Upload
hoangcong
View
221
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
PERAN HUMAS DALAM MENDOKUMENTASIKAN KEGIATAN PEMERINTAH KOTA SURAKARTA
SEBAGAI SUMBER INFORMASI MASYARAKAT SOLO
Oleh :
Nama : Siwi Eka Ratriningtyas NIM : D1608114
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh sebutan Ahli Madya bidang komunikasi Terapan
PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
PERSETUJUAN
Tugas akhir berjudul : ”PERAN HUMAS DALAM MENDOKUMENTASIKAN KEGIATAN PEMERINTAH KOTA SURAKARTA SEBAGAI SUMBER INFORMASI MASYARAKAT SOLO”
Karya :
Nama : Siwi Eka Ratriningtyas
NIM : D1608114
Konsentrasi :
Public Relation
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Penguji Tugas Akhir Program D
III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Surakarta,..................................2011
Menyetujui
Dosen Pembimbing
Tanti Hermawati, S.Sos, M.Si NIP. 19690207 199512 2 001
ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah diajukan dan disahkan oleh Panitia Ujian Akhir Program D III Komunikasi Terapan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta Hari : ................................
Tanggal : ......................
Panitia Ujian Akhir :
1. Dra. Prahastiwi Utari, M.Si, Ph. D ( ) NIP. 19600813 198702 2 001 2. Tanti Hermawati, S.Sos, M.Si ( ) NIP. 19690207 199512 2 001
iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
MOTTO
Allahumma inna nasaluka’aafwa wal’aafiata fiddini waddunya wal aakhirah
§ Segala sesuatu yang dijalani saat ini adalah tidak lepas dari mimpi
(T.A.Edison)
§ Bermimpilah, karena Tuhan akan memeluk mimpi-mimpi itu (Arai, sang
pemimpi)
iv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
PERSEMBAHAN Karya tulis ini penulis persembahkan untuk :
1. Allah SWT yang selalu memeberikan kemudahan dalam menyelesaikan
tugas akhir ini
2. Bapak dan Ibu tercinta terima kasih atas doa, support, dan kasih sayang
3. Andung P Aji terima kasih atas support dan kasih sayangnya
4. Teman-teman PR’08 khususnya kelas B, terima kasih atas
persahabatannya selama 3 tahun ini
v
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan syukur alhamdulillah atas kehadirat ALLAH SWT,
penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan judul “ PERAN HUMAS
DALAM MENDOKUMENTASIKAN KEGIATAN PEMERINTAH KOTA
SURAKARTA SEBAGAI SUMBER INFORMASI MASYARAKAT
SOLO”.
Adapun tugas akhir ini guna untuk melengkapi tugas-tugas dan
memenuhi syarat-syarat guna memperoleh sebutan Ahli Madya bidang
komunikasi Terapan.
Dalam menulis tugas akhir ini penulis sudah berusaha sebaik – baiknya
dan tidak menutup kemungkinan bahwa tugas akhir ini masih terdapat kekurangan
disana sini. Oleh karena itu penulis sangat menerima segala kritik dan saran agar
dapat menuju hasil yang lebih baik.
Dengan disusunnya tugas akhir ini, maka penulis mengucap terima kasih kepada :
1. Bapak Kasino dan Ibu Sri Sumarni tercinta yang telah memberikan doa,
support, dan kasih sayang yang tak pernah henti
2. Adekku Dwi Agung Nugroho K dan Hari Tri Saputro yang selalu sayang
dan memberikan support.
3. Andung P Aji yang telah memberikan support dan kasih sayang.
4. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik UNS Solo yang telah memberikan kesempatan kepada kami
untuk melaksanakan Kuliah Kerja Media.
vi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
5. Bapak Drs. A. Eko Setyanto, M.Si, selaku ketua program Komunikasi
Terapan dan Pembimbing Akademik yang telah memberikan kesempatan
untuk melaksanakan Kuliah Kerja Media dan telah membantu dan
membimbing penulis selama menjadi mahasiswi.
6. Ibu Tanti Hermawati S.sos. M.Si, selaku pembimbing tugas akhir yang
selama ini telah membimbing penulis dalam membuat tugas akhir ini
hingga akhirnya tugas akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya.
7. Ibu DRA. Prahastiwi Utari, M.Si, Ph. D , terima kasih karena telah
menyediakan waktunya untuk menguji penulis
8. Para dosen yang telah memberikan penulis bekal ilmu pengetahuan.
9. Bapak Budho Laksono, SH, MH, selaku Kabag Humas dan Protokol
Sekretariat Daerah Kota Surakarta yang telah mengijinkan penulis
melaksanakan Kuliah Kerja Media di bagian Humas dan Protokol Setda
Kota Surakarta.
10. Bapak Jackson A. Napitupulu, SE, M.Si, selaku Kassubag Pemberitaan
Humas dan Protokol Setda Surakarta yang telah dengan senang hati
membimbing penulis selama tiga bulan melaksanakan KKM.
11. Bu Nurdiana, Bu Tutik, yang selalu membantu penulis selama
melaksanakan KKM.
12. Pak Padi, Pak Moko, Pak Wagiran, Pak Bambang, Mas Aris, Pak Roso,
Mbak Mima, Mbak Amel, Pak Sarwono, Pak Anton, Bu Cristin, Bu Yuli,
Bu Dewi terima kasih kerjasamanya selama penulis melaksanakan KKM.
vii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
13. Anak-anak STM yang telah membantu penulis selama KKM walau
kebersamaan kita hanya satu bulan.
14. An Angel yang berhati devil Ajeng, Ayu, Septi, Ichy, Bintari selalu ada
buat penulis
15. Teman-teman PR ’08 khususnya kelas B terima kasih atas persahabatan
selama tiga tahun.
16. Dan para pembaca yang budiman.
Kami berdoa semoga selalu dalam lindungan Allah SWT. dan semoga
tugas akhir ini bermanfaat bagi kami sendiri serta pembaca.
Surakarta, Juni 2011
Penulis
viii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN
JUDUL ............................................................................................................... i
PERSETUJUAN OLEH PEMBIMBING .......................................................... ii
PENGESAHAN ................................................................................................. iii
MOTTO ............................................................................................................. iv
PERSEMBAHAN .............................................................................................. v
KATA PENGANTAR ....................................................................................... vi
DAFTAR ISI ...................................................................................................... ix
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1
A. Latar Belakang ............................................................................... 1
B. Tujuan Kuliah Kerja Media ............................................................ 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ...................................................................... 6
A. Definisi Hubungan Masyarakat (Humas) ..................................... 6
B. Tujuan Humas ............................................................................... 7
C. Fungsi Humas ................................................................................ 9
D. Proses Public Relation .................................................................. 10
E. Ruang Lingkup dan Perincian Tugas Humas ................................ 11
F. Hubungan antara Humas dengan Dokumentasi Kegiatan ............. 13
G. Kehumasan Pemerintah ................................................................. 15
ix
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
BAB III DESKRIPSI BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL SEKRETARIAT
DAERAH KOTA SURAKARTA ...................................................... 17
A. Sejarah Pemerintah Kota Surakarta .............................................. 17
B. Visi dan Misi Pemerintah Kota Surakarta ..................................... 17
C. Lambang Daerah ........................................................................... 19
D. Humas dan Protokol Setda Surakarta ............................................ 20
E. Visi Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta ........................... 22
F. Misi Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta ........................... 22
G. Struktur Organisasi ....................................................................... 23
H. Uraian Tugas ................................................................................. 23
BAB IV PELAKSANAAN MAGANG ........................................................... 32
BAB V PENUTUP ......................................................................................... 39
A.Kesimpulan ..................................................................................... 39
B.Saran ................................................................................................ 40
.............................................................................................................
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 41
LAMPIRAN
x
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dampak dari era globalisasi yaitu ditandainya makin majunya
teknologi serta persaingan yang pesat disegala bidang kegiatan. Dengan situasi
seperti ini, malah memberikan kesempatan bagi orang – orang yang mempunyai
daya saing tinggi dan SDM yang berkualitas serta diwujudkan dalam bentuk
penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi serta ketrampilan yang memadai
untuk meraih segala peluang yang ada agar dapat bertahan di dalam dunia yang
penuh dengan tantangan dan persaingan ini.
Untuk menyikapi tantangan tersebut, Mahasiswa Program Diploma III
Komunikasi Terapan diberikan sistem pelatihan atau magang sebagai mata kuliah
terakhir yang bertujuan untuk mempersiapkan mahasiswa dalam menghadapi
tantangan untuk memasuki dunia kerja. Dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Media
atau magang akan memberikan kesempatan kepada Mahasiswa untuk
menhimplementasikan teori – teori yang telah diberikan selama kuliah, serta dapat
membandingkan antara ilmu yang telah diperoleh pada saat kuliah dengan praktek
di dunia kerja. Sehingga, dari perbandingan tersebut, diharapkan mereka
Mahasiswa mampu beradaptasi dan bersikap profesional dengan lingkungan
tempat bekerja, serta dapat mengantisipasi masalah-masalah di dalam maupun di
luar lingkungan kerja.
1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
Sejalan dengan perkembangan dunia usaha mendorong hubungan di
dalam suatu lembaga maupun di luar lembaga instansi semakin kompleks. Karena
hal ini mulai terjadi pada lembaga atau instansi Pemerintah dimana merupakan
atau instansi yang tidak bertujuan memperoleh laba atu keuntungan dari publik
atau masyarakat. Untuk menyikapi hal tersebut maka diperlukanlah devisi khusus
yaitu Devisi Hubungan Masyarakat (Humas), dimana devisi ini menangani
berbagai macam permasalahan yang berkaitan masyarakat dan pribadi – pribadi di
dalam lembaga atau instansi itu sendiri sehingga citra baik yang diusahakan akan
tercapai sehingga meningkatkan kepercayaan, simpati, serta loyalitas dari
masyarakat terhadap lembaga atau instansi tersebut.
Public Relation (PR) dalam Bahasa Indonesia diterjemahkan dengan
istilah Hubungan Masyarakat (Humas), merupakan suatu lapangan kerja baru
yang sedang berkembang pesat di dunia Komunikasi. Humas dilembaga atau
instansi Pemerintah merupakan suatu kegiatan dimana untuk memperoleh
kepercayaan, niat baik, pengertian serta penghargaan dari masyarakat luas dengan
jalan komunikasi. Komunikasi diperlukan dalam kegiatan kehumasan dalam
Pemerintah dalam melakukan tugasnya
Pemerintah Kota Surakarta dalam memenuhi hal tersebut, membentuk
suatu bagian yang berfungsi sebagai lembaga komunikasi yang dikelola oleh
Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta, yang merupakan suatu
perangkat daerah untuk menjembatani suatu informasi melalui pihak ketiga,
dimana pihak ketiga tersebut adalah media. Dimana Pemerintah Kota Surakarta
memanfaatkan Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta sebagai lembaga
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
komunikasi untuk menginformasikan suatu berita kepada media yang nantinya
akan sampai kepada publik. Selain itu tugas penting lainnya adalah mengkliping
semua berita yang isinya memuat tentang Kota Solo. Berita – berita yang telah
dikliping kemudian dianalisis untuk mengetahui permasalahan yang berkembang
di masyarakat berdampak positf, negatif atau netral terhadap citra Pemerintah
Kota. Sehingga jika muncul suatu berita memuat permasalahan yang
menyudutkan atau berdampak negatif bagi Dinas terkait atau bagi Pemerintahan
Kota, maka disinilah peran Humas sangat diperlukan.
Mengingat tugas Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta sangat
kompleks, maka dalam tugasnya tidak lepas dari kalangan pers atau media. Media
merupakan rekan humas sebagai pelayan informasi bagi masyarakat. Salah satu
tugas humas adalah mendokumentasikan berbagai kegiatan. Fungsi dari
dokumentasi sendiri adalah sebagai bukti telah terlaksananya kegiatan, serta dapat
memberikan kemudahan dalam hal kearsipan bagi Pemerintah Kota Surakarta
karena telah terlaksananya beberapa kegiatan. Tugas dari dokumentasi acara tidak
hanya memotret kegiatan, tetapi juga meliput acara yang kemudian dibuat press
realease sehingga dibutuhkan kerjasama dengan media massa yang ada. Agar
dalam hal ini dapat tersampaikan dengan baik kepada masyarakat. Serta
diharapakan timbulnya umpan balik (feedback) atas terlaksananya kegiatan
tersebut dari masyarakat.
Pemerintah Kota Surakarta sangat menarik untuk dijadikan sebagai
tempat melaksanakan kuliah Kerja Media karena penulis mendapatkan banyak
sekali pengalaman baru yang tidak ditemukan di dalam perkuliahan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
B. Tujuan Kuliah Kerja Media
1 Tujuan Khusus
Tujuan Khusus dari pelaksanaan Kuliah Kerja Media (KKM) di
Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
a. Ingin mengetahui sejauh mana peran Humas di Bagian Humas dan
Protokol Setda Surakarta.
b. Untuk mengetahui kegiatan – kegiatan yang dilaksanakan oleh
Humas dan Protokol Setda Surakarta.
2. Tujuan Umum
Tujuan umum yang mendasari penulis melaksanakan Kuliah Kerja
Media (KKM) adalah sebagai berikut :
a. Untuk memenuhi syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya
Program Diploma III Komunikasi Terapan, selain itu juga
memenuhi kegiatan proses akhir perkuliahan yang merupakan
salah satu syarat kelulusan, sesuai dengan peraturan yng berlaku di
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.
b. Melatih kreatifitas dan profesionalitas agar dapat mempersiapkan
diri dalam persaingan dunia kerja.
c. Membina hubungan baik antara fakultas dengan lembaga/instansi
dimana penulis melaksanakan KKM.
d. Mendapatkan ketrampilan pengetahuan dan pengalaman pada
instansi yang bersangkutan khususnya di bidang Humas.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
e. Melatih penulis untuk lebih kreatif, komunikatif serta bersifat
kooperatif dalam menghadapi dan menyelesaikan tugas – tugas
yang diberikan dilingkungan kerja. Apalagi dalam meliput acara
yang terkadang dilakukan diluar jadwal seperti malam hari atau
pada hari libur tetap dilaksanakan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Definisi Public Relations
Public Relation terdiri dari dua kata, yaitu Public dan Relations.
Istilah Public dapat diartikan sebagai Masyarakat, sedangkan Relations
dapat diartikan sebagai menjalin hubungan satu sama lain.
Definisi Public Relations, menurut Cutlip, Center dan Broom adalah
”Public Relations is the management function which evaluates public
attitudes, identifes the policies and procedures of an andividual or an
organizition with the public interest, and plans and executes a program of
action to earn public understanding and acceptance”.
(Public Relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik,
mengidentifikasi kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi
demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu
program kegiatan untuk meraih pengertian dan dukungan publik). (Onong
Uchjana Effendy,1993. Hal : 116)
Menurut International Public Relations Association (IPRA)
memberi definisi PR sebagai berikut ”Public Relations is a management
function, of a continuing and planned character, through which public and
private organizations and institutions seek to win and retain the
understanding, sympathy, and support of those with whom there are may
6
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
be concerned by evaluating public opinion about themselves, in order to
correlate, as far as possible their own policies and procedures, to achieve
by planned and widespread information more productive coorporation and
more efficient fulfillment of their common interest”.
(Public Relations merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang
direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi-
organisasi, lembaga-lembaga umum dan pribadi dipergunakan untuk
memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari
mereka yang ada hubungan dan diduga akan ada kaitannya, dengan tujuan
sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan,
guna mencapai kerja sama yang lebih produktif, dan untuk memenuhi
kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang
terencana dan tersebar luas) (Maria Assumpta Rumanti, 2005. Hal : 10-11)
B. Tujuan Humas
Humas pada hakikatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan humas
dapat dianalogikan dengan tujuan komunikasi, yakni adanya penguatan
dan perubahan kognisi, afeksi, dan perilaku komunikannya. Bila kita bawa
ke dalam tujuan humas, maka tujuan humas adalah terjaga dan
terbentuknya kognisi, afeksi, dan perilaku positif publik terhadap
organisasi/lembaga. Dengan demikian, rumusan yang paling tepat
mengenai tujuan humas adalah sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
1. Terpelihara dan terbentuknya saling pengertian (Aspek Kognisi)
Tujuan humas pada hakikatnya adalah membuat publik dan
organisasi/lembaga saling mengenal. Baik mengenal kebutuhan,
kepentingan,harapan, maupun budaya masing-masing.
2. Menjaga dan membentuk saling percaya (Aspek Afeksi)
Bila tujuan yang pertama mengaruh pada penguatan dan perubahan
pengetahuan (kognisi), maka tujuan berikutnya adalah lebih pada
tujuan emosi, yakni pada sikap (afeksi) saling percaya (mutual
confidence).
3. Memelihara dan menciptakan kerja sama (Aspek Psikomotoris)
Tujuan berikutnya adalah dengan komunikasi diharapkan akan
terbentuknya bantuan dan kerja sama nyata.
Dapat diambil kesimpulan bahwa setelah pengetahuan/pikiran di
buka, emosi/kepercayaan disentuh maka selanjutnya perilaku
positif dapat diraih. Pada akhirnya, semua itu kembali pada tujuan
yang lebih besar, yakni terbentuknya citra yang positif terhadap
organisasi lembaga dimana humas berada. (Frida Kusumastuti,
2002. Hal : 20-22)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
C. Fungsi Humas
Fungsi merupakan kegunaan untuk mencapai tujuan organisasi/lembaga,
untuk mencapai tujuan suatu lembaga, maka Betrand R. Canfield
mengemukakan tiga fungsi Public Relations yaitu :
1. Mengabdi kepada kepentingan umum (It should serve the public’s
interest).
Dalam fungsi ini bahwa PRO (Public Relations Officer) diangkat di
beri upah oleh manajer, akan tetapi tugasnya dan pekerjaannya ialah
melayani publik, kepentingan umum. Tugasnya ke dalam membina
hubungan yang harmonis antara manajer beserta stafnya dengan para
karyawan, mengusahakan agar para karyawan bekerja dengan
senang dan merasa puas, meneliti perasaan.
2. Memelihara komunikasi yang baik (Mantain good communication).
Maksudnya dalam pelaksanaannya PRO melakukan banyak
komunikasi, baik komunikasi langsung secara personal contract,
maupun komunikasi melalui mass-media. Salah satu tugas PR adalah
sebagai sumber informasi (sourch of information) dan sebagai
saluran informasi (channel of information)
3. Menitik beratkan moral dan tingkah laku yang baik (And stress good
morals and manners).
PRO dan petugas-tugasnya harus berusaha agar seperti cermin yang tetap
bersih cemerlang. Dengan demikian PR memberikan citra yang baik
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
mengenai organisasi/lembaga yang diwakilinya itu. (Onong Uchjana
Effendy,1993. Hal : 137-140)
D. Proses Public Relations
Humas menjalankan fungsi dan tugas penerangan di dalam jajaran masing-
masing. Perannya sebagai wahana komunikasi di dalam maupun keluar
organisasi/lembaga. Dalam organisasi berusaha menyelenggarakan
komunikasi internal perusahaaan dan keluar memberikan informasi kepada
masyarakat. Menurut Cutlip dan Center proses PR sepenuhnya mengacu
kepada pendekatan manajerial yang terdiri dari :
1. Fact finding (Pengumpulan data)
Adalah mencari dan mengmpulkan data /fakta sebelum melakukan
tindakan. Misalnya PR sebelum melakukan suatu kegiatan harus
terlebih dahulu mengetahui apa yang diperlukan publik, siapa saja
yang termasuk ke dalam publik, bagaimana keadaan publik
dipandang dari berbagai faktor.
2. Planning (Perencanaan)
Adalah berdasarkan fakta membuat rencana tentang apa yang harus
dilakukan dalam menghadapi berbagai masalah itu.
3. Communucating (Komunikasi)
Adalah rencana yang disusun dengan baik sebagai hasil pemikiran
yang matang berdasarkan fakta/data tadi, kemudian dikomunikasikan
atau dilakukan kegiatan operasional.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
4. Evaluation (Penilaian)
Adalah mengadakan evaluasi tentang suatu kegiatan, apakah sudah
tercapai atau belum. Evaluasi itu dapat dilakukan secara kontinyu.
Hasil evaluasi ini menjadi dasar kegiatan PR berikutnya. (Soleh
Soemirat dan Elvinaro Ardianto, 2003. Hal 90)
E. Ruang Lingkup dan Perincian Tugas Public Relations
Ruang lingkup Hubungan Masyarakat (Humas) dalam menjalankan tugas
meliputi antara lain :
1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian
informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada
publik, supaya publik mempunyai pengertian yang benar tentang
organisasi atau perusahaan, tujuan, serta kegiatan yang dilakukan.
Itu semua disesuaikan dengan kebutuhan, keinginan, dan harapan
publik internalatau eksternal dan memperhatikan, mengolah,
mengintegrasikan pengaruh lingkungan yang masuk demi
perbaikan dan perkembangan organisasi.
2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat
umum atau masyarakat. Disamping itu, menjalankan dan
bertanggung jawab terhadap kehidupan kita bersama dengan
lingkungan. Karena mereka ikut menentukan kehidupan organisasi
apabila kita tidak saling mengganggu, perlu diajak berunding, demi
kebaikan semua pihak tak ada yang dirgikan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
3. Memperbaiki Citra Organisasi
Bagi PR, menyadari citra yang baik tidak hanya terletak pada
bentuk gedung, presentasi, publikasi, dan seterusnya, tetapi terletak
pada (1) bagaimana organisasi bisa mencerminkan organisasi yang
dipercayai, memiliki kekuatan, mengadakan perkembangan secara
berkesinambungan yang selalu terbuka untuk dikontrol, dievaluasi;
(2) dapat dikatakan bahwa citra tersebut merupakan gambaran
komponen yang kompleks.
4. Tanggung jawab sosial. PR merupakan instrumen untuk
bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak
terhadap tanggung jawab tersebut. Terutama kelompok publik
sendiri, publik internal, dan pers. Penting diusahakan bahwa sluruh
organisasi bersikap terbuka dan jujur terhadap semua kelompok
atau publik yang ada hubungannya dan memerlukan informasi.
Itulah mentalitas dan budaya mereka atau organisasi, apabila mau
mendapat kepercayaan publik, dan masyarakat pada umunnya.
5. Komunikasi
PR mempunyai bentuk komunikasi yag khusus, komunikasi timbal
balik, maka pengetahuan komunikasi menjadi modalnya. Dalam
fungsinya, komunikasi itu sentral. Perlu juga untuk dimiliki adalah
pengetahuan manajemen dan kepemimpinan, struktur organisasi.
(Maria Assumpta Rumanti, 2005. Hal : 39-42)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
F. Hubungan Public Relations dengan Dokumentasi kegiatan
Setiap lembaga/organisasi mempunyai tujuan yang ingin dicapai
sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkannyaterlebih dahulu. Seberapa
jauh berhasil atau tidaknya tergantung dari usaha serta kemampuan yang
telah dilakukan pengelola lembaga/organisasi itu sendiri, khususnya
peranan humas sangat diperlukan. Hal ini dapat dilihat dari fungsi humas
dalam suatu kegiatan. Salah satu tugas humas yang harus dilakukan dalam
suatu kegiatan adalah dokumentasi.
Dokumentasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk
mengumpulkan data. Setelah mendapatkan data dari suatu kegiatan maka
langkah selanjutnya adalah membuat dokumentasi kegiatan. Dalam
membuat dokumentasi kegiatan suatu lembaga/organisasi meliputi foto,
rekaman pidato, sambutan-sambutan serta siaran TVRI bentuk video.
a. Dokumentasi sambutan-sambutan
Seseorang yang berprofesi Humas di lembaga pemerintahan
atau perusahaan swasta dalam peristiwa-peristiwa tertentu dituntut
untuk bisa menulis naskah pidato untuk atasannya.
Sistematika naskah pidato, pada dasarnya terdiri dari :
1. Pendahuluan (berisi penjelasan singkat dan latar belakang
tentang tujuan substansi yang dipidatokannya supaya terbentuk
hubungan berpikir dengan khalayak pendengar).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
2. Inti meteri pidato (uraian yang berisi argumentasi yang menacu
kepada topik yang telah dipilihnya dan dikembangkan sesuai
dengan kebutuhan).
3. Kesimpulan (berisi saripati dari keseluruhan materi yang
dipidatokan). (Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardianto, 2003. Hal
75-76)
b. Dokumentasi Foto
Kekuatan gambar yang melabihi kata-kata. Foto selalu
memberi dampakotentik. Meskipun foto dapat direkayasa, seperti
halnya statistik, orang biasanya mudah menerima bukti berupa foto
daripada kata-kata. Dalam humas foto sangat diperlukan sebagai
bahan publikasi, laporan, berita, iklan, maupun kepentingan
arsip/dokumentasi. Oleh karena itu, humas harus dapat
mengusahakan foto yang baik., yakni yang menarik dan menyolok,
terjaga kebaruannya, diambil pada saat yang tepat, ”berbicara” atau
mengkomunikasikan sesuatu. Foto-foto ini diambil oleh fotografer
yang profesional dengan sutradara seorang humas yang terlatih.
(Frida Kusumastuti, 2002. Hal : 33)
c. Dokumentasi Press Release
Press Release adalah informasi dalam bentuk berita yang
dibuat oleh Public Relations (Humas) suatu organisasi /perusahaan
yang disampaikan kepada pengelola pers/redaksi media massa (tv,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
radio, surat kabar, majalah) untuk dipublikasikan dalam media massa
tersebut. (Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardianto, 2005. Hal 54)
Sesuai dengan kegunaan Press Release untuk mempublikasikan data
maka dapat dijadikan sebagai bukti telah dilaksanakannya suatu acara.
G. Kehumasan Pemerintah
Pada tahun 1967 telah dibentuk Badan Kerja Sama (BKS) antar Humas-
humas Pemerintah yang terdapat dalam departemen-departemen Kabinet
Republik Indonesia. Karena dirasakan kurang berkembang, maka pada
tahun 1970 wadah BKS tersebut ditingkatkan menjadi Badan Koordinasi
Kehumasan Pemerintah yang di singkat BAKOHUMAS. BAKOHUMAS
didirikan pada tahun 1971dengan pengukuhan Surat Keputusan Menteri
Penerangan No. 31 Tahun 1971, mempunyai tugas antara lain :
a) Mengadakan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi dan kerjasama
antar humas-humas departemen/lembaga negara.
b) Merencanakan dan melaksanakan kegiatan-kegiatan kehumasan
sesuai dengan kebijaksanaan Pemerintah.
Kegiatan tersebut telah dikembangkan lagi setelah didirikan
BAKOHUMAS DAERAH pada bulan Maret 1976 sebagai pelaksanaan Surat
Intruksi Menteri Penerangan No. 02/INSTR/MENPEN/1976. BAKOHUMAS
DAERAH ini dibentuk di tiap daerah tingkat I Propinsi di seliruh Indonesia.
Public Relations atau Humas di Indonesia telah memperoleh lagi
cakrawalanya dengan ikut serta dalam Federation of the ASEAN Public Relations
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
Organizations (FAPRO) yang untuk pertama kali didirikan di Kuala Lumpur
tahun 1977.
Pada bulan Maret 1981 Indonesian menjadi tuan rumah Kongres FAPRO
kedua yang dalam pembahasan perkembangan kehumasan di Indonesia berbicara
para ahli, baik dari BAKOHUMAS maupun PERHUMAS suatu persatuan
hubumgan masyarakat non-pemerintah yang erat sekali hubungannya dengan
International Public Relations Assiciation.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
BAB III
DESKRIPSI BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL
SEKRETARIAT DAERAH KOTA SURAKARTA
A. Sejarah Pemerintahan Kota Surakarta
Tanggal 16 Juni merupakan hari jadi Pemerintahan Kota Surakarta.
Secara de facto tanggal 16 Juni 1946 terbentuk Pemerintahan Daerah Kota
Surakarta yang berhak mengatur dan mengurus rumah tangganya sendiri,
sekaligus menghapus kekuasaan Kerajaan Kasunanan dan
Mangkunegaran.
Secara yuridis Kota Surakarta terbentuk berdasarkan penetapan
Pemerintah tahun 1946 Nomor 16/SD, yang diumumkan pada tanggal 15
Juli. Dengan berbagai pertimbangan faktor – faktor historis sebelumnya,
tanggal 16 Juni 1946 ditetapkan sebagai hari jadi Pemerintah Kota
Surakarta.
B VISI DAN MISI
Visi dan Misi Kota Surakarta berdasarkan
Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 10 Tahun 2001,
Tanggal 13 Desember 2001 adalah :
17
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
Visi :
Terwujudnya Kota Sala sebagai Kota Budaya yang bertumpu pada potensi
Perdagangan Jasa, Pendidikan, Pariwisata, Olahraga.
Misi :
Revitalisasi kemitraan dan partisipasi seluruh komponen masyarakat dalam semua
bidang pembangunan, serta perekatan kehidupan bermasyarakat dengan komitmen
cinta kota yang berlandaskan pada nilai – nilai ”Sala Kota Budaya”
Meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang memiliki kemampuan
dalam pengusahaan dan pendaya gunaan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni,
guna mewujudkan inovasi dan intregasi masyarakat madani yang berlandaskan
ke-Tuhanan Yang Maha Esa
Mengembangkan seluruh kekuatan ekonomi Daerah, sebagai pemacu
tumbuhan dan berkembangnya ekonomi rakyat yang berdaya saing tinggi, serta
mendaya gunakan potensi pariwisata dan teknologi terapan akrap lingkungan.
Membudayakan peran dan fungsi hukum, pelaksanaan Hak Asasi Manusia
dan demokratisasi bagi seluruh elemen masyarakat, utamanya para penyelenggara
pemerintahan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
C. Lambang Daerah
Arti lambang :
Warna hijau berarti hidup, warna-warna putih, kuning, merah, dan hitam
melukiskan nafsu diantara beberapa nafsu manusia. Semuanya berarti
hidup harus dapat menguasai nafsunya.
Makna dari lukisan :
1 Perisai mewujudkan lambang perjuangan dan perlindungan.
2 Tugu lilin menyala melukiskan kebangunan dan kesatuan bangsa.
3 Keris melambangkan kejayaan dan kebudayaan.
4 Panah berarti selalu waspada.
5 Jalur mendatar berombak berarti Bengawan Sala.
6 Bintang kanan kiri melukiskan bintang dilangit dan berarti
kesejahteraan.
7 Bambu runcing menggambarkan perjuangan rakyat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
8 Kapas dan padi melukiskan pakaian dan makanan yang berarti : Do’a
kearah kemakmuran. Jumlah 6 dari daun, bunga dan buah kapas berarti
bulan 6, jumlah 16 dari buah padi berarti tanggal 16.
9 Kain adalah hasil kerajinan terpenting dari Kota Besar Surakarta dan
Sidomukti mengandung arti do’a keluhuran.
Lukisan yang terdapat dalam jorong merupakan surya sangkala memet :
1. Anak panah diatas busur dengan bergerak, berarti ”rinaras” dan
berwatak enam
2. Air berarti ”waudadi” atau ”dadi” dan berwatak empat.
3. Mulai pangkal panah sampai ujung tugu merupakan bentuk lurus
berarti ”terus” dan berwatak Sembilan.
4. Tugu lilin berarti ”manunggal” dan berwatak satu.
Secara lengkap berbunyi : ”RINARAS DADI TERUS
MANUNGGAL” berarti tahun 1946.
D. HUMAS DAN PROTOKOL SETDA KOTA SURAKARTA
Di zaman globalisasi seperti sekarang ini dengan semakin berkembang
pesatnya informasi dan komunikasi harus dipahami sebagai tatangan yang selalu
menempatkan peranan kehumasan pada posisisnya yang semakin penting.
Peran kehumasan sangat penting dan menjadi tuntutan yang mendesak
saat ini. Adalah suatu hal yang tidak menguntungkan, apabila dalam tata informasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
tidak memiliki lembaga yang kompeten untuk menjalankan tugas–tugas
kehumasan.
Demikian pula terkait dengan tugas-tugas di bidang keprotokolan sudah
saatnya memperbaiki pola pikir untuk tidak sekedar mengatur dan mendesain
acara-acara resmi keprotokolan, tetapi harus menyentuh kepentingan publik dan
promosi-promosi pengembangan potensi daerah. Pola pikir keprotokolan harus
diubah dan harus siap sedia menampung aspirasi dan komplain dari masyarakat,
sehingga masyarakat dapat meningkat partisipasinya dalam mengembangkan
daerahnya.
Dengan membiarkan setiap perkembangan membentuk pencitraan
negatif dan stigmatisasi yang buruk terhadap penyelenggaraan pemerintah adalah
sebuah kesia-siaan yang secepatnya harus diatasi. Dengan kata lain peran humas
dan keprotokolan sangat dibutuhkan dengan membentuk sebuah sebuah unit kerja
yang tidak hanya sekedar meneruskan informasi dari pimpinan atau menangapi
berita-berita sumir namun lebih dikembangkan agar lebih proaktif untuk mampu
mengemas informasi sesuai fakta yang benar dan berimbang sehingga dapat
membentuk opini publik yang proposional. Penataan peranan kehumasan dan
keprotokolan serta para perangkatnya memerlukan strategi khusus sehingga
memungkinkan unit kehumasan dan keprotokolan dapat bekerja secara lebih
efektif dan efisien dalam melaksanakan fungsinya dengan memperhatikan prinsip
pengorganisasian dengan membagi habis tugas yang ada. Sehingga setiap pegawai
ada tempatnya dan setiap pegawai pada tempatnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
Melaui Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2008
dibentuklah Bagian Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Surakarta
sebagai salah satu perangkat daerah dilingkungan Pemerintah Kota Surakarta yang
ikut serta dalam penyelenggaraan pemerintah daerah berdasarkan prinsip otonomi
yang luas, nyata, dan bertanggung jawab secara efektif dan efisien dalam
mewujudkan peningkatan kualitas pelayanan umum maupun kesejahteraan
masyarakat di bidang informasi dan komunikasi.
E. VISI
OPTIMALISASI PELAYANAN UMUM, PEMBERDAYAAN DAN
PERAN SERTA MASYARAKAT DI BIDANG INFORMASI DAN
KOMUNIKASI MELALUI REFORMASI DAN REVITALISASI
PERAN KEHUMASAN DAN KEPROTOKOLAN.
F. MISI
1 Mengkomunikasikan strategi kehumasan dan keprotokolan secara
efektif kepada internal maupun eksternal.
2 Menyelaraskan implementasi strategi kehumasan dan keprotokolan.
3 Menciptakan citra kepemerintahan yang positif.
4 Menumbuhkan kepercayaan seluruh elemen masyarakat terhadap
Pemerintah Daerah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
G. STRUKTUR ORGANISASI
H. URAIAN TUGAS
Dasar :
Peraturan Walikota Surakarta Nomor 9 Tahun 2008 tentang
Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kota
Surakarta.
KEPALA BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL
KEPALA SUB BAGIAN PEMBERITAAN
KEPALA SUB BAGIAN PENGUMPULAN DAN DISTRIBUSI INFORMASI
KEPALA SUB BAGIAN PROTOKOL
Penyusunan Naskah
Sambutan
Pengemudi Kantor
Petugas Dokumentas
i
Penyusunan Kliping
Administrasi Surat
Caraka
Pengelolakepegawai
an
Pengelola barang
Bendahara pembantu
pengeluaran
Pengelola Keprotokolan
Bendahara Pengeluaran Pembantu
Gaji
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
1 Kepala Bagian Humas dan Protokoler
· Kepala Bagian Humas dan Protokol mempunyai tugas
menyelenggarakan hubungan masyarakat dan keprotokolan, menyusun
perumusan kebijakan pemerintah daerah, pengkoordinasian pelaksanaan
tgas perangkat daerah, pembinaan dan fasilitas, serta pemantauan,
evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan pemerintahan daerah di
bidang publikasi, pengelolaan informasi, analisis media, informasi, acara
protokoler dan pelayanan tamu.
· Uraian tugas yang dimaksud diatas adalah sebagai berikut :
a. Menyusun program kerja Bagian Humas dan Protokol berdasarkan
rencana strategis dan program kerja tahunan Sekretariat Daerah.
b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta
pemerataan tugas.
c. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan
pelaksanaan tugas.
d. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi
penyimpangan.
e. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan
hambatan serta memberikan jalan keluarnya.
f. Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan
kinerja.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
g. Membangun tata alir informasi yang sirkular antara pemerintah
dengan publik baik secara horisontal, lintas sektor maupun ke
masyarakat melalui berbagai media untuk menciptakan opini publik.
h. Mengolah dan menganalisa opini publik sebagai bahan perumusan
kebijakan Pemerintah Kota.
i. Menyelenggarakan inventarisasi, dokumentasi, fotografi, dan
perekaman terhadap kebijakan dan kegiatan pembangunan
Pemerintah Kota.
j. Menyelenggarakan administrasi perjalanan dinas pimpinan.
k. Menyusun acara kegiatan kunjungan tamu dan upacara sesuai dengan
aturan keprotokolan yang meliputi tata tempat, tata upacara dan tata
penghormatan.
l. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan
bahan petunjuk pemecahan masalah.
m. Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala
dan tahunan.
n. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.
o. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran
pelaksanaan tugas.
p. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
2. Kepala Sub Bagian Pemberitaan
· Kepala Sub Bagian Pemberitaan mempunyai tugas malakukan penyiapan
perumusan kebijakan Pemerintah Daerah, pengkoordinasian tugas
perangkat daerah, pembinaan, dan pelaporan pelaksanaan kebijakan
Pemerintah Daerah dan melakukan pemberitaan diberbagai media yang
meliputi penyiapan naskah sambutan dan makalah, publikasi dan
penerbitan serta peliputan.
· Uraian tugas yang dimaksud diatas adalah :
a. Menyusun rincian kerja Sub Bagian Pemberitaan berdasarkan
program kerja Bagian Humas dan Protokol.
b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta
pemerataan tugas.
c. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan
pelaksanaan tugas.
d. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi
penyimpangan.
e. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan
hambatan serta memberikan jalan keluarnya.
f. Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan
kinerja.
g. Menyiapkan pemberitaan kegiatan Pemerintah Kota melalui media
cetak dan elektronik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
h. Menyiapkan bahan tanggapan dan penjelasan terhadap surat-surat di
media cetak dan elektronik atau surat-surat dari masyarakat.
i. Menyelenggarakan jumpa pers.
j. Melaksanakan liputan acara-acara kegiatan Pemerintah Kota.
k. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan
bahan petunjuk pemecahan masalah.
l. Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala
dan tahunan.
m. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.
n. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran
pelaksanaan tugas.
o. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
p. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
3. Kepala Sub Bagian Pengumpulan dan Distribusi Informasi
· Kepala Sub Bagian Pengumpulan dan Distribusi Informasi mempunyai
tugas penyiapan penyusunan perumusan kebijakan pemerintah daerah,
pengkoordinasian pelaksanaan tgas perangkat daerah, pembinaan dan
fasilitas, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan
kebijakan pemerintahan daerah di bidang pengelolaan sistem
informasi, pengelolaan data dan informasi, dan distribusi informasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
· Uraian tugas yang dimaksud diatas adalah sebagai berikut :
a. Menyusun rincian kerja Sub Bagian Pegumpulan dan Distribusi
Informasi berdasarkan program kerja Bagian Humas dan Protokol.
b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta
pemerataan tugas.
c. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan
pelaksanaan tugas.
d. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi
penyimpangan.
e. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan
hambatan serta memberikan jalan keluarnya.
f. Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan
kinerja.
g. Menghimpun data dari media massa.
h. Mengolah dan menganalisa berita sebagai bahan pertimbangan
pemecahan masalah.
i. Mengumpulkan, mengelola, menyediakan dan mendistribusikan
materi informasi berupa press realease dan iklan layanan masyarakat.
j. Melakukan perekaman, penyajian data dan pameran hasil liputan
kegiatan Pemerintah Daerah.
k. Melaksanakan layanan informasi masyarakat melalui siaran mobile
dan terbitan/buletin.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
l. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan
bahan petunjuk pemecahan masalah.
m. Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala
dan tahunan.
n. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.
o. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran
pelaksanaan tugas.
p. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
4. Kepala Sub Bagian Protokol
· Kepala Sub Bagian Pengumpulan dan Distribusi Informasi mempunyai
tugas penyiapan penyusunan perumusan kebijakan pemerintah daerah,
pengkoordinasian pelaksanaan tgas perangkat daerah, pembinaan dan
fasilitas, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan
kebijakan pemerintahan daerah di bidang acara protokoler, meliputi :
pengaturan ruang dan tata tempat, pengaturan acara resmi maupun
kenegaraan, dan pelayanan tamu, meliputi : penyiapan penerimaaan,
akomodasi dan transportasi tamu VIP dan VVIP, pengaturan perjalanan
dinas pimpinan, penyiapan administrasi dan pendokumentasian seluruh
kegiatan tamu VIP dan VVIP.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
· Uraian tugas yang dimaksud diatas adalah sebagai berikut :
a. Menyusun rincian kerja Sub Bagian Pegumpulan dan Distribusi
Informasi berdasarkan program kerja Bagian Humas dan Protokol.
b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta
pemerataan tugas.
c. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan
pelaksanaan tugas.
d. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi
penyimpangan.
e. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan
hambatan serta memberikan jalan keluarnya.
f. Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan
kinerja.
g. Meghimpun dan mengolah data dan informasi yang berhubungan
dengan urusan keoprotokolan dan perjalanan dinas pimpinan.
h. Menyiapkan bahan penyusunan kebijakan serta pedoman dan
petunjuk teknis yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinan
dan urusan keprotokolan.
i. Menyiapkan acara penyelenggaraan upacara-upacara, pelantikan,
rapat-rapat dinas dan pertemuan-pertemuan dinas lainnya serta
jadwal perjalanan dinas pimpinan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
j. Menyiapkan, mengatur akomodasi, dan pengamanan
penyelenggaraan penerimaan tamu-tamu Negara, tamu Daerah, dan
tamu Perwakilan Negara sahabat.
k. Mengatur persiapan rapat, jamuan, upacara, dan kendaraan untuk
tamu yang memerlukan pelayanan yang brsifat protokoler.
l. Melaksanakan administrasi perjalanan dinas pimpinan.
m. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan
bahan petunjuk pemecahan masalah.
n. Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala
dan tahunan.
o. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.
p. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran
pelaksanaan tugas.
q. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
r. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
BAB IV
PELAKSANAAN MAGANG
Penulis melaksanakan magang di Humas dan Protokol Setda Kota
Surakarta yang berlokasi di Kompleks Balaikota Jln. Jendral Sudirman No. 2
Surakarta selama 2 (dua) bulan mulai tanggal 01 Februari 2011 sampai tanggal 31
Maret 2011.
Pelaksanaan magang dimulai setiap hari Senin sampai Jum’at dengan
jam kerja mulai jam 07.15 WIB-15.30 WIB, selain jam kerja yang telah
ditentukan penulis juga mengikuti kegiatan-kegiatan diluar hari jam kerja seperti
kegiatan di hari Sabtu dan Minggu serta kegiatan di malam hari.
Selama penulis melaksanakan magang di Humas dan Protokol Setda
Kota Surakarta banyak hal yang telah dilakukan oleh penulis yang menambah
pengalaman dan ilmu yang telah dipelajari oleh penulis selama KKM seperti :
1. Menganalisis berita
2. Membuat Press Realease
3. Liputan Kegiatan
Diawal pertemuan penulis melakukan pengenalan dan beradaptasi
dengan para staff Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta. Selama
melaksanakan KKM penulis telah mendapatkan beberapa tugas yang dapat
menambah wawasan serta pengetahuan dalam dunia kerja di Pemerintahan, yaitu
sebagai berikut :
32
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
1. Menganalisis berita
Tugas yang harus dikerjakan penulis setiap pagi adalah menganalisis
berita dari beberapa koran. Koran yang digunakan adalah Solopos, Radar Solo.
Joglo Semar, dan Suara Merdeka. Sebelum dianalisis berita-berita tersebut dibuat
kliping terlebih dahulu. Kliping dibuat membahas berita-berita tentang kota Solo.
Berita tersebut ditempel pada kertas yang sudah sudah berlogo,diberi tanggal dan
halaman, lalu diurutkan dibagian muka biasanya tema dengan berita-berita
terhangat menjadi perbincangan. Setelah itu, kliping diperbanyak sesuai dengan
jumlah Dinas yang berlangganan kliping seperti Walikota, Wakil Walikota, Setda,
Hukum dan HAM, BKD, Dinas Kesehatan, Bappeda, Dinas Kesejahteraan
Rakyat. Selama penulis melaksanakan magang, ada dinas yang berhenti
berlangganan kliping berita lagi seperti Dinas Kesejahteraan Rakyat.
Kliping tersebut tidak hanya sebagai bahan bacaan saja tetapi dari
kliping tersebut kemudian dianalsis berita-berita yang ada didalamnya. Analisa
berita ini biasanya dibuat setiap bulan. Dalam menganalisa berita tersebut
dimasukkan ke bagian-bagian dinas yang terkait kemudian baru dianalisis berita-
berita tersebut bisa berdampak positif, negatif, atau netral. Kemudian direkap
sehingga dalam satu bulan ini terlihat berita yang menonjol tersebut berdampak
positif, negatif, atau netral bagi Pemerintah Kota Surakarta. Apabila berita
tersebut memiliki muatan negatif terbanyak kemudian dikupas secara mendalam
dan hal-hal apa saja yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
2. Membuat sambutan
§ Mendokumentasikan sambutan Walikota pada acara “RAT tahun 2010 dan
RAP 2011” pada tanggal 25 Februari 2011.
3. Meliput berbagai acara :
§ Tanggal 2 Februari 2011 meliput acara “Pertemuan antara Bupati Nganjuk
dengan walikota Surakarta”. Yang bertempat di Lodji Gandrung. Dalam
pertemuan ini membahas tentang penataan PKL di kota Solo.
§ Tanggal 14 Februari 2011 meliput “Kunjungan Kerja (KUNKER) DPRD
Kabupaten Dharmasraya Provinsi Sumatera Barat” di ruang rapat
Sekretaris Daerah (Setda). Dalam acara tersebut , Solo menampilkan
sejarah kota Solo, perkembangan kota Solo dalam penataan PKL dan
pembangunan pasar tradisional.
§ Tanggal 14 Februari 2011 meliput “Jamuan makan malam Woman
International Club (WIC). Bertampat di Lodji Gandrung, dalam acara
tersebut walikota membuka acara dengan manabuh gong.
§ Tanggal 20 Februari 2011 meliput “Solo Carnival Eco Cultural City” di
sepanjang jalan Slamet Riyadi. Karnaval ini untuk memperingati Hari Jadi
Kota Surakarta yang ke-266.
§ Tanggal 23 Februari 2011 meliput “Study banding Kabupaten
Pekalongan” di Bale Tawang Praja. Dalam kunjungan ini membahas
tentang Laporan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (LPPD) dan
Laporan Pertanggung Jawaban (LKPJ).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
§ Tanggal 24 Februari 2011 meliput “Penyerahan bantuan tabung pemadam
kebakaran dari PMS” bertempat di ruang Asisten Administrasi.
§ Tanggal 24 Februari 2011 meliput “Kunjungan Kerja Lapangan (KKL)
mahasiswa UNDIP” di ruang rapat Setda.
§ Tanggal 28 Februari 2011 meliput “KUNKER dari DPRD Kabupaten
Barito Utara” bertempat diruang rapat Walikota. Dalam acara ini Solo
menampilkan tentang penataan PKL di Kota Solo serta pembangunan
pasar tradisional.
§ Tanggal 3 Maret 2011 meliput “KUNKER dari DPRD Komisi A
Kabupaten Probolinggo” yang bertempat di Bale Tawang Praja. Pada
pertemuan ini membicarakan tentang perkembangan kota Solo dalam
penataan PKL dan perbaikan pasar tradisional.
§ Tanggal 4 Maret 2011 meliput “KUNKER dari Kabupaten Balangan
Kalimantan Selatan” bertempat di ruang rapat Walikota. Pada acara ini
Pemerintah Kota Surakarta menampilkan perkembangan kota Solo dalam
penataan PKLdan pembangunan pasar tradisional.
§ Tanggal 10 Maret 2011 meliput “ Study Banding dari Kota Depok”
bertempat diruang Bappeda. Dalam acara ini membahas tentang Kebijakan
dan Perencanaan Pembangunan Kota Surakarta dalam Pengembangan
Kota Layak Anak dan Kebijakan tentang Kesehatan.
§ Tanggal 11 Maret 2011 meliput “KUNKER dari Kabupaten Probolinggo”
bertempat diruang rapat Setda. Membahas tantang Usaha Formal dan Non
Formal.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
§ Tanggal 17 Maret 2011 meliput “KUNKER dari Kota Tanjung Pinang dan
Probolinggo” bertempat di Bale Tawang Arum. Pada acara ini membahas
tenteng perkembangan kota Solo dalam penataan PKL dan pembangunan
pasar tradisional.
§ Tanggal 22 Maret 2011 meliput “Study Banding dari Provinsi Banten”
bertempat di ruang rapat Setda. Pada acara ini Pemerintah Kota Surakarta
menampilkan perkembangan kota Solo dalam penataan PKLdan
pembangunan pasar tradisional.
§ Tanggal 24 Maret 2011 meliput “Kunjungan dari Dirjen Bina Bangda
Kemendagri” bertempat di ruang rapat Setda. Dalam pertemuan ini
membicarakan tentang Penataan tata ruang kota dan PKL yang ada di kota
Surakarta.
4. Membuat Press Release
Dalam melaksanakan KKM penulis juga membuat press release sebagai
berikut :
§ Membuat Press Release tentang Jamuan makan malam Woman
International Club (WIC). Bertampat di Lodji Gandrung.
Adapun isi dari release tersebut adalah :
Loji Gandrung – Walikota Solo Joko Widodo memperkenalkan potensi
budaya di kota Solo kepada ratusan Woman International Club (WIC) di Loji
Gandrung, Senin (14/2), malam. Walikota membuka konferensi WIC dengan
menabuh gong dihadapan ratusan peserta. Upacara pembukaan itu dihadiri duta
besar Meksiko Melba Maria Pria Olavarrieta dan tokoh wanita Mooryati Sudibyo
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
serta ratusan anggota WIC antara lain dari Semarang, Bandung, Jakarta, Surabaya,
Solo, Padang.
Dalam kesempatan itu, walikota mengatakan Solo merupakan kota kecil,
akan tetapi sangat kaya nilai budaya. Berbagai upacara adat seperti kirab Malam 1
Sura, Grebeg Besar, Solo International Performing Art (SIPA), Solo Batik
Carnival (SBC) serta bangunan cagar budaya seperti Beteng Vastenburg, Keraton
Kasunanan Surakarta Hadiningrat, Pura Mangkunegaran, batik merupakan
heritage yang harus di lestarikan di kota Solo. Rencananya semua peserta WIC
akan diajak mengunjungi sejumlah tempat wisata seperti Candi Sukuh dan Astana
Giri Bangun.
Demikian Humas dan Protokol Sekretaris Daerah Kota Surakarta
menginformasikan.
Surakarta, 14 Februari 2011
§ Membuat Press Release tentang Penyerahan tabung pemadam kebakaran
bertempat di ruang Asisten Administrasi.
Adapun isi release tersebut adalah :
Surakarta, Humas dan Protokol
Pemkot - Bertempat di ruang Asisten Administrasi Sekretaris Daerah
(Kamis, 24/2), Henry selaku pimpinan rombongan PMS menyerahkan bantuan
tabung gas sejumlah 50 unit secara simbolik kepada Pemkot Surakarta yang di
wakili oleh Joko Pangarso selaku Asisten Administrasi Sekretaris Daerah dan
diserahkan kepada Tuti Rahayu sebagai wakil dari dinas pasar Pemkot Surakarta
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
Dalam kesempatan itu, Henry menyampaikan pertimbangan mereka memberi
bantuan tabung gas karena Henry pernah membaca di salah satu surat kabar
bahwa tabung gas yang ada di pasar tradisional sudah rusak oleh sebab itu dengan
adanya bantuan ini bisa mangurangi masalah yang terjadi khususnya kebakaran.
Rencananya bantuan ini akan segera disalurkan ke pasar-pasar tradisional yang
ada di kota Surakarta.
Surakarta, 24 Februari 2011
Dari kegiatan yang dilaksanakan oleh Pemerintah Kota Surakarta seperti
liputan, menganalisis berita, membuat press release, dan membuat sambutan
kemudian disimpan dalam bentuk file yang digunakan sebagai dokumentasi
kegiatan dalam hal kearsipan. Arsip memegang peranan penting bagi kelancaran
jalannya organisasi di Pemerintah Kota Surakarta, yaitu sebagai sumber informasi
dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi, dapat dijadikan bukti-bukti telah
terlaksananya kegiatan, dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
atau berupa gambar, dapat dijadikan bahan dokumentasi, sebagai bukti eksistensi
instansi.
Hambatan yang dihadapi selama mengikuti KKM
Hambatan yang dihadapi selama mengikuti KKM adalah ketika pertama
kali penulis menganalisis berita. Dimana penulis yang tadinya tidak suka
membaca Koran agak kesulitan, karena harus menganalisa berita-berita. Sehingga,
penulis harus berulang-ulang membaca berita yang akan dianalisis. Selain itu
penulis juga kesulitan dalam merangkai kata-kata karena dalam menganalisis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
kata-kata yang digunakan berbeda dengan menulis artikel atau berita. Kata-kata
yang digunakan tidak bersifat formal dan tidak seperti menggurui atau
memojokkan instansi atau lembaga.
Hambatan lain yang dihadapi penulis lainnya adalah saat penulis
mendapatkan tugas peliputan untuk pertama kalinya. Dalam meliput penulis
biasanya meliput menggunakan kamera, penulis merasa canggung dan takut
karena tidak percaya diri karena dalam setiap meliput acara yang diliput selalu
dihadiri oleh orang-orang penting.
Kemampuan yang dicapai selama mengikuti KKM
Kemampuan yang telah dicapai oleh penulis selama melaksanakan KKM
adalah penulis menjadi lebih peduli terhadap masalah-masalah yang sedang
terjadi. Ketrampilan penulis dalam menulis pun meningkat dalam mengolah kata-
kata lebih baik dan lebih baik dalam menggunakan kata-kata. Selain itu, dalam
peliputan pu penulis mulai tidak canggung dan mulai terbiasa dengan lingkungan
sekitar serta penulis juga mulai percaya diri dalam melakukan peliputan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
BAB V
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Dari kegiatan pelaksanaan KKM, penulis dapat menarik kesimpulan
sebagai berikut :
1. Peran Humas dan Protokol Setda Surakarta memiliki peran aktif
sebagai suatu bagian penerangan untuk memberikan informasi
kepada masyarakat. Sehingga akan terjalin komunikasi yang efektif
antara Pemerintah Kota Surakarta dengan masyarakat. Bagian
Humas juga berperan dalam menjalin kerjasama dengan berbagai
media yang terdapat di Kota Surakarta.
2. Kegiatan yang dilakukan bagian Humas dan Protokol Setda
Surakarta, yaitu :
a. Membuat sambutan untuk Walikota
b. Memberikan informasi kepada media
c. Mendokumentasikan acara melalui foto ataupun berupa
rekaman
d. Membuat Press Release
e. Menganalisis berita dan mengkaji permasalahan yang
paling mendominasi dan setelah itu dicermati dan di cari
solusi yang tepat atas opini publik apabila kegiatan
40
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
tersebut sudah tepat atau dirasa kurang sesuai dengan
keinginan masyarakat.
B. SARAN
1. Saran bagi Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta khususnya
bagi Humas adalah
§ Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia yaitu dengan
selalu memberikan latihan serta memperhatikan setiap
pekerjaan yang sedang dilakukan.
§ Lebih aktif atau lebih sering membuat Press Release karena
Press Release sangat penting untuk publikasi terhadap
masyarakat.
§ Penambahan fasilitas untuk menunjang pekerjaan seperti
kamera, komputer, dan lain sebagainya.
2. Saran bagi Program DIII Komunikasi Terapan adalah
§ Lebih banyak lagi membuat kegiatan yang menunjang
dengan materi kuliah.
§ Memperbanyak praktek, agar mahasiswa lebih paham serta
mampu mengaplikasikan berbagai tntangan di dalam dunia
kerja nantinya. Sehingga menjadikan mahasiswa yang
kompeten sesuai dengan bidangnya.