Upload
anon-868885
View
17.614
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Penulisan surat
• Definisi Surat
• Tujuan
• Pengendalian Surat
• Jenis-jenis Surat Rasmi
• Bahagian-bahagian Surat
• Ciri-ciri Penulisan Berkesan
• Kenali Audien
Definisi Surat Daripada Perspektif Agensi Kerajaan
• Satu saluran komunikasi rasmi antara satu agensi dengan pihak luar (seperti stakeholders,pelanggan, perseorangan, agensi-agensi lain) dan antara satu agensi dengan cawangannya (sama ada di negeri yang sama ataupun di negeri yang lain)
• Alat Komunikasi bertulis yang ditulis oleh jabatan-jabatan kerajaan, badan-badan berkanun, swasta atau individu untuk berhubung secara rasmi di antara satu sama lain
Tujuan Surat Rasmi
• Sebagai penyampai maklumat bertulis
• Menjadi dokumen yang boleh digunakan
• Wakil atau duta (individu, Syarikat, Jabatan atau Negara)
PENGENDALIAN SURAT
KEPALA SURAT
• Logo Jabatan
• Alamat rasmi jabatan
• Alamat E-mel jabatan
• No. Fax jabatan
• No. Telefon rasmi jabatan
BILA GUNA KEPALA SURAT
• Menulis bagi pihak/mewakili jabatan
• Antara jabatan dengan jabatan
• Jabatan dengan swasta
• Jabatan dengan individu
KEDUDUKAN KEPALA SURAT
• Bahagian paling atas dalam format
Rujukan
• Apa kelebihan menulis rujukan di sebelah kiri?
• Menyelamatkan ruang
• Sebelah kanan dikosongkan untuk tujuan lain (taraf surat dll.)
• Keselarasan
TEKNIK MENULIS TARIKH
• 23 Januari 2008
• 30 Januari 2008
• 4 Februari 2008
PENERIMA SURAT
• Semua surat rasmi hendaklah ditujukan kepada jawatan bukan kepada nama individu yang menerima surat itu
TEKNIK MENULIS POSKOD
Untuk mewujudkan keselarasan, ada tidak teknik menulis poskod. Pilih satu sahaja:
i. 50480 KUALA LUMPUR
ii. 50480 Kuala Lumpur
iii. 50480 Kuala Lumpur
PENERIMA SURAT
• Satu surat, satu penerima contoh:Pengarah
Bahagian Pengurusan Politeknik
Kementerian Pendidikan Malaysia
Paras 6, Blok F Utara
Pusat Bandar Damansara
50604 Kuala Lumpur
Pengendalian Surat
• Surat Masuk– Direkod oleh pegawai yang menerima dalam
buku penerimaan surat– Dihantar kepada pegawai yang
bertanggungjawab– Dapatkan fail berkaitan– Memasukkan surat ke dalam fail– Mengambil tindakan sewajarnya
Pengendalian Surat
• Surat Keluar– Dapatkan fail yang berkaitan dengan
tajuk/tujuan– Menulis surat– Memasukkan salinan ke dalam fail– Salinan asal dihantar kepada penerima
Mengalamatkan Surat
• Nama Jawatan
Ketua SetiausahaKementerian Perdagangan Antarabangsa dan
IndustriBlok 8, Tingkat 14Kompleks Pejabat KerajaanJalan Duta50622 Kuala Lumpur.
Mengalamatkan Surat
• Dikhaskan
Y. Bhg. Tan Sri Ismail bin Adam
Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia
Jabatan Perkhidmatan Awam
Blok C2 dan C2, Parcel C
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62510 Wilayah Persekutuan, Putrajaya.
Mengalamatkan Surat
• Untuk Perhatian
Ketua Esekutif
Jabatan Hasil Dalam Negeri
Tingkat 3, Bangunan Peransang
60505 Shah Alam
Selangor Darul Ehsan.
(u/p: Puan Normah Idris, Unit Sumber Manusia)
Mengalamatkan Surat
• Berkelompok
Semua Ketua Setiausaha KementerianSemua Y. B. Setiausaha Kerajaan NegeriSemua Ketua Jabatan Persekutuan
Atau
Beberapa Kementerian/Jabatan/Individu
Jenis-jenis Surat Rasmi
• Permohonan
• Rayuan
• Bantahan
• Makluman
• Arahan
• Ucapan
• Penghargaan
Jenis-jenis Surat Rasmi
• Perakuan• Jemputan• Cadangan• Pesanan• Perjanjian• Pekeliling• Iringan• Lain-lain
Bahagian-Bahagian Surat
1. Lambang Kerajaan Persekutuan/Negeri
2. (Logo Agensi)
3. Nama Agensi dan Alamatnya
4. Nombor Telefon Utama, Nombor Faks, Nama E-mel, Alamat Laman Web
5. Rujukan Fail Penerima dan Pengirim
6. Tarikh Surat Ditandatangani
Bahagian-Bahagian Surat
7. Alamat Rasmi Penerima– Sama dengan sampul surat
• Contoh
Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia
Jabatan Perkhidmatan Awam
Blok C2 dan C2, Parcel C
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62510 W.P. Putrajaya.
(U/p: Encik Ahmad bin Marzuki)
Bahagian-bahagian Surat
8. Panggilan Hormat
• ContohTuan/Puan,
Y. Bhg. Dato’/Datuk/Y.B. Dato’/Tuan/Puan,
Y. Bhg. Dato’/Datin,
Bahagian-Bahagian Surat
9. Tajuk Surat
• Contoh
Laporan Pembaharuan dan Kemajuan
Dalam Perkhidmatan Awam Malaysia, 1999
Bahagian-Bahagian Surat
10.Pemerengganan
– Perenggan pertama tanpa nombor– Perenggan nombor dua bermula pada kiri
muka surat dan diikuti dengan indentation (tab)
– Perenggan-perenggan seterusnya mengikut format perenggan nombor dua
– Setiap perenggan hanya boleh mengandungi satu isu/perkara sahaja
Bahagian-Bahagian Surat
11.Penanda adanya muka surat kedua pada muka surat pertama
…2/-
12.Penanda muka surat kedua:
- 2 -
Bahagian-Bahagian Surat
13.PenutupSekian, terima kasih
14.Slogan
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
15.Pengakuan Pengirim
Saya yang menurut perintah,
Bahagian-Bahagian Surat
16. Ruang tanda tangan pengirim dan nama pengirim
Contoh(Ahmad bin Ali)Penyelaras Program KananProgram PENGURUSANInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
17. Ruang bagi pihak ketua agensi dan nama agensi
Contoh
(Ahmad bin Ali)b.p. Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
Bahagian-Bahagian Surat
18.Salinan surat kepada agensi lainContoh
Sk. PengarahINTAN
Bukit Kiara
Jalan Bukit Kiara
50480 Kuala Lumpur
Bahagian-Bahagian Surat
19.Edaran dalam dan salinan fail timbul
20.Singkatan nama pegawai yang menguruskan dan yang menaip
21.Singkatan nama fail dalam komputerContoh
ROY/azie/SURAT/jemputan penceramah
Ciri-ciri Penulisan Surat Berkesan
1. Nada yang berdiplomasi– Taraf kehormatan– Bahasa yang positif dan bersopan santun
2. Kesempurnaan– Tiada fakta/maklumat penting ditinggalkan
(kesan terhadap kos dan imej agensi pengirim)
Ciri-ciri Penulisan Surat Berkesan
3. Kemasan penyusunan topik/isi kandungan
– Mengemukakan alasan/latar belakang dan diikuti dengan tujuan atau sebaliknya
4. Keringkasan– Tepat dan tidak berpusing-pusing– Ayat yang ringkas
Ciri-ciri Penulisan Surat Berkesan
5. Kejelasan– Perkataan dan ayat tidak menyebabkan
tafsiran berlainan, tidak mengelirukan
6. Ciri ketepatan/ketelitian– Tiada kesilapan tanda bacaan– Tiada kesilapan tatabahasa– Tiada kesilapan penggunaan perkataan
Ciri-ciri Penulisan Surat Berkesan
7. ‘Layout’ surat yang menyenangkan penerima
– Margin standard– Perenggan yang seimbang– Line spacing– Jenis dan saiz font– kebersihan
Perkara-perkara Penting Yang Perlu Diberi Perhatian Semasa Menulis Surat
1. Tujuan mesej
2. Mengamalkan ciri penulisan berkesan
3. Analisis pembaca/audien (penerima yang ditujukan)
Penulisan Berkesan
• Orthografi yang betul (ejaan standard)
• Bentuk perkataan/ayat yang betul
• Gunakan perbendaharaan kata yang tepat
• Bezakan idea utama dan idea sampingan
• Elakkan bahasa yang berbunga
• Pastikan latar belakang audien
Kenali Audien
• Apa yang anda fikir dan anda ketahui tidak sama dengan apa mereka fikir dan ketahui
• Kecuali rakan rapat, penggunaan akronim hendaklah dielakkan
• Kebanyakan orang sibuk• Mereka bukannya pembaca yang baik –
mungkin tidak faham apa yang ditulis• Mereka mempunyai idea sendiri – tafsiran
dan agenda sendiri
Kenali Audien
• Tuliskan dengan mudah supaya difahami
• Selepas menulis, baca dengan kuat
• Penggunaan koma mengikut keperluan
• Tulis mengikut cara bercakap
• Hindarkan perkataan saintifik/undang-undang
Perkara-perkara Penting Yang Perlu Diberi Perhatian Semasa Menulis Surat
• Tatabahasa
• Pemilihan perkataan yang sesuai
• Nada
• Format
• Penandaan ‘SULIT’, ‘RAHSIA’, ‘TERHAD’
• Panggilan Hormat