Upload
others
View
30
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PMM-PK-PLSP-01
NO. KELUARAN 05
TARIKH KUATKUASA 06 JUN 2013
DISEDIAKAN OLEH
DILULUSKAN OLEH
NAMA Mohd As’ri bin Chik Mejar (K) Zolkarnain bin Hj. Jobshi AMP
JAWATAN
Wakil Pengurusan
Pengarah
TARIKH 03 Jun 2013 04 Jun 2013
PERANCANGAN AKTIVITI PLSP POLITEKNIK
KAWALAN DOKUMEN
Rekod Pindaan
Tajuk Prosedur
Perancangan Aktiviti PLSP Politeknik
No. Prosedur
PMM-PK-PLSP-01
Bil Penerangan Pindaan M/Surat No Pindaan
Baru
Tarikh
Kuatkuasa
1
Menggantikan :
a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah b) Nama Wakil Pengurusan
-
0
01 Julai 2011
2.
Menukar perkataan: Tindakan 1
Asal: Sektor Pengurusan Politeknik.
Cadangan Pindaan: Jabatan Pengajian Politeknik, Kementerian Pendidikan Malaysia
Tindakan 3 Asal:
Minggu terakhir bulan November. Cadangan Pindaan: Minggu pertama bulan November.
Tindakan 13 Asal:
Seminggu sebelum tahun berikutnya. Cadangan Pindaan: Minggu pertama tahun berikutnya.
Tindakan 15 i) Asal: Setiap 3 bulan Cadangan Pindaan: Sebulan sekali
ii) Asal:
Pemantauan hanya kepada aktiviti-aktiviti terkandung dalam aktiviti takwim PMM (Lampiran 2)
Cadangan Pindaan: Pemantauan terbahagi dua bahagian iaitu
Bahagian A: Aktiviti Terkandung Dalam Aktiviti Takwim PMM dan Bahagian B: Aktiviti-Aktiviti Lain (Lampiran 2)
-
0
01 Julai 2011
PMM-PK-PLSP-01 Perancangan Aktiviti
PLSP Politeknik ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk merancang dan menyediakan Takwim Aktiviti
Tahunan Politeknik Merlimau dan diedarkan seminggu sebelum tahun berikutnya
untuk tindakan.Pelaksanaan Aktiviti Tahunan mestilah dilaksanakan sekurang-
kurangnya 80% daripada jumlah keseluruhan aktiviti yang dirancang.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan Politeknik Merlimau dalam menetapkan
dasar pelan tindakan yang meliputi aktiviti Pemberian Latihan Separa Profesional
untuk dilaksanakan pada tahun berikutnya.
3.0 RUJUKAN
3.1 Manual Kualiti : 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.5.1, 8.2.3, 8.2.4
3.2 Standard SPK ISO 9001:2008
3.3 Takwim Aktiviti Tahunan JPP, Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Merlimau.
3.4 Visi dan Misi Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi.
3.5 Keputusan Dasar Kementerian Pengajian Tinggi yang berkaitan.
1
PMM-PK-PLSP-01 Perancangan Aktiviti
PLSP Politeknik ISO 9001:2000
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
4.0 DEFINISI
AJK Ahli Jawatankuasa iaitu pegawai yang dipilih untuk
menganggotai sesuatu Jawatankuasa yang dibentuk.
Jawatankuasa Induk Satu badan yang dipertanggungjawabkan di peringkat
induk untuk melaksanakan sesuatu tugas yang
ditentukan oleh Pengurusan Politeknik. Ahlinya terdiri
daripada pegawai-pegawai politeknik.
Pengurusan Politeknik Kumpulan pengurusan di Politeknik Merlimau terdiri
daripada Pengarah, Timbalan Pengarah (Akademik),
Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik), Ketua
Jabatan dan Ketua Unit.
Halatuju Arah atau matlamat yang dipilih untuk mencapai
sesuatu dasar.
Pelan tindakan Proses tindakan untuk melaksanakan sesuatu
perancangan bagi menyelesaikan masalah.
Takwim Aktiviti Tahunan
Politeknik Merlimau
Jadual yang mengandungi aktiviti-aktiviti penting
sepanjang tahun bagi Politeknik Merlimau yang
digunapakai sebagai panduan melaksanakan semua
aktiviti
Penyelaras Takwim Pegawai yang dilantik untuk menyelaras aktiviti
penyediaan Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik
Merlimau.
Penyelaras Takwim
Jabatan
Pegawai yang dilantik untuk menyelaras aktiviti
perancangan dan pemantauan di peringkat jabatan /
unit berdasarkan Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik.
Ketua Program Pegawai yang dilantik untuk mengetuai suatu program
yang ditawarkan.
2
PMM-PK-PLSP-01 Perancangan Aktiviti PLSP
Politeknik ISO 9001:2008
Keluaran 04
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
5.0 PROSEDUR KERJA
A. Perancangan Takwim Tahunan Politeknik
Tanggungjawab
Tindakan
Pengarah
1. Menerima keputusan dasar dari Jabatan Pengajian
Politeknik, Kementerian Pendidikan Malaysia berkaitan
dengan dasar, fokus, halatuju, kepentingan dan
keutamaan untuk dilaksanakan di politeknik (sekiraya
ada).
2. Mengadakan perbincangan dengan Timbalan Pengarah
(Akademik)/ Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)
/Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Unit untuk :
a. Memberi taklimat mengenai keputusan dasar,
fokus, halatuju mengikut kepentingan dan
keutamaan bagi tahun berikutnya (sekiranya ada).
b. Membincangkan tentang strategi, program dan
pelan tindakan mengikut kepentingan dan
keutamaan untuk melaksanakan aktiviti PLSP.
3. Memastikan Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Unit
merangka pelan aktiviti Pemberian Latihan Separa
Profesional (PLSP) peringkat Jabatan / Unit untuk tahun
berikutnya selewat-lewatnya pada minggu
pertama bulan November.
3
PMM-PK-PLSP-01 Perancangan Aktiviti PLSP
Politeknik ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
Tanggungjawab
Tindakan
KJ/KU
Penyelaras Takwim
Jabatan / KU
4. Mengadakan perbincangan dengan Ketua-ketua
Program/Pegawai-pegawai di Jabatan/Unit bagi
merangka program dan aktiviti Jabatan/Unit pada tahun
berikutnya yang di antaranya merangkumi :
a. Keperluan Sumber
b. Peperiksaan
c. Kokurikulum
d. Latihan Industri
e. Latihan Staf
f. Kurikulum
g. Hal Ehwal Pelajar
h. Disiplin
i. Pelaksanaan Sistem Kualiti
5. Menyediakan deraf program dan aktiviti peringkat
Jabatan/Unit untuk dibincangkan dalam Mesyuarat
Pengurusan / Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kualiti.
6. Menyerahkan draf program dan aktiviti peringkat
Jabatan/Unit kepada Penyelaras Takwim selewat-
lewatnya pada minggu pertama bulan Disember.
4
PMM-PK-PLSP-01 Perancangan Aktiviti PLSP
Politeknik ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
Tanggungjawab
Tindakan
Penyelaras Takwim
Pengarah
7. Menyediakan deraf cadangan Takwim Aktiviti Tahunan
Politeknik berdasarkan keputusan Mesyuarat
Pengurusan, Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kualiti dan
Kalendar Akademik yang disediakan oleh JPP. Deraf
tersebut perlu meliputi perkara-perkara seperti :
a. Cuti
b. Pendaftaran Pelajar
c. Minggu Suaikenal
d. Peperiksaan
e. Keputusan Rasmi Peperiksaan
f. Aktiviti-aktiviti Akademik lain
g. Sukan Tahunan
h. Mesyuarat Pengurusan
i. Kajian Semula Pengurusan
j. Mesyuarat Jawatankuasa Panel Penilai
k. Konvokesyen
l. Aktiviti-aktiviti Kokurikulum
m. Audit Dalaman
8. Menyerahkan deraf cadangan Takwim Aktiviti Tahunan
Politeknik Merlimau kepada Pengarah untuk kelulusan.
9. Meneliti deraf cadangan Takwim Aktiviti Tahunan
Politeknik untuk memastikan ianya selaras dengan
keputusan mesyuarat dan Kalendar Akademik.
10. Memastikan Penyelaras Takwim membuat pindaan
sekiranya terdapat ketidakselarasan.
5
PMM-PK-PLSP-01 Perancangan Aktiviti PLSP
Politeknik ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
Tanggungjawab
Tindakan
Penyelaras Takwim
KJ/KU
Penyelaras Takwim
Jabatan / KU
Penyelaras Takwim
11. Meluluskan dan menandatangani deraf cadangan
Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Merlimau setelah
bersetuju dan mengarahkan Penyelaras Takwim untuk
menguruskan percetakan.
12. Mendokumenkan dan mencetak Takwim Aktiviti
Tahunan Politeknik Merlimau. 13. Mengedar Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Merlimau
kepada semua Ketua Jabatan / Ketua Unit serta
mendapatkan Pengesahan Penerimaan (Lampiran 1)
minggu pertama tahun berikutnya.
14. Memantau dan mengkaji keberkesanan semua aktiviti
yang dilaksanakan oleh jabatan / unit berdasarkan
Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Merlimau.
15. Melaporkan pelaksanaan dan keberkesanan aktiviti
yang dilaksanakan oleh jabatan / unit berdasarkan
Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Merlimau setiap
sebulan sekali kepada Penyelaras Takwim dengan
menggunakan Borang Pemantauan Pelaksanaan
Aktiviti Tahunan Politeknik Merlimau (Lampiran 2).
16. Mengumpul dan menyelaraskan semua laporan
pelaksanaan aktiviti oleh jabatan / unit berdasarkan
Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Merlimau dan
menyerahkannya kepada Pengarah.
6
PMM-PK-PLSP-01 Perancangan Aktiviti PLSP
Politeknik ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
B. Penubuhan Jawatankuasa Induk
Tanggungjawab
Tindakan
Pengarah
Pengurus Kualiti
17. Memastikan penubuhan Jawatankuasa Induk yang
terlibat dalam menjayakan aktiviti Pemberian Latihan
Separa Profesional seperti berikut:
a. Jawatankuasa Pengurusan
b. Jawatankuasa Kerja Kualiti
c. Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar
d. Jawatankuasa Disiplin
e. Jawatankuasa Jadual Waktu
f. Jawatankuasa Minggu Suaikenal
g. Jawatankuasa Sebutharga
h. Jawatankuasa Peperiksaan
i. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun
j. Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan
18. Mengedarkan senarai Jawatankuasa Induk kepada
semua Jabatan / Unit pada awal tahun dan setiap kali
berlaku pindaan AJK.
7
PMM-PK-PLSP-01 Perancangan Aktiviti PLSP
Politeknik ISO 9001:2008
Keluaran 05
Pindaan 00
Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013
6.0 REKOD KUALITI
Bil.
Jenis Rekod Tempoh
Simpanan
Lokasi
Lampiran
1.
Takwim Aktiviti Tahunan
Politeknik Merlimau
1 Tahun
Pejabat
Pentadbiran
2.
Minit Mesyuarat Pengurusan
5 Tahun
Pejabat
Pentadbiran
3.
Salinan Surat Perlantikan
5 Tahun
Pejabat
Pentadbiran
4.
Pengesahan Penerimaan
Takwim Aktiviti Tahunan
Politeknik Merlimau
1 Tahun
Bilik Penyelaras
Takwim
1
5.
Minit Mesyuarat Pengarah
Politeknik KPT
5 Tahun
Pejabat
Pentadbiran
6.
Pemantauan Pelaksanaan
Dan Keberkesanan Aktiviti
Tahunan Politeknik Merlimau
1 Tahun
Bilik Penyelaras
Takwim
2
7.
Catatan Perbincangan Dengan
Ketua-Ketua Program
1 Tahun
Pejabat Ketua
Jabatan/ Ketua
Unit
8
LAMPIRAN 1
Pengesahan Penerimaan Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Merlimau
Bil
Nama
Jabatan / Unit
Tandatangan
Tarikh
LAMPIRAN 2
PEMANTAUAN PELAKSANAAN DAN KEBERKSANAN AKTIVITI TAHUNAN POLITEKNIK MERLIMAU TAHUN______________ BULAN______________ JABATAN / UNIT :_______________________________ (BAHAGIAN A: AKTIVITI TERKANDUNG DALAM TAKWIM POLITEKNIK MERLIMAU)
BIL AKTIVITI TARIKH
RANCANG TARIKH
PELAKSANAAN STATUS*
BUKTI* (Disertakan)
ULASAN KEBERKESANAN
CATATAN / ALASAN
1
2
3
*Status : Laksana / Tidak Laksana / Tangguh / Digugurkan * Bukti : Laporan / Memo/ Kertas Kerja/ Gambar/ Brosur/ Pamplet dsb. ** Gunakan Lampiran Jika Ruang Tidak Mencukupi.
Jumlah Aktiviti Dirancang : Jumlah Aktiviti Dilaksanakan:
Peratus Pelaksanaan : %
Disediakan Oleh : ....................................... Disahkan Oleh : .......................................... Tarikh : Tarikh :
(BAHAGIAN B: AKTIVITI-AKTIVITI LAIN)
BIL AKTIVITI CATATAN
1 Mesy. Peringkat Jabatan/Unit
Peringkat Bil. Tarikh
Jabatan/Unit .....................
2 Usaha kolaborasi dengan pihak industri/badan kerajaan
2.1 Hubungan Antarabangsa
Organisasi Tarikh Catatan
Gambar: 2.2 Lawatan Kolaborasi/Industri
Peringkat Tarikh Industri / Badan kerajaan
Skop
Ketua Jabatan/ Ketua Unit
Pensyarah/Staf Sokongan
Pelajar
Gambar:
2.3 Kolaborasi Akademik
Peringkat Industri / Agensi Kerajaan
Tarikh Perkara
Gambar: 2.4 Kolaborasi Aktiviti Pelajar
Peringkat Tarikh Industri / Agensi Kerajaan
Perkara
Gambar:
3
Penyertaan pelajar dan pensyarah dalam aktiviti / pertandingan
Kategori Tarikh Nama Pertandingan Anjuran Pencapaian
Sukan
Akademik
Persatuan/Kelab
Gambar:
4
Program ”Finishing School”
Nama Program Anjuran Tarikh Bilangan peserta (orang)
Pelajar Politeknik
Orang Luar
Jumlah
Gambar:
5
Program Khidmat Masyarakat (CSR)
Nama Program
Anjuran Tarikh Bilangan peserta (orang) Butiran Program
Pelajar Politeknik
Kakitangan Orang Luar
Gambar:
6
Kursus Dalaman
Nama Kursus Anjuran Tarikh Jum. Peserta Pelajar
Jum. Peserta Kakitangan
Gambar:
7
Lawatan Penandaarasan Ke PMM
Nama Agensi Pelawat Tujuan Tarikh Jum. Pelawat
Gambar:
8
Peningkatan silaturrahim bersama staf
Nama Program Tarikh Tujuan Impak
Gambar:
9
Liputan Media/Akhbar
Nama Akhbar Tajuk Tarikh
Keratan Yang Diimbas (scan):
LAMPIRAN 3
BIDANG TUGAS JAWATANKUASA
1. Jawatankuasa Pengurusan
a. Menjadi Badan Tertinggi dalam organisasi.
b. Mengadakan Mesyuarat Pengurusan dan Perancangan setiap bulan.
c. Merancang semua pengurusan di Politeknik.
d. Merancang pelaksanaan arahan-arahan dari Sektor Pengurusan Politeknik.
e. Membincang dan mempertimbangkan keputusan Jawatankuasa Induk untuk
diluluskan.
f. Berperanan di dalam menentukan objektif dan halatuju pengurusan.
g. Memutuskan tindakan Kajian Semula Pengurusan di peringkat Politeknik.
h. Memutuskan supaya isu yang tidak dapat diputuskan di dalam Mesyuarat Pengurusan Politeknik dibawa ke peringkat Kajian Semula Pengurusan Pusat.
i. Menyelesaikan semua masalah yang timbul di Politeknik.
2. Jawatankuasa Kerja Kualiti
a. Bertanggungjawab kepada Timbalan Wakil Pengurusan.
b. Melaksana dan menyelenggarakan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti.
c. Melaporkan prestasi Sistem Pengurusan Kualiti dan keperluan
penambahbaikan di jabatan / unit kepada Pengarah / Pengurus Kualiti.
d. Memastikan setiap anggota di jabatan / unit mendapat pendedahan dan latihan
yang secukupnya dalam melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti.
e. Memastikan kesedaran terhadap kehendak pelanggan sentiasa dipelihara
disetiap peringkat jabatan dan unit.
f. Mewujud dan menyenggara rekod kualiti yang dihasilkan di dalam Sistem
Pengurusan Kualiti.
g. Melaksanakan tugas-tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.
3. Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar
a. Mengadakan mesyuarat pendaftaran
b. Menyemak dokumen-dokumen yang dikemukakan oleh calon semasa pendaftaran.
c. Menyediakan kad pelajar
4. Jawatankuasa Disiplin
a. Membuat perancangan aktiviti kawalan disiplin
b. Membuka fail kes berhubung dengan perkara-perkara berikut:
i. Laporan daripada warden dan pegawai keselamatan
ii. Laporan saksi dan pengadu
iii. Senarai bahan bukti
c. Membuat siasatan
d. Membuat laporan prima facie
e. Menghantar notis perbicaraan tindakan tatatertib
f. Menyediakan surat keputusan perbicaraan dan hukuman kesalahan tatatertib
5. Jawatankuasa Jadual Waktu
Mengadakan mesyuarat penyelarasan mengenai perkara berikut:
a. Pengagihan bilik kuliah
b. Pengagihan slot waktu bagi bilik-bilik kuliah yang diguna bersama
c. Menyemak deraf jadual waktu induk jabatan
6. Jawatankuasa Minggu Suaikenal
Jawatankuasa ini bertanggungjawab dalam perkara berikut:
a. Mengadakan mesyuarat jawatankuasa minggu suaikenal
b. Menyediakan program-program minggu suaikenal
c. Memastikan program berjalan mengikut agenda yang telah ditetapkan
7. Jawatankuasa Sebut Harga
a. Membuat analisa sebutharga
b. Mengesyorkan dan memutuskan pembekal yang layak
8. Jawatankuasa Peperiksaan
a. Bertanggungjawab memastikan kelicinan perjalanan peperiksaan
b. Mengadakan perbincangan dan menentukan keputusan
peperiksaan di peringkat politeknik.
9. Jawatankuasa Kewangan dan Akaun
a. Mematuhi arahan-arahan yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan
10. Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan
Jawatankuasa ini bertanggungjawab :
a. Memastikan Pengurusan dibuat secara menyeluruh dan sistematik. Justeru,
dapat mencegah berlakunya gejala rasuah dan penyelewengan di kalangan
pegawai
CARTA ALIRAN KERJA Addendum 1
PROSES KERJA : PERANCANGAN AKTIVITI PLSP POLITEKNIK
Mula
Pengarah
KJ /KU
Menerima keputusan dasar dari JPP Mengadakan perbincangan dengan TP(A), TP(SA), Ketua-Ketua Jabatan dan Ketua-Ketua Unit selewat- lewatnya minggu terakhir bulan November. Mengadakan perbincangan dengan Ketua-Ketua Program / Pegawai-Pegawai di Jabatan / Unit bagi merangka program dan aktiviti Jabatan / Unit.
Penyelaras Takwim Jabatan / KU
Penyelaras Takwim
Pengarah
Penyelaras Takwim
KJ/ KU Penyelaras
Takwim Jabatan / KU
Penyelaras Takwim
KELULUSAN
YA
TIDAK
Menyediakan dan menyerahkan deraf program dan aktiviti peringkat Jabatan / Unit kepada Penyelaras Takwim selewat-lewatnya minggu pertama bulan Disember.
Menyedia dan menyerahkan deraf cadangan Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik kepada Pengarah untuk kelulusan. Meneliti dan memastikan ianya selaras dengan keputusan mesyuarat dan kalender akademik. Meluluskan dan menandatangani deraf cadangan takwim Politeknik Merlimau. Mendokumen, mencetak dan mengedarkan Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Merlimau kepada KJ/KU serta mendapat pengesahan penerimaan seminggu sebelum tahun berikutnya. *minggu pertama tahun berikutnya. Memantau dan mengkaji keberkesanan aktiviti yang dilaksanakan oleh Jabatan / Unit. Melaporkan pelaksanaan dan keberkesanan aktiviti Jabatan / Unit berdasarkan Takwim Aktiviti Tahunan setiap 3 bulan kepada Penyelaras Takwim menggunakan Borang (Lampiran 2) Mengumpul dan menyelaraskan semua laporan oleh
Jabatan / Unit dan menyerahkannya kepada Pengarah.
Tamat