PERANCANGAN SISTEM PENGOLAHAN DATA PERNIKAHAN PADA KANTOR

URUSAN AGAMA (KUA) KECAMATAN NGAWEN, KABUPATEN KLATEN

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Arif Apriyanto

08.12.2978

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2013

DATA PROCESSING SYSTEM DESIGN WEDDING ON KUA KECAMATAN NGAWEN

PERANCANGAN SISTEM PENGOLAHAN DATA PERNIKAHAN PADA KANTOR URUSAN AGAMA (KUA) KECAMATAN NGAWEN, KABUPATEN KLATEN

Arif Apriyanto

Armadyah Amborowati Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Information technology is one of area in which progress more rapidly than other areas, such

as agriculture, industrial, automotive, and others. Furthermore the current information technology give

a great influence on various aspects of community life. Computers as tools of technology eventually

selected as one of the most likely alternative in helping to complete the work and handle the

information flow in large quantities to make the right decisions and accurate.

KUA is the agency within the Ministry of Religious Affairs in charge of carrying out some tasks

of the Office of Religious Affairs regencies / cities in the field of data processing Islam.Sistem Religion

current at KUA Ngawen Klaten district still based on conventional or manual data processing in which

each note manually. It requires a relatively long time and may allow for errors in the recording and

reporting.

The purpose of this study is to facilitate agency employee in performing data processing. The

system is expected to perform some computerized process that stores data bridegroom, women,

guardian of marriage, the prince, and witnesses and can display reports required by KUA Ngawen

Klaten district. This system is expected to support smooth data processing wedding at KUA Ngawen

Klaten district.

Keywords : Information , Data , Accurate, Correct.

1. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pengolahan data pernikahan, yang meliputi pendaftaran nikah, cerai dan rujuk, yang

dilakukan pada Instansi Kantor urusan Agama disini pegawai masih dikerjakan secara manual,

sehingga untuk pelayanan masyarakat disini kuraang optimal. Selain masih dibutuhkannya

waktu pengerjaan, terutama laporan yang masih mengalami hambatan keterlambatan

pembuatan laporan.

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah penyusun uraikan diatas, maka penyusun

dalam pembuatan aplikasi ini mengambil judul “Perancangan Sistem Pengolahan Data

Pernikahan pada Kantor Urusan Agama Kecamatan Ngawen ”.

2. Landasan Teori

2.1. Definisi Sistem

Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi di

dalam sistem dan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

2.2. Definisi Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi

ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Robert N. Anthony dan John Dearden menyebut

keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy.

Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.2.1 . Siklus Informasi

Informasi tidak lahir dengan sendirinya, tetapi lahir dari sebuah siklus. Di dalam siklus

tersebut, terdapat suatu model pengolah data yang pada akhirnya melahirkan

informasi.

Gambar 2.1 Siklus Informasi

2.2.2. Kualitas Informasi

Kualitas suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu:

1. Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan

tidak biasa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas

mencerminkan maksudnya.

2. Tepat pada waktunya (timeliness), berarti informasi yang datang pada penerima

tidak boleh terlambat.

3. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk

pemakainya. Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal,

yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila

manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1. Tinjuan Umum

3.1.1. Sejarah Singkat Kantor Urusan Agama Ngawen

Kantor Urusan Agama (KUA) merupakan pusat pelayanan dibidang keagamaan

diantaranya pelayanan bagi masyarakat Ngawen dan sekitarnya yang akan menikah,

cerai maupun rujuk. Tepatnya Kantor Urusan Agama tersebut terletak di Jl. Klaten –

Jatinom Km. 5 Ngawen klaten sejak tahun 1984. Kantor Urusan agama tersebut

melayanai beberapa desa di Ngawen diantaranya desa Ngawen, Kwaren, Senden,

Pepe, Gatak, Drono, Candi Rejo, Duwet, Kahuman, Manjung, Manjungan, Mayungan

dan Tempursari.

3.1.2. Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

3.2. Analisis Sistem

Definisi analisis sistem adalah Penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam

bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi

permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi

dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya

(Jogiyanto HM, 1998,h.129).

3.2.1. Analisis PIECES

3.2.1.1. Kinerja (Performace)

a. Banyaknya data calon mempelai yang harus di catat oleh petugas, sehingga

membutuhkan waktu yang lama dalam proses tersebut.

b. Waktu yang dibutuhkan setiap pencatatan tersebut kurang lebih 30 menit.

3.2.1.2. Informasi (Information)

a. Kesalahan penulisan yang meggunakan penghapus tinta atau tipe-x jika dalam

kurun waktu yang lama mungkin dapat mengurangi keakuratan data tersebut.

b. Kurangnya informasi yang relevan jika tidak ditagani oleh petugas atau orang

yang tau benar informasi tersebut.

c. Pembuatan laporan yang mungkin akan tertunda dikarenakan adanya data yang

mungkin informasinya tidak didapat karenan terjadi kerusakan pada data

tersebut.

3.2.1.3. Ekonomi (Economy)

a. Untuk biaya perawatan penyimpanan data yang manual, yang perlu diganti untuk

keutuhan data dilakukan beberapa waktu tertentu.

KA. KUA

Bendahara

Binwin

Pembantu

Dokumen Kepenghul Penanggun

b. Biaya pengeluaran pembelian kebutuhan untuk aktivitas pencatatan seperti

peralatan tulis dan medi a untukpenyimpanan maupung pengarsipan data-data

dari pendaftaran nikah, cerai dan rujuk.

c. Kegagalam manfaat, dalam pemberian laporan yang kurang cepat

3.2.1.4. Pengendalian (Control)

a. Tidak adanya proteksi atau pengontrolan data yang rutin dari data- data yang

ada, sehingga yang nantinya dapat terjadi kehilangan data. Jika pada saat data

dibutuhkan, tidak ada, maka petugas harus mencari ulang data dari awal,

sehingga waktu yang diperlukan pun lama.

b. Pengendalian data yang kuarang, sehingga perlu adanya pem back-up an data

tersebut, utnuk menghindari hal kelingan data.

3.2.1.5. Efisiensi (Efficiency)

a. Membutuhkan waktu, tata ruang dan sumber daya yang benyak untuk mengatasi

pengolahan data pernikahan, rujuk dan cerai tersebut.

b. Dari waktu yang lama, sehingga dapat mengakibatkan keterlambatan dari

pengolahan data yang masih manual tersebut.

3.2.1.6. Pelayanan (Service)

Memerlukan waktu tunggu yang lama dalam proses pelayan, dari tiap calon

mempelai yang akan mendaftar. Apabila jika terjadi pendaftar yang dating secara

bersamaan, dan harus mengentri kurang lebih 1-2 jam jika petugas tidak mengalami

kesulitan dalam pencatatan.

3.3. Analisis Kebutuhan Sistem

3.3.1. Analisis Kebutuhan Fungsional

Adapun kebutuhan fungsional dalam sistem ini yaitu :

1. Sistem harus bisa membatasi hak akses user sesuai dengan status dalam

kedudukan di kantor KUA tersebut.

2. Petugas

Tugas petugas adalah :

a. Mengakses semua sub sistem yang ada.

b. Mengolah data pengguna, data calon suami, data calon istri, data wali

nikah, data saksi, data penghulu.

c. Melakukan proses pendaftaran pernikahan, pendaftaran perceraian,

pendaftaran rujuk.

d. Menampilkan dan mencetak laporan-laporan yang ada.

3.3.2. Analisis Kebutuhan Non Fungsional

3.3.2.1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)

Analisis perangkat keras bertujuan untuk mengetahui secara tepat perangkat

keras yang dibutuhkan. Adapun hardware yang digunakan untuk implementasi

sistem adalah :

a. Prosesor Intel Pentium IV

b. Motherboard BioStar I915P + SC

c. RAM 512 MB

d. Harddisk160GB

e. VGA 256MB

f. DVDROM Samsung Sata

g. Monitor LCD 15’

h. Keyboard + Mouse

i. Casing Simbadda Sim-Cool 430W

j. Printer

3.3.2.2. Kebutuhan Perangkat Lunak ( Software)

Analisis perangkat lunak bertujuan untuk mengetahui secara tepat perangkat

lunak apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu sistem informasi. Adapun

perangkat lunak yang dibutuhkan adalah :

a. Microsoft windows XP profesional sebagai sistem operasi untuk

mengoperasikan sistem.

b. Microsoft SQL Server 2000 sebagai DBMS

3.3.2.3. Kebutuhan Manusia ( Brainware)

Sebagai pelaksana dari sistem yang diusulkan adalah :

a. Pimpinan

Bertugas mengatur semua sumber daya yang ada didalam aplikasi.

b. Operator

Bertugas mengoperasikan sistem yang telah dibuat.

3.4. Perancangan Sistem

Dilakukan pembuatan rancangan sebagai berikut:

1. Flowchart

Gambar 3.2. Flowchart sistem yang diususlkan

2. Diagram konteks

Gambar 3.3 Konteks Diagram

3. DFD (Data Flow Diagram)

Gambar 3.4 DFD level 1

4. Relasi Antar Table

Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel

4. Implementasi Dan Pembahasan

4.1. Program

4.1.1. Pembuatan Database

Database merupakan sekumpulan data yang saling berintegrasi satu sama

lain dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan

tersimpan pada sebuah hardware computer. Database terdiri dari beberapa tabel

(lebih dari satu tabel) yang saling terorganisir. Tabel digunakan untuk menyimpan

data dan terdiri dari baris dan kolom. Data tersebut dapat ditampilkan, dimodifikasi,

dan dihapus dari table

4.1.2. Implementasi Program

Interface / antarmuka digunakan untuk masukan (input) dari petugas

pembayaran ataupun pengguna lainya pada aplikasi klien dan server, serta

antarmuka untuk keluaran (output) pada aplikasi server. Untuk mendesain

antarmuka ini digunakan software visual basic.

Visual basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft

Windows secara cepat dan mudah.

4.2. Testing

Pengetesan yang dilakukan adalah pengetesan black box testing.Black box testing

adalah pengujian spesifikasi suatu fungsi atau modul apakah berjalan dengan yang

diharapkan atau tidak.

4.3. Cara Menggunakan Program

4.3.1 Form Login

Gambar 4.1 Form Login

4.3.2 Form Menu Utama

Gambar 4.2 Form Login

4.3.3 Form Data Calon Suami

Gambar 4.3 Form Data Calon Suami

4.3.4 Form Data Calon Istri

Gambar 4.4 Form Data Calon Istri

4.3.5 Form Wali Nikah

Gambar 4.5 Form Wali Nikah

4.3.6 Form Data Saksi

Gambar 4.6 Form Data Saksi

4.3.7 Form Data Penghulu

Gambar 4.7 Form Data Penghulu

4.3.8 Form Data Pernikahan

Gambar 4.8 Form Data Pernikahan

4.3.9. Form Data Perceraian

Gambar 4.9 Form Data Cerai

4.3.10. Form Data Rujuk

Gambar 4.10 Form Data Rujuk

4.3.11. Menu Laporan

Laporan dapat dicetak, berdasarkan laporan data maupun Laporan grafik, terdiri dari: 1. Laporan Data Akta Nikah 2. Laporan Data Akta Cerai 3. Laporan Data Akta Rujuk

5. Penutup

5.1. Kesimpulan

Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab sebelumnya

dan dalam mengakhiri pembahasan “Perancangan Sistem Pengolahan Data Pernikahan pada Kantor

Urusan Agama Kecamatan Ngawen ” maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa :

1. Pengolahan data pernikahan di KUA kecamatan Ngawen masih bersifat manual sehingga

dalam penyajian informasi masih kurang cepat dan akurat serta dalam penyimpanan data

masih kurang begitu aman.

2. Dengan adanya sistem ini pengolahan data akan lebih aman dan layak karena semua

data akan disimpan pada tabel-tabel yang ada di database.

3. Penggunaan sistem baru ini juga akan mempercepat penyajian informasi yag dibutuhkan

oleh petugas maupun Kepala KUA.

4. Dengan sistem baru dapat membantu memperkecil pengeluaran instansi tersebut.

5. Dengan sistem baru dapat menghemat waktu untuk melakukan pengecekan, dan

menghemat ruang untuk penyimpanan back-up an data.

5.2. Saran

Rancangan sistem yang diusulkan layak dipergunakan dan diharapkan sistem ini dapat

membantu mengatasi permasalahan walaupun penulis menyadari sistem ini masih jauh dari

kesempurnaan. Adapun saran yag diusulkan untuk pengembangan sistem ini adalah :

1. Di sistem ini belum terdapat pengolahan data talak, diharapkan peneliti selanjutnya dapat

mengembangkan sistem ini dengan menambahkan pengolahan data talak cerai.

2. Pencarian data nikah, cerai dan rujuk belum disertai dengan menu pencarian data,

pencarian data hanya disajikan pada menu cetak laporan itupun hanya terdapat

pencarian data per periode. Diharapkan pengembangan sistem ini dapat menambahkan

pencarian data berdasarkan nama suami/istri atau berdasarkan nomer akta.

3. Sistem informasi ini hanya bisa dijalankan pada sistem operasi Windows karena terdapat

script program yang hanya bisa di eksekusi pada sistem operasi Windows. Bagi

pengembang program diharapkan sistem informasi ini bisa dikembangkan ke dalam

berbagai sistem operasi.

4. Perlu adanya pengembangan atau perbaikan sstem berikutnya untuk pengolahan data

pernikahan, cerai, dan rujuk yang sesuai dengan aturan agama, dan lebih lengkap.

Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penyusun sampaikan. Penyusun berharap

sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pencatatan data, pencarian data

dan pengolahan data serta pembuatan laporan data pernikahan. Sehingga dapat

menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan

keputusan bagi kemajuan Kantor Urusan Agama Kecamatan Ngawen.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset

Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft

SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset

Jogiyanto, HM. 1999 Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset

Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta:

Andi Offset

Kusrini. 2007. Tuntunan Praktis membangun sistem informasi akuntansi dengan Visual basic dan

microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset

Kristanto, Andri. 2004. Rekayasa Perangkat Lunak (konsep dasar). Yogyakarta: Gava Media

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft

SQL. Yogyakarta: Andi Offset