PERANCANGAN DAN PEMBUATAN APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA

BENGKEL POSMO JAYA MOBIL

Naskah Publikasi

disusun oleh

Indra Setiawan 06.12.1485

JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2011

ii

Designing and Making of Information System In Accounting Bengkel Posmo Jaya Mobil

Perancangan dan Pembuatan Aplikasi

Sistem Informasi Akuntansi Pada Bengkel Posmo Jaya Mobil

Indra Setiawan

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Currently, the development of technology is very advanced, so the

technology is no longer a luxury but has become a staple item that must exist.

Growing a business requires accuracy in providing an accurate, precise, and fast

which can help a business to be able to make decisions and solve a problem.

Bengkel Posmo Jaya Mobil is a service enterprise engaged in automotive

services, namely repair and car maintenance. All records of transactions conducted

by posmo Jaya Bengkel Mobil had been still using the manual method, which

requires high accuracy in recording that allows for errors in recording and time

consuming. So the accuracy of the data on the final result to be achieved is not

perfect.

Therefore, for the time of recording to be faster and accuracy of transaction

data can be achieved there needs an accounting system or application that can

help job.

Accounting Information System covers all forms of transactions ranging from

purchasing, sales, cost of goods sold, and other transactions. This system also can

generate consolidated financial and managerial reports quickly and accurately.

Keywords : Accounting Information Systems, Sales, Purchase

1

1. Pendahuluan

Komputer merupakan alat pengolah data yang baik dengan akses

ketelitian yang tinggi dibandingkan dengan akses kerja manusia. Oleh karena

itu penggunaan komputer dalam sebuah instansi sangat membantu dalam

memberikan pelayanan yang efektif dan efisien. Terlebih dalam menunjang

kelancaran kegiatan jangka pendek maupun jangka panjang, yang kemudian

menghasilkan keputusan dengan kualitas terbaik.

Sistem komputerisasi akuntansi merupakan suatu dampak

perkembangan ilmu dan teknologi, dimana pencatatan akuntansi secara manual

kini digantikan oleh komputer. Sistem akuntansi mencatat semua kegiatan

keuangan sehari-hari atau yang disebut transaksi ke dalam bukti-bukti

transaksi. Bukti-bukti bisa berupa kwitansi, faktur penjualan, faktur pembelian,

bukti pengeluaran, bukti penerimaan, dan bukti-bukti transaksi lainnya. Bukti

transaksi ini menjadi pegangan untuk proses akuntansi selanjutnya.

BENGKEL POSMO JAYA MOBIL adalah sebuah bidang usaha yang

bergerak dibidang otomotif khususnya memberikan layanan jasa pelayanan

service mobil. Pencatatan keuangan yang dijalankan pada BENGKEL POSMO

JAYA MOBIL masih bersifat manual. Sehingga dalam pengolahan data

keuangan dan pembuatan laporan pada BENGKEL POSMO JAYA MOBIL

masih kurang efektif.

Berdasarkan uraian di atas, penulis bermaksud mengadakan penelitian

pada BENGKEL POSMO JAYA MOBIL, dengan mengambil judul

“Perancangan dan Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Pada

Bengkel Posmo Jaya Mobil”. Aplikasi dirancang dan dibangun dengan

menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dan

menggunakan database Microsoft Office Excel 2003.

2

2. Dasar Teori

A. Sejarah Perkembangan Akuntansi

Tujuan utama didirikannya perusahaan adalah untuk mencari

keuntungan semaksimal mungkin. Dengan keuntungan yang diperoleh,

perusahaan bisa dikembangkan dan dipertahankan kelangsungan hidupnya.

Berapa besarnya keuntungan yang diperoleh perusahaan akan sulit ditentukan

jika tidak menyelenggarakan kegiatan akuntansi.

Dengan akuntansi perkembangan perusahaan bisa diikuti dari waktu ke

waktu, keuntungan ataupun kerugian bisa dideteksi, sehingga jika perusahaan

merugi bisa segera dicari penyebabnya dan ditanggulangi, sedangkan jika

mendapat keuntungan perusahaan bisa mengembangkannya untuk perluasan

usaha. Oleh karena itu kegiatan akuntansi sangat dibutuhkan oleh setiap

perusahaan, baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar, baik

perusahaan yang berorientasi keuntungan maupun perusahaan non laba.

B. Pengertian Akuntansi

Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasi, meringkas,

mengolah dan menyajikan data transaksi serta kejadian yang berhubungan

dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang

menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk pengambilan suatu

keputusan serta tujuan lainnya.

C. Transaksi Dalam Akuntansi

Transaksi adalah situasi atau kejadian yang melibatkan unsur

lingkungan dan mempengaruhi posisi keuangan. Setiap transaksi harus

dibuatkan keterangan tertulis seperti faktur atau nota penjualan atau kwitansi

dan disebut dengan Bukti Transaksi. Dalam akuntansi suatu transaksi diukur

dengan satuan mata uang. Oleh sebab itu transaksi-transaksi yang bernilai

uang saja yang dicatat dalam akuntansi.

3

D. Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang

menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi. Akuntansi

sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka

pengkoordinasian sumber daya (data, materials, equipment, suppliers,

personal, and fund) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi

keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan

kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak

yang berkepentingan.

E. PERANGKAT LUNAK

E.1. Microsoft Visual Basic 6.0

Pada dasarnya Visual Basic merupakan bahasa pemrograman. Microsoft

Visual Basic adalah aplikasi pemrograman yang bekerja pada lingkungan

Microsoft Windows secara optimal. Kemampuannya dapat dipakai untuk

merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi

lainnya berbasis Microsoft Windows. Visual Basic selain disebut sebagai

bahasa pemrograman juga sering disebut sebagai sarana (tool) untuk

menghasilkan program-program aplikasi berbasiskan Windows.

Dalam Visual Basic, pembuatan program aplikasi harus dikerjakan

dalam sebuah project. Sebuah Project dapat terdiri dari File Project (.vbp), File

Form (.frm), File data binary (.frx), Modul Class (.cls), Modul Standar (.bas), dan

File resource tunggal (.res). Bahasa yang digunakan adalah bahasa BASIC,

yang sangat populer pada era sistem operasi DOS.

4

E.2. Microsoft Access 2003

Microsoft Access adalah sistem pengolahan database access yang

dapat bekerja dalam berbagai macam sistem operasi. Access memungkinkan

kita untuk dapat mengumpulkan, menyimpan dan, mengatur informasi seperti

halnya membuat laporan yang mengarah pada kesimpulan akhir (output).

Beberapa contoh yang dapat dilakukan access antara lain, yaitu:

• Menginputkan data langsung ke database atau mengirimnya dari

program lain

• Menurun, mengindex atau mengatur data dengan cara yang

diinginkan

• Secara cepat membuat laporan, menggunakan semua atau

sebagian dari data yang dimiliki

• Menjalankan query yang mengestrak sebagian database dengan

sistem tertentu

3. Analisis dan Perancangan Sistem A. Analisis Sistem

A. 1. Identifikasi Masalah

Permasalahan yang terjadi pada Bengkel Posmo Jaya Mobil adalah

sebagai berikut:

a. Pencarian data masih belum efisien karena masih menggunakan

catatan manual sehingga penyimpanannya tidak rapi dan

menyebabkan data hilang

b. Data hasil penjualan belum dapat dapat terprogram penuh

dikarenakan masih menggunakan sistem manual

c. Laporan keuangan perbulan masih kurang tersedia sehingga

menyebabkan perusahaan terlambat mengambil keputusan

5

A.2. Analisis PIECES

1. Analisis Kinerja (Performance Analysis)

Sistem Lama Sistem Baru

• Response time dalam mencatat

suatu data keuangan dinilai

masih memakan waktu yang

lama, yaitu sekitar 3 jam karena

adanya keterbatasan tenaga dan

masih dilakukan secara manual

• Dengan adanya sistem baru

diharapkan dapat mempercepat

proses pembuatan laporan

keuangan, yaitu kurang dari 10

menit

2. Analisis Informasi (Information Analysis)

Sistem Lama Sistem Baru

• Informasi yang didapat oleh

pimpinan masih belum akurat

karena pengerjaannya masih

manual dan menggunakan

sehingga kemungkinan besar

dapat terjadi kesalahan

penghitungan dan pencatatan

• Dalam menghasilkan sebuah

informasi masih membutuhkan

waktu yang lama sehingga

informasi yang dibutuhkan sering

terlambat

• Diharapkan semua proses

pencatatan informasi bisa

dilakukan dengan cepat, tepat,

dan akurat karena proses

perhitungan dan pencatatan

sudah dilakukan komputer

3. Analisis Ekonomi (Economy Analysis)

Sistem Lama Sistem Baru

• Dalam mencatat sebuah laporan

keuangan dibutuhkan biaya yang

cukup besar untuk pembelian

alat-alat tulis

• Diharapkan dengan adanya

sistem baru biaya dapat

dipangkas atau dikurangi karena

tidak membutuhkan alat-alat tulis

dalam penulisan laporan

6

4. Analisis Pengendalian (Control Analysis)

Sistem Lama Sistem Baru

• Tidak ada pengaturan dan

perlindungan terhadap data

sehingga kehilangan data sering

terjadi

• Tidak adanya kemampuan

dalam mengontrol kesalahan

dan mengoreksi informasi

karena terlalu banyuak data dan

data-data itu tidak teratur

• Diharapkan dengan adanya

password hak akses tergantung

pada status user sehingga

sistem tidak akan dapat diakses

oleh sembarang orang

• Dalam mengontrol serta

mengoreksi kesalahan informasi

akan lebih mudah ditangani

5. Analisis Efisiensi (Efficiency Analysis)

Sistem Lama Sistem Baru

• Kalkulator alat hitung utama

sehingga menjadikan waktu

peghitungan menjadi lama

• Dengan adanya sistem informasi

yang baru diharapkan efisiensi

kerja dapat ditingkatkan

6. Analisis Pelayanan (Service Analysis)

Sistem Lama Sistem Baru

• Pelayanan masih dilakukan

secara manual sehingga

membutuhkan waktu yang lama

• Kesalahan penghitungan masih

sering terjadi karena

penghitungan karena masih

dilakukan secara manual

• Dengan sistem yang baru

diharapkan pelayanan dapat

dilakukan dengan lebih cepat

dan tidak terjadi kesalahan

penghitungan

7

A.3. Analisis Biaya dan Manfaat 1. Komponen-komponen Biaya

Dalam melakukan analisis biaya dan manfaat diperlukan dua

komponen yaitu komponen biaya dan komponen efektivitas. Biaya yang

berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat dibagi

menjadi 3 bagian, yaitu:

a. Biaya Pengadaan dan Persiapan Operasi

Biaya pengadaan adalah semua biaya yang berhubungan

dengan pengadaan perangakat keras (hardware). Sedangakan

biaya persiapan operasi adalah semua biaya untuk membuat

sistem siap dioperasikan, termasuk biaya pembelian perangkat

lunak (software).

b. Biaya Proyek

Biaya proyek (project-related cost) berhubungan dengan

penerapan biaya untuk mengembangkan sistem, termasuk

penerapannya, yang termasuk biaya proyek adalah biaya

analisis sistem dan pemrogram.

c. Biaya Operasi dan Biaya Perawatan

Biaya operasi adalah biaya yang dikeluarkan untuk

mengoperasikan sistem, sedangkan biaya perawatan adalah

biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa

operasinya.

2. Komponen-komponen Manfaat

Manfaat-manfaat yang dari sebuah sistem dapat dibagi menjadi

2, yaitu keuntungan berwujud (tangible benefits) dan keuntungan tak

berwujud (intangible benefits). Keuntungan berwujud merupakan

penghematan biaya suatu perusahaan maupun keuntungan yang dapat

dihitung secara kuantitatif dan bernilai satuan uang.

8

B. PERANCANGAN SISTEM B.1. Rancangan Model Bentuk Physical System yang diusulkan

Sistem bagan alir (Flowchart System) merupakan alat yang tepat untuk

digunakan dalam menggambarkan Physical System. Berikut ini adalah flowchart

sistem dari desain yang diusulkan:

Data Kode Akun Data Supplier Data Pembelian

Input Data Kode Akun

Pengolahan Data Kode Akun

Input Data Pembelian

Input Data Supplier

Pengolahan Data Supplier

Pengolahan Laporan Supplier

Kode Akun Supplier

Laporan Supplier

Pembelian

Pengolahan Laporan

Pembelian

Laporan Pembelian

Pengolahan Data Pembelian

Data Retur beli

Input Data Retur beli

Pengolahan Data Retur beli

Retur beli

Pengolahan Laporan Retur beli

Laporan Retur beli

A B

C

9

Data PenjualanData CustomerData Barang

Jurnal

Pengolahan Jurnal Transaksi

Laporan Keuangan

Input Data Barang

Pengolahan Data Barang

Barang

Pengolahan Laporan Barang

Laporan Barang

Input Data Customer

Pengolahan Data Customer

Customer

Pengolahan Laporan

Customer

Laporan Customer

Input Data Penjualan

Pengolahan Data Penjualan

Penjualan

Pengolahan Laporan

Penjualan

Laporan Penjualan

Data Jurnal

Input Data Jurnal

Pengolahan Data Jurnal

Data Retur jual

Input Data Retur jual

Pengolahan Data Retur jual

Retur jual

Pengolahan Laporan Retur jual

Laporan Retur jual

A

B

C

10

B.2. Rancangan Model Bentuk Logical Model yang diusulkan Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user

bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan

bekerja. Logical model digambarkan dengan diagram arus data (data flow

diagram/DFD).

Berikut ini merupakan data flow diagram yang diusulkan:

Kasir

0

Sistem Informasi Akuntansi Bengkel Posmo Jaya Mobil Admin

Pemilik Bengkel

Data Kode AkunData PemasokData BarangData Pelanggan

Data PembelianData Penjualan

Data Kode AkunData PembelianData PenjualanData Retur JualData Retur BeliData HutangData PiutangData SupplierData BarangData Customer

Laporan JurnalLaporan Buku BesarLaporan SupplierLaporan CustomerLaporan BarangLaporan PembelianLaporan Hutang DagangLaporan Retur PembelianLaporan PenjualanLaporan Piutang DagangLaporan Retur PenjualanLaporan NeracaLaporan Neraca SaldoLaporan Rugi/LabaLaporan Perubahan ModalLaporan Pelunasan HutangLaporan Pelunasan Piutang

Data Kode AkunData PembelianData PenjualanData Retur JualData Retur BeliData HutangData PiutangData SupplierData BarangData Customer

11

B.3. Relasi Antar Tabel

4. Implementasi dan Pembahasan

A. Pengertian Implementasi

Implementasi sistem (System Implementation) merupakan tahap

meletakkan sistem yang baru dikembangkan agar sistem tersebut siap untuk

dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Program harus bebas dari

kesalahan-kesalahan sebelum program diterapkan dan diimplementasikan,

kesalahan program yang mungkin terjadi misalnya kesalahan penulisan bahasa,

kesalahan waktu proses, dan kesalahan logika. Setelah program bebas dari

kesalahan, program diuji dengan memasukkan data yang akan diolah.

Tahap implementasi bertujuan untuk menyiapkan semua kegiatan

penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. Tahapan

dalam implementasi ada 3 langkah, yaitu:

1. Menetapkan rencana implementasi

2. Melaksanakan kegiatan implementasi

3. Implementasi program

12

B. MANUAL PROGRAM

Untuk masuk ke dalam sistem informasi akuntansi dapat dilakukan

dengan manual program sebagai berikut:

1. Form Login

2. Form Menu Utama

3. Form Data Pemasok

13

4. Form Data Pelanggan

5. Form Data Barang

6. Form Transaksi Pembelian

14

7. Form Transaksi Penjualan

8. Form Retur Pembelian

15

9. Form Retur Penjualan

10. Form Pembayaran Hutang

11. Form Pelunasan Piutang Dagang

16

12. Form Kode Akun

13. Form Jurnal Umum

14. Form Ubah Password

17

5. Penutup

A. Kesimpulan

Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis, perencanaan,

dan implementasi sistem maka dapat diambil kesimpulan seperti berikut:

1. Dengan diterapkannya sistem informasi yang baru di dalam Bengkel

Posmo Jaya Mobil, maka dapat menghemat waktu dalam

memasukkan data transaksi dan pembuatan laporan keuangan

dengan menghasilkan data yang lebih maksimal.

2. Dengan adanya sistem yang baru, perusahaan dapat memperoleh

laporan manajerial dari data transaksi dan laporan keuangan pada

Bengkel Posmo Jaya Mobil dengan lebih cepat dan akurat serta dapat

membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan.

3. Sistem baru yang penulis usulkan memiliki beberapa kelebihan

anatara lain:

• Memudahkan dalam penghitungan manual tanpa harus

kesulitan dalam penghitungan manual.

• Data lebih aman tersimpan di dalam komputer dibandingkan

dengan dibuat di kertas dan disimpan di dalam dokumen,

karena tidak semua orang dapat menggunakan aplikasi tanpa

mengetahui nama user dan password, sehingga data

perusahaan dapat dijaga kerahasiaannya.

• Sistem yang baru dibuat sesederhana mungkin untuk

memudahkan dalam penggunaannya, tujuannya agar kerja

karyawan lebih cepat dan mengerti cara penggunaannya.

4. Sedangkan kekurangan dari sistem baru yang diusulkan antara lain:

• Sistem ini belum mendukung client-server

• Tidak adanya laporan tutup buku tahunan maka masih

digunakan dengan sistem manual untuk proses tutup buku.

DAFTAR PUSTAKA

Alam, Agus J.,: “Manajemen Database dengan Microsoft Visual Basic Versi 6.0”, Jakarta, PT elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, 2000

Jerry Fitzgerlard, Arda F. Fitzgerlard, Warren D. Stallings, Jr.,: “Fundamental of System Analysis”, (edisi kedua; New York: Jhon Willey & Sons, 1981).

Jogianto, H.M.,: “Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer”, Yogyakarta,

Andi Offset, 1995

Sunyoto, S.Kom., Andi.: “Pemrograman Visual dengan Microsoft Visual Basic 6.0 dan

Microsoft Access”, STMIK AMIKOM Yogyakarta, 2003

Sutrisno, H : “Akuntansi Proses Penyusunan Laporan Keuangan”, Yogyakarta,

Ekonisia 2006