaan
Anggaran
Belanjawan
Pengurusan
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
6 PK.PBUiTM.PPK.(O).03 Prosedur Penyediaan
Bajet Supplimentari
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
7 PK.PBUiTM.PPK.(O).04
Prosedur bayaran
Kepada Pembekal
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
8 PK.PBUiTM.PPK.(O).08
Prosedur Bayaran
Kepada Pelajar
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 85
MK.PBUiTM.01
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
9 PK.PBUiTM.PPK.(O).09 Prosedur Bayaran
Pendahuluan
Perjalanan /
Pelbagai Dan
Pelarasan
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
10 PK.PBUiTM.PPK.(O).10
Prosedur Bayaran
Kepada Staf –
Tuntutan Perjalanan
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
11 PK.PBUiTM.PPK.(O).11
Prosedur Bayaran
Kepada Staf – Saraan
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
12 PK.PBUiTM.PPK.(O). 12 - 16
Prosedur Pengurusan
Perolehan Melalui
Pembelian Terus,
Sebut Harga Rasmi,
Kontrak Pusat
Rundingan Terus
Tender
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
13 PK.PBUiTM.PPK.(O).17 Prosedur Kerja-Kerja
Dalam Pelaksanaan
(WIP)
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 86
MK.PBUiTM.01
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
14 PK.PBUiTM.PPK.(O).18 Prosedur Perolehan
Kerja Secara Undi
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
15 PK.PBUiTM.PPK.(O).19
Prosedur Tempahan
Tiket Kapal Terbang
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
16 PK.PBUiTM.PPK.(O).20
Prosedur
Penyelenggaraan
Akaun
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
17 PK.PBUiTM.PPK.(O).21 Prosedur
Penyimpanan
Dokumen Kewangan
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
18 PK.PBUiTM.PPK.(O).22
Prosedur Penyediaan
Akaun Interim
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
19 PK.PBUiTM.PPK.(O).23
Prosedur Penutupan
Akaun Tahunan
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 87
MK.PBUiTM.01
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
20 PK.PBUiTM.PPK.(O).24 Prosedur Penerimaan
(Kutipan Harian)
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
21 PK.PBUiTM.PPK.(O).28 Prosedur
Pengeluaran Bil Dan
Penerimaan Bayaran
Bil Pelajar
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
22 PK.PBUiTM.PPK.(O).29 Prosedur Pengurusan
Hasil Pelajar (Auto
Posting)
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
23 PK.PBUiTM.PPK.(O).30 Prosedur Pengurusan
Kewangan Tajaan
Pelajar
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
24 PK.PBUiTM.PPK.(O).31 Prosedur
Pengeluaran Bil
Pelbagai
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
25 PK.PBUiTM.PPK.(O).32
Prosedur Perekodan
Harta
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 88
MK.PBUiTM.01
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
26 PK.PBUiTM.PPK.(O).33 Prosedur
Pengurusan
Kehilangan Wang
Awam / Harta Benda
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
27 PK.PBUiTM.PPK.(O).34
Prosedur Verifikasi
Harta
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
28 PK.PBUiTM.PPK.(O).35 Prosedur
Perpindahan Harta
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
29 PK.PBUiTM.PPK.(O).36
Prosedur Pelupusan
Harta Benda
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
30 PK.PBUiTM.PPK.(O).37
Prosedur Pengurusan
Tindakan Pelupusan
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
31 PK.PBUiTM.PPK.(O).38
Prosedur Pelupusan
Peralatan Komputer
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 89
MK.PBUiTM.01
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
32 PK.PBUiTM.PPK.(O).39
Prosedur
Permohonan Bantuan
Memiliki Kenderaan
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
33 PK.PBUiTM.PPK.(O).40
Prosedur
Pembiayaan
Komputer
Persendirian
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian /
UKZ/PBUiTM
Kampus
7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran Dan Pelaksanaan
Pengurusan Kewangan
Bahagian ini tidak digunapakai oleh PBUiTM kerana hasil
pengzahiran produk boleh diukur.
7.5.3 Identifikasi dan Kemudahkesanan
Pengurusan PBUiTM bertanggungjawab mewujudkan kaedah
identifikasi dan kemudahkesanan fail dan rekod bagi mengesan
operasi dan aktiviti pengurusan kewangan dengan berkesan.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 90
MK.PBUiTM.01
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
1 PK.PBUITM.(P).02 Prosedur Kawalan
Rekod
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan
Harta hakmilik pelanggan termasuk harta intelek dan data
peribadi. PBUiTM bertanggungjawab untuk menjaga kerahsiaan
maklumat peribadi pelanggan termasuk yang terdapat dalam
FAIS. Kaedah kawalan ke atas capaian maklumat peribadi staf
Universiti, maklumat vendor dan maklumat pelajar, telah
diwujudkan selaras dengan keperluan ISO 9001:2008.
7.5.5 Pengendalian dan Penyimpanan Dokumen
PBUiTM bertanggungjawab mewujudkan kaedah pengendalian
dan penyimpanan dokumen bagi menjamin kualiti Pengurusan
Kewangan. Dokumen meliputi baucer bayaran, cek, resit
penerimaan, Borang Tuntutan Perjalanan, Pesanan Jabatan,
Borang Peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1/2002). Dokumen ini
akan disimpan di tempat yang selamat. PBUiTM juga
bertanggungjawab mewujudkan kaedah pengendalian dokumen
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 91
MK.PBUiTM.01
untuk mengelakkan berlakunya kerosakan, kecurian
penyalahgunaan dan kebocoran maklumat.
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
1 PK.PBUITM.(P).01 Prosedur Kawalan
Dokumen
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
7.6 KAWALAN KE ATAS PERALATAN PENGUKURAN DAN
PEMANTAUAN
Bahagian ini tidak digunapakai oleh PBUiTM kerana
pengukuran pengurusan kewangan tidak menggunakan
peralatan dan kaedah yang memerlukan kalibrasi dan
verifikasi.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 92
MK.PBUiTM.01
8.0 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN SISTEM
8.1 PANDUAN AM
Pengurusan PBUiTM akan merancang, mewujud dan
melaksanakan proses pemantauan bagi pengukuran, analisis dan
penambahbaikan SPK.
Pengurusan PBUiTM akan menyediakan kaedah pemantauan
prestasi proses pengurusan kewangan Universiti yang disediakan.
Ini bagi memastikan SPK mempunyai proses penambahbaikan
secara berterusan.
Pengurusan PBUiTM akan mengenalpasti penggunaan kaedah
teknik statistik yang sesuai bagi mengesan kekurangan yang
terdapat dalam SPK untuk tujuan melaksanakan
penambahbaikan yang berterusan serta peningkatan dalam SPK.
8.2 PENGUKURAN DAN PEMANTAUAN
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
Pengurusan PBUiTM akan menyediakan kaedah bagi mengukur
persepsi pelanggan terhadap Pengurusan Kewangan di UITM.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 93
MK.PBUiTM.01
Pemantauan dan pengukuran kepuasan pelanggan akan dibuat
berasaskan Kajiselidik, Aduan, Maklumbalas Pelanggan, Audit
Dalam, Kajian Semula Pengurusan.
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
1 PK.PBUITM.(P).03 Prosedur Audit Dalam Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
2 PK.PBUITM.(P).07 Prosedur Kaji Semula
Pengurusan
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
3 PK.PBUITM.(P).09 Prosedur
Pengendalian Aduan
dan Maklumbalas
Pelanggan
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 94
MK.PBUiTM.01
8.2.2 Audit Dalam
Pengurusan PBUiTM akan melatih dan melantik Juruaudit Dalam
untuk menjalankan Audit Dalam sekurang-kurangnya enam (6)
bulan sekali bagi memastikan SPK PBUiTM memenuhi perkara-
perkara berikut:-
a) Selaras dengan perancangan kualiti dan objektif kualiti
PBUiTM.
b) SPK dilaksana dan diselenggara dengan berkesan
mengikut kehendak-kehendak ISO 9001:2008.
c) Mengesan kelemahan dalam SPK.
d) Penemuan audit terdahulu diambil tindakan pembetulan
yang berkesan.
e) Penambahbaikan berterusan kepada SPK dari masa ke
semasa.
Audit Dalam hendaklah dijalankan oleh pegawai terlatih secara
berjadual dan Laporan Hasil Penemuan Audit dibentangkan
dalam MKSP PBUiTM.
Hasil penemuan Audit Dalam direkod dan disemak oleh Ketua
Sistem Audit PBUiTM. Sebarang ketidakpatuhan dan
perakuan/pemerhatian Audit Dalam hendaklah diambil tindakan
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 95
MK.PBUiTM.01
pembetulan dengan kadar segera demi menjamin keberkesanan
SPK PBUiTM.
Audit susulan akan dijalankan untuk mengesan keberkesanan
tindakan pembetulan yang dibuat dan dimaklumkan semula
pencapaiannya kepada Pengurusan Atasan PBUiTM secara
berkala.
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
1 PK.PBUITM.(P).03 Prosedur Audit Dalam Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses
Pengurusan PBUiTM akan menjalankan pemantauan dan
pengukuran ke atas SPK bagi semua proses dan produk akhir
yang berkaitan pada setiap peringkat. Kaedah yang sesuai akan
dilaksanakan bagi menentukan proses yang dirancang
menghasilkan produk yang ditetapkan dan keberkesanannya
dalam pengurusan.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 96
MK.PBUiTM.01
Sekiranya hasil yang dirancang tidak dicapai, tindakan
pembetulan akan dilaksanakan bagi memastikan pematuhan
kepada proses perancangan yang ditetapkan.
Pemantauan semula akan dijalankan setelah tindakan
pembetulan dan penambahbaikan dilaksanakan.
8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk
Pengurusan PBUiTM akan menyediakan prosedur untuk
memantau dan mengukur ciri-ciri produk bagi memastikan
keperluan produk telah dipenuhi.
Kriteria bagi produk yang dimaksudkan merujuk kepada
parameter berikut:-
a) Mencapai Objektif Kualiti berdasarkan kriteria yang telah
ditetapkan.
b) Memenuhi spesifikasi yang dapat memberikan kepuasan
pelanggan.
c) Memenuhi piawaian yang ditetapkan oleh Badan
Profesional.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 97
MK.PBUiTM.01
8.3 KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI
Pengurusan PBUiTM akan menyediakan prosedur untuk
mengawal semua produk yang tidak memenuhi spesifikasi di
setiap peringkat proses melalui pengasingan dan pembetulan.
Produk tersebut disemak atau diuji semula bagi menentukan
ianya memenuhi keperluan sebelum diterimapakai mengikut
prosedur yang ditetapkan.
Pengurusan PBUiTM akan menentukan tindakan pembetulan yang
diambil adalah bersesuaian dan berkesan. Semua laporan
tindakan pembetulan yang diambil akan direkodkan dan
disimpan.
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
1 PK.PBUITM.(P).04 Kawalan Produk Yang
Tidak Memenuhi
Spesifikasi
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
2 PK.PBUITM.(P).05 Tindakan Pembetulan Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 98
MK.PBUiTM.01
8.4 ANALISIS DATA
Pengurusan PBUiTM akan menyediakan prosedur bagi
mengenalpasti, mengumpul dan menganalisis data-data yang
berkaitan dalam menentukan kesesuaian dan keberkesanan SPK.
Ini merangkumi data yang terhasil dari maklumbalas pelanggan
yang diperolehi dari masa ke semasa. Data akan dianalisis bagi
memastikan tindakan pembetulan dan penambahbaikan
berterusan adalah berkesan ke atas SPK PBUiTM.
Analisis data melibatkan maklumat berikut:-
a) Tahap kepuasan pelanggan.
b) Pematuhan kepada keperluan produk.
c) Ciri-ciri proses dan produk termasuk peluang untuk
langkah pencegahan.
d) Prestasi pembekal barang/perkhidmatan/kerja.
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
1 PK.PBUITM.(P).11 Prosedur Analisis
Data
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ
/PBUiTM Kampus
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 99
MK.PBUiTM.01
8.5 PENAMBAHBAIKAN
8.5.1 Penambahbaikan Berterusan
Pengurusan PBUiTM akan sentiasa menambahbaik keberkesanan
SPK dengan berasaskan kepada Dasar Kualiti, Objektif Kualiti,
Laporan Penemuan Hasil Audit Dalam, Analisis Data, Tindakan
Pembetulan, Tindakan Pencegahan dan Kaji Semula Pengurusan.
8.5.2 Tindakan Pembetulan
Pengurusan Atasan PBUiTM akan mengambil tindakan
pembetulan untuk menghapuskan punca kepada sesuatu produk
yang tidak memenuhi spesifikasi dan merancang langkah bagi
memastikan ketidakpatuhan tidak berulang.
PBUiTM akan mendokumenkan prosedur bagi memastikan
tindakan pembetulan dilaksanakan berdasarkan kepada perkara
berikut:-
a) Ketidakpatuhan yang dikesan melalui hasil penemuan
Audit Dalam.
b) Maklumbalas pelanggan.
c) Menilai keperluan kepada tindakan pembetulan bagi
memastikan ketidakpatuhan tidak berulang.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 100
MK.PBUiTM.01
d) Mengenalpasti dan melaksanakan tindakan pembetulan
yang diperlukan.
e) Merekod semua keputusan yang berkaitan dengan
tindakan yang telah diambil.
f) Kaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang
telah diambil.
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
1 PK.PBUITM.(P).03 Prosedur Audit
Dalam
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
2 PK.PBUITM.(P).04 Prosedur Kawalan
Produk Yang Tidak
Memenuhi
Spesifikasi
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
3 PK.PBUITM.(P).05 Prosedur Tindakan
Pembetulan
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
4 PK.PBUITM.(P).06 Prosedur Tindakan
Pencegahan
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 101
MK.PBUiTM.01
DOKUMEN RUJUKAN
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
5 PK.PBUITM.(P).07 Prosedur MKSP Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
8.5.3 Tindakan Pencegahan
Pengurusan PBUiTM akan mengambil tindakan yang sesuai untuk
menghalang punca kemungkinan berlakunya sesuatu
permasalahan.
Tindakan pencegahan akan dilaksanakan berpandukan antara
lain kepada Laporan Penemuan Hasil Audit Dalam, Analisis
Aduan dan Maklumbalas Pelanggan. Pengurusan PBUiTM
Pengurusan PBUiTM akan mendokumenkan prosedur untuk
mengenalpasti keperluan bagi perkara-perkara berikut:-
a) Mengenalpasti kemungkinan berlakunya sesuatu
permasalahan serta puncanya.
b) Mengkaji keperluan untuk menghalang kemungkinan
berlakunya sesuatu permasalahan.
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 102
MK.PBUiTM.01
c) Mengenalpasti, merancang dan melaksanakan tindakan
pencegahan yang diperlukan.
d) Merekod semua keputusan berkaitan dengan tindakan
pencegahan yang telah diambil.
e) Mengkaji semula keberkesanan tindakan pencegahan yang
telah diambil.
Bil No. Rujukan Jenis Dokumen Lokasi
1 PK.PBUITM.(P).03 Prosedur Audit Dalam Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
2 PK.PBUITM.(P).04 Prosedur Kawalan
Produk Yang Tidak
Memenuhi Spesifikasi
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
3 PK.PBUITM.(P).05 Prosedur Tindakan
Pembetulan
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
4 PK.PBUITM.(P).06 Prosedur Tindakan
Pencegahan
Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
5 PK.PBUITM.(P).07 Prosedur MKSP Bilik ISO PBUiTM
Bahagian / UKZ /
PBUiTM Kampus
Keluaran : 07
Pindaan : 00
Tarikh : 01/10/2010
MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Muka surat : 103
MK.PBUiTM.01