Upload
zuhry-syaifudin-achmad
View
63
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI DENGAN OTOMATISASI PENCATATAN JURNAL
PADA TOKO SEPATU ALFIN SHOES
YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
Disusun oleh :
BAYU PRIYATMAN
06.12.1497
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
“AMIKOM” 2011
i
Designing and Making Accounting Information System With Automated Recording Journal in Alfin Shoes Store Yogyakarta
Perancangan Dan Pembuatan Sisitem Informasi Akuntansi Dengan
Otomatisasi Pencatatan Jurnal Pada Toko Sepatu Alfin Shoes Yogyakarta
Bayu Priyatman
Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Computerized accounting system is an impact of the development of science and
technology, where the accounting records manually now be replaced by computers, it is certainly a positive impact and negative impact for companies and human resources, namely the accounting work becomes easier and faster and can meinimalisasi errors in preparing financial statements, on the other hand also bring positive effects of a reduction in workforce.
Along with the rapid technological advances make it easier for someone to get useful information. Financial accounting system records the activities a day - day or in that a transaction into evidence - evidence of transactions. Evidence - evidence of transactions can include receipts, sales invoices, purchase invoices, proof of expenditure, receipts and evidence - evidence of other transactions, the evidence - the evidence of this transaction is the reference for further accounting process.
SHOES Alfin shoe store is a store that sells a wide range of shoes from various brands both at home and abroad from both kinds of sports shoes and various kinds of shoes styles of new models. In oprasionalnya day - the day the store owner that has several branches of shoe stores do not always exist in Alfin SHOES shoe store is located at Jl.Kaliurang km 07, the owner of the store employs six employee which is divided into two labor turnover, open from 08:00 and closes at 22:00, on a shift of 3 people where an employee which include a cash register and writing accounting bookkeeping and daily reports.
Accounting carried on in both the profit-seeking companies and organizations - organizations that are not seeking profit. One reason is because it is in required to by law. However the main reason why accounting should be carried out in different organizations because of the complexity of the variables in the face, even though in small companies. This situation led to the decision makers become dependent on accounting data.
Keywords : Accounting Information Systems, Sales, Purchase
1. Pendahuluan Sistem komputerisasi akuntansi merupakan suatu dampak perkembangan
ilmu dan teknologi, dimana pencatatan akuntansi secara manual sekarang di
gantikan oleh komputer, hal ini tentunya memberikan dampak yang positif dan
dampak yang negatif bagi perusahaan dan sumber daya manusia, yaitu
pekerjaan akuntansi menjadi lebih mudah serta cepat serta dapat meinimalisasi
kesalahan dalam menyusun laporan keuangan, disisi lain juga membawa
dampak positif yaitu terjadinya pengurangan tenaga kerja.
Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin pesat memudahkan
seseorang untuk mendapatkan informasi yang berguna. Sistem akuntansi
mencatat kegiatan keuangan sehari – hari atau yang di sebut transaksi kedalam
bukti – bukti transaksi. Bukti – bukti transaksi bisa berupa kwitansi, faktur
penjualan, faktur pembelian, bukti pengeluaran, bukti penerimaan dan bukti –
bukti transaksi lainya, bukti – bukti transaksi ini yang menjadi acuan untuk proses
akuntansi selanjutnya.
2. Dasar Teori Tujuan utama untuk didirikan perusahaan adalah untuk mencari
keuntungan semaksimal mungkin. Dengan keuntungan yang di peroleh
perusahaan dapat di kembangkan dan di pertahankan kelangsungan hidupnya.
Berapa besarnya keuntungan yang di peroleh oleh perusahaan akan sulit di
tentukan jika perusahaan tidak menyelenggarakan kegiatan akuntansi.
Dengan akuntansi perkembangan perusahaan dapat di ikuti dari waktu ke
waktu, keuntungan atau kerugian dapat di deteksi, sehingga jika perusahaan
merugi dapat segera di cari penyebabnya dan di tanggulangi, sedangkan jika
mendapat keuntungan perusahaan dapat mengembangkanya untuk
memperluas usaha.
Akuntansi di laksanakan baik dalam perusahaan yang mencari laba
maupun dalam organisasi – organisasi yang tidak mencari laba. Salah satu
penyebabnya adalah karena hal ini di haruskan oleh undang-undang. Namun
demikian alasan utama kenapa akuntansi harus di laksanakan dalam berbagai
organisasi karena semakin rumitnya variabel-variabel yang di hadapi, walau
didalam perusahaan kecil sekalipun. Keadaan ini menyebabkan para pengambil
keputusan menjadi tergantung kepada data akuntansi.
Dalam akuntansi, transaksi – transaksi keuanagan di olah sedemikian
rupa sehingga menjadi laporan keuangan yang siap di gunakan untuk
mengambil keputusan manajemen. Dengan demikian akuntansi merupakan
suatu sistem informasi yang sangat di perlukan oleh perusahaan modern dewasa
ini.
3. Analisis Dan Perancangan Sistem
a. Analisis Sistem
1. Analisis PIECES
a. Kinerja (Performance)
Tabel 3.1 Kinerja (performance)
Sistem Lama Sisitem Baru
1).beban kerja personil lebih berat, karena
proses pencatatan transaki – transaksi
maupun proses pencarian transaksi –
transaksi yang telah dilakukan maupun
proses penyusunan jurnal dan laporan
keuangannya masih di lakukan dengan
cara manual dan memakan waktu yang
cukup lama untuk menyusun jurnal
beserta laporan – laporan keuanganya.
2). Sering terjadinya kesalahan manusia
berupa hilangnya arsip – arsip atau nota –
nota transaksi serta sering pula terjadi
kesalahan dalam penulisan karena belum
adanya sistem komputerisasi yang
1). Beban kerja personil lebih ringan
karena hanya perlu input tran saksi saja
dan laporan beserta jurnal kan di buat oleh
komputer dan hanya membutuhkan waktu
bebrapa menit saja.
2). Berkurangnya kesalahan manusia
dalam pengarsipan dan penulisan serta
input data pada jurnal dan laporan di
memadai. karenakan telah adanya sistem yang
mampu mengarsip dengan lebih teliti dan
mudah
b. Informasi (Information)
Tabel 3.2 Informasi (Information)
Sistem Lama Sistem Baru
1). Karena masih bersifat arsip –
arsip print out yang terpisah – pisah
tidak tersusun dengan baik itu
menyebabkan informasi dalam jurnal
dan laporan – laporan keuangan
bulanan masih memiliki banyak
kekuranagn baik di dalam kecepatan,
ketepatan dan kecermatanya.
2). Sangat tidak efektif dan efisisen
pada saat kita membutuhkan arsip
atau data bulan lalu sebagai referensi
apabila harus membongkar arsip
secara manual
3). Karena pengurutan waktu
penataan arsip tidak beraturan maka
data yang di peroleh pada laporan
serta jurnal menjadi kurang relevan
1). Semua transaksi langsung di
catat pada komputer dan ter save
(tersimpan dalam data base sehingga
lebih mudah dalam proses pencarian
data yang kita butuhkan.
2). Dengan otomatisasi pencatatan
jurnal ini maka pencarian arsip lebih
mudah dikarenakan telah tersusun
dengan baik di dalam data base
sehingga lebih memudahkan dalam
pencarianya dan lebih efektif dan
efisien.
3). Dengan sistem baru maka data
yang tersusun pada laporan dan juga
jurnal menjadi lebih relevan.
c. Ekonomi (Economic)
Tabel 3.3 Ekonomi (Economic)
Tanpa sistem Menggunakan sistem
1). Memerlukan biaya untuk membeli
peralatan tulis dan kertas dalam
jumlah yang banyak apabila di hitung
dalam jangka waktu yang lama
sehingga menimbulkan biaya
oprasional yang besar.
1). Pengolahan data lebih efisien dan
seimbang dengan biaya yang di
keluarkan.
d. Pengendalian (Control) Tabel 3.4 Pengendalian (control)
Tanpa Sistem Menggunakan Sisitem
1). Kontrol terhadap aktiva dan
pasiva masih kurang terkendali,
karena pencatatan aktiva dan
pasivanya masih secara manual dan
menggunakan Ms Word dan Exel
yang belum terkomputerisasi, hal ini
menjadikan kondisi datanya masih
rumit dan belum tersistem dengan
baik.
2). Tidak adanya proteksi yang
memadai terhadap data yang ada
sehingga kemungkinan untuk
terjadinya kebocoran data rahasia
1). Semua pencatatan transaksi
dilakukan dengan komputer secara
otomatis akan memperlihatkan
dengan jelas semua bentuk jurnal
serta aktiva dan pasivanya.
2). Adanya penggunaan password
dalam penggunaan data serta dalam
perusahaan masih sangat
memungkinkan terjadi.
3). Kurang tertibnya penulisan data
baik itu keluar masuk barang atau
pun jurnal – jurnal yang di perlukan
sehingga data yang ada masih
kurang mudah untuk di periksa oleh
pemilik toko
penyimpanan data sehingga
kemungkinan kebocoran data rahasia
perusahaan dapat di minimalisasi.
Hanya orang – orang tertentu yang
memiliki password dan acount yang
dapat mengakses data perusahaan.
3). Terotomatisasinya pembuatan
jurnal maka semua data keluar
masuk barang beserta pemasukan
jurnal menjadi lebih transparan dan
mudah untuk di periksa oleh pemilik
toko.
e. Efisiensi (efficiency) Tabel 3.5 Efisiensi (efficiency)
Tanpa Sistem Menggunakan Sisitem
1). Pembuatan laporan dengan data
yang sama di catat berulang ulang
sehingga menimbulkan dampak tidak
efisiennya waktu yang di gunakan.
2). Sumberdaya manusia yang di
butuhkan lebih banyak.
1). Pembuatan lapor dengan data
yang sama secara otomatis akan
dapat langsung di gunakan sehingga
menghemat waktu.
2). Sumber daya manusia yang di
gunakan untuk pencatatn data atau
pembuatan jurnal lebih sedikit
dikarenakan telah terbantu oleh
sisitem otomatisasi dalam program
ini.
f. Pelayanan (Service) Tabel 3.6 Pelayanan (Service)
Tanpa Sistem Menggunakan Sistem
1). Di butuhkan waktu yang kurang
efisien untuk pengecekan semua
data – data laporan yang ada pada
perusahaan.
1). Pengecekan terhadap semua
jenis laporan dan jurnal jauh lebih
cepat dan mudah.
b. Perancangan Sistem
Flowchart Sistem Flowchart sistem merupakan gambaran secara umum bagaimana sistem
berjalan dan menjelaskan urutan dari prosrdur – prosedur yang ada di dalam
sistem. Adapun gambaran flowchart sistem baru yang di buat adalah sebagai
berikut. Data suplayer Data penjualanData barang Data pelanggan
Input data supplayer
Input data penjualan
Input data barang
Input data pelanggan
Pengolahan datasuplayer
Pengolahan datapenjualan
Pengolahan databarang
Pengolahan data pelanggan
Suplayer Penjualan Barang Pelanggan
Pembuatan laporansuplayer
Pembuatan laporan penjualan
Pembuatan laporan pelanggan
Pembuatan laporan barang
Laporan data pelanggan
Laporan data suplayer
Laporan data penjualan
Laporan data barang
A B C
Data pembelian
Input data pembelian
Pengolahan data
pembelian
Pembelian
Pembuatan laporan
pembelian
Laporan data pembelian
Bukti transaksi pembayaran
Input data jurnal
Proses penjurnalan
Jurnal
Laporan akuntansi
Lap neraca saldo Lap neraca Lap perubahan
modal
Lap buku besar Lap jurnal Lap arus kasLap rugi laba
A B C
Data Rekening
Input data rekening
Proses data rekening
Rekening
DFD (Data Flow Diagram)
Data flow diagram adalah suatu model yang menggambarkan dari mana
asal data akan di simpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan
interaksi antara data tersimpan dan proses.
DFD Level 0
0
Sistem Informasi Akuntansi
User Pemimpin
Relasi Antar Tabel
Relasi antar tabel akan memberikan gambaran tentang hubungan masing –
masing tabel terhadap tabel lainya. Dengan adanya relasi tersebut akan mempermudah
pembacaan tabel karena kan terlihat field mana yang di jadikan premary key dan
foreign key. Hubungan tersebut akan mempengaruhi isi tabel jika terjadi pemasukan,
penghapusan maupun perubahan data pada suatu tabel. Berikut ini adalah relasi antar
tabel tersebut:
1. Implementasi Dan Pembahasan 4.2 Manual Program
a. Dialog Login System
Form Login
Pesan Kesalahan b. Dialog Menu Utama
Tampilan Menu Utama
c. Dialog Menu Master
Dialog Menu Mater
a) Dialog Sub Menu Master Data Pelanggan
Form Data Pelanggan
b) Dialog Sub Menu Master Data Supplier
Form Data Supplier
c) Dialog Sub Menu Master Data Jenis Barang
Form Jenis Barang d) Dialog Sub Menu Master Data Barang
Form Data Barang d. Dialog Menu Transaksi
a) Dialog Sub Menu Transaksi Pembelian
Form Transaksi Pembelian b) Dialog Sub Menu Transaksi Penjualan
Form Transaksi Penjualan
c) Dialog Sub Menu Transaksi Pembayaran Hutang
Form Bayar Hutang d) Dialog Sub Menu Transaksi Penerimaan Piutang
Form Login
e. Dialog Menu Akuntansi
Form Login a. Dialog Sub Menu Akuntansi Data Rekening
Form Data Rekening
b. Dialog Sub Menu Akuntansi Jurnal Umum
5. Penutup A. Kesimpulan
Berdasarkan pada pembahasan yang ada pada halaman sebelumnya,
dengan adanya penelitian pada Toko Sepatu ALFIN SHOES, maka dapat di
simpulkan dalam rangka penyusunan skripsi dengan judul “PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DENGAN OTOMATISASI PENCATATAN JURNAL PADA TOKO SEPATU ALFIN SHOES YOGYAKARTA” maka dapat di ambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Pada sistem lama, pencatatan data transaksi toko baik itu keuangan
maupun non-keuangan masih di catat secara manual. Karyawan atau
pegawai memerlukan waktu yang cukup lama untuk mencari dan
mempersiapkan data yang diperlukan. Hal ini menyebabkan
pembuatan laporan membutuhkan waktu yang cukup lama. Selain itu,
sistem lama juga rentan terhadap keamanan dan keakuratan data,
sehingga dapat menghasilkan informasi yang tidak valid dan relevan.
Hal ini tentunya akan mempengaruhi tingkat kepuasan pelanggan dan
pihak lain yang berkepentingan terhadap pelayanan yang di berikan.
2. Pengembanagan Sistem Informasi Akuntansi dengan Otomatisasi
Jurnal ini di harapkan dapat membantu kinerja Toko Sepatu Alfin
Shoes, supaya dapat menghasilkan informasi yang terpercaya dan
berkualitas.
3. Sistem Informasi Akuntansi ini berbasis client server, hal ini tentu
dapat di gunakan untuk melakukan penyimpanan dan pengolahan data
– data penjualan dan pembelian berdasarkan konsep basis data dan
aturan bisnis yang digunakan pada perusahaan. Sehingga sistem ini
dapat menjaga integritas dan keakuratan data serta mempermudah
dalam pemanggilan data untuk pembuatan laporan ataupun keperluan
lainnya.
B. Saran 1. Bagi Mahasiswa dan Pengambang Sistem.
Untuk semua mahasiswa dan pengembang sistem agar dapat
mengembangkan sistem ini dengan lebih sempurna. Ada beberapa
teori yang harus lebih di pahami dalam analisis ini, antara lain :
a. Merancang sistem basis data yang lebih baik lagi untuk menjaga
integritas data dan keakuratan data.
b. Konsep analisis dan pemrograman yang lebih baik lagi untuk
memenuhi kebutuhan sistem yang terus berkembang sesuai
perkembangan usaha dan peningkatan kebutuhan user.
2. Bagi Toko Alfin Shoes
Diharapkan pihak instalasi untuk mengembangkan dan menggunakan
sistem informasi akuntansi ini untuk di terapkan pada lingkungan kerja
Toko Alfin Shoes. Dengan harapan lebih memudahkan dalam
penyimpanan dan pembuatan laporan.
Mengingat tidak ada yang sempurna di dunia ini karena kesempurnaan
mutlak hanya Milik Allah s.w.t. maka dari itu penulis menyadari
sepenuhnya bahwa sistem ini masih jauh dari kata sempurna, dan
masih banyak memliki kekurangan. Untuk itu penulis akan
menampung semua kritik dan saran demi perkembangan dan
kesempurnaan sistem ini.
DAFTAR PUSTAKA
Alam, Agus J.,: “Manajemen Database dengan Microsoft Visual Basic Versi
6.0”, Jakarta, PT elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, 2000
Jerry Fitzgerlard, Arda F. Fitzgerlard, Warren D. Stallings, Jr.,: “Fundamental of System Analysis”, (edisi kedua; New York: Jhon Willey & Sons, 1981).
Jogianto, H.M.,: “Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer”, Yogyakarta,
Andi Offset, 1995
Sunyoto, S.Kom., Andi.: “Pemrograman Visual dengan Microsoft Visual Basic 6.0 dan
Microsoft Access”, STMIK AMIKOM Yogyakarta, 2003
Sutrisno, H : “Akuntansi Proses Penyusunan Laporan Keuangan”, Yogyakarta,
Ekonisia 2006