Embed Size (px)
Citation preview
PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI
KEPERPUSTAKAAN SMP NEGERI 2 AMBARAWA DENGAN METODE
PROTOTYPING BERBASIS WEB
Artikel Ilmiah
Peneliti :
Abednego Herdian Parmenas (682013075)
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
Mei 2017
PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI
KEPERPUSTAKAAN SMP NEGERI 2 AMBARAWA DENGAN METODE
PROTOTYPING BERBASIS WEB
1)Abednego H. Parmenas, 2)Adi Nugroho, 3)Hanna P. Chernovita
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia
Email: 1)[email protected] 2)[email protected] 3)
Abstract
Education can not be separated from the existence of a collection of
owned library materials. The management itself that can’t be separated from
many problems such as the increasing library collections, information needs
relating to the existing library materials, library services officer limitations are
some of the issues that often arise in the management of the library. The purpose
of this research is to create an information system to handle the process in order
to improve services to library user. This system will be implemented web-based,
because website is more flexible in its usage by using PHP and MySQL, which is
will be used as regular system to help maintaining service from the librarian itself.
Other than that website implementation will make the multiple PC users easier,
because in the process doesn’t really need long queue. With a library information
system design is expected to provide maximum service to library users and
minimize errors in data processing.
Keywords: Information System, Library, Service
Abstrak
Pendidikan tidak dapat dipisahkan dari keberadaan koleksi bahan pustaka yang
dimiliki. Pengelolaannya yang tidak lepas dari beberapa masalah seperti meningkatnya
koleksi perpustakaan, kebutuhan informasi yang berkaitan dengan bahan pustaka yang
ada, keterbatasan petugas layanan perpustakaan. Tujuan penelitian ini adalah untuk
membuat suatu sistem informasi yang mampu menangani proses pengelolaan bahan
pustaka dalam rangka meningkatkan layanan kepada pengunjung perpustakaan. Sistem
ini akan diimplementasikan berbasis web karena lebih fleksibel dalam penggunaannya
dengan memanfaatkan PHP dan MySQL, yang akan digunakan sebagai sistem yang dasar
untuk membantu menjaga pelayanan dari pustakawan itu sendiri. Selain itu implementasi
dengan web akan memudahkan multiple PC user sehingga dalam prosesnya tidak akan
membutuhkan antrian yang lama. Implementasi sistem informasi perpustakaan
diharapkan dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada pengguna perpustakaan
dan meminimalkan kesalahan dalam pengolahan data.
Kata Kunci: Pelayanan, Perpustakaan, Sistem Informasi
1. Pendahuluan
Penerapan Teknologi Informasi saat ini telah menyebar hampir di semua
bidang, tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan adalah institusi
pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan atau karya rekam secara
profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan,
penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka [1].
Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari
perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan
teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan
terautomasi, hingga perpustakaan digital atau cyber library. (1) Perpustakaan
konvensional atau manual menurut Ogunsola merupakan perpustakaan yang
memiliki koleksi buku, manuskrip, jurnal, sumber informasi terekam lainnya
dan terbitan yang terbatas pada bentuk cetak dengan akses manual.
Keseluruhan proses mulai dari proses pengadaan sampai sirkulasi dilakukan
dengan cara manual [2]. (2) Otomasi perpustakaan merupakan sebuah proses
pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan Teknologi Informasi
(TI). Teknologi informasi merupakan teknologi yang digunakan untuk
menyimpan, menghasilkan, mengelola serta menyebarkan informasi.
Teknologi yang digunakan tidak saja terbatas pda perangkat keras (alat) dan
perangkat lunak (program), tetapi juga mengikutsertakan manusia yang akan
menjalankan teknologi tersebut, serta tujuan yang ditentukan. (3) Perpustakaan
digital merupakan perpustakaan dengan basis metadata, umumnya lebih
diutamakan sebagai bentuk penyajian informasi mengenai muatan lokal (local
content) dari sebuah institusi. Pada kenyataannya ada perpustakaan digital
dengan muatan e-journal, e-book dan sejenisnya seperti dikatakan oleh
Brogman: “Seandainya infrastruktur informasi global dapat melayani semua
warga Negara, maka perpustakaan digital idealnya menjadi pilihan, karena ia
mudah dimengerti dan digunakan.” Kata lain perpustakaan digital adalah
perpustakaan yang mampu melayani pemustaka dengan segala kemudahannya
[3]. Prinsipnya perpustakan memiliki tiga kegiatan pokok yaitu,
mengumpulkan semua informasi yang berkaitan dengan kebutuhan pengguna,
melestarikan, memelihara dan merawat seluruh koleksi perpustakaan, dan
menyediakan bahan perpustakaan agar dapat dimanfaatkan dengan baik oleh
pengguna [4].
Banyak kendala yang dihadapi oleh perpustakaan manual adalah karena
sulitnya mengorganisasikan data perpustakaan yang banyak sendirian. Admin
perpustakaan sekolah biasanya mengerjakan sendiri semua bagian
perpustakaan. Sehingga semua kegiatan perpustakaan tidak diselesaikan
semaksimal mungkin, untuk itulah dibutuhkan sistem yang mempermudah dan
mempercepat admin sebagai pengurus tunggal pada perpustakaan ini. Seiring
perkembangan perpustakaan membutuhkan suatu sistem untuk mengumpulkan
data, mengolah data, menyimpan data, melihat kembali data dan menyalurkan
infomasi yang baik, dengan tingkat keakuratan data yang tinggi. Pengguna
teknologi website localhost dinilai sudah cukup karena hanya membutuhkan
koneksi lokal didalam ruangan dengan penggunaan minimal dua komputer.
Model seperti ini dapat diwujudkan dengan pemanfaatan teknologi informasi
seperti komputer beserta aplikasi web sistem informasi perpustakaan,
pemanfaatan website sebagai media antara lain mudah dikembangkan, mudah
diakses dari berbagai komputer, setup server lebih mudah, informasi mudah
didistribusikan dan dapat dibuka oleh berbagai browser. Disamping itu perlu
juga peningkatan sumber daya manusia dan peningkatan sistem. Pengemasan
informasi adalah kegiatan yang dimulai menyeleksi berbagai informasi dari
sumber yang berbeda, mendata informasi yang relevan, menganalisis dan
menyajikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemakai. Kegiatan yang
dimulai dari mengumpulkan, mengolah, mendistribusikan dan memelihara,
dilakukan semata-mata untuk memberikan kepuasan kepada pengguna [5].
Sekolah ini membutuhkan sistem ini semata-mata untuk membantu bagian
administrasi manajerial transaksi buku oleh siswa yang hanya dikelola oleh
satu orang, sehingga dibutuhkan lebih banyak sumber daya manusia untuk
mengelolanya secara manual. Banyaknya jumlah buku, jumlah siswa, jumlah
transaksi perhari, dan mekanisme pengelolaan manual yang digunakan hingga
saat ini adalah mengapa implementasi sistem ini akan sangat membantu pihak
dari admin perpustakaan. Sehingga diharapkan dengan adanya sistem ini,
admin dapat mengatur inventaris buku, menyusun menurut data rak yang
sesuai, sorting koleksi buku dengan mudah, serta kemudahan dan keakuratan
yang baik dalam pengelolaan transaksi dalam perpustakaan ini.
2. Kajian Pustaka
Penelitian yang telah dilakukan sebelumnya berjudul “Perancangan Sistem
Informasi Perpustakaan Pada SMP Negeri 3 Tulakan, Kecamatan Tulakan
Kabupaten Pacitan” yang dilakukan oleh Rosita Cahyaningtyas dan Siska
Iriyani menghasilkan Sistem Perpustakaan berbasis desktop memanfaatkan
Visual Basic sebagai basis pemrogramannya dan bersifat local area [6]. Selain
itu, dalam pencatatan pengembalian buku masih nilai input secara manual,
maka masih sangat rentan terhadap dimanipulasi. Sedangkan penelitian ini
menggunakan PHP sebagai basis pemrograman dan memanfaatkan database
localhost, sehingga beberapa komputer dapat menggunakannya selama
terhubung dengan server database.
Penelitian lain yang berjudul “Pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan
Berbasis Website Pada Sekolah Menegah Pertama Negeri 1 Donorojo
Kabupaten Pacitan” yang ditulis oleh Dani Eko Hendrianto dibangun dengan
menggunakan PHP dan dihosting secara online [7]. Fitur pencatatan transaksi
buku juga belum disertakan, jadi masih berupa data buku dan siswa.
Sedangkan jurnal ini memiliki fitur yang lengkap antara lain data buku, data
siswa, peminjaman, pengembalian, serta pencetakan kartu anggota.
Pemanfaatan dalam penulisan ini adalah menggunakan basis localhost karena
cakupan sistem yang dibangun hanya meliputi sekolah dan administrasi sistem
dapat diakses dari komputer didalam perpustakaan oleh petugas terkait dan
anggota hanya sebatas melihat koleksi buku dan lokasi rak buku tersebut.
Penelitian lain yang dilakukan berjudul “Pembangunan Sistem Informasi
Perpustakaan Pada Perpustakaan Umum Kabupaten Pacitan” yang disusun oleh
Slamet Pebrianto menunjukkan perancangan sistem perpustakaan dengan
menggunakan Visual Basic sebagai basis arsitekturnya serta memanfaatkan
Microsoft Access 2007 sebagai basis datanya [8]. Penulisan jurnal tersebut juga
menunjukkan bahwa user juga dapat login kedalam sistem, namun tidak
dijelaskan fungsi user login kedalam sistem, untuk itu kurang jelasnya
penulisan dalam jurnal tersebut. Sedangkan jurnal ini adalah dimana penulis
memanfaatkan XAMPP dan MySQL sebagai server localhost yang lebih baik
untuk penggunaan dengan komputer secara bersamaan dengan website yang
akan dibangun dan hanya admin selaku petugas perpustakaan yang dapat login
kedalam sistem untuk memantau data flow. Selain itu ada fitur tambahan
berupa pencetakan kartu anggota untuk siswa yang telah terdaftar di
perpustakaan sekolah ini.
Sistem adalah kumpulan atau grup dari sub sistem atau bagian atau
komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu
sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan
tertentu [9]. Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu [10]. Informasi
adalah “Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi yang menerimanya” [11]. Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan
dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia
yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak
tersebut. Selain itu data juga memegang peranan yang penting dalam sistem
informasi. Data yang akan dimasukkan dalam sebuah sistem informasi dapat
berupa formulir - formulir, prosedur - prosedur dan bentuk data lainnya [12].
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke
dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan
dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan
sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan [13].
Perpustakaan adalah koleksi yang terdiri dari bahan-bahan yang tertulis,
tercetak ataupun grafis lainnya seperti film, slide, piringan hitam, tape, dalam
ruangan atau gedung yang diatur dan diorganisasikan dengan sistem tertentu
agar dapat digunakan untuk keperluan studi, penelitian, pembacaan dan lain-
lain [14]. Katalog perpustakaan merupakan suatu rekaman atau daftar bahan
pustaka yang dimiliki oleh suatu perpustakaan atau beberapa perpustakaan
yang disusun menurut aturan dan sistem tertentu [15]. Sistem Informasi
menurut Gordon B. Davis: “Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data harian,
penunjang kegiatan dalam penyimpanan data, dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan” [16]. jQuery adalah library
atau kumpulan kode JavaScript siap pakai. Keunggulan menggunakan jQuery
dibandingkan dengan JavaScript standar, yaitu menyederhanakan kode
JavaScript dengan cara memanggil fungsi-fungsi yang disediakan oleh jQuery.
JavaScript sendiri merupakan bahasa Scripting yang bekerja disisi Client atau
Browser sehingga website bisa lebih interaktif [17]. Proses pengembangan
sistem seringkali menggunakan pendekatan prototyping. Metode ini sangat
baik digunakan untuk menyelesesaikan masalah kesalahpahaman antara user
dan analis yang timbul akibat user tidak mampu mendefinisikan secara jelas
kebutuhannya [18].
3. Metodologi Penelitian dan Rancangan
Pada bab ini akan menjelaskan mengenai metode penelitian yang akan
dilakukan pada penulisan ini, untuk mendapatkan gambaran rancangan sistem
untuk kemudian diimplementasikan kedalam sistem.
3.1. Identifikasi Masalah
Tahapan penelitian dalam penelitian ini dimulai dengan identifikasi
masalah mengenai perpustakaan di SMP Negeri 2 Ambarawa, yaitu tentang
proses bisnis dan pendataan yang terjadi pada transaksi pada perpustakaan
tersebut. Permasalahan antara lain yang timbul adalah susahnya proses
manajemen buku pada perpustakaan yang masih menggunakan pendataan
manual, sehingga masih rentan terhadap kesalahan pendataan. Kemudian
permasalahan pada pendataan pencarian buku yang memakan waktu lama bagi
siswa yang ingin meminjam buku judul tertentu. Proses pendataan transaksi
peminjaman dan pengembalian buku yang masih konvensional dengan buku
induk membuat data tersebut juga rentan kesalahan input. Selain itu masih ada
juga permasalahan mengenai antrian yang memakan waktu lama untuk
mencatat transaksi tersebut.
3.2. Metode Pengembangan Sistem (Prototyping)
Prototyping adalah metode pengembangan sistem yang cepat dengan
pengujian terhadap model kerja (prototip) dari aplikasi baru melalui proses
interaksi dan berulang-ulang yang biasa digunakan ahli sistem informasi dan
ahli bisnis. Prototyping memiliki prinsip yang sama dengan desain aplikasi
cepat (Rapid Application Design atau RAD) karena menyederhanakan dan
mempercepat desain sistem [19]. Sedangkan tahapan untuk membuat suatu
prototyping itu ada 7, yaitu:
1. Pengumpulan kebutuhan. Pelanggan dan pengembang bersama-sama
mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan
semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat.
2. Membangun prototyping. Membangun prototyping dengan membuat
perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan
(misalnya dengan membuat input dan format output).
3. Evaluasi protoptyping. Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah
prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginan
pelanggan. Jika sudah sesuai maka langkah 4 akan diambil. Jika tidak,
prototyping direvisi dengan mengulangi langkah 1, 2, dan 3.
4. Mengkodekan system. Dalam tahap ini prototyping yang sudah
disepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai.
5. Menguji system. Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak
yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan.
6. Evaluasi Sistem. Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi
sudah sesuai dengan yang diharapkan. Apabila ya, langkah 7 dilakukan;
jika tidak, ulangi langkah 4 dan 5.
7. Menggunakan sistem. Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima
pelanggan siap untuk digunakan.
Gambar1 Metode Prototyping [20]
3.2.1 Communication
Penelitian ini terlibat dalam mengamati tempat studi kasus yang berada di
SMP Negeri 2 Ambarawa, dengan bertemu pihak guru yang mengerti latar
belakang, sistem saat ini, dan mekanisme alur kerja perpustakaan yang
berinteraksi dengan siswa sekolah tersebut. Observasi yang telah dilakukan
langsung dengan mengamati meja kerja dan inventaris dalam perpustakaan.
Kemudian untuk penyimpanan data transaksi peminjaman dan pengembalian
masih menggunakan buku transaksi yang terdiri dari tabel dengan empat
kolom yang berisi tanggal, nama, uraian kegiatan, dan tanda tangan. Kolom
tanggal untuk mengisikan tanggal peminjaman dan pengembalian, kolom
nama untuk mengisikan nama peminjam, kolom uraian kegiatan untuk
mengisikan data buku yang dipinjam, kemudian kolom tanda tangan untuk
peminjam buku yang telah mengembalikan buku.
Wawancara yang dilakukan adalah dengan pihak sekolah (Admin atau
Petugas Perpustakaan) dan siswa di sekolah tersebut. Wawancara dengan
pengawas dilakukan untuk mengetahui faktor yang diperlukan dalam
mengelola perpustakaan tersebut dan bagaimana alur yang dapat digunakan
untuk meningkatkan kinerja perpustakaan. Wawancara dengan siswa
dilakukan untuk mencari feedback dan mekanisme yang diharapkan oleh siswa
terhadap kinerja perpustakaan supaya meningkatkan kepuasan siswa. Hasil
wawancara tentang mekanisme yang sama dengan yang sudah dijelaskan pada
bagian observasi sebelumnya.
Beberapa pertanyaan yang diajukan pada narasumber dalam hal ini adalah
Admin perpustakaan dan siswa antara lain sebagai berikut; 1) Jumlah transaksi
perharinya pada perpustakaan tersebut. Pertanyaan tersebut ditujukan untuk
melihat potensi pemanfaatan sistem yang akan dibangun, apabila jumlah
tersebut tinggi maka akan tinggi pula manfaat sistem pada proses pendataan
transaksi peminjaman buku. 2) Media yang digunakan untuk proses pendataan
saat ini. Pertanyaan ini untuk memperlihatkan kondisi yang ada pada
perpustakaan tersebut, seberapa besarkah kontribusi sistem yang akan
dibangun terhadap sistem yang sedang dipakai pada saat ini. 3) Proses antrian
yang memakan waktu. Ditujukan sebagai kecepatan pelayanan yang diberikan
kepada siswa apabila terjadi antrian peminjaman atau pengembalian oleh
siswa. 4) Keakuratan dalam pendataan sistem manual. Pertanyaan ini
ditujukan untuk mengukur seberapa tingkat keakuratan yang dapat
dilaksanakan oleh admin perpustakaan terhadap setiap transaksi yang telah
terjadi baik peminjaman maupun pengembalian. 5) Metode pembayaran denda
keterlambatan pengembalian. Pertanyaan ini diajukan untuk mengerti apa saja
aturan yang berlaku dalam perpustakaan ini. 6) Durasi peminjaman buku yang
diberikan oleh perpustakaan. Bertujuan untuk mengerti aturan dalam transaksi
yang berlaku. 7) Feedback sistem manual yang digunakan oleh admin
perpustakaan oleh siswa. Pertanyaan ini sebagai tolok ukur tingkat pelayanan
yang diberikan oleh siswa, apakah sistem manual tersebut sudah memuaskan
bagi siswa atau belum yang mana diharapkan agar feedback siswa dapat
meningkat setelah mengimplementasikan sistem yang akan dibangun nantinya.
3.2.2 Quick Plan
Data yang diperlukan terkumpul proses selanjutnya adalah analisis
terhadap data dan permasalahan yang ada untuk kemudian dicari pemecahan
atau jalan keluar yang terbaik dari permasalahan yang timbul. Teknik Analisis
Data meliputi:
▪ Analisis Sistem
▪ Analisis Masalah
▪ Analisis Kebutuhan Fungsional dan Non Fungsional
Analisis sistem adalah dimana sistem yang bekerja sekarang ini masih
menggunakan teknik konvensional, yaitu dengan menggunakan buku besar
sebagai media untuk menyimpan record data peminjaman buku siswa. Analisis
masalah yang ada adalah seringnya salah catat terhadap kode atau ID buku
yang dipinjam oleh siswa, sehingga seringkali mengakibatkan kesalahpahaman
oleh pihak perpustakaan terhadap siswa. Oleh karena itu diperlukan sistem
yang efisien dan efektif untuk meminimalisir kendala tersebut. Analisis
kebutuhan lainnya merupakan fitur tambahan yang akan diberikan dalam
sistem tersebut, yaitu sistem pencetakan kartu anggota menurut ID anggota
keperpustakaan yang telah terdaftar dalam sistem perpustakaan yang kemudian
dapat dicetak menjadi kartu keanggotaan siswa oleh petugas perpustakaan.
3.2.3 Modelling Quick Design
Model desain cepat yang dipakai adalah dengan menggunakan UML
(Unified Modelling Language) adalah Metodologi kolaborasi antara metode-
metode Booch, OMT (Object Modeling Technique), serta OOSE (Object
Oriented Software Engineering) dan beberapa metode lainnya, merupakan
metodologi yang paling sering digunakan saat ini untuk analisa dan
perancangan sistem dengan metodologi berorientasi objek mengadaptasi
maraknya penggunaan bahasa “pemrograman berorientasi objek” (OOP) [21].
Dalam penggunaannya ada 3 model desain antara lain Use Case Diagram,
Activity Diagram, dan juga Class Diagram, yang mana dalam penggunaannya
telah dilakukan menurut fungsi dan kegunaan masing-masing antara lain Use
Case untuk merekam persyaratan fungsional sebuah sistem. Use Case
mendeskripsikan interaksi tipikal antara para pengguna sistem dengan sistem
itu sendiri, dengan memberi sebuah narasi tentang bagaimana sistem tersebut
digunakan. Use Case Diagram menampilkan aktor mana yang menggunakan
use case mana, uses case mana yang memasukkan use case lain dan hubungan
antara aktor dan use case [22]. Activity Diagram adalah teknik untuk
menggambarkan logika prosedural, proses bisnis, dan jalur kerja. Dalam
beberapa hal, activity diagram memainkan peran mirip diagram alir, tetapi
perbedaan prinsip antara notasi diagram alir adalah activity diagram
mendukung behavior paralel. Node pada sebuah activity diagram disebut
sebagai action, sehingga diagram tersebut menampilkan sebuah activity yang
tersusun dari action [22]. Class Diagram merupakan himpunan dari objek-
objek yang sejenis. Sebuah objek memiliki keadaan sesaat (state) dan perilaku
(behavior). State sebuah objek adalah kondisi objek tersebut yang dinyatakan
dalam attribute. Sedangkan perilaku suatu objek mendefinisikan bagaimana
sebuah objek bertindak dan memberikan reaksi [23].
Use Case Diagram
Gambar2 Diagram Use Case
Sistem menurut Use Case diagram ini memiliki dua aktor utama sebagai
bagian dalam interaksinya. Menu yang dapat diakses oleh Admin atau petugas
perpustakaan antara lain mengelola data anggota, data mengelola buku, mengelola
transaksi pinjam kembali, dan pencetakan kartu anggota perpustakaan. Use case
data buku berisi submenu untuk menambah, mengubah atau menghapus data buku
menurut data perpustakaan. Pada use case kelola data anggota memiliki fungsi
untuk menambah, mengubah, dan menghapus anggota. Use case kelola data
peminjaman memiliki submenu peminjaman dan pengembalian dimana data
tersebut digunakan untuk mengelola transaksi peminjaman buku oleh siswa. Menu
cetak kartu anggota adalah fitur tambahan guna yang nantinya kartu tercetak
secara digital dalam bentuk PDF, baru kemudian dicetak fisik kedalam bentuk
blanko berukuran 54 x 85mm.
Activity Diagram
Gambar3 Diagram Activity – Registrasi
Activity diagram pendaftaran memiliki proses dari mengisi form hingga
pencetakan kartu anggota. Dalam proses ini siswa diminta data mengenai Nomor
Induk Siswa, Nama Siswa, Jenis Kelamin, Kelas, Tempat Tanggal Lahir, dan
Alamat, dan foto sebagai identifier pendaftar. Setelah data tersebut lengkap,
kemudian akan diproses oleh petugas dengan memasukkan ke dalam sistem.
Setelah data tersimpan, maka petugas akan mencetak kartu anggota untuk
diberikan kepada siswa. Proses pencetakan kartu anggota dilakukan dengan
menggunakan template yang telah ada didalam sistem, data yang akan
dicantumkan antara lain Nomor Induk, Nama, Kelas, Tempat Tanggal Lahir, dan
Alamat. Setelah kartu tercetak, admin perpustakaan akan memberikan stempel.
Gambar4 Diagram Activity – Peminjaman Buku
Activity peminjaman menggambarkan proses transaksi peminjaman buku
yang sebelumnya telah terdaftar sebagai anggota. Siswa dapat mencari buku
dengan melihat daftar buku yang tersedia pada sistem perpustakaan mengenai
lokasi rak buku tersebut. Pertama siswa mengambil buku yang akan dipinjam
untuk kemudian diberikan kepada petugas untuk dimasukkan kedalam sistem.
Untuk proses selanjutnya siswa diharapkan untuk membawa kartu anggotanya
sebagai syarat untuk dapat meminjam buku pada perpustakaan sekolah. Lalu
petugas akan memasukkan data peminjam, data buku, dan tanggal buku tersebut
dipinjam. Di dalam sistem akan terlihat tanggal akhir peminjaman yang kemudian
diberitahukan kepada siswa tanggal tersebut. Kemudian setelah petugas
memasukkan ke dalam sistem, petugas akan mengembalikan kartu anggota dan
buku sudah dapat dibawa oleh siswa.
Gambar5 Diagram Activity – Pengembalian Buku
Diagram ini menggambarkan proses pengembalian buku oleh siswa
kepada petugas perpustakaan. Petugas perpustakaan menerima buku dan kartu
anggota siswa peminjam, yang kemudian akan memasukkan data pengembalian
transaksi kedalam sistem. Kemudian memasukkan tanggal pengembalian buku
dan akan terhitung berapa hari terlambat dari batas peminjamannya. Apabila
terlambat maka siswa akan dikenakan denda, bentuk denda pada perpustakaan ini
adalah dengan membayar dengan sampul buku bukan dengan uang langsung.
Setelah proses tersebut, maka sistem akan memperbarui data buku.
Classs Diagram
Gambar6 Diagram Class
Diagram Class ini menjelaskan mengenai kelas dan atribut yang terjadi
dalam perpustakaan kemudian diimplementasikan ke dalam sistem menurut
kebutuhan user yang mana meliputi pengelolaan anggota, buku, keterlambatan,
dan transaksi. Setiap relasi membutuhkan data dari berbagai tabel yang
digunakan dalam sistem. Dalam class diagram ini memiliki beberapa kelas
antara lain boundary, controller, dan entity. Kelas Peminjaman Buku memiliki
atribut ID buku yang dipinjam, ID peminjaman, NIS, tanggal batas pinjam, dan
tanggal pinjam. Kelas Pengembalian Buku memiliki atribut ID buku dipinjam,
ID peminjaman, jumlah hari terlambat, NIS, tanggal batas pinjam, tanggal
kembali, dan tanggal pinjam. Kelas Data Buku memiliki atribut genre, ID buku,
ISBN, judul buku, lokasi rak, penerbit, pengarang, tahun terbit, dan tanggal
input transaksi. Kelas Data Anggota memiliki atribut alamat, jenis kelamin,
kelas, nama, NIS, dan tempat tanggal lahir. Kelas keterlambatan memiliki
atribut ID buku yang dipinjam, pembayaran denda, lama pinjam, NIS, ID
peminjaman, tanggal batas pinjam, tanggal kembali, dan tanggal pinjam.
Entitas Kelola Transaksi memiliki atribut alamat, ID buku, ID peminjaman,
ISBN, judul buku, jumlah hari terlambat, nama, NIS, pengarang, tanggal batas
pinjam, tanggal kembali, tanggal pinjam, dan tahun terbit. Entitas
Keterlambatan memiliki atribut ID peminjaman, ID buku dipinjam, jumlah hari
terlambat, NIS, tanggal batas pinjam, tanggal kembali, dan tanggal pinjam.
Entitas Anggota memiliki atribut alamat, jenis kelamin, kelas, nama, NIS, dan
tempat tanggal lahir. Entitas Buku memiliki atribut genre, ID buku, ISBN,
judul buku, lokasi rak, penerbit, pengarang, tahun terbit, dan tanggal input.
3.2.4 Constructor of Prototype
Constructor yang dipakai dalam proses sistem ini antara lain, PHP sebagai
Back-End yang berisi syntax dan codes yang bertujuan untuk memberikan
keluaran yang sesuai dengan mekanisme yang telah disusun sebelumnya,
sehingga akan dilanjutkan pada Front-End dalam bentuk tampilan yang
dihasilkan oleh HTML. JQuery dalam proses ini juga sebagai Front-End yang
membantu dalam tampilan HTML menjadi lebih interaktif dan responsif,
sehingga diharapkan dapat mempermudah proses kerja melalui sistem ini.
MySQL dan XAMPP adalah sebagai Back-End yang digunakan dalam proses
penyimpanan data berupa tabel yang saling berelasi untuk menghasilkan
keluaran yang akurat dan juga mempermudah dalam proses fetching data dalam
jumlah yang besar. Kemudian TCPDF untuk mengubah tampilan HTML
kedalam bentuk PDF sebagai keluaran untuk mencetak kartu anggota kedalam
ukuran blanko.
3.2.5 Deployment and Delivery
Deployment yang dilakukan pada proses ini adalah dengan memindah file
sistem kedalam computer client dimana sistem ini akan digunakan dalam
transaksi nantinya. Sehingga perlu adanya menentukan spesifikasi komputer
yang akan digunakan tersebut sesuai dengan minimum requirement sistem yang
akan diimplementasikan, supaya nantinya tidak ada kendala seperti sistem
hang. Spesifikasi minimal yang diminta setidaknya memiliki lebih dari 64 MB
RAM, 350 MB storage, dan memiliki sistem operasi Windows 2003 atau XP.
Komputer-komputer client memiliki spesifikasi prosesor Dual-Core, 2 GB
RAM, dan lebih dari 350 MB storage data capacity. Maka dapat diketahui
bahwa komputer tersebut jauh melebihi dari spesifikasi minimal, selanjutnya
proses instalasi dapat dilaksanakan. Proses instalasi pertama adalah XAMPP
sebagai host database sistem, kemudian dari XAMPP tersebut masuk kedalam
PHPMyAdmin untuk kemudian import database yang akan digunakan dalam
sistem. XAMPP sendiri diharuskan untuk diaktifkan dahulu MySQL dan
Apache agar dapat menjalankan sistem yang berbentuk PHP. Sistem yang
dijalankan nantinya masih membutuhkan web-browser seperti Internet
Explorer, Google Chrome, ataupun Mozilla Firefox. Komputer client telah
menyediakan Google Chrome sebagai default browser maka sistem akan
dijalankan dengan menggunakan browser tersebut. Program yang telah
dijalankan kemudian diperagakan kepada client untuk mengetahui cara
penggunaan program mulai dari input data anggota, data buku, data transaksi,
dan cetak kartu anggota.
4. Hasil dan Pembahasan
Berdasarkan pada tahap komunikasi yang telah dilakukan sebelumnya,
dapat ditemukan beberapa data dan informasi yang dapat dimanfaatkan dalam
proses penyusunan sistem yang akan dibangun. Selain itu masukan dan saran
mengenai sistem yang akan dibangun juga dapat dirancang secara sistematis
untuk nantinya akan diimplementasikan didalam sistem. Beberapa hal yang
menjadi inti kebutuhan fungsionalnya adalah mengenai tugas-tugas utama
dalam mekanisme perpustakaan, antara lain pendataan siswa, pengelolaan buku,
dan pengelolaan transaksi. Kebutuhan non-fungsionalnya diimplementasikan
dalam bentuk security dalam sistem sehingga tidak rentan manipulasi.
Hasil observasi yang didapatkan menunjukkan bahwa dalam proses
penyimpanan data pustaka masih menggunakan buku manual atau disebut
sebagai “Buku Induk” dimana dalam buku tersebut berisi atribut buku seperti,
judul, penerbit, pengarang, dan tahun terbit yang digunakan untuk menyimpan
semua data buku yang berada didalam perpustakaan. Hal tersebut menunjukkan
bahwa mekanisme yang dilakukan masih sangat manual dan rentan terhadap
kesalahan dan manipulasi, terlebih lagi apabila banyaknya siswa yang ingin
meminjam buku pada saat yang bersamaan sehingga menyebabkan antrian
yang panjang. Ditambah lagi dengan waktu istirahat hanya 15 menit yang mana
akan sangat menghambat transaksi apabila antrian memakan waktu yang lama.
Menurut wawancara yang telah dilakukan dengan narasumber diatas
beberapa informasi yang didapatkan antara lain; 1) Jumlah transaksi perharinya
bervarian, antara minimal 10-15 hingga terbanyak mencapai 25 transaksi
perhari. Jumlah transaksi tersebut bisa dibilang banyak apabila menggunakan
sistem manual. 2) Media yang digunakan pada perpustakaan ini seperti yang
telah dituliskan pada observasi sebelumnya, yaitu menggunakan Buku Induk
dan ditulis dengan manual beserta dengan atribut-atributnya yang diperlukan
dalam proses pencatatan. 3) Setiap proses transaksi memakan waktu setidaknya
+ 3 menit, sehingga akan memakan waktu yang lama apabila terdapat antrian
yang banyak. Hal tersebut jelas menghabiskan waktu yang banyak hanya untuk
pendataan, belum lagi apabila waktu istirahat sudah habis maka siswa terpaksa
menunda melakukan transaksi tersebut. 4) Tingkat keakuratan yang diukur dari
sistem manual ini tergolong cukup rendah. Karena masih banyak beberapa
penulisan data yang tidak sesuai dengan kenyataannya, seperti judul buku, NIS,
dan semacamnya. 5) Metode pembayaran denda yang berlaku pada
perpustakaan ini adalah membayar dengan sampul buku, tidak dengan mata
uang rupiah. 6) Durasi peminjaman buku oleh siswa dibatasi 7 hari setiap
transaksinya, berapapun buku yang dipinjam. 7) Kurang puas, karena
pendataan dibilang cukup lama dan menghabiskan waktu disebabkan masih
dilakukan secara manual. Setelah dilihat dari hasil wawancara dan observasi
tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa sistem yang akan dibangun
setidaknya mampu untuk digunakan dengan mudah, responsif untuk
menghemat waktu pendataan transaksi, dapat mencakup setiap atribut yang
sudah tertulis pada “Buku Induk” yang telah dipakai, dan memiliki keamanan
yang cukup baik untuk menghindari segala bentuk manipulasi. Perancangan
sudah dapat dilaksanakan menurut hasil observasi dan analisa diatas, model
yang digunakan untuk merancang mekanisme dalam sistem yang akan
dibangun adalah dengan menggunakan UML (Unified Modelling Language)
antara lain Use Case Diagram, Activity Diagram, dan Class Diagram.
Sehingga selanjutnya sistem baru bisa dibangun kedalam bentuk website
menurut UML yang telah direncanakan.
4.1 Evaluasi Pengguna terhadap Prototype Sistem
4.1.1 Prototype I
Dalam perancangan Prototype pertama telah memiliki fitur antara lain input
buku, registrasi siswa, peminjaman, dan cetak kartu anggota, namun masih ada
kekurangan pada tampilan data buku dimana pada tabel data buku tidak ada
informasi mengenai lokasi rak buku tersebut. Kemudian untuk mengatasi
kekurangan tersebut, ditambahkan kolom lokasi rak buku. Lokasi rak pun berisi
informasi bertipe string dengan contoh 1A, 1B, dan seterusnya.
4.1.2 Prototype 2
Setelah dilakukan perancangan dan perbaikan pada Prototype 1 dan semua
fitur ditambahkan pada Post-prototype 1, kemudian berlanjut kepada proses
Prototype 2. Tahap ini juga memiliki kekurangan pada bagian search bar yang
mana hanya dapat mencari buku berdasarkan judul buku dan menurut user hal
tersebut terlalu rumit dan butuh pengubahan agar dapat mencari buku menurut
sub-katalog data buku. Memperbaiki bagian tersebut adalah dengan memberikan
combo box sub-katalog buku yang ingin dicari, seperti judul, pengarang, tahun
terbit, penerbit, dan genre. Bagian tersebut memberikan kemudahan seperti yang
user inginkan.
4.1.3 Prototype 3
Lanjutan pada Prototype ini adalah Post-prototype 3 dimana fitur juga
telah ditambahkan menurut request pengguna. Perancangan ketiga masih memiliki
kekurangan pada Cetak Kartu Anggota, dimana pada prototype sebelumnya
pengguna diharuskan untuk memasukkan NIS, Nama, Kelas, Tempat Tanggal
Lahir, dan Alamat secara manual sehingga nantinya akan tercetak pada file PDF.
Pengguna menginginkan untuk hanya memasukkan NIS saja kemudian data yang
lainnya otomatis terlihat menurut data anggota yang telah tersimpan sebelumnya.
Perubahan yang dilakukan adalah dengan memberikan JQuery pada
halaman input-kartu-anggota.php untuk dapat fetching otomatis data yang telah
tersimpan pada database dengan coding seperti dibawah ini yang disimpan
sebagai javascript.
Penulisan kode:
Gambar7 Kode Javascript
Lalu ditambahkan baris sebagai process.php untuk memulai fetching dari
JQuery kedalam tampilan input-kartu-anggota.php
Penulisan kode:
Gambar8 Query Fetching Data
Setelah ditambahkan baris seperti diatas, maka pada halaman input-kartu-
anggota.php hanya perlu memasukkan NIS sebagai identifier key, sehingga data
tambahan yang diperlukan nantinya akan otomatis ditampilkan.
4.1.4 Prototype 4
Tahap ini dilanjutkan setelah semua fitur pada Post-prototype 3 berhasil
diimplementasikan dan diminta kembali untuk feedback Prototype empat ini,
menurut pengguna masih ada kekurangan pada bagian pengembalian buku.
Prototype ini masih menggunakan penghitungan keterlambatan manual, sehingga
sistem tidak memberikan fitur tersebut.
Pengguna menginginkan fitur yang dapat menghitung keterlambatan
dalam sistem, sehingga akan semakin mempercepat proses pembukuan transaksi.
Maka ditambahkan fitur penghitungan keterlambatan dengan tanda (+) apabila
melebihi batas tanggal dan (-) apabila belum melebihi batas keterlambatan.
Pemberian fitur yang baru tersebut memanfaatkan fungsi date_diff, yaitu
perbedaan tanggal 1 dan 2 yang mana pada kasus ini ditandai dengan tanggal 1
sebagai tanggal batas keterlambatan dan tanggal 2 sebagai tanggal pengembalian.
Penulisan kode:
Gambar9 Syntax Selisih Tanggal
Maka akan didapat perbedaan hari dari kedua variabel tersebut. Apabila
tanggal 2 melebihi tanggal 1 maka akan menghasilkan kelebihan (+) menandakan
bahwa siswa tersebut telah melewati batas peminjaman, namun apabila tanda (-)
maka siswa tersebut masih memiliki beberapa hari sebelum batas peminjaman
selesai.
4.2 Manfaat Implementasi
Beberapa keuntungan yang diperoleh antara lain:
1. Kemudahan transaksi peminjaman buku dengan hanya membutuhkan
NIS sebagai identifier siswa peminjam
2. Search Bar dan data lokasi rak buku juga mempermudah siswa untuk
menemukan buku tersebut dan juga bagi pihak petugas perpustakaan
untuk mengembalikan buku tersebut ke tempatnya.
3. Menghemat waktu antrian apabila banyaknya pengguna perpustakaan
yang hendak meminjam buku secara bersamaan.
4. Tersimpannya data transaksi buku dengan lengkap dan akurat
5. Penambahan fitur pencetakan kartu anggota juga memberikan nilai
tambah bagi kapasitas dan kapabilitas perpustakaan dalam memberikan
layanannya bagi siswa.
4.3 User Interface Sistem
Gambar10 Halaman index untuk siswa
Gambar10 dikhususkan untuk siswa yang hendak mencari buku yang ingin
mereka pinjam, mereka dapat menyortir pencarian menurut sub-katalog seperti
judul, pengarang, tahun terbit, penerbit, dan genre.
Gambar11 Halaman Data Anggota
Gambar11 memperlihatkan daftar anggota perpustakaan yang telah
terdaftar pada sistem ini sebelumnya. Admin juga diberikan fitur untuk
menambahkan anggota baru dan mengisi form sesuai dengan kolom yang ada
pada tabel gambar11.
Gambar12 Halaman Data Buku
Gambar12 memperlihatkan dimana buku memiliki atribut seperti pada
tabel yang nantinya dibutuhkan pada pengisian saat hendak menambahkan buku
baru pada sistem ini.
Gambar13 Halaman Data Transaksi
Gambar13 memperlihatkan daftar data peminjaman yang sudah selesai
maupun belum. Transaksi yang telah selesai ditandai dengan adanya data pada
kolom Terlambat*, kolom tersebut memperlihatkan jumlah hari keterlambatan
dengan tanda (+) sebagai terlambat dan (-) sebagai tidak.
Gambar14 Halaman Cetak Kartu Anggota
Gambar14 memperlihatkan tampilan pencetakan kartu anggota yang telah
terdaftarkan pada sistem ini sebelumnya. Sistem membutuhkan NIS sebagai
identifier key yang kemudian data-data lain dibawahnya akan otomatis terisi
menurut record pada database.
Gambar15 Halaman Kartu Anggota
Kartu anggota yang telah diinput pada gambar sebelumnya akan
menghasilkan file PDF yang tampilannya seperti pada Gambar15. Atribut tersebut
didapat dari record database yang telah tersimpan. Fitur ini menggunakan
tcpdf.php yang mengubah tampilan pada php ataupun html kedalam format PDF.
Penulisan kode:
Gambar17 Syntax Mengkonversi PHP ke PDF
Pengaturan margin, font, font size dilakukan pada baris diatas yang
kemudian akan ditampilkan dengan memanggil variabel $ dibawahnya. Kemudian
barulah file PDF dapat tercetak dan siap untuk dicetak secara fisik.
5. Kesimpulan dan Saran
Banyaknya pengguna perpustakaan membuat petugas kewalahan apabila
proses pembukuan masih konvensional. Dilakukannya analisis dan pengembangan
dalam proses bisnis ini maka dapat disimpulkan bahwa sistem ini sangat
mempercepat proses pembukuan transaksi yang ada dalam perpustakaan ini.
Pencatatan data anggota dan data buku juga mempermudah pengelolaan sistem
dengan menggunakan identifier tabel sehingga dalam proses pembukuan
transaksinya pun tidak membutuhkan re-input data siswa berulang-ulang, hanya
membutuhkan NIS mereka maka proses transaksi dapat dilaksanakan dengan
cepat. Saran untuk penelitian selanjutnya, adalah berupa; 1)Tampilan yang lebih
responsif agar meningkatkan potensi pengembangan dan pemanfaatan sistem ini
lebih baik. 2)Menambahkan informasi jumlah siswa yang bertransaksi pada hari
tertentu, sehingga dapat dimonitor grafik penaikan atau penurunan jumlah
transaksi tiap hari atau minggunya. 3)Proteksi yang lebih baik, mengingat masih
ada beberapa input yang dapat dimanipulasi. 4)Penambahan fungsi lainnya seperti
barcode scanner untuk dapat menyimpan data buku dengan cepat.
Daftar Pustaka
[1] Undang – undang RI. No. 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan.
[2] Ogunsola, L. A., 2011, "The Next Step in Librarianship: Is the Traditional
Library Dead?" Library Philosophy and Practice (e-journal). Paper 606.
[3] Brogman, Christine L., 2003, Designing digital libraries for usability in
digital library use. Massachusets: The MIT Press.
[4] The Encyclopedy Americana, vol. II, 1977, Americana Corporation.
[5] Gordon B. Davis, 1995, “Sistem Informasi Manajemen”, PT. Gramedia.
[6] Rosita Cahyaningtyas, 2015, "Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan
Pada Smp Negeri 3 Tulakan, Kecamatan Tulakan Kabupaten Pacitan",
IJINS - Volume 4 No 2 – April.
[7] Dani Eko Hendrianto, 2014, "Pembuatan Si stem Informasi Perpustakaan
Berbasis Website Pada Sekolah Menegah Pertama Negeri 1 Donorojo
Kabupaten Pacitan", IJINS - Volume 3 No 4.
[8] Slamet Pebrianto, 2010, "Pembangunan Sistem Informasi Perpustakaan
Pada Perpustakaan Umum Kabupaten Pacitan", Journal Speed Vol. 2 No. 2
[9] Azhar Susanto, 2013, “Sistem Informasi Akuntansi,” Bandung: Lingga Jaya.
[10] Jerry Filtz Gerald, Arda F FlitzGerald, Werren D Stallinys, Jr., 1981,
“Fundamental of System Analysis,” Vol. II, Newyork; Koin Willey & Sons.
[11] Jogianto HM., MBA., Akt., Ph.D., 2005, “Analisis & Desain Sistem
Informasi,” ANDI OFFSET Yogyakarta.
[12] Andri Kristanto, 2003, “Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya,”
Gava Media.
[13] Jogiyanto, 2001, “Analisis dan desain, Sistem Informasi: Pendekatan
terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis,” Andi Offset.
[14] Sumardji, P, 1998, “Perpustakaan Organisasi dan Tata Kerjanya,” Kanisius.
[15] Suwarno Wiji, 2010, “Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan,” Ar-Ruzz Media.
[16] Damayani N.A., 2005, “Interpersonal Skill dalam Pelayanan Perpustkaan,”
Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi, Vol. 1, No. 1.
[17] Aloysius Sigit W, 2011, “Pemrograman Web Aplikatif dengan Java,” PT.
Elex Media Komputindo, Jakarta.
[18] Agus Mulyanto, 2009, “Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi,” Pustaka
Pelajar.
[19] James O’Brien, 2005, ”Pengantar Sistem Informasi Perseptif Bisnis dan
Manajerial,” Salemba.
[20] Pressman RS, 2010, “Software Engineering: A Practitioner’s Approach,”
7th ed, Mc Grow Hill.
[21] Nugroho, Adi, 2009, “Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML &
Java.” Yogyakarta: Andi Offset.
[22] Fowler, Martin, 2005, “UML Distilled” Edisi 3, Yogyakarta: Andi.
[23] Munawar, 2005, “Pomodelan Visual dengan UML,” Yogyakarta: Graha
Ilmu.
